MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS. A megállapodás tárgya, célja. A megállapodás jogalapja

Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet- Szervezeti és Működési Szabályzat 1/A. számú melléklet

Munkamegosztási megállapodás

MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS Amely létrejött egyrészről Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (7621 Pécs, Bercsényi u. 3., képv.: Maruzs Erik igazgató), mint az irányító szerv által kijelölt gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv – továbbiakban Elszámolóház -, másrészről a Janus Pannonius Múzeum (7621 Pécs, Káptalan u. 5. képv.: Walterné Müller Judit igazgató) gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv (Intézmény) (továbbiakban együtt: Felek) között az alábbiak szerint:

A megállapodás tárgya, célja Az Intézmény és az Elszámolóház egymás közötti munkamegosztási és felelősségvállalási rendjének szabályozása a gazdálkodási, üzemeltetési feladatok tekintetében. Felek megállapodnak, hogy együttműködésüket a mindenkor hatályos jogszabályok (ide értve az Irányító szerv, gazdálkodásra vonatkozó jogszabályait, döntéseit, valamint szabályzatait) szerint valósítják meg, függetlenül attól, hogy az esetleges változások jelen megállapodásban átvezetésre kerülnek-e vagy sem.

A megállapodás jogalapja • • • • • • •

2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (továbbiakban Áht.), 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (továbbiakban Ávr.), PMJV Önkormányzata Közgyűlésének 45/2014. (02.27.) számú határozata, 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről, 38/2013. (IX. 19.) NGM rendelet az államháztartásban felmerülő egyes gyakoribb gazdasági események kötelező elszámolási módjáról, 36/2013. (IX. 13.) NGM rendelet az államháztartás számvitelének 2014. évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról, 68/2013. (XII. 29.) NGM rendelet a kormányzati funkciók, államháztartási szakfeladatok és szakágazatok osztályozási rendjéről.

Az együttműködés általános szempontjai 1. Az Intézmény alaptevékenységét az Irányító szerv az Alapító Okiratban határozza meg. 2. Az Intézmény feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal, vagyonnal, valamint a rendelkezésre álló forrásokkal szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen köteles gazdálkodni. 3. Az együttműködés nem érinti az Intézmény szakmai önállóságát, illetve szakmai döntési rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 4. Az Ávr. szerint az Intézmény az alapfeladatai ellátását szolgáló személyi juttatásokkal és az azokhoz kapcsolódó járulékok és egyéb közterhek előirányzataival minden esetben, egyéb 1


5.

6.

7.

8.

9.

10.


előirányzatokkal jelen munkamegosztási megállapodásban foglaltaktól függően rendelkezik. Az Intézmény a saját költségvetésében meghatározott előirányzatok felhasználásáért az Ávr. és az Önkormányzat Költségvetési rendeletének, illetve egyéb szabályozóinak előírásai szerint felel, ezen felül köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa az Elszámolóház költségvetésében részére elkülönített előirányzatok gazdaságos, hatékony és takarékos felhasználását. Az Elszámolóház biztosítja az interaktív és kölcsönös adatszolgáltatást mind az Intézmény, mind az Irányító szerv számára. Az Intézmény köteles a nála rendelkezésre álló adatokat, információkat biztosítani, melyek valóságtartalmáért felelősséggel tartozik. Az Elszámolóház ellátja a jogszabályokban a „gazdasági szervezet” részére meghatározott feladatokat, így feladatai elsősorban a pénzügyi-számviteli feladatok biztosítása (mint előirányzat-gazdálkodás, kötelezettségvállalások és előirányzatok nyilvántartása, likviditásmenedzselés, könyvvezetés, adatszolgáltatás, pénzügy, számviteli rend betartatása, pénzügyi ellenjegyzés, kifizetések teljesítése, munkaügyi feladatok, belső ellenőrzés, a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok). Továbbá ellátja a működtetéshez kapcsolódó karbantartási feladatokat, valamint biztosítja a közétkeztetési feladatokat az Irányító szerv döntései alapján. Elszámolóház a költségvetéséből az Intézményt érintő beruházást, felújítást nem végezhet. Az Elszámolóház az előirányzatokkal való gazdálkodás során ellátja a nyilvántartási, fedezetvizsgálati, ellenőrzési szerepet, melyet követően teljesíti a kifizetéseket. Az Elszámolóház a likviditásmenedzselés, finanszírozási feladatok kereteiben ellátja a finanszírozási igények felmérését, ellenőrzését, a finanszírozás biztosítását az Irányító szerv döntései alapján. Az adatszolgáltatások tekintetében az Elszámolóház köteles a feladatellátás szempontjából indokolt, reális határidőket meghatározni. Az Intézmény köteles a jogszabály által meghatározott, illetve az Irányító szerv által előírt feladatokhoz kapcsolódó adatszolgáltatások esetében az előírt határidőket betartani. Minden más feladat esetében a Felek a meghatározott határidők betartására törekednek. A Felek törekednek arra, hogy a megüresedő álláshelyeiket ne egymás munkavállalóival töltsék fel.

Az együttműködés területei I. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

Gazdálkodás Tervezés Pénzkezelés, pénzellátás Előirányzat felhasználás, módosítás Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés Munkaügyi feladatok Közbeszerzés Kintlévőségek kezelése Jogi feladatok

II. 1) 2) 3) 4) 5)

Számviteli feladatok Szabályozás, szabályzatkészítés Könyvvezetés Beszámolás Analitikus nyilvántartás Leltározás, selejtezés 2



III. Adatszolgáltatás 1) Információáramlás 2) Adóbevallások 3) Bizonylatok megőrzése, betekintés IV.

Közétkeztetési feladatok

V.

Belső ellenőrzés

VI.

Karbantartás

VII.

Munkavédelem, tűzvédelem

VIII.

Mobiltelefonok, mobilinternet

I.

Gazdálkodás

1) Tervezés Az Elszámolóház feladatai A Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával egyeztet a költségvetési tervező munka szakaszaival, határidővel kapcsolatban. Meghatározza a költségvetési tervező munkához az Intézménytől szükséges adatszolgáltatások tartalmi, formai követelményeit és határidőket. Értesítést küld az Intézmény részére a költségvetési tervező munka szakaszairól és az előző pontban meghatározott feltételekről. Az Intézmény vezetőjével, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával folyamatosan egyeztetve közreműködik az intézményi szintű költségvetési tervezési munkafolyamatokban. Teljesíti adatszolgáltatási kötelezettségét a költségvetési koncepcióhoz a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya felé. Az Intézmény részére információt szolgáltat, segítséget nyújt a költségvetési rendelettervezet jegyzővel történő egyeztetéséhez. Előkészíti a tárgyalást a jegyző és az Intézményvezető között a költségvetési egyeztetéshez, a rendelkezésére álló információkat ehhez rendelkezésre bocsátja. Az Intézménnyel együtt, a kiadott értesítéseknek megfelelően elkészíti az Intézmény költségvetési tervezetét, melyet megküld a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére. Tartalmilag és számszakilag ellenőrzi a Közgyűlés által előzőleg jóváhagyott költségvetési előirányzatok és az Intézmény által beküldött elemi költségvetés előirányzat adatai közötti egyezőséget. Az ellenőrzés kiterjed továbbá az eredeti előirányzatok nyilvántartási számla, kormányzati funkció (a továbbiakban: COFOG), kötelező és nem kötelező feladat, ügyletkódonkénti és szervezeti egység szerinti bontásának vizsgálatára is. 3



Az elemi költségvetés személyi juttatásokra és létszámadatokra vonatkozó űrlapjait megküldi az Intézmény részére. Az Irányító szerv által a költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatokkal egyeztetett, az Intézmény által benyújtott elemi költségvetés és szöveges értékelés alapján a FORRÁS SQL programban rögzíti az Intézmény részletes költségvetését. A Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott program alapján elkészíti az Intézmény elemi költségvetési dokumentációját, a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és adattartalommal. Az Elszámolóház által felülvizsgált, a költségvetési rendelettel egyező költségvetési dokumentációját eljuttatja a Magyar Államkincstár részére a rendelkezésre álló program alapján, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére, melyet a jóváhagyást követően az Intézmény részére is továbbít. A jóváhagyott éves költségvetés kiemelt előirányzatai alapján az Intézmény által készített éves előirányzat felhasználási ütemtervét bekéri és ellenőrzi, egyezteti a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával, majd nyilvántartja a jogszabályi és költségvetési rendeletben jóváhagyott feltételeknek megfelelően. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által meghatározott, egyeztetett határidőig és formában összeállítja a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatokat, és azokat megküldi az Elszámolóház részére. Teljesíti adatszolgáltatási kötelezettségét a költségvetési koncepcióhoz a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház felé a megadott határidőig. Egyezteti a költségvetési rendelettervezet Intézményt érintő részét a jegyzővel az Ávr. előírásainak megfelelően. Az Elszámolóház által kiadott értesítéseknek megfelelően elkészíti az intézményi költségvetési tervezetét, különös figyelemmel az Intézmény költségvetésben szereplő „kiemelt üzemeltetési előirányzatokra”. Közreműködik az Elszámolóház költségvetésében megtervezésre kerülő, az Intézmény működése érdekében felmerülő étkeztetéshez kapcsolódó bevételi és kiadási előirányzatok megtervezésében, az Elszámolóház által meghatározott adatszolgáltatás alapján. Kidolgozza és elkészíti az elemi költségvetés alátámasztását és szöveges indoklását, melyet megküld az Elszámolóház részére az előre meghatározott határidőre. A szöveges indoklásnak tételesen tartalmaznia kell az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. A szöveges értékelés számszaki részletezése tartalmazza az elemi költségvetés könyveléséhez szervezeti egységenkénti, COFOG-onkénti és forrásonkénti, illetőleg kötelező és nem kötelező feladatok, valamint ügyletkódok szerinti bontásban az előirányzatokat. A Közgyűlés által elfogadott költségvetési rendelet előirányzatai alapján kialakítja részelőirányzatait, az elemi költségvetési űrlapgarnitúra szerint, valamint COFOG-onkénti, szervezeti egységenkénti és kötelező, nem kötelező feladatok, valamint ügyletkódok szerinti bontásban, melyet elküld az Elszámolóház részére. Az elemi költségvetés személyi juttatásokra és létszámadatokra vonatkozó 4



űrlapjait az Elszámolóház értesítése alapján kitölti és megküldi az előírt határidőre. A költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatok alapján elkészíti előirányzat-felhasználási ütemtervét, az önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott előirányzatokkal egyezően, melyet megküld az Elszámolóház részére az előírt határidőig. A költségvetés tervezése során a jogszabályi előírásoknak, a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház által meghatározott feltételeknek megfelelően köteles eljárni.

2) Pénzkezelés, pénzellátás Az Elszámolóház feladatai Az Intézmény pénzeszközeinek forgalmát az Intézmény fizetési számláján, illetve – amennyiben pályázathoz kapcsolódó támogatási szerződés azt megköveteli – adott pályázati programokhoz kapcsolódó, illetve egyéb meghatározott célra felhasználható pénzeszközök kezelésére nyitott elkülönített számláin és devizaszámláin bonyolítja. A meghatározott célra felhasználható pénzeszközöket elkülönítetten kezeli. Az Intézmény által megküldött fizetési számla és a hozzá kapcsolódó alszámla nyitási kérelmeket felülvizsgálja, eljár a pénzforgalmi számlák megnyitása érdekében az OTP Nyrt-nél. Gondoskodik az OTP Elektra hozzáférési jogosultságok Intézményeknél történő beállíttatásáról. Évente felülvizsgálja és aktualizálja a jogosultságokat. Gondoskodik a mindenkori költségvetési rendeletben meghatározott, finanszírozást érintő feladatok végrehajtásáról. A házipénztárat működtető Intézménynél a készpénzellátást a fizetési számlája terhére kibocsátott készpénzfelvételi utalványon keresztül biztosítja, melyekről elkülönített nyilvántartást vezet. A készpénzigénylő lapon megjelölt személytől az egyeztetett időpontban átveszi és ellenőrzi az Intézmény által kitöltött és aláírt (lebélyegzett) készpénzfelvételi utalványt, hogy azon a jóváhagyott összeg szerepel, majd gondoskodik annak aláíratásáról. A belföldi és külföldi kiküldetéseket, a hozzá kapcsolódó kiadásokat az Intézmény által beküldött belföldi és külföldi kiküldetési rendelvény nyomtatvány alapján ellenőrzi, majd könyveli a FORRÁS SQL programban. Felülvizsgálja a kiküldetési rendelvényeket tartalmi és formai szempontból és az ellenőrzése során felmerült hiányosságokat pótoltatja az Intézménnyel. Utalási naponként finanszírozás keretében biztosítja az Intézmény részére a fizetési számláján szükséges fedezetet. Az Intézménytől beérkezett utalványrendeleteket, utalványrendelet összesítőket ellenőrzi, jogszerűségüket megvizsgálja, és gondoskodik a jóváhagyott összeg átutalásról. Az információk és a számlák átadását-átvételét a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak szerint biztosítja és az Intézménytől beérkezett számlákat rögzíti a FORRÁS SQL programban. Gondoskodik a szabályosan utalványozott számlák pénzügyi teljesítéséről, átutalásáról, a beérkezett számlák fizetési határidő szerinti leválogatásának megfelelően az OTP Elektra 5



rendszeren keresztül. Számlázza az étkezéshez kapcsolódó bérleti díjakat. Továbbszámlázza az Elszámolóházhoz költségvetésében telekommunikációs szolgáltatás díjának Intézményt terhelő részét.

megtervezett,

beérkezett

Biztosítja az Elszámolóház nevében beszedett térítési díjak befizetéséhez szükséges készpénzbefizetési nyomtatványt. Megbízza az Elszámolóház nevében térítési díj beszedésére jogosult személyeket, az Intézmény által írásban bejelentett változások figyelembevételével. Az Intézmény írásban jelzett igénye szerint – pénzszállító szervezeten keresztül – gondoskodik a térítési díjak elszállíttatásáról. Tájékoztatja az Intézményt az értékszállítási tevékenységre vonatkozó vállalkozási szerződés főbb pontjairól, az időpont változások esetén alkalmazandó eljárásrendről. Írásban jelzett igény esetén gondoskodik a POS terminálok telepítéséről. Gondoskodik az Intézmények finanszírozási igényének meghatározásához szükséges finanszírozási terv kialakításáról, melyet megküld az Intézmény részére a havi finanszírozási igény (heti bontásban) megtervezéséhez. Az Intézmény finanszírozási igényét (finanszírozási tervet) egyezteti a kötelezettségvállalások nyilvántartásával, ellátja a finanszírozási terv Irányító szerv által meghatározott feltételek szerinti ellenőrzését is, a felülvizsgált és az Irányító szerv döntéseinek is megfelelő összesített finanszírozási igényt jóváhagyás céljából továbbítja a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának vezetője részére. A Kiskincstári rendszer feltételei szerint havi és heti bontásban kiszámítja a finanszírozási igényt, melyet jelez a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának vezetője részére. Kapcsolatot tart és folyamatosan egyeztet a Kiskincstári rendszer működésével kapcsolatban a számlavezető pénzintézettel és a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával. Az Elszámolóház minden hét utolsó munkanapján a következő heti finanszírozási tervet felülvizsgálja és indokolt esetben a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál kezdeményezi annak módosítását. A Kiskincstári rendszer működésére vonatkozó részletes szabályokat belső szabályzatban határozza meg. Fizetési számlák feletti rendelkezési jogosultsággal az Elszámolóház és az Intézmény közösen rendelkezik. Teljesíti a banki átutalást, amennyiben a pénzgazdálkodás teljes folyamata, illetve dokumentálása megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak és belső szabályzatoknak. Az Intézménynél kifizetésre kerülő illetményelőlegről analitikus nyilvántartást vezet. Az Intézmény feladatai 6



A készpénzigényét a szabályzatban meghatározott formanyomtatványon jelzi az Elszámolóház részére. A jóváhagyást követően megfelelően kitölti a készpénzfelvételi utalványt, az arra jogosult személy aláírja és lebélyegzi, majd a készpénzigénylő lapon megjelölt személy gondoskodik a készpénz felvételéről, házipénztárban történő szabályos elhelyezéséről, valamint a FORRAS SQL programban való rögzítéséről. Az Intézmény pénztárosa anyagi felelősséggel kezeli az Intézmény házipénztárát, illetve valutapénztárát. A Pénzkezelési Szabályzatban, valamint jogszabály alapján meghatározott feltételek szerint a maximális záró készpénz állományon felüli készpénzt és a beszedett bevételeket köteles az Intézmény fizetési számlájára befizetni. Kezeli a költségvetésen kívüli letéti pénzeszközöket a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott feltételekkel és módon. Beszedi a térítési díjakat, bevételeket számla, illetve nyugta ellenében. A beszedett térítési díjakat a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott előírások szerint teljes anyagi felelősséggel kezeli és befizeti az Intézmény fizetési számlájára, az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott „kiemelt bevételek” esetében (szükség esetén értékszállító cég igénybe vételével) az Elszámolóház pénzforgalmi számlájára. Adatot szolgáltat az Elszámolóház részére az értékszállításra vonatkozó vállalkozási szerződés megkötéséhez a tárgyévben tervezett értékszállítási időpontokról. A szerződés megkötését követően az időpontokban bekövetkezett változásokról e-mailben – az Elszámolóház jogászának egyidejű tájékoztatása mellett – értesíti a vállalkozót. A „kiemelt bevételek” beszedését az Elszámolóháztól kapott írásos megbízás alapján látja el, melynek kezeléséért teljes anyagi felelősséggel tartozik. Az étkezés nyilvántartására szolgáló programban a pénzügyi információszolgáltatáshoz szükséges adatokat pontosan, szabályosan rögzíti. Írásban haladéktalanul bejelenti a „kiemelt bevételek” beszedését végző(k) személyében bekövetkező változást. Gondoskodik az Elszámolóház által meghatározott formában, módon és határidőre az Intézmény havi finanszírozási igényének összeállításáról, melyet megküld az Elszámolóház részére. Az Intézmény a saját házipénztárában elszámol a jogszabályban és a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően a kiküldetés költségeivel. Megküldi az Elszámolóház részére az Intézményhez beérkezett számlákat, számviteli bizonylatokat a jogszabályszerűen kitöltött utalványrendelettel együtt a Pénzkezelési szabályzatban foglaltak alapján. Az Intézmény a munkabérelőleg kérelmeket az Elszámolóház által erre a célra rendszeresített nyomtatványon eljuttatja az Elszámolóház részére. A pályázati programhoz kapcsolódó kifizetések utalványrendeletein az adott pályázat pénzforgalmának lebonyolítása céljából elkülönített fizetési alszámla számát, valamint a pályázat ügyletkódját tünteti fel. Az elkülönített fizetési alszámlán vezetett, meghatározott célra átvett pénzeszközöket csak a cél 7



szerint használja fel. Az elkülönített célra átvett pénzeszközök felhasználása kizárólag az elkülönített számláról történhet. Amennyiben a meghatározott célra átvett pénzeszköz felhasználása az Intézmény pénzforgalmi számlájáról történik, haladéktalanul az összeg elkülönített számláról való átvezetéséről szükséges gondoskodni. Az intézményi konyhák és funkcionális helyiségeik vonatkozásában továbbszámlázza a Hungast Dél-Magyarország Kft. részére a szolgáltató(k) által az Intézmény részére számlázott díjaknak a mérőóra (almérő) szerinti megfelelő részét, illetve önálló mérőóra hiányában a Hungast DélMagyarország kft. és az Intézmény által közösen – külön megállapodás alapján – meghatározott díjat. A részére kiszámlázott telekommunikációs szolgáltatás díját a számlán szereplő összegben, a jelölt határidőig kiegyenlíti. A Kiskincstári rendszer működéséhez szükséges havi/heti finanszírozási terv elkészítéséhez az Elszámolóház által jelzett formában és határidőben adatot szolgáltat. Írásban jelzi az Elszámolóház felé fizetési alszámla nyitási, POS terminál telepítési és OTP Elektra hozzáférési jogosultsági igényét, majd az igényléshez szükséges adatokat a meghatározott határidőig az Elszámolóház rendelkezésére bocsájtja. Az OTP Elektrához hozzáférésre jogosultak személyében bekövetkező változást haladéktalanul – írásban – bejelenti az Elszámolóháznak. Köteles a pénzkezelése során a jogszabályi előírásoknak, a Pénzkezelési Szabályzat előírásainak és egyéb belső szabályzatoknak megfelelően eljárni.

3) Előirányzat-felhasználás, előirányzat-módosítás Az Elszámolóház feladatai Nyilvántartja az Intézmény költségvetésének előirányzatait a FORRÁS SQL programban. A bevételi és kiadási előirányzatok és teljesítésük alakulásáról, a szabadon felhasználható előirányzatokról havonta tájékoztatja az Intézményt. Egyeztet az Intézménnyel, amennyiben a kimutatott előirányzatok, előirányzat-felhasználások és a rendelkezésre álló dokumentumok, illetve az Intézmény által nyilvántartott adatok között eltérést tapasztal. Meghatározza a saját hatáskörű előirányzat-módosítások formai, tartalmi követelményét, melyet megküld az Intézménynek. Egyezteti és felülvizsgálja az Intézmény által kezdeményezett saját hatáskörű előirányzatmódosításokat számszaki és jogszerűségi szempontból. Amennyiben a felülvizsgálat és egyeztetés során hibát talál, illetőleg megállapítja, hogy a saját hatáskörű előirányzat módosítások nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően történtek, azt visszautasítja, melyről tájékoztatja az Intézményt, és a nem szabályszerű előirányzat módosítási kérelmet a hiba okának megjelölésével, visszaküldi az Intézménynek. Átvezeti az Intézmény költségvetésében a szabályos, jogszabályi előírásoknak megfelelő, az 8



Önkormányzat költségvetési rendeletével összhangban lévő saját hatáskörű előirányzatmódosításokat. Jelzi az Intézmény saját hatáskörében végrehajtott előirányzat módosításokat a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának, az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott előírásoknak megfelelően – nemleges saját hatáskörű előirányzat-módosítás esetén is – és kezdeményezi az Irányító szervnél a módosítás végrehajtását, a költségvetési rendeleten történő átvezetést. Bekéri az Intézménytől az Irányító szervtől kapott értesítés alapján a felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosításra vonatkozó nyilvántartási számlák, rovatkódok és egyedi gyűjtőkódok, COFOG-ok szerinti, szervezeti egységek és kötelező, nem kötelező feladatok, valamint ügyletkód szerinti bontásokat. Ellenőrzi a beküldött intézményi adatokat. Amennyiben a felülvizsgálat a beküldött adatokat, hibásnak, jogszerűtlennek tartja, akkor azt visszaküldi az Intézmény részére és tájékoztatja a hibás előirányzat-módosítási kérelem okáról. Az egyeztetett, helyes adatok alapján elvégzi az előirányzatmódosítást a FORRÁS SQL programban. Az Irányító szerv az Elszámolóház által az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott határidőre beterjesztett intézményi saját hatáskörű előirányzat-módosításokat, valamint a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztály által nyilvántartott felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosításokat összesíti, és elküldi a Közgyűlés által jóváhagyott előirányzat módosításokról készített táblázatot, mely alapján az Elszámolóház ellenőrzi a FORRÁS SQL programban korábban felrögzített előirányzatok egyezőségét és az esetleges hibákat javítja. A jóváhagyott előirányzat módosításokat a költségvetési számvitelben rögzíti. Vizsgálja, folyamatosan nyomon követi az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott kedvezőtlen gazdálkodási feltételek fennállása esetére az Irányító szerv által meghatározott szigorított gazdálkodás betartását. Kialakítja annak nyilvántartási rendszerét. Végrehajtja a mindenkori költségvetési rendeletben foglaltakat, azokra részletszabályokat dolgoz ki. Nyilvántartást vezet az Intézmény meghatározott célra átvett pénzeszközeiről, az adatokat negyedévente az Intézmény rendelkezésére bocsátja egyeztetés céljából. Amennyiben a nyilvántartott adatokat az Intézmény hibásnak tartja, az Elszámolóház ellenőrzése után, az Elszámolóház munkatársa a FORRÁS SQL programban a kért javítást a helyes adatok alapján haladéktalanul elvégzi, melyről írásban tájékoztatja az Intézményt. Nyilvántartást vezet az előfinanszírozott kötelezettségekről, az Elszámolóház által meghatározott formában és adattartalommal készített intézményi adatszolgáltatás és a FORRÁS SQL program adatai alapján. Egyeztet az Intézménnyel és az Intézmény írásbeli kérelme alapján az Elszámolóház munkatársa elvégzi a szükséges javítást, melyről írásban tájékoztatja az Intézményt. Adatot szolgáltat meghatározott formában és tartalommal a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya részére az intézményi pénzmaradvány felhasználásának megállapításához. Köteles az előirányzatok módosítása, felhasználása, nyilvántartása során ellátott feladatok végrehajtása során az Önkormányzat költségvetési rendeletében és a vonatkozó jogszabályokban meghatározott előírások szerint eljárni.

9



Az Intézmény feladatai Folyamatosan nyomon követi, elemzi az előirányzatok teljesülésének adatait, illetőleg egyezteti az Elszámolóház előirányzat-nyilvántartásával. Továbbá egyeztetést kér az Elszámolóháztól, amennyiben eltérést tapasztal a kimutatott előirányzatok, előirányzat-felhasználások és a dokumentumokkal alátámasztott adatok között. A költségvetésében kimutatott „kiemelt kiadási üzemeltetési előirányzatok” felhasználását folyamatosan nyomon követi. A FORRÁS SQL program adatai és a kapott adatok, információk alapján folyamatosan nyomon követi a saját gazdálkodási tevékenységét és szükség esetén előirányzat-módosítást kezdeményez, melyet megküld az Elszámolóház részére, vagy más gazdálkodási intézkedéseket hoz. Előirányzat-módosítást kezdeményezhet az Elszámolóháznál a vonatkozó jogszabályi előírásokban és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározottak szerint. A saját hatáskörű előirányzat-módosításhoz szükséges adatokat az Elszámolóház által meghatározott követelményeknek, illetőleg jogszabályi előírásoknak megfelelően készíti el és küldi be az Elszámolóházhoz. Rendelkezik a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felett, az Ávr-ben és az Önkormányzati rendeletben foglalt előírások szerint. Felel a kezdeményezett saját hatáskörű előirányzat-módosítás jogszerűségéért és a költségvetés betartásáért. A felügyeleti hatáskörbe tartozó előirányzat-módosítások kezdeményezésére irányuló kérelmét megküldi az Elszámolóház részére. Gazdálkodik a személyi juttatások és a létszám előirányzatával a jogszabályi és az önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott előírások szerint. Felel az előirányzatokkal történő gazdálkodás során az előirányzatok szükségességéért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. Az Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat-módosításokról – az Irányító szervtől kapott értesítés alapján – nyilvántartási számlák, szervezeti egységek, rovatkódok és egyedi gyűjtőkódok, COFOG-ok, kötelező és nem kötelező feladatok, valamint ügyletkódok szerinti bontást küld 2 példányban, írásos formában az Elszámolóházhoz, az Irányító szervtől kapott tájékoztatást követő két munkanapon belül. Köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa az Elszámolóház költségvetésében az Intézmény részére megállapított „kiemelt étkeztetési kiadási előirányzatok” gazdaságos, hatékony és takarékos felhasználását. A bevételi előirányzatok nem teljesülése esetén az Intézmény vezetőjének kötelessége a kötelezettségvállalásokat felülvizsgálni, a felülvizsgálat eredményét, javaslatát, esetlegesen előirányzat-módosítás kezdeményezését írásban jelezni az Elszámolóház felé. 10



Az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott kedvezőtlen gazdálkodási feltételek fennállása esetén biztosítja az Elszámolóház által meghatározott formában, tartalommal a szükséges információkat, adatokat a szigorított gazdálkodás betartatásának folyamatos nyomon követéséhez. Az év során elért bevételi többletéhez kapcsolódó előirányzat-módosításokat az Ávr-ben és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott szabályok szerint hajtja végre, megküldi határidőn belül az Elszámolóház részére. A meghatározott célra átvett pénzeszközök elkülönített nyilvántartásához teljes körűen biztosítja az elkülönítéshez szükséges információkat az Elszámolóház részére. Az Elszámolóház által nyilvántartott, meghatározott célra átvett pénzeszközök alakulását figyelemmel kíséri. Egyeztetést, szükség esetén pedig javítást kér az Elszámolóháztól, amennyiben eltérést tapasztal a saját nyilvántartásában kimutatott adatokhoz képest. Biztosítja az előfinanszírozott kötelezettségek nyilvántartásához az Elszámolóház által meghatározott formában és adattartalommal kialakított adatszolgáltatást. Felülvizsgálja az Elszámolóház által negyedévente megküldött nyilvántartást és szükség esetén egyeztet és írásban javítást kér az Elszámolóháztól. Adatot szolgáltat meghatározott formában és tartalommal a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya és az Elszámolóház részére a pénzmaradvány felhasználásának megállapításához. Köteles az előirányzatok felhasználása és módosítása során a vonatkozó jogszabályi, az Önkormányzat költségvetési rendeletének előírásai, valamint az Elszámolóház által meghatározott feltételek szerint eljárni.

4) Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés Az Elszámolóház feladatai Az Intézmény írásbeli adatszolgáltatása alapján nyilvántartja a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, utalványozásra, érvényesítésre, teljesítés igazolásra, jogosultak névsorát, aláírásmintáját és a jogosultság körét. Figyeli és betartatja, hogy az Intézmény költségvetése terhére tárgyévi fizetési kötelezettséget a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel vállaljon, és kifizetéseket - kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat - e mértékig rendeljen el, valamint, hogy kötelezettségvállalás az Irányító szerv döntésének megfelelően kerüljön végrehajtásra. Ellátja a pénzgazdálkodás folyamatában a vonatkozó jogszabály által meghatározott feladatokat, a jogszabályban jogosultként megjelölt, illetőleg a jogosult által írásban megjelölt személyek révén. A gazdasági vezető, illetve az általa írásban megbízott személyek kizárólagos joga az intézményi kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése. Az Elszámolóház gazdasági vezetője kijelöli az Intézménynél érvényesítést ellátó személy(eke)t, a 11



vonatkozó jogszabály előírásoknak megfelelően. Amennyiben az Intézmény az érvényesítőre vonatkozó szakképzettséggel bíró munkavállalóval nem rendelkezik, az érvényesítést az Elszámolóház a gazdasági vezető által írásban megbízott személy révén biztosítja. Ellenőrzi a beérkezett kötelezettségvállalások szabályszerűségét, ellátja a pénzügyi ellenjegyzési feladatokat a vonatkozó jogszabályokban és belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően. Amennyiben sérül az ellenjegyzés jogszerűsége, akkor megtagadja azt és értesíti az Intézmény vezetőjét az ellenjegyzés megtagadásáról, illetve annak okáról. Értesíti az Irányító szervet az Ávr. előírásainak megfelelően. Gondoskodik a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által jóváhagyott finanszírozási tervben foglalt szabályszerű kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzéséről. Ellenőrzi a fizetési számlán jóváírt bevétel és a beérkezett bevételi utalványrendelet összhangját, illetőleg a bevételi utalványrendelet szabályszerű kitöltését. Vizsgálja a teljesítés igazolásának szabályszerűségét a jogszabályi előírások és az Intézmény által beküldött belső szabályzat és aláírásminta alapján. Ellenőrzi a pénzgazdálkodás folyamatában részt vevő személyek jogosultságát. Az intézmény által két példányban beküldött, az Elszámolóház gazdasági vezetője (vagy meghatalmazottja) által ellenjegyzett - belső szabályzat, vagy utasítás szerinti kötelező írásbeli kötelezettségvállalás határa feletti - kötelezettségvállalást legkésőbb a beérkezést követő munkanapon rögzíti a FORRÁS SQL programban, az írásos dokumentáció egy másolati példányát visszaküldi az Intézmény részére. Teljes körűen elvégzi az előzetes és „végleges” kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását a FORRÁS SQL programban, a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok előírásai alapján. Folyamatosan, de legalább havonta tájékoztatja az Intézményt a kötelezettségvállalások alakulásáról. Köteles a pénzgazdálkodás teljes folyamatában a jogszabályi előírások és a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak szerint eljárni. Betartja és betartatja a gazdálkodási folyamatok Ávr. szerinti kötött sorrendjét. Az Intézmény feladatai A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, utalványozásra, érvényesítésre, teljesítés igazolásra vonatkozó szabályzatát, a jogosultak névsorát és aláírás-mintáját, a hatályba lépés időpontját megelőzően három munkanapon belül írásban megküldi az Elszámolóház részére. A feladatellátók személyében bekövetkezett változást szintén hatálybalépés előtt - legalább két munkanappal - írásban jelzi az Elszámolóház felé. Megküldi az előírt végzettség igazolását szolgáló dokumentumokat. Ellátja a pénzgazdálkodás folyamatában a vonatkozó jogszabály által meghatározott feladatokat, a jogszabályban meghatározottak szerint jogosultként, illetőleg a jogosult által írásban megbízott személyek révén, a belső szabályzatok előírásait is betartva. A megbízások egy példányát elküldi az Elszámolóház részére. 12



Kötelezettséget kizárólag írásban - a belső szabályozásban meghatározott értékhatár kivételével vállalhat. A kötelezettségvállalásokat – előzetesen - írásban (elektronikusan) megküldi az Elszámolóház részére a belső szabályzatban meghatározott mellékletekkel ellenjegyzés és feldolgozás céljából. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött előirányzata biztosítja-e a fedezetet. A kötelezettségvállalásnak - az Önkormányzat költségvetési rendeletében jóváhagyott előirányzatokkal egyezően - intézményi előirányzat felhasználási ütemterven kell alapulnia. Kizárólag a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya által jóváhagyott finanszírozási tervben foglalt kötelezettségvállalások tehetőek meg. Az Intézmény tárgyévi fizetési kötelezettséget - vonatkozó jogszabály szerint - a jóváhagyott kiadási előirányzatok mértékéig - a saját bevételek teljesülési ütemére figyelemmel - vállalhat, és kifizetések - kivéve a jogszabályon, bírósági, illetve közigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségeket és járandóságokat - e mértékig rendelhetők el. Az Intézmény tárgyéven túli fizetési kötelezettséget csak a vonatkozó jogszabályban és az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott esetekben vállalhat, úgy, hogy az a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható legyen. Pénzügyi fedezet, előirányzat hiányában az Intézmény vezetője (vagy az általa megbízott személy) kötelezettséget nem vállalhat, feladat végrehajtását nem kezdheti el. A jogszabályba ütköző kötelezettségvállalásért az Intézményvezető felel. A bevételi előirányzatok nem teljesülése esetén az Intézmény vezetőjének kötelessége a kötelezettségvállalásokat felülvizsgálni a kiadási előirányzatok hozzárendelésével, melyről az Elszámolóházat írásban értesíti. Teljeskörűen biztosítja az utalványozási feladatok ellátását - a bevételek esetében is - a jogszabályban és a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően. Elkészíti a bevételi utalványrendeletet – a jogszabályban meghatározott esetek kivételével –, melyet megküld az Elszámolóház részére a bevétel fizetési számlán történő jóváírását követő napon. A teljesítésigazolást ellátja az általa készített belső szabályzat és a jogszabályi előírásoknak megfelelően. A belső szabályzatot megküldi az Elszámolóház részére. A költségvetésben meghatározott előirányzatokon kívül felelős az Elszámolóház költségvetésében részére rendelkezésre tartott előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. Köteles a pénzgazdálkodás teljes folyamatában a jogszabályi előírások, a Pénzkezelési Szabályzat előírásai és az Elszámolóház által meghatározottak szerint eljárni.

5) Munkaügyi feladatok Az Elszámolóház feladatai A közalkalmazotti és közszolgálati jogviszony, munkaviszony létesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos munkaügyi iratok, biztosítotti bejelentés elkészítése, továbbítása a 13



MÁK-nak. A munkáltatói adómegállapításról szóló munkavállalói nyilatkozatok rögzítése a KIR-rendszerben. Szabadság megállapítására vonatkozó iratok elkészítése. Létszámnyilvántartás vezetése (munkajogi, statisztikai állományi létszám, átlagos statisztikai állományi létszám), költségvetési beszámolókhoz adatszolgáltatás. Rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettség megállapítása (negyedéves előlegek, illetve éves elszámolás). Statisztikai jelentések (pl. jelentés az üres álláshelyekről) elkészítése. Személyi juttatások és a munkaadót terhelő járulékok előirányzatainak tervezéséhez, évközi előirányzat-módosításhoz, valamint az éves beszámoló elkészítéséhez adatszolgáltatás, egyeztetés. Az Intézmény személyi anyagainak, munkaidő-nyilvántartásainak időközönkénti, szúrópróbaszerű ellenőrzése. Tanulmányi szerződés-tervezetek, megbízási szerződés-tervezetek jogi szempontból történő ellenőrzése. Munkaügyi feladatok koordinációja, ellenőrzése. A munkaügyi feladatok részletes szabályait a Munkaügyi Osztály Ügyrendjében határozza meg. Az Intézmény feladatai Személyi anyagok összeállítása, folyamatos karbantartása, tárolása. Dolgozók munkaköri alkalmassági vizsgálatra küldése, nyilvántartása, képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveghez, védőszemüveghez adott munkáltatói költségtérítés nyilvántartása. Munkaköri leírások, minősítések elkészítése. Tanulmányi szerződések, vagyonbevallások nyilvántartása, kezelése. Munkaidő, szabadság nyilvántartása, táppénz- és betegszabadság nyilvántartása, távollétek rögzítése a KIR-rendszerben. Nem rendszeres kifizetések, változó bérek számfejtése, jelentése a MÁK-nak. Személyi juttatásokhoz és járulékokhoz kapcsolódó függő kiadási tételek analitikus nyilvántartásának vezetése, egyeztetése az Elszámolóházzal havonta a tárgyhónapot követő hó 15-ig. Munkáltatói- és jövedelemigazolások, fizetési jegyzékek kiadása a munkavállalóknak, hóközi 14



kifizetések, valamint a nem rendszeres kifizetések utalásra leadása az Elszámolóháznak. Dolgozók nyilatkoztatása pótszabadsághoz.

adóelszámolásokhoz,

költségtérítésekhez,

juttatásokhoz,

Tanulmányi szerződések, megbízási szerződések elkészítése, e szerződése-tervezetek elküldése az Elszámolóház részére jogi szempontból történő ellenőrzésre. Az intézmény részére jogszabályban előírt, minden egyéb feladat.

6) Közbeszerzés Az Elszámolóház feladatai Részt vesz az Intézmény közbeszerzési szabályzatának elkészítésében, aktualizálásban. Bekéri az Intézménytől az éves közbeszerzési tervet és éves statisztikai összegzést. Szakmai segítséget nyújt a közbeszerzési eljárás előkészítésében, a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok értelmezésében és alkalmazásában. Részt vesz a közbeszerzési eljárás lebonyolításában. Kapcsolattartás és együttműködés az Intézménnyel, valamint a közbeszerzési eljárás lebonyolításával megbízott személlyel vagy szervezettel. Az Intézmény feladatai A Közbeszerzési Hatóságnál vezetett ajánlatkérői listára az Intézményt, illetve az Intézmény adataiban bekövetkezett változást a jogszabályban meghatározott határidőn belül bejelenti. Gondoskodik a közbeszerzési szabályzat elkészítéséről, aktualizálásáról. Közbeszerzési terv határidőben történő elkészítése, módosítása, közzététele, megőrzése, továbbá a Közbeszerzési Hatóság és az Elszámolóház részére történő megküldése. Az éves statisztikai összegzést elkészíti és megküldi a Közbeszerzési Hatóságnak, melyről írásban értesíti az Elszámolóházat. Közbeszerzési eljárás előkészítése. A közbeszerzés pénzügyi fedezetének biztosítása. Bíráló bizottság tagjainak kijelölése, felkérése. Ajánlatkérőként meghozza a közbeszerzési eljárásban az eljárást lezáró (érdemi) döntést. A Kbt. által előírt adatszolgáltatások megfelelő időben a Közbeszerzési Hatóságnak és az Elszámolóházhoz történő megküldése. 15



A közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződés teljesítésének felügyelete, a teljesítés Kbt. szerinti igazolása. Gondoskodik a Kbt. által előírt nyilvánosság biztosításáról. Kapcsolattartás és együttműködés az Elszámolóházzal a Kbt.-ben és a kiegészítő jogszabályokban előírt feladatok végrehajtása céljából. A közbeszerzési eljárás dokumentumait a Közbeszerzési törvény (továbbiakban Kbt.) szerint megőrzi.

7) Kintlévőség kezelésével kapcsolatos feladatok Az Elszámolóház feladatai A vevői követelések analitikus nyilvántartása a FORRAS SQL programban. A lejárt vevői követelésekkel kapcsolatos egyenlegközlők, illetve a fizetési felszólítások elkészítése és kiküldése a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint – a személyi térítési díjak kivételével. Az Intézmény által megkötendő részletfizetési megállapodások főbb tartalmi előírásainak meghatározása, ehhez minta közreadása az intézmények részére, a megkötés előtt megküldött részletfizetési megállapodás felülvizsgálata. Elektronikus fizetési meghagyásos „nem peres” eljárás megindítása, és lefolytatása a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. A jogerőre emelkedett fizetési meghagyáshoz kapcsolódó végrehajtási kérelem benyújtása a belső szabályzatban meghatározott eljárási rend szerint. A kintlévőségek kezeléséről szóló belső szabályzat megalkotása, aktualizálása, és kiküldése az Intézmény részére. Az Intézmény feladatai A vevői követelések analitikus nyilvántartásának folyamatosan figyelemmel kísérése. A személyi térítési díjakkal kapcsolatos követelésekről, beleértve az Elszámolóház költségvetésében kimutatott személyi térítési díjakat is, analitikus nyilvántartás vezetése, folyamatos aktualizálása. A követelések - vevői követelések kivételével - nyilvántartása, egyenlegközlők, illetve fizetési felszólítások elkészítése és kiküldése. Szükség esetén az ügyben keletkezett a követelés jogalapját képező valamennyi dokumentum (pl. szerződés, megállapodás, egyenlegközlő, fizetési felszólítás, stb.), másolatainak megküldése az Elszámolóház részére. 16



Kérelemre részletfizetés engedélyezése, és részletfizetési megállapodás megkötése az adóssal. A részletfizetési megállapodás előkészítése az Elszámolóház által rendszeresített minta alapján és megküldése - a megkötést megelőzően - az Elszámolóház részére felülvizsgálat céljából. A részletfizetési megállapodásban foglaltak teljesülésének nyomon követése, be nem tartása esetén annak írásban történő jelzése az Elszámolóház felé. A kintlévőségek kezeléséről szóló belső szabályzatban meghatározott egyéb feladatok és a határidők pontos betartása. Az Intézmény köteles az Elszámolóház belső szabályzatában foglaltak alapján eljárni. A személyi térítési díjakból eredő kintlévőségek kezelése során a fenntartó vonatkozó rendelete alapján jár el.

8) Jogi feladatok Az Elszámolóház feladatai Az Intézmény által elektronikus úton (e-mailen), vagy papír alapon beküldött szerződések jogi szempontú felülvizsgálata, majd – fizetési kötelezettséggel járó szerződések esetén – azok átadása a pénzügyi ellenjegyző részére. A beküldött szerződések nem egyértelmű, vagy az Intézmény számára hátrányos rendelkezéseket tartalmazó részeinek egyeztetése az Intézménnyel. Az Intézmény tájékoztatása, ha a szerződés pénzügyi ellenjegyzése az Ávr-ben meghatározott rendelkezésekkel ütközik. Az ellenjegyzett szerződést dokumentált módon továbbítja az Intézmény részére. Kötelezően alkalmazandó helyiség bérleti szerződés mintát készít, melyet megküld az Intézmény részére. Általános jogi segítségnyújtás. Az Intézmény feladatai A szerződések előkészítése és előzetes megküldése az Elszámolóház részére jogi szempontú felülvizsgálat céljából.

17



II. Számviteli feladatok 1) Szabályozás, szabályzatkészítés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a Számviteli politikát, annak keretében • Az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, • Az Eszközök és források értékelési szabályzatát, • A Pénzkezelési szabályzatot, • A feleslegessé vált eszközök selejtezésének és hasznosításának szabályzatát, melyek hatálya az Intézményre is kiterjed. Szabályozza a könyvvezetési kötelezettséget, elkészíti az Intézményre is vonatkozó Számlarendet. Az elkészített szabályzatokat és módosításokat megküldi az Intézménynek. Felülvizsgálja az Intézmény által elkészített Önköltségszámítás helyességét a FORRÁS SQL programban rögzített adatok, valamint a belső szabályzat alapján, szükség esetén javaslatot tesz a számszaki adatok, illetve számítás módosítására. Az Intézmény feladatai Az Intézményre is kiterjesztett, Elszámolóház által készített szabályzatok közül • Az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, • A Pénzkezelési szabályzatot, • A feleslegessé vált eszközök selejtezésének és hasznosításának szabályzatát keretszabályzatként alkalmazza és a keretszabályok előírásain belül, azzal összhangban az intézményi sajátosságoknak megfelelően külön kialakítja az Intézményre vonatkozó előírásokat, úgy, hogy az az Elszámolóház szabályzataiban foglalt előírásokkal ellentétes rendelkezést nem tartalmazhat. Elkészíti az Ávr. 13. §-ában felsorolt és az egyéb jogszabályok által előírt szabályzatokat, melyeket tájékoztatásul megküld az Elszámolóház részére. Elkészíti a Számviteli politika részét képező Önköltség-számítás rendjére vonatkozó szabályzatát. Az Önköltség-számítási szabályzat egy példányát megküldi az Elszámolóház részére az önköltségszámítások felülvizsgálatának céljából.

2) Könyvvezetés Az Elszámolóház feladatai Ellátja az Intézmény számviteli feladatait. Ennek keretében: A FORRÁS SQL rendszerben biztosítja a költségvetési számvitel és a pénzügyi számvitel szerinti könyvvezetési kötelezettséget. 18



A FORRÁS SQL rendszerben rögzíti a beérkező szállítói és vevő számlákat, illetve a hozzájuk kapcsolódó pénzügyi teljesítéseket. Kezdeményezi a beérkezett szállítói számlák kiegyenlítését. Elvégzi a bankszámlakivonatok alapján a banki tételek, valamint a beérkezett pénztárak feldolgozását. Elvégzi a jóváhagyott költségvetési rendelet alapján az eredeti előirányzatok, előirányzatmódosítások könyvelését. Elvégzi havonta az intézményi bérkönyvelést. Elvégzi az immateriális javak, tárgyi eszközök és a készletváltozásokhoz kapcsolódó állományi mozgások könyvelését. Negyedévente ellátja a 6. Számlaosztályban könyvelt általános költségek felosztását a 7. számlaosztály könyvviteli számára.. A jogszabályi előírások alapján elkészíti az intézményi költségvetést, a havi költségvetési jelentés az éves beszámolót, az időközi mérlegjelentéseket és azokat továbbítja a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztálya, illetve a MÁK felé a rendelkezésre álló program alapján. Vezeti a befektetett eszközök analitikus nyilvántartását, negyedévente elszámolja az értékcsökkenést. Ellátja az egyéb könyveléshez kapcsolódó feladatokat. Meghatározza az Intézménytől szükséges adatszolgáltatások megkérésének módját, tartalmát és határidejét. A könyvelési és analitikus nyilvántartási feladatok ellátásával összefogja és zárttá teszi a bizonylatkezelés rendjén keresztül az előirányzat gazdálkodás dokumentációs folyamatát. A FORRÁS SQL programban nyilvántartja a kisértékű eszközöket, készleteket, gondoskodik azok állományának naprakész, megbízható és pontos vezetéséről az Intézmény közreműködésével.. Ellátja az Áhsz. szerint előírt egyeztetési, ellenőrzési feladatokat. Az Intézmény feladatai A könyveléshez kapcsolódó szabályos alapbizonylatok határidőben történő beküldése. Negyedévente a mérlegjelentést alátámasztó analitikus kimutatások, feladások beküldése. A bérfeladáshoz kapcsolódóan az ügyletkódok szerinti bontás folyamatos, de legalább havi rendszerességgel történő beküldése. Nyilvántartja az intézményi (hóközi) számfejtésekhez kapcsolódó kifizetéseket, melyről 19



információt biztosít az Elszámolóház részére. A készletváltozások és felosztandó kiadások könyveléséhez szükséges alapbizonylatok beküldése negyedévente. Az éves beszámolóhoz kapcsolódóan az Elszámolóháznál rendelkezésre nem álló adatok beküldése, a szöveges értékelés elkészítése. Az Intézmény a fenti feladatokhoz kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettségét az Elszámolóház által meghatározott formában, határidőben teljesíti. Az Intézmény a FORRÁS SQL programban lekérdezési jogosultsággal rendelkezik, mely alapján a havi feladást megelőzően – dokumentáltan – ellenőrzési és egyeztetési feladatokat lát el. A feladatellátást végző személy kijelölése az Intézmény feladata, akinek személyéről tájékoztatja az Elszámolóházat. A FORRÁS SQL program pénzügyi moduljában kezeli a pénztári pénzmozgásokat, rögzíti a kapcsolódó készpénzes szállítói és vevőszámlákat. A program segítségével elkészíti a kimenő számláit. A pénztárosi jogosultság hozzárendelését kezdeményezi a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályánál. Zárja az általa nyitott könyvelési naplókat legkésőbb a tárgyhónap utolsó napján. Közreműködik a kis értékű eszközök és készletek pontos, naprakész vezetésében az Elszámolóházzal. Kezdeményezi a behajthatatlan követelések leírását, betartva az Önkormányzati vagyonrendelet előírásait, melyről egyidejűleg tájékoztatja az Elszámolóházat.

3) Beszámolás Az Elszámolóház feladatai Az Irányító szerv által előírt határidőre és a jogszabályban meghatározott adattartalommal az időszaki mérlegjelentések, havi költségvetési jelentés, valamint az éves költségvetési beszámoló elkészítése, az Irányító szerv, illetve a Magyar Államkincstár részére az erre meghatározott programon keresztül történő továbbítása. A beszámoló jóváhagyását követően azt az Intézmény felé továbbítja. A beszámoló elkészítéséhez szükséges egyéb bizonylatok, adatok bekérése külön értesítés alapján történik. Bekéri a szöveges beszámolót, illetve a belső kontrollrendszer működtetésére vonatkozó intézményvezetői nyilatkozatot a jogszabályban meghatározott határideig az Irányító szervvel történt egyeztetést követően.

20



Az Intézmény feladatai Elkészíti a beszámoló kiegészítő mellékletét képező szöveges indoklást (szöveges beszámoló). Teljesíti a létszámmal, bérekkel, cafetéria rendszerrel, feladatmutatókkal kapcsolatos adatszolgáltatást. Egyéb, a beszámoló elkészítéséhez az Elszámolóháznál rendelkezésre nem álló adatokról adatot szolgáltat, az Elszámolóház által meghatározott feltételek szerint. Nyilatkozik az intézmény belső kontrollrendszerének működtetéséről.

4) Analitikus nyilvántartás Az Elszámolóház feladatai A számviteli feladatokhoz kapcsolódóan az Intézmények részére a következő analitikus nyilvántartások vezetése: követelések, kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartása a költségvetési számvitel nyilvántartási számláin (0. számlaosztály), vevői követelések nyilvántartása, adott és kapott előlegek nyilvántartása, pénzeszközök és sajátos elszámolások nyilvántartása, immateriális javak nyilvántartása, tárgyi eszközök nyilvántartása, készletek nyilvántartása. Iránymutatást ad a kis értékű eszközök nyilvántartásában történő közreműködéshez. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház által vezetett analitikus nyilvántartásokhoz szükséges adatokat, dokumentumokat a jogszabályi határidők betarthatóságának figyelembe vételével megküldi. Az általa vezetett nyilvántartások adatait havonta megküldi az Elszámolóház részére, egyeztetés, illetve a szükséges könyvelési tételek rögzítése céljából. Egyezteti az Elszámolóház által vezetett nyilvántartások adatait a rendelkezésére álló dokumentumokkal folyamatosan, de legalább havonta. Az egyeztetés eredményéről - eltérés esetén - és a rendezés érdekében tett intézkedésekről írásban értesíti az Elszámolóházat. Vezeti a számviteli feladatokhoz kapcsolódó alábbi analitikus nyilvántartásokat: készletek, követelések - kivéve vevők - analitikus nyilvántartása (II. számlaosztály), pénztárak, csekkek, betétkönyvek analitikus nyilvántartása (III. számlaosztály), számláihoz kapcsolódó idegen pénzeszközök analitikus nyilvántartása, a belföldi és a nemzeti támogatási programokhoz – nemzetközi támogatási programokhoz –, illetve közösségi forrásokhoz kapcsolódó idegen pénzeszközökhöz kapcsolódó analitikus nyilvántartások Közreműködik a kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásában az Elszámolóház iránymutatása 21



alapján. Negyedévente feladást készít a készletek állományáról az Elszámolóház részére az előzetesen meghatározott formában és határidőben. Vezeti továbbá az alábbi nyilvántartásokat (illetve minden egyéb jogosztályban előírt, az Elszámolóház feladatai között meg nem határozott további nyilvántartást): a bérekkel kapcsolatos nyilvántartásokat (a jelen megállapodás I/5. Pont szerinti nyilvántartásokat), KIR3-rendszerben számfejtett tételek analitikus nyilvántartását, melyet havonta megküld az Elszámolóház részére, házipénztárhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartásokat, pályázatokhoz, előfinanszírozási kötelezettségekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartást, szigorú számadás alá vont nyomtatványok nyilvántartását, reprezentációs kiadások nyilvántartását, cégtelefon használatához kapcsolódó nyilvántartást. A számviteli feladatokhoz kapcsolódó analitikus nyilvántartások esetében az Államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11). Korm. rendelet fogalmai, előírásai szerint kell eljárni.

5) Leltározás, selejtezés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a leltározási ütemtervet és a leltározási utasítást. Elkészíti és az Intézmény rendelkezésére bocsátja a „nagy és kis értékű” leltározásához szükséges leltárfelvételi íveket.

eszközök

Elvégzi a „nagy és kis értékű” eszközök leltárának kiértékelését az Intézmény közreműködésével Tájékoztatja az Intézményt a kiértékelés eredményéről és megkéri az esetleges leltáreltérések okát. Az Irányító szerv döntése alapján, vagy egyéb indokolt esetben részt vesz a leltározás végrehajtásában. Ellenőrzi a beküldött selejtezési jegyzőkönyveket és annak teljes körűsége, szabályos kitöltése esetén rögzíti a hozzá kapcsolódó állományváltozásokat. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház leltározási ütemterve és utasítása alapján, azzal összhangban elkészíti a saját leltározási ütemtervét és leltározási utasításait. Végrehajtja az Intézményben a fizikai leltárfelvételt, mind a „kis értékű”, mind a „nagy értékű” tárgyi eszközökre, készletekre vonatkozóan, melyekből egy példányt elküld az Elszámolóház részére.

22



Közreműködik a „kis értékű” tárgyi eszközök, készletek leltárának kiértékelését. A kiértékelés eredményéről írásban értesíti az Elszámolóházat. Összeállítja a selejtezésre szánt eszközök listáját, a rendeltetésszerűen nem használható vagyontárgyak hasznosítására javaslatot tesz, elvégzi a helyszíni selejtezést, elkészíti a selejtezési jegyzőkönyveket, melyet elküld az Elszámolóház részére. A leltározási feladatok végrehajtása során az Elszámolóház számviteli politikája keretében kialakított Leltározási és leltárkészítési szabályzata, a selejtezéshez kapcsolódó feladatok végrehajtása során a Felesleges vagyontárgyak hasznosítási és selejtezési szabályzata szerint jár el. A feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezéséről, illetve hasznosításáról gondoskodik az erre vonatkozó szabályzatban foglaltak figyelembe vételével.

23



III. Adatszolgáltatás 1) Információáramlás Az Elszámolóház feladatai Meghatározza a költségvetés tervezéséhez, a költségvetés végrehajtásához és a beszámoláshoz szükséges információk körét. Az adatszolgáltatások tartalmi és formai követelményét és a beküldési határidőket a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályával egyezteti. Kontrolling rendszert működtet, mely alapján folyamatosan, legalább havonta adatot szolgáltat az Intézmény előirányzatainak alakulásáról, illetőleg a költségvetés teljesítési adatairól - szabad és kötelezettséggel terhelt előirányzatait illetően is - az Intézmény részére. Egyeztet az Intézménnyel a FORRÁS SQL programban az Intézmény által hibásnak, nem pontosnak vélt adatokat illetően. Képzéseket, értekezleteket szervez az Intézmény gazdasági dolgozói részére. Kontrollált és teljes információállományból kielégíti az irányító szervi, intézményi tájékoztatási igényeket. Az Elszámolóház szükség esetén jelzéssel él a gazdálkodási fegyelem betartására vonatkozóan. A finanszírozások kezelésével kimutatja a tartalékokat, az adósságállományt. Információt biztosít a bevételek és kiadások összhangjának alakulásáról. Az Elszámolóháznál lévő adatokat, dokumentumokat biztosítja a pályázati elszámolásokhoz. Havonta adatot szolgáltat a karbantartási feladatok végrehajtásáról. A „havi adatszolgáltatáshoz” Záradékot készít, melyet megküld az Intézmény részére, annak érdekében, hogy a megküldött adatszolgáltatás adatainak és az intézménynél rendelkezésre álló adatok összehasonlításának eredményét a záradékon igazolja az Intézmény. A megállapodásban meghatározott feladatokhoz kapcsolódó változásokról értesíti az Intézményt a feladatellátás szempontjából indokolt határidőn belül. Az Intézmény feladatai Az Elszámolóház által kért információkat, adatokat a meghatározott formában és adattartalommal a megadott határidőn belül biztosítja. A kontrolling rendszer működéséhez biztosítja a szükséges adatokat, információkat. Az Elszámolóháztól kapott adatokat folyamatosan nyomon követi és értékeli. A bevételek és kiadások megfelelő COFOG-onkénti és szakfeladatonkénti, illetőleg kötelező és nem kötelező feladatok szerinti elkülönítéséhez biztosítja a szükséges információkat. 24



A FORRÁS SQL programban folyamatosan nyomon követi az Intézmény szabad és kötelezettséggel terhelt előirányzatait, főkönyvi könyvelését, elvégzi a szükséges egyeztetési feladatokat saját nyilvántartásaival. Észrevételeit írásban jelzi az Elszámolóház felé. A gazdasági feladatokat ellátó dolgozó részt vesz az Elszámolóház által szervezett képzésen, értekezleten, egyeztetésen. Gondoskodik a szabályszerű, teljes körű pályázati elszámolások elkészítéséről, figyelembe véve az Elszámolóháztól kapott adatokat. A pályázati elszámolások egy példányát az elszámolást követően haladéktalanul megküldi az Elszámolóház részére. Kitölti az Elszámolóház által meghatározott adattartalommal elkészítendő pályázati kimutatást. A „havi adatszolgáltatás” felülvizsgálatát, a feltárt hibákat a Záradékon jelzi az Elszámolóház részére a meghatározott határidőn belül. A megállapodásban meghatározott feladatokhoz kapcsolódó változásokról értesíti az Elszámolóházat a feladatellátás szempontjából indokolt határidőben.

2) Adóbevallások Az Elszámolóház feladatai Gondoskodik az Intézmény adóhatóság részére adandó adóbevallásainak, illetve azok szükség szerinti önellenőrzésének (áfa, rehabilitációs hozzájárulás, cégautó adó) jogszabályok szerinti előkészítéséről és határidőben történő továbbításáról elektronikus úton. Az Elszámolóház alkalmazottja e feladatát az Intézménytől kapott meghatalmazás alapján teljesíti. Adóhatósági ellenőrzés esetén az Intézmény által kiállított egyedi meghatalmazás alapján az Elszámolóház alkalmazottja jár el az ügyben az adóhivatalnál. Eljár az adóhatóságnál az Intézmény együttes adóigazolás-kérelme és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vételének igénylése tárgyában is. A személyi jellegű kifizetésekhez kapcsolódó adó és járulékterhekre vonatkozó előírások betartását az Intézmény által rendelkezésére bocsátott dokumentumok (számfejtések) alapján ellenőrzi. A cégautó adó bevallásához negyedévet követő hó 5. napjáig megküldi az Intézmény tulajdonában levő autók adatait egyeztetés céljálból, melynek visszaigazolását kéri. Vezeti az általános forgalmi adó bevalláshoz szükséges nyilvántartásokat. Megállapodást köt az Intézménnyel, az Intézmény kezdeményezésére is, amennyiben a megjelölt adónemek adóbevallásain felül további adóbevallási kötelezettsége, illetőleg egyéb adóügyi feladata merül fel. Teljesíti az Intézményt érintő változás bejelentésekhez kapcsolódó adókötelezettséget.

25



Az Intézmény feladatai Meghatalmazza az Elszámolóház alkalmazottját a bevallások adóhatóság részére történő benyújtására. Az áfa bevallás határidőben történő elkészítésének érdekében az ingyenes étkeztetést biztosító intézmény - amennyiben az adat nem áll az Elszámolóház rendelkezésére - gondoskodik az erről szóló kimutatás tárgyhót követi a hó 5. napjáig való eljuttatásáról az Elszámolóház részére. A cégautó adó bevallásához visszaigazolja az Elszámolóház részére az Intézmény tulajdonában levő autók adatait, illetve jelzi, amennyiben a megküldött adatban eltérést tapasztal. Az együttes adóigazolás-kérelem és köztartozásmentes adózói nyilvántartásba vétel igénylésére irányuló kérelmek benyújtásához szükséges adatokat az Elszámolóház rendelkezésére bocsátja. Beküldi az utalványrendeletet az adó elutalásához az Elszámolóháztól kapott tájékoztatás alapján oly módon, hogy az Art-ben rögzített befizetési határidő tarthatóak legyenek. Amennyiben az Intézmények a fent megjelölt adónemek adóbevallásain felül további adóbevallási kötelezettsége, illetőleg egyéb adóügyi feladata merül fel, azt jelzi az Elszámolóház felé és külön megállapodást köt az ellátandó feladatokra vonatkozóan.

3) Bizonylatok megőrzése, betekintés Az Elszámolóház feladatai A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (ide értve a főkönyvi számlákat és az általa vezetett analitikus nyilvántartásokat) legfeljebb a tárgyévet követő évtől számítva 3 évig, olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrzi, ezt követően tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében további megőrzésre az Intézmény részére átadja. A költségvetési éves beszámolót, havi költségvetési jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, az azokat alátámasztó leltárakat, főkönyvi kivonatot megőrzi a számviteli törvényben és az Áhsz-ben rögzített időpontig. Az adóhatóság részére benyújtott bevallásokat, alátámasztó analitikákat megőrzi az Art. előírásainak megfelelően. A pályázati és egyéb elszámolásokhoz szükséges eredeti bizonylatokat az Intézmény előzetes írásbeli bejelentése alapján a kikérő részére átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján az Intézmény kijelölt dolgozója részére átadja. Az Elszámolóház az Intézményvezető írásbeli felhatalmazása alapján biztosítja harmadik személy részére az Elszámolóháznál lévő dokumentumokba történő betekintést. Az Intézmény feladatai

26



Az Elszámolóháztól tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében átvett könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat az átvételt követően a számviteli törvényben meghatározott ideig olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrzi. A kis értékű eszközökre, készletekre vonatkozó leltárt, analitikus nyilvántartást megőrzi a számviteli törvényben rögzített időpontig. Biztosítja a nála lévő bizonylatoknak a jogszabályban meghatározott módon és előírt elévülési időig történő megőrzését. Pályázati és egyéb elszámolásokhoz átvett eredeti bizonylatok átvételére vonatkozó igényét időben jelzi, az átvett bizonylatokkal elszámol. Az átvett eredeti dokumentumokat az elszámolások lezárását követően haladéktalanul az Elszámolóház kijelölt dolgozója részére tételesen átadja. Írásbeli meghatalmazás kiállítása harmadik személy részére történő átadáshoz, betekintéshez.

IV. Közétkeztetés Az Elszámolóház feladatai Az étkeztetés biztosításához szükséges adatszolgáltatások meghatározása és erről az Intézmény tájékoztatása.

módjának,

határidejének

A közétkeztetés ellátását igazoló beérkezett teljesítésigazolások ellenőrzése. Hibás, pontatlan adatszolgáltatás pontosítása, javíttatása az Intézménnyel. A felülvizsgált teljesítés igazolások a közétkezetési szolgáltató részére történő megküldése, a szerződésben meghatározott határideig. A közétkeztetésre vonatkozó belső szabályzat kialakítása és az abban foglalt előírások betartatása az Intézménnyel. Az étkeztetés nyilvántartására szolgáló szoftver biztosítása az Intézmény részére. A szolgáltatás minőségének, mennyiségének ellenőrzése a Hungast Dél-Magyarország Kft. és a Elszámolóház között létrejött vállalkozási szerződés rendelkezéseinek megfelelően. Hibás teljesítés esetén a szükséges intézkedések megtétele. A nem pécsi lakóhellyel rendelkező étkezőkhöz kapcsolódó önkormányzati hozzájárulás megállapításához adatszolgáltatás megküldése a fenntartó részére. Az Intézmény feladatai A közétkeztetés ellátását igazoló havi teljesítésigazolások, és egyéb napi/heti/havi adatszolgáltatások (pl. ÁFA összesítők, zárások) Elszámolóház által meghatározott módon, 27



pontosan és határidőben történő megküldése, ellenőrzések (önellenőrzések) dokumentált elvégzése. A kapcsolódó dokumentáció megőrzése, lefűzése. A térítési díjkedvezmény jogosságának megállapításához a kedvezményre jogosító igazolások bekérése, megőrzése és nyilvántartása. Az étkeztetés nyilvántartására szolgáló szoftver szabályszerű kezelése, pontos adatrögzítés biztosítása. Az egyeztetett és ellenőrzött megrendelések, lerendelések (beleértve az ingyen étkezőket is) határidőben történő megküldése a Hungast Dél-Magyarország Kft. részére. Hibás teljesítés esetén, annak haladéktalan jelzése a Hungast Dél-Magyarország Kft. és egyidejűleg az Elszámolóház felé. A közétkeztetéshez kapcsolódó feladatokat A vásárolt közétkeztetés megrendelésének és a teljesítés igazolásának szabályzatában, illetőleg a Pénzkezelési szabályzatban foglalt előírások betartása mellett köteles végrehajtani. Közétkeztetéssel kapcsolatos felelősségvállalásra vonatkozó rendelkezések Amennyiben az Intézmény munkatársa a szabályzatban foglalt előírásokat megsérti, és ezzel kárt okoz az Elszámolóháznak, köteles azt a Ptk. szabályai szerint megtéríteni az Elszámolóház részére. Az Intézmény köteles az anyagi kárt okozó mulasztást kivizsgálni és erről írásbeli tájékoztatást küldeni az Elszámolóház részére. Ha az Elszámolóház észleli az anyagi kárt okozó mulasztást, akkor haladéktalanul – írásban – tájékoztatja az Intézményt ennek tényéről és felkéri a mulasztás körülményeinek kivizsgálására.

V. Belső ellenőrzés Az Elszámolóház feladatai Elkészíti a Belső Ellenőrzési Kézikönyvet. Ellátja a saját és az Intézmény belső ellenőrzését a vonatkozó jogszabály és belső szabályozás szerint. Az Intézmény feladatai Az éves ellenőrzési terv összeállításához írásbeli javaslatot küld a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározottak szerint. Az ellenőrzések során köteles együttműködni az Elszámolóház által készített Belső Ellenőrzési Kézikönyv szerint. Intézkedési tervet készít az elvégzett ellenőrzés során tett megállapításokra, az intézkedések végrehajtásáról a jogszabályban előírt határidő betartásával beszámol. 28



Kitölti és megküldi az ellenőrzést követő felmérő lapot.

VI. Karbantartás Az Elszámolóház feladatai Ellátja az Elszámolóház költségvetésében tervezett ingatlan és egyéb karbantartási feladatokat. Ingatlan-karbantartásnak minősül - ide nem értve a felújítási és felhalmozási kiadásokat - a meglévő intézményi épületeken és építményeken végzett minden olyan munka, amely a folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetéshez szükséges, amelyet rendeltetésszerű használat érdekében a tervszerű megelőző karbantartás keretében, vagy eseti jelleggel, de rendszeresen el kell végezni, ideértve a vis major (előre nem látott körülmény, elháríthatatlan akadály) miatt szükségessé váló közvetlen hibaelhárítást, továbbá a közvetlen hibaelhárítás miatt más tárgyi eszközökön végzett bontási és egyéb helyreállítási munkákat is. Az Irányító szerv által meghatározott célra biztosított forrásból megvalósításra kerülő felújítási, beruházási munkálatokban közreműködik. Felújításnak minősül a hosszabb időszakonkénti ismétlődő és ezért vagy más ok miatt a tárgyi eszköz bruttó értékéhez mérten számottevő ráfordítást igénylő állagmegóvási tevékenység, amely az élettartam növelését, az elhasználódott eszköz eredeti állagának (kapacitásának, pontosságának) helyreállítását célozza. Állapotfelméréseket végez, a költségvetés tervezéséhez adatot szolgáltat a karbantartásra vonatkozóan. Bekéri a belső szabályozásnak megfelelően az Intézmény karbantartási, beruházási és felújítási igényeit. A felmérések alapján tájékoztatja az Irányító szervet az Intézmény műszaki állapotáról, a szükséges forrásokról karbantartási, felújítási és felhalmozási igény szerint elkülönítve. Javaslatot tesz Intézményi felújításokra, azokhoz műszaki véleményt ad. Felkérés alapján közreműködik a felújításokban, beruházásokban. Karbantartások esetében ellátja a műszaki ellenőrzési tevékenységet, közreműködik a műszaki átvételben, a műszaki ellenőr aláírásával igazolja a karbantartási feladatok végrehajtásának és az ellenőrzés végrehajtásának tényét. Elektronikus építési napló kötelező alkalmazása esetén ellátja a vonatkozó jogszabályokban előírt ügyköröket, feladatokat. Szakmai segítséget nyújt az Intézmények részére műszaki jellegű feladatok elvégzésében. Az Irányító szerv által jóváhagyott felújításokban, beruházásokban - felkérés alapján - műszaki ellenőri feladatokat lát el. A beérkező hibabejelentéseket felülvizsgálja, annak jogossága esetén a karbantartást megrendeli, melyről tájékoztatja az intézményt. Nyilvántartást vezet az elvégzett karbantartási feladatokról. 29



Az Intézmény feladatai Jó gazda módjára gondoskodik a használatában lévő ingatlanok állagának megóvásáról. Folyamatosan ellenőrzi az épületek, építmények műszaki állapotát. Elvégzi, illetve elvégezteti a napi működéséhez szükséges „egyszerű” karbantartási feladatokat. Egyszerű karbantartási feladatnak minősül az az ingatlan-karbantartás, amely az Intézmény technikai, fizikai dolgozói állományába tartozó munkavállaló munkaköri leírásába beépíthető, avval az adott munkavállaló megbízható. Mérlegeli a hiba megoldásának lehetőségeit, szükség esetén ehhez szakmai segítséget igényel Elszámolóháztól. Egyszerűnek minősített hibák esetében, saját maga végzi el a hibaelhárítást, melyhez a szükséges anyagok beszerzését megvalósítja saját költségvetése terhére. A nem egyszerű karbantartási feladatnak minősülő hibákról hibabejelentőt küld az Elszámolóház részére. Biztosítja a karbantartás munkavégzési feltételeit. Tájékoztatja az Elszámolóházat, ha a karbantartási munkálatok nem kezdődnek meg az egyeztetett időpontban. Megtervezi a karbantartási szükségleteket éves szinten, közreműködik az állapotfelmérések elkészítésében. Felújítási, beruházási szándékáról előzetesen tájékoztatja az Elszámolóház Intézményműködtetési Osztályát. Amennyiben a felújításban, beruházásban az Elszámolóház közreműködik, megküldi részére a szükséges dokumentumokat. Tájékoztatja az Elszámolóházat az Intézmény műszaki állapotáról.

30



VII. Munkavédelem, tűzvédelem Az Intézmény köteles gondoskodni a székhelyét, telephelyeit érintő munka- és tűzvédelmi feladatoknak a jogszabályi előírások szerinti teljes körű ellátásáról. Az e körben felmerülő költségeket az Intézmény viseli. Az érintésvédelmi, tűzvédelmi és villámvédelmi minősítő iratok elkészítését, illetve az abban szereplő hibák elhárításának költségeit az Elszámolóház viseli a költségvetésében meghatározott mértékig.

VIII. Mobiltelefonok, mobilinternet Az Elszámolóház feladatai Az Elszámolóház meghatalmazást ad az Intézmény által kijelölt személy részére a Magyar Telekom Nyrt-nél való ügyintézésre, a pénzügyi kötelezettségvállalást eredményező ügyek intézésének kivételével. Megrendeli az új előfizetéseket és az esetlegesen hozzájuk kapcsolódó mobiltelefon készülékeket és stickeket. Kiadja a dolgozói díjcsomag igénybevételéhez szükséges igazolásokat. Nyilvántartásba veszi a mobiltelefon készülékeket és stickeket az Intézmény által kiállított állománybavételi bizonylat alapján. Tájékoztatja az Intézményt az Elszámolóház és a Magyar Telekom Nyrt. között létrejött szerződésben foglalt jogokról és kötelezettségekről, illetve az abban bekövetkezett esetleges változásokról. Megküldi az Intézmény részére a mobiltelefon készülékek és a hozzájuk kapcsolódó, valamint mobilinternet előfizetések teljes körű adatait tartalmazó nyilvántartást. Az Intézmény feladatai Az intézményvezető kijelöli a Magyar Telekom Nyrt-nél ügyintézésre jogosult személyt. Kitöltve megküldi a dolgozói igazolásokat az Elszámolóháznak aláírás céljából. Kiállítja a mobiltelefon készülékekre és stickekre vonatkozó állománybavételi bizonylatokat az Elszámolóháztól kapott információk alapján. A tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig adatot szolgáltat az Elszámolóház részére a tárgyhónapban bekövetkező, a mobiltelefonokat, mobiltelefon és mobilinternet szolgáltatást érintő változásokról, a Magyar Telekom Nyrt-nél történő ügyintézésekről, beleértve a garanciális javítások elintézését is. Ehhez az Elszámolóház által megküldött nyilvántartást folyamatosan aktualizálja.

31



Záró rendelkezések Felek kötelesek a teljes körű együttműködésre, kölcsönös értesítési és tájékoztatási kötelezettséget vállalnak, függetlenül attól, hogy az adott kérdésre vonatkozóan jelen megállapodás tartalmaz-e külön szabályt vagy sem. A megállapodásban jelzett intézkedések, az információcsere csak írásos, illetve elektronikus formában történhet. Felek kötelesek az együttműködésüket a hatályos törvények, önkormányzati jogi normák, valamint a belső szabályzatok alkalmazásával megvalósítani. Felek kijelentik, hogy a gazdálkodásukkal összefüggő jogszabályokban meghatározott általános felelősségi szabályokat ismerik, azokat betartják, és tudomásul veszik, hogy a jelen megállapodásban rögzített feladatok teljesítéséért felelősséggel tartoznak. Továbbá megállapodnak abban is, hogy tartózkodnak az egymás jó hírnevét, szakmai, vagy gazdálkodási tevékenységét sértő megnyilvánulásoktól. Felek megállapodnak, hogy - jelen megállapodás végrehajtását és értelmezését segítendően - az együttműködésük során egyes feladatok végrehajtását az Elszámolóház jogosult részletesen szabályozni. A Közgyűlés a 45/2014. (02.27.) számú határozatával jelen megállapodást jóváhagyta. Jelen megállapodás 2015. ……………-től hatályos.

Kelt: Pécs, 2015. ………… ….

Elszámolóház

Intézmény

P.H.

P.H.

32

MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS. A megállapodás tárgya, célja. A megállapodás jogalapja

Recommend Documents