Národní filmový archiv
Vnitřní a vnější komunikace a služby
Andrea Slováková
spolupracovnice: Ivana Rybanská, Markéta Frydecká, Ľubica Magová, Štěpánka Součková
Rámec NFA je klíčovou institucí české kinematografie • s obdivuhodně širokým záběrem aktivit • profesionálně odváděnou prací • je nositelem podstatných znalostí o domácí kinematografii • disponuje velkou různorodostí kvalitních výstupů • má mezinárodní prestiž a značné renomé • má potenciál být jedním z nejlepších filmových archivů na světě
Rozhovory se zaměstnanci
Cílem rozhovorů bylo identifikovat silné stránky, kvalitní práci a výstupy a objevy zevnitř archivu, které si zaslouží mnohem více pozornosti a vnější viditelnosti (například v odděleních kurátorů, OAA, Czech Film Commission, Creative Europe, OPA, OH, Knihovna, Oddělení výzkumu).
Rozhovory jsou diskrétní „…fáze, která dá prostor všem zaměstnancům NFA. Mnozí pracovníci mají podněty a nápady, jak práci svoji či oddělení, v němž působí, optimalizovat či vylepšit, ale někdy si nejsou jisti, komu je říct a zda by byl vůbec čas se něčím takovým zabývat. Tyto podněty jsou ale velmi důležité, vedení archivu zajímají, a proto prostor pro ně bude součástí rozhovorů se zaměstnanci…“
Výstupy z rozhovorů jsou k dispozici pouze generálnímu řediteli a sekčním ředitelkám.
Důležitá témata opakující se (prezentovaná anonymizovaně) • Téměř všichni se chtějí dále učit - ne vždy ve vztahu k technologiím, ale jedinečný je zájem o odbornost a poznání. • Pro všechny (včetně vrátných) je film důležitý. • Mnozí vnímají a vadí jim, že NFA není adekvátně důležitá instituce např. pro MK ČR (domnívají se, že to je příčinou toho, jakou má třeba NFA budovu atp.). • I když by uvítali vyšší platy (tematizovala 1/3 zaměstnanců), není to tím nejdůležitějším – jsou ochotni za málo dělat hodně – což také svědčí o jejich nadprůměrném zájmu o obor.
Rozhovory se zaměstnanci
Cílem bylo rovněž zjistit potřeby a nápady zaměstnanců a identifikovat mezery ve vnitřní komunikaci: • nápady na zlepšení některých procesů • 70% zaměstnanců vnímá jako prioritu společné sídlo archivu • elektronické sledování procesu objednávky • elektronické sledování pohybu kopie • zvážit vytvoření a aplikaci elektronického oběhu dokladů
Rozhovory se zaměstnanci
• školení pro zaměstnance (chtějí se rozvíjet) • hlasování o využití FKSP fondů (zazníval především návrh na navýšení hodnoty stravenek) • Ekonomické oddělení – Insico - nutný číselník s IČO + automatické přidělování DPH u zahraničních fakturací • aktualizace některých formulářů (i z hlediska vizuálu) • materiálové požadavky (a prostředí)
Rozhovory se zaměstnanci • online formulář pro nabídkovou povinnost i pro přihlašování studentských filmů • možnost streamu nových českých filmů (pro Filmový přehled) • užší propojení všech pracovníků pracujících se současnými českými filmy a sdílení získaných metadat • flexibilnější a intenzivnější IT podpora • systematická školení k používání softwarů a databází (i dokumentace s návody) • informační systémy – ujasnit, co kde je
Rozhovory se zaměstnanci • některé dokumenty k filmům moci exportovat z databáze • na vrátnice seznamy včetně toho, kde který pracovník sídlí a z jakého je oddělení • u některých procesů zavést časové rámce (zvenku: v jakém předstihu nutné objednat/zadat, vevnitř: dokdy musí být splněno) • potřeba digitalizace sbírek • po splnění úkolu obdržet zpětnou vazbu
Rozhovory se zaměstnanci
• sekce nevnímat jako separátní jednotky a práce oddělení více poznávat a propojovat (př. publikační výstupy, výzkum, „exkurze“) • pravidelné porady v rámci oddělení a „spravedlivé“ dělení a delegování výkonné práce (z hlediska množství a následné vytíženosti) • více prostoru pro původní výzkum • podpora v grantové politice a praxi • vidět čerpání rozpočtu v reálném čase • dodatečné motivace zaměstnanců, benefity
VNĚJŠÍ KOMUNIKACE ANALÝZA MONITORINGU Celostátní tištěná média • 38 článků malého, středního až (výjimečně) většího rozsahu Regionální tištěná média • 18 článků malého a středního rozsahu s relevantním obsahem, 1/3 z nich otištěna ve více regionálních mutacích Deníku Časopisy • 16 článků malého, středního i většího rozsahu Rozhlas a televize • 10 příspěvků malého i většího rozsahu Online média (včetně online portálů tištěných médií) • 32 článků malého, středního i většího rozsahu
Mediální obraz NFA z hlediska naladění
Nejčastější autoři • • • • •
ČTK (16x) Mirka Spáčilová (14x) Tomáš Pilát (3x) tisková zpráva (3x) Hálová, Kočovský, Malečková, Železný (po 2x)
Média, která nejčastěji uveřejňovala příspěvky • • • • •
Deník a Deník online (18x) MF Dnes (12x) idnes.cz (10x) Týden a týden online (9x) ČRo (8x)
Personálně • PR osoba na plný úvazek od 1. února • spolupráce se společností 2media • propagace výstupů EHP fondů a reklamní kampaň – v jednání i s MK ČR a MF ČR
Řešení • Jednotíme do jedné databáze (eliminujeme zdvojení až zčtyření, spojujeme různé cílové skupiny – ale přehledně označené) s víceúrovňovou katalogizací. • PR člověk bude vést transparentní harmonogram výstupů, sám bude většinu rozesílat. • Databáze bude obsahovat i stávající a bývalé zaměstnance NFA, i klíčové externí spolupracovníky.
Koncepce vnější komunikace Cíle: • posilovat kredibilitu a odbornou autoritu NFA • důraz na otevřenost NFA u odborníků • důraz na otevřenost NFA u neodborné veřejnosti • udělat NFA více přitažlivým u široké veřejnosti
Web www.nfa.cz = prostor pro komunikaci všech aktivit archivu + vnímá potřeby návštěvníků (zlepšovat jejich zážitek, aby se na něj vraceli). • hloubková analýza webu nfa.cz a okrajová analýza dceřiných stránek • 2 a půl měsíce • kvantitativní analýza návštěvnosti, analýza struktury, přístupnosti informací, využití na mobilních zařízeních
Web www.nfa.cz – prostor pro rozvoj • Struktura vyhovující potřebám uživatele – Např: všechno pro filmové profesionály je v jedné sekci.
• Stylistická kvalita textů – mluví jedním jazykem – Lidi na internetu nečtou, ale hledají informace.
• Nová koncepce Aktualit – Hierarchie informací v převrácené pyramidě
• Větší návštěvnost? Ano! – Na mobilních zařízeních (responzivita), nejen program Ponrepa.
Web www.nfa.cz – prostor pro rozvoj (2) • Program Ponrepa:
– dnešní program vždy na začátku – využití modulu kalendáře např. pro Ponrepo dětem
• Dceřiné weby
– ukázat, že jsou součástí NFA
• První kontakt zákazníka se službami NFA
– uživatel by měl být co nejméně zmaten, ztracen; co nejrychleji vědět, na koho se obrátit
• Vylepšení e-shopu:
– filtrace položek, platba kartou, použití bez registrace, atp.
SLUŽBY, které NFA poskytuje rešerše a možnost využití materiálů ze sbírek program kina Ponrepo kinodistribuce -> formulář jiné způsoby distribuce (např. festivaly) knihovní služby NFA programy Filmové výchovy digitalizované a veřejně zpřístupněné materiály • nabídková a evidenční povinnost • prodej knih a DVD v e-shopu
• • • • • • •
Lepší služby Jak vnímají zákazníci NFA, když od něj něco chtějí? V čem může být jejich zážitek lepší? Jak to usnadní NFA práci?
VNITŘNÍ KOMUNIKACE • Menší i větší mezery, jednotlivá oddělení neví, co která dělají, popřípadě, jak přesně pracují anebo kdo konkrétně co dělá. • Zaměstnanci neví, co se aktuálně v archivu děje. řešení 1: • plakáty jednotlivých oddělení
VNITŘNÍ KOMUNIKACE řešení 2: • Dokument nástup a odchod zaměstnance – dokončujeme manuál shrnující pravidla, jimiž zajistíme kontinuitu předávání znalostí. řešení 3: • Každý zaměstnanec bude mít e-mailovou schránku. • Přechod od používání osobních gmailů. řešení 4: • Každodenní viditelnost vizuální identity: v prostorách, v počítačích, jednotný design dokumentů, vytvoření pozadí na plochu počítačů a šetřičů obrazovek.
VNITŘNÍ KOMUNIKACE řešení 5: • Vnitřní semináře mezi odděleními, kde si workshopovým způsobem odprezentují svoji aktuální práci, postupy a pravidla, jimiž se řídí, rozdělení kompetencí, a pak v diskusi osvětlí nejasnosti, sladí postupy mezi sebou. řešení 6: • Každotýdenní vnitřní newsletter.
Kontinuita a feedback Promyšlení těchto závěrů a návrhů. Přijdeme na březnovou poradu, vyhodnotíme již zavedená opatření + vedoucí oddělní řeknou feedback, co funguje, dává smysl, co naopak třeba ještě posunout a rozvinout.
DĚKUJEME ZA POZORNOST!
