MICROSOFT SHORT CLASS (Word & Excel)

------------ IT Division Ezzy

MICROSOFT SHORT CLASS (Word & Excel)

IT DIVISION ELIZABETH INTERNATIONAL 2016/2017

0|Page


BAB 1 MICROSOFT WORD 1.1 Pengenalan Microsoft Word Microsoft Word merupakan salah satu perangkat lunak yang dikembangkan oleh Microsoft. Software ini masuk dalam paket Microsoft Office, yang berisi Ms. Excel (pengolah angka), Ms. Access (database), Ms. PowerPoint (slide presentasi), dan masih banyak yang lainnya. Microsoft word adalah Perangkat lunak andalan Microsoft, yang berfungsi sebagai pengolah kata . Microsoft Word pertama kali diperkenalkan sebagai Multi-Tool Word pada tahun 1983. Namun saat itu hanya dapat dijalankan oleh komputer dengan sistem operasi Xenix. Dan pihak Microsoft pun terus melakukan pengembangan, hingga diperkenalkanlah versi-versi terbaru yang dapat dijalankan diberbagai sistem operasi. Setelah pengembangan yang dilakukan Microsoft, tercatat Ms. Word dapat dijalan di berbagai komputer dengan sistenm operasi beragam seperti IBM PC dengan SO DOS (1983), AT & T Unix PC (1985), Apple Macintosh dengan sistem operasi Mac OS (1985), Atari ST (1988), SCO UNIX (1994), OS/2 (1989), dan Windows dari Microsoft sendiri tahun 1989.

MS Word Berbentuk Dos

Microsoft Word 2016 1|Page


1.2 Pengenalan Ruang Kerja Terdapat banyak sekali fitur-fitur yang dapat dilakukan oleh program aplikasi Microsoft Word. Tetapi untuk pengenalan awal kita akan berhadapan dengan lembar kerja Microsoft Word Untuk lebih jelasnya marilah kita mengenal bentuk dari lembar kerja Microsoft Word ini

Halaman Kerja Word 2007 Elemen-elemen dalam lembar kerja Ms. Word 2007 :  Tombol Office adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka dokumen, menyimpan dokumen dsb  Quick Access Toolbar adalah toolbar yang berisi sejumlah perintah Customize quick access toolbar  Customize Quick Access Toolbar adalah tombol untuk memodifikasi perintah-perintah Microsoft Word 2007 pada Quick access toolbar  Tab adalah bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai dengan kelompoknya yang terdiri dari grup perintah Tab Home, Tab Insert, Tab Page Layout, Tab References, Tab Mailings, Tab Review dan Tab View  Tombol pengatur jendela terdiri dari: 1. Minimize adalah tombol untuk meminimalkan jendela, 2. Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela. 3. Close adalah tombol untuk menutup jendela.  Lambang tab adalah ciri atau tanda posisi tab baris atau paragraf  Tombol dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah-perintah yang disimpan di dalamnya  View Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur garis mistar secara horisontal dan vertikal 2|Page


     

Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur margin atau tabulasi Baris Penggulung adalah bagian fasilitas untuk menggulung halaman kerja secara horisontal dan vertikal Baris Status adalah bagian fasilitas yang berisi nomor halaman, zoom dsb Halaman Kerja adalah media kerja berwarna putih yang tampak pada saat Microsoft Word 2007 diaktifkan Pengatur Tampilan Halaman Kerja adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan halaman kerja, seperti print layout, full screen reading, web layout, outline dan draft. Zoom adalah bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan halaman kerja. Tombol plus untuk memperbesar dan tombol minus sebaliknya

3|Page


1.3 Pengenalan Tools Pada Tab Menu Microsoft Word Selain pemahaman fungsi halaman kerja, kita juga harus mengetahui fungsi-fungsi tools yang terdapat didalam Tab Menu – Tab Menu. Pada Microsoft Word terdapat 8 Tab Menu diantaranya Home menu, Insert Menu, Page Layout Menu, References Menu, Mailings Menu, Review Menu, View Menu dan Add-Ins Menu. Berikut penjelasan dari masing-masing Tab Menu A. Home Home merupakan menu utama yang akan tampil pada saat pertama kali anda membuka word 2007. Menu home terdiri dari toolbar standar yaitu font, tool bar formatting dan paragraph, style dan editing serta clipboard. B. Insert Tab ini digunakan untuk memasukkan instruksi-instruksi ke dalam dokumen. Menu insert terdiri dari : Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbol. C. Page Layout Tab page Layout digunakan untuk mengatur tata letak data, yang meliputi Page Setup, memberiwarna background pada lembar kerja, mengatur spasi antar baris, membuat kolom pada teks dan mengatur indentasi. Menu page layout terdiri dari : Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange. D. View Tab View digunakan untuk menampilkan atau mencetak dokumen pada layar, mengatur ukuran cetakannya, dan menampilkan garis bantu pada lembar kerja. Menu View berfungsi untuk mengatur tampilan layar dari dokumen yang kita kerjakan. Berikut ini merupakan berbagai fungsi dari tool-tool yang terdapat dalam menu View. E. Mailings Tab ini berguna untuk membuat mail merger (surat massal), mengetik teks pada amplop, dan membuat label. Mailings terdiri dari : create, start mail merge, write & insert Fields, preview results, dll. F. Review Tab Review berguna untuk mengecek kesalahan tata bahasa serta memproteksi dokumen. Review terdiri dari : proofing Comments, Tracking, changes, Compare, Protect. G. Add-Ins adalah program / software tambahan yang dibenamkan kedalam aplikasi Office 2007 dengan tujuan untuk memperluas fungsinya, beberapa vendor menamakan program tambahan tersebut dengan istilah Plugins. Dan untuk lebih detailnya fungsi tool – tool yang terdapat didalam tab menu dijelaskan Pada keterangan dibawah ini

4|Page


1. Office Button NO

Icon

Keterangan

1

New

digunakan untuk membuat file dokumen kosong baru

2

Open

digunakan untuk membuka file dokumen yang tersimpan

3

Save

perintah untuk menyimpan file dokumen aktif

4

Save As digunakan untuk menyimpan file dokumen ke dalam format tertentu

5

Print

6

Prepare digunakan untuk melakukan properti khusus terhadap file dokumen aktif

7

Send

8

Publish perintah untuk menerbitkan dokumen aktif ke website / blog / dll

9

Close

digunakan untuk mencetak file dokumen yang sedang aktif digunakan untuk mengirimkan file dokumen aktif sebagai email / faksimile digunakan untuk menutup file dokumen aktif

2. Tab Home 2.1. Group Clipboard NO

Icon

Keterangan

1

Paste

untuk menempelkan hasil copy atau cut.

2

Cut

untuk memotong teks/objek terpilih.

3

Coppy

untuk menggandakan teks/objek terpilih.

Format digunakan untuk meniru format halaman dokumen ke dalam dokumen Painter lainnya * Tombol panah kecil di sudut kanan-bawah setiap Group digunakan untuk mengakses pengaturan lanjutan mengenai fungsi suatu Group. 4

2.2. Group Font NO

Icon

Keterangan

1

Font

untuk memilih jenis huruf.

2

Font Size

untuk mengatur ukuran huruf.

3

Grow Font

untuk memperbesar ukuran huruf secara instan

4

Shrink Font

untuk memperkecil ukuran huruf secara instan

5

Change Case

untuk mengubah status huruf kapital/huruf kecil

6

Clear Formating

untuk menghapus pemformatan teks terpilih

7

Bold

untuk menebalkan teks terpilih

8

Italic

untuk memiringkan Teks terpilih

5|Page


9

Underline

untuk memberikan garis bawah pada teks terpilih

10 StrikeThrough

memberikan tanda coret padateks terpilih

11 SubScript

membuat tulisan kecil di bawah teks

12 SuperScript

untuk mengetik karakter pemangkatan

13 Text Effect

untuk memberikan efek artistik pada teks terpilih

14 Text Highlight Color untuk memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih 15 Font Color

untuk mengatur warna teks terpilih

2.3. Group Paragraph NO

Icon

Keterangan

1

Bullets

untuk memberikan tanda bullet di tiap paragraf terpilih

2

Numbering

untuk memberikan format penomoran di tiap paragraf terpilih

3

Decrease Indent

untuk menggeser baris kedua paragraf ke kiri

4

Increase Indent

untuk menggeser baris kedua paragraf ke kanan

5

Left-To-Right

untuk menjadikan arah teks berjalan dari kiri ke kanan (format Latin)

6

Ight-To-Left

untuk menjadikan arah teks berjalan dari kanan ke kiri (format Arab)

7

Sort

untuk menyortir data

8

Show Paragraph Marks

untuk menampilkan / menyembunyikan tanda koreksi paragraf

9

Align Text Left

untuk mengatur teks rata kiri

10 Center

untuk mengatur teks rata tengah

11 Align Text Right

untuk mengatur teks rata kanan

12 Justify

untuk mengatur teks rata kanan-kiri

13 Line Spacing

untuk mengatur jarak antar baris teks

14 Shading

untuk mengatur warna latar teks terpilih

15 Border

untuk memberikan garis tepi pada teks terpilih.

2.4. Group Style NO

Icon

Keterangan

1

Heading Style berisi pilihan format judul/subjudul dari paragraf terpilih

2

Change Style berisi pilihan pengaturan tema paragraf

6|Page


2.5. Group Editing NO

Icon

Keterangan

1

Find

untuk mencari kata tertentu berdasarkan keyword tertentu dalam suatu file

2

Replace

untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk diganti dengan kata tertentu dalam suatu file

3

Select

digunakan untuk memilih objek atau teks tertentu di dalam suatu fileMICROSOFT WORD 2007: Fungsi Icon Tab Insert

3. Tab Insert 3.1. Group Page NO

Icon

Keterangan

1

Cover Page

digunakan untuk menyisipkan serta memilih jenis halaman sampul.

2

Blank Page

untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk diganti dengan kata tertentu dalam suatu file

3

Break Page

untuk memisah suatu halaman file dokumen

3.2. Group Table NO

Icon

Keterangan

1

Insert Table

untuk menyisipkan tabel melalui dialog Insert Table

2

Draw Table

untuk menyisipkan tabel dengan cara menggambar di halaman dokumen

3

Convert Text to table

digunakan untuk menjadikan teks terpilih berada dalam tabel

4

Excel SpreadSheet

untuk menyisipkan tabel dalam bentuk lembar kerja Excel

5

Quick Tables

untuk menyisipkan tabel instan yang sudah tersedia jenis dan bentuknya di dalam MS. Word 2010

3.3. Group Illustrations

7|Page


NO

Icon

Keterangan

1

Picture

digunakan untuk menyisipkan gambar yang tersimpan di komputer

2

Clip Art untuk menyisipkan gambar-gambar ilustrasi yang tersedia di library program

3

Shapes

4

SmartArt digunakan untuk menyisipkan gambar dalam bentuk organization

5

Chart

digunakan untuk menyisipkan objek gambar autoshape digunakan untuk menyisipkan diagram

3.4. Group Links NO

Icon

Keterangan

1

Hyperlink

digunakan untuk menautkan teks / objek terpilih dengan file lain

2

Bookmark

digunakan membuat penanda buku

3

Cross-Reference digunakan untuk membuat referensi antar file

3.5. Group Header & Footer NO

Icon

Keterangan

1

Header

digunakan untuk mengatur kepala halaman suatu file

2

Footer

digunakan untuk melakukan setting terhadap kaki halaman suatu file

3

Page Number digunakan untuk melakukan setting terhadap homor halaman

3.6. Group Text NO

Icon

Keterangan

1

Text Box

digunakan untuk menyisipkan kotak yang dapat diisi dengan teks

2

Quick Parts

digunakan untuk mengatur teks otomatis dll

3

WordArt

digunakan untuk menyisipkan teks bergaya artistik

4

Drop Cap

digunakan untuk menyisipkan huruf kapital besar pada awal paragraf

5

Signature Line

digunakan untuk menyisipkan tanda tangan digital

6

Date & Time digunakan untuk menyisipkan tanggal dan waktu terkini

7

Object

digunakan untuk menyisipkan objek dengan ekstensi OLE (Object Linking Embedded)

3.7. Group Symbols 8|Page


NO

Icon

Keterangan digunakan untuk menyisipkan simbol-simbol persamaan, terutama dalam bidang matematika.

1

Equation

2

Symbol digunakan untuk menyisipkan karakter khusus

4. Tab Page Layout 4.1. Group Themes NO

Icon

Keterangan

1

Themes

digunakan untuk memilih tema halaman yang meliputi warna halaman berikut warna hurufnya

2

Color

digunakan untuk mengatur warna tema halaman

3

Fonts

digunakan untuk mengatur tema huruf yang akan diterapkan ke halaman dokumen aktif

4

Effect

digunakan untuk mengatur tema efek terhadap objek Shape yang terdapat di halaman dokumen

4.2. Group Page Setup NO

Icon

Keterangan

1

Margins

digunakan untuk mengatur batas teks di halaman dokumen

2

Orientation

digunakan untuk mengatur posisi kertas

3

Size

digunakan untuk mengatur ukuran halaman

4

Collumn

digunakan untuk mengatur jumlah kolom teks

5

Breaks

digunakan untuk mengatur kontinuitas halaman maupun kolom teks

6

Line Number digunakan untuk mengatur kontinuitas nomor baris teks

7

Hypenation

digunakan untuk memisahkan suku kata dengan tanda hubung secara otomatis

4.3. Group Page Background NO

Icon

Keterangan

1

Watermark

digunakan untuk memberikan efek tanda air di belakang teks

2

Page Color

digunakan untuk mengatur warna latar halaman

3

Page Borders digunakan untuk mengatur garis tepi halaman

9|Page


4.4. Group Paragraph NO

Icon

Keterangan

1

Indent

digunakan untuk mengatur batas teks

2

Spacing digunakan untuk mengatur jarak antar paragraf

4.5. Group Arrange NO

Icon

Keterangan

1

Position

digunakan untuk mengatur posisi objek di dalam suatu halaman

2

Wrap Text

digunakan untuk mengatur posisi objek dalam kaitannya dengan paragraf teks

3

Bring Forward digunakan untuk untuk memposisikan suatu objek dengan objek lainnya

4

Send Backward

5

Selection Pane menampilkan panel navigasi objek

6

Align

digunakan untuk mengatur posisi objek lepas

7

Group

digunakan untuk mengelompokkan beberapa objek menjadi satu grup

8

Rotate

digunakan untuk memutar, dan membalik suatu objek terpilih

digunakan untuk mengirim objek terpilih ke belakang objek lainnya

5. Tab References 5.1. Group Teble Of Contents NO

Icon

Keterangan

1

Table of Contents

digunakan untuk pengelolaan daftar isi

2

Add Text

digunakan untuk mengelola paragraf terpilih dalam kaitannya sebagai entri dalam daftar isi yang sudah dibuat

3

Update Table digunakan untuk memperbarui daftar isi

5.2. Group Footnotes NO

Icon

Keterangan

1

Insert Footnote

digunakan untuk menyisipkan catatan kaki (rujukan yang berada di bagian bawah halaman atau footer)

2

Endnote

digunakan untuk menyisipkan catatan di akhir bab

10 | P a g e


3

Next Footnote

berfungsi untuk memantau footnote dan endnote

4

Show Note

digunakan untuk memperlihatkan lokasi catatan, baik footnote maupun endnote

5.3. Group Citations & Bibliography NO

Icon

Keterangan

1

Insert Citations

digunakan untuk menyisipkan kutipan langsung pada daerah kursor aktif

2

Icon Manage

digunakan untuk mengelola seluruh sumber kutipan yang mungkin sudah disisipkan di semua segmen file dokumen

3

Style

berfungsi untuk memilih bentuk bibliography yang diinginkan

4

Bibliography digunakan untuk menyisipkan daftar pustaka ke dalam file dokumen aktif

5.4. Group Citations NO

Icon

Keterangan

1

Insert Captions

digunakan untuk membubuhkan keterangan seputar ilustrasi atau gambar yang sudah disisipkan

2

Insert Table of Figure

digunakan untuk menyisipkan daftar isi gambar yang disisipkan ke dalam dokumen

3

Update Table

digunakan untuk melakukan pembaruan terhadap daftar katalog gambar

4

Cross-Reference

berfungsi untuk menyisipkan referensi silang

5.5. Group Index NO

Icon

Keterangan

1

Mark Entry

digunakan untuk menandai masukan baru dalam dokumen

2

Insert Index

digunakan untuk menyisipkan daftar kata (indeks) ke dalam dokumen

3

Update Index digunakan untuk memperbarui daftar indeks terkini

11 | P a g e


5.6. Group Table of Authorities NO

Icon

Keterangan

1

Mark Citations

digunakan untuk menandai masukan baru dalam dokumen

2

Insert Table of Authorities

berfungsi untuk menyisipkan tabel sumber kutipan, sumber undangundang atau konstitusi

3

Update Table

digunakan untuk melakukan pembaruan terhadap kutipan pada tabel

6. Tab Mailings 6.1. Group Create NO

Icon

Keterangan

1

Envelopes untuk membuat dan mencetak amplop

2

Labels

untuk membuat dan mencetak label

6.2. Group Start Mail Merge NO

Icon

Keterangan

1

Start Mail Merge

untuk membuat surat yang biasa atau berupa email untuk banyak orang

2

Select Recipients

untuk membuat daftar penerima surat

3

Edit Recepients List uuntuk mengubah daftar penerima surat

6.3. Group Write & Insert Field NO

Icon

Keterangan

1

Highlight Merge Field untuk mempermudah mengubah informasi yang salah

2

Address Block

untuk memasukan alamat pada surat yang akan dituju

3

Greeting Line

untuk menambah nama sapaan

4

Insert Merge Field

untuk menambah informasi mengenai penerima suraT

5

Rules

untuk memberikan garis pada surat

6

Match Field

untuk membandingkan surat

7

Update Labels

untuk memperbarui label pada surat

12 | P a g e


6.4. Group Preview Results NO

Icon

Keterangan

1

Preview Results

untuk melihat hasil surat yang dibuat dan daftar penerima surat

2

Find Recipient

untuk mencari daftar penerima surat

3

Auto Check for Errors untuk mengecak kesalahan pada surat

6.5. Group Finish NO 1

Icon

Keterangan

Finish & Merge untuk mengetahui bahwa surat yang dibuat sudah lengkap

7. Tab Review 7.1. Group Proofing NO

Icon

Keterangan

1

Spelling & Grammar

Memeriksa ejaan teks

2

Research

Membuka panel penelitian referensi

3

Thesaurus

Saran kata yang sepadan

4

Translate

Menerjemahkan kata ke bahasa lain

5

Translation Screen Memungkinkan suatuscreen tip menerjemahkan ke dalam bahasa lain Tip pada kata di kursor yang berhenti

6

Set Language

Mengatur bahasa dengan mengecek dulu ejaan dan tata bahasa yang terpilih

7

Word Count

Menemukan banyak kata, paragra, dan kalimat di dalam documen

7.2. Group Comments NO

Icon

Keterangan

1

New Comment Memasukkan komentar baru

2

Delete

Menghapus komentar

3

Previous

Memperlihatkan komentar sebelumnya

4

Next

Memperlihatkan komentar selanjutnya

13 | P a g e


7.3. Group Tracking NO

Icon

Keterangan

1

Track Change

Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen

2

Balloons

untuk memilih atau melihat hasil kerja yang telah direvisi

3

Display for Review

Memilih bagaimana memandang perubahan yang di usulkan pada dokumen

4

Show Markup

Memilih markup seperti apa untuk menunjukkan dokumen

5

Reviewing Pane

Menunjukkan suatu revisi pada jendela yang terpisah

7.4. Group Changes NO

Icon

Keterangan

1

Accept and Move to menerima perubahan baru dan mengusulkan perubahan selanjutnya Next

2

Reject and Move to Next

menolak perubahan baru dan mengusulkan perubahan selanjutnya

3

Previous Change

menampilkan revisi sebelumnya di dalam dokumen sehingga dapat menerima/menolak

4

Next Change

menampilkan dokumen yang dapat diterima/ditolak

7.5. Group Compare NO

Icon

Keterangan

1

Compare

mengkombinasikan berbagai versi dari document

2

Show Source Document menunjukkan sumber dokumen yang terpilih

7.6. Group Protect NO 1

Icon

Keterangan

Protect Document untuk melindungi hasil kerja karena merupakan sebuah privasi

14 | P a g e


8. Tab View 8.1. Group NO

Icon

Keterangan

1

Print Layout

untuk melihat hasil kerja yang akan di cetak

2

Full Screen Reading

untuk melihat dan membaca hasil kerja dengan ukuran maksimal

3

Web Layout

untuk melihat hasil kerja di web

4

Outline View

untuk melihat hasil kerja sesuai dengan urutan atau bagan

5

Draft View

untuk melihat hasil kerja sesui dengan konsep, sehingga jika salah cepat dibenarkannya

8.2. Group Show/Hide NO

Icon

Keterangan

1

Rules

untuk menampilkan penggaris

2

Girdlines

untuk menampilkan garis kisi

3

Massage Bar untuk menampilkan batang pesan

4

Formula Bar untuk menampilkan batang formula

5

Heading

untuk menampilkan heading

8.3. Group Show NO

Icon

Keterangan

1

Zoom

untuk Memperbesar tampilan

2

100%

untuk memperbesar hasil lembar kerja ke ukuran normal

3

One Page

untuk melihat hasil lembar kerja ke dalam satu halaman penuh

4

Two Page

untuk melihat hasil lembar kerja ke dalam dua halaman penuh

5

Page Widht untuk melihat hasil lembar kerja sesuai dengan lebar halaman

8.4. Group Window NO

Icon

Keterangan

1

New Window

Membuka jendela baru yang memperlihatkan dokumen tersebut

2

Arrange All

Mengatur semua jendela program sejajar berdampingan

15 | P a g e


3

Split Windows

Membagi jendela menjadi beberapa penel yang memperlihatkan lembar kerja

4

View Side by Side

Memperlihatkan jendela berdampingan

5

Synchronous Scrolling

Membuat dua jendela menggulung bersamaan

6

Reset Window Position

Menset ulang posisi jendela berdampingan

8.5. Group Macros NO 1

Icon

Keterangan

View Macros Memperlihatkan macro dokumen

16 | P a g e


1. 4 Latihan Buatlah 2 buah file data dengan menggunkan Microsoft Word dengan format berikut : 1. Sebuah Application Letter dengan format yang baik dan benar

17 | P a g e


2. Dan Sebuah Curriculum Vitae yang baik dan benar dengan standar berikut

18 | P a g e

MICROSOFT SHORT CLASS (Word & Excel)

Recommend Documents