Modul Aplikasi Terintegrasi

PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM Badan Pendidikan Dan Pelatihan Keuangan Kementerian Keuangan R.I

DTU MICROSOFT ACCESS

Modul Aplikasi Terintegrasi Soffan Marsus

1

Modul: Aplikasi TerintegrasiUMUM DIKLAT TEKNIS Modul: Microsoft Word DIKLAT MICROSOFT ACCESS

MODUL

APLIKASI TERINTEGRASI

Oleh: SOFFAN MARSUS

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM 2015 I

Modul: Aplikasi Terintegrasi

Modul: Microsoft Word

Identitas Modul Judul Modul: Aplikasi Terintegrasi

Penulis: Soffan Marsus

Digunakan untuk: Diklat Teknis Umum Microsoft Access

Pusdiklat Keuangan Umum Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Keuangan Republik Indonesia

Cetakan Pertama 2015

II



Kata Pengantar Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat-Nya sehingga penyusunan modul Aplikasi Terintegrasiuntuk Diklat Microsoft Access dapat diselesaikan dengan baik. Modul ini digunakan sebagai acuan atau pedoman bagi pengajar, peserta, dan pihak penyelenggara diklat agar tujuan pembelajaran dapat tercapai secara sistematis dan efektif, baik dengan metode classical maupun e-learning Modul Aplikasi Terintegrasi ini disusun oleh Saudara Soffan Marsus berdasarkan Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Nomor KEP-17/PP.7/2015 tanggal 13 Januari 2015

tentang Pembentukan Tim

Penyusunan Modul Diklat di Lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Tahun Anggaran 2015. Modul ini membantu peserta untuk meningkatkan pengetahuan dan skill dalam mengembangkan Aplikasi Terintegrasi dengan Microsoft Access Penyusunan modul ini mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, antara lain unit pengguna diklat, narasumber, widyaiswara, dan pejabat struktural di lingkungan Pusdiklat Keuangan Umum. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan modul ini. Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi kesempurnaan modul ini. Semoga modul ini bermanfaat bagi peserta, pengajar, panitia diklat, dan pembaca lainnya Jakarta, Desember 2015 Kepala Pusdiklat Keuangan Umum, ttd Syamsu Syakbani NIP 195902241980031001

III



Daftar Isi IDENTITAS MODUL ......................................................................................................................II KATA PENGANTAR .....................................................................................................................III DAFTAR ISI ................................................................................................................................ IV DAFTAR TABEL .......................................................................................................................... VI DAFTAR GAMBAR .................................................................................................................... VII PETUNJUK PENGGUNAAN ..........................................................................................................IX PETA KONSEP .............................................................................................................................XI PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 2 1.

DESKRIPSI ............................................................................................................................... 2

2.

PRASYARAT KOMPETENSI ........................................................................................................... 2

3.

STANDAR KOMPETENSI.............................................................................................................. 2

4.

KOMPETENSI DASAR ................................................................................................................. 2

5.

RELEVANSI MODUL .................................................................................................................. 2

KEGIATAN BELAJAR ..................................................................................................................... 4 KB 1: MICROSOFT ACCESS UNTUK MENGOLAH DATA ....................................................................... 4 1.

Mengimpor dan Mengkonversi Data ............................................................................... 5

2.

Menyiapkan Data Sebelum Diolah ................................................................................... 7

3.

Menyusun Statistik Data .................................................................................................. 9

4.

Memeriksa Data ............................................................................................................. 13

5.

Menstratifikasi dan Mengelompokkan Data .................................................................. 18

6.

Melengkapi dan Meringkas Data ................................................................................... 25

Latihan/Tugas ......................................................................................................................... 31 Rangkuman ............................................................................................................................ 31 Tes Formatif 1 ......................................................................................................................... 32 Umpan Balik dan Tindak Lanjut .............................................................................................. 34 KB 2: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI PERSURATAN .............................................................. 35 1.

Menyiapkan Business Model .......................................................................................... 36

2.

Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional ............................................. 38

3.

Menyusun Form .............................................................................................................. 47

IV


Modul: Microsoft Word 4.

Menyusun Report ........................................................................................................... 54

5.

Membuat Menu Aplikasi dengan Switchboard .............................................................. 56

Latihan/ Tugas ........................................................................................................................ 58 Rangkuman ............................................................................................................................ 58 Tes Formatif 2 ......................................................................................................................... 59 Umpan Balik dan Tindak Lanjut .............................................................................................. 61 KB 3: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA ................................. 62 1.

Memahami Business Model Akuntansi Perusahaan Jasa ............................................... 62

2.

Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional ............................................. 66

3.

Menyusun Form dan Query ............................................................................................ 72

4.

Menyusun report ............................................................................................................ 75

5.

Menyusun Menu Aplikasi ............................................................................................... 79

Rangkuman ............................................................................................................................ 81 Tes Formatif 3 ......................................................................................................................... 81 Umpan Balik dan Tindak Lanjut .............................................................................................. 84 PENUTUP .................................................................................................................................. 85 TES SUMATIF ............................................................................................................................. 86 KUNCI JAWABAN ...................................................................................................................... 91 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 93

V



Daftar Tabel Tabel 3.1 Contoh Bentuk Jurnal ...................................................................................................... 63 Tabel 3.2 Contoh Bentuk Daftar Rekening ...................................................................................... 64 Tabel 3.3 Field-Field Tambahan untuk Keperluan Pemrograman ................................................... 71

VI



Daftar Gambar Gambar 1.1 Proses Pengalihan Data ................................................................................................. 5 Gambar 1.2 Mengimpor Data dari Microsoft Excel .......................................................................... 6 Gambar 1.3 Pilihan First Row Contains Column Headings ................................................................ 7 Gambar 1.4 Bentuk Tabel Employee_Master Hasil Impor ................................................................ 7 Gambar 1.5 Bentuk Tabel 1JurnalNeraca .......................................................................................... 8 Gambar 1.6 Record Selector ............................................................................................................. 9 Gambar 1.7 Memilih Tabel untuk Query ........................................................................................... 9 Gambar 1.8 Query Wizard ................................................................................................................. 9 Gambar 1.9 Summary Option ......................................................................................................... 10 Gambar 1.10 Tampilan Data Hasil Query ........................................................................................ 11 Gambar 1.11 Report Wizard ........................................................................................................... 11 Gambar 1.12 Output Report Awal .................................................................................................. 12 Gambar 1.13 Output Report Akhir .................................................................................................. 12 Gambar 1.14 Design View Output Report Akhir ............................................................................. 13 Gambar 1.15 Data Memo ................................................................................................................ 14 Gambar 1.16 Design Query Memo Awal ......................................................................................... 15 Gambar 1.17 Insert Column pada Query Design ............................................................................. 15 Gambar 1.18 Menambah Field Fungsi If dan Baris Total ................................................................ 16 Gambar 1.19 Desain Report 1Memo .............................................................................................. 17 Gambar 1.20 Tampilan Report 1Memo .......................................................................................... 18 Gambar 1.21 Design dan Datasheet View Query 2StratifikasiPerDebet ......................................... 20 Gambar 1.22 Report 2Stratifikasi .................................................................................................... 21 Gambar 1.23 Desain Query dan Report 3GroupingPerBulan .......................................................... 23 Gambar 1.24 Penjurnalan selalu Mengisi Debit Kredit ................................................................... 24 Gambar 1.25 Desain Query 3GroupingAlt2 ..................................................................................... 24 Gambar 1.26 Report 3GroupingPerBulan Alternatif 2 .................................................................... 25 Gambar 1.27 Make Table Query ..................................................................................................... 27 Gambar 1.28 Melengkapi Data dengan Tabel Referensi ................................................................. 29 Gambar 1.29 Melengkapi Data dengan Field [Satk] dan [Rincian] .................................................. 29 Gambar 1.30 Contoh Hasil Peringkasan Data ................................................................................. 30 Gambar 2.1 Empat Komponen Database System ........................................................................... 35 Gambar2.2 Business Model Agenda Surat Keluar ........................................................................... 37

VII


Modul: Microsoft Word Gambar 2.3 Entitiy Relationship Database Agenda Surat ............................................................... 44 Gambar2.4 Panduan Menemukan Relasi ........................................................................................ 45 Gambar2.5 Hasil Desain Tabel dan Relationship Antar Tabel ......................................................... 46 Gambar 2.6 Hasil Desain Form Agenda Surat Keluar ...................................................................... 47 Gambar 2.7 Hasil Perubahan Tampilan Form MasterSuratKeluar .................................................. 48 Gambar 2.8 Menambahkan Combo Box untuk Field [Unit] ............................................................ 49 Gambar 2.9 Menentukan Pilihan pada Combo Box Wizards .......................................................... 49 Gambar 2.10 Langkah-Langkah Menyiapkan Pilihan Saringan (Filter Options) .............................. 51 Gambar 2.11Form Surat Keluar dengan Pilihan Penyaringan ......................................................... 53 Gambar 2.12 Report Daftar Surat Keluar ........................................................................................ 55 Gambar 2.13 Mengkonfigurasi Switchboard................................................................................... 57 Gambar 2.14 Bentuk Akhir Switchboard ......................................................................................... 57 Gambar 3.1 Proses Posting Dari Jurnal ke buku Besar .................................................................... 65 Gambar 3.2 Relatonship antar Tabel Aplikasi Database Akuntansi ................................................ 69 Gambar 3.3 Panduan Menentukan Hubungan antar Tabel ............................................................ 69 Gambar 3.4Pemecahan Tabel Jurnal ke dalam JurnalUmum dan RekeningJU ............................... 70 Gambar 3.5 Diagram E-R setelah Pemecahan Tabel Jurnal ............................................................ 71 Gambar 3.6 Relationship Final ........................................................................................................ 72 Gambar 3.7 Bentuk Form Rekening yang Telah Berisi Data ............................................................ 70 Gambar 3.8 Mengisikan Jurnal pada Form Jurnal ........................................................................... 72 Gambar 3.9 Form Posting................................................................................................................ 72 Gambar 3.10 Desain Query-Query Pada Aplikasi Databse Akuntansi ............................................. 75 Gambar 3.11 Report rptJurnalUmum ............................................................................................. 76 Gambar 3.12 Report Buku Besar dengan Form Pilih Rekening ....................................................... 77 Gambar 3.13 Report Neraca Percobaan ......................................................................................... 78 Gambar 3.14 Report Laporan Laba Rugi ......................................................................................... 78 Gambar 3.15 Report Neraca Saldo .................................................................................................. 79 Gambar 3.16 Menu Utama dan Menu Laporan .............................................................................. 80 Gambar 3.17 Desain Property Form untuk Menu ........................................................................... 80

VIII



Petunjuk Penggunaan Modul Aplikasi Terintegrasi merupakan modul kelima dari 5 modul yang dikembangkan untuk digunakan dalam Diklat Microsoft Access, dengan alur penggunaan modul sebagai berikut.

Aplikasi Terintegrasi

Form dan Report

Table dan Query

Desain Database

Konsep Database

Modul Aplikasi Terintegrasi terdiri atas tiga kegiatan belajar, yaitu Microsoft Access untuk Mengolah Data, Microsoft Access untuk Aplikasi Persuratan Sederhana, serta Microsoft Access untuk Aplikasi Akuntansi Perusahaan Jasa. Pada saat mempelajari modul ini, Anda disarankan membaca secara berurutan mulai dari Kegiatan Belajar 1, Kegiatan Belajar 2, hingga Kegiatan Belajar 3 agar Anda lebih mudah memahami materi dalam modul ini. Selanjutnya, Anda harus harus mempersiapkan diri dan melakukan hal-hal sebagai berikut. 1.

Bacalah indikator pembelajaran pada setiap awal Kegiatan Belajar untuk mengetahui kemampuan yang akan dicapai selama kegiatan pembelajaran!

IX


Modul: Microsoft Word 2.

Bacalah modul baik-baik dan pelajarilah dengan teliti semua topik terkait dengan Kegiatan Belajar yang Anda baca! Bersama modul ini disertakan CD yang berisi suplemen pembantu mempelajari Kegiatan Belajar (KB) I “Microsoft Access untuk Mengolah Data.” CD tersebut di antaranya berisi: a. File Microsoft Excel dengan nama file Employee_Master2.xlsx. b. file Olah Data Akuntansi.accdb c. Penjelasan video berupa highlight atas seluruh bahasan KB I Modul ini.

3.

Kerjakan latihan yang tersedia untuk meningkatkan penguasaan materi pembelajaran yang telah disajikan dalam uraian dan contoh!

4.

Bacalah kembali Rangkuman yang tersedia untuk meningkatkan penguasaan materi pembelajaran yang telah di pelajari!

5.

Kerjakan Tes Formatif yang tersedia dan selanjutnya pergunakan Umpan Balik dan Tindak Lanjut untuk mengukur kemampuan yang telah Anda kuasai!

6.

Apabila

nilai

Anda

masih

kurang,

pelajari

kembali

Kegiatan

Belajar

tersebut sebelum melanjutkan ke Kegiatan Belajar berikutnya! 7.

Diskusikan studi kasus yang tersedia atau bahan-bahan yang sudah Anda persiapkan dengan teman Anda/pengajar agar penguasaan materi menjadi lebih baik!

8.

Kerjakan Tes Sumatif untuk mengetahui tingkat kompetensi yang telah Anda miliki secara keseluruhan!

9.

Cobalah untuk membaca referensi terkait yang disebutkan dalam Daftar Pustaka untuk memperkaya pemahaman Anda!

10. Apabila Anda menemui kesulitan, pengajar siap membantu Anda dalam mencapai pembelajaran yang efektif! 11. Bagi Anda yang bertindak sebagai fasilitator (yang akan mengajarkan materi ini), dapat mempersiapkan bahan tambahan berupa

contoh-contoh kasus

yang akan digunakan sebagai bahan selama diskusi! 12. Adapun waktu yang diperlukan untuk mempelajari modul ini adalah

8

jam pelatihan atau 360 menit dengan pembagian masing-masing kegiatan belajar disesuaikan dengan kemampuan Anda. Akhirnya, selamat belajar dan semoga sukses!

X



Peta Konsep

Microsoft Access untuk Mengolah Data

Microsoft Access untuk Aplikasi Persuratan Sederhana

Microsoft Access untuk Aplikasi Akuntansi Perusahaan Jasa

XI



PENDAHULUAN 1. Deskripsi Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak dimanfaatkan untuk mendukung penyelesaian tugas-tugas perkantoran terutama yang terkait dengan database. Mata pelajaran ini membahas Aplikasi Terintegrasi yang meliputi penjelasan menggunakan Microsoft Access untuk mengolah data, membuat aplikasi persuratan sederhana serta membuat aplikasi akuntansi untuk perusahaan jasa.

2. Prasyarat Kompetensi Untuk dapat mempelajari modul ini dengan efektif, pembaca diharapkan sudah memiliki pengetahuan dasar tentang desain database yang baik dan tepat serta mampu mengoperasikan pembuatan table, queries, form dan report dengan menggunakan Microsoft Access dengan baik.

3. Standar Kompetensi Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu membuat aplikasi terintegrasi dengan menggunakan Microsoft Access dengan baik.

4. Kompetensi Dasar Setelah mempelajari kegiatan belajar di modul ini, Anda diharapkan mampu: a.

mendemonstasikan penggunaan Microsoft Access untuk mengolah data dengan baik

b.

membuat aplikasi persuratan sederhana menggunakan Microsoft Access dengan baik

c.

membuat aplikasi akuntansi untuk perusahaan jasa menggunakan Microsoft Access dengan baik

5. Relevansi Modul Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta dapat mengaplikasikannya dalam pekerjaan yang menjadi tugas pokok dan fungsinya sebagai pengembang

2



database. Peserta diklat diharapkan dapat menggunakan Microsoft Access untuk mengolah data, membuat aplikasi persuratan sederhana serta membuat aplikasi akuntansi untuk perusahaan jasa dengan baik dan tepat sesuai dengan apa yang dibutuhkan guna mendukung penyelesaian tugas di unit kerjanya masing-masing.

3



KEGIATAN BELAJAR KB 1:MICROSOFT ACCESS UNTUK MENGOLAH DATA

KB 1

INDIKATOR Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat:  Menyusun statistik data menggunakan Microsoft Access;  Memeriksa data menggunakan Microsoft Access;  Menstratifikasi dan mengelompokkan data menggunakan Microsoft Access.  Melengkapi dan meringkas data menggunakan Microsoft Access. URAIAN DAN CONTOH Pada tahap awal Microsoft Access dapat digunakan untuk mengolah data. Untuk keperluan pengolah data, Microsoft Access jauh lebih andal daripada MicrosoftExcel, atau softwarespreadsheet lain yang memang tidak ditujukan untuk mengolah data. Pada bagian ini akan dijelaskan contoh penggunaan Microsoft Access untuk pengolahan data untuk audit laporan keuangan. Dalam disiplin audit, kegiatan mengolah data untuk membantu pelaksanaan audit atas laporan keuangan dinamakan Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK) atau Computer Assisted Audit Techniques (CAAT). Dengan demikian

Microsoft

Access

dapat

dikatakan

merupakan

salah

satu

media/aplikasi/software dalam rangka TABK. Selain Microsoft Access, ada banyak aplikasi lain yang merupakan media TABK, seperti Microsoft Excel serta ACL (Audit Common Language). Secara umum media TABK dibagi dalam dua golongan, yaitu Generalized Audit Software (GAS) serta Specialized Audit Software (SAS). MenurutRubrik Ekonomi (2015), GAS terdiri dari serangkaian rutinitas program komputer yang dapat membaca file komputer, memilih informasi yang diinginkan, melakukan perhitungan berulang-ulang, dan mencetak laporan dalam format yang ditentukan. Software ACL (Audit Command Language) dan IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) merupakan contoh jenis audit software yang termasuk dalam kategori Generalized Audit Software (GAS). Dengan ACL atau IDEA, auditor akan

4



menghemat waktu, tenaga dan biaya dalam pelaksanaan audit di lapangan. Volume data yang akan dianalisis menjadi lebih besar dan hasil pengolahan data relatif lebih akurat. Sementara itu SAS adalah software yang didesain untuk melaksanakan tugastugas audit khusus. Specialized software biasanya dipilih dengan alasan-alasan sebagai berikut: 1.

tidak tersedianya software alternatif yang lain;

2.

keterbatasan software alternatif yang ada;

3.

pertimbangan efisiensi;

4.

untuk meningkatkan pemahaman terhadap sistem tersebut;

5.

kemungkinan untuk mempermudah persiapan; dan

6.

untuk meningkatkan tingkat independensi auditor.

Dengan demikian Microsoft Access, ketika digunakan untuk keperluan audit, termasuk ke dalam SAS. Microsoft Access ini sebetulnya tidak merupakan software khusus untuk audit, tapi dapat digunakan untuk keperluan tersebut.

1. Mengimpor dan Mengkonversi Data Untuk dapat diolah dalam Microsoft Access, data harus ada dalam database Microsoft Access di komputer kita. Jika pengolahan data dilakukan dalam rangka audit, maka data dari auditee harus kita salin ke dalam komputer kita, baik secara koneksi langsung ataupun melalui media lain (lihat Gambar 1.1). Ada dua kemungkinan bentuk data dari klien, yaitu sudah dalam bentuk Microsoft Access, atau tidak dalam bentuk Microsoft Access. Data

Gambar 1.1 Proses Pengalihan Data

yang sudah dalam bentuk Microsoft Access akan ditandai dengan nama file yang berekstensi accdb (nama file xxx.accdb) untuk Microsoft Access 2007 ke atas, atau mdb (nama file yyyy.mdb) untuk Microsoft Access sebelum MicrosoftAccess 2007 (MicrosoftAccess 2003 dan sebelumnya). Jika bukan, maka kita harus melakukan ekspor data terlebih dahulu.

5



Microsoft Access dapat mengimpor data dari berbagai sumber/ bentuk file ke dalam tabel MicrosoftAccess, seperti dari MicrosoftExcel, text, atau tabel database lainnya. MicrosoftAccess menyajikan seperangkat langkah mudah dalam bentuk wizard yang akan memandu kita melakukan proses mengimpor data. Berikut dijelaskan langkah-langkah mengimpor data yang berbentuk file kertas kerja MicrosoftExcel yang data dan langkahnya, diadaptasi dariAlexander (2007). a.

Arahkan mouse ke application ribbon dan pilih tab External Data.

b.

Klik icon Excel pada Import & Link Group seperti digambarkan pada Gambar 1.2.

Gambar 1.2 Mengimpor Data dari Microsoft Excel

c.

Pilih file MicrosoftExcel yang berisi data yang akan diimpor. Bersama modul ini disertakan CD yang di antaranya berisi file MicrosoftExcel dengan nama file Employee_Master2.xlsx. Pilih pilihan pertama Import the source data into a new table pada database MicrosoftAccess yang terbuka, lalu klik button OK. Langkah ini akan mengaktifkan Import Spreadsheet Wizard.

d.

Lalui setiap screen pada Import Spreadsheet Wizard dengan menjawab pertanyaan yang diberikan dan klik Next. Pastikan mencentang pilihan First Row Contains Column Heading saat screen tersebut muncul (lihat Gambar 1.3).

6



Gambar 1.3 Pilihan First Row Contains Column Headings

e.

Hasil akhir dari proses impor ini kira-kira sebagaimana ditunjukkan Gambar 1.4 berikut.

Gambar 1.4 Bentuk Tabel Employee_Master Hasil Impor

2. Menyiapkan Data Sebelum Diolah Untuk keperluan pengolahan data pada bab ini penulis telah menyiapkan contoh data laporan keuangan Pemerintah Kabupaten X. Asumsinya adalah kita bertugas sebagai auditor atas laporan keuangantersebut. Kita telah melakukan download atas data Laporan Keuangan auditee/reviewee yaitu pemerintah Kabupaten X. Dari data keuangan pemerintah Kabupaten X ini kita hanya mengambil tabel transaski, yaitu jurnal neraca dan jurnal realisasi. Dalam akuntansi, transaksi menjadi dasar dari seluruh pengolahan data sampai dengan menjadi laporan keuangan. Proses audit atau review,

7



yang berupaya menelusuri kebenaran penyusunan laporan keuangan apakah sesuai dengan kriteria penyajian laporan seharusnya, akan sangat terbantu jika kita dapat mengakses dan men-download data transaksi klien. Dengan hak akses pada tabel transaksi klien, banyak hal yang dapat kita telusuri untuk membuat kesimpulan terkait tugas audit kita. File database MicrosoftAccess yang akan digunakan adalah file Olah Data Akuntansi.accdb yang tersedia pada CD yang disertakan bersama modul ini. File database ini belum memenuhi kaidah normalisasi seperti telah dibahas pada modulmodul sebelumnya, karena tujuan sub bab ini pada pengolahan datanya, bukan pada penyusunan aplikasi database. Tersedia pula pada CD, penjelasan multimedia berupa highlight atas seluruh bahasan Bab I Modul ini. Pada database Olah Data Akuntansi.accdb semula hanya terdapat dua tabel yaitu: a.

1JurnalNeraca

b.

2JurnalRealisasi

Tampilan tabel 1JurnalNeraca adalah sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.5 berikut ini.

Gambar 1.5 Bentuk Tabel 1JurnalNeraca

Terlihat bahwa tabel tersebut terdiri dari 9 field yaitu dari field [Tanggal] sampai dengan field [Keterangan]. Berapa jumlah record-nya? Untuk melihat jumlah record pada tabel dapat dilakukan dengan melihat pada bagian bawah layar dimana tabel terbuka, yaitu sebagaimana yang dapat dilihat pada Gambar1.6 berikut.

8



Jadi tabel tersebut terdiri dari 25.910 record. Posisi kursor saat ini, yaitu yang disorot berwarna biru, berada pada record ke25.889. Untuk berpindah dari record satu ke record yang lain, gunakan tanda panah kiri, untuk Gambar 1.6 Record Selector

ke record sebelumnya, atau tanda

panah

kanan,

untuk

berpindah ke record berikutnya. Yang perlu dilihat pula adalah isi record. Pada Gambar1.5 kita lihat isi field *Tanggal+ adalah ‘31/12/2003’, sementara pada Gambar1.6 isinya adalah ‘31/12/2004’. Jadi data tabel 1JurnalNeraca ini berisi jurnal neraca selama 1 tahun, yaitu tahun 2004, diawali dari tanggal akhir tahun sebelumnya (31/12/2003) dan diakhiri sampai tanggal akhir tahun 2004 (31/12/2004). Jumlah record selama 1 tahun tersebut adalah 25.910. Jumlah record tersebut cukup banyak dan akan cukup kompleks jika diolah dengan MicrosoftExcel.

3. Menyusun Statistik Data Dalam MicrosoftAccess, pengolahan data kita lakukan melalui query. Fungsi pengolahan pertama dari query ini adalah untuk menyusun statistik atas data, misalkan atas data transaksi akuntansi, kita dapat melihat nilai transaksi tertinggi, terendah, rata-

Gambar 1.7 Query Wizard Gambar 1.8 Memilih Tabel untuk Query

rata dan nilai statistik-statistik lainnya. Berdasarkan database Olah Data Akuntansi – Awal.accdb yang tersedia pada CD, kita akan menyiapkan statistik untuk jurnal realisasi. Untuk membuat query pertama kali, pada Ribbon, pilih Tab Create, lalu pilih group Queries, lalu klik Query Wizards sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.8. 9



Selanjutnya kita ikuti panduan-panduan yang diberikan Query Wizards dan pilih pilihan default. Misal saat screen memberi pilihan New Query, terpilih default pilihan Simple Query, kita klik OKmaka pilihan Simple Query yang akan aktif. Selanjutnya kita akan mendapatkan screen sebagaimana pada Gambar 1.7. Klik pada panah yang ada, kemudian pindahkan pilihan untuk memilih tabel 2JurnalRealisasi. Selanjutnya pilih [Debet] dari ruang kiri, klik dua kali atau klik tanda panah sehingga field [Debet] pindah ke ruang kanan. Lakukan hal yang sama untuk field [Kredit]. Dua field ini yang akan kita tampilkan statistiknya. Selanjutnya klik Next, Wizards kemudian akan memberikan pertanyaan “Would you like a detail or summary query?” Karena statistik merupakan ringkasan atas data, maka pilih summary. Kemudian klik pada Summary Options, sampai kemudian tampil screen berikutnya. Pilih atau beri centang pada seluruh statistik yang ditawarkan yaitu Sum, Average, Min dan Max, serta Count. Hasil kedua langkah ini dapat dilihat pada Gambar 1.9 berikut ini. Selanjutnya klik OK. Lalu Klik Next.

Gambar 1.9 Summary Option

10



Selanjutnya Wizard akan meminta nama query yang akan dibuat. Berikan nama misalnya StatistikJurnalRealisasi. Bentuk hasil dari queryStatistikJurnalRealisasiyang kita buat adalah seperti pada Gambar 1.10. Seperti dapat kita lihat, tampilan dari query ini masih sangat mekanis. Kita dapat membuatnya menjadi lebih nyaman dipandang dengan menjadikan query ini sebagai sumber untuk membuat report. Report merupakan obyek dalam database yang ditujukan untuk menyajikan data yang telah diolah untuk pengguna akhir.

Gambar 1.10 Tampilan Data Hasil Query

Membuat report baru dilakukan seperti membuat query sebelumnya, yaitu pada Ribbon, pilih Tab Create, pilih group Reports, dan klik Reports Wizards. Selanjutnya kita ikuti panduan-panduan yang diberikan Reports Wizards dan pilih pilihan default. Misal saat screen memberi pilihan sumber data untuk report pilihqueryStatistikJurnalRealisasi, pilihan default yang akan diberikan MicrosoftAccess jika sesudah membuat query tadi kita belum keluar kemanapun. Jika tidak, maka kita harus memindahkan pilihan ke query dimaksud. Pilih seluruh field yang ada di sebelah kiri agar pindah ke bagian kanan dengan mengklik icondua panah di tengah sebagaimana pada Gambar 1.11. Lalu klik Next.

Gambar 1.11 Report Wizard

Selanjutnya klik Next lagi, karena kita tidak perlu memberikan field sebagai dasar membuat group pada report ini. Lalu klik Next lagi, karena kita tidak perlu juga melakukan pengurutan data, karena hanya ada satu record nantinya sebagai statistik

11



atas keseluruhan data untuk field [Debet] dan [Kredit]. Kecuali saat pilihan Layout, pilihan default tabular, kita ganti menjadi columnar, orientasitetap pada portrait . Lalu klik Next lagi. Saat diminta memberi Title kembali ikuti nama default sesuai nama query. Lalu klik Finish. Hasilnya kira-kira sebagaimana pada Gambar 1.12. Untuk berpindah dari view Report View menjadi Design View¸ klik panah bawah pada tab View, lalu pilih Design View.

Gambar 1.12 Output Report Awal

Agar tampilan lebih nyaman, kita lakukan sedikit manipulasi layout. Pada Design View, tekan tombol Shift, bersamaan dengan itu kita pilih mulai dari field [Sum of Kredit] sampai dengan [Max Of Kredit], label dan isi field-nya. Sesudah terpilih keempat pasang field tersebut (label dan isi field) lepaskan tombol Shift, lalu kita pindahkan seluruh rangkaian tersebut ke bagian kanan bersebelahan dengan rangkaian label dan field [Sum Of Debet] sampai [Max Of Debet]. Lakukan beberapa manipulasi lanjutan sampai dengan tampilan report-nya kira-kira akan menjadi sebagaimana pada Gambar 1.13, dalam Report View.

Gambar 1.13 Output Report Akhir

12



Tampilan angka sudah berubah dengan mengubah property pada Design View, pada Format pilih Standard dan Decimal Places 2, sebagaimana pada Gambar 1.14.

Gambar 1.14 Design View Output Report Akhir

Demikian contoh pengolahan data untuk memperoleh statistik dari data. Dari statistik ini kita memperoleh informasi terdapat angka debet dan kredit yang negatif dan angka transaksi tertinggi dalam satu kali transaksi mencapai nilai 21 Milyar. Informasi ini merupakan informasi yang cukup berharga dalam proses review atau audit atas laporan keuangan.

4. Memeriksa Data Fungsi pengolahan query berikutnya adalah untuk memeriksa data, misalkan untuk memeriksa adanya duplikasi atau gap pada data. Berdasarkan database Olah Data Akuntansi – Awal.accdb yang tersedia pada CD, kita akan memeriksa adanya duplikasi atau gap pada data nomor memo. Untuk melakukan hal tersebut, pertama mari kita periksa tabel 1JurnalNeraca pada field [NoMemo]secara manual. Field [NoMemo] kitalihat berisi data alphanumeric (gabungan alfabet/huruf dan angka),tetapi memiliki format yang berbeda-beda. Sebagian diawali alfabet 1 digit diikuti angka enam digit. Sebagian lagi alfabet 2 digit, sebagian lagi alfabet 3 digit, keduanya sama kemudian diikuti angka enam digit. Kalau kita scroll ke bawah memang tidak ada data yang diawali alfabet lebih dari 3 digit. Selain itu setiap data [NoMemo] kita lihat diakhiri dengan alfabet kembali, satu digit. Antara alfabet awal dan angka disisipi tanda hubung (“-“) dan antara angka dengan alfabet terakhir disisipi tanda titik. Dapat disimpulkan bahwa data Memo ini cukup standar dan teratur. Gambar1.15 mencantumkan sebagian dari data Memo tersebut.

13



1JurnalNeraca NoMemo

NoMemo

NoMemo

NoMemo

NoMemo

NoMemo

KK-000072.y

MKK-000038.1

KK-000071.y

MKK-000055.y KK-000056.y

MKK-000056.y

MKK-000072.y

KK-000071.y

MKK-000071.y

KK-000055.y

KK-000002.1

KK-000072.y

MKK-000071.y

KK-000071.y

MKK-000055.y KK-000056.y

MKK-000002.1

MKK-000072.y

KK-000071.y

MKK-000071.y

KK-000055.y

KK-000017.1

KK-000072.y

MKK-000071.y

KK-000055.y

MKK-000055.y KK-000056.y

MKK-000017.1

MKK-000072.y

KK-000071.y

MKK-000055.y

KK-000055.y

KK-000058.y

KK-000072.y

MKK-000071.y

KK-000055.y

MKK-000055.y KK-000056.y

MKK-000058.y

MKK-000072.y

KK-000071.y

MKK-000055.y

KK-000056.y

KK-000058.y

KK-000038.1

MKK-000071.y

KK-000055.y

MKK-000056.y KK-000056.y

MKK-000056.y

MKK-000056.y

MKK-000056.y

MKK-000056.y

MKK-000058.y

Gambar 1.15 Data Memo

Karena terstandarnya data nomor memo ini, maka kita juga dapat memeriksa apakah terdapat duplikasi atau gap pada data tersebut. Pemeriksaan adanya duplikasi atau gap diharapkan akan dapat memberi insight terhadap proses audit atau review laporan keuangan yang kita lakukan. Untuk itu kita akan membuat query yang akan mengolah data nomor memo dan mengecek apakah terdapat penomoran yang berulang (duplikat) pada satu nomor memo dengan nomor memo yang lain. Juga apakah ada penomoran memo yang loncat angkanya sehingga ada gap atau ada angka nomor memo yang hilang/tidak dipakai. Untuk membuat query tersebut, seperti sebelumnya, kita awali dengan pilih Tab Create, group Queries pada Ribbon, dan klik Query Wizards sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.7. Selanjutnya kita ikuti panduan-panduan yang diberikan Query Wizards dan pilih pilihan default. Misal saat screen memberi pilihan New Query, terpilih default pilihan Simple Query. Saat dialog Wizards meminta kita memilih tabel sumber, pilih 2JurnalRealisasi. Kecuali saat memilih avaialble fields, kita pilih hanya fields [NoMemo] yang kita pindahkan dari ruang kiri (Available Fields) ke ruang kanan (Selected Fields). Saat dialog Wizards menanyakan “What title do you want for your query?” ketikkan 1Memo dan sekalian pindahkan pilihan ke Modify thequery design, agar query terbuka pada View Design. Lalu klik Finish. Tampilan yang harusnya muncul adalah sebagaimana pada Gambar 1.6.

14



Sampai di sini query hanya mengambil kolom [NoMemo] dari tabel 1JurnalNeraca. Jumlah record [NoMemo] pada query1Memo yang diberikan sama dengan jumlah record pada tabel semula, yaitu sebanyak 25.910. Untuk memeriksa data [NoMemo] ini kita perlu menggolongkan [NoMemo], yaitu berdasarkan Gambar 1.16 Design Query Memo Awal

huruf/alfabet yang mendahuluinya, 1-3 digit. Untuk itu kita buat field baru misal namanya

[JenisMemo]. Jika kita lihat cuplikan memo yang ada, yang diawali dengan huruf 1 digit, hanya untuk Memo yang diawali dengan huruf M, jadi nomor memo-nya misalnya “M100043”. Selainnya adalah nomor memo yang diawali huruf KK, MKK, dan MKM. Dengan bantuan query, kita dapat mengambil hanya kode depan yang berjenis huruf dari field [NoMemo] dan kita jadikan sebagai isi dari field baru yaitu [JenisMemo]. Pada query Design View, klik pada kepala field [NoMemo] untuk memilih satu kolom desain [NoMemo] tersebut sehingga seluruh kolom tersorot. Selanjutnya klik pada Insert Columns pada Tab Design, groups Query Setups sebagaimana pada

Gambar 1.17 Insert Column pada Query Design

Gambar1.17. Maka di sebelah field[NoMemo] akan ditambahkan field baru yang masih merupakan kolom kosong.

15



Selanjutnya isikan ekspresi sebagai berikut pada field baru: JenisMemo: IIf(Left([NoMemo];2)="M-";"M-";IIf(Left([NoMemo];3)="KK-";"KK";Iif(Left([NoMemo];3) ="KM-";"KM-";Left([NoMemo];4))))

Ekspresi ini terdiri dari 4 bagian yaitu: 

IIf(Left([NoMemo];2)="M-";"M-"



IIf(Left([NoMemo];3)="KK-";"KK-"



IIf(Left([NoMemo];3)="KM-";"KM-"



Left([NoMemo];4)

Fungsi Iif pada MS Access ini serupa dengan fungsi If pada Excel dan lainnya. Syntax fungsi Iif adalah Iif (condition; value_if_true; value_if_false)

Fungsi Iif akan memberikan suatu nilai jika kondisi yang dievaluasi benar, dan memberikan nilai lain jika kondisi yang dievaluasi salah. Bagian condition, pada fungsi Iif tersebut menggunakan fungsi juga, yaitu fungsi Left. Syntax fungsi Left adalah: Left(text; number_of_characters)

Fungsi Left berfungsi untuk mengambil bagian string/teks dari suatu field, sejumlah karakter yang disebutkan, dimulai dari kiri. Selanjutnya lengkapi desainquery dengan menambahkan field [Hit], yaitu berasal dari field [NoMemo] tapi hanya memberikan hitungan jumlah

recordfield

[NoMemo]

tersebut. Untuk itu pada desain query klik pada icon sigma (∑), lalu pilih count. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar1.18. Gambar 1.18 Menambah Field Fungsi If dan Baris Total

Hasil dari query ini selanjutnya digunakan sebagai sumber data

untuk membuat report. Dengan report wizard, pilih pilihan-pilihan sebagai berikut secara berturut-turut: a.

Untuk GroupingLevels: Pilih field[JenisMemo]

16



b.

Untuk Sorting/pengurutan: pilih field [NoMemo]

c.

Untuk Layout: Pilih block

Gambar 1.19 Desain Report 1Memo

Kemudian pada Design View ubahlah desain report tersebut menjadi kira-kira seperti pada Gambar 1.19. Setelah itu masuk ke menu TabPageSetup dan pilih column menjadi 3. Uji cobalah tampilan report dengan berpindah antara viewReport View, Print Preview dan Design View. Pastikan ketiga kolom report termuat seluruhnya dalam setiap halaman. Cara ini sangat membantu mengefisienkan tampilan, ketika informasi yang perlu ditampilkan hanya sedikit tetapi datanya cukup banyak. Tambahan controlText Box sebagaimana dapat dilihat dapat memberikan nomor urut pada setiap record pada data report. Perbandingan nomor urut dari TextBox ini dengan NoMemo inilah yang akan menjadi dasar pemeriksaan kita. Bentuk akhir report 1Memo dapat dilihat pada Gambar 1.20. Berdasarkan cuplikan data Report 1Memo pada Gambar1.20 kita dapat menemukan adanya [NoMemo} yang berulang yaitu pada nomor memo KK-000161. Sesudah nomor memo tersebut, nomor urut dengan NoMemo menjadi selisih 1 angka. Selanjutnya selisih antara nomor urut dengan nomor memo menjadi indikator berapa kali terjadinya persamaan nomor memo, atau mungkin berapa kali jumlah nomor memo

17



yang double atau yang terloncat. Pada nomor urut 260, nomor memo menunjuk KK000257, berarti sudah ada 3 nomor memo yang sama. Demikian seterusnya.

Gambar 1.20 Tampilan Report 1Memo

5. Menstratifikasi dan Mengelompokkan Data Fungsi pengolahan berikutnya melalui queryMicrosoft Access adalah untuk melakukan stratifikasi dan pengelompokan atas data. Contoh sederhana fungsi stratifikasi jika kita lakukan pada data akuntansi keuangan pemerintah adalah untuk memisahkan data jurnal transaksi berdasarkan nilai transaksinya. Sedangkan untuk pengelompokan data contohnya adalah pengelompokan data berdasarkan bulan transaksinya. Sumber data stratifikasi adalah field [Debet], karena akan distratifikasi berdasarkan nilai transaksi Debet. Sementara sumber data pengelompokan adalah field [Tanggal], karena akan mengelompokkan data berdasarkan bulan yang merupakan bagian dari field [Tanggal]. Kita dapat melakukan pembuatan query seperti pada contoh sebelumnya saat menyusun statistik data atau memeriksa data, yaitu melalui New Query wizard. Namun pada bagian ini kita akan mempelajari cara lain untuk membuat query baru, yaitu dengan meng-copy query yang sudah ada, rename dan edit desainnya. Untuk itu mari kita lihat kembali Gambar 1.16 setelah selesai membuat query 1Memo. Di situ kita menampilkan query 1Memo dalam tampilan desain (design view). Kita akan membuat

18



query baru dengan meng-copyquery dari query1Memotersebut, membukanya dalam tampilan desain seperti pada Gambar1.16 dan melakukan perubahan sesuai query baru yang kita inginkan. Mari kita ikuti langkah-langkah berikut ini: a.

Pada MicrosoftAccess masuk pada navigation pane, pilih object type lalu pilih query.

b.

Klik kanan pada query1Memo lalu klik copy.

c.

Klik kanan lagi tanpa memilih obyek apapun, lalu klik paste. Pada dialog yang diberikan beri nama 2StratifikasiPerDebet.

d.

Kemudian pilih query baru 2StratifikasiPerDebet tersebut, klik kanan, lalu pilih/klik design view. Sampai langkah ini, maka tampilan yang ada akan sama dengan tampilan

Gambar1.16. Sekarang kita akan mengubah kolom-kolom pada query tersebut menjadi kolom-kolom yang kita inginkan untuk stratifikasi data. Perubahan untuk setiap kolom adalah perubahan keseluruhan, karena kita akan membuat empat field/kolom baru semua dengan nama baru. Kita bisa mulai dengan menghapus ketiga isi field dan mengetik ulang, atau kita langsung menghapus dengan mengisi satu per satu field yang baru. Keempat field baru kita beri nama sederhana yaitu 1, 2, 3, dan 4. Definisikan masing-masing field sebagai berikut: a. Field pertama beri nama 1. Buat isi field sebagai berikut: Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 0 sampai 500.000 dan “angka nol” jika data nilai field lebih dari 500.000. Ekspresi untuk maksud tersebut dengan menggunakan fungsi IIf adalah sebagai berikut: 1: IIf([Debet]<500000 And [Debet]>0;1;0)

b. Field kedua beri nama 2. Buat isi field sebagai berikut: Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 500.000 sampai dengan 100.000.000 dan “angka nol” jika data nilai field tidak seperti itu. 2: IIf([Debet]<100000000 And [Debet]>=500000;1;0)

c. Field ketiga beri nama 3. Buat isi field sebagai berikut:

19



Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 100.000.000 sampai dengan 1.000.000.000 dan “angka nol” jika data nilai field tidak seperti itu. 3: IIf([Debet]<1000000000 And [Debet]>=100000000;1;0)

d. Field keempat beri nama 4. Buat isi field sebagai berikut: Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 100.000.000.000 sampai dengan 500.000.000.000 dan “angka nol” jika data nilai field tidak seperti itu. 4: IIf([Debet]<500000000000 And [Debet]>=1000000000;1;0)

Tampilan query tersebut, baik tampilan design maupun datasheetnya adalah sebagaimana pada Gambar 1.21.

Gambar 1.21 Design dan Datasheet View Query 2StratifikasiPerDebet

20



Query2StratifikasiPerDebet ini sebenarnya belum memberikan informasi yang kita harapkan terkait stratifikasi. Kita akan jadikan query ini menjadi sumber data query selanjutnya. Untuk itu kita kembali membuat query baru, misalnya dengan cara copy-pastequery yang ada (ikuti langkah 1-4 tersebut) dan beri nama baru yaitu 2Stratifikasi. Pada tampilan Design Gambar 1.22 Report 2Stratifikasi

Viewquery2Stratifikasi tersebut, klik pada tabel 1JurnalNeraca pada bagian atas, lalu

tekan Delete. Maka sekarang kolom-kolom atau field pada design query yang bersesuaian dengan tabel yang dihapus otomatis juga terhapus. Setelah kita menghapus sisa field yang ada, kita coba tambahkan sumber data baru, sekarang bukan dari tabel, tapi dari query. Untuk itu pada Tab Design klik icon ShowTable, pilih Tab Query, lalu pilih query2StratifikasiPerDebet, klik Add untuk memasukkan query tersebut sebagai sumber data yang baru. Selanjutnya definisikan masing-masing field sebagai berikut: a.

Field pertama beri nama [s/d 500rb]. Buat isi field tersebut sebagai berikut: Jumlahkan seluruh isi field 1, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 1 s.d. 500.000. s/d500rb: Sum([2StratifikasiPerDebet].[1])

b.

Field kedua beri nama [500rb-100J]. Buat isi field tersebut sebagai berikut: Jumlahkan seluruh isi field 2, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 500.000 s.d. 100J 500rb-100J: Sum([2StratifikasiPerDebet].[2])

c.

Field ketiga beri nama [100J-1M]. Buat isi field tersebut sebagai berikut: Jumlahkan seluruh isi field 3, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 100 Juta s.d. 1M 100J-1M: Sum([2StratifikasiPerDebet].[3])

21



d.

Field keempat beri nama [1M-500M]. Buat isi field tersebut sebagai berikut: Jumlahkan seluruh isi field 4, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 1 M s.d. 500 M

1M-500M:Sum([2Stratifikasi PerDebet].[4])

e.

Field kelima beri nama [Tot]. Buat isi field tersebut sebagai berikut: Jumlahkan keempat field sebelumnya, sehingga field baru [Tot] akan berisi jumlah seluruh data transaksi untuk keempat stratifikasi yang ditentukan. Tot:Sum([2StratifikasiPerDebet].[1])+Sum([2StratifikasiPerDe bet].[2])+Sum([2StratifikasiPerDebet].[3])+Sum([2Stratifikas iPerDebet].[4])

Selanjutnya query2Stratifikasi menjadi sumber data untuk membuat report 2Stratifikasi. Report dapat dibuat dengan menggunakan reportwizard. Buatlah report tersebut sehingga tampilannya mendekati Gambar1.22. Untuk pengelompokkan data, misal berdasarkan bulan transaksi buatlah query baru baik dengan query wizard, copy pastequery yang ada, atau dengan query design. Berbeda dengan field-field pada query stratifikasi yang sengaja kita ciptakan baru, sesuai dengan stratifikasi yang kita harapkan, pada query untuk pengelompokan data ini, kita tidak membuat field baru, tapi memanipulasi field [Tanggal] yang sudah ada. Desain query dan report yang dihasilkan dapat dilihat pada Gambar1.23.

22



Gambar 1.23 Desain Query dan Report 3GroupingPerBulan

Field [Akumulasi] pada query dan reporttersebut, sebenarnya adalah field [Debet] tapi diberikan nama lain. Pada query, field akumulasi ini isinya persis sama dengan field [Debet], tapi pada report berbeda, dan merupakan akumulasi angka Debet setiap bulan. Hal ini dapat diperoleh karena atas field [Akumulasi] di report kita hidupkan propertyrunning sum (bagaimana mengeset property runnningsum di desain report, dapat dilihat pada Gambar1.19, point 3). Dari nilai field [Akumulasi] bulan Desember kita dapat menyimpulkan bahwa pengelompokan ini sudah dilakukan dengan tepat, karena seluruh transaksi atau seluruh record dari tabel 1JurnalNeraca telah semuanya terkelompokkan sedemikian rupa

23



sehingga jumlah seluruh kelompok berdasarkan bulan, sama dengan jumlah seluruh record yang ada sebanyak 25.910 record, sebagaimana telah dibahas di sub Bab 2 (atau lihat Gambar1.6 beserta uraiannya). Namun demikian, kita dapat juga berpikir bahwa report ini belum begitu informatif untuk memberikan jumlah transaksi yang sebenarnya karena sifat pencatatan transaksi double entry dalam akuntansi, dalam database harus dibuat sedemikian rupa sehingga kedua kolom Debet dan Kredit harus diisi meskipun nilainya nol, seperti dapat kita lihat pada cuplikan tabel 1JurnalNeraca pada Gambar1.24. Sifat tersebut berlaku untuk seluruh jurnal kecuali jurnal saldo awal.

Tanggal

BSID Rubrik Satk

Rincian

1JurnalNeraca Debet Kredit

02/01/2004 794 4.

01.03. 1.01.002.002.4.

02/01/2004 795 6.

01.03. 1.01.001.001.6.

02/01/2004 796 4.

01.03. 1.01.002.002.4.

02/01/2004 797 6.

01.03. 1.01.001.001.6.

02/01/2004 798 4.

01.03. 1.01.002.002.4.

NoMemo

Keterangan

0 3900000 KK-000042.y 3900000

SPM 0004

0 MKK-000042.y

0 546000 KK-000042.y 546000

SPM 0004

0 MKK-000042.y

0 240720 KK-000042.y

SPM 0004 SPM 0004 SPM 0004

Gambar 1.24 Penjurnalan selalu Mengisi Debit Kredit

Oleh karena itu, menghitung jumlah transaksi dari jumlah record Debet seluruhnya

kurang

akurat,

karena

mengandung angka nol atau yang transaski kredit. Jumlah transaksi lebih akurat jika kita peroleh

dengan

menghitung

jumlah

recordfield [Debet] yang nilainya lebih dari nol. Untuk itu kita bisa membuat dulu query perantara,

yang

mengolah

dari

tabel

1JurnalTransaksi hanya field [Tanggal] dan Gambar 1.25 Desain Query 3GroupingAlt2

field [Debet] tapi yang field [Debet]-nya nilainya lebih dari nol. Desain query ini dapat

dilihat pada Gambar1.25. Pada baris kriteria ditambahkan ekpresi “>0” (tanpa tanda kutip). Selanjutnya atas query ini kita jadikan sumber untuk membuat query yang sama seperti pada Gambar 23. Bedanya, sumber data query bukan langsung dari tabel 1JurnalNeraca tapi dari query3GroupingAlt2. Hasil akhir report-nya adalah sebagaimana ditayangkan pada Gambar1.26. Sekarang jumlah data transaksi hanya sebanyak 13.171, berkurang sekitar setengahnya dari informasi sebelumnya.

24



Gambar 1.26 Report 3GroupingPerBulan Alternatif 2

6. Melengkapi dan Meringkas Data Dalam mengelola database, seringkali kita ada keperluan untuk melengkapi data yang tersedia. Melengkapi data di sini maksudnya adalah menambahkan data dengan data dari luar tabel-tabel yang telah ada sebelumnya. Data tersebut akan memperjelas maksud dari data sebelumnya. Misalnya, data sebelumnya karena digunakan berulangulang, direpresentasi dalam bentuk kode. Makna dari kode ini yang perlu kita lengkapi dengan data tambahan, yang akan dipasangkan dengan data awal tersebut. Sebagai contoh untuk tabel 1JurnalNeraca hampirsemua field yang ada merupakan kode-kode. Untuk memperjelas maksud kode-kode tersebut, yang ada pada field [Satk] dan [Rincian] misalnya, maka kita perlu menambahkan keterangan untuk setiap kode tersebut. Dalam software akuntansi keterangan-keterangan tersebut biasa disimpan pada tabel tersendiri yang dinamakan tabel referensi. Jika dijelaskan dengan konsep database, kode pada field [Satk] pada tabel 1JurnalNeraca merupakan foreign key dari tabel 1JurnalNeraca tersebut. Agar tabel tersebut dapat dipahami lebih lanjut harus ada relasi dengan tabel lainnya, misal kita sebut tabel Satkeryang merupakan tabel referensi. Tabel Satker memiliki field [Satk] juga sebagai primary key danfield-field lainnya, yang dapat menjelaskan lebih lanjut makna kode dari field [Satk] tersebut. Berbeda dengan tabel 1JurnalNeraca yang isi

25



field[Satk] yang sama bisa muncul berkali-kali, pada tabel Satker, isi field [Satk] harus unik. Selain itu antara tabel sebelumnya dengan tabel tambahan harus terpenuhi aturan referential integrity untuk foreign key dan primary key [Satk] sebagai berikut (bukan ekspresi, hanya logika referential integrity) : Isi field [Satk] pada tabel 1JurnalNeraca harus terdapat pada isi field [Satk] pada tabel Satker.

Hal yang sama dapat dijelaskan untuk field [Rincian]. Kode pada field [Rincian] pada tabel 1JurnalNeraca merupakan foreign key dari tabel 1JurnalNeraca tersebut. Untuk dapat memahami lebih lanjut makna kode tersebut, harus ada tabel lain yang memiliki field [Rincian] juga sebagai primary key, yang bernilai unik,danfield-field lainnya yang dapat lebih menjelaskan makna kode sebelumnya. Antara tabel sebelumnya dengan tabel baru harus terpenuhi aturan referential integrity. Untuk kebutuhan melengkapi data dalam konteks ini, kita perlu melakukan tiga langkah tugas, yaitu: a.

Membuat tabel baru yang akan menjadi tabel relasi ke tabel sebelumnya,

b.

Mengisikan data tambahan pada tabel baru untuk melengkapi penjelasan atas tabel yang sudah ada sebelumnya, dan

c.

Membuat query dan report untuk yang memuat data lebih lengkap Untuk tugas pertama membuat tabel baru, kita bisa langsung membuatnya yang

memuat field [kode] dan menambahkan field penjelasannya masing-masing. Namun dengan cara ini, saat kita melakukan tugas kedua mengisikan data, kita harus memastikan seluruh jenis kode sudah teridentifikasi dan terisikan agar aturan referential integrity terpenuhi, atau sebaliknya kita tidak terlalu banyak menambahkan/mengetik kode yang sebenarnya tidak digunakan sehingga tidak efisien. Untuk itu terdapat pilihan lain dalam membuat tabel baru, yaitu dengan cara tidak langsung, dengan memanfaatkan tabel asal sebagai sumber membuat tabel referensi tersebut. Caranya kita buat query untuk membuat tabel atau disebut sebagai make table query. Kita lihat misalnya query untuk membuat tabel Satk. Desain make table query mtSatkeryang kita buat serta tabel yang dihasilkan adalah sebagaimana dapat dilihat pada Gambar1.27 sebelah kiri. Pada gambar tersebut dapat kita lihat, kita

26



mendefinsikan query hanya dengan mengambil field [Satk] tapi kita aktifkan pada baris Total - pilihan Group By. Dengan mengaktifkan pilihan ini maka query hanya akan menampilkan satu kode Satk satu kali, karena diambil hanya grup-nya saja. Cara ini digunakan untuk memastikan isi setiap record dari query ini adalah unik. Hasilnya hanya terdapat 26 kode Satk/Satker yang unik, sebagai grup, untuk seluruh 25.910 record tabel 1JurnalNeraca tersebut.

Gambar 1.27 Make Table Query

Perlu dijelaskan di sini beberapa perbedaan make table query dengan queryquery sebelumnya. Pertama pada tampilan desain tersebut yang penting adalah aktifnya icon make table pada tab Designgroupquery type. Perbedaan lainnya kita harus lihat pada view SQL dari query tersebut. Jika kita klik SQL View pada tab Design, pada grup Result (pojok kiri atas), maka ditampilkan kode SQL query, sebagai berikut: SELECT [1JurnalNeraca].Satk INTO Satker FROM 1JurnalNeraca GROUP BY [1JurnalNeraca].Satk;

Berbeda dengan SQL query lain, pada SQL make table query ini terdapat ekspresi tambahan yaituINTO Satker. Maksud dari ekspresi SQL ini adalah “masukkan hasil dari query ke dalam tabel bernama Satker.” Ekspresi ini tidak ditampilkan pada design

27



view sehingga design view terlihat tidak berbeda dengan “select query” biasa. Ekspresi inilah yang menyebabkan query ini disebut make table query. Dalam hal ini nama tabel yang dibuat adalah tabel Satker. Langkah inti dari menjalankan

query

membuat tabel melalui make table query ini adalah tersebut. Klik Run pada menu tab DesaingroupResult

pada DesignViewmake table query tersebut. Selanjutnya lihat hasilnya pada Navigation Windows Object Table. Sekarang tabel baru tabel Satker sudah harus ada, yang telah kita buat secara tidak langsung. Selanjutnya langkah kedua dalam melengkapi data adalah, mengisikan data tambahan pada tabel baru, kita lakukan sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1.27 sebelah kanan. Sebagaimana terlihat pada gambar tersebut, di atas tabel telah ditambahkan field tambahan nama-nama satker sebagai penjelasan atau referensi kode pada field [Satk]. Field baru untuk melengkapi data sebelumnya tersebut diberi nama field [Struktur]. Contoh isi field [Struktur]: DPRD, KDH dan Wa KDH, dan seterusnya. Langkah ketiga adalah membuat query dan report yang menjadi tujuan akhir penjelasan ini, yaitu untuk memuat data lebih lengkap tersebut. Jadi tabel baru Satker selanjutnya kita gabungkan dengan tabel yang telah ada sebelumnya sehingga diperoleh informasi yang lebih lengkap untuk ditayangkan dalam report. Desain query untuk maksud ini dapat dilihat pada Gambar1.28. Sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.28 bagian kiri, pada query ini sumber data berasal dari dua tabel yaitu tabel 1JurnalNeraca serta tabel Satker. Kedua tabel dihubungkan melalui field [Satk]. Pada query tersebut kita tetapkan seluruh field dari tabel 1JurnalNeraca kita gunakan semua sehingga pada baris field tercantum isian 1JurnalNeraca.* artinya ambil seluruh field dari tabel 1JurnalNeraca(saat membuat query hal ini dilakukan cukup dengan mendouble click field “*” dari tabel 1JurnalNeraca). Dari tabel Satker kita ambil field [Struktur] untuk melengkapi field [Satk] dari tabel sebelumnya. Tayangan Data Sheet view dari query 4JurnalNeracaDgStruktur adalah seperti pada bagian kanan Gambar1.28.

28



Gambar 1.28 Melengkapi Data dengan Tabel Referensi

Sebaiknya kita juga memberikan penjelasan atas kode pada field [Rincian] pada Tabel 1JurnalNeraca. Dengan tiga langkah yang sama, namun dengan pengolahan data yang lebih kompleks, contoh hasil akhir melengkapi data yang dapat dilakukan sekaligus atas

field

[Satk]

dan

[Rincian]

adalah

sebagaimana

ditampilkan

pada

Report4JurnalNeracaDgDataLengkap pada Gambar1.29.

Gambar 1.29 Melengkapi Data dengan Field [Satk] dan [Rincian]

Untuk meringkas data, berikut disampaikan dua tampilan report yang menunjukkan hasil meringkas data yang ada pada database Olah Data Akuntansi. Pengolahan data melalui query untuk meringkas lebih kompleks daripada pengolahan data yang telah kita lakukan sebelumnya. Peserta dapat mempelajari melalui file database yang telah disediakan bersama modul ini. Dua hasil peringkasan data yang dicontohkan pada Gambar1.30 adalah Report Neraca Saldo dan Report Rincian Perhitungan APBD.

29



Gambar 1.30 Contoh Hasil Peringkasan Data

30



Latihan/Tugas Praktikkan latihan-latihan berikut dengan baik, kemudian bandingkan jawaban Anda dengan materi yang ada pada Kegiatan Belajar 1. 1.

Bukalah CD yang disertakan. Ikuti pembahasan pada modul dan demonstrasikan: a.

Impor data dari MicrosoftExcel menjadi tabel Microsoft Access! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

b.

Buat query dan reportStatistikJurnalRealisasi! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

c.

Buat query dan report1Memo! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

d.

Buat query dan report2SertifikasiPerDebet dan 2Sertifikasi! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

e.

Buat query dan 3GroupingPerBulan dan 3GroupingAlt2! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

f.

Buat query dan report4JurnalNeracaDgDataLengkap! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.

2.

Buat pula query/report yang belum ada sebagai berikut: a.

Buat query dan reportStatistikJurnalNeraca! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat query dan reportStatistikJurnalRealisasi.

b.

Buat query dan report4JurnalRealisasiDgDataLengkap! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat query dan report4JurnalNeracaDgDataLengkap

Rangkuman 1.

Microsoft Access dapat digunakan untuk membantu dalam mengolah data seperti dalam pelaksanaan tugas-tugas audit atas laporan keuangan.

2.

Bentuk pengolahan data yang dapat dilakukan dengan Microsoft Access meliputi menyusun statistik data, memeriksa data, menstratifikasi dan mengelompokkan data, serta melengkapi dan meringkas data.

3.

Suatu query atau report baru dapat dibuat dengan dua cara, yaitu menggunakan query atau report lainnya yang telah ada dan direname, atau dengan membuat query atau report yang benar-benar baru.

31



Tes Formatif 1 Pilihlah huruf B jika pernyataannya Benar dan huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 20 menit.

1.

B-S

Microsoft Access ketika digunakan untuk keperluan audit termasuk ke dalam generalized audit software.

2.

B-S

Microsoft Access menyediakan data summary statistik pada Wizard meliputi statistik Sum, Average, Min, Max dan Count. Tidak termasuk statistik Standard Deviasi dan Varians.

3.

B-S

Maksud dari ekspresi JenisMemo: Iif(Left([NoMemo];2)=”M-“;”M-“;Left([NoMemo];2))adalah

menstratifikasi data menjadi nomor memo “M-“ dan selain “M-“. 4.

B-S

Memberi nomor urut pada suatu field pada report, dapat dibuat dengan membuat field baru dengan property autonumber.

5.

B-S

Sumber data dari query 2Stratifikasi pada bagian Uraian dan Contoh adalah dari suatu query juga.

6.

B-S

Saat mengekspor data menggunakan wizard, dari misalnya aplikasi Microsoft Excel, maka di antara pilihan yang wajib kita centang adalah

pilihan “Append a copy of a record to the table” 7.

B-S

Di antara cara untuk memeriksa data nomor bukti, apakah ada record yang dobel atau loncat, adalah dengan membuat simple query yang berisi hanya field bukti transaksi dari tabel asal, ditambah dengan dua field baru, yaitu jenis transaksi dan nomor berurut. Bandingkan urutan nomor bukti berdasar bukti transaksi dengan field nomor urut yang kita berikan.

8.

B-S

Tabel untuk melengkapi suatu data berisi kode pada tabel lain dengan keterangan tentang kode tentang kode tersebut biasa

32



disebut sebagai tabel keterangan. 9.

B-S

Dalam design query make table pada SQL View, dapat terlihat ekspresi yang membedakan antara maka table query dengan select query biasa, yaitu adanya ekspresi INTO diiringi nama tabel yang akan dibuat.

10.

B-S

Antara foreign key dengan primary key untuk melengkapi data, harus terpenuhi aturan referential integrity yang berarti isi field pada tabel yang dilengkapi harus ada pada tabel yang melengkapi.

33



Umpan Balik dan Tindak Lanjut Pada bagian akhir modul ini, penyusun memuat kunci jawaban tes formatif dan mempersilakan para peserta diklat untuk menyelesaikan tes formatif di atas sebelum mencocokkannya dengan kunci jawaban. Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur tingkat penguasaan materi yang diterima peserta diklat, yang selanjutnya menghitung hasil penilaian sendiri dengan cara menggunakan rumus berikut ini: Jumlah jawaban yang benar x 100%

Tingkat Penguasaan =

Jumlah Soal

Tingkat Penguasaan yang dicapai akan menghasilkan nilai dengan kriteria: 

Persentase 91% - 100%



Persentase 81% - 90.99% = Baik



Persentase 71% - 80.99% = Cukup



Persentase 61% - 70.99% = Kurang



Persentase 0% - 60.99% = Amat Kurang

= Amat Baik

Tingkat penguasaan materi pelajaran anda dinyatakan berhasil dengan baik, apabila hasil penilaian mencapai tingkat penguasaan materi 80% ke atas. Namun apabila ternyata masih di bawah 80%, anda terpaksa harus mengulang mempelajarinya kembali materi yang terkandung dalam modul ini.

34



KB 2: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI PERSURATAN

KB 2

INDIKATOR Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat:  memahami business model sebelum membuat aplikasi persuratan;  menuangkan business model persuratan ke dalam tabel relasional;

 menyusun form aplikasi persuratan;  menyusun menu aplikasi persuratan dengan switchboard.

URAIAN DAN CONTOH Pada Kegiatan Belajar I kita telah mempelajari bagaimana Microsoft Access dapat digunakan untuk mengolah data. Dalam penjelasan tersebut belum dibahas kegunaan Microsoft Access secara spesifik sebagai Database Management System (DBMS). Microsoft Access merupakan salah satu contoh produk DBMS komersial. Contoh produk DBMS komersial lainnya adalah Oracle dari Oracle Corporation, DB2 dari IBM Corporation serta SQL Server dari Microsoft. DBMS merupakan salah satu komponen dalam Database System. Tiga komponen lainnya dalam Database System adalah User, Database Application serta Database itu sendiri. Keempat komponen Database System tersebut dapat digambarkan sebagaimana pada Gambar 2.1.

Database

Micosoft Access atau DBMS Personal Lainnya

Gambar 2.1 Empat Komponen Database System

Dimulai dari paling kiri, pengguna menggunakan sistem database untuk mengerjakan pekerjaannya. Pengguna menginput data yang baru, memodifikasi data yang ada, dan menghapus data. Pengguna juga membaca data melalui beberapa cara: melalui form, query atau memproduksi report. Komponen kedua adalah aplikasi 35



database, yaitu kumpulan dari satu atau beberapa program komputer yang berperan menjadi perantara antara pengguna dengan komponen ketiga, yaitu DBMS. Suatu aplikasi database menghasilkan form-form, query-query dan report-report, mengirim dan menerima data dari dan ke pengguna, serta mengubah aksi pengguna menjadi permintaan aktivitas manajemen data oleh DBMS. Fungsi dari DBMS adalah menerima permintaan dari aplikasi dan menerjemahkan permintaan tersebut. Microsoft Access atau aplikasi DBMS personal lainnya dapat menggabungkan kedua fungsi tersebut, yaitu sebagai databaseapplication serta sebagai DBMS sendiri. Pada Kegiatan Belajar ini kita akan mengembangkan suatu databaseapplication dengan Microsft Access.

1. Menyiapkan Business Model Dalam perancangan database terkomputerisasi, suatu formulir fisik yang biasa digunakan yang ada selama ini sebelum aplikasi database dibuat, biasanya menjadi titik awal seorang developer aplikasi database memulai analisis desainnya. Formulir fisik ini sekaligus akan menjadi target output dari aplikasi database yang akan dibuat, yaitu yang akan menjadi bagian dari report yang akan dihasilkan aplikasi database. Perlu diingat, meski dalam keseharian istilah yang digunakan adalah “formulir,” dalam aplikasi database yang dimaksud biasanya adalah report. Hal ini dapat dipahami, karena dalam sistem tradisional yang berbasis manual, fungsi input dan output dari suatu database, dua-duanya direpresentasikan dalam satu media fisik yaitu formulir. Karena form dan report mengacu kepada pengertian tersendiri, maka untuk menyebut formulir fisik yang akan menjadi dasar perancangan database digunakan istilah lain yaitu business model. Kompleksitas businessmodel bisa beragam dari yang sangat sederhana sampai yang sangat rumit, tergantung kepada sejauhmana kita akan men-database-kan urusan dunia nyata tersebut. Formulir fisik yang akan dijadikan contoh pada bagian ini adalah business model yang sangat sederhana yaitu formulir agenda surat keluar, sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 2.2. Anggaplah Gambar 2.2 sebagai output dari sistem manual suatu proses agenda surat keluar pada suatu kantor. Bentuknya dapat berupa spreadsheet di komputer atau catatan yang sepenuhnya manual dalam suatu buku besar yaitu buku Agenda Surat Keluar.

36


Modul: Microsoft Word JenisSurat

TglSurat

TglCatat

NoSurat

Kepada

Perihal

Unit

Keputusan

18-Jan-08

18-Jan-08 KEP.002/BPP.03/2008

Ybs

Penunjukan dan Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang KKU dan Penyelenggaraan Jasa KonsultasiI Perencana, Jasa

Keputusan

18-Jan-08

18-Jan-08 KEP.003/BPP.03/2008

Ybs

Penunjukan/Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi KKU Penyelenggaraan BDK III Ygy I TA 2008

Nota Dinas

02-Jan-08

02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008

1. Ka. Balai

Penanggung Jaw ab Kendaraan Dinas

KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga

2. Kasubag Umum 3. KKU RT & Kepegaw aian Rekomendasi

06-Mar-08

06-Mar-08 REK.001/BPP.03/2008

Suradi, SE, M.Pd, Ak

Srt Rekomendasi mengikuti TOT Program Percepatan Akuntabilitas KKU Penyelenggaraan Keuangan Pemerintah II Th 2008

Surat Biasa

02-Jan-08

02-Jan-08 S-001/BPP.03/2008

Para WI BDK III Ygy

Pembuatan Rencana Kegiatan Tahunan Kew idyaisw araan KKUTh. Penyelenggaraan 2008 I

Surat Biasa

07-Jan-08

07-Jan-08 S-005/BPP.03/2008

Ka. KPKNL Yogyakarta

Rekomendasi penghapusan gedung kantor utama BDK KKU III Yogyakarta Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa

07-Jan-08

07-Jan-08 S-006/BPP.03/2008

Sek. BPPK

Usulan penghapusan segera gedung kantor utama BDKKKU III Yogyakarta Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa

07-Jan-08

07-Jan-08 S-007/BPP.03/2008

Ka. Kantor Pengadilan Agama Kab. Persetujuan Magelang Permohonan Perceraian Saudara Katino

KKU Tata Usaha dan Keuangan

Surat Biasa

08-Jan-08

08-Jan-08 S-008/BPP.03/2008

Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Penggantian Ygy Spesimen Tanda Tangan


Surat Biasa

08-Jan-08

08-Jan-08 S-010/BPP.03/2008

Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Pengajuan Ygy Pembukaan Rekening Giro


Surat Biasa

14-Jan-08

14-Jan-08 S-014/BPP.03/2008

Ka Cab PT Angkasa Pura I Bandara Permohonan Adi SuciptoPembuatan Pass Bandara


Surat Biasa

14-Jan-08

14-Jan-08 S-017/BPP.03/2008

Sek. BPPK

Penyampaian Dokumen Pendukung Usulan Penghapusan KKU Gedung Tata Usaha BDK IIIdan Yogyakarta Keuangan

Surat Biasa

14-Jan-08

14-Jan-08 S-019/BPP.03/2008

Ka. KPPN Yk

Penyampaian Laporan SAI

Surat Biasa

17-Jan-08

17-Jan-08 S-027/BPP.03/2008

Ka Kantor Rigional I Badan Kepegaw Permohonan aian Negara, Blanko YGY Nota Persetujuan Teknis Kenaikan KKU Pangkat Tata Usaha dan Keuangan


Surat Biasa

17-Jan-08

17-Jan-08 S-032/BPP.03/2008

Sek. BPPK

Laporan Persiapan Pengadaan Barang/Jasa


Surat Biasa

05-Mar-08

05-Mar-08 S-082/BPP.03/2008

Kepala KPPN Yogyakarta

Penyampaian Laporan SAI


Surat Biasa

05-Mar-08

05-Mar-08 S-083/BPP.03/2008

Ka Kanw il Ditjend Perben XIV Yogyakarta Permohonan membuka dan memberikan ceramah pada KKU Dikla Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa I Pemerintah

Surat Keterangan 09-Jan-08

09-Jan-08 KET-001/BPP.03/2008

Budi Nugroho, WI BDK III Yog

Surat Ijin melanjutkan Pendidikan di Perguruan Tinggi


Surat Pengantar 09-Jan-08

09-Jan-08 SP-001/BPP.03/2008

Kabag Kepeg. BPPK

Laporan DP3 Th 2007

KKU Penyelenggaraan I


17-Jan-08 SP-002/BPP.03/2008

Pimp. PT ASKES Boyolali

Permohonan perbaikan ASKES baru a.n. Wiyono



18-Jan-08 SP-006/BPP.03/2008

Kabag Keuangan BPPK

Permintaan Dropping TKPKN bl Feb.2008


Gambar2.2 Business Model Agenda Surat Keluar

37



2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional Langkah pertama seorang perancang aplikasi database adalah bagaimana menuangkan business model ke dalam tabel-tabel relasional. Kita akan melakukan proses penuangan ini melalui suatu tahapan teoritis penyusunan tabel-tabel relasional untuk database SuratKeluar; pada kenyataannya tahapan ini tidak perlu dilalui bertahap satu persatu, tetapi perlu dijelaskan untuk dapat memahami teori yang ada. Tahaptahap penyusunan ini menggambarkan syarat-syarat relasional tabel yang harus dipenuhi secara bertingkat, dari yang paling mudah dan jelas terlihat sampai yang paling sulit. Setelah melalui semua persyaratan, barulah tabel-tabel relasional yang disusun dinyatakan sebagai tabel-tabel yang ‘normal’. Istilah ‘normal’ digunakan untuk menggambarkan bahwa suatu aplikasi database dapat saja dibuat dengan posisi tabeltabel yang ‘tidak normal’ atau memiliki anomali. Namun konsekuensinya nanti dalam pengembangan database selanjutnya akan banyak inefisiensi dan kompleksitas yang tidak perlu. Sejalan dengan pengertian tersebut, maka proses melalui tahap-tahap penyusunan tabel untuk memenuhi syarat-syarat bertingkat yang ditetapkan agar dapat memenuhi kriteria tabel normal, disebut sebagai proses normalisasi tabel. Syaratsyaratnya sendiri dinamakan syarat-syarat normalitas tabel. Syarat-syarat normalitas tabel bertingkat dari bentuk normalitas pertama (1stnormal form) sampai bentuk normalitas tertinggi. Namun biasanya sampai dengan bentuk normal ketiga (3rd normal form), tabel-tabel relasional sudah dapat dikatakan cukup normal. Bentuk normal pertama yang harus dipenuhi suatu tabel normal adalah sebagai berikut(Santoso 2013): a.

Setiap data dibentuk dalam flatfile, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”. Kita lihat data pada Gambar 2.2, sudah dibentuk dalam flatfile (dua dimensi baris dan kolom), dan nilai satu field berupa atomic value.

b.

Tidak ada satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda. Untuk syarat ini, kalau kita lihat pada Gambar2.2, pada record ketiga, kolom [Kepada], yang dimaksudkan sebagai alamat surat, kolom tersebut dimaksudkan diulang sebanyak 3 kali, karena terdapat 3 alamat tujuan surat. Kondisi ini tidak memenuhi syarat bentuk normalitas pertama (1st normal form) ini. 38



Kondisi ini dapat diatasi dengan 2 cara, yaitu dengan 1)

Menambahkan data yang sama pada kolom-kolom lain yang kosong. Dengan cara ini isi tabel akan menjadi sebagai berikut:

JenisSurat

TglSurat

NomorSurat

Kepada

Nota Dinas

02-Jan-08

ND-001/BPP.03/2008

1. Ka. Balai

Nota Dinas

02-Jan-08

ND-001/BPP.03/2008

2. Kasubag Umum

Nota Dinas

02-Jan-08

ND-001/BPP.03/2008

3.

KKU RT Kepegawaian

Perihal

&

Penanggung Kendaraan Dinas Penanggung Kendaraan Dinas Penanggung Kendaraan Dinas

Unit Jawab Jawab Jawab

KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga

Dengan langkah ini kita memastikan bahwa tidak ada isi field yang kosong dari seluruh record (baris) yang ada dan pada saat yang sama tidak ada field yang berulang, meski isi field tersebut pada beberapa field persis sama dengan isi fieldrecord sebelumnya, tapi pada field [Kepada] isinya sudah berbeda. 2)

Membuat isi field bernilai ganda. Cara ini memang menjadi menyalahi syarat normalitas pertama, tapi dapat dipertimbangkan sekiranya kita menganggap kasus satu field bernilai ganda atau lebih dari satu (multi value attribute) jarang terjadi. Untuk desain aplikasi, field bernilai ganda lebih mudah ditangani daripada membuat lebih banyak tabel/relasi. Namun untuk efisiensi database, tidak ada field bernilai ganda (yang memenuhi bentuk normal), tentu lebih efisien. Dengan cara ini isi tabel akan menjadi sebagai berikut:

JenisSurat Nota Dinas

TglSurat 02-Jan-08

NomorSurat ND-001/BPP.03/2008

Kepada 1. Ka. Balai, 2 Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian

Perihal Penanggung Kendaraan Dinas

Unit Jawab

KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga

Pada bagian ini kita akan menangani masalah ini dengan cara kedua karena lebih sederhana untuk penyusunan aplikasi, tapi dengan mengasumsikan kasus surat beralamat banyak seperti itu jarang terjadi. c.

Telah ditentukan primarykey untuk atribut tersebut. Nomor surat dapat menjadi primarykey untuk tabel tersebut.

d.

Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian. Tiap field sebagai atribut telah memiliki satu pengertian. 39



Demikian hasil analisis atas tabel untuk keterpenuhannya atas 4 syarat normalitas bentuk normal pertama. Pada dasarnya tidak ada perubahan yang perlu kita lakukan, keempat syarat terpenuhi, kecuali cara pengisian data field [Kepada] untuk record yang berisi tiga alamat surat. Selanjutnya tabel yang telah lolos saringan bentuk normal pertama ini, harus kita uji lagi apakah memenuhi syarat normalitas bentuk normal kedua (2nd normal form). Syarat bentuk normal kedua adalah: a.

Tabel telah memenuhi bentuk normal kesatu. Ini sudah kita diskusikan di atas tadi.

b.

Atribut bukan kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya kepada primary key. Ketergantungan fungsional dapat kita misalkan sebagai berikut: Jika a = 4  4 a = 16 Maka dikatakan 16 tergantung secara fungsional terhadap a. Kita notasikan sebagai berikut: 16  a Mari kita cek apakah setiap field pada tabel kita terakhir hanya tergantung secara fungsional kepada primary key. 1)

[JenisSurat]  [NoSurat] ? Tidak benar [JenisSurat] tidak tergantung secara fungsional terhadap [NoSurat]

2)

[TglSurat]  [NoSurat] ? Benar

3)

[Kepada]  [NoSurat] ? Benar

4)

[Perihal]  [NoSurat] ? Benar

5)

[Unit]  [NoSurat] ? Tidak Benar

Berdasarkan analisis tersebut, dua field dari tabel kita yaitu [JenisSurat] dan [Unit] tidak tergantung secara fungsional kepada primarykey. Penyelesaiannya adalah kita harus memisahkan kedua field tersebut menjadi dua tabel baru, misalnya tabel JenisSurat dan Tabel UnitPengirim. Dengan memecah tabel dari 1 menjadi 3 tabel, maka tabel yang tadinya belum memenuhi syarat bentuk normal kedua, menjadi memenuhi. Kita dapat mengecek hasil analisis syarat ketergantungan fungsional ini dengan melihat jumlah record pada setiap entitas tabel yang direpresentasi. Katakanlah 3

40



tabel yang kita miliki terdiri dari tabel 1, 2 dan 3. Tabel 1, setelah field [Jenis Surat] dan [Unit] kita keluarkan, kita namakan tabel Surat Keluar. Tabel 2 kita sebut tabel JenisSurat. Terakhir tabel 3 kita namakan tabel UnitPenyusun. Jika jumlah record tabel SuratKeluar adalah 10, maka untuk surat keluar jumlah 10 ini menunjukkan jumlah surat keluar juga 10. Tapi untuk Jenis Surat tidak sebanyak 10 juga, biasanya lebih sedikit. Dengan demikian tepat jika atribut atau field [JenisSurat] ini dibuat sebagai tabel tersendiri. Demikian juga untuk Unit Pengirim, biasanya jumlah 10 surat tidak berasal dari 10 unit pengirim, sehingga tabel UnitPengirim tepat sebaiknya dipisahkan. Setelah kita pecah, tabel pecahan harus kita sesuaikan. Hanya nilai unik yang menjadi isi record tabel, sehingga jumlah record tabel benar menunjukkan jumlah substansi tabel yang direpresentasi. Mari kita lihat hasil pemecahan tabel tersebut pada tabel-tabel berikut. a) Tabel SuratKeluar TglSurat

NoSurat

Kepada

Perihal

18-Jan-08

KEP.002/BPP.03/2008

Ybs

Penunjukan dan Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Konsultasi Perencana, Jasa Pelaksanaan Konstruksi, Jasa Konsultasi Pengawas, dan Pengelola Administrasi dan Teknis Proyek (PTP) BDK III YGY TA 2008 Penunjukan/Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi BDK III Ygy TA 2008 Penanggung Jawab Kendaraan Dinas

18-Jan-08

KEP.003/BPP.03/2008

Ybs

02-Jan-08

ND-001/BPP.03/2008

06-Mar-08

REK.001/BPP.03/2008

1. Ka. Balai, 2. Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian Suradi, SE, M.Pd, Ak

02-Jan-08

S-001/BPP.03/2008

Para WI BDK III Ygy

07-Jan-08

S-005/BPP.03/2008

Ka. KPKNL Yogyakarta

07-Jan-08

S-006/BPP.03/2008

Sek. BPPK

07-Jan-08

S-007/BPP.03/2008

08-Jan-08

S-008/BPP.03/2008

Ka. Kantor Pengadilan Agama Kab. Magelang Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Ygy

08-Jan-08

S-010/BPP.03/2008

Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Ygy

Pengajuan Pembukaan Rekening Giro

14-Jan-08

S-014/BPP.03/2008

Ka Cab PT Angkasa Pura I Bandara Adi Sucipto

Permohonan Pembuatan Pass Bandara

Srt Rekomendasi mengikuti TOT Program Percepatan Akuntabilitas Keuangan Pemerintah Th 2008 Pembuatan Rencana Kegiatan Tahunan Kewidyaiswaraan Th. 2008 Rekomendasi penghapusan gedung kantor utama BDK III Yogyakarta Usulan penghapusan segera gedung kantor utama BDK III Yogyakarta Persetujuan Permohonan Perceraian Saudara Katino Penggantian Spesimen Tanda Tangan

41



b) Tabel JenisSurat JenisSurat Keputusan

KdJnsSurat

Keputusan Nota Dinas Rekomendasi Surat Biasa Surat Biasa

JnsSurat

1 2

Keputusan Nota Dinas

3

Rekomendasi

4

Surat Biasa

Surat Biasa Surat Biasa Surat Biasa Surat Biasa Surat Biasa

c) Tabel UnitPengirim Unit KKU Penyelenggaraan I KKU Penyelenggaraan I KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga KKU Penyelenggaraan II KKU Penyelenggaraan I KKU Tata Usaha dan Keuangan KKU Tata Usaha dan Keuangan

KdUnit 1 2 3 4

Unit KKU Penyelenggaraan I KKU Penyelenggaraan II KKU Tata Usaha dan Keuangan KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga

KKU Tata Usaha dan Keuangan KKU Tata Usaha dan Keuangan KKU Tata Usaha dan Keuangan KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga

Demikian hasil analisis atas tabel untuk keterpenuhannya atas 2 syarat normalitas bentuk normal kedua. Atas tabel awal sebanyak 1 tabel kita lakukan pemecahan menjadi 3 tabel. Sebagaimana terlihat pada tabel kedua dan ketiga kita tambahkan field baru yang akan berfungsi sebagai kunci primer. Hal ini dilakukan agat tabel baru tetap memenuhi bentuk normal kedua, yaitu pada setiap tabel, setiap kolom (field)-nya harus hanya tergantung secara fungsional kepada satu kolom (field) kunci dari tabel tersebut. Kolom (field) kunci ini dinamakan field kunci primer (primary key). Syarat

42



teknis ini sesungguhnya yang membuat jumlah baris setiap tabel menunjukkan jumlah anggota entitas tabel tersebut. Sebenarnya, baik untuk field [JnsSurat] maupun [Unit], keduanya memungkinkan untuk menjadi primary key pada tabel masing-masing, karena nama jenis surat maupun nama nomenklatur unit dapat dipastikan akan saling berbeda (unik). Namun, karena setelah dipecah tabel-tabel harus disatukan kembali, maka harus ada field penghubung dari tabel awal sebelum dipecah ke tabel baru hasil pemecahan. Jika field penghubung dari tabel awal ke tabel yang dipecah adalah field lama, maka tabel akan kembali ke bentuk semula dan tabel menjadi tidak normal kembali. Oleh karena itu lebih baik kita menambahkan field baru yang akan berfungsi sebagai primary key pada tabel baru, yaitu dalam hal ini masing-masing adalah [KdJnsSurat] dan [KdUnit]. Fieldprimary key seperti ini biasa disebut surrogate key. Fieldsurrogate key biasanya berbentuk angka dan sebenarnya tidak diperlukan oleh user. Dengan menambahkan surrogate key, tabel SuratKeluar akan menjadi sebagai berikut: TglSurat 18-Jan-08

02-Jan-08

NoSurat

Kepada

KEP.003/BPP.03/2008

ND-001/BPP.03/2008

Perihal

Ybs

1. Ka. Balai, 2. Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian

Penunjukan/Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang NonKonstruksi BDK III Ygy TA 2008 Penanggung Jawab Kendaraan Dinas

KdJnsSurat KdUnit 1

4

2

3

dst.

Selanjutnya tabel yang telah lolos saringan bentuk normal kedua ini, harus kita uji lagi apakah memenuhi syarat normalitas bentuk normal ketiga (3rd normal form). Syarat bentuk normal ketiga adalah: a.

Tabel telah memenuhi bentuk normal kedua. Syarat ini sudah kita diskusikan di atas dan sudah terpenuhi.

b.

Atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci lainnya. Ketiga tabel telah memenuhi syarat ini. Bisa terjadi, tabel telah memenuhi bentuk normal kedua tetapi tidak memenuhi bentuk normal ketiga. Contoh jika terdapat tabel DataPropertiSiapJual sebagai berikut: NoProperti

AlamatProperti

Biaya

KodePemilik

NamaPemilik

PG4

Jl. Ikan Terbang 7

350 jt

C040

Erwin

PG16

Jl. Hiu 8

450 jt

C093

Durki

PG36

Jl. Kakap 15

375 jt

C093

Durki

43



Antara field [KodePemilik] dengan [NamaPemilik] terdapat ketergantungan fungsional, yaitu [NamaPemilik]  [KodePemilik]. Berdasar bentuk normal ketiga, hal ini tidak boleh terjadi. Sehingga, tabel harus dipecah lagi menjadi tabel awal DataPropertiSiapJual dengan tabel baru DataPemilik, misalnya, yang di antaranya berisi field [KodePemilik] dan [NamaPemilik]. Tabel kita tersebut telah memenuhi bentuk normal ketiga, sehingga kita bisa melanjutkan ke subtahap berikutnya dalam tahap menuangkan bisnis model ke dalam tabel relasional. Subtahap ini penting untuk mengembalikan tabel yang telah pecah berkeping-keping. Untuk bisa memperoleh report sebagaimana dikehendaki bisnis model yang dibahas, maka kita harus menciptakan mekanisme yang dapat membuat tabel yang terpecah-pecah dapat dipersatukan kembali. Mekanisme inilah yang dinamakan relationship atau menghubung-hubungkan antara tabel yang satu dengan tabel yang lain. Untuk membantu menentukan relationship dapat digunakan visualisasi relationship dalam diagram E-R (entity-relationship diagram). Untuk kasus ini dapat dibuat diagram E-R sebagaimana pada Gambar II.3 berikut.

Surat Keluar

Jenis Surat

Unit Pengirim Gambar 2.3 Entitiy Relationship Database Agenda Surat

Panduan praktis untuk menyusun relasi menggunakan diagram E-R adalah dengan mengajukan pertanyaan dua arah. Misalnya dari tabel SuratKeluar ke tabel JenisSurat kita tanyakan, “berapa Surat Keluar yang dapat “mengisi” satu Jenis Surat?” jawabannya banyak. Setelah satu surat keluar termasuk ke dalam satu jenis surat, surat keluar lainnya masih dapat termasuk atau mengisi jenis surat yang sama tersebut. Sebaliknya dari tabel JenisSurat ke tabel SuratKeluar kita tanyakan, “berapa Jenis Surat

44



yang dapat “menaungi” satu Surat Keluar?” Jawabannya hanya satu Jenis Surat. Setelah satu Jenis Surat menaungi satu surat keluar, jenis surat lainnya tidak dapat menaungi surat keluar yang sama tersebut. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar II.4.

a

1

1

a

b

2

2

b

3

3

c

Jenis Surat

Jenis Surat

Surat Keluar

c Surat Keluar

Gambar2.4 Panduan Menemukan Relasi

Berdasarkan jawaban atas kedua pertanyaan tersebut, hasil relationship-nya dengan demikian adalah antara tabel SuratKeluar dan JenisSurat terdapat hubungan “banyak ke satu” (many to one relationship) atau dari JenisSurat ke SuratKeluar terdapat hubungan “satu ke banyak” (one to many relationship). Demikian pula untuk hubungan antara tabel SuratKeluar dengan tabel UnitPengirim. Ketika ditanyakan dari tabel SuratKeluar ke tabel UnitPengirim, “berapa banyak Surat Keluar dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim?” Jawabannya banyak. Demikian pula sebaliknya, “berapa banyak Unit Pengirim dapat menjadi pembuat setiap satu Surat Keluar?” Jawabannya hanya satu. Jadi antara keduanya terdapat hubungan banyak ke satu atau satu ke banyak (many to one atau one to many relationship). Pada kasus lain antara dua tabel mungkin terdapat hubungan banyak ke banyak. Dalam hal ini maka kita harus membuat tabel baru lagi sebagai tabel perantara antara tabel pertama dengan tabel kedua. Tabel baru ini berfungsi untuk memecah hubungan banyak ke banyak menjadi hubungan banyak ke satu lalu satu ke banyak. Kasus penyusunan aplikasi database pada Bab III akan mendiskusikan permasalahan tersebut. Akhirnya, tabel-tabel tersebut kita rancang desainnya dalam Microsoft Access. Kemudian kita buat relationshipnya pada menu Database Tools, klik pada Relationship. Hasil desain tabel-tabel dan relationship antara tabel-tabel tersebut, adalah sebagaimana pada Gambar2.5.

45



Tabel JenisSurat Field Name KdJnsSurat JnsSurat

Data Type Auto Number Text 50

Key Primary Tidak

Required? Ya Ya

Penjelasan Lain Surrogate Key

Tabel UnitPengirim Field Name

Data Type

Key

Required?

Penjelasan Lain

KdUnit NamaUnit

AutoNumber Text 50

Primary Tidak

Ya Ya

Surrogate Key

Tabel SuratKeluar Field Name

Data Type

Key

Required?

Penjelasan Lain

NoSurat

Text

Primary

Ya

Data Asli bukan Surrogate Key

TglSurat JenisSurat

Date/Time Number (Long Integer) Text 100 Text 255 Number (Long Integer) Text 50 Date/Time Text 50

Tidak Foreign Key ke JenisSurat Tidak Tidak Foreign Key ke UnitPengirim Tidak Tidak Tidak

Ya Ya

Kepada Perihal Unit Catatan TglDikirim Dikirim Oleh

Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak

Gambar2.5 Hasil Desain Tabel dan Relationship Antar Tabel

46



3. Menyusun Form Berdasarkan file aplikasi database pada CD yang disertakan pada modul ini, yaitu file aplikasi database Surat Keluar.accdb, kita akan tambahkan form untuk menampilkan, menginput dan mengedit surat keluar. Seperti sebelumnya, pertama kali yang kita lakukan adalah masuk ke menu Create, pada tab Forms pilih icon Form Wizards. Gunakan tabel SuratKeluar sebagai sumber dari form yang akan kita buat. Pilih pilihan layout Columnar saat diitanyakan layout apa yang akan digunakan dalam form yang akan dibuat. Dengan klik Next dan pilih pilihan default sampai Next terakhir, lalu klik Finish, dan beri nama form MasterSuratKeluar, maka kira-kira hasil desain Form yang akan kita dapat adalah sebagaimana pada Gambar 2.6 berikut bagian atas.Selanjutnya, dengan berawal dari gambar II.6 bagian atas, kita lakukan edit desain form, dengan memindahkan posisi kontrol-kontrol yang diberikan Wizard, juga menambahkan kontrol-kontrol baru. Perubahan desain form MasterSuratKeluar ini kirakira diarahkan menjadi tampilan desain form seperti pada Gambar 2.6 bawah.

Gambar 2.6 Hasil Desain Form Agenda Surat Keluar

47



Gambar 2.7 Hasil Perubahan Tampilan Form MasterSuratKeluar

Terdapat paling tidak 4 perbaikan yang kita lakukan terhadap form awal yang diperoleh dengan bantuan Wizard untuk menjadi hasil akhir. Keempat perbaikan tersebut adalah sebagai berikut: a.

Kontrol yang tidak banyak mengalami perubahan, yaitu tetap dalam bentuk TextBox dengan Labelnya masing-masing. Perubahan yang dilakukan hanya penempatan ulang label untuk masing-masing kontrol textBox tersebut. Awalnya penempatan label berdasarkan default yang diberikan Wizard adalah di sebelah kiri kontrol textbox masing-masing. Dalam perbaikan, penempatan label dipindahkan ke atas masing-masing textbox-nya. Kontrol-kontrol yang diperlakukan seperti ini di antaranya adalah kontrol untuk field-field [TglSurat], [NoSurat], [Kepada], [Perihal] sampai dengan [TglKirim] dan [DikirimOleh].

b.

Untuk field [JenisSurat] dan [UnitPengirim], kontrol textbox kitahapus untuk kita ganti dengan kontrol combo box. Caranya adalah dengan mengaktifkan icon combo box di Menu Design tab Controls dan memilih field [JenisSurat] dan [UnitPengirim] pada icon Add Existing Fields pada tab Tools. Lalu combo box [JenisSurat] dan [Unit] kita tempatkan sesuai tempatnya masing-masing sesuai Gambar 2.6 bagian bawah. Klik Next setelah selesai menentukan pilihan sampai Next terakhir, lalu klik Finish.

48



Lebih jelasnya proses menempatkan combo box tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.8 dan 2.9 berikut:

Gambar 2.8 Menambahkan Combo Box untuk Field [Unit]

Gambar 2.9 Menentukan Pilihan pada Combo Box Wizards

c.

Bagian

yang

penting

dalam

form

ini

adalah

bagian

kontrol

Option

GroupsPilihanSaringan yang kita buat sendiri (tidak dipandu Wizards). Pilihan saringan ini dapat membantu kita saat mencari, menambah atau ingin memperbaiki suatu surat pada jenis surat tertentu saja. Kita ketahui, sebagaimana lazimnya di kantor pemerintahan, surat itu bernomor urut menurut jenis suratnya masing-

49



masing. Oleh karena itu saat akan menomori suatu surat baru, jika kita harus menelusuri seluruh jenis surat lain satu persatu, untuk menemukan surat yang kita maksud, tentu akan sangat merepotkan dan makan waktu. Dengan pilihan saringan ini kita dapat membuat surat yang ditampilkan pada suatu waktu hanya satu jenis surat tertentu yang kita maksudkan, misal ‘Surat Biasa’ saja, ‘Keputusan’ saja atau ‘Surat Tugas’ saja dan seterusnya sesuai jenis surat yang ada. Untuk melakukan pilihan penyaringan jenis surat pada form agenda surat keluar tersebut, pertama kita siapkan ruang kosong untuk pilihan penyaringan, kemudian pada design view pilih Option Groups pada menu Design tab Controls dan pastikan icon Wizards aktif. Berikutnya ikuti langkah-langkah berikut atau sebagaimana digambarkan pada gambar II.9. 1)

Klik pada ruang kosong di tengah pada form, yang telah disiapkan untuk option groups, lalu drag dari kiri atas ke kanan bawah Optiongroupwizards berjalan, kemudian menanyakan tombol-tombol pilihan apa saja yang kita inginkan di dalam grup pilihan ini.

2)

Ketikkan jenis-jenis surat yang ada sebagaimana terdapat pada tabel jenis surat, yaitu sebanyak 16 surat dari

Surat Biasa sampai dengan Surat

Peringatan. 3)

Klik Next. Wizards kemudian menanyakan apakah kita menginginkan ada sebuah tombol yang akan terpilih secara otomatis apabila kita membuka form, dan menyarankan tombol Surat Biasa sebagai pilihan default.

4)

Klik Next Wizard menampilkan nilai-nilai yang akan dimiliki oleh masing-masing pilihan. Tombol pilihan Surat Biasa bersesuaian dengan angka 1, Keputusan dengan angka 2, dan seterusnya sampai jenis surat terakhir.

50



Gambar 2.10 Langkah-Langkah Menyiapkan Pilihan Saringan (Filter Options)

5)

Klik Next Wizard kemudian menanyakan apakah kita ingin menggunakan nilai-nilai yang dipilih nanti untuk disimpan ke dalam field atau disimpan untuk penggunaan saat diperlukan. Kita pilih pilihan default tidak disimpan sebagai nilai field (tapi memilih

Savethevalueforlateruse).

Ini

berarti

pilihan

kita

adalah

unboundcontrol, bukan boundcontrol ke suatu field. 6)

Klik Next. Wizard menanyakan style yang kita inginkan. Pilih sesuai keinginan atau pilih pilihan default.

51



7)

Klik Next Wizard menanyakan label yang kita inginkan untuk grup pilihan ini. Ketikkan FilterOptions. Lalu klik Finish.

8)

Klik kanan pada option groups lalu pilih Properties, terus arahkan ke tab Other. Pada kotak property name, ketikkan FilterOptions.

9)

Selanjutnya klik pada tab Event pada daftar property.

10) Klik kotak property AfterUpdate, lalu klik tombol Build di sebelah kanan property yang bertandakan kotak elipsis (...). 11) Pilih CodeBuilder, lalu klik OK. Access berpindah ke VisualBasic dan membuat event procedure After-Update untuk optiongrup ini 12) Ketikkan kode berikut untuk prosedur tersebut (kecuali baris PrivateSub dan EndSub yang sudah otomatis tersedia). Private Sub FilterOptions_AfterUpdate() Select Case FilterOptions Case 1 Me.Filter = "JenisSurat = 1" Me.FilterOn = True Case 2 Me.Filter = "JenisSurat = 2" Me.FilterOn = True Case 3 Me.Filter = "JenisSurat = 3" Me.FilterOn = True Case 4 Me.Filter = "JenisSurat = 4" Me.FilterOn = True Case 5 Me.Filter = "JenisSurat = 5" Me.FilterOn = True Case 6 Me.Filter = "JenisSurat = 6" Me.FilterOn = True Case 7 Me.Filter = "JenisSurat = 7" Me.FilterOn = True Case 8 Me.Filter = "JenisSurat = 8" Me.FilterOn = True

Case 9 Me.Filter = Me.FilterOn Case 10 Me.Filter = Me.FilterOn Case 11 Me.Filter = Me.FilterOn Case 12 Me.Filter = Me.FilterOn Case 13 Me.Filter = Me.FilterOn Case 14 Me.Filter = Me.FilterOn Case 15 Me.Filter = Me.FilterOn

"JenisSurat = 9" = True "JenisSurat = 10" = True "JenisSurat = 11" = True "JenisSurat = 12" = True "JenisSurat = 13" = True "JenisSurat = 14" = True "JenisSurat = 15" = True

Case Null Me.FilterOn = False End Select End Sub

Inilah langkah-langkah untuk memfungsikan option group sebagai tombol menyaring data yang berasal dari tabel SuratKeluar yang akan ditayangkan. Case 1 sampai dengan case 15 menunjukkan, jika pilihan option group adalah pada nilai 1 52



sampai nilai 15. Saat membuat option group dengan Wizard kita dipandu untuk menerima nilai untuk setiap tombol pilihan yang kita siapkan, yaitu 1 sampai 15 sesuai jenis surat yang ada. Nah ekspresi Case ini menunjukkan jika yang terpilih adalah salah satu dari ke-15 kemungkinan case tersebut, maka Microsoft Access diminta untuk melakukan 2 hal, yaitu PropertiFilterForm (Me) harus diset menjadi Jenis Surat yang sama dengan nilai Case, serta propertyFilterOn harus dinyatakan hidup/benar. Hasilnya dengan demikian, setiap kita mengklik salah satu tombol maka surat keluar yang akan ditampilkan hanya yang sesuai dengan pilihan yang kita tentukan. Kita bisa mencoba fungsionalitas form tersebut dengan memindahkan tampilan ke form view, dan menekan salah satu tombol pilihan saringan secara bergantian. Gambaran contoh fungsionalitas hasil pilihan saringan tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.10.

Gambar 2.11Form Surat Keluar dengan Pilihan Penyaringan

d.

Penambahan 6 tombol navigasi serta satu tombol untuk menetralkan pengaruh penyaringan (filtering). Keenam tombol navigasi ini dibuat dengan mudah dengan bantuan Wizard. Kecuali untuk command button keenam Tampilkan Semua Record, dibuat dengan sedikit tambahan kode. Kode pada commandbutton ini dibuat untuk menetralkan pengaruh filtering, dengan empat baris kode yang perlu disisipkan, yaitu sebagai berikut: Private Sub Command41_Click() Me.FilterOn = False FilterOptions = Null 53



End Sub

4. Menyusun Report Selanjutnya, atas file aplikasi database Surat Keluar.accdb, kita akan tambahkan report untuk menampilkan surat keluar selama periode tertentu. Seperti sebelumnya, pertama kali yang kita lakukan adalah masuk ke menu Create, pada tab Report pilih icon Report Wizards. Langkah-langkah berikutnya adalah sebagai berikut: a.

Wizard menanyakan fields apa yang diinginkan untuk masuk dalam report. Pilih tabel ke JenisSurat.Di sini pilih field [JenisSurat].

b.

Masih di Wizard yang sama, pindahkan tabel ke SuratKeluar, klik field-field [NoSurat], [TglSurat], [Kepada], dan [Perihal]. Masih di Wizard yang sama, pindahkan tabel ke UnitPengirim, klik field [NamaUnit]. Klik Next.

c.

Wizard menanyakan bagaimana kita ingin menampilkan data. Pilih By [JenisSurat]. Klik Next.

d.

Wizard menanyakan apakah ingin menambahkan tingkat pengelompokan lain. Pilih [NoSurat]. Klik Next.

e.

Wizard menanyakan urutan apa yang akan digunakan. Pilih [TglSurat]. Klik Next.

f.

Wizard menanyakan apa layout yang akan digunakan. Pilih Block dan OrientationLandscape.

Selanjutnya kita dapat mengedit lebih jauh, misal ukuran font, lebar field dan lain-lain melalui design view. Contoh report jadinya adalah seperti pada Gambar 2. 12.

54



Gambar 2.12 Report Daftar Surat Keluar

55



5. Membuat Menu Aplikasi dengan Switchboard Untuk menyempurnakan aplikasi, kita bisa sepenuhnya membuat user tidak perlu mengakses desain database dan memberikan mereka tampilan antar muka khusus yang akan menjadi menu atau media-antara untuk mereka menggunakan aplikasi database ini. Membuat layar menu ini dapat dilakukan secara otomatis melalui fasilitas switchboard pada Microsoft Access atau membuat layar menu khusus yang dibuat menggunakan object Form. Khusus toolsswitchboard, tools ini tersedia padaMicrosoft Access 2007, dihilangkan padaMicrosoft Access 2010, tetapi muncul kembali pada Microsoft Access 2013. Berikut kita akan membuat menu aplikasi dengan menggunakan fasilitas switchboard. Di Kegiatan Belajar III nanti akan digunakan object Formuntuk membuat menu seperti switchboard ini. Langkah-langkah membuat menu dengan switchboard adalah sebagai berikut. a.

Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Switchboard kemudian akan mengecek apakah sudah ada switchboard sebelumnya dan jika belum ada menawarkan apakah kita akan membuat switchboard baru. Klik Yes.

b.

Layar switchboard pertama menampilkan pilihan Close, New, Edit, Delete dan Make Default. Pilih New kalau akan menambah layar menu karena memiliki lebih dari satu layar menu. Karena kita cukup hanya akan memiliki satu layar menu, pilih Edit.

c.

Berikutnya muncul layar Edit Switchboard Page. Pada bagian atas terdapat switchboard name dengan nama default Main Switchboard. Pada bagian bawah terdapat ruang untuk menambahkan item apa yang akan dimasukkan pada switchboard tersebut. Ganti nama switchboard menjadi misalnya “Layar Menu Aplikasi Surat Keluar.” Untuk ruang bawah item isi switchboard, masukkan isian item sebagai berikut: 1) Text: Menambah dan Melihat Surat Keluar 2) Command: Open Form in Add Mode 3) Form: frmSuratKeluar

d.

Masih pada layar Edit Switchboard Page. Klik new untuk menambah item baru dengan isian item sebagai berikut: 1) Text: Daftar Surat Keluar

56



2) Command: Open Report 3) Form: frmSuratKeluar Lebih jelasnya sampai dengan langkah ini dapat dibandingkan dengan Gambar 2.13.

Gambar 2.13 Mengkonfigurasi Switchboard

e.

Masih pada layar Edit Switchboard Page. Klik new untuk menambah item baru untuk keluar aplikasi dengan isian item sebagai berikut: 1) Text: Keluar dari Aplikasi Surat Keluar 2) Command: Exit Application Hasil akhir switchboard ini adalah sebagaimana pada Gambar 2.14. Kita dapat

menjadikan sebagai satu-satunya layar yang terlihat saat menjalankan aplikasi. Caranya masuk ke AccessOption. Pilih CurrentDatabase. Pada bagian Display Form, pilih Switchboard. Pada Navigation tanda ceklis pada DisplaynavigationPane.

Gambar 2.14 Bentuk Akhir Switchboard

57



Latihan/ Tugas Praktikkan latihan-latihan berikut dengan baik, kemudian bandingkan jawaban Anda dengan materi yang ada pada Kegiatan Belajar 2. 1.

Bukalah CD yang disertakan. Ikuti pembahasan pada modul dan demonstrasikan: a.

Membuat tabel SuratKeluar, JenisSurat dan UnitPengirim! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

b.

Membuat formSuratKeluar! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

c.

Memberi kode pada Pilihan Penyaringan pada form SuratKeluar.Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

d.

Membuat

report DaftarSuratKeluar! Pastikan hasilnya sama dengan

pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh. e.

Membuat menu dengan switchboard untuk aplikasi persuratan! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.

2.

Buat pula tabel, formdan query untuk surat masuk yang belum ada sebagai berikut: a.

Buat tabel SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat tabel SuratKeluar (Buat business model seperti agenda surat masuk di kantor Anda).

b.

Buat form SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat form SuratKeluar.

c.

Buat report SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat report SuratKeluar.

d.

Tambahkan menu form SuratMasuk dan report SuratMasuk pada switchboard yang tersedia!

Rangkuman 1.

Microsoft Access dapat digunakan untuk membuat aplikasi persuratan sederhana, yang terdiri dari agenda surat masuk dan surat keluar.

2.

Untuk agenda surat keluar, untuk memudahkan pencarian dan penomoran sesuai jenis surat yang ada, dapat digunakan fungsi case atas option group jenis surat.

3.

Menu aplikasi sebagai layar awal yang muncul dapat dibuat dengan menggunakan 58



fasilitas switchboard yang ada pada Microsoft Access versi sampai dengan 2007.


1.

B-S

Aplikasi persuratan sederhana yang dimaksud dalam pembahasan modul ini termasuk fasilitas penomoran surat keluar secara otomatis oleh aplikasi.

2.

B-S

Isi field bernilai ganda menyalahi bentuk normal pertama, tetapi pada aplikasi surat ini kita abaikan karena nilai ganda sangat jarang terjadi.

3.

B-S

Tabel JenisSurat dan UnitPengirim sebenarnya tidak harus dibuat khusus, dapat digabungkan pada tabel SuratKeluar.

4.

B-S

Field [JenisSurat] tidak tergantung secara fungsional kepada [NoSurat].

5.

B-S

Antara tabel JenisSurat dengan SuratKeluar terdapat hubungan banyak ke satu sekaligus satu ke banyak.

6.

B-S

Agar Microsoft Access melakukan penyaringan data dengan Option Group saat terpilih tombol Option Group bernilai tertentu, maka aktifkan property FilterOn dari Option Group menjadi benar pada eventbeforeupdate.

7.

B-S

Report yang dibuat pada aplikasi persuratan dibuat berbeda dengan business model agar lebih informatif bagi pengguna.

8.

B-S

Kelebihan menggunakan switchboard sebagai layar navigasi menu adalah tidak perlu lagi membuat kode secara manual untuk menciptakan menu untuk berpindah antar obyek aplikasi.

9.

B-S

Ekspresi kode di belakang option group untuk berganti antar jenis surat pada Aplikasi Surat Keluar menggunakan fungsi Case, tidak

59



dapat digantikan dengan fungsi If, Then, Else. 10.

B-S

Hubungan antara tabel Jenis Surat dengan tabel Unit Pengirim adalah satu ke banyak, yang berarti Jumlah Surat Keluar yang

dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim adalah banyak.

60



Umpan Balik dan Tindak Lanjut Pada bagian akhir modul ini, penyusun memuat kunci jawaban tes formatif dan mempersilakan para peserta diklat untuk menyelesaikan tes formatif di atas sebelum mencocokkannya dengan kunci jawaban. Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur tingkat penguasaan materi yang diterima peserta diklat, yang selanjutnya menghitung hasil penilaian sendiri dengan cara menggunakan rumus berikut ini: Tingkat Penguasaan =

Jumlah jawaban yang benar x 100% Jumlah Soal















= Amat Baik

Tingkat penguasaan materi pelajaran anda dinyatakan berhasil dengan baik, apabila hasil penilaian mencapai tingkat penguasaan materi 80% ke atas. Namun apabila ternyata masih di bawah 80%, anda harus mengulang mempelajarinya kembali materi yang terkandung dalam modul ini.

61



KB 3: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI AKUNTANSI

KB 3

PERUSAHAAN JASA INDIKATOR Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat:  memahami business model sebelum membuat aplikasi akuntansi;  menuangkan business model akuntansi ke dalam tabel relasional;  menyusun form dan query aplikasi akuntansi;  menyusun menu aplikasi akuntansi tanpa switchboard. URAIAN DAN CONTOH

1. Memahami Business Model Akuntansi Perusahaan Jasa Untuk dapat membangun aplikasi database akuntansi, pengembang aplikasi tentunya harus dapat memahami business model akuntansi. Pemahaman tersebut tidak harus semendalam seperti seorang yang berlatar belakang pendidikan akuntansi, tetapi cukup sampai dengan pemahaman yang dapat membekali proses pembuatan aplikasi. Kompleksitas suatu aplikasi database akuntansi juga akan bertambah dengan semakin kompleksnya bentuk perusahaan yang dihadapi. Namun, memahami prinsip dasar business model akuntansi pada perusahaan yang paling sederhana tetap yang paling penting, karena menjadi dasar pemahaman untuk perusahaan-perusahaan yang lebih besar. Akuntansi pada dasarnya adalah catatan transaksi yang digolongkan menurut rekening-rekening/pos-pos akuntansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Catatan transaksi harian dinamakan jurnal. Setiap jurnal dibukukan ke dalam akun-akun/ rekening-rekening yang dikumpulkan dalam suatu daftar bernama buku besar. Dari buku besar kemudian diringkas menjadi laporan yang akan dibawa ke tahun-tahun berikutnya, yang mengikhtisarkan posisi kekayaan perusahaan per tanggal akhir periode tertentu, serta laporan yang berakhir di periode berjalan, yang memberikan gambaran kinerja perusahaan selama satu periode tersebut. Laporan pertama dikenal sebagai neraca atau balance sheet, sementara laporan kedua dinamakan laporan laba-rugi atau income statement.

62



Berdasarkan gambaran tersebut, business model akuntansi yang pertama harus dipahami adalah yang tercermin dalam form jurnal. Dari jurnal ini akan lahir form atau report-report lainnya. Tabel 3.1 berikut memberikan contoh jurnal dalam akuntansi manual (tanpa aplikasi database akuntansi). Perusahaan yang dicontohkan adalah perusahaan perseorangan yang bergerak dalam bidang jasa. Perusahaan tersebut bernama Salon Jessica, dimiliki oleh Jessica (Saba 2015). Tabel 3.1 Contoh Bentuk Jurnal Tanggal 2014 Des 3 4 8 10 18 21 25 27 29

Keterangan Kas Pendapatan Jasa Beban Listrik dan Air Kas Perlengkapan Salon Kas Peralatan Salon Utang Usaha Peralatan Salon Kas Kas Pendapatan Jasa Peralatan Salon Utang Usaha Kas Pendapatan Jasa Beban Gaji Kas

Ref 111 411 513 111 113 111 121 211 121 111 111 411 121 211 111 411 511 111

Debet 3.000.000

Kredit 3.000.000

600.000 600.000 400.000 400.000 1.000.000 1.000.000 800.000 800.000 10.000.000 10.000.000 2.000.000 2.000.000 1.500.000 1.500.000 3.000.000 3.000.000

Business model kedua yang harus dipahami adalah Daftar Rekening. Daftar ini memuat seluruh nama-nama akun atau rekening yang telah disiapkan sebelumnya untuk digunakan dalam catatan transaksi perusahaan baik di jurnal maupun selanjutnya di buku besar. Karena memuat seluruh nama rekening, pemilik perusahaan harus dapat memikirkan seluruh rekening yang harus ada atau akan diperlukan oleh perusahaan selama satu atau beberapa tahun ke depan. Memang saat menjurnal transaksi pada suatu tahun berjalan, perusahaan dapat saja menambahkan rekening baru, tapi hal ini akan merepotkan karena harus juga menambahkan di daftar rekening dan di buku besar. Kalau dalam sistem terkomputerisasi, berarti harus masuk mengubah desain database yang ada; tindakan ini merupakan ciri dari database yang tidak terencana dengan baik.

63



Selain memuat semua nama-nama rekening yang tersedia, daftar rekening juga memuat saldo-saldo rekening-rekening tersebut. Oleh karena itu daftar ini juga disebut neraca saldo (dengan catatan saldo rekening dengan nilai nol pun harus dimasukkan; Neraca saldo kadang diasumsikan hanya mencantumkan rekening dengan saldo lebih dari nol). Saldo tersebut bisa merupakan saldo awal, jika jurnal belum dibukukan, ataupun saldo akhir setelah jurnal-jurnal dibukukan. Misalkan untuk jurnal tersebut, nama-nama rekening pada daftar rekening dengan saldo awalnya adalah sebagaimana pada Tabel 3.2 berikut. Tabel 3.2 Contoh Bentuk Daftar Rekening No Akun

Akun

Debet

Credit

111

Kas

20.000.000

121

Piutang Usaha

2.500.000

113

Sewa Dibayar di Muka

3.600.000

114

Perlengkapan Salon

3.800.000

121

Peralatan Salon

211

Utang Usaha

10.000.000

311

Modal Jessica

15.000.000

312

Prive Jessica

411

Pendapatan Jasa

511

Beban Gaji

800.000

512

Beban Iklan

700.000

513

Beban Listrik dan Air

514

Beban Serba-Serbi

200.000 7.000.000

400.000

Business model ketiga adalah buku besar. Catatan transaksi harian dalam jurnal secara periodik harus dibukukan ke dalam buku besar ke dalam rekening masing-masing. Jika dihubungkan dengan daftar rekening cerita lengkap siklus akuntansi menjadi sebagai berikut: a.

Pada awalnya pemilik perusahaan mempersiapkan semua nama rekening yang akan ada pada perusahaan. Karena baru mengawali perusahaan, maka saldo-saldo semua rekening bernilai nol.

b.

Kemudian staf akuntansi perusahaan menjurnal transaksi perusahaan mereka. Sebagian besar rekening yang ada digunakan untuk mencatat transaksi tersebut, baik berupa penambahan atau pengurangan dalam nilai rupiah. Penambahan atau

64



pengurangan tersebut realisasinya dikonversi ke dalam logika akuntansi Debet atau Kredit. c.

Untuk melihat pengaruh dari transaksi ke dalam saldo-saldo setiap rekening, maka nilai rupiah setiap transaksi kemudian dimasukkan ke dalam buku per masingmasing rekening. Seluruh buku tersebut dinamakan buku besar.

d.

Nilai saldo akhir dari setiap rekening kemudian di-update ke saldo rekening di dalam daftar rekening. Daftar rekening sekarang menjadi neraca “saldo akhir” perusahaan.

e.

Saat memulai pencatatan periode baru, maka siklus akuntansi berulang kembali ke nomor 1. Daftar rekening sekarang menjadi neraca saldo awal perusahaan. Yang berbeda dengan neraca saldo awal di awal perusahaan berdiri adalah saldo-saldo rekening tidak lagi bernilai nol, kecuali untuk beberapa rekening yang selama periode tersebut tidak ada transaksi. Selanjutnya masuk ke langkah 2 kembali, langkah 3 kembali, langkah 4 dan selanjutnya kembali ke langkah 1 lagi, demikian seterusnya siklus akuntansi berputar. Dari gambaran tersebut, dapat disimpulkan bahwa buku besar untuk setiap

rekening adalah dokumen yang terus berkembang. Kalau jurnal adalah kumpulan catatan transaksi, maka buku besar adalah kumpulan catatan seluruh akibat transaksi tersebut ke dalam setiap rekening perusahaan. Tujuan buku besar ini dapat tercapai melalui suatu proses pembukuan (posting) dari jurnal ke buku besar. Cara memposting jurnal ke dalam buku besar dalam business model akuntansi sistem manual dapat digambarkan pada Gambar 3.1.

Modal

Gambar 3.1 Proses Posting Dari Jurnal ke buku Besar

65



Pada poin (d) siklus akuntansi, seluruh rekening dihitung saldo akhirnya, kemudian dilakukan rekapitulasi dan di-update ke dalam daftar rekening atau neraca saldo (trial balance) sebelumnya. Istilah lebih tepat untuk neraca saldo sesungguhnya adalah daftar saldo karena merupakan “daftar rekening yang ditambah saldo” saja. Dalam sistem manual, daftar rekening dan neraca saldo merupakan dokumen terpisah. Namun sebagaimana dijelaskan sebelumnya, kedua daftar ini sebetulnya identik. Dengan penjelasan ini, kita dapat memahami mengapa dalam sistem terkomputerisasi, sebagaimana akan dibahas di subbab berikut, kedua daftar ini tidak dibedakan. Neraca saldo inilah yang menjadi dasar untuk menyusun laporan keuangan, baik Neraca maupun Laporan Laba Rugi. Saldo akun-akun yang akan terbawa ke periodeperiode selanjutnya di masa yang akan datang, dilaporkan di Neraca. Sementara saldosaldo akun yang harus selesai pada periode berjalan, agar terlihat kinerja perusahaan selama periode tersebut, dilaporkan di Laporan Laba Rugi.

2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional Business model akuntansi merupakan contoh business model yang telah disiapkan dengan logika yang sangat sistematis sehingga sudah sejak awal melahirkan form-form dan report-report yang sudah mendekati kaidah database relasional. Fakta ini mengagumkan mengingat akuntansi lahir sekitar dua-tiga abad sebelum konsep database komputer dikembangkan. Sebagaimana telah dibahas pada Kegiatan Belajar2, mengembangkan database relasional dapat dilakukan melalui tahap analisis normalitas tabel sejak bentuk normal pertama sampai bentuk normal ketiga. Syarat yang harus dipenuhi agar tabel-tabel database relasional memenuhi bentuk normal pertama, kedua dan ketigas secara bersama-sama adalah sebagai berikut: Bentuk Normal Pertama a.

Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”.

b.

Tidak ada satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda.

c.

Telah ditentukan primary key untuk atribut tersebut.

66



d.

Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

Bentuk normal kedua adalah: a.

Tabel telah memenuhi bentuk normal pertama.

b.

Atribut bukan kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya kepada primary key.

Bentuk normal ketiga adalah: a.

Tabel telah memenuhi bentuk normal kedua.

b.

Atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci lainnya. Dengan mengkonversi sepenuhnya form pada business model akuntansi manual

menjadi tabel, maka ada tiga tabel yang kita simpulkan harus ada dalam database akuntansi terkomputerisasi menggunakan database relasional. Ketiga tabel tersebut adalah: tabel Jurnal,Rekening dan BukuBesar. Kita akan melakukan tiga langkah analisis saja sekarang untuk mengembangkan dan menguji tabel relasional ini, yaitu pertama, kita akan konversi terlebih dahulu business model akuntansi manual menjadi tabel database relasional, kedua kita akan cek keterpenuhan syarat tabel-tabel tersebut atas bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga secara sekaligus, dan ketiga baru kita akan memberikan relationship atas tabel-tabel tersebut. Untuk langkah pertama konversi business model ke dalam tabel relasional, akan menghasilkan tiga jenis desain tabel sebagaimana pada tabel III.3 berikut. Masingmasing dirumuskan berdasarkan contoh bentuk jurnal pada Tabel 3.1, contoh bentuk Daftar Rekening pada Tabel 3.2, dan contoh Buku Besar pada Gambar3.1. Desain tabel dan database aplikasi akuntansi ini diadaptasi dari aplikasi akuntansi yang sudah dibuat sebelumnya (Susanto dan Hartono 2003). Tabel Jurnal Field Name

Data Type

Key

Required?

Penjelasan Lain

NoJurnal

Autonumber

Primary

Ya

Surrogate Key

TglJurnal

Date.Time

Bukan

Tidak

NoRekening

Text, 7

Foreign Key ke Rekening

Tidak

Keterangan

Text, 50

Bukan

Tidak

67



Debet

Number (Long Integer)

Bukan

Tidak

Kredit


Bukan

Tidak

Tabel Rekening Field Name

Data Type

Key

Required?

NoRekening

Text, 7

Primary

Ya

Keterangan

Text, 50

Bukan

Tidak

Saldo


Bukan

Tidak

Penjelasan Lain

Tabel BukuBesar Field Name

Data Type

Key

Required?

Penjelasan Lain

Id

Autonumber

Primary

Ya

Surrogate Key

NoRekening

Text, 7

Foreign Key ke Rekening

Tidak

Tanggal

Date.Time

Bukan

Tidak

Debet


Bukan

Tidak

Kredit


Bukan

Tidak

Mari kita lanjutkan pada langkah kedua yaitu melihat keterpenuhan syarat normalitas bentuk pertama, kedua dan ketiga dari tabel-tabel tersebut. Untuk syarat normalitas pertama, setiap data dibentuk dalam flatfile, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomicvalue”, sudah terpenuhi oleh semua tabel. Demikian pula syarat normalitas bentuk pertama butir kedua, tidak ada satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda, butir ketiga telah ditentukan primary key untuk atribut tersebut, serta butir keempat, tiap atribut hanya memiliki satu pengertian. Demikian pula syarat tambahan untuk bentuk normal kedua, atribut bukan

kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya kepada primary key, dan syarat tambahan bentuk normal ketiga, atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci lainnya, keduanya telah terpenuhi. Setiap tabel telah mengacu pada satu pengertian sendiri-sendiri dan hanya memiliki ketergantungan fungsional pada kunci primer. Syaratsyarat normalitas ini mudah terpenuhi karena business model akuntansi ini telah

68



didesain dengan kaidah logika yang sistematis yang telah teruji dalam 2-3 abad praktek akuntansi. Yang sedikit berbeda dengan business model adalah bentuk tabel buku besar. Dalam buku besar manual, untuk setiap rekening dibuat dalam daftar sendiri-sendiri. Mengapa dalam sistem manual dibuat seperti itu? Alasannya karena sejak awal jumlah transaksi yang akan mempengaruhi suatu rekening belum diketahui, sementara tidak ada cara manual apapun yang dapat menyisipkan tambahan data ke rekening tertentu, jika buku besar dibuat dalam satu daftar. Untuk masing-masing rekening harus disediakan ruang yang cukup untuk menampung kemungkinan transaksi selama satu atau beberapa periode. Namun jika buku besar itu dalam bentuk tabel dalam database, maka buku besar cukup ditempatkan dalam satu tabel. Meskipun suatu transaksi berbeda rekening, saat memposting ke BukuBesar mesin database akan dapat menyisipkan angka transaksi ke akun yang tepat. Untuk langkah ketiga memberikan relationship atas tabel-tabel tersebut, terlebih dahulu kita gambarkan diagram E-R, sebagai berikut. Jurnal

Rekening

BukuBesar Gambar 3.2 Relatonship antar Tabel Aplikasi Database Akuntansi

Dalam diagram E-R tersebut, dari tabel BukuBesar ke Rekeningterdapathubunganbanyak ke satu. Hubungan tersebut dapat dicek dengan mengajukan pertanyaan dari BukuBesar ke Rekening, berapa banyak BukuBesar yang dapat ditempati satu Rekening? Jawabannya banyak. Sebaliknya dari Rekening ke BukuBesar, dengan mengajukan pertanyaan berapa banyak Rekening dapat masuk ke satu BukuBesar? Jawabannya hanya satu. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar III.3.

Id BB 1 Id BB 2 Id BB 3 Buku Besar

Rek 1 Rek 2 Rek 3

Rek 1 Rek 2 Rek 3

Id BB 1 Id BB 2 Id BB 3

Rekening

Rekening

Buku Besar

Gambar 3.3 Panduan Menentukan Hubungan antar Tabel

69



Sementara

untuk

hubungan

dari

tabel

Rekening

ke

Jurnalterdapathubunganbanyak ke banyak (many to many). Hubungan tersebut dapat dicek dengan mengajukan pertanyaan dari Rekening ke Jurnal, berapa banyak rekening yang dapat digunakan oleh satu jurnal? Jawabannya banyak. Sebaliknya dari Jurnal ke Rekening, dengan mengajukan pertanyaan, berapa banyak Jurnal dapat ditempati oleh satu Rekening? Jawabannya juga banyak. Hubungan banyak ke banyak akan menyulitkan dalam penyiapan form dan query, oleh karena itu harus dilakukan pemecahan tabel untuk membuat tabel perantara antara tabel Rekening dan Jurnal. Pemecahan tabel awal dibuat sedemikian rupa sehingga antara tabel Rekening ke tabelantara berrelasi banyak ke satu, dan antara tabelantara ke tabel Jurnal berrelasi satu ke banyak. Sebutlah tabelantara ini sebagai tabel RekeningJU berisi field [NoRekening], [Keterangan], [Debet] dan [Kredit]. Maka field tabel Jurnal, kita namakan sekarang tabel JurnalUmum, hanya tinggal [NoJurnal] dan [TglJurnal]. Jangan lupa antara Tabel JurnalUmum dengan tabel RekeningJU harus dibuat hubungan dengan menyiapkan tabel NoJurnal pada tabel RekeningJU sebagai foreign key. Dengan demikian selengkapnya hasil pemecahan tabel Jurnal menjadi dua tabel JurnalUmum dan RekeningJU adalah seperti pada Gambar III.4. Tabel Jurnal

Tabel JurnalUmum

TabelRekeningJU

Field Name

JurnalUmum

RekeningJU

NoJurnal

NoJurnal

NoJurnal

TglJurnal

TglJurnal

NoRekening

NoRekening

Keterangan

Keterangan

Debet

Debet

Kredit

Kredit

Gambar 3.4Pemecahan Tabel Jurnal ke dalam JurnalUmum dan RekeningJU

Setelah dilakukan pemecahan tabel Jurnal menjadi JurnalUmum dan RekeningJU maka Diagram E-R tabel-tabel kita menjadi sebagaimana pada Gambar III.5.

70



Rekening

JurnalUmum

RekeningJU

BukuBesar Gambar 3.5 Diagram E-R setelah Pemecahan Tabel Jurnal

Selain itu untuk kepentingan pemrograman isi field dari tabel-tabel tersebut juga dilakukan penambahan, yaitu penambahan field [Posting] dan [TglPosting] pada tabel JurnalUmum, field [Urut] pada tabel RekeningJU, field [D/K], [SaldoAwal] dan [TanggalSaldo] pada tabel Rekening, serta field SaldoAwal pada tabel BukuBesar. Desain field pada masing-masing tabel dari field-field tambahan tersebut dicantumkan pada Tabel 3.3. Tabel 3.3 Field-Field Tambahan untuk Keperluan Pemrograman Field Name

Ditambahkan pada Tabel

Data Type

Key

Required?

Posting

JurnalUmum

Yes, No

Primary

Ya

TglPosting

JurnalUmum

Date,Time

Bukan

Tidak

Urut

RekeningJU


Bukan

Tidak

D/K

Rekening

Text, 2

Bukan

Ya

SaldoAwal

Rekening


Bukan

Tidak

TanggalSaldo

Rekening

Date,Time

Bukan

Tidak

SaldoAwal

BukuBesar


Bukan

Tidak

Terakhir, setelah tabel-tabel disiapkan dalam desain aplikasi database Microsoft Access, kemudian relationship didefinisikan antar tabel-tabel tersebut, maka hasil relationship tersebut dapat digambarkan sebagaimana pada Gambar 3.6.

71



Gambar 3.6 Relationship Final

3. Menyusun Form dan Query Obyek form dan query untuk aplikasi database akuntansi yang akan kita buat terdiri dari: a.

Form Rekening

f.

Query qryBukuBesar dan qryNeraca

b.

Form Jurnal

c.

Form Posting

g.

Query qryRL dan qryTotRL

d.

Form Penutup

h.

Query qryNeraca dan qry123

e.

Query qryJU

Percobaan

Untuk form pertama Rekening, langkah-langkah untuk membuatnya adalah sebagai berikut: a.

Pilih FormWizard di tab Create pada TabbedRibbon, group Create.

b.

Pilih Rekening pada bagian Tables/Queries, lalu masukkan seluruh field.

c.

Wizard menanyakan layout yang akan digunakan. Pilih Columnar. Klk Next.

d.

Wizard menanyakan nama judul yang akan digunakan dalam form. Ikuti pilihan default yang memberikan nama form Rekening. Klik Finish. Sebelum melanjutkan membuat obyek yang lain, mari kita coba terlebih dahulu

mengisikan data pada form Rekening yang telah kita buat tersebut. Untuk mengisi data pada form Rekening, lebih mudah untuk memasukkan dari tabel Rekening. Caranya, dari NavigationPane, pilih TabelRekening. Masukkan ke tabel tersebut data-data

72


sebagaimana pada Tabel 3.2, dengan menambahkan isian untuk field D/K berupa saldo normal rekening, yaitu D jika “Debet” atau K jika “Kredit.” Hasil form Rekening setelah berisi data adalah sebagaimana pada Gambar 3.7.

Gambar 3.7 Bentuk Form Rekening yang Telah Berisi Data

Untuk form kedua, Jurnal, langkah-langkah untuk membuatnya adalah sebagai berikut: a.

Pilih Form Wizard di tab Create, pada Tabbed Ribbon, group Create.

b.

Pilih JurnalUmum pada bagian Tables/Queries, lalu masukkan seluruh field.

c.

Lanjutkan pilih RekeningJU pada bagian Tables/Queries yang sama, lalu masukkan secara berurutan field [NoRekening], [Keterangan], [Debet], [Kredit] dan [Urut]. Biarkan [NoJurnal] tidak masuk pada bagian Selected Fields. Klik Next.

d.

Wizard menanyakan, “How do you want to view your data?” Tetap pada pilihan default by JurnalUmum. Klik Next.

e.

Wizard menanyakan layout yang akan digunakan. Pindahkan pilihan ke tabular. Klk Next.

f.

Wizard menanyakan nama judul yang akan digunakan dalam form. Ketikkan Jurnal dan SubformJU. Klik Finish.

g.

Ubah sedikit desain form dengan menghapus labelSubFormJU dan melebarkan SubForm tersebut sehingga sejajar dengan field-field di atasnya.

h.

Atas form Jurnal ini kita masih perlu melakukan modifikasi yaitu agar pada fieldNoRek, dicantumkan pilihan No Rekening yang tersedia, sebagaimana yang telah kita masukkan pada tabel/form Rekening. Kemudian kita juga perlu

70


menambahkan nama rekening sesuai nama rekening yang dipilih. Untuk melakukan modifikasi tersebut langkah-langkah yang kita lakukan adalah sebagai berikut: 1)

Masuk ke formDesign. Lalu tekan tombol Shift pada keyboard dan klik pada [NoRek] dan [Keterangan] dan tekan Delete.

2)

Pada SubFormJU, klik kanan pada kotak hitam pada sudut kiri atas SubFormJU dan klik pada Properties.

3)

Pada Properties, klik pada tab Data, masuk pada baris RecordSource lalu klik pada tanda elipsis (...). Microsoft Access kemudian menanyakan, “Do you want to creat a query based on the table?” Klik Yes.

4)

Pada tampilan query by example SubFormJU query builder, masukkan table tambahan, yaitu tabel Rekening. Tambahkan field-field [NoRekening], [Debet], [Kredit] dan [Urut] dari tabel RekeningJU dan field [Keterangan] dari tabel Rekening. Tutup SubFormJU query builder.

5)

Tutup Form Jurnal. Kemudian buka SubFormJU. Dengan kontrol combobox dan Add Existing Field aktif, pilih [NoRek]. Kemudian drag dari ComboBox ke tempat field [NoRek] yang sebelumnya dihapus. Pada dialogComboBox yang muncul, pilih pilihan pertama I want the combo box to get the values from another table or query seperti pada Gambar III.2.

6)

Selanjutnya tambahkan di sebelah [NoRek], field [Keterangan] menggantikan field [Keterangan] yang dihapus sebelumnya.

i.

Jika sudah diposting, maka jurnal harus tidak dapat diedit dan dihapus. Untuk memastikan hal tersebut, maka pada property form (klik kotak kecil warna hitam pada bagian atas kiri form), pada tab event baris on current harus ditambahkan kode dengan sintaks sebagai berikut. Private Sub Form_Current() If Not IsNull(Me!Posting) Then If Me!Posting Then Me.AllowDeletions = False Me.AllowEdits = False Me!SubFormJU.Locked = True Else Me.AllowDeletions = True Me.AllowEdits = True Me!SubFormJU.Locked = False End If Else Me.AllowDeletions = True Me.AllowEdits = True Me!SubFormJU.Locked = False

71


End If End Sub

j.

Isikan jurnal-jurnal sebagaimana pada tabel III.1. Hasil form Jurnal final yang telah mendapat modifikasi desain lanjutan dan telah berisi data isian jurnal yang pertama adalah sebagaimana pada Gambar 3.8 berikut.

Gambar 3.8 Mengisikan Jurnal pada Form Jurnal

Selanjutnya form ketiga yang perlu kita buat adalah form Posting. Form ini diperlukan agar jurnal yang telah kita catat dapat dimasukkan ke rekeningnya masingmasing. Form posting akan sepenuhnya menggunakan ekspresi kode program atas command buttton posting pada form Posting. Langkah yang kita lakukan adalah sebagai berikut: a.

Buat form seperti pada Gambar 3.9.

Gambar 3.9 Form Posting

b.

Pada tampilan design klik kanan pada commandbuttonPosting. Selanjutnya pilih Properties dan masuk ke Tab Event, lalu klik pada tanda elipsis (...). Ketikkan sintaks kode sebagai berikut: Private Sub Posting_Click() 'buka query gryJU ' Set myRecJU = CurrentDb().OpenRecordset("qryJU")

72


'buka tabel buku besar Set myrecBB = CurrentDb().OpenRecordset("BukuBesar") 'cek, apakah ada data yang dihasilkan? If Not myRecJU.EOF And Not myRecJU.BOF Then 'jika ada, lakukan perulangan 'sampai akhir file (EOF) While Not myRecJU.EOF 'tambahkan ke Buku Besar myrecBB.AddNew myrecBB!NoRek = myRecJU!NoRek myrecBB!Tanggal = myRecJU!TglJurnal myrecBB!Debet = myRecJU!Debet myrecBB!Kredit = myRecJU!Kredit myrecBB!SaldoAwal = False myrecBB.Update 'cek tentang status normal rekening If myRecJU![D/K] = "D" Then 'jika rekening yang akan diupdate adalah Debet 'update saldo terakhir di tabel rekening 'dengan saldo = Saldo + Debet CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _ " saldo = saldo + " & myRecJU!Debet & _ " where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """" 'dan dengan saldo = saldo - Kredit CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _ " saldo = saldo - " & myRecJU!Kredit & _ " where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """" Else 'jika rekening yang akan diupdate adalah Debet 'update saldo terakhir di tabel Rekening 'dengan saldo = saldo - Debet CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _ " saldo = saldo - " & myRecJU!Debet & _ " where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """" 'dan dengan saldo = CurrentDb().Execute " saldo = saldo + " " where NoRek = """ End If

saldo + Kredit "update Rekening set " & _ & myRecJU!Kredit & _ & myRecJU!NoRek & """"

'pindah ke record berikutnya myRecJU.MoveNext Wend 'update field Posting tabel JurnalUmum dengan True CurrentDb().Execute "update JurnalUmum set " & _ "Posting=True, TglPosting=#" & Me!Waktu & "#" & _ "where Not Posting" End If Set myRecJU = Nothing Set myrecBB = Nothing End Sub

c.

Untuk command button Selesai, gunakan Wizard dan pilih CloseForm.

73


Untuk menyusun query-query yang diperlukan sebanyak 7 query, ikuti panduan menyusun query pada Bab 1 dan 2 serta desain query yang akan dibuat sebagaimana dicontohkan pada Gambar 3.10 berikut.

74


Gambar 3.10 Desain Query-Query Pada Aplikasi Databse Akuntansi

Untuk query terakhir, query Neraca dibuat dengan SQL pada tampilan SQL View. Isikan sintaks kode sebagai berikut. Select * from qry123 UNION ALL select * from qryTotRL;

4. Menyusun report Report-report untuk aplikasi ini paling tidak berjumlah 5 report, yaitu terdiri dari:

75


a.

Report rptJurnalUmum (Gambar 3.11)

b.

Report rptBukuBesar (Gambar 3.12)

c.

Report rptNeracaPercobaan (Gambar 3.13)

d.

Report rptNeracaSaldo (Gambar 3.14)

e.

Report rptRugi/Laba (Gambar 3.15)

Gambar 3.11 Report rptJurnalUmum

Untuk report-report lainnya, isinya baru representatif menunjukkan efek dari penjurnalan jika jurnal sudah diposting. Berdasarkan Gambar 3.11, kita dapat memastikan bahwa jurnal belum di-posting karena isi fieldposting masih kosong semua. Untuk itu mari kita coba masuk ke formPosting yang telah kita buat. Setelah muncul form Posting seperti pada Gambar 3.9, masukkan pada isian “tanggal hari ini” isian “3112-2014” (pada penggunaan sebenarnya dapat menggunakan tanggal hari ini yang sebenarnya). Setelah itu klik Posting. Barulah setelah ini kita dapat melihat efek jurnal pada report-report yang ada. Report-report ini dapat kita review sebagai berikut. a.

Untuk report rptBukuBesar. Report ini harus diaktifkan melalui form PilihRekening. Pilih pada combo box rekening yang akan dibuka Buku Besar-nya, misalkan rekening

76


Kas dengan nomor rekening 111. Selanjutnya klik command button “Buka Report Buku Besar.” Akan ditampilkan Buku Besar sebagaimana pada Gambar 3.12.

Gambar 3.12 Report Buku Besar dengan Form Pilih Rekening

b.

Report rptNeracaPercobaan pada dasarnya merepresentasi businessmodel sebagaimana pada Tabel 3.2. Report ini menggunakan query qryNeracaPercobaan sebagai sumber data. Bentuk report ini adalah sebagaimana pada Gambar 3.13.

77


Gambar 3.13 Report Neraca Percobaan

c.

Report Laporan Laba Rugi menjadikan query qryRL sebagai sumber data.

Gambar 3.14 Report Laporan Laba Rugi

d.

Terakhir report rptNeracaSaldo menggunakan query qryNeracaSaldo sebagai sumber data. Report ini perlu diproses lebih lanjut untuk menyusun Neraca. Proses yang harus dilakukan adalah (1) mengekspor report ke dalam file Microsoft Excel, (2) menambahkan saldo “Modal Jessica” dengan “Ikhtisar Laba Rugi” (jika bersaldo Kredit, jika Debet dikurangkan) dan (3) mengurangkan saldo “Model Jessica” lagi dengan “Prive Jessica”. Saldo “Modal Jessica” terakhir inilah yang merupakan saldo “Modal Jessica” yang paling update untuk ditampilkan di Neraca, tentu dengan

78


tidak menampilkan lagi saldo “Ikhtisar Laba Rugi” dan “Prive Jessica”. Bentuk report ini adalah sebagaimana pada Gambar 3.15.

Gambar 3.15 Report Neraca Saldo

5. Menyusun Menu Aplikasi Sebagaimana disebutkan pada Kegiatan Belajar 2, menu aplikasi pada Aplikasi Database Akuntansi ini tidak menggunakan switchboard tetapi menggunakan form biasa, untuk lebih memberikan variasi artistik dalam mendesain menu. Namun ada dua hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan form sebagai menu (layar navigasi antar obyek yang menjadi fasilitas aplikasi). Pertama, navigasi antar menu tetap mengikuti logika yang sama sebagaimana pada menu dengan switchboard. Untuk memungkinkan navigasi antar menu ini, kita akan menggunakan fasilitas command button wizard. Kedua, tampilan form harus dimodifikasi agar desainnya terlihat pantas sebagai suatu menu. Terdapat dua menu / layar navigasi dalam aplikasi database akuntansi ini, yaitu layar “Menu Utama” dan layar “Menu Laporan”. Bentuk kedua menu ini adalah sebagaimana pada Gambar 3.16 berikut.

79


Gambar 3.16 Menu Utama dan Menu Laporan

Saat aplikasi diaktifkan yang akan muncul adalah “Menu Utama”. Pada menu utama terdapat empat pilihan obyek serta proses yang dapat dilakukan. Jika selanjutnya akan melihat atau memprint-out laporan, maka kita harus meng-klik tombol “Ke Menu Laporan”, untuk mengaktifkan layar menu kedua yaitu “Menu Laporan.” Pada menu ini terdapat lima jenis laporan yang dapat ditampilkan. Seluruh menu ini didesain dengan wizard dari command button, yang intinya diarahkan untuk membuka form serta report yang sesuai dengan caption masing-masing tombol / command button tersebut. Jangan lupa untuk tombol “Buku Besar” arahkan command button untuk membuka form PilihRekening, tidak langsung ke rptBukuBesar. Agar form tampak pantas sebagai sebuah layar menu, maka property pada desain form harus diubah di antaranya mengikuti sebagaimana pada Gambar3.17 berikut.

Gambar 3.17 Desain Property Form untuk Menu

80


Rangkuman 1.

Aplikasi Akuntansi dengan MS Access menggunakan tabel-tabel dan report-report yang hampir seusai dengan penggunaan akuntansi secara manual. Bussiness model akuntansi manual menjadi dasar pendesainan aplikasi.

2.

Hubungan antara tabel-tabel dalam aplikasi akuntansi bermacam-macam, ada satu ke banyak, banyak ke banyak dan banyak ke satu.

3.

Untuk mengotomatisasikan aplikasi digunakan kode-kode perintah berbasis visual basic (visual basic application), misalnya setelah tombol posting diklik, maka jurnal harus tidak dapat diedit atau dihapus, atau untuk membuat Laporan Neraca Saldo dibuat query yang menggabungkan data rugi laba dengan neraca.


1.

B-S

Bussines model akuntansi yang paling penting dipahami untuk membuat aplikasi akuntansi adalah bussiness model akuntansi pada perusahaan sederhana, karena semua aplikasi akuntansi untuk semua jenis perusahaan lainnya pada dasarnya sama saja tingkat kerumitannya.

2.

B-S

Menambahkan rekening baru pada suatu aplikasi akuntansi harus dapat dilakukan setiap saat melakukan pencatatan transaksi dalam jurnal, sesuai praktek akuntansi secara manual pada umumnya.

3.

B-S

Salah satu contoh perbedaan praktek akuntansi manual dengan akuntansi dengan aplikasi adalah dalam penyusunan tabel Buku Besar. Dalam aplikasi akuntansi, buku besar dibuat cukup dengan satu tabel, sementara dalam aplikasi akuntansi manual, buku besar dibuat dalam beberapa buku/daftar sebanyak jumlah rekening.

4.

B-S

Relasi antara tabel Buku Besar dengan Rekening adalah relasi banyak

81


ke satu, karena dari Buku Besar ke Rekening, jumlah Buku Besar yang dapat ditempati satu Rekening adalah banyak, dan dari Rekening ke Buku Besar, jumlah Rekening yang dapat masuk ke satu Buku Besar adalah hanya satu. 5.

B-S

Relasi antara tabel Rekening dengan tabel Jurnal adalah banyak ke banyak, sehingga perlu dibuat tabel baru sehingga relasi tabel Rekening dengan tabel Jurnal menjadi banyak ke satu.

6.

B-S

Saat menjurnal, jika aplikasi membuat tombol posting, maka atas jurnal yang masih belum di-posting, jurnal tersebut masih dapat diedit. Sebaliknya jika atas jurnal tersebut sudah dilakukan posting, maka jurnal tersebut sudah tidak dapat diedit

7.

B-S

Diketahui sebuah form berikut yang aktif jika diklik menu buku besar.

Maka ekspresi yang disertakan dalam kriteria dari query terkait adalah Forms!PilihRekening.cboNoteRec. 8.

B-S

Fungsi dari ekspresi perintah berikut Select * from qry123 Union All Select *from qry123 Adalah menggabungkan data laba rugi dengan data neraca.

9.

B-S

Yang membedakan jurnal sudah di posting atau belum adalah jika pada field tanggal posting pada tabel JurnalUmum belum ada data tanggal, berarti jurnal belum diposting.

10.

B-S

Agar form dapat berfungsi sebagai menu navigasi aplikasi, bisa digunakan command button serta menyesuaikan format property from

82


seperti Autor Center dan Auto Resize menjadi No.

83


Umpan Balik dan Tindak Lanjut Pada bagian akhir modul ini, penyusun memuat kunci jawaban tes formatif dan mempersilakan para peserta diklat untuk menyelesaikan tes formatif di atas sebelum mencocokkannya dengan kunci jawaban. Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur tingkat penguasaan materi yang diterima peserta diklat, yang selanjutnya menghitung hasil penilaian sendiri dengan cara menggunakan rumus berikut ini: Tingkat Penguasaan =

Jumlah jawaban yang benar x 100% Jumlah Soal















= Amat Baik

Tingkat penguasaan materi pelajaran anda dinyatakan berhasil dengan baik, apabila hasil penilaian mencapai tingkat penguasaan materi 80% ke atas. Namun apabila ternyata masih di bawah 80%, anda harus mengulang mempelajari kembali materi yang terkandung dalam modul ini.

84


PENUTUP SELAMAT !!!. Rangkaian materi dalam modul ini disusun dengan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca modul ini. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti tersebut, didukung juga dengan ilustrasi-ilustrasi dan gambar-gambar berwarna yang akan semakin membantu memahami materi di modul ini. Besar harapan kami, hanya dengan membaca modul ini, pembaca dapat membuat aplikasi dengan menggunakan Microsoft Access untuk kebutuhan sehari-hari terkait pekerjaan ataupun keperluan pribadi dengan baik, baik terkait keperluan pengolahan data yang temporer atau pembuatan aplikasi yang lebih permanen. Kami sangat menyadari bahwa materi dalam modul ini belum sempurna. Oleh karena itu perbaikan secara terus-menerus akan kami lakukan agar materi di modul ini menjadi sumber pengetahuan yang berguna bagi pembacanya sekarang dan di masa yang akan datang.

85


TES SUMATIF Pilihan Ganda: Pilihlah jawaban yang paling tepat!

1.

Suatu file excel akan kita pindahkan seluruhnya menjadi suatu tabel baru dalam MS Access. Jika isi file Excel tersebut adalah sebagai berikut: Employee_Number Last_Name

First_Name

Employee_Status

104

WIBB

MAURICE

A

1044

BLECKMAN

PHILLIP

A

1050

VALLOFUIRTE

LOUIS

I

1054

STEMPFL

JOHN

A

Maka salah satu yang harus kita lakukan saat mengikuti panduan Wizard adalah: a. Di application ribbon pilih Database Tools b. Pilih icon Access pada group Import & Link c. Pada dialog Get External Data pilih “Append a copy of a record to the table” d. Pada dialog wizard pilih pilihan “First Row Contains Column Headings” 2.

Pilihan yang harus kita tentukan saat akan menyusun statistik suatu data menggunakan wizard create new query adalah sebagai berikut, kecuali: a. Pilih darimana data yang akan dibuat statistiknya akan diperoleh, misal dari tabel atau dari query. b. Pilih pilihan summary query saat diminta menentukan detail atau summary query. c. Tuliskan formula statistik yang sesuai, seperti sum atau average. d. Beri nama query misal dengan nama “statistik jurnal.”

3.

Untuk memindahkan secara bersama-sama sekelompok field dengan isinya pada desain suatu report, dapat dilakukan dengan mengklik mouse dan memilih field-field tersebut sambil menekan tombol a. Tab b. Esc c. Shift d. Ctrl

86

4.

Kita bisa memindah data dari file lain seperti spreadsheet microsoft excel ke dalam suatu tabel di microsoft access dengan menggunakan menu: a. New b. Copy c. Import d. Export

5.

Perintah sql untuk mengambil data data dari satu tabel atau lebih adalah: a. Alter b. Insert c. Update d. Select

Untuk Soal Nomor 6-8 Suatu tabel berisi catatan transaksi kas masuk dengan kode KM, kas keluar dengan kode KK, penjualan kredit dengan kode PJK dan pembelian kredit dengan kode PBK. Setiap transaksi dibuktikan dengan bukti transaksi dengan format: (Kode transaksi)(tanda strip)(nomor urut transaksi per jenis transaksi dalam 4 digit, diawali nol jika kurang). Contoh transaksi kas masuk ke 25, maka bukti transaksinya akan berbentuk sebagai berikut: KM-0025. 6.

Untuk memeriksa kebenaran pencatatan bukti transaksi, manakah dari pilihan berikut yang merupakan salah satu contoh proses pengolahan data dengan Microsoft Access yang benar yang dapat dilakukan? a. Buat simple query yang berisi hanya field bukti transaksi dari tabel asal, ditambah dengan dua field baru, yaitu jenis transaksi dan nomor berurut. Bandingkan urutan nomor bukti berdasar bukti transaksi dengan field nomor urut yang kita berikan. b. Buat crosstab query yang memetakan nomor urut sebagai baris dan jenis transaksi sebagai kolom, dan berikan ceklis pada pertemuan baris dan kolom yang bukti transaksi dan jenis transaksinya ada. c. Buat simple query yang berisi field-field bukti transaksi, tanggal transaksi dan nilai transaksi dan buat report berdasarkan query tersebut. d. Buat crosstab query yang memetakan tanggal transaksi sebagai baris dan jenis transaksi sebagai kolom, dan berikan value pada isi crosstabquery pada pertemuan baris dan kolom berupa nomor bukti transaksi yang bersesuaian.

7.

Ekspresi bagaimana yang dapat dibuat pada desain query untuk field baru untuk memisahkan antara satu jenis transaksi dengan jenis transaksi yang lain? a. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];3)="KM-";"KM-";IIf((Left (KodeTransaksi];3)="KK-";"KK-";Iif(Left([[Kode Transaksi];4) ="PJK-";"PJK";Left([KodeTransaksi];4))))

TES SUMATIF 86

b. JenisTransaksi:IIf(Left([KodeTransaksi];2)="KM";"KM";IIf((Left ([KodeTransaksi];2)="KK";"KK";Iif(Left([[KodeTransaksi];3)="PJK";"PJK";Left([ KodeTransaksi];3)))) c. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];2)="KM";"KM";IIf((Left (KodeTransaksi];2)="KK";"KK";Iif(Left([[KodeTransaksi];3) ="PJK";"PJK"; IIf((Left(KodeTransaksi];3)=”PBK”;”PBK”;”Lainnya”))))) d. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];3)="KM-";"KM-";IIf((Left (KodeTransaksi];3)="KK-";"KK-";Iif(Left([[KodeTransaksi];4) ="PJK-";"PJK-"; IIf((Left(KodeTransaksi];3)=”PBK-”;”PBK-”;”Lainnya”)))))

8.

Untuk membuat nomor urut dalam suatu pengolahan data, beberapa hal yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut, kecuali: a. Terlebih dahulu buat simple query dengan field-field yang diperlukan baik dari tabel sumber maupun field baru hasil pengolahan dari field yang ada. b. Untuk membuat field nomor urut di query hidupkan pilihan sigma pada tab Design. Pilih count pada baris Total untuk field yang akan menjadi nomor urut dan Group By pada field lainnya. c. Jadikan query sebagai sumber report, dan buat di report tersebut field nomor urut menggunakan textbox dan hidupkan pada property-nya running sum over group. d. Urutan record pada tabel asal akan berbeda dengan field nomor urut yang baru tergantung group by yang didefinisikan pada query.

9.

Dalam menstratifikasi data, misalnya membagi transaksi berdasarkan nilai transaksi secara berjenjang, maka penerapan urutan logika yang benar untuk pengolahan data dengan microsoft access adalah: a. Dibuat query yang akan mengurutkan data berdasarkan nilai transaksinya secara ascending, kemudian dari urutan tersebut dibuat stratifikasi dengan query baru yang membagi data menjadi berapa kelompok berjenjang sesuai kebutuhan. b. Dibuat query dengan dua field, yaitu pertama field kategorinilai transaksi yang dikelompokkan ke dalam beberapa jenjang yang bertingkat sesuai nilai transaksi sesuai kebutuhan, serta kedua field jumlah transaksi yang menghitung berapa jumlah transaksi yang memenuhi masing-masing kategori berdasarkan jenjang tersebut. c. Setiap transaksi nilai transaksinya dicek pada query pertama apakah memenuhi kriteria jenjang tertentu berdasarkan nilai transaksi. Selanjutnya dibuat query kedua yang menghitung jumlah record pada setiap jenjangnya.

TES SUMATIF 87

d. Ketiga pilihan a, b, dan c dapat dilakukan. Untuk soal nomor 10-13 Diketahui suatu aplikasi persuratan memiliki form menu sebagai berikut:

10. Berapa jumlah surat yang telah diinput ke dalam aplikasi tersebut? a. Terdapat 1 surat yaitu yang ditampilkan form tersebut b. Terdapat sebanyak 563 surat c. Tidak dapat diketahui secara jelas berapa jumlah surat yang telah dientry. d. Jumlah surat berbeda-beda tergantung jenis surat yang dipilih. 11. Control apa yang digunakan untuk membuat bagian dalam form dengan caption Pilihan Saringan? a. Option Group b. List Box c. Combo box d. Subform 12. Fungsi dari mengisi property After Update yang diterapkan pada bagian Pilihan Saringan dari aplikasi tersebut adalah: a. Mengupdate data surat sesuai hasil input terakhir b. Melanjutkan penyimpanan surat yang dilengkapi dengan kemudahan pencarian data jika diperlukan selanjutnya

TES SUMATIF 88

c. Memastikan surat hanya menampilkan jenis surat yang dipilih pada pilihan. d. Memastikan hanya jumlah surat yang sesuai dengan pilihan jenis surat yang ditampilkan pada form. 13. Misalnya diketahui, kode yang diterapkan untuk property After Update adalah sebagai berikut: Private Sub FilterOptions_AfterUpdate() Select Case FilterOptions Case 1 Me.Filter = "JenisSurat = 1" Me.FilterOn = True Case 2 Me.Filter = "JenisSurat = 2" Me.FilterOn = True

dst. Pernyataan-pernyataan berikut benar terkait dengan penulisan kode tersebut, kecuali: a. Akan terdapat kode Case berikutnya sampai sejumlah jenis surat keluar b. Alternatif lain penggunan kode dengan fungsi Case adalah dengan If,Then, Else c. Penggunaan nilai JenisSurat = 1, 2, dst. adalah sesuai yang telah didefinisikan sebelumnya melalui pilihan yang kita berikan saat mengikuti wizard. d. Dengan menetapkan FilterOn = True, maka pencarian surat akan dapat serta lebih mudah untuk dilakukan. Untuk nomor 14-15 Diketahui suatu diagram E-R sebagai berikut:

Surat Keluar

Jenis Surat

Unit Pengirim

14. Pernyataan berikut yang benar terkait diagram E-Rtersebut adalah: TES SUMATIF 89

a. Jumlah Surat Keluar yang dapat menjadi bagian dari Jenis Surat adalah banyak b. Jumlah Jenis Surat yang dapat menaungi satu Surat Keluar adalah satu saja c. Jumlah Surat Keluar yang dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim adalah satu saja. d. Antara Jenis Surat dan Surat Keluar terdapat hubungan banyak ke satu (many to one) 15. Surrogate Key berdasarkan diagram E-R di atas akan terbentuk pada tabel: a. Surat Keluar b. Jenis Surat c. Jenis Surat dan Unit Pengirim d. Surat Keluar dan Jenis Surat 16. Jika field [NomorSurat] menjadi primary key dari tabel SuratKeluar maka field berikut yang tidak memiliki ketergantungan fungsional kepada primary key adalah: a. [TglSurat] b. [UnitPenyusunSurat] c. [AlamatSurat] d. [PerihalSurat] 17. Berikut adalah urutan langkah-langkah yang benar yang harus kita lengkapi saat membuat switchboard pada Microsoft Access: a. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. b. c. d.

Pilih Edit. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Isikan item switchboard. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih New. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard.Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”.

18. Diketahui diagram E-R untuk suatu aplikasi database akuntansi sebagai berikut:

TES SUMATIF 90

Jurnal

Rekening

BukuBesar

Pernyataan yang benar terkait diagram E-R tersebut adalah sebagai berikut, kecuali: a. Hubungan banyak-ke-banyak terjadi antara tabel Rekening dengan Jurnal b. Antara hubungan banyak-ke-banyak harus dilakukan pemecahan tabel menjadi hubungan banyak-ke-satu dan banyak-ke-satu c. Untuk mengatasi hubungan banyak-ke-banyak dibuat tabel antara yang akan mengambil sebagian field dari kedua tabel sebelumnya. d. Antara tabel BukuBesar dengan tabel Jurnal tidak terdapat hubungan langsung 19. Cara yang mudah untuk membuat report yaitu dengan cara: a. Create query in design view b. Create table by entering data c. Create query by using chart wizard d. Create report by using wizard 20. Pada Program Microsoft Access fungsi dari outer join adalah: a. Membuat tabel baru b. Mengganti semua data c. Membuat master data d. Membuat hubungan antar table Peserta Diklat Microsoft Access yang mencapai prestasi yang baik (5 sampai 10 besar) pada diklat-diklat sebelumnya, mendapat kesempatan untuk mengikuti Ujian Sertifikasi Microsoft Access Specialist (MOS). Ujian ini diselenggarakan langsung oleh Microsoft secara on-line dengan bahasa pengantar bahasa Inggris. Meskipun soal yang diberikan pada sertifikasi MOS tersebut berbentuk soal praktek langsung pada aplikasi Microsoft Access, namun untuk Anda mempersiapkan diri, khususnya secara bahasa, pada bagian berikut ditambahkan soal pilihan ganda berbahasa Inggris.

TES SUMATIF 91

21. After Entering All Fields Required For A Table, If You Realize That The Third Field Is Not Needed, How Will You Remove? a. You Need To Delete The Whole Table. There Is No Method To Remove A Particular Field Only. b. Delete All The Fields From Third Downwards And Reenter The Required Fields Again. c. Select The Third Column In Datasheet View Then Delete d. Select The Third Row In Table Design View Then Delete 22. A Small Button With Three Dots Usually Displayed At The Right Of Field Properties Box a. Make Button b. Expression Button c. Build Button d. None Of Above 23. In Access, this displays the results of a calculation in a query a. Lookup field b. Calculated field c. Source field d. Child field 24. This form displays the field name labels down the left side of the column, with the data for each field just to the right of its corresponding label. a. Tabular b. Justified c. Columnar d. Datasheet 25. Query design window has two parts. The upper part shows a. Name of fields, field type and size b. Tables with fields and relationships between tables c. Criteria d. Sorting check boxes 26. Which of the following statement is true a. Reports can be used to retrieve data from tables and calculate b. Queries can be printed in well formatted manner and presented as the information c. Queries can include calculated fields that do not exist in table d. Reports and forms are similar but forms are use to print but reports to display on screen only

TES SUMATIF 92

27. What do you mean by one to many relationship between Student and Class table? a. One student can have many classes b. One class may have many student c. Many classes may have many students d. Many students may have manu classes 28. Referential integrity means a. Do not enter a value in the foreign key field of a child table if that value does not exist in the primary key of the parent table b. Do not enter a value in the primary key field of child table if that value does not exist in the primary key of the parent table c. Do not enter a value in the foreign key field of a parent table if that value does not exist in the primary key of the child table d. All of above 29. Cascade delete option a. is used to delete all the records of all tables in a database b. will repeat the recent delete operation to all the records of current table c. is available in Edit relationship dialog box which makes sure that all the related records will be deleted automatically whn the record from parent table is deleted d. None of above 30. To achieve AND effect when you are entering criteria in a query design window a. write criteria values vertically one in a row b. write criteria values horizontally c. Write criteria values in same field separated with AND d. Write criteria values in same field separated with &

--00--

TES SUMATIF 93

KUNCI JAWABAN Tes Formatif 1

Tes Formatif 2

Tes Formatif 3

1) S`

1) S

1) S

2) B

2) B

2) S

3) B

3) S

3) B

4) S

4) B

4) B

5) B

5) S

5) S

6) S

6) S

6) B

7) B

7) B

7) B

8) S

8) B

8) B

9) B

9) S

9) B

10) B

10) S

10) S

KUNCI JAWABAN 91

Tes Sumatif

Pilihan Ganda 1) D

11) A

21) C

2) C

12) C

22) C

3) C

13) D

23) B

4) C

14) B

24) C

5) A

15) D

25) B

6) A

16) B

26) C

7) B

17) B

27) A

8) B

18) B

28) A

9) A

19) D

29) C

10) B

20) D

30) B

KUNCI JAWABAN 92

DAFTAR PUSTAKA

Alexander, Michael. 2007. Microsoft Access 2007 Data Analysis. New Jersey: John Wiley & Sons. 2015. Rubrik Ekonomi. June 05. http://ekonomister.blogspot.co.id/2010/10/teknikaudit-berbantuan-komputer-dan.html?m=1. Saba, Dwi Subekti. 2015. "Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa." Blog Dwi Subekti Saba di Wordpress. May 10. Accessed May 10, 2015. https://dwisubektisaba.wordpress.com/diklat-akuntansi-kelas-xiips/materi-bab-3. Santoso, Khamami Heru. 2013. Konsep Database. Jakarta: Pusdiklat Keuangan Umum, Kementerian Keuangan. Susanto, Budi, and Andreas Hartono. 2003. Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Access. Jakarta: Elex Media Komputindo.

DAFTAR PUSTAKA 93

Pusdiklat Keuangan Umum Jalan Pancoran Timur 2 nomor 1 Jakarta Selatan Telepon/ Fax : 021 – 7996109 email: [email protected]

94

Modul Aplikasi Terintegrasi

Recommend Documents