MyDPD Pro De handleiding voor je online programma Snel van start
Inhoudsopgave 1.
Welkom bij MyDPD Pro
3
2.
Aan de slag met MyDPD Pro
4
2.1. Startpagina 2.2. MyDPD Pro-profiel 2.2.1. Wachtwoordinstellingen 2.2.2. Opties 2.2.3. Aanvullende instellingen voor proactieve meldingen
4 6 6 6 7
De applicaties nader toegelicht
8
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.8.
8 9 13 15 18 20 21 23 24
MC/201511/KB
3.
Adresboek E-Shipping Afhalen Collection request Orderoverzicht Openstaande orders Gegevensoverdracht Retourpakketlabels Infocenter
2
1. Welkom bij MyDPD Pro Welkom bij MyDPD Pro – je online verzendportal van DPD Pakketservice. MyDPD Pro is een zeer modern online platform met op maat gemaakte diensten, nuttige tools en extra functies voor het online verzenden van pakketten met DPD. Via de informatie op de volgende pagina's kun je alle praktische mogelijkheden, functies en kenmerken van MyDPD Pro snel eigen maken. Dankzij deze MyDPD Pro-handleiding leer je snel en eenvoudig hoe je dit interactieve programma optimaal kunt gebruiken en krijg je meteen duidelijke antwoorden op je vragen. Alle informatie is bovendien in één oogopslag beschikbaar. Dit allemaal op basis van het principe: eenvoudig, efficiënt en flexibel - MyDPD Pro.
MC/201511/KB
Wij wensen je een prettig en productief gebruik van MyDPD Pro!
3
2. Aan de slag met MyDPD Pro Eén locatie voor alle online diensten: dat is wat MyDPD Pro je te bieden heeft. Je vindt hier namelijk alle online diensten van DPD 'onder één dak'. Zo heb je snel en eenvoudig toegang tot de functies die voor jou belangrijk zijn.
2.1. Startpagina De menubalk fungeert als centraal navigatiemechanisme. Daarnaast tref je op de startpagina een overzicht van alle geactiveerde applicaties aan:
Alle functies van de applicaties zijn toegankelijk via het betreffende icoontje.
MC/201511/KB
Je kunt een toepassing ook via de menubalk opstarten.
4
Zoekfunctie In alle applicaties is een zoekfunctie beschikbaar op basis van het pakketnummer of referentienummer. De lijst met resultaten komt overeen met de resultaten in de verschillende onderdelen (o.a. EShipping en Collection request) in MyDPD Pro.
Helpsectie Met één muisklik krijg je in de helpsectie snel en eenvoudig toegang tot de belangrijkste helponderwerpen, documentatie, nieuwe kenmerken en nog veel meer nuttige hulpmiddelen.
MC/201511/KB
Andere opties in één oogopslag Tracking: zoeken op pakketnummer of op referentienummer. Taalkeuze: standaard staat de taalkeuze op Nederlands. Deze kan gewijzigd worden naar Engels. Afmelden: je meldt je af door rechtsboven op ‘Afmelden’ te klikken (dit kan op ieder moment).
5
2.2. MyDPD Pro-profiel Indien je veranderingen aan wilt brengen of je wachtwoord wilt wijzigen, kun je je gegevens heel eenvoudig bekijken via het icoontje of via de menubalk. Hier kun je je eigen instellingen voor je account invoeren of aanpassen.
2.2.1. Wachtwoordinstellingen Onder ‘Wachtwoord instellingen’ kun je je persoonlijke wachtwoord wijzigen. Je hoeft alleen maar je huidige wachtwoord in te voeren, gevolgd door het nieuwe wachtwoord. Ter bevestiging dien je dat nieuwe wachtwoord daarna nog een keer in te voeren. Je activeert het nieuwe wachtwoord door op ‘Bewaren’ te klikken. De volgende keer dat je inlogt, kun je gebruik maken van dat nieuwe wachtwoord.
2.2.2. Opties Herinnering openstaande orders Wanneer deze checkbox is aangevinkt krijg je bij het afmelden een herinnering over je nog niet verwerkte openstaande opdrachten. Je komt in het ‘Openstaande order’ overzicht waarin je direct de opdrachten kunt bewerken. Wil je afmelden zonder je openstaande opdrachten te verwerken dan kun je doorgaan zonder de opdrachten te bewerken. Bevestig je optie door op ‘Bewaren’ te klikken. De volgende keer dat je inlogt in MyDPD Pro is deze optie dan geactiveerd.
MC/201511/KB
Tracking e-mail in E-Shipping Wanneer deze checkbox is aangevinkt staat bij E-Shipping standaard ‘Tracking e-mail’ aangevinkt. De ontvanger krijgt per e-mail een bevestiging van de tracking-link zodat de status van het pakket gevolgd kan worden. Voorwaarde is dat het e-mailadres bij het ontvangstadres ingevuld is. Heb je geen e-mailadres of wil je geen e-mail verzenden dan kun je tijdens het aanmaken van een E-Shipping opdracht het vinkje uitzetten. Bevestig je optie door op ‘Bewaren’ te klikken. De volgende keer dat je inlogt in MyDPD Pro is deze optie dan geactiveerd.
6
Standaard telefoonnummer op pakketlabel afdrukken Wanneer deze checkbox is aangevinkt wordt het telefoonnummer van de ontvanger standaard op het pakketlabel afgedrukt. Bevestig je optie door op ‘Bewaren’ te klikken. De volgende keer dat je inlogt in MyDPD Pro is deze optie dan geactiveerd.
2.2.3. Aanvullende instellingen voor proactieve meldingen Via deze functie kan per e-mail informatie worden verstrekt over proactieve meldingen die nog niet zijn verwerkt. Er kunnen maximaal 10 e-mailadressen worden ingevoerd. Daarnaast kunnen er 4 tijdstippen worden ingevoerd (tussen 07.00 en 18.30 uur) waarop de meldingen kunnen worden verstuurd. De e-mails worden van maandag tot en met vrijdag verstuurd op de door jou aangegeven tijdstippen.
MC/201511/KB
Wens je geen meldingen meer te ontvangen dan kun je de ingevoerde gegevens wissen door op ‘Emailberichtinstelling verwijderen’ te klikken.
7
3. De applicaties nader toegelicht Onze diensten en applicaties zijn met een paar klikken zowel via de startpagina als via de navigatietools toegankelijk.
3.1. Adresboek Met het adresboek heb je al je adressen bij de hand. Het adresboek kun je voor iedere opdracht in MyDPD Pro gebruiken. Open het adresboek via de menubalk of via de icoontjes.
In het adresboek kunnen alle adressen van ontvangers en geadresseerden opgeslagen en beheerd worden. Functies: 1. Totaal aantal adressen 2. Zoeken via het adresboek 3. Nieuw adres invoeren 4. Importeren / exporteren 1. Totaal aantal addressen Het totaal aantal adressen in het adresboek is direct zichtbaar. 2. Zoeken via het adresboek Zoeken op: Via ‘zoeken op’ kun je met het dropdown menu zoeken via verschillende mogelijkheden. Voer bijvoorbeeld de volledige naam in en de gegevens worden getoond. Uitgebreid (geavanceerd) zoeken: Via de pop-up bij ‘uitgebreid zoeken’ kun je verschillende zoekcriteria combineren.
3. Nieuw adres invoeren Met een klik op de button ‘nieuw adres’ wordt een inputvenster geopend om de adresgegevens in te voeren. De verplichte velden zijn gemarkeerd met een asterisk *. Via de optie ‘Adrestype*’ kun je aangeven in welke adresselecties de adressen opgenomen moeten worden voor later gebruik (bijv. uitsluitend om de ontvanger te registreren of als factuuradres). Voltooi het invoeren van een nieuw adres door op ‘adres aanmaken’ te klikken.
MC/201511/KB
4. Importeren / exporteren In dit gedeelte kun je bestaande adresgegevens als een .csv-bestand importeren via ‘Adressen importeren’. De inhoud van het adresboek kan ook als .txt-bestand geexporteerd worden via ‘Adressen exporteren’.
8
3.2. E-Shipping Niemand wil meer tijd dan nodig is besteden aan pakketverwerking. Daarom is het onderdeel E-Shipping van MyDPD Pro zodanig van opzet dat alle gewenste acties snel en eenvoudig geregeld kunnen worden. Zoals bijvoorbeeld Express- of COD-zendingen.
Met de applicatie E-Shipping staan alle verzendmogelijkheden tot je beschikking. Zo kunnen pakketlabels (ook voor retourzendingen), C.O.D.- en Express-zendingen worden gegenereerd en wordt alle noodzakelijke informatie verzonden. Stappenplan: 1. Geadresseerde 2. Productselectie 3. Verzendgegevens 4. Overzicht 1. Geadresseerde Selecteer bij het ‘Adres ontvanger’-gedeelte het gewenste adres van de afzender (klantadres of eigen adres). Voer bij ‘Adres geadresseerde’ het adres van de ontvanger in. Het adresboek kan gebruikt worden indien het adres hierin aangemaakt is.
MC/201511/KB
2. Productselectie Selecteer het gewenste product en een gewenste afhaaloptie.
9
3. Verzendgegevens Voer de benodigde verzendgegevens in, deze zijn afhankelijk van het gekozen product.
MC/201511/KB
4. Overzicht De ingevoerde gegevens kunnen tot slot in een samenvatting worden gecontroleerd. Na de controle kan de opdracht opgeslagen worden om vervolgens een nieuwe opdracht te beginnen. Klik hiervoor op ‘Invoer opslaan / nieuwe invoer’. Wil je direct de opdracht aan DPD kenbaar maken, klik dan op ‘Invoer verzenden’. Vervolgens wordt DPD geïnformeerd op basis van de gewenste afhaaloptie.
10
Kies je voor ‘Invoer verzenden’ dan heb je de mogelijkheid om de pakketlabels en een opdrachtbevestiging af te drukken. Kies je voor ‘Invoer opslaan / nieuwe invoer’ dan krijg je deze mogelijkheid op een later moment.
MC/201511/KB
Voorbeeld van een afgedrukt pakketlabel:
11
MC/201511/KB
Nadat het pakketlabel afgedrukt is, is het plaatsen van de opdracht voltooid!
12
3.3. Afhalen Haal eenvoudig je pakketten af met MyDPD Pro. Nadat je online de adresgegevens en het aantal pakketten ingevoerd hebt wordt DPD geïnformeerd en wordt het pakket afgehaald op de aangegeven locatie en afgeleverd op het gewenste adres.
Afhalen is de applicatie voor het plaatsen van afhaalopdrachten. Stappenplan: 1. Adresgegevens 2. Afhaaldatum 3. Aantal pakketten 4. Opmerking toevoegen 5. Bevestiging per e-mail 6. Doorgaan 7. Orderoverzicht 1. Adresgegevens Selecteer het adres (klantadres of eigen adres) waar het pakket afgehaald mag worden. 2. Afhaaldatum Voer de gewenste afhaaldatum in. 3. Aantal pakketten Voer het aantal pakketten voor de afhaling in. 4. Opmerking toevoegen Voeg, indien gewenst, een opmerking toe. 5. Bevestiging per e-mail Vink ‘bevestiging per e-mail’ aan om een bevestigingsmail naar het opgegeven e-mailadres te verzenden.
MC/201511/KB
6. Doorgaan Klik op ‘Doorgaan’ om naar het overzicht te gaan.
13
MC/201511/KB
7. Orderoverzicht Na de controle van de ingevoerde gegevens kunnen deze bevestigd worden door op ‘Verstuur invoer en plaats een afhaalopdracht’ te klikken. De gegevens worden middels deze bevestiging naar DPD verzonden. Er hoeft geen gegevensoverdracht meer uitgevoerd te worden.
14
3.4. Collection request Bij Collection requests haalt DPD het pakket bij je klant af en bezorgt het bij jou of op een door jou aangegeven adres. Met MyDPD Pro kun je zelf bepalen wanneer de afhaling plaats moet vinden: tijdens de normale afhaalroute, op dezelfde dag of op de volgende werkdag.
Via een Collection request kun je retourzendingen online invoeren en verwerken. Stappenplan: 1. Adresgegevens verzender 2. Adresgegevens afhaallocatie 3. Adresgegevens ontvanger 4. Aanvullende informatie 5. Afhaaldatum 6. Aantal pakketten 7. Doorgaan 8. Orderoverzicht 1. Adresgegevens verzender Selecteer de adres gegevens van de verzender (klantadres of eigen adres).
MC/201511/KB
2. Adresgegevens afhaallocatie Selecteer het adres van de afhaal locatie uit het adresboek of voer het handmatig in.
15
3. Adresgegevens ontvanger Selecteer het adres van de ontvanger uit het adresboek of voer het handmatig in.
4. Aanvullende informatie Voer, indien gewenst, aanvullende informatie in zoals inforegel 1, 2 of het referentienummer. Of kies voor een interactieve Collection request. 5. Afhaaldatum Voer de gewenste afhaaldatum in. Worden de gegevens voor 16:00 uur aan DPD overgedragen dan wordt de opdracht waarschijnlijk de volgende werkdag (geen zaterdag) uitgevoerd. 6. Aantal pakketten Voeg, indien van toepassing, extra pakketten toe.
7. Doorgaan Klik op ‘Doorgaan’ om naar het overzicht te gaan.
MC/201511/KB
8. Orderoverzicht Na de controle van de ingevoerde gegevens kunnen deze bevestigd worden door op ‘Invoer opslaan / nieuwe invoer’ te klikken. Er wordt direct een nieuwe Collection request-opdracht geopend. De opgeslagen opdracht kan bewerkt worden via het orderoverzicht. Bevestig je na de controle de gegevens via ‘Invoer overbrengen’ dan worden de gegevens doorgestuurd naar DPD. De opdracht is volledig afgerond en kan niet meer bewerkt worden.
16
MC/201511/KB
17
3.5. Orderoverzicht Voor een snelle verwerking van online opdrachten is het belangrijk dat alle informatie in één oogopslag beschikbaar is. In MyDPD Pro is dat mogelijk dankzij het orderoverzicht. Dit overzicht fungeert als een soort winkelmandje waarmee afzonderlijke opdrachten geselecteerd en afgerond kunnen worden. Hierdoor is er altijd een duidelijk overzicht tijdens het bewerken van je pakketten.
Het orderoverzicht toont zowel de opdrachten die geregisteerd zijn (opdracht gemaakt maar nog niet naar DPD verzonden). Als ook de opdrachten die al verzonden zijn. Daarnaast zijn er verschillende andere functies beschikbaar. Stappenplan: 1. Zoeken 2. Opdracht 3. Oude orders 4. Verzendpapieren genereren 5. Geschiedenis verzendpapieren 1. Zoeken: Via het orderoverzicht kan er bij de zoekresultaten een zoekfunctie ingevoerd worden. Zoeken op: Via ‘zoeken op’ kun je met het dropdown menu zoeken via verschillende mogelijkheden. Voer bijvoorbeeld de volledige naam in en de gegevens worden getoond. Uitgebreid (geavanceerd) zoeken: Via de pop-up bij ‘geavanceerd zoeken’ kun je verschillende zoekcriteria combineren. 2. Opdracht: Bij de opdracht kunnen er verschillende acties ondernomen worden. Uitgebreid overzicht Via de rode pijl aan het einde van de opdrachtregel kan er een uitgebreid overzicht van de opdracht geopend worden. Overige acties De opdrachten die verzonden zijn kunnen verwijderd worden. De geregisteerde opdrachten kunnen naar DPD verzonden worden. 3. Oude orders: Oude opdrachten uit de DELIS Online-applicatie zijn toegankelijk via de button orders’.
‘Oude
MC/201511/KB
4. Verzendpapieren genereren: Er wordt een overzicht getoond van alle opdrachten waarvoor de verzendpapieren nog niet opgesteld zijn. Alleen pakketlabels afdrukken Om één of meerdere openstaande pakketlabels gezamenlijk af te drukken vink je de gewenste opdrachten aan en voer je de optie ‘alleen pakketlabels afdrukken’ uit. Status filter Filter met behulp van de ‘status filter’ alle nog openstaande opdrachten uit het totale overzicht. Alle verzendpapieren genereren
18
Via ‘alle verzendpapieren genereren’ kun je met één druk op de knop alle nog te verzenden opdrachten in het totale overzicht doorzetten.
Dagafsluiting Nadat de verzendpapieren gegenereerd zijn worden een aantal documenten gegroepeerd om afgedrukt te worden. De groepering is op basis van de dagafsluiting.
MC/201511/KB
Geschiedenis verzendpapieren: De historie van de verzendpapieren geeft een overzicht van alle verzendpapieren die in de afgelopen 10 dagen zijn gecreëerd. De documenten worden gegenereerd door de dagafsluiting. Pakketlabels kunnen ook op individuele basis gegenereert worden.
19
3.6. Openstaande orders Iedereen kent de situatie waarin er nog snel een paar dingen op de computer afgerond moeten worden voordat de werkdag ten einde is. Daarbij mag het verzenden van een belangrijke pakketopdracht uiteraard niet vergeten worden. MyDPD Pro beschikt over een speciaal menu dat bedoeld is om dat te voorkomen.
MC/201511/KB
Via ‘Openstaande orders’ wordt een overzicht getoond van alle opdrachten waarvan de data nog niet naar DPD is gestuurd. Deze opdrachten zijn nog niet volledig afgerond. De producten en services die hierin getoond worden zijn E-Shipping, Collection request en Proactieve notificaties. ‘Openstaande orders’ is opgeslitst in 3 overzichten. 1. Orderoverzicht E-Shipping- en Collection request-opdrachten met de status ‘Geregisteerd’ worden hierin weergegeven. De opdrachten kunnen via de rode pijl of dropdown menu bewerkt worden. 2. Overzicht van Interactieve Collection requests Interactieve Collection request opdrachten worden hierin weergeven. De opdrachten kunnen via de rode pijl of dropdown menu bewerkt worden. Wil je naar het orderoverzicht dan kan dat via ‘Naar Orderoverzicht / Verzendpapieren genereren’. 3. Proactieve meldingen Opdrachten waar een proactieve notificatie voor gekozen is worden hierin weergeven. De opdrachten kunnen via de rode pijl of dropdown-menu bewerkt worden. Wil je naar het overzicht van de proactieve notificaties dan kan dat via ‘Naar Proactieve meldingen’.
20
3.7. Gegevensoverdracht Met slechts een paar klikken wordt snel en efficiënt data overgedragen naar DPD. De data die probleemloos overgedragen kunnen worden zijn bijvoorbeeld referentienummers, afhaalopdrachten, Collection requests of informatie betreffende C.O.D. of douane gerelateerde pakketten.
Via ‘Gegevensoverdracht’ kunnen bestanden die gemaakt zijn via gestandaardiseerde interfaces naar DPD overgedragen worden. Afhankelijk van het gekozen product of service wordt de gestandaardiseerde interface format weergegeven. Wil je een uitgebreide beschrijving van de bestandsformaten klik dan op Stappenplan: 1. Adres 2. Bestandstype 3. Bestand toevoegen 4. Bestand uploaden 1. Adres Selecteer het gewenste verzendadres
2. Bestandstype Selecteer het gewenste bestandstype of de automatische bestandstype-identificatie.
MC/201511/KB
3. Bestand toevoegen 21
Selecteer het gewenste bestand via ‘Toevoegen’.
MC/201511/KB
4. Bestand uploaden Verstuur het bestand naar DPD door op ‘Uploaden’ te klikken.
22
3.8. Retourpakketlabels Via ‘Retourpakketlabels’ kun je snel blanco pakketlabels genereren met een vooraf geselecteerd adres van de ontvanger. Nadat het pakketlabel afgedrukt is, kan het adres van de geadresseerde handmatig worden toegevoegd.
Stappenplan: 1. Adresgegevens ontvanger 2. Aantal pakketten 3. Verzenden 1. Adresgegevens ontvanger Selecteer het gewenste ontvangstadres. 2. Aantal pakketten Voer het aantal gewenste pakketlabels in.
MC/201511/KB
3. Verzenden Zodra er op ‘Verzenden’ is geklikt worden de pakketlabels als .pdf-bestanden beschikbaar of af te drukken.
23
3.8. Infocenter In de sectie ‘Algemene informatie’ staat de belangrijkste informatie in één oogopslag: Er zijn belangrijke documenten en trainingsvideo’s beschikbaar.
MC/201511/KB
.
24
DPD (Nederland) B.V. Tormentil 10, NL-5684 PK Best Telefoon +31 (0) 499 33 99 00 Website dpd.nl
