Metodika způsobilých výdajů Monitorovací zprávy Finanční řízení
OBSAH
1. Metodika způsobilých výdajů Zdroj informací: Příloha č. 8 PPŽP Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV 2. Monitorovací zprávy Zdroj informací: Příručka pro žadatele a příjemce ROP SV (PPŽP), verze 10.0
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Účet projektu
§
Příjemce
je povinen
pro účely projektu
zřídit samostatn ý
bankovní účet/podúčet, který bude využíván pouze pro transakce spojené s realizací projektu a budou k němu vydávány vlastní výpisy
§
Účet musí být založen u kterékoli komerční banky a musí být veden v českých korunách
§
Pokud bude mít příjemce více projektů předložených v rámci ROP SV, může pro tyto projekty využít jeden společný účet
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Účet projektu
§
Pro projekt může být i zřízen další účet – v případě financování pomocí úvěru
§
Všechny způsobilé výdaje musí být hrazeny bezhotovostně – ze zvláštního účtu/podúčtu.
§
Výjimka: způsobilé výdaje uhrazené před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace a osobní náklady (je možná refundace mezi běžným účtem žadatele a zvláštním účtem projektu)
§
Příspěvkové organizace – dle metodického pokynu č. 17 – financování projektu přes účet zřizovatele – 2 bankovní účty
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Platby v hotovosti
§
Platby v hotovosti jsou možné pouze v oblasti podpory 3.1 (infrastruktura CR) - při tvorbě produktů a propagaci, v oblasti podpory 3.2 (marketing) a v prioritní ose 5 (Technická pomoc )
§ § §
Maximální možná výše jedné hotovostní platby je 5 000,00 Kč Horní hranice za hotovostní platby v souhrnu není omezena ŘO může v odůvodněných případech udělit výjimku z tohoto pravidla
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Nezpůsobilé výdaje
§
Výdaje, které nemají prokazatelně přímou vazbu na projekt a nejsou nezbytné pro realizaci projektu
§ §
Úroky z úvěrů Nákup pozemků případně staveb – pokud převyšují výši 10 % celkových způsobilých výdajů
§ §
Vedlejší výdaje – pro projekty zakládající veřejnou podporu DPH nebo její část, pokud příjemce plnění má nárok na odpočet daně na vstupu – pozor na pronájmy!
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Nezpůsobilé výdaje
§ § § § § § §
Daně Věcné příspěvky Výdaje na reprezentaci Vícenáklady (náklady nad rámec plánovaného rozpočtu) Umělecké předměty Náklady na opravy Náklady na právní spory
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Nezpůsobilé výdaje
§ § § §
Poplatky charakteru sankce Manka, škody Dávky nemocenské hrazené státem Splátky leasingu nevztahující se k období realizace projektu a ostatní výdaje související s leasingovou smlouvou
§
Časově nezpůsobilé výdaje – před 1.1.2007, před registrací, před datem přijatelnosti pro projekty zakládající VP
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Vedení účetnictví projektu
§
Transakce související s projektem musí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících => příjemce je povinen vést pro způsobilé výdaje oddělenou účetní evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu.
§
Oddělená účetní evidence může zahrnovat i nezpůsobilé výdaje projektu, které byly v projektu popsány nebo o kterých byl ŘO v průběhu realizace projektu informován. Výdaje, které nebyly v projektu popsány nebo o kterých nebyl ŘO v průběhu realizace projektu informován, nemohou být do oddělené účetní evidence zahrnuty.
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Vedení účetnictví projektu Příjemce má povinnost vést oddělenou účetní evidenci v následujících rovinách:
§ §
§ §
V rovině finančních operací (platba – výdaj, příjem), V rovině majetku: §
Buď na majetkových účtech
§
Nebo v evidenci majetku (na inventárních kartách)
V případě účtování na nákladových účtech 5xx i v rovině rozlišení nákladů V případě účtování na výnosových účtech 6xx i rovině rozlišení výnosů
Pozn.: Na účtech závazků není povinnost vedení oddělené účetní evidence vyžadována
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Vedení účetnictví projektu V případě vedení daňové evidence:
§
Musí příslušné doklady splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu § 11, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou bodu f – podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování)
§
Předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zajišťujícím jejich trvalost
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Základní pojmy
Vedení účetnictví projektu V případě vedení daňové evidence:
§
Při kontrole musí příjemce poskytnout kontrolnímu orgánu na vyžádání daňovou evidenci v plném rozsahu.
§
Uskutečněné příjmy a výdaje musí být analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu – na dokladech musí být uvedena identifikace projektu
Metodika způsobilých výdajů pro ROP SV Nejčastější chyby
§ § § §
Výdaje nejsou hrazeny ze speciálního účtu projektu Platby v hotovosti přesahují hranici 5 000,00 Kč Do projektu jsou zahrnuty výdaje, které jsou ze své podstaty nezpůsobilé Aktivity, které jsou ze své podstaty způsobilé, nejsou zahrnuty v rozpočtu projektu a popsány v žádosti
§ §
§
Není vedena oddělená účetní evidence pro projekt Faktury/daňové doklady nesplňují náležitosti daňového dokladu
Chybně zaúčtované investiční a neinvestiční výdaje
Typy monitorovacích zpráv
§ § § §
Průběžná monitorovací zpráva Etapová zpráva s žádostí o platbu Závěrečná zpráva s žádostí o platbu Zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
Poznámka: Od 1.6.2009 se monitorovací zprávy vyplňují prostřednictvím webové aplikace Benefit
Průběžná monitorovací zpráva
§ §
Podává informace o věcném a finančním průběhu realizace projektu, vyplňuje se v systému Benefit Termín předložení: do 10. kalendářních dnů od ukončení každého 3. kalendářního měsíce po podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace
§
Pokud termín předložení průběžné monitorovací zprávy vychází 1 měsíc před podáním Etapové/Závěrečné monitorovací zprávy se Žádostí o platbu, nemusí ji příjemce vypracovávat -) nově lze uplatnit i zpětně díky Oznámení o změně fin.plánu
§
Nemá žádné přílohy kromě povinné přílohy k el. MZ (*.doc)
Průběžná monitorovací zpráva Nejčastější chyby
§ § §
Nepodaná průběžná monitorovací zpráva – 3měsíční interval Špatně číslovaná monitorovací zpráva Zadávací řízení nejsou uvedena v Benefitu ani v monitorovací zprávě, nebo nejsou uvedena správně – VZMR I. pouze v povinné příloze k MZ
Etapová zpráva s Žádostí o platbu
§ §
Slouží k monitoringu projektu při žádosti o platbu V rámci Etapových zpráv s Žádostí o platbu je možné proplatit 95 % dotace
§
Předkládá se v termínech stanovených ve finančním plánu projektu (konec sledovaného období + 10 dní), nutno domluvit předání na ÚORP
§
Sledované období – začátek je den následující po dni konce sledovaného období zprávy předchozí.
§
Pokud je nutné Etapovou zprávu s Žádostí o platbu předložit v jiném termínu nebo s jinou částkou, než jaký určuje aktuální finanční plán, je třeba vypracovat Oznámení příjemce o změnách
Etapová zpráva s Žádostí o platbu
§
§
1. etapovou zprávu s žádostí o platbu je příjemce oprávněn podat ihned po podpisu smlouvy o poskytnutí dotace oběma stranami (není rozhodující výše vynaložených způsobilých výdajů, pouze platný fin.plán) Pro následné zprávy platí podmínky: §
§
§
uplynutí min. 2 měsíců od poslední etapové zprávy s žádostí o platbu nebo vynaložení způsobilých výdajů v minimální hodnotě 5 mil. Kč vše za podmínky, že příjemce OBDRŽEL na svůj účet finanční prostředky z předchozí žádosti o platbu
Etapová zpráva s Žádostí o platbu Povinné přílohy
§
Žádost o platbu - vyplňována v aplikaci Benefit, návod na vyplnění => Pokyny pro vyplnění webové žádosti
§
Soupiska
účetních
dokladů
=
výkaz
výdajů
vynaložených
příjemcem – nutno doložit i elektronicky
§
Kopie účetních dokladů – faktury a účetní doklady + „košilky“, současně s těmito kopiemi jsou ke kontrole předloženy i originály těchto dokladů
Etapová zpráva s Žádostí o platbu Povinné přílohy
§
Kopie
uzavřených
smluv
s
dodavateli,
dodatky,
případně
objednávk y – nepředkládá se, pokud již bylo předloženo s některou z předešlých monitorovacích zpráv. Ve smlouvách a na objednávkách musí být následující ustanovení: Dodavatel si je vědom, že je ve smyslu ust. §2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, povinen spolupůsobit při výkonu finanční kontroly.
Etapová zpráva s Žádostí o platbu Povinné přílohy
§ §
Vnitřní účetní předpis účetní jednotky o účtování a její účtový rozvrh Samostatná a oddělená účetní evidence – majetkový i nákladový účet + úhrady
§
Kopie výpisů z účtů – ze kterých byly realizovány platby týkající se projektu. Současně musí být ke kontrole předložen i originál výpisu, nebo tištěná el. verze
§
Dokladování nově vytvořených pracovních míst – pracovní smlouvy, pracovní náplně (ze kterých je patrná souvislost s realizací projektu), mzdové listy, doložení úhrady mezd, sociálního a zdravotního pojištění
§
Kopie zápisů z kontrolních dnů/zápisů ze staveb.deníku – v případě staveb
Etapová zpráva s Žádostí o platbu Povinné přílohy §
Podklady prokazující dodržení pravidel publicity – foto billboardu a pamětních desek, brožury, letáky aj.
§ §
Kopie prezenčních listin, pozvánek apod. – za sledované časové období Doklady prokazující ukončení realizace projektu – předávací protokoly, dodací listy, kolaudační souhlas, ... je nutné předložit ke kontrole originály těchto dokladů
§
Kopie znaleckého posudku pro ocenění pozemku, stavby či použitého zařízení – posudek nesmí být starší než 6 měsíců ode dne registrace žádosti a současně nesmí být starší než 6 měsíců před podpisem nabývací smlouvy (pokud je součástí projektu nákup pozemku či stavby)
§
Kopie výpisu z katastru nemovitostí, nabývací smlouvy – v případě nákupu nemovitosti
Etapová zpráva s Žádostí o platbu Povinné přílohy
§
Kopie evidence pro daňové účely podle § 100 zákona č. 235/2004 Sb. O DPH – pouze u plátců DPH, i pokud nejsou plátce ve vztahu k projektu
§
Dokumenty prokazující naplňování indikátorů – dle druhu indikátoru – počet lůžek, nově zřízená pracovní místa, revitalizované plochy aj.
§ §
Fotodokumentace zachycující postup realizace projektu Aktuální rozpočet – pokud došlo ke změně v rozpočtu od posledního nahlášeného stavu, např. po VŘ, vícepráce apod.
§
Povinná příloha elektronické monitorovací zprávy – viz Formuláře, přikládá se elektronicky v aplikaci + v tištěné podobě
Etapová zpráva s Žádostí o platbu Nejčastější chyby
§ § §
Neuvedeny závažné skutečnosti, které se v projektu staly Nedodán aktuální podrobný položkový rozpočet Nedostatečné dokladování Zadávacích řízení (podle pokynů ROP SV – příloha č. 11 PPŽP)
§
Finanční plán – žadatel nepodá včas oznámení o změně (pokud je změna větší než 5 %, nebo se mění poměr INV a NIV o více než 5%)
§
Nedodány účetní sestavy dokladující správné zaúčtování výdajů
Etapová zpráva s Žádostí o platbu Nejčastější chyby
§
Účetní doklady nejsou podepsán y příslušnými osobami dle vnitřní směrnice
§ §
Na účetních dokladech chybí identifikace projektu V samostatné a oddělené účetní evidenci jsou zahrnuté výdaje, které nejsou zahrnuty v rozpočtu projektu
§
Úhrada výdaje proběhla z jiného bankovního účtu
Závěrečná zpráva s žádostí o platbu
§
§ §
Je předkládána po dokončení fyzické realizace projektu a to do termínu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Termín je stanoven maximálně do 60 dnů od ukončení fyzické realizace projektu. Prodloužení tohoto termínu je možné pouze na základě souhlasu se změnou. Součástí této zprávy je rovněž poslední žádost o platbu Minimální výše dotace k profinancování je z 5 % z celkových způsobilých výdajů
§
Příjemce podává navíc přílohu Tabulka pro výpočet maximální dotace, pokud nezakládá VP, nebo nemá rozpočet nižší než 1 mil. EUR
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
§
§
Příjemce předkládá tuto zprávu každý rok po dobu 5 let po finančním ukončení projektu (finanční ukončení projektu = termín připsání poslední dotace na účet)/ 5 let po ukončení projektu dle harmonogramu v Benefitu Termín předložení této zprávy je do 30 kalendářních dnů po uplynutí každého kalendářního roku a poslední do 30 kalendářních dnů po uplynutí 5 let ode dne finančního ukončení projektu/ do 10 dnů po uplynutí kalendářního roku od ukončení projektu dle Benefitu - ????
Nerušit speciální účet, než je na něj připsána poslední dotace!
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
Příklad: Pilotní projekt Semily – revitalizace centra města (Jitřenka a Riegrovo náměstí) má termín předložení Závěrečné zprávy s Žádostí o platbu 29.7.2011 Předpokládáme termín připsání dotace na účet projektu: 15.9.2011 Termín předložení 1. monitorovací zprávy
15.10.2012
Termín předložení 2. monitorovací zprávy
15.10.2013
Termín předložení 3. monitorovací zprávy
15.10.2014
Termín předložení 4. monitorovací zprávy
15.10.2015
Termín předložení 5. monitorovací zprávy
15.10.2016
Děkujeme za pozornost
