Nagy Elemérné, Nagy Elemér: RENDSZERSZERVEZÉS. Főiskolai jegyzet

Nagy Elemérné, Nagy Elemér:

RENDSZERSZERVEZÉS Főiskolai jegyzet

SzTE SzÉF 2005

Szerzők: Nagy Elemérné Nagy Elemér Lektor: Hadházyné Dr. Iszály Katalin tszv. főiskolai tanár ISBN 963 482 739 X Felelős kiadó: prof. Dr. Fenyvessy József kari főigazgató

Tartalomjegyzék BEVEZETÉS ............................................................................................................................. 4 1 ALAPFOGALMAK .............................................................................................................. 5 1.1 Rendszer és szervezés .................................................................................................... 5 1.2 Modellezés, specifikáció, szerkezetelemzés. ................................................................. 7 2 SZERKEZETELEMZÉSI MÓDSZEREK ............................................................................ 9 2.1 Ross modellezési módszere............................................................................................ 9 2.1.1 A modellezés elvei .................................................................................................. 9 2.1.2 Ross dekomponálási módszere.............................................................................. 10 2.2 Jackson modellezési módszere ..................................................................................... 13 2.3 Warnier modellezési módszere..................................................................................... 17 3 PEREMFELTÉTELEK, SZERVEZÉS ÉS TECHNIKA KAPCSOLATA......................... 18 3.1 A számítógépes információs rendszerek szerkezete .................................................... 19 4 PÁRHUZAMOS RENDSZEREK....................................................................................... 21 5 DÖNTÉS, SZERVEZÉS, PROBLÉMA ............................................................................. 25 5.1 Az elemző döntési tábla ............................................................................................... 27 6 A RENDSZEREK TÍPUSAI SZERVEZÉSI SZEMPONTBÓL ........................................ 29 6.1 Szervezési módok......................................................................................................... 30 7 LEAVIT MODELLJE ......................................................................................................... 31 8 RENDSZERTERVEK, A RENDSZERTERVEK SZINTJEI............................................. 32 ZÁRSZÓ .................................................................................................................................. 34 GYAKORLÓ FELADATOK................................................................................................... 35 IRODALOMJEGYZÉK........................................................................................................... 37

-4-

Megtanulni valamit annyit jelent, hogy tudjuk alkalmazni a gyakorlatban. (ismeretlen szerző)

BEVEZETÉS A „rendszerszervezés” gondolatvilágának megértéséhez tisztázni kell az ehhez kapcsolódó alapfogalmakat, ezek jelentését és jelentőségét és mindenekelőtt ennek a tükrében kell gondolkodni a megfelelő következtetések levonásával együtt. Ennek megfelelően a rendszerszervezés alapjait a mindennapi életben úgy lehet intuitíve, de a legfájdalmasabb módon megismerni, hogy a „saját bőrünkön” tapasztalt kudarcokkal szembesülve utólag levonhatjuk a következtetéseket, hogy melyiket hogyan kerülhettük volna el. Ez a tárgy abban próbál segítséget nyújtani, hogy megfelelő gondolkodásmóddal a kihívások feltárhatók és elemezhetők, továbbá a megoldást (a ránk váró pofonok közül a legkisebbet) is megtalálhatjuk, mert a mindenkori - munka és egyéb - kapcsolatainkban rendszerek vesznek körül. Ez fokozottan igaz abban a körben, ahol a képzés célja és tartalma alapján a VM szakos hallgatók várhatóan a későbbi érvényesülésüket keresik - nevezetesen a gazdasági élet majdani irányítói és szervezői funkcióinak ellátása terén. A segédlet rövid, de tömör. Kis túlzással: „minden szó lényeges”. Alkotó és értelmező feldolgozásához szükségesnek tartjuk a gyakorlatok látogatását, ahol konkrét példákon keresztül tanulmányozhatjuk az itt összefoglaltakat. Ez elősegíti a rendszerszemlélet, mint gondolkodásmód kialakulását, illetve csiszolódását. A segédlet néhány óra alatt elolvasható, de nem „egyestés” tananyag.

-5-

1 1.1

ALAPFOGALMAK Rendszer és szervezés

A rendszerszervezés tárgykörének tisztázásához mindenekelőtt a „rendszer” és a „szervezés” fogalmát kell tisztázni. Az utóbbi az egyszerűbb. A szervezés olyan tevékenység, amely a rendelkezésre álló és/vagy biztosítható erőforrások optimális felhasználására irányul, valamilyen cél elérése érdekében. A „rendszer” viszont „szuperkategória”, amelyet nem szokás a hagyományos módon definiálni. Mint tudjuk, a definíciók szerkezete az alábbi: olyan <szuperfogalom>, amely <specifikumok>. Azaz megadjuk azt a tágabb fogalmat, amelynek része a definiálandó fogalom, majd megadjuk a csak őrá jellemző specifikumokat. Például az alma olyan gyümölcs, amely ..... A rendszer meghatározásakor azt a módszert követjük, hogy tulajdonságokkal jellemezzük. Ha belegondolunk, hogy a „rendszer” szót hányféle különböző dologra használjuk (pl. politikai rendszer, Naprendszer, idegrendszer, adórendszer, koordináta-rendszer stb.), akkor ez a közelítés érthetőbb lesz. Ezek a tulajdonságok az alábbiak. 1. Komponensekből áll. 2. A komponensek között meghatározott összefüggések, kapcsolatok vannak. 3. „Működik”. 4. Működésének célja, rendeltetése van. (Amennyiben mégis ragaszkodunk a szokásos formához, akkor mondhatjuk, hogy a rendszer egy olyan dolog, amit a fenti négy tulajdonság jellemez.) A rendszerszervezés tehát a fentiekből indul ki és fogalomkörét, gondolkodásmódját, eszköztárát is ennek tükrében alakítja ki. Mielőtt a két definíció tartalmát részleteznénk, tisztázni kell a kapcsolatát más fogalmakkal, diszciplínákkal. A rendszerszervezés olyan gyakorlati folyamat illetve gyakorlati folyamatok összessége, amely új rendszerek létrehozására vagy meglévők átalakítására irányul. A rendszerszervezés gyakorlatában alkalmazható elveket, módszereket a szervezéselmélet vizsgálja. Ilyen szempontból e két terület nem választható el mereven, mert az ahhoz hasonlítana, mintha pl. a másodfokú egyenlet megoldóképletét, illetve egy másodfokú egyenlet tényleges megoldását két különböző diszciplínának tekintenénk. A továbbiakban a rendszerszervezés és a szervezéselmélet fogalmakat a fentiek szerint használjuk. Szervezni sokféleképp lehet. Az eredményes rendszerszervezést azonban a tapasztalatok szerint az elemző gondolkodás és a tervszerűség jellemzi. A rendszerszemlélet az a gondolkodásmód, szemlélet, amely a szervezéselmélet elveit, módszereit követi az elemzésben és a tervezésben.

-6Ugyanakkor a rendszerszervezés és a szervezéselmélet - bár vannak közös gyökereik - nem keverendő össze a rendszerelmélettel, a vezetéselmélettel, az információelmélettel stb. Vizsgáljuk meg a rendszerek négy alaptulajdonságának tartalmát. Komponensekből áll - ez természetes, bár mint később látni fogjuk, a lényeges komponensek felismerése és feltárása nem mindig egyszerű feladat. A komponensek között meghatározott összefüggések, kapcsolatok vannak. Itt a kiemelés a „meghatározott”, mert egy rendszer igazából ettől az, ami. Gondoljunk csak egy útkereszteződésben álló jelzőlámpákra (mint komponensekre). Ha itt nincs meg a meghatározott kapcsolat az egyes lámpák nyitása között, akkor az nem jelzőlámpa-rendszer, hanem „karambolgyár”. A „működik” idézőjelben szerepel, mert nem mindig jelent kifejezetten aktivitást gondoljunk csak a Naprendszerre vagy a koordináta-rendszerre. Emellett arra is utal, hogy egy rendszer vagy működik, vagy nem működik. Ugyanakkor a rendszerszervezés elsősorban a valóban működő rendszereket részesíti előnyben - ahogyan ezt a szervezés fogalma is tükrözi. A Naprendszer és a koordináta-rendszer esetében „nincs mit szervezni”. A működési cél kiemelése arra utal, hogy a rendszerszervezés elsősorban abból a szempontból vizsgálja a rendszereket, hogy mi a rendeltetésük és azt hogyan látják el. A „szervezés” meghatározásában is fontos minden részlet. A szervezés során erőforrások felhasználása történik. A két legfontosabb erőforrás az idő és a pénz. Bertalanffy megfogalmazása szerint: „minden eltelt perc és minden elköltött cent olyan, hogy az már másra nem fordítható”. Harmadikként megemlíthetnénk az emberi erőforrásokat, de ezzel a területtel egy másik tárgy foglalkozik. Az erőforrások - részben vagy egészben - eleve rendelkezésre állnak, vagy folyamatosan szerezhetők meg. A definícióban az „és/vagy” ezért szerepel. Az „optimális” jelző arra utal, hogy a szervezés arra törekszik, hogy a célt a legkisebb ráfordítások árán valósítsa meg, illetve megfordítva, az erőforrásokból a maximumot hozza ki. A „cél elérése érdekében” talán nem kíván részletesebb magyarázatot, hiszen érthető, hogy nem unalmunkban szervezgetünk, hanem a szervezéssel valamilyen célt akarunk elérni, megvalósítani. Már az eddigiek alapján levonhatunk néhány következtetést, amelyeken érdemes elgondolkodni. A szervezés „mindig előre néz”. Nem azzal foglalkozik, hogy „mi lett volna, ha ...”, hanem azzal, hogy „most itt vagyunk, ezek a célok, a lehetőségek és a korlátok, tehát mit, mikor, hogyan tovább”. A szervezés szoros kapcsolatban van néhány később vizsgálandó fogalommal, pl. tervezés, döntés stb.

-7A szervezés során „minden vérre megy”, mert az egyszer felhasznált erőforrásokat másra már nem fordíthatjuk. Az „optimális” fogalma alatt a gyakorlatban nem az "ideálist" kell értenünk, hanem „a sok rossz közül a legkevésbé rosszat”. Rendszerek vesznek körül, amelyekkel valamit kezdeni kell. Általánosságban nem sokat tudunk mondani, így fel kell ismerni azokat a specifikumokat, amelyekkel megragadható a lényeg és eligazodhatunk. Így fontos lesz a rendszerek tipizálása, a szerkezetük elemzése stb. 1.2

Modellezés, specifikáció, szerkezetelemzés

A rendszerszervezés tehát új rendszerek létrehozására vagy meglévők átalakítására irányul. Mindkét esetben fontos, hogy át tudjuk tekinteni a meglévő, illetve a kialakítandó rendszert. A valóságos rendszerek (szakmai szóhasználattal: valós rendszerek) áttekintését a modellezés segíti. A modell olyan gondolati konstrukció, amely egy valós rendszer egyszerűsített képét adja valamilyen szemszögből, a lényeges szempontok kiemelésével, a kevésbé lényegesek elhanyagolásával. A modell tehát egyszerűbb, kerekebb, mint a valós rendszer, de az adott vizsgálati szempontból használható (jól használható) konstrukció. A specifikáció olyan írásbeli rögzítése egy modellnek, amely valamely szabvány vagy konvenció szerint történik. A specifikáció tehát a gondolati modell „kommunikatív rögzítése”, amely már nem csak a modellt megalkotó, hanem más (a leírási módot olvasni és értelmezni tudó) személy számára is követhető. A modell és a specifikáció tehát szoros kapcsolatban vannak, de eltérésük kiemelése is fontos. A modellből akkor lesz specifikáció, ha a modellező - akár későbbi önmaga, akár mások számára - valamilyen értelmezhető és elérhető formában (pl. rendszertervként) rögzíti. A modellezés és a specifikáció készítés folyamata során az elemzés és a konstrukció párhuzamos jelenléte dominál. Elemezzük a meglévő vagy tervezett rendszert és konstruáljuk a modellt. Megfordítva is igaz, miközben konstruáljuk a rendszermodellt, folyamatosan elemezzük helyességét, megfelelőségét. A modellezés fontos komponense a szerkezetelemzés. A szerkezetelemzés olyan specifikációs folyamat, amelynek az a célja, hogy a rendszert alkotó komponenseket (alrendszereket) és a köztük lévő kapcsolatokat a működés tükrében feltárjuk. A szerkezetelemzés alapvetően kétféle módon történhet. A korábban megismert deduktív és induktív gondolkodáshoz hasonlóan történhet top-down (felülről lefelé) vagy bottom-up (lentről felfelé) szemléletben.

-8A rendszerszervezés a top-down szerkezetelemzést részesíti előnyben. Ezen belül a hierarchikus dekompozíció (HDk) egy fontos elv, amely több modellezési módszerben (pl. Ross, Jackson) érvényesül. A HDk során a komponensek és kapcsolataik feltárása több szinten történik. Először a legnagyobb, legfontosabb alkotórészeket (alrendszereket) és ezek kapcsolatát tárjuk fel, majd - ugyanazzal az eljárással - a következő hierarchikus szinten tovább bontjuk az eggyel alacsonyabb szintű rendszereket. Ezt az eljárást addig folytatjuk, amíg az eleminek tekinthető komponensekig eljutunk. A HDk abban segít, hogy „ne vesszünk el a részletekben”, mert így a nagyon sok elemi komponensből álló rendszereket is áttekinthetjük, s „a rendszer bonyolultsága nem a kapcsolatok kuszaságában, hanem a hierarchikus szintek számában jelenik meg” (Jackson, 1975). A HDk elve - mint látni fogjuk - a modellezési módszertől függően alkalmas lehet „aktivitások” specifikálására, de passzív elemek (tárgyak) szerkezetének elemzésére is.

-9-

2

SZERKEZETELEMZÉSI MÓDSZEREK

Az 1970-es évek elején több kutató, illetve projekt kísérletezett azzal, hogy a hierarchikus dekompozíció elvét követő szabványt, konvenciót dolgozzon ki. Az inspiráció Dijkstra holland származású, de az Egyesült Államokban alkotó - fizikustól származott, aki a „strukturált” (structured) jelzőnek új jelentést adott, tömören annyit, hogy ezt a jelzőt csak a „jó szerkezetű”, „jól strukturált” (well structured) rendszerek érdemlik meg. Dijkstra és szellemi társai (pl. Dahl és Hoare) elsősorban a számítógépes programok szerkezetével, struktúrájával foglalkoztak, de felkeltették a figyelmet a rendszerszemléletű gondolkodásra más valós rendszerek modellezésében és specifikálásában is. Ebben a részben D.T. Ross és M. Jackson modellezési módszerével foglalkozunk részletesebben, de említést érdemelne még az időben párhuzamosan futó SADT (Structured Analysing and Design Technic) projekt és D. Thiechroew - W.Ratay munkássága (PSL/PSA) is. 2.1 2.1.1

Ross modellezési módszere A modellezés elvei

D.T. Ross azt a célt fogalmazta meg, hogy a rendszerek leírásához, specifikálásához olyam módszert és „nyelvet” dolgozzon ki, amely a házak alaprajzához, a közműtérképekhez (blue prints) hasonlóan teljesen egyértelmű specifikációt nyújt a tervező, az építtető és a kivitelező mesterek számára. Céljait csak részben érte el, de vizsgálatai, kutatásai nagymértékben elősegítették, hogy a szervezéselmélet önálló diszciplína legyen. Ross abból indult ki, hogy szervezési szempontból a négy tulajdonság közül a működési cél a legfontosabb, mert amennyiben a rendszer működése aktivitásként megfogalmazható, úgy fő jellemzője abban keresendő, hogy miből mit állít elő.

A főinput és a főoutput - illetve a köztük lévő konverzió - jelzi a rendszer működési célját, tehát a rendszer azért van, hogy a főoutputot előállítsa a főinputból.

- 10 A téglalap, mint a rendszer belseje adott szinten „fekete doboz”. A dekomponálás célja az, hogy a belvilágát feltárjuk. A memória rész arra utal, hogy egyes rendszereknél nem azonnal lesz output az inputból, hanem „tárolás”, „raktározás” is történhet, s ennek tartalma folyamatosan épül be a főoutputba. A főinput és a főoutput meghatározásában már megjelenhet az elemzési szempont, az „aspektus”. Például egy iskola - az iskola szempontjából - tekinthető úgy, hogy a főoutput a képzett hallgató, a főinput a tanulni vágyó hallgató. Ugyanakkor a hallgató szülei szempontjából jelentheti azt, hogy a főoutput a diploma, a főinput a pénz. Mindkét modell indokolható, de ez természetesen azt is jelenti, hogy a téglalap belsejében más komponensek és kapcsolatok lesznek. Másik példaként egy benzinkút az autósok szemszögéből olyan rendszer, amely üzemanyaggá (főoutput) alakítja a pénzét (főinput), a kút tulajdonosa szemszögéből viszont ez a rendszer pénzzé (főoutput) alakítja az üzemanyagot (főinput). 2.1.2

Ross dekomponálási módszere

A dekomponálás során az 1. és a 2. tulajdonság kerül előtérbe. A téglalap belsejében fel kell tárni az elsődleges komponenseket (amelyek alrendszerek lesznek, tehát ugyanúgy jelöljük, mint a rendszert) és a köztük lévő kapcsolatokat. Az alrendszerek között áramlási és/vagy vezérlési kapcsolatok lehetnek; az előbbi azt jelenti, hogy valami „anyag-szerűség” áramlik az egyik alrendszerből a másikba, az utóbbi esetben az egyik alrendszer „csak” vezérli egy másik alrendszer működését. A kapcsolatokat nyilakkal jelöljük, ezen belül az áramlásaikat folyamatos nyíllal, a vezérlési kapcsolatokat „szőrös” nyíllal. Lehetnek még szaggatott nyilak is, amelyek mellékinputot illetve mellékoutputot jelölnek (lásd később). Az alrendszerek téglalapjainak bal oldala az input oldal (itt mindig csak végződhet nyíl), a jobb oldal az output oldal (innen csak indulhat nyíl). A vezérlési kapcsolatok nyila csak jobb oldalról indulhat, de végződhet a téglalap tetején is. Az áramlás folyamatos, ami azt is jelenti, hogy a rendszer főinputja főinputja lesz valamelyik alrendszernek is, a rendszer főoutputja főoutputja lesz valamelyik alrendszernek is. Ross modellezési módszerének az az előnye (és egyben hátránya is), hogy nagyon nagy a leíró ereje. Minden kapcsolatot nagyon megfontoltan kell kezelnünk, mert nagy jelentősége lehet a rendszer működése, jellemzése szempontjából. Ross dekomponálási módszere hierarchikus, több, egymás alá-fölérendelt szinten történik. Ross ajánlása szerint egy dekomponálási lépésben maximum hat alrendszert vegyünk figyelembe - azaz úgy határozzuk meg az alrendszerek méretét, hatáskörét, hogy a legfontosabb komponensek maximum hatan legyenek. Tapasztalatai alapján ez az a határ, ahol a komponensek közötti kapcsolatokat egy átlagos gondolkodási szintű ember követni

- 11 tudja. Így az egyszerűbb rendszereket kevesebb, a bonyolultabbakat több hierarchikus szinten (lépésben) tudjuk dekomponálni. A mellékinputok és mellékoutputok arra utalnak, hogy egy rendszernek nem csak a főinputja lehet inputja, a főoutputja az outputja, hanem lehetnem mások is, amelyek a rendszer működéséhez fontosak, illetve a rendszer működése során keletkeznek, de nem ezek előállítása a rendszer rendeltetése. Ezekre ugyanaz vonatkozik, mint a főinputra illetve a főoutputra, de szaggatott nyilakkal jelöljük. Például az iskolába nem csak a hallgató „megy be inputként”, hanem oktató, könyv, villanyáram stb. is. Hasonlóképp egy fodrászatnak nem csak a „frizura” az outputja, hanem a vásárlói számla, a szennyvíz stb. is. Az alrendszerek közötti kapcsolatokban előfordulhatnak további lehetőségek is. Lehetséges, hogy egy áramlási kapcsolat elágazik, azaz „ugyanaz” lesz két különböző alrendszer inputja. Például egy vasútállomáson az „ügyfél”, mint főinput egyaránt lehet főinputja az „információ” illetve a „menetjegy árusítás” alrendszereknek. Hasonlóképp lehetséges, hogy két áramlási kapcsolat egyesül, azaz két alrendszer outputja lesz egy harmadik alrendszer főinputja (mivel főinput csak egy lehet). Például egy langyos vizet előállító alrendszer főinputjaként egyesül a meleg és a hideg vizet előállító alrendszerek főoutputja. Az is lehetséges, hogy egy nyíl az indulás és az érkezés között módosul, például a rendszer egyik mellékinputja főinputja lesz az egyik alrendszernek. Ilyenkor a vonalat egy darabig szaggatottan, majd folyamatosan húzzuk.

- 12 Egy termelővállalat első szintű dekomponálását az alábbi ábrán láthatjuk.

Ahol: aa: alapanyag Bev.: bevételezés AR: alapanyag raktározás Term.: a szűkebb értelembe vett gyártás, termelés KR: késztermék raktározás Ért: értékesítés Megrend.: megrendelés Levonhatjuk az alábbi következtetéseket. Ezen a szinten még nem jelennek meg teljesen a termék specifikumai. A specifikált modell alapján ez a cég éppúgy gyárthat csokoládét, mint sámlit. Ugyanakkor már megállapítható, hogy a cég nem gyorsan romló alapanyagok feldolgozásával foglalkozik (van alapanyag raktározás) illetve nem azonnal értékesítendő termékeket állít elő (van késztermék raktározás).

- 13 A hierarchikus dekompozíciónak megfelelően bármely alrendszer tovább dekomponálható. Az alábbi ábra a „Bevételezés” alrendszer részletezését mutatja.

2.2

Jackson modellezési módszere

M. Jackson elsősorban a szekvenciális rendszereket vizsgálta. Amennyiben egyetlen végrehajtó van, akkor az aktivitások, cselekvések ellátásához nagyon fontos az időbeli elrendezésük, megszervezésük. Ugyanakkor azt is észrevette, hogy modellezési módszere alkalmas arra is, hogy az önmagukban nem szekvenciális rendszerekhez viszonylag jó szekvenciális modellt adjunk meg. Ezeket a rendszereket szekvencializálható rendszereknek nevezzük. Jackson modellezését is a hierarchikus dekompozíció jellemzi, továbbá itt is fontos, hogy milyen aspektusból elemezzük a rendszert. Jackson gondolkodási egysége a struktúra, amely egy olyan szerkezeti egység, amely megadja, hogy egy magasabb szintű dolog hogyan bomlik tovább komponensekre („valami”: részletesebben azt jelenti, hogy ....). A struktúra lehet elemi (egyszerű) vagy összetett. Az elemi struktúrák azok, amelyeket nem bontunk tovább. Az összetett struktúra lehet: szekvencia, szelekció vagy iteráció. Az összetett struktúrák komponenseit Jackson alapján „rész”-nek nevezzük és egy összetett stuktúrán belül a részek között egyféle (homogén) kapcsolat lehet, amit a struktúra típusa határoz meg. Jackson ezeket az alábbiak szerint definiálta. A szekvencia olyan összetett struktúra, amelynek több része van, mindegyik pontosan egyszer fordul elő és a sorrendjük lényeges.

- 14 A szelekció olyan összetett struktúra, amelynek több része van, amelyek közül pontosan egy fordul elő. Az iteráció olyan összetett struktúra, amelynek egy része van, amely nullaszor vagy többször (akárhányszor, nem jellemző, hogy hányszor) fordul elő. Jackson modellezésének megismeréséhez a fenti előrebocsátások elegendőek. Maga a Jackson-módszer természetesen ennél sokkal több, de mi csak a modellezési, specifikációs elvekkel foglalkozunk. A jelölések Jackson alapján az alábbiak.

Értelmezése: egy „Fogalmazás” részletesebben azt jelenti, hogy bevezetésből, tárgyalásból és befejezésből áll (ebben a sorrendben).

- 15 -

Értelmezése: Egy papírlap lehet sima vagy vonalas vagy egyéb (négyzetrácsos, franciakockás stb.), de mindhárom (vagy a három közül kettő) egyszerre nem. A szelekció tehát egy igazi alternatíva - a lehetőségek közül pontosan az egyik (egy mindenképp, de egyszerre több nem).

Értelmezése: egy ruhatár lehet akár üres is, lehetnek benne ruhadarabok, de nem attól ruhatár, hogy 9, 13 vagy 84 ruhadarabot tartalmaz. A háromféle összetett struktúra segítségével a szekvenciális rendszerek pontosan, a szekvencializálható rendszerek „jó közelítéssel” leírhatók.

- 16 Kicsit összetettebb példaként tekintsük az alábbit.

Jackson modellezési módszerének is nagy a leíróereje, Ross-hoz hasonlóan itt is minden jelnek fontos szerepe - bár más jelentése - van. A Jackson modellezésnek van egy linearizált (szöveg-szerű) specifikálása is. Erre csak egy rövid példát mutatunk. tehervonat seq mozdony; kocsik iter kocsi select hagyományos; kocsi or folyadékszállító; kocsi or egyéb; kocsi end kocsik end tehervonat end A Ross és a Jackson modellezésre egyaránt jellemző, hogy a komponensek hasonló tulajdonságai magasabb szinten, az eltérések, specifikumok alacsonyabb szinten jelennek meg. Megfordítva: minél egyedibb jellemzői vannak a vizsgált rendszernek, annál magasabb szinten tapasztalunk eltérést, más, hasonló rendszerekhez viszonyítva. Például, ha a mozdony nem húzza, hanem tolja a szerelvényt, vagy mindkét végén van mozdony stb. Mindkettő olyan, hogy nem kell szöveges „kiegészítő megjegyzéseket” fűzni hozzá (ami esetleg így, úgy, amúgy olvasható, értelmezhető). Aki ismeri a specifikációs módszert, ugyanazt a szerkezetet olvassa ki belőle. Ha szöveges kiegészítést kellene hozzáfűzni, akkor érdemes átgondolni, hogy tényleg jó-e a specifikációnk. Mindkettő olyan, hogy egy - vagy néhány - a/4-es „firkalapon” fel tudjuk skiccelni a modell specifikációját. A gondolkodási idő sokkal több, mint a lerajzolás. Ha elsőre nem sikerül megragadni a lényeget, nem sajnáljuk kidobni a lapot és újat kezdeni.

- 17 2.3

Warnier modellezési módszere

J.D. Warnier modellezési módszere azért lehet érdekes számunkra, mert Jacksonnal gyakorlatilag egy időben jutott hasonló következtetésekre és a kidolgozott módszere is sokban emlékeztet Jacksonéra. Fontosabb eltérések az alábbiak. Warnier nem adott egzakt definíciót a struktúrákra, de ugyanazokat használta és nem függőlegesen, hanem vízszintesen ábrázolja a dekomponálást. Például: fogalmazás

 bevezetés  tárgyalás  befejezés

A szelekció nála nem feltétlenül „igazi alternatíva”, csak opció. Például: tányér

 porcelán  minta(o)

Tehát a tányéron lehet, hogy van minta, lehet, hogy nincs. Az iteráció használata ugyanaz, de nem *-gal, hanem (n)-el jelöli. Warnier-nél tehát lehetnek „vegyes”, Jackson által szabálytalannak tartott, inhomogén struktúrák is. Warnier a módszerét LCP-nek nevezte (Logical Construction of Programs) és a módszerét franciául publikálta. Munkássága talán el is tűnt volna a köztudatból, de a Kansas-ban dolgozó K.T. Orr felfigyelt a módszerre, majd továbbfejlesztve LCS-nek (Logical Construction of Systems) nevezte át.

- 18 -

3

PEREMFELTÉTELEK, SZERVEZÉS ÉS TECHNIKA KAPCSOLATA

A peremfeltételek - az adott helyzetben elérhető - lehetőségek határait jelentik. A szervezés fogalmi meghatározása alapján ebből az alábbi fontos következtetéseket vonhatjuk le. A peremfeltételek az erőforrások (illetve azok felhasználhatóságának) ellentéteként tekinthetők. Erőforrásainkkal - optimális felhasználásuk esetén - a peremfeltételekig tudunk eljutni. A szervező - mint szubjektív lény - nem biztos, hogy pontosan látja a peremfeltételeket, illetve inkább az a jellemző, hogy nem látja pontosan a peremfeltételeket, legfeljebb utólag. Amennyiben a peremfeltételeket szűkebbnek látjuk, mint amilyenek ténylegesen (és így szervezünk), akkor az erőforrások „optimális felhasználása” nem teljesül. A cél elérjük, de „többet is ki lehetetett volna hozni a témából”. Amennyiben a peremfeltételeket tágabbnak látjuk, mint amilyenek ténylegesen (és így szervezünk), akkor könnyen előfordulhat, hogy a peremfeltételek falaiba ütközünk és a szervezési cél nem valósul meg. A szervezés alapvető erőforrásaiként az időt és a pénzt szokás kiemelni. Általában érvényes az is, hogy a kettő között van egyfajta „átválthatóság”. Minél kevesebb az idő, annál több pénzbe kerül ugyanannak a feladatnak a megoldása és megfordítva. Például, ha tömegközlekedési eszközzel nem érnénk el a vonatot, akkor taxit hívunk, akkor az állomásra eljutáshoz kevesebb időre, de több pénzre van szükség. Ha több időnk van például egy háztartási gép megvásárlására, akkor több üzletben, több gyártmányt is megnézhetünk, kivárhatunk egy engedményes akciót stb., hogy adott minőség mellett a legolcsóbb megoldást megtaláljuk. A rendelkezésre álló technika, „technikai ellátottság” is lehet a pénz egyik komponense. A különböző technikai bázisokra építve másként szervezünk. Néhány példa a technika és a szervezés kapcsolatára: − kódexmásolás és könyvkiadás, − lovas futár és mobiltelefon, − írógép és szövegszerkesztő. A fejlettebb technika alkalmazásával, felhasználásával általában időt takaríthatunk meg, viszont több pénzbe kerül. Ugyanakkor nem szabad a technika bűvöletébe esni, ami gyakori, ha megjelenik egy új technikai eszköz. Például egy új mobiltelefon-tulajdonos félórás beszélgetést folytat a kétpercnyire lakó barátjával, a munkahelyen a szomszédos szobában dolgozó munkatársnak telefonálunk stb.

- 19 3.1

A számítógépes információs rendszerek szerkezete

A számítógépes információs rendszerek komponenseit alapvetően két körbe sorolhatjuk. Vannak passzív elemek, amelyeket az adatrendszerek, adatstruktúrák, fájlok, adatbázisok alkotják. Vannak aktív elemek, ezek a programok, illetve ezek részei, a processzusok. A használatukhoz természetesen technikai eszközök és emberi erőforrások is szükségesek. A korai számítógépes információs rendszerek „kusza” szerkezetűek, vagy másként fogalmazva „szerkezet nélküliek” voltak. A feldolgozások úgy történtek, hogy amikor a valós rendszerben összegyűlt egy csomag feldolgozandó alapadat, akkor ezek bekerültek a számítóközpontba, ott lefuttattak egy vagy több programot, majd a kapott (kinyomtatott) outputok visszajutottak a valós rendszer munkaszervezetébe. Így a valós rendszer állapotát az információs rendszer csak időben késve - sokszor elég jelentős késéssel követte. Például gyakoriak voltak az úgynevezett havi futtatások, amikor egy hónap változási adatait egyben, a hónap végén dolgozták fel. Bizonyos alkalmazásoknál ez még elegendő pontosság lehet (például egy könyvtár új beszerzéseinek felvétele a könyvtári állományba, negyedéves, éves adóbevallások feldolgozása stb.), más alkalmazások számítógépesítése szóba sem jött. Az interaktíve is használható számítástechnikai eszközök (terminálok) megjelenésével lehetővé vált egy nagy potenciális terület, az úgynevezett helyfoglaló rendszerek számítógépesítése is. Egy ilyen alkalmazás eredményessége megköveteli: − az azonnali, aktuális lekérdezés, − a változások (lefoglalás, visszamondás) azonnali átvezetésének lehetőségét. A helyfoglaló rendszerek alakították ki azt a struktúrát, amely hosszú ideig jellemezte a számítógépes információs rendszereket. Volt egy „központi” adatbázis, ahol az aktuális adatok tárolása történt, továbbá voltak a közeli, távoli munkahelyek, ahonnan a processzusok végrehajthatók, illetve végrehajtásuk kezdeményezhető. A processzusok egy része (input processzusok) nem változtatja meg az adatbázis tartalmát, csak lekérdezheti (az egészet vagy annak egy részét - jogosultság szerint). A processzusok másik csoportja (update processzusok) megváltoztathatják az adatbázis tartalmát (az egészet vagy annak egy részét jogosultság szerint).

Például, ha egy hirdető adatbázisra gondolunk, akkor indokolt, hogy minden érdeklődő minden hirdetést lekérdezhessen. Emellett lehetséges, hogy saját maga is feltehet új hirdetést,

- 20 de a többiekét semmiképp nem írhatja át, nem törölheti ki. A „rendszergazdának” viszont minden jogosítvánnyal kell rendelkeznie (pl. eltévesztett hirdetés kijavítása, a már nem aktuálisak törlése stb.). A fentiekben vázolt szerkezetű információs rendszereket „adatbázis-alapú” vagy „online” vagy „interaktív” rendszereknek nevezték. Valójában mindhárom ugyanazt takarja, az adatbázis-alapú az adatkezelés, az adatstruktúra oldaláról közelít, az online arra utal, hogy a munkahelyeknek közvetlen, vonali kapcsolatban kell lennie a központtal, az interaktív pedig arra, hogy a mindenkori változások átvezetése azonnal megtörténik. Valójában az Internet alapú információs rendszerek is ezt a koncepciót követik azzal az eltéréssel, hogy itt nem egyetlen, „központi” adatbázis van, hanem az Interneten elérhető adatbázisok a világ minden táján elszórva helyezkednek el. Így minden adatbázisnak van saját rendszergazdája, ugyanannak a felhasználónak a különböző adatbázisokban eltérő lehet a user-neve, jelszava, jogosultsága stb. Ennek sematikus ábrája az alábbi.

- 21 -

4

PÁRHUZAMOS RENDSZEREK

A szekvenciális rendszerekkel szemben a párhuzamos rendszereket az jellemzi, hogy itt több végrehajtó van, akik/amelyek időben átlapoltan végzik a tevékenységeket. Szervezési szempontból itt a végrehajtók tevékenységének koordinálása, időbeni áttekintése a lényeges. A párhuzamos rendszerek általában bonyolultabbak, mint a szekvenciális rendszerek, szervezésük is nehezebb, a rendszerszervezés alapjai is kevesebb eligazítást tudnak nyújtani. A párhuzamos rendszereknél ezért általában sokkal több az „ad hoc” megoldás, mint a specifikált szervezés. Példaként tekinthető párhuzamos rendszerre egy családi ebéd kollektív elkészítése (amelyben több családtag kiveszi a részét). Modell itt is van, de általában nincs specifikáció. A párhuzamos rendszereknél alkalmazott specifikációs módszerek közül három egyszerűvel foglalkozunk. A legegyszerűbb, legáltalánosabb használt a „vonalas ütemterv” (vüt), amelynek vízszintes tengelyén az idő, a függőleges tengelyén a tevékenységek szerepelnek. Az egyes tevékenységek időszakát, időtartamát a megfelelő magasságban lévő vízszintes szakaszok jelölik. A vonalas ütemterv a tervezési fázisban készül, de a kivitelezés során is folyamatosan követhető, hogy melyik tevékenységet mikor kell indítani, adott időpontban mely tevékenységeknek kell folynia, melyiket mikorra kell befejezni. A backtracking (visszaszámlálás) általában a kivitelezés fázisában készül. Az alapgondolat az, hogy vannak adott erőforrások - határidő, pénzügyi keret (E) amelyekből el kell készülnie a feladatnak, részfeladatnak (F). A megvalósítás bármely pontján felmérhetjük a készültségi állapotot (Ft) és az erőforrások eddigi felhasználásának (elfogyasztásának) mértékét (Et), illetve arányát a teljes feladatra szánthoz képest. Ha Et / E > Ft / F, akkor rosszul állunk a feladattal (arányosan több erőforrást használtunk fel, mint amennyit a feladatból teljesítettünk), tehát pótlólagos erőforrásokra van szükségünk, vagy a még meglévőket hatékonyabban kell felhasználni, mint eddig. Legrosszabb esetben csökkenteni kell a kitűzött célt. Ha Et / E < Ft / F, akkor jól állunk a feladattal (arányosan kevesebb erőforrást használtunk fel, mint amennyit a feladatból teljesítettünk), tehát van tartalékunk a későbbiekre, esetleg növelni lehet a kitűzött célt. Egyszerű példaként, ha egy vizsga előtt négy napot szántunk a 60 tétel megtanulására és két nap alatt megtanultunk 50-et, továbbá a hátra lévő 10 sem látszik lényegesen nehezebbnek a többinél, akkor van tartalék időnk, elmehetünk például strandra, meccsre vagy több időt szánhatunk ismétlésre. Ha két nap után még csak 8 tételen rágtuk át magunkat, akkor intenzifikálni kell a tanulást, vagy el kell halasztani a vizsgát. A párhuzamos folyamatok elemzésének és tervezésének jó módszere a hálótervezés. Ennek az a lényege, hogy meghatározzuk a résztevékenységeket, ezek egymástól függő és független rendszerét illetve a szükséges végrehajtási időket. Így a résztevékenységeket hálóba rendezhetjük.

- 22 A háló olyan összefüggő, hurokmentes irányított gráf, amelynek pontosan egy kezdő és egy végpontja van. A csúcspontok jelölik a készültségi állapotokat, a nyilak az egyik állapotból a másik állapotba jutás folyamatát. Formálisan ez a következőket jelenti. Legyen A = (a1, ...,an) a háló csúcspontjainak halmaza, E ⊂ AXA az éleinek halmaza (azaz egy élet két csúcs határoz meg, amelyikből indul és amelyikben végződik). A csúcspontok halmazán van egy κ reláció („elérhető”). A κ(ai,aj) akkor igaz, ha i ≠ j és van olyan ek1, ...,eks (s >= 1) sorozat, hogy ek1=(ai,at), eks=(av,aj) és bármely ekw =(ap,aq), ekw+1 =(au,ar) párra (w = 1, ... s-1) aq=au. Pontosan egy kezdőcsúcs: ∃! ai ∈ A, amelyhez nincs olyan ak, amelyre κ(ak,ai). Legyen ez az a1. (A kezdőcsúcsba nem mutat él.) Pontosan egy végcsúcs: ∃! ai ∈ A, amelyhez nincs olyan ak, amelyre κ(ai,ak). Legyen ez az an. (A végcsúcsból nem indul él.) Összefüggő: ∀ aj ∈ A (j =2, ... n-1) :κ(a1,aj) és κ(aj,an). Hurokmentes: ∀ ai,aj ∈ A (i,j = 1, ..., n) ha κ(ai,aj), akkor nem lehet κ(aj,ai). A végrehajtási időket egy F: (E → V) függvénynek tekinthetjük, amely egy-egy élhez egyértelműen hozzárendel egy végrehajtási időt. Gyakori példa a házépítés. A háznak vannak különböző készültségi állapotai, amelyek közül két kitüntetet a „nulladik” (amikor még nincs semmi sem kész a házból) és a „kész” állapot (kulcsrakész, beköltözhető). A készültségi állapotok közötti átmeneteket munkafolyamatokkal érjük el (falazás, belső vakolás, parkettázás, fűtésszerelés, üvegezés stb.). Ezek között technológiailag vannak olyan párok, amelyeknél a másik elkezdése feltételezi, hogy az egyik már kész (pl. alapozás és falazás) más párok párhuzamosan is végezhetők (pl. parkettázás és külső burkolás). Ha megvan a hálótervünk, akkor meghatározhatjuk a feladat végrehajtásához minimálisan szükséges időt és a „kritikus” tevékenységeket (amelyeknél „nem szabad csúszni”). Erre szolgál a kritikus út módszere (CPM). Egy lehetséges hálóterv az alábbi.

Itt minden csúcshoz hozzárendelünk két idő-koordinátát. Az első azt az időpontot jelenti, amikor legkorábban az adott tevékenységet elkezdhetjük, feltéve, hogy minden korábbi, ehhez szükséges tevékenység már kész van. Például akkor kezdhető falazás, ha az alapozás és a szigetelés már kész van. A második koordináta azt az időpontot jelöli, amikor legkésőbb

- 23 abból a készenléti állapotból (csúcsból) tovább kell lépnünk, feltéve, hogy a feladatot minimális idő alatt akarjuk elvégezni. A módszer alkalmazásakor a kezdőcsúcsból indulunk és itt felvesszük első koordinátaként a nullát. Ezután az innen közvetlenül elérhető csúcsok első koordinátáit határozzuk meg. Majd újabb „hullámokban” eljutunk a végcsúcsig. Ennek első koordinátája lesz a feladat végrehajtásához minimálisan szükséges idő. Ugyanakkor ennyi idő alatt meg is akarjuk oldani a feladatot, tehát a végcsúcs koordinátája is ugyanez lesz. Innen visszafelé haladva kiszámoljuk a második koordinátákat a fentiek alapján. A kezdőpontba visszaérve nullát kell kapnunk.

Egy csúcspontnál a két koordináta esetén az alábbi lehetőségek vannak. Ha az első koordináta kisebb, mint a második, akkor ott „időtartalékunk” van (hamarabb eljutunk abba a készültségi állapotba, mint ahogy legkésőbb onnan tovább kell haladnunk). Ha az első és a második koordináta megegyezik, akkor ebben a készültségi állapotban nincs időtartalékunk, azonnal tovább kell haladni. Ha az első koordináta nagyobb, mint a második, akkor valamit elszámoltunk, mert az nem lehet, hogy hamarabb kelljen tovább indulni egy csúcsból, mint ahogy odaérnénk. A kritikus csúcsokat összekötő (hosszabb) utakat kivastagítjuk, ezt nevezzük kritikus útnak. Tehát ez nem azt jelenti, hogy csak ezen az úton kell végigmenni, (mert minden tevékenységet el kell végezni), hanem azt, hogy ezen az úton nem szabad késlekedni, mert akkor az egész feladat teljesítésével késni fogunk. Ha ennek veszélye fennáll, akkor a nem kritikus tevékenységekről átcsoportosíthatunk erőforrásokat a kritikus útra.

- 24 Bármely háló esetén léteznie kell kritikus útnak, de az előfordulhat, hogy több kritikus út is van. A CPM módszer egyszerűen algoritmizálható, a számolást a gyakorlatban ritkán végezzük kézzel. A háló megtervezése viszont nem gépesíthető, ezért érdemes ismerni az algoritmust is, ami a kiértékelésnél alkalmazásra kerül.

- 25 -

5

DÖNTÉS, SZERVEZÉS, PROBLÉMA

A szervezéselmélet bizonyos - más diszciplínák által is használt fogalmakat „árnyaltabban” használ, a rendszerekre és a szervezésre vonatkozó meghatározások tükrében. A döntés olyan folyamat, amelynek során az alternatív lehetőségek közül pontosan az egyiket választjuk. Ennek tükrében a döntés „választást” és „nem-választást” jelent egyszerre. Az alternatív lehetőségek egyikének választása azt is jelenti, hogy a többit nem választjuk, kizárjuk. Ugyanakkor azt is jelenti, hogy valamelyiket választani fogjuk. Például döntést jelent, hogy egy autóbusszal elmegyünk vagy sem, egy doboz gyufából melyik szállal gyújtjuk meg a gázt stb. A döntés „elhalasztása” is döntést jelent. Ha például őszig halogatjuk, hogy eldöntsük, hogy hova menjünk nyaralni, akkor úgy döntöttünk, hogy sehova. A döntés és a szervezés kapcsolata kétoldalú, minden döntés szervezést igényel és minden szervezési lépés során döntéseket hozunk az erőforrások felhasználásáról. A döntés lehet érzelmi vagy elemző. Az érzelmi döntést az jellemzi, hogy mások számára nem tudjuk, vagy nem akarjuk elemzően megindokolni: „csak”, „nekem ez tetszik”, „én ezt szeretném”. Ezek nem tartoznak a rendszerszervezés tárgykörébe. Az elemző döntéseknél viszont lényeges, hogy a döntésekhez megfelelő előkészítés tartozzék, ami konkrétumokra épül. A döntés és az előkészítése szétválhat, gyakori eset, hogy a döntést nem az a személy vagy testület hozza meg, mint aki vagy akik a döntés-előkészítést végzik. Például egy önkormányzatnál történő szavazás egy szakterületi előterjesztés esetén. Ilyenkor fokozottan fontos, hogy a döntés-előkészítés adatokkal legyen alátámasztva, amelyek összehasonlíthatóvá teszik az alternatív lehetőségek erőforrás igényeit és várható eredményeit. Az elemző döntéseknél a döntési folyamat lépései: − informálódás, − az információk és a lehetőségek elemzése, − döntés-előkészítés/döntés, − ellenőrzés. Inform.

Elemzés

Dek/D

Ellenőrzés

- 26 Az ellenőrzés a végén szerepel, mert a döntési folyamat lezárásaképp mindenképp meg kell tenni. Ugyanakkor végigkíséri a másik három lépést is egy folyamatos ellenőrzés, s ha „valami gyanús”-at tapasztalunk, célszerű visszalépni a megfelelő előző fázisra. Például egy kiadónál felmerül egy új lap indítási lehetősége, dönteni kell, hogy napi, heti vagy havi lapot adjanak ki. Az információ gyűjtés eredményeként egy hónapra a következő adatokat számoltuk, illetve becsültük. Megj. alkalom Várható fogyaték lapszámonként Előáll. költség példányinkét Terjesztési költség lapszámonként Eladási egységár

Napilap 25,4 1000 db

Hetilap 4,34 3000 db

Havilap 1 5000 db

35 Ft

50 Ft

50 Ft

20000 Ft

20000 Ft

20000 Ft

80 Ft

120 Ft

200 Ft

További munkaerő nem szükséges, a jelenlegi stábbal elkészíthető az új lap, a pluszmunkát az előállítási költségbe beszámítottuk. Az elemzés során kiszámíthatók a becsült havi adatok. Havi példányszám Árbevétel Költség Haszon

Napilap kb. 25,4 edb kb. 2,03 MFt kb. 1,4 Mft kb. 630 eFt

Hetilap kb.13 edb kb. 1,56 MFt kb. 737 eFt kb. 820 eFt

Havilap kb. 5edb kb. 1 MFt kb. 270 eFt kb. 730 eFt

A döntés-előkészítés tehát adatokkal alátámasztva megtörtént. Megtörténhet a döntés, amit a vezetés hoz meg. Valószínű, hogy a hetilapot fogja választani. Az idő önmagában is egy érdekes erőforrás, amit a döntések során elhasználunk. A peremfeltételeknél tárgyaltakkal összhangban az idővel való helytelen gazdálkodás kétféle hibához vezethet. Az egyik a kapkodás. A népi szólás szerint: „Aki kapkod, az lever valamit.”. Ha kevésnek érezzük az időt, nem gondolva végig a lehetőségeket és következményeiket, elhamarkodva döntünk, ami ritkán lesz optimális. A másik gyakori hiba a „ráérünk arra még”, „azt még megvárjuk, hogy ...” szemlélet. Túl sokáig elemzünk, majd mire a döntés megszületik, nem marad idő a megszervezésére. A probléma rendszerszervezési szempontból olyan jelenség, amely arra utal, hogy egy rendszer vagy alrendszer működésében „valami megváltozik”. A rendszerszervezés - több más diszciplínától eltérően - azért ezt a meghatározást követi, mert az az alapfeltételezése, hogy rendszerek megfelelően működnek. A probléma tehát nem feltétlenül „baj”, „hiba” vagy „megoldandó feladat”, bár van kapcsolat köztük.

- 27 A probléma (hatás szempontjából) nem csak negatív jelenség lehet. A fenti értelmezés szerint vannak pozitív hatású problémák is. Például, ha valaki nyer 1-2 milliárd forintot a lottón, azt a köznyelvi szóhasználat szerint nem szokás problémának nevezni. Szervezéselméleti értelemben viszont az, mert az életvitelünkben, mint rendszerben „valami megváltozik”. A probléma és a döntés szoros kapcsolatban vannak. A probléma általában döntést vált ki, illetve a döntés eredménye okozhat problémát. Például a fenti problémánál döntéseket kell hozni, hogy mit tegyünk a pénzzel, majd ezt megszervezve a megvásárolt javak (pl. új palota) és életforma (munkahely, ismeretségi kör stb.) megváltoztatják az addigiakat, tehát újabb problémákat okoznak. Egy rendszer szempontjából nézve a probléma lehet külső vagy belső. Külső, ha a rendszeren kívüli hatás eredményezi, belső, ha a rendszer működése során keletkezik. Például egy atomerőmű lebombázása külső probléma, a túlmelegedés miatti leállás belső. Gyakori, hogy a döntés okozza, váltja ki a problémát. Például ha egy feleség úgy dönt, hogy kidobja a férje kedvenc horgászbotját, akkor ez problémát okoz a férj életviteli rendszerében. Más kérdés, hogy a házasságban, mint nagyobb rendszerben keletkezett problémák váltották ki valószínűleg ezt a döntést. 5.1

Az elemző döntési tábla

A fenti, lapkiadásra vonatkozó döntés-előkészítésnél is az oxfordi elvet alkalmaztuk. Előfordulhat azonban, hogy a különböző szempontok nem fejezhetők ki ennyire számszerűsítve, „forintosítva”. Az ilyen helyzetek is megoldhatók, ha az alábbiak szerint járunk el. Mielőtt a konkrét lehetőségekkel foglalkoznánk, tisztázzuk a „szempontokat”, amelyek alapján ki szeretnénk választani a legkedvezőbb megoldást. A szempontokat soroljuk két csoportba; az egyik a „kell”, a másik a „jó lenne” feltételek köre. Egy „kell” feltétel azt jelenti, hogy ha az egyik alternatív lehetőség nem teljesíti ezt a kritériumot, akkor a tábla kiértékelése során „eleve kizárjuk”, egyéb előnyeivel nem foglalkozunk. Egy „jó lenne” feltétel azt jelenti, hogy a ki nem zárt alternatív lehetőségek közül milyen szempontokat részesítünk előnyben, azaz ez a szempont mennyire fontos (számunkra, illetve a minél jobb döntés érdekében). Ezt a fontosságot egy súllyal jelezzük, ami egy 1 és 10 közötti (általában egész) szám. Nem kell minden számot felhasználni, illetve lehetnek egyforma fontossági súlyok is. Miután így elkészítettük a táblázatunk „bal-lécét”, megvizsgálhatjuk a konkrét lehetőségeket. A kell feltételeket nem teljesítők kizárása után a jó lenne feltételek teljesültségét elemezzük. A teljesülést arányosítjuk a szempont fontossági súlyával, majd ezt a számot négyzetre emeljük. Az egyes lehetőségek pontszámait összegezzük és a legnagyobb pontértékű a legkedvezőbb megoldás. A kiértékelt táblázatunkat ellenőrizzük és ha „valami gyanúsat” érzünk, gondoljuk végig újra, hogy tényleg jól állítottuk-e össze a feltételeket és súlyaikat. Hasonló akció szükséges, ha a legmagasabb pontszám nem lényegesen (legalább 10%-kal) jobb, mint az őt követő.

- 28 Például: Kf1 Kf2 Jf1 Jf2 Jf3 Összpont

8 2 6

1. lehetőség 2. lehetőség 3. lehetőség 4. lehetőség igen igen igen igen igen igen igen nem 64 16 64 0 4 1 4 36 16 68 56 81

A 2. lehetőséget kizártuk, mert az egyik „kell” feltétel nem teljesül. Az első „jó lenne” feltétel (Jf1) az 1-nél és a 4-nél teljes mértékben, a 3-nál kb. félig teljesül. A Jf2 az 1-nél nem teljesül, a 3-nál teljes mértékben, a 4-nél félig. A Jf3 az 1-nél kb. harmadában, a 3-nál teljesen, a 4-nél kb. kétharmad részben teljesül. Összességében a 4. lehetőség a legkedvezőbb. A 10 %-os különbség is megvan, tehát egyértelműen jobbnak tekinthetjük, mint az elsőt. A módszerben a négyzetre emelés azt a célt szolgálja, hogy a fontosabbnak tartott szempontok teljesülése „jobban szórjon”.

- 29 -

6

A RENDSZEREK TÍPUSAI SZERVEZÉSI SZEMPONTBÓL

A korábbiakban már foglalkoztunk a rendszerek csoportosításával (pl. soros és párhuzamos rendszerek), itt abból a szempontból vizsgáljuk a rendszereket, hogy mennyire tudunk szervezési hatást gyakorolni rájuk, mennyire érdemes az erőforrásokat ráfordítani egy rendszer működésének befolyásolására. Annak tükrében, hogy a „ráhatás” mennyire lesz eredményes, a rendszerek három típusát különböztetjük meg; a determinisztikus, a valószínűségi és a véletlen rendszereket. Legyen X = (x1, x2, ... xn) a rendszer állapotainak halmaza. Legyen xj a ráhatási cél, xi az elért hatás (amilyen állapotba került a rendszer). A rendszer determinisztikus, ha:  1, ha i = j p(xi|xj) ≈   0, ha i ≠ j A rendszer valószínűségi, ha:  0,66 - 0,8, ha i = j p(xi|xj) ≈   0 - 0,33, ha i ≠ j A rendszer véletlen, ha: p(xi|xj) ≈ p(xi) A determinisztikus rendszerek esetén (amelyre példaként főként a mechanikus rendszerek, pl. telefon, porszívó, számítógép stb. kínálkoznak) az a jellemző, hogy a ráhatás eredménye egyértelmű. Hibás működés előfordulhat, de ez nem jellemző (gyakorlatilag nulla a valószínűsége). Ilyenkor joggal gondolunk arra, hogy elromlott a gép, mert nem az elvárt determinizmusban működik. A valószínűségi (vagy sztoasztikus) rendszereknél a szervezési ráhatást a rendszer működése csak bizonyos határokon (kb. 66-80%) belül követi. A ráhatási szándékkal ellentétes kimenetek is előfordulnak, de ezek mértéke viszonylag kicsi. Például ismerőseinkkel az utcán találkozva, ha szeretnénk megbeszélni röviden valami fontos dolgot is, ez gyakran (pl. 10-ből 7-8-szor) teljesül. A véletlen (vagy random) rendszereknél a szervezési ráhatás és a rendszer működése között nincs érdemi kapcsolat, a ráhatási szándék és az eredménye gyakorlatilag független egymástól. Klasszikus példa a véletlen rendszerre a kockadobás vagy a lottószámok húzása. A fogadó bármennyire is drukkol a számára kedvező kimenetért, a rendszer működését nem ez vezérli.

- 30 6.1

Szervezési módok

A szervező (mint szubjektív lény) oldaláról nézve a szervezést, kétféle végletet találunk, a „hibakizáró” illetve a „rizikós” szervezési módot. A szervezési feladatok kapcsán ezek általában nem tisztán, hanem vegyesen jelennek meg. A hibakizáró olyan szervezés, ahol a szervező megpróbál előre elhárítani minden potenciális hibalehetőséget, amiből a cél optimális elérését gátló hatás lehetne. A rizikós olyan szervezés, ahol a szervező beszámítja a hibalehetőségeket, de a „majd lesz valahogy”, „majd menetközben megoldjuk” szemléletet követi. Például tegyük fel, hogy a közeli „kisbolt” is és a távolabbi „nagy ABC” is 18.00-kor zár. Ha pl. 16.30-kor elindulunk kenyeret venni, beszámítva azt is, hogy ha esetleg a kisboltba nem kapunk, akkor elmehetünk a „nagy ABC”-be, akkor hibakizáróan szervezünk. Ha csak 17.45-kor indulunk el kenyeret venni, akkor rizikósan szervezünk. A két szervezési módhoz az alábbi megjegyzéseket tesszük. Mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai. A szervezési mód függhet a szervező személyes tulajdonságaitól is, de van egy fontosabb szempont. Mivel a szervezés erőforrásokat igényel, amelyek csak korlátozott mértékben állnak rendelkezésre és (még ha nem is vagyunk tudatában, de) egyszerre mindig többféle szervezési feladatban vagyunk benne, az erőforrásainkat (pl. a nap 24 óráját) el kell osztanunk a különböző feladatok között. Legjobban azzal jellemezhető a kapcsolat, hogy „mennyire fontos a téma”. „Pistikével” előfordulhat, hogy „elfelejt” vagy „nem ér rá” elmosogatni, kutyát sétáltatni, de játszani ritkán felejt el. A hibakizáró szervezés sem garantálja a hibamentességet és a rizikós szervezés is lehet eredményes. Például a fenti kenyérvásárlás esetén lehet, hogy a zárás előtti percekben is kapunk friss kenyeret és az is lehet, hogy a „nagy ABC”-ben leltároznak. A rendszerek típusai és a szervezési módok kapcsolódnak egymáshoz, de nem szabad összekeverni, mert egyik a szervezendő rendszerre, a másik a szervező viselkedésére, módszereire vonatkozik. A determinisztikus rendszereket azért kedvelik a precíz szervezők, mert a hibakizárásra fordított erőforrások itt általában megtérülnek. A véletlen rendszerek „szervezésére” viszont felesleges erőforrásokat fordítani, mivel itt a ráhatási szándék és a rendszer viselkedése gyakorlatilag független egymástól.

- 31 -

7

LEAVIT MODELLJE

A munkaszervezetek vizsgálatával, működésének megszervezésével először Max Weber foglalkozott. Tekintettel arra, hogy a különböző rendszerek, szervezetek működésével foglalkozó diszciplínák differenciálódása később következett be, Max Webert több tudományág is „közös ősének” tekinti, a szervezéselmélet mellett például a vezetéselmélet és a szociológia is. A későbbi szakaszokról (pl. „fordizmus”, „volvoizmus”) más tárgyak keretében esik szó. Leavit azt emelte ki, hogy egy munkaszervezet működését alapvetően négy komponens és a köztük lévő kapcsolatok határozzák meg. A négy komponens: − a munkaszervezet rendeltetése, − struktúrája (szervezeti felépítése), − „személyzete” (emberi erőforrásai), − technikai bázisa („ellátottsága”). A köztük lévő kapcsolat „szerves”, mert ha az egyik komponens lényegesen megváltozik, az maga után vonja a többi megváltozását is. A hatás lehet tervezett - ekkor a változások hatása általában pozitív, de lehet spontán is, ekkor a változások hatása negatív. Látható, hogy Leavit közelítése rendszerszemléletű. Kiemeli azokat a nagyobb egységeket, amelyek fő komponenseknek tekinthetők. Kiemeli ezek kapcsolatait, amelyeket nem statikusnak, hanem dinamikusnak tekint (az egyik komponens változása maga után vonja a másik komponens megváltozását is). Legelső komponensnek (Ross-hoz hasonlóan) a rendszer célját, rendeltetését tekinti. Egy komponens megváltozása a rendszer működésében problémát okoz. A probléma döntést igényel. Ha ez a döntés tudatos (számol a többi komponensre vonatkozó hatásokkal is) és a döntés végrehajtását meg is szervezzük, akkor a rendszerünk pozitívan reagálhat a változásra. Ha viszont nem veszünk tudomást a változásról, illetve nem hozunk megfelelő döntéseket a következmények kezelésére, a kölcsönhatás akkor is érvényesülni fog valahogy, aminek negatív, esetleg kiszámíthatatlan, de mindenképp a rendszer optimális működését veszélyeztető következményei lesznek. Például ha egy elektronikus készülékeket gyártó Kft. egy rendelet alapján köteles gondoskodni az elhasznált készülékeinek visszavételéről és újrahasznosításáról, akkor megváltozik (kibővül) a rendeltetése. Létre kell hozni egy szervezeti egységet, amely erről gondoskodik, és ennek bele kell épülnie a szervezeti struktúrájába. Új munkakörök keletkeznek, amiket új alkalmazottakkal vagy a régiek átcsoportosításával el kell látni. A feladathoz új technológia is kell, amelyekhez új gépek, berendezések, raktárak, esetleg szállító járművek kellenek.

- 32 -

8

RENDSZERTERVEK, A RENDSZERTERVEK SZINTJEI

A terv olyan elképzelés, amely valamely jövőbeni feladat reális megoldásához vezethet. Ebben a meghatározásban lényeges a „jövőbeni” (a múltat nem tervezhetjük) és a „reális”, mert ez különbözteti meg az álomtól, légvártól. A rendszerterv olyan specifikált (tehát írásban rögzített) terv, amely egy rendszer kialakítását vagy átalakítását szolgálja. Egy rendszerterv lehet „konceptuális”, „nagyvonalú” vagy „részletes”. A konceptuális rendszerterv olyan rendszerterv, amely röviden, tömören tartalmazza, hogy mit és miért akarunk létrehozni vagy átalakítani. Lényeges, hogy a „miért”-en belül azt is tartalmazza, hogy „miért pont azt”. A konceptuális rendszerterv az első lépésben készül. Készíthető több (alternatív) is belőle, ilyenkor egy döntés eredményeként valamelyiket elfogadjuk (a többit elvetjük) és ez lesz a további munkaszakaszok forrása. Példa konceptuális rendszertervre. Mit: Fiatal házaspár használt lakást akar vásárolni Szegeden maximum 6 MFt-ért, 3 hónapon belüli beköltözéssel. Miért (miért pont azt): Maximum ennyi pénzt tudnak mozgósítani. Fiatal házasok, albérletben laknak és jön a gyerek. Mindketten Szegeden dolgoznak. Most épülő lakás nem lesz kész három hónap alatt. A nagyvonalú rendszerterv olyan rendszerterv, amely már a „hogyan”-t, azaz a megvalósítás módját és az ehhez szükséges erőforrások felhasználási (esetleg megszerzési) tervét, ütemezését is tartalmazza. A nagyvonalú rendszerterv a konceptuális rendszerterv alapján készül azt feltételezve, hogy a tervező részt vesz (vagy legalábbis „elérhető”) a kivitelezés során is. A fenti konceptuális rendszertervet nagyvonalúvá bővítjük, figyelve az erőforrások felhasználásának ütemezésére (természetesen más részletező változat is lehetne). „Most” 2005. 03. 15. van. − Apróhirdetés feladása a helyi lapokban: „Fiatal házaspár használt lakást akar vásárolni Szegeden, 1 hónapon belüli beköltözéssel. Tel: (62)-123-456 18 óra után és vasárnap.” 03.19-re és 03.26-ra. Hi: 03.16. − Eladási apróhirdetések figyelése 03.20-03.30. − Pénz „mozgósítás” megkezdése. Hi: 03.20. − Elemzések, tárgyalások, válogatások, alkudozások 03.16-03.30. − Döntés. Hi: 03.30. − Pénz „begyűjtésének” ütemezése: 03.31-04.02. − Ügyvéd szerzése: 03.31-04.01.

- 33 − − − − − − − − − − − − − −

Pénz a szerződéskötéshez. Hi: 04.04. Szerződéskötés: 04.04. és 04.08. között. Szakember „lebiztosítása” festéshez. Hi: 05.03. Pénz a lakás átvételhez. Hi: 05.11. Üres lakás átvétele: 05.12-ig. Pénz a szakemberekre, fuvarra és az új holmikra 05.13-05.31 Albérlet felmondása. Hi: 05.14. Költözés előkészítése (selejtezés, dobozok stb.) 05.22-05.31. Festés, falipolcok szerelése, nagytakarítás stb. 05.13-05.31. Új holmik vásárlása (pl. nélkülözhetetlen bútorok) 05.15-06.06. Fuvar lebiztosítás, barátok, rokonok „mozgósítása” a költözéshez. Hi: 06.06. „Beköltözésre kész” a lakás. Hi: 06.06. Pénz a beköltözéshez Költözés, berendezkedés: 06.07-06.12

Megjegyzések. − A hirdetésben nem közöljük, hogy mennyi pénzünk van. − Nem 3, hanem 1 hónapon belüli beköltözést kértünk, mert időt tartalékoltunk a keresésre és az átadás utáni festésre stb. − A telefonszám megadása gyorsíthatja a kapcsolatba lépést - nem érünk rá. − Közben figyeljük az eladók hirdetéseit is. − Általában tól-ig időintervallumokat adunk meg, pontos határidő (Hi:) csak a „sarkpontoknál” szerepel. − A pénz mozgósítás ütemezése egy külön nagyvonalú rendszerterv lesz (mint ennek a rendszernek egy alrendszere). Most még nem tudjuk megtervezni, hiszen a részletek (mikor mennyit kell fizetnünk) csak 03.30. körül derülnek ki. − A naptárat figyelembe vettük; pl. az ügyvéddel valószínűleg csak munkanap tudunk találkozni, a hétvégékre szükség lehet, ha pl. a pénzért utazni kell, a szakemberek Pünkösdkor nem dolgoznak, a költöztető barátok szombaton jobban ráérnek stb. − Óvatosan terveztünk, inkább legyen tartalék idők, mint feszített ütemezésünk, mert váratlan „apróságok” biztosan be fognak következni, csak most még nem tudjuk, hogy mik. A megünneplést nem fontos szervezni, az úgy is lesz. A részletes rendszerterv olyan rendszerterv, amely minden olyan információt tartalmaz, hogy a terv a tervező további részvétele nélkül is megvalósítható legyen (minden, a megvalósításban részt vevő „végrehajtó egység” számára pontos eligazítást ad, hogy mit, mikor, hol tegyen). A részletes rendszerterv nem feltétlenül egy „vastag könyv”. Például egy ballagási meghívó általában elég részletes rendszerterv lehet ahhoz, hogy a résztvevők (diákok, szülők, tanárok) elegendő információt kapjanak ahhoz, hogy mikor, mit, hol tegyenek ahhoz, hogy az ünnepség sikeres legyen. Az információ (mint a bizonytalanság megszűnése) kiemelése lényeges, mert ha a meghívóban szerepel például az, hogy „virágátadás: 11.00-11.50 között az osztályteremben”, akkor azt nem kell beleírni, hogy a szülők vegyenek is előtte virágot. Ugyanakkor, ha a feledékeny szülő készít magának egy nagyvonalú rendszertervet a ballagási részvételéhez, akkor felírja pl. hogy csütörtök: virágrendelés, .... péntek: autótankolás, nyakkendő előkészítés, ... szombat: ... virágot elhozni ....

- 34 -

ZÁRSZÓ Az anyagban szerepeltetett példák egyszerűsége, „természetessége” senkit se tévesszen meg. „Élesben” sokkal bonyolultabb a helyzet, így a rendszerszervezés nem könnyű - sem tantárgyként, sem a napi gyakorlati feladatok megoldását tekintve. Az üzleti élet jelenlegi és majdani irányítói, szervezői számára viszont elkerülhetetlen.

- 35 -

GYAKORLÓ FELADATOK 1)

Keressünk további példákat rendszerekre.

2)

Keressünk példákat arra, hogy az utóbbi időben miket „szerveztünk”.

3)

Próbáljuk feltárni az alábbi rendszerek fő komponenseit és a köztük lévő kapcsolatokat: − ebédelés − tömegközlekedés

4)

Próbáljuk feltárni az alábbi rendszerek működési célját, azaz fő outputját és inputját a nézőpont megjelölésével: − fodrászat − rovarirtás − baleseti sebészet − kajaktúra − látványpékség

5)

Dekomponáljuk a Ross módszerrel az alábbi rendszereket a nézőpont megjelölésével: − kávéfőzés − kávézás − vacsorázás egy étteremben − gyümölcsfaültetés

6)

Skicceljük fel Jackson jelölésrendszerében az alábbi szerkezeteket a nézőpont megjelölésével: − golyóstoll − dobozos Cola − könyv − iskolai füzet − hálózati elosztó (220 V) − teáskészlet − cseresznyefa − szék − cserebogár

7)

Skicceljük fel Jackson jelölésrendszerében az alábbi aktivitásokat a nézőpont megjelölésével: − hogyan telefonálok − hogyan takarítok − kukázás (mit és hogyan dobok a kukába) − hogyan készülök a másnapi órákra − mit tervezek a következő évi gólyabálra − nagymosás − óracsere a főiskolán − ajánlott könyv keresése − kerékcsere az autón − karácsonyi bevásárlás

- 36 8)

Készítsünk egy kb. 20 csúcsot tartalmazó hálótervet. Lássuk el az éleket idő-adatokkal és határozzuk meg a kritikus utat.

9)

Készítsünk olyan hálótervet, amelyben több kritikus út van.

10)

Rajzoljunk olyan irányított gráfokat, amelyek nem hálók.

11)

Keressünk saját példákat olyan determinisztikus rendszerekre, amelyek nem mechanikusak, nem elektronikusak.

12)

Keressünk saját példákat valószínűségi rendszerekre.

13)

Keressünk saját példákat véletlen rendszerekre.

14)

Keressünk példákat arra, hogy „ugyanaz” a rendszer determinisztikus is és véletlen is.

15)

Készítsünk oxfordi döntési táblát (határozzuk meg a „kell” és a „jó lenne” feltételeket) arra, hogy mit vegyünk karácsonyra nagyapónak. Ezután értékeljük ki az (addig ismeretlennek tekintett) alábbi lehetőségekkel: − pipa − Rejtő regény − mamusz − kalap − kiscica − nagylexikon − unicum (1 literes)

16)

Készítsünk konceptuális rendszertervet az alábbiakhoz: − Március 15. (saját) megünneplése − a relativitás-elmélet megtanulása − spanyol nyelvű TV-csatorna létesítése nyelvtanulási céllal

17)

Készítsünk nagyvonalú rendszertervet az alábbiakhoz: − cserepes virágaink átültetése a hétvégén − az „örökmozgó” feltalálása − videó-kazettáink katalogizálása

- 37 -

IRODALOMJEGYZÉK 1. A. Kaufmann - G. Desbazeille: A kritikus út módszerének matematikai alapjai. Műszaki könyvkiadó, Budapest, 1972.