BIJLAGE 5
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor 31 oktober 2003
Stationsplein 1 Postbus 907 3800 AX Amersfoort
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Telefoon 033 467 7777 www.tg.nl Twynstra Gudde Managem ent Consultants BV KvK 31031754
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor
ing. H.K. de Vries ing. C. Hatzmann ir. P.P.G.M. Derks Amersfoort, 29 oktober 2003 339634/PDE/MSD
Inhoudsopgave
1
Kader en vraagstelling
1
2 2.1 2.2
Aanpak en onderbouwing De aanpak van de vraagstelling Het referentiekader als onderbouwing van onze conclusies
2 2 2
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
Bevindingen Het meubilair van de Raad van Bestuur Het meubilair van de vergaderkamers Audiovisuele middelen Algemeen kantoormeubilair Het restaurantmeubilair Inrichting ontvangstruimten De PC's op de werkplek
4 4 5 5 5 5 6 6
4 4.1 4.2 4.3
Conclusie Algemene indruk Onderwerpen gemiddeld vallend binnen de referentie -range Onderwerpen gemiddeld niet vallend binnen de referentie -range
7 7 7 7
1
Kader en vraagstelling
Op 9 oktober jl. heeft in de Tweede Kamer een Algemeen Overleg met de Tweede Kamer plaatsgevonden over het rapport “Onderzoek huisvestingskosten UWV” (zie voor het verslag Kamerstukken II 28664, 2003/04, nr. 90). Tijdens dit overleg is door de minister van SZW een aantal toezeggingen gedaan met betrekking tot het nader informeren van de Ka mer. Voor het beantwoorden van deze, en eerdere, vragen heeft SZW een projectgroep in het leven geroepen. De relevante kamerstukken zijn tijdens het intake gesprek op 16 oktober j.l. door de projectleider behandeld. Door de verantwoordelijk projectleider is aan Twynstra Gudde gevraagd op onderdelen specifieke expertise in te brengen met betrekking tot de informatie aan de kamer. De specifieke expertise waarop in dit geval een beroep is gedaan betreft de niet-gebouwgebonden inrichtingskosten. Hierbij is de gebruikelijke demarcatie aangehouden zoals die geldt binnen de afspraken van het Rijkshuisvestingsstelsel. Binnen dit expertisegebied is gevraagd een oordeel te geven over de volgende 7 onderwerpen: - het meubilair van de Raad van Bestuur en de directieka mers - het meubilair van de vergaderkamers - de bij de vergaderkamers behorende audiovisuele middelen - het algemene kantoormeubilair - het restaurantmeubilair - de inrichting van de ontvangstruimten - de PC’s op de werkplek. Het oordeel dient betrekking te hebben op de verhouding tussen het werkelijke investeringsniveau en de investeringsniveaus bij vergelijkbare organisaties. Strikt genomen vormen deze 7 onderwerpen niet het totaal van de inrichtingskosten. Om praktische redenen zijn achterwege gelaten de gebruikersdelen van beveiligingsinstallaties c.a., bewegwijzering, beplantingen, en overige “kleine” zaken, die voor een compleet gebruik noodzakelijk zijn.
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
1/8
2
2.1
Aanpak en onderbouwing
De aanpak van de vraagstelling De aanpak van de vraagstelling als omschreven is door ons in 3 stappen voorgesteld en uitgevoerd. - aanlevering door UWV van de relevante gegevens gerangschikt naar onderwerp en waar nodig gesplitst naar gebouwgebonden en niet gebouwgebonden onderwerpen - een “schouw” is georganiseerd, waarbij wij in staat zijn gesteld alle relevante ruimten te zien en vragen te stellen - een eerste concept van dit rapport is met ambtelijk SZW besproken. Deze aanpak is gevolgd en de bevindingen in dit rapport zijn voorzover relevant meegenomen in de eindrapportage. Tijdens het proces van het onderzoek zijn wederzijds een aantal vragen gesteld en antwoorden gegeven met betrekking tot de rubricering van de getallen. Ten aanzien van de aangeleverde gegevens hebben wij geen opdracht hadden deze naar inhoud te valideren en zijn er derhalve van uitgegaan dat deze juist en consistent zijn. De basis van de data wordt gevormd door de rapportage UWV d.d. 28 oktober 2003.
2.2
Het referentiekader als onderbouwing van onze conclusies Bij een vraag als de onderhavige is de kwaliteit van het antwoord bepaald door de robuustheid van de onderbouwing. De benchmark is samengesteld op basis van zeer actueel referentiemateriaal van 2003. Voor de onderbouwing van ons oordeel hebben wij gebruik gemaakt van drie referentiebronnen: - onze database FACANA - ons benchmarkonderzoek naar de facilities in de Rijkshuisvesting in opdracht van FM-Web, uitgevoerd in de periode maart 2003 tot oktober 2003 - onze expertise en kennis van het vakgebied met name met betre kking tot het opstellen van investeringsbegrotingen en kostenbeheer, waarbij voor de inrichting van de Raad van Bestuur kamers een kleine aanvullende telefonische enquête is gehouden en specifiek voor het meubilair van de ontvangstruimten een kleine marktscan is gemaakt. Ter toelichting zij vermeld dat de database FACANA een database is van inmiddels vele miljoenen m2 ’s facilities in verschillende omg evingen. Deze database is het resultaat van meer dan 10 jaar systematisch verzamelen van facilitaire kengetallen. Op hoofdniveau is deze database openbaar toegankelijk via www.facana.nl. Het benchmark onderzoek in opdracht van FM-Web is uitgevoerd in de periode
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
2/8
maart 2003-oktober 2003 en geeft als zodanig een actueel inzicht in de facilitaire kengetallen van de Rijksdiensten met name ook waar het de inrichtingsen gebruiksgereedmaken kosten betreft. Voorts is het van belang te onderkennen, dat de spreiding is gebaseerd op een normale verdeling, waarbij de ondergrens bestaat uit het gemiddelde minus de standaarddeviatie en de bovengrens bestaat uit het gemiddelde plus de standaarddeviatie. Dit betekent dat binnen de referentiegroep 66% van de waarnemingen binnen de gestelde bandbreedte ligt. Op deze wijze kan een acceptabele bandbreedte worden afgegeven, die voldoende waarnemingen bevat om uitspraken over de cijfers te kunnen doen, zonder dat de spreiding te groot wordt. Het aantal waarneming voor het meubilair van de Raad van Bestuur en de ontvangstruimten is vanwege het beperkte aantal waarnemingen gekozen voor een grotere bandbreedte waarbij 85% van de waarnemingen binnen de bandbreedte vallen. De ranges zijn bedoeld om statistisch gezien een betrouwbaar te benchmarken maar op zichzelf zegt dit niets over de oorbaarheid en/of normstelling.
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
3/8
3
Bevindingen
De bevindingen zijn telkens zeer feitelijk weergegeven. De door UWV opgegeven kosten, zowel totaal (altijd in ε incl. BTW) als per eenheid zijn geplaatst naast de onder en de bovengrens uit de eerder genoemde Twynstra Gudde referenties. In volgorde komen aan de orde: - het meubilair van de Raad van Bestuur en directiekamers - het meubilair van de vergaderkamers - de bij de vergaderkamers behorende audiovisuele middelen - het algemene kantoormeubilair - het restaurantmeubilair - de inrichting van de ontvangstruimten - de PC’s op de werkplek. 3.1
Het meubilair van leden van de Raad van Bestuur en van directeuren Het onderwerp betreft het kantoormeubilair op de vier kamers van de leden van de Raad van Bestuur en de dertien directiekamers. Tabel 1.
Meubilair Raad van Bestuur en directiekamers
kosten
eenheden
eenheid
kost/enh
min.
max.
61.766 181.702
4 13
wpl wpl
15.441 13.977
12.000 12.000
18.000 18.000
Voor de kosten van het kantoormeubilair van de leden van de Raad van Bestuur en van de directie is dezelfde range gehanteerd. Ten aanzien van de Raad van Bestuur kamers is de volgende kanttekening te maken. Het gemiddelde bedraagt ε 15.441,--, maar de spreiding per kamer is erg groot. Deze varieert van ε 6.995,-- (deels bestaand meubilair gebruikt), via ε 17.556,-en ε 16.493,-- tot ε 19.137,--. Daarbij geldt dat drie van de vier kamers van de leden van de Raad van Bestuur onder de bovengrens liggen.
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
4/8
3.2
Het meubilair van de vergaderkamers Het gebouw kent een aantal vergaderkamers met in totaal een opgegeven capaciteit van 156 plaatsen. Het onderwerp van onderzoek betreft de tafels, de stoelen en enig klein meubilair.
3.3
Tabel 2.
Meubilair vergaderkamers
kosten
eenheden
eenheid
kost/enh
min.
max.
305.310
156
wpl
1.957
1.685
1.968
Audiovisuele middelen De vergaderkamers zijn voorzien van audiovisuele hulpmiddelen ter ondersteuning van de vergaderingen. Deels zijn deze verwerkt in de wanden en de plafonds.
3.4
Tabel 3.
Audiovisuele middelen
kosten
eenheden
eenheid
kost/enh
min.
max.
277.850
156
wpl
1.781
837
1.096
Algemeen kantoormeubilair Het onderwerp hier betreft het reguliere kantoormeubilair voor alle medewe rkers uitgezonderd de directie en de vier leden van de Raad van Bestuur, maar inclusief de secretariaten van deze Raad.
3.5
Tabel 4.
Directie- en kantoormeubilair
kosten
eenheden
eenheid
kost/enh
min.
max.
738.646
274
wpl
2.696
2.372
2.710
Het restaurantmeubilair Het onderwerp hier betreft de tafels en stoelen in het restaurant. Opgemerkt moet worden, dat hiervan relatief veel maatgemaakt is in verband met de keuze
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
5/8
het restaurant op een (te kleine) verdieping te plaatsen. Voor de omvang van een vergelijkbare organisatie zouden wij eerder een capaciteit van ca. 130 plaatsen voorstellen in plaats van de bij UWV gerealiseerde 90. Het meubilair is exclusief de voorziening voor balies, keukens, uitgiften en dergelijke.
3.6
Tabel 5.
Het restaurantmeubilair
kosten
eenheden
eenheid
kost/enh
min.
max.
64.389
90
wpl
715
350
400
Inrichting ontvangstruimten De inrichting van de ontvangstruimten heeft betrekking op het losse meubilair in de receptieruimte op de begane grond. Verder zijn hierin opgenomen het lage zitmeubilair in de ontvangstruimten op de elfde en twaalfde verdieping.
3.7
Tabel 6.
Inrichting Ontvangstruimten
kost en
eenheden
eenheid
kost/enh
min.
max.
115.844
74
post
1.565
1.050
5.000
De PC's op de werkplek Het onderwerp betreft de PC’s op de werkplek met de bijbehorende schermen etc. Tabel 7.
PC’s op de werkplek
kosten
eenheden
eenheid
kost/enh
min.
max.
--------
-------
config
1.328
1.350
1.500
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
6/8
4
Conclusie
Op grond van onze waarnemingen in de schouw en onze bevindingen ten aanzien van het beoordelen van de aangeleverde cijfers komen wij tot de volgende conclusies. 4.1
Algemene indruk De algemene indruk, die wij van het gebouw en zijn inrichting hebben gekregen, is er een van een verzorgde werkomgeving op een goed bereikbare locatie. In het gebouw is, om de organisatie moverende redenen, onderscheid gemaakt tussen de uitstraling van de reguliere werkverdiepingen en de bestuurs- en ontvangstruimten. Als altijd kunnen hier, afhankelijk van de verwachtingen, verschillende beelden van appreciatie ontstaan. Wij constateren dat op hoofdlijnen de inrichting van het kantoor van de UWV zeker vergelijkbaar is met andere organisaties in de Rijksdienst, voorzover wij daar een beeld van hebben uit onze praktijk.
4.2
Onderwerpen gemiddeld vallend binnen de referentie-range Vijf van de zeven onderzochte onderwerpen vallen bij vergelijking binnen onze referentie-range. Dit geldt voor de gemiddelde kosten voor het meubilair van de leden van de Raad van Bestuur, het directiemeubilair, de vergaderkamers, het kantoormeubilair en het meubilair voor de secretariaten van de Raad van Bestuur, het meubilair in de ontvangstruimten alsmede tot slot de PC’s op de werkplek. De conclusie, die wij hieraan verbinden is, dat onze algemene indruk van een goed verzorgde en passende omgeving, in termen van benchmarking, voor deze onderdelen gerechtvaardigd wordt door de cijfers.
4.3
Onderwerpen gemiddeld niet vallend binnen de referentie-range Het restaurantmeubilair en de audiovisuele middelen in de vergaderkamers, vallen uitgedrukt als gemiddeld investeringscijfer niet in de referentie -range. Voor het restaurant-meubilair leert nadere beschouwing, dat de capaciteit kleiner is dan wij normaal zouden adviseren. Bovendien is ook het aantal gebruikte m2’s in lijn met deze lagere capaciteit.
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
7/8
Zonder hier uitgebreid en in detail aan te hebben gerekend verwachten wij, dat de conclusie gerechtvaardigd is, dat de hogere investering in 90 restaurantplaatsen in exploitatietermen ruimschoots zal opwegen tegen de voordelen van een lager ruimtegebruik. Voor de audiovisuele middelen is de afwijking zeer groot en niet te rechtvaardigen door onze waarnemingen tijdens de schouw. Gedurende het proces is ε 100.000,- aan het totaal toegevoegd waarvan wij geen nadere specificatie kennen. Additioneel onderzoek met “de boeken open” moet indien gewenst helderheid verschaffen in de werkelijke objecten enerzijds en de gemiddelde samenstelling van referentiewaarden anderzijds.
Rapportage niet gebouwgebonden inrichtingskosten UWV Hoofdkantoor (TG339634)
8/8
