MISKOLCI EGYETEM KANCELLÁRIA HIVATAL ÜGYRENDJE

MISKOLCI EGYETEM KANCELLÁRIA HIVATAL ÜGYRENDJE

Miskolc, 2016

8.2. sz. Egyetemi Szabályzat

MISKOLCI EGYETEM KANCELLÁRIA HIVATAL ÜGYRENDJE

Készült 8 példányban 1. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

Kiadásért felelős: rektor Kiadja a Miskolci Egyetem ME Sokszorosító Üzeme Nyomdaszám: …-….. ME Miskolc-Egyetemváros, 2016 A szabályzat gondozásáért felelős: Kancellária Hivatal vezetője

Szabályzat érvényességi ideje:

Nyomtatás dátuma: 2016.02.01.

Kancellária Hivatal ügyrend

MISKOLCI EGYETEM

Változat száma: A1

Tartalomjegyzék Fejezetszám I. II. III. IV. V. VI.

Fejezetcím ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A KÖZPONT FELADATAI A KÖZPONT IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE A KÖZPONT MŰKÖDÉSE, AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE MUNKAKAPCSOLATOK ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK


Old. szám

Vált. szám

1 1 3 7 9 9

A1

Bevezetés dátuma




Oldalszám: 1


MISKOLCI EGYETEM


I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. § (1)

Jelen ügyrend célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye a Miskolci Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Kancellária Hivatalának – továbbiakban Kancellária – feladatait, ügyintézési, ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységet, ezáltal elősegítse feladatainak magas színvonalú ellátását. Jelen szabályzat megalkotása a Miskolci Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzat I.kötet Szervezeti és Működési Rend rendelkezésein alapul.

(2)

Az

ügyrend

hatálya

kiterjed

a

Kancellária

szervezeti

egységeire,

az

ott

foglalkoztatottakra, az általuk ellátott tevékenységekre, továbbá az Egyetem valamennyi foglalkoztatottjára, a rájuk vonatkozó rendelkezések tekintetében. (3)

A Kancellária a kancellár, mint az Egyetem működtetéséért felelős magasabb vezető által

működtetett

funkcionális

szervezeti

egység,

amelynek

tevékenységét

a

hivatalvezető szervezi és irányítja az Egyetem kancellárjának útmutatásai alapján.

II. A KANCELLÁRIA FELADATAI, FELÉPÍTÉSE, MŰKÖDÉSÉNEK ALAPELVEI

2. §

(1) A Kancellária a kancellár feladat- és hatáskörébe tartozó – különösen a működéssel, gazdálkodással, jogi tevékenységgel, humánerőforrás gazdálkodással, informatikai tevékenységgel, kommunikációs, ügyviteli feladatellátással – tevékenységek végzéséért felelős, átfogó szervezeti egység. (2) A Kancellária Hivatal fő feladatai az intézményi a) jogi és igazgatási, b) humánerőforrás,



Oldalszám: 2


MISKOLCI EGYETEM


c) kommunikációs és PR, d) kontrolling és e) folyamatfejlesztési tevékenységek ellátása f) hatékony belső és külső szolgáltatási tevékenység koordinálása. (3) A Kancellária tevékenységét a hivatalvezető irányítja, felügyeletét a kancellár látja el. (4) A Kancellária alkalmazottai felett munkairányítási, ellenőrzési, szabadságkiadási jogköröket a kancellár a hivatalvezetőre ruházza át. (5) A hivatalvezető koordinálja a Kancellária feladatellátását, a kancellár által meghatározott jogkörében döntési, ellenőrzési, utasítási, javaslattételi jogokat gyakorol. (6) A hivatalvezető a kancellár akadályoztatása esetén általános helyetteseként jár el. (7) A hivatalvezető a zavartalan működés biztosítása érdekében gondoskodik: a) a megfelelő munkamegosztásról, b) a szervezet erőforrásaival történő optimális gazdálkodásról, c) a konfliktusok hatékony kezeléséről, d) a megfelelő munkamorál kialakításáról és fenntartásáról, e) a munka és munkavégzés feltételeinek biztosításáról, f) a megfelelő munkakapcsolat kialakításáról más szervezeti egységekkel, g) az információáramoltatásról. (8) A Kancellárián belül működő szervezeti egységek a feladatellátásuk során együttműködni kötelesek. (9) A kancellár, mint az Egyetem működtetéséért felelős magasabb vezető jogszabályban és jelen

szabályzatban

meghatározott

feladatai

ellátása

érdekében

szakterületi

igazgatóságokként működő szolgáltató és funkcionális szervezeti egységeket irányít, mely szakterületi igazgatóságok gazdálkodási egységek, közalkalmazottai felett a munkáltatói jogok gyakorlója a kancellár. (10) A szakterületi igazgatóságokat a kancellár által átruházott jogkörben, a kancellár által megbízott szakterületi igazgatók, valamint főigazgató irányítják, akik felelősek a szervezeti egységek feladatainak ellátásáért. (11) A szakterületi igazgatóságok működését, szervezetét, feladatait és ügykörét, vezetőinek feladatát,

kötelezettségeit

és

jogosultságait

ügyrend,

vonatkozásában ügyrendek, szabályzatok határozzák meg.

valamint

belső

egységei

Oldalszám: 3


MISKOLCI EGYETEM


III.

A KANCELLÁRIA HIVATAL SZERVEZETE

3. § (1) A Kancellária Hivatal szervezeti felépítése: a) központi koordináló szervezeti egység: Kancellária Hivatal titkársága, melynek feladata i. a kancellár munkájával kapcsolatos titkársági teendők ellátása, ii. a kancellárra jogszabályok és jelen szabályzat által ruházott jog- és hatásköri feladatellátás segítése, különösen iii. a kancellár irányítása alá tartozó szervezeti egységek munkájának koordinálása, az általuk készített szakmai anyagok kancellári jóváhagyásra történő előkészítése, felterjesztése, iv. az

Egyetem

gazdálkodási

intézkedéseinek

és

javaslatainak

előkészítésében hatékony koordináció, v. a kancellár hatáskörébe tartozó szabályzatok gondozása, azok jogszabályi

előírásoknak

történő

megfelelőségének

biztosítása,

aktualizálása, vi. határidők figyelése, vii. a folyamatközpontú gondolkodás jegyében az intézményi működési folyamatok áttekintése és feltérképezése, a folyamatok elemzése és fejlesztése,

munkafolyamatok

fejlesztése,

kapcsolódó

feladatok

ellátása, b) további szervezeti egységek i. Jogi és Igazgatási Osztály, ii. Humánerőforrás Osztály,

iii. Kommunikációs és PR Csoport, iv. Kontrolling Csoport. (2) Az (1) b) szerinti szervezeti egységek élén a kancellár által átruházott jogkörben, a kancellár által megbízott igazgató, osztályvezető, csoportvezető áll, aki felelős a szervezeti egység feladatainak ellátásért.



Oldalszám: 4


MISKOLCI EGYETEM


4. §

Jogi és Igazgatási Osztály (1) A Jogi és Igazgatási Osztály ellátja az Egyetem működése során felmerülő jogi és igazgatási feladatokat. (2) Az osztály feladatai különösen: a. az intézményi működés hatályos jogszabályoknak való megfelelés biztosítása, b. jogszabályi változások figyelemmel kísérése tájékoztatás, figyelemfelhívás, javaslattétel útján, c. részvétel a belső szabályzatok megalkotásában, módosításában, d. jogi tanácsadás, e. beadványok készítése, jogi képviselet ellátása, f. szerződéstervezetek jogi szempontú véleményezése, g. az egyetem tulajdonosi részvételével létrehozandó gazdasági társaságok alapításának előkészítése, bírósági ügyintézése, h. az

egyetem

támogatására

létrehozott/létrehozandó

alapítványok

jogászi

közreműködést igénylő ügyeinek (alapítás, módosítás) bírósági ügyintézése, i. az egyetem nevében benyújtandó pályázatok jogi előkészítése, részvétel a megvalósításban, j. jogvitás ügyekben peren kívüli egyeztetés, perbeli képviselet, felülvizsgálati eljárásokban részvétel, k. Szerződéstár működtetése, l. központi iratkezelési, minősített ügyiratkezelői feladatok ellátása, m. a bélyegzőkészítés rendjére és a belső szabályzatalkotás rendjére vonatkozó belső szabályozásból eredő nyilvántartási, ügyintézési feladatok ellátása. (3) A Jogi Osztály élén osztályvezető áll, a Kancellária hivatalvezető közvetlen irányítása alatt.

Oldalszám: 5


MISKOLCI EGYETEM


5. §

Humánerőforrás Osztály

(1) A

Humánerőforrás

Osztály

ellátja

az

Egyetem

működése

során

felmerülő

humánerőforrásgazdálkodással, azok fejlesztésével kapcsolatos feladatokat. (2) A Humánerőforrás Osztály feladatai a Bér- és Munkaügyi Osztállyal szoros együttműködésben: a. az egyetemi szintű munkaerő szükséglet tervezésének, végrehajtásának, a gazdálkodási egységek közötti erőforrás átcsoportosításoknak segítése, b. közreműködés a munkáltatói döntések előkészítésében, c. részvétel a vezetői, az oktatói és nem oktatói pályázatok kiírásában, lebonyolításában, az intézményi testületek elé terjesztésében, d. közreműködés a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos feladatok ellátásában, e. a tanulmányi támogatásokkal kapcsolatos döntések és a tanulmányi szerződések előkészítése, f. kitüntetési

nyilvántartás

vezetése,

valamint

a

vonatkozó

szabályzatban

megfogalmazottak szerint a kitüntetések előkészítése, g. a minősítéssel (értékeléssel) kapcsolatosan a vezetők tájékoztatása, munkájuk segítése és a minősítések (értékelések) nyilvántartásának vezetése, h. a fizetés nélküli szabadságra vonatkozó munkáltatói döntés előkészítése, i. a Humánerőforrás Osztály vezetőjének jogkörébe utalt keretek figyelemmel kísérése, j. a jogszabályokkal összhangban lévő személyügyi nyilvántartás vezetése és adatszolgáltatás teljesítése az Egyetem alkalmazottairól, k. intézményi szintű karriertervezési-, motivációs- és egyéni teljesítményértékelési rendszer kialakítása és működtetése. (3) A Humánerőforrás Osztály élén osztályvezető áll, a Kancellária hivatalvezető közvetlen irányítása alatt.



Oldalszám: 6


MISKOLCI EGYETEM


6. §

Kommunikációs és PR Csoport (1) A Kommunikációs és PR Csoport feladata egyrészt az Egyetemen belüli egységes kommunikáció

megteremtése,

másrészt

az Egyetem

külső

kommunikációjának

szervezése, lebonyolítása. (2) A Kommunikációs és PR Csoport feladatai: a. Külső kommunikáció: i. kiadványszerkesztés egységes formában az Arculati Kézikönyvben meghatározottak szerint, ii. egyetemi

honlap,

információs

felületek

folyamatos

naprakész

karbantartása, iii. elektronikus- és nyomtatott médiában való megjelenés, iv. sajtótájékoztatók,

információs

napok,

kommunikációs

workshopok

szervezése és lebonyolítása, v. az Egyetem nemzetközi megjelenésének elősegítése, idegennyelvű honlap kialakítása. b. Belső kommunikáció: i. intézményi belső információs csatornák kialakítása, megszervezése, ii. a magasabb vezetők, vezetők kommunikációjának támogatása, iii. rendezvények szervezése. (3) A Kommunikációs és PR Csoport feladatait a Kancellária Hivatalvezető közvetlen irányítása alatt látja el.

7. §

Kontrolling Csoport (1) A Kontrolling Csoport feladata az Egyetem egésze szempontjából fontos tevékenységek együttes, rendszerszemléletű operatív tervezése, elemzése, teljesítmények és ráfordítások nyomon követése, a környezeti változásokhoz igazodó intézményi irányítás, működés érdekében. (2) A Kontrolling Csoport feladata az intézményi gazdálkodás tekintetében különösen:

MISKOLCI EGYETEM

Oldalszám: 7



a. a gazdasági igazgatóval együttműködve, a kancellár iránymutatásai szerint az Emberi Erőforrások Minisztériuma által elfogadott elemi költségvetés, valamint a Szenátus határozatai alapján a költségvetés alapján az Egyetem belső költségvetésének

kidolgozása,

az

éves

tervkészítő

munka

intézményi

koordinálása, a gazdálkodási egységek terveinek konszolidálása. b. Az éves költségvetés alakulásának folyamatos nyomonkövetése, beszámolók, elemzések készítése, a meghatározó gazdálkodási adatok egyetemi és kari szintű kimutatása, elemzése, és rendszeres időközönként a költségvetés teljesítéséről való beszámolás (Adattáralapú Vezetői Információs Rendszer). c. Belső költségelszámolások továbbfejlesztése. d. Az intézményfejlesztési terv keretei között fejlesztési feladatok ellátásának koordinálása és nyomon követése. e. Az Egyetem vezetői döntéshozatali munkájának folyamatos támogatása, gazdasági döntések előkészítése. f. A gazdálkodásra vonatkozó kontrolling koncepció kialakítása az egyetemi sajátosságok figyelembevételével. g. Az intézményi belső kontrollrendszer kötelezettségével összefüggő feladatok ellátása. h. Eseti és rendszeres adatszolgáltatás. (3) A Kontrolling Csoport feladatainak ellátása során rendszeres kapcsolatot tart a szakterületi igazgatókkal, különösen a gazdasági igazgatóval, együttműködik az Egyetem valamennyi gazdálkodási egységével. (4) A Kontrolling Csoport feladatait a Kancellária Hivatalvezető közvetlen irányítása alatt látja el. IV.

A KANCELLÁRIA MŰKÖDÉSE, AZ ÜGYINTÉZÉS MENETE

8. § (1)

A Kancellária feladatait ügyvivő szakértők, igazgatási ügyintézők látják el. Az ügyvivő szakértők és igazgatási ügyintézők feladatait munkaköri leírások tartalmazzák.



MISKOLCI EGYETEM


Oldalszám: 8 Változat száma: A1

(2) A Kancellária munkatársai feladataikat elvárható pontossággal, szakértelemmel, a takarékossági szempontok figyelembevételével és az egyetemi vagyon megóvására tekintettel kötelesek végezni, ügyelve a szolgálati út betartására. (3) A beérkező ügyiratok a munkaköri leírásoknak megfelelően kerül kiadásra (szignálásra), elintézésre az ügyintézőknek, akik gondoskodnak a MonDoc irat és dokumentumkezelő programban történő rögzítésről. (4)

Az intézkedést igénylő ügyiratoknál az elintézést a válaszlevél dokumentálja, amelyet az ügyintéző aláírásra az illetékes vezetőnek előkészít.

(5)

A kiadmány elküldését a postai küldemények feladó jegyzéke tartalmazza.

(6)

Az elintézést követően az ügyirat és a kiadmány másolata irattárba kerül, amely egyben az ügyirat elintézését (lezárását) jelenti, mely tényt rögzíteni szükséges az iratkezelő programban, megjelölve az irat tárolási módját. Az ügyirat lezárása egyben az elintézési folyamat befejezését is jelenti.

(7)

A papíralapú irat mozgását az iratkezelő programmal összhangban dokumentáltan kell végezni. E célra kézbesítőkönyv vagy munkakönyv alkalmazandó.

(8)

A beérkező ügyiratok mellett esetenként személyes megkeresés, telefon, e-mail kapcsolat alapján jelentkeznek feladatok, az ilyen típusú megkeresésekről a szervezeti egység vezetője haladéktalanul tájékoztatandó, aki az ügyintéző kijelöléséről gondoskodik. A megtett intézkedésekről – amennyiben a megkeresés intézkedést igényel – feljegyzést kell készíteni, a keletkezett iratok iktatása szükséges.

(9)

Az ügyiratkezelést az egyetemi Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni.

(10) A Központ kiadmányaihoz fejléces papírt és az 5.5. sz. „A Miskolci Egyetem bélyegzőinek készítése, nyilvántartása és használata” elnevezésű szabályzatban meghatározott bélyegzőt használhatják.

MISKOLCI EGYETEM

Oldal szarn:

Kancellaria Hivatal iigyrend

9

Valtozat szama: At

V.

MUNKAKAPCSOLATOK

9.§

(1)

A zavartalan miikodes biztositasa, az esetleges parhuzamossagok elkeriilese erdekeben olyan munkakapcsolatot, hatekony belso kommunikacios csatornakat kell kialakitani, amelyek segitik az egymasra epulo feladatok legmagasabb szinni megoldasat,

(2) A Kancellaria alkalmazottai eljarasuk soran kotelesek megtartani a jogszabalyok es az Egyetem belso szabalyzatainak rendelkezeseit. Hataskoruk gyakorlasa soran a szakszeniseg, az egyszeniseg es a munkatarsakkal, kulso szereplokkel, valamint a hallgatokkal val6 egyiittrmikodes kovetelmenyeinek megfeleloen, a johiszemuseg, koltsegtakarekossag es hatekonysag elvere figyelemmel kotelesek eljarni, (3) A Kancellaria rnunkatarsai segitik egymas es mas szervezeti egysegek rnunkajat hataridore torteno adatszolgaltatassal, feladataik rnaradektalan teljesitesevel. (4) Az Egyetem szervezeti egysegei kozotti munkakapcsolat vezetoi szinten es ugyintezoi szinten egyarant letrejohet, a kapcsolat formajat az akrualis feladat hatarozza meg. (5) A munkakapcsolat nem eredmenyezheti a feladatok atruhazasat. (5) A Kancellaria osszehangolt rmikodese erdekeben a kancellar, hivatalvezeto, szervezeti egyseg vezeto az altala indokoltnak tartott rendszeresseggel egyeztetest tart.

VI.

ZARO RENDELKEZESEK lO.§ (1)

Jelen iigyrend 2016. februar 1. napjan lep hatalyba,

Miskolc, 2016 . februar I.

~

Dr.Deak Csaba kancellar

Szabalyzat ervenyessegi ideje:

hivatalvezeto

Nyomtatas datuma: 2016 .01.27 .

MISKOLCI EGYETEM KANCELLÁRIA HIVATAL ÜGYRENDJE

Recommend Documents