Nem mondunk le senkiről – a tokaji kistérségben sem! Projektmenedzsment képzés projektgazdák számára Tokaj, 2009. Május 20-21.
A képzés céljai A kistérségi tervdokumentumban szereplő projektek projektgazdái képessé váljanak arra, hogy a : • a projekteket a kiíró és a KSZ elvárásainak megfelelően kidolgozzák; • a projekteket a tervek és a támogatási szerződés feltételei szerint, sikeresen megvalósítsák • az előkészítés és a megvalósítás során vállalt kötelezettségeiket teljesítsék ( támogatási szerződés előkészítése, a projekt-előrehaladási jelentések elkészítése, felkészülés az ellenőrzésekre);
• •
felismerjék és hatékonyan kezeljék a megvalósítás során felmerülő kockázatokat a projekteredmények elérése érdekében hatékony projektkommunikációt folytassanak az érintettek körével
A tréning várható eredményei A kistérségi tervdokumentumban szereplő projektek projektgazdái átfogó, a mindennapi munkájukban alkalmazható ismeretekhez jutnak: • a támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól; (projekt előkészítése,TSZ megkötése, PEJ, pénzügyi elszámolás, ellenőrzések) • a megvalósítás lehetséges kockázatairól és azok kezelési módjairól; • hatékony projektkommunikáció eszközeiről és azok használatáról.
A képzés felépítése 1.
Nap A projektgazda feladatai a projekt előkészítésének időszakában - a kistérségi csomagba való bejutástól a támogatási szerződés megkötéséig
2.
Nap Projektmenedzsment feladatok a megvalósítás és fenntartás során – a támogatási szerződéstől a projekt átadásáig
3.
Nap LHH pályázati kiírás – eltérések, új elvárások, gyakorlati tudnivalók és tennivalók a pályázati csomag elkészítéséhez és beadásához
A képzés tématerületei 2.nap – –
– –
–
A projektmenedzsment felé történő jelentések és adminisztráció a megvalósítás során KSZ felé történő jelentések és adminisztráció a megvalósítás során – a projekt előrehaladási jelentés (PEJ) – pénzügyi elszámolás Belső monitoring Külső monitoring – KSZ által – tulajdonos, működtető felé Pénzügyi menedzsment a megvalósítás során
A képzés tématerületei 2.nap –
– – – –
Vállalások teljesítése – kommunikációs kötelezettségek teljesítése és dokumentálása – indikátorok alakulásának mérése, nyomon követése és dokumentálása – fenntarthatósági kötelezettségek teljesítése és dokumentálása – esélyegyenlőségi vállalások teljesítése és dokumentálása Projektkommunikáció a megvalósítás során: külső és belső A megvalósítás időszakának jellemző kockázatai és azok kezelése Projektzárás - a projektzárás adminisztrációja és dokumentációja A projekt utóélete
A képzési nap programja 8:45 - 9:00 9:00 - 9:10 9:10 – 10:00 10:00 – 11:00 11:00 – 12:00 12:00 – 12:30 12:30 – 13:30 13:30 – 14:30 14:30 – 15:30 15:30 – 16:00 16:30 – 16:30
Regisztráció Képzési nap megnyitása Szerződéskötéstől az első PEJ-ig Projekt előrehaladás, dokumentáció Csoportmunka, esetmegbeszélés Ebédszünet Kötelezettségek teljesítése (kommunikációs, fenntarthatósági) Projektzárás és projektfenntartás Csoportmunka, esetmegbeszélés Kockázatkezelés és projektkommunikáció Személyes konzultáció
Projekt ötlet
Projektjavaslat
Egyfordulós eljárásrend
LHH eljárásrend
Kétfordulós eljárásrend
Részletes projektjavaslat kidolgozása
Támogatási szerződés (TSZ) megkötése
Projektzárás
Fenntartási kötelezettség vége
Kiemelt projekt eljárásrend
Projekt ötlet projektgenerálás Projektjavaslat
ELŐKÉSZÍTÉS
LHH eljárásrend
Részletes projektjavaslat kidolgozása
Értékes, bírálat, zsűri
projektfejlesztés
Pályázat benyújtása
MEGVALÓSÍTÁS
Támogatási szerződés (TSZ) megkötése projektmenedzsment Projektzárás
FENNTARTÁS
Fenntartási kötelezettség vége
Projekt ötlet projektgenerálás Projektjavaslat
ELŐKÉSZÍTÉS
Értékes, bírálat, zsűri
LHH eljárásrend
projektfejlesztés
Részletes projektjavaslat kidolgozása
Pályázat benyújtása
MEGVALÓSÍTÁS
Támogatási szerződés (TSZ) megkötése PEJ
projektmenedzsment KK
PEJ Projektzárás FENNTARTÁS
Fenntartási kötelezettség vége
Helyszíni szemle ZPEJ
Jogszabályi háttér
•
255/2006. (XII.8.) Kormány rendelet (támogatások felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről)
•
16/2006. (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet (támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól)
•
281/2006. (XII.23.) Kormány rendelet (támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról)
Közreműködő Szervezetek Gazdaság-fejlesztés OP
MAG Zrt.
Társadalmi megújulás OP
ESZA Kht.
Társadalmi infrastruktúra OP
ESZA Kht., STRAPI, OKMT
Környezet és energia OP
KvVM-Fejlesztési Igazgatóság, Energiaközpont Kht.
Közlekedés OP
Közlekedés- fejlesztési Koordinációs Központ KSZ
Államreform OP, Elektronikus Közigazgatás OP,
VÁTI Kht.
Észak-magyarországi OP
NORDA., VÁTI Kht.
Mi az értelme a rengeteg tervnek és adminisztrációnak? Néhány tény (200 projekt felmérése, USA, GB) • a projektek 70%-a túllépte az tervezett befejezési határidőt • a projektek 60%-ánál lépett fel váratlanul jelentős teljesítési akadály • a projektek 60%-a jelentősen túllépte a költségvetést • a projektek 45%-a sokkal összetettebb volt, mint az első meghatározáskor Projektek bizonytalanságának néhány oka • a projekt keretében megvalósuló termék/szolgáltatás egyedi környezetbe került (piaci, pénzügyi kockázat, kereskedelmi szabályozás változása) • a projekt terméke egyedi (tervezés-, megvalósítás bizonytalanságai) • sok, meghatározó beszállítóval kötött szerződés megelőzi a megvalósítást (specifikáció bizonytalansága, szállító képességeinek ismerete) • új technológia használatának bizonytalansága
3. Megvalósíthatósági tanulmány véglegesítése 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Szerződéskötés a tervezővel Építési tervdokumentáció Tulajdoni, bérleti megáll., szerz. Engedélyeztetés Tervezés közbeszerzése Kiviteli tervek elkészítése Tender terv elkészítése Tervezett közbeszerzések megtervezése Árajánlat,specifikáció MVT felülvizsgálata Igazolások beszerzése Záró megbeszélés Projekt-előkészítési jelentés Pályázati dokumentáció összeállítása
28. hét
27. hét
26. hét
25. hét
24. hét
23. hét
22. hét
21. hét
20. hét
19. hét
18. hét
17. hét
16. hét
15. hét
14. hét
13. hét
12. hét
11. hét
10. hét
9. hét
8. hét
7. hét
6. hét
5. hét
4. hét
3. hét
2. hét
hét Sorszám Leírás 0. Útvonalterv elkészítése 1. Projektmenedzsment tervezése 2. Partnerek véglegesítése
1. hét
Ütemterv
x
x
Magyarázat: az x-el jelölt pontok a Gantt digrammban egy-egy főtevékenységet lezáró mérföldköveket mutatják, ezek az Útvonalterv munkalapon az egyes tevékenységi soroknál szintén bemutatásra kerülnek.
Mikor van szükség az ütemterv módosítására? •
valamilyen külső körülmény kapcsán (a projektgazdának fel nem róható okból) felmerülő jelentős projekttartalom módosulás,
•
nem tud eleget tenni a rendelkezésre álló időn belül a mérföldkőhöz / jelentés teljesítési határidőhöz kapcsolódó formai ellenőrzés során megállapított hiánypótlási kötelezettségnek,
•
nem tud eleget tenni a rendelkezésre álló időn belül a mérföldkőhöz kapcsolódó tartalmi ellenőrzés során megállapított hiánypótlási kötelezettségnek.
Miben módosulhatnak a projekt szakmai-tartalmi elemei •
Igényelt támogatási összeg: NEM nőhet; ha a min. támogatási összeg alá csökken → elutasítás
•
Támogatás mértéke (intenzitása): NEM nőhet; ha az elszámolható költség csökken → támogatás összegét is csökkenteni kell
•
A projekttartalom módosítható elemei a KSZ egyedi elbírálása alapján: • A projekt műszaki, szakmai tartalma, • A projekt elszámolható költségei, • Indikátorok köre, célértékei, • A projektgazda személye, • Konzorcium forma esetén a konzorciumi tagok köre.
Problémaforrások •
• • •
Az útvonalterv ütemezése nem reális → időbeli csúszások keletkeznek, amelyek veszélyeztetik a beruházás / fejlesztés megvalósítását, befejezését Csak elfogadott teljesítési, jelentési időszakonként nyújtható be kifizetési igény → csúszás, likviditási és határidő problémák KSZ csak adminisztratív ellenőrzést folytat, szakmai értékelést nem végez! A kockázatok kezelése teljes körűen a projektgazda feladata és felelőssége – Közbeszerzési terv – Likviditási terv – Cselekvési terv
Mikor kell a szerződés módosítását kezdeményezni? Projektgazda szerződésmódosítást kezdeményez, ha: – a projekt megvalósításának befejezése előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik; – a projekt összköltségének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása; – a projekt-megvalósítás tervezett időtartama meghaladja a 2 évet vagy támogatása meghaladja a 250 millió forintot, és a teljes támogatás értékének 20%-át meghaladó mértékben változik a költségek évek szerinti bontása; – 10%-ot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke; – változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője.
Mikor kell a szerződés módosítását kezdeményezni? • •
•
KSZ és projektgazda is kezdeményezheti (NFÜ is) a módosítást Ha projektgazda kezdeményezi, a KSZ a kérelem benyújtását követő 30 napon belül, a projektgazda 15 napon belül köteles aláírni a módosítást KSZ elállhat a támogatási szerződéstől, ha az aláírást követő 12 hónapon belül: – A 3. féltől beszerzendő termékek, szolgáltatások, stb. 50%-át nem szerezte be projektgazda; – időközi kifizetési kérelem benyújtásával a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását nem igazolja.
Jellemző problémák •
Projektgazda nincs tisztában a változó jogszabályi környezet miatt pontos feladataival – emelkedő költségek, időbeli csúszások
•
Projektgazda nem fektetett kellő hangsúlyt a tervezésre– nem megfelelő az ütemezés, nincs elegendő (humán)erőforrás
•
Nem készül vagy rossz a likviditási terv (önrész hiánya, fizetési képtelenség, csődveszély, stb.) – Utólagos finanszírozás!!!
•
A fejlesztési projektekbe felkészületlenül, kellő elszántság, tudás és kapacitások nélkül vágnak bele a pályázók → jelentős csúszások már a szerződéskötéstől
Projekt ötlet projektgenerálás Projektjavaslat
ELŐKÉSZÍTÉS
Értékes, bírálat, zsűri
LHH eljárásrend
projektfejlesztés
Részletes projektjavaslat kidolgozása
Pályázat benyújtása
MEGVALÓSÍTÁS
Támogatási szerződés (TSZ) megkötése PEJ
projektmenedzsment KK
PEJ Projektzárás FENNTARTÁS
Fenntartási kötelezettség vége
Helyszíni szemle ZPEJ
A hitelesítés Definíció: az IH vagy a KSZ által végzett mindazon folyamatba épített adminisztratív, pénzügyi, szakmai, fizikai és helyszíni ellenőrzések összessége, amelyek annak megállapítására irányulnak, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződésben rögzített vagy a projekt adatlap alapján vállalt kötelezettségeit - a vonatkozó közösségi és hazai jogszabályokkal összhangban - teljesítette.
Szakmai monitoring a projektmegvalósítás során •
Fő célja: A támogató és a kedvezményezett közös érdekének érvényesítése: a projektek tervszerű megvalósítása és a források szabályos, hatékony felhasználásának támogatása.
•
Módszere: Az egyes projektek előrehaladásának figyelemmel kísérése és összevetése a támogatási szerződésben meghatározott kötelezettségekkel, az eltérések rögzítése, a szükséges beavatkozások meghatározása
Forrás: Az uniós támogatások szakmai nyomonkövetése és ellenőrzése c. előadás (Ferenczi Andrea)
Szakmai monitoring céljai •
Figyelemmel kíséri az egyes projektek előrehaladását;
•
összeveti azt a TSZ-ben meghatározott tervekkel és célokkal;
•
biztosítja a szabályosságot, az előírásoknak való megfelelést (281/2006 Korm. rend., 16/2006 MeHVM-PM együttes rendelet);
•
folyamatos adatgyűjtést végez annak érdekében, hogy – a KSZ információkhoz jusson a szakmai megvalósítással kapcsolatban, és – módosítási, változtatási javaslatokkal segítse a projektgazdát, – szükség esetén pedig befolyásolja a projekt előrehaladás menetét a célok elérése érdekében.
Szakmai monitoring és ellenőrzés eszközei •
•
•
•
Jelentések – Projekt előrehaladási (PEJ), záró (ZPEJ) és fenntartási jelentések (PFJ) – a szakmai előrehaladás / az eredmények fenntartását bemutató adatszolgáltatás: a projekt hitelesítésének 1. eszköze Kifizetési kérelmek (KK) – Pénzügyi előrehaladás és szakmai alátámasztó dokumentáció benyújtása Helyszíni ellenőrzések – Folyamatba épített ellenőrzésen keresztül a projekt eredmények hitelesítésének 2. eszköze Utólagos ellenőrzések – Utólagosan az EU Bizottság által lefolytatott ellenőrzések, amelyek a kifizetett támogatások szabályszerűségét vizsgálják
Projekt előrehaladási jelentés / 1 • • •
Projektgazda legalább 6 havonta jelentést tesz → PEJ Támogatás < 10 mFt / megvalósítás ideje < 1 év → 1 előrehaladási jelentés (záró jelentés) leadása elégséges PEJ tartalma: – a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsített célok mutatóit; – a céloktól való jelentős eltérések, megfelelő indoklással és a célok aktualizálásával; – a közbeszerzéssel kapcsolatos kötelezettségek (ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás, jogorvoslati eljárás); – a környezeti fenntarthatóság és az esélyegyenlőség érvényesítése; – ténylegesen fölmerült költségek – helyszíni szemlék, ellenőrzések megállapításai alapján készített intézkedési tervek
Projekt előrehaladási jelentés / 2 •
A jelentéshez csatolandó: – az előrehaladást igazoló dokumentumok; – a közbeszerzési eljárás ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívása, összegzés, jogorvoslat esetén a KDB határozata; – a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok.
•
Szankciók rosszul teljesítés esetén (határidő, tartalom): – Hiánypótlás; – TSZ módosítás; – Támogatás felfüggesztése / visszafizetése.
•
RFÜ vs VÁTI elvárások
Közbeszerzések ellenőrzése / 1 •
Közbeszerzési eljárások (előzetes) ellenőrzése – Projektgazda tájékoztatja a KSZ-t • a közbeszerzési eljárás megindításáról, • az esetleges jogorvoslati eljárásról és • annak eredményéről; – megküldi a KSZ-nek • az ajánlati, • A részvételi, • Az ajánlattételi felhívást, • Az összegzést, • A KDB határozatát (közösségi értékhatár felett EKKE-nek is!); – jogorvoslati eljárás megindítása esetén az EKKE értesítendő; – A tájékoztatási kötelezettségek határideje: • Közösségi értékhatár feletti beszerzés esetén: 15 nappal a megindítás előtt a KSZ és az EKKE számára • Támogatás >1 mrd Ft → 30 nappal a megindítás előtt a KSZ számára
Közbeszerzések ellenőrzése / 2 • •
•
Utólagos ellenőrzés – PEJ-ben jelentenie kell a projektgazdának a közbeszerzés köteles tevékenységek megvalósulásáról PEJ-hez csatolandó dokumentumok: – Közbeszerzési ütemterv – Ajánlati felhívás – Ajánlati dokumentáció – Összegzés – (esetleges jogorvoslati eljárásról KDB határozata) KSZ vizsgálja, hogy a közbeszerzési irányelvek és a Kbt. alapelveit betartotta-e a projektgazda: tiszteletben tartották a versenyt, a verseny tisztaságát, a nyilvánosságot és az átláthatóságot, biztosították-e az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot
PEJ tartalmi elemek / 1 1. A jelentés azonosító adatai
Záró dátum: ÉÉÉÉ.HH.NN
A jelentés tárgyát képező időszak:
Kezdő dátum: ÉÉÉÉ.HH.NN.
A projekt megvalósításának tényleges kezdete és várható befejezése:
Tényleges kezdet dátuma: ÉÉÉÉ.HH.NN. Várható befejezés dátuma: ÉÉÉÉ.HH.NN.
A jelentés kitöltéséért felelős személy: Telefon, fax: E-mail: Forrás: Projekt előrehaladási jelentés minta, www.nfu.hu
PEJ tartalmi elemek / 2 2.
3.
Rövid, közzétehető összefoglaló a teljes projekt szakmai előrehaladásáról, kiemelten a jelentéstételi időszakban elért eredményekről! Projekt pénzügyi ütemezése 3. A PROJEKT PÉNZÜGYI ÜTEMEZÉSE 20..
20...
1.n.év 2.n.év 3.n.év 4.n.év 1.n.év 2.n.év 3.n.év 4.n.év Összesen 1. Tevékenység
0
2. Tevékenység
0
3. Tevékenység
0
PEJ tartalmi elemek / 3 4.
A projekt megvalósításának lépései
PEJ tartalmi elemek / 4 4.1. Amennyiben az ütemtervtől eltérés tapasztalható, annak rövid összefoglalása
Tevékenyég száma, és megnevezése
Eltérés oka
Tervezett/megtett lépések
PEJ tartalmi elemek / 5 5.
A projekt számszerűsíthető eredményei
A jelentéstételt Monitoring megelőző Mutató mérték- Kiinduló érték mutató időszak egysége megnevezése kumulált értéke -1
-2
A jelentéstételi időszakban elért változás -3
A jelentésSzerződéstételi ben vállalt időszakig célérték számított (adott kumulált évre) érték (4=2+3)
-5
PEJ tartalmi elemek / 6 6.
Közbeszerzési kötelezettség kapcsán lefolytatott eljárás bemutatása
PEJ tartalmi elemek / 7 •
Amennyiben szerződés módosításra kerül sor, annak részletes bemutatása
1. Tevékeny ség
2. Közbeszerés tárgya
3. Szerződésm ódosítás tartalma
5. Ha nőtt, 4. indult Módosítással kiegészít szerződés ő közbeösszege nőtt? szerzési eljárás? (igen/ nem)
(igen/ nem)
6. Ha nem indult, miért nem?
PEJ tartalmi elemek / 8 • •
A kötelező tájékoztatási és nyilvánossági eljárások bemutatása Az esélyegyenlőség és fenntarthatóság érvényesülésének bemutatása
PEJ tartalmi elemek / 9 •
Amennyiben sor került rá, a helyszíni ellenőrzések alapján megtett intézkedések bemutatása
Ellenőrzés időpontja ÉÉÉÉ.HH.NN. ÉÉÉÉ.HH.NN. ÉÉÉÉ.HH.NN.
Ellenőrző szervezet
Megtett intézkedések
Forrás: Az uniós támogatások szakmai nyomonkövetése és ellenőrzése c. előadás (Ferenczi Andrea)
Támogatás kifizetése / 1 •
Utólagos elszámolás céljából közbenső kifizetési kérelem (KK) benyújtható, ha – az igényelt összeg meghaladja a támogatás 10%-át és min. 100ezer forintot – A támogatás > 1 mrd Ft, az igényelt összeg meghaladja a támogatás 2%, ill. a TSZ-ben rögzített összeget
•
Kifizetési kérelem benyújtása az EMIR-en keresztül – Kinek utalandó (szállítói finanszírozás / projektgazda); – Nyilatkozat a közbeszerzési eljárásról; – Rendelkezés előleg elszámolásról; – Számlaösszesítő – Költségösszesítő; – A kifizetés hitelesítése – összesítő táblázat a benyújtott dokumentumokról
Támogatás kifizetése / 2 •
•
•
Csatolandó: – Eredeti számlák projektgazda által hitelesített másolata; • a projekt regisztrációs száma és „támogatás elszámolására benyújtásra került” – Számlák kifizetését igazoló dokumentumok; – Ha a támogatás > független mérnök nyilatkozata a munka készültségi fokáról; Ha a KK hiányos / hibás → 30 (szállítói kifizetés esetén 15) napon belül hiánypótlási felszólítás (30 napos) – Határidő + 8 nap leteltével elutasítás, ha nincs pótlás – Ha minden rendben, 60 (szállítói kifizetés esetén 30) napon belül kifizetés Megvalósítás során felmerülő költségnövekményt a projektgazdának kell finanszírozni
Támogatás kifizetésének feltételei • • • • • • • •
a projektek támogatási szerződéseknek megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladása, a benyújtott számla, vagy bizonylat valós költségeken alapul, elszámolható költséget takar és megfelel a program célkitűzéseinek, az állami támogatás, a környezetvédelem, az esélyegyenlőség és a fenntartható fejődés követelményeit betartották, szállítói kifizetés esetén a projektgazda kifizette a számla összegének a támogatáson felüli részét, teljesítés igazolás rendelkezésre áll a projektgazdának nincs köztartozása, a kettős finanszírozás elkerülésére vonatkozó előírások teljesülnek, a benyújtott számlán vagy bizonylaton szereplő teljesítés összhangban van a szerződéses feltételekkel, a fizikai és teljesítmény mutatószámok teljesítésével, a tárgyi és időbeli elszámolhatósági szabályokkal, a közbeszerzésre vonatkozó közösségi és nemzeti előírásokkal.
Megvalósítás jellemző problémái /1 • •
•
• •
•
A PEJ első kitöltése szinte senkinek nem megy tökéletesen; A PEJ elektronikus kitöltése olyan nehézség elé állítja a projektgazdákat, hogy a KSZ akár papíron is elfogad egyes elemeket / teljes jelentést, amit aztán a KSZ visz fel a jelentésbe – együtt a projektgazdával, segítve azt; A jelentések állításainak alátámasztása komoly nehézségeket okoz, hiszen a jelentések tartalma és a megvalósítás eltérnek egymástól. Emiatt a jelentés ellentmondásokat tartalmaz a benyújtott számlákhoz képeset; Nincs környezeti hatásvizsgálat; Az esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság bevállalt elemeiről nem is tudják, hogy konkréten mit jelentenek, így a teljesítés is komoly gondokat okoz. Nem figyelnek a kifizetés feltételeire (pl. számlák információ tartalma, köztartozás mentesség) → késedelmes kifizetés
Megvalósítás jellemző problémái /2 •
A megvalósítás során a problémák leküzdéséhez a KSZ-ek ügyfélszolgálatot is fenntartanak, rögzített ügyfélszolgálati idővel. Ide jelentkezhet be a projektgazda, ha személyes konzultációt akar. Igény jelentős, KSZ munkáját erősen leterheli;
•
A legnehezebb feladatot mégis a kiemelt projektek jelentik, pedig ott a projektgazda elvileg tapasztalt a projektmegvalósításban ↔ a kiemelt projektek méretének menedzselésére nincsenek felkészülve (likviditási gondok, stb.).
Kommunikációs kötelezettségek teljesítése I. A felhívás szerinti kommunikáció csomag
Célérték, db
Sajtóesemények szervezése o Ünnepélyes eseményekhez (alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés befejeződése) kapcsolódóan sajtónyilvános esemény szervezése, sajtóközlemények kiküldése, háttéranyagok elkészítése o Sajtómegjelenések generálása a nyomtatott, elektronikus és on-line médiában
X
2
2.
Sajtómegjelenések összegyűjtése és elemzése
X
1
3.
Sajtónyilvános rendezvény (ünnepélyes projekt záró/átadó - megnyitó szervezése)
X
1
A tájékoztatás során használt eszközök 1.
Kommunikációs kötelezettségek teljesítése II. A felhívás szerinti kommunikáció csomag
Célérték, db
Tájékoztató tábla A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla (C típus) elkészítése és elhelyezése
X
1
5.
Fotódokumentáció készítése
X
2
6.
A kedvezményezett honlapján folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra mind szövegesen, mind pedig a logó elhelyezésével. Bármely nyomtatott vagy elektronikus kommunikációs felületen, ahol a projekt megjelenik a kedvezményezett köteles az EU támogatására folyamatosan felhívni a figyelmet.
X
1
A tájékoztatás során használt eszközök 4.
Kommunikációs kötelezettségek teljesítése • • • •
Beszerzés dokumentálása (ajánlatkérés, ajánlatok) és archiválása Formai szabályok betartása (szín, méret, logo, szövegkörnyezet) – kézikönyv Megvalósítás dokumentálása – a fenntartási idő végéig (fotók készítése, újságcikkek gyűjtése, jelenléti ívek stb.) Konzultáció és együttműködés a KSZ-tel a megvalósítás előtt, az ellenőrzések során
Társadalmi fenntarthatóság vállalásainak teljesítése I. •
A jó kormányzást megvalósító szempontok • A projekt irányítási és döntéshozatali rendjének bemutatása • A felmerülő társadalmi igények megjelenítése • Társadalmi költségek és hasznok előzetes felmérése
•
Az érintettek bevonását szolgáló szempontok • Az érintettek bevonása a tervezésbe, a megvalósításba és az értékelésbe • Párbeszéd és együttműködési fórumok
•
Az egészségtudatosság érvényesülését segítő szempontok • A munkahelyi stressz kiváltó okainak csökkentése • A munkahelyi légkör javítására tett intézkedések
•
A közösségi kapcsolatok és a bizalom erősítését szolgáló szempontok • Nemzedékek közötti együttműködés erősítése • A helyi identitás erősítése
Társadalmi fenntarthatóság vállalásainak teljesítése II. •
Képzések tudatosságát segítő szempontok • társadalmi felelősség és a fenntarthatóságra vonatkozó tudatosság erősítése • Tervszerű kompetencia alapú képzések, felkészítések, tartása
•
Társadalmi biztonság fokozása • A felhasznált adatok biztonságáról rendszeres tájékoztatás • A biztonság fokozását célzó intézkedés közzététele
•
A területi szempontok érvényesítése • Területi hozzáférés esélyegyenlőségének javítása • Területi együttműködés erősítése • A helyi identitás erősítése
Társadalmi fenntarthatóság vállalásainak teljesítése •
Teljesítések tételes dokumentálása • Útmutatók, jogszabályok listája, jogszabályok közérthető magyarázata • A felelősségi köröket bemutató dokumentáció, információs anyag • A nyilvánosságra hozatal igazolása • Elfogadott eljárásrend, írásbeli vállalások • Megkötött megállapodások • Az intézkedések dokumentálása
• •
Teljesítések követéséért, dokumentálásáért felelős személy kijelölése, felhatalmazása Teljesítések dokumentálása, kommunikálása és archiválása
Horizontális szempontok –teljesítése környezeti Környezeti fenntarthatóság vállalásainak fenntarthatóság biztosítása • Pályázatbefogadási feltétel • Fenntarthatósági szempontok • Környezettudatos menedzsment és tervezés (tudásmegosztás, partnerség építés, környezeti szempontú tanúsítás, környezeti audit stb.) • Fenntartható fejlődést szolgáló megvalósítás és fenntartás (hulladékgazdálkodás, beszerzések, energiatakarékosság, egészségmegőrzés, képzés stb.)
• Számszerűsített és mérhető információk a projektgazda szervezetének működéséről a projekt megkezdésekor
Horizontális szempontok – Esélyegyenlőség érvényesülése A horizontális szempontokhoz való hozzájárulás minden projektjavaslat vonatkozásában kötelező befogadhatósági feltételként szerepel. A végrehajtás során kiemelt figyelmet kell szentelni • a nemek közti egyenlőség monitoringjára (különös tekintettel a nemek szerinti adatgyűjtésre); • a partnerség elvének érvényesülésére; valamint • a hátrányos helyzetű csoportok (különös tekintettel a romákra) hatékony részvételének elősegítésére.
Horizontális szempontok – Esélyegyenlőség érvényesülése A projekt megvalósítása során a projektgazdának javítania kell az esélyegyenlőségükben sérült csoportok helyzetén: – Családbarát munkahelyi körülmények megteremtése – Nemek közti esélykülönbségek csökkentése – Akadálymentesítés előrehaladása – Fogyatékkal élő életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása – Romák életminőségének és munkapiaci esélyeinek javítása – Más hátrányos helyzetű csoportok munkapiaci és társadalmi esélyeinek javítása
Horizontális szempontok – a vállalások teljesítése • Statisztikai információkat kell megadni, melyek érvényesek a projekt kezdetekor és befejezésekor • A megadott információk méréséről és mérhetőségéről gondoskodni kell. • A változásokat regisztrálni, dokumentálni, archiválni kell. (terv, számla, jegyzőkönyv, fotó) • Számonkérés: a jelentésekben, helyszíni ellenőrzéskor, projektzáráskor, a projekt fenntartási időszakában
Helyszíni ellenőrzések / 1 Helyszíni ellenőrzések célja: •
Hitelesítés alátámasztása, helyszínen gyűjtött teljes körű és eredeti bizonylatokon, dokumentumokon alapuló tapasztalatok alapján.
•
A hitelesítési folyamat részét képző folyamatba épített ellenőrzés kockázatelemzésen alapuló mintavétellel történik, és a magas kockázati besorolású projektek esetében valósul meg.
Helyszíni ellenőrzések eredménye: •
Projekt rendben → PEJ és KK elfogadása
•
Hiánypótlás szükséges → intézkedési terv készítése, korrekciók megtétele → PEJ és KK elfogadása
•
A nem korrigált hiányosságok TSZ-ben rögzített feltételek melletti kompenzálása (pl. nem elszámolható a költség)
•
Szabálytalansági gyanú merült fel → szabálytalansági vizsgálat, amely eredményei beépítésre kerülnek a hitelesítési folyamatba Forrás: Az uniós támogatások szakmai nyomonkövetése és ellenőrzése c. előadás (Ferenczi Andrea)
Helyszíni ellenőrzések / 2 •
Helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerül: – a projektek támogatási szerződésnek megfelelő fizikai és pénzügyi előrehaladása, – A PEJ-ek és a projekt tényleges fizikai és pénzügyi előrehaladásának összhangja, – a kifizetési kérelmet alátámasztó bizonylatok (számlák, bizonylatok, szállítólevelek, bankkivonatok, PEJ-ek) eredeti példánya a projektgazdánál fellelhető, továbbá megegyezik a kifizetési kérelemhez benyújtott hiteles másolatokkal, – a benyújtott nyilatkozat összhangban áll-e az azt megalapozó bizonylatokkal, – a termékek/szolgáltatások teljesítése összhangban áll a támogatási szerződéssel, – betartásra kerülnek-e: • a nyilvánosságra és tájékoztatásra vonatkozó közösségi szabályok • a közbeszerzésekre vonatkozó közösségi és nemzeti szabályok • az állami támogatás, a környezetvédelem, az esélyegyenlőség és a fenntartható fejlődés követelményei.
Helyszíni ellenőrzések / 3 •
Helyszíni ellenőrzések várható száma: – Támogatás > 50 mFt: megvalósítás során min. egy helyszíni ellenőrzés, várhatóan projektzáráskor – Támogatás > 250 mFt: évente min. egy + projektzáráskor helyszíni ellenőrzés
Dokumentumok nyilvántartása •
A projektgazda megvalósítás zárásától számított 5 évig (KKV-k 3 évig) a támogatás visszafizetésének terhe mellett biztosítja: – A támogatással érintett ingatlan tulajdonviszonyában változás nem történik, használatából jogtalan előnye senkinek nem származik; – támogatott tevékenység nem szűnik meg, jellege nem változik meg.
•
A projektgazda és a KSZ a projekttel kapcsolatos minden dokumentumot elkülönítetten nyilvántart, és legalább 2020. december 31-ig megőriz.
A projekt fenntartása •
A közreműködő szervezet a beruházás megvalósításának zárásától számított 5 évig előírhatja a projektgazda számára éves fenntartási jelentések benyújtását
•
A közreműködő szervezet a helyszínen vizsgálja a beruházás fenntartását, ill. a dokumentumok nyilvántartását és megőrzését (mintavétel alapján választ)
Leggyakoribb problémák •
A projektgazdák nem számolnak a helyszíni ellenőrzésekkel, amin gyakran kiderülnek a megvalósítás közben elkövetett hibák;
•
A megvalósítás során leginkább a számlák őrzése és tárolása megoldott, az összes többi dokumentációt rosszul kezelik a projektgazdák.
•
Nincs meg az előző ellenőrzések jegyzőkönyvei;
•
Nincsenek meg a beszerzésekkel kapcsolatos dokumentumok: ajánlattételi felhívás, ajánlatok, kiválasztás jegyzőkönyve, szerződések;
•
Nincs dokumentálva a projekt kommunikációja: nincsenek fényképek, nem teszik el az újságcikkeket és a hirdetéseket;
•
Az arculati kézikönyvet nem ismerik és használják. A kötelező kommunikációs elemek gyakran hiányoznak, ezeket utólag már nem is lehet pótolni. Következmény: a költségeket nem számolhatják el, esetleg megbüntetik; A fejlesztés eredménye a fenntartás időszakában, működése során eltér a tervezettől (pl. jövedelemtermelővé válik)
•
Hol és miben kérhetnek támogatást a projektgazdák? •
Az online-felületek használatának megtanulása / megtanítása – az első elektronikus PEJ értelmezése és kitöltése sok munkával és idővel jár
•
A szerződéskötés előtti időszakban a tervezés során tanács, vélemény kikérése: közbeszerzési terv, a cselekvési ütemterv és a likviditási terv készítésében
•
Az esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság értelmezésében és sikeres teljesítésében;
•
Kommunikáció elvárásainak biztosításában, és annak dokumentálásában;
•
Hatékony projekt-megvalósítás - folyamatos monitoring / együttműködési látogatásokkal
•
Dokumentálási feladatokra, ellenőrzésekre való felkészülés, kiemelt figyelem fordítása
A projekt külső kommunikációja A külső kommunikáció célja és feladata: •
a lakosság és a lehetséges partnerek bizalmának megnyerése, a szervezet jó hírének és ismertségének növelése
•
eredményeink folyamatos bemutatása lehetséges partnereink és támogatóink számára, a szervezet pozíciójának erősítése
•
folyamatos kapcsolatépítés és kapcsolattartás célcsoportjainkkal, a projekt hozzáférhetőségének és hasznosságának bizonyításával;
•
klienseink mobilizálása és bevonása a társadalmi (és egyéni, helyi) problémák megoldásában;
•
a projekt szolgáltatásainak és előnyeinek megismertetése a felhasználókkal, illetve ösztönzése ezek igénybevételére;
A kommunikáció tervezése lépései: 1. 2.
Kapcsolati térkép elkészítése Kommunikációs terv készítése
Kapcsolati térkép •
feltérképezni, hogy kik azok, akik a projektre valamilyen hatással tudnak lenni, illetve akikre a projekt lesz valamilyen hatással – érdekeltek elemzése
•
vizuálisan is megjeleníti az egyes személyek és szervezetek programtól való távolságát, a velük való kapcsolattartás indokoltságát.
•
segít meghatározni és kidolgozni a kommunikációs stratégiákat és technikákat
Kapcsolati térkép Projektre való Hatás mértéke nagy
kicsi kicsi
nagy Érdekeltség mértéke
Kommunikációs terv - célcsoportok Szereplői és kulcsszemélyei a projekt célcsoportjainak, érdekeltjeinek, érintetteinek köre: • lehetséges és jelenlegi vevők • meglévő és lehetséges partnerek (más nonprofit szervezetek, vállalkozók) • támogatók (üzleti szféra, állami pénzelosztó szervek, magánalapítványok, külföldi támogatók, állampolgárok) • helyi önkormányzati szolgáltató intézmények • „ellenlábasaink” (versenytársaink) • hatósági szervek (állami hivatalok, rendőrség, törvényhozói testületek), helyi közösségek, sajtó, véleményvezérek (sajtóban vagy a helyi közösségben)
Érdekeltek elemzése: – – – –
Felmérése Elemzése Értékelés Kezelési terv készítése
Kommunikációs terv kommunikáció célja • előítélet, kép közömbösítése, kialakítása • információk gyűjtése a célcsoportokról • információ továbbítása • meggyőzés célcsoport kiválasztása üzenet meghatározása csatorna és eszközök kiválasztása események időzítése hatások mérése
A kommunikáció eszközei Személyes kommunikáció eszközei: •
• előadás • tárgyalás • lakossági fórum • konferencián elhangzó beszéd • személyes beszélgetés • interjú • vita • levél • feljegyzés
A kommunikáció eszközei Csoportkommunikáció eszközei: Speciális írásbeli közlemények: • évkönyvek, éves jelentések • brosúrák, röplapok a szervezetről és az egyes programokról, • bemutatkozó levelek • sajtóközlemények konferencia, fogadás Prezentációk partner találkozók szimpóziumok, nyílt napok hirdetőtáblán elhelyezett közlemények
A kommunikáció eszközei Tömegkommunikáció eszközei: • televízió • rádió • sajtó • film • kiállítások • vásárok • szabadtéri reklámeszközök
Célcsoport
Kommunikáció célja
Üzenet
Csatorna
Lakosság
Érdeklődés felkeltése, használatra buzdítás, meggyőzés
Mi vagyunk a szabadidő kulturált, értékes eltöltésének legfontosabb helyszínel
Rádió, tv, újság szórólapok, rendezvények
Oktatási intézmények
Meggyőzés, együttműködés, szakmai támogatás
Nálunk gyermek és felnőtt biztonságos, kulturált helyen értékes dolgokat tanul és szórakozik. Határozzuk meg közösen ennek irányát
Levél, személyes kapcsolat, szakmai konzultáció,fórum
Szakmai szervezetek
Támogatást, tudást szerezni, látogatókat toborozni
A magas szakmai színvonal és tartalon közvetítésére a legalkalmasabb szervezet vagyunk
Konferencia, csoportos konzultáció, személyes megbeszélés, sajtó
Hivatalok, önkormányzat
engedélyeket, támogatásokat elnyerni
A hivatal értékeit valljuk, sikerességének hozzá akarunk járulni társadalmi értékek előállításával
Személyes interjú, tárgyalás, levél, nyomtatvány
Szórakoztató létesítmények
Megnyugtat, együttműködik
eltérő, egymást kiegészítő kínálattal még több embert tudunk kiszolgálni, a városba vonzani
Személyes és csoportos megbeszélés, újság, fórum, előadás
Támogatást szerezni a működéshez
Értékeink közösek és támogatásoddal magas színvonalú környezetben, hitelesen hirdetjük, közvetítjük a Te értékeidet is.
Személyes tárgyalás, tv, rádió, újság, szórólap
Támogatók
Kommunikáció a projektfejlesztésben Projekt előkészítés •
ötletgenerálás
•
ötletek összegyűjtése, megvitatása, kiválasztása
•
motiváció, jó munkahangulat kialakulást és az együttdolgozást
•
információszerzés
•
partnerkeresés
•
Erőforrás keresés (HR és pénzügyi)
Kommunikáció a projektfejlesztésben és megvalósításban – szakmai tudások összegyűjtése – szakmai anyagok összeállítása – projektszervezet, projektmenedzsment felállítása – belső konfliktusok kezelése – külső kockázatok kezelése (kockázatkezelési terv) – szolgáltatások/termékek, előnyök és lehetőségek bemutatása – megvalósítás folyamatának végigkísérése – bevonás – változások elfogadásának támogatása – hosszú távú hatások megalapozása
A projektfejlesztés kommunikációs eszközei • •
•
•
Brainstorming Folyamat-tanácsadás, konzultáció – személyes, konkrét kérdésekre irányuló (pályázati adatlap kitöltése); – projekt előkészítéshez kapcsolódó rendszeres, áttekintő egyeztetések – Projektgazda konkrét problémával, egyéni megoldások megtalálása Csoportos szakmai konzultációk szakértőkkel – Folyamat tanácsadás, általános kérdések – Speciális, szakmai kérdések (pénzügy, IT) – Projekt teamen belüli megbeszélések Képzések a több projektgazdát érintő témákban (azonos tudás és/vagy készségbeli elvárásokkal a háttérben) – Információátadás – Készségfejlesztés
•
Műhelyfoglalkozás, Work-shop – korábbi tapasztalatok megosztása / értékelése – Jó gyakorlatok, minták rendelkezésre bocsátása, – Közös elköteleződés kialakítása – Közös vélemény kialakítása – Kockázatok, érdekellentétek azonosítása, kezelése
•
Közösségi fórum – Személyes, online – tájékoztatás és visszacsatolás; problémafeltárás, kockázatfeltárás és kezelés, elköteleződés, – Hírlevél, újság - tájékoztatás, elköteleződés
•
Adatbázis – tervezési eszköz, aktivitás, információ-ellátottság mérése, igények felmérése
Kommunikációs kötelezettségek • • •
• • •
Pályázatban rögzített vállalások és kötelezettségek teljesítése Kommunikációs terv készítése Kommunikációs eszközök: • Emlékeztető táblák, információs táblák • Sajtómegjelenések • Lakosság, érintettek bevonása és tájékoztatása • Nyitó, záró rendezvények, fórumok • Fotók, filmek, hírlevelek Formai kötöttségek, elvárások megismerése és betartása Kommunikáció elemeinek egyeztetése Teljesítések dokumentálása és archiválása
Köszönjük megtisztelő figyelmüket!
Lunk Tamás Vitál Pro Kft. (www.vitalpro.hu
[email protected])
