Modul I Képzési szükségletek elemzése
A Képzési szükséglet-elemzési kézikönyv szerzoje: Instituto do Emprego e Formação Profissional
1
Képzési szükségletek elemzése A következo oldalakon Önnek módja lesz föltenni a kérdést arra vonatkozóan, hogy hogyan is muködik jelenleg az Ön vállalata. Megkérjük Önt, hogy értékelje azt a stratégiát, amelyet kijelölt üzletvitelének a megtervezésekor, és azonosítsa annak korlátait és siker-lehetoségeit. Ha lehetséges, vonjon be néhány középvezetot és alkalmazottat vállalatának különbözo funkcionális területérol. Ezek azok az emberek, akik cégének kulcs folyamatai körül dolgoznak és ennél fogva saját véleményük van arról, hogy az Ön vállalatának teljesítményjavulásához milyen fejlesztési szükségletek és meglévo lehetoségek vezethetnek. A jelen dokumentumban bemutatott képzési szükséglet-elemzést a „Képzési szükségletelemzo útmutatóban” leírt módszertan hat lépése közül néhánynak az alkalmazása útján kell megtenni. Az általunk javasolt megközelítés a meglévo problémák (korlátok) azonosításával kezdodik, amelyek lehetetlenné tehetik a vállalati eredmények elérését, vagy pedig azon lehetoségek azonosításával, amelyek az eredmények növelését tehetik lehetové. E gyakorlat elvégzésénél tartsa szem elott az Ön által tervezett üzleti stratégiát és vállalata valamennyi folyamatának és funkciójának a kívánt teljesítményét. A problémák/lehetoségek azonosítása A képzésnek arra kell irányulni, hogy megoldja a már létezo problémákat vagy elonyösen kiaknázza az új üzleti lehetoségeket. A képzés mindig a munkafolyamatok elemzését kell, hogy támogassa, és vállalata üzleti stratégiájának az implementálására kell, hogy irányuljon. A. Sorolja föl egy papírlapon vállalata kulcs-folyamatait Amikor üzleti folyamatokról beszélünk, lépések sorozatát értjük alatta, amelyek az eroforrások felhasználásán keresztül egy vagy több bemenetet átalakítanak egy vagy több olyan kimenetté, amelyek együttese értéket képez a fogyasztó részére. Vállalatának azok a kulcs-folyamatai, amelyekre cégének azért van szüksége, hogy kielégítse a fogyasztói elvárásokat. E folyamatok üzletének valamennyi funkcionális területére hatnak és elemzésünk középpontjában vannak. Különbözo üzleti folyamatok léteznek: FOGYASZTÓ: azokra az al-folyamat- vagy folyamat-lépésekre mutat, amelyek a fogyasztót érintik (pl. kezdet és vég) VEZETÉS: azokra az al-folyamat- vagy folyamat-lépésekre mutat, amelyek a vezetéssel kapcsolatosak (pl. költségvetés felállítása) ELSODLEGES: azokra az al-folyamat- vagy folyamat-lépésekre mutat, amelyek terméket, vagy szolgáltatást hoznak létre (elektróda gyártás) TÁMOGATÁS: azokra az al-folyamat- vagy folyamat-lépésekre mutat, amelyek a többi folyamatot támogatják (rendelés elfogadás, számla-kiállítás, képzés, munkaero-toborzás, bérkifizetés) SZÁLLÍTÓ: azokra az al-folyamat- vagy folyamat-lépésekre mutat, amelyek a szállítók tevékenységére hatnak, vagy amelyekre a szállítók tevékenysége hat (pl. nyersanyagellátás) A folyamat-térképen azonosítani kell azokat a lépéseket, al-folyamatokat vagy kapcsolatokat, ahol elofordulhatnak teljesítmény-kiesések.
2
A következo ábrán egy vállalat néhány kulcs-folyamata található. Azok a területek, ahol teljesítmény-problémák merültek föl, azonosításra kerültek.
vevõ
menedzsment
rendelés
stratégia tervezés
vevõ
tervek
mûködtetési tervezés
mûködtetési tervek és költségvetés
adatok új piaci fejlesztések
értékesítési kilátások termékek
elsõdleges
értékesítési rendelések
új termékek
értékesítési folyamat
termelés
termelés ellenõrzés
adat és értékesítési kilátások
termelés
csomagolás és szállítás
rendelések termék meghatározások
új termék fejlesztése
emberpolitika támogatás
emberi erõforrás
szállító
tõkeforrások
termelési tervek pénzügy papír nyersanyagok pénz
B. Sorolja föl egy papírlapon vállalata funkcionális területeit Miután fölsorolta vállalata kulcs-folyamatait, azonosítsa a meglévo funkcionális területeket. Ezeket egy tipikus hierarchikus szervezeti ábrában ábrázolják, amely valójában érinti a vállalat legfelso vezetésétol a megfelelo vezetési szinteken keresztül valamennyi kétkezi dolgozót, aki hozzáér a termékhez vagy a szolgáltatáshoz, vagy kapcsolatba kerül a fogyasztóval. Igen fontos e területek korrekt azonosítása, mivel a különbözo területek alkalmazottai azok, akik a késobbiekben a képzés során foglalkoznak mindezzel. Példa: vezetés, marketing, eladások, pénzügyi, adminisztratív szolgáltatások, emberi eroforrások, termelés, minoség-biztosítás, logisztika stb. C. Azonosítsa vállalata fo problémáit és lehetoségeit Azonosítsa a meglévo problémák legfontosabb szimptómáit. Sorolja föl a problémák lehetséges okait úgy, hogy közben azonosítja a szóban forgó üzleti folyamatot. Azonosítsa azokat a funkcionális területeket, amelyeket érint a probléma, vagy amelyek a problémát okozzák. Azonosítsa azokat a legfontosabb lehetoségeket is, amelyeket tevékenysége során figyelembe vesz. A kritikus lehetoségek alkalmazottai képzési szükségletét vethetik föl, amelyekre íme néhány példa: • Új technológiák bevezetése • Új piacra való belépés • Új termék eloállítása • Alkalmazottak toborzása specifikus rétegekbol (pl. bevándorlók)
3
Vagy pedig vegyesen néhány e felsorolt tényezok közül. Használja arra a következo táblát, hogy beazonosítsa a problémákat és a kritikus lehetoségeket, valamint ezek hatásait a tevékenységi folyamatokra és a funkcionális területekre. A probléma vagy a kritikus lehetoség szimptómája Probléma: A fogyasztóktól visszakerült termékek magas aránya Probléma: Cash-flow problémák
A probléma oka/ lehetoség Rossz minoségellenorzés Nagy késedelmek a fogyasztó részére való kiszállításnál Rossz cash-flow irányítás Késedelmek a fogyasztói számlázásban Rossz egyeztetési folyamat a szállítókkal a fizetési feltételekkel kapcsolatban Jobb készletgazdálkodás
Lehetoség: Vállalati eroforrástervezési software rendszer bevezetése Jobb raktárgazdálkodás
Gyorsabb termékforgás (First in, First Out)
Érintett tevékenységi folyamatok Termelés Minoségellenorzés
Funkcionális területek Termelési Osztály Minoségellenorzési Osztály
Elosztás
Logisztikai Osztály
Költségvetéskészítés
Pénzügyi Osztály
Számlázás
Pénzügyi Osztály.
Beszerzés
Beszerzési Osztály.
Számlázás
Pénzügyi Osztály
Raktározás
Logisztika
Eladások
Kereskedelmi Osztály.
Miután kitöltötte e kérdoívet, gondolja át, valóban érvényesen tükrözi-e vállalata tényleges helyzetét? Ha igen, lépjen a következo lapra! Vállalata képzési szükségleteinek strukturálása Éppen most fejezte be vállalata problémáinak és lehetoségeinek a számbavételét. Írja be egy táblázatba azokat a módozatokat, ahogyan ezeket meg kívánja oldani, vagy ahogyan elore kívánja jelezni. Többszörös megoldások is lehetségesek, mint pl. vállalata tevékenységi körének áttervezése, a funkcionális területek átszervezése vagy munkahelyi képzési idoszakok szervezése vagy mások. Ez a táblázat példaként szolgál, amelyet a vállalatára vonatkozóan úgy kell kitölteni, ahogyan feljebb megmutattuk. Ha szükséges, használja az „Integrálási tanulási és munkakézikönyvet”, vagy kérje egy külso szakérto segítségét, hogy segítsen önnek azon intézkedések megfogalmazásában, amelyek szervezetének teljesítményét hivatottak javítani.
4
Képzési szükségletek Szimptóma A fogyasztók által visszaküldött áruk magas aránya
Ok Rossz minoségellenorzés
Nagy késedelmek a fogyasztóknak történo szállításban
Folyamat Termelés
Funkcionális terület Termelési Osztály.
Minoségellenorzés
Minoségellenorzési Osztály.
Szállítás
Logisztikai Osztály.
Kívánt kimenet A termékek 95%-a 0 hibával
Alkalmazott Gyártósori vezeto
Javasolt megoldás Képzés a termelésben
Muszakvezeto
A megoldás specifikációja 1 héten keresztül 1 óra képzés a gyártósori vezetok és a muszakok minoség-felügyeloi részére
Minoségellenorzés a gyártósoron
Szállítási ido aránya 98%
Csomagoló személyzet Szállító munkások
Teljesítménymutatók kidolgozása és figyelése a szállításirányításnál
Csomagolási figyelési rendszer implementálása abból a célból, hogy a lehetséges késedelmeket kiszurjük és az azonnali hibajavító tevékenységeket megtegyük 1 napos képzés a csomagolási és szállítási alkalmazottak részére az új rendszerrol
5
Képzési szükségletek Szimptóma Cash-flow problémák
Funkcionális terület Pénzügyi Osztály
Ok
Folyamat
Rossz cash-flow menedzs ment
Költségvet éskészítés
Késedelmek a fogyasztók felé történo számlázásban
Számlázás
Rossz tárgyalási folyamat a szállítókkal a fizetési gyakorlattal kapcsolatban
Beszerzés Beszerzési Osztály
Pénzügyi Osztály
Kívánt kimenet
Alkalmazott
Javasolt megoldás Pénzügyi irányítási térkép megteremtése
A megoldás specifikációja
Elegendo készpénz, hogy a szállítókat ki lehessen fizetni
Pénzügyi igazgató
Találkozó a pénzügyi igazgatóval a cash-flow figyelési rendszer megteremtése céljából
A termékszállítás után azonnali számlázás
Adminisztratív vezeto
Számlázási ellenorzési rendszer megteremtése
Munkaértekezlet a pénzügyi igazgatóval és az adminisztratív vezetovel abból a célból, hogy egy számla-kitöltési és ellenorzési rendszert hozzunk létre
Hosszabb fizetési határido (90 nap) letárgyalása a szállítókkal
Beszerzési dolgozók
Tárgyalási és beszerzési képzés a beszerzok részére
Munkaértekezlet a pénzügyi igazgatóval abból a célból, hogy kialakítsuk a szállítókkal kötendo szabványos szerzodéseket és fizeté si határidoket.
Miután kitöltötte ezt a térképet, felmérte vállalata azon képzési szükségleteit, amelyekre megoldást jelenthet a munkahelyen történo képzés valamint tanulás.
6
7
