IMPLEMENTASI EGOVERNANCE Muhammad Bagir, S.E., M.T.I
1
2
E-Government (World Bank) “government-owned or operated systems of information and communications technologies (ICTs) that transform relations with citizens, the private sector and/or other government agencies so as to promote citizen empowerment, improve service delivery, strengthen accountability, increase transparency, or improve government efficiency” • Pemanfaatan TIK • Transformation relasi
Peningkatan-peningkatan: ◦ Pemberdayaan masyarakat ◦ Pelayanan publik ◦ Transparansi dan akuntabilitas ◦ Efisiensi penyelenggaraan pemerintahan
3
E-Government • Pemberdayaan masyarakat • Pelayanan publik • Transparansi dan akuntabilitas • Efisiensi penyelenggaraan Dampak pemerintahan
Hubungan (relasi) yang lebih efektif, harmonis, dan Transformasi akuntabel relasi antar Pengembangan pihak yang sarana dan terkait dgn infrastruktur TI Pemanfaatan e-gov teknologi informasi
positif terhadap masyarakat, dunia usaha, dan instansi pemerintah sendiri
4
Konsep e-goverment a)E-gov merupakan suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); yang b)Melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan c) Memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan.
5
Tujuan pemanfaatan TIK Tujuan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) pada instansi pemerintah adalah: (1) mengidentifikasi dan menguraikan tingkat pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di beberapa instansi pemerintah pusat maupun daerah, (2) mengidentifikasi dan menguraikan tingkat optimalitas implementasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di instansi pemerintah pusat maupun daerah, (3) menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat atau kualifikasi dalam implementasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di instansi pemerintah tingkat pusat maupun daerah, (4) menyusun model dan strategi peningkatan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi instansi pemerintah
6
Manfaat dari pelaksanaan e-gov A. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara. B. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance. C. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholdernya untuk keperluan aktivitas sehari-hari. D. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. E. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada. F. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis. G. Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang lebih berkualitas ( indrajid, 2005, 4 )
7
KEUNTUNGAN KESUKSESAN IMPLEMENTASI TIK dalam PEMERINTAHAN
8
Faktor-Faktor Kesuksesan Faktor-faktor kesuksesan implementasi e-government dapat dikelompokkan menjadi lima bagian besar:
9
Visi, objektif, strategi
keberhasilane-government membutuhkan: 1. Visi yang jelas dari pemimpin 2. Dukungan yang kuat dari masyarakat 3. Penetapan agenda
10
Hukum dan Peraturan Adalah penting untuk merencanakan waktu dan usaha yang cukup untuk perubahan legislatif yang mungkin diperlukan untuk mendukung implementasi proses yang baru. Aturan hukum berikut perlu dicanangkan demi keberhasilan e-government: Hukum privasi dan isu terkait Hukum terkait perubahan proses bisnis dan sistem informasi Hukum terkait arsitektur teknologi informasi pemerintah dan pendirian sebuah pusat komputer terintegrasi.
11
Struktur organisasi Usaha yang dibutuhkan dalam bidang ini tidak boleh dianggap enteng. Restrukturisasi organisasi mempengaruhi sekitar 30 sampai 50 persen dari keseluruhan usaha. Perubahan dalam struktur organisasi harus direncanakan dengan matang dan diimplementasikan dengan sistematis. Hal-hal penting yang mempengaruhi perubahan organisasi adalah sebagai berikut: Kepemimpinan yang kuat dengan komitmen Perencanaan - manajemen TI dan manajemen perubahan Persiapan anggaran dan pelaksanaan anggaran Koordinasi dan kolaborasi Pemantauan dan pengukuran kinerja Kemitraan pemerintah-sektor swasta-masyarakat
12
Peran TIK Dalam EGovernment
Automasi
Integrasi
Enabler
Automasi tugas-tugas
Integrasi proses dan sumber daya
Cara-cara baru
Transformer
Tatanan dan budaya TIK
13
Peran TIK: Automasi Pemakai melaksanakan tugas-tugasnya secara manual
Komputer membantu pemakai melaksanakan tugas-tugasnya
14
Peran TIK: Integrator Sistem Pelayanan Satu Atap Aplikasi Perijinan UPTSA Perijinan Online (WEB)
INTERNET
Pemohon
Pusat Kota Core Sistem OSS
Mobile OSS (SMS)
Pemohon
LAN Pemda
Aplikasi Perijinan Din.Teknis
GSM/ CDMA
Staf Pelaksana Teknis
• Banyak unit • Kewenangan yang berbeda-beda • Proses birokrasi yang berlainan • Banyak data
Pemohon Performance Monitoring Akses Dimana Pun
Kios Perijinan
Pemohon Kecamatan/Desa
Eksekutif
Pemakai melihatnya sebagai satu layanan
15
Integrasi: Pemakaian Data Bersama Dinas Sosial
Dinas Kependudukan
Dinas Kesehatan
Penangana n bencana
Data kependudukan
Data kesehatan
Data prasarana fisik & fasum
Penangana n KLB
Dinas Kimpraswil
Dinas Kesehatan
16
Integrasi: Komunikasi Antar Aplikasi Sistem dan aplikasi dengan platform (hardware, sistem operasi, dan software) yang berbeda-beda
Isu pokok: kebutuhan untuk saling berkomunikasi tanpa harus mengetahui aspek internal dan memaksakan kesamaan platform
17
Teknologi Integrasi Aplikasi client tidak harus sama dengan aplikasi server. Untuk mengkomunikasikan keduanya tidak perlu harus mengetahui detil desain internal masing-masing.
akses
server (service implementation)
client
X interface
Y Z implementasi layanan
Isu-Isu Dalam Integrasi Hak
akses (siapa boleh mengakses apa) Keamanan sistem Format data Kepemilikan dan kewenangan terhadap data Koordinasi dan kesepakatan dalam integrasi 18
19
Perencanaan TIK If you fail to plan, you plan to fail Efek dari kegagalan dalam perencanaan adalah tidak tercapainya fungsi TIK sebagai pendukung tugas/kegiatan, malah menjadi beban & pemborosan.
Tahapan Perencanaan TIK mencerminkan peran strategis TIK dalam mencapai tujuan organisasi
Tujuan organisasi
Tujuan TIK
dasar bagi perencanaan programprogram TIK Analisis kondisi saat ini
implementasi cara-cara pencapaian tujuan TIK Indikator dan sasaran
cara untuk mengetahui keberhasilan pencapaian tujuan
Program dan kegiatan
Timeline dan alokasi sumber daya
untuk keperluan evaluasi dan pemantauan20
Prinsip-Prinsip Desain Program TIK
Efektifitas
– menuju pada sasaran pencapaian tujuan spesifikasi harus jelas Efisiensi – sumber dana yang tersedia selalu tidak tak terbatas alokasi yang optimal Kontinuitas – umumnya program-program TIK saling terkait konsistensi urutan implementasi program Keberlanjutan – terutama terkait dengan program-program berjangka panjang kepastian anggaran dan sumber daya lainnya 21
Prinsip-Prinsip Implementasi Program
TIK sebagai pendukung, bukan tujuan
Perhatikan realitas yang ada
Kondisi sosial ekonomi masyarakat dan nilai-nilai yang berkembang di dalamnya
Partisipasi masyarakat dalam programprogram TIK
Jangan sampai terjebak oleh tujuan semu
Menumbuhkan rasa ikut memiliki
Perhatikan kesederhanaan dan kemudahan
Kesederhanaan akan menumbuhkan partisipasi
22
23
Penahapan Introduksi ke masyarakat
Mulai menarik partisipasi masyarakat
Pemakaian sehari-hari oleh masy.
Perubahan budaya, nilai, dan perilaku
Kehadiran
Interaksi
Transaksi
Transformasi
Sosialisasi, Unit khusus
Respons yang baik, Insentif bagi pemakai
Layanan yang baik, Pemenuhan kebutuhan pemakai
Konsistensi dan kontinuitas
Contoh keberhasilan: program saluran komunikasi masyarakat melalui SMS di Pemerintah Kota Yogyakarta (SMS 2740)
Aspek-Aspek Implementasi (1) Teknis
dan infrastruktur:
Penyediaan perangkat keras (komputer terminal, server, dsb) Pemasangan jaringan komputer (LAN maupun Internet) Pengembangan aplikasi (software) sistemsistem informasi
24
Aspek-Aspek Implementasi (2) Perubahan
Perubahan tatalaksana diperlukan untuk memaksimalkan dukungan TIK Diwujudkan dalam bentuk standard operating procedures (SOP) atau termuat dalam tupoksi SKPD
prosedur-prosedur birokrasi
Bagi SKPD: pedoman dalam menjalankan layanan Bagi masyarakat: pedoman dalam menggunakan layanan
Implementasi SOP:
SKPD perlu sosialisasi, diikuti oleh penegakan Masyarakat perlu sosialisasi, bila perlu diikuti oleh pendampingan 25
26
Penyelarasan TIK & Proses Birokrasi TIK
Proses birokrasi terdukung TIK Proses birokrasi Birokrasi yang efisien, cepat, mudah, dan akuntabel
27
Ilustrasi: Penyelarasan Proses Birokrasi Dinas X Dinas Y Proses konvensional
Proses baru berbasis TIK
Syarat 1
Unit Pelayanan
Syarat 2
Dinas Z
Syarat 3
Syarat 1
Dinas X
Syarat 2
Dinas Y
Syarat 3
Dinas Z
28
Ilustrasi: Sistem Perijinan Satu Atap
Kerja sama Pemkab Bantul, Asia Foundation, dan PT Gamatechno Sist. info. perijinan satu atap Isu-isu implementasi
Regulasi Pembiayaan SDM Partisipasi masyarakat
Perubahan prosedur kerja dan tupoksi manual ke otomatis Kepemimpinan
Motivator Perencanaan dan manajemen program Teladan
Aplikasi Perijinan UPTSA Perijinan Online (WEB)
INTERNET
Pemohon
Core Sistem OSS Mobile OSS (SMS)
Pemohon
Pusat Kota LAN Pemda
Aplikasi Perijinan Din.Teknis
GSM/ CDMA
Staf Pelaksana Teknis
Pemohon Performance Monitoring Akses Dimana Pun
Kios Perijinan
Pemohon Kecamatan/Desa
Eksekutif
Aspek-Aspek Implementasi (3) Pemberdayaan
SDM
Operator: pemahaman tentang cara mengoperasikan aplikasi dan menjalankan prosedur-prosedur terkait Pejabat terkait: pemahaman tentang sistem baru dalam perspektif pelayanan publik/koordinasi antar instansi Dukungan SDM teknis: untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan rutin 29
Aspek-Aspek Implementasi (4) Operasional
dan pemeliharaan sistem
Penjaminan tingkat pelayanan (quality of service) konsep “pelayanan prima” Standarisasi
layanan Monitoring dan evaluasi Peningkatan secara berkelanjutan
Pengamanan sistem komputer Virus
dan gangguan-gangguan lain dari luar Pengaksesan data oleh pihak-pihak yang tidak berhak Pengamanan juga perlu dari sisi internal 30
31
Pelaksanaan Program Pelaksanaan program perlu dipantau dan dievaluasi agar tepat sasaran
Spesifikasi proyek (ToR, SPK, dsb)
Kualitas
Biaya
Jadwal
Administrasi
Anggaran dan penggunaannya
Penjadwalan
Persyaratanpersyaratan administratif
32
Faktor-faktor Risiko dalam Penerapan e-Government Faktor-faktor yang berkontribusi terhadap kegagalan penerapan e-government di negara berkembang meliputi: Kurangnya kesepakatan dalam sistem administrasi publik: penolakan internal oleh pemerintah Kurangnya rencana dan strategi: e-government diperkenalkan dengan setengah-setengah dan tidak sistematik Kurangnya SDM: kurangnya pengembangan kapasitas institusi dan personel Tidak adanya rencana investasi Kurangnya vendor sistem dan TI Ketidakmatangan teknologi: terlalu menekankan teknologi atau penerapan yang berorientasi teknologi Implementasi yang terburu-buru tanpa persiapan dan pengujian yang cukup.
Keberlanjutan dan Pengembangan Roadmap
menuju tahap e-government selanjutnya Merujuk pada renstra TIK yang ada Peran Pemerintah
G2G Antar Instansi Pemerintah
G2C Pemerintah ke Warga
G2B Pemerintah ke Dunia Usaha
Perdagangan
Sistem Pengadaan Barang Terpusat
Layanan keluhan bagi masyarakat secara on-line
Sistem pembayaran secara terpusat
Pendidikan
Sistem Pelatihan Berbasis Komputer
E-learning bagi sekolahsekolah
Pelatihan on-line utk pengembangan UKM
Keuangan
Basis data keuangan terpusat
Pembayaran pajak secara on-line
E-Procurement
Basis data PNS on-line
Sistem informasi lowongan pekerjaan
Sistem pembaruan visa on-line
Basis data angkutan umum massal
Sistem informasi kondisi lalu-lintas
Basis data tarif transportasi on-line
Sistem asuransi kesehatan on-line bagi PNS
Sistem jaminan kesehatan dan sosial
Basis data33 demografi on-line
Ketenagakerjaan Transportasi Kesehatan & Pelayanan Sosial
