Publikováno na Inflow.cz (http://www.inflow.cz/muniport-portal-podpurnych-sluzeb)
Muniport - portál podpůrných služeb 4. 10. 2010 Husáková Eva, Šatavová Lenka, Punčochář Jan, Blažek Miroslav, Hloušek Petr
Závěrečná zpráva projektu Muniport pojednává o záměrech, cílech a plnění projektových úkolů spojených s tvorbou portálu Muniport. Čtenáře seznamuje s počátky projektu, jeho současným stavem (využitelností) a blízkou budoucností.
1. Počátky projektu Start projektu je datován do říjnového víkendu roku 2009, kdy se v Křižanově konal workshop předmětu Aplikační seminář. Realizační tým Muniportu je tvořen těmito studenty: Bc. Eva Husáková Bc. Lenka Šatavová Bc. Jan Punčochář Bc. Miroslav Blažek Bc. Petr Hloušek K dalším spolupracovníkům týmu, bez kterých by projekt nemohl existovat, patří: Vývojář, tester: Ing. Pavel Kochman CMS Plone - expert: Radim Novotný Návrh designu: Bc. Pavel Maček A dozorující členové Kabinetu Informačních studií a knihovnictví: Garant projektu: PhDr. Michal Lorenz Supervizor: Ing. Zdeněk Kadlec, Dr. Konzultant: Mgr. Věra Jurmanová Volemanová 1.1 Cíle Cílem projektu bylo vytvoření portálu, ve kterém by byly shromážděny veškeré podpůrné služby, které poskytuje Masarykova Univerzita. Projekt vznikal jako reakce na soudobý trend ve vyšším vzdělávání, který spočívá ve virtuální integraci služeb poskytovaných konkrétní univerzitou, v našem případě Masarykovou Univerzitou. Projekt usiluje o shromáždění odkazů na pokud možno
všechny podpůrné služby poskytované všemi fakultami, pracovišti a dalšími orgány MU a jejich soustředění na jeden informační portál. Cílem je soupis a následná přehledná kategorizace služeb vedoucí ke snadné a rychlé orientaci uživatele a ke kvalitnímu vyhledání požadovaných služeb. Výsledným efektem by mělo být zjednodušení, zpříjemnění a zefektivnění působení studenta na fakultě, ať už z akademického nebo osobního hlediska. V první řadě bylo třeba nastudovat odbornou literaturu k tématu a poohlédnout se po zahraničních univerzitách a způsobu, jakým prezentují podpůrné služby. Inspiraci jsme našli především u britských univerzit, konkrétně: University Of Cumbria (http://www.cumbria.ac.uk/Services/LISS/home.aspx), University Of Sheffield (www.sheffield.ac.uk/infocommons/students), University Of St. Andrews (www.st-andrews.ac.uk/students). Samozřejmě jsme se tématem podpůrných služeb zabývali i v rámci České republiky a zjistili jsme, že v tuzemsku zatím nelze pozorovat vznik ucelených systémů podpůrných služeb tak, jako např. na britských univerzitách. Složku prostoru do určité míry suplují univerzitní knihovny, personální složka je zastoupena nejrůznějšími skupinami studentských poradců a studijních oddělení. Projekt Muniport tyto složky samozřejmě nechce nahrazovat, chce se pouze přidat do jejich řad a být jim nápomocen. Naším cílem je sjednocení služeb jednotlivých fakult do jednoho uživatelského rozhraní. Na našem portálu nezáleží na tom, z jaké fakulty jste, ale jakou informaci potřebujete. V současnosti je hlavním problémem reprezentace podpůrných služeb jejich roztříštěnost a odlišná kategorizace. Studenti, kteří hledají informace na cizí fakultě, mají mnohdy problémy správnou informaci rychle a jednoduše najít, protože jejich fakulta používá odlišnou kategorizaci. Prostřednictvím našeho portálu tak můžeme některé méně známé a obtížněji vyhledatelné služby zviditelnit. Jako cílovou skupinu jsme zvolili komunitu lidí působících na Masarykově univerzitě. Největší podíl zaujímají studenti, především ti z prvních ročníků. Jedná se o studenty všech fakult Masarykovy univerzity, různých studijních oborů, programů či forem studia. Z menší části se projekt zaměřuje i na zaměstnance Masarykovy univerzity. Jejich společnou vlastností je potřeba najít tu správnou informaci co nejrychleji. 1.2 Klíčové aktivity Před samotným zahájením projektu jsme odevzdávali tzv. projektovou zprávu, ve které jsme podrobně rozepisovali charakteristiky projektu od zdůvodnění potřebnosti přes předpokládaný rozpočet až po zajištění udržitelnosti. Jedním z bodů byly také klíčové aktivity, které jsme museli splnit na cestě ke zdárnému ukončení projektu. Níže je obrázek tzv. Ganntova diagramu, tedy harmonogramu klíčových aktivit. Uvádím jej zde pro představu, v jakém časovém sledu jsme ty které aktivity vykonávali, kdy se překrývaly a naopak.
Ganntův diagram - harmonogram klíčových aktivit Aktivita 1 - Zmapování současné situace v dané problematice Aktivita 2 - Zajištění partnerů Aktivita 3 - Analýza a sběr dat Aktivita 4 - Klasifikace Aktivita 5 - Tvorba portálu Aktivita 6 - Uživatelské testování Aktivita 7 - Publicita Aktivita 8 - Zajištění udržitelnosti 1.3 Monitorovací indikátory Jednou z podmínek ukončení projektu je splnění monitorovacích indikátorů. Monitorovací indikátory jsme si stanovili již v prvních týdnech existence našeho týmu při utváření představy projektu portálu. Nicméně při kontrolní obhajobě v polovině běhu projektu došlo ke změně. Níže jsou uvedeny výsledné a definitivní monitorovací indikátory: Počet návštěv portálu: alespoň 600 návštěv k 1. 9. 2010. Online testování přístupnosti pomocí analýzy zdrojového kódu: úspěšnost 90-100 % k 31.5 2010. Získání alespoň pěti aktivních partnerů z Masarykovy Univerzity, kteří na Muniport odkazují.
Vypracování výzkumné zprávy o uživatelském testování portálu. 1.4 Klasifikace Vytvoření portálu předcházela důkladná analýza okolí, respektive služeb, které fakulty, pracoviště a další orgány MU poskytují. Tým Muniportu se snažil o sběr veškerých poskytovaných služeb pro studenty a zaměstnance univerzity. Výsledkem byla klasifikace služeb podle typu. Muniport obsahuje devět kategorií: Studium IT podpora Knihovny Ubytování a stravování Poradenství a podpora Finanční záležitosti Pravidla a předpisy Služby pro (Studenti se specifickými nároky, Zahraniční studenti, Akademičtí pracovníci) Studentský život Vzhledem k tomu, že na Masarykově univerzitě nestudují jen tuzemští studenti, rozhodli jsme se vytvořit také anglickou jazykovou verzi portálu. 1.5 Finance Tým Muniportu obdržel stejně jako další studentské projekty APLS od Kabinetu informačních studií a knihovnictví částku 21.200 Kč. Předpokládané náklady celého projektu byly následující: tvorba webu založeného na redakčním systému při dodržení hledisek použitelnosti a přístupnosti: 15.000 Kč, zajištění publicity pomocí letáků, případně dalšího tištěného informačního materiálu: 5.000 Kč, náklady spojené s prezentací na akcích pro cílovou skupinu, případně konferencích: 3.000 Kč. Předpokládali jsme, že náklady na internetovou doménu a hosting odpadnou při zajištění partnera z ÚVT, vývojového týmu IS MU nebo jiného vhodného pracoviště. V opačném případě by bylo nutné přičíst tyto další výdaje (5.000 Kč).
Hlavní stránka portálu se všemi kategoriemi 1.6 Tvorba portálu Po vytvoření klasifikace mohlo nastat samotné vytváření portálu, které se samozřejmě neobešlo bez potíží. Jen samotné vyřizování a shánění partnerů prostřednictvím elektronické i osobní komunikace trvalo tři měsíce. Byl osloven Ústav výpočetní techniky MU (ÚVT), který přistoupil na spolupráci v rovině konzultací. Vstříc nám v této věci vyšel RNDr. David Antoš, Ph.D. ze superpočítačového centra ÚVT. Jako partner z řad MU bylo dále vytipováno Centrum informačních technologií Filozofické fakulty MU (CIT), které má bohaté zkušenosti s poskytováním technické podpory pro takovéto projekty. První kontakt se zástupcem CIT, Mgr. Mikšíkem, byl hodně nejistý a byli jsme postaveni před hotovou věc - vytvořit projekt v prostředí systému pro správu obsahu Plone, v kterém jsou vytvořeny fakultní stránky, nebo si najít jiného partnera. Přistoupili jsme na myšlenku upravit CMS Plone pro potřeby a požadavky projektu Muniport. Za tímto účelem byl kontaktován Radim Novotný, který jakožto zástupce české Plone komunity má bohaté zkušenosti s vývojem aplikací pod tímto systémem. Dohodli jsme se s ním, co a jak by mělo fungovat, ujasnili si technické řešení vzniklých problémů a zadali žádost o vytvoření požadovaných úprav systému Plone. Mezi ony problémy patřila například úprava shodných odkazů na stránkách Muniport, nebo možnost uživatelsky ovlivnit pořadí jednotlivých skupin a odkazů. Po předběžné žádosti u Mgr. Mikšíka o zajištění zdrojů na provoz portálu Muniport jsme byli před nečekaným problémem, když nám CIT oznámilo, že nám mohou poskytnout pouze Plone Verze 2.1.4 z roku 2006, jehož instalace již není ani na oficielních stránkách Plone projektu k dispozici. Důvod vyžadování této staré verze, byl ten, že CIT mělo v této verzi vytvořený portál fakulty
a nebylo myslitelné přejít na novější verzi. Přijmutí tohoto návrhu by znamenalo další zbytečné úpravy již rozpracovaného řešení, které bylo koncipováno na Plone verze 3.3, která opravuje spoustu chyb starších verzí a umožňuje daleko lepší a efektivnější přístup k vytváření nového portálu. Z obav ze zatížení serveru nebylo ani myslitelné na CIT vytvořit novou instalaci Plone 3.3. Mgr. Mikšík nám jako alternativu nabídl starší dostatečně výkonný server, na který bychom si mohli novou verzi Plone nainstalovat. Za tento hardware ovšem odmítl převzít zodpovědnost a v případě jakékoli hardwarové poruchy by, bez dalšího jednání, zřejmě portál Muniport přestal existovat. Jediným přínosem tohoto řešení by bylo zálohování datového souboru portálu, do kterého se ukládají všechna data zadaná uživateli. Začalo tudíž jednání s ÚVT, zda by nemohl převzít technické řešení projektu Muniport. Jednání probíhalo velice věcně, především díky velké ochotě RNDr. Davida Antoše, Ph.D. a RNDr. Lukáše Hejtmánka, Ph.D., a za nedlouho byl již spuštěn testovací server portálu Muniport. Taktéž zakoupené doménové jméno Muniport.cz bylo převedeno do vlastnictví a správy Kabinetu informačních studií a knihovnictví FF MU. Portál Muniport byl uveden do ostrého provozu 1. května 2010, nicméně tím práce na portálu neskončily, portál je dále aktualizován a průběžně doplňován o nové odkazy.
Typy odkazů a jejich grafické znázornění v detailu skupiny Uskutečnili jsme dvě uživatelská testování. První probíhalo ještě před samotnou tvorbou portálu, druhé již v průběhu vytváření portálu. Výstupem první fáze, předběžného uživatelského testování (kognitivní procházka), byla určitá představa o postupech uživatelů při hledání informací. Testování probíhalo prostřednictvím náčrtků na papíru, kde byla zobrazená hrubá struktura stránky. Za pomocí výsledku testování se nastavila klasifikace portálu. Druhá fáze, tedy uživatelské testování použitelnosti probíhalo na základě úkolů, které plnili samotní testeři. Sledovali jsme, jak se testeři při řešení úkolů na portálu orientují a jak rychle dokážou vyhledat požadované údaje. Cílem výstupu této aktivity byl portál, ve kterém jsou uživatelé schopni intuitivně a rychle hledat potřebné informace. 1.7 Publicita a udržitelnost Publicitou jsme se začali zabývat měsíc před ostrým spuštěním portálu tak, aby na přijímací zkoušky do prvních ročníků byl již portál zviditelněn. Nechali jsme vytisknout letáky a samolepky, roznesli je po fakultách, založili stránku na sociální síti Facebook. Mimo jiné jsme také kontaktovali knihovny umístěné na portále s prosbou umístění odkazu Muniportu na knihovní weby a začali se
poohlížet po studentských časopisech, ve kterých bychom mohli publikovat. Samozřejmě byl náš projekt představen i na konferenci Infokon. Projekt nemůže dále fungovat bez získání partnera, který zajistí udržitelnost projektu po ukončení APLS. V úvahu připadala osoba zodpovědná za provoz webů MU. Dalším kandidátem byla knihovna FF a v poslední řadě pak studentští poradci.
2. Současný stav a hlavní výstup projektu Hlavním výstupem projektu Muniport je webový portál na adrese http://www.muniport.cz/, jehož cílem je virtuální integrace služeb Masarykovy Univerzity a shromáždění odkazů na veškeré podpůrné služby poskytované fakultami, pracovišti a dalšími orgány MU. Odkazy jsou přehledně uspořádané, barevně odlišené, rozdělené do kategorií a opatřené stručnými charakteristikami. Muniport nabízí výše zmíněných devět kategorií (Studium, IT podpora, Knihovny, Ubytování a stravování, Poradenství a podpora, Pravidla a předpisy, Finanční záležitost, Služby pro... a Studentský život). V hierarchické organizační struktuře je uplatněn princip polyhierarchie, tzn., že je-li to vhodné, jsou některé položky zařazeny do více než jedné kategorie či podkategorie. Výhodou portálu je jeho jednoduchost, snadná přehlednost, použitelnost i design a samozřejmě přístup k veškerým službám MU z jednoho místa. K snadnější a rychlejší navigaci slouží také fulltextové vyhledávání. Vzhledem k tomu, že na Masarykově univerzitě studují i zahraniční studenti, je Muniport opatřen i zmíněnou anglickou mutací. Vedlejším výstupem je Zpráva z uživatelského testování. V rámci testování proběhlo ještě před vznikem portálu testování pomocí kartiček, které reprezentovaly model organizace obsahu portálu. Po vzniku portálu proběhlo klasické uživatelské testování, orientované především na použitelnost a intuitivnost. V rámci publicity budou též vydány články v časopisech. Většina je momentálně v tisku, aby se dostala ke studentům v prvních dnech školy. Články vyjdou ve fakultní příloze Prvákovin, GTMagazínu a v periodicích Topzine (http://www.topzine.cz/Muniport-informacni-system-po-kteremtouzite) a Študák. V rámci propagace byla na Facebooku vytvořena stránka (www.facebook.com/Muniport), jejímž prostřednictvím jsou uživatelé informováni o novinkách. Co se monitorovacích indikátorů týče, všechny jsou v současné době splněny. Počet návštěv portálu - alespoň 600 návštěv k 1. 9. 2010. Tento indikátor byl naplněn již 20. 5. 2010. Návštěvnost portálu se sleduje pomocí služby Google Analytics. 1. 5.-31. 8.: 2 283 návštěvy 1. 9.-19. 9. : 475 návštěv Online testování přístupnosti pomocí analýzy zdrojového kódu - úspěšnost 90-100 % k 31. 5. 2010. Analýza zdrojového kódu stránky byla provedena pomocí služby SEO Servis (http://seo-servis.cz/).
Analýza prověřuje: informace v hlavičce, chyby v HTML kódu, sémantiku obsahu, přístupnost. Portál po posledních úpravách v HTML kódu (24. 6.2010) dosáhl výsledku 94 % (http://seoservis.cz/source-zdrojovy-kod/3734866). Některé vytýkané chyby však nelze opravit vzhledem k charakteru portálu (např. Stránka obsahuje málo odstavců. Bylo by lepší text více strukturovat). Portál byl též testován na přístupnost prostřednictvím Tyflocentra Brno ( http://blindfriendly.cz/testovani). Web byl ohodnocen jako bez větších obtíží přístupný. Orientaci na webu ohodnotili odborníci na přístupnost jako rychlou díky ustálené struktuře, která koresponduje s typem prezentovaného obsahu. Získání alespoň 5 aktivních partnerů z Masarykovy univerzity, kteří na Muniport odkazují. Největším partnerem se stal Ústav výpočetní techniky, konkrétně metodický tým W3W, který se stará o univerzitní stránky http://www.muni.cz/. ÚVT dokonce celý projekt Muniport chtělo převzít a integrovat ho do stránek muni.cz. Nakonec se týmy dohodly, že tým W3W umístí odkaz na stránky http://www.muni.cz/study a bude označen jako externí. Ústřední knihovna Filozofické fakulty zařadila náš banner na svých stránkách do hlavní navigace. Knihovna taktéž upozorňuje na Muniport v rámci akce „Rande s knihovnou". Ústřední knihovna Fakulty sociálních studií na Muniport upozorňuje na hlavní stránce své webové prezentace v multimediálním infoboxu. Knihovna též souhlasila s distribucí letáků mezi čtenáři. Ústřední knihovna Pedagogické fakulty na Muniport odkazuje na hlavní stránce své webové stránky v multimediálním infoboxu. Prvákoviny - Informace o Muniportu se objeví ve fakultní příloze Prvákovin. Zároveň byla navázána spolupráce se studenty, kteří se podílejí na setkáních Prvákoviny. Budou dávat týmu k dispozici informace, které sdělují studentům a ty se budou integrovat do portálu. Na setkání Prvákovin ( http://setkani.prvakoviny.cz/) budou studenti informováni o Muniportu. Studentští poradci (http://poradci.muni.cz/odkazy) s námi navázali podobnou spolupráci jako organizátoři Prvákovin. Vypracování výzkumné zprávy o uživatelském testování. Zpráva byla vypracována a bude přílohou závěrečné zprávy projektu při obhajobě. V současné době je již zajištěna také udržitelnost projektu. Technická udržitelnost projektu spadá pod Ústav výpočetní techniky Masarykovy univerzity, který převzal správu serveru (záloha dat, zajištění provozu serveru apod.). V ÚVT nalezl projekt Muniport spolehlivého a kvalitního partnera pro naplnění svých technických potřeb na špičkové úrovni.
Aktualizace webu bude probíhat prostřednictvím studentů předmětu „Informační a komunikační technologie ve vzdělávání", který vede Mgr. Jiří Zounek, Ph.D. (Ústav pedagogických věd, FF MU). Nabídka na aktualizaci jako náplň předmětu byla též učiněna PhDr. A. Škyříkové pro kombinované studenty předmětu „Rešeršní služby". Pokud by PhDr. Škyříková souhlasila, mohli by se studenti v aktualizování střídat. V rámci projektu byl pro studenty vypracován podrobný návod na aktualizaci. S případnými problémy se studenti budou moci obracet na Bc. Evu Husákovou, která po Ing. Kochmanovi přebere administraci Plone. V současné době již máme vytvořené závěrečné vyúčtování. S přidělenými penězi jsme vyšli bez větších obtíží, což je ale mimo jiné dáno tím, že například Tyflocentrum o.p.s. Brno nám jako studentskému projektu odpustilo částku cca 10.000 Kč za testování přístupnosti. Za což Tyflocentru velice děkujeme a vážíme si jejich ochoty. Největší položka rozpočtu Muniportu padla samozřejmě na vývoj portálu v CMS Plone, což činí cca 14.000 Kč a návrh designu, který jsme zaplatili částkou 3.000 Kč. K dalším položkám rozpočtu ještě patřily kontrola anglického překladu, tisk letáků a samolepek, PPC služba Google AdWords či doména Muniport.cz. Všechny uvedené položky byly v řádech stokorun.
Ukázka anglické verze kategorie IT podpora
3. Budoucnost projektu A jak my, tým Muniportu, vidíme zítřky a vůbec budoucnost tohoto projektu? Portál Muniport má zajištěnou udržitelnost, tedy aktualizaci díky osobě Mgr. Jiřího Zounka, Ph.D. (Ústav pedagogických věd, FF MU) a jeho studentů předmětu „Informační a komunikační technologie ve vzdělávání". Doufáme, že k těmto studentům se přidají také studenti KISK v rámci vhodného předmětu.
Pěvně věříme, že portál bude studenty využíván a že v něm všichni naleznou to, co potřebují a přijdou si na své. Bc. Eva Husáková se bude nadále věnovat projektu jako tutor i vzhledem k tomu, že své zkušenosti s projektem hodlá využít v diplomové práci.
4. Závěr Díky tomuto projektu, jehož realizace trvala bezmála rok, jsme si mohli vyzkoušet práci v týmu, která se ne vždy obešla bez problémů a drobných konfliktů, ale s tím se potýkají jistě téměř všechny týmy. Některým z nás by vyhovovala samostatná práce na projektu spíše než v týmu, nicméně tento rok trvající APLS považujeme za dobrou zkušenost. Setkali jsme se s kladnými odezvami na projekt Muniport jak při samotném testování, tak i od dalších studentů. Podle našeho názoru je vytvořený portál s těmito informacemi o podpůrných službách univerzity opravdu třeba a jen nás mrzí, že podobný web neexistoval v době, kdy jsme nastupovali do prvních ročníků.
Vytvořeno pomocí
Štítky: projekty, portály, projekty APLS, Muniport, podpůrné služby, rozcestníky
