1
Microsoft Word Setelah kuliah ini, anda akan dapat : ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
Masuk dan keluar MS Word. Menyunting dokumen di MS Word. Membuat, membuka, dan menyimpan dokumen di MS Word. Melakukan formatting sederhana pada dokumen MS Word. Memasukkan tabel, gambar, nomor halaman, footnote batas halaman di MS Word. Mengatur format halaman. Melihat tampilan hasil cetakan pada layar monitor. Mencetak dokumen dari MS Word. Mencari bantuan di MS Word. Menggabungkan (bagian) file lain ke dalam file MS Word.
Materi : # # # # # # # # # #
Masuk dan keluar dariMS Word. Menyunting dokumen. Close, Create, Open, Save. Formatting (paragraf, font, styles, bullet and numbering). Inserting (table, picture, page numbers, page break). Mengatur Format Halaman Print Preview. Mencetak. Help. OLE.
Prasyarat : $ Microsoft Windows.
Microsoft (MS) Word merupakan bagian dari MS Office yang khusus berfungsi sebagai text editor (program aplikasi yang digunakan untuk mengolah teks). Sesuai dengan program-program MS Office, MS Word juga bersifat WYSIWYG (What You See Is What You Get). WYSIWYG berarti tampilan yang diperoleh pengguna di kertas (setelah di-print) sama dengan tampilan yang dilihat pengguna di layar komputer.
Masuk dan Keluar MS Word Ada beberapa cara untuk menjalankan Word, di antaranya melalui start button: 1. Jalankan MS Windows. 2. Setelah masuk ke Windows, klik start button 3. Pilih Programs. 4. Klik Microsoft Word. Untuk keluar Word juga ada beberapa, di antaranya adalah melalui menu File:
2
1. Klik File. 2. Klik Exit atau tekan tombol x. Horizontal ruler
Document window, window tempat mengetikkan dokumen Program window buttons
Menu bar
Document window close button
Toolbar Standard Segitiga atas : batas kiri, segitiga bawah : batas kiri baris yang bukan permulaan paragraf
Vertical scroll bar
Menandakan letak pengetikkan berikutnya
Kursor mouse pada document window
Vertical ruler
Office assistant, untuk meminta bantuan (dapat berbeda).
Toolbar drawing (untuk menggambar) Status bar Horizontal scroll bar Gbr. 1. Word baru start.
Menyunting Dokumen Ketika Word mulai berjalan (gbr. 1), pengguna dapat mulai mengetikkan dokumen pada workspace tersebut. Beberapa tombol keyboard yang sering digunakan pada waktu pengetikkan: − Backspace : Menghapus karakter di kiri kursor. : Menghapus kursor di kanan kursor. − Delete : Ganti baris (ganti paragraf). − Enter : Memindahkan kursor ke belakang karakter terakhir dari baris − End tempat kursor tersebut tadi berada. : Memindahkan kursor 1 karakter ke kanan. − % : Memindahkan kursor 1 karakter ke kiri. − & : Memindahkan kursor 1 baris ke atas. − ↑ : Memindahkan kursor 1 baris ke bawah. − ↓ : Memindahkan kursor 1 layar ke atas. − PgUp : Memindahkan kursor 1 layar ke bawah. − PgDn Selain tombol-tombol di atas, untuk memudahkan dan mempercepat pengetikkan ada juga fungsi blok. Memblok teks, berarti menandakan suatu bagian dari teks untuk mengimplementasikan satu/lebih operasi pada keseluruhan bagian teks tersebut. Caranya : 1. Letakkan kursor pada awal blok.
3
2. Tekan tombol mouse (jangan dilepaskan), drag sampai ke akhir blok. 3. Setelah akhir blok yang diinginkan tercapai, baru tombol mouse dilepaskan. Teks yang diblok kemudian akan kelihatan seperti tulisan yang di-stabillo (gbr. 2).
Teks yang diblok
Teks yang tidak diblok
Gbr. 2. Teks yang diblok dan yang tidak diblok.
Latihan: Ketikkan kalimat-kalimat berikut (nomor dalam [] tidak usah ikut diketik) : Star Wars Terbaru Bisa Di-Download di Internet Kompas, Senin 13 Mei [1] Internet gudangnya pembajakan? Itulah yang mungkin ada dalam pikiran George Lucas saat film Star Wars terbarunya, "Star Wars: Episode II--Attack of the Clones" dengan mudah ditemui di Internet. Film yang baru akan diputar tanggal 16 Mei mendatang itu bahkan bisa di-download di beberapa situs seperti Usenet atau situs lain yang berkaitan dengan Usenet. [2] Selain download film, situs-situs tersebut juga menyediakan foto, file-file video dan audio dan hal lain yang berkaitan dengan film Star Wars terbaru sejak beberapa waktu lalu. Padahal film yang baru diluncurkan biasanya baru akan tersedia di Internet sekitar 24 jam setelah pemutaran perdana di bioskop. [3] Kejadian yang menimpa film Star Wars ini bukan yang pertama terjadi. Sebelumnya, sehari sebelum film Spider-Man diputar perdana di bioskop, orang sudah bisa mendownload film tersebut di Internet. Meski mereka bisa mendapatkannya secara gratis, namun kualitas film tersebut tidak sebagus aslinya, walaupun sama sekali tidak bisa dikatakan buruk. [4] Penjualan material-material ilegal lewat Internet sudah sejak sekian lama menjadi keprihatinan industri film dan musik. Banyak sekali situs yang menawarkan material ilegal baik secara langsung maupun secara tidak langsung. Salah satu contoh situs yang memungkinkan beredarnya material ilegal secara tidak langsung misalnya situs-situs yang memberikan fasilitas peer-to-peer atau file sharing, seperti Morpheus. Selain itu kemajuan teknologi yang membuat akses Internet semakin cepat juga memudahkan orang mendownload file-file berukuran besar --seperti file film-- dengan lebih cepat dan kualitasnya pun semakin bagus. [5] Siapakah pengedar material ilegal di Internet? Sejauh ini, dalam kasus Star Wars, sebuah kelompok distribusi yang menyebut diri mereka "FTFVCD," atau "F**K the Feds", bertanggung jawab atas peredaran film tersebut secara ilegal. Mereka bahkan mengaku puas dengan tindakannya itu. "Kami puas bisa menghadirkan release salah satu film yang paling dinantikan ini," ungkap kelompok tersebut lewat tulisan yang disertakan pada film.
4
Menghapus Teks Di atas telah dijelaskan cara menghapus karakter yang telah ditulis (tombol backspace atau del), namun jika karakter yang akan dihapus cukup banyak, misalnya 1 paragraf, cara di atas sangatlah lama. Untuk itu, dapat digunakan cara berikut: 1. Blok bagian yang akan dihapus. 2. Tekan tombol delete pada keyboard. Latihan: Hapus paragraf ke-2 ([2]) dari yang telah ditulis pada latihan di atas. Memindahkan Teks Untuk memindahkan teks ke tempat lain, dapat dilakukan dengan: 1. Blok bagian yang akan dipindahkan. 2. Klik menu Edit, kemudian klik Cut. atau Klik kanan, kemudian klik Cut. atau Tekan tombol Ctrl, kemudian tanpa melepaskan tombol Ctrl, tekan tombol C (Ctrl+X). 3. Tempatkan kursor pada lokasi baru, tempat teks tersebut akan diletakkan kemudian. 4. Klik menu Edit, kemudian klik Paste. atau Klik kanan, kemudian klik Paste atau Tekan tombol Ctrl, kemudian tanpa melepaskan tombol Ctrl, tekan tombol V (Ctrl+V). Latihan: − Pindahkan paragraf yang ditandai dengan [3] ke atas paragraf yang ditandai dengan [1]. − Pindahkan lagi paragraf tersebut (yang baru dipindahkan) ke tempatnya yang semula. Meng-copy Teks Jika suatu teks akan ditulis lagi pada bagian lain, maka untuk mempermudah dan mempercepat proses penulisan ulang (peng-copy-an), dapat digunakan cara berikut: 1. Blok bagian yang akan dipindahkan. 2. Klik menu Edit, kemudian klik Copy. atau Klik kanan, kemudian klik Copy. atau Tekan tombol Ctrl, kemudian tanpa melepaskan tombol Ctrl, tekan tombol C (Ctrl+C). 3. Tempatkan kursor pada lokasi baru, tempat teks hasil duplikasi akan diletakkan. 4. Klik menu Edit, kemudian klik Paste.
5
atau Klik kanan, kemudian klik Paste. atau Tekan tombol Ctrl, kemudian tanpa melepaskan tombol Ctrl, tekan tombol V (Ctrl+V). Latihan: − Copy paragraf yang ditandai dengan [3] dan letakkan di bawah paragraf yang ditandai dengan [5]. − Copy paragraf yang ditandai dengan [1] dan letakkan di bawah paragraf yang ditandai dengan [3]. Undo dan Redo Jika pengguna melakukan kesalahan operasi atau pengetikkan, maka kesalahan tersebut dapat ditiadakan dengan melakukan undo. Caranya: Klik menu edit, kemudian klik undo. atau Klik toolbar undo. Jika setelah melakukan undo, kemudian pengguna berubah pikiran lagi dan menganggap bahwa operasi yang telah di-undo tadi perlu, maka pengguna dapat melakukan redo. Caranya: Klik menu edit, kemudian klik redo. atau Klik toolbar redo. Latihan: Lakukan undo sebanyak 2X
Save, Close, Create, Open File Save File Untuk menyimpan file: 1. Klik File. 2. Klik Save As, akan muncul dialog box seperti gbr. 3. 3. Klik kotak Look in, kemudian klik drive/tempat di mana file tersebut akan disimpan, kemudian akan muncul daftar file dan directory pada kotak yang di bawahnya. Klik directory yang sesuai hingga ditemukan tempat di mana file tersebut akan disimpan. Ketikkan nama file pada File Name, kemudian klik Save. atau Ketikkan lokasi lengkap beserta nama file dari file yang disimpan pada kotak File Name, kemudian klik Save. Jika file sudah pernah disimpan sebelumnya, penyimpanan selanjutnya dapat dilakukan dengan: 1. Klik File. 2. Klik Save.
6
Untuk menutup file dapat dilakukan: 1. Klik File. 2. Klik Close.
Tempat file akan disimpan (*)
Daftar file yang ada di directory yg. ditunjuk oleh (*)
Nama file yang akan digunakan untuk file yang akan disimpan ini.
Gbr. 3. Dialog box Save As.
Latihan: − Save file yang telah dibuat tadi pada My Documents dengan nama lat1.doc. − Tambahkan kalimat berikut pada file tersebut. Di lain pihak, Lucasfilm, perusahaan pembuat film Star Wars tidak memberikan komentarnya mengenai hal ini, namun menyerahkan masalah itu pada badan yang berwenang. Mereka juga belum bisa memperkirakan kerugian yang ditimbulkan akibat peredaran Star Wars ilegal di Internet, meski memperkirakan bahwa kerugian itu akan semakin besar jika peredaran Star Wars di jagad maya tidak segera dihentikan. (cnet/wsn)
− Save kembali file tersebut. Close File Untuk menutup file dapat dilakukan dengan: Klik menu File, kemudian klik Close. atau Klik close file button. Latihan: − Tutup file yang telah dibuat di atas. Create File Untuk mulai membuat file: 1. Klik File. 2. Klik New, akan muncul dialog box seperti gbr. 4. 3. Pada tab General klik Blank document. 4. Klik OK.
Gbr. 4. Dialog box New untuk membuat file baru.
7
5. Pengguna dapat mulai menulis pada kursor yang ada. Latihan: − Buatlah file baru dengan nama lat2.doc di My Document, kemudian ketikkan kalimat berikut (nomor dalam [] tidak usah ikut diketik) : Rokok [1] Di negara-negara maju, kepopuleran rokok di kalangan remaja semakin pudar. Banyak diantara mereka beranggapan merokok adalah kebiasaan buruk, tidak menarik dan sebaiknya dihindari. [2] Menarik menyimak hasil survey pendapat remaja terhadap rokok yang dilakukan di Amerika baru-baru ini. Melihat orang lain merokok membuat niat saya semakin kuat untuk tidak merokok Setuju (67%), tidak setuju (22%), tidak tahu (10%). Saya lebih suka berteman dengan orang yang tidak merokok. Setuju (86%), tidak setuju (8%) dan tidak tahu (6%). Cukup aman merokok selama satu atau dua tahun. Setuju (7%), tidak setuju (92%), tidak tahu (1%). Rokok sangat membantu ketika kita merasa bosan. Setuju (7%), tidak setuju (92%), tidak tahu (1%). Rokok membantu mengurangi stres. Setuju (21%), tidak setuju (78%) dan tidak tahu (3%). Mengisap rokok meningkatkan risiko kanker. Setuju (95%), tidak setuju (2%), tidak tahu (3%). Saya tidak suka berada di sekitar perokok. Setuju (65%), tidak setuju (22%) dan tidak tahu (13%). [3] Pikirkan juga hal-hal lain yang dapat dilakukan remaja dalam setahun, yang nilainya setara dengan uang yang ia habiskan untuk merokok: Mentraktir 40 teman-teman menonton bioskop, kemudian memesan pizza (dengan tetek bengek pesanan lain, seperti minuman atau roti bawang) mengunyahnya, sembari membaca 162 buku komik yang baru dibeli. Mengobrol di telepon dengan teman-teman di berbagai negara selama 126 jam 22 menit. Menyumbang lembaga-lembaga sosial, dimana uang itu benar-benar dapat membantu orang-orang yang sangat membutuhkan. Membeli 1400 bibit pohon-pohon langka Memainkan 2800 video games baru Jika bosan dan ingin bersenang-senang, tabunglah 5 persen saja dari uang untuk membeli rokok itu. Dan.. setelah 20 tahun, kamu dapat... benar-benar BERSENANG-SENANG..!!! −
Simpan dan kemudian tutuplah file tersebut.
Open File Untuk membuka file yang sudah pernah disimpan sebelumnya: 1. Klik File. 2. Klik Open, akan muncul dialog box seperti gbr. 5. 3. Klik kotak Look in, kemudian klik drive yang sesuai/tempat file yang sesuai, kemudian akan muncul daftar file dan directory pada kotak yang di bawahnya. Klik directory yang sesuai hingga ditemukan file yang akan dibuka tersebut. Pilih file tersebut, Gbr. 5. Dialog box open, untuk membuka file. kemudian klik Open.
8
atau Ketikkan lokasi lengkap beserta nama file dari file yang akan dibuka tersebut pada kotak File Name, kemudian klik Open. Latihan: − Buka kembali file lat1 di My Documents yang telah dibuat.
Formatting Formatting di sini berarti mengubah atau men-set penampilan teks yang telah/akan diketik pengguna. Formatting dapat dilakukan baik setelah maupun sebelum teks diketikkan. Caranya adalah (*): − Jika teks telah diketikkan, Pilih paragraf yang akan diformat dengan meletakkan kursor pada salah satu bagian paragraf yang akan diformat tersebut, kemudian atur formatnya sesuai keinginan. atau Jika format yang sama akan diaplikasikan untuk beberapa paragraf, maka formatting dilakukan dengan memblok paragraf-paragraf tersebut dan kemudian mengatur format sesuai keinginan. − Jika teks belum diketikkan, Letakkan kursor pada posisi awal pengetikkan, atur format tampilannya, kemudian barulah ketikkan teks-nya. Paragraf 1. Program text editor, khususnya MS Word, menandakan pergantian paragraf dengan penekanan tombol enter. Jadi untuk berganti paragraf, pengguna perlu menekan Enter. Alignment merupakan aturan perataan teks. MS Word menyediakan 4 macam perataan, yaitu : rata kiri (left), rata kanan (right), rata tengah (center), dan rata kirikanan (justify). Cara mengatur alignment paragraf: 1. Gunakan salah satu cara dari (*) untuk teks yang akan diatur indentasinya. 2. Klik toolbar yang sesuai (gbr. 5). atau − Klik menu Format. − Klik Paragraf (akan muncul dialog box seperti gbr. 6). − Klik tab Indents and Spacing. − Pada kotak Alignment pilih perataan yang dikehendaki. − Klik OK. Rata tengah Rata kiri-kanan
Rata kiri
Tampilan paragraf sesuai setting-setting yang telah dipilih Rata kanan Gbr. 5. Toolbar alignment.
Gbr. 6. Dialog box untuk mengubah setting paragraf.
9
Latihan : Aturlah file lat1.doc sehingga: − Paragraf pertama rata kiri. − Paragraf kedua rata tengah. − Paragraf ketiga rata kanan. − Semua paragraf setelah paragraf ketiga rata kiri-kanan. Hasilnya akan tampak seperti gbr. 7.
Gbr. 7. Hasil latihan alignment paragraf.
2. Indentasi Indentasi adalah jarak teks dari ujung kiri atau kanan. Pengguna dapat mengatur jarak tersebut dengan cara: 1. Gunakan salah satu cara dari (*) untuk teks yang akan diatur indentasinya. 2. Klik menu Format. 3. Klik Paragraf (akan muncul dialog box seperti gbr. 6). 4. Klik tab Indents and Spacing. 5. Pada bagian Indentation, isilah kotak Left dengan angka positif yang sesuai dengan indentasi yang diinginkan untuk mengatur jarak teks dari ujung kiri. Sedangkan untuk mengatur jarak teks dari ujung kanan, isilah kotak Right dengan angka positif yang sesuai. 6. Jika pengguna ingin mengaplikasikan jenis indentasi tertentu pada suatu paragraf, dapat memilih jenis yang sesuai dari kotak pilihan Special. Pilihan tersebut adalah: − (none) : Tidak ada indentasi khusus. − First line : Baris pertama paragraf lebih menjorok ke dalam. − Hanging : Baris pertama paragraf lebih menjorok ke luar.
10
Untuk pilihan First line dan Hanging, besarnya jarak (dari kiri) antara baris pertama dengan baris berikutnya dinyatakan dengan angka positif yang dapat diketikkan pengguna pada kotak By. 7. Klik OK. Latihan: Pada file lat1.doc, set agar semua teks rata kiri kanan dan tiap paragraf adalah paragraf hanging. 3. Spacing Spasi antar paragraf ataupun antar baris dapat diatur dengan: 1. Gunakan salah satu cara dari (*) untuk teks yang akan diatur indentasinya. 2. Klik menu Format. 3. Klik Paragraf (akan muncul dialog box seperti gbr. 6). 4. Klik tab Indents and Spacing. 5. Untuk mengatur spasi antar paragraf: − Isilah kotak Before dengan bilangan cacah yang sesuai dengan spasi yang akan digunakan antara paragraf tersebut dengan paragraf sebelumnya. − Isilah kotak After dengan bilangan cacah yang sesuai dengan spasi yang akan digunakan antara paragraf tersebut dengan paragraf berikutnya. 6. Untuk mengatur spasi antar baris: Dapat dengan memilih jenis spasi yang telah tersedia, pilihan yang ada: − Single : Jarak antar baris adalah 1 spasi. − 1.5 lines : Jarak antar baris adalah 1,5 spasi. − Double : Jarak antar baris adalah 2 spasi. − At least : Jarak spasi minimal. − Exactly : Jarak spasi yang tepat. − Multiple : Menggandakan jarak spasi. Untuk pilihan At least, Exactly, Multiple, atau spasi yang berbeda dari spasispasi standard yang telah disediakan, pengguna dapat mengetikkan spasi yang diinginkannya pada kotak At. 7. Klik OK. Latihan: − Pada file lat1.doc, set spasi antar baris menjadi 1,5. − Pada file lat1.doc, set jarak setelah paragraf menjadi 12 pt. Font Jenis huruf, warna, ukuran yang digunakan oleh suatu teks dalam suatu dokumen dapat diubah-ubah. Caranya: 1. Gunakan salah satu cara dari (*) untuk teks yang akan diatur indentasinya. 2. Klik menu Format. 3. Klik Font (akan tampil dialog box seperti pada gbr. 8). 4. Pilih hal-hal apa saja yang akan diubah. 5. Klik OK.
11
Pilihan model huruf
Jenis huruf yang dipilih
Model huruf yang dipilih
Ukuran huruf yang dipilih
Pilihan jenis huruf
Pilihan ukuran huruf
Warna huruf
Warna garis bawah Jenis garis bawah
Efek huruf
Contoh tampilan bentuk huruf yang dipilih.
Gbr. 8. Dialog box untuk mem-format huruf.
Latihan: Ubahlah font dari semua teks pada lat1.doc menjadi berjenis Times New Roman dengan ukuran 12. Bullets and Numbering Untuk membuat teks yang berisi listing point-point dengan menggunakan bullet atau penomoran, caranya adalah: 1. Gunakan salah satu cara dari (*) untuk teks yang akan diatur indentasinya. 2. Klik menu Format. 3. Klik Bullets and Numbering (akan muncul dialog box seperti gbr. 9(a)). 4. Jika ingin memberi bullet, maka klik tab Bulleted. Jika ingin memberi nomor, maka klik tab Numbered. 5. Klik jenis bullet / penomoran yang ingin digunakan. Jika jenis yang diinginkan tidak ada, maka pengguna dapat mengubah jenis yang ada sehingga sesuai dengan yang diinginkannya. Caranya adalah : − Klik salah satu jenis bullet / penomoran yang paling menyamai dengan jenis yang diinginkan. − Klik tombol Customize (akan muncul dialog box seperti gbr. 9(b) untuk bullet atau gbr. 9(c) untuk penomoran). − Pilih jenis yang diinginkan. − Klik OK pada dialog box Customized Bulleted List atau Customized Numbered List. 1. Khusus penomoran, pengguna dapat memilih apakah penomoran akan melanjutkan yang sebelumnya atau tidak. Jika memang melanjutkan yang sebelumnya, maka klik Continue previous list, jika tidak, maka klik Restart numbering. 2. Klik OK.
12
(b)
(c)
(a)
Gbr. 9. (a) Dialog box Bullets and Numbering. (b) Dialog box Customized Bulleted List. (c) Dialog box Customized Numbered List.
Latihan: Ubah bagian [2] dan [3] dari file lat2.doc, sehingga menjadi seperti: [2] Menarik menyimak hasil survey pendapat remaja terhadap rokok yang dilakukan di Amerika baru-baru ini. 1. Melihat orang lain merokok membuat niat saya semakin kuat untuk tidak merokok Setuju (67%), tidak setuju (22%), tidak tahu (10%). 2. Saya lebih suka berteman dengan orang yang tidak merokok. Setuju (86%), tidak setuju (8%) dan tidak tahu (6%). 3. Cukup aman merokok selama satu atau dua tahun. Setuju (7%), tidak setuju (92%), tidak tahu (1%). 4. Rokok sangat membantu ketika kita merasa bosan. Setuju (7%), tidak setuju (92%), tidak tahu (1%). 5. Rokok membantu mengurangi stres. Setuju (21%), tidak setuju (78%) dan tidak tahu (3%). 6. Mengisap rokok meningkatkan risiko kanker. Setuju (95%), tidak setuju (2%), tidak tahu (3%). 7. Saya tidak suka berada di sekitar perokok. Setuju (65%), tidak setuju (22%) dan tidak tahu (13%). [3] Pikirkan juga hal-hal lain yang dapat dilakukan remaja dalam setahun, yang nilainya setara dengan uang yang ia habiskan untuk merokok: • Mentraktir 40 teman-teman menonton bioskop, kemudian memesan pizza (dengan tetek bengek pesanan lain, seperti minuman atau roti bawang) mengunyahnya, sembari membaca 162 buku komik yang baru dibeli. • Mengobrol di telepon dengan teman-teman di berbagai negara selama 126 jam 22 menit. • Menyumbang lembaga-lembaga sosial, dimana uang itu benar-benar dapat membantu orang-orang yang sangat membutuhkan. • Membeli 1400 bibit pohon-pohon langka • Memainkan 2800 video games baru • Jika bosan dan ingin bersenang-senang, tabunglah 5 persen saja dari uang untuk membeli rokok itu. Dan.. setelah 20 tahun, kamu dapat... benar-benar BERSENANG-SENANG..!!!
13
Styles Style adalah kumpulan format khusus dengan nama tertentu. Dengan menggunakan style, pengguna tidak perlu mengubah format paragraf, font, dsb. secara terpisahpisah. Hal ini dapat membantu pengguna dalam mempercepat pekerjaannya, terutama jika format tertentu akan diaplikasikan pada banyak bagian dalam dokumen Word. Untuk menggunakan style caranya adalah: 1. Gunakan salah satu cara dari (*) untuk teks yang akan diatur indentasinya. 2. Klik toolbar style ( ), klik sytle yang sesuai. atau − Klik menu Format. − Klik Style (akan muncul dialog box seperti gbr. 10(a)). − Pilih Style yang akan digunakan pada kotak Styles. − Klik Apply. (a) Tampilan paragraf dari style ini. Daftar style yang dapat dipilih.
Tampilan huruf dari style ini.
(b) Nama style.
Jenis style (paragraf/huruf).
Nama style yang menjadi acuan dari style ini.
Jenis style yang digunakan untuk paragraf. Tampilan style yang dibuat.
Deskripsi style (jenis huruf, paragraf, dsb.).
Untuk men-set format (font, paragraf, dsb.) yang akan digunakan untuk style ini. Gbr. 10. (a) Dialog box untuk memilih style yang akan digunakan. (b) Dialog box untuk membuat style baru.
14
Latihan: Gunakan style header untuk kalimat pertama (Rokok) pada lat2.doc. Selain menggunakan style yang sudah ada, pengguna juga dapat membuat sendiri style yang dibutuhkannya. Caranya adalah : 1. Klik menu Format. 2. Klik Style (akan muncul dialog box seperti gbr. 10(a)). 3. Klik tombol New (akan muncul dialog box seperti gbr. 10(b)). 4. Beri nama style tersebut pada kotak Name. 5. Set format-format yang dikehendaki melalui tombol Format (klik tombol Format). 6. Klik OK pada dialog box New Style. 7. Klik Apply. Latihan: Dari lat2.doc, buatlah style dengan nama head1, yang memiliki format : − Font : Times New Roman, ukuran 18 pt, bold. − Alignment : center. − Spacing : 12pt untuk After. Kemudian aplikasikan style ini untuk kalimat pertama dari lat2.doc. Latihan Formatting: Ubahlah sehingga lat2.doc mempunyai format seperti gambar di bawah ini.
Gbr. 11. Hasil lat2.doc yang telah diformat.
15
Inserting Table Pengguna dapat minyisipkan tabel ke dalam dokumen yang dibuatnya dengan cara: Letakkan kursor pada tempat gambar akan disisipkan. 1. Klik Table. 2. Pilih Insert, klik Table (akan muncul dialog box seperti gbr. 12) 3. Ketikkan jumlah baris dan kolom yang dikehendaki kotaknya masing-masing. 4. Tentukan pengaturan lebar kolom yang dikehendaki pada bagian AutoFit behaviour. - Fixed column width : lebar kolom telah ditentukan sebelumnya, berapa lebarnya dapat diketikkan pada kotak yang berada di sampingnya (Auto berarti lebar kolom sesuai nilai default). - AutoFit to contents : lebar kolom disesuaikan dengan isi kolom tersebut. - AutoFit to window : lebar kolom disesuaikan dengan window dokumen. 5. Untuk mengatur tampilan tabel, klik tombol AutoFormat (akan muncul dialog box Table AutoFormat). Setelah selesai mengatur tampilan tabel, klik OK pada dialog box Table AutoFormat tersebut. 6. Klik OK.
Banyaknya kolom pada tabel Banyaknya baris pada tabel Klik salah satu untuk memilih pengaturan lebar kolom tabel.
Klik untuk men-set format tabel sesuai keinginan
Klik hingga kotak bertanda V jika pengaturan ini ingin digunakan sebagai default untuk tabel-tabel berikutnya. Gbr. 12. Dialog box untuk penyisipan tabel pada dokumen MS Word.
Picture Pengguna dapat menyisipkan gambar ke dalam dokumen yang dibuatnya dengan cara: 1. Letakkan kursor pada tempat gambar akan disisipkan. 2. Klik menu Insert. 3. Pilih Picture (akan muncul menu seperti gbr. 13a). 4. Klik pilihan yang sesuai misal FromFile (akan muncul dialog box seperti gbr. 13b; cara penggunaannya mirip dengan openFile, hanya saja dalam hal ini yang dibuka adalah file gambar). 5. Klik OK (pada dokumen akan muncul gambar yang telah dipilih tadi).
16
6. Aturlah letak gambar tersebut sesuai keinginan dengan men-drag gambar tersebut sampai ke lokasi yang sesuai. Untuk mengatur format tampilan, klik kanan pada gambar tersebut dan pilihlah format yang sesuai.
(a)
(b) Gbr. 13. (a) Menu Insert Picture dan pilihan mengenai asal gambar yang akan disisipkan. (b) Dialog box untuk menyisipkan Footnote gambar (cara penggunaannya sama dengan dialog box untuk membuka file; gbr 3c.
Ketika membuat dokumen, seringkali pengguna perlu menyisipkan keterangan tambahan mengenai apa yang ditulis. Keterangan ini umumnya diletakkan pada bagian bawah, halaman tempat teks yang akan diterangkan tersebut tertulis. Cara untuk menyisipkan footnote: 1. Letakkan kursor pada teks yang akan diberi keterangan. 2. Klik Insert. 3. Klik Footnote (akan muncul dialog box seperti gbr. 14). 4. Klik Footnote. 5. Jika footnote menggunakan nomor, maka klik AutoNumber, jika menggunakan bullet, maka klik Custom mark. Kemudian ketikkan atau pilih bullet yang akan digunakan (dengan mengklik tombol Symbol dan memilih bullet dari dialog box Gbr. 14. Dialog box untuk menyisipkan Symbol) pada kotak yang tersedia. footnote. 6. Klik OK. 7. Kursor kemudian akan berada pada tempat footnote akan diletakkan. Ketikkan keterangan tambahan (isi footnote). 8. Setelah selesai mengetikkan isi footnote tersebut, letakkan kembali kursor pada tempat penulisan dokumen akan dilanjutkan. Pada bagian teks yang diberi footnote akan ada tanda. Tanda ini dapat berupa bilangan atau bullet, sesuai pilihan pada langkah 5 di atas. Untuk menghapus footnote, caranya adalah: 1. Blok tanda footnote pada teks yang footnote-nya akan dihapus tersebut.
17
2. Hapus tanda tersebut dengan menekan tombol delete atau backspace. Page Numbers Untuk memberikan nomor halaman pada dokumen yang sedang digunakan, dapat dilakukan: 1. Klik menu Insert. 2. Klik Page Numbers (akan muncul dialog box seperti gbr. 15a) 3. Pilih apakah nomor halaman akan diletakkan di atas (Top of page (Header)) atau di bawah (Bottom of page (Footer)) dengan memilih pada kotak Positions. 4. Pilih tempat nomor halaman akan diletakkan secara mendatar pada kotak Alignment. Pilihan yang ada adalah: : Nomor halaman pada setiap halaman dokumen diletakkan di − Left sebelah kiri. − Center : Nomor halaman pada setiap halaman dokumen diletakkan di tengah halaman. − Right : Nomor halaman pada setiap halaman dokumen diletakkan di sebelah kanan. − Inside : Jika dibuat buku (dengan aturan Latin), maka nomor halaman akan selalu berada di sebelah dalam (dekat dengan ujung kiri buku). Jadi pada halaman ganjil, nomor halaman akan diletakkan pada sebelah kiri dan pada halaman genap, nomor halaman akan diletakkan pada sebelah kanan. − Outside : Jika dibuat buku (dengan aturan Latin), maka nomor halaman akan selalu berada di sebelah luar (dekat dengan ujung kanan buku). Jadi pada halaman ganjil, nomor halaman akan diletakkan pada sebelah kanan dan pada halaman genap, nomor halaman akan diletakkan pada sebelah kiri. 5. Kemudian untuk menentukan jenis penulisan nomor halaman, klik tombol Format (akan muncul dialog box seperti gbr. 15b). 6. Pilih jenis penomoran halaman yang diinginkan. 7. Klik OK pada dialog box Page Numbers Format. 8. Jika pengguna tidak menghendaki nomor halaman ada pada halaman pertama suatu dokumen, maka pengguna dapat mengklik kotak Show number on first page sehingga tanda V tidak ada lagi pada kotak tersebut. 9. Klik OK pada dialog box Page Numbers.
(a)
(b) Gbr. 15. (a) Dialog box Page Numbers. (b) Dialog box Page Numbers Format.
18
Latihan: Berilah nomor halaman di sebelah kanan bawah pada tiap halaman di lat2.doc. Page Break Ketika pengguna mengetik pada Word dan telah mengisi penuh 1 halaman, otomatis Word akan memberi page break pada bagian tersebut. Sebenarnya pengguna dapat pula memberikan page break pada tempat yang diingininya, caranya adalah: 1. Letakkan kursor pada tempat yang akan disisipi page break. 2. Klik menu Insert. 3. Klik Break (akan muncul dialog box seperti gbr. 16). 4. Klik Page break. 5. Klik OK.
Gbr. 16. Dialog box break.
Mengatur Format Halaman Untuk mengatur batas (margin) kiri/kanan/atas/bawah, ukuran kertas, orientasi pencetakan, dapat dilakukan dengan: 1. Klik menu File. 2. Klik Page Setup (akan muncul dialog box seperti gbr. 17 (a)). 3. Untuk mengatur Margins, klik tab Margins, kemudian ubah batas-batas tersebut dengan mengetikkannya pada kotak yang telah tersedia. 4. Untuk mengatur ukuran kertas ataupun orientasi pencetakan, klik tab Paper Size: − Pilih jenis kertas yang sesuai dengan mengklik dan memilih pada kotak Paper size. Jika pengguna ingin menggunakan ukuran kertas yang tidak umum dan pilihan kertas tersebut tidak disediakan Word, maka pengguna dapat memilih Custom size, kemudian mengetikkan ukuran kertasnya pada kotak Width (lebar kertas) dan Height (panjang kertas). − Orientasi pencetakan ada 2 macam: o Portrait : Pencetakan dilakukan dari atas ke bawah, teks yang dicetak terlebih dahulu adalah teks yang berada lebih atas. o Landscape : Pencetakan dilakukan menyamping, dari kiri ke kanan, teks yang dicetak terlebih dahulu adalah teks yang lebih di kiri. Klik Portrait atau landscape sesuai kebutuhan. 5. Klik OK (cukup dilakukan pada salah 1 tab saja dan perubahan yang telah dilakukan pada masing-masing tab akan diimplementasikan).
19
Mengatur ukuran kertas.
Mengatur cara penempatan kertas pada kertas.
Tab untuk mengatur jarak teks dari ujung kertas Jarak dari atas Jarak dari bawah Jarak dari kiri Jarak dari kanan Lebar bagian kertas yang tidak terlihat jika dokumen akan dijilid. Hanya dapat dipilih salah satunya saja. Mirror margins berarti margin halaman kiri Jarak header / footer (misalnya nomor halaman yg. ditaruh di merupakan cermin atas / footnote, nomor halaman yg. ditaruh di bawah, dsb.) dari halaman kanan dari ujung kertas dan sebaliknya. Digunakan jika setelah dicetak, dokumen akan dijilid menjadi seperti buku. Sedangkan jika 2 pages per sheet yg. dipilih, maka 1 halaman kertas akan digunakan untuk mencetak 2 halaman pada layar. Hal ini dapat digunakan untuk membuat leaflet yang kemudian akan dilipat, dsb.
Mengatur layout kertas. Menunjukkan hasil pengaturan margin pada dokumen. Apakah format ini akan diimplementasikan untuk semua halaman Letak gutter, apakah nanti akan dijilid membentuk buku yang di buka dari kanan atau dari bawah.
(a)
Pilihan jenis ukuran kertas (A4, folio, dsb.). Jika ingin menggunakan ukuran sendiri, pilih Custom size. Lebar kertas Panjang kertas Orientasi pencetakan
(b) Gbr. 17. Dialog box Page Setup. (a) Tab Margins. (b) Tab Paper Size.
Print Preview Sebelum mencetak dokumen, untuk memastikan dahulu bahwa hasil cetaknya nanti akan sesuai dengan keinginan, maka pengguna dapat melihat tampilan tercetaknya pada layar monitor terlebih dahulu. Caranya adalah: 1. Pada dikumen yang akan dicetak, klik menu File.
20
2. Klik Print Preview (akan tampil dialog box seperti gbr. 18). 3. Jika tampilan di sini sudah sesuai dengan keinginan, berarti hasil cetaknya (di kertas) juga akan sesuai. 4. Untuk kembali ke tampilan dokumen, klik tombol Close.
Menampilkan 1 halaman per layar
Menampilkan beberapa halaman per layar (pada gbr. ini, 2 halaman per layar)
Skala yang ditampilkan dibandingkan dengan yang sebenarnya
Mengubah kursor menjadi kaca pembesar. Jika toolbar ditekan, berarti kursor merupakan kaca pembesar (lihat (*)).
Menunjukkan halaman yang sedang dilihat hasil cetaknya
(*) : Zoom-in. Jika diklik, maka tampilan halaman tersebut akan diperbesar. : Zoom-out. Jika diklik, maka tampilan halaman tersebut akan diperkecil.
Gbr. 18. Dialog box Print Preview.
Mencetak Sebelum mencetak dokumen ke kertas, pengguna dapat melihat dahulu seperti apa hasil yang akan diperoleh nantinya secara lebih lengkap, caranya adalah dengan: 1. Dari dokumen yang akan dicetak, klik menu File. 2. Klik Preview. Untuk mencetak dokumen yang telah dibuat, caranya adalah: 1. Dari dokumen yang akan dicetak, klik menu File. 2. Klik Print (akan muncul dialog box seperti gbr. 19) 3. Pilih printer yang akan digunakan pada kotak Name. 4. Tentukan halaman yang akan dicetak pada bagian Page range: : Mencetak semua halaman. − All
21
− Current page : Mencetak halaman tempat kursor berada. : Mencetak halaman-halaman tertentu saja. Halaman yang − Pages akan dicetak diketikkan pada kotak yang berada di samping pilihan ini. 5. Selain menentukan page range, pengguna dapat juga menentukan apakah yang akan dicetak adalah semua halaman pada page range tersebut atau hanya halaman ganjil saja atau genap saja, yaitu dengan memilih pilihan pada kotak Page. Pilihan tersebut adalah: − All pages in range : Mencetak semua halaman pada range yang telah ditentukan. : Mencetak halaman ganjil yang berada pada range − Odd pages yang telah ditentukan tersebut. : Mencetak halaman genap yang berada pada range − Even pages yang telah ditentukan tersebut. Pilihan Odd pages dan Even pages sangat membantu ketika pengguna ingin mencetak halaman secara bolak-balik. 6. Tentukan banyaknya copy yang akan dicetak dengan mengetikkan jumlah tersebut pada kotak Number of copies di bagian copies.
Klik untuk mengubah setting printer
Printer yang digunakan
Output tidak ke kertas, tapi ke file Berapa kali cetak / halaman
Halaman berapa saja yang akan dicetak
Jika jumlah copy > 1 dan pencetakan dilakukan per-copy, mk. klik sehingga kotak ini bertanda V
Apa yang akan dicetak Mengatur halaman mana saja yang masuk dlm. range yang dicetak
Latihan: Cetaklah lat2.doc
Pengaturan skala
Gbr. 19. Dialog box untuk mencetak.
Help Untuk mencari bantuan pada MS Office, khususnya MS Word ada beberapa cara: − Ketika Office Assistant tampak pada layar: 1. Klik Office Assistant (akan muncul dialog box seperti gbr. 20). 2. Ketikkan kata kunci yang akan dicari pada kotak What would you like to do? 3. Klik search.
Gbr. 20. Dialog box yang ditampilkan oleh Office Assistant
22
4. Dialog box tersebut kemudian akan menampilkan beberapa pilihan mengenai topik yang diminta. 5. Untuk melihat bantuan dari salah satu pilihan yang ditampilkan, pengguna perlu men-dobel klik pilihan tersebut. Kemudian akan tampil window yang berisi informasi mengenai hal tersebut. 6. Jika telah selesai membaca informasi yang tampil tersebut, tutuplah window informasi tersebut dengan mengklik tombol close pada window informasi yang bersangkutan. (a)
Informasi yang dipilih
Pilihan informasi yang tersedia.
Keterangan mengenai informasi yang diminta.
(b) Keterangan mengenai informasi yang diminta. Ketikkan kata kunci yang akan dicari Pilihan kata kunci. Pilihan topik yang yang berhubungan dng. kata kunci yang diketikkan di atas (klik untuk memilihnya). Gbr. 21. Dialog box help. (a). Pengguna dapat memilih bantuan yang diinginkannya berdasarkan topik. (b) Pengguna dapat mengetikkan kata kunci bantuan yang diinginkannya.
− Ketika Office Assistant tidak tampak pada layar: 1. Tekan tombol F1 pada keyboard atau Klik menu Help, kemudian klik Microsoft Word Help F1.
23
2. Jika Office Assistant ternyata masih berjalan, maka Office Assistant akan muncul dan menampilkan dialog box seperti gbr. 20, selanjutnya pengguna dapat mengikuti cara-cara mencari bantuan ketika Office Assistant tampak (no. 2-6). Jika Office Assistant ternyata sudah tidak berjalan, maka akan muncul dialog box seperti gbr. 21 (a) dan (b). Kemudian gunakan bantuan ini seperti menggunakan bantuan pada MS Windows.
Object Linking and Embedding (OLE) Pada MS Word, sebagaimana juga program-program MS Office lainya, pengguna dapat menyisipkan sebagian atau keseluruhan file MS Office lainnya (file MS Word, MS Excel, MS Power Point, dsb.), disebut juga file sumber, ke dalam file MS Office yang lain (file MS Word, MS Excel, MS Power Point, dsb.), disebut juga file tujuan. Jika bagian file sumber yang disisipkan mengalami perubahan, maka perubahan tersebut juga akan tercermin pada file tujuan. Demikian pula sebaliknya. Jika pengguna mengubah bagian yang disisipkan tersebut dari file tujuan, maka otomatis MS Office akan membuka file sumber dengan program aplikasi yang sesuai dan perubahan yang dilakukan pengguna akan dilakukan pada file sumber tersebut. Hal inilah yang disebut OLE. Cara menyisipkannya adalah: 1. Buka file sumber (dengan program aplikasi yang sesuai). 2. Buka file tujuan (dengan program aplikasi yang sesuai). 3. Blok bagian file sumber yang akan disisipkan ke file tujuan. 4. Klik menu Edit. 5. Klik copy. 6. Letakkan kursor pada tempat (bagian) file sumber akan disisipkan di file tujuan. 7. Klik menu Edit. 8. Klik Paste Special (akan muncul dialog box seperti gbr. 22). 9. Klik Paste Link. 10. Pilih jenis program aplikasi MS Word yang sesuai dengan file sumber pada kotak As, kotak Float over text otomatis akan diberi tanda V. 11. Klik OK. Lokasi bagian yang akan di-link di file sumber. Pilihan jenis file. Klik jenis file yang sesuai. Jenis file yang dipilih ini akan di-highlight.
Pilih paste link agar perubahan pada file sumber/tujuan akan berpengaruh pada file tujuan/sumber.
Gbr. 22. Dialog box paste special.
