N e č e k a n ě ko m p l e x n í C R M
Produktový katalog
SOFT-4-SALE – NEČEKANĚ KOMPLEXNÍ CRM
FUNKČNÍ SCHÉMA SYSTÉMU SOFT-4-SALE marketing
informační zdroje
operativní nástroje
základy
produkty a ceny
kontakty
práce s příležitostí
práce s trhem
operativa osobní
operativa procesní
operativa firemní
číselníky
zboží, materiál, výrobky
firmy
nabídky
hromadné dopisy a emaily
jednání
úkoly
porady
uživatelé
ceny, slevy, rabaty a marže
osoby
poptávky
automatické rozesílání zpráv
spisová služba
připomínková služba
porady
bonusy
vztahy
velké obchodní příležitosti
dotazníky
e-maily
procesní panely
kniha jízd
referenční případy a studie
segmentace trhu
plán času
námitky a požadavky
marketingové analýzy
ceníky
obchodní případy
SOFT-4-SALE – NEČEKANĚ KOMPLEXNÍ CRM
služby
výroba
řízení a plánování
zákazníci
logistika
dodavatelé
finance
dodáváme služby
servis pro zákazníky
výroba
manažerské nástroje
zakázky
sklady
objednávky
pokladna
montážní listy
help desk
výrobní kalkulace
statistiky, grafy, vyhodnocení
objednávky přijaté
zápůjčky
přijaté faktury
banka
kniha oprav
organizace školení
kusovníky
nástěnka novinek
pultový prodej
výrobní čísla, šarže, barvy
automatické objednávání
urgence
pojištění
výkazy činnosti
technologické postupy
obchodní plán
fakturace
zásilky
reklamace
plánování výroby
finanční plán
dodací listy
doprava
správa a servis zařízení
odvádění výroby
analýzy
záruční listy
skladové analýzy
výkazy práce
řízení projektů
upomínky
Stačí kliknout... Informační systém Soft-4-Sale představuje „nečekaně komplexní CRM“ řešení, které pomáhá převážně malým a středním firmám řídit vztahy se zákazníky. V čem spočívá jeho nečekaná komplexnost? Systém Soft-4-Sale umí řídit všechny hlavní procesy ve firmě! Jeho předností je schopnost dobře řídit proces získávání nových a udržení starých zákazníků, ale řízení firmy je téma mnohem širšího záběru. Rozsah dodávaného řešení je velmi komplexní: od marketingu k realizaci obchodních případů, od kalkulace nabídkové ceny až po zaúčtování vystavené faktury, od záznamu plánu času až k manažerským analýzám firemních procesů, od samostatného PC až po internetové řešení dostupné neomezeně. Všechno pohromadě potom tvoří jedno ucelené a přitom konfigurovatelné řešení, které využívá k řízení svých podnikatelských aktivit přes 530 zákazníků v České a Slovenské republice. Moduly a variabilita řešení Soft-4-Sale je systém modulový, to znamená, že jeho uživatelé mohou podle aktuální potřeby firmy skládat jednotlivé moduly a přizpůsobit systém požadavkům i specialitám provozu jejich firmy. Díky velké variabilitě a flexibilitě se ze systému Soft-4-Sale stává systém šitý na míru potřeb uživatelů.
smlouvy projektové zakázky
uvnitř firmy
technická řešení
na internetu
jednoduchá řešení systémová řešení
Soft-4-Sale na internetu
ekonomika
personál
podvojné účetnictví
benefity zaměstnanců
odesílání e-mailu
propojené externí dokumenty
help-desk
majetek
kniha docházky
tisk PDF dokumentů
exporty/importy dat
objednávkový systém
ekonomické mosty
synchronizace s Outlook a PDA
přístupová práva zákaznický portál uživatelů
vnitropodniková přefakturace
identifikace volajícího
designer aplikace
tisk a čtečky čárových kódů
konfigurace replikace
Jádro systému Soft-4-Sale tvoří CRM řešení, které svým rozsahem pokrývá oblasti: operativní, servisní i analytické. CRM nástroje Vám pomohou rychle a efektivně pracovat s informacemi od zákazníků, využít je pro budování jejich loajality, zvýšení úspěšnosti v obchodních příležitostech a navýšení zisku Vaší firmy. Komplexnost systému Soft-4-Sale podtrhují další moduly systému, které na sebe vzájemně navazují, doplňují se a rozšiřují rozsah celého řešení. Soft-4-Sale tak představuje profesionální nástroj, který Vám pomůže efektivně a přehledně řídit informační zdroje, marketingové aktivity, firemní operativu, obchod, dodávky služeb, projektové zakázky, výrobu, ekonomiku a v neposlední řadě e-commerci Vaší firmy.
Informační systém, který vyvíjí jeho uživatelé Na vývoji systému Soft-4-Sale se od začátku ve velké míře podílejí sami zákazníci. Jejich přání a požadavky na funkčnost byly zahrnuty do standardu a v současné době nachází uplatnění u mnoha dalších uživatelů systému Soft-4-Sale. Vyzrálý a standardizovaný Systém Soft-4-Sale je vyvíjen ve spolupráci s firmou Microsoft a zároveň je kladen velký důraz na standardizaci. Je integrován s řadou standardních aplikací firmy Microsoft a respektuje českou legislativu. Zákazník tak získává jistotu, že systému bude možné využívat dlouhodobě a dále rozvíjet. Technologie a bezpečnost Soft-4-Sale je vyvíjen v prostředí Microsoft Access pro malé firmy. V současné době běží i vývoj v SQL variantě, což ocení především firmy s větším objemem dat. Součástí systému je podpora vzdálených pracovišť a přístup k systému prostřednictvím internetu. Systém je otevřený k externím technologiím. Je například schopen využívat webových služeb a je připraven pro prezentaci informací na internetové portály. Nástroje Soft-4-Sale pro správce systému umožní nastavit ochranu a dostupnost informací každému uživateli individuálně a to z mnoha úhlů pohledu. Multijazykové verze Mezi uživateli systému Soft-4-Sale je i řada firem sídlící na Slovensku a dále jsou uživateli systému firmy z Maďarska a Polska. Pro tyto uživatele je připravena příslušná jazyková mutace a případné rozdíly v legislativě jsou řešeny ve výstupních tiskových dokumentech. Pro obchodování se zahraničním Soft-4-Sale disponuje množstvím zahraničních tiskových výstupů nad obchodními doklady, jako jsou objednávky, faktury, nabídky, …
12 důvodů
SOFT-4-SALE – NEČEKANĚ KOMPLEXNÍ CRM
PROČ SI VYBRAT PRÁVĚ SOFT-4-SALE
1. Vysoká variabilita systému Soft-4-Sale je systém modulový, to znamená, že jeho uživatelé mohou podle aktuální potřeby firmy skládat jednotlivé moduly a přizpůsobit systém požadavkům i specialitám provozu jejich firmy. Díky velké variabilitě a flexibilitě se ze systému Soft-4-Sale stává systém šitý na míru potřeb uživatelů. 2. Systém poroste s Vámi
Systém Soft-4-Sale je připraven růst a rozvíjet se spolu s Vaší společností podle Vašich aktuálních potřeb. Poskytuje i možnost propojení na jiná externí řešení jako jsou např. ekonomické systémy, aplikace Microsoft Office, poštovní klienty, atd. 3. Dokonalá provázanost modulů Harmonie a modularita nejlépe charakterizují systém Soft-4-Sale. Modulární struktura systému umožňuje prokládat nejvhodnější řešení, která pak navíc daleko přesahují oblast samotného CRM (řízení vztahů se zákazníky). Uživatel tak pomocí jednoho kliku dosáhne i na řízení výroby, projektů, financí nebo marketingu a obchodu. Sada harmonicky provázaných modulů se dokáže přizpůsobit požadavkům i specialitám provozu Vaší firmy.
požadavků od zákazníků a portál vytvoří online evidenci obchodních dokladů pro kteréhokoliv Vašeho odběratele i dodavatele. 7. Zákaznický přístup Samozřejmostí je přizpůsobení informačního systému specifickým požadavkům. Řešení pro každého zákazníka je unikátní a vychází ze specifických potřeb konkrétní firmy. Vždy je nastaveno a případně doplněno tak, aby vyhovovalo např. požadavkům na propojení se systémy dodavatelů, pracovním postupům, existujícím procesům ve společnosti, apod. 8. Vždy aktuální informace Uživatelé systému Soft-4-Sale mají zajištěný neustálý přístup k aktuálním datům, ať už pracují na lokální síti tedy v sídle firmy nebo na satelitu mimo kancelář. Především obchodníci uvítají možnost přístupu k aktuální datům při návštěvě zákazníka pro potřeby vytvoření nabídky, vystavení faktury tisku ceníku nebo jiné obchodní příležitostí. 9. Uživatelské rozhraní Uživatelské rozhraní je moderní a intuitivní, čímž zjednodušuje práci koncového uživatele i administraci celého informačního systému.
4. Vysoká vypovídající schopnost dat
10. Údržba a podpora
Soft-4-Sale nabízí řadu funkcí a nástrojů pro kvalitní výstupy a podklady ke správnému rozhodování. Informace jednou zadané do systému budete mít vždy k dispozici, přehledně uspořádáné a tam kde je očekáváte. Samozřejmostí je množství výstupů v podobě tabulek, grafů a přehledů pro porady, prezentace, analýzy, a další potřeby Vaší společnosti.
Na systém Soft-4-Sale je od okamžiku jeho předání do rutinního provozu poskytován plný servis. Spočívá nejen v udržování provozuschopnosti, odstraňování chyb, ale i v bezprostřední reakci na organizační změny u zákazníka, v realizaci specifických vývojů a úprav podle jeho požadavků. Samozřejmostí je i poskytování hotline a konzultací nebo aktivní helpdesk portál.
5. Systém definovatelných položek a číselníků
11. Okamžitá implementace
Podle svých potřeb si snadno nadefinujete vlastní nové datové položky a číselníky. Záleží jen na Vašem rozhodnutí, jakým způsobem budou třídící kritéria popsána a využívána.
Snadná instalace výrazně snižuje náklady na implementaci a její délku. Přidáme-li k tomu možnost automatizace zálohovacích procesů a snadnou správu včetně vzdálené plochy, dostanete kvalitní produkt a profesionální služby v jednom.
6. Množství návazných řešení V oblasti internetu nabízí systém Soft-4-Sale množství internetových nadstaveb, které Vám pomohou s prodejem a propagací zboží a služeb na internetu. Systém dokáže naplnit internetový obchod daty, udržuje jej aktuální a zpětně zpracuje objednávky na e-shopu zadané. Help-desk slouží k rychlému a efektivnímu řešení servisních
12. Integrace s ostatními aplikacemi Microsoft Office je nepsaným standardem kancelářských aplikací. Soft-4-Sale ctí vzhled a způsob ovládání, díky čemuž pracujete ve známém a přívětivém prostředí. Data Soft-4-Sale lze snadno kopírovat, exportovat a importovat pro analýzu a publikování prostřednictvím MS Office.
PROCESNÍ POHLED na systém SOFT-4-SALE
Proces oslovení trhu a získávání nových zákázek
MANAŽERSKÝ PROCES VEDENÍ A HODNOCENÍ FIRMY
Bez strategicky plánovaného oslovení trhu a procesu získávání nových zakázek se úspěšné firmy v dnešní době neobejdou. Není tedy divu, že přibývá firem, které věnují těmto procesům čím dál tím více času a úsilí. Systém Soft-4-Sale Vám pro tyto účely nabízí množství výkonných a užitečných nástrojů, které Vám pomohou s tvorbou úspěšných nabídek, evidencí poptávek, realizací velkých obchodních příležitostí, a v mnoha dalších situacích práce s příležitostí a hromadným oslovením trhu.
Vedení firmy se neobejde bez kvalitních nástrojů pro hodnocení výkonnosti firmy. Soft-4-Sale Vám pro tyto účely nabízí širokou škálu nástrojů, které Vám pomohou zvýšit efektivitu řízení firmy. Umožňují zpracovat a vyhodnocovat data o skutečném stavu a vývoji firmy z ostatních „provozních“ procesů a zároveň plánovat a sledovat plnění plánů. Vytvoření komplexního pohledu na společnost umožňují posuzovat nákladovou náročnost, finanční zatížení, výnosy a ostatní přínosy dílčích aktivit s využití procesu plánování, hodnocení a opatření v jednotlivých oblastech.
V případě oslovení trhu se přímo nabízí nástroje pro hromadné rozesílání dopisů a e-mailů přímo ze systému Soft-4-Sale. Názor zákazníka má rozhodující význam na to co vyrábět a co prodávat a pro tyto účely máte v systému Soft-4-Sale dotazníky, které Vám pomohou zaměřit své aktivity správným směrem. Samozřejmostí je řada výběrových kritérií pro podrobnou segmentací k cílenému oslovení trhu. Charakteristické vlastnosti ■■ nástroje pro hromadné oslovení trhu ■■ nástroje pro práci s příležitostí ■■ kvalitní podklady pro obchodní oddělení ■■ dotazníky Realizační a zakázkový proces Soft-4-Sale nabízí v oblasti prodeje pružný nástroj pro realizaci všech obchodních činností. Poskytuje rychlou a přehlednou informaci o přijatých poptávkách, zpracovaných nabídkách a přijatých objednávkách. Na tyto činnosti navazuje: automatizované vystavovaní smluv, dodacích listů, faktu, skladových dokladů. Zakázkový proces je charakteristický průchodností dokladů napříč celým systémem a dokonalou vzájemnou provázaností všech souvisejících dokladů, které dohromady mohou tvořit jednu velkou zakázku, čímž se výrazně snižuje rychlost dohledávání a administrace. Nejen uživatele zakázkového systému jistě potěší využití řady generátorů, které jsou dostupné nad každou kartou obchodního dokladu, a s jejich pomocí můžete výrazným způsobem zrychlit a zjednodušit proces realizace zakázek a generování všech souvisejících dokladů. Charakteristické vlastnosti ■■ Průchodnost dokladů celým systémem ■■ Provázanost jednotlivých obchodních dokladů ■■ Sledování souvislosti dokladů i zpětný pohled ■■ Generátory „na jeden klick“ nad každou kartou ■■ Zakázka jako velký šanon zahrnující všechny související doklady ■■ Vedení velkých a realizace malých zakáze Proces operativního řízení týmů nebo celé firmy Operativní řízení týmů nebo celé firmy často vyžaduje mnoho času a úsilí jak od vedoucích pracovníků v podobě rozdělování pracovních úkolů, plánování času, řízení porad, tak i od konečných zaměstnanců, kteří neradi tráví čas zbytečným papírováním a vyplňováním interních předpisů. Pro tyto účely Vám Soft-4-Sale nabízí řadu nástrojů, které Vám pomohou tento čas minimalizovat a zároveň využít ve prospěch těch, kteří to nejvíce potřebují, Vašich zákazníků.
Charakteristické vlastnosti: ■■ Velká vypovídající schopnost dat ■■ Řada nástrojů pro vyhodnocování ■■ Široké a kvalitní podklady pro rozhodování ■■ Množství analýz, reportů, grafů a tabulek PROCES AKTIVNÍHO ŘÍZENÍ VZTAHŮ SE ZÁKAZNÍKY Mnohé firmy, bez ohledu na obor svého podnikání, si dnes velmi silně uvědomují, že úspěch či neúspěch se odvíjí především od spokojenosti zákazníků. Vyvíjejí proto stále více úsilí, aby své zákazníky pochopily a byly jim schopny najít a dodat přesně to, co v pravý čas potřebují. Spolupráci se zákazníky v nejširším možném významu těchto slov umožňuje právě CRM (Customer Relationship Management). Proto se dnes stává klíčovým prvkem pro výkonnost podniku. Systém Soft-4-Sale Vám pro tyto případy nabízí pestrou škálu nástrojů, které Vám pomohou v maximální možné míře využít cenných informací získaných od Vašich zákazníků pro jejich uspokojení a v konečném výsledku růst Vaší firmy. Charakteristické vlastnosti: ■■ Aktivní přístup ke každému zákazníkovi ■■ Podrobná historie všech zákazníků a jejich jednání ■■ Segmentace podle mnoha kritérií ■■ Množství užitečných nástrojů pro jejich efektivní správu PROCES KOMPLEXNÍHO ŘÍZENÍ FIRMY Dokonalý přehled o řízení celé firmy už nemusí být pouze Vašim snem. S pomocí nečekaně komplexního CRM řešení Soft-4-Sale budete mít přehled o dění na všech úrovních a pozicích Vaší firmy. Soft-4-Sale tak představuje profesionální nástroj, který Vám pomůže efektivně a přehledně řídit informační zdroje, marketingové aktivity, firemní operativu, obchod, dodávky služeb, projektové zakázky, výrobu, ekonomiku a v neposlední řadě Vám může pomoci na poli internetu (e-commerce). Všechno pohromadě potom tvoří jedno ucelené a přitom konfigurovatelné řešení, které využívá k řízení svých podnikatelských aktivit přes 530 zákazníků v České a Slovenské republice, Polsku a Maďarsku.
OBLASTI VYUŽITÍ SOFT-4-SALE
KDO JSOU UŽIVATELÉ SOFT-4-SALE OBCHOD (VELKOOBCHOD, MALOOBCHOD, INTERNETOVÉ OBCHODY) Firmy zabývající se obchodní činností co musí řešit? ■■ Informační zdroje (kontakty, produkty a ceny) ■■ Marketing (práce s příležitostí a práce s trhem) ■■ Operativní nástroje (záznamy z jednání, spisové služby, plán času, úkoly, připomínky) ■■ Obchodní příležitosti (zákazníci, logistika, dodavatelé, finance) ■■ Řízení a plánování (manažerské nástroje) ■■ Uvnitř firmy (ekonomika, personalistika) ■■ Internet (e-shop, help-desk, zákaznický portál)
VÝROBA (ZAKÁZKOVÁ, MALOSÉRIOVÁ, VELKOSÉRIOVÁ) Firmy zabývající se výrobou co musí řešit? ■■ Informační zdroje (kontakty, produkty a ceny) ■■ Marketing (práce s příležitostí a práce s trhem) ■■ Operativní nástroje (záznamy z jednání, spisové služby, plán času, úkoly, připomínky) ■■ Obchodní příležitosti (zákazníci, logistika, dodavatelé, finance) ■■ Řízení a plánování (manažerské nástroje) ■■ Výroba (kalkulace, plánování, technologické postupy, výkazy práce) ■■ Uvnitř firmy (ekonomika, personalistika) ■■ Internet (e-shop, help-desk, zákaznický portál)
SLUŽBY (SERVIS, PORADENSTVÍ, OSTATNÍ OBORY) Firmy, které dodávají služby, co musí řešit? ■■ Informační zdroje (kontakty, produkty a ceny) ■■ Marketing (práce s příležitostí a práce s trhem) ■■ Operativní nástroje (záznamy z jednání, spisové služby, plán času, úkoly, připomínky) ■■ Obchodní příležitosti (zákazníci, logistika, dodavatelé, finance) ■■ Služby (dodávané, zákaznický servis) ■■ Řízení a plánování (manažerské nástroje) ■■ Uvnitř firmy (ekonomika, personalistika) ■■ Internet (e-shop, help-desk, zákaznický portál)
Uživateli systému Soft-4-Sale mohou být zaměstnanci napříč spektrem celé firmy. Mezi typické uživatele patří:
■■
1. Manažeři a vedoucí pracovníci
4. Skladníci
Velká vypovídající schopnost dat společně s řadou nástrojů pro vyhodnocení, poskytují manažerům a vedoucím pracovníkům kvalitní podklady pro úspěšné rozhodování a plánování rozvoje firmy. ■■ relevantní informace ■■ přehled o chodu firmy ■■ podklady pro strategické rozhodování ■■ controlling a reporting ■■ kontrola finančních toků ve firmě ■■ snazší orientace v množství firemních dat
V případě práce se sklady, systém S4S kromě typických funkcí podporuje i nestandardní funkce: výrobní čísla, šarže, barvy, rozměry, zápůjčky a kooperační sklady. ■■ realizace příjemek, výdejek, převodek ■■ prodej a rezervace zboží ■■ skladové uzávěrky a inventury ■■ administrace skladů
2. Obchodníci Pro obchodníky systém S4S nabízí nástroje pro kompletní průchod obchodního případu od vystavení nabídky, přijetí objednávky, fakturace až po dodací a záruční list. Všechny obchodní doklady jsou vzájemně dokonale provázané, takže budete mít vždy aktuální přehled o stavu zakázky. Za pomoci funkcí pro automatizaci obchodních procesů S4S můžete dosáhnout výrazného omezení času stráveného administrativní činností a zbude Vám tak více času věnovat se potřebám zákazníků. ■■ tvorba nabídky a příjem poptávky ■■ realizace zakázky ■■ sledování obchodních případů ■■ vyhodnocení efektivnosti obchodních jednání a akcí 3. Marketingoví pracovníci Marketingový pracovníci jistě ocení široké spektrum nástrojů pro práci s příležitostí a práci s trhem, které Vám pomohou výrazným způsobem zvýšit úspěšnost obchodních příležitostí a zvýšit tak zisk. Samozřejmostí je dostupnost řady výběrových kritérií a možností třídění kontaktů do specifických segmentů a marketingových výběrů pro cílenější a efektivnější komunikaci. ■■ evidence a segmentace zákazníků ■■ sledování konkurence, produktů a jejich parametrů ■■ sledování, plánování a vyhodnocování kontraktů a obchodních jednání
■■
vyhledávání nových kontraktů a obchodních příležitostí péče o stávající zákazníky
5. Pracovníci v oblasti logistiky Doprava, evidence zásilek nebo evidence zařízení a servisu případně zápůjční systém 6. Techničtí pracovníci Plánování a řízení výrobní činnosti. ■■ plánování výroby ■■ plánování kapacit ■■ sledování průběhu zakázky 7. Účetní Pro účetní je v systému S4S připraven modul Ekonomika s plnou podporou zpracování podvojného účetnictví a evidencí majetku. Nebo můžete využít nabídky řady ekonomických mostů pro přenos dat do jiných externích účetních systémů. ■■ pořizování dokladů ručně nebo s pomocí předkontací ■■ evidence majetku ■■ uzávěrkové operace ■■ tisk výkazů (rozvaha, výsledovka, cash-flow) Pro všechny uživatele má systém Soft-4-Sale dostupné nástroje pro řízení firemní operativy, které Vám mohou pomoci: s efektivním plánováním času, s přehlednou evidencí zápisů z jednání, s organizací a rozdělováním práce pomocí úkolového managementu a díky připomínkové službě, už třeba na nic nezapomenete…
Moduly systému soft-4-Sale
Soft-4-Sale je systém modulový, to znamená, že jeho uživatelé mohou podle aktuální potřeby firmy skládat jednotlivé moduly a přizpůsobit systém požadavkům i specialitám provozu jejich firmy. Díky velké variabilitě a flexibilitě se ze systému Soft-4-Sale stává systém šitý na míru potřeb uživatelů.
Zboží
Kontakty
Nabídky
Sklad
Modul Zboží je určen ke správě a evidenci kompletní informační databáze produktů, které uživatel nabízí nebo dodává zákazníkům. Mezi produkty mohou být i služby a jiné neskladovatelné produkty, konstrukční celky a vlastní výrobky. Velký objem informací, které umožňuje tento modul vést o každém produktu je podstatný především pro další funkce, které tento modul a moduly na něj navazující nabízí. Mezi základní funkce modulu Zboží patří cenotvorba (i ze zahraničních cen, dealerských systém, smluvní ceny, atd.), tisky ceníků a hledání zboží pro tvorbu obchodních dokladů (nabídek, faktur, objednávek,…). V neposladní řadě sem patří bonusový systém.
Modul Kontakty slouží k evidenci obchodních kontaktů. Adresy lze zadávat nebo upravovat i z ostatních modulů během běžné práce. Firmy a osoby lze libovolně zařazovat do uživatelem definovaných kategorií, jejichž počet není limitován. Ke každé firmě lze zadat neomezený počet osob s upřesněním kontaktních údajů i osobních dat. Adresy a jména osob se zadávají pohodlně do jednoho textového pole, o strukturování údajů se stará software sám. Modul Kontakty umožňuje účelným způsobem vybírat kontakty podle libovolných kriterií a tyto výběry tisknout na adresní štítky nebo dopisní obálky libovolného formátu. Další možností je neobvykle snadná tvorba hromadné korespondence (pro tisk, fax a e-mail) přímá nebo ve spolupráci s programem Microsoft Word.
Funkce modulu Nabídky tvoří ucelený soubor funkcí zajišťující profesionální tvorbu cenových nabídek. Modul využívá všech informací o zboží a potencionálních zákaznících z modulů Kontakty a Zboží. Evidence a hodnocení nabídek a poptávek dává uživateli nástroje k zefektivnění nabídkové činnosti. Nabídky současně tvoří první krok pro aktivaci obchodního případu a práce, která je věnována tvorbě nabídky je plně využita při praktickém řízení realizovaných obchodních případů. Nástroje pro tvorbu nabídek umožňují kreativně využívat varianty, mezisoučty, nadpisy, připojené obrázky a 40 různých tiskových formátů nabídek dává dostatečnou volnost při tisku cenových nabídek.
Modul Sklad je určen pro firmy, zabývající se prodejem nakupovaných, případně i vyráběných produktů. Jeho prostřednictvím můžete evidovat všechny skladové pohyby pro příjem i výdej zboží – příjemky, výdejky, meziskladové převodky, rezervace. Součástí modulu Sklad je i množství nástrojů pro jejich administraci (přepočet stavů zásob, skladová inventura, skladový robot, přepočty stavu zásob, …), dále skladové analýzy (nepohyblivé zásoby, obrátkovost zásob, …), čtečky čárových kódů a v neposlední řadě máte k dispozici řadu tiskových výstupů, křížových tabulek a statistik pro jejich vyhodnocení.
Marketing
Operativa
Zakázky
Logistika
Modul Marketing je určen marketingovým pracovníkům. Vedle údajů o zákaznících, dodavatelích, konkurentech a údajů z prodejního oddělení je možné sledovat jednotlivé marketingové akce včetně plánování souvisejících aktivit. Samozřejmostí jsou nástroje pro práci s trhem i konkrétními příležitostmi a jejich podrobné vyhodnocování.
Modul Operativa obsahuje nástroje, které při své práci využijí všichni uživatelé systému Soft-4-Sale. Patří sem operativa osobní, procesní i firemní. Operativní nástroje systému Soft-4-Sale Vám výrazným způsobem pomohou zkrátit čas nutný pro administrativu a ušetří Vám tak čas pro Vaše zákazníky.
Zakázkový modul pokrývá celý proces realizace obchodního případu od počátečního vstupu do firmy až po závěrečné vyhodnocení. Zakázkový modul vytváří všechny typy dokladů nutné pro komunikaci s odběrateli i dodavateli. Mezi těmito doklady můžete počítat s potvrzením objednávky odběrateli, vystavením objednávky na dodavatele, s evidencí přijatých faktur i s vystavením faktur včetně zálohových, s rychlou tvorbou dodacích a záručních listů. Systém obsahuje možnost pracovat u všech dokladů se zahraniční měnou. Tvorba jednotlivých dokladů je velmi rychlá a snadná, systém při generování nových dokladů využívá logickou provázanost informací doprovázející obchodní případ. Součástí každé oblasti je i statistika a další metody hodnocení prodeje.
Modul Logistika obsahuje nástroje pro plánování vlastní dopravy (rozvoz zboží k zákazníkům), dále je zde evidence výrobních číslel a jejich kompletní historie.
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
Název a neomezený detailní popis zboží Katalogová čísla zboží dodavatelů Nákupní a prodejní ceny Tisky ceníků v různých formátech včetně exportu do aplikace Excel Dealerský systém, neomezený počet dealerských skupin Systém smluvních cen Množstevní ceny Hromadné přepočty, přecenění, náhrady Přenos údajů do dokladů Textové atributy Obchodní analýzy prodeje konkrétního zboží Statistiky struktury zboží Možnost připojení objektů Rozklad konstrukčních celků na díly Bonusový systém
spisová služba hromadné dopisy požadavky reference dotazníky řízení velkých obchodních příležitostí marketingové manipulace marketingové výběry
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
Evidence a správa firem, osob, vztahů Přehledy Tiskové výstupy Křížové tabulky Statistiky Analýzy
Záznamy z jednání Záznamy spisové služby E-maily Plán času Úkolový management Připomínková služba Procesní panely Porady Vnitrofiremní dialogy Kniha jízd
■■ ■■ ■■ ■■ ■■
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
Vytváření a evidence nabídek Vytváření a evidence poptávek Tiskové výstupy Nástroje pro jejich vyhodnocení Definovatelné číselníky
Projektové zakázky Smlouvy Přijaté a vystavené objednávky Fakturace Banky a platby Dodací listy Interní doklady Zápočty Pomocné nástroje (statistiky, přehledy, tiskové výstupy, konfigurace)
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
Evidence skladových pohybů (příjmy, výdeje, převody) Čtečky čárových kódů Prodej přes pokladnu Rezervace Nástroje pro administraci skladů Nástroje pro skladové analýzy Pokladna Statistiky, křížové tabulky, přehledy, tiskové výstupy
Reklamace Záruční listy Doprava Evidence zásilek Zápůjčky Kniha zařízení a servis
MODULOVÝ POHLED MODULY A FUNKCIONALITA SOFT-4-SALE
Ekonomika
Projekty
Číselníky
Konfigurace
Modul Ekonomika je určen pro vedení účetní agendy firmy. V současné době podporuje pouze účtování podle tuzemské legislativy. Jeho prostřednictvím můžete sledovat stav účtů, řešit vzájemné zápočty a všechny druhy časového rozlišení, uzávěrky a všechny ostatní činnosti spojené s účetní agendou. Díky možnostem bohatého analytického členění účetních dokladů (pomocí analytických účtů, středisek, oborů činnosti) je možné mít dokonalý přehled o finančním obrazu firmy. K dispozici jsou rovněž standardní sestavy jako Rozvaha, Výsledovka a Předvaha.
Modul Projekty je určen k řízení složitých zakázek, které mají složitou časovou i nákladovou strukturu. Modul projektů umožňuje rozsáhlou evidenci vnitřní i finanční struktury rozsáhlých zakázek a dále rozšiřuje klasickou dokladovou evidenci v rámci jednoho obchodního případu o další možnosti:
V modulu Číselníky jsou ukryty jednoduché tabulky, které slouží ke zjednodušení práce se systémem Soft-4-Sale. Po naplnění tabulek se jejich obsah nabízí v roletových menu jednotlivých karet.
Modul Konfigurace sdružuje všechny konfigurační příkazy k celému systému Soft-4-Sale. Dále konfigurace kopíruje jednotlivé moduly systému, tzn., že existuje sekce konfigurace pro kontakty, zboží, marketing, atd. Mezi příkazy konfigurace najdete příkazy, které umí nastavovat povinné údaje jednotlivých karet, najdete zde volby tiskových formulářů a číselníky spojené s daným modulem.
Výroba
Strategie
Replikace
Standard a Systém
Modul Výroby je vhodný pro řízení opakované sériové i kusové zakázkové výroby a umožňuje také snadno kombinovat oba zmíněné způsoby výroby. Pořizování popisu výroby se provádí v rozsahu a podrobnostech, které si stanoví sám uživatel. Následně lze tato data využít pro kalkulace, vytváření výrobních příkazů, plánování výroby a kooperací, řízení dodávek vstupních materiálů, operativní sledování výroby, vyhodnocování zakázek a evidence výkonných pracovníků.
Modul Strategie je určen k řízení manažerské oblasti. Základem manažerské oblasti je plánování cash-flow (plánování finančního toku firmou). Ke všem fakturám (vystaveným i přijatým) a ke všem klientům (odběratelům a dodavatelům) přidává informaci o skutečně očekávaném termínu platby a procentuálním vyjádření pravděpodobnosti této platby. Současně tento modul obsahuje nástroje na plánování pravidelných i nepravidelných příjmů a výdajů. Z těchto dvou informačních bází lze následně sestavit reálný plán finančního toku Vaší firmy.
Modul Replikace řeší situaci, kdy systém Soft-4-Sale je nainstalován na několika různých lokalitách, které mezi sebou nejsou propojeny on-line. Pod takto vzdálenou lokalitou si můžeme představit notebook obchodníka, který je na cestách, ale můžeme si také představit i počítačovou síť v pobočce vzdálené od centra několik desítek nebo stovek kilometrů. V případě, že takto členitá organizace využívá systému Soft-4-Sale, objevuje se potřeba vyrovnávat stavy informací mezi jednotlivými databázemi tak, aby uživatelé s jednodenním nebo týdenním intervalem dostávali do systému všechny informace, které byly na všech pobočkách zadávány. Tzn., aby se záznamy z jednání, které vyplní obchodník na cestách, dostaly do systému a aby se nové faktury a nové nabídky, které byly vytvořeny na vzdálené pobočce, dostaly do centra. Tento problém výměny informací, odborně nazývaný replikace dat, je vyřešen v modulu replikací a spočívá na postupném definování parametrů přehrávání informací.
Modul Standard v sobě zahrnuje funkce pro importy a exporty dat a dále případné uživatelské nastavení systému Modul Systém je určen administrátorům a pokrývá veškeré funkce související s nastavením a provozem systému Soft-4-Sale. Od přidělení přístupových práv jednotlivým uživatelům, upgradu, nastavení automatických akcí, správu systému až po informace o aplikaci Soft-4-Sale.
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
podvojené účtování evidence majetku uzávěrkové operace saldo výkazy DPH žurnály
Výrobní kalkulace Kusovníky Technologické postupy Plánování výroby Odvádění výroby Výkazy práce
■■ rozdělení zakázky na časové etapy ■■ v rámci jedné časové etapy je možné rozdělit projekt do jednotlivých procesních kroků ■■ v projektu je možné sledovat plánované náklady vůči skutečným nákladům ve struktuře druhové, tzn., že je možné sledovat nákladové plány rozdělené podle druhu nákladu na náklady na subdodávky, náklady na zboží, náklady na práci a náklady na práci strojů ■■ v projektu je možné evidovat technologickou strukturu zakázky a je možné tuto technologickou strukturu přímo zadávat ■■ v projektu je možné evidovat a zadávat historické události v rámci jedné zakázky
■■ ■■ ■■ ■■
Procesní panely Obchodní plány a analýzy Cash-Flow Platební morálka
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
Čísleníky ke zboží a kontaktům Obchodníci Zaměstanci Hlavičky tiskových dokumentů Číselné řady obchodních dokladů Pomocné texty Dynamické texty
E-řešení – Soft-4-Sale na internetu
SYSTÉMOVÉ INFORMACE E-řešení je společným název pro skupinu internetových nadstaveb. V systému Soft-4-Sale poskytují podporu e-řešením, která Vám pomohou s prodejem a propagací zboží a služeb na internetu. Systém dokáže naplnit internetový obchod daty, udržuje jej aktuální a zpětně zpracuje objednávky na e-shopu zadané. Help-desk slouží k rychlému a efektivnímu řešení servisních požadavků od zákazníků a portál vytvoří online evidenci obchodních dokladů pro kteréhokoliv Vašeho odběratele i dodavatele. E-řešení nad systémem Soft-4-Sale využijete jak při obchodování s velkými dodavateli a odběrateli (B2B), tak i při obchodování s malými koncovými zákazníky (B2C).
Hardwarové požadavky Minimální konfigurace stanice PC Pentium II 500 Mhz, 512 MB RAM, min. 1 GB volných na HDD, myš, rozlišení 1024x768
Operační systém PC: MS Windows XP, MS Windows Vista, Windows 7 32bit/64bit
E-SHOP Obchodování pomocí Internetu je moderní způsob, jak nabízet a prodávat své výrobky nebo služby. Internetový obchod (e-shop) systému Soft-4-Sale představuje pro Vaši firmu způsob, jak své produkty prodávat koncovým zákazníkům i dealerům za minimálními náklady. V současné době se jedná o jednu z nejrychleji se rozvíjejících distribučních cest produktů ke koncovým zákazníkům. MTJ Servis Vám nabízí zřízení a dodání internetového obchodu (e-shopu) namíru Vašim požadavkům a s propojením na databázi informačního systému Soft-4-Sale. Spojení těchto dvou řešení Vám pomůže dostat Vaše produkty blíže k Vašim potenciálním zákazníkům a získat tak konkurenční výhodu.
SERVER: MS Windows 2003,2005,2008 Server
Tiskárny Pro grafický tisk – libovolná tiskárna kompatibilní s MS Windows Pro znakový tisk – libovolná jehličková, inkoustová nebo laserová tiskárna s vlastní pamětí, podporou DOS tisku a českou znakovou sadou (LAT/KAM). Minimální konfigurace se může v průběhu distribuce produktu vzhledem k rychlému vývoji technologií změnit. Aktuální informace naleznete na www.mtj.cz.
E-HELPDESK
TECHNOLOGIE A PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA
HelpDesk představuje aktivní nástroj pro řešení zákaznických požadavků, problémů, dotazů, atd. Vazba na modul HelpDesk je první aktivní částí Soft-4-Web. Aktivní znamená, že uživatelé, kteří se přihlásí na portál Soft-4-Web mohou své požadavky zadávat přímo na internetu. Vznik požadavků HelpDesku je tedy možný jak v lokálním systému Soft-4-Sale, tak v internetovém Soft-4-Web a obě části spolu data synchronizují.
Soft-4-Sale je vyvíjen v prostředí Microsoft Access a využívá technologií Microsoft SQL Server. Ta mimo jiné umožňuje optimalizovat zakázky i pro velké zákazníky. Součástí systému je podpora vzdálených pracovišť a přístup k systému prostřednictvím internetu. Soft-4-Sale je otevřený k externím technologiím. Je například schopen využívat webových služeb a je připraven pro prezentaci informací na internetové portály.
Modul HelpDesk umožňuje uživateli zadat požadavek přes webový formulář na Vašich www-stránkách nebo pomocí e-mailu. Vaši pracovníci podpory poté zpracovávají požadavky v prostředí systému Soft-4-Sale. Zákazník je o stavu řešení informován e-mailem pomocí tzv. automatických notifikací a dále komunikuje s řešitelem pomocí webového rozhraní, kde má k dispozici kompletní historii požadavku. Tímto způsobem dochází k výraznému snížení souvisejících nákladů a ke zrychlení a zpřehlednění celého procesu servisu pro zákazníky. E-PORTÁL E-portál je aplikací, která Vám může výrazně pomoci s online evidenci přehledu dokladů zakázek vzniklých při obchodování s obchodními partnery, klienty, dealery, koncovými zákazníky. Každý ze zaregistrovaných zákazníků má možnost přístupu k online databázi přehledů dokladů realizovaných nebo rozpracovaných zakázek, prohlédnout a zkontrolovat obsah zakázky případně zjistit v jakém stavu se zakázka nachází. E-KATALOG Další internetovou nadstavbou nad systémem Soft-4-Sale je E-Katalog. Aplikace E-Katalog představuje nástroj, který Vám umožní prezentovat vlastní produkty s podrobným popisem a návazností na Vaši existující databázi v systému Soft-4-Sale. Díky nástroji E-Katalog budou mít Vaši odběratelé vždy aktuální přehled o stávající nabídce zboží a služeb online na internetu.
Nástroje Soft-4-Sale pro správce systému umožní nastavit ochranu a dostupnost informací každému uživateli individuálně podle mnoha úhlů pohledu.
PŘEHLED POSKYTOVANÝCH SLUŽEB Kromě prvotního zaškolení obsluhy má Soft-4-Sale samozřejmě zabudovanou intuitivní nápovědu. Případné problémy lze rovněž řešit prostřednictvím telefonické či emailové hotline. Na internetových stránkách věnovaných systému funguje aktivní help-desk, kde je možné zadávat požadavky, návrhy a typy na řešení případných problémů. V rámci programu servisní podpory typu Gold nabízíme audit systému Soft-4-Sale ve Vaší firmě.
reference systému SOFT-4-SALE
Dodavatelé gastro a chladírenské techniky
Výrobní organizace
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
CESK a.s. ČUDA – velkokuchyně, s.r.o. GAMA HOLDING Praha a.s. GAST - Pro s.r.o. GASTMA s.r.o. GASTRO MACH - Jeseník, s.r.o. InterGast a.s. MONTYCON gastro, s.r.o.
Nábytek, vybavení interiéru ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
Autronic s.r.o. LINSTRAM, spol. s r.o. MIELE CENTER STOPKA s.r.o. SUMA Interior s.r.o. Top Office spol. s r.o.
Klimatizace, vzduchotechnika ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
AZ Klima s.r.o. BM Klima s.r.o. COOL spol. s r.o. Garija Trade s.r.o. OK-Puls s.r.o. Progresklima CZ s.r.o.
Informační technologie ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
AEC NOVÁK s.r.o. Computer MCL Brno, s.r.o. ELZY s.r.o. ESKON a.s. HSI spol. s r.o. UNISMINI - služby, spol. s r.o. UPS Technology, spol. s r.o.
Aluminium Group, a.s. KRUŽÍK s.r.o. LABARA Laser - Tech s.r.o. LASER CENTRUM CZ, s.r.o. Rudol Koller spol. s r.o. TechnoBank s.r.o.
Stroje, stavební zařízení a technologické prvky ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
AEROTERM, a.s. DISA v.o.s. ENVItech Bohemia s r.o. KKH, spol. s r.o. Martia a.s. POKORNÝ spol. s.r.o. PRONIX s.r.o. QT Technik spol. s r.o. TgS s.r.o.
Obchdoní organizace ■■ ■■ ■■ ■■ ■■
CAIS s.r.o. DN Formed s.r.o. JELL, s.r.o. JS Partner s.r.o. PETERSON TECHNIK, s.r.o.
Marketingová oddělení velkých firem ■■ ■■ ■■ ■■
ABB ELSYNN, a.s. Aral Lubricants CR, s.r.o. BP ČR, s.r.o. ROBERT BOSCH
Kontakt:
Autorizovaní partneři:
MTJ Service, s.r.o. Žilkova 44 621 00 Brno tel.: +420 545 576 759 fax: +420 545 241 174
[email protected] www.mtj.cz
csTeam, Praha SoneTECH, s.r.o., Zlín
