Ondertitel
Nevobo stelt digitaal wedstrijdformulier (DWF)beschikbaar De Nevobo kijkt uit naar het gebruik van het DWF komend seizoen na een periode van ontwikkelen en testen. We hopen dat veel verenigingen net als wij gelukkig zijn dat ook de volleybalsport nu haar wedstrijd digitaal kan gaan registeren. Om de vereniging te ondersteunen bij het introduceren en gebruik van het DWF hebben wij een videohandleiding gemaakt en is er een demoversie waarmee geoefend kan worden. In dit document vind je antwoord op de meest gestelde vragen. In dit document staat geen uitleg over hoe het DWF ingevuld moet worden. Daarvoor adviseren wij je de videohandleiding te bekijken en te oefenen met demoversie van het DWF. Alle reacties die we vanuit de testgroepen hebben ontvangen geven aan dat het formulier eenvoudig te gebruiken blijkt te zijn.
FAQ Algemeen Wat zijn de voordelen voor de vereniging wanneer je gebruik maakt van het DWF? Het gebruik van het DWF zorgt voor een zichtbare tijdsbesparing voor de vereniging:
De wedstrijdgegevens (speelhal, wedstrijdcode……) zijn digitaal beschikbaar;
Aan het begin van het seizoen kunnen specifieke gegevens van de wedstrijd, zoals de spelers, officials en de (technische) staf al klaar worden gezet in het DWF;
Er zijn minder problemen met het correct invullen van het formulier en is er daardoor een kleiner risico op een sanctie, omdat een formulier foutief ingevuld is of te laat wordt opgestuurd;
Als je het DWF hebt ingestuurd, hoef je geen uitslag meer door te geven.
De wedstrijdgegevens, waaronder de uitslag, worden direct verwerkt na het versturen van het DWF. Hierdoor worden de sanctieoverzichten sneller verstrekt.
–1–
Ondertitel
Is het verplicht om gebruik te maken van het DWF? Het gebruik van het DWF is niet verplicht! Elke club die door omstandigheden (nog) geen gebruik kan of wil maken van het DWF, kan gebruik blijven maken van de papieren versie. Ieder team kan bij uitwedstrijden wel geconfronteerd worden met het DWF. De ontvangende vereniging maakt de keuze of het DWF wel of niet gebruikt wordt. We hopen dat door de voordelen en het gebruiksgemak van het DWF veel verenigingen hun wedstrijdvastlegging digitaal gaan doen. De doelstelling van de Nevobo is dat in de toekomst 100% van alle gespeelde wedstrijden met behulp van het DWF wordt geregistreerd. Krijgt de vereniging nog de wedstrijdformulieren toegestuurd? Voor komend seizoen krijgen alle verenigingen hun wedstrijdformulieren toegestuurd en kunnen daar gebruik van maken. Hebben jullie een advies hoe wij binnen de club het DWF het beste kunnen introduceren ? Er zijn reeds een aantal verenigingen die hebben aangegeven aankomend seizoen al vanaf de eerste wedstrijden te willen starten met het DWF. De Nevobo zal de bevindingen van deze verenigingen met alle verenigingen delen. Op deze manier kan de volleybalgemeenschap van elkaar leren. Ons adviezen naar verenigingen zijn de volgende:
Vind iemand (of een werkgroep) in de club die het leuk vindt het gebruik van het DWF te introduceren. Deze persoon kan met vragen contact opneemt met het regiokantoor;
Wij kunnen ons voorstellen dat niet elk lid de FAQ lijst leest, we adviseren wel om elk lid gebruik te laten maken van het demomodel;
Kijk of het mogelijk is dat binnen elk team er één iemand is die kennis heeft genomen van de werking van het DWF (eventueel de aanvoerder of coach)
Overweeg om op één speelveld te beginnen met het gebruik van DWF. Op die manier kunnen de leden wennen aan het DWF. Gebruik in het begin wel ng het papieren formulier Je kunt geleidelijk overgaan op enkel gebruik van het DWF als na een aantal keer blijkt dat de leden binnen de vereniging goed kunnen werken met het DWF. Hierover hoef je de Nevobo niet te informeren;
Indien er in de sporthal geen goede internetverbinding beschikbaar is, raden wij je aan om in gesprek te gaan met de verhurende instantie.
Kan je al gebruik van maken van het DWF in de eerste speelweek? Verenigingen kunnen vanaf de eerste speelweek gebruik maken van het DWF. Voor een advies over de introductie van het DWF binnen de vereniging lees vraag hierboven.
2
Ondertitel
Waar kan je de demonstratieversie en de handleiding vinden? De handleiding en demo kun je vinden via http://dwf-demo.volleybal.nl/. Met dit demomodel kan iedereen zo vaak als men wenst op de eigen computer, tablet of smartphone, de diverse processen bekijken en vertrouwd raken met de werkwijze en de verschillende schermen binnen het DWF. Met wat voor wedstrijden kan je oefenen in de demoversie ? In de demoversie registreer je wedstrijden uit de tweede tot vierde klasse. Dit betekent dat je dus gehouden bent aan de regels die gelden voor dergelijke wedstrijden. Je kunt bijvoorbeeld de wedstrijd starten met 5 spelers, maar er zal niet automatisch doorgedraaid worden na 3 punten (C-jeugd). In het “echte DWF” is dit allemaal wel mogelijk. Wat zijn de minimale functie eisen aan de computer, tablet of smartphone? Voor een goede werking van het DWF is het van groot belang dat er een stabiele internet verbinding is en dat er gebruik wordt gemaakt van een moderne browser (Internet Explorer 9 of hoger, Chrome, Firefox of Safari). Wat zijn de minimale functie eisen aan de internetverbinding in de sporthal? Er is minimaal een 3G verbinding nodig voor de smartphone of tablet. Wij raden aan om een wifi verbinding te gebruiken voor de computer, tablet of smartphone. Moet je aan de Nevobo melden als je geen gebruik meer wil maken van de papieren wedstrijdformulieren? Je hoeft hier geen melding van te maken. Ook niet als je in het begin van de introductie van het DWF gebruik maakt van het DWF maar voor de zekerheid ook het papieren formulier naar ons opstuurt. Kan binnen mijn vereniging het ene team wel met het digitale formulier werken en een ander team niet? Ja, dat kan en dat hoef je niet door te geven aan de Nevobo. Is het mogelijk om te frauderen? Net als met het traditionele wedstrijdformulier en de andere digitale processen is fraude ongetwijfeld mogelijk. Fraude komt maar heel sporadisch voor en in dergelijke gevallen zal dit door de Strafvervolgingcommissie onderzocht worden. Gezien het feit dat sportiviteit en respect normaal is in het volleybal verwachten wij hier geen problemen mee.
–3–
Ondertitel
Voorafgaand aan de wedstrijd Kan je ook vooraf mijn gegevens in het DWF plaatsen? Zodra de teamsamenstelling aan de Nevobo is doorgegeven zal deze beschikbaar zijn in het DWF (bij het teambeheer). Het standaardteam kan uitgebreid worden met spelers die regelmatig invallen in het team en de technische staf kan hier aan toegevoegd worden. Dit doe je door in te loggen in het DWF en rechtsboven ‘teambeheer’ te selecteren. Je kan dan je team selecteren en de standaard gegevens van dit team klaarzetten voor gebruik. Vanaf het begin van het seizoen kan ook al ingevuld worden wie er in een specifieke wedstrijd zullen spelen. Standaard gebruikt het DWF de informatie die klaar is gezet in het teambeheer. Maar op elk moment vooraf aan de wedstrijd kan aangegeven worden wie er die wedstrijd speelt, begeleid of coach. Dit doe je op dezelfde wijze waarop je wijzigingen aanbrengt in het DWF. Je kan de wedstrijd nog niet starten, dit kan enkel vanaf 1 uur voor de wedstrijd. Kan je de verenigingsscheidsrechters ook al vooraf invoeren? In de wedstrijden waarin de scheidsrechters worden aangewezen door de Nevobo zijn de scheidsrechters beschikbaar in het DWF. Het is voor de scheidsrechterscoördinator en wedstrijdsecretaris al enige tijd mogelijk om via volleybal.nl de door de vereniging aan te wijzen officials in te vullen. Deze hebben de wedstrijden dan direct in hun online overzicht staan. De informatie die hier ingevoerd wordt is ook beschikbaar in het DWF. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar de handleiding op www.volleybal.nl/handleidingen. Als je de gegevens vooraf invoert, heeft dat dan zin als de vereniging die je bezoekt geen gebruik maakt van DWF? Als de vereniging die jij bezoekt geen gebruik maakt van DWF, heeft dat inderdaad geen zin voor die wedstrijd. Je kunt wel voorstellen om, bijvoorbeeld met je eigen smartphone, het DWF te gebruiken, maar de thuisspelende vereniging beslist. We hopen dat het gebruik van het DWF zich als een olievlek verspreidt. Zijn de door de Nevobo aangewezen scheidsrechters op de hoogte van het gebruik van DWF? Aan het begin van het seizoen worden alle regioscheidsrechters en de nationale scheidsrechters geïnformeerd over het DWF. Op die manier is ook de scheidsrechter van een vereniging die nog niet met DWF werkt en aangewezen wordt bij een vereniging die het DWF wel introduceert op de hoogte. Kan je het digitale formulier ook printen? Ja dat kan. Voor zowel het formulier op (nationale) A3- als (regionale) A4-formaat is er een mogelijkheid om voorafgaand aan de wedstrijd het formulier met zoveel mogelijk bekende wedstrijdgegevens (scheidsrechter, wedstrijdcode, spelers, etc.) te printen. Je kunt dan achteraf de gegevens invullen in het DWF door te kiezen voor ‘resultaat invoeren’. Het is niet mogelijk om achteraf een volledig ingevuld formulier af te drukken. 4
Ondertitel
Vlak voor de wedstrijd Wie is er verantwoordelijk voor het invullen en versturen van het DWF? De thuisspelende vereniging is verantwoordelijk voor het correct invullen en versturen van het DWF, net als dat nu geldt voor het papieren wedstrijdformulier. De thuisspelende vereniging bepaalt ook of de registratie van de wedstrijd digitaal plaats vindt. Op welke manier kan je de wedstrijden registeren? Er zijn komend seizoen eigenlijk drie mogelijkheden om de wedstrijd te registeren: 1. Je kunt net als vorig seizoen nog gebruik maken van het papieren wedstrijdformulier. Je stuurt het wedstrijdformulier op naar het regiokantoor en voert de uitslag in op de voor jouw bekende manier. 2. Binnen het DWF kan men gebruik maken van een versie waarin elk wedstrijdpunt geregistreerd kan worden (live bijhouden). Voor wedstrijden in de Derde divisie en hoger moet voor ‘live bijhouden’ gekozen worden. Deze optie kan ook voor de andere niveaus gebruikt worden. Wij adviseren verenigingen waar mogelijk deze optie te gebruiken. 3. Binnen het DWF kan men gebruik maken van een versie waarin men achteraf een samenvatting (resultaat invoeren) met de essentiële wedstrijdgegevens kan invoeren van de wedstrijd. Voor welke wedstrijden kan het DWF gebruikt worden? En welke versie moet gebruikt worden ? Het DWF is te gebruiken voor alle wedstrijden vanaf de laagste klasse tot aan de Topdivisie.
Voor wedstrijden in de Derde divisie en hoger moet voor ‘live bijhouden’ gekozen worden;
Voor wedstrijden in CMV-competities/toernooien moet voor ‘resultaat invoeren’ gekozen worden;
Voor alle andere wedstrijden kunnen beide opties gebruikt worden, maar adviseren we voor ‘live bijhouden’ te kiezen.
Wie heeft er allemaal toegang tot het DWF? Iedereen met een account op volleybal.nl heeft toegang tot het DWF. Wel is het nodig dat in de accountgegevens op volleybal.nl (via ‘mijn instellingen’) de Nevobo-relatiecode van de gebruiker is ingevoerd.
–5–
Ondertitel
Hoe kan je inloggen en tot welke wedstrijden heb je toegang? Je kan inloggen op het DWF door middel van je login op volleybal.nl. Je hebt toegang tot de thuis- en uitwedstrijden van teams van je eigen vereniging en tot de wedstrijden waar je als scheidsrechter bent ingedeeld. Je kan de wedstrijd starten vanaf één uur voor de officiële aanvangstijd van de wedstrijd
Gebruik DWF tijdens de wedstrijd Voor het gebruik van het DWF adviseren wij je vooral om de videohandleiding te bekijken en te oefenen met demoversie van het DWF. Heb je geen doordrukformulier nodig? Nee je hebt als thuisspelende en uitspelende vereniging geen duplicaat nodig van het wedstrijdformulier. Bij het DWF worden de wedstrijdgegevens direct verwerkt en verstuurd na het accorderen door de aanvoerders en scheidsrechter. Het geaccordeerde wedstrijdformulier is door leden van de beide verenigingen in te zien via http://dwf.volleybal.nl/. Kan je bij gebruik van ‘resultaat invoeren’ achteraf tijdens de wedstrijd ook tussentijds gegevens invoeren in het DWF? Wij raden dit af, omdat de gegevens niet allemaal direct opgeslagen worden en bij het vernieuwen van de pagina of het uitvallen van de verbinding dus vervallen. Verenigingen die voor ‘resultaat invoeren’ kiezen kunnen een papieren wedstrijdformulier of (digitaal) notitieblok gebruiken en de gegevens dan achteraf invoeren. Wat doe je als tijdens het invoeren blijkt dat er een speler (of begeleider) niet ingevoerd kan worden omdat deze niet is aangemeld bij de Nevobo? Een speler kan aan het formulier worden toegevoegd door middel van het invullen van de naam en de geboortedatum van de speler. Er is in zo’n geval zeer waarschijnlijk sprake van een ongerechtigde speler. LET OP! Dit is geen aanmelding bij de Nevobo *. Een scheidsrechter kan alleen ingevuld worden in het DWF als hij lid is van de Nevobo. Je kan wel altijd doorgaan met het digitaal registeren van de wedstrijd door de knop niet alle officials zijn aanwezig aan te vinken. Licht dit toe in het opmerkingenveld. *
Een speler is in ieder geval de dag na definitieve aanmelding als competitiespelend lid beschikbaar in het DWF. Er
wordt nog gewerkt aan het versnellen van dit proces.
Sommige CMV-teams hebben geen vaste coach of soms geen coach. Ben je in het DWF ook verplicht om een coach op te geven met relatiecode? Volgens onze reglementen dienen coaches lid te zijn van de Nevobo. Wij realiseren ons echter dat in de praktijk bij de CMV-wedstrijden dit niet altijd zo is. Het is dan mogelijk om in het DWF een niet geregistreerde coach te vermelden.
6
Ondertitel
Hoe zit het met CMV-wedstrijden als de scheidsrechter een ouder is en geen relatiecode heeft? Kan je nu wel verder met het formulier invullen? Volgens onze reglementen dienen scheidrechters lid te zijn van de Nevobo. Wij realiseren ons dat CMV-wedstrijden regelmatig gefloten worden door ouders die geen lid zijn. Een scheidsrechter kan alleen ingevuld worden in het DWF als hij lid is van de Nevobo. Je kan wel altijd doorgaan met het digitaal registeren van de wedstrijd door de knop niet alle officials zijn aanwezig aan te vinken.
Versturen wedstrijdgegevens Waar plaatst de scheidsrechter of coach zijn handtekening? Bij gebruik van het DWF geldt dat het formulier door zowel de thuis- als bezoekende vereniging en de scheidsrechter na afloop van de wedstrijd voor wat betreft de digitaal ingevoerde gegevens wordt geaccordeerd. Daarna zal deze voor verwerking wordt verzonden naar de Nevobo. Hiervoor hoeft geen handtekening, wachtwoord of pincode ingevoerd te worden. Wat moet je achteraf noteren als ik gebruik maak van resultaat invoeren ? Als je achteraf een samenvatting (resultaat invoeren) invoert van de wedstrijd wordt verwacht dat je de volgende gegevens invoert : Setstanden (einduitslag gaat automatisch), bestraffingen (tevens noteren op welk moment in de wedstrijd de bestraffing is gegeven) en noteren wie er gespeeld heeft. Hier bevindt zich ook de mogelijkheid algemene opmerkingen te plaatsen. Moet je als je het DWF hebt ingestuurd ook nog de uitslag doorgeven? Nee, als je het DWF hebt ingestuurd hoef je geen uitslag meer door te geven. Als er per ongeluk toch een verkeerde uitslag staat dan kun je dat op de gebruikelijke wijze doorgeven. Via de knop ‘fout gevonden’ op volleybal.nl Waar kan je na de wedstrijd het wedstrijdformulier bekijken? Op http://dwf.volleybal.nl/ kan elk lid van één van de verenigingen die de wedstrijd speelde het wedstrijdformulier bekijken. Indien je het niet eens bent met wat er op het wedstrijdformulier staat neem je net als in het verleden contact op met het regiokantoor. Bij voorkeur via de knop ‘fout gevonden’ op volleybal.nl.
–7–
Ondertitel
Technische problemen Wat moet je doen als DWF technische problemen heeft of wanneer het internet uitvalt? Bij (niet op te lossen) technische problemen kan te allen tijde worden overgegaan op een papieren registratie. Verenigingen die met het DWF werken kunnen in ieder geval in het seizoen 2013-2014 zorgen dat er papieren wedstrijdformulieren in de speelzaal aanwezig zijn. Aan het einde van de wedstrijd kunnen de scheidsrechters en aanvoerders akkoord geven door het papieren formulier (waarop wordt overgegaan) te tekenen. De thuisspelende vereniging is verantwoordelijk dat de resultaten achteraf alsnog op de juiste manier worden ingevoerd De officials en beide teams kunnen achteraf het wedstrijdformulier inkijken. In geval van vragen en opmerkingen kan net als in het verleden contact opgenomen worden met het regiokantoor. Bij voorkeur via de knop fout gevonden op volleybal.nl. Niemand is verplicht om, indien men niet gezamenlijk (beide aanvoerders en scheidsrechters) de controle van de digitale gegevens doet, het gebruikte papieren formulier te bewaren. De thuisspelende vereniging is te allen tijde verantwoordelijk voor het juist invoeren van de wedstrijdgegevens. Wanneer de bezoekende vereniging dit wenst kan deze altijd een foto maken van het papieren formulier, voor hun administratie. Welke gegevens voer je dan achteraf in? Indien de vereniging achteraf de gegevens van het gebruikte papieren formulier moet invoeren zal binnen DWF gekozen worden voor ‘resultaat invoeren”. Officials en begeleiders staan reeds correct ingevoerd. Je moet de setstanden (einduitslag gaat automatisch), bestraffingen (tevens noteren op welk moment in de wedstrijd de bestraffing is gegeven) noteren en aangeven wie er gespeeld heeft. Hier bevindt zich ook de mogelijkheid om gemaakte algemene opmerkingen te plaatsen. Indien de live registratie wordt onderbroken zal je achteraf in het DWF niet kunnen kiezen voor resultaat invoeren. De wedstrijd moet eerst beëindigd worden waarna je bij het overzicht alle wijzigingen (bestraffingen, spelers die gespeeld hebben) kan aanpassen voordat je akkoord geeft voor versturen. Stel de batterij van mijn telefoon is bijna leeg. Wat kan je doen? Als een batterij onverhoopt leeg raakt kan dezelfde gebruiker op een ander apparaat inloggen om het invullen te vervolgen. Tevens is het mogelijk dat een andere gebruiker op een ander apparaat inlogt en het invullen verder vervolgd. Hoeveel capaciteit moet je nog hebben op mijn telefoon om de volledige wedstrijd te registreren? Dat is afhankelijk per telefoon, daar is geen vaste hoeveelheid te noemen. Er moet genoeg capaciteit zijn om de telefoon gedurende de hele wedstrijd aan te laten.
8
Ondertitel
Voor vragen kan je….. Waar kan je terecht met vragen? Iedreen kan gebruik maken van de handleiding en oefenen in de testomgeving. Te vinden via http://dwf-demo.volleybal.nl. Wij adviseren verenigingen om binnen de club een aanspreekpunt te hebben waar de leden terecht kunnen met vragen. Deze contactpersoon kan dan met vragen contact opnemen met de helpdesk die op elk regiokantoor is ingericht. Voor de regio Noord stuurt je een mail naar
:
[email protected]
Voor de regio Zuid stuurt je een mail naar
:
[email protected]
Voor de regio West stuurt je een mail naar
:
[email protected]
Voor de regio Oost stuurt je een mail naar
:
[email protected]
Wat moet je doen indien er vragen zijn die niet direct beantwoord kunnen worden en je daardoor niet verder kan gaan met de digitale registratie van de wedstrijd? Bij (niet op te lossen) problemen kan te allen tijde worden overgegaan tot het handmatig invullen van een wedstrijdformulier. De thuisspelende vereniging kan dan de resultaten achteraf alsnog in voeren binnen het DWF (zie uitleg bij technische problemen) Indien ook achteraf de gegevens alsnog niet zijn in te voeren neem dan contact op met het regiokantoor.
–9–
