Město Černošice. Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města

Město Černošice

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města Vnitřní předpis č. 11

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0

Číslo vydání: 1.0

Pravidla pro přípravu materiálů pro radu města a zastupitelstvo města

Datum Zpracoval

Jméno, příjmení

Podpis

Ing. Anna Hrabáková

Ověřil

Markéta Kolářová

Schválil

Mgr. Jan Louška Mgr. Filip Kořínek

Vnitřní předpis v listinné podobě je uložen na útvaru interního auditu. Vnitřní předpis v elektronické podobě je uložen na intranetu MěÚ Černošice.

Záznam o provedení revize Revize č. List číslo a bod

Účinnost: 15. 9. 2011

Popis změny

Číslo revize: 0

Datum revize

Zpracoval

Ověřil a schválil

Číslo vydání: 1.0 Stránka: 2


Záznam o seznámení Potvrzuji, že jsem se seznámil(a) s vnitřním předpisem Města Černošice č. 11, číslo vydání 1.0, PRAVIDLA PRO PŘÍPRAVU MATERIÁLŮ PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA A ZASTUPITELSTVA MĚSTA, který je uložen na intranetu. Prokazatelně zajistím seznámení všech svých podřízených zaměstnanců s tímto vnitřním předpisem nejpozději do doby jeho nabytí účinnosti. VÝTISK č.

1

JMÉNO A PŘÍJMENÍ

NÁZEV ODBORU

Mgr. Jan Louška

tajemník městského úřadu

Ing. Anna Hrabáková

útvar interního auditu

Bc. Ludmila Rosíková

odbor vnitřních věcí

JUDr. Markéta Fialová

odbor životního prostředí

Ing. Hana Vyhnalová

odbor obecní živnostenský úřad

Mgr. Jiří Toman

správní odbor

Mgr. Pavel Juřica

odbor dopravy

Mgr. Jan Matoušek

odbor sociálních věcí a zdravotnictví

DATUM, PODPIS

Ing. Bohumil Sajdl, CSc. odbor informatiky Ing. Jana Ullrichová Ing. Helena Ušiaková Jiří Jiránek

finanční odbor odbor územního plánování a stavebního řádu odbor investic a správy majetku

Renáta Petelíková

odbor technických služeb

Mgr. Pavel Blaženín

odbor školství, kultury a cestovního ruchu

Gregor Dušička, DiS.

městská policie

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0



Obsah Záznam o provedení revize .................................................................................................................. 2 Záznam o seznámení ............................................................................................................................ 3 Obsah ................................................................................................................................................... 4 Účel a cíl směrnice ............................................................................................................................... 5 1 Oblast platnosti ...................................................................................................................... 5 2 Vymezení základních pojmů, zkratky ................................................................................... 5 2.1 Definice, pojmy ..................................................................................................................... 5 2.2 Zkratky .................................................................................................................................. 5 3 Odpovědnosti a pravomoci .................................................................................................... 5 4 Termíny pro překládání materiálů ......................................................................................... 5 4.1 Rada města ............................................................................................................................ 5 4.2 Zastupitelstvo města .............................................................................................................. 6 5 Počty materiálů a jejich distribuce ........................................................................................ 6 5.1 Rada města ............................................................................................................................ 6 5.2 Zastupitelstvo města .............................................................................................................. 6 6 Obsah materiálů ..................................................................................................................... 6 6.1 Materiál musí vždy obsahovat ............................................................................................... 6 6.2 Materiál nesmí obsahovat ...................................................................................................... 7 6.3 Originální výtisk .................................................................................................................... 7 7 Zpracování a formální úprava a další závazné náležitosti materiálů..................................... 7 7.1 Postup přípravy a zpracování materiálů – Tvorba tisku ........................................................ 8 7.2 Připomínkování tisku ............................................................................................................ 9 7.3 Dokončení a kompletace tisku ............................................................................................ 10 7.4 Příprava a projednání tisku .................................................................................................. 10 7.5 Projednání tisku ................................................................................................................... 11 8 Revokace usnesení rady města/zastupitelstva města ........................................................... 11 9 Distribuce usnesení.............................................................................................................. 11 10 Archivace, zpřístupnění ....................................................................................................... 11 11 Kontrola plnění uložených úkolů ........................................................................................ 11 12 Zrušující ustanovení ............................................................................................................ 12

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0



Účel a cíl směrnice Účelem této směrnice je zajištění jednotného a jednoznačného postupu při přípravě materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města.

1

Oblast platnosti

Směrnice platí pro zaměstnance Města Černošice, stanoví postup při přípravě materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města a určuje odpovědnosti za plnění úkolů vzešlých z těchto jednání.

2

Vymezení základních pojmů, zkratky

2.1 Definice, pojmy Pořizovatel - referent odboru vnitřních věcí pověřený zpracováním materiálů pro jednání a vyhotovením zápisu z jednání. Předkladatel – tajemník městského úřadu; vedoucí odboru nebo jím pověřený zástupce; ředitel městské policie nebo jím pověřený zástupce; člen rady města; zastupitel. 2.2 Zkratky OVV - odbor vnitřních věcí TED – Tvorba a evidence dokumentů

3

Odpovědnosti a pravomoci

Přípravu a zpracování materiálů provádí referent odboru, do jehož kompetence spadá projednávaná věc podle Organizačního řádu Městského úřadu Černošice. Za správnou přípravu a zpracování materiálů pro jednání zastupitelstva města, resp. rady města odpovídá příslušný vedoucí odboru. Vedoucí odboru odpovídá také za to, že zastupitelstvu města, resp. radě města bude předloženo k projednání vše, co dle zákona č. 128/2000 Sb. je zastupitelstvu, resp. radě města vyhrazeno k projednání a dále věci, které si zastupitelstvo města, resp. rada města vyhradí k projednávání a rozhodnutí.

4

Termíny pro překládání materiálů

4.1 a.

Rada města Materiály pro schůzi rady města jsou předkladatelé povinni předložit v elektronické podobě v programu TED nejpozději 2 pracovní dny před konáním schůze rady města do 13:00 hodin. V tištěné podobě je předkládají nejpozději v den konání rady města do 12:00 hodin. Po 13:00 hodině provede pořizovatel překlopení všech materiálů, které mají označení „PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ“ v TEDu do návrhu zápisu ze schůze rady města. Materiály, které nesplňují požadavky, vrátí pořizovatel zpracovateli k doplnění, přepracování nebo jiné úpravě. Dodatečně lze zařazovat body do programu jednání pouze ve výjimečných případech po projednání se členem rady města. Materiály, které rada města ve výjimečných případech zařadí dodatečně na program jednání při schválení programu schůze rady města, jsou distribuovány pořizovatelem ihned po jejich zařazení do programu schůze, resp. v návaznosti na jejich předání zpracovatelem. V těchto případech již pořizovatel náležitosti nekontroluje a převzetí neeviduje s tím, že za splnění všech náležitostí dle těchto Pravidel odpovídá zpracovatel a předkladatel. Zpracovatel je v takovýchto případech povinen poskytnout pořizovateli vyžádanou součinnost při doplnění

b. c. d. e.

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0


Pravidla pro přípravu materiálů pro radu města a zastupitelstvo města všech případně chybějících náležitostí souvisejících s předložením a projednáním materiálu radou města, s vyhotovením přijatého usnesení a jeho příloh a archivací originálního výtisku. 4.2 a. b.

c.

d.

Zastupitelstvo města Materiály pro jednání zastupitelstva města jsou zpracovatelé povinni předložit pořizovateli nejpozději 10 pracovních dnů do 13:00 hodin. Po 13:00 hodině provede pořizovatel překlopení všech materiálů, které mají označení „PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ“ v TEDu do návrhu zápisu ze zasedání zastupitelstva města. Pořizovatel provede kontrolu náležitostí. Vede současně evidenci předaných materiálů k projednání zastupitelstvu města s těmito údaji: číslo tisku, datum předání pořizovateli, jméno a podpis předávajícího, název bodu jméno. Materiály, které rada města ve výjimečných případech navrhne zařadit do návrhu pořadu jednání zastupitelstva města ve zkráceném termínu, budou členům zastupitelstva distribuovány přímo na zasedání zastupitelstva města po uplatnění návrhu na doplnění pořadu jednání předkladatelem. V tomto případě musí být tisky předány pořizovateli nejpozději do zahájení zasedání zastupitelstva města. Pořizovatel již neprovádí kontrolu náležitostí. Stejně se postupuje v případě, že o doplnění programu požádá kterýkoliv zastupitel.

Počty materiálů a jejich distribuce

5

5.1 Rada města Materiály pro radu města se předkládají 1x v originále se všemi přílohami. Vytisknutí tohoto materiálu zajistí předkladatel, který vše předá pořizovateli. Tyto materiály jsou uloženy na OVV k nahlédnutí. 5.2 Zastupitelstvo města Materiály pro zastupitelstvo města se předkládají 1x v originále se všemi přílohami. Vytisknutí tohoto materiálu zajistí předkladatel, který vše předá pořizovateli. Tyto materiály jsou uloženy na OVV k nahlédnutí.

Obsah materiálů

6

Materiál musí vždy obsahovat Úvodní list s číslem a názvem tisku, podpisy zpracovatele, předkladatele a příp. dalších osob, se kterými byl materiál projednán. b. Návrh usnesení rady města/zastupitelstva města, nejde-li o tisk typu Informace. c. Přílohy k usnesení rady města/zastupitelstva města, pokud existují (příloha k usnesení rady města/zastupitelstva města je nepovinný dokument, pokud však existuje, musí být přiložena). d. Důvodovou zprávu (nejde-li o tisk typu Informace), která obsahuje: – obecný úvod; – zdůvodnění návrhu usnesení rady města/zastupitelstva města; – ostatní údaje jsou uvedeny v přílohách k důvodové zprávě, které obsahují podrobnější rozvedení a vysvětlení textu důvodové zprávy, je-li to třeba. Přílohy k důvodové zprávě jsou nepovinné dokumenty. e. Povinně návrh usnesení zastupitelstva města, bude-li materiál po projednání radou města předkládán zastupitelstvu města.

6.1 a.

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0


Pravidla pro přípravu materiálů pro radu města a zastupitelstvo města f. g.

h.

i.

j.

k.

l.

Povinně návrh důvodové zprávy pro zastupitelstvo města, není-li totožná s důvodovou zprávou pro radu města (takováto skutečnost musí být v důvodové zprávě uvedena). Povinně připomínkový list podle těchto Pravidel a to vždy, pokud byl materiál připomínkován. Připomínkový list bude vyhotoven v programu TED a to i tehdy. V takovém případě je připomínkový list dokladem, že připomínková místa materiál k připomínkování obdržela a neměla k jeho znění připomínky; povinná připomínková místa jsou uvedena v příloze č. 1, těchto Pravidel. Pokud jsou novelizovány právní předpisy, nejrůznější pravidla či rámcové postupy, musí být součástí důvodové zprávy, příp. přílohy důvodové zprávy, podrobný popis a zdůvodnění navrhovaných změn včetně uvedení původního znění měněných, resp. doplňovaných ustanovení či pasáží, popř. úplné znění původního dokumentu s vyznačenými navrhovanými změnami. V případě projednávání investičních akcí zajistí zpracovatel, aby součástí tisku byl i příslušný koncepční materiál, z něhož investiční akce vychází, či výtah z takovéhoto dokumentu. Pokud takovýto koncepční materiál neexistuje či není součástí tisku, musí důvodová zpráva obsahovat podrobné věcné zdůvodnění akce. Tyto informace musí dokládat, že plánovaná akce je v souladu se schváleným rozpočtem, že jsou na ni zabezpečeny finanční prostředky. Pokud je radě města předkládán návrh na rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky při veřejných zakázkách, musí být kromě zákonných součástí usnesení připojeny jako součást příloh důvodové zprávy i kopie zápisů o jednání hodnotící komise. Návrh usnesení musí být formulován stručně, výstižně, adresně a konkrétně s ohledem na reálnost, splnitelnost a vykonatelnost úkolu určeným nositelem ve stanoveném termínu. Znění návrhu usnesení musí být zpracováno v souladu se zásadami českého pravopisu. Pokud je předkládán návrh usnesení s ukládací částí, je povinností zpracovatele prověřit, zda takovéto usnesení či jeho část nevytváří duplicitní úkol k již dříve přijatému usnesení, které je v systému kontroly plnění úkolů vykazováno jako usnesení rozpracované či průběžně plněné.

6.2 Materiál nesmí obsahovat Součástí návrhu usnesení u personálních záležitostí není platová problematika, tato se uvádí pouze v neveřejné příloze k důvodové zprávě. 6.3 Originální výtisk Originální výtisk je předáván se všemi originálními podpisy na jediném úvodním listu, ostatní výtisky jsou zkopírovány tak, aby plně odpovídaly originálu. Ten musí bez jakýchkoliv odchylek odpovídat dokumentu uloženému v programu TED ve verzi „PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ".

7

Zpracování a formální úprava a další závazné náležitosti materiálů

a.

Materiál je zpracováván výhradně v programu TED. Všechny informace a dokumenty vložené ke konkrétnímu tisku do programu TED tvoří celek a jsou trvale uloženy v centrální databázi města Černošice pro případné další využití. Doplňovaná, či jinak upravovaná verze již projednávaného, ale dosud neschváleného materiálu je označována stejným číslem tisku a doplněna podle počtu verzí písmenem A (B,C,...). Nově zpracovaný materiál k téže věci je vždy označen novým číslem tisku. Při přípravě, zpracování a projednávání materiálů je třeba respektovat zákonné povinnosti týkající se ochrany osobních údajů. Název materiálu osobní údaje zásadně neobsahuje. V návrhu usnesení a jeho přílohách je zpracovatel povinen vyznačit, zda tisk obsahuje či neobsahuje osobní údaje a to způsobem definovaným v programu TED. Označení konkrétních osobních údajů je základním předpokladem pro dodržení zákonných povinností

b.

c. d.

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0


Pravidla pro přípravu materiálů pro radu města a zastupitelstvo města při jejich ochraně v rámci následného projednávání tisku a při distribuci, resp. zveřejňování schválených usnesení a jejich příloh. Postup přípravy a zpracování materiálů – Tvorba tisku

7.1

Zpracovatel: a.

b.

c.

d.

e.

– – – – f.

V programu TED vytvoří kompletní tisk. Úvodní list (košilka) a návrh usnesení musí obsahovat název materiálu, který bude stručný a výstižný, neměl by mít konfrontační charakter; název tisku nesmí obsahovat osobní údaje; nositelé úkolů nesmí být dodatečně vpisováni dle vlastního uvážení, ale stanoveným postupem vybráni z číselníku. V programu TED vytvoří přílohy k usnesení, důvodovou zprávu a její přílohy do samostatných dokumentů, nebo tyto dokumenty vytvoří ve zvoleném produktu mimo program TED (MS Word, MS Excel, Adobe Acrobat, apod.) a následně je přihraje k tisku do programu TED. Soubory aplikace Word, vytvářené ve verzi 2007, 2010, se doporučuje ukládat jako „Dokument aplikace Word 97 - 2003", aby je bylo možné otevřít i ve starší verzi Word než je verze 2007. Soubory aplikace Excel, vytvářené ve verzi 2007, 2010, se doporučuje ukládat jako „Sešit aplikace Word 97 - 2003", aby je bylo možné otevřít i ve starší verzi Excel než je verze 2007. U PDF souborů je rozhodující rozlišení DPI (počet bodů na palec) - čím větší je hodnota DPI, tím bude soubor při tisku kvalitnější. S rostoucím DPI roste přímou úměrou také velikost souboru. Při volbě DPI u souboru, který bude přihrán do TED, je nutné dodržet maximální povolenou velikost souboru stanovenou správcem aplikace, což je standardně 5 MB. Výjimečně, nelze-li soubor již zmenšit, je možné na požádání zvýšit hraniční velikost souboru, a to až na 15 MB. Větší velikost není možné povolit kvůli kapacitě přenosových cest. Příklad: 1 stránkový dokument má po uložení v rozlišení 1200 DPI velikost 3 MB. Pokud tento soubor uložíme v 600 DPI, má již velikost 1,5 MB. (uvedené velikosti v MB jsou orientační, rozhoduje i procento potisku dokumentu a barevná náročnost). Aby byla zaručena menší velikost souboru a jejich zpracování i na pomalejších počítačích, doporučuje se ukládat soubory v rozlišení 300 - 600 DPI. Při těchto hodnotách DPI je tisk ještě stále kvalitní. Obrázky JPG, BMP, atd... je potřeba vkládat například do MS Word, nebo je převádět do formátu PDF, čímž také dojde k následné komprimaci obrázku a přizpůsobení velikosti obrázku stránce. Doporučujeme obecně formát JPG, který je úspornější. Při řádném postupu v programu TED je tisk automaticky sestaven ze zvolených součástí, povinnými náležitostmi jsou: číslo a název tisku - bez těchto údajů nelze tisk v programu uložit. Volitelnými údaji jsou - na základě čeho byl materiál předložen, s kým byl materiál projednán, kdo má být přizván k jednání, kdo další (kromě zakladatele) tisk zpracoval, datum projednání (tj. datum projednání radou města/zastupitelstvem města), předkladatel tisku. Automaticky se v programu TED doplní položky Zpracovatel (zakladatel tisku), jako odpovědný zpracovatel se vždy doplní vedoucí příslušného odboru, datum založení tisku, datum poslední úpravy, datum předání dokumentu k připomínkování, automaticky jsou sledována veškerá data změn po předání dokumentu pořizovateli (vrácení dokumentu do stavu Rozpracován a jeho nové postoupení pořizovateli, apod.). Tyto datumové položky nemůže uživatel ovlivnit. Dále zpracovatel v dokumentu vytvoří veškeré jeho součásti, které jsou nezbytné: návrh usnesení (nejde-li o Informaci); přílohy k usnesení (nepovinné); důvodová zpráva (povinná); přílohy důvodové zprávy (nepovinné). Následně dokument vygeneruje (veškeré vyplněné údaje se doplní do předdefinovaných šablon) a uloží jej do centrální databáze.

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0


Pravidla pro přípravu materiálů pro radu města a zastupitelstvo města g.

V této fázi je dokument dostupný zpracovatelům, uvedeným v tisku, včetně vedoucího příslušného odboru a předkladateli.

7.2

Připomínkování tisku

7.2.1 Povinná připomínková místa a.

Pro materiál zpracovaný odborem, organizační složkou města jsou povinná připomínková místa: – věcně příslušný člen rady města; – tajemník městského úřadu popřípadě jím pověřený zástupce; – komise rady nebo výbor zastupitelstva (pokud je to vyžadováno).

b.

Pro materiály předkládané tajemníkem městského úřadu popřípadě jím pověřeným zástupcem, jsou povinná připomínková místa: – personální a právní oddělení (pokud je to vyžadováno).

c.

Pro materiály obsahující návrhy obecně závazných vyhlášek, nařízení, návrhy smluv a dodatků, jsou povinná připomínková místa: – personální a právní oddělení (odbor vnitřních věcí).

d.

Pro materiál týkající se nakládání s nemovitostmi, jsou povinná připomínková místa: – odbor investic a správy majetku;

e.

Pro materiál týkající se rozpočtu, rozpočtových změn a opatření, rozborů hospodaření a další problematiky jakkoliv související s rozpočtem města, smlouvy a dohody s dopadem na daňové povinnosti města Černošice, jsou povinná připomínková místa: – finanční odbor.

f.

Pro materiál obsahující návrhy jmenování či odvolání vedoucích odborů, vedoucích organizačních složek, ředitelů příspěvkových organizací, jsou povinná připomínková místa: – personální a právní oddělení.

g.

Pro materiály, řešící přechod práv a povinností vyplývajících z pracovněprávních vztahů při založení a zrušení organizačních složek města, jsou povinná připomínková místa: – personální a právní oddělení.

7.2.2 Připomínkování tisku a.

b.

c.

Po dokončení tisku nastává fáze, kdy je potřeba tisk připomínkovat. Zpracovatel tedy v programu TED změní „Stav dokumentu" na „PŘIPOMÍNKOVÁN“ a zvolí časový interval, ve kterém bude možno zadávat připomínky. Běžně se stanovuje 2 dny. Připomínkovat je možno od prvního do posledního dne včetně. Na košilku tisku bude automaticky doplněno datum předání tisku k připomínkování (tj. datum přepnutí tisku do stavu Připomínkován). Po uložení tisku jsou všechna připomínková místa, uvedená v tisku, automaticky upozorněna emailem, že jim byl postoupen tisk k připomínkování. Jednoduchým dotazem v programu TED může uživatel zjistit, které všechny tisky mu byly postoupeny k připomínkování. Připomínky zapisuje připomínkové místo přímo k předmětnému tisku v programu TED. Připomínkovat může jak návrh usnesení, tak přílohy nebo i tisk jako celek. V případě, že

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0



d.

e.

7.3 a.

b.

c.

d.

e. f.

g.

h.

připomínkové místo nemá žádné připomínky, zvolí možnost „Bez připomínek". Tím parafuje, že připomínkové místo tento konkrétní tisk vidělo a souhlasí s jeho zněním. Zpracovatel se v tisku vyjádří ke každé připomínce a uvede, jak s ní naložil. Seznam připomínek a následných stanovisek zpracovatele je dostupný všem připomínkovým místům, uvedeným v tisku a zpracovatelům tisku. Připomínkování probíhá paralelně, nedochází tedy k žádným časovým prostojům. Pokud byl materiál připomínkován, zpracovatel vygeneruje v programu TED Připomínkový list, který přikládá jako poslední list písemného originálu a kopií. V této fázi je dokument přístupný zpracovateli (zpracovatelům), předkladateli a zvoleným připomínkovým místům. Připomínková místa však mohou tisk pouze prohlížet a zapisovat mohou jedině připomínky. Dokončení a kompletace tisku Zpracovatel po obdržení a vypořádání připomínek zajistí na titulní list písemného originálu podpisy odpovědného zpracovatele, předkladatele. Součástí materiálů pro zastupitelstvo města jsou i dotčené připomínková místa. Zpracovatel je odpovědný za zpracování osobních údajů v tisku. Při jejich zpracování je nutné postupovat přesně podle návodu, dostupného v programu TED. Optimální je značit osobní údaje po dokončení všech příloh a po skončení připomínkování, aby nebylo nutné při změnách stále znovu odstraňovat osobní údaje z příloh. Zpracovatel musí označit, zda tisk obsahuje nebo neobsahuje osobní údaje, bez označení není možné překlopit tisk do stavu „PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ“. Jestliže tisk osobní údaje neobsahuje, označí zpracovatel v programu TED všechny přílohy zeleným razítkem značícím, že tisk osobní údaje neobsahuje. Jestliže tisk osobní údaje obsahuje, označí zpracovatel osobní údaje v návrhu usnesení a následně v programu TED parafuje červeným razítkem dokumenty (přílohy, důvodovou zprávu včetně souvisejících příloh), které osobní údaje obsahují. Z příloh musí zpracovatel osobní údaje odstranit ručně dle návodu. Dále zpracovatel nechá materiál namnožit na požadovaný počet výtisků a předá je ve stanoveném termínu pořizovateli k zařazení mezi materiály, určené k projednání. Současně zpracovatel změní v programu TED „Stav dokumentu" na hodnotu „PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ". Na košilce tisku je doplněno datum poslední změny, provedené zpracovatelem. V této fázi je dokument přístupný pořizovateli, který ověří shodnost tisku předaného jako originál v tiskové podobě s podklady uloženými v programu TED. Při zjištěných rozdílech vrátí originál materiálu v písemné podobě zpracovateli a současně vrátí v programu TED „Stav dokumentu" na „ROZPRACOVÁN". Tisk, který nesplňuje všechny stanovené náležitosti, není pořizovatel oprávněn na program jednání rady města/zastupitelstva města zařadit. O vrácení tisku zpět do stavu „ROZPRACOVÁN“ může zpracovatel požádat přímo z programu TED, pokud jsou pro to důvody, pořizovatel je potom automaticky upozorněn, že zpracovatel žádá o vrácení tisku a z jakých důvodů. Ve stavu „PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ" je tisk zpracovateli a předkladateli dostupný již pouze k prohlížení.

7.4 Příprava a projednání tisku Pořizovatel: – provede kontrolu splnění všech náležitostí, a pokud tisk splňuje požadavky, zařadí jej do podkladů pro jednání rady města/zastupitelstva města; – zpracuje návrh programu schůze rady města/zasedání zastupitelstva města; – upraví v programu TED „Stav dokumentu" na „ZAŘAZEN K PROJEDNÁNÍ", zkontroluje a případně upraví „DATUM JEDNÁNÍ", na které je tisk zařazen.

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0


Pravidla pro přípravu materiálů pro radu města a zastupitelstvo města Projednání tisku Pořizovatel technicky zajistí projednání tisku pomocí programu TED a MS Word (Excel) radou města/zastupitelstvem města, a to včetně případných změn návrhu usnesení a jeho příloh, resp. změn v dalších částech tisku, které vzešly z jednání rady města/zastupitelstva města. b. Po projednání tisku a schválení usnesení provede pořizovatel kontrolu textu a „Stav dokumentu" změní na „SCHVÁLEN“; tím je usnesení s veřejnými přílohami zpřístupněno v programu TED k prohlížení. Schválené usnesení je také následně zveřejněno na internetu. Zveřejnění schválených usnesení a jejich veřejných příloh se provádí zásadně bez osobních údajů. c. Možnost zásahu do textu v této fázi má pouze pořizovatel. d. Změny ve schválených usneseních a jejich přílohách je po verifikaci zápisu a usnesení možno provádět pouze: – změnou z formálních (technických důvodů) – zajišťuje pořizovatel; – revokací usnesení - zajišťuje předkladatel. e. Neveřejné součásti tisku (úvodní list, důvodová zpráva, přílohy důvodové zprávy či jiné neveřejné součásti tisku, tak jak jsou uvedeny v usnesení rady města/zastupitelstva města) zůstávají trvale v programu TED k případnému využití, nejsou však již uživatelům dostupné. f. Informace pro radu města/zastupitelstvo města se neschvalují a nezveřejňují, zpracovatel Informace ji však může nalézt v programu TED pod stavem „Vzat na vědomí". Tento stav slouží především zpracovateli, aby mohl sledovat, jak bylo s Informací naloženo, a také pro vykazování zpracovaných tisků v programu TED. 7.5 a.

8

Revokace usnesení rady města/zastupitelstva města

Návrhy na revokaci rady města/zastupitelstva města jsou předkládány v termínech a počtu výtisků. Postup pro zpracování takovéhoto materiálu a jeho závazné náležitosti jsou totožné jako u jiných materiálů. Název tisku obsahuje číslo a název revokovaného usnesení. Revokace se vytváří standardním postupem v programu TED. Přílohou revokace je úplné znění revokovaného usnesení.

9

Distribuce usnesení

Distribuce usnesení rady města/zastupitelstva města: – usnesení jsou uvedena v programu TED do 5 pracovních dnů; – dále jsou na internetových stránkách města Černošice, kde jsou zveřejňována bez osobních a citlivých údajů, nejpozději do 7 pracovních dnů.

10

Archivace, zpřístupnění

OVV archivuje projednaný originál v tiskové podobě dle Spisového a skartačního řádu. Schválená usnesení s přílohami a další zveřejňované části materiálu (bez osobních údajů) jsou umístěna na internetové stránce města Černošice. Zápisy z jednání, včetně usnesení jsou pro veřejnost k nahlédnutí na OVV (s osobními údaji pouze v případě žádosti podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů).

11

Kontrola plnění uložených úkolů

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0


Pravidla pro přípravu materiálů pro radu města a zastupitelstvo města a.

b.

c.

12

Ze schválených usnesení rady města/zastupitelstva města jsou generovány úkoly, které jsou uloženy v programu TED. Zároveň jsou všichni nositelé úkolů upozorněni automatickým emailem, že jim je přidělen úkol. V programu TED každý nositel úkolu zaznamená splnění uloženého úkolu. Jestliže úkol není splněn k zadanému termínu, je z programu TED automaticky zasílán upozorňující email nositeli úkolu i jeho nadřízenému pracovníkovi. Nelze-li úkol z konkrétních důvodů v termínu splnit, musí nositel úkolu přesto v programu uvést, proč zatím nelze úkol splnit. Úkol, který je splněn (označen datem splnění za příslušný odbor), je v programu TED graficky označen. Na základě tohoto označení OVV úkol ze sledování vyřadí (označí jeho stav jako splněný).

Zrušující ustanovení

Dnem účinnosti této směrnice se ruší směrnice č. 2/2008 – příprava materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města.

Účinnost: 15. 9. 2011

Číslo revize: 0


Město Černošice. Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města

Recommend Documents