Muhammad Bagir, S.E.,M.T.I Analisis Strategik Sistem Informasi
1
Analisa Strategis Sistem Informasi Analisis kondisi saat ini dan apa yang diharapkan kedepan dari STRATEGI SI?. Kebutuhan SI pada organisasi terus meningkat dan disesuaikan dengan kebutuhan pencapaian strategi bisnis. Peluang optimalisasi di masa mendatang SI dapat diidentifikasi dan akan terus meningkat seiring peningkatan kemampuan kompetisi. 2
Pentingnya Perencanaan SI/TI Mengidentifikasi Peluang Organisasional dan Permasalahanpermasalahan yang muncul dimana SI/TI dapat diterapkan dengan sukses. Mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan agar SI/TI dapat diterapkan dengan sukses pada peluang dan masalah yang dihadapi. Pengembangan strategi dan prosedur agar SI/TI dapat diterapkan dengan sukses pada peluang dan masalah yang dihadapi. Pembangunan sebuah Acuan monitoring bagi manajer TI sehingga tindakannya lebih selaras dengan tujuan atasannya Pemecahan masalah manfaat dan kerugian dari situasi yang tak terduga antara manajer senior dan manajer TI
Menentukan level level keputusan yang benar untuk didelegasikan kepada Manajer TI.
3
Perencanaan Strategi SI/TI Suatu proses memutuskan sasaran organisasi SI/TI dan mengidentifikasikan aplikasi SI/TI potensial yang harus diimplementasikan oleh organisasi secara keseluruhan. Strategi SI membawa bersama tujuan bisnis perusahaan, pemahaman mengenai informasi yang diperlukan untuk mendukung tercapainya tujuan, dan implementasi sistem komputer untuk menyediakan informasi yang dimaksud. Membangun strategi SI/TI merupakan rencana untuk membangun sistem menuju visi masa depan dari peran SI dalam organisasi.
Proses mengidentifikasi portofolio aplikasi berbasis komputer untuk diimplementasikan, yang keduanya diselaraskan dengan strategi perusahaan dan memiliki kemampuan untuk menciptakan keunggulan atas para pesaing.
4
Tujuan Perusahaan Dalam Pengembangan SI/TI Pemanfaatan SI/TI dan skala prioritas investasi SI/TI untuk organisasi/perusahaan. Mencapai keunggulan kompetitif dari kompetitor. Efektifitas dan efisiensi biaya investasi SI/TI harus mampu dikendalikan. Pengembangan sumber daya yang terkait pengembangan SI/TI sekaligus Meningkatkan kompetensi pemanfaatan SI/TI di dalam organisasi/perusahaan.
5
Langkah Strategis Pengembangan SI/TI
6
Evolusi Pengembangan Strategi TI Tahap 1 - Perencanaan Data Processing. Departemen TI perlu merencanakan antarmuka antara aplikasi yang dibangun terpisah, proyek demi proyek, agar supaya mereka bekerja secara efektif dan efisien, baik dalam operasi bisnis dan pemanfaatan teknologi. Memperoleh pemahaman manajemen dalam hal meningkatnya ketergantungan bisnis pada sistem merupakan sasaran utama, agar supaya lebih koheren, dan tidak sepotong – sepotong.
7
Utamanya, aplikasi – aplikasi pendukung yang sedang dibangun dan manajemen menerima TI dalam peran terbatas, namun ketergantungan masih tetap meningkat.
Evolusi Pengembangan Strategi TI..(cont) Tahap 2 – Manajemen.
Pada tahap ini mulai menyadari (seringkali karena krisis atau kegagalan sistem utama), menginisiasikan kajian top-down terhadap aplikasi TI dengan memperhatikan ketergantungan bisnis Prioritas disetujui berdasar pada relatif pentingnya kebutuhan bisnis. Sebagi contoh, haruskah pengembangan ulang proses order perlu mendahului sistem analisa penjualan baru?
8
Pendekatan yang digunakan sangat mengandalkan metoda, biasanya menggunakan turunan dari IBM “Perencanaan Sistem Bisnis” atau metoda yang serupa, dan melibatkan konsensus manajemen pada saat kritis maupun untuk memperoleh prioritas.
Evolusi Pengembangan Strategi TI…(cont) Tahap 3 – Berpusat pada perencanaan TI secara detail. Menentukan cara terbaik untuk mengimplementasikan kembali sistem yang sudah ada dengan cara yang lebih tepat, terintegrasi dan hemat biaya. Kebutuhan portofolio diseimbangkan (perhatian lebih besar diberikan kepada sistem operasional kunci dan sedikit sumber daya dialokasikan untuk aplikasi) aplikasi pedukung, yang semula telah diprioritaskan dalam tahap 2. Konsep meja bantuan (helpdesk) atau Pusat Dukungan Aplikasi dapat diterapkan untuk mendukung aplikasi, dan paket aplikasi akan diperkenalkan untuk mengganti sistem yang dibangun sendiri. Tahap 3 ini dapat mengambil waktu yang cukup lama untuk implementasi secara efektif dan sementara sedang berlangsung, tidak ada hal lain yang terjadi, karena semua sumber daya TI 9 dianggarkan untuk perencanaan 2 – 3 tahun ke depan.
Evolusi Pengembangan Strategi TI…(cont) Tahap 4 – Pengguna Memegang Kendali. Tidak perlu dianjurkan oleh manajemen senior
Namun juga tidak dilarang, karena mereka tidak menghendaki pengguna melihat peluang baru dalam memanfaatkan TI. 10
Permasalahan dan Tantangan Pimpinan tidak memahami betul manfaat TI dan hanya melihat TI sebagai ‘deretan komputer’ semata. Menganggap implementasi TI sebagai sesuatu hal yang sulit untuk direalisasikan.
Tidak memandang kedepan dan hanya terpaku pada pekerjaan2 sesaat. Menganggap bahwa investasi TI ‘selalu’ mahal (cost center dan bukan profit center).
Persoalan/masalah sehari-hari yang dihadapi membuat pimpinan kehilangan waktu untuk memikirkan kepentingan jangka pendek dan 11 ‘melupakan’ peluang keuntungan dari implementasi TI.
FAKTOR PENGGERAK DAN PENGHALANG Penggerak
Penghalang
Senior Executive for IT
IT/Business lacks close relationship IT does not prioritize well
IT Involved in strategy development IT understands the business Business-IT partnership Well-prioritized IT projects
It demonstrates leadership 12
IT fails to meet commitment
IT does not understand business Senior executives do not support IT IT management lacks leadership
Kesuksesan Pengembangan TI Seberapa penting dan komprehensif TI dalam menunjang pencapaian tujuan organisasi/perusahaan pemanfaatan TI secara wajar dan tidak berlebihan. Pemanfaatan peluang implementasi TI bagi tercapainya tujuan organisasi/perusahaan. Sejauh mana keterlibatan dan komitmen pimpinandalam implementasi TI Sejarah dan kesuksesan implementasi TI akan menjadi pengalaman baik (best experiences) dalam keberlanjutan implementasi TI. 13
Kriteria Sukses Proses Strategi TI/SI Sumber Daya
Efisiensi Proses
Pengayaan Proses
Efektifitas Proses 14
Tujuan Proses
Dimensi Kesuksesan Pengembangan TI Kontribusi TI dalam peningkatan performa dan kemampuan organisasi/perusahaan.
Penyatuan Strategi TI dan Strategi Bisnis (berjalan secara simultan dan komprehensif) Mendapatkan keuntungan kompetitif dari implementasi TI Jumlah pembeli/pelanggan meningkat Komitmen pimpinan terhadap TI semakin meningkat.
Meningkatkan komunikasi dengan pelanggan. Perencanaan yang baik terhadap kebutuhan sumber daya pendukung implementasi TI Alokasi sumber daya pendukung TI meningkat. Pengembangan arsitektur informasi (data) yang baik.
Kelayakan penerapan TI semakin baik.
15
Perencanaan Investasi TI (Perspektif Bisnis) Aplikasi strategis hendaknya mampu untuk memprediksi kondisi yang akan terjadi di masa mendatang sekaligus memperhitungkan keunggulan kompetitif dan pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Pengembangan aplikasi operasional utama yang efektif dan efisien bagi perusahaan. Pengembangan prototipe aplikasi untuk menunjang performa bisnis perusahaan. 16
Metode Analisis Perencanaan Strategis Metode Analisis
Analisis Bisnis & SI/TI Internal
17
Value Chain Analysis
√
Strategic Option Generator
√
SWOT Analysis
√ Strength & Weaknesses
Eksternal
√ Opportunity & Threats
5 Forces Model
√
PEST
√
Value Chain Analysis Porter menunjukkan suatu model rantai nilai yang berinteraksi antar aktivitas dalam suatu unit, value chain dapat digunkan untuk pemerikasaan sistematis semua kegiatan yang ada pada organisasi/perusahaan. Metode analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan aktifitas-aktifitas yang terjadi di dalam perusahaan ke dalam dua bagian besar yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Setelah itu aktivitas-aktivitas tersebut akan dipetakan dan digunakan sebagai dasar untuk menentukan solusi SI/TI untuk mendapatkan keuntungan bagi perusahaan
Aktivitas Utama yaitu : Inbound Logistic, Operation, Outbound Logistic, Marketing and Sales,dan Services. Aktivitas Pendukung yaitu Procurement, Technology Development, Human Resources Management, dan 18 Infrastructure.
Rantai Nilai Perusahaan
19
Strategic Option Generator Metode analisa ini digunakan untuk menentukan strategic information system(SIS) pada matriks Warren McFarlan. Selain itu, metode ini juga digunakan untuk mengidentifikasi peluang untuk mendapatkan competitive advantagedalam penggunaan Sistem Informasi. Wiseman sebagai penemu metode ini menjelaskan 4 dimensi yang ada pada Strategic Option Generator.
Pada masing-masing dimensi, harus dilakukan pemilihan terhadap salah satu strategi yang digunakan untuk membuat perencanaan, sehingga akan didapatkan arahan untuk mendapatkan strategic advantage. Dimana dari dimensi tersebut adalah sebagai berikut: Dimensi 1 strategy target, dimensi 2 : strategy thrust, dimensi 3 : strategy mode, dan dimensi 4 : strategy direction 20
5 Forces Metode Analisis ini digunakan untuk melihat peta persaingan yang ada pada bisnis. Analisis ini akan melihat sejauh mana pengaruh persaingan diantara competitor yang ada, pendatang baru, produk atau layanan pengganti, daya tawar supplier serta daya tawar pelanggan terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan. Hasil dari analisis ini dapat digunakan dalam SWOT analysis untuk membantu menentukan peluang dan ancaman yang ada pada perusahaan. 21
SWOT Metode ini digunakan untuk melihat kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan serta melihat peluang dan ancaman yang ada dalam mengembangkan bisnis. Kemudian, berdasarkan kriteria-kriteria tersebut disusunlah suatu strategi untuk mengatasi keadaan lingkungan bisnis perusahaan.
Perencanaan strategi SI didapat dari hasil analisis SWOT dipergunakan untuk mengidentifikasi dan dievaluasi CSF. Tahap analisis SWOT sebagai alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT, Matrik SWOT menghasilkan empat bagian alternatif strategis yaitu Strategi SO, Strategi ST, Strategi WO, dan Strategi WT. 22
PEST Analisa ini khusus pada pengaruh lingkungan bisnis eksternal, PEST merupakan singkatan dari Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi issue yang dapat berpengaruh pada pengembangan strategi bisnis. Mengidentifikasi pengaruh PEST cara yang sangat berguna dalam merangkum lingkungan bisnis dalam kegiatan operasional bisnis. Bagaimanapun, itu harus di follow up dengan mempertimbangkan bagaiaman bisnis seharusnya merespons pengaruh-pengaruh issue tersebut. 23
Contoh Penerapan Strategi SI/TI Untuk Menangani Keluhan Pelanggan Managing Director
Sales Manager
Order Management
24
Technical Manager
Service Department
Financial Controller
Quality Department
Customer Complaining
Contoh Penerapan Strategi SI/TI untuk Pengelolaan Pengetahuan Perusahaan LEVELS
TASKS Distribute Knowledge
Share Knowledge
Capture Knowledge Apply Knowledge
25
I END USER TOOLS
II WHO KNOWS WHAT
III WHAT THE KNOW
IV WHAT THEY THINK
Word Processing Desktop Publishing Web Publishing Electronic Calendars Presentations
Word Processing Desktop Publishing Web Publishing Electronic Calendars Presentations
Word Processing Desktop Publishing Web Publishing Electronic Calendars Presentations
Word Processing Desktop Publishing Web Publishing Electronic Calendars Presentations
Groupware Intranets Networks E-mail
Groupware Intranets Networks E-mail
Groupware Intranets Networks E-mail
Databases Data Warehouses
Databases Data Warehouses Expert Systems Case Based reasoning
Level Transformasi SI/TI Pada Bisnis
26
