Bezuidenhoutseweg 60 Postbus 90405 2509 LK
DEN HAAG
070 - 3 499 577
Ministerie van van Sociale Zaken en Werkgelegenheid T.a.v. mevrouw drs. J. Klijnsma Postbus 9080 1 2509 LV DEN HAAG
DenHaag
:18maart2013
Ons kenmerk
: S.A.13.013.74 WJS
Uw kenmerk
: AV/PB/12/14786
070 - 3 499 796
[email protected] www.stvda.nl
: Advies over de rol werkgever bij de communicatie over de pensioenregeling
Geachte mevrouw Klijnsma, Bij brief van 4 oktober 2012 heeft uw ambtsvoorganger op het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), de heer De Krom, de Stichting van de Arbeid om advies gevraagd over de rol van de werkgever bij de communicatie over pensioenen. Aan de Stichting is een vijftal vragen voorgelegd waarop de Stichting in dit advies graag ingaat. Algemeen De Stichting van de Arbeid is het eens met de stelling in de adviesaanvraag dat een meer prominente rol van de werkgever niet alleen in het belang is van het pensioenbewustzijn van werknemers maar ook voor de werkgever zelf in het kader van het arbeidsvoorwaardenbeleid. Pensioen is immers een belangrijke arbeidsvoorwaarde, waarvan het gewenst is dat werknemers hierover voldoende informatie krijgen en waarvoor werkgevers meestal het eerste aanspreekpunt zijn voor werknemers. Daarnaast heeft de werkgever die een pensioenovereenkomst met werknemers sluit een aantal wettelijke informatietaken te vervullen'. De werkgever is namelijk verantwoordelijk voor de informatieverstrekking over de inhoud van de regeling. Hierbij dient echter onmiddellijk opgemerkt te worden dat werkgevers onderling van elkaar verschillen. Het kan om een fietsenmaker met één werknemer tot een multinational met vele duizenden werknemers gaan. Ook pensioenuitvoerders vertonen een grote variëteit; rechtstreeks verzekerde regelingen met vaak een gering aantal deelnemers per
' Informatieverstrekkingdoor de werkgever over arbeidsvoorwaarden vormt onderdeel van het goed werkgeverschap, hetgeen is vastgelegd in artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek. De informatieplicht van werkgevers over de inhoud van pensioenen is nader uitgewerkt in de artikelen 7 en 21 van de Pensioenwet.
De Stichting van de Arbeid is het overlegorgaan van de centrale organisaties van werkgevers en werknemers: Vereniging VNO-NCW, MKB-Nederland, LTO-Nederland, FNV, CNV en Vakcentrale MHP
STICHTING L VAN DE ARBEID
regeling, grote ondernemingspensioenfondsen en vrijwillige en, veelal grote, verplicht gestelde bedrijfstakpensioenfondsen. Dat heeft gevolgen voor hetgeen op het gebied van pensioencommunicatie van de werkgever kan en mag worden verwacht en wat in het samenspel tussen werkgever en pensioenuitvoerder wordt afgesproken. Daarnaast is de complexiteit van pensioenregelingen toegenomen en bouwen werknemers vaak niet in één regeling pensioen op maar gedurende hun loopbaan in meerdere regelingen. Dit alles neemt niet weg dat werkgevers zich goed bewust moeten zijn van hun rol, hun verantwoordelijkheid en de keuze om de invulling hiervan aan pensioenuitvoerders over te laten. Dit betekent ook dat de pensioenuitvoerders hiervan goed op de hoogte moeten zijn en zich bewust moeten zijn van hun eigen rol. In de praktijk is de rol van de pensioenuitvoerder bij pensioencommunicatie meestal leidend. Dat is begrijpelijk als het gaat om kleine ondernemingen en instellingen. Ook in gevallen waarbij de individuele werkgevers niet gaan over de inhoud van de regeling (in de regel bij bedrijfstakpensioenfondsen) is de directe betrokkenheid van de werkgever bij de regeling gering. Echter, pensioenuitvoerders en werkgevers zullen zich moeten realiseren dat het veelal de werkgever is die in eerste aanleg door de werknemer op de hoogte wordt gesteld van zogenoemde 'life e ~ e n t sen ' ~ dat de werkgever het eerste aanspreekpunt is voor werknemers als het om arbeidsvoorwaarden gaat. Daarnaast speelt de samenhang met andere onderdelen van het arbeidsvoonvaardenpakket, in het bijzonder op het terrein van duurzame inzetbaarheid. Met de verschuiving van AOW- en pensioenleeftijd en het aflopen van het overgangsrecht VUT en prepensioen wordt dit de komende jaren steeds belangrijker. Een goede samenwerking tussen pensioenuitvoerder en werkgever, waarbij de taken op het gebied van de pensioencommunicatie goed zijn afgestemd op de mogelijkheden en situaties die zich kunnen voordoen, is nodig. Kortom, pensioencommunicatie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid en taak van zowel de werkgevers als de pensioenuitvoerder. De inhoud- en vormgeving ervan moet worden afgestemd op wat binnen de feitelijke situatie mogelijk en goed werkbaar is. De werkgever en de pensioenuitvoerder zijn daarbij complementair aan elkaar. In ieder geval is de werkgever gehouden de werknemer te informeren over de hoofdkenmerken van de pensioenregeling en over belangrijke wijzigingen van de regeling. Ook zal de werkgever alert moeten zijn op belangrijke 'life events' met gevolgen voor de pensioensituatie. Dit vereist dat de werkgever beschikt over een basis kennisniveau van de pensioenregeling. Ook is het essentieel dat er goede afspraken met de pensioenuitvoerder worden gemaakt over de situaties waarin doorverwijzing naar de pensioenuitvoerder nodig is. Uit meerdere onderzoeken komt naar voren dat het kennisniveau van werkgevers in veel gevallen tekort schiet om zijn taken op het gebied van de pensioencommunicatie goed te kunnen verrichten. Alleen door een goede samenwerking tus-
Bij life events moet gedacht worden aan gebeurtenissen die gevolgen kunnen hebben voor het pensioen van de werknemer en zijn nabestaanden zoals wisseling van baan, in deeltijd gaan werken, pensionering, carrièrestappen, geboorte kinderen, trouwen of een samenlevingscontract aangaan, echtscheiding, arbeidsongeschiktheid en overlijden (van partner).
STICHTING VAN DE ARBEID
sen pensioenuitvoerder en werkgever kan deze situatie worden verbeterd. De Stichting van de Arbeid zal hierover voor de zomer nadere aanbevelingen doen.
Beantwoording van de viJf vragen Vraag l . Hoe kan binnen de bestaande verantwoordelijkheidsverdeling de rol van de werkgever zo worden vormgegeven dat dit leidt tot effectievere pensioencommunicatie? Reactie Stichting van de Arbeid: Pensioenuitvoerders en werkgevers moeten worden gemobiliseerd om de bestaande tekortkomingen op dit gebied aan te vullen. Werkgevers en HR-functionarissen moeten ervan worden overtuigd dat een adequaat pensioenkennisniveau ook in hun belang is. Pensioenuitvoerders dienen werkgevers hierbij behulpzaam te zijn. Een aanbeveling van de Stichting van de Arbeid waarin werkgevers en pensioenuitvoerders worden opgeroepen om hun gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor een effectieve pensioencommunicatie met werknemers meer expliciet vorm en inhoud te geven, kan een stimulerende werking hebben. De Stichting van de Arbeid zal een brief met een zodanige aanbeveling richten aan de centrale organisaties van werkgevers en werknemers, de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars. Daarbij wil de Stichting enkele best practices voegen en concrete voorstellen doen zoals het opstellen van een werkgeversstartbrief waarin naast een uiteenzetting van de hoofdlijnen van de pensioenregeling de mogelijkheden voor flexibilisering worden aangegeven en een checklist 'life events' (zie ook vraag 5). De Stichting zal u een afschrift van deze brief sturen. Vraag 2. in combinatie met vraag 3: Zijn er barrières die moeten worden overwonnen bij de werkgever? Zo ja, op welke wijze kunnen deze worden weggenomen? Zijn er momenten waarop pensioencommunicatie door de werkgever wenselijk of noodzakelijk is ('life events : belangrijke wijzigen van de pensioenregeling, verandering van pensioenuitvoerder en het informeren van werknemers in de precontractuele fase)? Reactie Stichting van de Arbeid: Onbekend maakt onbemind. Dat geldt zeker voor het kennis verwerven van de inhoud van de pensioenregeling. Naast werkgevers die gedegen informatie verstrekken, blijken er ook werkgevers en HR-functionarissen te zijn die vrees hebben om werknemers te informeren over de pensioenregeling omdat men zelf onvoldoende van de pensioenregeling weet. De angst om verkeerde of onvolledige informatie te geven en daar vervolgens aansprakelijk voor te zijn, kan eveneens een rol spelen bij die terughoudendheid. Ook zijn er werkgevers die denken dat deze taak is overgeheveld naar de pensioenuitvoerder en dus bij pensioenvragen van werknemers meteen doorverwijzen. Een initiatief om te komen tot een gezamenlijke aanpak van de pensioencommunicatie tussen pensioenuitvoerder en werkgever, rekening houdend met de mogelijkheden en de situaties die in het geding zijn, kan ertoe leiden dat tekortkomingen in het kennisniveau worden aangevuld. De pensioenuitvoerder is erbij gebaat dat de werkgever goed op de hoogte is van de belangrijkste elementen van de pensioenregeling en vooral weet in welke situaties werknemers moeten worden doorverwezen. De pensioenuitvoerder kan de werkgever hierbij behulpzaam zijn door specifiek voorlichting over de pensioenregeling te geven aan de
STICHTIMG VAN DE ARBEID
werkgever. Het opstellen van een checklist - om de werkgever te helpen alert te zijn bij 'life events' die relevant zijn voor de pensioenregeling - is een goed voorbeeld van een middel waarbij beiden zijn gebaat. In sommige gevallen zal de werkgever de communicatie (deels) zelf kunnen doen. In andere gevallen zal moeten worden doorverwezen naar de helpdesk van de pensioenuitvoerder. Informatie is in ieder geval van belang op het moment dat de werknemer in dienst treedt bij de werkgever. Het arbeidsvoorwaardengesprek is bij uitstek een moment om de werknemer te informeren over de hoofdlijnen van de pensioenregeling. Vooral voor kleine werkgevers is het van belang dat de specifieke voorlichting van de pensioenuitvoerder een korte opsomming van de belangrijkste kenmerken en hoofdlijnen van de regeling bevat zodat elke werkgever die bij het gesprek kan overleggen. De startbrief vanuit de pensioenuitvoerder gaat dan later wat dieper in op events en informatiestromen (via werkgever of uitvoerder). Ook bij uitdiensttreding kan specifieke informatie van belang zijn zoals over het al dan niet doorlopen van het nabestaandenpensioen. Bij veel voorkomende vragen kan het van belang zijn dat de pensioenuitvoerder de werkgever hierover in het algemeen rapporteert waarbij de privacy van werknemers wordt gerespecteerd. Hierdoor wordt ook het kennisniveau bij de werkgever vergroot. Uiteraard geldt dit laatste niet of slechts in beperkte mate voor echt kleine werkgevers die slechts incidenteel met dergelijke 'life events' van een werknemer worden geconfronteerd. Maar juist ook bij die werkgevers kan een goede checklist voorkomen dat er problemen ontstaan als gevolg van het niet of niet tijdig contact opnemen met de pensioenuitvoerder door de werknemer wanneer zich veranderingen in zijn situatie hebben voorgedaan die gevolgen (kunnen) hebben voor zijn pensioensituatie. Belangrijke wijzigingen in de pensioenregeling zullen in samenwerking tussen de pensioenuitvoerder en de werkgever goed gecommuniceerd moeten worden. Vrijwel alle regelingen zullen de komende jaren moeten worden aangepast aan nieuwe wet- en regelgeving. Vaak zal dit ook de arbeidsvoorwaarden direct raken omdat de pensioenleeftijd verschuift. Dit is bij uitstek een moment waarop communicatie vanuit werkgever én uitvoerder noodzakelijk is. Partijen doen er goed aan hier in een vroegtijdig stadium afspraken over te maken. Uiteraard geldt bovenstaande ook wanneer van pensioenuitvoerder wordt gewisseld. Dit komt relatief vaak voor bij rechtstreeks verzekerde regelingen. Ook in de precontractuele fase (dus voordat een contract tussen de werkgever en de pensioenuitvoerder wordt ondertekend) heeft de werkgever samen met de oude en nieuwe aanbieder een belangrijke taak om de werknemers goed te informeren. Dit staat los van de afsprakedregelingen tussen cao-partijen of or over instemming met de wijziging.
Vraag 4. Moet er, mede gelet op de omvang van een onderneming, een keuze worden gemaakt tussen a. deskundigheidsbevordering bij de werkgever zodat hij zelf een meer prominente rol bij depensioencommunicatie op zich kan nemen, of b. een betere dienstverlening vanuit de pensioenuitvoerder in samenwerking met de werkgever?
STICHT1NG L VAM DE ARBEID
Reactie Stichting van de Arbeid: De Stichting van de Arbeid is van mening dat een goede wisselwerking tussen werkgever en pensioenuitvoerder voorop dient te staan. Er zal een goede balans gevonden moeten worden naar gelang de concrete situatie. De werkgever is voor de werknemer meestal het eerste aanspreekpunt en daarom zal een verbetering van de deskundigheid van werkgevers een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan meer pensioenbewuste werknemers. Vooral bij kleinere werkgevers zal de pensioenuitvoerder zich moeten realiseren dat de werkgeversrol veelal beperkt is en dat dienstverlening en informatievoorziening daarop moet zijn afgestemd. Vraag 5. Zijn er al goede voorbeelden van een prominente rol van werkgevers bijpensioencommunicatie? Zo ja, is het wenselijk deze voorbeelden om te zetten in aanbevelingen van de Stichting van de Arbeid? Reactie Stichting van de Arbeid: Er kan zeker een aantal goede voorbeelden worden gegeven van een goede, planmatige aanpak van de pensioencommunicatie in samenwerking tussen werkgever en pensioenuitvoerder, rekening houdend met de omvang van de onderneming. Het blijven echter voorbeelden van hoe in een concrete situatie op een goede manier aan de pensioencommunicatie vorm en inhoud kan worden gegeven. Met de aanbeveling van de Stichting van de Arbeid aan werkgevers en aan organisaties van pensioenuitvoerders wordt beoogd werkgevers en pensioenuitvoerders te stimuleren om in de eigen situatie in gezamenlijkheid tot een goede, dus effectieve, pensioencommunicatie te komen waarin beiden hun verantwoordelijkheden en taken hebben. De concrete verdeling van de verantwoordelijkheid en taken tussen de pensioenuitvoerder en de werkgever zal echter al naar gelang de situatie variëren. In de aanbeveling aan partijen betrokken bij pensioenregelingen en pensioenuitvoerders zal naar een selectie van goede voorbeelden worden verwezen en zullen tevens enkele concrete voorstellen worden gedaan. In dat verband wordt onder meer gedacht aan het opstellen van een digitale werkgeversstartbrief met informatie over de hoofdlijnen van de regeling, de mogelijkheden voor flexibilisering die de pensioenregeling biedt en een checklist van 'life events' ten behoeve van de individuele werkgevers. De Stichting van de Arbeid is altijd bereid bovenstaande mondeling toe te lichten. Hoogachtend, STICHTING VAN DE ARBEID
