Midden en West-Brabant Roadmap ten aanzien van Planning & Control 27 februari 2014
Ernst & Young, sparring partner voor de publieke sector Drs. D.E. (David) Zijlmans RA ►
Senior adviseur Financial Accounting & Advisory Services, transities en budgettering (waaronder jeugdzorg, samenwerking en fusie, liquidatie GR’s met inzet van multidisciplinaire teams van o.a. financials, juristen, fiscalisten en vastgoedexpertise)
►
Accountant van onder andere Arnhem, Breda, Middelburg en samenwerkingsverbanden (waaronder ISD’s, SW-bedrijven, SSC’s, Belastingen, GGD)
►
Ervaring “aan de andere kant van de tafel”: hoofd concernfinanciën, gemeente Tilburg
►
Facilitator Provinciale workshops 3Ds, Leergang financieel management sociaal domein en incompany trainingen, auteur “planning en control” binnen handreiking BZK
EY Financial Accounting & Advisory Services Prof. Dr. Dorgelolaan 12 5613 AM Eindhoven Tel: +31 (0)88 407 4677 Mobiel: +31 (0)6 2125 2481 E-mail:
[email protected]
Page 1
Agenda
• De stand van zaken • Planning & Control: 10 mijlpalen en de handreiking • De financiën • Bekostiging • Planning & control cyclus
2
Roadmap ten aanzien van plannning & control
De stand van zaken
• Houding varieert van “afwachtend kijken” tot “actief participeren”, afhankelijk van o.a. de visie op de verhouding tussen: concern en beleidssector gemeente en regionale samenwerking • Waar financiën deelneemt aan het voorbereidingsproces zijn de gemeenten het verst gevorderd. • Koppeling beleid en financiën cruciaal, maar moet nog van ver komen
Best practice in Midden en West-Brabant?
3
Roadmap ten aanzien van plannning & control
De stand van zaken: de agenda van de werkgroep bedrijfsvoering in
• • • • • • •
Inrichting Planning en Control Financieel kader Inkoopkader Informatievoorziening en automatisering Organisatie inrichting / apparaatskosten Archivering en contractenbeheer Scholing en training Betrokken disciplines: • P&C / Financiën • Inkoop en aanbesteding • ICT • Personeel en organisatie • AO/IC • Communicatie
4
Roadmap ten aanzien van plannning & control
Planning & Control: 10 mijlpalen
• Beleid is vastgesteld. • Processen zijn vastgesteld. • Rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en operationeel. • Samenwerking met (regio)gemeenten is vastgelegd. • Samenwerking met ketenpartners is vastgelegd. • Opdrachtgeverschap richting aanbieders is vastgelegd en opdrachten zijn verstrekt.
5
• Doelgroepen en benodigde maatregelen zijn in beeld. • Kosten en opbrengsten zijn in beeld. • Informatievoorziening is operationeel.
• Kortom: planning & control is een goede basis voor de realisatiefase.
Roadmap ten aanzien van plannning & control
De financiën
Exploitatiebegroting
7
Roadmap ten aanzien van plannning & control
Programmabegroting individuele gemeenten hoofdstuk Sociaal Domein
Uitgaven
Deelfonds Sociaal Domein Eigen gemeentelijke middelen (GF)
Inkomsten Jeugdzorg Uitgaven
Huishoudelijke zorg
Inkoop
Participatie
Wijkteams
Begeleiding ondersteuning, Verzorging
Subsidies
Eigen Bijdrage
Uitvoeringskosten: • Personeelskosten • Organisatiekosten • Communicatie • Huisvestingskosten • Opleiding en training • ICT • Innovatiekosten (Overhead)
8
Eigen gemeentelijke middelen participatiewet en WMO
Roadmap ten aanzien van plannning & control
Sociaal deelfonds (1)
‘Balans tussen bieden van beleidsvrijheid en waarborgen voor een succesvolle uitvoering’ Reikwijdte:
Jeugdwet Participatiewet (uitgezonderd inkomensdeel) WMO
Bestedingsvoorwaarden gedurende 3 jaar: ►
Oormerking
►
Financieel risico voor de gemeente
►
IV-3
►
Onderbesteding aanleiding voor nader onderzoek
9
Roadmap ten aanzien van plannning & control
Sociaal deelfonds (2)
Aandachtspunten: • Oormerking / verantwoordelijk voor tekort • Bestaande WMO en participatiemiddelen • ‘Regeling zonder meer’: begroten en verantwoorden geheel via P&C cyclus individuele gemeenten (rechtmatigheidstoets onderdeel van goedkeurende verklaring eigen jaarrekening)
10
Roadmap ten aanzien van plannning & control
Simulatie financiële consequenties nieuw beleid (3)
Het getalsvoorbeeld leert dat de financieel kritieke onderdelen van de transitie zijn: 1. prijs van de zorg (P omlaag) 2. toegang tot de zorg door de wijkteams (Q omlaag) • Minder verwijzingen tweede lijn • Minder dure zorg 3. zorginnovatie door integratie van de 3 domeinen (goedkopere P*Q combinaties) 4. Beperking uitvoeringskosten Dit zijn de “knoppen” waaraan we kunnen draaien Reken deze interventies uit de beleidsnota door en bepaal of zo het noodzakelijke resultaat wordt behaald. Roadmap ten aanzien van plannning & control 11
12
Bekostiging
Bekostiging, een voorbeeld in de jeugdzorg
Relevantie bekostiging: ►
►
Mogelijkheid om sturing te geven aan de uitvoering door inbouwen gedragsprikkels (voorbeelden P en Q). In relatie brengen met kenmerken hulpverlening, kwaliteit, innovatie en servicenormen.
►
Vaak een combinatie van verschillende bekostigingsmodellen.
►
Andere sturingsmogelijkheden: toegang (soms scheiding tussen toegang en uitvoering), volume, budgetbeheersing en capaciteitsafspraken.
13
Kenmerken hulpverlening: ►
Beschikbaarheid.
►
Individuele zorgtrajecten.
►
Crisishulpverlening.
►
Groepsgewijs.
►
Ambulant of residentieel.
►
Beschikbaarheid capaciteit of gebruikte capaciteit.
Roadmap ten aanzien van plannning & control
14
Planning & control cyclus
Hoe richten we de P&C cyclus in? (1) Vorm van P&C-rapportages: • dikker door extra 3 D-onderdelen? • dunner door niet-schriftelijke vormen van rapportage? Maar toch vooral frequenter voor de kritieke 3 D-onderdelen! Inhoud van P&C-rapportages: • zó dat alle geledingen - van uitvoerders tot bestuurders - op hun verantwoordelijkheden afgestemde informatie krijgen. • zó dat de administratieve lasten niet de pan uit rijzen. Proces van P&C: • inrichting van het interne, gemeentelijke proces • inrichting van proces met regiogemeenten, zorgaanbieders en anderen • afstemming van interne klassieke control en externe ‘netwerk-control’ Vorm, inhoud en proces vereisen dat de administratie en de informatiesystemen van gemeenten, zorgaanbieders en andere partijen goed op elkaar zijn afgestemd.
15
Roadmap ten aanzien van plannning & control
Hoe richten we de P&C cyclus in? (2)
EXTERN
• Contracteren • Prikkels • Inkoopprocedures en regels • Verantwoorden en rapporteren • Afrekenen
INTERN
• • • • • •
Regels en procedures Autorisatie Begroting / jaarrekening Managementrapportages Bestuurlijke rapportages Etc.
HARD CONTROL
• Communiceren • Samenwerking met externe controllers (netwerk-control) • Stimuleren en faciliteren • Visitatie • Aanspreken
• • • • •
Leiderschap en voorbeeldgedrag Motiveren en waarderen Communiceren en informeren Stimuleren en faciliteren Adviseren
SOFT CONTROL
Roadmap ten aanzien van plannning & control 16
Samenvattend 1) Bepaal uw positie t.o.v. de drie D’s: zorg dat u aan tafel zit! 2) Ga na of de projectorganisatie geëquipeerd is voor alle PIOFA-aspecten van de transities. 3) Maak ramingen van a) de historische kosten b) het toekomstig budget c) de toekomstige kosten en baten op basis van de beleidsnota’s Herhaal dit regelmatig op basis van nieuwe informatie
4) Besteedt expliciet aandacht aan de gewenste werking van de prikkels bij de vormgeving van de bekostigingsmodellen. Vertrouw niet alleen op de harde prikkels, bouw ook ‘soft’ control in. 5) Richt de P&C-cyclus zo in dat hij past bij de omvang, onzekerheid en dynamiek van de 3 D’s Roadmap ten aanzien van plannning & control 17
