Naše jiskra čestného chování

Naše jiskra čestného chování

Kodex chování společnosti Baxalta

Název části

1

Obsah

Dopis generálního ředitele

I. Lidé kolem nás a náš cíl – pomáhat k lepšímu životu

IV. Náš svět – zajímá nás svět kolem nás

15 Přehled

36 Životní prostředí, zdraví a bezpečnost práce

16 Vztahy s lékařskou komunitou

37 Dodavatelé

17 Zákaz korupčního jednání

38 Dodržování předpisů v obchodním styku

07

18 Ochrana hospodářské soutěže a antimonopolní pravidla

40 Získávání obchodních informací

Základní údaje o společnosti

19 Ochrana osobních údajů

41 Správné zacházení s důvěrnými informacemi a obchodování s cennými papíry

08

II. Naše terapie a hledání inovací

42 Komunikace s médii a investory

Rozhodování, jak dodržet předpisy

21 Přehled

43 Věci veřejné a politické aktivity

09

22 Bioetika

45 Poskytování informací státním orgánům

Prvky našeho efektivního kompliančního programu

23 Ochrana pacientů a produkce kvalitních výrobků 24 Reklama a propagace

V. Hlášení problémů, jak postupovat správně, poradenská linka

10

25 Majetek společnosti Baxalta

47

Základní požadavky

III. Naše společnost – inspirace pro zaměstnance VI. Nástroje a zdroje informací

12

28 Přehled

49

Základní očekávání

29 Vztahy a podmínky pro zaměstnance

VII. Řízení kompliance v nejvyšším managementu

03

Naše hodnoty a chování 04

Závazek, který symbolizuje jiskra Baxalta

13

30 Střet zájmů 31 Dárky a pohoštění poskytnuté zaměstnancům a zaměstnanci 33 Přesná pracovní dokumentace

Kodex chování společnosti Baxalta: Obsah

2

35 Přehled

51

Závěrečné prohlášení 53

Dopis generálního ředitele Vážení kolegové, naše práce ve společnosti Baxalta a její výsledky jsou důležité pro mnoho lidí po celém světě. Služba pacientům je pro nás inspirací. Snažíme se, aby mohli lépe žít, a je nám ctí, že jim můžeme pomáhat. Kromě tohoto privilegia naše práce přináší závazek dodržovat ty nejpřísnější etické a morální zásady. Jejich dodržování je dobré nejen pro naše zákazníky, ale i pro naše podnikání. Standardy, které bychom měli dodržovat, jsou jasně popsány v našem Kodexu chování. Ten je naším rádcem při každodenní práci v čím dál složitějším světě zdravotní péče. V rámci Kodexu najdete praktické rady k dodržování zákonů, vyhlášek a požadavků regulačních orgánů. Kodex je základem pro naše firemní hodnoty a závazek, který symbolizuje jiskra Baxalta. Firemní hodnoty a chování odrážejí naše základní názory, naše závazky jako společnosti a jejich uplatnění v našich činech. Jiskra Baxalta pak symbolizuje naši oddanost ve službě pacientům, světu a sobě navzájem. Kodex, hodnoty, chování a závazek jsou pak základem naší společnosti i našeho úspěchu dnes a v budoucnosti. V rámci našeho závazku vůči zákazníkům i kolegům je nutné, aby si všichni naši zaměstnanci, dodavatelé a další partneři přečetli náš Kodex chování a zavázali se jej dodržovat. Jako doplněk Kodexu a součást Kodex chování společnosti Baxalta: Dopis generálního ředitele

kompliančního programu nabízíme nástroje a informační zdroje, kde získáte další pokyny k dodržování pravidel a kam lze zaslat dotazy nebo nahlásit jakékoli problémy. Doporučujeme všechny tyto zdroje a nástroje prozkoumat a zeptat se na vše, co vám bude nejasné. Jakmile dosáhneme společného cíle, kvalitní spolupráce v souladu s nejvyššími etickými standardy, splníme tím i závazek naší společnosti a umožníme pacientům plnit si své sny a žít naplno. Děkuji vám za vše, co každý den vykonáte ve prospěch našich pacientů a kolegů po celém světě. S pozdravem Ludwig N. Hantson, Ph.D. Generální ředitel společnosti Baxalta

3

Jakmile dosáhneme společného cíle, kvalitní spolupráce v souladu s nejvyššími etickými standardy, splníme tím i závazek naší společnosti a umožníme pacientům plnit si své sny a žít naplno.

Naše hodnoty a chování Neustálé hledání inovací

Firemní hodnoty a chování odrážejí naše základní názory, naše závazky jako společnosti a jejich uplatnění v našich činech

Náš cíl – pomáhat k lepšímu životu

Pacienti jsou základem

Naše hodnoty a chování

Nekonečné možnosti

Kodex chování společnosti Baxalta: Naše hodnoty a chování

4

Inspirace pro zaměstnance

Rozvoj zaměstnanců i jejich týmů

Zajímá nás svět kolem nás

Snaha o vysoký výkon

Naše hodnoty a chování (pokračování)

Náš cíl – pomáhat k lepšímu životu • V še, co děláme, děláme pro pacienty. • S nažíme se rozumět jejich potřebám a nabídnout jim i jejich pečovatelům životně důležité materiály a podpůrné a transformační terapie.


Neustálé hledání inovací • A bychom mohli zlepšit život pacientů, musíme neustále hledat nové cesty a inovovat. • S polečně uvádíme do praxe vědecké poznatky a hledáme to nejlepší. • P odstupujeme přijatelné riziko, abychom problémy dneška proměnili v převratné objevy zítřka.

5

Inspirace pro zaměstnance • P racujeme rádi v rozmanitých a výkonných týmech. • P omáháme si navzájem, abychom plnili své závazky a nesli za ně osobní odpovědnost. • J sme pružní a snažíme se vše dělat co nejlépe. • A ktivně se zajímáme o podněty všech a máme za to, že společně dokážeme více.

Zajímá nás svět kolem nás • A ktivně hledáme nové způsoby myšlení a práce po celém světě, v oboru i mimo něj. • J ako občané dnešního světa se přizpůsobujeme jeho změnám, hledáme různé úhly pohledu i partnery, abychom pomohli pacientům i světu.

Naše hodnoty a chování (pokračování)

Pacienti jsou základem • P acienti a jejich prospěch jsou pro nás základem. • S nažíme se pozorně naslouchat jim i těm, kdo jim pomáhají, a chápat jejich slova. • Z jištěné postřehy využíváme ke zlepšení života pacientů.


Nekonečné možnosti • V yužíváme smělé a rozmanité nápady kolegů i světa kolem nás. • V ytváříme pracoviště plné důvěry a povzbuzujeme a odměňujeme inovativní kroky i ochotu podstoupit promyšlené riziko. • U važujeme pružně a učíme se novým myšlenkám, abychom mohli urychlit revoluční inovace.

6

Rozvoj zaměstnanců i jejich týmů

Snaha o vysoký výkon

• P ečujeme o osobní rozvoj zaměstnanců a aktivně oslovujeme špičkové lidi a týmy, jimž jsme inspirací.

• N avzájem se povzbuzujeme k těm nejvyšším výkonům a k vysoce etickému a morálnímu chování.

• B udujeme, rozvíjíme a vedeme výkonné týmy, které dosahují mimořádných výsledků.

• Z jednodušujeme to, co je jinde složité, aby mohli naši lidé snadno uspět.

• V ytváříme prostředí, kde máme odvahu být sami sebou, hovořit otevřeně a využívat lidskou rozmanitost kolem nás.

• P rovozujeme naši firmu jako svou vlastní, s maximálním soustředěním, disciplínou a snahou být přínosem pro pacienty, zaměstnance i akcionáře.

Závazek, který symbolizuje jiskra Baxalta Pomáháme pacientům, což nás inspiruje; máme radost, když jim dokážeme zpříjemnit život. Všichni – bez ohledu na funkci – se snažíme o špičkové výsledky ve prospěch pacientů, pečovatelů i zdravotníků. Snažíme se porozumět jejich životním potřebám. Na základě zjištěných informací pak nabízíme revoluční terapie a individuální služby. Vidíme svět nekonečných možností, kde je konečný cíl naší inspirací a představivost prostředkem. Využíváme smělé a rozmanité nápady kolegů i světa kolem nás. Budujeme a rozvíjíme pružné a výkonné týmy, kde můžeme být sami sebou. Navzájem se povzbuzujeme k těm nejvyšším výkonům a k vysoce etickému a morálnímu chování. Úspěch si vždy v klidu oslavíme. Tak vypadá jiskra Baxalty, která zapaluje oheň v nás. Je to symbol naší služby, do níž zapojujeme nejen hlavu, ale i srdce. Symbolizuje, jak pomáháme pacientům, aby mohli směle spřádat velké plány a užívat si života. Pro nás v Baxaltě je inspirací váš život.

Kodex chování společnosti Baxalta: Závazek, který symbolizuje jiskra Baxalta

7

Základní údaje o společnosti

Etické chování a správné profesionální jednání je při šíření našeho dobrého jména jakožto světového lídra ve zdravotnictví velmi důležité ve všech aspektech naší činnosti.

Kodex chování společnosti Baxalta: Základní údaje o společnosti

Baxalta Incorporated je nadnárodní biofarmaceutická společnost, která zajišťuje vývoj, výrobu a prodej terapeutických prostředků pro vzácné a chronické choroby v oblasti hematologie, onkologie a imunologie. Naše široké a pestré portfolio vyvíjených produktů zahrnuje biofarmaka s novými mechanismy účinku a využití vyspělých technologií (např. genová terapie). Hlavní vývojové a inovační centrum se nachází v Cambridge v Massachusetts, USA. Baxalta vznikla v roce 2015 oddělením od firmy Baxalta International, má však v biofarmakách tradici dlouhou desítky let. Její přípravky jsou k dispozici ve více než 100 zemích. Vyrábějí se ve více než 12 moderních provozech,

8

vybavených např. nejmodernější produkcí rekombinantních látek a zařízením pro frakcionaci plazmy. Baxalta má sídlo na severu amerického státu Illinois a zaměstnává 16 000 zaměstnanců po celém světě. Protože jsme velká biofarmaceutická firma, vyznačuje se charakter naší činnosti vyšším smyslem pro účelnost. Máme tu čest pracovat v odvětví, kde námi vyráběné produkty mají významný vliv na lidské životy. Náš přístup k práci je stejně důležitý. Etické chování a správné profesionální jednání je při šíření našeho dobrého jména jakožto světového lídra ve zdravotnictví velmi důležité ve všech aspektech naší činnosti.

Jak se správně rozhodovat – test UVP Pokud potřebujete přijmout rozhodnutí nebo poradit, jak se při jednání s lidmi zachovat, zkuste jednoduchý test UVP. Položte si otázky ohledně účelu dané věci, jejího vnímání a procesu. Snáze tak odhadnete, zda výsledek vašeho jednání bude pozitivní.

1

Účel

• Proč danou věc děláte? • Není to proti předpisům?

• Jak by asi vypadal negativní článek, který se o tom objeví v novinách? • Co by si o tom mysleli pacienti?

Vnímání

Postup

• Je dokumentace transparentní? • Byl dodržen správný firemní postup? • Poradil se někdo se správnými odborníky v rámci společnosti?

Pozitivní výsledek

Kodex chování společnosti Baxalta: Rozhodování, jak dodržet předpisy

9

ur Global Code of Conduct Prvky našeho kompliančního programu

acinia justo sed dolor rutrum vehicula. Aliquam tristique placerat pretium. Lobortis ut, sagittis eget velit.

Oddělení kompliance

Kodex chování naší společnosti Etika

Kodex chování společnosti Baxalta: Prvky našeho kompliančního programu

Integrita

10

Prvky našeho kompliančního programu

Oddělení kompliance

Etika

Integrita

Základem kompliance, neboli dodržování pravidel, je takové chování, abychom se vyvarovali právním postihům. To slovo však má širší význam. Znamená to i dodržování rámce definovaných zásad, předpisů a zákonů, a také norem chování běžných v oboru a profesionálním styku.

Etika jsou morální principy a hodnoty, určující chování jednotlivce. A tytéž principy, které určují činy jedinců, platí i pro podniky.

Morální integrita je způsob, jakým postupujeme.

Kompliance určuje standardy našeho jednání a očekávané chování zaměstnanců, čímž usnadňuje řešení problémů a posiluje budování důvěry, podporu a odměňování inovací a vysokého výkonu.

Etika je určitou formou sebekontroly, díky níž se dokážeme důsledně a eticky rozhodovat pro správnou věc nebo správné pracovní jednání. Kolektivní závazek k těmto ideálům platí pro firmu a stejně tak i pro všechny její zaměstnance.

Morální integrity dosáhneme, pokud při rozhodování a celém chování budeme využívat naše etické principy a dodržovat pravidla. Morální integrita jako hnací síla našeho podniku vyžaduje, abychom svá slova doprovodili činy. Ti, kdo jednají eticky, vzbuzují větší důvěru a přispívají k dobrému jménu naší společnosti, dnes i zítra.

Při dodržování těchto společných zásad a závazku ke správnému chování nás všech tak dosáhneme ještě většího úspěchu.

Kodex chování společnosti Baxalta: Prvky našeho kompliančního programu

Jde o chování, založené na naší etice a komplianci.

11

Základní požadavky Dobré jméno společnosti se vytváří naším osobním pracovním jednáním. Každý kontakt s lidmi kolem nás je příležitostí k prokázání etického a čestného jednání a naší snahy dosáhnout výsledků správným způsobem. Pověst naší firmy, její kvality a etického jednání, celý její pozitivní obraz, vzniká na základě našich kroků, a upevňuje důvěru u pacientů, zákazníků a všech, jimž pomáháme. Každý zaměstnanec i člen managementu musí čestně jednat s našimi zákazníky, dodavateli a konkurenty, a co je důležité, i se všemi kolegy. Nebudeme tolerovat manipulace, zamlčování, zneužívání informací, zkreslování skutečností ani jiné nečestné jednání. Nastavili jsme si vlastní požadavky na chování, abychom dosáhli výsledků správným způsobem. Nestavíme naše standardy a postupy podle jednání konkurentů a neměníme je jen proto, že se ostatní chovají jinak. Navíc nepřizpůsobujeme naše zásady finančním či jiným cílům. Jsme povinni znát a dodržovat aktuální zákony, pravidla, předpisy, normy, zásady a postupy, které řídí naši práci, a která se mohou občas měnit. Zaměstnanci společnosti Baxalta, kteří nebudou dodržovat platné zákony, pravidla, předpisy, normy, zásady a postupy, budou podléhat disciplinárnímu řízení s příslušnými pracovně právními důsledky včetně rozvázání pracovního poměru. Jednání správným způsobem je každodenní povinností všech zaměstnanců společnosti Baxalta.

Kodex chování společnosti Baxalta: Základní požadavky

12

Povinnosti zaměstnanců • Seznámit se a dodržovat všechny zásady Kodexu chování, které se vztahují na naši práci pro společnost • Jednat při práci správným způsobem, v souladu s firemními zásadami a státními předpisy • Podporovat etické chování a chránit pověst společnosti aktivním dodržováním Kodexu chování, zásad a postupů • Případné dotazy řešit u příslušných osob • Hlásit jakékoli obavy nebo podezření na porušení pravidel na poradenské lince pro etiku a komplianci • Úplně a poctivě spolupracovat při vyšetřování možného nesprávného chování či porušení Kodexu chování nebo firemních zásad a postupů

Dodatečné povinnosti vedoucích pracovníků • Inspirovat ty, s nimiž komunikujete, aby převzali osobní odpovědnost za dodržování pravidel a správné jednání v práci • Vytvářet otevřené prostředí, které stimuluje dialog, diskusi a důvěru, takže se lidé nebojí mít otázky a připomínky a neobávají se odvety • Znát specifická rizika v dodržování pravidel při své vlastní práci a preventivně je řešit • Stanovit cíle v dodržování pravidel pro sebe i svůj tým

Základní očekávání Integrita a kompliance Naši zaměstnanci musí dosahovat stanovených výsledků správným způsobem a při dodržení předpisů a firemních zásad. Za dodržování pravidel odpovídá každý ze zaměstnanců.

Otevřená komunikace Zaměstnanci musí podporovat otevřené, spravedlivé a úplné projednání problémů s dodržováním zásad společnosti Baxalta a předpisů.

Vyjadřování pochybností Pokud se objeví pochybnosti ohledně dodržování pravidel, zásad společnosti či předpisů, zaměstnanci jsou povinni je vznést a řešit.

Ohlášení přestupků Zaměstnanci musí včas hlásit možné porušení zásad nebo zákona. K tomu mohou využít tým nebo poradenskou linku pro etiku a komplianci, management, popřípadě kontaktovat právní, finanční či personální oddělení.

Spolupráce Zaměstnanci musí plně a transparentně spolupracovat při jakémkoli auditu, posuzování kompliance či interním šetření a poskytovat otevřené, přesné a kompletní informace.

Zákaz odvetných kroků Zaměstnanci se nesmějí mstít osobám, které v dobré víře ohlásí možné nedodržování předpisů nebo našich zásad.

Kodex chování společnosti Baxalta: Základní očekávání

13

I. Lidé kolem nás

Náš cíl – pomáhat k lepšímu životu

Část I: Přehled

Naším cílem je zlepšovat život našich pacientů. Kromě cíle je však důležitý i způsob, jakým pomáháme lidem kolem nás. Pokud budeme postupovat správně každý den, můžeme dosáhnout mimořádných výsledků a změnit svět k lepšímu.

Kodex chování společnosti Baxalta: Lidé kolem nás

15

Vztahy s lékařskou komunitou Naše vztahy se zdravotnickou komunitou (zdravotníky, jejich organizacemi, pacienty a jejich organizacemi, úřady a pojišťovnami) jsou po celém světě přísně regulovány a sledovány. Pravidla, která upravují poskytování finančních částek nebo hodnotných darů, občerstvení, zábavného programu, honorářů, sponzorovaných výletů, grantů atd. jsou vysoce složitá a mohou se v různých zemích lišit. Důsledky jejich nedodržení mohou mít za následek výrazné finanční a někdy trestní sankce pro naši společnost i danou osobu. Proto je nutné si všechny platné předpisy nastudovat a dodržovat je. Baxalta má specifické a celosvětově platné zásady a procesy pro naše jednání se zdravotnickou komunitou. Pokud je místní legislativa přísnější než zásady společnosti Baxalta, je nutno dodržovat i místní legislativu. Veškeré finanční částky nebo požitky poskytnuté členu zdravotnické komunity musí být v souladu s našimi zásadami a být schváleny podle předpisů země, v níž daný člen sídlí nebo provozuje lékařskou praxi. Obecně musí částka nebo požitek poskytnutý členu zdravotnické komunity splňovat následující požadavky: • Veškeré platby musí být přesně evidovány a musí být transparentní. • Platby nesmějí být nikdy přímo ani nepřímo vázány na prodej zboží nebo jiná rozhodnutí, která mají dopad na naši společnost a nesmějí sloužit jako úplatek, odměna či stimulace k nákupu. • Platby musejí být za legitimní služby nebo na podporu legitimního výzkumu či vzdělávání, které má význam pro naši společnost nebo širší vědecký okruh. • Baxalta neplatí za služby více, než je přiměřená tržní hodnota a ani více, než je nezbytné k podpoře klinického nebo lékařského vzdělávání a výzkumu.

Veřejné zakázky Naši zaměstnanci zabývající se prodejem státním institucím též zodpovídají za dodržování speciálních zákonů a nařízení pro prodej těmto institucím v mnoha částech světa. U všech zakázek a smluv se státními institucemi přizvěte ke spolupráci právní oddělení.


16

Zákaz korupčního jednání Předpisy zemí, v nichž působíme, zakazují nezákonné poskytování finančních částek zaměstnancům státních institucí. V mnoha částech světa jsou státními zaměstnanci i zdravotníci (lékaři a management nemocnic) ve veřejném sektoru. Naši zaměstnanci mají zakázáno přímo či nepřímo poskytovat hodnotné dary státním úředníkům za těmito účely: • Získání nebo udržení si zakázky nebo nezákonného ovlivnění rozhodnutí jakéhokoli státního zaměstnance, politické strany, kandidáta na politický úřad anebo pracovníka mezinárodní veřejné organizace; • Získání nepoctivých výhod; • Nelegální ovlivnění činů jakéhokoli zákazníka, firmy nebo jejího zástupce.

Přesná účetní evidence a dokumentace Všichni naši pracovníci, zaměstnanci, dodavatelé a zástupci musí vést bezchybnou a transparentní dokumentaci odrážející skutečné transakce a platby, a to v souladu s naším interním systémem účetních kontrol.

Smluvní spolupráce s jinými subjekty Baxalta často plní své závazky vůči pacientům prostřednictvím externích partnerů – zástupců, nezávislých dodavatelů, konzultantů, distributorů a dodavatelů. Aby neutrpěla naše důvěryhodnost v očích zdravotnické komunity, zaměstnanci vybírající externí partnery a monitorující vztahy s nimi jsou povinni: • • • • •

Provádět adekvátní due diligence u externích partnerů k ověření jejich dobré reputace a kvalifikace; Písemně dokumentovat vztahy se třetími stranami a zajistit, aby všechny transakce byly transparentní; Ověřovat, zda neplatíme více, než je spravedlivá tržní cena za produkty nebo služby; Zajistit, aby se třetí strany naším jménem nezabývaly činnostmi, jejichž provádění je našim zaměstnancům zakázáno; Dodržovat naše zásady upravující smlouvy s externími subjekty.


17

Ochrana hospodářské soutěže a antimonopolní pravidla Komunikace s konkurencí Konkurentům neposkytujeme tyto údaje: • • • •

Baxalta věří ve svobodnou a spravedlivou hospodářskou soutěž. Naše výrobky prodáváme na základě jejich kvality, účinnosti a ceny.

Důvěrné informace – ceny, prodejní a marketingové náklady, údaje o vývoji a dodávkách; Podmínky smluv se zákazníky, dodavateli a prodejci; Cenové a jiné nabídky, ani nabídky zaslané do tendrů soukromých subjektů i státních institucí; Naši ochotu jednat či spolupracovat s konkrétními odběrateli, dodavateli nebo distributory.

Komunikace se zákazníky nebo s distributory Se zákazníky a distributory nehovoříme o těchto otázkách: • Naše ochota jednat či spolupracovat s konkrétními odběrateli, dodavateli nebo distributory; • Konkrétní ceny, které účtujeme konkurentům zákazníka.

Některé metody prodeje mohou být nezákonné • Bundling (transakce se svazujícími podmínkami): požadavek, aby si zákazník s žádaným produktem koupil ještě jiný, a také sleva podmíněná nákupem, nebo zavázáním se k nákupu balíčku produktů. • Minimální cena při dalším prodeji: Dohoda s prodejcem či zákazníkem, za jakou cenu smí minimálně prodávat výrobky, které od nás nakoupí. • Výhradní smlouvy: Uzavírání exkluzivních smluv o obchodování nebo distribuci se zákazníky a distributory. Jakékoli otázky v tomto směru řešte s právním oddělením.


18

Ochrana osobních údajů Baxalta respektuje důvěrnost osobních údajů svých zákazníků, pacientů a zaměstnanců. Společnost může mít v držení např. následující informace: • • • • • •

Otázky ke zvážení

Číslo sociálního pojištění nebo rodné číslo; Obchodní informace; Informace o pacientech; Informace o klinických studiích; Informace o zaměstnancích; Informace o nepříznivých účincích.

Před obdržením nebo poskytnutím údajů zákazníků, pacientů či zaměstnanců si odpovězte na tyto otázky:

Abychom chránili osobní údaje zákazníků, pacientů a zaměstnanců, musíme: • Být si vědomi existence osobních informací v oblastech, v nichž pracujeme; • Chápat právní a smluvní omezení při používání těchto údajů; • Shromažďovat, používat a poskytovat informace v souladu se zákony a předpisy o ochraně osobních údajů; • Poskytovat tyto informace kolegům pouze v případě, že je potřebují ke své práci a teprve po schválení právním oddělením; • Řádně takové údaje ukládat nebo předávat (např. pomocí využití šifrování, ochrany heslem, uchovávání bezpečně v uzamčeném prostoru); • Neprodleně nahlásit neoprávněné užití, odtajnění nebo ztrátu údajů nadřízenému, oddělení IT nebo na poradenské lince pro etiku a komplianci.


19

Lze informace, které se chystám použít nebo poskytnout, považovat za osobní údaje zákazníků, pacientů či zaměstnanců? Pokud ano, platí pro jejich použití nebo poskytnutí nějaké omezení v zákonech, našich zásadách nebo smlouvách? Potřebuje daná osoba nebo subjekt tyto informace ke splnění úkolů ve prospěch společnosti? Nebyly tyto údaje ztraceny, ukradeny nebo využity neoprávněným způsobem?

II. Naše terapie

Neustálé hledání inovací

Část II: Přehled

V naší společnosti vyvíjíme inovativní terapie a dodržujeme přitom přísné standardy, co se přesnosti naší práce a kvality výrobků týče. Na kvalitě a dostupnosti našich přípravků závisí lidské životy. Na tuto skutečnost nesmíme nikdy zapomínat; musíme proto splňovat vysoké standardy kvality při vší naší práci.

Kodex chování společnosti Baxalta: Naše terapie

21

Bioetika

Při výzkumu, který Baxalta realizuje, řídí či podporuje, je nutno:

Rizika i přínos pro pacienty a společnost musíme pečlivě zvážit dříve, než přípravek nebo terapie uvedeme na trh.


• Dodržovat platné zákony, předpisy a přijaté etické a profesní normy; • Chránit život, zdraví, soukromí a důstojnost všech, kdo se účastní klinických studií; • Co nejvíce omezit využití zvířat ve výzkumu a podporovat svědomité dodržování nejvyšších standardů v péči o pokusná zvířata tam, kde není vědecky plnohodnotná alternativa; • Chránit životní prostředí a udržovat biodiverzitu a trvalou udržitelnost světa. Naše bioetické závazky se vztahují i na činnost, kterou na náš pokyn realizují externí firmy, konzultanti a prodejci.

22

Ochrana pacientů a produkce kvalitních výrobků

Dodávka bezpečných a účinných výrobků pacientům je nejdůležitější stránkou naší práce. Naše pověst je vybudována na důsledném poskytování kvalitních výrobků na trhu. Abychom si udrželi důvěru zákazníků, každý zaměstnanec musí nekompromisně dodržovat zásady kvality. Jako zaměstnanci společnosti Baxalta musíme: • • • •

Poskytovat kvalitní služby v souladu s firemním systémem kvality; Chránit a hájit kvalitu výrobků a systémy kvality; Plnit závazky vůči orgánům státní správy; Neprodleně upozornit nadřízeného nebo příslušného kvalitáře na problémy s kvalitou; • Hlásit veškeré stížnosti na kvalitu (z jakéhokoli zdroje) oddělení Product Surveillance během jednoho pracovního dne; • Hlásit veškeré nepříznivé účinky z jakýchkoli zdrojů oddělení bezpečnosti přípravků během jednoho pracovního dne; • Plně se seznámit se standardními operačními postupy (SOP), být v nich proškoleni a dodržovat je.


23

Pověst naší společnosti je vybudována na důsledném poskytování kvalitních výrobků pacientům a zdravotníkům celého světa. Otázky ke zvážení Zdroje informací o kvalitě výrobků a bezpečnosti léků: Celosvětová linka pro bezpečnost léků: +1-800-999-1785 Fax: +1-800-874-7528 Email: [email protected]

Reklama a propagace Zákazníci si mohou být jisti důvěryhodností naší společnosti – naše produkty a služby v propagačních a jiných textech popisujeme poctivě a přesně.

Reklama a konkurence Zaměstnanci nesmí nespravedlivě kritizovat produkty ani služby konkurenčních firem. Porovnání bezpečnosti a účinnosti výrobků nesmí být prováděno bez příslušných klinických podkladů a musí být před prvním použitím schváleno standardním procesem. V některých zemích je vyjadřování se o konkurenci a jejich výrobcích a službách zakázáno. V takových případech je nutno postupovat zvláště obezřetně, abychom neporušili předpisy.

Propagace Všechny naše propagační materiály a aktivity (reklama, literatura a veřejná prohlášení o produktech a službách) musí být v souladu se schválenými údaji na etiketě, být schváleny před prvním použitím a uvádět vyváženě rizika a přínos. Tyto materiály musí být náležitě vědecky podloženy a nesměji obsahovat nepravdivé nebo zavádějící informace.

Zákaz propagace použití neschváleného v dokumentaci Zaměstnanci společnosti Baxalta nesmějí protiprávně propagovat výrobky před jejich schválením k prodeji a jejich použití neschválené regulačními orgány. Propagujeme pouze použití uvedené ve schválených preskripčních informacích.


24

Majetek společnosti Baxalta

Duševní vlastnictví a důvěrné informace

Zaměstnanci musí uchovávat a chránit fyzické i duševní vlastnictví a finanční majetek společnosti Baxalta.

Duševní vlastnictví a důvěrné informace společnosti Baxalta jsou jejím cenným majetkem a zaměstnanci musí přijmout všechna nezbytná opatření k zachování hodnoty jejího majetku a nevyzrazení důvěrných informací. Například je nutno zachovávat mlčenlivost o inovacích, u nichž se žádá nebo bude žádat o patentovou ochranu, o plánech na využití našich ochranných nebo servisních známek a o strategiích ohledně materiálů chráněných autorskými právy. Abychom mohli zachovat práva společnosti Baxalta, musí být přísně střežena a chráněna její obchodní tajemství. Důvěrné informace nelze sdělovat mimo společnost osobám, které nepodepsaly závazek mlčenlivosti schválený právním oddělením. Povinnost utajení trvá i po vašem odchodu ze společnosti Baxalta. Finanční informace společnosti jsou důvěrné povahy a bez zvláštního povolení je nelze poskytovat osobám mimo společnost. Jakékoli neoprávněné prozrazení důvěrných informací, ať neúmyslné nebo úmyslné, je nutno neprodleně hlásit právnímu oddělení.

Výrobky Výrobky je nutno chránit, skladovat a přepravovat podle požadavků vašeho oddělení.


25

Majetek společnosti Baxalta (pokračování)

Fyzický majetek a inventář

Zaměstnanci musí uchovávat a chránit fyzické i duševní vlastnictví a finanční majetek společnosti Baxalta.


Zařízení a vybavení je nutno správně udržovat a musí být náležitě zabezpečeno proti krádeži a zneužití. Majetek společnosti slouží pouze pro její pracovní účely, pokud nejvyšší vedení neschválí jinak.

Používání mobilních přístrojů, elektronických médií, internetu a emailu Při práci využíváme mnoho nástrojů, například mobilní přístroje, elektronická média, internet, email a další. Naši zaměstnanci jsou povinni učinit bezpečnostní opatření na ochranu těchto prostředků. Zvláštní pozornost věnujte ochraně důvěrných firemních informací a přenosných zařízení, např. notebooků, externích mechanik, disků a podobně: • Chraňte data šifrováním nebo heslem podle zásad společnosti; • Mobilní přístroje mějte u sebe nebo je při přepravě zamkněte; • Chraňte důvěrné informace společnosti a její elektronická média; • Dodržujte místní předpisy pro ochranu dat; • Používejte tyto nástroje primárně pro firemní účely, povoleno je pouze nahodilé osobní použití; • Používejte v souladu se zásadami společnosti pro využití elektronických médií. Společnost elektronickou komunikaci monitoruje v souladu s platnými zákony.

26

III. Naše společnost

Inspirace pro zaměstnance

Část III: Přehled

Naši zaměstnanci jsou vedeni k osobní zodpovědnosti za dodržování nejvyšších standardů kvality a morální integrity na každém kroku. Pokud této úrovně dosáhneme, vybudujeme si dobrou pověst a důvěru našich pacientů, zákazníků a celosvětového společenství. V tomto směru nám hodně pomáhá rozmanitost našich zaměstnanců, která je jedním z motorů našeho úspěchu.

Kodex chování společnosti Baxalta: Naše společnost

28

Zásady zaměstnávání pracovníků Jednou z největších předností naší společnosti je rozmanitý, vysoce výkonný tým. Pomáháme si navzájem, abychom plnili své závazky a nesli za ně osobní odpovědnost. K tomu je nutno se vždy k sobě chovat s důstojností a respektem.

Kulturní rozmanitost a nediskriminace Baxalta vyhledává a zaměstnává vysoce kvalifikované a motivované pracovníky bez ohledu na jejich pohlaví, věk, rasu, náboženství, národnost, sexuální orientaci, identitu nebo vyjádření, postavení nebo postižení. Současně netolerujeme žádné formy diskriminace.

Obtěžování Baxalta zajišťuje bezpečné pracoviště pro všechny. Slovní či fyzické obtěžování a zastrašování není tolerováno.

Drogy a alkohol Zaměstnanci nesmějí v objektech společnosti držet, užívat ani prodávat drogy a vykonávat práci pod vlivem alkoholu nebo drog. Baxalta může zaměstnance podrobit testům na drogy, aby byla zajištěna absence drog na pracovišti.

Minimální věk zaměstnanců Stálí zaměstnanci musí být ve většině případů starší 18 let. Baxalta nevyrábí ani nedistribuuje produkty s použitím nucené nebo dětské práce. Porušení těchto zásad musí být ihned oznámeno nadřízenému, personálnímu oddělení, oddělení kompliance nebo některému z členů vedení.


29

Střety zájmů Zaměstnanci musí pro společnost pracovat objektivně a efektivně. To znamená, že soukromé zájmy zaměstnance nesmějí být v rozporu se zájmy společnosti, a dokonce ani budit zdání takového rozporu. Střet zájmů může mít řadu podob: • Střet finančních zájmů může vzniknout, pokud vy sami nebo váš příbuzný máte finanční zájem na firmě našeho konkurenta, dodavatele, distributora nebo prodejce, např. podíl ve firmě, práci pro ni nebo pozici v představenstvu. K tomuto konfliktu může dojít, pokud jste vy nebo příbuzný učinili přímou nebo nepřímou „významnou“ finanční investici do firmy, která nám konkuruje, obchoduje s námi nebo o to usiluje. Významnou finanční investicí se rozumí tyto situace: –– Zaměstnanec nebo příbuzný vlastní více než 1 % z nesplaceného kapitálu firmy; –– Taková investice představuje více než 5 % celkových aktiv zaměstnance nebo příbuzného. • Střet zájmů v osobních vztazích může vzniknout, pokud s vámi v oddělení nebo týmu působí člen vaší rodiny, partner nebo jiná osoba, s níž máte úzký osobní vztah. Informujte o tomto vztahu nadřízeného. Ten posoudí, zda ke střetu zájmů došlo, a pokud ano, jak s ním naložit.


• Časový střet zájmů může vzniknout, pokud máte druhé zaměstnání nebo vlastní podnikání, které je v rozporu s vašimi povinnostmi v naší společnosti. • Střet zájmů způsobený osobní výhodou může vzniknout, pokud využijete nějakou obchodní příležitost, která vám vznikne díky informacím získaným v naší společnosti. Zaměstnanci nesmějí sami využívat příležitosti, o nichž se dozvědí díky využití majetku a informací naší společnosti či funkce v ní. Zaměstnanci nesmějí společnosti Baxalta konkurovat a obecně mají za povinnost bránit její zájmy, když se k tomu naskytne vhodná příležitost. Ve všech těchto situacích nebo při podezření na střet zájmů musí zaměstnanci situaci oznámit nadřízeným nebo skupině etiky a kompliance. Pokud nadřízení nebo tato skupina rozhodne, že se o střet zájmu nejedná, toto rozhodnutí musí být zdokumentováno podle zásad společnosti.

30

Otázky ke zvážení Máte vy sami nebo někdo z rodiny finanční zájem na některém dodavateli, konzultantu, distributorovi nebo jiném externím subjektu, který se společností Baxalta spolupracuje nebo se o to snaží? Případně takovou firmu vlastníte, provozujete nebo pro ni pracujete? Pracuje nějaká jiná, vám blízká osoba pro subjekt, který usiluje o uvedenou spolupráci? Máte vy sami nebo člen rodiny významný finanční zájem na našem konkurentovi, či pro něj pracujete? Pokud jste na některou z výše uvedených otázek odpověděli Ano, mohlo dojít ke střetu zájmů, a ten je nutno nahlásit nadřízenému či skupině etiky a kompliance, prodiskutovat, posoudit a řádně zdokumentovat.

Dárky a pohoštění poskytnuté zaměstnancům a zaměstnanci

V mnoha zemích je výměna pozorností typu malých dárků a pohoštění nedílnou součástí obchodního styku. Poskytování nebo přijímání nevhodných darů nebo pohoštění však může poškodit zájmy a reputaci naší společnosti a navíc může být porušením zákona.


Co můžete přijmout Přijímané dary nebo pohoštění musí souviset s aktivitami společnosti. Obecně vzato je přijetí skromných dárků, pohoštění nebo jiné obchodní pozornosti přípustné, pokud tyto přispívají ke zlepšování obchodních, politických nebo společenských vztahů. Naši zaměstnanci mohou přijímat skromné občerstvení, rozptýlení nebo drobné dárky, pokud k tomu nedochází v době, kdy se rozhoduje o nákupu zboží nebo uzavření smlouvy a pozornost nemá vliv na celkové rozhodnutí o uzavření smlouvy. V některých případech mohou zaměstnanci přijmout jménem firmy i dárky významné hodnoty, aby neporušili místní zvyklosti; dar se však musí stát majetkem společnosti a být řádně zanesen do účetnictví a využit. S případnými nejasnostmi ohledně vhodnosti takového daru se obraťte na skupinu etiky a kompliance.

Co přijmout nelze • Hrazení extravagantních výletů a rekreací, cestování nebo ubytování na akcích sponzorovaných dodavatelem; • Vstupenky na sportovní akce nebo umělecká představení, kterých se dárce neúčastní; • „Ceny“ sponzorované komerčním subjektem; • Dárky tak hodnotné, že je podle našich zásad nesmíte oplatit; • Dary od potenciálních dodavatelů (s nimiž zatím nespolupracujeme) a dodavatelů, kteří u nás právě sjednávají nebo prodlužují smlouvu.

31

Dárky a pohoštění poskytnuté zaměstnancům a zaměstnanci (pokračování) V mnoha zemích je výměna pozorností typu malých dárků a pohoštění nedílnou součástí obchodního styku. Poskytování nebo přijímání nevhodných darů nebo pohoštění však může poškodit zájmy a reputaci naší společnosti a navíc může být porušením zákona.


Kromě toho naši zaměstnanci nesmějí dary vyžadovat ani žádat dodavatele nebo jiné obchodní partnery o podporu charitativních akcí.

Co můžete poskytnout V našem oboru jsou přesná pravidla omezující poskytování darů nebo hodnotných požitků – například občerstvení, rozptýlení a výrobků zdarma – lékařům, zaměstnancům nemocnic, obchodním partnerům a státním úředníkům. Všechny tyto činnosti se řídí zásadami uvedenými v bodech „Vztahy s lékařskou komunitou“ a „Zákaz korupčního jednání“ v části „Lidé kolem nás“ tohoto Kodexu. Při výměně dárků a pohoštění s dalšími obchodními partnery musíme: • Dodržovat místní zákony a předpisy nebo naše zásady regionální či organizační jednotky, pokud jsou přísnější; • Dbát, aby poskytované dárky byly vkusné; • Dbát, aby byly dárky přiměřené a obvyklé hodnoty; • Dodržovat zásady darování příjemce; • Žádné darování hotovosti, dárkových poukázek nebo jejich ekvivalentů v penězích; • Dbát, abychom nevyvolali zdání, že dáváme nebo přijímáme úplatek nebo provizi; • Dbát, abychom nikoho neuvedli do rozpaků; chovejte se, jako by výměnu darů viděla široká veřejnost; • Dbát, aby jakékoli dary nenarušily objektivitu našich rozhodnutí přijímaných v nejlepším zájmu společnosti a abyste ani nevyvolali takové zdání. Dary nelze poskytovat ani přijímat jako úplatek, provizi nebo odměnu za zakázky.

32

Přesná pracovní dokumentace Mnoho z lidí kolem nás spoléhá na přesnost a poctivost naší pracovní dokumentace. Nepřesnosti v ní znamenají pro společnost právní riziko a ohrožují naše postavení na trhu. Naši zaměstnanci musí informace zaznamenávat čitelně, přesně, úplně a v souladu s požadavky společnosti. Prvotní údaj (výsledek prvotního pozorování či činnosti) je nutno přesně zaznamenat při prvním zjištění a nelze jej zaokrouhlovat (nad rámec specifikací), odhadovat, ani žádným jiným způsobem měnit. Zvláštní pozornost věnujte evidenci následujících údajů, ať už v tištěné nebo elektronické podobě: • • • •

Finanční evidence, včetně finančních výkazů, účetních položek a podrobné podkladové dokumentace; Výrobní a výzkumná dokumentace: údaje o výrobě, protokoly kvality a výsledky výzkumu a testů; Dokumentace předložená nebo vyžadovaná státními orgány; Jiná obchodní dokumentace, včetně časových údajů a obchodních výdajů.

Správa dokumentace Uchovávání dokumentů a evidence je nutnou součástí naší práce. Rutinní eliminace starých a nepotřebných záznamů ji dále usnadňuje. Zásady náležité správy dokumentace a záznamů: • Uchovávat záznamy v souladu s platnými evidenčními zásadami nebo systémem kvality pro daný podnik, region nebo funkci; • Nejméně jednou ročně revidovat dokumenty a zajistit ponechání těch potřebných a nevytváření nebo likvidaci zbytečných; • Uchovávat všechny dokumenty k probíhajícímu nebo předpokládanému soudnímu řízení, auditům nebo šetřením prováděným státními orgány.


33

IV. N áš svět

Zajímá nás svět kolem nás

Část IV: Přehled

Naši zaměstnanci sousedí a stýkají se s mnoha lidmi po celém světě. Spolupracujeme s lidmi z různých kultur a s různými názory – ve prospěch lidského společenství.

Kodex chování společnosti Baxalta: Náš svět

35

Životní prostředí, bezpečnost a ochrana zdraví při práci Cílem naší společnosti je být světovou špičkou v oblasti životního prostředí, bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (ŽPBOZP). Naše zásady v této oblasti mají za cíl: • Chránit zaměstnance, lidi v blízkém okolí i životní prostředí; • Řešit otázky ŽPBOZP, včetně dodržování předpisů, pomocí osvědčených standardů a systémů řízení; • Chránit zdroje, snižovat náklady a minimalizovat nežádoucí účinky a rizika pro ŽPBOZP související s našimi produkty, službami a výrobními závody; • Prosazovat trvale udržitelné postupy a způsob života. Musíme znát a dodržovat platné pokyny ŽPBOZP, jak zásady společnosti, tak požadavky státní správy. Musíme proto pracovat tak, abychom zajistili bezpečnost sebe sama i spolupracovníků. Nehody, mimořádné události nebo možné porušení předpisů nebo zásad je nutno okamžitě hlásit nadřízenému nebo skupině etiky a kompliance a neprodleně je řešit.


36

Dodavatelé Chceme zákazníkům poskytovat kvalitní výrobky a služby, a v tomto směru spoléháme na své dodavatele. Je proto nutné, aby všichni naši dodavatelé sdíleli náš závazek k etické obchodní činnosti. Při kontaktu s dodavatelem jsou naši zaměstnanci povinni: • Jasně definovat požadavky a nastolit poctivou a otevřenou soutěž podle naší celosvětové Směrnice o nákupu; • Dbát, aby dodavatelé byli solidní a kvalifikovaní; • Dbát, aby vztah s dodavatelem nezpůsobil střet zájmů nebo i jeho zdání; • Posoudit a schválit dodavatele podle našeho Standardu kvality, celosvětové Směrnice o nákupu a jiných požadavků před jakýmkoli nákupem materiálů, dílů, produktů nebo služeb; • Začlenit do každé smlouvy naše standardy etiky a kompliance pro dodavatele nebo vlastní standardy dodavatele, pokud se tyto splňují naše požadavky; • Před veřejným vyhlášením obchodního partnera k tomu získat souhlas našeho oddělení komunikace.


37

Dodržování obchodních předpisů v obchodním styku Cílem společnosti je dodržovat platné obchodní předpisy, včetně omezení exportu a importu. Porušení těchto předpisů ohrožuje naši práci pro zákazníky a znamená riziko vysokých pokut a jiných postihů. Obchodní předpisy jsou složité. Zaměstnanci musí dodržovat naši Směrnici o mezinárodním obchodu a případné dotazy na regulační záležitosti mohou konzultovat se skupinou etiky a kompliance. Příklady důležitých předpisů, které je třeba dodržovat:

Otázky ke zvážení Je součástí transakce i dodávka výrobků, obchodní spolupráce nebo transfer technologií osobám nebo subjektům v zemích, s nimiž je obchodování omezeno nebo zakázáno?

Sankce

Může při nějaké transakci dojít k nějakému bojkotu nebo jeho přípravě?

USA uvalily sankce a obchodní omezení na řadu zemí. Aktuální stav těchto sankcí např. proti cizím zemím naleznete na seznamu sestaveném úřadem Office of Foreign Asset Controls (podléhá ministerstvu financí USA) na adrese http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/Pages/default.aspx, nebo se obraťte na skupinu etiky a kompliance.

Vyskytuje se nějaké u transakce zkreslená dokumentace, např. nepřesně deklarovaná celní sazba nebo hodnota zásilky?

Zakázané subjekty Nesmíme obchodovat s osobami, skupinami a organizacemi, které porušují specifické obchodní zákony nebo jsou považovány za teroristy, podporují terorismus, obchod s drogami atd. U dováženého zboží je nutné provést správné zatřídění a deklarovat správnou celní sazbu, aby bylo možné vyměřit náležité clo.


38

Pokud na některou z otázek odpovíte Ano, proberte problém s někým ze skupiny mezinárodního obchodu a celních sazeb nebo se skupinou etiky a kompliance.

Dodržování předpisů v obchodním styku (pokračování) Otázky ke zvážení

Zakázané činnosti Máme zakázány transakce s konečnými uživateli, kteří mohou mít zájem na vývoji chemických nebo biologických zbraní, vývoji balistických střel nebo na citlivých aktivitách s nukleární technologií v určitých zemích.

Zákaz bojkotu Máme zakázáno podporovat bojkot Izraele vyhlášený Ligou arabských států.

Omezení vývozu produktů a technologií Při vývozu určitých produktů, softwaru a technologii je nutné povolení k vývozu, i když jsou dodávány vhodnému zákazníkovi ve spřátelené zemi a pro mírové použití. Předávání technických dat osobám cizí národnosti, včetně zaměstnanců společnosti Baxalta sídlících v USA, se považuje za export.

Zatřídění zboží U dováženého zboží je nutné provést správné zatřídění a deklarovat správnou celní sazbu, aby bylo možné vyměřit náležité clo.

Oceňování Je zakázáno podhodnocovat cenu zboží v obchodních dokladech ve snaze snížit clo.


39

Ohlásil se nám do závodu nebo kanceláře návštěvník, s nímž máme zakázáno obchodovat, nebo je ze země, do níž je zakázáno vyvážet? Pokud dokumentace neodpovídá konečnému místu určení zásilky, máme transakci považovat za podezřelou? Například pokud je objednávka na elektrické zařízení na 110 voltů, ale v zemi určení z dokumentace je síť o napětí 220 voltů? Pokud na některou z otázek odpovíte Ano, proberte problém s někým ze skupiny mezinárodního obchodu a celních sazeb nebo se skupinou etiky a kompliance.

Získávání obchodních informací V celosvětovém, překotně rychlém prostředí, ve kterém působíme, jsou informace absolutně nezbytné. Baxalta musí získávat obchodní informace nutné pro chod a úspěšné obchodní aktivity způsobem, který je jak legální, tak etický. Zaměstnanci a zástupci společnosti nesmějí při získávání informací poškodit její pověst tím, že se uchýlí ke kterékoli z následujících činností: • • • •

Podvod nebo uvádění nepravdivých skutečností; Agresivní metody, např. neoprávněné vniknutí nebo vstup na cizí pozemek; Využití dárků, úplatků nebo nátlaku k získání důvěrných informací; Vyžadování nebo přijímání informací, které jsou chráněny zákony o obchodním tajemství; • Porušení zákonných dohod o utajení; • Využití třetích osob k činnostem, které jsou pro naše zaměstnance zakázané.


40

Otázky ke zvážení Naši zaměstnanci se často účastní veletrhů, aby sledovali aktuální trendy v oboru. Na těchto akcích je třeba nezapomínat na několik základních pravidel: Naši zaměstnanci musí vždy nosit jmenovku, která přesně popisuje jejich vztah k naší společnosti. Zaměstnanci nesmějí na obchodních veletrzích získávat informace pomocí jakéhokoli zkreslování nebo klamání. Zaměstnanci nesmějí bez povolení vstupovat do soukromých prostor nebo prostor určených pouze pro pozvané.

Správné zacházení s důvěrnými informacemi a obchodování s cennými papíry Baxalta pravidelně zveřejňuje důležité informace o fungování společnosti. Takto poskytované informace musí být úplné, přesné a srozumitelné. Až do zveřejnění však musí zaměstnanci tyto informace považovat za důvěrné a nesmějí je využívat k osobnímu prospěchu. Nákup a prodej akcií společnosti na základě podstatných neveřejných informací je porušením zákona Spojených států. Zaměstnanci mohou při práci přijít do styku s podstatnými neveřejnými informacemi o jiných firmách. I tyto informace je nutno udržovat v tajnosti a je zakázáno na jejich základě obchodovat s cennými papíry jiných společností. Někteří zaměstnanci, kteří mají přístup k podstatným neveřejným informacím, mohou mít zakázáno v určitém čtvrtletí s takovými akciemi obchodovat nebo si musí vyžádat schválení transakce na právním oddělení. Dále mají zaměstnanci obecně zakázány některé agresivní nebo spekulativní transakce s akciemi společnosti. Tyto povinnosti – a další informace o obchodování s cennými papíry obecně – jsou uvedeny ve Směrnici o obchodování s cennými papíry společnosti.

Co to jsou podstatné informace? Podstatné informace jsou ty informace, které investoři do cenných papírů považují za důležité. Přesněji řečeno, informace je podstatná, pokud její zveřejnění může mít reálný vliv na cenu cenných papírů společnosti, nebo by ji za důležitou pravděpodobně považoval rozumný investor při zvažování, zda takové cenné papíry kupovat, prodávat nebo držet (nebo by na jejím základě jinak změnil své tržní chování). Podstatné mohou být informace např. o těchto záležitostech: • • • •

Kapitálové akvizice a odprodeje podniků, sortimentů a technologií; Nové produkty, výzkumné nebo klinické programy; Ekonomické výsledky a trendy; Významné změny ve styku s regulačními orgány, v soudních procesech nebo smluvních ujednáních.


41

Komunikace s médii a investory Otázky ke zvážení

Jednání s médii Ke komunikaci s médii mají oprávnění pouze oficiální mluvčí určení oddělením komunikace centrálním a dané země. Pokud budete médii osloveni, zdvořile odmítněte odpovědět a odkažte tazatele na oddělení komunikací (země nebo centrální).

Jednání s investory Ke komunikaci s investory mají oprávnění pouze oficiálně schválení mluvčí. Pokud budete investorem osloveni, odkažte jej na oddělení vztahů s investory.

Veřejné projevy Pokud budete vyzváni k proslovu na konferenci, zajistěte si k tomu souhlas od viceprezidenta nebo vedoucího jednotky. Přednášíte sice jako expert, ale jakákoliv stanoviska, která zaujmete, mohou mít vliv na dobrou pověst společnosti. Při přednášce byste se měli zaměřit na svou oblast odborných znalostí a předem posluchače upozornit, že vystupujete za sebe, nikoli jménem společnosti, pokud oddělení komunikace neschválí jinak. Schválené zprávy o společnosti poskytne oddělení komunikace.


42

Než budete mluvit s médii nebo s finančními kruhy, nebo na akcích, kde budou tyto subjekty přítomny, odpovězte si na následující otázky: Mám pověření mluvit jménem společnosti od oddělení komunikace nebo oddělení pro vztahy s investory? Pokud zní odpověď Ano, položte si dále tyto další otázky: Prostudoval(a) jsem si podnikové zásady komunikace s médii nebo finančními kruhy? Jsou informace, které chci uvádět, již veřejně dostupné? Pokud si nejste jisti, zeptejte se svého nadřízeného nebo oddělení komunikace. Pokud je odpověď na kteroukoli z otázek Ne, musíte si ke sdělení těchto informací vyžádat souhlas u některého z výše uvedených oddělení.

Věci veřejné a politické aktivity Pravidla našeho zapojení do politického procesu se v různých zemích výrazně liší, jsou složitá a za jejich porušení jsou často stanoveny výrazné sankce. Obecně vzato všechny takové činnosti realizuje naše skupina pro pacienty, inovace a zásady (PIP).

Centrální pravidla lobbingu

Baxalta se pravidelně zapojuje do přiměřených politických aktivit po celém světě, například do legislativního lobbování a poskytování podkladů do legislativního procesu, aby mohla prosazovat zájmy své i pacientů.

Bez ohledu na zemi působnosti jste veškeré snahy o ovlivnění politických rozhodnutí státu povinni konzultovat a koordinovat nejprve s místním zástupcem PIP, pokud se týkají těchto oblastí: • Zákony a nařízení; • Nabídky, zakázky a granty; • Další otázky, na nichž má společnost zájem, s výjimkou žádostí o informace, inspekcí, vyšetřování a soudních sporů.

Centrální pravidla pro sponzoring politických stran Bez ohledu na zemi působnosti jste povinni předem konzultovat a koordinovat s místním vedením, pracovníky PIP a právním oddělením finanční příspěvky učiněné jménem společnosti na politické kampaně, politické strany a jakékoli události nebo subjekty řízené pracovníky státních orgánů.

Centrální pravidla pro dary poskytované pracovníkům státních orgánů Naše směrnice o poskytování darů pracovníkům státních orgánů platí bez ohledu na zemi působnosti. Jste povinni si prostudovat a dodržovat naše směrnice o kontaktech s lékařskou komunitou a o boji proti korupci.


43

Věci veřejné a politické aktivity (pokračování)

Další pravidla pro politickou činnost v USA

Baxalta se pravidelně zapojuje do přiměřených politických aktivit po celém světě, například do legislativního lobbování a poskytování podkladů do legislativního procesu, aby mohla prosazovat zájmy své i pacientů.


• Lobbing u federálních a státních orgánů: Veškeré lobbování je nutno koordinovat s týmem PIP. • Příspěvky politickým stranám: Baxalta obecně nesmí finančně ani jinak přispívat kandidátům na federální funkce a na jejich kampaně, s výjimkou výboru a fondu BaxaltaPAC. • Další firemní příspěvky: Více než 20 států USA společnosti Baxalta zakazuje přispívat na politické strany a kandidáty. Příspěvky kandidátům na státní nebo místní úrovni a jiné politické kampaně je nutno nechat schválit u PIP. • Cestovné, dary a občerstvení: Možnost poskytování darů nebo proplácení cestovních výdajů politikům, jejich zaměstnancům a kandidátům do politických funkcí je velmi omezená a takové aktivity musí být schváleny PIP.

Osobní politické aktivity Baxalta doporučuje zaměstnancům, aby se sami zapojili do politické činnosti podle svého zájmu, při splnění těchto podmínek: • Zaměstnanci budou vystupovat jen sami za sebe a nikoli jménem společnosti; • Příspěvky do státní politické kampaně poskytované členy představenstva a výše postavenými manažery musí být předem schváleny PIP, abychom dodrželi novou státní legislativu; • Nedojde k využití zařízení společnosti; • Politická činnost není v rozporu s pracovními povinnostmi.

44

Poskytování informací státním orgánům

Působíme ve vysoce regulovaném prostředí a státní instituce od nás často požadují informace. Legitimní žádosti o informace vyřešíme prostřednictvím příslušných kanálů.


• Veškeré běžné požadavky na informace od státních orgánů je nutno hlásit právníkovi dané divize nebo funkce, pokud tato nemá od právního oddělení povolení řešit podobné otázky samostatně. • Veškeré soudní obsílky, soudní příkazy a žádosti o svědecké výpovědi, pohovory nebo dokumenty musí být nahlášeny právníkovi dané divize nebo funkce a ten musí věc ohlásit hlavnímu právníkovi pro soudní spory. • Neočekávané žádosti o inspekci zařízení společnosti nebo k prohledání jejích prostor musí být ihned předány právníkovi divize a ten věc ohlásí hlavnímu právníkovi pro soudní spory. Přístup do prostor je třeba umožnit, pokud to místní zákony vyžadují. • Veškeré žádosti o informace od Kongresu USA musí být hlášeny kanceláři hlavního právníka, který přijme příslušná opatření.

45

V. Hlášení problémů, jak postupovat správně, poradenská linka

Část V: Hlášení problémů, jak postupovat správně, poradenská linka Ve složitém a vysoce regulovaném prostředí, v němž naše společnost působí, může být dost obtížně provést správné rozhodnutí. V některých případech budete potřebovat radu nebo pomoc s řešením. Doporučujeme si zjistit potřebné informace a pokyny k řešení v našich etických a kompliančních zásadách. Baxalta podporuje otevřenou diskusi o veškerých otázkách a připomínkách, aby nedošlo k nesprávnému rozhodování nebo i porušení našich standardů. Naši zaměstnanci mají povinnost hlásit možné porušení standardů v oblasti finančních záležitostí, účetních postupů, postupů a otázek auditu, korupce, podvodů nebo při jiných vážných problémech, kde jsou v sázce zájmy společnosti nebo morální integrita a zdraví našich lidí a zachování našeho majetku. Jako první krok doporučujeme požádat o radu s řešením přímé nadřízené nebo skupinu etiky a kompliance. Baxalta zakazuje odvetné kroky, takže zaměstnanci a jiné osoby mohou bezpečně upozornit na otázky etiky a dodržování zákona, pokud tak činí v dobré víře. Směrnice o zákazu odvetných kroků je aktivně prosazována nejvyšším vedením společnosti a její dodržování je přísně sledováno.

Poradenská linka pro etiku a komplianci Pracovníci poradenské linky pro etiku a komplianci jsou k dispozici nepřetržitě a dokáží komunikovat téměř v jakémkoli jazyce. Můžete problém nahlásit na webu nebo jim zavolat na bezplatnou linku – čísla pro každou zemi jsou uvedena na našich stránkách. Pracovníci poradenské linky pro etiku a komplianci sdělují totožnost volajících pouze omezenému okruhu lidí, kteří ji potřebují znát a těm, kdo zpracovávají hlášení a zajišťují vyšetřování. Vaše osobní údaje budou uloženy a použity v souladu se zákony a našimi zásadami ochrany osobních údajů. Nahlášení lze provést anonymně. Pokud budete při rozhodování využívat výše uvedené zdroje, přispějete k dobré pověsti společnosti. Ta pak bude považována za špičkového zaměstnavatele v oboru, který oceňuje výkon a etičnost svých zaměstnanců.

Kodex chování společnosti Baxalta: Hlášení problémů, jak postupovat správně, poradenská linka

47

Jako první krok doporučujeme požádat o radu s řešením přímé nadřízené nebo skupinu etiky a kompliance. Otázky ke zvážení Kontaktní údaje poradenské linky pro etiku a komplianci: • Na webu: www.baxalta.com/compliance a vyplňte formulář • Tel. v USA: 1-844-294-5419 • Tel. v ostatních zemích: číslo zelené linky v ČR najdete na adrese www.baxalta.com/compliance

VI. N ástroje a zdroje informací

Část VI: Nástroje a zdroje informací Jako doplněk Kodexu a součást kompliančního programu máte k dispozici nástroje a zdroje ke studiu, kde získáte další informace o dodržování pravidel a kde lze zaslat otázky nebo nahlásit jakékoli problémy.

Důležité kontakty Kontakt: • Váš nadřízený, manažer nebo vedoucí oddělení •

Odborníci z různých oddělení – právní, personální, kvality atd.

•

Skupina etiky a kompliance

•

Intranetová stránka etiky a kompliance

• Kontakt na CRO: [email protected] • Poradenská linka pro etiku a komplianci: www.baxalta.com/compliance

Kodex chování společnosti Baxalta: Nástroje a zdroje informací

49

VII. Řízení kompliance v nejvyšším managementu

Část VII: Řízení kompliance v nejvyšším managementu

Představenstvo společnosti, komise pro kvalitu a dodržování pravidel a kancelář podnikové odpovědnosti (CRO)

CRO odpovídá za osvětu ohledně našich etických a kompliančních norem, poradenství a školení zaměstnanců.

Kodex chování společnosti Baxalta: Řízení kompliance v nejvyšším managementu

Představenstvo společnosti Baxalta si je vědomo, jak je důležitá kvalitní organizační struktura, která podporuje etické chování a pomáhá nám ve správném řešení situací. Komise pro kvalitu a dodržování pravidel při představenstvu dbá, aby společnost jednala čestně, měla zavedena funkční komplianční program a působila jako společensky odpovědný člen globálního společenství. CRO odpovídá za osvětu ohledně našich etických a kompliančních norem, poradenství a školení zaměstnanců, udržování několika kanálů k hlášení incidentů a za sledování, jak jsou pravidla dodržována. CRO podléhá komisi pro kvalitu a dodržování pravidel, incidenty finanční povahy pak podléhají auditnímu výboru představenstva. Jakékoli výjimky z Kodexu chování pro výkonný management a členy představenstva povoluje pouze komise pro kvalitu a musí je schválit celé představenstvo. Taková výjimka musí být ihned oznámena akcionářům v souladu s platnými zákony a pravidly burzy cenných papírů.

51

Část VII: Řízení kompliance v nejvyšším managementu (pokračování)

Komplianční komise pro jednotlivé země a klastry

CRO odpovídá za osvětu ohledně našich etických a kompliančních norem, poradenství a školení zaměstnanců.

Kodex chování společnosti Baxalta: Řízení kompliance v nejvyšším managementu

Komplianční komise máme zavedeny po celém světě. Jsou řízeny lidmi z obchodní struktury a mají tyto povinnosti: • • • •

Zprovoznit komplianční program Posilovat osobní angažovanost a odpovědnost v dodržování pravidel Zakotvit etiku a komplianci do strategie a provozu společnosti Rozvíjet komplianci jako výhodu v konkurenčním boji

Skupina etiky a kompliance Skupina etiky a kompliance implementuje zásady dodržování pravidel po celé společnosti. Má své zástupce v jednotlivých divizích a regionech a zajišťuje přípravu kompliančních směrnic, školení a hodnocení kompliance, monitorování, poradenství a vyšetřování incidentů. Skupina etiky a kompliance je vždy připravena odpovídat na otázky, diskutovat o problémech a incidentech a určuje požadavky na nové směrnice společnosti.

52

Závěrečné prohlášení Standardy a podpůrné zásady obsažené v tomto dokumentu se mohou příležitostné měnit a nemusí nabídnout řešení všech situací. Naši zaměstnanci jsou povinni znát a dodržovat aktuální zákony, předpisy, normy, zásady a postupy, které řídí naši práci. Pokud máte k dodržování pravidel jakékoli dotazy, obraťte se na výše uvedené zdroje. Nejnovější verzi tohoto dokumentu naleznete na naší intranetové stránce etiky a kompliance. Tento dokument není smlouvou o zaměstnaneckém poměru u společnosti.

Kodex chování společnosti Baxalta: Závěrečné prohlášení

53

Naše jiskra čestného chování

Recommend Documents