METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce v1
3. července 2013
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce
Obsah 1
2
Druhy změn .................................................................................................................... 3 1.1
Změny podstatné .................................................................................................... 3
1.2
Nepodstatné změny ................................................................................................ 4
1.3
Změny v rozpočtu projektu ...................................................................................... 4
1.3.1
Změny v rozpočtu v souvislosti s ukončeným výběrovým řízením .................... 5
1.3.2
Přesuny finančních prostředků mezi etapami ................................................... 6
1.4
Neplánované změny podstatné ............................................................................... 7
1.5
Neplánované změny ostatní .................................................................................... 7
Změny projektu ve vztahu k veřejným zakázkám............................................................ 8 2.1
Základní pojmy ........................................................................................................ 9
2.2
Zápočet méněprací a víceprací ..............................................................................10
2.3
Postup dokumentace a schvalování víceprací ........................................................11
3
Nezpůsobilost výdajů ....................................................................................................12
4
Zásahy do investice .......................................................................................................12
2
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce
Účelem této metodiky je upřesnění podmínek provádění změn v projektech realizovaných v rámci ROP Severozápad, a to rovněž ve vztahu k veřejným zakázkám.
1
Druhy změn
Změny, ke kterým v průběhu realizace nebo udržitelnosti projektu dojde, musí příjemce písemně oznámit příslušnému ORKP. Změny oznamuje příjemce podle pravidel uvedených v této metodice. Existují následující druhy změn: 1. změny podstatné – které vyžadují souhlas Řídícího orgánu ROP Severozápad (dále jen „ŘO“) a které je nutné oznamovat předem; 2. změny nepodstatné – které ŘO bere na vědomí a které musí příjemce hlásit nejpozději v nejbližším monitorovacím hlášení/monitorovací zprávě; 3. změny v rozpočtu projektu – které vyžadují souhlas či vzetí na vědomí ŘO a které je nutné v závislosti na typu změny buď oznamovat postupem popsaným v kapitole 1.3 této metodiky, nebo s podáním monitorovací zprávy se žádostí o platbu („snížení finanční výše etapy“); 4. neplánované změny podstatné – změny nepředvídatelné, které se hlásí ŘO dodatečně; ŘO je dle charakteru schvaluje nebo bere na vědomí; 5. neplánované změny ostatní – změny bez zásadního vlivu na projekt (jeho cíl, účel, indikátory apod.) ohlašované pomocí Změnových listů dodatečně s nejbližším monitorovacím hlášením/monitorovací zprávou. Realizace změn v projektu, které vyžadují souhlas ŘO, nesmí být zahájena před vyjádřením příslušného ÚORP. Provedení změn, které příslušný ÚORP schválil nebo vzal na vědomí, jste povinni uvést v nejbližším monitorovacím hlášení i monitorovací zprávě. 1.1 Změny podstatné Podstatné změny, ke kterým v průběhu realizace nebo udržitelnosti projektu dojde, musí příjemce písemně dopředu oznámit příslušnému Oddělení realizace a kontroly projektů (dále jen „ORKP“) Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, a to ve lhůtě 15 pracovních dnů před plánovaným začátkem realizace této změny. Výjimku tvoří změny v rozpočtu projektu, které se ohlašují postupem popsaným v kapitole 1.3 této metodiky, i když svým charakterem odpovídají změnám podstatným. Změny oznamuje příjemce podle pravidel uvedených v této metodice. Podstatné změny jsou změny, které nepatří do kategorie nepodstatných změn dle kapitoly 1.2 této metodiky, ani do kategorie neplánovaných ostatních změn dle kapitoly 1.5 této metodiky. Podstatnou změnou je např. každá změna, která by měla vliv na hodnocení projektu v době před rozhodnutím Výboru Regionální rady (dále jen VRR) o výběru projektů. Dále jde zejména o změny oproti projektové žádosti BENEFIT7 (případně studii proveditelnosti). Za
3
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce podstatné jsou považovány rovněž změny vzniklé z důvodu zásadních dispozičních změn (stavební práce) či jiných obdobných změn projektu majících vliv: na cíl, charakter či účel projektu (uvedené v projektové žádosti), na základní indikátory projektu, na rozpočet v IS BENEFIT7 (vyjma změn uvedených v kapitole 1.5 Změny ostatní).
Příjemce je povinen nahlásit tuto skutečnost prostřednictvím formuláře Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce) příslušnému ORKP, a to ve lhůtě 15 pracovních dnů před plánovaným začátkem realizace této změny. Tyto změny je možné vykonat teprve po schválení příslušným ORKP. U podstatných změn rozhodne pracovník ORKP, zda je nutné vás vyzvat k předložení dalších podkladů, a to v termínu určeném příslušným ORKP. Rozhodnutí o schválení či neschválení podstatné změny oznámí příslušný ÚORP příjemci do 10 pracovních dnů ode dne doručení oznámení změn v projektu v případě, že nedošlo k vyžádání dalších stanovisek. Výjimku tvoří případ změny finanční výše etapy, kdy je částka požadovaná v žádosti o platbu nižší než předpokládaná výše etapy ve Smlouvě nebo jejím Dodatku. O tuto změnu příjemce žádá (postupem popsaným v kap. 1.3.2) spolu s předložením monitorovací zprávy se žádostí o platbu – v tomto případě je změna schválena v okamžiku schválení monitorovací zprávy a rozhodnutí o schválení či neschválení podstatné změny se nezasílá. V případě neschválení podstatných změn vás zároveň může příslušný ÚORP vyzvat k osobnímu jednání o dalším postupu. U schválených podstatných změn může být na základě rozhodnutí poskytovatele dotace vypracován dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Postup při schvalování a podepisování dodatku je stejný jako u schvalování a podpisu smlouvy o poskytnutí dotace. 1.2 Nepodstatné změny Nepodstatná změna nesmí ovlivnit dosažení cílů projektu a naplňování schválených hlavních monitorovacích indikátorů. Nepodstatné změny jsou zejména tyto: změna adresy pro doručení, změna kontaktní osoby a členů týmu, změny smluv s partnery, které mají formální charakter, změny termínů souvisejících s výběrovým řízením nebo změny typu zadávacího
řízení, jiné (na základě rozhodnutí ÚORP). Bude-li oznámená změna zařazena do kategorie nepodstatných změn, bere ji příslušné ORKP na vědomí v okamžiku schválení monitorovacího hlášení/monitorovací zprávy a písemné vyjádření příjemci nezasílá. 1.3 Změny v rozpočtu projektu Do této kategorie spadají veškeré přesuny mezi položkami v rozpočtu v IS BENEFIT7 (hlavními položkami i podpoložkami), včetně změn vzniklých na základě výsledku výběrových/zadávacích řízení (tj. nižší či vyšší vysoutěžená cena zakázky). Veškeré změny v rozpočtu projektu jsou posuzovány ve vztahu k rozpočtu, který je přílohou Smlouvy 4
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce o poskytnutí dotace, příp. jejího Dodatku. Přesuny mezi investičními a neinvestičními položkami rozpočtu jsou možné jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech na základě rozhodnutí poskytovatele dotace. Dle charakteru změny rozhodne vedoucí ÚORP o nutnosti vypracování Dodatku ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Změny rozpočtu nespadající do kategorií změn uvedených v kap. 1.3.1 a 1.3.2 musí příjemce hlásit prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě, a to nejpozději ve lhůtě 15 pracovních dní před ukončením realizace etapy projektu. Aktuální stav rozpočtu projektu příjemce upraví v IS BENEFIT7. Úspory vzniklé nezrealizováním aktivity nebo části aktivity projektu nelze převádět do položky Jiné, podpoložky Výdaje nezbytné k dokončení projektu. 1.3.1 Změny v rozpočtu v souvislosti s ukončeným výběrovým řízením Obecně platí, že cena vzešlá z ukončeného zadávacího řízení, je považována za cenu konečnou. V případě rozdílu v ceně vzešlé z ukončeného zadávacího řízení oproti ceně plánované musí příjemce prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě požádat ŘO o aktualizaci rozpočtu projektu, a to nejpozději ve lhůtě 10 pracovních dní před ukončením realizace etapy projektu. Pro vypracování aktuální podoby rozpočtu projektu použije příjemce tabulku Aktualizovaný rozpočet projektu, která tvoří přílohu č. 13 Příručky pro příjemce. A. V případě, že je plánovaná hodnota zakázky vyšší než výsledná nabídková cena vybraného dodavatele uvedená ve smlouvě, resp. výdaje související s plánovanou zakázkou uvedené v rozpočtu projektu jsou vyšší oproti výdajům vzešlým ze zadávacího řízení: 1. může příjemce prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce) požádat ŘO o ponížení položek rozpočtu projektu, které se k dané zakázce vztahují, a o převod takto ušetřených prostředků do položky Jiné, podpoložky Výdaje nezbytné k dokončení projektu. Prostředky z této položky mohou být použity jak na krytí vícenákladů v rámci jednoho výběrového řízení, tak na pokrytí rozdílu mezi jednotlivými výběrovými/zadávacími řízeními. Tato úprava rozpočtu může být provedena pouze mezi zadávacími řízeními ukončenými v rámci jedné etapy nebo dvou po sobě následujících etap. Vzniknou-li následně při realizaci projektu vícenáklady, může příjemce prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce) požádat ŘO o navýšení položek rozpočtu vztahujících se k vícenákladům a případně o zařazení nového zadávacího řízení na tyto vícenáklady. Tyto prostředky budou v případě schválení ŘO převedeny z položky Výdaje nezbytné k dokončení projektu do konkrétních položek rozpočtu týkajících se vícenákladů. V případě, že v rámci dané stavební zakázky vícenáklady nevzniknou, budou o výši prostředků v podpoložce Výdaje nezbytné k dokončení projektu poníženy celkové způsobilé výdaje projektu v příslušných položkách rozpočtu. Neoprávněné vícepráce nebudou čerpány v rámci prostředků nezbytných k dokončení projektu. 2. budou o tento rozdíl poníženy celkové způsobilé výdaje projektu v příslušných položkách rozpočtu (a to v případě, nemohou-li již být využity jinak). B. V případě, že je plánovaná hodnota zakázky nižší než výsledná nabídková cena vybraného dodavatele uvedená ve smlouvě, může příjemce buď zařadit tento rozdíl mezi nezpůsobilé výdaje projektu, nebo navýšit položky rozpočtu, které se vztahují k dané 5
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce zakázce. Navýšení položek rozpočtu o rozdíl mezi původní hodnotou a výslednou nabídkovou cenou vybraného dodavatele je možné pouze v případě, pokud existuje jiná položka rozpočtu, ze které je možné dané finanční prostředky přesunout (tj. podpoložka Výdaje nezbytné k dokončení projektu). Obr. 1: Příklad možného využití podpoložky Výdaje nezbytné k dokončení projektu
1.3.2 Přesuny finančních prostředků mezi etapami V případě, že některá z aktivit projektu není provedena nebo proplacena v rámci původně plánované etapy, je možné ji přesunout do etapy následující/etap následujících. S přesunem aktivity je možné požádat o přesun finančních prostředků. Navýšení předpokládané finanční výše etapy bude možné pouze za předpokladu, že ŘO bude mít na svém účtu dostatečný disponibilní zůstatek. Převod prostředků mezi etapami je možný také z pozdější etapy do dřívější, ovšem pouze za předpokladu, že etapa, do níž se finanční prostředky přesouvají, nebyla ukončena a proplacena ŘO. A) V případě, že příjemce v rámci dané etapy proplatí účetní doklady ve výši vyšší, než byla původně plánovaná výše etapy, tj. přečerpá předpokládanou finanční výši etapy: 1. požádá o proplacení rozdílu v rámci následující etapy (částka vyčerpaná nad rámec dané etapy bude požadována k proplacení v rámci monitorovací zprávy se žádostí o platbu pro etapu následující). Pokud souhrn účetních dokladů převýší plánovanou finanční výši etapy, je možné poslední účetní doklad rozdělit k proplacení do dvou po sobě následujících etap. Příjemce pak při vyplnění soupisky účetních dokladů (příloha monitorovací zprávy) postupuje podle postupů uvedených v příloze č. 9 PPP. Pracovník ORKP v případě částečného proplacení „přelomového“ účetního dokladu na soupisce účetních dokladů a na „přelomovém“ účetním dokladu vyznačí částku proplacenou z částky daného účetního dokladu z dotace RR v rámci předložené žádosti o platbu. V tomto případě může být dříve zaplacený účetní doklad předložen v rámci etapy následující (tj. úhrada výdaje nemusí proběhnout v období etapy, za kterou je předkládána ŽoP).
6
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce 2. Příjemce může požádat o navýšení předpokládané finanční výše etapy o přečerpanou částku, a to prostřednictvím Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě, které předloží ORKP minimálně 15 pracovních dnů před plánovaným ukončením etapy. Přílohou zaslaného Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě je také Aktualizovaný rozpočet projektu (příloha č. 13 Příručky pro příjemce). Monitorovací zprávu se žádostí o platbu je v IS BENEFIT7 možné zpracovávat až po schválení/neschválení změny a opravě údajů v IS ŘO (tj. IS MONIT7+) - příjemce o tom bude informován v Souhlasu s podstatnými změnami v projektu. B) V případě, že dojde ke snížení předpokládané finanční výše etapy, hlásí příjemce tuto změnu prostřednictvím samotné monitorovací zprávy se žádostí o platbu, k níž přiloží také Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě podrobně popisující okolnosti a důvody přesunu. Pokud bude příjemce požadovat přesun ušetřených prostředků do následujících etap, převede tyto prostředky v aktualizovaném rozpočtu etap projektu do jednotlivých položek některé z následujících etap, případně na položku Jiné, podpoložku Výdaje nezbytné k dokončení projektu. Souhlas s podstatnými změnami v projektu se v tomto případě nezasílá – změna je schválena v okamžiku schválení monitorovací zprávy. C) Příjemce může rovněž přesouvat finanční prostředky mezi položkami v rámci jedné etapy, pokud se nemění celkový finanční rozpočet dotčené položky v celkovém rozpočtu projektu. Tuto změnu hlásí příjemce prostřednictvím samotné monitorovací zprávy se žádostí o platbu, k níž přiloží také Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě podrobně popisující okolnosti a důvody přesunu. 1.4 Neplánované změny podstatné Příslušnému ÚORP musí být také neprodleně oznámena neplánovaná změna, ke které v průběhu realizace nebo udržitelnosti projektu mohlo nepředvídaně dojít a která má charakter podstatné změny. Změny oznamujete na formuláři Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce). V případě takovéto neplánované změny rozhodne dle závažnosti o dalším postupu vedoucí ÚORP. To se týká i realizace veřejných zakázek (vyjma případů uvedených v kapitole 1.5 této metodiky), kdy v krajně naléhavých případech, které zadavatel svým jednáním nezpůsobil a ani je nemohl předvídat, může příjemce změnu provést i bez oznámení příslušnému ORKP. Tyto změny však musí příslušnému ORKP bez prodlení ohlásit během nebo po jejich provedení prostřednictvím formuláře Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve Smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce), nejpozději však do 5 pracovních dnů od ukončení realizace změny. V kompetenci příslušného ORKP je posouzení takového případu a na základě zjištěných skutečností případné vykonání příslušných opatření včetně stanovení způsobilosti/nezpůsobilosti dotčených výdajů. Pokud změnou dojde k navýšení pouze nezpůsobilých výdajů projektu, hlásí příjemce tuto změnu až v nejbližším monitorovacím hlášení/monitorovací zprávě. Jako přílohu monitorovacího hlášení předkládá příjemce Aktualizovaný rozpočet projektu (příloha č. 13 Příručky pro příjemce). Pokud změny příjemce předkládá s monitorovací zprávou, úpravu rozpočtu provede v IS BENEFIT7. 1.5 Neplánované změny ostatní V případě ostatních změn souvisejících se stavebními pracemi, službami a dodávkami, ke kterým v průběhu realizace projektu dojde (tj. změny nesplňující podmínky vyjmenované v kapitolách 1.1., 1.2., 1.3. a 1.4.), je příjemce povinen změny zaznamenávat do Změnových 7
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce listů a tyto listy průběžně předkládat příslušnému ORKP v rámci termínů pro předložení monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv. V případě, že tyto změny mají vliv na rozpočet v IS BENEFIT7, předkládá příjemce spolu s monitorovacím hlášením Aktualizovaný rozpočet projektu (příloha č. 13 Příručky pro příjemce). Pokud změny příjemce předkládá s monitorovací zprávou, úpravu rozpočtu provede v IS BENEFIT7.
2
Změny projektu ve vztahu k veřejným zakázkám
Příjemce/žadatel (zde zadavatel veřejné zakázky) je povinen řídit se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES (2004/17/ES) ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce‚ dodávky a služby, Smlouvou o založení Evropských společenství a jinými relevantními právními předpisy v oblasti zadávání veřejných zakázek jak na národní úrovni, tak na úrovni ES a dále Přílohou č. 5 Příručky pro žadatele – Pokyny pro zadávání zakázek. Změny ve vztahu k veřejným zakázkám se pro tyto účely rozlišují na dva druhy: a) změny, o které žadatel/příjemce požádal před zahájením zadávacího řízení a v době od zahájení zadávacího řízení do uplynutí lhůty pro podávání nabídek, b) změny, o které žadatel/příjemce požádal po uplynutí lhůty pro podávání nabídek. Ad a) Pokud žadatel/příjemce zadávací řízení na dodávky, stavební práce nebo služby, jichž se změna v projektu alespoň zčásti týká, do dne podání žádosti o změnu nezahájil nebo zadávací řízení zahájil, ale dosud neuplynula lhůta pro podávání nabídek, ŘO ROP Severozápad tuto změnu vyhodnotí a může povolit, pokud usoudí, že tato změna nemá vliv nebo neohrozí dosažení cíle projektu a nemění charakter a účel projektu, nemá vliv na předchozí hodnocení projektu, nemá vliv na indikátory projektu, souvisí s původními aktivitami projektu (nejde o novou aktivitu neuvedenou
v projektové žádosti včetně jejích příloh).
Ad b) Pokud žadatel/příjemce zadávací řízení na dodávky, stavební práce nebo služby, jichž se změna v projektu alespoň zčásti týká, do dne podání žádosti o změnu již zahájil a zároveň již uplynula lhůta pro podávání nabídek, ŘO ROP Severozápad tuto změnu vyhodnotí a může povolit, pokud usoudí, že tato změna nemá vliv nebo neohrozí dosažení cíle projektu a nemění charakter a účel projektu, nemá vliv na předchozí hodnocení projektu, nemá vliv na indikátory projektu, souvisí s původními aktivitami projektu (nejde o novou aktivitu neuvedenou
v projektové žádosti včetně jejích příloh).
8
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce U těchto změn ŘO rozhodne, zda se jedná o způsobilý, či nezpůsobilý výdaj. V případě, že se jedná o způsobilé výdaje, jsou hrazeny z rozpočtu projektu. V případě, že se jedná o nezpůsobilé výdaje, hradí je příjemce z vlastních zdrojů. Pro všechny změny platí povinnost dodržení podmínek a postupů dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, příp. Přílohy č. 5 Příručky pro žadatele - Pokynů pro zadávání zakázek (příjemci, kteří nejsou zadavateli dle zákona). V případě dodatečných stavebních prací a služeb (ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů) je třeba zejména dbát následujících dvou podmínek: 1. potřeba změny vznikla v důsledku objektivně (žadatel/příjemce je nemohl předpokládat) a
nepředvídaných
okolností
2. změna je nezbytná pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb nebo původních dodávek (nezbytnost pro dokončení projektu). 2.1 Základní pojmy Méněpráce - dodávky, stavební práce a služby, které jsou zahrnuty v předmětu díla dle smlouvy mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). Vícenáklady - jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již uzavřené smlouvy mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem. Žadatel/příjemce je vždy povinen tyto vícenáklady uhradit z vlastních zdrojů (s výjimkou případů uvedených v kapitole 1.3 Změny rozpočtu v souvislosti s ukončeným výběrovým řízením) a tudíž nedochází k navyšování způsobilých výdajů projektu. Vícepráce - stavební práce, dodávky a služby, které nejsou zahrnuty v předmětu díla dle smlouvy mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem, a to vůbec, nebo v menším kvantitativním rozsahu. Obecně je z pohledu zákona o zadávání zakázek nutno na jakékoliv rozšíření předmětu zakázky pohlížet jako na novou veřejnou zakázku bez ohledu na formu, jakou je provedeno (nová smlouva či dodatek ke smlouvě), viz § 7 odst. 1 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon"). Její zadání musí zadavatel provést způsobem uvedeným v zákoně, přičemž obecně je pro postup zadavatele podstatná především předpokládaná hodnota veřejné zakázky (viz § 13 odst. 1, resp. odst. 3 a 4 zákona). Vícepráce je v případě zadavatelů postupujících dle zákona možno (kromě speciálních druhů zadání dle zákona nebo standardního zadávacího řízení) zadávat formou jednacího řízení bez uveřejnění za splnění všech podmínek, které jsou v § 23 odst. 7 zákona uvedeny, a to jestliže jde o: A) dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách, jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností a tyto dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb, a to za předpokladu, že 9
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce 1. dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby budou zadány témuž dodavateli, 2. dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní veřejné zakázky, pokud by toto oddělení způsobilo závažnou újmu zadavateli, nebo ačkoliv je toto oddělení technicky či ekonomicky možné, jsou dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby zcela nezbytné pro dokončení předmětu původní veřejné zakázky, a 3. celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky. Pro dodržení dvacetiprocentního limitu se sčítají ceny všech dodatků (víceprací), které zadavatel k původní veřejné zakázce uzavře. Nutnost vytváření dodatků ke smlouvě o dílo není omezena spodní hranicí, dodatky ke smlouvě o dílo jsou nutné u víceprací jakékoli výše. B) nové stavební práce a v případě veřejného zadavatele i o nové služby, spočívající ve stavebních pracích nebo službách téhož či podobného druhu jako v původní veřejné zakázce, a to za předpokladu, že 1. nové stavební práce nebo nové služby budou zadány témuž dodavateli, 2. původní veřejná zakázka byla zadána v otevřeném řízení nebo užším řízení a v případě sektorového zadavatele rovněž v jednacím řízení s uveřejněním, 3. v zadávacích podmínkách původního zadávacího řízení byla obsažena možnost zadat veřejnou zakázku na nové stavební práce nebo nové služby v jednacím řízení bez uveřejnění, 4. předpokládaná hodnota veřejné zakázky na nové stavební práce nebo nové služby byla zahrnuta do předpokládané hodnoty původní veřejné zakázky 5. jednací řízení bez uveřejnění bude zahájeno do 3 let ode dne uzavření smlouvy na původní veřejnou zakázku. V případě zadavatelů zakázek postupujících dle Pokynů pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele) je přímé zadání dodatečných prací zhotoviteli původní zakázky možné pouze tehdy, jsou-li splněny podmínky jednacího řízení bez uveřejnění podle § 23 odst. 5 písm. b) zákona (dodatečné dodávky z důvodu „technické neslučitelnosti“), § 23 odst. 7 písm. a) zákona (tzv. vícepráce), § 23 odst. 7 písm. b) zákona (opční právo). V takovém případě může zadavatel vyzvat původního dodavatele přímo k uzavření dodatku smlouvy. Pro dodržení dvacetiprocentního limitu dle § 23 odst. 7 písm. a) zákona se sčítají ceny všech dodatků (víceprací), které zadavatel k původní veřejné zakázce uzavře. Nutnost vytváření dodatků ke smlouvě o dílo není omezena spodní hranicí, dodatky ke smlouvě o dílo jsou nutné u víceprací jakékoli výše. 2.2 Zápočet méněprací a víceprací U víceprací a méněprací je žadatel/příjemce oprávněn provádět jejich vzájemné započtení (formou odpočtů a přípočtů), splní-li následující kritéria: 1. Zápočet méněprací (odpočtů) a víceprací (přípočtů) je prováděn v rámci stavby a nejedná se o změny zásadního charakteru (podstatné změny). 2. možnost vzájemného zápočtu víceprací s méněpracemi musí obsahovat smlouva mezi žadatelem/příjemcem a dodavatelem. Tuto možnost lze upravit formou dodatku ke smlouvě příjemce a dodavatele, před uskutečněním zápočtu víceprací s méněpracemi. Nutnost vytváření dodatků ke smlouvě o dílo není omezena spodní hranicí, dodatky ke smlouvě o dílo jsou nutné u víceprací jakékoliv výše.
10
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce 3. celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky (tj. součet všech dodatečných prací nesmí přesáhnout 20 %1). 4. každá vícepráce a méněpráce je řádně zdokumentována, zaznamenána ve stavebním deníku či jiném adekvátním dokumentu, např. Změnovém listu a podepsána oprávněnými zástupci všech zúčastněných stran (viz níže kapitola Postup dokumentace a schvalování víceprací). 5. vícepráce nemá vliv na již uzavřené výběrové řízení z hlediska transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Při současném splnění všech výše uvedených podmínek nebudou takové vícepráce pro účely schvalování žádosti o platbu považovány za vícenáklady, protože neovlivní výši způsobilých výdajů projektu. Ve všech ostatních případech budou vícepráce považovány za vícenáklady. Vícepráce vzniklé nad částku přiznané dotace (tj. vícenáklady), uvedenou ve Smlouvě o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, je příjemce vždy povinen uhradit z vlastních zdrojů. Stejný postup platí i v případě, že se bude jednat o dodatečné/nové náklady spadající svým charakterem mezi nezpůsobilé výdaje. 2.3 Postup dokumentace a schvalování víceprací Veškeré vícepráce musí být žadatelem/příjemcem zdokumentovány v souladu s požadavky poskytovatele dotace a povinnostmi příjemce (upravuje je programový dokument ROP Severozápad, Prováděcí dokument, Smlouva o poskytnutí dotace, Příručka pro žadatele, Příručka pro příjemce, Metodické pokyny). Nedostatečně zdokumentované vícepráce jsou nezpůsobilým výdajem. Ze strany ORKP budou v rámci kontrolní činnosti vyžadovány dokumenty, které doloží oprávněnost těchto víceprací, případně jejich soulad se zákonem. Žadatel/příjemce doloží: řádné písemné zdůvodnění nutnosti vykonání víceprací včetně stanoviska projektanta
1
a technického dozoru. v případě, že vícepráce vzniknou z požadavku třetích stran (správní orgány, památkáři, archeologové, statici, hasiči, Policie ČR apod.), je nutné doložit rovněž příslušná stanoviska, vyjádření a posudky. Zdůvodnění nutnosti vykonání víceprací je možno doložit rovněž znaleckým posudkem. případně stanovisko stavebního úřadu (změna stavby před jejím dokončením). dokumentaci méněprací a víceprací (výkresy změn projektové dokumentace, změnové listy, zápisy ze stavebních deníků nebo jiných adekvátních dokumentů, zápisy z kontrolních dnů, fotodokumentaci včetně fotodokumentace původního stavu a fotodokumentace prací, jejichž vykonání nelze zpětně zkontrolovat – např. výkopy, množství starého skrytého asfaltu, apod.) schválenou projektantem stavby, podepsanou zodpovědnou osobou příjemce (objednatele), zodpovědnou osobou dodavatele (zhotovitele) a hlavním inženýrem v rámci inženýrského dozoru, pokud je vyžadován. K dokumentaci méněprací a víceprací je vhodné použít vzor Změnového listu – část 1 a část 2, který je přílohou č. 12 Příručky pro příjemce. ocenění méněprací a víceprací na úrovni položkového rozpočtu (musí být dodrženy jednotkové ceny ze smlouvy o dílo nebo musí být vícepráce nově oceněny např. dle ÚRS, RTS).
Případná částka překračující 20 % ceny původní veřejné zakázky bude zahrnuta mezi nezpůsobilé výdaje projektu).
11
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce položkový rozpočet z nabídky vítězného uchazeče, pokud již nebyl ŘO v rámci jiného
řízení předložen. přehled méněprací a víceprací (odpočtů a přípočtů), které byly v rámci rozpočtu vzájemně započítány. Navýšení nákladů proti uzavřené smlouvě o dílo je nutno řešit dodatkem ke smlouvě. Dodatek ke smlouvě o dílo v žádném případě nesmí měnit parametry zakázky takovým způsobem, který by bezdůvodně ovlivnil původní hodnocení provedené v rámci zadávacího řízení. Žadatel/příjemce je povinen tento dodatek předložit ŘO ROP Severozápad bezodkladně po podpisu tohoto dodatku s dodavatelem. V případě nutnosti si může ORKP vyžádat k posouzení nezbytnosti vícenákladů znalecký posudek soudního znalce, odborného experta, případně stanovisko ÚOHS.
3
Nezpůsobilost výdajů
Případy, kdy budou dodatečné práce považovány za nezpůsobilé výdaje2, tj. příjemce si je hradí z vlastních prostředků: a) vícepráce, které jsou v rozporu s legislativou; b) vícepráce, které překročí schválenou dotaci ve Smlouvě o poskytnutí dotace; c) vícepráce, které nejsou nezbytné pro úspěšné dokončení projektu (např. nákup počítačů nad rámec původního zadání v případě, že příjemce vykonal méněpráce); d) vícepráce, které nesouvisí s aktivitami projektu, k jejichž naplnění se příjemce podepsáním Smlouvy o poskytnutí dotace zavázal; e) zvýšení ceny z důvodu podmínek, které byly definovány při zadávání veřejné zakázky v obchodních podmínkách a následně ve smlouvě (např. inflační doložka); f) vícepráce, které vzniknou v důsledku nedostatečné přípravy projektu (např. chyby v rozpočtu zadávací nebo projektové dokumentace nebo v důsledku chybně provedeného geologického průzkumu). Názory či stanoviska ŘO nenahrazují stanoviska orgánů dohledu a nezbavují příjemce odpovědnosti za dodržování legislativy. Podmínky uvedené v této metodice jsou závazné rovněž pro příjemce, kteří nejsou zadavateli dle zákona.
4
Zásahy do investice
Během doby udržitelnosti může dojít k zásahům do projektu, které lze jednotně pojmenovat jako zásahy do investice. Jedná se obecně o tyto druhy zásahů: 2
Bude postupováno v souladu s přílohou č. 3 Smlouvy o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad – Tabulka finančních oprav.
12
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce 1. Zásahy do investice z důvodu havárie a jiných nepředvídatelných událostí podobného charakteru. 2. Zásahy do investice, které vedou k trvalé změně projektu zejména z hlediska indikátorů a technických parametrů. Investici nelze uvést do původního stavu, např. zúžení silnice financované z ROP SZ z důvodu výstavby chodníků, výstavba objektů na revitalizovaném prostranství, které bylo financováno z ROP SZ. V těchto případech bude požadována vratka dotace vztahující se ke způsobilým výdajům dotčeným zásahem zpět do rozpočtu RR SZ. 3. Zásahy do investice, které lze uvést po posouzení technického řešení do původního stavu (např. zásahy do silnic z důvodu realizace kanalizace dotované z národních či evropských zdrojů). V průběhu doby udržitelnosti projektu se příjemce dotace může obrátit na ŘO se žádostí o vyslovení souhlasu poskytovatele dotace se zásahy do investic, které musí splňovat charakter zásahu a podmínky uvedené níže. Příjemce je povinen oznámit výše uvedené zásahy do investice předem, u očekávaných zásahů minimálně 30 kalendářních dnů před vznikem zásahu do investice. V odůvodněných případech může příjemce oznámit očekávaný zásah do investice i ve lhůtě kratší. U neočekávaných zásahů do investice je příjemce povinen tuto skutečnost oznámit nejpozději do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku neočekávaného zásahu, např. v případech havárie. Příjemce zásah do investice oznamuje příslušnému ORKP prostřednictvím formuláře „Žádost o vyslovení souhlasu poskytovatele dotace se zásahy do investice v době udržitelnosti projektu“ (příloha č. 11b Příručky pro příjemce). Součástí žádosti jsou následující přílohy: a) Projektová dokumentace - provedení zásahu do investice (pouze vybrané části, ze kterých je patrný zásah do investice). Posuzuje se splnění technických norem a použitých technologií. b) Smlouva o dílo, včetně dodatků, kde dílem se rozumí zásah do investice (pokud již byla smlouva uzavřena, v opačném případě musí příjemce dotace dodržet podmínky stanovené tímto metodickým pokynem). Pracovník ORKP ověří délku realizace zásahu a podmínku délky a rozsahu záruční doby. c) Čestné prohlášení příjemce, že nečerpá žádné další dotace (tím se rozumí, že neuplatňuje způsobilé výdaje) na uvedení do původního stavu. d) Plánované finanční vyjádření vratky dotace vztahující se ke způsobilým výdajům dotčených zásahem do investice včetně uvedení plánovaných technických parametrů dle projektové dokumentace, pokud existuje. e) Plánované vyčíslení změny indikátorů, pokud nastala. Po realizaci zásahu do investice příjemce dotace pro ověření podmínek stanovených tímto metodickým pokynem poskytne následující informace: a) Skutečné finanční vyjádření vratky dotace vztahující se ke způsobilým výdajům dotčených zásahem do investice včetně provedených technických parametrů dle projektové dokumentace, pokud existuje.
13
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce b) Smlouvu o dílo, kde dílem se rozumí zásah do investice. Pracovník ORKP ověří délku realizace zásahu a podmínku délky a rozsahu záruční doby. c) Zákres trvalé změny projektu do dokumentace skutečného provedení nebo do realizační dokumentace stavby, v případech, kdy se dokumentace skutečného provedení nepořizovala. d) Skutečné vyčíslení změny indikátorů, pokud nastala. Zásahy do investic nesmí být realizovány před vyjádřením příslušného ORKP, pokud to situace umožňuje. V případě zásahu, kdy nelze uvést investici do původního stavu, nejde o porušení rozpočtové kázně, pokud příjemce dotace realizuje zásah v souladu s pravidly ROP SZ, a tedy i s tímto metodickým pokynem. Vratka dotace je uskutečněna až po provedení zásahu do investice, kdy příjemce dotace vyčíslí skutečnou výši způsobilých výdajů, které byly zásahem dotčeny. Vratka bude provedena bezhotovostním převodem na účet, ze kterého příjemce dotaci obdržel. Příjemce uvede jako variabilní symbol poslední pětičíslí registračního čísla projektu. Kontrolní skupina následně provede fyzickou kontrolu na místě a prověří, zdali vratka dotace odpovídá realitě. Výsledky zaznamená do protokolu z kontroly. Pro akceptovatelnost výše uvedených zásahů do investice financované z ROP SZ v době udržitelnosti projektu je nutné dodržet následující podmínky: a) Povolení poskytovatele dotace na základě žádosti. b) Zachování účelu, cíle, výstupů a indikátorů projektu po dobu udržitelnosti projektu. c) Uvedení investice do původního stavu, splnění technických norem a použitých technologií (je následně ověřováno). d) Po dobu zásahu se pozastavuje lhůta udržitelnosti operace (projektu). e) U výdajů vynaložených na uvedení investice do původního stavu je ze strany ŘO posuzována hospodárnost, efektivnost a účelnost. f) Čestné prohlášení příjemce, že nečerpá žádné další dotace (tím se rozumí, že neuplatňuje způsobilé výdaje) na uvedení do původního stavu. g) Vrácení dotace, popřípadě její části, vztahující se ke způsobilým výdajům v případě trvalé změny projektu, která neumožňuje uvedení do původního stavu. Vedoucí ORKP odsouhlasí, či zamítne žádost o provedení zásahu a zároveň rozhodne o případné vratce dotace. Na základě žádosti bude vypracován Dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, kde bude uveden popis zásahu do investice, včetně uvedení přerušení doby udržitelnosti projektu, změny monitorovacích indikátorů a podmínky, za kterých je zásah povolen. Následně po ukončení realizace zásahu do investice bude ověřeno, zdali došlo k dodržení podmínek uvedených v Dodatku ke smlouvě o poskytnutí dotace, případně bude vypracován nový Dodatek dle skutečného zásahu do investice.
14
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce Seznam problémových oblastí, které by mohly být vnímány a posuzovány jako porušení udržitelnosti projektů. Určení výše sankce za porušení smluvních podmínek je v kompetenci poskytovatele podpory, tedy ŘO (viz Tabulka finančních oprav3). I.
Změny související s projektem
Neudržení hodnot monitorovacích indikátorů – po dobu udržitelnosti projektu, ke kterým se příjemce zavázal ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Jedná se o porušení smluvních podmínek. Prodej majetku – příjemce nakoupil z dotačních prostředků zařízení, které v době udržitelnosti prodal. Příjemce získal nepatřičnou výhodu ve formě získání finančních prostředků. Došlo k porušení smluvních podmínek. Pronájem majetku4 – upravuje Externí metodický pokyn č. 56 – Pronájem/výpůjčka majetku pořízeného z dotace po dobu realizace a udržitelnosti projektu. Způsob provozování investice musí příjemce uvést a popsat již v žádosti o podporu, nájemce/provozovatel by měl být vybrán na základě výběrového řízení. Pokud příjemce informaci o pronájmu investice v žádosti o podporu neuvedl, pronájem je povolován pouze ve výjimečných případech, vždy však na základě písemného souhlasu poskytovatele podpory. Náhrada odepsaného/nefunkčního majetku - příjemce nakoupil z dotačních prostředků majetek/zařízení, které je dle účetních pravidel odepsáno či ztratilo funkčnost dříve, než uplynula doba udržitelnosti a potřebuje toto zařízení obnovit. Rozhodl se odepsané zařízení nahradit novým. Pořídil stejný, popřípadě lepší majetek jako náhradu. Nedojde k porušení podmínek udržitelnosti. Nefunkční a nahrazený majetek pořízený z dotace není třeba uchovávat po dobu udržitelnosti, jelikož byl nahrazen jiným, splňujícím minimálně stejnou funkci. II.
Změna hlavní činnosti projektu
Zastavení hlavní činnosti projektu – příjemce zastavil v době udržitelnosti projektu hlavní činnost podpořeného projektu, tím dochází k porušení smluvních podmínek. Přerušení hlavní činnosti projektu – jde v podstatě o zastavení činnosti na určitou dobu. Avšak při krátkodobém přerušení hlavní činnosti projektu způsobeného v důsledku okolností vylučující odpovědnost příjemce (např. neočekávané vnější vlivy, klimatické, přírodní, technické, atd.), nemusí tato změna ovlivnit podmínky udržitelnosti projektu, a nedojde tedy k porušení smluvních podmínek. Tuto změnu je třeba neprodleně nahlásit poskytovateli dotace prostřednictvím oznámení o změně v projektu, který prověří informaci fyzicky u příjemce a individuálně zjištěné skutečnosti posoudí a zváží, zda je reálné činnost v relativně krátkém časovém horizontu obnovit. Pokud ano, sankce se nepoužije, pouze se o období nečinnosti prodlužuje doba stanovené udržitelnosti projektu. Pokud ne, dochází k porušení smluvních podmínek.
3
http://www.nuts2severozapad.cz/pro-zadatele/vyzvy-a-dokumentace/smlouva-o-poskytnuti-dotace – Příloha č. 3 Smlouvy o poskytnutí dotace – Tabulka finančních oprav 4 Pojmem pronájem je myšlen, jakýkoliv způsob užívání majetku, např. pronájem, výpůjčka, apod.
15
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce Přemístění hlavní činnosti projektu – příjemce přemístil v době udržitelnosti projektu hlavní činnost podpořeného projektu. Dojde-li k přemístění hlavní činnosti a v souvislosti s tím bude změněna povaha projektu či jeho prováděcí podmínky, dochází k porušení smluvních podmínek. V některých případech, např. kde se jedná pouze o lokální přemístění hlavní činnosti, nemusí dojít k ovlivnění smluvních podmínek. III.
Změny související se subjektem příjemce
Právní nástupnictví – v době udržitelnosti projektu příjemce dotace uskuteční změnu právní formy příjemce dotace např. ze s.r.o. na a.s. či z v.o.s. na s.r.o., při zachování ostatních údajů. Může se jednat o sloučení/splynutí příjemce dotace s jinou právnickou osobou (v tomto případě dochází k právnímu nástupnictví původního příjemce dotace – právnické osoby, která zanikla bez likvidace) nebo změnu příjemce ze zákona, kdy do určitého data dojde k jeho přejmenování či změně právní formy. Pokud vlivem této změny nedojde k porušení smluvních podmínek, není důvod pro vrácení dotace. Poskytovatel dotace ověří, zda příjemce dotace stále splňuje veškeré smluvní podmínky. Nelze však akceptovat přechod práv a povinností zakotvených v právním aktu z fyzické osoby na právnickou osobu, neboť v tomto případě se nejedná o právní nástupnictví. IV.
Insolvenční řízení
Zahájení insolvenčního řízení s příjemcem – pokud je pouze zahájeno insolvenční řízení, nemusí být porušeny smluvní podmínky. Pokud soud ještě nevydal rozhodnutí, že je dlužník (příjemce dotace) v úpadku nebo mu hrozí úpadek, v tomto momentu ještě nedošlo k porušení smluvních podmínek. Rozhodnutí o úpadku – řešeno formou reorganizace – s příjemcem bylo dle zákona 182/2006 Sb. zahájeno insolvenční řízení a bylo již vydáno rozhodnutí o úpadku spojené s řešením formou reorganizace subjektu příjemce dotace. V tomto momentu ještě nedošlo k porušení smluvních podmínek. Rozhodnutí o úpadku – řešeno formou konkurzu – s příjemcem bylo dle zákona 182/2006 Sb. zahájeno insolvenční řízení a bylo již vydáno rozhodnutí o úpadku spojené s řešením formou konkursu prohlášeného na subjekt příjemce dotace. V tomto případě se jedná o porušení smluvních podmínek. Návrh poskytovatele podpory – podvodný úpadek – poskytovatel dotace podal návrh na zahájení insolvenčního řízení z důvodu podvodného jednání příjemce dotace. Dochází tím k porušení smluvních podmínek a dochází k odstoupení od smlouvy.
16
Verze 1
3. prosince 2010
METODIKA ZMĚN PROJEKTŮ Příloha č. 11A Příručky pro příjemce
17
Verze 1
3. prosince 2010
