Microsoft Excel -
-
-
základní prostředí tvoří tzv. síť. Šedé čáry rozdělují oblast na „buňky“, přičemž každá z nich je malou pracovní oblastí, která je schopná nést určitou informaci samostatně, nezávisle na ostatních každá buňka má svou pozici, která je určena číslem ve vodorovném a svislém směru (řádky a sloupce), označení bloku buněk např. A1:A8 označí řádek 1 až 8 včetně ve sloupci A nebo např. A1:F1 označí první řádek v rozmezí sloupců A až F nedílnou součástí je řádek vzorců, který zobrazuje aktuální obsah každé buňky a zároveň slouží k její editaci
Základní operace s buňkami Typy buněk: a) řetězec (text) – textová buňka může obsahovat prakticky cokoliv b) číslo – jakákoliv číselná hodnota bez textu c) vzorec – vždy začíná znakem =. Vše co je za rovnítkem je považováno za definic vzorce d) datum – buňka obsahuje datum v předem stanovené formě zápisu Oprava obsahu buňky: - se provádí klávesou F2 nebo v řádku vzorců, předpokladem je označení upravované buňky Přepsání původního obsahu: - označením buňky a přímým vepisováním nového obsahu Vymazání obsahu buňky: - klávesa DELETE smaže pouze obsah buňky nikoliv formát
Formát buňky Záložka číslo - umožňuje nadefinovat, jak se bude hodnota v buňce zobrazovat Záložka zarovnání - umožňuje nastavit zarovnání textu v buňce ve vodorovném i svislém směru, zarovnání lze samozřejmě provést i tlačítky na panelu nástrojů - lze zde zvolit i volné otáčení textu či jeho zalomení Záložka písmo - z názvu je patrné, že definuje veškeré vlastnosti písma Záložka ohraničení - nabízí možnosti ohraničení jak buňky, tak i celého bloku buněk Záložka vzorky - slouží k nastavení pouze pozadí buňky popř. bloku buněk
Záložka zámek - umožňuje uzamknutí buňky v tom případě, pokud uživatel nechce z nějakého důvodu zobrazení vzorce popř. změnu obsahu buňky
Vzorce -
-
velmi mocná oblast Excelu, která umožňuje využít funkce matematické, statistické, logické, finanční, databázové, datové a časové, vyhledávací a informační, samozřejmostí je i vytvoření svých vlastních funkcí vzorce lze zadávat 2 hlavními způsoby a to buď přesným zápisem vzorce nebo využitím průvodce při tvorbě vzorce
Pravidla pro psaní vzorců a) každý vzorec musí nutně začínat znaménkem = (rovnítkem) b) vzorec musí být zapsán správně, jinak Excel nedovolí ukončit editaci buňky (např. nesmí chybět závorka)
Tvorba vzorce napsáním - nejjednodušší zadání vzorce přímo do buňky, kde má být zobrazen výsledek. Využívá se především u jednoduchých vzorců př. =(A1+A2) – obsah buňky na řádku jedna ve sloupci A + obsah buňky na řádku 2 ve sloupci A - z příkladu je patrné využití závorek obdobně jako v matematice, lze použít i vnořené závorky, na rozdíl od matematiky se v Excelu využívá závorek kulatých Suma - zřejmě nejpoužívanější funkce Excelu, sloužící k sečtení určitého počtu buněk - postup: označíme si blok buněk, které budou sčítány, při označení vybereme jednu buňku navíc – tam bude umístěn výsledek kliknutím na tlačítko suma ∑ provedeme součet Tvorba vzorce pomocí průvodce - slouží k nadefinování složitějších vzorců - průvodce umožňuje nadefinovat námi požadovaný vzorec bez použití klávesnice - postup: označíme si buňku, do které má být uložen výsledek kliknutím na tlačítko fx spustíme průvodce v prvním okně si zvolíme požadovanou funkci ve druhém okně si označíme blok buněk výsledek se nám zobrazí v námi zvolené buňce Podmínka - při práci mlže nastat situace, kdy budeme potřebovat, aby se vzorec sám rozhodl mezi dvěma alternativami a podle toho vykonal určitou funkci, k tomuto nám slouží logická funkce podmínka
-
k této funkci se dostaneme pomocí průvodce, kde zvolíme logické funkce a zde nabídku KDYŽ Excel nám zobrazí okno, kde je potřeba doplnit tři údaje: a) Podmínka – doplníme znění podmínky b) Ano – napíšeme, co požadujeme provézt, pokud bude podmínka splněna c) Ne – doplníme co se má provézt pokud podmínka splněna nebude
Podmíněné formátování - u tohoto formátování na rozdíl od podmíněné funkce, je výsledkem odlišnost ve formátu (vzhledu) buňky, nikoliv výsledná hodnota nebo text - například dojde-li k nevyhovění podmínky zabarví Excel tuto buňku např. červeně - postup: označíme si blok buněk, na které se podmíněné formátování bude vztahovat zvolíme Formát -> Podmíněné formátování a zvolíme podmínku Kopírování vzorce tažením myši - používá se při situacích, kdy je nutno použít jeden vzorec na velké množství řádků - postup: klikneme na buňku, kterou chceme kopírovat nastavíme myš na pravý dolní okraj, tvar myši se změní na křížek stiskneme a držíme levé tlačítko myši a držíme jej až na požadované místo kopírování
Kopírování buněk - velice jednoduché a stejné je kopírování jednotlivých buněk nebo celých bloků buněk, stejně jako tomu bylo u Windows či Wordu, tak i zde vybereme buňky, které chceme kopírovat a pomocí příkazu kopírovat či klávesovou zkratkou CTRL + C zkopírujeme buňky do schránky, při kopírování se nám buňky ohraničí blikající přerušovanou čárou. Poté zvolíme místo, kde chceme buňky zkopírovat a pomocí nabídky vložit nebo CTRL + V vložíme kopie Přesun buněk v rámci jednoho listu pomocí myši - přesunem buněk dojde k automatické úpravě vzorců - postup: označíme si buňky, které chceme přesunout nastavíme myš na okraj rámečku a přidržením levého tlačítka a tahem myši umístíme na námi zvolenou pozici Odstraňování řádků a sloupců - je úplně stejné jako v případě tabulky v Microsoft Word - pozor si však dáváme na fakt ze dojde k celkovému odstranění řádku či sloupce, ne pouze vymazání jeho obsahu, tzn. pokud máme aplikovaný vzorec nemusí pracovat správně
Skrytí řádků a sloupců - dojde pouze ke skrytí, vzorce a obsah zůstanou zachovány - při kliknutí pravým tlačítkem myši na řádek či sloupec se nám zobrazí nabídka skrýt Řazení (podle abecedy a hodnot) - využijeme především u rozsáhlejších tabulek či seznamů - postup: označíme si blok buněk nezávisle na řazení dle jednoho sloupce zvolíme položku Data a poté Seřadit v nově otevřeném okně zvolíme sloupec, podle kterého se bude řadit určíme směr řazeni (vzestupně nebo sestupně) - v některých tabulkách se nám může stát, že bude několik položek v tabulce shodných, v takovém případě použijeme položky Dále podle nebo Pak podle Filtry (výběrová kritéria) - filtrem rozumíme podmínku, kterou je testován každý řádek, vyhoví-li, zůstane zobrazen, pokud nevyhoví, zůstane skrytý - využití především u rozsáhlejších tabulek, kde pracujeme pouze s daty, která vyhovují určitým kritériím - postup: máme vytvořený seznam o několika sloupcích a řádcích klikneme do hlavičky seznamu nebo tabulky, zvolíme položku Data a v ní položku Filtr, vybereme Automatický filtr při správném postupu se objeví u záhlaví buňky šipka směřující dolů po kliknuti se zobrazí nabídka kritérií výběru - samozřejmostí je i vytvoření vlastního filtru, který bude pracovat podle námi zadaných kritérií - jednotlivé filtry lze kombinovat
Práce s listy -
Excel umožňuje pracovat s tzv. listy. Každý list je samostatná tabulka, Uvnitř jednoho souboru může existovat až 255 listů jednotlivé listy mohou a nemusí být navzájem propojeny viz další kapitoly
Pojmenování listu - při vytvoření nového souboru se listy jmenují List1, List2,… - pro lepší orientaci si můžeme listy libovolně pojmenovat, max. však názvem o 31 znacích - postup: na záložku listu v dolní části poklepem 2x levým tlačítkem myši nebo klikneme pravým tlačítkem myši a zvolíme možnost přejmenovat Vložení nového listu - postup: zvolíme nabídku Vložit a zde list Smazání listu - postup:
-
Úpravy -> Odstranit list nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na záložku listu a zvolením položky odstranit !Pozor odstraněny list nelze žádným způsobem vrátit!
Překopírování listu - postup: přidržením levého tlačítka myši na požadovaném listu a přidržením klávesy CTRL Rozdělení tabulky (příčky) - využití zejména u dlouhých tabulek, zde se může stát ze horní řádek (hlavička) není vidět, protože se zrovna nacházíme hluboko v tabulce, jestliže i v tomhle případě chceme zjistit, jakou má sloupec hlavičku, museli bychom se pracně vrátit na začátek, což je nepohodlné. Proto nám Excel nabízí možnost Ukotvit příčky - postup: nastavíme kurzor pod řádek, který chceme ukotvit zvolíme záložku Okno v hlavní nabídce a zde možnost Ukotvit příčky příčky jsou ukotveny a při pohybu po buňkách zůstává horní řádek na obrazovce Definice řady - jedná se o usnadnění řadou, tou se rozumí posloupnost předem nadefinovaných logicky svázaných řetězců – například leden, únor, březen, … nebo pondělí, úterý, středa, … - postup: napíšeme první slovo do buňky, např. pondělí, poté stejným způsobem jako jsme kopírovali buňky provedeme vytvoření řady - Microsoft Excel nám také nabízí vytvoření námi definované řady, k této položce se dostaneme pomocí nabídky Možnosti a záložky Vlastní seznamy
Grafy -
-
Microsoft Excel nám nabízí velice rozsáhlou oblast vytváření grafů základní druhy grafů: dvojrozměrné, sloupcové, pruhové, plošné, prstencové, trojrozměrné, kruhové, jehlanové, kuželové a další grafy v Excelu jsou přímo svázány s daty v tabulce. Jakákoliv pozdější změna hodnot v tabulce se tudíž projeví okamžitě i v grafu graf se chová vzhledem k Excelu jako grafický objekt, tzn. můžeme plynule měnit jeho velikost, kdykoliv jej přemístit na jiný list nebo do jiné aplikace (např. Word)
Vytvoření grafu - nejprve si musíme vytvořit zdrojovou tabulku, ze které se budou načítat data - poté zvolíme nabídku vytvořit graf, automaticky se nám zobrazí průvodce grafem, který nám umožní detailnější nastavení parametr grafu - v prvním okně se nám objeví výběr z několika desítek typů grafů - v druhém okně máme na výběr z několika záložek: Názvy – zde si můžeme zvolit pojmenování jak celého grafu tak i jeho součástí (osy) Osy – pomocí této záložky si můžeme nadefinovat, u které osy bude zobrazován popis z původní datové tabulky Mřížky – aktivuje nebo deaktivuje tzv. hlavní a vedlejší mřížku Legenda – upřesnění a zobrazení legendy grafu Popisky dat – umožňuje zobrazení hodnoty sloupce nebo popisky Tabulka dat – určuje, zda bude součástí grafu i tabulka výchozích dat - v posledním okně je nutné zvolit, kam bude námi vytvořený graf umístěn zda-li jako objekt do stávajícího listu nebo jako list nový
př. graf znázorňující počet turistů v jednotlivých zemích za první 4 měsíce roku
Tisk -
tabulku je samozřejmě možné vytisknout, na rozdíl od Wordu není názorně vidět okraje stránky, přehled získáme až po zobrazení náhledu k podrobnější konfiguraci stránky nám slouží okno Vzhled stránky Záložka Stránka – umožňuje definovat základní parametry stránky, formát papíru a orientaci Záložka Okraje Záložka Záhlaví a zápatí Záložka List – zde si můžeme pevně zvolit oblast tisku, tisk názvů což znamená, že v případě delších seznamů se mi hlavička tabulky může opakovat na každé straně, což nám ulehčí pozdější orientaci ve vytištěné tabulce
Propojení tabulky Excelu s Wordem - do textového editoru Microsoft Word je možné vložit tabulku Excelu tak, že bude svázána s Excelem a jakékoliv pozdější změny v tabulce budou aktualizovány i ve Wordu. Ze strany Wordu se jedná o vložení souboru s propojením - postup: předpokladem je vytvořená tabulka v Microsoft Excelu otevřeme si tedy Word v nabídce Vložit klikneme na položku Objekt a zde vybereme záložku Vytvořit ze souboru, vyhledáme soubor s tabulkou Excel a následně zaškrtneme Vytvořit propojení, dáme OK tímto se nám vytvořila tabulka ve Wordu, která je propojena s tabulkou v Excelu
