Nagykőrös Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Nagykőrös Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése alcím: „Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése Nagykőrös Városban az ÁROP3.A.1/A-2008-0011 nyertes pályázat alapján”

Verzió: 1.1 Projekt: „Polgármesteri Hivatal Szervezetfejle sztése Nagykőrös Városban az ÁROP3.A.1/A-2008-0011 nyertes pályázat alapján”

Érintettek Név Dr. Czira Szabolcs

Polgármester

Dr. Nyíkos Sára

Jegyző

A dokumentumot létrehozta Név: Genti Zsófia, Kalocsai Tamás HyperTeam Kft. Dátum: 2009. november 25. Jóváhagyta: Solti Árpád

HyperTeam Kft. H-1126 Budapest, Derkovits utca 8.



T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

2. o l d a l

Tartalomjegyzék 1.

Bevezetés ............................................................................................................... 4

2.

Szervezetfejlesztési javaslatok .................................................................................. 5

3.

2.1.

A folyamatoptimalizálás lépései .......................................................................... 5

2.2.

Jellemzők magyarázata ...................................................................................... 5

2.3.

Általános optimalizációs irányelvek...................................................................... 7

A projekt célterületei és eredményei a pályázati kiírás struktúrájában .......................... 8 3.1.

Költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása ....................................... 8

3.1.1.

Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása ............................... 8

3.1.1.1.

Felmérés eredménye, a jelenlegi (korábbi) működés jellemzői.................. 8

3.1.1.2.

Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján ............................ 13

3.1.2.

A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata.............................. 20

3.1.2.1.

Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői .............................. 20

3.1.2.2.


3.1.3.

Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása ................... 27

3.1.3.1.


3.1.3.2.


3.1.3.2.1 Együttműködési felületek ................................................................. 28 3.1.3.2.2 Dokumentumkezelés ....................................................................... 28 3.1.3.2.3 Költségvetés-nyilvántartás ............................................................... 29 3.1.4. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása és környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése ........................................................................................................... 30 3.1.4.1.


3.1.4.2.


3.1.5.

Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása ............................. 42

3.1.5.1.


3.1.5.2.





T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

3. o l d a l

3.2.

3.1.5.3.

Költségvetés-nyilvántartás................................................................... 44

3.1.5.4.

Beszerzések nyilvántartása .................................................................. 45

3.1.5.5.

Karbantartási igények bejelentése ....................................................... 46

3.1.5.6.

Fogyóeszközök nyilvántartása.............................................................. 46

A partnerség erősítése ..................................................................................... 47

3.2.1. Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére ..................................... 47 3.2.1.1.

Szervezetfejlesztési tanácsadás ........................................................... 47

3.2.1.1.1 Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői ........................... 47 3.2.1.1.2 Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján......................... 51 3.2.2. A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa és a partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba ............. 53 3.2.2.1.

Stakeholder elemzés - Módszertani összefoglalás .................................. 53

3.2.2.1.1 A Stakeholder (érintett) és a Stakeholder elemzés fogalma ................. 53 3.2.2.1.2 A stakeholder elemzés előnye .......................................................... 54 3.2.2.2.

A stakeholder elemzés menete ............................................................ 54

3.2.2.2.1 A stakeholder elemzés érintettjeinek azonosítása ............................... 55 3.2.2.2.2 Információgyűjtés ........................................................................... 55 3.2.2.2.3 Az érintettek céljainak azonosítása.................................................... 55 3.2.2.2.4 A stakeholderek viselkedésének elemzése ......................................... 56 3.2.2.2.5 Cselekvési terv kidolgozása .............................................................. 57 3.2.2.3.


3.2.2.4.


3.2.2.4.1 Dokumentumkezelés ....................................................................... 58 3.2.2.5.

Központi névjegyalbum ....................................................................... 61

3.2.2.6. MIT NEVEZHETÜNK PROJEKTNEK? A PROJEKT-SZEMLÉLELETŰ MŰKÖDÉS LEHETŐSÉGEI A PÁLYÁZAT ÁLTAL ÉRINTETT CÉLTERÜLETEKEN ........................... 62 3.2.2.7.

Projektmenedzsment módszertan ........................................................ 64




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

4. o l d a l

1. Bevezetés Nagykőrös Város Önkormányzata az Államreform Operatív Program keretén belül „A polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése” c. pályázat keretében támogatást nyert el. A HyperTeam Kft. által megvalósított fejlesztések célja a pályázati kiírás struktúrájához igazodva a fejlesztések biztosítása. Jelen dokumentum célja, hogy a pályázatban megjelölt fejlesztési csoportok keretében kiírt célterületek mentén fejlesztési javaslatokat nyújtson a hivatal működésére vonatkozóan.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

5. o l d a l

2. Szervezetfejlesztési javaslatok Az optimalizált folyamatok bevezetéséhez nem csak az új informatikai alkalmazásra, hanem a szervezeti felépítés, a felelősségek és a hatáskörök optimalizálására is szükség van.

2.1. A folyamatoptimalizálás lépései A folyamatok optimalizálása a H3 Működésfejlesztési Módszertan Folyamat-portfolió Menedzsment (FPM) modulja szerint 5+1 szakaszból áll: 

jelenlegi folyamatok modellezése – moderált csoportmunka Megbízó szakértőivel,



jelenlegi folyamatok jellemzőinek meghatározása – moderált csoportmunka Megbízó szakértőivel,



alternatív fejlesztési javaslatok megfogalmazása - a HyperTeam szakértőinek önálló munkája Megbízó szakértőinek bevonása nélkül,



a javaslatok értékelése, döntés az elfogadásról vagy elutasításról, a célfolyamatok menetének

meghatározása,

modellezése

–

moderált

csoportmunka

Megbízó

szakértőivel, 

az elfogadott javaslatok kidolgozása, a célfolyamatok véglegesítése - a HyperTeam szakértőinek önálló munkája Megbízó szakértőinek bevonása nélkül.

 rendszerfunkciók alapján rendszerterv megfogalmazása és a rendszer fejlesztése - a HyperTeam szakértőinek önálló munkája Megbízó szakértőinek bevonása nélkül

2.2. Jellemzők magyarázata A jelenlegi folyamatok jellemzőinek meghatározása csoportmunka során az alábbi jellemzőket vizsgáltuk: 

A tevékenységek végrehajtásának módja



A végrehajtáshoz kapcsolódó határidők – A határidőket a tevékenységek leírásában rögzítettük



Elvárt rendszerfunkciók, ahol ezek kapcsolódnak a rendszerfejlesztéshez és a folyamatok felméréséhez



Egyéb információk (végrahajtó személye, átfutási idő, megjegyzések, stb.)



A végrehajtás során használt meglévő rendszer




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

6. o l d a l



Problémák a jelenlegi működéssel



Adott tevékenység input-, és output információi (elektronikus adat, dokumentum, állapot)



Tevékenységek logikai sorrendje




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

7. o l d a l

2.3. Általános optimalizációs irányelvek Az optimalizálás során a feltárt problémák kezelésére és a hozzájuk kapcsolódó rendszerrel szembeni elvárások, fejlesztési célok teljesítésére koncentrálunk. Függetlenül a vizsgált folyamattól, az alábbi optimalizálási irányelveket alkalmazzuk. 

Redundancia csökkentés: a fölösleges feladatvégzések megszüntetése (pl. ugyanazon adatok rögzítése két különböző rendszerben).



Párhuzamosítás: az egy időben elvégezhető feladatok párhuzamosítása a folyamat átfutási idejének csökkentése végett (pl. egy feladat elvégzéséhez szükséges, több forrásból jövő információk és erőforrások egyidejű biztosítása).



Feladat áthárítás: egyes feladatok elvégezésének áthárítása az ügyfélre

a

folyamatköltségek csökkentése érdekében (pl. adatrögzítés az ügyfél által). 

Adminisztráció csökkentés: a fölösleges adminisztráció megszűntetése (pl. a szakmai munkát végző munkatársak mentesítése az adminisztrációs terhek alól).



Automatizáltság növelése: automatizált munkafolyamatok (workflow) kialakítása, a papír

alapú

dokumentumok

felhasználásának

csökkentése

(pl.

automatikus

feladatátadás). 

Információbiztosítás: az információhiányból adódó hibalehetőség csökkentése, a szükséges adatok megfelelő időben, formában és csatornán történő eljuttatása a felhasználási helyre (pl. adatbázis-hozzáférési jogosultságok módosítása).



Delegálás: döntések automatizálása (algoritmizálása) vagy a hatáskör delegálása alacsonyabb szervezeti szintre (pl. a manuális feladatkiosztás automatizálása).



Előrehozott ellenőrzés: a problémák azonosítása a folyamat elején annak érdekében, hogy a csökkentsük a fölöslegesen végzett munka mennyiségét (pl. minél korábban kiszűrni azokat az ügyfeleket, akikkel nem köthetünk szerződést).



Ellenőrzés helyett megelőzés: az ellenőrzési pontok csökkentése azáltal, hogy biztosítjuk a munkavégzés megfelelőségét és növeljük az önellenőrzés szerepét (pl. az adatrögzítés során történjen meg a bevitt adatok helyességének ellenőrzése).



Folyamat-hurkok csökkentése: az átfutási idő csökkentése érdekében a fölösleges visszacsatolások mellőzése (pl. egy hiba azonosítása után annak elhárítása a feltárás helyén a hiba elkövetésének helyére történő visszaküldés helyett).



A szűk keresztmetszetek számának és terhelésének csökkentése: a folyamatos munkavégzés elakadását okozó pontokon a kapacitás növelése az erőforrások számának és minőségének növelésével vagy a munkavégzés átalakításával (pl. etikai bizottsági ülések gyakoribb összehívása, rapid-ülések, gyors döntéshozatal, stb.).




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

8. o l d a l



Belső készletek csökkentése: az ügyek (dokumentumok) feltorlódásának elkerülése (pl. elindított ügyek dokumentumainak tárolása és időszakos továbbítása helyett azonnali továbbítás a feldolgozás helyére és ott a feldolgozás azonnali elkezdése).



A korlátok csökkentése: a fölösleges korlátozó szabályok és idejétmúlt szokások megszűntetése.



Elvárás alapú fejlesztés: az optimalizálás a folyamat produktumára vonatkozó elvárások alapján történik (pl. hibamentes és teljes körű adatrögzítés).



A mérhetőség biztosítása: a folyamatellenőrzés objektivitásának növelése a fejlesztési lehetőségek azonosítása érdekében (pl. a folyamatok

automatizálása és a

folyamatindikátorok automatizált előállítása). 

Folyamat-kritikusság

szempontú

ösztönzés:

a

végrehajtó

munkatársak

teljesítményének értékelése a folyamatcéloknak megfelelően (pl.: mennyiségre történő ösztönzés helyett a minőségi (hibamentes) munkavégzés premizálása).

3. A projekt célterületei és eredményei a pályázati kiírás struktúrájában

3.1. Költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása 3.1.1. Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása 3.1.1.1. Felmérés eredménye, a jelenlegi (korábbi) működés jellemzői

Nagykőrös Város háttérintézményei önállóan és részben önállóangazdálkodó intézmények. (Önálló gazdálkodási osztályuk van.) „Kötelezettségvállalás” és „Rendelés és szerződésnyilvántartás” folyamatára vonatkozó főbb információk: -

Definiáltak a jóváhagyó személyek, jóváhagyási értékhatárok (jóváhagyó: jegyző, 20eFt alatt nem kell írásos kötelezettségvállalás, afölött egyeztetés az előirányzatról és a pénzügyi vezető is ellenőrzi a fedezetigazolást, majd ezt írja alá a jegyző és a polgármester)




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

9. o l d a l

-

A nyilvántartás módja a Gordiusz rendszer bevezetését megelőzően elsősorban papír alapú volt. Elektronikus nyilvántartást is készítettek bizonyos területen, de ennek az adatai közvetlenül nem emelhetők át más rendszerbe.

-

Lekérdezéseket az elektronikus nyilvántartás alapján lehet készíteni.

-

A folyamat kapcsolatot igényel egyéb területekkel (pénzügyi teljesítés, stb.)

Az intézményi kötelezettségvállalás főbb momentumait az alábbi kérdések alapján azonosítjuk: Hogyan történik a rendelések nyilvántartása intézményenként -

Hogyan kezelik az intézmények a rendeléseket? Milyen nyilvántartó-rendszert használnak?

-

Közös rendelések (mennyiségi kedvezmények, előnyösebb szállítási feltételek miatt vannak-e?)

-

A közös rendelések kezelését ki végzi?

-

A hivatal hogyan kapcsolódik az intézmények rendeléseihez? Van-e közvetlen kapcsolata (tudnak-e arról, hogy miket vásárolnak az intézmények?)

-

Van-e olyan beszerzési értékhatár, amit a hivatalnak kell jóváhagynia?

Kötelezettségvállalások könyvelése, analitikus nyilvántartása a Gordiusz rendszerben történtik, tehát a Gordiusz képes a nyilvántartására és listát is készít a TATIGAZD-hoz történő könyvelési feladáshoz. A TATIGAZD problémája, hogy pl. a kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartására nem képes, ezt oldotta meg a Gordiusz, több más analitikus nyilvántartás mellett

Mind a hivatal, mind háttérintézményei részéről a kötelezettségvállalások nyilvántartásának, illetve a beszerzések/rendelések és szerződések nyilvántartásának folyamatát vizsgáltuk a fenti célterülethez kapcsolódóan. A háttérintézmények kötelezettségvállalási folyamatait kérdőíves módszerrel, a folyamat egyes sarokpontjaira, a működés rendjére vonatkozó kérdésekkel vizsgáltuk. A kérdőív a dokumentum mellékletét képezi (1-es melléklet). A kérdések rámutatnak mind a gazdálkodási feladatokat végző szervezeti egység méretére – amely kérdés a gazdálkodási feladatok központosítása esetén döntő fontosságú –, illetve a folyamatleírások és szabályzatok frissítési gyakoriságára, arra hogy a jóváhagyás hány szintre terjed ki, illetve hogy mely feladatok vannak jelenleg informatikai rendszerrel támogatva. A kötelezettségvállalás rendje és módszere mellett a költségvetéssel kapcsolatos HyperTeam Kft. H-1126 Budapest, Derkovits utca 8.



T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

10. o l d a l

információk hivatal és szervezet közötti közvetítésére, a feladatot támogatós informatikai rendszer meglétére terjednek a kérdések. A visszaérkezett információk feldolgozása alapján történt meg a javaslattétel egy a csoportmunkát támogató, adatok közös kezelését lehetővé tevő informatikai megoldás bevezetésére. A Polgármesteri Hivatal pénzügyi-gazdálkodási területén a jelenlegi feladatvégrehajtás jellemzői: A kötelezettségvállalás nyilvántartására korábban a TATIGAZD rendszer szolgált, ebben történt a tételek felvezetése, könyvelése, nyilvántartása. A szerződések, megrendelők és egyéb dokumentumok (tanfolyamok, előadások, jelentkezési lapok) nyilvántartására külön Excel táblázatot vezetnek. A 20e forint alatti tételek esetén nem kell írásos kötelezettségvállalás, 20e forint felett azonban minden esetben szükséges fedezetigazolás, amit ellenőriz a pénzügyi vezető, mely ezután aláírásra kerül a jegyző és a polgármester által. A kötelezettségvállalások nyilvántartása a TATIGAZD rendszerben történt. Negyedévente kerültek lekönyvelésre a kötelezettségvállalások, melyből kimutatás készíthető. Ennek segítségével látható, ellenőrizhető hogy mi teljesült és mi nem az adott időszakban. Nem teljesült tétel esetén egyéni ellenőrzés szükséges, hogy mi az oka annak, hogy nem teljesült az adott tétel (pl. régi szerződések).

Az integrált pénzügyi szoftver bevezetését megelőző időszakban felmerült az igény egy olyan kötelezettségvállalási nyilvántartás (módszertan és/vagy eszköz) használatára, amely lehetőséget biztosít a kötelezettségvállalások oly módon történő rögzítésére, amely biztosítja a

fedezetvizsgálat

lehetőleg

automatikus

végrehajtását,

a

fedezet

alakulásának

nyomonkövetését. Megjegyzés: Az integrált pénzügyi rendszer bevezetését megelőzően a TATIGAZD rendszerben kerültek rögzítésre az előirányzatok és a negyedéves könyvelések alkalmával volt lehetőség naprakész, összehasonlítható adatot kapni az előirányzatok tervezett és aktuális értékéről.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

11. o l d a l

A háttérintézményekkel kapcsolatban egyértelműen nehezíti a hivatal munkáját, hogy 10 külön intézmény van, amelyek részére mind „külön-külön” kell szakmai segítséget nyújtani. A tapasztalatok alapján nagyszámú kérdés érkezik az hivatalhoz a háttérintézményektől a könyveléssel, beszámolással kapcsolatban. Ennek oka, hogy minimális az gazdálkodási irodák létszáma a háttérintézményeknél, ezért egyéb feladatokat is el kell látniuk az itt dolgozóknak a gazdálkodás mellett. Ebből adódóan a dolgozók leterheltek és nem minden esetben tudják betartani a szükséges folyamatlépéseket – hiszen létszám- és időhiányban szenvednek. Szükséges lenne tehát – első lépésként akár szabályozási szinten – egy a háttérintézmények részére általánosan alkalmazható kötelezettségvállalási módszertan kidolgozása, az ezt támogató informatikai rendszer kiépítése. Többszörös hasznot jelenthetne egy „közös” kötelezettségvállalás nyilvántartási rendszer, hiszen így a szükséges szakmai támogatási igény csökkenne, így a hivatal számára is időt lehetne megtakarítani, illetve egy egységes rendszer alapján akár a belső ellenőrzési feladatok is jelentősen egyszerűsödhetnek. Közvetlen haszna a háttérintézmények részéről a munkafolyamatok gyorsulása, a szabályozottabb – és egyben egyszerűbb (!) – működés!

A háttérintézmények gazdálkodásának finanaszírozása kiskincstári rendszerben történik. Az éves felosztás alapján az intézmények meghatározzák, hogy hogyan szeretnék felhasználni az önkormányzati támogatást. Ennek a lapján a hivatal összeállítja a költségvetést, majd a háttérintézmények utólag (következő hónapban) beszámolnak a támogatás felhasználásáról. Minden hónap elsején beállításra kerül egy keretösszeg az intézmények számára, amelyet azok a hónap során felhasználnak, illetve szükség esetén jelzik a további igényeiket. Az összegek utalása a Spectra programon keresztül történik – ez egy jól bevált rendszer. Háttérintézmények információszolgáltatása A finanszírozási ütemtervet az intézmények negyedévente küldik be, levélben, papír alapon (Excel táblázat). Faxot is használnak, de ebben az esetben is szükséges az aláírt példányok megküldése. Mivel az intézmény kézbesítője viszi a leveket, így a postaköltség nem releváns – ugyanakkor ez adminisztráció munkát jelent (nyomtatás, fűzés, aláírás, stb.) Amennyiben rendeletmódosítás történik, úgy év közben is változhat a bevételek és kiadások összege, és ilyenkor újra fel kell osztani az összegeket (évente 4-5 alkalommal fordul elő). A hivatal és háttérintézményei közötti együttműködés minőségében nincs különbség az egyes intézmények között. Az együttműködés átalakítására jellemzően informatikai területen HyperTeam Kft. H-1126 Budapest, Derkovits utca 8.



T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

12. o l d a l

történtek kezdeményezések, de a megvalósítás fázisáig ezek nem jutottak el. Ugyanakkor ez mutatja a hajlandóságot az intézmények részéről, hogy a jelenlegi módszerek helyett egy elektronikus alapú rendszer használatára. A háttérintézmények negyedéves beszámolási kötelezettsége kapcsán az adatokat tönnyire e-mailben vagy papír alapon szolgáltatják. Ezeket a hivatal részéről a K11 programba kell rögzíteni. Ez az adatkezelés a hivatal részéről ellenőrzési feladatot is jelent, hiszen előfordul, hogy az intézményektől beérkező információk pontatlanok (pl. létszámadatok) vagy hiányosak. A számlázást a háttérintézmények teljesen saját hatáskörükben, saját módszereik szerint végzik. Elvárásként, belső fejlesztési javaslatként merült fel a Gordiusz rendszer kiterjesztése a háttérintézményekre. Fenti megoldások feltétele, hogy egységes számviteli politika kerüljön kialakításra a hivatal és háttérintzményei tekintetében, ez azonban jelenleg nem tervezett.

Technikai kiegészítés – kommunikáció A hivatal és háttérintézményei között nem egységes a telekommunikáció, nincs kiépítve közös telefon/internet hálózat. Így mikor a hivatal és a háttérintézményei egymást között telefonálnak, akkor ennek költsége van, még kedvezményes díjszabás sem érvényes rájuk. A hivatal rendelkezik ftp szerverrel, amire a dolgozók a belső dokumentumokat elhelyezhetik, azonban jelenleg a hivatal szervezetén belül is külön infrastrukturális hálózatot alkotnak. Jelenleg tehát a dokumentumok megosztása sem történhet egyszerűen, így sokszor – akár irodák között is – e-mailben kell átküldeni dokumentumokat. További probléma, hogy irodánként csak egy e-mail cím működik, így míg egy levél eljut a feladótól a címzettig, akár 3-4 személy is foglalkozik vele és az ő elérhetőségük, reakcióidejük mind hozzáadódik a kézbesítés idejéhez.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

13. o l d a l

3.1.1.2. Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján

Gordiusz

Integrált

pénzügyi

rendszer

bevezetése

alapvető

változást

jelent

a

kötelezettségvállalás (és valamennyi pénzügyi folyamat) kezelésben. Korábban TATIGAZDban történt a könyvelés, míg a felvezetés és a nyilvántartás Excel táblázatokban. Jelenleg ezeket a feladatokat a Gordiusz rendszerben hajtják végre, de külön Excel-táblzatban készül nyilvántartás a szerződésekről, megrendelőkről és egyéb dokumentumokról (tanfolyamok, előadások, jelentkezési lapok nyilvántartására.) Az állományváltozásokat a TATIGAZD-ban könyvelik, és a Gordiuszból is átforgathatók tételek a TATIGAZD programba. A Gordiusz rendszer a pénzügyi gazdálkodás folyamatait támogatja, a költségvetés elkészítéséhez az előirányzati adatokat átadja a TATIGAZD felé. Mivel a Gordiusz a kötelezettségvállalások TATIGAZD-ba való átkönyvelésére nem képes, ezért ebben a renszerben csak az adatok rögzítése és kigyűjtése zajlik. A TATIGAZD-ban a könyvelés jelenleg is a Gordiusz adatai alapján történik. A Gordiusz rendszer használata általános a szervezetben, szinte mindenki (a pénzügyigazdálkodási területen) napi szinten használja a programot. A rendszer bevezetése óta eltelt időszakban

az

érintett

munkafolyamatok

rendszerhasználatnak megfelelően

szükséges

–, a korábbi

átalakítása

megtörtént

–

a

gyakorlat néhány területen került

megtartásra (elsősorban biztonsági szempontból, az esetleges adatvesztést elkerülendő). A munkafolyamatok újbóli átgondolása a rendszer bevezetését követő évben – a rendszer használatában szerzett jártasság növekedésével – válhat esedékessé. A háttérintézményekkel való kapcsolattartás pénzügyi feladatok kapcsán 10 önállóan gazdálkodó intézményt érint (4 intézmény – óvodák – az Intézményellátó Gondnokság, 1 intézmény – Hivatásos Önkormányzati Tűzoltóparancsnokság – a hivatal alá tartozik, tehát ezek látják el számunkra a pénzügyi-gazdasági tevékenységeket). Ezen intézmények önállóan gazdálkodnak, a hivatal költségvetésében, mint költségvetési sorok jelennek meg. Így a hivatali költségvetés készítésére közvetlen hatással van tehát az intézményekkel zajló információáramlás. A korábbi feladatok közül a partnertörzs karbantartás szükséges adatrögzítése a Gordiuszban egyszerűbb, részletesebb (lekérdezések több paraméter szerint készíthetők) Lekérdezések:




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

14. o l d a l

pl. fedezetigazolásnál  szakfeladat/témaszám/főkönyvi besorolás Minden számla érekezése előtt meg kell lennie a megelőző, írásos dokumentumnak (kivétel a támogatási szerződés, mert ahhoz nem kapcsolódik számla). A számlákat egy kijelölt ügyintéző kezeli, sorszámozzák azokat, érvényesítik és a könyvelőhöz

továbbítják.

Az

adott

számlához

megrendelőt

kell

megkeresni,

majd

megtörténhet a számla rögzítés (a korábban rögzített adatokkal – ami a megrendelőn volt). A hatékonyabb munkavégzéshez szükséges a Gordiusz rendszer testreszabási lehetőségeinek vizsgálata, hogy a változatás átvezetése, és a változtatás által érintett tételek ellenőrzése gyorsabban megtörténhessen. Javasoljuk a hatékonyabb munkavégzeshez a rendszer további lehetőségeinek megismerését és kiaknázását, ami szoros kapcsolattartást feltételez a szofverfejlesztőkkel. A szoftverhibákat jelenleg is jelzik a fejlesztő felé, a frissítéseket pedig automatikusan érkeznek. A rendelések és szerződések nyilvántartása a Gordiuszban integráltan kezelhető, de az áttekinthetőség és kereshetőség szempontjából csoportosítják 3 féleképpen. Ha nincs meg egy számlához (pl. készpénzes kifizetés) megrendelő, akkor a Gordiusz képes automatikusan létrehozni egyet (nem írásos formájú). A valós megrendelő megérkezésekor a számlához csatolható, az automatikusan létrehozott ezzel megszünik. Ez a funkció a szükséges, „kézi” nyilvántartások készítését csökkenti, a nyomonkövethetőséget pedig javítja. Nagyon fontos, hogy a megrendelőbe/szerződésre pontos összeg kerüljön! A számla (és szerződés) összegének eltéréseire a program automatikusan figyelmeztet – teljesíti ezáltal az előrehozott ellenőrzés és ellenőrzés helyett megelőzés folyamatoptimalizálási irányelveket –, ilyenkor a szerződésben/megrendelőben kell javítani. Eltérés esetén mindig rögzítik az eltérés okát. Enélkül számlát nem lehet befogadni. A hasonló jellegű beépített figyelmeztetések a folyamat további pontjain is gyorsíthatnák, hatékonyabbá tehetnék a munkát (pl. nyilvántartások kezelésénél).

A periodikusan (pl. negyedévente) végzendő feladatok támogatásában a Gordiusz jelentős segítséget nyújt. A lekérdezési funkciók által, illetve egyéni ellenőrzések biztosításával (pl. régi szerződések, amelyek még nem teljesültek), ellenőrizendő tételek kijelölésének




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

15. o l d a l

lehetőségével. TATIGAZD-ban is lehetett hasonló lekérdezéseket csinálni, de nem ilyen egyszerűen. A kötelezettségvállalás nyilvántartását és könyvelését érintően az integrált pénzügyi rendszer bevezetése a következő módon kell hogy támogassa a jelenlegi folyamatot: -

a rendszer biztosítsa az adatok rögzítésének lehetőségét olyan módon, hogy az egyes rögzítendő adatok o

többször felhasználhatók legyenek (partnertörzs)

o

az előzmények keresése és az összecsatolás egyszerűen megtörténjen

o

a szükséges összesítések automatikusan előálljanak/előállíthatók legyenek

o

a rendszer alkalmas legyen a fedezetvizsgálat gyors elvégzésére (naprakész adatokat tartalmazzon)

A Gordiusz Integrált Pénzügyi Rendszerben a partnertörzs karbantartása egyszerűbb, részletesebb, valamint szélesebb körben biztosít lehetőséget a lekérdezésekre, mint a korábbi rendszer. A lekérdezés történhet főkönyvi számokra, témaszámokra, szakfeladatra, de lehet vevőre, szállítóra, stb. is keresni. A rendelések, szerződések nyilvántartása a Gordiusz rendszerben integráltan kezelhető. A tételek kifizetéséhez mindig szükséges megrendelő, szerződés vagy valamilyen más írásos dokumentum (kivételt képez ez alól a támogatási szerződés, amelyhez nem tartozik számla). A beérkezést követően a számlákat sorszámozzák, ezt követően kerülnek a könyvelésért felelős kollégához. Az utalásnál a kolléga a számla alapján keresi a kötelezettségvállalási tételt

a

rendszerben,

amennyiben

nem

találja,

szóbeli

egyeztetés

történik

a

kötelezettségvállalás nyilvántartásáért felelős munkatárssal (pl. adott esetben várni kell a megrendelőre, mivel az hiányosan érkezett). A Gordiusz rendszerben a megrendelő/szerződés alapján a következő információk kerülnek rögzítésre: -

felelős neve

-

szerződéskötés dátuma

-

összeg




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

16. o l d a l

-

határidő

-

részletfizetés

-

iktatószám

A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének tényfolyamat-ábrája a Gordiusz Integrált Pénzügyi Rendszer bevezetése után:




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

17. o l d a l




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

18. o l d a l

További javaslatok a működés átgondolásához -

az intézmények esetleges összevonása nem csak méretgazdaságosabbá tenné a működésüket, hanem a hivatal és az intézmények közötti kommunikációs kapcsolatok mennyiségét is csökkentené, így mindkét szervezet részéről több idő maradna az „érdemi” munkára.

-

a kommunikációs költségek csökkentésére – első lépésként a jelenlegi telefoninfrastruktúra megtartása mellett – megoldás lehet a szolgáltatók különböző ajánlatainak vizsgálata, esetleg szolgáltatóváltás – egyéni kedvezmények igénybevétele a háttérintézményekkel törétnő kommunikációs díjak csökkentésére, stb.

-

a negyedéves beszámoló készítését egyszerűsítené, ha – első lépésben házon belül – mindenki a munkaanyagokat a fájlszerverre mentené.

-

a számlázási rendszer egységesítése – szabályozási, módszertani oldalról – azért, hogy egy esetleges licencbővítés során a háttérintézmények számára is elérhetővé váljon a Gordiusz rendszer használata

-

egységes (keret)rendszer kialakítása a hivatal és háttérintézméyei között, mely lehetőséget biztosít dokumentumok biztonságos kezelésére, megosztására vagy akár a szabadság bejelentésére, azok jóváhagyására (intranet portál kialakítása)

-

központosított beszerzés (azt támogató intranet-felület – ld. előző pont) módszerének és rendszerének kialakítása, amely költségmegtakarítást eredményezhet

-

az intézményrendszer gazdálkodását egy gazdasági egység láthatná el (gazdálkodási önnállóság átalakítása, de nem szükségszerűen intézmények összevonása), így pl. a gazdasági beszámolók készítését, a KSH adatszolgáltatásokat, stb.

-

fenti javaslat lehetővé tenné – gazdaságosabb konstrukcióban – a pénzügyigazdálkodási rendszer kiterjesztését az intézményekre, hiszen így kevesebb licencre lenne szükség, ilyen elaprózott szervezeti struktúra esetén ugyanis ez nem gazdaságos. A Gordiusz rendszer ilyenformán történő kiterjesztése lehetővé




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

19. o l d a l

tenné az intézmények számára is, hogy a tervezést (ellenőrzést) segítő módon használják a Gordiusz rendszert.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

20. o l d a l

3.1.2. A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata 3.1.2.1. Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői A költségvetés készítés és elfogadás folyamatát vizsgálva az alábbi folyamatábrát készítettük. A felmérés eredményeit az egyes tevékenységekhez kapcsolódó, specifikus adatgyűjtések alapján állítottuk össze. A folyamat egészére vonatkozóan elmondható, hogy bár az integrált pénzügyi-gazdálkodási szoftver nem nyújt közvetlen támogatást a költségvetési koncepció és terv elkészítésében, ezek előállítása után az adatrögzítés (költségvetési előirányzatok megnyitása) már az integrált pénzügyi rendszerben történik meg és a költségvetést érintő tételek könyvelése, rögzítése. Az integrált pénzügyi rendszer bevezetését megelőzően a szükséges adatrögzítések szigetszerűen, az egyes intézmények és a hivatal között általában Excel táblák feltöltésével történtek. A hivatal részéről alkalmazott Excel-táblákból az adatokat az intézmények számára papír

alapon

(bizonyos

adatok




esetén

T.: +36 1 279 0720

elektronikusan



F.: +36 1 209 3086

is)



kiküldik.

www.hyperteam.com

FELELŐS

DOKUMENTUM irodák írásos javaslata - papír alapon és elektronikusan (hálózati meghajtón)

Irodák és intézmények javaslatainak feldolgozása

javaslatok kidolgozása: irodavezetők és intézményvezetők javaslatok összegyűjtése: pénzügyi irodavezető

Koncepció elkészítése

Előterjesztés

pénzügyi irodavezető és jegyző (előterjesztő: polgármester)

Bizottság(ok) általi véleményezés, elfogadás

Bizottsági határozat

Bizottsági elnök(ök)

Elfogadta a bizottság?

Módosítás


Módosítás


Testület általi döntéés, elfogadás

Testületi határozat (rendelet?)

Elfogadta a testület?

Bizottsági véleményezés szükséges?

költségvetési irányelvek (levél)

Költségvetési irányelvek elkészítése és megküldése az intézményeknek

pénzügyi irodavezető

Intézményi költségvetés elkészítése és benyújtása a hivatalnak

Intézményvezetők

emlékeztetők, jegyzőkönyv

Egyeztetés az intézményvezetőkkel, jogszabály által meghatározott egyeztetések

Intézményvezetők, pénzügyi irodavezető, jegyző, polgármester

emlékeztetők, jegyzőkönyv

Költségvetési terv elkészítése (testületi előterjesztés) KÖNYVVIZSGÁLÓI VÉLEMÉNYEZÉS?

pénzügyi irodavezető és jegyző, előterjesztő: polgármester

költségvetési rendeletterv (előterjesztés)

Bizottság(ok) általi véleményezés, elfogadás

intézményi költségvetés (papír alapon és elektronikusan?)



Módosítás


Módosítás



költségvetési rendeletterv (előterjesztés)



Rendelet közzététele

Költségvetési rendelet (+határozat(ok))

értesítő levél

jegyző

Intézmények értesítése

költségvetési alapokmányok, költségvetési táblázatok


Elemi költségvetés elkészítése


Intézményvezetők



T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

A költségvetés-tervezéshez inputként szolgál a költségvetési törvényjavaslat (szeptember végén), valamint a normatíva lemondás és - a következő évi - felmérés, ami sarokszámot nyújt a tervezéshez. A tényfolyamat felmérése során az egyes folyamatlépésekhez kapcsolódó információk: Folyamatlépés: Költségvetési koncepció készítése -

Végrehajtó: Pénzügyi Irodavezető

-

Határidő: november vége

-

Megjegyzés:

főbb

mutatószámokat,

sarokszámokat

tartalmaz.

Tervezett

pályázatok, adók, valamint a közzétett adatok alapján GDP, infláció kerülnek meghatározásra. Költségvetési törvény által szabályozott bevételek, költségek. Folyamatlépés: Költségvetési koncepció elfogadása bizottság és testület által -

Végrehajtó: Önkormányzat (bizottság(ok) és testület)

-

Leírás: Az összes bizottság tárgyalja. A bizottságok módosítási javaslatot tesznek, melyekről minden bizottság szavaz. Amennyiben elfogadják a módosítási javaslatot, bekerül a költségvetési koncepcióba, amiről végül a testület hoz döntést.

Folyamatlépés: Intézményi költségvetés elkészítése és benyújtása a hivatalnak -

Végrehajtó: Intézményvezetők

-

Leírás: Az intézmények maguk készítik a költségvetési tervüket, mely a hivatalhoz történő beküldés után felülvizsgálatra, egyeztetésre kerül az intézményvezetőkkel. A költségvetési tervet az intézmények papír alapon és elektronikus úton juttatják el a hivatal számára, az elkészítéséhez a hivatal Excel-táblát küld meg az intézményeknek.

-

Határidő: október 30.

Folyamatlépés: Hivatali költségvetés elkészítése -

Leírás: A költségvetés témaszámok szerint épül fel. A szakfeladat-rend változás miatt idén nehéz a tervezés. Az egyes irodák feladatoka terveznek (pl. adott segélynemen milyen kifizetés várható, ebből mennyit kap vissza az önkormányzat az államtól, ehhez mennyi önerő szükséges). Az irodáktól kapott adatok alapján, a




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

23. o l d a l

Pénzügy

„lefordítja”

a

tételeket

szakfeladatokra.

Mivel

a

témaszámok,

szakfeladatok kialakítása a jövőre nézve még nem meghatározott, nem elvárható az irodáktól, hogy az adatokat szakfeladatok szerint szolgáltassák. A 2008-as év tervezése még a TATIGAZD rendszerben történt. Az előirányzatok lekönyvelése 2009-ben is a TERV programban történt, azonban az előirányzat módosításokat a Gordiusz rendszerben végezték. A költségvetési törvényjavaslat megjelenése után (szeptember) a normatíva felmérés szeptember végén történik – ezek alapján a költségvetés sarokszámai már beazonosíthatók, ugyanakkor folyamatosan figyelni szükséges ezeket az adatokat, mert változások előfordulhatnak. A költségvetési koncepció november végére készül, amely főbb mutatószámokat, sarokszámokat tartalmaz. November 30-ig kell benyújtani a képviselőtestület elé, elkészítéséért a jegyző és a pénzügyi irodavezető a felelős. A készítése előterjesztés formában történik, a szükséges adatok (táblák) mellékelésével. A költségvetés tervezését 3 éves gördülő tervezés formájában teszik meg, ezt támogatandó Excel-tábla készül. Az irodák költségvetésének összesítésére nincs Excel-tábla. Az irodák feladatonként adják meg az adatokat, a pénzügy „fordítja le” azokat szakfeladatokra. Mivel a témaszámok, szakfeladatok kialakítása a jövőre nézve nem állandó, ezért nem várható el az irodáktól az eszerinti tervezés. A költségvetés tekintetében csak témacsoportokon belül történhet átcsoportosítás – ezt rendelet szabályozza. Az elmúlt évben a kiadásokban nagyon minimális átcsoportosítás, változtatás volt. Jogszabály

alapján

a

költségvetés

tervezésének

szigorú

rendje

van

(időpontok

meghatározása, stb.), illetve a hivatal SZMSZ-e is rendelkezik erről a feladatról (intézményi egyeztetés, bizottságok általi tárgyalás, stb.), ugyanakkor ezen keretek között is lehetséges a csoportmunkát támogató munkaszervezési és szoftver-megoldások segítségével a folyamat főbb költség/minőség/idő típusú mutatószámain változtatni. Az említett megoldások SZMSZbe illeszthetőségét gyakorlati megfontolások alapján kell vizsgálni. A költségvetés végrehajtását szintén rendelet szabályozza (költségvetési rendelet). Ennek módosítása lehetséges. A

további

feladatok

–

beszámoló-készítés, stb.

–

végrehajtásában

a

bemutatott

munkaszervezési módszerek szintén segítséget nyújthatnak. Az államháztartás részére (K11)




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

24. o l d a l

programon keresztül, illetve szöveges beszámoló formájában a képviselő-testület részére történik beszámolás a háttérintézmények és a hivatal részéről. Az ellenőrzési feladatok, mely jelenleg a belső ellenőr feladatkörébe tartoznak, az éves ellenőrzési terv alapján hajtandók végre. A munkát támogatandó belső ellenőrzési kézikönyv van, amelyet a képviselő-testület hagy jóvá. A fenti feladatokat támogató rendszer lehetővé tenné bizonyos területeken a belső ellenőrzési tevékenység adatgyűjtő altevékenységének támogatását, egyszerűbbé tételét. Figyelembe kell venni ugyanakkor a költségvetés tervezés során, hogy vannak tételek, amelyeket bázis szemléletűen, van amit feladatonként, van pedig amit kifejezett jogszabályi rendelkezés alapján kell tervezni. Ezeknek az inputoknak a beépítése egy workflow-kialakítás során kiemelt fontosságú.

3.1.2.2. Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján A Gordiusz Integrált Költségvetési Gazdálkodási Rendszer 2009 elején került bevezetésre a hivatalban. A rendszer alapvetően a pénzügy és gazdálkodás folyamatait támogatja, a költségvetés elkészítéséhez előirányzatokat nyújt, azonban a lebonyolítás folyamataiban nem nyújt támogatást. Segítségével a bázis adatok kinyerhetőek, az előző évi költségeket olyan szintű bontásban képes bemutatni, mely segítséget nyújt a beszámoláshoz. A következőkben a rendszer - a költségvetés-tervezés szempontjából releváns – támogató lehetőségeit, funkcióit emelnénk ki:

Szakfeladatok/témák kezelése A program lehetőséget biztosít a szakfeladati rend pénzügyi szempontok szerinti nyilvántartására is. Ehhez egy háromszintű bontást engedélyez (Szakfeladat/Téma/Egyeditéma kategória). Ezeknek a kategóriáknak - mint a költségvetés tételsorai - megadhatók a pénzügyi előírásai éves, vagy havi bontásban. A program kezeli a változásokat, melyek bármikor megtekinthetők.

Költségvetési terv előirányzatainak kezelése A

program

lehetőséget

nyújt

a

költségvetési

terv

előirányzatainak

kezelésére

Szakfeladat/Téma/Főkönyv bontásában. Ezen adatok alapján megadja az előirányzatfelhasználási tervet, annak teljesülését, a likviditási tervet.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

25. o l d a l

A rögzített előirányzati adatokat átadja a könyvelő rendszer felé (amennyiben az képes azt fogadni. Pl. a TTG alkalmas az adatok fogadására)

Összefoglalva a felmérés eredményeit, elmondható hogy a folyamatot külső határidők szabályozzák, amelyek betartása az alacsony informatikai támogatottság és a szigorú eljárásrend (folyamat alapú feladatvégrehajtás és képzés) miatt nehézkes. A szükséges egyeztetések a felsővezetéssel szűk határidőn belül kell megtörténjenek, az adatok mélyebb megismerését nem feltétlenül teszik lehetővé. A költségvetés készítésével és elfogadásával kapcsolatban a korábbi projektfázisban hivatkozott dokumentumkezelő- és nyilvántartó rendszer, illetve a workflow-támogatás lehetővé tenné az intézmények és a hivatal között az információk elektronikus átadását (amely részben jelenleg is megvalósul) és lehetővé tenné a többszörös adatrögzítési feladatok kiszűrését. Hiszen ha a szükséges adatokkal feltöntendő sablont (a feltöltést az intézmények jelenleg is önállóan végzik) az intézmények számára elérhetővé tennék egy központi dokumentumtáron keresztül, úgy az egyes feltöltők jogosultságuk alapján beazonosíthatók lennének és az adatfeltöltések alapján akár a jelenleg szükséges összesítések is automatikusan lennének készíthetők. Jelenleg is alkalmazott technika a különböző Excel-munkalapok közötti áthivatkozások, illetve akár külön dokumentumok hivatkozás szintű összekapcsolása. Ez a javasolt dokumentumkezelő rendszerben lehetővé tenné az egyszeri adatrögzítést, amely alapján az összesítések – a szükséges ellenőrzések elvégzése után – automatikusan történnének meg. Természetesen amíg felsőbb jogszabály nem teszi lehetővé a papír alapú kommunikáció és adatküldés teljes kiváltását a hivatal és háttérintézményei tekintetében, addig a hivatalos, elfogadott verziónak csak az a dokumentum tekinthető, amit az adott intézménytől a felelős személy aláírásával hitelesített és papír alapon a hivatal rendelkezésére bocsátotta. A javasolt megoldás a szükséges kimutatások, táblázatok elkészítésében, az egyeztetési feladatok meggyorsításában kínál hathatós segítséget. Amennyiben a jövőben lehetővé válik a papír alapú adatszolgáltatás kiváltása, úgy a hivatal rendelkezésére álló majdani megoldás azonnal lehetővé

teszi

a

szükséges

folyamatlépések

csökkentését,

ezáltal

idő-

és

költségmegtakarítást biztosít az adatszolgáltatási folyamatban. Ha a jelenlegi gyakorlatba beépíthető az adatok elektronikus kezelése és az elektronikus alapú egyeztetés, akkor a




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

26. o l d a l

későbbiekben sokkal kisebb ellenállást és sokkal kevesebb újonnan megtanulandó technikát fog igényelni egy ilyen átállás a feladatvégzésben. Mivel a Gordiusz rendszer bevezetése és oktatása megtörtént, elemi fontosságú, hogy a meglévő, pénzügyi területet érintő szabályozások, folyamatleírások szinkronizálva legyenek a rendszerbevezetés indukálta változó

feltételekkel. Ez

jelenleg is folyamatban levő

tevékenység. Az osztályon dolgozók meglátása szerint is elsősorban az az oka a papíralapú ügyintézésnek, hogy nincsenek meg a szükséges támogató feltételek (szoftverek, módszertanok) amelyek segítségével a munkafolyamatok modernizálhatók, elektronikus útra terelhetők. Itt is felmerült a 10 kapcsolódó intézménnyel történő belső kommunikációt támogató rendszer kialakításának lehetősége (portál-megoldás). Fontos feladat tehát a meglévő folyamatleírások frissítése, részletesebb folyamatleírások kialakítása, ám ennek nem csak eseti tevékenységnek kell lennie, hanem olyan támogató rendszer kialakítása szükséges, amely a szabályzatkészítési/frissítési folyamatot is segíteni tudja! Kiemelet jelentősségű megjegyzés, hogy a közbeszerzési szabályzat frissítése igen aktuális feladat, hiszen 2004 óta nem történt meg ez a frissítés.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

27. o l d a l

3.1.3. Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása 3.1.3.1. Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői A jelenlegi költségvetés-tervezés és végrehajtás jellemzői a fenti pontban olvashatók. A javasolt új megoldás biztosítja az adatszolgáltatás teljesen elektronikus útra terelését, ezáltal a naprakész nyomonkövetés lehetőségét. A megoldás életbe léptetéséhez és a gyakorlatba történtő teljes átültetéséhez azonoban jogszabályi változás és a hivatal iratkezelési szabályzatának megváltoztatása is szükséges. Az éves költségvetés tervezése célszerűen meghatározott rendszerben történik. A költségvetés-tervezés igényli olyan területi szintű koncepciók előzetes kialakítását és mefogalmazását, amelyek a költségvetés sarokszámaira befolyással vannak. A beruházások tervezése kapcsán hiányzik egy legalább éves időtávú beruházási terv, amely lehetőséget biztosítana a pályázatokkal kapcsolatos kiadások tervezésére is. Ez ugyanakkor nem mindig kivitelezhető, hiszen a pályázatoknak csupán egy része kerül rendszeresen kiírásra (útépítéssel, fejlesztéssel kapcsolatos kiírások).

@ @   A fejlesztési koncepció – közvetetten tehát a hivatal stratégiája – inputja kell legyen a hivatal költségvetéstervezésének. Ehhez szükséges azonban, hogy a fejlesztési kocepciót legalább évente felülvizsgálják, aktualizálják. A startégiai- és fejlesztési tervek kidolgozásához, kezeléséhez, azok publikálásához a SharePoint rendszer által biztosított dokumentumokezelési megoldások nyújtanak hatékony segítséget. A költségvetés tervezése egyrészt az intézmények, másrészt a hivatal egyes osztályainak adatszolgáltatásán, majd az adatok összesítésén alapul. A folyamatban alkalmaznak elektronikus

dokumentum-sablonokat

kommunikációt

az

adatok

illetve

szolgáltatására,

elektronikus, de

a

jellemzően

folyamatot

nem

e-mail

alapú

szabályozzák

kikényszeríthető határidők, illetve a sablonok kezelése és fejlesztése nem nyomonkövethető.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

28. o l d a l

Az elektronikusan szolgáltatott adatok ugyanakkor szükségessé teszik a kézi összesítést, ami időigényes feladat. 3.1.3.2. Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján A hivatal és a háttérintézmények közötti együttműködés fejlesztése, a hivatal és az intézmények közötti adat- és információáramlás korszerűsítése érdekében javasoljuk a SharePoint-rendszerben

(Önkormányzati

Információs

Rendszer)

rejlő

lehetőségek

megfontolását, a hivatal és az önkormányzati intézmények között egy egységes portálrendszer kialakításának végiggondolását. A következőkben a rendszer néhány jelentős funkcióját, modulját szeretnénk kiemelni.

3.1.3.2.1 Együttműködési felületek A

Önkormányzati

Információs

Rendszer

a

különböző

szervezeti

egységek

közötti

együttműködést egységes központi felülettel segíti; minden munkatárs automatikusan értesül a rendszerben tárolt, őt érintő adatok változásáról. A kialakításra javasolt intranet-oldal a bizottsági és testületi ülések szervezését, valamint az ülésekhez kapcsolódó dokumentumok kezelését, tárolását hatékonyan támogatni tudja. A testületi ülések időpontjait egy központi naptárban lehet rögzíteni, ami lehetővé teszi minden érintett automatikus értesítését. Minden testületi üléshez saját értekezlet-munkaterület tartozik, amelyen az egyes üléshez tartozó dokumentumokat (pl. előterjesztések, határozatok), illetve napirendi pontokat, munkaanyagokat rögzítsenek. Előfordulhatnak olyan anyagok is, amelyek nem konkrétan egy üléshez tartoznak, hanem általában az ülésekhez (pl. szabályzatok). Az értekezletmunkaterület egy része közös, más része értekezletenként eltérő anyagokat tartalmaz. A testületi ülések előtt napirendipont-tervezeteket, és hozzájuk tartozó dokumentumokat lehet rögzíteni, majd a későbbiek során ezek egy részét tényleges napirendi ponttá lehet emelni. A testületi ülések anyagai, az indító, illetve keletkezett dokumentumok központosított helyen, időpont szerint rendezve bármekkora időszakra visszamenően tárolható, visszakereshető. Az anyagok egy része interneten keresztül a lakosság felé is közzétehető.

3.1.3.2.2 Dokumentumkezelés




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

29. o l d a l

A dokumentumokat dokumentumtárakban lehet tárolni, és – megfelelő jogosultsággal rendelkező – egyéb munkatársak számára közzé lehet tenni. A rendszer a dokumentumokat a csoportos munka összehangolása érdekében felügyeli, így például elkerülhető, hogy két munkatárs egyszerre, egymás rovására szerkesszen egy adott anyagot. Ha valaki éppen egy dokumentumot szerkeszt, akkor a többi munkatárs csak olvashatja a legutóbbi mentett változatot mindaddig, amíg a szerkesztő be nem fejezte a munkát. A

dokumentumok

változtatásai

–

beállítástól

függően

–

tetszőleges

időpontig

visszakereshetők, azaz egy-egy elektronikus irat (például szabályzat) minden módosulását percre pontosan követni lehet. Ha valamiért szükség van egy több évvel korábban hatályos változatára, akkor az néhány kattintással megtekinthető; szükség esetén az aktuális verzió helyére átemelhető. A központi rendszerben tárolt dokumentumok a későbbiekben bármikor hozzáférhető. A dokumentumokkal a munkatársak Windows Intéző használatával is dolgozhatnak, így nincs szükség mindenkinek megtanítani a webes felület használatát. A megfelelő cím ismeretében ugyanúgy dolgozhatnak a központi kiszolgálón elhelyezett fájlokkal, mintha azok saját merevlemezükön, vagy egy hálózati meghajtón lenne közzétéve.

3.1.3.2.3 Költségvetés-nyilvántartás A költségvetés-nyilvántartás modul a költségsorok értékeinek nyilvántartása mellett alkalmas a bevételek és kiadások rögzítésére, azok költségvetési tervhez képest történő alakulásának nyomon követésére, valamint az összesített költségvetés kimutatására az intézmények számára. A modul alkalmazásának lehetősége a hivatalnál azért nem merülhet fel, mert bár a hivatali igényeket is képes kielégíteni, az integrált pénzügyi-gazdálkodási rendszer (célszoftver) teljes megoldást kínál a költségvetés könyvelési és nyomonkövetési területen. A költségvetés-nyilvántartás két részből áll: 

Költségvetési terv o Költségvetési soronként mekkora összeg áll rendelkezésre



Bevétel- és kiadás-nyilvántartás o Az

egyes

költségvetési

sorokhoz

rendelhető

kiadások

és

bevételek

nyilvántartása




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

30. o l d a l

A két részt egy-egy SharePoint-lista valósítja meg, a köztük lévő kapcsolatokat, a kimutatásokat fejlesztett alkalmazásoldalak valósítják meg. A portál főwebhelyén található Költségvetési sorok, illetve Költségvetési sorok aggregálásai lista határozza meg, hogy mely költségvetési sorok állnak rendelkezésre az összesítőben, illetve azok milyen felsőbb szintre aggregálandó. Az alkalmazásoldalak forrásadatai elmentett nézetekkel szűrhetők. A kimutatások tartalmazzák, hogy az egyes költségvetési sorokra adott időszakban mennyi bevételt és kiadást számoltak el. A költségvetés-tervezéshez szolgáltatott adatok szolgáltatóját és a kapcsolódó feldolgozási feldatokat, végrehajtókat a folyamatleírásban definiáltuk. Bizonyos adatszolgáltatási formák a SharePoint rendszer dokumentumkezelési funkciója által a sablonok elektonikus kezelésével, központi publikálásával, a hozzáférés alapú nyomonkövethető adatfeltöltéssel kezelhetők. A határidők a rendszerbe épített figyelmeztetési lehetőségekkel kezelhetők, így azok betartása nem csupán szokás és rutin alapján történhet meg, hanem egyszerű figyelmeztetések is biztosítják a feladatok kijelölt időn belüli végrehajtását. A szabályozásban bekövetkező változások – ha érintik a határidőket – a „köztudatba” csak oktatások, egyéni felkészülés és írásos formájú tájékoztatások újtán kerülhetnek be A SharePoint rendszer a kiemelt tételek kezelését a jelenleg is excel formában kezelt adatoknál a sablonok publikus helyen történő elhelyezésével és – szükség szerint – workflowk indításával támogatja, míg a jelenleg nem sablon formájú adatbekéréseknél biztosítja a lehetőséget sablon kialakítására és a korábbiakhoz hasonló módon közzétételére, vagy egyedi fejlesztések alapján önálló űrlapok kialakítására, amelyekből a berögzített adatok közvetlenül átemelhetők más rendszerekbe, kimutatásokba. Ez utóbbi sablonok kialakítása az igények felmérése alapján a rendelkezésre álló üzemeltetői és fejlesztői kompetencia bevonásával megtehető.

3.1.4. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása közbeszerzési gyakorlat bevezetése

és

környezetbarát

3.1.4.1. Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői A pályázatokhoz tartozó közbeszerzések kiírásakor inputként a pályázati anyag, a támogatási szerződés, a testületi előterjesztés, továbbá egyéb anyagok szolgálnak, melyeket részben




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

31. o l d a l

elektronikusan, részben papír alapon kapnak meg a közbeszerzésekért felelős munkatársak. Előfordul, hogy külső cég is bevonásra kerül a közbeszerzés lebonyolításába, ilyen esetben a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval együttműködve készül a közbeszerzési felhívás. A közbeszerzéshez tartoző előterjesztést a Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda készíti ennek melléklete az ajánlati felhívás -, illetve javaslatot is tesz a Bíráló Bizottság tagjaira. A közbeszerzési eljárás lefolytatásáról, a tagok elfogadásáról a Közbeszerzési Bizottság dönt. A Bizottság kezdeményezhet módosítást a tagokról, majd miután elfogadja a javaslatot, megindulhat a közbeszerzési eljárás. A Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda, mint közbeszerző, illetve amennyiben közbeszerzési tanácsadó bevonásra került, akkor vele együttműködve megindítja a közbeszerzést, megjelenteti a felhívást. A felhívást az Iroda készíti el (feldolgozási idő kb. 3 munkanap, átfutási idő kb. 1 hét), majd a testület jóváhagyása után, intézi a közzétételt. A felhívás a Közbeszerzési Értesítőnek kerül megküldésre e-mail-en, illetve faxon keresztül, valamint a Pénzügy átutalja a megjelentetés díját. A felhívásban megjelenik a beadási, bontási határidő, a Közbeszerzési dokumentációban pedig megadásra kerülnek a szakmai, pénzügyi alkalmassági paraméterek, a műszaki tartalom. A dokumentációk díját átutalással, illetve helyben készpénzzel is fizethető. A befizetésről a közbeszerzésért felelős igazolást készít. Az ajánlatok beérkezése után, a megadott határidőben megtörténik az ajánlatok bontása. A beérkezéskor átadás-átvételi jegyzőkönyv, a bontáskor jelenléti ív, majd utána bontási jegyzőkönyv készül, mely utóbbi a bontást követően 5 munkanappal kerül megküldésre az ajánlattevőknek elektronikus úton (ált. faxon). Beérkező ajánlatonként kb. 15 perc az átvétel, a postán érkező küldemények esetén is kb. 10-15 percet vesz igénybe az átvétel (sorszámot rögzítenek rá). Az ajánlatok beérkezése után összeül a Bíráló bizottság, és döntenek a hiánypótlásról, melyről Bíráló bizottsági jegyzőkönyv készül. Hiánypótlás esetén újabb dokumetumokat kérnek be az ajánlattevőktől.

A hiánypótlások beérkezése után, azokkal együtt történik az

ajánlatok elbírálása, erről Bíráló bizottsági jegyzőkönyv készül, mely egyben döntéselőkészítő jegyzőkönyvként is szolgál a Közbeszerzési Bizottság számára. A Bíráló bizottság hatásköre a szakmai javaslattétel – az eljárás eredményére vonatkozóan -, ezzel együtt kerül előterjesztésre a Közbeszerzési Bizottság elé az eljárásról szóló napirend. A napirendhez




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

32. o l d a l

előterjesztés készül, melynek mellékletét képezi a döntés-előkészítő jegyzőkönyv. A Közbeszerzési Bizottság ez alapján hozza meg döntését. Az eredményhirdetésről jegyzőkönyv készül, melyet elektronikus úton küldenek el az ajánlattevőknek a törvényi határidőn belül. Az eljárás szerződéskötéssel zárul, a dokumentációban lévő szerződéstervezet egyeztetésre kerül a nyertes ajánlattevővel. Az eredményt az Iroda megküldi a Közbeszerzési Értesítőnek, valamint egy összegzést is készít az eljárásról. A közbeszerzések lebonyolítása a Közbeszerzési Szabályzat alapján történik. A szabályzat aktualizálásra szorul, mivel nincsenek meghatározva benne felelősök. Elvárásként merült fel a folyamat felmérése során, hogy a pályázatokkal kapcsolatos véglegesített dokumentumokat elektronikusan tárolják. Ezt a funkciót a javasolt SharePoint rendszer

dokumentumkezelési

funkciói,

illetve

a

folyamat

végrehajtási

rendjébe/szabályozásban kódolt végrehajtási utasítások tudják támogatni. Egy kialakított dokumentumtár, amelyben a projekthez kapcsolódó dokumentumok gyűjthetők lehetőséget biztosítana az elektronikus tárolásra, a végleges dokumentumok gyűjtésére. Ezekhez a dokumentumtárakhoz a jogosultságok alapján megállapíthatók a hozzáférő személyek, akik írási/olvasási/teljes jogosultsággal módosíthatják a dokumentumokat vagy tekinthetnek beléjük.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

33. o l d a l




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

34. o l d a l




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

A SharePoint rendszer által biztosított testreszabási lehetőségek alapján a pályázati felhívások „nyomdakész” formában is elkészíthetők. A szükséges sablon kialakítása a partner igényei alapján akár saját fejlesztésként megtörténhet. Ha a felhívások eljuttatása a Közbeszerzési Értesítő számára kész formában és teljesen elektronikusan (akár felsővezetői jóváhagyás is beépíthető az elektronikus dokumentumkezelés folyamatába) megtörténhet, az ehhez szükséges átfutási idő jelentősen csökkenhet, illetve a Közbeszerzési Értesítő által kért átalakítási díjból költségmegtakarítást is el lehet érni.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

36. o l d a l




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

37. o l d a l

A pályázatokkal kapcsolatos anyagok bizottsági tagok számára megküldése a jelenlegi gyakorlat szerint – minden más bizottsági és testületi anyaghoz hasonlóan – papír alapon történik. A hivatalban megfogalmazásra került az a cél, hogy az előterjesztések mérete ne haladja meg a 10 oldalt (mellékletek nélkül). Pályázatok esetén az anyagok gyakran terjedelmesebbek, így ezen a területen különösen fontos, hogy fontolóra vegyék az anyagok kezelésének elektronikus útra terelését. A folyamatok átalakítása nem csupán a kialakult működési rend megváltoztatását jelentené, hanem szükségessé tenné szervezeti (SZMSZ) szintű deklarálását annak, hogy a bizottsági és testületi tagokkal a dokumentumok átadásának elsődleges módja az elektronikus átadás és a képviselő/bizottsági tag külön nyilatkozatára történhet csak meg az anyagok papír alapú kiküldése.

Nem

célja

a

projektnek

költség/minőség/idő

típusú

hatékonyságmérő

mutatószámrendszer kialakítása, de – mint jelentős költségfaktor és idő szempontjából is lényeges tényező – a papír alapú anyagok összeállítása (másolása, stb.) jelentős munkaterheket ró az ügyintézőkre. 3.1.4.2. Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján PMToolBox rendszer használatából fakadó előnyök A PMToolBox a szervezet minden projektben érintett szereplője számára biztosítja az adott feladattal kapcsolatos információk megismerésének, kezelésének lehetőségét. Lehetővé teszi a szervezeti vezetőknek: 

Valós idejű vezetői jelentések készítése



Az összes projekt strukturált áttekintése



Az összes erőforrás felügyelete: munkatársak, költségek áttekintése

Projektvezetôknek: 

Tevékenysék, költségek ütemezése, felügyelet



MS Project dokumentumok importálása



Projektkommunikáció tervezése és felügyelet

Projekttagoknak: 

Saját munkaterv, tevékenységek elérése



Munkaidőnyilvántartás kezelése



Közös munkaterületek elérése

Mit nyújt még a PM ToolBox?




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

38. o l d a l



Teljeskörû projekt módszertani támogatás (H3, PMI, Prince II.)



Teljes Windows SharePoint Sevices 3.0 támogatás és Office 2007 integrációt (Office 2003 használatával is kihasználhatók bizonyos funkciók)

A rendszer használatából származó előnyök 

Stratégiai és projekcélokat megvalósító feladatok kezelése szervezeti egység, vagy munkacsoport szintjére lebontva



Megszokott MS Office munkakörnyezet (Outlook, Word, Excel)



SharePoint támogatás – dokumentumkezelés, workflow-k

A hivatal működése során elsősorban tehát a pályázatok kezelésével kapcsolatban javasolt a PMToolBox támogató-alkalmazás használata. Egy általános projektstruktúrát definiálva, a mérföldkövek

meghatározásával

a

folyamatban

készülő

munkatermékek

előállítása

„szabályozható és vezérelhető”. A munkatermékek előállításához szükséges idő- és költségfelhasználások mérhetők. A PMToolBox modulon és a Dokumentumtár modulon keresztül a felhasznált és előállított dokumentumok megosztása (jogosultság alapú), verziókövetése, jóváhagyása (workflow) megoldható egy rendszeren belül. Definíció: Zöld közbeszerzésnek nevezzük az olyan közbeszerzést, amelynek során a beszerző közintézmények a beszerzési folyamat minden szakaszában figyelembe veszik a környezetvédelem szempontjait, és az életciklusuk során a környezetre a lehetőlegkisebb hatást

gyakorló

megoldások

keresésével

és

előnyben

részesítésével

ösztönzik

a

környezetbarát technológiák terjedését és a környezetbarát termékek előállítását. Mivel a közintézmények közpénzből (az adófizetők pénzéből) gazdálkodnak, beszerzéseiknél különös körültekintéssel kell eljárni, fő cél, hogy ezek a tranzakciók a társadalom számára a lehető legnagyobb hasznosságot jelentsék. A közbeszerzés szabályozása mind a hazai, mind az európai uniós joganyagban megjelenik. A legfontosabb szempontok között szerepel az ajánlattevők közötti diszkrimináció megakadályozása és a nyilvánosság biztosítása. Zöld vagy környezetbarát közbeszerzésről akkor beszélhetünk, ha az árut vagy szolgáltatást vásárló hatóság a beszerzés során az ár, minőség mellett környezetvédelmi szempontokat is figyelembe vesz. A sokféle tömegközlekedési

eszközök,

lehetséges példa közül néhány: kevésbé környezetterhelő energiahatékony




elektronikai

T.: +36 1 279 0720



berendezések

F.: +36 1 209 3086



(például

www.hyperteam.com

39. o l d a l

számítógépek)

vásárlása,

környezetbarát

papír,

takarítószerek

használata,

ökológiai

gazdálkodásból származó élelmiszerek használata a menzákon stb. Természetesen a környezetbarát szempontok mellett a fenntarthatóság egyéb dimenziói, például szociális, társadalmi szempontok is megjelenhetnek. Néhány lehetőség ezek közül azonnali anyagi megtakarítást jelent, mert a beszerzési ár alacsonyabb a helyettesítő termékekénél (például újrafelhasznált papírból készült borítékok), mások hosszabb távon térülnek meg (például alacsonyabb energiaigényű számítógépek vagy izzók). Vannak viszont olyanok, amelyek tágabb összefüggésben térülnek meg, „csak” ha egyéb társadalmi szempontokat is figyelembe veszünk, például a környezetbarát buszok üzemeltetése a városi közlekedésben (illetve a városi tömegközlekedés általában) hozzájárul a

levegőszennyezés

mérsékléséhez,

így

a

társadalom

egészségügyi

kiadásainak

csökkenéséhez. Természetesen a közgazdasági racionalitáson túl, etikai megfontolásokból, példamutatásból is figyelembe vehetők a környezetvédelmi szempontok a közbeszerzés során. A környezetbarát közbeszerzésnek számos környezeti szempontból kedvező hatása van: •

Közvetlen környezeti előnyök (a vásárolt környezetbarát árukon vagy szolgáltatásokon

keresztül). •

Környezetbarát termékek/szolgáltatások piacának élénkítése. (A drágábbnak tartott

környezetbarát termékek sokszor azért nem versenyképesek, mert az alacsony kereslet nem lehet a méretgazdaságosságból származó előnyöket kihasználni, illetve nem éri meg a termelőknek hatékonyabb termelőkapacitásokba beruházni). •

Környezettudatosságra való nevelés. A környezetbarát közbeszerzés elősegítheti a

környezetvédelmi szemlélet térnyerését a köztudatban. Etikai szempontból is támogatandó, hogy a közintézményeik kiadásaik során

legalábbis mérlegeljék a fenntarthatósági

szempontokat. Mindez nemcsak elvi lehetőség, hiszen a közbeszerzésre fordított összeg éves szinten az EU tagországok GDP-jének 16%-a, azaz évente 1500 milliárd €! Az ICLEI közlése szerint amennyiben az EU közintézményeinek villamosenergia-ellátását „zöld” forrásokból fedeznék, az így elkerült széndioxid-kibocsátás az EU kyotoi vállalásainak 18%-át jelentené. Az előző példák is jelzik, hogy a környezeti előnyök mellett sok esetben költségmegtakarítást, gazdasági

hasznot

környezetvédelmi,

is

jelent,

ha

a

fenntarthatósági


közbeszerzések szempontokat.A



T.: +36 1 279 0720

során

figyelembe

környezetbarát



F.: +36 1 209 3086



veszik

a

közbeszerzés

www.hyperteam.com

40. o l d a l

megvalósítása hatékony eszköz a „zöld” termékek kínálatának növelésére és egyben az állampolgároknak is követendő jó példát mutat. A beszerzést végzők számára a környezetbarát közbeszerzés megvalósítása során az egyik legáltalánosabb probléma annak eldöntése, hogy milyen kritériumokat használjanak, mivel ezen a téren (értsd környezetvédelem) általában nem szakértők. Az Európai Ökocímke az Európai Unió hivatalos termékcímkéje, amely azt igazolja, hogy életciklusukat tekintve ezek a termékek „zöldebbek” az átlagos termékeknél. Így a rendszer kiváló forrása a naprakész környezeti kritériumoknak, amelyek szabadon felhasználhatók közbeszerzési tenderek összeállításánál. Jelenleg a közbeszerzések elbírálásakor nem esik jelentős súllyal latba a környezetbarát termékek kiválasztása, hanem elsősorban az ár alapján történik a döntés. Nincs olyan belső utasítás, rendelet, szabályzat amely a környezetbarát közbeszerzés gyakorlati szempontjainak figyelembevételét előírná a közbeszerzések tárgyalásakor. Nincs ugyanakkor olyan módszertani háttér sem, amely megmutatná, hogy milyen jellemzőkre kell figyelemmel lenni a közbeszerzési döntések meghozatalakor illetve a közbeszerzések lebonyolítása esetén. Példák a fenntartható közbeszerzés alkalmazására a nemzetközi gyakorlatból 1997-ben Helsinki önkormányzata nyilvános közbeszerzési pályázatot írt ki a városi buszokra vonatkozóan. A döntési kritériumok között a hagyományos szempontok (vételár, a buszok és a nyújtott szolgáltatás minősége) mellett környezetvédelmi kritériumok is helyet kaptak (alacsony nitrogéndioxid és zajkibocsátás). A környezetvédelmi szempontok alapján végül is a finn HKL vállalat nyerte a

pályázatot, míg a konkurens Concordia,

aki így elesett

amegrendeléstől, fellebbezett a döntés ellen. Azzal érvelt, hogy az alacsony NO2-kibocsátás és zajterhelés nem jelent gazdasági hasznot a városi önkormányzat számára, amely emiatt szerintük indokolatlanul részesítette előnyben a HKL ajánlatát. Az Európai Bíróság döntésével helybenhagyta a környezetvédelmi

szempontok döntési kritériumként való alkalmazását.

Döntését azzal indokolta, hogy a bírálati szempontok (NO2- és zajkibocsátás) kapcsolatban állnak a szolgáltatás színvonalával. Ez és néhány hasonló eset nyilvánvalóvá tette, hogy nem sérti az európai uniós joganyagot, ha a

közbeszerzési eljárás során környezetvédelmi

kritériumokat is támasztanak a hatóságok, még ha ez nem is jelent feltétlenül közvetlen anyagi hasznot a szerződő hatóság számára.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

41. o l d a l

A fenntartható közbeszerzés lehetőségei Magyarországon A környezetbarát, illetve fenntartható közbeszerzésre vonatkozóan hazánkban is megvannak a lehetőségek, bár a gyakorlatban még nem annyira terjedt el. A Környezettudományi Központ „Zöld beszerzési kézikönyv önkormányzatok számára” címmel készített segédlete a környezetbarát szempontok térnyerésének elősegítését tűzi ki célul. Ebben többek között a környezetbarát beszerzést folytató önkormányzatok közötti kooperációra hívja fel a figyelmet. Jó példa erre a "Buy it green", azaz a "Vedd a zöldet" hálózat, ismertebb nevén a BIGNet. A hálózat 1996-ban alakult az ICLEI vezetésével, 2003ban 50 tagja volt, köztük Magyarországról Budapest és Miskolc. A Környezettudományi Központ emellett a RELIEF program keretében - amely a városok zöld közbeszerzési gyakorlatának potenciális környezeti hatásait vizsgálja - Miskolc önkormányzata esetében vizsgálta meg a zöld közbeszerzés lehetőségeit. Kiválasztották azokat a termékcsoportokat, amelyeknél a környezetbarát alternatívák alkalmazása jelentős környezeti hatással jár,

s amelyek az önkormányzati beszerzésekben jelentős tételt

képviselnek. Elemezték ezen termékcsoportok esetében a zöld beszerzések potenciális piaci, társadalmi és környezeti hatását. A közbeszerzés fenntarthatóbbá tételét Magyarországon is leginkább a forráshiány, illetve a szakértelem hiánya akadályozza, rövid távon leginkább

olyan esetekben van esély az

előrelépésre, ahol a beszerezni kívánt környezetbarátabb termék

vagy szolgáltatás a

legolcsóbb is egyben.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

42. o l d a l

3.1.5. Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 3.1.5.1. Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői A pénzügyi és költségvetési végrehajtási ellenőrzés témakörében az időszakos beszámolók összeállításának folyamatait vizsgáltuk. Az időszakos beszámolók (féléves, háromnegyedéves és év végi) összeállításának folyamata lényegében megegyezik. Az egyes időszakoknak megfelelően a határidők módosulnak. A költségvetéstervezéssel kapcsolatosan az éves tervezési ciklus kb. február végére ér véget. Az adatszolgáltatások határideje január vége, míg a költségvetés-tervezet előterjesztés elkészítési ideje átfutási időben néhány hét. A tényleges munka ennél rövidebb, de a szükséges egyeztetések általában meghosszabbítják ezt az időtartamot. A költségvetés végrehajtásának

ellenőrzése

a

féléves,

háromnegyedéves

és

év

végi

beszámolók

segítségével hajtható végre. A beszámoló készítés – a költségvetés-tervezéshez hasonlóan – döntően szóbeli, személyes, papíralapú adatszolgáltatásokon alapul. A hivatal szakmai felügyeletet, illetve pénzügyi felügyeletet gyakorol a háttérintézmények felett. Az intézmények az önkormányzati költségvetéshez, beszámolóhoz adatot szolgáltatnak a hivatalnak, majd a pénzügyi iroda a háttérintézmények és polgármesteri hivatal adatainak ismeretében

elkészíti

az

önkormányzati

összesített

költségvetést,

beszámolót.

Az

intézmények a költségvetési kereteken belül önállóan gazdálkodnak, ebbe a hivatalnak beleszólása nincs. A költségvetésbe nem tervezett, felmerülő igények esetében az intézmények kérelemmel fordulnak a hivatalhoz, a nem tervezett költségek fedezeteként a tartalékként elkülönített összeg szolgálhat. Az adatszolgáltatás jellemzően papír alapon, személyes illetve telefonos megbeszélések keretében történik, ritkábban elektronikus úton. A háttérintézményeket érintő pályázatokat az intézmények jellemzően maguk készítik, a hivatal segítséget nyújt ebben. A fejlesztési igények az intézményektől folyamatosan érkeznek, melyekhez igyekeznek megfelelő pályázati kiírást találni.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

43. o l d a l

DOKUMENTUM

Költségvetéstervezés

FELELŐS

Előirányzatmódosítás

költségvetési táblázatok, jelentés, elemzés

Az (szükség esetén módosított) előirányzatok időszakos értékelése, az intézmények gazdálkodásának ellenőrzése


beszámoló(k) intézményenként (összesítetve)

Időszakos és évvégi számszaki beszámolók elkészítése


Könyvvizsgálói véleményeztetés?


időszakos vagy évvégi beszámoló?

évvégi (zárszámadás)

időszakos beszámoló Bizottság(ok) általi véleményezés, elfogadás

költségvetési beszámoló előterjesztés

előterjesztés, auditori jelentés

Zárszámadási rendelettervezet elkészítése és előterjesztése, könyvvizsgálói záradék



költségvetési beszámoló előterjesztés HATÁROZAT, RENDELET


Módosítás



Módosítás



papír alapú és elektronikus (némely adatkör esetén) adatszolgáltatás

Elszámolás és adatszolgáltatás az állami költségvetés felé


zárszámadási rendelet

Rendelet közzététele

jegyző

3. ábra – Beszámolási folyamat

3.1.5.2. Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján A költségvetés végrehajtásának ellenőrzése a féléves, háromnegyedéves és év végi beszámolók segítségével hajtható végre. A beszámoló készítés – a költségvetés-tervezéshez hasonlóan – döntően szóbeli, személyes, papír alapú adatszolgáltatásokon alapul. Az önkormányzat számára javasolt Önkormányzati Információs Rendszer a hivatal szervezeti egységei (és háttérintézményei) között szabványos, elektronikus alapú információáramlást biztosít olyan korszerű szervezési lehetőségekkel, mint: HyperTeam Kft. H-1126 Budapest, Derkovits utca 8.



T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

44. o l d a l

-

verziókövetés a kiadott dokumentumokra

-

sablonok központi kezelése és közzététele (pl. az intézményi költségvetési tervezéshez használt sablon éves frissítésének támogatása, a frissített sablon automatikus publikálása)

-

figyelmeztetések (új sablonok publikálásakor, sablonok frissítésekor, stb.)

-

workflow-k kialakítása (adatok feltöltésére)

-

információszolgáltatók hiteles azonosításának lehetősége

Látható, hogy majd minden tervezési lépés támogatható az Önkormányzati Információs Rendszerrel. A feladat végrehajtása elsődlegesen a sablonok rendszeren belüli kezelésével (publikálás, verziókövetés, workflow-kezelés) fejleszthető. Ha a folyamatokat a fentieknek megfelelően tudják végrehajtani – mind a hivatalon belül, mind a háttérintézményeknél – akkor a belső szabályzatoknak és az iratkezelés rendjének igazodnia kell az új végrehajtási módhoz, miszerint az intézmények által szolgáltatott adatok hitelességét kellőképpen igazolja az, hogy a rendszerben a megfelelő felhasználó rögzítette a szóbanforgó adatokat (a rögzítő személye és a rögzítés időpontja a rendszerből lekérdezhető, ellenőrizhető). A költségvetés-tervezés és végrehajtás SharePoint modul által támogatott megoldási lehetősége, a szóban forgó modul rendszerfunkciói: 3.1.5.3. Költségvetés-nyilvántartás A költségvetés-nyilvántartás két részből áll: 

Költségvetési terv o Költségvetési soronként mekkora összeg áll rendelkezésre



Bevétel- és kiadás-nyilvántartás o Az

egyes

költségvetési

sorokhoz

rendelhető

kiadások

és

bevételek

nyilvántartása A két részt egy-egy SharePoint-lista valósítja meg, a köztük lévő kapcsolatokat, a kimutatásokat fejlesztett alkalmazásoldalak valósítják meg.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

45. o l d a l

A portál főwebhelyén található Költségvetési sorok, illetve Költségvetési sorok aggregálásai lista határozza meg, hogy mely költségvetési sorok állnak rendelkezésre az összesítőben, illetve azok milyen felsőbb szintre aggregálandó. Az alkalmazásoldalak forrásadatai elmentett nézetekkel szűrhetők. A kimutatások tartalmazzák, hogy az egyes költségvetési sorokra adott időszakban mennyi bevételt és kiadást számoltak el. 3.1.5.4. Beszerzések nyilvántartása Az Önkormányzati Információs Rendszer a Polgármesteri Hivatal intranetes oldalán elhelyezett központi beszerzés-nyilvántartóval segíti a beszerzések nyilvántartását és kezelését. Ez a nyilvántartó idősorosan tárolja a beérkezett kérelmeket, melyeket később bármikor – különböző szűrések megadásával – vissza lehet keresni. A beszerzési igények lehetnek egyediek (adott pillanatban konkrétan szükséges valamilyen eszköz beszerzése), vagy rendszeresek (például havi, negyedéves rendelések leadása). Az igényekhez igazodva a beszerzési igények bejelentésére többféle űrlap áll rendelkezésre.

4. ábra – Beszerzés csoportos bejelentése

A beszerzési igények leadásakor az egyes rendelt tételek bekerülnek a központi nyilvántartásba, és a beszerzésekért felelős személyek ezekről automatikusan napi összesítő elektronikus levelet kapnak. A beszerzésekről értesülhet a mindenkori polgármester, jegyző (hivatalt érintő beszerzések esetén), illetve az anyagbeszerzést irányító személy.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

46. o l d a l

3.1.5.5. Karbantartási igények bejelentése A karbantartási igények bejelentése az Önkormányzati Információs Rendszer segítségével szintén központosított úton történhet. A beszerzési igény bejelentésére űrlap szolgál, a bejelentésről

a

karbantartásért

felelős

személy

automatikusan

értesül.

A

munka

előrehaladtával a bejelentéshez tartozó bejegyzés módosításával jelezhető az előrehaladás, amiről a karbantartási igény bejelentője elektronikus levélben automatikusan értesül, így az információáramlás kétirányú.

5. ábra – Karbantartási igény bejelentése

3.1.5.6. Fogyóeszközök nyilvántartása Az egyes intézményeknél használatos fogyóeszközök beszerzése és fogyása korábban nem volt nyilvántartva. Az Önkormányzati Információs Rendszerben az eszközök fogyása nyilvántartható, visszakereshető. Az intézményeknek rendszeres időközönként adatokat szolgáltatnak a gazdálkodásukról a Polgármesteri Hivatal felé; az ehhez szükséges adatok a rendszerből néhány kattintással előállíthatók.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

47. o l d a l

6. ábra – Fogyóeszközök nyilvántartása

3.2. A partnerség erősítése 3.2.1. Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére 3.2.1.1. Szervezetfejlesztési tanácsadás

3.2.1.1.1 Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői Jelenleg

a

városi

honlapon

keresztül,

valamint

a

hetente

megjelenő

Nagykőrös

Önkormányzati Hírek újságban kerülnek közzétételre a lakosság számára nyilvános információk. A képviselő-testületi üléseket a Cegléd tévé közvetíti, melyeket két alkalommal ismételnek. A hivatal a lakossággal való kommunikációt, kapcsolatot továbbá a következő formákban valósítja meg: -

közmeghallgatás, amely interaktív kommunikációs lehetőséget biztosít évente 1-2 alkalommal

-

lakossági fórumok (melyeket jellemzően a Jegyzői Iroda szervezi meg egy-egy nagyobb

beruházás,

jelentősebb

esemény

alkalmával,

legutóbb

például

szennyvízberuházás kapcsán került megtartásra lakossági fórum)




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

a

48. o l d a l

-

fogadóórák (mind a jegyzőnek, mind a polgármesternek külön ügyfélfogadási napja van)

Nagykőrös Város honlapja jelenleg a következő struktúrában üzemel:

Városunk    

 



Történelem Adatok Testvérvárosok Egyházak o Református Egyház o Római Katolikus Egyház Kitüntetettek Civil szervezetek o Nagycsaládosok Nagykőrösi Egyesülete o Karácsonyi Sándor Közéleti Kör o Városi Nyugdíjas Klub o Nyugdíjas Pedagógusok Klubja o "Arany Kapu" Közép- és Dél-Pest Megyei Civil Szervezetek Szövetsége 1%-kokkal a Városért

Önkormányzat 

Polgármesteri hivatal o Irodák     

Humánszolgáltatási iroda Jegyzői iroda Közigazgatási iroda Pénzügyi iroda Városfejlesztési és üzemeltetési iroda

o Telefonkönyv o Ügymenet modellek

      

Képviselő testület Képviselő testület munkatervei Fogadóórák Rendeletek Cigány Kisebbségi Önkormányzat Nagykőrös Önkormányzati Hírek Nagykőrös Város Esélyegyenlőségi Programja

Intézmények    

Oktatás

o Nagykőrösi Kolping Katolikus Általános Iskola

Egészségügy Közigazgatás Szociális Intézmények

Kultúra - Sport 

Kulturális intézmények o Arany János Kulturális Központ




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

49. o l d a l

A kulturális központ falai között működő művészeti csoportok és körök  Fafaragó Kör o Pest Megyei Levéltár nagykőrösi osztálya o Arany János Múzeum Sportegyesületek o Petőfi Asztalitenisz Csoport o Nagykőrösi Lövész Egyesület o Pityke Kosársuli Egyesület o Nagykőrösi Birkózó Klub o Aranykerék túracsoport KEF - Kábítószerügyi Egyeztető Fórum 





Gazdaság   

Cégek Cégek weblapjai Önkormányzati támogatások o Munkahely teremtő támogatás

Településfejlesztési program Média       

Turizmus   

Önkormányzati Hírek Heti Hírek Kábel TV Kőrösi Hirdető Kék Nefelejcs Arany Rádió Country Tours Információk - Nagykőrösi Hirdető Vendéglátóhelyek Szálláshelyek Aktív turizmus

Választások 

AKTUÁLIS           

EU Parlamenti Képviselő Választás 2009 Hírek Programok Vásárnaptár Közlemények-Felhívások Pályázatok Sportesemények Pest-megyei rendezvények Folyamatosan megtekinthető kiállítások Városközpont Rehabilitáció 39. Nemzetközi Országos Túrakerékpáros Találkozó és Különleges kerékpárok 4. találkozója Nyári táborok




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

50. o l d a l

Európai Uniós támogatással megvalósuló fejlesztések   

Nagykőrös Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Nagykőrös Város legkritikusabb területeinek csapadékvíz- elvezetése Nagykőrös vasútállomás előtti tér rendezése

Képtár Térkép Kapcsolat Keresés A

honlap

elsősorban

tájékoztatási

célokat

szolgál.

A

dokumentumtárba,

az

Önkormányzat/Polgármesteri Hivatal/Irodák menüpontja alá, az irodák struktúrájának megfelelően felkerülnek az egyes ügyekhez kapcsolódó nyomtatványok elektronikus verziói, a képviselőtestületi ülések anyagai, amelyekből a publikus verzió így minden érdeklődő számára rendelkezésre áll megtekintésre. A honlap nem szolgál sem szabványosított panaszbejelentésre, sem ügyfélelégedettség-mérésre. Összefoglalóan azt lehet mondani, hogy csupán a hivataltól az ügyfelek felé irányuló kommunikációt támogatja. Az üzemeltetésben nehézséget jelent, hogy külön felületet és szakértelmet kell biztosítani az elkészült elektronikus anyagok honlapra történő feltöltéséhez azaz nem oldható meg egylépésben a dokumentumok szervezeten belüli és kívüli publikálása. A honlapon elérhető nyomtatványokat az adott irodán dolgozó kollégák figyelik, annak érdekében, hogy mindig a legaktuálisabb verzió kerüljön fel a honlapra. A közzéteendő anyagokat belső hálózatra – a tanácsadó kolléga mappájába – másolják át a munkatársak, illetve telefonon, személyesen is jelzik a dokumentumok honlapon való közzétételével kapcsolatos igényeket a tanácsadónak. A fenti feladatmegoldás folyamatos egyeztetést igényel és nem biztosít olyan működési módot, amely támogatná az anyagok összegyűjtését, a publikálási folyamat lefolytatását. Az intranet-oldalak biztosította funkciók lehetőséget biztosítanak arra, hogy hírek, információk innen is átemelhetők legyenek az újság és a honlap számára. Jelenleg nincs mód a képviselőtestületi ülések internetes közvetítésére, amelyhez a weboldal szintén alkalmas felület lehetne.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

51. o l d a l

A hivatal szerkesztésében megjelenő kiadvány a fontosabb beruházásokról, pályázatokról, eseményekről szóló hírek, közlemények, felhívások mellett emlékrovatot, valamint az önkormányzat által szervezett programokra szóló meghívót is tartalmaz. Mivel az újság terjesztését a posta biztosítja, ennek köszönhetően az önkormányzati és hivatali híreket tartalmazó lap a város összes háztartásába eljut.

3.2.1.1.2 Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján Általánosságban a weboldal információtartalmával kapcsolatban javasoljuk, hogy a statikus adattartalmakat (hirdetmények, közérdekű információk, nyomtatványok) rendszeresen vizsgálják felül! A honlapon előfordulnak ugyanis jelenleg már nem elérhető, frissítésre szoruló menüpontok, információk is. A honlapra kerülő információk publikálásával kapcsolatban javasoljuk olyan belső eljárásrend kialakítását, amely biztosítaná a munkafolyamatokba építetten azt a tevékenységet, amely során a publikálandó információkat egy megjelölt attribútumuk által (pl. ÖIR rendszerben publikálandó adatok/dokumentumok lista létrehozásával) vagy egy megnevezett mappába helyeznék, így biztosítva a lehetőséget a weboldal és a kijelölt mappa gyors és egyszerű szinkronizálására. Nagykőrös

Város

honlapjának

Önkormányzat/Irodák

menüpontja

alatt

jelenleg

is

megtalálhatóak az egyes irodákhoz tartozó ügyekhez (pl. iparűzési adó, ápolási díj, rendszeres

szociális

segély,

stb.)

kapcsolódó

kérelmek,

adatlapok,

nyomtatványok

elektronikus verziói. A szükséges dokumentumok ügyfelek által történő otthoni leöltésével, előzetes kitöltésével lényegesen csökkenthető a hivatali ügyintézési idő, emiatt javasoljuk, hogy a nyomtatványok otthoni letöltésének és/vagy kitöltésének nyomatékosítását az ügyfelek felé az ügyintézési idő csökkentése érdekében. További javaslat az egyes ügyekhez tartozó kérelmekhez, adatlapokhoz, nyomtatványokhoz kapcsolódó kitöltési útmutató honlapon, illetve a hivatalban történő elhelyezése is a kitöltés megkönnyítése, és az ügyintézés eredményesebbé tétele érdekében. Mivel a lakosság jelenleg is használja a honlapot a hivatali ügyintézéshez kapcsolódó kérelmek, adatlapok letöltésére, javasoljuk a holnapra kerülő dokumentumok folyamatos nyomon követését, adott esetben frissítését, és a nyomtatványok otthoni letöltésének




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

52. o l d a l

és/vagy kitöltésének nyomatékosítását az ügyfelek felé a hivatali ügyintézési idő csökkentése érdekében. Amennyiben az önkormányzat számára javasolt portálrendszer (Önkormányzati Információs Rendszer) bevezetésre kerül, és egy célszerűen kialakított szűk tartományához való hozzáférés a lakosság számára is biztosíthatóvá válik, úgy a SharePoint-rendszer „Panaszbejelentő” modulja lehetőséget biztosít a lakosságtól a hivatal felé irányuló kommunikáció támogatására is. Panaszbejelentő A panaszbejelentő az internetre publikált űrlapot biztosít, amelyen keresztül a lakosok be tudják jelenteni panaszaikat, a polgármesteri hivatal munkatársai pedig követni tudják a panaszok életútját.

7. ábra – Panaszbejelentő lap




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

53. o l d a l

3.2.2. A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa és a partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba

3.2.2.1. Stakeholder elemzés - Módszertani összefoglalás Az Stakeholder (érintett) menedzsment húsz évvel ezelőtt jelent meg a stratégiai menedzsment területén. A módszertan alapgondolata szerint a szervezetek akkor lesznek sikeresek a jelenben és jövőben, ha figyelembe veszik a környezetükben lévő érintetteket, akik befolyásolják a vállalkozás céljának megvalósítását, vagy érdekeltek a befolyásolásban. Az üzleti életben a teljesítmény megítélésében és fejlesztésében egyre nagyobb szerepet kap az érintettek szélesebb körére való tudatos figyelem igénye és ma már az önkormányzati is szférában jelentőséggel bír, nem csupán az uniós pályázatok miatt, hanem a mindennapi működés során is. A Stakeholder (érintett) elemzés az önkormányzatot egy adott feladatellátás vagy tevékenység kapcsán a társadalom szélesebb kontextusába helyezi. Az önkormányzat és a polgármesteri hivatal érdeke esetenként az érintettek feltérképezése, az elvárások felismerése, a megfelelő kommunikáció kialakítása az esetlegesen egymással konfliktusban lévő érintettek között. Az érintettek vizsgálatánál a kölcsönös igények felmérése a mérvadó, nem csak azt kell vizsgálni, hogy az érintettek mit várnak el az önkormányzattól, polgármesteri hivataltól, hanem azt is, hogy maga az önkormányzat, polgármesteri hivatal mit vár el az érintettektől. Ehhez elengedhetetlen a folyamatos kommunikáció, az önkéntes együttműködésre való hajlandóság, amely hozzájárul egy hosszú távú kiegyensúlyozott kapcsolathoz és az elégedettség eléréséhez. A módszertani útmutató célja, hogy meghatározzuk a Stakeholder (érintett) elemzés helyi módszertanát és szükség esetén a polgármesteri hivatal dolgozói egy-egy döntés előkészítése kapcsán vagy egy-egy folyamat lefutásakor azt alkalmazni tudják.

3.2.2.1.1 A Stakeholder (érintett) és a Stakeholder elemzés fogalma Stakeholdernek (érintett) kell tekinteni minden olyan szervezetet vagy személyt, személyekből álló csoportot, intézményt, az állami, magán és a civil szektor szereplőt, melyek




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

54. o l d a l



valamilyen módon kapcsolatba kerülhetnek az adott önkormányzati, polgármesteri hivatali feladattal, folyamattal – akár mint döntéshozók, akár mint partnerintézmény, akár mint finanszírozó, akár mint célcsoport.



valamilyen módon befolyásolják, vagy befolyásolhatják a célkitűzések realizálódását,

Pl. akik érdekeltek a vizsgált beavatkozásban, illetve magában a döntésben. A Stakeholderek (érintett) lehetnek: 

Belső érintettek: Képviselő-testület, bizottságai, képviselők, tisztségviselők, köztisztviselők, a projekt végső kezdeményezettjei, a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, stb.



Külső érintettek: választópolgárok, civil szervezetek, más önkormányzatok, állami intézmények, helyi esetleg regionális közösségek, a „közvélemény” képviselői, stb.

Jelentőségük a helyi folyamatok sikerét tekintve változó, melyet direkt, vagy indirekt módon befolyásolnak. Összekötő szerepet töltenek be (lobbizás) vagy csupán a folyamatot kísérik figyelemmel.

3.2.2.1.2 A stakeholder elemzés előnye A Stakeholder (érintett)-elemzésnek köszönhetően a folyamatok lefutása során beazonosíthatók azok a társadalmi csoportok, amelyek jelentős hatással vannak a folyamatra, illetve azok a csoportok, személyek, szervezetek, amelyek kiemelten befolyással bírnak az adott folyamatban. Az érintettségi szempontokat, az érintettek érdekeit, viszonyulásuk döntési szempontjait az önkormányzati folyamat lefutása során figyelembe kell venni. 

világos kép alakul ki arról, hogy kik játszanak szerepet a tervezett rendeletalkotásban és kiket érint;



tisztázhatók és így könnyebben kezelhetők az alkotandó rendelettel szembeni ellenállások;



megvilágítja a megvalósítás főbb akadályait, valamint



a Stakeholder elemzéssel meghatározható a tervezett változás által érintett egyének és csoportok köre, és megalapozható a változás személyes szintjének kezelése.

3.2.2.2. A stakeholder elemzés menete Folyamata: •

Érdekeltek azonosítása

•

Információgyűjtés az érdekeltekről




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

55. o l d a l

•

Az érdekeltek céljainak azonosítása

•

Az érdekeltek viselkedésének elemzése

•

Cselekvési terv kidolgozása

8. ábra

3.2.2.2.1 A stakeholder elemzés érintettjeinek azonosítása Az Stakeholder (érintett) csoportok leírását, azonosítását követően célszerű grafikus ábrázolásuk, ami számos módszerrel elvégezhető, leglátványosabb és a legtöbb háttér információ egyszerűen hozzá kapcsolható a Mindmanager8 programban, de számos más grafikus eszköz vagy egyszeű excel táblázat segítségével is megoldható.

3.2.2.2.2 Információgyűjtés A Stakeholder (érintett) körről elérhető vagy ismert információk összegyűjtése a jogszabályok, interneten elérhető információk, vagy az elemzést készítő és a Hivatal háttér információból állítható össze.

3.2.2.2.3 Az érintettek céljainak azonosítása Az érintetteknek előre besorolhatók a döntési szempontjaik, céljaik szerint, ez alapján fel lehet készülni a tájékoztatásukra, a velük való egyeztetésre és a együttműködésre annak érdekében, hogy a legelfogadhatóbb megoldás kerüljön megvalósításra.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

56. o l d a l

9. ábra

3.2.2.2.4 A stakeholderek viselkedésének elemzése Az érintettek viselkedésének elemzése ún. Stakeholder (érintett) mátrix segítségével történik. A mátrixban elhelyezzük a várható viselkedés alapján az azonosított Stakeholdereket. A céljaik azonosítása után könnyen meghatározhatjuk az önkormányzati folyamat lefutásának eredményében játszott szerepüket.

10. ábra




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

57. o l d a l

3.2.2.2.5 Cselekvési terv kidolgozása A folyamatot blokkoló közepes vagy magas befolyásolási képességűnek minősített, továbbá a semleges viszonyulású, de magas befolyásolási képességűnek minősített Stakeholderek (érintett) kezeléséről gondoskodni szükséges, melyre sokféle technika áll rendelkezésre. Az előterjesztés részletesebb indokolása, célzott egyeztető megbeszélés tartása, az azonosított céljaiknak jobban megfelelő elemek beépítése a folyamatba. A kezelésük érdekében szükséges intézkedésekről cselekvési terv kidolgozása szükséges, melynek egy feltételezett mintáját a következő táblázatban rögzítjük. 3.2.2.3. Felmérés eredménye, a jelenlegi működés jellemzői Az önkormányzat és helyi a vállalkozások között jó együttműködés alakult ki az évek során. Jelenleg szervezetten nem működik vállalkozói fórum, de az önkormányzat több csatornán is biztosít lehetőséget a vállalkozások számára a megjelenésre. A honlapon külön menüpont alatt találhatóak meg a nagykőrösi cégek weblapjai, melyeket egy kattintás segítségével érhet el a látogató. Ezenkívül a helyi vállalkozások számára rendelkezésre álló önkormányzati támogatásokról szóló tájékoztatásra is külön felület található a honlapon. A városban több civil szervezet működik (pl. Nagycsaládosok Nagykőrösi Egyesülete, Aranyhíd Baráti Kör, stb.), melyeket a város pályázat útján támogat. Pályázat minden évben kiírásra kerül az előző évi költségvetési forrás alapján, az adott év lehetőségeit figyelembe véve. Az önkormányzat a civil szervezetek számára is lehetőséget biztosít a honlapon való megjelenésre, továbbá az adó 1% gyűjtésénél pályázatot hirdetett a civil szervezetek számára az adószám önkormányzati honlapon való megjelenítésére. 3.2.2.4. Fejlesztési javaslatok, a felmérés eredményei alapján Javasoljuk a helyi vállalkozásoknak szóló gazdasági fórum, vállalkozói kerekasztal szervezeti kereteinek kialakítását, melynek keretében a települést és a helyi vállakozásokat érintő fejlesztések mellett az önkormányzat által tervezett, a közeljövőben benyújtandó pályázatok ismertetésére is sor kerülhetne. A fórum megszervezése lehetőséget adhatna a vállalkozások számára is, hogy az őket érintő kérdéseket „behozzák” a fórumra, majd irányított keretek között vitassák meg azokat az érintettekkel. A civil szervezeti élet fellendítése érdekében javasoljuk a rendszeres összejövetelek, találkozók rendszerének kialakítását, bevezetését.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

58. o l d a l

Amennyiben az Önkormányzati Információs Rendszer egy célszerűen kialakított szűk tartományához való hozzáférés a lakosság, a vállalkozások és civil szervezetek számára is biztosíthatóvá válik, úgy a SharePoint-rendszer megfelelő modulja lehetőséget biztosít a különböző fórumok szervezésének támogatására, valamint a lakosságtól, a vállalkozásoktól, a partnerektől a hivatal felé irányuló kommunikáció támogatására is. Az alábbi funkciók nem csak a hivatalon belüli csoportmunka támogatását teszik lehetővé, hanem külső szereplők részére is biztosíthat olyan adatbeküldési, kommunikációs és bejelentési felületet

amely

a kapcsolatok megszervezésének

mechanizmusát

teheti

hatékonyabbá.

A döntéshozatalba történő bevonást egy személyre szabott regisztrációt igénylő felület segítségével

és

bizonyos

döntések

tekintetében

kérdések,

szavazás-szerű

véleménnyilvánítások segítségével lehet megtenni. Az egyes külső szereplők (vállalkozások, „más felhasználók”) bizonyos paraméterek alapján csoportokba sorolhatók és számukra olyan kérdések tehetők fel, amelyek a hivatali működés szempontjából meghatározzák az egyes esetekben hozott döntéseket, a döntések során figyelembe kell venni őket. (Pl. pályázatok, nagyértékű beruházások esetén hivatalos felületen keresztül tudnának nyilatkozni az érintett szereplők/szervezetek, hogy mely beruházás megvalósítását tekintik prioritásnak az elkövetkező években. Ezek a vélemények a döntések alapjául szolgálhatnak, de az eredményeket csak a hivatal által meghatározott mértékben lehet bevonni a döntési folyamatba. Első lépésként anonim szavazások is rendezhetők, majd – amennyiben megfelelően kialakításra került a külső szereplők kezelésének módszertana – akár név szerinti regisztráció alapján is kikérhetők az ügyfelek/partnerek véleményei. Az alábbi SharePoint funkciók támogathatják a partnerek bevonását a döntésekbe.

3.2.2.4.1 Dokumentumkezelés A dokumentumokat dokumentumtárakban lehet tárolni, és – megfelelő jogosultsággal rendelkező – egyéb munkatársak számára közzé lehet tenni. A rendszer a dokumentumokat a csoportos munka összehangolása érdekében felügyeli, így például elkerülhető, hogy két munkatárs egyszerre, egymás rovására szerkesszen egy adott anyagot. Ha valaki éppen egy




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

59. o l d a l

dokumentumot szerkeszt, akkor a többi munkatárs csak olvashatja a legutóbbi mentett változatot mindaddig, amíg a szerkesztő be nem fejezte a munkát. A

dokumentumok

változtatásai

–

beállítástól

függően

–

tetszőleges

időpontig

visszakereshetők, azaz egy-egy elektronikus irat (például szabályzat) minden módosulását percre pontosan követni lehet. Ha valamiért szükség van egy több évvel korábban hatályos változatára, akkor az néhány kattintással megtekinthető; szükség esetén az aktuális verzió helyére átemelhető. A központi rendszerben tárolt dokumentumok a későbbiekben bármikor hozzáférhető. A dokumentumokkal a munkatársak Windows Intéző használatával is dolgozhatnak, így nincs szükség mindenkinek megtanítani a webes felület használatát. A megfelelő cím ismeretében ugyanúgy dolgozhatnak a központi kiszolgálón elhelyezett fájlokkal, mintha azok saját merevlemezükön, vagy egy hálózati meghajtón lenne közzétéve.

11. ábra – Intranet oldal egy lehetséges felülete

Intranet oldal lehetséges tartalmi elemei.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

60. o l d a l

Az átalunk javasolt kialakításban az intranet a következő fő funkciókat kínálja a felhasználóknak: 1) Hírek közzététele A

megfelelő

jogosultsággal

rendelkező

kollégák

híreket,

hírekhez

kapcsolódó

dokumentumokat oszthatnak meg más felhasználókkal. Beállítható az egyes hírek lejárati ideje is. Például a köztisztviselő-napi közös kirándulással kapcsolatos felhívások közzéthetők, és a határidő beállítása által biztosított, hogy az adott hír az adott dátum után automatikus lekerüljön a hírek közül. A hírekhez csatolt dokumentumok a dokumentumtár funkciója által ugyanúgy közösen elérhetők, szerkeszthetők illetve a verziókövetésük is megoldott. 2) Dokumentumtár – gyakran használt dokumentumok, szabályzatok, rendeletek, határozatok gyors elérése A gyakran használt dokumentumokat mappákban rendezve (pl. Határozatok, Rendeletek, Minőségirányítási dokumentumok, Ügyekhez kapcsolódó formanyomtatványok, stb.) lehet kezelni, így ezek központi elérése biztosítja, hogy minden esetben a legfrissebb verzióhoz férjen hozzá mindenki, illetve azt is hogy az ezekben szükséges változások könnyen átvezethetők legyenek és verziókövetetten történhessenek meg! 3) Általános elérhetőségeket tartalmazó „telefonkönyv” A hivatal szervezetébe tartozó, vagy akár a háttérintézményekre is kiterjedő egyszerű, általános nyilvántartási rendszer, elérhetőségek megjelölésével. 4) Eszköznyilvántartó- és foglaló rendszer Közös

használatú

eszközök

(projektorok,

notebook-ok,

termek)

kiosztásának

dokumentálására szolgáló aloldal. 5) Általános fórum Az intranet oldal felhasználói számára bizotsított fórum-oldal(ak), melyek akár több témában, tematikusan felépíthetők. (Pl. Hivatal belső működésére vonatkozó észrevételek, javaslatok fóruma, stb.) 6) Hivatkozások Az egyes intranet-aloldalak gyors elérésére szolgáló hivatkozások.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

61. o l d a l

7) Saját oldalak A felhasználóknak lehetőségük van saját aloldalt létrehozni és saját dokumentumokat feltölteni erre az oldalra. Ennek beállítása a hivatal elképzeléseinek megfelelően szabályozható. Alkalmas lehet csak általános adatok megadására (név, cím, elérhetőségek, hobbi, stb.) illetve akár személyhez kapcsolódó dokumentumok feltöltésére (végzettséget igazoló iratok, stb.) 3.2.2.5. Központi névjegyalbum Az szervezet működése során szerzett kapcsolatok adatait (névjegykártyákat) a korábbi papír alapú és különböző formában és tartalommal megvalósított Excel-táblákban történő rögzítés és tárolás helyett központosított helyen lehet tárolni az informatikai rendszerben. A névjegyalbumot ezután bárki megnézheti, jogosultsági szintjétől függően akár szerkesztheti is, a többi munkatárs mindig az aktuális állapotot láthatja. A központi névjegyalbumokat csatolni lehet az amúgy is mindig használt Microsoft Outlook programhoz, így a kapcsolatok a levelezőprogramból közvetlenül elérhetőek. Egy „kibővített” névjegyalbum – a partnerekre vonatkozó egyéb adatok rögzítésének lehetősége – lehetővé teszi az ügyfeleknek szektor/társasági forma/stb. szerinti szűrését. A SharePoint-Exchange kapcsolat révén egy bizonyos szempont szerint szűrt listának közvetlenül küldhető csoportos e-mail, stb.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

62. o l d a l

12. ábra – Klasszikus CRM adatrögzítési felület és rögzítendő adatok

3.2.2.6. MIT NEVEZHETÜNK PROJEKTNEK? A PROJEKT-SZEMLÉLELETŰ MŰKÖDÉS LEHETŐSÉGEI A PÁLYÁZAT ÁLTAL ÉRINTETT CÉLTERÜLETEKEN Az alábbiakban megpróbáltuk összefoglalni mindazon jellemzőket, amelyek a projektet illetve az ún. "projekt-típusú gondolkodást" jellemzik. A projekt: 

egyedi szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott lépéssorozat



konkrét célt/célokat, meghatározott idő alatt kíván elérni



a célok eléréséhez meghatározott erőforrásokat (humán és anyagi) rendel

A projektmunka szakaszai 1. projekttervezés 2. projekt-megvalósítás 3. értékelés-zárás




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

63. o l d a l

A hivatalon belüli projektszemlélet megerősítésére, a feladatok projekt-alapokon történő kezelésének elősegítésére, a pályázatok projektekként történő kezelésére a felmérések alapján a javaoslt informatikai eszköz (Microsoft SharePoint), az abban rögzített projektszemléletű gondolkodásmód és az eszköz működtetéséhez szükséges projektszemlélet elfogadása szükséges. A PMToolBox modul a projekt-szemléletű munkavégzést, annak nyilvántartását támogatja. A Polgármesteri Hivatal működése során számos ügymenethez – például a pályázatok kezelése, útfelújítások, építkezések megtervezése, lebonyolítása – illeszkedik a projektalapú gondolkodás, melyet a HyperTeam Kft. javaslatai igyekeznek megerősíteni. A projekt-szemlélet, a projektekben gondolkodás nem szükségszerűen csak a pályázatírók munkájára lehet igaz (még ha a pályázatokat általában pályázati projektekként, projektként szokták is nevezni). Projekt-példákat hozhatunk a magánéletből is, hiszen egy bevásárlás, egy étel elkészítése, egy felújítás vagy akár a teljes házépítés (és ebben a formájában már talán könnyebb összeegyeztetni az önkormányzat és hivatal projektjeivel) is lehet projekt.




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

64. o l d a l

3.2.2.7. Projektmenedzsment módszertan

Javasoljuk a projektkezelési, projektmenedzsment módszertan házon belüli minél részletsebb megismerését és az projektmenedzsment módszertannak megfelelő belső munkavégzési rend kialakítását. A módszertan ajánlásokat tartalmaz, amelyek gyakorlatba történő átültetésével nem csupán a pályázati projektek kezelésénél, hanem bármilyen intézményen belüli projekt megvalósításánál beépíthető elemeket találhatnak a belső projektvezetők. A hivatalon belüli projektmenedzsment tevékenységet belső utasítás, szabályozás formájában javasoljuk

összefoglalni.

Ez

a

fajta

kinyilatkoztatás

biztosíthatja

a

szervezet

projektmenedzsment tevékenységének koherenciáját. A projekmenedzsment módszertan kialakításához

szükséges

összefoglaló

leírást

a

2-es

számú

melléklet

tartalmazza.

(Nagykőrös_Projekt menedzsment útmutató.doc)




T.: +36 1 279 0720



F.: +36 1 209 3086



www.hyperteam.com

Nagykőrös Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Recommend Documents