@Napló Elektronikus Iskolai Osztálynapló
Felhasználói kézikönyv @Napló Adminisztrációs Rendszer v8.3 verzió
TwinNet
Bevezetés Tartalom Bevezetés ............................................................................................................................................................................................. 7 Hardver és szoftver követelmények ...................................................................................................................................... 7 Integráció .................................................................................................................................................................................. 7 Minimális rendszerkövetelmények - szerver ................................................................................................................ 8 Javasolt rendszerkövetelmények - szerver ................................................................................................................... 8 Javasolt beállítások és szoftverek - kliens ..................................................................................................................... 8 WEB alkalmazások kezelése ..................................................................................................................................................... 8 Bejelentkezés ................................................................................................................................................................................. 9 Címtár alapú hitelesítés ...................................................................................................................................................... 10 Fenntartói hozzáférés ......................................................................................................................................................... 10 Az adminisztrátori program kezelése ..................................................................................................................................... 11 Főmenü .......................................................................................................................................................................................... 11 Címsor ............................................................................................................................................................................................ 12 Alapfunkciók ................................................................................................................................................................................ 12 Nyilvántartások...................................................................................................................................................................... 12 Elektronikus napló................................................................................................................................................................ 12 Dokumentumok készítése ................................................................................................................................................. 13 Adatok importálása ............................................................................................................................................................. 13 Tanügyi statisztikák.............................................................................................................................................................. 13 Pénzügyi adatok kezelése ................................................................................................................................................. 13 Biztonsági mentés ................................................................................................................................................................ 13 Eszközök és beállítások ...................................................................................................................................................... 13 Gyorsfunkciók ............................................................................................................................................................................. 13 Nyomógombok .......................................................................................................................................................................... 14 Nyilvántartások................................................................................................................................................................................ 16 Intézmény ..................................................................................................................................................................................... 16 Termek ........................................................................................................................................................................................... 17 Tantárgyak .................................................................................................................................................................................... 18 Főtárgyak kezelése............................................................................................................................................................... 19
2
Bevezetés Gyakorlati tárgyak kezelése .............................................................................................................................................. 20 Magatartás és szorgalom értékelések kezelése ........................................................................................................ 20 Tantervek ...................................................................................................................................................................................... 20 Eszközök ........................................................................................................................................................................................ 21 Tanulók .......................................................................................................................................................................................... 22 Tanulók gyorskeresése a neve alapján ......................................................................................................................... 22 Tanulók adatainak kezelése, új tanulók felvitele ...................................................................................................... 23 A tanulók elérhetőségi adatainak módosítása .......................................................................................................... 26 A szülők, gondviselők adatainak kezelése .................................................................................................................. 26 A szülői, gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása ........................................................................... 27 Osztályok....................................................................................................................................................................................... 27 Osztályok adatainak kezelése, új osztályok létrehozása ........................................................................................ 29 Osztályfőnöki jogosultságok kezelése ......................................................................................................................... 30 Végzős évfolyamú osztályok ............................................................................................................................................ 30 Csoportok ..................................................................................................................................................................................... 30 Csoportok adatainak kezelése új csoport létrehozása ........................................................................................... 31 Osztálybontásos csoportok kezelése ............................................................................................................................ 32 Több osztályból létrehozott (évfolyam vagy iskolai szintű) csoportok kezelése ......................................... 33 Nem tanórai csoportok kezelése .................................................................................................................................... 33 Végzős évfolyamú csoportok .......................................................................................................................................... 34 Tanulók besorolása ................................................................................................................................................................... 34 Az osztályokba és csoportokba sorolás ill. kiiíratkozás funkcióinak áttkeintése .......................................... 34 Fontos tudnivalók a tanulók osztályba és csoportba sorolásáról ...................................................................... 36 Tanulók osztályba sorolása első alkalommal az aktuális tanévben................................................................... 36 Tanulók átsorolása egyik osztályból a másik osztályba az aktuális tanévben............................................... 37 Tanulók csoportokba sorolása osztályokból az aktuális tanévben.................................................................... 38 Az osztályok és csoportok összekapcsolása a tanulóik szerint ........................................................................... 40 Tanulók átsorolása egyik csoportból egy másik csoportba az aktuális tanévben ....................................... 40 Tanulók kiiratkozása osztályokból ................................................................................................................................. 41 Tanulók törlése csoportokból .......................................................................................................................................... 42 Fel nem vett tanulók törlése............................................................................................................................................. 43
3
Bevezetés Visszairatkozás....................................................................................................................................................................... 43 Osztályba sorolás a következő tanévre ........................................................................................................................ 44 Osztályok léptetése a következő tanévre .................................................................................................................... 46 Csoportok léptetése a következő tanévre .................................................................................................................. 47 Tanulók osztályokból csoportokba sorolása a következő tanévben ................................................................ 48 A csoport belépési dátumok javítása az aktuális tanévben.................................................................................. 49 Az osztály belépési dátumok javítása az aktuális tanévben ................................................................................. 49 Az osztályba történő belépés dátumának módosítása .......................................................................................... 49 Záradékok módosítása, új záradékok beírása............................................................................................................ 50 A csoportba történő belépés dátumának módosítása........................................................................................... 50 Téves osztályba sorolások törlése .................................................................................................................................. 51 Téves csoportba sorolások törlése ................................................................................................................................ 51 Tanárok .......................................................................................................................................................................................... 51 Tanárok adatainak kezelése, új tanárok felvitele ...................................................................................................... 52 Munkaügyi adatok kezelése, feladatellátási helyhez rendelés ............................................................................ 54 Felhasználói nevek, jelszavak és jogosultságok kezelése ...................................................................................... 55 Tantárgyfelosztás ....................................................................................................................................................................... 56 Tantárgyfelosztás módosítása ......................................................................................................................................... 57 Foglalkozás alapján eddig rögzített tanórák, mulasztások valamint értékelések módosítása................ 58 Tantárgyfelosztás törlése................................................................................................................................................... 58 Tanórán kívüli foglalkozások (napközi, tanulószoba, szakkör) rögzítése a tantárgyfelosztásba. ........... 59 Tanév rendje ................................................................................................................................................................................ 59 Tanítási nap beállítása nem tanítási (pl. szombati) napra ..................................................................................... 60 Eltérő órarend beállítás egy napra ................................................................................................................................. 61 Tanítási szünetek beállítása .............................................................................................................................................. 62 Nem órarendi napok (témanapok, iskolanapok) beállítása.................................................................................. 62 A-B hetek felcserélése ........................................................................................................................................................ 63 Tanévváltás ................................................................................................................................................................................... 64 Az intézmény oktatás-nevelési feladatainak, működési helyeinek, telephelyeinek és feladatellátási helyeinek kezelése ..................................................................................................................................................................... 64
4
Bevezetés Intézmény oktatás-nevelési feladatai ........................................................................................................................... 65 Intézmény működési helyei .............................................................................................................................................. 65 Feladatellátási helyek kezelése ........................................................................................................................................ 66 Elektronikus napló.......................................................................................................................................................................... 67 Órarend.......................................................................................................................................................................................... 67 Tanári órarendek létrehozása .......................................................................................................................................... 68 Többhetes (A-B hét) órarendek kezelése .................................................................................................................... 71 A 0. órák aktiválása az e-Naplóban ............................................................................................................................... 73 Tanári órarendek módosítása .......................................................................................................................................... 73 Óra törlése az órarendből ................................................................................................................................................. 74 Tanórán kívüli foglalkozások napirendjének beállítása ......................................................................................... 74 Csengetési rend beállítása...................................................................................................................................................... 75 A beírt tanórák visszamenőleges módosítása a megváltozott csengetési rendnek megfelelően. ........ 76 Helyettesítések............................................................................................................................................................................ 77 A helyettesítések naptárában megjelenő tanórák jelentése ................................................................................ 78 Helyettesítések módosítása és törlése ......................................................................................................................... 79 Elmaradt óra rögzítése ....................................................................................................................................................... 79 Tanórák keresése ....................................................................................................................................................................... 80 Nem kötött munkaidő keresése ........................................................................................................................................... 80 Mulasztások keresése............................................................................................................................................................... 80 Értékelések keresése ................................................................................................................................................................. 81 Gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása .................................................................................................. 81 Gondviselői jelszavak beállítása ...................................................................................................................................... 81 Gondviselői jelszavak alaphelyzetbe állítása .............................................................................................................. 81 Eszközök és Beállítások ................................................................................................................................................................ 83 Jelszómódosítás ......................................................................................................................................................................... 83 Program beállítások .................................................................................................................................................................. 83 Javítás, korrekció ........................................................................................................................................................................ 85 Adatszótárak karbantartása ................................................................................................................................................... 86 Értékelési módok, jegyek súlyozásának és színének beállítása ........................................................................... 87 Szöveges értékelések mondatbankjainak feltöltése ............................................................................................... 87
5
Bevezetés Új feljegyzéstípusok, beírások felvitele az e-naplóba ............................................................................................. 88 Importálás ......................................................................................................................................................................................... 90 Fontos szabályok az adatok importálásához................................................................................................................... 91 KIR tanulói és pedagógus adatok importálása ............................................................................................................... 91 aSc órarendek importálása..................................................................................................................................................... 92 Első órarend importálása................................................................................................................................................... 94 Órarend változások, módosítások kezelése ............................................................................................................... 96 Gondviselői adatok importálása ..................................................................................................................................... 96 Biztonsági mentés .......................................................................................................................................................................... 98 Javaslatok a biztonsági mentés használatához .............................................................................................................. 98 Dokumentumok .............................................................................................................................................................................. 99 A szaktanárok által elérhető dokumentumok ................................................................................................................. 99 Az osztályfőnökök részére elérhető dokumentumok .................................................................................................. 99 Az igazgatóság, a vezetői felhasználók részére elérhető dokumentumok .......................................................... 99 Az dokumentumoknál megjelenő ikonok jelentése, a dokumentumok típusai és kezelésük................. 99 A leggyakrabban használt dokumentumok ............................................................................................................ 100 Naplók ................................................................................................................................................................................... 100 Tanulók .................................................................................................................................................................................. 101 Pedagógusok ...................................................................................................................................................................... 101 Termek ................................................................................................................................................................................... 102 Statisztikák ........................................................................................................................................................................... 102 Munkaidő elszámoló lapok készítése.............................................................................................................................. 104 A munkaidő elszámoló lap előállításának fontosabb szabályai....................................................................... 104 Tanórák kezelése ............................................................................................................................................................... 105 Tanórán kívüli foglalkozások kezelése ...................................................................................................................... 105 Nem kötött munkaidő kezelése ................................................................................................................................... 106 Helyettesítések kezelése ................................................................................................................................................. 106 A munkaidő elszámolásához készíthető dokumentumok ................................................................................. 106
6
Bevezetés Bevezetés Az @Napló szoftver iskolaadminisztrációs rendszeren alapuló, elektronikus szoftverrendszer. A @Napló Adminisztrátori Modul a rendszer egyik alapmodulja, amelynek segítségével egyszerűen és gyorsan kezelheti azokat az adatokat, amelyek az elektronikus napló működéséhez szükségesek. Az adminisztrátori rendszerrel az alábbi adatokat kezelheti:
intézmény törzsadatai, helyiségek, termek, eszközök, tantárgyak, tantervek, pedagógusok, munkavállalók, osztályok, csoportok tanulók adatai, tanuló lakcímek kezelése, szülők-gondviselők adatai, osztályok, csoportok tagjai, tanévek kezelése, tanév rendjének adatai, tantárgyfelosztás, órarend, tanügyi, statisztikai adatok, pénzügyi adatok (opcionális).
Hardver és szoftver követelmények Az @Napló adminisztrátori felületével használható az alapnyilvántartások (tanulók, osztályok, csoportok, tanárok, tanórák, tantárgyak stb.) kezelésére. A szoftverben a tanulók, osztályok/csoportok, tantárgyak, tanárok, termek stb. adatai közvetlenül a rendszer adatbázisából származnak, ezért az adminisztrációs rendszerben felvitt vagy módosított adatok azonnal láthatók a @Napló rendszerben is.
Integráció Az @Napló rendszer tartalmazza az összes szükséges funkciót, amely a jogszabályi előírásoknak megfelel, ugyanakkor egyszerű, letisztult felületével a hatékonyabb munkavégzést támogatja. A program számos nyílt szabvánnyal rendelkezi, mely révén képes kapcsolódni a különböző oktatási rendszerekhez, adatbázisokhoz, továbbá az irodai szoftverrendszerekhez is. A rendszer használható különböző nagyságú, eltérő adottságú és típusú közoktatási intézményekben is. Használható önálló számítógépen, kis, szerver nélküli helyi számítógép hálózatban és nagy, szerverre épülő hálózatban egyaránt.
7
Bevezetés A program Windows és Linux operációs rendszerre egyaránt telepíthető, a felhasználói oldalon pedig bármilyen operációs rendszerrel használható.
Minimális rendszerkövetelmények - szerver Processzor: Pentium IV vagy azzal egyenértékű CPU Memória: 1 GB memória Merevlemez: 2 darab 160GB merevlemez hardveres vagy szoftveres RAID tömb Hálózat: 100 MBit vezetések hálózat, vagy min. 54 MBit WiFi hálózat min. WEP2 titkosítással Operációs rendszer: Windows XP/Vista/7, Windows 2003/2008 HUN Szerver, Linux 2.6 kernel1
Javasolt rendszerkövetelmények - szerver Processzor: 2-4 magos Intel vagy AMD processzor Memória: 3-4 GB RAM memória Merevlemez: 2 darab 250GB merevlemez hardveres RAID tömb Hálózat: 100 MBit vezetések hálózat, vagy min. 54 MBit WiFi hálózat min. WEP2 titkosítással Operációs rendszer: Windows 2003/2008 Szerver HUN, Linux 2.6 kernel Backup eszköz: DVD író, NAS szerver. Egyéb: szünetmentes tápegység.
Javasolt beállítások és szoftverek - kliens Képernyőfelbontás: 1024x768 32bit színmélység Böngészőprogram: Mozilla Firefox 3.5 vagy magasabb verziószám, Internet Explorer 7.0 vagy magasabb verziószám, Chrome 9.0 vagy magasabb verziószám, Safari 5.0 vagy magasabb verziószám. Kliens oldalon bármilyen operációs rendszerrel használható.
WEB alkalmazások kezelése A WEB alkalmazások kezelése - az Internetes technológia sajátosságai miatt - némileg eltérő, mint a hagyományos szoftverek (pl.: irodai alkalmazások) kezelése. Az alábbiakban néhány olyan kezelési szabályra hívjuk fel a figyelmet, amelyet mindig szükséges betartani!
A WEB alapú alkalmazások reakcióideje általában néhány másodperccel hosszabb, mint a hagyományos programoké.
1
Linux operációs rendszer használatakor a Windows szerverekkel és termékekkel kapcsolatos kiegészítő modulok nem használhatók. 8
Bevezetés A programban ne használja a böngészőprogram vissza gombját, helyette mindig az alkalmazás saját gombjait alkalmazza!
Soha ne indítsa el több példányban a programot! A Tálcán mindig ellenőrizheti, hogy hány böngészőablak van nyitva!
Ha a program használata során sokáig csak a "Kérem várjon…" feliratot látja, zárja be és indítsa újra a böngészőprogramot!
A @Napló program (és általában a WEB rendszerek) nem különbözteti meg az egyszeres és a dupla kattintást, ezért bármilyen kezelőfelületi elemre (nyomógombra, listára, beviteli mezőre) csak egyszer kattintson!
Kérjük, hogy a program hatékony használata érdekében a WEB alkalmazások kezelésével kapcsolatos alapvető szabályokat mindig tartsa be!
Bejelentkezés A szoftverbe kizárólag az arra jogosult felhasználók léphetnek be. A belépéshez meg kell adnia felhasználónevét és titkos jelszavát!
Az elektronikus naplóban minden felhasználót a felhasználóneve és jelszava azonosít. Kérjük, hogy különösen körültekintően járjon el a jelszavának védelme érdekében, ne írja fel jelszavát olyan helyre amit mások is láthatnak, valamint ne adjon meg könnyen kitalálható jelszót sem. Az @Napló Adminisztrátori rendszer alkalmas arra, hogy az arra jogosult felhasználók többféle hitelesítő (autentikációs) mód alapján lépjenek be a rendszerbe. A szoftvermodult lehetőség van összekötni LDAP címtárakkal (pl.: Active Directory) is a felhasználók azonosítása céljából.
A
rendszer
alapértelmezés
szerint
a
saját
felhasználói
rendszeréből
hitelesít,
az
alábbi
felhasználónevekkel:
9
Bevezetés
igazgato titkar admin fenntarto2
Az @Napló saját hitelesítési rendszerében nincs lehetőség a felhasználók bővítésére, ehhez vagy az hitelesítési módot kell megváltoztatni LDAP alapú felhasználó-kezelésre.
Az Adminisztrációs rendszerhez tartozó felhasználónevekkel (admin, igazgato, titkar) csak az Adminisztrációs rendszerbe ill. a Dokumentációs rendszerbe lehet belépni. Az Elektronikus naplóba csak a tanárok adatainál megadott felhasználónevekkel és jelszavakkal lehetséges a belépés! A böngészőprogramok alkalmasak arra, hogy felhasználónevét és jelszavát eltárolják a későbbi bejelentkezés egyszerűsítése céljából. A jelszavak megjegyzése funkciót azonban kizárólag a saját számítógépén használja!
Minden olyan számítógépen, amelyhez Önön kívül másnak is van hozzáférése, ne mentse el felhasználónevét és jelszavát! Címtár alapú hitelesítés Amennyiben az elektronikus naplóban címtár (LDAP) alapú felhasználó-kezelést szeretne használni, akkor az @Naplóban elegendő a felhasználói neveket – a címtáréval megegyező módon – beállítani a felhasználóknak, a jelszavakat nem szükséges az e-naplóban megadni. A címtárral történő összekapcsolás után, a felhasználói bejelentkezéseket mindig a címtár fogja hitelesíteni. Ha címtár alapú bejelentkezést használ, akkor előfordulhat, hogy azok a tanárok akiknek esetleg rosszul rögzítette az adatait a címtárban, vagy nem vette fel még oda őket, nem tudnak bejelentkezni az enaplóba. Ilyen esetben mindig ellenőrizze, hogy a címtárban és az e-naplóban beállított felhasználónevek egyeznek-e, valamint ellenőrizze a címtár beállításait is.
Fenntartói hozzáférés Az @Napló Adminisztrátori rendszerében lehetőség van bekapcsolni a fenntartói jogszintű hozzáférést is. A fenntartói jogosultságú felhasználók kizárólag olvasási joggal rendelkeznek a programban.
A
fenntartói hozzáférés alapértelmezetten nincs bekapcsolva a rendszerben, ennek aktiválásához kérje ügyfélszolgálatunk segítségét.
2
opcionális beállítás 10
Az adminisztrátori program kezelése Az adminisztrátori program kezelése A programba történő bejelentkezés után a nyitólap jelenik meg, ahonnan elérhetők a szoftver alapfunkciói, illetve a leggyakrabban használt műveletek. A nyitólapon látható az adminisztrációs rendszer üzenetei, amelyek különböző rendszerinformációkat és ellenőrzéseket tartalmaznak.
Főmenü A főmenüben az alábbiakra van lehetőség:
3
Az intézményi nyilvántartások, törzsadatok kezelésére.
Az elektronikus naplóval kapcsolatos adatok lekérdezésére.
Táblázatok, külső adatforrások importálására.
Statisztikai lekérdezések, táblázatok előállítására.
A dokumentációs rendszer elérésére.
Az adminisztrációs rendszer üzeneteinek megtekintésére.
Pénzügyi rendszer adatainak kezelésére3
Az adatbázis mentésére.
A rendszer beállításainak módosítására.
Kilépésre a programból.
A leggyakrabban használt funkciók gyors elérésre.
opcionális funkció 11
Az adminisztrátori program kezelése Címsor A címsor az általános információkat tartalmazó sáv a képernyő tetején, amely minden lapon megjelenik. A címsorban a bal oldalon az intézmény neve és azonosítója, az aktuális tanév, és a bejelentkezett felhasználó neve, jogosultsági szintje található.
A címsorban a jobb oldalon található meg a programból történő kilépés, ill. a kezdőlapra lépés (ELEJÉRE) gombja is.
Alapfunkciók A képernyő közepén részén találhatók a szoftver alapfunkcióit tartalmazó nyomógombok. Az egyes alapfunkciók a következők:
Nyilvántartások A szoftver különböző alapadatainak (intézmény, tantárgyak, termek, tanulók, tanárok, tantárgyfelosztás, osztályok, csoportok stb.) kezelése.
Elektronikus napló Az e-naplóval kapcsolatos adatok (órarend, helyettesítése, csengetési rend stb.) kezelése, valamint keresési, lekérdezési, szűrési lehetőségek az e-naplóból származó adatokkal (tanórák, jegyek, mulasztások, feljegyzések stb.) kapcsolatosan.
12
Az adminisztrátori program kezelése Dokumentumok készítése Az @Napló rendszer rendelkezik egy nagyteljesítményű dokumentumgeneráló szoftvermodullal, amely alkalmas az osztálynaplók, statisztikák, törzslapok, igazolások, bizonyítványok, ill. egyéb iskolai dokumentumok PDF, DOC,
és XLS
formátumú
előállítására.
A dokumentumgenerátor előre
meghatározott sablonok alapján, az elektronikus napló adatbázisából származó adatokkal állítja elő a különböző dokumentumokat és elektronikus statisztikákat.
A dokumentációs rendszer részletes leírását az @Napló Elektronikus naplójának felhasználói kézikönyve tartalmazza! Adatok importálása Az e-Napló az adatimportálási és exportálási lehetőségek széles körű lehetőségét tartalmazza. Alkalmas a külső alkalmazások (KIR, aSc órarendszerkesztő) által előállított adattartalmak importálására és szinkronizálására egyaránt.
Tanügyi statisztikák A tanügyi statisztikák funkcióval számos statisztikai táblázatot ill. diagramot lehet előállítani. Itt találhatók meg a KIR-STAT támogatására szolgáló adattáblázatok is.
Pénzügyi adatok kezelése4 A pénzügyi adatok kezelése a tandíjas képzést folytató intézmények számára. A pénzügyi rendszer csak opcionálisan áll rendelkezésre.
Biztonsági mentés Biztonsági mentés készítése a program adatairól.
Eszközök és beállítások A szoftver különböző beállításainak és szoftvereszközeinek kezelése.
Gyorsfunkciók Az @Napló 8 verziójának egyik újdonsága, hogy a nyitólap bal oldalán található funkciók segítségével a program leggyakrabban használt műveleteit egy kattintással lehet elérni. Nyitólap Ugrás a program nyitólapjára, főlapjára.
4
opcionális funkció 13
Az adminisztrátori program kezelése Tanulók A tanulók adatainak keresése és szűrése. Osztályok Az intézmény osztályainak listája. Csoportok Az intézmény csoportijainak listája. Tanulók besorolása Ugrás a tanulók besorolásának lapjára. Tanárok Az intézmény pedagógusainak, tanárainak listája. Tantárgyfelosztás A tantárgyfelosztás kezelése Órarend Az órarendek kezelése. Tanév rendje Az aktuális tanév rendjének kezelése. Adatszótárak A rendszer adatszótárainak karbantartása Helyettesítések A helyettesítések kezelése Biztonsági mentés Biztonsági mentés készítése a program adatairól. Eszközök és beállítások A szoftver különböző beállításainak és szoftvereszközeinek kezelése.
Nyomógombok A nyomógombokat a képernyő tetején látható eszköztárakról érheti el. Az egyes gombok funkciójának áttekintő táblázatában a leggyakrabban megjelenő funkciók elérést láthatja.
14
Az adminisztrátori program kezelése Nyomógomb
Általános funkciók Továbblépés a következő oldalra. Visszalépés az előző oldalra Új elem felvitele a rendszerbe. A kijelölt elem módosítása A kijelölt elem törlése Adatok, adatkapcsolatok megtekintése. A keresési feltételnek megfelelő elemek keresése, szűrése. Adatok rögzítése, Rögzítése az adatbázisba A művelet végrehajtása, futtatása. A megjelenített lista exportálása Excel formátumú táblázatba A megjelenített lista nyomtatási képnek megjelenítése és nyomtatása. Ugrás a program főmenübe
Nyomógomb
Tanulói, tanári adatokkal kapcsolatos funkciók A kijelölt tanuló, tanár, szülő lakcímének megtekintése, módosítása. A tanulóhoz tartozó dokumentumok kezelése A tanulóhoz tartozó felmentések kezelése A kijelölt tanuló szülői, gondviselői adatainak megtekintése, módosítása.
Nyomógomb
Osztályokkal, csoportokkal kapcsolatos funkciók A kijelölt osztály, csoport tanulóinak listázása
15
Nyilvántartások Nyilvántartások A
Nyilvántartások
menüben
kezelheti
az
intézmény
adminisztrációs
rendszerében
kezelhető
alapnyilvántartásokat és adatokat.
Intézmény Az intézmény alapadatai a telepítés során kerülnek beállításra. Az intézmény OM azonosítóját a rendszer integritása miatt nem lehet a felhasználók által megváltoztatni. Az OM azonosító változása ill. intézmény összevonások, szétbontások esetében a rendszer migrációja szükséges.
Az intézmény adatainak módosításához válassza, ki az intézményt majd kattintson a Módosítás gombra!
16
Nyilvántartások
Az intézmény OM azonosítója nem módosítható! Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra!
Termek A termek, helyiségek esetében lehetőség van az intézményben található termek, helyiségek nevének, jellegének, befogadóképességének, valamint méretének meghatározására.
A termek megadása
mindéképpen szükséges, ha az elektronikus napló az órarend alapján szeretné használni.
A helyiség nevét, ill. a jellegét a rendszerben kötelezően meg kell adni! A termek funkciógombra kattintva megjelenik az osztálytermek, szaktermek listája.
A helyiség adatainak módosításához válassza, ki az helyiséget majd kattintson a Módosítás gombra!
17
Nyilvántartások
Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! Új terem létrehozását kezdeményezheti egy meglévő terem adatainak, kint sablonnak a felhasználásával is. Ilyen esetben a listában jelöljön ki egy elemet, majd az Új felvitel gombra kattintva a kijelölt elem adatai átmásolódnak az új elem mezőibe.
Tantárgyak Az intézmény tanárgyainak kezelését a „Tantárgyak” menüpontből kezdeményezheti. A tantárgyak esetében lehetősége van a tantárgy nevének, kategróriájának meghatározására. A tantárgyaknál meghatározhatja, hogy az adott tárgy ún. főtárgy vagy valamelyik főtárgyhoz tartozó résztantárgy. Ha egy tantárgy esetében bejelöli a főtárgyat úgy a főtárgy neve automatikusan a tantárgy neve lesz.
A tantárgy adatainak módosításához válassza, ki az helyiséget majd kattintson a Módosítás gombra!
18
Nyilvántartások
Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez.
A tantárgy nevét, ill. a kategóriáját a rendszerben kötelezően meg kell adni! Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! Új tantárgy létrehozását kezdeményezheti egy meglévő tantárgy adatainak, kint sablonnak a felhasználásával is. Ilyen esetben a listában jelöljön ki egy elemet, majd az Új gombra kattintva a kijelölt elem adatai átmásolódnak az új elem mezőibe.
Főtárgyak kezelése A @Napló rendszerben létre lehet hozni olyan tantárgyakat is, amelyek egy másik tantárgynak – ún. főtárgynak – a részei. A nem főtárgyakat akkor célszerű létrehozni, ha (pl.: modulrendszerű oktatásban) egy-egy tantárgy több tanórai tantárgyra van bontva, de osztályzásra, értékelésre csak a főtárgy kerül.
A rendszerben a félévi, év végi értesítők, a statisztikai táblázatok csak a főtárgyakra adott értékeléseket jelenítik meg. A főtárgyak kezelése során az alábbiakat célszerű követni:
A „hagyományos” tantárgyakat mindig főtárgyként kell felvenni. Ezekhez a tantárgyakhoz értékelés, félévi, év végi jegyeket is lehet adni, a naplóban, statisztikákban mindig megjelennek.
Azokat a tantárgyakat, amelyek egy főtárgyhoz tartoznak, a haladási naplóban a szokásos módon lehet beírni, azonban félévi év végi értékelést a főtárgynak kell adni, ez fog megjelenni az értesítőkben és a statisztikában is.
Abban az esetben, ha az elektronikus naplóban a főtárgyaknál nem jelennek meg a résztantárgyak értékelései, kérjük ellenőrizzék az Elektronikus naplóban az „Eszközök és beállítások – Beállítások” funkcióban az „Értékelések” lapon, hogy a „Értékelésnél az eddigi beírt értékelések között a tantárgy és hierarchiában összekapcsolt tantárgyak értékelései is megjelennek:” opció IGEN értékre van-e állítva.
19
Nyilvántartások Gyakorlati tárgyak kezelése A programban egy adott tantárgyhoz be lehet állítani, hogy gyakorlati tantárgy. Ebben az esetben a különböző statisztikáknál a rendszer figyelembe veszi a gyakorlati tárgyak szerinti bontásokat is.
Magatartás és szorgalom értékelések kezelése Az @Naplóban lehetőség van külön magatartás és szorgalom „tantárgyat” is felvenni, ugyanakkor a magatartás és szorgalom értékeléseket legegyszerűbben az osztályfőnöki órához tudják rögzíteni.
Kérjük ügyeljenek arra, hogy az osztályfőnöki tantárgynak mindig állítsák be az „osztályfőnöki, élet- és pályatervezés” tantárgy kategóriát!
Azoknál az osztályoknál ahol nincs osztályfőnöki óra, a magatartás és szorgalom értékelések kezelése céljából mindenképpen javasoljuk, hogy vegyenek fel az osztályfőnök tantárgyfelosztásába egy osztályfőnöki foglalkozást!
Tantervek Az
intézmény
tanterveinek,
képzési
programjainak
kezelését
a
„Tantervek”
menüpontből
kezdeményezheti. A tantervek esetében lehetősége van a tanterv nevének, a tantervre jellemző csoporttípusnak, a kezdő és befejező évolyamnak a meghatározására, továbbá megjelölheti, hogy az adott tanter a kerettantervre épül.
A tantervek kezelése opcionális funkció nem szükséges feltétlenül az elektronikus napló használatához.
20
Nyilvántartások Új tanterv felviteléhez kattintson az Új gombra, a tanterv adatainak módosításához jelölje ki a tantervet, majd kattintson a Módosítás gombra!
Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! A tanterveket lehetőség van a tanulókhoz ill. – homogén tantervű osztályok esetén – az iskolai osztályokhoz is hozzárendelni. A naplóban a tanulói adatoknál megjeleníthetők a tantervek, képzési programok is, így pl. szakképző osztályok esetén a tanulói adatoknál látható, hogy a tanuló milyen képzés szerint folytatja a tanulmányait.
Eszközök Az intézmény eszközeinek kezelését a Eszközök menüpontből kezdeményezheti. Az eszközök kezelése nem feltétlenül szükséges az e-napló használatához, ugyanakkor a funkció lehetőséget teremt arra, hogy az egyes helyiségekben, valamint a tanároknál levő eszközöket a rendszerben nyilvántartsuk. Az Eszközök funkcióra kattintva megjelenik az intézmény nyilvántartásában szereplő eszközök listája.
Ha új eszközt szeretne felvenni kattintson az Új nyomógombra, vagy kattintson a Módosít gombra ha módosítani szeretné az eszköz adatait. Az eszköznek a nevét, a fellelhetőségi helyét, az eszköz típusát, a statisztikai besorolását, a darabszámot, a beszerzés dátumát, a személyi felelőst, ill. a leltári számot lehet megadni.
Az eszköz esetében kötelezően meg kell adni az eszköz nevét, ill. a fellelhetőségi helyét! Ha nincs helyiség felvéve a rendszerbe, akkor először vegyen fel egy helyiséget!
21
Nyilvántartások
Az adatok felvitelének rögzítéséhez nyomja meg a Tovább, majd a Rögzítés nyomógombokat!
Tanulók A tanulók adatait az @Napló rendszer adminisztrációs modulján keresztül kezelheti. Az e-napló telepítésekor lehetőség van külső tanulói adatok átvételére is (pl. KIR rendszerből, vagy tetszőleges Excel táblázatból) , így a telepítéskor a tanulók már szerepelhetnek a rendszerben. A tanulói adatok külső adatfájlokból történő importálásáról az Importálás c. fejezetben olvashat részletesen. A tanulók kereséséhez, listázásához kattintson a tanulók funkcióra. A tanulók esetében először az ún. keresőlap nyílik meg, ahol lehetősége van osztályok tanulóira vagy akár egy konkrét tanulóra is rákeresni.
Tanulók gyorskeresése a neve alapján Ha a Tanuló neve mezőben elkezdi begépelni a tanuló nevét, akkor a program egy listában automatikusan elkezdi a tanulókat leszűrni a beírt karakterek szerint. Ezzel a funkcióval nagyon gyorsan kereshet meg egy konkrét tanulót!
22
Nyilvántartások
Ha a keresési, szűrési mezőket üresen hagyja és a Keres gombra kattint, akkor megjelenik az összes tanuló. Tanulók adatainak kezelése, új tanulók felvitele A tanulók listáját tartalmazó képernyő jobb felső sarkában levő ún. gyorskereső segítségével, egyszerűen szűrheti osztályokra a tanulói listákat
Ha új tanulót kíván felvenni, kattintson az Új felvitel nyomógombra!
23
Nyilvántartások
A tanulók esetében az alábbi adatokat lehet kezelni:
tanuló oktatási azonosítója,
tanuló neme,
tanuló neve (családi- és utónév),
anyja neve,
tanuló születési neve (családi- és utónév),
állampolgársága, anyanyelve
születési dátum és hely,
elérhetőségi adatai (lakcíme, telefonszáma, e-mail cím),
gondviselő neve, rokonsági foka, elérhetősége
24
Nyilvántartások
igazolvány típusa és száma,
diákigazolvány kelte és száma,
adó és TAJ száma,
bankszámlaszáma
megjegyzés a tanulóhoz,
tanügyi adatai,
SNI adatok (beállítástól függően).
BTM adatok (beállítástól függően).
sportolói adatok (beállítástól függően).
Az @Napló rendszerben a tanuló oktatási azonosítóját, nevét, nemét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, valamint a gondviselő nevét kötelezően ki kell tölteni! A tanügyi adatoknál az Osztály kiválasztásával lehetőség van az újonnan rögzített tanulók azonnal osztályba sorolni is.
A tanulók SNI, BTM, sportolói, vallási adatainak kezelését az adminisztrációs rendszer Beállítások funkcióban tudja bekapcsolni! Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva rögzítheti az adatokat! A tanuló adatainak módosításához válassza, ki a tanulót majd kattintson a Módosítás gombra! A lapon a tanulók személyes és tanügyi adatait módosíthatja. Magántanulók kezelése Az magántanulók esetében ha kijelöljük a tanulói adatoknál a magántanuló státuszt, akkor – az e-napló beállításaitól függően – a magántanulókat nem lehet hiányzónak írni a tanórákon. Az Elektronikus napló beállításainál megadható, hogy a magántanulókat milyen órákon tegye inaktívvá a rendszer.
25
Nyilvántartások
A tanulók elérhetőségi adatainak módosítása A tanulók elérhetőségi adatainak módosításához válassza ki a listából a tanulót, majd kattintson az Elérhetőség nyomógombra.
A tanuló elérhetőségeit a listába láthatja, itt vehet fel új elérhetőségi adatokat a tanulóhoz ill. módosíthatja azokat.
A szülők, gondviselők adatainak kezelése A tanulókhoz tartozó gondviselők adatainak módosításához válassza ki a listából a tanulót, majd kattintson az Gondviselő nyomógombra.
26
Nyilvántartások A tanuló elérhetőségeit a listába láthatja, itt vehet fel új gondviselőket a tanulóhoz ill. módosíthatja azokat. Új gondviselő felvételéhez kattintson az Új nyomógombra.
A gondviselők adatainál meg kell adni a gondviselő nevét és rokonsági fokát, továbbá be lehet állítani a gondviselés kezdetét és megjelölni az elsődleges gondviselőt, ha a tanulónak több gondviselője is van.
A szülői, gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása Az @Napló rendszerében alapvetően kétféle módon –automatikusan és manuálisan - lehet kezelni a szülői bejelentkezéseket. Abban az esetben ha a szülőknek különböző felhasználóneveket és jelszavakat szeretnénk adni, akkor a gondviselők adatainál kell megadni a szülőhöz tartozó felhasználónevet és jelszót. Ebben az esetben ügyelni kell arra, hogy a szülőknek mindig különböző felhasználóneveket adjunk meg. Ha manuálisan adjuk meg a felhasználóneveket és jelszavakat, akkor a szülők, gondviselők különböző felhasználóneveket használhatnak. A másik lehetőség, hogy a gondviselőknek automatikusan a gyermekük oktatási azonosítója és születési dátuma alapján generálhatunk felhasználóneveket és jelszavakat. Ebben az esetben a szülők mindig azonos felhasználónévvel és jelszóval léphetnek be az e-ellenőrzőkönyvbe.
Az elektronikus ellenőrzőkönyv automatikus jelszavainak beállítását az Adminisztrációs rendszerben az E-NAPLÓ lapon az „Gondviselői jelszavak beállítása” ill. „Összes gondviselői jelszó alapra állítása” funkcióval végezheti el. A felhasználónevek jelszavak beállításának tudnivalóit a kézikönyv „A gondviselői jelszavak automatikus beállítása” fejezetben olvashatja el.
Osztályok A @Napló rendszer külön kezeli az iskolai osztályokat ill. iskolai csoportokat, függetlenül attól, hogy osztálybontásból vagy pl. évfolyam szinten jöttek-e létre. Az iskolai osztályok mindig tanévenként jönnek létre, tehát az egyes osztályok azonosítására a tanév és az osztály megnevezése alkalmas.
27
Nyilvántartások Az @Napló rendszerben az aktuális ill. a következő tanévű osztályokat lehet kezelni! Az osztályok kezelése során az e-napló fontos elve, hogy egy tanuló csak egy osztálynak lehet a tagja, egy tanéven belül. Ugyanakkor a tanulók tetszőleges számú csoportnak lehetnek a tagjai. Az osztályok másik jellemzője, hogy a csoportoknál meg lehet adni, hogy egy-egy csoport melyik osztály bontásából jön létre.
A dokumentációs rendszerben az osztálynaplók mindig egy osztályhoz kötötten jönnek létre, függetlenül attól, hogy a tanulók milyen további csoportnak is a tagjai. Az osztályok esetében az alábbi adatokat lehet kezelni:
osztály megnevezése,
osztály évfolyama,
tanév,
osztályfőnök neve,
képzési forma, tanterv (opcionálisan kezelhető),
végzős osztály jelölése,
feladatellátási hely beállítása,
megjegyzés.
Az @Napló rendszerben az osztály nevét, évfolyamát és tanévét kötelezően ki kell tölteni! Az osztály adatainak megtekintéséhez, módosításához kattintson az Osztályok funkcióra!
A listában az összes osztály megjelenik. Ha tanévekre szeretné szűrni az osztályokat, akkor a képernyő jobb felső részén található Tanév mezőben kiválaszthatja a megfelelő tanévet.
28
Nyilvántartások Osztályok adatainak kezelése, új osztályok létrehozása Új osztály felviteléhez kattintson az Új gombra! Az osztály felvitelét kezdeményezheti egy másik, létező osztály adatainak átmásolásával is. Ilyen esetben jelölje ki a mintaként szolgáló osztályt, majd kattintson az Új gombra!
Az osztályok adatainál az osztály nevét, évfolyamát és tanévét kötelezően meg kell adni! Az osztályoknál meg lehet adni az osztályfőnök ill. osztályfőnök-helyettes, évfolyamfelelős nevét is. A kiválasztott osztályfőnökök és esetleges helyettesük automatikusan megkapja az elektronikus naplóban az adott osztályra vonatkozó összes osztályfőnöki jogot. Az osztályoknál – opcionálisan – meg lehet adni a képzési formát ill. – homogén tantervű osztályok esetén – a tantervnek vagy képzési programnak a nevét. A nem homogén tantervű osztályok esetében a tanulóknál kell beállítani, hogy milyen tanterv szerint tanulnak. Amennyiben a statisztikai célú adatszolgáltatásokban (pl. KIR-STAT) feladatellátási helyekre bontottan szeretné megjeleníteni az osztályokat, akkor állítsa be az osztályhoz tartozó feladatellátási helyet is.
Kérjük, ügyeljen arra, hogy az osztálynevek – tanévenként - mindig különbözőek legyenek! Az osztály adatainak módosításához az osztályok listájából válassza, ki az osztályt majd kattintson a Módosítás gombra!
Az osztályoknak a tanév adatmezője – a rendszer integritásának biztosítása miatt – a létrehozás után már nem módosítható!
29
Nyilvántartások
Az osztályok törléséhez jelölje ki az osztályt és válassza a Törlés gombot. Osztályt csak akkor törölhet, ha az osztály nem szerepel, az órarendben ill. a tantárgyfelosztásban, továbbá nem tagja egyetlen tanuló sem.
Osztályfőnöki jogosultságok kezelése Az @Napló rendszerben nem szükséges külön osztályfőnöki jogszinteket kezelni. Az adott osztályhoz tartozó osztályfőnöki jogosultságot automatikusan az a tanár kapja meg, akit az osztályok adatainál osztályfőnöknek vagy osztályfőnök-helyettesnek beállítottunk.
Az osztályfőnökök vagy osztályfőnök helyettesek csak a saját osztályukba járó tanulók adatait kezelhetik! A tanulók osztályokba sorolását csak az Adminisztrációs rendszerben lehet megtenni.
Végzős évfolyamú osztályok A rendszerben – középfokú oktatási intézmények esetén – jelölhetjük a végzős évfolyamot. Ilyen esetben a rendszer a – tanév rendjében szereplő – „utolsó tanítási nap a végzős évfolyamokon” napon automatikusan zárolja a végzős évfolyamú osztályokat, csoportokat.
A végzős évfolyamok kezelése csak a középfokú oktatási intézményekre vonatkozik!
Csoportok A @Napló rendszer külön kezeli az osztályokat valamint a különböző csoportokat. Az iskolai csoportok mindig
tanévenként
jönnek
létre,
tehát az
egyes
csoportok
azonosítására
a
tanév és a
csoportmegnevezése alkalmas. A szoftverben a csoport típusa alapján kerül meghatározásra, hogy tanórai típusú csoportot szeretnénk kezelni, vagy egyéb foglalkozási csoportot akarunk létrehozni.
30
Nyilvántartások
Az @Napló rendszerben nem csak tanórai célú iskolai csoportokat, hanem tetszőleges (pl.: napközis, tanulószobai, szakköri, sportköri stb.) csoportokat lehet kezelni. Csoportok adatainak kezelése új csoport létrehozása Új csoport felviteléhez kattintson az Új gombra! A csoport felvitelét kezdeményezheti egy másik, létező csoport adatainak átmásolásával is. Ilyen esetben jelölje ki a mintaként szolgáló csoportot, majd kattintson az Új felvitel gombra!
Az csoportok adatainál az osztály nevét, a csoport típusát, az évfolyamát és tanévét kötelezően meg kell adni! Abban az esetben ha a csoportnak nincs évfolyama (pl.: szakköri csoportok) akkor válassza az évfolyamok listájából az „na” értéket. A tanórai célú csoportoknak mindig célszerű beállítani az évfolyamot, hogy a rendszer statisztikai célú adatszolgáltatásait kezelni tudja a program.
31
Nyilvántartások Kérjük fokozottan ügyeljen arra, hogy a csoport típusát mindig jól adja meg, mert az enapló számos funkciója (pl.: mulasztások kezelése, foglalkozások felvitele) a csoportok típusához kötött! Az osztálybontásból származó csoportoknál meg lehet adni, hogy melyik osztály bontásából jött létre. Ha a csoport több osztály tanulóiból áll, akkor ezt a mezőt nem kell kitölteni. Az osztályoknál – opcionálisan – meg lehet adni a csoportvezetőt, ez a funkció elsősorban a nem iskola csoportoknál (pl. kollégiumi csoportok) szükséges. Amennyiben a statisztikai célú adatszolgáltatásokban (pl. KIR-STAT) feladatellátási helyekre bontottan szeretné megjeleníteni a csoportokat, akkor állítsa be a csoportokhoz tartozó feladatellátási helyet is.
Kérjük, ügyeljen arra, hogy a csoportok elnevezései – tanévenként - mindig különbözőek legyenek! A csoport adatainak módosításához válassza, ki a csoportot majd kattintson a Módosítás gombra!
A csoportok tanév adatmezője – a rendszer integritásának biztosítása miatt – a létrehozás után már nem módosítható! A csoportok törléséhez jelölje ki az csoportot és válassza a Törlés gombot. Csoportot csak akkor törölhet, ha a csoport nem szerepel, az órarendben, ill. a tantárgyfelosztásban, továbbá nem tagja egyetlen tanuló sem. Az @Naplóban rendkívül rugalmasan alakíthatja ki a csoportokat, ezért javasoljuk, hogy a különböző tantárgyi csoportbontásokhoz (pl.: matematika, nyelvi, informatika, szakmai tárgyak stb.) mindig külön csoportot alakítson ki.
Osztálybontásos csoportok kezelése Ha egy olyan csoportot szeretne létrehozni, amely egy adott osztály bontásából jön létre, akkor az Osztálybontás mezőben kiválaszthatja, hogy melyik osztály bontásából jött létre az osztály. A bontott
32
Nyilvántartások csoportok esetében az órarendeknél a program mindig figyelembe veszi, hogy az osztályhoz milyen további csoportok tartoznak.
Több osztályból létrehozott (évfolyam vagy iskolai szintű) csoportok kezelése Amennyiben olyan csoportot szeretne létrehozni, amelyik több osztályból tevődik össze, akkor az Osztálybontás mező értékét ne állítsa be. Ebben az esetben a program az osztályokat és a hozzájuk tartozó csoportokat a tanulókon keresztül fogja összekapcsolni. Abban az esetben, ha egy osztálynak akár egy tanulója is az adott tanórai csoportba kerül besorolásra, akkor az osztály naplójába, órarendjébe ezek a csoportok is megjelennek!
Azok a csoportok amelyek több osztály tanulóiból jönnek létre csak akkor jelennek meg az osztályok órarendjébe ill. a naplókba ha legalább egy tanulót besorolt az osztályból a csoportba! Javasoljuk, hogy az órarendek szerkesztése előtt legalább egy tanulót soroljon be a kapcsolódó osztályokból, hogy azok órarendjébe is megjelenjen a csoport! Nem tanórai csoportok kezelése Az @Napló rendszerben kezelheti a nem tanórai célú (pl.: napközi, szakkör, kollégium stb.) csoportokat is. A csoport típusánál van lehetősége meghatározni, hogy az adott csoport tanórai célú vagy egyéb tanórán kívüli csoport. A program a csoportok kezelésénél, a csoportokhoz tartozó dokumentumok előállításánál mindig a csoport típusát veszi figyelembe.
A nem tanórai célú csoportok foglalkozásai az osztályok órarendjében ill. a hagyományos naplóban nem jelennek meg! Az egyes csoportokhoz lehetősége van ún. csoportnaplókat is előállítani, a foglalkozások adatainak adminisztrálásához. A csoportok típusa határozza meg, hogy pl. a mulasztásokat a program milyen módon összesítse. A tanórai mulasztásokhoz az osztálykeretben ill. az „iskolai csoport (tanórai célú)” csoportokban kapott mulasztások összesítődnek, az összes többi csoporttípus esetében a tanórán kívüli mulasztáshoz számolja a hiányzásokat.
Kérjük fokozottan ügyeljen arra, hogy a csoport típusát mindig jól adja meg, mert az enapló
számos
funkciója
(pl.:
mulasztások
kezelése,
foglalkozások
felvitele,
osztálynaplókban megjelenő csoportok stb.) a csoportok típusához kötöttek!
33
Nyilvántartások Végzős évfolyamú csoportok A rendszerben – középfokú oktatási intézmények esetén – jelölhetjük a végzős évfolyamot. Ilyen esetben a rendszer májusban automatikusan zárolja a végzős évfolyamú csoportokat. A végzős évfolyamú csoportokat csak a középfokú oktatási intézményekben kezelni.
Tanulók besorolása A tanulók besorolás funkcióval van lehetősége a tanulók osztályokba, csoportokba sorolásának, a tanulócsoportok kezelésének. A @Napló rendszerben mindig két tanévet (az aktuális és a következő tanév) kezelhet, a osztályokba, csoportokba sorolást is ennek megfelelően.
A tanulók osztályba, csoportba sorolása vonatkozhat az aktuális ill. a következő tanévre, továbbá a kiiratkozási, törlési és visszairatkozási műveleteket tanévektől függetlenül is elvégezheti.
Az osztályokba és csoportokba sorolás ill. kiiíratkozás funkcióinak áttkeintése Funkció Aktuális tanév
Alkalmazás
Tanulók osztályba sorolása első
Az új tanulók beíratása a rendszerbe az
alkalommal az aktuális tanévben.
aktuális tanévre, tanév közben jött tanulók beírtakozása.
34
Nyilvántartások Funkció Aktuális tanév
Aktuális tanév
Alkalmazás
Tanulók átsorolása egyik
A tanulók áthelyezése (pl.: fegyelmi okból) az
osztályból a másik osztályba, az
egyik osztályból a másik osztályba, az aktuális
aktuális tanéven belül.
tanévben.
Tanulók csoportokba sorolása
A tanulók besorolása a különböző
osztályokból, az aktuális tanévben.
csoportjaikba (pl.:nyelvi csoport, szakmai gyakorlati csoport) az osztályok alapján, az aktuális tanévben.
Aktuális tanév
Tanulók átsorolása másik
Csoportok közötti átsorolás (pl.: nyelvi
csoportba az aktuális tanévben.
csoportok váltása), az aktuális tanévben.
Kiirítkozás
Tanulók kiiratkozása az aktuális
A tanulók távozása (tanév végén és tanév
osztályokból és
tanévből.
közben) az intézményből.
Tanulók törlése csoportból
A tanulók törlése csoportokból tanévtől
csoportokból Kiirítkozás osztályokból és
függetlenül. (az osztályokból nem törli a
csoportokból
tanulót)
Kiirítkozás
Fel nem vett tanulók törlése
A felvételt nem nyert tanulók végleges törlése.
Kiiratkozott tanulók visszaíratás
A korábban kiirt tanulók visszairatkozása
osztályokból és csoportokból Kiirítkozás osztályokból és
tanévtől függetlenül.
csoportokból Következő tanév
Osztályba sorolás a következő
osztályaiba és
tanévre
Új tanulók beíratkozása a következő tanévre.
csoportjaiba sorolás Következő tanév
Osztályok léptetése a következő
Teljes osztályok léptetése az előző tanévből a
osztályaiba és
tanévre
következő tanévre.
Következő tanév
Csoportok léptetése a következő
Teljes csoportok léptetése az előző tanévről a
osztályaiba és
tanévre
következő tanévre.
csoportjaiba sorolás
csoportjaiba sorolás
35
Nyilvántartások Funkció
Alkalmazás
Következő tanév
Tanulók osztályokból csoportokba
A következő tanévű osztályokból, a következő
osztályaiba és
sorolása a következő tanévben
tanévű csoportokba sorolás.
csoportjaiba sorolás A tanulók osztályba csoprotba sorolásához válassza ki a megfelelő funkciót a besorolás lapjáról! Minden besorolási művelet során két panelen dolgozhat, a bal oldali panel a forrásadatokat (csoportok, tanulók) a jobb oldali panelen a céladatokat láthatja. A forrás-, ill. célpanelen levő osztályok, csoportok, valamint a tanulók listája a – kiválasztott funkciótól függően – eltérő lehet.
A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! Fontos tudnivalók a tanulók osztályba és csoportba sorolásáról Az @Napló alkalmas az osztályok és csoportok tanulóinak ún. „idősoros” kezelésére, tehát ha pl. egy tanuló év közben osztályt vált, akkor a program automatikusan eltárolja a korábbi osztályai és csoportjait is. Az osztályokba és csoportokba történő besorolások és átsorolások esetén az alábbi szabályokat kell figyelembe venni: Minden osztályba és csoportba sorolás esetén meg lehet adni a belépés, valamint a kilépés dátumát is. Kérjük, hogy minden esetben pontosan állítsák be a belépési vagy kilépési dátumokat! A tanulók osztályba vagy csoportba sorolásának kezdődátuma mindig az a nap legyen, amely naptól kezdve a tanuló az adott osztály vagy csoport tagja lesz. Az osztályok vagy csoportok közötti átsorolásoknál meg kell adni a kilépés ill. az új osztályba vagy csoportba belépés dátumát! A tanulók kiiratkozásakor vagy csoportból törlésekor mindig meg kell adni a kilépés dátumát is!
Ha egy tanuló távozik az iskolából – kiíratjuk az osztályból – akkor az összes csoportjából is kilépteti a program! Ha a kiiratkozott tanulóknak esetleg visszamenőlegesen szükséges mulasztásokat vagy értékeléseket beírni, akkor nem szükséges visszairatkoztatni az osztályába elég, ha az Elektronikus naplóban egy olyan napra lép be a pedagógus, amikor a tanuló még tagja volt az osztálynak.
Tanulók osztályba sorolása első alkalommal az aktuális tanévben. Ezt a funkciót használhatja a tanulók első alkalommal történő osztályba sorolására, valamint az évközben jött tanulók besorolására is, az aktuális tanévben.
36
Nyilvántartások
A bal oldali panelen az osztályokba még be nem sorolt tanulók listáját láthatja. A tanulók neve mellett a születési dátumuk is megjelenik, az azonos nevű tanulók könnyebb azonosítása céljából. A jobb oldali panelen az aktuális tanévbeli osztályokat választhatja ki. A belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett be a kijelölt osztályba.
Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja azt osztály tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet itt megad! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
Tanulók átsorolása egyik osztályból a másik osztályba az aktuális tanévben Ezt a funkciót használhatja, ha az aktuális tanévben a tanulót az egyik osztályból át szeretné tenni a másik osztályba. (például a tanuló évközben az „A” osztályból a „B” osztályba megy át).
37
Nyilvántartások
A bal oldali panelen azt az – aktuális tanévű – osztályt választhatja ki, amelyből a tanuló átmegy a másik osztályba. A jobb oldali panelen azt a célosztályt választhatja ki, amelybe a tanuló átlép. A kilépés és belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett ki ill. be a kijelölt osztályba. Ha a két dátum azonos, akkor mindkét mezőbe ugyanazt az értéket kell írni.
Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés és a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja azt osztály tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet megad! Ezt a funkciót használhatja akkor is ha a tanulót tévedésből rossz osztályba sorolta be. Ilyen esetben először sorolja be a tanulót a megfelelő belépési dátummal a jó osztályába, majd a „Téves osztályba sorolások törlése” funkcióval törölheti a hibás besorolást. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
Tanulók csoportokba sorolása osztályokból az aktuális tanévben Ezt a funkciót használhatja a tanulók különböző csoportokba sorolására, az aktuális tanévben. 38
Nyilvántartások A csoportokba soroláshoz először a tanulókat osztályokba kell sorolni, majd az osztályokból lehet a csoportjaikba besorolni. A tanulókat tetszőleges számú csoportba lehet besorolni, ugyanakkor ügyelje arra, hogy a csoportokba történő besorolás esetén is mindig meg kell adni a csoportba tartozás kezdeti dátumát!
A bal oldali panelen azt az – aktuális tanévű – osztályt választhatja ki, amelyből be akarja sorolni a tanulót a csoportba. A jobboldali panelen azt a csoportot választhatja ki,a melybe be kívánja sorolni a tanulót. A belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett be a kijelölt csoportba.
Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja a csoport tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet itt megad! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz – ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokba sorolás esetén a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
39
Nyilvántartások Az osztályok és csoportok összekapcsolása a tanulóik szerint Az @Napló rendszerben a csoportok között meg lehet adni olyan csoportokat is, amelyek nem egy osztály bontásából jönnek létre, hanem a csoport tagjai között több osztály tanulói is szerepelnek. Ilyenek lehetnek pl. a napközis csoportok, a szakkörök, vagy akár a különböző osztályokból létrejövő nyelvi csoportok is. Az osztályok és csoportok összekapcsolása – tehát az, hogy egy osztályhoz mely csoportok tartoznak – ilyen esetben a csoportba besorolt tanulókon keresztül történik. Az e-Napló program további funkcióiban (pl.: órarend, osztálynaplók stb.) ez alapján kapcsolja össze az osztályokat és csoportokat.
Javasoljuk, hogy az órarend rögzítése előtt végezze el a tanulók csoportba sorolását úgy, hogy legalább egy tanulót soroljon be a különböző osztályokból. Tanulók átsorolása egyik csoportból egy másik csoportba az aktuális tanévben Ezt a funkciót használhatja, ha az aktuális tanévben a tanulót az egyik csoportból át szeretné tenni a másik csoportba. (például a tanuló évközben a egyik nyelvi csoportból egy másik csoportba megy át).
A bal oldali panelen azt az – aktuális tanévű – csoportot választhatja ki, amelyből a tanuló átmegy a másik csoportba. A jobb oldali panelen azt a célcsoportot választhatja ki, amelybe a tanuló átlép. A kilépés és belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett ki ill. be a kijelölt csoportba. Ha a két dátum azonos, akkor mindkét mezőbe ugyanazt az értéket kell írni.
40
Nyilvántartások Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés és a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja a csoport tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet itt megad! Ezt a funkciót használhatja akkor is ha a tanulót tévedésből rossz csoportba sorolta be. Ilyen esetben először sorolja be a tanulót a megfelelő belépési dátummal a jó osztályába, majd a „A csoportokból kiírt tanulók listája” funkcióval törölheti a hibás besorolást. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz – ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokba sorolás esetén a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni.
Tanulók kiiratkozása osztályokból Ezt a funkciót használhatja, ha egy tanulót szeretne kiíratni egy osztályból. Ezt a funkciót kell használni a végzős tanulók év végén történő kiiratkozásához, továbbá akkor is ha a tanév közben egy tanuló távozik az intézményből.
A bal oldali panelen azt az – aktuális tanévű – osztályt választhatja ki, amelyből a tanulót szeretné kiléptetni. A kilépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól távozott az intézményből.
Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés dátumát jól adja meg! 41
Nyilvántartások Ezt a funkciót használhatja akkor is ha tévedésből rossz osztályba sorolta be a tanulót és szeretné törölni. Ilyen esetben először léptesse ki a tanulót, majd a „Téves osztályba sorolások törlése” funkcióval törölheti a hibás besorolást. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget.
A tanulók kiíratásakor - az intézményből történő távozásakor - mindig adja meg a záradékot! Tanulók törlése csoportokból A tanulókat lehetőség van – időponthoz kötötten – törölni is a csoport tagjai közül. A csoportokból való törlés – ellentétben az osztályokból történő kiiratkozással – nem jelenti a tanulónak az intézményből való távozását. Ezt a funkciót használja, ha egy tanuló már nem lesz tagja egy adott csoportnak (pl. kilép a szakköri csoportból).
A bal oldali panelen azt az – aktuális tanévű – csoportot választhatja ki, amelyből a tanulót szeretné kiléptetni. A kilépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól nem tagja már az adott csoportnak.
42
Nyilvántartások Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés dátumát jól adja meg! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A tanulók csoportból való törléséhez – ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokból történő törlés során a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
Fel nem vett tanulók törlése A fel nem vett tanulók törlése funkcióval van lehetősége azokat a tanulókat törölni akiket a rendszerben létrehozott vagy beimportált, ugyanakkor már nem az intézmény tanulói. A funkciót elsősorban akkor tudja alkalmazni, ha pl. a KIR importálás után olyan diákok is szerepelnek a listákban, akik már nem az iskola tanulói. A bal oldali panelen láthatók azok a – rendszerben aktív – tanulók akiket még nem sorolt be az osztályokba. Innen jelölheti ki azokat a tanulókat akik már nem az iskola diákjai. A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A kilépés dátumánál a törlés dátumát adhatja meg, ugyanakkor az itt megadott dátumnak az e-naplóban nincs jelentősége. A kijelölés megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
Visszairatkozás A kiiratkozott ill. törölt tanulókat lehetőség van visszairatkoztatni az osztályokba. Ha egy tanulót pl. tévedésből kiírt az osztályából vagy tévedésből törölt, akkor ezzel a funkcióval van lehetősége visszaírnia.
43
Nyilvántartások
A bal oldali panelen a korábban kiiratkozott, ill. törölt tanulók listáját láthatja. A jobb oldali panelen azt az – aktuális tanévű – osztályt választhatja ki, amelyből a tanulót szeretné beléptetni. A belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól legyen tagja az osztálynak.
Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy az osztályba történő belépés dátumát jól adja meg! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A tanulók visszairatkozásához – ha szükséges – záradékot is megadhat.
Az Adatszótár listából
választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
Osztályba sorolás a következő tanévre Ezt a funkciót használhatja a tanulók első alkalommal történő osztályba sorolására a következő tanévre.
44
Nyilvántartások
A bal oldali panelen az osztályokba még be nem sorolt tanulók listáját láthatja. A tanulók neve mellett a születési dátumuk is megjelenik, az azonos nevű tanulók könnyebb azonosítása céljából. A jobb oldali panelen a következő tanévre létrehozott osztályokat választhatja ki.
Amennyiben a következő tanévre még nem hozott létre osztályokat úgy az osztály listában a „NINCS VÁLASZTHATÓ ELEM” felirat jelenik meg. Ebben az esetben az osztályok kezelésénél hozza létre a következő tanévű osztályokat. A belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett be a kijelölt osztályba.
A következő tanévre történő besorolás esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
45
Nyilvántartások Osztályok léptetése a következő tanévre Az osztályok léptetése funkcióval teljes osztályokat sorolhat át a következő tanévű osztályokba. Ezt a funkciót használhatja teljes osztályok tanulóinak átléptetésére a következő tanévre.
A bal oldali panelen azt az – aktuális tanévű – osztályt választhatja ki, amelyből a tanulók átlépnek a következő tanévű osztályba. A jobb oldali panelen azt a – következő tanévű - célosztályt választhatja ki, amelybe a tanuló átlép. (pl.: a 9.A osztályból a következő tanévű 10.A osztály tanulói lesznek)
A következő tanévre történő átlépés esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának és az aktuális tanév utolsó napját a kilépés dátumának. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget.
A tanulók következő tanévre történő átsorolásához javasoljuk, hogy mindig adjon meg záradékot! Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
46
Nyilvántartások Az átsorolásokat a tanév szorgalmi időszakának befejezésétől kezdve bármikor megteheti. Az átsoroláskor a tanévet sikeresen teljesítő tanulókat már a tanév befejezésével átsorolhatja, a javítóvizsgára kötelezett tanulókat pedig később, a javítóvizsga eredményétől függően sorolhatja át a következő tanévű osztályokba.
Csoportok léptetése a következő tanévre Az csoportok léptetése funkcióval teljes csoportokat sorolhat át a következő tanévű csoportokba.
A bal oldali panelen azt az – aktuális tanévű – csoportot választhatja ki, amelyből a tanulók átlépnek a következő tanévű csoportba. A jobb oldali panelen azt a – következő tanévű - célcsoportot választhatja ki, amelybe a tanuló átlép.
A következő tanévre történő átlépés esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának és az aktuális tanév utolsó napját a kilépés dátumának. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz – ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokba sorolás esetén a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
47
Nyilvántartások Tanulók osztályokból csoportokba sorolása a következő tanévben Ezt a funkciót használhatja a tanulók különböző csoportokba sorolására, a következő tanévben.
A csoportokba soroláshoz először a tanulókat a következő tanévű osztályokba kell sorolni, majd az osztályokból lehet a következő tanévű csoportjaikba besorolni. A tanulókat tetszőleges számú csoportba lehet besorolni.
A csoportokba soroláshoz először a tanulókat a következő tanévű osztályokba kell sorolni, majd a ezekből az osztályokból lehet a csoportjaikba besorolni.
A bal oldali panelen azt a – következő tanévű – osztályt választhatja ki, amelyből be akarja sorolni a tanulót a csoportba. A jobboldali panelen azt a – következő tanévű – csoportot választhatja ki,a melybe be kívánja sorolni a tanulót.
A következő tanévre történő besorolás esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet!
48
Nyilvántartások A tanulók csoportból való besorolásakor – ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokból történő besorolás során a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat!
A csoport belépési dátumok javítása az aktuális tanévben A csoportok belépési dátumának javítására kattintva az összes csoportnál a tanulók belépési dátumát alapértelmezetten az aktuális tanév első napjára állítja. Ezzel a funkcióval lehet javítani a hibásan felvitt belépési dátumokat.
Kérjük ügyeljen arra, hogy a dátumok javítása során az összes csoport esetén a tanulók belépési dátuma meg fog változni a tanév első napjára! A belépési dátumok módosulása az osztályokba történő belépési dátumokat nem módosítja.
Az osztály belépési dátumok javítása az aktuális tanévben Az osztályok belépési dátumának javítására kattintva az összes olyan tanulónak aki október 1. előtt lépett be az osztályba a belépési dátumát alapértelmezetten az aktuális tanév első napjára állítja. Ezzel a funkcióval lehet javítani a hibásan felvitt belépési dátumokat.
Kérjük ügyeljen arra, hogy a dátumok javítása során az összes osztály esetén a tanulók belépési dátuma meg fog változni a tanév első napjára! Az osztályba történő belépés dátumának módosítása Az @Naplóban lehetőség van a tanulókhoz megadott belépési, ill. kilépési dátumok módosítására. Ezt a funkciót lehet használni akkor, ha rosszul adtuk meg a dátumokat. A dátumok módosításához válassza a bal oldali listából az „OSZTÁLYOK TANULÓINAK LISTÁJA” funkciót. A listában megjelenik az összes tanuló és az osztálya. A képernyő jobb felső részén található gyorskeresővel (Keresés) gyorsan szűrhet egy-egy tanulóra vagy osztályra is, elegendő begépelni a tanuló vagy az osztály nevét a mezőbe és a program leszűri a listát. A dátumok módosításához válassza ki a tanulót és nyomja meg a Módosítás gombot.
49
Nyilvántartások Ezen a lapon módosíthatja az osztályba történő belépés dátumát. A módosítás után a Tovább majd a Rögzítés gombra kattintva módosíthatja az adatokat.
A kilépés dátuma az aktív osztályoknál nem módosítható! Kérjük, hogy a dátumok módosításánál körültekintően járjon el, mert a program csak a megadott dátumtól kezdve jeleníti meg a tanulót az e-Naplóban. Záradékok módosítása, új záradékok beírása Az „OSZTÁLYOK TANULÓINAK LISTÁJA” a funkcióval van lehetőség a tanuló – adott osztályhoz tartozó – záradékainak módosítására vagy az év közbeni záradékok rögzítésére is.
A záradékok esetén a Tanuló záradéka szöveghez a rövidebb (max. 255 karakternyi) záradékot írhat, a Végzáradék szöveghez van lehetőség hosszabb záradékot is beírni. A záradékokat a sablonszövegeket tartalmazó adatszótár (záradék adatszótár) segítségével gyorsabban is beszúrhatja a szövegbe.
A csoportba történő belépés dátumának módosítása Az @Naplóban lehetőség van a tanulókhoz megadott belépési, ill. kilépési dátumok módosítására. Ezt a funkciót lehet használni akkor, ha rosszul adtuk meg a dátumokat. A dátumok módosításához válassza a bal oldali listából az „CSOPORTOK TANULÓINAK LISTÁJA” funkciót. A listában megjelenik az összes tanuló és a csoportjai. A képernyő jobb felső részén található gyorskeresővel (Keresés) gyorsan szűrhet egy-egy tanulóra vagy csoportra is, elegendő begépelni a tanuló vagy a csoport nevét a mezőbe és a program leszűri a listát.
50
Nyilvántartások A dátumok módosításához válassza ki a tanulót és nyomja meg a Módosítás gombot.
Ezen a lapon módosíthatja a csoportba történő belépés dátumát. A módosítás után a Tovább majd a Rögzítés gombra kattintva módosíthatja az adatokat.
A kilépés dátuma az aktív csoportoknál nem módosítható! Kérjük, hogy a dátumok módosításánál körültekintően járjon el, mert a program csak a megadott dátumtól kezdve jeleníti meg a tanulót a csoport tagjai között az e-Naplóban. Téves osztályba sorolások törlése Ha egy tanulót tévedésből rossz osztályba sorolt be, akkor a „TÉVES OSZTÁLYBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE” funkcióval lehetősége van törölni. Ilyen esetben első lépésként tegye át a tanulót a helyes osztályába, majd a „TÉVES OSZTÁLYBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE”-re kattintva törölheti a hibás besorolást.
A téves osztályba sorolások törlésénél a program visszavonhatatlanul törli az adott tanulót az osztályból, ezt a funkciót kizárólag a hibásan rögzített adatok esetében használja! Téves csoportba sorolások törlése Ha egy tanulót tévedésből rossz csoportba sorolt be, akkor a „TÉVES CSOPORTBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE” funkcióval lehetősége van törölni. Ilyen esetben első lépésként törölje a tanulót a hibás csoportjából majd a „TÉVES CSOPORTBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE”-re kattintva törölheti a hibás besorolást.
A téves csoportba sorolások törlésénél a program visszavonhatatlanul törli az adott tanulót az csoportból, ezért ezt a funkciót kizárólag a hibásan rögzített adatok esetében használja!
Tanárok A tanárok, munkavállalók adatainak nyilvántartását a „Tanárok” menüpont alatt kezdeményezheti. Az @Napló rendszer alkalmas külső adatok átvételére is (pl.: KIR rendszer) a pedagógusok adatait illetően. A szoftverben azonban a pedagógusok adatainak szélesebb körű kezelésére van lehetőség, valamint ide lehetősége van felvenni külsős oktatók, óraadók adatait is.
51
Nyilvántartások
A tanárok alábbi adatait kezelheti a rendszerben:
oktatási azonosító
munkavállaló neve, születési neve, anyja neve,
munkavállaló neme,
születési hely és idő,
igazolvány típusa és száma,
alkalmazásának adatai,
lakcíme és elérhetőségi adatai,
az @Napló rendszerben a felhasználóneve és jelszava,
felhasználó jogosultsági szintje.
Az @Napló rendszerbe való belépési felhasználónevet és jelszót ebben a menüpontban állíthatja be a felhasználónak! Tanárok adatainak kezelése, új tanárok felvitele Amennyiben új pedagógust szeretne rögzíteni, válassza az Új nyomógombot, majd adja meg a tanár adatait, végezetül pedig rögzítse az adatokat.
52
Nyilvántartások
A munkavállaló oktatási azonosítóját, nevét, nemét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét a rendszerben kötelezően meg kell adni! Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra!
Kérjük ügyeljen arra, hogy egy munkavállalót a rendszerbe csak egyszer vegyen fel! A többszörös felvitel a későbbi működés során zavart okozhat! A pedagógusok adatait importálhatja a KIR rendszeréből is, erről részletesen az Importálás c. fejezetben olvashat. A munkavállaló adatainak módosításához válassza, ki a listából a tanárt, majd kattintson a Módosítás gombra!
53
Nyilvántartások
Munkaügyi adatok kezelése, feladatellátási helyhez rendelés Az pedagógusok, alkalmazottak kezelése során meg lehet adni a munkaügyi adataikat is, amelyeket a program elsősorban a munkaügyi dokumentumoknál ill. a statisztikai célú összesítésekben jelenít meg. A munkaügyi adatoknál az alábbi adatok kezelhetők. 1. A pedagógus, alkalmazott kötelező óraszáma. 2. A munkaidő-kedvezmény óraszáma. 3. Az alkalmazott által betöltött munkakör. 4. A munkaviszony típusa. 5. Az alkalmazás létesítésének kezdete és vége. 6. A munkaviszonyhoz tartozó feladatellátási hely.
Amennyiben egy pedagógus több feladatellátási helyhez is tartozik (pl.: tanít a gimnáziumi és szakközépiskolai osztályokban egyaránt) úgy ahhoz a feladatellátási helyhez kell besorolni, ahol a statisztikában meg szeretnénk jeleníteni.
54
Nyilvántartások Felhasználói nevek, jelszavak és jogosultságok kezelése Az @Napló rendszerben nem szükséges külön felhasználókat felvenni az elektronikus napló használatához, elegendő csupán ha a tanári adatok kezelésénél beállítjuk a felhasználónevet, a jelszót ill. a jogosultsági szintet.
A tanároknál beállított felhasználónevekkel és jelszavakkal csak az elektronikus naplóba lehet bejelentkezni! Az elektronikus naplóba az Adminisztrációs rendszerhez tartozó felhasználónevekkel (admin, igazgato, titkar) és jelszavakkal nem lehet belépni! A jogosultsági szintek kezelésénél a tanár jogszint megadásával lehet megadni a jogot az e-naplóban a tanári belépéshez. A tanári jog mellett lehetőség van igazgató vagy rendszergazda jogosultságot is hozzáadni a jogszintekhez, a rendszer beállításainak kezelésére.
További jogosultságokat a CTRL gomb lenyomásával és a megfelelő jogszint kijelölésével tehet meg.
Az e-naplóba történő bejelentkezés engedélyezéséhez a „tanár” jogszintet mindenképpen meg kell adni a felhasználóknak! Azoknál a pedagógusoknál, akiknek szeretnénk biztosítani az e-napló beállításaihoz ill. az igazgatósági dokumentumokhoz való hozzáférést, a tanár jogszint mellett állítsuk be az igazgató jogszintet is. Jogosultsági szint
Elérhető funkciók
tanár
belépés az elektronikus naplóba
tanár, rendszergazda
belépés az elektronikus naplóba, e-napló globális beállításainak kezelése
tanár, igazgató
belépés az elektronikus naplóba, e-napló globális beállításainak osztály
kezelése,
adataihoz,
hozzáférés
naplójához,
az
összes
hozzáférés
az
igazgatósági dokumentumokhoz. Az igazgatóhelyettes, munkaközösség-vezető jogszintek csak kompatibilitási célokat szolgálnak, ezeket nem javasoljuk beállítani.
A felhasználónevek és jelszavak esetében javasoljuk, hogy csak alfanumerikus karaktereket használjanak, ill. kerüljék az ékezetes karakterek használatát is.
55
Nyilvántartások Tantárgyfelosztás A tantárgyfelosztás felvitele biztosítja a tanévi tanórák, foglalkozások felvitelét a rendszerbe. Bár az @Napló rendszer legtöbb funkciója működik a tantárgyfelosztás felvitele nélkül is, javasoljuk, hogy a tantárgyfelosztási adatokat mindig rögzítse a rendszerbe. A tantárgyfelosztás megtekintéséhez, módosításához kattintson a Keresés gombra! A keresési listát szűkítheti a keresési feltételek megadásával. Ha nem tölti ki a keresési feltételeket a rendszer az összes tantárgyfelosztásban szereplő tanórát ill. foglalkozást megjeleníti.
A képernyő bal felső részén található gyorskeresővel (Tanár) lehetősége van a listát megszűrni egy-egy kiválasztott pedagógusra is. A tantárgyfelosztás adatainak felviteléhez kattintson az Új felvitel nyomógombra!
A tantárgyfelosztás adatainak felviteléhez hajtsa végre az alábbi műveleteket: 1. Válassza ki a listából az a tanárt, akinek a foglalkozásait, tanóráit rögzíteni akarja! 2. Válassza ki a tanévet, amelyre a tanórákat, foglalkozásokat rögzíteni szeretné! 3. Kattintson az Új foglalkozások gombra!
56
Nyilvántartások
Az bal oldali listában (Pedagógus eddig rögzített foglalkozásai) a pedagógus korábban már rögzített tanórái és foglalkozásait láthatja, mellette viheti fel a pedagógus további tanóráit vagy foglalkozásait. Az osztályok/csoportok listában a megadott tanévre felvett osztályok és csoportok szerepelnek, a tantárgyak közül választhatja ki a rendszerben felvett tantárgyakat, az óra mezőben írhatja be a tantárgyfelosztásban szereplő óraszámot. A programban lehetőség van nem egész óraszámot is (pl. 1,5) felvinni.
Figyelem! A tanórákhoz az osztályt/csoportot, a tantárgyat és az óraszámot kötelezően meg kell adni! Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! A rögzítést nyugtázó üzenet (OK) jelzi, hogy sikerült felvinni az adatokat, azután folytathatja a tantárgyfelosztás felvitelét egy másik tanárral vagy ez Elejére gombbal visszatérhet a Nyilvántartások menübe.
Tantárgyfelosztás módosítása A tanórák adatainak módosításához kattintson a Tantárgyfelosztásra, majd –az esetleges szűrések megadása után – a Keres gombra. Ezután válassza, ki a tanórát majd kattintson a Módosítás gombra!
A tantárgyfelosztási adatokat csak akkor módosítsa, ha pl. rosszul vitte fel az adatokat! Ha a tantárgyfelosztás adatait azért szeretném módosítani, mert (pl. félévváltáskor) más tanár tartja a továbbiakban az órákat, akkor ne a módosítás funkcióval változtassa meg a tantárgyfelosztást, hanem csak annak a pedagógusnak vegye fel a tantárgyfelosztásába a foglalkozást, aki a későbbiekben ezt az órát tartani fogja. 57
Nyilvántartások Figyelem! Ügyeljen arra, hogy a tantárgyfelosztásban szereplő foglalkozások adatainak módosítása alapvetően befolyásolhatja a rendszer működését! Foglalkozás alapján eddig rögzített tanórák, mulasztások valamint értékelések módosítása Az @Napló rendszerben lehetőség van arra, hogy a tantárgyfelosztás módosításakor a már korábban beírt tanórákat és értékeléseket is automatikusan módosítsa a program. Ennek engedélyezéséhez a program beállításainál be kell kapcsolni a „A foglalkozások módosításánál a foglalkozás (órarend) alapján rögzített tanórák/értékelések egyidejű módosításának engedélyezése” funkciót.
Alapértelmezetten ez a funkció ki van kapcsolva az Adminisztrációs rendszerben.
Kérjük, hogy a tanórák és értékelések visszamenőleges módosítását csak indokolt esetben és körültekintően használja! A tantárgyfelosztás módosításakor lehetőség van a kijelölt foglalkozáshoz már korábban rögzített tanítási órákat, értékeléseket és mulasztásokat is lehet módosítani. Erre legtöbbször akkor van szükség, ha a tanév közben csoportokat összevonunk vagy több csoportra szedünk szét. Ha a tantárgyfelosztás módosításánál kipipálja a „Beírt tanórák és értékelések megváltoztatása:” opciót, akkor a foglalkozáshoz tartozó tanórák és értékelések is módosulni fognak. Ha a mulasztási adatokat is szeretné módosítani akkor a „Csoport/osztály módosítása esetén a hozzá kapcsolódó mulasztások megváltoztatása” opciót jelölje ki.
Tantárgyfelosztás törlése A pedagógusok tantárgyfelosztását törölheti is, azonban a tantárgyfelosztás törlése esetén az alábbiakat kell figyelembe venni: Ha törölnek egy tantárgyfelosztásban felvitt foglalkozást, akkor ezt az órarendből is törölni fogja a program!
58
Nyilvántartások Ha törölnek egy tantárgyfelosztásban felvitt foglalkozást, akkor a későbbiekben a pedagógusnak nem lesz lehetősége ehhez a foglalkozáshoz értékeléseket vagy beírásokat rögzítenie.
A tantárgyfelosztás törlését csak abban az esetben alkalmazzák ha hibásan vitték fel korábban a foglalkozás adatait! Abban az esetben, ha pl. félévkor megváltozik a pedagógus tantárgyfelosztása, akkor nem szükséges törölni az adott foglalkozást! Tanórán kívüli foglalkozások tantárgyfelosztásba.
(napközi,
tanulószoba,
szakkör)
rögzítése
a
A tantárgyfelosztásba nem csak a tanórákat, hanem a tanórán kívüli foglalkozásokat is lehetőség van rögzíteni. A tanórán kívüli foglalkozások rögzítése ugyanolyan módon történik, mint a tanórai foglalkozásoké, tehát a csoportot, a tantárgyat ill. az óraszámot minden esetben meg kell adni.
A program működési logikájából következőleg a tantárgyfelosztásban a tanórán kívüli foglalkozásokhoz is minden esetben rögzíteni kell egy tantárgyat! A tantárgyak listájában a program alapértelmezetten tartalmazza a „tanórán kívüli foglalkozás” elnevezésű „tantárgyat”, ehhez célszerű a tantárgyfelosztásba hozzárendelni az összes tanórán kívüli foglalkozást.
Jó megoldás lehet az is, hogy ha a különböző foglalkozásokhoz (pl. napközi, tanulószoba, szakkör stb.) külön tantárgyakat veszünk fel a rendszerbe és ezekhez a tantárgyakhoz rendeljük hozzá a tantárgyfelosztásban a tanórán kívüli foglalkozásokat.
Tanév rendje A tanév rendje tartalmazza az iskolai tanévvel kapcsolatos különböző napokat (őszi, téli, tavaszi szünnapok, első, utolsó tanítási napok), amelyeket egyrészről az intézmény vehet fel, másrészről a tanév eleji frissítés során a rendszer automatikusan feltölt a - a minisztérium által közzétett – tanév rendje szerint. A tanév rendjének meghatározása alapvetően befolyásolhatja az elektronikus napló működését (pl.: tanítási szünetre nem lehet tanórát rögzíteni), ezért ha egy adott napra nem tud az elektronikus naplóban tanórát felvinni ellenőrizze a tanév rendjét is! 59
Nyilvántartások
A tanév rendjébe további – az intézményvezető hatáskörébe tartozó – napokat is fel lehet venni, így rögzíteni lehet a tanítás nélküli napokat, szünnapokat, vagy egyéb naptípusokat is.
A tanév naptárában a tanítási napok és a szünnapok automatikusan kerülnek meghatározásra, tehát csak a tanév rendjétől eltérő napokat kell rögzíteni! Tanítási nap beállítása nem tanítási (pl. szombati) napra Ha a tanév rendjében egy nem tanítási napra, pl. szombatra szeretnénk tanítási napot felvenni akkor az alábbiakat kell végrehajtani: 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot,a melyre a tanítási napot szeretné rögzíteni!
4. A Nap típusa mezőből válassza ki a „tanítási nap” elemet!
60
Nyilvántartások 5. Az Órarendi nap jelölőnégyzet kijelölésével állíthatja be, hogy az adott napon órarend szerinti tanítás van-e az intézményben. Ha nem órarend szerint tanítanak, akkor az e-naplóban erre a napra nem jelenik meg a tanárok órarendje, de a tantárgyfelosztásból van lehetőség egyedi órákat felvenni. 6. Az „Eltérő órarend szerinti tanítás órarendi napja” mezőben állíthatja be, hogy az adott napon milyen órarendet jelenítsen meg a program. 7. A „Hetirend” funkcióval határozhatja meg, hogy ha az intézményben van A-B hét, akkor melyik hetirend szerint órarend jelenjen meg. Ha nincs A-B hét, akkor a „heti ciklus” értéket válassza ki. 8. A Tovább gombbal lépjen tovább, majd a Rögzítés gombbal mentheti el a változtatást.
Eltérő órarend beállítás egy napra Az @Napló lehetőséget biztosít arra is, hogy egy-egy tanítási napon megcserélje az órarendet. Erre akkor lehet szükség ha sok azonos nap (pl. hétfő) marad el a tanévben és egy adott napon eltérő órarendet szeretne. Az alábbi példában egy pénteki napra a hétfői órarendet állítjuk be. 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot (példánkban ez egy péntek), amelyre az eltérő órarendet szeretné rögzíteni!
4. A Nap típusa mezőből válassza ki a „tanítási nap” elemet! 5. Az órarendi nap legyen kipipálva. 6. Az „Eltérő órarend szerinti tanítás órarendi napja” mezőben állítsa be az a napot (példánkban ez egy hétfő), amelyik nap órarendjét szeretné megjeleníteni. 7. A „Hetirend” funkcióval határozhatja meg, hogy ha az intézményben van A-B hét, akkor melyik hetirend szerint órarend jelenjen meg. Ha nincs A-B hét, akkor a „heti ciklus” értéket válassza ki. 8. A Tovább gombbal lépjen tovább, majd a Rögzítés gombbal mentheti el a változtatást. Ezzel a funkcióval a példánkban szereplő pénteki napot a hétfői órarend jelenik meg az e-naplóban.
61
Nyilvántartások Tanítási szünetek beállítása Az intézményi hatáskörben kiadható tanítási nélküli napok felviteléhez az alábbi műveleteket kell végrehajtani: 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot amikor nincs tanítás az intézményben. 4. A nap típusát állítsa tanítás nélküli munkanapra. 5. A Tovább gombbal lépjen tovább, majd a Rögzítés gombbal mentheti el a változtatást.
A tanév első ill. utolsó napját nem lehet módosítani a tanév rendjében. Nem órarendi napok (témanapok, iskolanapok) beállítása Az e-Naplóban fel lehet venni olyan iskolai napokat is, amikor nem órarend szerint van tanítás. Ilyen napok lehetnek pl. iskolanapok, családi napok, sportnapok, témanapok ill. bármely olyan tanítási nap amikor nem az órarend szerint vannak az órák. Az ilyen napok beállítását az alábbiak szerint teheti meg: 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot (példánkban ez egy péntek), amelyre az eltérő órarendet szeretné rögzíteni! 4. A Nap típusa mezőből válassza ki a „tanítási nap” elemet! 5. Az órarendi nap után vegye ki a pipát. 6. Mivel a hetirendet mindig meg kell adni, ezt állítsa be tetszőleges hetirendre.
Az
olyan
tanítási
napokon,
amelyek
nem
tantárgyfelosztásukból, egyedileg vihetik fel az órákat.
62
órarendi
napok
a
tanárok
a
Nyilvántartások Az Elektronikus napló beállításainál bekapcsolhatja, hogy az ilyen nem órarendi, tanítási napokon csak az osztályfőnökök vihetnek fel órákat. Ha azt szeretné, hogy a tanárok is rögzíthessenek egyedi órákat, akkor kapcsolja ki ezt a funkciót. A nem tanítási napon csak osztályfőnökök rögzíthetnek tanórákat funkciót, az elektronikus naplóban az „Eszközök és beállítások – Beállítások – Haladási napló” lapon lehet módosítani.
A-B hetek felcserélése Az @Naplóban egyszerű lehetőség van az A-B hetirendek megcserélésére. Ezt a funkciót akkor lehet alkalmazni, ha pl. a szünetek miatt másik hetirenddel szeretnénk indítani az órarendet. Az A-B hetek felcserélést az alábbi módon lehet megtenni a programban: 1. Lépjen be az Adminisztrációs rendszerbe! 2. Válassza a Nyilvántartások - Tanév rendje funkciót! 3. Kattintson az Új nyomógombra! 4. Adja meg annak a hétnek a hétfői napját, amelyen meg szeretné cserélni az hetirendet. (pl.: 2014.10.03). Ügyeljen arra, hogy mindig a hétfői napot válassza ki! 5. Állítsa be, hogy a "Nap típusa" tanítási nap legyen! 6. Ha nincs kijelölve akkor, pipálja ki az órarendi napot! 7. Állítsa be az "Eltérő órarend szerinti tanítás órarendi napja:" mezőt a "hétfő" értékre! Ügyeljen arra, hogy mindig a hétfői órarendet válassza ki! 8. A "Hetirend" mezőt állítsa be arra az értékre, amely héttel szeretnének indulni. 9. Rögzítse a változtatást! 10. Ezután lépjen ki az Adminisztrációs rendszerből, majd lépjen be újra, hogy a program legenerálja a módosított naptárat.
A változtatás után a megadott héttől kezdve automatikusan módosulni fog az A-B hetek váltakozása is a tanév rendjében.
63
Nyilvántartások Tanévváltás A tanévváltás funkcióval lehetőség van a korábbi tanév lezárására, valamint az új tanév megnyitására.
A tanév váltása előtt mindig mentse el az adatbázist a Biztonsági mentés funkcióval! A tanév váltása csak akkor lehetséges ha
az aktuális tanévből valamennyi tanulót átsorolta a következő tanévű osztályaiba,
a végzett tanulókat a kiiratkozás funkcióval kiiratkoztatta az intézményből!
Abban az esetben, ha van olyan tanuló aki még a lezárandó tanév osztályaiból nem léptetett át vagy nem iratkozott ki, akkor a tanévváltást nem tudja végrehajtani! Amennyiben a tanévet nem lehet lezárni a program figyelmeztetést küld, hogy hány darab lezáratlan osztály van a rendszerben.
Felhívjuk figyelmét, hogy a tanév váltásának folyamata hosszabb ideig is eltarthat, különösen a nagyobb intézményekben. Az archívumok elkészítése, az adatbázisok karbantartása ill. esetleges adatvesztések elkerülésének ellenőrzése akár 30-40 percig vagy esetleg tovább is eltarthat. A tanévváltás teljesen automatizált művelet, a folyamat során felhasználói beavatkozás nem szükséges. Fontos tudnivaló, hogy a tanév váltását csak akkor indítsa el, ha a felhasználók nem dolgoznak a rendszerrel. A tanév lezárásával az alábbi funkciók kerülnek végrehajtásra:
az összes csoportból a program automatikusan kiírja a tanulókat (az osztályokból nem!)
a rendszer lezárja a haladási és osztályozónaplókat.
a rendszer létrehozza a lezárt tanév archívumát, amely a dokumentációs rendszerben elérhető lesz.
A lezárt tanévben az adatokat már nem lehet módosítani!
Az intézmény oktatás-nevelési feladatainak, működési helyeinek, telephelyeinek és feladatellátási helyeinek kezelése Az @Naplóban lehetőség van az intézmény ellátott feladatainak (pl.: általános iskola, gimnázium, szakközépiskola, szakiskola stb.), a telephelyeinek és működési helyeinek valamint a feladatellátási helyeinek kezelésére is. Az osztályokat, csoportokat, ill. a pedagógusokat lehetőség van a programban az
64
Nyilvántartások feladatellátási helyekhez kapcsolni, így a különböző statisztikai célú összesítésekben ilyen bontásban megjeleníteni.
Intézmény oktatás-nevelési feladatai Ebben a funkcióban lehet felvenni ill. törölni az intézményhez kapcsolódó oktatás is nevelési feladatokat.
Az Új nyomógombbal lehet az intézményhez új ellátott feladatot felvinni, a Törlés gombbal pedig törölni lehet a feladatokat.
Egy oktatási-nevelési feladatot csak akkor lehet törölni, ha nincs hozzá tartozó feladatellátási hely. A feladatellátási helyek kezeléséhez első lépésben vegye fel az intézményhez az összes ellátott oktatásinevelési feladatot.
Intézmény működési helyei Amennyiben az intézmény nem csak egy helyen, hanem további telephelyeken is működik, ebben az esetben fel lehet venni a székhelytől eltérő további működési helyeket is. Az új telephelyek felviteléhez kattintson az Új nyomógombra.
A telephelyek, működési helyek felvitele során mindig meg kell adni a működési hely nevét. Amennyiben nem kívánja külön feladatellátási helyenként kezelni az egyes telephelyeken ellátott azonos feladatokat, vagy csak a székhelyen folyik az oktatási-nevelési munka, akkor nem szükséges a működési helyek rögzítése.
65
Nyilvántartások Feladatellátási helyek kezelése Ha felvette az intézményhez tartozó oktatási-nevelési feladatokat, akkor lehetősége van a feladatellátási helyek létrehozására is. Megteheti, hogy módosítja az „na” oktatási-nevelési feladattal felvitt feladatellátási helyet ill. újat is felvihet. Feladatellátási helyek módosítása A feladatellátási listájából válassza ki a módosítandó feladatellátási helyet.
A feladatellátási helyek adatainál az feladatellátási hely megnevezését, a működési helyét (székhely, telephely) továbbá az ott ellátott oktatási-nevelési feladatot minden esetben meg kell adnia!
Módosítsa a változtatni kívánt adatokat majd a Tovább és a Rögzítés gombbal mentse el a változásokat. Új Feladatellátási hely felvitele A feladatellátási listájának lapján kattintson az Új nyomógombra.
A feladatellátási helyek adatainál az feladatellátási hely megnevezését, a működési helyét (székhely, telephely) továbbá az ott ellátott oktatási-nevelési feladatot minden esetben meg kell adnia!
66
Elektronikus napló Elektronikus napló Az Elektronikus napló menüpontban az elektronikus napló adatainak (tanórák, mulasztások, érdemjegyek, feljegyzések, nem kötött munkaidő) lekérdezésére, valamint az órarend, csengetési rend és helyettesítések kezelésére, továbbá a gondviselői jelszavak beállítására van lehetőség.
Órarend A tanárok és az osztályok órarendjeinek kezelését az „Órarend” menüpont alatt találja. Az órarendeket importálhatja az aSc órarendszerkesztő programból is vagy lehetsége van az @Naplóban rögzíteni. Az aSc órarend importálásának módját az Importálások fejezetben olvashatja el.
Az @Napló v8 verziójától az órarendek egyszerűbb felvitelére és kezelésére lehetőség van a naptár használatával is felvinni vagy módosítani az órarendet! Az @Napló rendszerben található órarend nem tervező eszköz, tahát csak a kész órarendek rögzítésére van lehetőség.
Az órarend felviteléhez először a tantárgyfelosztás rögzítésére van szükség!
67
Elektronikus napló Tanári órarendek létrehozása Javasoljuk, hogy az órarendeket mindig a tanári órarendeken keresztül rögzítse és kezelje! 1. A tanári órarendek létrehozásához kattintson az Órarendek funkcióra.
2. Válassza ki azt a tanárt akinek az órarendjét szeretné létrehozni! 3. A képernyőn megjelenik az aktuális héten a tanár órarendje, ha még nem rögzített órarendet, akkor a naptár üresen jelenik meg. 4. Az Előző, Következő gombbal vagy a mellettük található hétválsztó ikonra kattintva válassza ki az órarend kezdő hetét. Az új órarendek esetén ez általában az első tanítási hét lesz.
Javasoljuk, hogy az első tanítási napra - ha azon pl. csak osztályfőnöki órák szerepelnek és nem órarend szerint tanítanak – ne vigyen fel órarendet. 5. Kattinston az naptárban arra a napra és órára amelyet szeretne rögzíteni az órarendben.
6. Válassza ki a tanár tantárgyfelosztásból (Foglalkozás), az előzőleg kijelölt órához!
68
Elektronikus napló
7. Ezután válassza ki az a helyiséget ahol a tanóra megtartásra kerül. 8. A naptárban kijelölt órát módosíthatja az Óra listából. 9. Amennyiben A-B hét van az iskolában, akkor lehetősége van mindkét hetirendbe betenni az adott tanórát, az Ahét ill. B hét kijelölésével. 10. A tanórák esetében lehetősége van a tanóraspecialítások alapértelmezett beállítására is. Az órarendben beállított tanóra specialítások, alapértelmezetten kijelölésre kerülnek a tanítási órák rögzítésénél.
Figyelem! A tanóra specialítások csak akkor jelennek meg az Eletronikus naplóban, ha az enapló beéllításainál bekapcsolja ennek a funkciónak a kezelését! Az alábbi tanórai specialításokat állíthatja be a programban: Beállítás Sorszámozandó
Funkció A tanóra automatikusan sorszámozandó (alapértelmezés). Ha kiveszi a jelölést, akkor a tanítási óra nem kerül sorszámozásra.
Túlóra
A tanítási órát automatikusan túlórának jelöli a program
TÁMOP óra
A TÁMOP pályázatok keretében megtartott tanóra jelölése
Nem
A nem szakrednszerű tanórák jelölése
szakrendszerű óra IKT tanóra
IKT eszközökkel megvalósított tanóra.
69
Elektronikus napló Beállítás Nemzetiségi
Funkció Nemzetiségi oktatáshoz kapcsolódó tanóra
tanóra Minennapos
A mindennapos testnevelés keretében tartott tanóra.
testnevelés IPR óra
IPR tanítási óra jelölése
Differenciált
Differenciált oktatás jelölése
Kooperatív
Kooperatív tanóra jelölése
Mérés
Mérés jelölése a tanóránál
Dráma
Drámatagozat jelölése a tanóránál
TIOP 12
A TIOP pályázat jelölése a tanóránál
Párhuzamos óra
Párhuzamos tanóra jelölése. Az így jelölt órákat a munkaidő elszámoló lapokon nem fogja számolni a program. Ezzel az opcióval jelölheti, ha a pedagógus egy órában több csoportnak vagy osztálynak tart tanórákat, de a munkaidő elszámolólapon csak egy órának szeretné számolni. A párhumazomos tanórák esetében csak azokat az órákat kell jelölni, amelyeket nem szeretnénk, hogy a program számolja a munkaidő elszámoló lapon! Ha pl. egy tanítási órában 2 különböző osztálynak vagy csoportnak tart együttesen a pedagógus tanórát, akkor csak az egyik órát kell párhuzamos órának jelölni!
Az órarendben beállított tanóra specialításoknak nincs visszamenőleges hatálya, tehát a korábban beírt tanórai jellemzőket a program nem fogja automatikusan módosítani, ezt csak az Elekronikus naplóban a tanórák módosításánál lehet megtenni. 11. A tanóra rögzítésekor az alábbi opcióból választhat: Nyomógomb
Funkció A tanórát a teljes órarendhez – a tanéve elejétől a tanév végéig - hozzáadja a program az órarendhez. Ezt javasoljuk választani, ha először viszi fel az órarendet.
70
Elektronikus napló Az adott órát csak a kijelölt napra viszi fel az órarendbe a program. Ezt javasoljuk választani, ha a tanórát csak egy adott napra szereté rögzíteni. A tanórát a naptárban kijelölt hétig adja hozzá a program. Ezt a funkciót akkor javasoljuk használni ha az adott tanóra végét akarjuk meghatározni. (pl.: csak az első félévben van az óra) A tanórát a naptárban megadott héttől, a tanév végig rögzíti l a program. Ezt a funkciót az órarend módosításakor célszerű használni. 12. A megfelelő funkciógombra kattintva rögzítheti a tanórát az órarendben.
13. A rögzítés után folytathatja a következő óra rögzítésével.
A tanórák kezdő és befejező időpontját mindig a csengetési rend határozza meg. Amennyiben a csengetési rendtől eltérő időtartamú foglalkozásokat (pl. napközi) szeretne rögzíteni, azt a Napirend nézetben tehei meg! A tanórán kívüli foglalkozások beállítását a „Tanórán kívüli foglalkozások napirendjének beállítása” c. fejezetben találja meg.
Többhetes (A-B hét) órarendek kezelése A @Napló rendszer képes többhetes (A-B) órarendek kezelésére is. Ennek beállításához az Adatszótárak funkcióban a hetirendek közé fel kell venni az egyes hetirendeket. Alapértelmezés szerint az @Napló a „heti ciklus”-t, azaz csak egy hetes órarendek kezelésére van beállítva. Az A-B hét kezeléséhez, először nevezze át a heti ciklus arra a hétre, amellyel a tanév kezdődik (pl. A hét), majd vegye fel újként a „B hét” szótárelemet is.
71
Elektronikus napló
Az @Naplóban többhetes ciklusú órarendeket is kezelhet, ehhez további hetirendeket is felvehet.
A hetirend adatszótár módosítása után lépjen ki, majd újra be a programba, hogy a naptár már az új hetirendnek megfelelően kerüljön legenerálásra. Ha A-B hetirendet kezel, akkor először az első hetet (A hét) kell kitöltenie az órarendbe, ezek a tanórák csak minden második hétre kerülnek be a pedagógusok órarendjébe. Az első hét órarendje után kitöltheti a 2. hét (B hét) órarendjét is. Az A heti órarend másolása a B hétre Az @Napló programban lehetőség van arra, hogy ha az „A” ill. a „B” hetirendek között csak kisebb eltérés van, akkor az „A” hetirendeket át lehet másolni a „B” hetirendre. Ehhez az alábbi műveleteket kell végrehajtani: 1. Ellenőrizze, hogy a rendszerben a hetirendek közé fel van-e véve az A ill a B hét. 2. Vegye fel az „A” heti órarendbe azokat az órákat amelyek megegyeznek az A ill. a B hét között. Javasoljuk, hogy az összes tanárnak rögzítse az órarendet. 3. Ha készen van a teljes A heti órarend, menjen az Adminisztrációs rendszerben a Elektronikus napló funkcióra. 4. Válassza ki a bal oldalon található listából az OSZTÁLY, CSOPORT ÓRARENDEK KEZELÉSE funkciót. 5. Kattintson az Új noymógombra! 6. Kattintson az Órarendek másolása hetirendek alapján szövegre. 7. Válassza ki az „Osztályok/csoportok” mezőben, hogy melyik osztály vagy csoport órarendjét szeretné másolni. Ha az „Összes osztály/csoport” elemet választja, akkor a teljes órarendet át tudja másolni. 8. Válassza ki a Forrás listából azt a hetirendet (pl. A hét) amelyet másolni szeretne. 9. Válassza ki a Cél listából azt a hetirendet amelyre átmásolni szeretné az forrás hetirend órarendjét (pl. B hét) 10. Az órarend létrehozása másik hetirend alapján gombra kattintva átmásolja a forrás órarendet a cél órarendre.
72
Elektronikus napló
A másolás után az külön módosíthatja az A ill. B hetirend órarendjei közötti eltéréseket.
A 0. órák aktiválása az e-Naplóban Az @Napló programban lehetőség van a 0. órák kezelésére is. Ezt a beállítást a telepítéskor kell bekapcsolni vagy lehetőség van az utólagos aktiválására is.
A
0.
órák
utólagos
aktiválása
érdekében
kérjük
vegye
fel
a
kapcsolatot
az
ügyfélszolgálatunkkal, a @Napló v8 verziójában – a korábban rögzített adatok konzisztenciája érdekében - nem lehetséges a felhasználói szintű bekapcsolása. Tanári órarendek módosítása A kész órarendeket bármikor módosíthatja az elektronikus naplóban. A naptár alapján történő módosítás esetén lépjen arra a napra, amelytől kezdve szeretné módosítani az órarendet, majd kattintson a kiválasztott tanórára.
1. Kattinston a módosítani kívánt tanórára! 2. Az órarendi óránál módosíthatja a tantárgyfelosztásból a foglalkozást ill. a helyiséget is.
73
Elektronikus napló
3. A Tovább majd a Rögzítés gombra kattintva módosíthatja az órarendet.
Óra törlése az órarendből A tanórák többféle módon törölheti a tanárok órarendjéből, attól függően, hogy csak a kijelölt napra vagy adott időszakra szeretné törölni az órát. Az óra törléséhez az alábbi műveleteket kell végrehajtania. 1. Kattintson a törlölni kívánt tanórára! 2. Az órarendi óra törlését az alábbiak szerint lehet végrehajtani: Nyomógomb
Funkció Az Óra törlése funkcióval csak a kijelölt napon törli a tanórát. Ezt a funkciót akkor célszerű használni, ha csak egy adott napra szeretnénk megváltoztatni a tanár órarendjét Az Óra törlése eddig nyomógombbal az adott tanórát a kezdetétől fogva a kijelölt napig fogja törölni a program. Ezt a funkciót akkor érdemes használni, ha a kijelölt napig törölni szeretnénk a korábbi órarendi órákat. Az Óra törlése innentől funkcióval az órarendi órát a kijelölt naptól kezdve a tanév végéig fogja törölni a program. Ezt a funkciót akkor célszerűá használni, ha az adott naptól kezdve szeretnénk törölni a tanórát. Az Óra megszűntetése nyomógommbal a teljes órarendi órát törölhetjük.
3. A Rögzítés gombra kattintva mentheti el a változásokat
Tanórán kívüli foglalkozások napirendjének beállítása A tanítási órarendeket tartalmazó órarend mellett az @Naplóban lehetőség van a tanórán kívüli foglalkozások napirendjének rögzítésére is a Napirend nézet használatával. A Napirend nézetből felvitt foglalkozások esetén meg lehet adni a pontos kezdő és befejező dátumot is a programban. 1. A tanórán kívüli foglalkozások felviteléhez kattintson a Napirend nézetre!
74
Elektronikus napló
A Napirend nézetben a tanórák és a tanórán kívüli foglalkozások megjelennek. A tanórák időbeosztását a csengetési rend alapján határozza meg a program. 2. Az új foglalkozás felviteléhez kattintson a kezdődátumhoz közel eső üres területre az adott napon. A pontos kezdési és befejezési dátumot mindig beállíthatja a foglalkozás adatainál.
3. Válassza ki a foglalkozást, valamint adja meg a terem és a kezdő és befejező időpontot. 4. Rögzítse a foglalkozást.
A Napirend nézetből rögzített foglalkozások az Elektronikus naplóban csak a Napirend nézetben jelennek meg a pedagógusoknak!
Csengetési rend beállítása A csengetési rend beállításával meghatározhatja az egyes tanórák kezdő és befejező időpontját, valamint a közöttük levő szünetek tartalmát. A csengetési rend módosításához kattintson a „Csengetési rend beállítása” funkcióra.
75
Elektronikus napló Válassza ki a normál(nappali) csengetési rendet és kattintson a Módosítás gombra.
A lapon beállíthatja az egyes órák kezdetét és végét. Ha a naplóban korábban rögzitett órákra visszamenőleg is alkalmazni akarja a csengetési rendet, akkor jelölje be a „Csengetési rend változtatásával együtt a rögzített tanórák kezdetének és végének frissítése” opciót.
Az @Napló v8 verziójában csak egy csengetési rendet lehet kezelni. A csengetési – függetlenül attól, hogy az intézményben mikor kezdődik, ill. fejeződik be a tanítás – az összes órához meg kell adni a kezdetének és végének időpontját. A program természetesen csak az órarendbe ill. a tanórákhoz ténylegesen beírt órák csengetési rendjét fogja kezelni, a többi óra beállítása nincs hatással a szoftver működésére.
A beírt tanórák visszamenőleges módosítása a megváltozott csengetési rendnek megfelelően. A csengetési rend módosítását lehetőség van visszamenőleges hatállyal is alkalmazni, vagyis a korábban beírt tanórákat a megváltoztatott csengetési rendnek megfelelően módosítani. Ez a funkció visszamenőlegesen (a tanév elejétől kezdve) az összes már beírt tanórának módosítja a kezdő és befejező időpontját, a megváltoztatott csengetési rendnek megfelelően. A visszamenőleges módosításhoz jelölje be a „Csengetési rend változtatásával együtt a rögzített tanórák kezdetének és végének frissítése” szöveg mellett található négyzetet, majd mentse el a változtatást.
76
Elektronikus napló Ezt a funkciót csak akkor használja a visszamenőlegesen, a tanév elejétől kezdve az összes beírt tanóra kezdési és befejezési időpontját módosítani szeretné a megváltozott csengetési rendnek megfelelően!
Helyettesítések Az e-Napló v8 verziójától kezdve lehetősége van a helyettesítések előírására is az elektronikus naplóba. ezzel a funkcióval megadhatja, hogy egy hiányzó pedagógust melyik kolléga fog helyettesíteni. Az előírt helyettesítések megjelennek a kijelölt kolléga elektronikus naplójában. A helyettesítések felvitelét az alábbi műveletekkel rögíztheti: 1. Kattintson a Helyettesítések funkcióra!
2. A listából válssza ki a hiányzó (helyettesítendő) pedagógust!
3. A naptárból válassza ki azt a napot és órát amikor a pedagógust helyettesíteni kell. Az Előző és következő gombbal módosíthatja a heteket, ill. a hát sorszáma meletti ikonra kattintva gyorsan is kiválaszthatja a megfelelő dátumot.
77
Elektronikus napló
4. A következő lapon kiválaszthatja a helyettesítés típusát (szakszerű, nem szakszerű, összevonás), beírhatja a helyettesítés okát, valamint kiválaszthatja a helyettesítő tanárt is. 5. Az „Osztályban tanító órarend szerint szabad pedagógusok:” listájában láthatja azokat a kollégákat, akik az adott osztályban tanítanak és a kijelölt órában nincs saját órájuk. 6. A „További helyettesítő pedagógusok:” listájából választhatja ki az előző listában nem szereplő pedagógust is a helyettesítéshez, pl. óraösszevonás esetén. 7. A Rögzítés gombbal mentheti el a helyettesítést.
A helyettesítések naptárában megjelenő tanórák jelentése Megjelenés
Magyarázat Órarendben szereplő, még be nem írt tanóra. Ezeket a tanórákat lehetősége van helyettesítésre kijelölni. Helyettesítésre kiírt, de még a helyettesítő tanár által be nem írt óra. Ezeket a helyettesítésre kiírt órákat lehetősége van még módosítani vagy törölni. A pedagógus vagy a helyettesítő által már beírt tanóra. Ezeket az órákat nem lehet helyettesítésre kiírni. A beírt helyettesítést tartalmazó tanóra. Ezt az órát már nem módosíthatja a helyettesítés fukcióval.
78
Elektronikus napló Megjelenés
Magyarázat Elmaradt óra (helyettesítés) jelzése a naplóban. Ezt a helyettesítést csak törölni tudja.
Helyettesítések módosítása és törlése Ha módosítani vagy törölni szeretné a helyettesítést, akkor kattintson a (zöld színnel jelölt) korábban felvitt helyettesítésre és módosítsa vagy törölje az adatokat.
A módosításhoz lépjen tovább majd a Rögzítés gombbal mentse el az adatokat.
Elmaradt óra rögzítése A helyettesítések funkcióban lehetőség van az adott tanórát elmaradt órának is rögzíteni. Ha pl. az utolós vagy az első óra elmaradt, akkor a Helyettesítések funkcióban ezt lehet jelölni. Az elmaradt órák felvitelét az alábbi műveletekkel rögíztheti: 1. Kattintson a Helyettesítések funkcióra! 2. A listából válssza ki a hiányzó (helyettesítendő) pedagógust! 3. A naptárból válassza ki azt a napot és órát amikor a pedagógus órája elmaradt. Az Előző és következő gombbal módosíthatja a heteket, ill. a hát sorszáma meletti ikonra kattintva gyorsan is kiválaszthatja a megfelelő dátumot. 4. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában található Elmaradt óra nyomógombra!
5. Az elmaradt óra kíhúzva jelenik meg a hiányzó pedagógus naptárában.
79
Elektronikus napló
Tanórák keresése A tanórák funkcióban lehetősége van a tanítási órák megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket amely alapján szűrni szeretné a tanórák listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg!
Ha nem állít be a tanórára vonatkozó szűrési feltételeket, akkor – az adattartalom függvényében – a tanórák listázása hosszabb időt is igénybe vehet! Javasoljuk, hogy mindig állítson be szűrési, keresési feltételek a tanítási órák listázáskor! Az @Napló Admin rendszerben csak a tanórák keresésére, szűrésére van lehetősége, a napló kitöltését (tanórák felvitelét) az @Napló rendszerben lehet végrehajtani!
Nem kötött munkaidő keresése A nem kötött munkaidő keresése funkcióban lehetősége van a nem kötött munkaidőre rögíztett tevékenységek megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket amely alapján szűrni szeretné a nem kötött munkaidő listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg!
Mulasztások keresése A mulasztások funkcióban lehetősége van a tanulói mulasztások megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket, amely alapján szűrni szeretné a mulasztások listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg!
Ha nem állít be a mulasztásokra vonatkozó szűrési feltételeket, akkor – az adattartalom függvényében – a mulasztások listázása hosszabb időt is igénybe vehet! Javasoljuk, hogy mindig állítson be szűrési, keresési feltételek a mulasztási adatok listázáskor!
80
Elektronikus napló Értékelések keresése A mulasztások funkcióban lehetősége van a tanulói mulasztások megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket, amely alapján szűrni szeretné a mulasztások listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg!
Gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása Az @Napló rendszerében alapvetően kétféle módon –automatikusan és manuálisan - lehet kezelni a szülői bejelentkezéseket. Abban az esetben ha a szülőknek különböző felhasználóneveket és jelszavakat szeretnénk adni, akkor a gondviselők adatainál kell megadni a szülőhöz tartozó felhasználónevet és jelszót. Ebben az esetben ügyelni kell arra, hogy a szülőknek mindig különböző felhasználóneveket adjunk meg. Ha manuálisan adjuk meg a felhasználóneveket és jelszavakat, akkor a szülők, gondviselők különböző felhasználóneveket használhatnak. A másik lehetőség, hogy a gondviselőknek automatikusan a gyermekük oktatási azonosítója és születési dátuma alapján generálhatunk felhasználóneveket és jelszavakat. Ebben az esetben a szülők mindig azonos felhasználónévvel és jelszóval léphetnek be az e-ellenőrzőkönyvbe. A gondviselői felhasználónevek és jelszavak automatikus beállításával jelentősen leegyszerűsödik a szülői, gondviselői felhasználónevek és jelszavak kezelése. Az alapértelmezés szerint a gondviselőknek a felhasználóneve a gyermekének oktatási azonosítója lesz, a jelszava pedig a gyermekének születési dátuma, ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban. (pl: 1999-01-03).
A szülői, gondviselői jelszavak automatikus beállítása csak akkor lehetséges, ha előtte felvitte a tanulókhoz a gondviselőket! Gondviselői jelszavak beállítása A
gondviselői
hozzáférések
beállítása
azoknak
a
szülőknek,
akik
még
nem
rendelkeznek
felhasználónévvel és jelszóval. A gondviselők felhasználóneve a gyermekének oktatási azonosítója lesz. A felhasználók jelszava a gyermekének születési dátuma, ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban. (pl: 1999-01-03).
Ha az automatikusan generált felhasználóneveket és jelszavakat használja, akkor nincs lehetősége a gyermek szüleihez különböző felhasználónevek és jelszavak beállítására. Gondviselői jelszavak alaphelyzetbe állítása Az összes szülői, gondviselői felhasználónév és jelszó alaphelyzetbe állítása. A gondviselők felhasználóneve a gyermekének oktatási azonosítója lesz. A felhasználók jelszava a gyermekének születési dátuma, ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban. (pl: 1999-01-03). Ez a funkció törli az összes korábbi szülői felhasználónevet és jelszót! 81
Elektronikus napló Ügyeljen arra, hogy ha ezt az opciót választja, akkor az ÖSSZES szülői felhasználónév és jelszó az alaphelyzetre kerül beállításra. Ezt az opciót soha ne használja akkor, ha az elektronikus ellenőrzőkönyvben engedélyezni a jelszavak módosítását.
82
Eszközök és Beállítások Eszközök és Beállítások Jelszómódosítás A jelszómódosítás funkcióval az aktuálisan bejelentkezett felhasználó jelszavát módosíthatja! Kérjük fokozottan ügyeljen a jelszavak biztonságára és rendszeres időközönként módosítsa jelszavát.
Ügyeljen arra, hogy jelszava ne tudódjon ki, valamint ne felejtse el a jelszavát! A jelszó beírásakor a beírt szöveg nem látható! Amennyiben elfelejtette jelszavát és nem tud bejelentkezni a rendszerbe, kérje ügyfélszolgálatunk segítségét!
A jelszavak esetében javasoljuk, hogy csak alfanumerikus karaktereket használjanak, ill. kerüljék az ékezetes karakterek használatát is.
Program beállítások A program beállítások funkcióval az adminisztrációs rendszer különböző funkcióit szabályozhatja. A beállítások alapvetően befolyásolhatják a szoftver működését az egyes funkciók elérhetőségét. Beállítás
Funkció
Naptár generálás a rendszerbe való
Minden belépéskor a naptár újra előállításra kerül. A funkció
minden belépéskor
lassítja ugyan a szoftverbe történő belépést, ugyanakkor lehetővé
teszi,
hogy
pl.
a
tanév
rendjének,
vagy
a
hetirendeknek a módosításakor automatikusan előállítódjon a naptár. Ezt a funkciót csak nagyon indokolt esetben kapcsolja ki! Bejelentkezés után automatikus
A programban a bejelentkezés után automatikusan lefutnak a
adatbázisszkript futtatás
hibakeresést, hibajavítást végző adatbázis műveletek.
engedélyezve
funkció
lassítja
ugyanakkor
ugyan
a
automatikusan
szoftverbe megkeresi
történő és
A
belépést, javítja
az
adatbázisban levő hibákat. Ezt a funkciót csak nagyon indokolt esetben kapcsolja ki! Tanév rendjében engedélyezett az
Ennek az opciónak a bekapcsolásával lehetősége lesz, hogy a
osztályok számára az intézményi
tanév rendjét csak a kijelölt osztályoknak módosítsa. A funkció
általános tanév rendi beállításoktól
bekapcsolása lehetővé teszi, hogy pl. külön kezelje az alsós és a
eltérő napok kezelése
felsős osztályokban alkalmazott tanítási napokat és szüneteket. Ezt a funkciót összetett iskolákban célszerű bekapcsolni!
83
Eszközök és Beállítások Beállítás
Funkció
Hét sorszámának váltása csak
A tanítási hetek sorszámát csak munkanapokon módosítja
munkanapon
automatikusan a rendszer.
Nem sorszámozott naptípusok
A
megjelölt
naptípusok
a
rendszerben
nem
kerülnek
sorszámozásra a tanítási napok között. Tanulók osztályok közötti átsorolása
A
tanulók
osztályok
közötti
átsorolásánál
a
program
esetén a csoportbontásokból való
automatikusan kilépteti a csoportokból is a tanulót. Az évváltás
kiléptetését is elvégezze rendszer
esetében a kiléptetés mindig automatikusan végrehajtásra kerül, azonban a tanéven belüli osztályváltásánál, ennek a funkciónak a bekapcsolásával lehet a csoportból történő kiléptetést automatizálni. Ezt a funkciót csak indokolt esetben kapcsolja ki!
Tanuló sajátos nevelési igényének,
A rendszerben a tanulók adatainál be lehet kapcsolni a
szociális és tanügyi adatainak
szociális, tanügyi és SNI adatok kezelését is.
kezelése Tanuló vallási adatainak kezelése
A rendszerben a tanulók adatainál be lehet kapcsolni a vallási adatok (felekezet, plébánia) adatok kezelését is.
Tanuló külső gyakorlati helyeinek
A rendszerben a nyilvántartások kiegészülhetnek a külső
kezelése
gyakorlóhelyek kezelésével.
A foglalkozások módosításánál a
A funkció bekapcsolásával lehetősége lesz a tantárgyfelosztás
foglalkozás (órarend) alapján
módosításával egyidejűleg az összes addigi beírt tanóra,
rögzített tanórák/értékelések
értékelés és mulasztás visszamenőleges módosítására is.
egyidejű módosításának
Ezt a funkciót csak akkor kapcsolja be ha visszamenőleg akarja
engedélyezése
módosítani a tanórákat és értékeléseket. Minden más esetben célszerű kikapcsolni!
Csoportokat tartalmazó választók
A csoportok listája név vagy évfolyam szerint jelenjen meg.
elemsorrendje elsődlegesen
Alapértelmezetten
csoportnév alapján (egyébként
rendezve jeleníti meg a rendszer, a funkció bekapcsolásával a
évfolyamsorszám alapján
rendezést név szerintire lehet módosítani.
HTTP alapú szolgáltatás elérési
A fenntartói adatgyűjtő rendszer URL címe. Abban az esetben
útvonala
kell beállítani a a szoftverhez kapcsolódik a fenntartói
a
csoportokat
az
évfolyamok
szerint
adatgyűjtő rendszer is. Szülői rendszerben elrejtett
Az
érdemjegyek típusai
ellenőrzőkönyvben nem jelennek meg.
84
itt
kiválasztott
érdemjegyek
az
elektronikus
Eszközök és Beállítások Javítás, korrekció A javítások, korrekciók menüpontban olyan adatbázis műveleteket lehet végrehajtani, amelyek automatikusan képesek javítani egyes adatfelviteli hiányosságokat, valamint gyorsan beállíthatók felhasználói adatok.
Figyelem! Az automatikus javítások előtt javasolt biztonsági mentést készíteni az adatbázisról! Beállítás
Funkció
e-Napló adatok javítása,
A naplóban rögzített tanulói, tanári adatok hibáinak javítása (pl.: kis-
karbantartása.
nagybetűs
elírások,
évfolyamainak
szóközök).
beállítása,
a
Az
tanulók
osztályok,
csoportok
tantervének
beállítása,
adatrögzítési hiányosságok korrigálása. Gondviselői jelszavak beállítása
A gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása azoknál a gondviselőknél, akik még nem rendelkeznek felhasználónévvel és jelszóval. Alapértelmezetten a gondviselői felhasználónevek az oktatási azonosítók (ha a diák rendelkezik ilyennel), a jelszavak pedig a születési dátumok lesznek. A
művelet
csak
azoknak
a
gondviselőknek
állítja
be
a
felhasználónevét és jelszavát, akiknek a gyermekük rendelkezik oktatási azonosítóval ill. ki van töltve a születési dátum mező is. A korábban beállított felhasználónevekre és jelszavakra a műveletnek nincs hatása. Gondviselői jelszavak
A gondviselői felhasználónevek és jelszavak alaphelyzetbe állítása az
alaphelyzetbe állítása
összes
gondviselőnél.
Alapértelmezetten
a
gondviselői
felhasználónevek az oktatási azonosítók (ha a diák rendelkezik ilyennel), a jelszavak pedig a születési dátumok lesznek. A művelet valamennyi gondviselőnek alaphelyzetbe állítja a felhasználónevét és jelszavát! Osztálynaplók karbantartása,
Az
osztálynaplók
újra
sorszámozása,
a
hibás
adatrögzítések
tanítási órák javítása
korrekciója.
Haladasinapló órasorszámozás
Az osztálynaplók újra sorszámozása, osztály/csoport és tantárgy
karbantartása, csoport-
szerint. Ha az azonos csoportoknak, azonos tantárgyakat tanító
tantárgy szerinti újra
tanárok órasorszámait folyamatosan akarjuk visszamenőleg is
sorszámozással.
átsorszámozni, akkor futassuk le ezt a funkciót. .
85
Eszközök és Beállítások Beállítás
Funkció
Haladasinapló órasorszámozás
Az osztálynaplók újra sorszámozása, osztály/csoport, tanár és
karbantartása, tanár-csoport-
tantárgy szerint. Ha az azonos csoportoknak, azonos tantárgyakat
tantárgy szerinti újra
tanító tanárok órasorszámait külön-külön akarjuk visszamenőleg is
sorszámozással.
átsorszámozni, akkor futassuk le ezt a funkciót. .
Lezárt tanévek karbantartása.
Valamennyi korábbi tanév adatainak törlése az aktuális adatbázisból.
Egyedi karbantartás
Egyedi adatbázis szkript futtatása.
Adatbázis karbantartás
Az adatbázis tisztítása, karbantartása. Amennyiben a rendszer adatai csak hosszú várakozás után jelennek meg, javasolt futtatni. Az adatbázis karbantartás a tárolt adatokra nincs semmilyen hatással!
Adatszótárak karbantartása Az @Napló adatszótárainak karbantartása. Ennek a műveletnek a segítségével van lehetőség egyes adatszótár elemek módosítására és bővítésére. A rendszerben az alábbi adatszótárak tartalmát lehet szerkeszteni:
[belépési okok]: a be-, ill átsorolásánál használatos mintaszövegek, zárdékok
[csoporttíupsok]: az osztályok és csoportok típusai,
[elérhetőség típusok]: a tanulók, gondviselő, tanárok elérhetőségeinek típusa,
[értékelés típusok]: az értékelések típusai,
[értékelés módok]: az értékelések módjai, módszerei,
[esemény jellegek]: a feljegyzésekhez kapcsolódó események típusai, jellegei.
[helyettesítés típusok]: helyettesítések típusai,
[hetirendek]: az intézményben használatos hetirendek (Heti ciklus, A-B hetek),
[igazolás típusa]: mulasztások igazolásának típusai,
[kilépés okok]: a kilépéskor használatos mintaszövegek,
[naptípusok]: a tanítási ill. tanítás nélküli munkanapok típusai,
[rokonság foka]: gondviselői rokonsági fokok,
[tantárgy kategória]: tantárgy kategóriák.
Figyelem! A rendszer beépített adatszótár elemei nem törölhetők!
86
Eszközök és Beállítások Értékelési módok, jegyek súlyozásának és színének beállítása Az @Naplóban lehetőség van az értékelési módok bővítésére, az átlagszámítás során használatos súlyozás megváltoztatására, továbbá az egyes értékelésekhez tartozó színek megváltoztatására is. A módosításhoz válassza az Adatszótárak karbantartása funkcióban az „értékelési módok” adatszótárt.
A kiválasztás után megjelenik a rendszerbe beépített értékelési módszerek listája. Ezt a listát tetszőlegesen bővítheti az iskolában használatos új értékelési módokkal. Ha módosítani szeretné az értékelési módok súlyszámát vagy színét válassza ki az adott értékelési módszert és kattintson a Módosítás gombra.
A lapon beállíthatja a súlyszámot és a színt is. Kattintson a tovább gombra, majd rögzítse a változást.
Szöveges értékelések mondatbankjainak feltöltése Az e-naplóban használt szöveges értékelésekhez lehetősége van további sablonszövegeket is felvenni. Ehhez válassza az Adatszótárak karbantartása funkcióban az „Szöveges értékelés” adatszótárt.
87
Eszközök és Beállítások
A program már tartalmazza a magatartás és szorgalom bejegyzéseket, valamint az ún. „tantárgyi bejegyzéseket”, amelyet bármely tantárgyhoz felhasználhat. Az új szöveges értékelés felviteléhez kattintson az Új gombra.
A Megnevezés mezőhöz írhatja be a szövegsablont.
A Tárgynév mezőbe adhatja meg azt a tantárgyat, amelyhez a szöveges értékelés tartozik. Kérjük ügyeljen, hogy a tantárgy nevét pontosan adja meg ill. használja a szövegmező melett található ikon a tantárgy kiválasztására. Ha üresen hagyja ezt a mezőt, akkor a szövegsablon nem jelenik meg a tantárgyaknál. Új feljegyzéstípusok, beírások felvitele az e-naplóba A feljegyzések, beírások esetében egyrészről a rendszer tartalmaz előre felvett feljegyzéstípusokat (pl.: dicséret, fegyelmi stb.), másrészről lehetősége van minden iskolának további feljegyzéstípusokkal (pl.: szaktanári figyelmeztető, intő, osztályfőnöki figyelmeztető, intő stb.)
is kiegészítenie a beírások
kategorizálását. Ehhez válassza az Adatszótárak karbantartása funkcióban az „esemény jellegek (tanulók)” adatszótárt.
88
Eszközök és Beállítások
A Keres gombra kattintva megjelenik a programban rendelkezésre álló feljegyzéstípusok listája, itt lehetősége van újakat felvenni ill. módosítani az egyes típusokat.
A rendszerbe feltöltött esemény típusokat kérjük soha ne módosítsák, mert ezek a program helytelen működéséhez vezethetnek. Csak azokat az elemeket módosítsák, amelyeket az iskola vett fel.
Az új szöveges értékelés felviteléhez kattintson az Új gombra.
A Megnevezés mezőben adhatja meg a feljegyzés típusának a nevét, a sorszám mezőben állíthatja be a megjelenítés sorszámát. Az új elemet a Tovább, majd a Rögzítés gombbal rögzítheti a programba.
89
Importálás Importálás Az e-Napló v5 verziótól kezdve az adatimportálási lehetőségek szélesebb körű alkalmazhatósága vált elérhetővé a programban.
Az importálási funkciók az alábbi esetben nyújthatnak segítséget a programban:
A rendszer első adatfeltöltésekor a tanulói, tanári adatok importálásának lehetősége a KIR vagy egyéb Excel táblázatokból.
A tantárgyfelosztás importálása Excel táblázatból, amely funkcióval rendkívül gyorsan lehet az osztályokat, csoportokat, tantárgyakat, valamint a tantárgyfelosztás létrehozni ill. módosítani a rendszerben.
Az osztály és csoportbesorolások importálása és módosítása.
Külső Excel és XML adatállományok (pl.: aSc órarendkészítő) feltöltése a rendszerbe.
Az importálás során lehetőség van csoportos, nagy mennyiségű adatok felvitelére és gyors módosítására is.
90
Importálás Fontos szabályok az adatok importálásához Az @Napló importálási lehetőségei egyszerű és gyors eszközt biztosítanak az adatok felviteléhez és módosításához, ugyanakkor az importálási műveletek során nem kerülnek olyan mértékben ellenőrzésre az adatok, mint a program használatával.
Az adatok importálása előtt javasoljuk, hogy készítsenek biztonsági mentést a program adatairól! Az adatok importálásához kérjük, hogy az alábbi szabályokat mindenképpen tartsa be: A szoftverből kiexportált táblázatok, ill. sablonok szerkezetét soha ne módosítsa! Ne töröljön vagy szúrjon be oszlopokat, mivel ebben az esetben a szoftver nem tudja beimportálni a táblázatot. Ha exportálja az adatokat, akkor mindig a teljes táblázatot töltse vissza. Ha nem kifejezetten ez a szándéka akkor ne törölje az adatokat a táblázatban, mert akkor a szoftverben is törölni fogja ezeket az adatokat. Fontos, hogy az importáláskor mindig ügyeljen az importálási mód helyes megadására! A hibásan megadott importálási mód, az adatok törléséhez is vezethet. Amennyiben nem biztos az importálási mód megadásában kérje ügyfélszolgálatunk segítségét! A beimportált táblázatban ne használjon szűrőket, vagy az oszlopok elrejtését, mert ebben az esetben a program ne fogja tudni beimportálni az adatokat. Soha ne cserélje fel az oszlopok sorrendjét a táblázatokban, mert a program nem az oszlopnevek, hanem az oszlopok sorrendje alapján azonosítja az adatokat! Az importálás előtt mindig készítsen biztonsági mentést, hogy az esetlegesen rosszul importált adatok miatti adatvesztést elkerülje. Kérjük ügyeljen a különböző típusú importálások (KIR, aSc) során leírt szabályok betartásában! Az importálás előtt kérjük olvassa el e műveletek útmutatóját!
KIR tanulói és pedagógus adatok importálása Az @Napló rendszerben lehetőség van a Közoktatás Információs Rendszerében (KIR) tárolt tanulói és pedagógus adatok egyszerű importálására. A KIR rendszerből az alábbi műveletekkel tudnak importálni: 1. Az exportáláshoz lépjen be a Tanuló/gyermek keresése menüpontba, majd listázza ki az összes tanulót. 2. Az „Összes találat listába” gombra kattintva tudja a jobb oldali listához hozzáadni az összes tanulót. 3. Ezután a – lap alján megtalálható – „Adatok exportálása” gombbal tudja kiexportálni a tanulók összes adatát. 4. Az exportálásánál jelölje be az összes adatot!
91
Importálás Kérjük ügyeljen arra, hogy a tanulói adatok esetében nem a KIR Exportálási funkcióját kell használni, hanem a Tanuló/gyermek keresése menüpontból kell exportálni az adatokat, a fentiekben leírtak alapján! Az exportálás után a KIR rendszer az Excel újabb változatában, az ún. XLSX formátumban kerülnek az adatok kimentésre. Mivel az @Napló rendszer csak XLS formátumban képes beolvasni az adatokat ezért a lementett állományt át kell konvertálni XLS formátumba az alábbiak szerint: 1. Nyissa meg a letöltött XLSX kiterjesztésű fájl az Excelben. 2. Menjen a Fájl-Mentés másként… funkcióra, majd válassza ki a fájlformátumok közül az „Excel 972003 verziójú munkafüzet” opciót. A kapott fájlt XLS kiterjesztéssel menti el a program. 3. Az XLS állományt már tudja importálni az @Naplóba.
Kérjük ügyeljenek arra, hogy az importáláshoz mindig „Excel 97-2003 verziójú munkafüzet” (XLS) formátumú fájlt használjanak! A KIR importálás a tanulók osztályba sorolását – a rendszer integritásának megőrzése érdekében – nem végzi el, ezt csak a programban a Tanulók besorolás funkcióval lehet végrehajtani!
Az importálás esetén előfordulhat, hogy a kapcsolat megszakad a szerverrel és a folyamatjelző nem lép tovább. Ebben az esetben várjon 10-15 percet majd zárja be a böngészőt és lépjen be az Adminisztrációs rendszerbe és ellenőrizze, hogy az importált adatok bekerültek-e a programba. Mivel az importálást mindig a háttérben végzi a program ezért az importálás akkor is végrehajtásra kerül ha közben megszakad a kapcsolat! Amennyiben az importálást nem sikerül végrehajtani kérjék ügyfélszolgálatunk segítségét!
aSc órarendek importálása Az @Napló biztosítja a kész órarendek importálási lehetőségét az aSc órarendszerkesztő programból. Az aSc órarendszerkesztőből a Fájl-Export-aSc Timetablaes 2008 XML formátumban kell kiexportálni az adatokat. Az aSc programból történő importáláshoz rendelkezniük kell az szoftver adatexportra képes verziójával. Amennyiben ezzel nem rendelkeznek úgy nincs lehetőségük az aSc-ben készített órarendek importálására.
Kérjük ügyeljen arra, hogy mindig az „aSc Timetablaes 2008 XML” formátumba exportálja ki az órarendet mert az @Napló ezt a formátumot képes feldolgozni!
92
Importálás
Amennyiben nem rendelkezik a szükséges jogosultságokkal, akkor csak 10 órarendi órát képes exportálni az aSc órarendből. Ebben az esetben a teljes órarendet nem tudja importálni az aSc órarendből. A probléma megoldásához vegye fel a kapcsolatot az aSc órarend forgalmazójával.
Ha sikerült kiexportálni „aSc Timetablaes 2008 XML” formátumban a teljes órarendet, akkor ez beimportálhatja az @Naplóba.
Kérjük, hogy az importálás előtt ellenőrizze, hogy a pedagógusok nevei azonosak-e az aSc programban és az @Naplóban. Ha eltérés van a nevek között, akkor a tanár órái nem tudja beimportálni a naplóba.
93
Importálás Az órarendek importálásához – a pedagógusok nevén kívül – nem szükséges más adatot megadni. Az @Napló importálási funkciója automatikusan létrehozza a tantárgyakat, a termeket, az osztályokat, a csoportokat és a tantárgyfelosztást is!
Ha az órarendet az aSc programból kívánja importálni akkor nem javasoljuk a programban létrehozni az osztályokat, csoportokat, tantárgyakat, termeket ill. a tantárgyfelosztást sem, mivel az importálás automatikusan létrehozza ezeket. Az importálással létrehozott termek, tantárgyak, osztályok, csoportok az alapértelmezett adatokkal jönnek létre. Ügyeljenek arra, hogy a sikeres importálás után állítsák be a beimportált adatok tulajdonságait is!
Első órarend importálása Az első órarendet az Adatok importálása - Órarend importálása 'aSc TimeTable 2008 XML' állományból funkcióval teheti meg.
Kérjük ügyeljen arra, hogy a A-B hetet használnak az aSc program órarendjébe, akkor ezt az @Naplóba is be kell állítani! A hetirendek beállításáról a „Többhetes (A-B hét) órarendek kezelése” c. fejezetben olvashat útmutatót! Az órarend importálása előtt kérjük, minden esetben ellenőrizze az alábbiakat: 1. A pedagógusok nevei az aSc-ben és az @Naplóban is pontosan megegyeznek-e? Ügyeljen arra, hogy a kis és nagybetűk, a szóközök vagy írásjelek (pl. kötőjel) különbsége is azt eredményezheti, hogy az adott tanár órarendjét nem tudja a rendszer beimportálni. 2. Ha A-B hét beállítását használja az aSc programban, akkor ellenőrizze, hogy az @Napló programban is beállította-e az A-B hetes hetirendeket! 3. A programban lehetőség van az 'aSc TimeTable 2008 XML' állományt átkonvertálni Excel (XLS) formátumúra. A kapott XLS állományban egyszerűbben ellenőrizheti, hogy hány órarendi órát tud beimportálni a rendszer, valamin áttekinthetőbben ellenőrizheti a pedagógusok neveit is. 4. Javasoljuk, hogy a termeket mindig adja meg az órarendhez! Az importálási folyamat működik a termek megadása nélkül is, ugyanakkor a későbbiekben problémát jelenthet ha nincsenek megadva az órarendben a termek. Ha nem akarja a teremrendeket kezelni, akkor megadhatja az összes órához ugyanazt a termet si.
Kérjük, hogy az importálás előtt minden esetben ellenőrizze a fentiekben leírt adatokat és szükség esetén módosítsa azokat az aSc-ben vagy az @Naplóban! Ha ellenőrizte az importálandó adatokat, akkor elkezdheti az órarend importálását.
94
Importálás
Az órarend importálás során a Tallózás gombbal választhatja ki az elmentett XML formátumú állományt. Az órarend importálását az alábbi beállításokkal tegye meg: 1. Állítsa be, hogy az órarend importálását a „ÚJ ÓRAREND IMPORTÁLÁSA” opcióval hajtsa végre a program. Ez lezárja az előző órarendet és az órarend érvényességének dátumát figyelembe véve beszúrja az új órarendet. 2. Az „Órarend érvényességének kezdete” mezőben adhatja meg az órarend érvényességének a dátumát. Az első órarend importálásánál ez a tanév első olyan napja amikor órarend szerint tanítanak az intézményben.
Javasoljuk, hogy ha az első tanítási napon nem órarend szerint tanítanak (pl. csak osztályfőnöki órák vannak), akkor az órarendet a második tanítási naptól kezdve importálja! Az importálással létrehozott termek, tantárgyak, osztályok, csoportok az alapértelmezett adatokkal jönnek létre. Ügyeljenek arra, hogy a sikeres importálás után állítsák be a beimportált adatok tulajdonságait is!
Kérjük, hogy a sikeres importálás után állítsák be a termek, tantárgyak, osztályok, és csoportok jellemzőit is! Az órarendek importálása – különösen több ezer órarendi óra esetén – hosszabb ideig is eltarthat. Amennyiben a végrehajtást jelző folyamatsáv hosszabb ideje nem mozdul (több mint 10 perc elteltével sem), illetve esetleg hibaüzenet jelent meg, akkor javasoljuk, hogy az F5 billentyűvel töltse újra a
95
Importálás weboldalt. Ilyen esetben az importálás nem fog újrakezdődni, de a előfordulhat, hogy a folyamatjelző újraindul. Az importálás befejezése után egy táblázatban megjelenik az importálás eredménye.
Órarend változások, módosítások kezelése Az elektronikus naplóban nyomon követhető az órarendi változások, módosulások is. Ha tanév közben megváltozik az órarend, akkor az Adatok importálása - Órarend importálása 'aSc TimeTable 2008 XML' állományból funkcióval teheti meg úgy, hogy az órarend érvényességi dátumát beállítja. Az „Órarend érvényességének kezdete” adat” mezőben adhatja meg az órarend érvényességének a dátumát, amelyet akár előre is rögzíthet.
Az órarend módosításánál mindig állítsa be, hogy az órarend importálását a „ÚJ ÓRAREND IMPORTÁLÁSA” opcióval hajtsa végre a program, továbbá mindig adja meg az új órarendváltozat érvényességének dátumát is az „Órarend érvényességének kezdete” adat” mezőben! Gondviselői adatok importálása A KIR-ből betöltött adatok nem tartalmazzák a gondviselőket, ezért gyakran szükséges lehet a gondviselői adatok importálása is a programban. A gondviselők importálását az alábbiak szerint célszerű végrehajtani: 1. „Az Adatok importálása - Tanulók importálása Excel 97-2003 munkafüzet (XLS) állományból Adatok exportálása Excel (XLS) formátumba” funkcióval exportálja ki egy Excel formátumú táblázatba a tanulók adatait. 2. Nyissa meg a kapott táblázatot az Excelben! 3. Írja be a Gondviselő neve (1) és a rokonsági foka (1) oszlopokba a megfelelő adatokat! Ezt a két oszlopot minden esetben ki kell töltenie. 4. Kérjük fokozottan ügyeljen arra, hogy ne módosítsa az oszlopok sorrendjét, ne szúrjon be vagy töröljön oszlopokat! 5. Ügyeljen arra is, hogy a tanulókhoz mindig a helyes adatokat adja meg, mert a téves importálás esetén a gondviselőket a programban már csak egyesével tudja módosítani! 6. Az adatok visszaimportálása előtt kapcsolja ki az esetleges szűréseket ill. oldja fel az esetlegesen alkalmazott oszlop elrejtéseket is. 7. Mentse el a táblázatot! 8. Tanulók importálása Excel 97-2003 munkafüzet (XLS) állományból importálja be a tanulókat!
96
Importálás Javasoljuk, hogy „Meglévő adatok MÓDOSÍTÁSA.” opcióval importálja az adatokat, ha módosítani akarja a tanulók programban tárolt adatait. Amennyiben csak az új tanulók adatait szeretné importálni és nem akarja módosítani a meglévő tanulók adatait, akkor válassza a „Meglévő adatok MEGTARTÁSÁVAL és ÚJ ADATOK rögzítésével” opciót.
97
Biztonsági mentés Biztonsági mentés Az @Napló Elektronikus Osztálynapló rendszer minden adatot az adatbázisában tárol, ezáltal az adatbázisban történő rögzítés során valamennyi adat tárolásra kerül.
A biztonsági mentés funkcióval lehetősége van a manuálisan menteni a rendszer adatait. A mentés során kérjük, mindig várja meg a művelet végét, majd a keletkezett biztonsági mentés állományt tárolja el. Javasoljuk, hogy a biztonsági mentéseket egy másik számítógépen és/vagy optikai adattárolón tárolja!
Figyelem! Az adatvesztések elkerülése céljából rendszeresen mentse az adatokat és biztonságos helyen tárolja az állományokat!
Javaslatok a biztonsági mentés használatához Javasoljuk, hogy a biztonsági mentéseket minden olyan esetben használják, amikor meg szeretnék őrizni az elektronikus napló aktuális állapotát. Az alábbi esetekben fokozottan ajánljuk a biztonsági mentés készítését: a félévi zárás befejezésével, a félévi állapot rögzítésének céljából, az év végi zárás után, a végleges osztálynaplók elkészítésével egyidejűleg, a tanévváltás előtt, mivel a tanévváltás után az előző tanévet módosítani már nem lehet, az importálási műveletek előtt (pl.: aSc importálás, tanulók adatainak importálása), az esetlegesen hibásan végrehajtott importálás javítása céljából.
Ha a biztonsági mentésből vissza szeretné állítania rendszerét, kérje ügyfélszolgálatunk segítségét!
98
Dokumentumok Dokumentumok Az @Napló rendszer rendelkezik egy nagyteljesítményű dokumentumgeneráló szoftvermodullal, amely alkalmas az osztálynaplók, ill. egyéb iskolai dokumentumok előállítására. A dokumentumgenerátor előre meghatározott sablonok alapján, az elektronikus napló adatbázisából származó adatokkal állítja elő a különböző dokumentumokat és elektronikus statisztikákat. A dokumentum előállítóval a szaktanárok és osztályfőnökök a saját munkájuk megkönnyítésére, dokumentálására elkészíthetnek nem hivatalos iskolai jellegű dokumentumokat. A dokumentumok előállítása jogosultsághoz kötött az alábbiak szerint: A Szaktanár dokumentumai részben olyan dokumentumok szerepelnek, amelyeket bármelyik szaktanár elérhet! Az Osztályfőnök dokumentumai között azok a dokumentumok szerepelnek, amelyeket az osztályfőnökök érhetnek el a saját osztályukkal kapcsolatosan. Az Igazgatósági dokumentumok az összes elérhető dokumentumot tartalmazzák, amelyeket bármelyik tanárnak vagy osztálynak, csoportnak elő lehet állítani.
Az Adminisztrátori rendszerből csak az Igazgatósági dokumentumok érhetők el, ezek az összes dokumentumhoz való hozzáférést biztosítják.
A szaktanárok által elérhető dokumentumok A szaktanári dokumentumokat csak az Elektronikus naplóból érhetik el a tanárok. Ezeket a dokumentumokat bármelyik pedagógus előállíthatja.
Az osztályfőnökök részére elérhető dokumentumok Az osztályfőnöki dokumentumokat csak az osztályfőnökök érhetik el a saját osztályukkal kapcsolatosan.
Az igazgatóság, a vezetői felhasználók részére elérhető dokumentumok Az Igazgatósági dokumentumokat a vezetői jogosultsággal rendelkező felhasználók érthetik el az Elektronikus naplóból, valamint az Adminisztrációs rendszerből csak ezek a dokumentumok érhetők el. Az Igazgatósági dokumentumok funkcióban az összes dokumentum, az összes pedagógusra, osztályra vagy csoportra előállíthatók, ill. számos további opció is rendelkezésre áll.
Az dokumentumoknál megjelenő ikonok jelentése, a dokumentumok típusai és kezelésük Az @Napló rendszer több – a későbbi feldolgozás módját figyelembe vevő – dokumentum előállítására alkalmas. Azok a dokumentumok, amelyekkel további műveleteket (további feldolgozás, szerkesztés) lehet végrehajtani, azokat szerkeszhető formátumban (XLS, RTF, DOC) állítja elő a program. A tovább nem szerkeszthető dokumentumokat PDF formátumban készíti el a szoftver.
99
Dokumentumok Ikon
Dokumentumtípus Adobe PDF formátum. Ezek a dokumentumok az előállítás után nem szerkeszthetők, a tartalmukat nem lehet megváltoztatni. A dokumentumok megtekintéséhez az Adobe Acrobat Reader program szükséges! Word
RTF
formátumú
dokumentumok,
amelyeket
Microsoft
Office
Word
szövegszerkesztővel lehet megnyitni. Ezek a dokumentumok a szövegszerkesztő programban szerkeszthetők, módosíthatók vagy kiegészíthetők. Excel XLS formátumú dokumentumok, amelyeket Microsoft Office Excel táblázatkezelő programmal lehet megnyitni. Ezek a dokumentumok az táblázatkezelő szoftverrel szerkeszthetők, módosíthatók vagy kiegészíthetők. Német nyelvű PDF dokumentumok
A leggyakrabban használt dokumentumok A képernyő felső részén találhatók kiemelve a leggyakrabban használt dokumentumok ikonjai.
A leggyakrabban használatos dokumentumok ikonjaira kattintva gyorsan el lehet érni az oktatási intézményekben
használatos
legfontosabb
dokumentumokat.
A
leggyakrabban
használatos
dokumentumok alatt találhatja meg – külön lapokra bontva – a Naplók, Tanulók, Pedagógusok, termek, Statisztikák, Értesítők, törzslap, bizonyítvány, Igazolások, mulasztási értesítők csoportosításban az egyes dokumentumokat.
Naplók Dokumentum neve
Funkció
Osztálynaplók
A hagyományos osztálynapló előállítása
Osztálynaplók szöveges értékeléssel
Osztálynapló előállítása a szöveges értékeléseket tartalmazó osztályokhoz (pl.: 1-2 osztályok)
Osztályok órarendje
Az osztályok órarendjének dokumentuma
Haladási napló
Az osztálynaplók haladási részének dokumentuma.
100
Dokumentumok ez a rész nem tartalmazza az értékeléseket Osztályozó napló
Az osztálynaplók osztályozó része, ez a dokumentum nem tartalmazza a haladási naplót.
Csoportnapló
Hagyományos csoportnapló előállítása tetszőleges csoportnak.
Napközis csoport naplója
Csoportnapló a napközis foglalkozásokhoz
Csoportnapló a tanórán kívüli
Csoportnapló készítése a tanórán kívüli
tevékenységekhez
foglalkozásokhoz (pl.: szakkörök, sportkörök)
Szakmai gyakorlat foglalkozási napló
Csoportnapló a szakmai gyakorlatokhoz.
Tanulók Dokumentum neve
Funkció
Tanulói adatlapok
A tanulói adatlapok elkészítése, a tanuló személyes, tanügyi és egyéb adataival.
Osztályok tanulói
Tanulók személyes adatait tartalmazó táblázat
Osztályok tanulóinak tanügyi és szociális adatai Tanulók tanügyi és szociális adatait tartalmazó táblázat Jelenléti ív (alkalmanként)
Egy tanórára vagy foglalkozásra szóló jelenléti ív készítése, csoportonként
Jelenléti ív (15 alkalomra)
15 tanórára vagy foglalkozásra szóló jelenléti ív készítése bármely foglalkozásról.
Aláíróív (15 alkalomra)
Aláíróív készítése bármely foglalkozásról.
Értékelések részletezése
A tanulók által kapott értékelések részletes adatlapja
Mulasztások részletezése
A tanulói mulasztások részletes adatlapja
Tantárgyi mulasztások részletezése
A tantárgyi mulasztások részletes adatlapja
Feljegyzések részletezése
A tanulók által kapott feljegyzések részletezése
Felmentések/határozatok
A tanulók felmentéseinek, határozatainak részletezése
Pedagógusok Dokumentum neve
Funkció
Haladási napló
A tanár haladási naplója PDF formátumban
101
Dokumentumok Haladási napló, tanmenet
A pedagógus haladási naplója és tanmenete XLS formátumban.
Osztályok tanulóinak tanügyi és szociális adatai Tanulók tanügyi és szociális adatait tartalmazó táblázat Munkaidő elszámolólap
A pedagógus munkaidő elszámolásának részletes adatai a teljes tanévre, havi bontásban.
Havi munkaidő elszámolólap
A pedagógus havi munkaidő elszámoló lapja a kiválasztott hónapra.
Nem kötött munkaidő részletező
A pedagógus nem kötött munkaidejének részletetes dokumentációja
Helyettesítési napló
A pedagógus helyettesítési naplója.
Pedagógus által adott osztályzatok/értékelések
A kiválasztott pedagógus értékeléseinek, osztályzatainak táblázata XLS formátumban.
Fogadóórai információs lapok
A pedagógusnak az összes tanítványával kapcsolatos adatait tartalmazó, - a fogadóórákon használható – információs dokumentum.
Pedagógus naplóban be nem jegyzett órái
A pedagógusoknak a naplóba be nem írt tanóráinak
(órarend alapján)
részletezése PDF formátumban
Pedagógus naplóban be nem jegyzett órái
A pedagógusoknak a naplóba be nem írt tanóráinak
(órarend alapján)
összegzése, havi bontásban XLS formátumban
Órarend
A pedagógus órarendje
Tanári órarendi lefedettség
A tanárok aktuális óráinak, a teljes órarendnek a táblázata XLS formátumban.
Termek Dokumentum neve
Funkció
Teremrend
A termekre vonatkozó órarend megejelenítése XLS formátumban
Terem órarend
Az egyes termek órarendje PDF formátumban
Statisztikák Dokumentum neve
102
Funkció
Dokumentumok Tanulók tantárgyi mulasztása az eddig
A tanulók tantárgyi mulasztási összesítője a
megtartott tanórák alapján
ténylegesen megtartott tanórák alapján, Excel formátumban.
Tanulók tantárgyi mulasztása a tanévben
A tanulók tantárgyi mulasztási összesítője a
megtartható tanórák alapján
tanévben várhatóan megtartott összes tanórák alapján, Excel formátumban.
Osztály tanulóinak havi mulasztásai összesítője A tanulók havi mulasztási összesítése, Excel formátumban. Napközis csoport tanulóinak havi mulasztásai
A napközis csoportok tanulóinak havi mulazstási
összesítője
összesítése, Excel formátumban.
Osztályok havi hiányzási összesítője
Az egyes osztályok havi mulasztási statisztikája, Excel formátumban.
Osztály havi statisztikája
Az osztályok havi statisztikai táblázata, Excel formátumban.
Osztály félévi statisztika
Az osztályok félévi statisztikai táblázata, Excel formátumban.
Osztály év végi statisztika
Az osztályok év végi statisztikai táblázata, Excel formátumban.
Osztály I. negyedévi statisztika
Az osztályok I. negyedéves statisztikai táblázata, Excel formátumban.
Osztály III. negyedévi statisztika
Az osztályok III. negyedéves statisztikai táblázata, Excel formátumban.
Tanulók félévi tantárgyi statisztika
A tanulók tantárgyi statisztikájának féléves összesítő táblázata, Excel formátumban.
Tanulók év végi tantárgyi statisztika
A tanulók tantárgyi statisztikájának év végi összesítő táblázata, Excel formátumban.
Tanulók I. negyedévi tantárgyi statisztika
A tanulók tantárgyi statisztikájának I. negyedéves összesítő táblázata, Excel formátumban.
Tanulók III. negyedévi tantárgyi statisztika
A tanulók tantárgyi statisztikájának III. negyedéves összesítő táblázata, Excel formátumban.
Osztályok félévi tantárgyi statisztika
Az osztályok tantárgyi statisztikájának féléves összesítő táblázata, Excel formátumban
Osztályok év végi tantárgyi statisztika
Az osztályok tantárgyi statisztikájának év végi
103
Dokumentumok összesítő táblázata, Excel formátumban Osztályok I. negyedévi tantárgyi statisztika
Az osztályok tantárgyi statisztikájának I. negyedéves összesítő táblázata, Excel formátumban
Osztályok III. negyedévi tantárgyi statisztika
Az osztályok tantárgyi statisztikájának III. negyedéves összesítő táblázata, Excel formátumban
Munkaidő elszámoló lapok készítése Az @Napló program alkalmas a pedagógusok munkaidejének elszámolására, Excel ill. PDF formátumú munkaidő elszámoló lapot készíteni. A munkaidő elszámoló lapon nyilvántarthatók: A tanárok megtartott tanítási órái. A pedagógusok tanórán kívüli foglalkozásai. A pedagógusok nem kötött munkaideje. A pedagógusok helyettesítéssel ellátott tanórai és tanórán kívüli foglalkozásai.
A munkaidő elszámoló lap előállításának fontosabb szabályai Az @Napló program minden esetben csak a ténylegesen rögzített tanórákkal, tanórán kívüli foglalkozásokkal ill. a beírt nem kötött munkaidő adataival képes számolni.
Figyelem! Az @Napló program semmilyen formában nem értelmezi a munkaidő elszámolásra vonatkozó jogszabályokat, ill. az erre vonatkozó előírásokat. A program kizárólag a ténylegesen beírt tanórákat, tanórán kívüli foglakozásokat, ill. nem kötött munkaidőt összesíti, de nem feladata ezek tartalmi helyességének vizsgálata! A munkaidő elszámoló lapon az egyes tanórák és foglalkozások összesítésénél fontos szempont, hogy a tantárgyfelosztásban ill. az órarendben osztálynak ill. tanórai célú csoportnak vagy egyéb csoportnak van beállítva a csoport típusa.
Az @Napló program – alapértelmezés szerint – az osztályoknak, ill. tanórai célú csoportoknak tartott foglalkozásokat egységesen tanóráknak kezeli, az összes többi csoporttípus (pl. napközi, szakkör, tanulószoba stb.) esetén pedig tanórán kívüli foglalkozásnak.
104
Dokumentumok Tanórák kezelése A tanórákat ha az órarendből kerültek rögzítésre, akkor minden esetben 1 órának számolja a szoftver. Abban az esetben ha osztálynak vagy tanórai célú csoportnak a Napirend nézetben került rögzítésre a tanóra, akkor minden esetben 45 perces időszak alapján számolja ki a program a tanítási órák számát. Ha az osztálynak vagy tanórai célú csoportnak a Napirend nézetben rögzítik a foglalkozásokat, akkor lehetséges 45 percnél rövidebb (pl. 30 perces) tanítási órák rögzítése is. Ha pl. az órarend tanórai nézeteiben 2 tanórát vesznek fel, akkor a program ezt minden esetben 2 órának fogja számolni. Ugyanakkor ha ugyanezt a 2 tanórát, az órarend napirend nézetében pl. 3 darab 30 perces tanórai foglalkozásnak rögzítik, akkor a program ezt is 2 darab tanórának fogja számolni, mivel a tanórákat egységesen 45 perces időszakban kezeli.
Tanórán kívüli foglalkozások kezelése A tanórán kívüli foglalkozások (pl. napközi, szakkör, tanulószoba, korrepetálás stb.) esetében a program megkülönbözteti, hogy a foglalkozást az órarend tanórai nézetéből vagy a napirend nézetből rögzítettük, de minden esetben egységesen 60 perces időszakban kezeli. Ha a tanórán kívüli foglalkozások az órarendből kerültek rögzítésre, akkor minden esetben 1 órának (60 percnek) számolja a szoftver. Abban az esetben, ha a tanórán kívüli foglalkozások a Napirend nézetben kerültek rögzítésre, akkor minden esetben a ténylegesen megadott kezdő ill. befejezési dátum időtartamával fog számolni a program. A pl. egy napközis foglalkozást az órarendben rögzítünk, akkor mindig 60 perces időszakra fogja számolnia program. A Napirend nézetben rögzített foglalkozások esetében mindig a kezdő és végző időpont közötti időszakot számolja a program Ebben az esetben, ha pl. 14.00-tól 15.30-ig rögzítünk egy foglakozást, akkor azt a program 1,5 órának fogja számolni!
Javasoljuk, hogy a tanórán kívüli foglalkozásokat mindig a Napirend nézetből vigyék fel a rendszerben! Abban az esetben, ha a Napirend nézetbe 45 perces foglalkozásokat jegyeztek be és ezeket 1 órának szeretnék számolni a programban, akkor a Dokumentációs rendszer beállításainál módosítsák a munkaidő elszámoló lap „Napirend nézetben bejegyzett egyéni vagy tanórán kívüli foglalkozások (kivéve a napközi és a tanulószobai foglalkozás, ahol egységesen mindig 60 percnyi megtartott foglalkozás számít egy órának, illetve 'alapf.müv.okt. zeneművészeti csoport - egyéni főtanszak' foglalkozások esetén, ahol mindig 30 percnyi megtartott foglalkozás számít egy órának) esetén az egy óra foglalkozás az alábbi percnyi érték után számolódik el a munkaidő elszámoló lapokon:” opciót 45 percre.
Ennek az opciónak a 60 perctől eltérő módosítását csak indokolt esetben végezzék el!
105
Dokumentumok Nem kötött munkaidő kezelése A nem kötött munkaidő kezelését a 26-32 nézetből lehet rögzíteni a programban. Az így rögzített munkaidőt minden esetben a ténylegesen megadott kezdő ill. befejezési dátum időtartamával fogja számolni a program. A nem kötött munkaidő rögzítésekor, ha pl. 14.00-tól 15.30-ig rögzítünk egy tevékenységet, akkor azt a program 1,5 órának fogja számolni!
A nem kötött munkaidőt minden esetben a 26-32 nézetben kell rögzíteni a programban! Helyettesítések kezelése A tanórai és tanórán kívüli foglalkozások helyettesítésének kezelése alapvetően megegyezik a tanórák ill. tanórán kívüli foglalkozások kezelésével, ugyanakkor beállítható a programban, hogy a különböző típusú helyettesítéseket (szakszerű, nem szakszerű, óraösszevonás) milyen arányban számolja a program a munkaidő elszámolásban.
A különböző típusú helyettesítések – munkaidő elszámoló lapon megjelenő – arányait, százalékos értékben a Dokumentációs rendszer beállításainál lehet módosítani. A munkaidő elszámolásához készíthető dokumentumok A pedagógusok munkaidejének kezeléséhez 2 különböző dokumentum állítható elő. A havi munkaidő elszámoláshoz egy Excel formátumú táblázat készíthető, amely a kiválasztott hónapban megtartott tanórákat, tanórán kívüli foglalkozásokat, helyettesítéseket, ill. nem kötött munkaidőt összesíti. Ebben az Excel táblázatban lehetőség van utólag is módosítani az adatokat, az esetleges speciális munkaidő elszámolások kezelése céljából.
Az Excel táblázatban utólagosan módosított értékek – értelemszerűen – nem kerülnek módosításra az elektronikus naplóban. A munkaidő elszámolás adatainak részletezéséhez lehetőség van egy PDF – nem szerkeszthető – dokumentum előállítására is. Ez a dokumentum a teljes évre vonatkozólag – havi bontásban – tartalmazza mindazon tanórákat, tanórán kívüli foglalkozásokat, helyettesítéseket, ill. nem kötött munkaidőt, amelyet a pedagógus rögzített az elektronikus naplóban. Ebben a dokumentumban részletesen megtekinthetők az egyes osztályoknak, csoportoknak tartott foglalkozások, ill. a nem kötött munkaidő – törvényi kategóriákon alapuló – részletezése is.
106
Dokumentumok
©TwinNet Kft. 2015. Minden jog fenntartva!
107
