Mitel MKB Bereikbaarheidsconcept

Mitel MKB Bereikbaarheidsconcept

Betere bereikbaarheid, lagere kosten

Goed en voordelig

persoonlijk bereikbaar door:

• één persoonlijk nummer, voor uw vaste, mobiele en thuiswerktoestel • slimme doorschakelingen, bijvoorbeeld op basis van uw agenda • altijd te bellen tegen de laagste kosten

‘Sinds kort hebben wij geen verschillende nummers meer voor vast en mobiel. Iedereen is bereikbaar onder één persoonlijk nummer en onze telefoniesoftware schakelt automatisch naar het juiste toestel door. Je kunt de software ook vertellen wat er moet gebeuren als een toestel in gesprek is: doorschakelen naar de voicemail of naar een andere collega op de afdeling. Het gaat zelfs zover dat we ons systeem kunnen koppelen aan onze digitale agenda. Dat is vooral handig voor onze buitendienstmedewerkers. Als zij in een gesprek zitten, schakelt de telefoon door naar de collega op kantoor. Voorheen klaagden relaties wel eens dat we zo slecht bereikbaar waren. Nu krijgen we complimenten over onze bereikbaarheid.’

MITELMITEL MKB BEREIKBAARHEIDSCONCEPT RETAIL SOLUTIONS

Iedereen kent de twijfel welk nummer op het kaartje van je contactpersoon je moet bellen: het vaste of het mobiele? Je begint met het vaste. Daar wordt niet opgenomen. Mobiel dan maar, ook geen gehoor. Je spreekt de voicemail in, maar omdat het dringend is, stuur je er voor de zekerheid ook nog een mailtje achteraan. Dat zijn vier contactpogingen! Niet echt klantvriendelijk. En ook niet efficiënt, want de persoon die je te pakken probeerde te krijgen moet èn zijn voicemail uitluisteren èn de mail beantwoorden.

veel minder gesprekken in terechtkomen dan voorheen. Die voicemailbox kan bovendien worden gekoppeld aan de gewone mailbox, of dat nu Outlook, Exchange of Lotus Notes is. Voicemails komen dan binnen als e-mail. Koppelt u daar ook nog de fax aan, dan heeft u alle communicatie overzichtelijk bij elkaar in één mailbox.

En wat te denken van de extra kosten. Uit onderzoek blijkt dat 70 procent van de gesprekken die met een mobiele telefoon worden gepleegd, telefoontjes betreffen om de voicemail uit te luisteren. Dat betekent dubbele kosten: eerst voor het uitluisteren van de voicemail, daarna voor het terugbellen. Datzelfde onderzoek laat zien dat meer dan de helft van de zakelijke mobiele gesprekken gewoon op kantoor wordt gepleegd. Er staat een vast toestel op het bureau, maar medewerkers gebruiken hun mobiel. Simpelweg omdat ze zich niet bewust zijn van de goedkoopste manier van bellen. En dat hoeven ze natuurlijk ook niet te zijn, mits u de juiste maatregelen neemt. Met het Mitel MKB Bereikbaarheidsconcept zijn vaste en mobiele telefonie volledig geïntegreerd. Gebruikers krijgen één persoonlijk nummer voor alle toestellen die ze gebruiken, of dat nu hun vaste bureautelefoon is, een DECTtoestel, een mobiele telefoon of de telefoon thuis. Ze hebben ook nog maar één voicemailbox, waar

3

Prettiger

communiceren door:

• keuzemenu’s en wachtrij-opties voor relaties of klanten • koppelingen tussen telefonie en uw bedrijfssoftware • simpele rapportagemogelijkheden waarmee u uw bereikbaarheid meet

‘In onze psychologenpraktijk hebben alle cliënten een vast contactpersoon. Onlangs hebben wij telefonie gekoppeld aan ons elektronisch patiëntendossier. Dat werkt echt handig. Als een cliënt belt, herkent het systeem hem en schakelt het gesprek automatisch door naar zijn vaste psycholoog. Is die niet beschikbaar, dan komt het telefoontje bij de receptioniste terecht, die aan de hand van de aanwezigheidsinformatie kan zien naar welke collega ze het gesprek het best kan doorzetten. Het systeem houdt zelfs de beltijd bij! Aan het eind van de maand zien we in één oogopslag hoe lang we met welke cliënten hebben gebeld. Sindsdien is het aantal te factureren telefonische consults omhoog gegaan, want vroeger vergaten we nog wel eens telefoontjes in ons declaratiesysteem te noteren. Nee, daar hebben we nog geen opmerkingen van cliënten over gehad. Wel hebben we verschillende complimenten gehad dat onze dienstverlening zo persoonlijk, vertrouwd en dichtbij is.’

MITELMITEL MKB BEREIKBAARHEIDSCONCEPT RETAIL SOLUTIONS

Wie herkent het niet: in de functie-omschrijving van de telefoniste/receptioniste staat een leuke opsomming van taken en verantwoordelijkheden, maar in de praktijk komt ze door de constant rinkelende telefoon helemaal nergens aan toe. Kan dat niet anders? Ja, dat kan. Het Mitel MKB Bereikbaarheidsconcept koppelt uw telefonie aan uw relatiesysteem, zodat vaste klanten, patiënten, partners of andere relaties direct worden doorverbonden met de juiste persoon. Als u dat wenst, kan het systeem zelfs zo worden ingeregeld dat de gegevens van die relatie automatisch op het scherm verschijnen zodra de medewerker de telefoon opneemt. Daarmee maakt u een eind aan onnodige wachttijd; geen ‘momentje, ik pak uw gegevens er even bij’ meer. Wel zo efficiënt en bovendien prettig voor de persoon die belt. Telefonie kan ook worden gekoppeld aan bestaande contactpersonenlijsten in bijvoorbeeld Microsoft Exchange. Wilt u een relatie bellen, dan is aanklikken in de lijst van contactpersonen voldoende. U hoeft geen nummer meer in te toetsen. Is het een telefoontje dat u later nog eens terug wilt luisteren, dan kunt u met een druk op de knop het gesprek opnemen en opslaan als audiobestand.

5

Flexibel zijn door: • te betalen voor datgene dat u ook echt gebruikt, niet voor een volledig systeem • bestaande (mobiele) toestellen en zelfs hardware (bijvoorbeeld servers) te hergebruiken • overal bereikbaar te zijn, via elk type toestel

‘Onze oude telefooncentrale begon problemen te vertonen. Toen we ook nog eens enkele nieuwe medewerkers aannamen, was dat het moment om eens te kijken naar een nieuwe telefonie omgeving. Eéntje die flexibeler is, die je makkelijk kunt uitbreiden. Er ging een wereld voor ons open. Een telefooncentrale is tegenwoordig geen ‘kast’ meer, het is slimme software die je helemaal naar je eigen wens kunt inregelen. Dat is niet technisch of ingewikkeld, medewerkers kunnen zelf hun eigen bereikbaarheid regelen. Bovendien werkt de software samen met alle mobiele toestellen. We hebben nu alleen nog maar de medewerkers die veel bellen een vast toestel gegeven, de rest belt gewoon met zijn mobiele telefoon. Dat scheelt bijna de helft van de investering. Als medewerkers op kantoor zijn, werken de mobiele telefoons als vaste toestellen. Collega’s zijn dan via hun persoonlijke nummer bereikbaar en ze bellen tegen het tarief van vaste telefonie. Dat scheelt flink in de kosten voor mobiel bellen. We besparen zoveel ten opzichte van de oude situatie, dat de investering er makkelijk uit kan.’

MITELMITEL MKB BEREIKBAARHEIDSCONCEPT RETAIL SOLUTIONS

Telefonie is bij Mitel geen hardware meer, maar software. Het mooie van software is dat het in een aantal gevallen toe te voegen is op een reeds bestaande server. Bovendien kun je integreren met andere systemen. Denk aan een koppeling tussen: - vast, mobiel en e-mail - telefonie en relatiesysteem - digitale agenda en de doorschakelfunctie En dat betekent dat u een bereikbaarheidsbeleid kunt maken en eenvoudig kunt naleven. U kunt zelfs een keuzemenu instellen, zodat telefoontjes zonder tussenkomst van een receptioniste meteen op de juiste afdeling terechtkomen. Wordt een gesprek in de wacht gezet, dan kunt u zelfs een wachttijdindicatie geven. Wilt u achteraf zien hoe lang het gemiddeld duurde voor iemand de juiste persoon aan de lijn had, dan kunt u uit het systeem eenvoudig de juiste rapportage op basis van simpele Microsoft Excel spreadsheets halen.

De voordelen op een rij:

• betere bereikbaarheid van personen en afdelingen • één telefoonnummer voor het vaste en mobiele toestel • één mailbox voor alle type berichten: voicemail, e-mail, fax • lagere variabele telefoniekosten • eenvoudige koppeling aan diverse soorten bedrijfssoftware (e-mail, agenda, relatiesysteem) • meer controle over uw bereikbaarheid en de bijbehorende kosten

7

Het Mitel MKB Bereikbaarheidsconcept bestaat uit: -

Mitel Communications Director: de telefooncentrale in softwarevorm.

-

Mitel Unified Communicator Advanced: hiermee kunnen medewerkers hun eigen communicatie-instellingen beheren.

-

Mitel Contact Center Business Edition: hiermee kunt u klanten direct doorzetten naar de juiste beschikbare persoon, rapportages maken over de bereikbaarheid van uw medewerkers en eventueel keuzemenu’s en wachttijdindicatie geven.

-

Uitgebreide opties voor vast-mobiel integratie: hiermee regelt u dat alle telefoontjes via de telefooncentrale verlopen, ook de mobiele. Dit betekent onder meer dat mobiele telefoons via het vaste nummer bereikbaar zijn en dat alle mobiele gesprekken die op kantoor worden gevoerd via de vaste lijn worden afgehandeld.

U kunt het Mitel MKB Bereikbaarheidsconcept aanschaffen via een eenmalige investering, maar u kunt ook per maand betalen voor het gebruik van het systeem. Overbodig te zeggen dat u alleen betaalt voor de functies die u gebruikt. Wat u niet gebruikt zetten we uit, en daar betaalt u dan uiteraard ook niet voor. Nieuwsgierig wie wij zijn? Kijk op www.mitel.nl en ontdek dat wij de grootste leverancier zijn van communicatieoplossingen voor organisaties tot honderd werkplekken.

Mitel Networks, Marconibaan 1F, 3439MR Nieuwegein Tel: 030-8 500 030 Fax: 030-8 500 031

www.mitel.com

E-mail: [email protected] Internet: www.mitel.nl

Volg ons op twitter: @mitel_nl

Bezoek onze website www.mitel.com/offices voor meer informatie over onze internationale vestigingen DIT DOCUMENT IS ALLEEN BEDOELD TER INFORMATIE. De informatie in dit document is volgens Mitel actueel vanaf de datum van publicatie en kan zonder waarschuwing vooraf worden gewijzigd. Mitel is niet verantwoordelijk voor eventuele fouten of weglatingen in dit document en heeft geen verplichtingen aan u met betrekking tot de informatie in dit document. M MITEL (design) is een gedeponeerd handelsmerk van Mitel Networks Corporation. Alle andere namen van producten en diensten hierin zijn gedeponeerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren. © Copyright 2011, Mitel Networks Corporation. Alle rechten voorbehouden.

GD 932_7878