MĚSTO LITVÍNOV Náměstí Míru č. p. 11; Litvínov zastoupené starostou města Mgr. Milanem Šťovíčkem

MĚSTO LITVÍNOV Náměstí Míru č. p. 11; 436 91 Litvínov zastoupené starostou města Mgr. Milanem Šťovíčkem

VYHLAŠUJE v souladu s § 6 zákona č. 137/2006 Sb., a Pravidel pro zadávání zakázek malého rozsahu schválených usnesením rady města č. 1568/53 ze dne 13.8.2008

VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu:

„PROGRAMOVÉ VYBAVENÍ PRO IS ÚŘADU“

Zadavatel: Město Litvínov, se sídlem Městský úřad Litvínov nám. Míru 11, 436 91 Litvínov IČ: 00266027 tel.: 476 767 600; fax: 476 767 601

Zastoupený: Mgr. Milanem Šťovíčkem starostou města

Vyřizuje: Bc. Jaroslav Frýba vedoucí odboru systémového řízení telefon: 476 767 820 mobil: 604 153 132 e-mail: [email protected]

Číselné označení veřejné zakázky v registru: VZ / 02 / 2008 / OSŘ

1 Předmět veřejné zakázky, požadavky zadavatele na plnění, doba a místo plnění a předpokládaná hodnota veřejné zakázky 1.1 Klasifikace veřejné zakázky Veřejná zakázka malého rozsahu na dodávky Referenční číslo CPV

48000000-8

Předmět

Balíky programů a informační systémy

1.2 Vymezení předmětu veřejné zakázky a požadavky zadavatele Předmětem zakázky je dodávka počítačového programového vybavení (software) pro Městský úřad Litvínov a jeho implementace, a to dodávka: ƒ Systému správy písemností ƒ Systému registrů ƒ Systému správní agendy ƒ Ekonomického systému - náhrady aplikací IS Urban ƒ Systému administrace Počítačové programové vybavení musí nahradit tyto systémy: ƒ URBAN - Podatelna výpravna, Spin s.r.o. ƒ URBAN - Pošta, Spin s.r.o. ƒ URBAN - Majetková správa, Spin s.r.o. ƒ URBAN - Odpady, Spin s.r.o ƒ FENIX - ROB - Registr obyvatel, Asseco Czech Republic a.s. ƒ FENIX - MAT - Matrika, Asseco Czech Republic a.s. ƒ FENIX - VOL - Organizace voleb, Asseco Czech Republic a.s. ƒ FENIX - UIR - Územně identifikační registr, Asseco Czech Republic a.s. ƒ e-podatelna, Asseco Czech Republic a.s. Počítačové programové vybavení dále musí: a) splňovat veškeré legislativní požadavky pro provoz takového systému, b) splňovat požadavky zákona 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, v platném znění, c) splňovat požadavky zákona 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění, d) být provozováno v jednotném prostředí se servery a pracovními stanicemi s operačními systémy Windows s tím, že na straně serveru se jedná operační systém Microsoft Windows 2003 Server SP2 a databázový server Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition, operační systém pracovních stanic je Microsoft Windows XP Professional SP3, servery a stanice jsou propojeny sítí s TCP/IP a pracují v doménovém prostředí s AD (active directory), antivirovou ochranu serverů a stanic zajišťuje Symantec Antiviru, e) sdílet základní číselníky (UIR, typy písemností, externí subjekty, atp.), f) používat společné síťové úložiště elektronických dokumentů, g) dodržovat jednotný vzhled dokumentů dle požadavků zadavatele, h) využívat vzájemných vazeb mezi dodávanými systémy, i) jednotné přihlášení uživatele do dodávaných systémů, j) vzájemně komunikovat s aplikacemi a systémy dalších společností: ƒ CZECHPOINT ƒ RŽP, ICZ a.s. ƒ Přestupky, VITA software s.r.o. ƒ Stavební úřad, VITA software s.r.o. ƒ EDA - Evidence dopravních agend, YAMACO Software ƒ OK služby/nouze - systém sociálních dávek, OK system s.r.o. ƒ GIS - T-WIST - T-MapServer, T-Mapy s.r.o. ƒ další ISVS provozované obcemi III. typu

VZMR - Programové vybavení pro IS úřadu Strana 1

Jednotlivé systémy musí splňovat zejména níže uvedené požadavky: 1.2.1 Požadavky na systém správy písemností (spisová služba) Systém je určen pro pracovníky podatelny a pro uživatele celého úřadu. Musí zajistit veškeré potřeby, které se týkají zpracování písemností. Musí splňovat platné zákonné a legislativní požadavky zejména v oblastech spisové služby a elektronické podatelny jako: ƒ zákon č. 499/2004 Sb., o archívnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění ƒ vyhlášku MV 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění ƒ zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, v platném znění ƒ nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, v platném znění ƒ vyhlášku Ministerstva informatiky č. 496/2006 Sb., o elektronických podatelnách, v platném znění ƒ zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách, v platném znění ƒ práci s písemnostmi jako řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání, a vyřazování ve skartačním řízení Systém musí umožňovat zejména: ƒ práci s písemnostmi jako řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání, a vyřazování ve skartačním řízení ƒ evidenci dokumentů vzniklých z činnosti organizace ƒ předávání a vyřizování dokumentů a spisů v rámci agendy organizace včetně možností určení koncového pracovníka a zadání termínů pro vyřízení ƒ sledování celého životního cyklu dokumentu (od evidence a pohybu po organizaci, až po nastavení skartačních znaků a lhůt a uložení do příruční registratury až po následnou archivaci nebo skartaci) ƒ provoz elektronické podatelny v souladu s kryptografickými standardy ƒ propojení s elektronickou podatelnou a obousměrné předání dokumentů ƒ využití jednoznačného identifikátoru i v podobě čárového kódu pro fyzickou evidenci dokumentů a jejich příloh ƒ tvorbu standardizovaných dokumentů formou šablon ƒ tisk obálek ƒ v rámci spisové služby ƒ správu organizační struktury organizace pro potřeby oběhu dokumentů ƒ univerzální výstupy nad libovolnými daty v tiskové podobě i exportu do souboru ƒ možnost tisku nadefinovaných tiskových sestav ƒ napojení na frankovací stroj ƒ napojení na registr subjektů či osob s kontrolou v rámci evidence obyvatel ƒ přípravu dokumentů a spisů ke skartaci a archivaci ƒ podporu mezinárodních standardů MOREQ2 1.2.2 Požadavky na systém registrů Systém je určen pro pracovníky evidence obyvatel, matriky a pracovníky pověřené agendou voleb. Systém musí umožňovat zejména: ƒ správu registru ekonomických subjektů ƒ správu registru obyvatel ƒ činnost matriky ƒ vazby na základní registry ISVS ƒ zpracování volební agendy o správu volebních obvodů o generování volebních seznamů o tisk volebních seznamů, obálek a štítků ƒ podrobnou administraci uživatelských přístupů včetně nastavení uživatelských oprávnění k datům a úkonům 1.2.3 Požadavky na systém správní agendy Systém musí umožňovat zpracování agendy sociálně právní ochrany dětí.

VZMR - Programové vybavení pro IS úřadu Strana 2

1.2.4 Požadavky na ekonomický systém - náhrada IS Urban Systém v požadovaném rozsahu nahradí agendu zpracování agendy plateb za odpady a majetkové správy. Systém musí umožňovat zejména: ƒ zpracování agendy plateb za odpady ƒ generování datových souborů pro Českou Poštu v předepsaném formátu složenky PKA ƒ vytváření šablon pro písemnosti ƒ zakládat řízení (na prodej, pronájem, směnu, vyjádření apod.) s vazbou na spisovou službu ƒ řízení musí umožňovat vazby na: o ostatní řízení. o návaznost na registr obyvatel a ekonomických subjektů (připojení účastníků) ƒ vytváření a připojování jiných dokumentů ƒ vytváření smluvních vztahů ƒ vytváření podkladů (komise, rada města, zastupitelstvo města) ƒ časový průběh řízení (podání, zveřejnění apod.) ƒ vytváření dokumentů (písemností) ƒ evidenci smluvních vztahů a návaznost na registr obyvatel a ekonomických subjektů ƒ sledovat průběh smlouvy ƒ vedení popisu a poznámky k řízení 1.2.5 Požadavky na systém administrace Systém musí umožňovat zejména: ƒ jednotnou správu dodávaných systémů ƒ nastavení vazeb jednotlivých systémů ƒ administraci číselníků všech systémů ƒ administraci sestav ƒ nastavení organizační struktury, organizačních jednotek a osob úřadu ƒ administraci uživatelských přístupů včetně nastavení uživatelských oprávnění k datům a úkonům ƒ využití AD (active directory) doménového prostředí a import uživatelských účtů ƒ detailní sledování práce uživatelů v rámci IS včetně archivace ƒ tvorbu tiskových sestav 1.2.6 Projekt implementace Uchazeč zpracuje úvodní studii implementace a integrace software. Tato studie bude detailní analýzou stávajícího stavu a požadavků zadavatele. Požadujeme certifikaci metodiky implementace informačního systému. Projekt implementace bude vycházet z analýzy prostředí a bude obsahovat následující: ƒ návrh konkrétních řešení ƒ výčet implementovaných modulů a popis vzájemných vazeb ƒ výčet organizačních opatření nutných pro implementaci ƒ zhodnocení kompatibility HW a SW úřadu a návrh opatření ƒ návrh integrace do stávajícího prostředí ƒ návrh rozsahu migrace a konverze dat ƒ návrh způsobu školení a práce s uživateli ƒ návrh zabezpečení zkušebního provozu ƒ návrh kontinuálního přechodu od starých modulů k novým ƒ návrh zvýšeného dohledu v rámci plného provozu ƒ návrh schvalovacích procedur 1.2.7 Způsob implementace Způsob implementace bude vycházet z projektu implementace schváleného zadavatelem takto:. ƒ instalace a nastavení bude provedeno na zařízení a programovém vybavení zadavatele (servery, pracovní stanice a operační systémy dle uvedené specifikace v bodu 1.2) ƒ integrace na systémy dalších stran bude provedena v maximální možné míře ƒ převody dat budou provedeny v optimalizovaném rozsahu a kvalitě, v případě systému URBAN budou ze strany zadavatele poskytnuty převodní můstky nebo exportní databáze s popsanou strukturou ƒ školení uživatelů bude provedeno v odpovídajícím rozsahu s ohledem na organizaci práce pracovníků a to na počátku testovacího provozu

VZMR - Programové vybavení pro IS úřadu Strana 3

ƒ ƒ

k software bude průběžně dodávána aktuální dokumentace ve shodě s aktuálním nastavením dokumentace bude předána v elektronické podobě a bude respektovat požadavky specifikované zákonem 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, a vyhláškou č. 529/2006 Sb., o požadavcích na strukturu a obsah informační koncepce a provozní dokumentace a o požadavcích na řízení bezpečnosti a kvality informačních systémů veřejné správy (vyhláška o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy)

1.2.8 Další požadavky zadavatele ƒ počty uživatelů: o systém správy písemností - 170 spisová služba, 2 podatelna, 2 archiv o systém registrů - 2 evidence obyvatel, 1 matrika, 2 registr ekonomických subjektů o systém správní agendy - 8 sociálně právní ochrana dětí o ekonomický systém - 2 odpady, 2 majetková správa o systém administrace - 2 ƒ uživatelská a administrátorská příručka ke všem dodaným systémům ƒ popis rozhraní propojení spisové služby ƒ technická podpora o provádění aktualizace software vyplývající ze změn obecně platných předpisů České republiky o distribuce aktualizace před termínem platnosti změn právních předpisů ƒ bezplatná poradenská telefonická služba HOT-LINE pro pracovníky v době od 8:00 do 17:00 ƒ školení pracovníků Rozsah a počet licencí bude vycházet z analýzy prostředí zadavatele a licenční politiky uchazeče. Součástí nabídky bude uveden způsob licencování produktu a výčet modulů informačního systému včetně ceny. 1.3 Doba plnění Předpokládaný termín podpisu smluv do 8.12.2008. Předpokládaný termín plnění od 8.12.2008 do 1.7. 2009. Zadávací lhůta do 8.12.2008. 1.4 Harmonogram plnění Implementace software bude probíhat dle následujícího harmonogramu: do 15.12.2008 do 1.3.2009 do 1.5.2009 do 1.7.2009

dodávka licencí komplexní analýza prostředí zadavatele implementační práce, migrace dat, školení uživatelů, zkušební provoz předání do plného provozu, předání dokumentace

1.5 Místo plnění Místem plnění jsou budovy městského úřadu v Litvínově na náměstí Míru 11, Vodní 871 a Tržní 2042. 1.6 Maximální předpokládaná hodnota veřejné zakázky 1 630 tis. Kč bez DPH. 2 Požadavky na zpracování a obsah nabídky 2.1 Požadavky na návrh smlouvy Základní listinou nabídky je návrh smlouvy. Požadujeme předložení návrhu smlouvy o dodávce software a technické podpoře. Návrh smlouvy musí obsahovat zejména tyto kapitoly: • smluvní strany • předmět plnění s obsahem uvedeným v bodě 1 a v bodě 2.4 • cena ve zpracování podle požadavků uvedených v bodě 2.2 • platební podmínky • dobu trvání smlouvy • záruční podmínky • ceník služeb – práce a školení • ostatní ujednání

VZMR - Programové vybavení pro IS úřadu Strana 4

2.2 Požadavky na zpracování nabídkové ceny Uchazeč stanoví nabídkovou cenu takto: • nabídková cena bude uvedena v Kč • nabídková cena bude členěna takto: ƒ cena pořízení licencí software ƒ cena implementace v místě plnění • ceny budou uvedeny: ƒ nabídková cena bez DPH ƒ DPH ve výši podle platných právních předpisů ƒ nabídková cena včetně DPH 2.3 Požadavky na zpracování nabídky • nabídka bude předložena v českém jazyce v písemné formě a v originále • nabídka, včetně případných příloh, bude opatřena bezpečnostními prvky, které ji zajistí proti poškození a proti manipulaci s jednotlivými listy tak, aby byla vyloučena možnost jejich neoprávněného nahrazení • jednotlivé listy musí být očíslovány • návrh smlouvy musí být podepsaný uchazečem nebo osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče • variantní řešení zadavatel nepřipouští 2.4 Požadavky na obsah nabídky: Nabídka musí obsahovat: • obchodní firmu/název/jméno,příjmení uchazeče a jeho sídlo nebo místo podnikání s uvedením pověřeného zástupce včetně telefonického, faxového a adresy elektronické pošty • nabídkovou cenu • roční náklady na údržbu, obsahující roční náklady na servis, systémovou podporu, a údržbu systémů (není součástí dodávky ani nabídkové ceny ) • vyplněnou přílohu č. 1 - Technické a funkční požadavky • vyplněnou přílohu č. 2 - Komplexní podpora a údržba systémů • ceník prací a školení uživatelů • popisy a) obecný popis programového vybavení b) použité technologie: • v jakém prostředí je systém provozován • úložiště dat, databázový server • stanovení minimálních HW požadavků na server a jednotlivé stanice • uživatelské rozhraní c) stručný popis jakým způsobem se provádí administrace systému a správa uživatelů d) popis, jakým způsobem probíhá aktualizace software - četnost, způsob, náročnost e) popis, jakým způsobem je řešeno napojení na GIS T-Mapy - T-MapServer a ISVS f) popis, jakým způsobem je řešeno zálohování dat g) popis dalších funkcí a možností budoucího rozšíření nabízených systémů • termín a podmínky dodání - zde dále uveďte předpokládaný harmonogram prací související s implementací systému (instalace, testování, školení ….), odhad doby implementace software • záruční, pozáruční a servisní podmínky - zde dále uveďte způsob a možnosti řešení servisu po dobu záruky a po skončení záručního období, možnost „hot-line“ podpory, vzdálené správy a pod. • doklady prokazující kvalifikace dle požadavků zadavatele uvedených níže • návrh smlouvy s obsahem uvedeným v bodě 1. a v bodě 2.4 • prohlášení o tom, že uchazeč je vázán celým obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty Nebude-li nabídka obsahovat některý z výše uvedených bodů, nebude tato nabídka dále hodnocena.

VZMR - Programové vybavení pro IS úřadu Strana 5

3 Způsob hodnocení nabídek Nabídky budou hodnoceny podle těchto kritérií: Hodnotící kritéria

váha [%]

nabídková cena licencí a implementace roční náklady na údržbu technické a funkční požadavky komplexní podpora a údržba systému

25 30 30 15

4 Požadavky na splnění kvalifikace V rámci předložené nabídky požadujeme: • prokázání základních kvalifikačních předpokladů podle § 53 zákona č. 137/2006 Sb., způsobem uvedeným v § 53 odst. 2 téhož zákona • prokázání kvalifikačních předpokladů podle § 54 téhož zákona • seznam významných dodávek realizovaných dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby plnění; přílohou tohoto seznamu musí být alespoň 5 osvědčení vydané či podepsané veřejným zadavatelem; významnou dodávkou se rozumí dodávka v rozsahu podobném zadání této zakázky s hodnotou nad 1 200 tis. Kč bez DPH • certifikaci společnosti ISO

5 Způsob, doba a místo podání nabídek 5.1 Způsob podání nabídek Uchazeči podají písemnou nabídku v zalepené obálce označené heslem „OSŘ - Veřejná zakázka – „Programové vybavení pro IS úřadu“, IČ uchazeče a slovy „NEOTEVÍRAT“ osobně nebo doporučenou poštou na adresu zadavatele: Město Litvínov se sídlem Městský úřad Litvínov, nám. Míru 11, Litvínov, PSČ 436 91. Na obálce musí být uvedena adresa uchazeče, na níž je možné odeslat oznámení podle §71 odst. 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách 5.2 Lhůta pro podání nabídek Lhůta pro podávání nabídek je stanovena do 31.10.2008 do 12 hodin. V této lhůtě je možno telefonicky nebo osobním kontaktem získat podrobnější informace o zakázce (Bc. Jaroslav Frýba, tel. 476 767 820, 604 153 132, [email protected]).

6

Závěrečná informace

Uchazeč předkládá doklady prokazující splnění kvalifikace v originále či v úředně ověřené kopii. Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. Kvalifikaci posuzuje komise. 6.1 Práva zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout všechny nabídky a celou zakázku zrušit bez udání důvodů. Zadavatel si vyhrazuje právo o smlouvě dál jednat a upřesnit její konečné znění.

VZMR - Programové vybavení pro IS úřadu Strana 6

Bc. Jaroslav Frýba vedoucí odboru systémového řízení Městský úřad Litvínov

VZMR - Programové vybavení pro IS úřadu Strana 7