MŰSZAKI LEÍRÁS Beszerzés tárgya: Ajánlattevő feladata a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség európai uniós fejlesztési források (Nemzeti Fejlesztési Terv és Új Magyarország Fejlesztési Terv) eredményes végrehajtását támogató kommunikációs tevékenységéhez kapcsolódó médiatervezési, média vásárlási és elemzési feladatok szakszerű és határidőre történő ellátása. A beszerzés célja az Európai Unió strukturális alapok támogatásával megvalósuló pályázati lehetőségekről, az EU támogatási szerepéről történő tájékoztatás, valamint a megvalósult eredmények kommunikációs üzeneteinek hatékony és széleskörű továbbítása érdekében a célcsoportnak
és
a
kommunikációs
tevékenység
tárgyának
megfelelő
médiamix
meghatározása, foglalás, vásárlás, valamint médiamegjelenések utóértékelése. 1. Háttér Az Európai Unió tagjaként Magyarország 2004. óta jogosulttá vált az Unió fejlesztési támogatásainak, a Strukturális Alapok forrásainak igénybevételére. Ezek olyan pénzügyi források, melyekből a tagországok pályázatok útján jelentős anyagi támogatásokhoz juthatnak. Magyarország, az I. Nemzeti Fejlesztési Terv (NFT) keretében az Európai Uniótól a 2004-2006 időszakban a strukturális alapokból megközelítőleg 510 milliárd forint fejlesztési támogatásra volt jogosult. Az Új Magyarország Fejlesztési Terv a 2007-2013 időszakhoz kapcsolódó fejlesztéspolitikai dokumentum, mely tartalmazza az Operatív Programokat, valamint azt, hogy a hazánkba érkező, csaknem hétezer milliárd forintnyi fejlesztési forrást milyen arányban és mire fordítsuk. Az ÚMFT-ről további információ a www.nfh.gov.hu oldalon található. 2. Célkitűzések Az együttműködés időszaka alatt a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Kommunikációs Főosztálya által megfogalmazott eseti igényeknek megfelelően az Ajánlattevő feladata:
-
évente legalább 2 alkalommal történő országos lefedettségű ATL-kampány végrehajtásához valamint a folyamatos tájékoztatást szintentartó közérdekű és PR megjelenésekhez média stratégia és médiaterv készítése a bírálati szempontoknál
megadott médialista elemeinek felhasználásával, illetve előre nem ismert, de a célcsoportoknak megfelelő egyéb médium/ok alkalmazásával; -
a Kommunikációs Főosztály által jóváhagyott média terv alapján média felületek lefoglalása és vásárlása a hazai és nemzetközi médiában;
-
megjelenések ellenőrzése, utólagos értékelése az alábbiak szerint: TV: post-buy értékelés; Rádió: spotlista a sugárzásról; Nyomtatott sajtó: támpéldányok csatolása a számlához; Online: statisztika és screenshot; OOH: Monitoring CD; Mozi: hivatalos sugárzási lista.
-
A 1159/2000 EK Rendelet előírásainak teljesítése.
3. Az Ajánlattevő feladatai: 1. Médiavásárlás 2. Ügynökségi szolgáltatások: -
Médiatervezés
-
Archívum készítés
-
Post-buy elemzések készítése
-
Jelentések készítése
A megbízás keretében érintett célcsoportok: •
a lakosság,
•
a gazdaság és a civil szféra területén dolgozó szervezetek,
•
önkormányzatok
•
NGO-k (kiemelten az esélyegyenlőségi, valamint a zöld szervezetek)
•
a projektek végrehajtói és támogatói
•
a megvalósult projektek által érintett széles közvélemény
A feladat teljesítése során figyelembe kell venni a 1159/2000 EK Rendelet előírásait, miszerint kiemelt, elsődleges célcsoportként kell kezelni a széles közvéleményt (felnőtt lakosság), hiszen a megvalósuló projektek eredményeinek közvetlen hatása lesz az életükre.
Az ajánlattevő feladatai részletesen: 1. Médiavásárlás Az Ajánlattevő feladata a szerződés teljesítése során az Ajánlatkérő által jelen dokumentáció elválaszthatatlan részét képező 1. sz. Mellékletben meghatározott médiumokban médiavásárlás végrehajtása. Az árajánlatban nem társadalmi célú reklámra vonatkozó, az adott médium által nyilvánosan publikált nettó listaárhoz viszonyított, az Ajánlattevő által a szerződés teljes időtartama alatt vállalt ügynökségi kedvezményeket kell megjelölni. Az Ajánlattevőnek vállalnia kell, hogy valamennyi konkrét megrendelés esetén megpróbál további kedvezményeket elérni. Az értékelés szempontja valamennyi megjelölt média megjelenésre adott kedvezmény nagysága a megjelölt súlyszámok szerint. Az ajánlathoz kapcsolódó kitöltendő táblázatot az NFÜ_médiavásárlás kedvezmény melléklet.xls megjelölésű fájl tartalmazza. 2. Ügynökségi szolgáltatások Az ügynökségi szolgáltatások díját a média ügynökségi díj ellenértéke tartalmazza. Az Ajánlatkérő a média ügynökségi díj mértékét %-ban megadva (az esetleges felárakkal növelt és az összevont kedvezményekkel csökkentett médiaár – azaz a nettó-nettó ár %ában kifejezve) kéri megadni az Ügynökségi díjazás táblába. Az ajánlattevő a szerződés teljesítése során további ügynökségi díjazásra nem jogosult. Az értékelés szempontja a média ügynökségi díj %-os mértékének nagysága, a mellékletben meghatározott súlyszám szerint. Felhívjuk a figyelmet, hogy az Ajánlattevő a szerződés teljesítése során semmilyen további ügynökségi díjazásra nem jogosult, így a média ügynökségi díj %-os mértékét úgy kell meghatározni, hogy az alábbiakban ismertetett feladatok ellenértékét tartalmazza. Az ajánlathoz kapcsolódó kitöltendő táblázatot az NFÜ_médiavásárlás kedvezmény melléklet.xls megjelölésű fájl tartalmazza.
Médiatervezés Az Ajánlattevő feladata a szerződés teljesítése során az Ajánlatkérő részére a konkrét média-és kampánymegjelenéseket megelőzően médiaterv összeállítása médiastratégia alapján.
Archívum készítés Az Ajánlattevő feladata a szerződés teljesítése során havi archívum készítése, amely rendezi és dokumentálja az összes nyomtatott és elektronikus média-megjelenést, mely a szerződés keretében került megrendelésre. Az archívumnak tartalmaznia kell az eredeti formátumú megjelenést, illetve azok digitalizált, szkennelt változatait is. Post-buy elemzések készítése Az Ajánlattevő feladata a szerződés teljesítése során a konkrét médiamegjelenéseket követő egy hónapon belül post-buy elemzés készítése. Jelentések készítése Az Ajánlattevő feladata a szerződés teljesítése során negyedéves jelentés és záró beszámoló készítése a Megrendelő által megadott formában. Post-buy elemzések, negyedéves jelentések és a záró beszámoló összefoglaló ábrája: Jelentés/dokumentum
Nyomtatott
Beadási határidő a
példányok száma
szerződés hatályba
és nyelve
lépésétől számítva
Angol
Magyar
2
2
Negyedéves jelentés
Negyedévente, szerződéskötéstől számítva
Minden médiakommunikációs
3
3
követő egy hónapon belül
tevékenység post-buy elemzése Záró Beszámoló készítése a Megrendelő által megadott tematika alapján
legkésőbb a megjelenést
3
3
Szerződés lezárása előtt 15 munkanappal
4. A benyújtott ajánlat tartalma: Pénzügyi ajánlatot tartalmazó Mellékletek kitöltve, melyet nyomtatott és elektronikus formában (CD lemezen) kell benyújtani.
5. Az ajánlatok elbírálása: Ajánlatkérő az ajánlatokat az összességében legelőnyösebb ajánlat szempontja alapján bírálja el. Elbírálási részszempontok és a kapcsolódó súlyszámok:
Az Ajánlattevő által vállalt a médiavásárlás során elérhető kedvezmények és az ügynökségi díjazás mértéke (súlyszám: 400) Ezen belül: Média típus
Az
ajánlatok
súlyszám
TV főműsoridőben
160
TV főműsoridőn kívűl
60
Rádió
20
Szponzoráció
25
Országos napilapok
30
Megyei napilapok
40
Hetilapok
20
Havilapok
10
Egyéb magazinok
10
Szakmai kiadványok
5
Online
20
Közterület
40
Mozi
10
Nemzetközi lapok
10
Általános ügynökségi kedvezmény
10
Ügynökségi díj
40
értékelése
során
adható
pontszám
részszempontonként:
1-10.
Az ajánlatkérő a részszempontokra adott ajánlati elemeket azonos módszer szerint értékeli úgy, hogy a legkedvezőbb ajánlati tartalmi elemre a maximális, a többi ajánlat ugyanazon részszempont szerinti tartalmi elemére pedig arányosan kevesebb pontszámot ad. Az ajánlatkérő a pontszámokat - törtek esetén - két tizedesjegyre kerekíti. Felhívjuk a figyelmet, hogy az ügynökségi díj értékelésekor a legkisebb érték a legkedvezőbb!
