Nejčastější dotazy k Základním pravidlům pro zpracování archiválií, verze 10. 4. 2014 Dotazy na aplikaci Základních pravidel Musíme zpětně předělávat starší platné archivní pomůcky podle nových Základních pravidel? Blíže viz ZP, kapitola 1. Okolnosti vzniku a obsah nových Základních pravidel, strana 11, první odstavec a Metodický návod č. 1/2013 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se vydávají nová Základní pravidla pro zpracování archiválií Ne. Můžeme zpětně předělávat starší archivní pomůcky podle nových Základních pravidel? To je věc řízení archivu. O případné reinventarizaci rozhoduje vedoucí pracovník, prováděna by obecně měla být už podle nových ZP, pokud není závažný důvod k jinému postupu. Jak řešit případy, kdy je část fondu uspořádána podle původních ZP a další část bude uspořádána podle nových ZP? Blíže viz Metodický návod č. 1/2013 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se vydávají nová Základní pravidla pro zpracování archiválií Pokud je fond rozpracován, dokončuje se obvykle podle starých pravidel. Pokud je část fondu zpracována například dílčím inventářem a bude se tvořit další pomůcka již podle nových ZP, může se zvážit převedení starší pomůcky do nového systému. Pokud k tomu nedojde, není to z hlediska základních identifikačních údajů problém – na inventární čísla a čísla evidenčních jednotek nový systém referenčních a ukládacích čísel prostě nenavazuje a není nutno to řešit. Jiný případ nastává, když by se měla nově pořádaná část archivního souboru výrazněji prolnout s již zpracovanou částí. Vše tedy závisí na konkrétní situaci a posouzení ze strany vedení archivu. V jaké programu se bude pracovat při pořádání a kdy bude připraven do praxe? Od roku 2013 se pod hlavičkou Technologické agentury ČR intenzivně pracuje na přípravě nového softwaru, který by měl být k dispozici všem archivům od roku 2016. Počítá se s konverzí stávajících archivních pomůcek z programu Janus do nového softwaru? Součástí zadání nového softwaru je schopnost importovat data ze SUZAPu a pravděpodobně Excelu a exportovat je v XML formátu podle apeEAD. Kromě toho bude mít SW vlastní výměnný formát v XML. Obecně platí, že přímý převod „staré“ pomůcky na „novou“ bude vyžadovat zásah uživatele (například kontrolu psaní datace, vymezení sérií a jednotlivostí, doplnění evidenčních jednotek atd.). S ohledem na koncepci Janusu lze převod pokládat za možný, závisí ovšem na míře pracnosti takového převodu. Podle jakého označení si bude badatel archiválie objednávat? Základní pravidla způsob objednávání archiválií neřeší a každý archiv si pro něj určí svá pravidla. Možností je několik: ukládací číslo, referenční označení (s pomocí příslušného informačního systému), pořadové číslo pro tisk. Jak řešit zpracování sbírek vzhledem k průběžným přírůstkům? Tam, kde se dosud s evidencí nezačalo, by měl pomoci nový software umožňující vkládání a přesuny záznamů, nicméně se doporučuje přidělovat referenční označení až po delším časovém úseku zpracování nebo nějakém dílčím uzavření části sbírky. Tam, kde už nějaká evidence existuje, je na zvážení, zda sbírku více či méně reinventarizovat, nebo nějakým způsobem na stávající evidenci navázat. V tomto případě se
situace bude lišit případ od případu a ZP ji nemohou řešit. Podrobněji se k ní jistě vyjádří nová metodika pro pořádání sbírek, která se bude připravovat. Dotazy k druhům archiválií a evidenčním jednotkám Co je hybridní archiválie? Blíže viz ZP, oddíl 4.2.10 Ukládací číslo, strana 50 a oddíl 4.5.2 Odkazy na příbuzné dokumenty, archiválie a pomůcky pro vyhledávání, strana 54 Hybridní archiválie jsou archiválie, jejichž část existuje v analogové a část v digitální podobě, přičemž není možné nebo účelné obě podoby „sjednocovat“ do jedné preferované formy. (Typické je to u hybridních spisů, které jsou částečně vyřizovány v analogové a částečně v digitální podobě, ale může jít samozřejmě i o jiné typy archiválií.) Z toho také vyplývá, že analogová část archiválie je uložena v depotu příslušného archivu a digitální část v digitálním archivu. Termín hybridní archiválie se v ZP vyskytuje v definici ukládacího čísla (4.2.10), neboť v případě hybridních archiválií mohou být vedle sebe dva údaje – ukládací číslo a identifikátor Národního digitálního archivu. Termín se objevuje ještě jednou u prvku 4.5.2. Jde o stejný případ. Jak evidovat reprodukce zničených archiválií, když evidenční jednotka reprodukce neodpovídá zničené archiválii? Blíže viz odpověď na tento dotaz v sekci Dotazy k prvkům popisu. Stačí ke splnění povinnosti uvádět součet evidenčních jednotek jejich uvedení v tiráži? Blíže viz ZP, oddíl 4.2.9 Evidenční jednotka – počet, strana 49 Ne. Součty by však měl za uživatele provádět nový software automaticky, proto také došlo ke změně způsobu zápisu oproti starým pravidlům. Dotazy k fyzickému označování archiválií Jak bude označen obal archiválií, který obsahuje několik různých evidenčních jednotek? Blíže viz odpověď na dotaz k ukládacímu číslu v sekci Dotazy k prvkům popisu. Na obalu bude jedno ukládací číslo. Jakou podobu mají mít štítky na archiválie a obaly archiválií? Základní pravidla vzhled a obsah štítku neřeší. Předpokládá se, že na vnějším obalu typu karton či desky bude obvykle uveden jen název archivu, název archivního souboru a ukládací číslo. U volně ložených evidenčních jednotek (například u úředních knih) se bude uvádět také referenční označení. Uvnitř obalu typu karton či desky by se na vnitřních obalech (například košilkách spisů) mělo referenční označení rovněž uvádět. Pravidla pro označování si však určuje každý archiv dle svých podmínek. Dotazy na strukturu archivních pomůcek V jakém rozsahu má být úvod dílčího inventáře? Blíže viz ZP, oddíl 2.10 Archivní pomůcky, strana 35 Rozsah se dá obecně těžko určit, struktura je ale stejná jako u inventáře. Záznam o vnitřní skartaci má mít i nadále formu protokolárního záznamu v rámci AP?
Blíže viz ZP, oddíl 2.8 Vnitřní skartace, přesun a převedení archiválií do péče jiného archivu, strana 21 Obsah úředního záznamu je popsán v kapitole 2.8 s tím, že se ukládá do dokumentace. V úvodu archivní pomůcky postačí obsahová charakteristika ve smyslu přílohy 2 k vyhlášce č. 645/2004 Sb. Jiný postup závisí na metodice, kterou si archiv sám určí. Dotazy k prvkům popisu Univerzální prvky popisu se uvádějí pouze v úvodu nebo také přímo u příslušné jednotky popisu? Blíže viz ZP, oddíl 2.10 Archivní pomůcky, strana 35 a oddíly 4.3 až 4.7, strany 51 až 56 Ne všechny univerzální prvky se v úvodu uvádějí, přesně to definují příslušné oddíly ZP. Ty, prvky, kterých se to týká, se v úvodu uvádějí vždy (s odkazem na referenční označení), ale pokud je to účelné, tak i u jednotky popisu. Oproti stávající praxi je jistě přínosnější informovat uživatele archivní pomůcky například o způsobu zpracování a doplňujících materiálech k určité skupině archiválií přímo v inventárním seznamu, ne jen v úvodu. Teoreticky lze značnou část úvodu automaticky poskládat z údajů u jednotek popisu. Jak se tvoří referenční označení? Blíže viz ZP, oddíl 4.2.1 Referenční označení, strana 43 Referenční označení se ve větším množství musí tvořit automaticky, a to v programu pro zpracování archiválií podle nových ZP. Jednotlivé úrovně popisu se oddělují dvěma lomítky mezi úrovněmi instituce, série, složka, jednotlivost a jednoduchým lomítkem v rámci úrovně. Příklad tvorby referenčního označení:
Příklad úpravy referenčního označení při vkládání záznamů:
Jak se tvoří ukládací číslo a jak se bude evidovat v lokaci? Blíže viz ZP, oddíl 4.2.10 Ukládací číslo, strana 50 Ukládací číslo je jedinečné označení evidenční jednotky, která nemá vlastní archivní obal (například úřední kniha uložená volně v regálu), nebo označení archivního obalu, v němž jsou evidenční jednotky uloženy, přičemž na počtu evidenčních jednotek v obalu nezáleží (například spisy uložené v kartonu, jedna nebo více map uložených v mapových deskách). Ukládací číslo je povinný prvek popisu, ale jeho formu si určuje každý archiv podle svých specifických podmínek. Může jít o prosté celé číslo, nebo řetězec alfanumerických znaků. Příklad použití ukládacího čísla a související evidence lokace: Obsah, regest Čankovice čp. 1 - stavební dokumentace k restaurování objektu (obsahuje 3 technické výkresy a 50 kusů fotografické dokumentace)
Údaj jiná datace se zapisuje do regestu?
Druh EJ Počet EJ Ukládací číslo kar 2 810-811 2269 2570
Blíže viz ZP, oddíl 4.2.3 Obsah, regest, strana 46 a oddíl 5.2.1 Jiné datace jednotky popisu než datace vzniku jednotky popisu, strana 57 Vzhledem k předpokládanému strojovému vyhledávání budou jiné datace než datace vzniku jednotky popisu v novém softwaru řešeny samostatným prvkem. Do prvku 4.2.3. Obsah, regest se zapisují pouze časové hiáty uvnitř intervalu datace. Jak datovat a evidovat reprodukce zničených archiválií, když datum vzniku reprodukce a její evidenční jednotka neodpovídá zničené archiválii? Blíže viz ZP, oddíl 4.2.5 Datace vzniku jednotky popisu, strana 47 a oddíl 5.2.1 Jiné datace jednotky popisu než datace vzniku jednotky popisu, strana 57 Tento problém nemá obecně uspokojivé řešení, nicméně postupuje se následovně: Pokud byl originál archiválie prokazatelně zničen nebo ztracen a je k dispozici například jeho studijní reprodukce, vykazuje se reprodukce jako příslušná evidenční jednotka, a to včetně datace. Ani údaj o dataci vzniku reprodukce však není opomenut. Příklad: Existuje fotografie z roku 1900 ke zničené listině z roku 1400. V prvku Obsah, regest se na tuto důležitou okolnost upozorní a fotografie se vykazuje jako listina do roku 1850. U datace se pak uvádějí dvě hodnoty – datace vzniku listiny a datace vzniku fotografie. Jde o dva prvky popisu: Datace vzniku jednotky popisu (viz oddíl 4.2.5) – v našem případě se uvádí rok 1400, byť fotografie vznikla v roce 1900. Datace vzniku kopie, která nahrazuje zničenou archiválii (viz oddíl 5.2.1) – uvede se rok vzniku fotografie, tedy 1900. Jak se určují souřadnice GPS a kterých evidenčních jednotek se určování souřadnic GPS týká? Blíže viz ZP, oddíl 5.2.6 Souřadnice, strana 61 Určuje se buď souřadnice bodu, plochy, nebo linie. - U fotografií, pohlednic a jiných dokumentů zobrazujících konkrétní stavbu, část veřejného prostoru či malé území, a u map velkého měřítka (do 1:2 880 včetně) stačí uvést souřadnice jednoho významného, pokud možno v proměnách času stabilního, bodu (poblíž středu mapy). - U map středního (od 1:2 881 do 1:500 000 včetně) a malého měřítka se uvádějí souřadnice rohů mapy. - U liniových objektů (řeky, silnice apod.) se doporučuje uvádět souřadnice krajních bodů (mezních míst, odkud kam je úsek zmapován), popř. ještě jednoho až dvou bodů v rámci tohoto úseku. - Souřadnice se povinně určují v inventáři a katalogu u map. - Nepovinně se souřadnice určují u fotografií, pohlednic a jiných dokumentů zobrazujících konkrétní stavbu. Příklad určení souřadnic plochy: Krok 1 Určení krajních bodů zobrazeného území
Krok 2 Zápis souřadnic
Příklad určení souřadnic linie (řeka Labe): Postupuje se analogicky jako u plochy
Dotazy k popisu původců a tvorbě rejstříků Jak se bude přistupovat do databáze INTERPI? Blíže viz ZP, kapitola 6. Popis původců, strana 77 an. a kapitola 7. Tvorba přístupových bodů a rejstříků, strana 85 an. V případě popisu původců bude uživatel pracovat přímo s rozhraním INTERPI. Při vytváření rejstříkových hesel nebo speciálních prvků popisu bude komunikace probíhat mezi softwarem pro zpracování archiválií a databází INTERPI pomocí tzv. webových služeb.
Vytvoření nového záznamu rejstříkového hesla bude zajišťováno samostatným formulářem v rámci softwarem pro zpracování archiválií. Přihlášení k databázi INTERPI není zatím specifikováno (v úvahu přichází přihlašování přes národní archivní portál). Každý uživatel, který vytváří obsah (nikoli tedy pouhý operátor), bude mít zároveň záznam v databázi.
