Netszamuráj‐ Bitstone ügymenetkövető és vállalatirányítási rendszer Mottó: „Káoszból rend, rendből rendszer, rendszerből törvény” www.netszamuraj.hu
2013.
Tartalom Kiemelt: ................................................................................................................................................... 2 Egy cég vezetésének szándéka egyértelmű: ....................................................................................... 2 Részletek: ................................................................................................................................................ 2 Kérdések .............................................................................................................................................. 3 A rendszer kiemelt előnyei: ................................................................................................................. 3 Kiknek ajánljuk? ....................................................................................................................................... 4 Felmerültek Önben kérdések? Talán itt megtalálja a választ. : ........................................................... 5 Kiemelt referenciák ................................................................................................................................. 6 1
Kiemelt:
Egy cég vezetésének szándéka egyértelmű: A vállalati működést átlátható és jól koordinálható legyen! Tudja, hol tartanak a cég ügyei! A határidők be legyenek tartva! Ki mivel foglalkozik éppen, milyen ügyekben érdekelt a rendszeren belül! Megoldás: A kontrolling szemléletű testre szabható folyamatszabályozott informatikai rendszer! Ha szeretne egy egyszerű és átlátható vállalatirányítási rendszert, amellyel napi szinten áttekintheti az egész cége működését, és nem akar egy dobozt amibe, be kell költözni és a jól bevált saját működést feladva hűbéresküt téve a vállalatirányítási dogmáknak, akkor olvasson itt tovább a részletekért!
Részletek: A Netszamuráj Ügymenetkövető rendszerének története sok évre nyúlik vissza. Az alapkoncepció a rend és a rendszer megteremtése volt. Nem dobozt akartunk létrehozni, hanem egy olyan rugalmas moduláris szemléletű rendszert, amely képes összefogni és egyszerűen láttatni egy cég mindennapi feladatait, ügyeit. Éppen ezért a rendszer felépítését nem bíztuk vállalatirányítási tudástárakban és rendszerekben edződött szakemberekre. Teljesen újat akartunk alkotni, mind szemléletben, mind pedig el akartunk szakadni a vállalatirányítási rendszerek dobozba passzírozó rákfenéjétől. Évekig készültünk rá kérdezve partnereinket az igényeikről, elképzeléseikről, hogy mint cégvezetőknek mire van szükségük. A válaszok nagy részében szerepeltek a következő mondatok: Átlátható legyen, egyszerűen kezelhető, mindenhonnan elérhessem. Úgy nézzen ki, olyan színvilágban legyen, ahogy Én elképzeltem. Tudjam, hol tartanak az ügyeim. Tudjam, ki min dolgozik a cégen belül. Az Én folyamataimat kövesse le, ne kényszerítsen más működésre. Legyen könnyen bevezethető. Alacsony fenntartási költsége legyen. Mindezeknek sikerült megfelelni azzal a rendszerünkkel, amely most már mind az állami közigazgatásban, mind pedig a számos piaci partnernél kiállta az bevezetés és napi használat próbáját, megsegítve a napi ügyek és folyamatok átláthatóságát. A Netszamuráj ügymenetkövető vállalatirányítási rendszere nem csak nagyvállalatoknak ad alternatívát a rendszerük átláthatóságának fejlesztésére, hanem kis és középvállalatoknak is, kedvező árfekvésével és minimális fenntartási költségeivel. 2
A rendszer megismerése előtt érdemes a következő kérdésekre magunkban válaszolni, és amennyiben nagyrészt igen a válasz, akkor érdemes a bevezetését megfontolnia.
Kérdések Elborítják a cégét az iratok? Kicsúszik kezéből az ügyek ellenőrzése? Reménytelen a napi események nyomon követése? Épp azt az információt nem találja, amire szüksége van? Pont az az ügyirat veszett el, ami most azonnal kellene? Megvan az irat, de fogalma sincs, hol vannak a kiegészítő, előzmény, stb... dokumentumok? Senki sem emlékszik a korábbi módosításokra? Nem tudja megítélni munkatársai teljesítményét? Nincs ideje, hogy érdemben átlássa a folyamatban lévő ügyeket? Elege van abból, hogy soha semmi sincs egy helyen? Elege van a szervezetlenségből? Kimerült attól, hogy mindenre Önnek kell figyelnie? Belefáradt abba, hogy ügyfeleivel szemben állandó lemaradásban van? Ügyfelei panaszkodnak a határidőcsúszások miatt? Képtelen lefaragni az ügykezelési holtidőket? Nem tud úrrá lenni az adminisztrációs káoszon?
A rendszer kiemelt előnyei: ‐ Web alapú. A világ bármely pontjáról elérhető. ‐ Nyomon lehet követni az összes ügymenetet, nincs többé elveszett email, csatolmány ‐ Láthatjuk, hogy az adott munkafolyamat hol tart, ki végzi. ‐ Beállítható egy kontroll időtartam is, figyelmeztető jelzést ad, ha kifut az ügymenet. ‐ Beállítható a felhasználóknál, ki mennyi ideig foglalkozhat egy üggyel! ‐ Minden felhasználóhoz külön jogosultság adható, így van, aki csak betekintést nyerhet az ügymenetbe, van, aki intézkedhet. Ön határozhatja meg, hogy kinek milyen jogosultságai legyenek. 3
‐ Ön dönti el, hogy kik vegyenek részt az ügymenetbe. ‐ Az adminisztrációs panel segítségével bármikor új résztvevőt vihet fel, vagy éppen a meglévők közül törölhet. ‐ Mi történik, ha a régi kolléga kilép a cégtől, mi lesz az ügyeivel? Néhány kattintással Ön átirányíthatja az összes ügymenetet az Ön által kijelölt új kollégához, így nincs függőben lévő ügy! ‐ Az új kolléga nyomon kísérheti az eddigi eseményeket, nem kell keresgélni, hisz minden a zárt rendszerben történik, egy helyen megtalálható az összes eddigi esemény. ‐ Egyszerűen kezelhető, láthatjuk, hogy mik a következő lépések. Minden folyamatpont végrehajtása előtt súgóban tájékozódhat a felhasználó a következő lépésről. Így az új felhasználók is képesek egy nap alatt elsajátítani a rendszer működését. ‐ A keretrendszer zárt forráskódú, nem támaszkodik semmilyen Open licences fejlesztésre, így biztonsága igen magas fokú. ‐ A folyamatban lévő, vagy éppen lezárt ügyeket különböző szűrési feltételekkel bármikor lekérhetjük. ‐ Lekérdezhető, hogy adott kollégánál hány ügy van, mióta áll nála. ‐A kolléga a nyitó oldalon található feladatlistából azonnal látja, ha teendője van, és erről emailen értesítést is kaphat. ‐ Az ügyfelük is kaphat értesítést, ha az ügymenet érinti Őt, ugyanúgy neki is a rendszeren keresztül kell belépnie, ahol a feladatlista jelzi számára is a teendőit. ‐ Ön határozza meg, hogy az ügyfél az ügyintézés folyamatából mennyit lásson. Ön határozza meg, hogy a rendszerben mi legyen, nem a rendszerhez kell igazodnia. Maximálisan a megrendelő igényeire idomul. Az ügymenetkezelő rendszer egy általunk kifejlesztett web portál környezetben fut, melyet Ön nagyon egyszerűen kezelhet, feltölthet, átírhat, egyszerű informatikai tudással is könnyen kezelhető. A rendszer képes web portálként is funkcionálni. A rendszerhez online oktatási videókat szállítunk, így a használatával és megismerésével a felhasználóknak nem lehet gond. Lehetőséget adunk supportra is, a rendszer bevezetési időszakát követően. Minden esetben egyedi megállapodás kérdése, mivel a bevezetést követő időszakban eltérő igények szoktak jelentkezni.
Kiknek ajánljuk? A rendszer egy vállalatirányítási kontrolling szemléletű folyamatszabályozott működésű rugalmas modell, így minden olyan cég számára hasznos lehet, aki szeretné az ügymeneteit gördülékenyebbé, nyomon követhetővé és átláthatóvá tenni. 4
Felmerültek Önben kérdések? Talán itt megtalálja a választ. : Mi szükséges hozzá a részemről? ‐ Meghatározni a célt. ‐ Pontos leírását az ügymeneteknek, mi ez alapján építjük fel a folyamatszabályozást. Ebben teljes támogatást adunk. Sok éves tapasztalatunkkal bármilyen folyamatszabályozás tudunk adaptálni a rendszerhez. ‐ Megadni részünkre a felhasználókat és az ő jogosultágaikat. Hányan használhatják a rendszert? Nagyon sokan, akár több ezer felhasználó is lehet benne. Mennyi ügy futhat benne? Sok ezer ügylet kezelésére is alkalmas. Egyszerre többen is beléphetnek? Igen. Egy ügyhöz hány embert rendelhetek hozzá? Nincs korlát. Mit tartalmaz az egyszeri költség? A rendszer használati jogát Az ügymenetkezelő rendszer felépítését, testre szabását Oktatást 1 hónapos utókövetést a bevezetést követően. Az egyszeri költségen felül van‐e még egyéb, költség? Ön dönti el, hogy a rendszert a saját szerverén szeretné üzemeltetni, vagy egy virtuális szerveren. A rendszer igény felmérésénél megtaláljuk a legoptimálisabb megoldást az Önök anyagi kondícióit és a biztonsági szempontokat is figyelembe véve. Van e lehetőség részletfizetésre, bérleti konstrukcióra? Igen, van. A pontos részletekről személyes egyeztetést követően tudunk adni. 5
Van‐e lehetőség a folyamatszabályozás módosítására egy ügymeneten belül, jár‐e valamilyen plusz költséggel? Igen van rá lehetőség. A folyamatpontok elnevezését és azok „Help” –jeit bármikor módosíthatja. Ha az ügymenet szabályozása módosult időközben van lehetősége új ügymentet kialakítására, új szabályozás bevezetésére. Ehhez minden esetben támogatást tudunk nyújtani. Ha menetközben szeretnék újabb ügymeneteket bevinni a rendszerbe megoldható‐e, milyen feltételekkel? Új folyamat szabályozott ügymenetek felvitele a rendszerben megoldható, ez az igényt a support csomagjában teheti meg. Összesen hány fajta ügymenetet lehet a rendszerbe bevinni? Nincs korlátozás. Mennyi idő alatt készül el a rendszer? Az Önök folyamatainak felmérésével együtt, illetve az oktatásokkal tapasztalataink alapján 1.5 hónap alatt bevezethető a rendszer. (Természetesen függ a folyamataik komplexitásától illetve mennyiségétől)
Kiemelt referenciák GYEMSZI 2011 ügymenetkezelő rendszere Cím: Nem publikus Megrendelő: Magyar Állam ‐ Nemzeti Erőforrások Minisztériuma ‐ Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség‐ és Szervezetfejlesztési Intézet Leírás: GYEMSZI 2011 ügymenetkezelő rendszere A Nemzeti Erőforrások Minisztériumához tartozó GYEMSZI Intézet felügyeletéhez rendelt 68 db fekvőbeteg intézet webes ügymenetkezelését, szabályozását és ellenőrzését valósította meg 2011 szeptember 1‐től, 2012 január 31‐ig. 6
GYEMSZI 2012 ügymenetkezelő rendszere Cím: https://ugykor.gyemszi.hu/site/ Megrendelő: Magyar Állam ‐ Nemzeti Erőforrások Minisztériuma ‐ Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség‐ és Szervezetfejlesztési Intézet Leírás: GYEMSZI ügymenetkezelő rendszere A Nemzeti Erőforrások Minisztériumához tartozó GYEMSZI Intézet felügyeletéhez rendelt 118 db fekvőbeteg intézet (Kórház) webes ügymenetkezelését, szabályozását és ellenőrzését valósítja meg 2012. február 1‐től. Magyar Orvos Szakmai Kollégiumok ügymenetkezelő rendszere Cím: https://kollegium.gyemszi.hu Megrendelő: Magyar Állam ‐ Nemzeti Erőforrások Minisztériuma ‐ Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség‐ és Szervezetfejlesztési Intézet Leírás: magyarországi orvos szakmai kollégiumok ügymenetkezelő rendszere A magyarországi orvos szakmai kollégiumok kommunikációját és szakmai irányelv fejlesztési munkáját támogatja, az előre meghatározott folyamatszabályozásokkal koordinált ügymenetkezeléssel (2011)
7
