MICROSOFT WORD I.Mengenal Microsoft Word Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolahan kata (word prosesor) yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dokumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layer), Menu, dan Toolbar. Screen Layout atau tampilan layer, sesuai dengan arti kata-kata penyusunannya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Baris judul Tombol Ukuran Tombol
kursor
Formating Toobar
Baris penggulung tegak
Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1,2,3 dan seterusnya. Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada Baris Menu.
Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses sebuah perintah yang tertulis pada menu. Cara memakainya yaitu dengan menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut.
Modul Praktikum
1
II. Memulai Mengoperasikan Microsoft Word A. Membuka Microsoft Word Untuk membuka MIcroaoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar. 2. Pilih Menu All Program. 3. Kemudian pilih Microsoft oofice dan klik program aplikasi Microsoft Word. Tunggu sampai jendela program Microsoft Word ditampilkan. B. Membuat Dokumen Baru Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru. 1. Pada jendela Microsoft Word, pilih Office Button, klik tombol New. 2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru. 3. Jendela siap untuk digunakan pengetikan. Atau bisa juga menggunakan alternatif lain dengan cara : 1. Dengan langsung menekan tombol Ctrl+N, maka dokumen baru akan ditampilkan dilayar anda. C. Membuka File yang sudah tersimpan 1. Klik menu Office Button dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open. 2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak drivenya terlebih dahulu. 3. Klik pada nama file yang akan dibuka. 4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.
D. Menyimpan Dokumen 1. Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan dokumen agar tidak hilang. 2. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File,klik tombol Save_as. 3. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save. 4. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak.
Modul Praktikum
2
Alternatif lain dalam penyimpanan file : 1. Klik tombol Save pada baris menu. 2. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.
Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save. E. Menutup File Dokumen 1. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menu Office Button, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif. 2. Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol Close pada baris menu. F. Menutup Jendela Microsoft Word 1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu Office Button, klik Exit,maka jendela Microsoft Word akan tertutup. 2. Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar. 3. Selain dengan menu file, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan mengklik tombol X yang terletak di pojok kanan atas dari jendela Microsoft Word. III. Mengetik Dokumen Sederhana Pada saat memulai program aplikasi Microsoft Word, secara otomatis, dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap digunakan. Setiap mengetikkan teks, teks yang anda ketik akan muncul di posisi kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Jika teks yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah keawal baris berikutnya. Bila perlu tekan tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya, hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sebelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru. Microsoft Word mendefinisikan sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata, atau kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan pada waktu anda menekan tombol Enter. Hal-hal yang sering digunakan dalam mengetik suatu dokumen antara lain sebagai berikut : Backspace Untuk menghapus satu karakter dikiri titik sisip Delete Untuk menghapus karakter dikanan titik sisip Ctrl+Y atau Untuk mengulang teks yang baru diketik Edit-Repeat typing Ctrl+Z atau Undo Typing Untuk menghapus teks yang baru diketik Shift+Enter Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraph Edit,copy (Ctrl+C) Untuk mengcopy atau menyalin teks Edit,Cut(Ctrl+X) Untuk memindah suatu teks Edit,Paste(Ctrl+V) Menempatkan teks yang sudah kita Copy atau Cut Delete Untuk menghapus teks
Modul Praktikum
3
A. Pengaturan Format 1. Mengatur Format Teks Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini: § §
Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan. Tempatkan titik sisip pada posisi awal pengetikan teks atur formatnya, kemudian ketik teks yang anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen. a. Mengubah Jenis dan Bentuk huruf (Font) § Pilih menu Format lalu pilih dan klik Font atau § Tekan Ctrl+Shift+F.
b. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size) Untuk mengubah ukuran huruf dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini : · Rubahlah Font size sesuai yang anda inginkan atau · Tekan Ctrl+Shift+P c. Memilih gaya tampilan Huruf (Font Style) · Rubahlah Font Style sesuai yang anda inginkan atau ·
Tekan Ctrl +B (untuk menebalkan)
dan Ctrl+I (untuk huruf miring)
dan
Ctrl+U (untuk garis bawah) d. Menentukan Warna Huruf (Font Color) Bila diperlukan huruf yang telah anda ketikkan dapat ditampilkan dengan warna tertentu sehingga tampilan huruf tersebut terlihat lebih menarik. Untuk mengubah warna huruf ikuti langkah berikut ini : · Rubahlah Font Color sesuai yang anda inginkan atau
Modul Praktikum
4
·
Tekan
pada toolbar
e. Menyisipkan Simbol Untuk menyisipkan simbol, ikuti langkah berikut : · Letakkan kursor dimana simbol akan disisipkan. · Pilih menu Insert, Symbol, kemudian aktifkan tab simbol, dalam kotak Font pilih nama font yang berisi simbol misalnya symbol atau wingding. · Double klik symbol atau karakter yang anda inginkan kemudian klik tombol Insert lalu close. f. · · ·
Drop Cap Untuk membuat Drop Cap, ikuti langkah berikut : Klik di paragraph yang akan diberikan Drop cap kemudian pilih menu Insert, Drop Cap. Pilih di bawah position dropped atau in margin Pada pilihan options, anda bisa memilih : Font : untuk menentukan jenis huruf dari Drop Cap Lines to drops : jumlah baris yang digunakan oleh Drop Cap Distance from text : jarak Drop Cap dengan huruf pertama dari paragraf tersebut.
· Klik tombol OK g. Menentukan jenis Columns Fasilitas columns yang disediakan oleh word dapat dimanfaatkan dalam berbagai keperluan, seperti pembuatan brosur, pamflet, setting majalah/koran. Selain itu dapat pula dipergunakan untuk meningkatkan kualitas tampilan dokumen. Pembuatan Columns ini dilakukan sesudah pengetikan dokumen. Untuk membuat Columns pilihlah Page Layout, Columns sehingga tampil pada kotak dialog Columns seperti di bawah ini : 2. Mengatur Format Paragraph Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris kosong diantara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu pemikiran. a. Mengatur Perataan teks dalam Paragraph Untuk mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut ini : · Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan anda format. · Klik menu Format, Paragraph · Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Show The Paragraph dialog Box. Pada tombol daftar pilihan Alignment Left : untuk perataan kiri Centered : untuk penempatan di tengah Right : untuk perataan kanan Justified : untuk perataan penuh di kiri dan kanan
Modul Praktikum
5
·
Klik OK
b. Mengatur Identasi Untuk mengatur indentasi paragraf, ikuti langkah berikut ini : · Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan anda format. · Klik Home Paragraph · Pada kotak dialog klik tab Indents and Spacing · Pada bagian Indentation, atur identasi yang anda inginkan Left : untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri Right : untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan Special : untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan anda isi pada kotak By. · Klik OK c. Mengatur Jarak Spasi Baris Untuk menentukan jarak spasi baris ikuti langkah berikut : · Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang anda format · Klik Home, Paragraph · Klik Indents and Spacing · Pada bagian spacing tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan Before : jarak spasi sebelum paragraph After : Jarak spasi sesudah paragraph. · Kotak daftart pilihan Line Spacing diisi sesuai yang anda inginkan Single : jarak spasi satu 1,5 lines : jarak spasi satu setengah Double : jarak spasi dua At least : jarak spasi minimal Exactly : jarak spasi yang pasti Multiply : menggandakan jarak spasi single menjadi dua, 1,5 menjadi tiga dan double menjadi empat. · Klik OK d. Border and Shading Untuk menambah border (bingkai), ikuti langkah berikut : · Pilih menu Format, Borders and shading, kemudian aktifkan tab borders.
Modul Praktikum
6
·
Pada kotak : Setting : menentukan model borders yang akan digunakan Style : menentukan jenis garis borders yang akan digunakan. Color : menentukan warna garis Width : menentukan lebar garis Untuk menambah Shading (arsiran) perhatikan langkah berikut ini : · Pilih Format, borders and shading, aktifkan tab shading
·
Pada kotak : Fill : memilih warna yang akan digunakan sebagai latar belakang arsiran. Style : memilih model arsiran yang akan digunakan. Color : untuk menentukan warna model arsiran. Kotak color ini tidak aktif jika style yang dipilih clear. Untuk memberi borders pada halaman § Pilih menu Page Layout, borders and shading, kemudian pilih tab page border
Modul Praktikum
7
§
Pada kotak : Setting : menentukan model borders yang akan digunakan Style : menentukan jenis garis borders yang akan digunakan. Color : menentukan warna garis Width : menentukan lebar garis Art : menentukan bentuk design border yang akan digunakan. 3. Mengatur Format Halaman Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman dan lain-lain. a. Mengubah Ukuran Kertas dan Orientasi Percetakan Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi percetakan ikuti langkah berikut ini : § Pilih dan klik Page Layout, pilih Margin, klik Custom margins, Page setup. Kotak dialog page setup akan ditampilkan. § Pada kotak dialog page setup, klik tab paper size.
§ § §
Pada tombol daftar pilihan Paper size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan keinginan anda. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Potrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur. Pada tombol daftar pilihan apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan okrientasi yang baru. o Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman
Modul Praktikum
8
This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru. o This section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada. § Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog. b. Mengatur Margin Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Micorosoft Word akan menggunakan template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikuti langkah berikut ini : § Pilih dan klik menut File, Page Setup, Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan. § Pada kotak dialog Page Setup Klik tab Margins. o
§
§ § §
§
Modul Praktikum
Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan. o Top, untuk menentukan batas margin atas. o Bottom, untuk menentukan batas margin bawah. o Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan o Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan. o Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau menambahkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins. Pada kotak isian header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas keisi footer. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margin, jika Anda ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran margin kiri pada halaman ganjil. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.
9
c. Penomoran Halaman Untuk mengatur penomoran halaman, ikuti langkah berikut : § Pilih menu Insert, Page Number.
§
Tentukan posisi nomor halaman melalui kotak position, letak nomor halaman pada dokumen, di header atau footer. Alignment : perataan nomor halaman pada position § Klik OK Untuk menampilkan nomor halaman, tampilkan dokumen dalam mode print preview. Untuk mengatur format halaman, ikuti langkah berikut ini : § Pilih menu Insert, Page Number. § Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol format . §
Pada kotak Number format : tentukan format penomoran halaman Start At : tentukan nomor awal halaman.
d. Header and Footer Untuk memberikan header and footer, ikuti langkah berikut : § Pilih menu Insert, Header and Footer . §
Untuk membuat Header, pindahkan kursor ke daerah Header, kemudian ketik teksnya atau gunakan toolbar Header and Footer untuk menyisipkan fungsi-fungsi Header and Footer.
IV. Object dan Tabel A. Menyisipkan Object, Clip Art, Gambar, atau WordArt Untuk menyisipkan object, ikuti langkah berikut : 1. Letakkan kursor di posisi yang akan ditempati Object 2. Pilih menu Insert, kemudian pilih :
Picture: untuk menyisipkan picture Clip Art : untuk menyisipkan clip art.
Modul Praktikum
10
From File : untuk menyisipkan objek gambar berupa file Autoshape : untuk menyisipkan objek bentuk-bentuk khusus WordArt : untuk menyisipkan teks-teks dengan efek khusus 3. Pilih model yang diinginkan B. Tabel 1. Membuat Tabel Sederhana § Klik dimana tabel akan dibuat § Klik tombol Table, Insert, Table di toolbar standard. § Tentukan jumlah kolomnya di Number of Colounms dan jumlah Number of Rows.
2. Menghapus sel, baris atau kolom § Pilih sel, baris atau kolom yang akan dihapus § Dari menu pilih table, Delete pilih baris atau kolom yang akan dihapus.
Catatan : Jika yang dihapus adalah sel maka akan muncul menu : Shift Cells Left : sel yang sebelah kanan akan bergeser ke sebelah kiri. Shift Cells Up : sel yang disebelah bawah akan naik ke atas Delete Entire Row : menghapus baris dimana sel yang akan dihapus berada pada baris Delete Entire Coloumn : menghapus baris dimana sel yang akan dihapus berada pada kolom V. Mail Merge Dalam rangka pembuatan surat, sering kali kita membuat satu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau instansi yang berlainan. Surat seperti ini sering disebut dengan istilah surat masal, yang pembuatannya dilakukan dengan memanfaatkan fasilitas mail merge. Langkah-langkah untuk membuat Mail Merge adalah sebagai berikut : 1. Ketiklah sebuah dokumen misalnya surat undangan 2. Klik menu tools, mail merge akan muncul kotak seperti dibawah ini :
Modul Praktikum
11
3. Klik create pada main document. Pilih from letter lalu klik Active Window. Klik Get data pada bagian data source, lalu akan muncul dialog di bawah ini :
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Hapus semua semua field dengan menekan tombol remove field name Isilah nama field yang anda inginkan Klik Edit Data Source akan tampil seperti dibawah ini : Isikan data sesuai Field. Setelah memasukkan data tekan Add New. Klik OK Letakkan kursor sesuai format dokumen klik Insert Merge Field, isikan semua field yang telah anda isi. Kemudian akan muncul <
> klik View Merged Data untuk memunculkan data yang telah dimasukkan.
Modul Praktikum
12
