MODUL KEORGANISASIAN
HMJ PAKSI FKIP-UMM [ PGSD AKSI ]
KANTOR HMJ PGSD
Lahir : 23 November 2007 Sekretariat : Jl.Raya Tlogomas No246-Malang (65144) Student Center, Lantai 2,5 UMM (Kampus 3)
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
Ketua Umum Foto
Nama
Asal
Suko Prasetio
Dampit, Malang – Jawa Timur
( Periode 2007-2008 ) ( Periode 2008-2009 )
Ahmad Mahzumi
Gresik – Jawa Timur
( Periode 2009-2010 )
Latif Burhanuddin Abdurrohman
Kudus - Jawa Tengah
( Periode 2010-2011 )
Ahmad Fahmi Mujahidillah ( Periode 2011-2012 )
Sukodadi-Lamongan, Jawa Timur
GARIS BESAR HALUAN KERJA HMJ PAKSI PERIODE 2011 – 2012 Kebijakan – Kebijakan Ketua Umum 2011 – 2012 Oleh: Ahmad Fahmi Mujahidillah (201010430311048) I.
Kelembagaan Internal & Eksternal Memantapkan manajemen organisasi, identitas, visi misi PAKSI. Mengoptimalkan kantor PAKSI sebagai pusat koordinasi fungsionaris. Menjalin hubungan dengan lembaga lain yang saling menguntungkan, seperti : 1. HMJ, Badan Eksekutif Mahasiswa dan Senat Mahasiswa dilingkungan FKIPUMM. 2. HMJ PGSD di luar kampus Menjalin koordinasi dengan pendamping dan Pembina, seperti: 1. Dekanat FKIP-UMM. 2. Jurusan dan dosen-dosen PGSD FKIP-UMM. Kontroling dan monitoring Fungsionaris PAKSI. Merumuskan dan mengelola profil PAKSI.
II. Administrasi A. Wakil Ketua 1. Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum. 2. Menggantikan peran ketua umum jika ketua umum tidak ada ditempat. 3. Turut membantu ketua umum untuk melaksanakan tugasnya. B. Sekretaris 1. Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum 2. Inventarisasi perkantoran 3. Mengurus administrasi persuratan (surat-surat, proposal, LPJ kegiatan ) 4. Merekap Keluar-Masuk surat. C. Bendahara 1.
Bertanggung jawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum
2.
Mengurus anggaran keuangan lembaga
3.
Mengatur sirkulasi anggaran dana lembaga
III. Kelembagaan Teknisi. A. Bidang Penalaran
Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum
Mendampingi Anggota dalam Mengembangkan profesinya
Menyelenggarakan kegiatan yang berhubungan dengan PGSD
B. Bidang bakat minat
Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum
Identifikasi bakat dan minat Anggota HMJ
Mendampingi Anggota dalam mengembangkan Bakat dan minatnya
Menyelenggarakan kegiatan dalam rangka pengembangan bakat dan minatnya.
C. Bidang Kesjahteraan
Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum
Menumbuhkan sikap responsife terhadap keaadaan anggota
Membangun rasa memiliki terhadap lembaga
Membangun kedekatan antar sesama mahasiswa PGSD.
Mengelola dan mengirimkan KHS Mahasiswa PGSD.
Mengupayakan adaya mading HMJ.
D. Bidang Rohani dan Keislaman
Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum
Menumbuhkan dan mengembangkan religiuitas fungsionaris dan anggota
E. Bidang Media Informasi
Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum.
Mengelola info di mading HMJ.
Menyebarkan informasi ke mahasiswa PGSD melalui media tertentu.
F. Lembaga Pers
Bertanggungjawab secara kelembagaan terhadap Ketua Umum
Mengelola Menerbitkan majalah HMJ ”PAKSI”
Mengelola mading HMJ.
HALUAN KEPANITIAAN KEGIATAN Oleh : HMJ PAKSI FKIP-UMM
A. Steering Committe (SC): o Ketua Umum dan Wakil o Sekretaris o Bendahara Umum o Kabid dan Sekbid
Konsepan Tawar
Konsepan Tawar yaitu konsepan yang ditawarkan oleh steering committe kepada seluruh kepanitiaan yang tergabung dan bisa dirubah jika dirasa kurang baik atau memberatkan dan tidak pass. B. Penanggungjawab: o Ketua Umum ( Utama ) o Seluruh Fungsionaris HMJ o Kepanitiaan kegiatan. C. Kepanitiaan Kegiatan: o SC o Penanggungjawab sie./ Co.Sie (koordinator sie.) o Seluruh Fungsionaris HMJ yang tergabung dikepanitiaan maupun tidak. D. Macam Konsepan: 1. Konsep dari SC yakni Konsepan Tawar. 2. Konsep dari Sie.Acara dan Kepanitiaan Kegiatan yakni konsepan terbaru untuk dilaksanakan
SISTEMATIKA RAPAT PANITIA KEGIATAN HMJ PAKSI FKIP-UMM I.
Pra-Rapat kegiatan: untuk para undangan yakni seluruh fungsionaris HMJ Kewajiban Pra-Rapat: Menyiapkan alat mencatat. Keharusan Pra-Rapat: Mempersiapkan kondisi badan yang prima. Mencatat undangan rapat yang telah disebarkan melalui sms. Mekanisme Penginformasian Rapat: Informasi rapat melalui Ketua Umum - Sekretaris - Pimpinan Harian. Pimpinan Harian (kabid/ sekbid / co.devisi/ pimp. pada lembaga pers) menyebar info ke anggotanya. Selanjutnya informasi rapat diserahkan oleh Ketua Umum kepada Ketua Pelaksana jika sudah terbentuk kepanitiaan. Ketua pelaksana jika mengadakan rapat informasi ke Pimpinan Harian untuk disebarkan keanggotanya dan jika butuh bantuan bisa minta bantu Bidang Media Informasi.
Catatan: 1. Seluruh panitia harap membiasakan mencatat 2. Mencari info rapat dan bertanya. 3. Informasi diharapkan menyeluruh serta jika ada nomor tidak aktif dikomunikasikan ke Ketua Umum atau sekretaris. 4. Diharapkan konfirmasi ke ketua pelaksana jika tidak bisa hadir dengan alasan apapun. 5. Yang muda menghormati yang tua, yang tua menyayangi yang muda, 6).Tolong menolong dan saling membantu kunci kesuksesan. II. Rapat: Proses Rapat (Process): (pada saat proses rapat absensi dijalankan Wajib Absen) Menunggu para undangan (seluruh fungsionaris HMJ PAKSI) dalam rapat yang telah ditentukan. Ketua Umum menunjuk Ketupel/Kapel (Ketua Pelaksana) dalam kegiatan dari beberapa opsi/pilihan dan yang siap bersedia. Ketua Umum menunjuk Sekpel dan Banpel dalam kegiatan. Perkenalan Kapel,Sekpel,Benpel+No.HP kepada seluruh para undangan agar dicatat Kapel dan SC menawarkan kontrak kepanitiaan bagi undangan dan bersedia serta siap mendedikasikan dirinya dalam kepanitiaan. Kapel membentuk dan menunjuk dan membagi di tiap sie. Menunjuk koordinator (co.) di tiap sie. Kapel mengarahkan koordinator tiap sie.untuk mencatat nama anggota beserta nomor anggota.
Kapel mengarahkan Sekpel agar mencatat surat apa yang dibutuhkan oleh masingmasing sie. (surat undangan, surat peminjaman tempat, surat ijin, surat peminjaman karpet, dan surat-surat lain yang dibutuhkan). Dan jika Sekpel kesulitan dalam persuratan maka dikomunikasikan kepada Sekum. Kapel mengarahkan Benpel untuk mengkomunikasi keuangan kepada Bendum.
III. Pasca Kegiatan: 1. 2. 3. 4.
Bersih-bersih tempat kegiatan. Laporan ke pemilik tempat bahwa acara sudah selesai. Penanggungjawab kunci harap mengamankan kunci Rapat Evaluasi, yakni melaporkan hal-hal yang telah dikerjakan dari masingmasing sie serta keuangan yang keluar-masuk dilampirkan nota pembayaran. Fungsi rapat evaluasi sendiri adalah untuk penilaian terhadap kinerja dalam kegiatan yang baru terlaksana agar lebih dimaksimalkan pada kegiatan selanjutnya. Dan diharapkan selesai rapat jangan tidak ada yang saling bermusuhan karena rapat evaluasi merupakan rapat pembenaran bagi kita semua guna meningkatkan kinerja dedikasi kita kepada himpunan yang telah dipercaya oleh birokasi jurusan 5. Makan-makan dan silaturahim ke seluruh panitia jika ada khilaf dalam tutur kata maupun perbuatan pada kegiatan itu. 6. Sayonara. NB: Laporan Pertanggungjawaban tiap sie. dilakukan pada saat rapat evaluasi.
~Jaga Kekompakan, Jaga Hati, Jaga Lisan dan Jaga Perbuatan~
RAPAT
Rapat adalah sebuah kegiatan untuk berdiskusi bersama dan saling sharing tentang sesuatu hal yang sekiranya untuk dibahas Fungsi Rapat adalah tak lain untuk memperjelas sesuatu yang perlu diomongkan jika ada suatu perubahan Rapat Pembentukan Kepanitiaan Rapat Koordinasi Kegiatan
Macam-Macam Rapat Dalam Suatu Kegiatan
Rapat Pemantapan Kegiatan Rapat Evaluasi Kegiatan Rapat Pembubaran Panitia Kegiatan Rapat Per Sie.
PENJELASAN: 1. Rapat pembentukan kepanitiaan: Rapat yang dilakukan untuk membentuk kepanitiaan dalam suatu kegiatan di setiap sie. nya untuk melaksanakan tugasnya sesuai sie. nya tersebut. 2. Rapat koordinasi kegiatan: Rapat yang dilakukan guna pelaporan tugas dari setiap sie., apa kendala, apa yang kurang dan apa pemecahan kendala tersebut. (rapat koordinasi dilakukan 2-2 kali setiap minggu). 3. Rapat pemantapan kegiatan: Rapat minggu-minggu terakhir sebelum kegiatan dan gencar dilaksanakan diaksanakan guna persiapan yang matang untuk kegiatan dan memposisikan dirinya dalam suatu sie didalam suatu kegiatan. 4. Rapat Evaluasi Kegiatan: Rapat yang dilakukan guna untuk melaporkan pertanggungjawaban dan penilaian kerja dari masing-masing tiap sie. guna sebagai acuan untuk kegiatan periode berikutnya atau sebagai tolak ukur / prosentasi kemaksimalan kegiatan yang telah dilaksanakan. 5. Rapat Pembubaran Panitia: Rapat yang dilakukan untuk membubarkan panitia dalam suatu kegiatan tersebut, biasanya dibubarkan setelah rapat evaluasi dilanjutkan dengan makan-makan dan sillaturrahim seluruh panitia kegiatan. 6. Rapat Per Sie. : Rapat yang dilakukan tiap sie. untuk merumuskan jobdis (pekerjaannya) atau hal-hal apa saja yang diperlukan oleh sie.nya masing-masing yang akan diperlukan dalam sebuah kegiatan tersebut.
Alur Komunikasi KETUA UMUM Bendahara Umum
Sekretaris Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
Bendahara Pelaksana Koordinator tiap Sie.
Anggota tiap Sie.
Keterangan:
Ketua Umum diharapkan komunikasi secara teratur dengan ketua pelaksana tentang perkembangan masing-masing sie. dan memonitoring hal-hal yang kurang agar dipersiapkan lagi tuk mencari solusi dan menistruksikan kepada ketua pelaksana tuk disampaikan ke sie. yang mengalami kendala. Bendahara Umum diharapkan selalu ada ditempat dan sekiranya membantu Bendahara Pelaksana dalam menangani keluar masuknya uang kegiatan. Sekretaris Umum diharapkan turut serta membantu pembuatan surat oleh Sekretaris Pelaksana dan memberi ilmu-ilmunya tentang persuratan. Ketua Pelaksana diharapkan komunikasi secara teratur dengan koordinator tiap sie. tentang hasil kerja dan apa yang dilakukan dari setiap sie. tersebut dan apa kendalanya?. Sekpel (Sekretaris Pelaksana) diharapkan sharing dengan Sekum (Sekretaris Umum) untuk pembuatan surat dengan penomoran yang tepat.
Benpel (Bendahara Pelaksana) diharapkan sharing ilmu tentang keuangan dengan
Bendum (Bendahara Umum) tentang bagaimana mengatur keuangan secara sistematis. Koordinator (Co.) tiap sie. diharapkan bekerjasama dengan anggotanya untuk memaksimalkan pekerjaannya.
JOBDISCRIPTION KEPANITIAAN DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN
HMJ PAKSI(PGSD Aksi) FKIP - UMM Sekretariatan: Student Center Lantai II, Jl.Tlogomas No.246 – Malang (65144)
~Satukan Visi dan Misi guna membangun semangat berorganisasi~ No 1.
Organization Comitte Ketua Pelaksana Kegiatan (Ketupel/Kapel/Ketapel)
2.
3.
Sekretaris Pelaksana Kegiatan (Sekpel)
Bendahara Pelaksana Kegiatan (Benpel)
4.
Sie. Kesekretariatan
5.
Sie. Acara
6.
Sie. Humas
7.
Sie. Perlengkapan
Job (Pekerjaan/Tugasnya) Bertanggungjawab secara penuh atas terlaksananya kegiatan. Menghandel pada saat rapat dan koordinasi kepanitiaan. Menyusun “Proposal Kegiatan” sesuai konsep yang ditawarkan oleh SC dan disetujui oleh semua pihak. Membuat surat menyurat, seperti: 1. Permohonan Dana. 2. Izin tempat/ peminjaman tempat. 3. Izin tidak masuk kuliah. 4. Undangan. 5. Permohonan bantuan (jika perlu dalam kegiatan) 6. Dll. Bertanggungjawab secara penuh terhadap keuangan. Memberikan laporan keuangan kepada ketua pelaksana (keluar masuk uang). Memprediksikan jumlah pemasukkan dan pengeluaran dana pada kegiatan tersebut. Merekap kuitansi pengeluaran sebagai tanda bukti. Mendata siapa saja yang akan mengikuti kegiatan. Membuat daftar absen. Berjaga di stand pendaftaran. Membuat Sertifikat peserta maupun panitia kegiatan. Mengatur jalannya acara sesuai konsep yang ditawarkan dan disetujui semua panitia kegiatan. Membuat suatu alternatif-alternatif ketika acara tidak sesuai dengan konsep awal karena adanya kendala. Mempersiapkan orang-orang yang berperan langsung dalam acara, misalnya: 1. Pembawa Acara/ Moderator 2. Sambutan-sambutan 1. Ketupel 2. Ketum 3. Ketua Jurusan 4. Pemateri 5. Dll. 3. Moderator saat sharing (jika perlu). Survey tempat, Lapangan, dll. Izin tempat ke pemilik tempat/ penanggungjawabnya. Mengantar Undangan. Sosialisasi kegiatan. Menyiapkan perlengkapan ke tempat kegiatan, seperti:
8.
Sie. Kesehatan
9.
Sie. Pubdekdok: 1. Publikasi 2. Dekorasi 3. Dokumentasi
10.
Sie. Konsumsi
11.
Sie. Keamanan
1. Taplak Meja 2. Tempat makanan tamu. 3. dll Sewa/Peminjaman perlengkapan, seperti: 1. Microphone. 2. Karpet. 3. Wirelles (jika perlu). 4. Walky-Talky (jika perlu) 5. Dll. Menyiapkan obat-obatan yang diperlukan. Menyiapkan tempat peristirahatan buat peserta yang sakit. Mempersiapkan kamera/ handycam. Mempublikasikan dengan menempelkan pengumuman berupa informasi tulis atau mempublikasikan secara lisan ataupun sms. Mendekorasi ruangan kegiatan. Mendokumentasikan dengan potret foto atau merekam kegiatan dalam bentuk video. Menyiapkan kebutuhan pokok/ makanan dan minuman Mengamankan jalannya kegiatan jika ada kegaduhan dari awal sampai akhir.
NB: Sie. dibentuk seperlunya
@ HMJ PAKSI FKIP-UMM
Hal yang perlu diperhatikan: 1. Ketupel dan Co. saling komunikasi tentang masalah kegiatan. 2. (Koordinator/ Co.) saling berkomunikasi dengan Co. lainnya. (Sekretaris-Perlengkapan3. Co. jangan bekerja sendiri, bagi job dengan anggota dan catat nomor HP Anggota. 4. Antar sie. saling membantu. 5. Bendahara Pelaksana mengamankan Kuitansi. 6. Diharapkan komunikasinya selalu berjalan.
Ketua Pelaksana (Ketupel)
Komunikasi
Co. masing-masing Sie.
Co. 2 Co. 3
Co. 4 Komunikasi
Co. 1
Masing-masing Anggota Sie.
(Komunikasi Aktif Antar Co. dan Anggotanya)
Co. 5
Co. 6 Co. 7
(Komunikasi Aktif Antar Co.) dan antara Co. dan Co. diharap saling membantu
