TUGAS PERSONAL IT RESEARCH
METODE ANALISA SISTEM PEMBAYARAN (KASIR) PADA STMIK RAHARJA
Dosen : Dina Fitria Murad, M.kom MJ172A
Nama
: Andriyanto
NIM
: 1122469643
Perguruan Tinggi AMIK/STMIK Raharja Tangerang
i
KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh. Alhamdulillahirabbilalamin, banyak nikmat yang Allah berikan, tetapi sedikit sekali yang kita ingat. Segala puji hanya layak untuk Allah Tuhan seru sekalian alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul ”METODE ANALISA SISTEM PEMBAYARAN (KASIR) PADA STMIK RAHARJA”. Dalam penyusunannya, penulis memperoleh bimbingan dari Pengajar, karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Dosen pengajar : (Ibu Dina Fitria Murad.,M.Kom) yang telah memberikan dukungan, kasih, dan kepercayaan yang begitu besar. Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi. Meskipun penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar skripsi ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pembaca.
ii
DAFTAR ISI Cover Tugas.............................................................................................................................. i Kata Pengantar............................................................................................................................ii Daftar Isi....................................................................................................................................iii BAB I.Pendahuluan.....................................................................................................................1 1.1. Latar Belakang.........................................................................................................1 1.2. Rumusan Masalah....................................................................................................2 1.3. Tujuan......................................................................................................................2 1.4. Manfaat....................................................................................................................2 BAB II.Pembahasan..................................................................................................................3 2.1.Metode Analisa SWOT............................................................................................3 2.1.1.STRENGHT.............................................................................................3 2.1.2.WEAKNESS............................................................................................3 2.1.3.OPPORTUNITY......................................................................................3 2.1.4.TREATH..................................................................................................3 2.2.Metode Analsa Pieces..............................................................................................4 2.2.1.Peformance..............................................................................................4 2.2.2.Information..............................................................................................4 2.2.3.Economy..................................................................................................4 2.2.4.Control.....................................................................................................4 2.2.5.Eficiency..................................................................................................5 2.2.6.Services....................................................................................................5 2.3.Metode Analisa Balance Scorecard.........................................................................6 2.3.1. Perspektif Mahasiswa.............................................................................6 2.3.2. Perspektif Keuangan...............................................................................6 2.3.3. Perspektif Pembelajaran Dan Pertumbuhan...........................................6 2.3.4. Perspektif Internal..................................................................................6 2.4.Metode Analisa Delon.............................................................................................7 2.4.1 Kepuasan Pelanggan 2.4.2 User Friendly...........................................................................................7 2.4.3 Usecase Sistem Kasir STMIK RAHARJA..............................................7 BAB III.Penutup.......................................................................................................................8 3.1 Kesimpulan Analisis Hasil Rekomendasi.................................................................8 3.1.1. Rekomendasi, Kritik, Saran...................................................................8
iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pola pembayaran baik uang registrasi maupun uang SKS pada suatu Perguruan Tinggi secara umum mempunyai dua pola, pola yang pertama yaitu mahasiswa datang dengan membawa uang cash dan melakukan pembayaran secara langsung pada kasir Perguruan Tinggi, hal ini juga berlaku di Perguruan Tinggi Raharja, sedangkan pola yang kedua yaitu dengan melakukan transfer dari Bank ke rekening kampus. Transfer uang melalui bank merupakan salah satu cara efektif untuk melakukan pembayaran dari mana saja tanpa harus datang mengantri ditempat pembayaran. Cara ini diterapkan oleh Pergururan Tinggi Raharja untuk memudahkan mahasiswanya dalam melakukan pembayaran biaya perkuliahan. Namun meski demikian tak sedikit juga mahasiswa yang melakukan pembayaran dengan cara datang langsung ke bagian LKM (Layanan Keuangan Mahasiswa) Perguruan Tinggi Raharja. Selain membayar biaya perkuliahan, biasanya mahasiswa yang datang ke bagian LKM memanfaatkan momen tersebut untuk berinteraksi langsung dengan petugas pelayanan, sekedar untuk memperoleh informasi seputar keuangan perkuliahan, seperti konfirmasi pembayaran, kewajiban yang belum di lunaskan, batas waktu pelunasan dan lain-lain. Metode pembayaran seperti ini merupakan sebuah metode yang efektif untuk melayani mahasiswa dalam kegiatan pembayaran perkuliahan secara lebih interaktif sekaligus sebagai ajang untuk menyalurkan informasi terbaru seputar biaya perkuliahan kepada mahasiswa secara langsung. Namun permasalahannya adalah banyaknya aktivitas pembayaran dikasir Perguruan Tinggi Raharja dan informasi yang ingin diketahui mahasiswa dari petugas kasir LKM dapat membuat waktu pelayanan dibagian ini menjadi bertambah lama, sehingga bisa memicu timbulnya antrian. Mahasiswa yang melakukan pembayaran cash maupun yang transfer tetap harus mengantri untuk mengambil kwitansi Perguruan Tinggi, pola mengantri seperti ini banyak merugikan, selain menyita waktu antrian juga bisa membatasi aktivitas yang ingin dilakukan seseorang. Diperlukan sebuah solusi untuk mengatasi kerugian yang ditimbulkan pada saat menunggu antrian. Penambahan tenaga pelayanan pada bagian LKM untuk mempercepat pelayanan dirasa kurang efektif. Ini dikarenakan masalah antrian yang terjadi disebabkan karna waktu kedatangan mahasiswa yang tidak bisa diprediksi dan hanya ada diwaktu tertentu saja seperti pada akhir waktu pembayaran cicilan.,Dan lain sebagainya.
1
1.2
Rumusuan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas muncul permasalahan
yang sering dihadapi petugas dalam mengolah sistem pembayaran, maka rumusan masalah diatas sebagai berikut: 1. Bagaimana cara untuk mengetahui kebutuhan yang diinginkan pada sistem pembayaran STMIK RAHARJA..? 2. Menggunakan metode seperti apa saja yang di perlukan untuk mengetahui kebutuhan tersebut?
1.3
Tujuan Tujuan dengan adanya metode analisa sistem pembayaran (kasir) pada STMIK RAHARJA ini adalah untuk Mengetahui kelebihan dan kekurangan pada sistem tersebut. Menganalisa kebutuhan sistem
1.4
Manfaat Manfaat dari analisa ini yaitu untuk mengetahui kebutuhan pada kelebihan dan kekurangan sistem pelayanan mahasiswa dari segi pembayaran di kasir. Memberi informasi sistem pembayaran (kasir) kepada Seluruh Mahasiswa .
2
BAB II PEMBAHASAN 2.1
Metode Analisa Swot 2.1.1
STRENGHT
1. Sistem pembayaran pada PERGURUAN TINGGI RAHARJA sudahmenggunakan sistem komputer (komputerisasi) 2. Pembayaran dengan sistem komputerisasi sangat memudahkanadmin (kasir) dalam penginputan data 3. Kesalahan menjadi terminimalisir dengan sistem komputerisasi ini 4. Sistem terbaru, pembayaran sudah melalui transfer bank, sehinggamemudahkan admin dalam perhitungan uang yang masuk
2.1.2
WEAKNESS
1. Proses pembayaran terlalu berbelit (bagi mahasiswa) 2. Masih terjadinya antrian dalam pembayaran. Disini dapat terlihatbahwa sistem kasir terkomputerisasi ini masih kurang efektif 3. Biaya perawatan aplikasi yang terbilang tinggi
2.1.3
OPPORTUNITY
1. Dapat dilakukannya kerjasama dengan bank terkait, untukmempermudah proses pembayaran. Kerjasama yang dimaksud dalamhal ini adalah pembukaan cabang bank dengan lokasi yang tidakterlalu jau dari kampus. 2. Pengimplementasian kartu kredit yang terintegrasi dengan kartumahasiswa 2.1.4
THREAT
1. Terpaku terhadap satu sistem. Jika terjadi kerusakan sistem dapatmengganggu proses pembayaran
3
2.2
Metode Analisa Pieces
2.2.1 PERFORMANCE Penggunaan sistem kasir terkomputerisasi ini sudah sangatlah baik. Terbuktidengan minimnya kesalahan dalam penginputan data dan rekapitulasi datadalam setiap minggunya. Namun, untuk efektifitas masihlah terbilang kurang.Karena proses pelayanan satu transaksi pembayaran masihlah terbilangmemakan waktu. Sistem ini hanya membantu kerja admin (kasir) namununtuk mahasiswa masih sama. Sistem baru dengan pembayaran via transferbank. Semakin membuat proses pembayaran semakin memakan waktu. 2.2.2 INFORMATION Penyebaran informasi sangatlah kurang. Sebelumnya, setiap batas tempo pembayaran hampir seluruh mahasiswa mendapatkan SMS berisikanpemberitahuan batas tempo pembayaran tersebut. Namun, sistem itu sudahtidak diberlakukan lagi. Informasi jatuh tempo pembayaran terhadapmahasiswa saat ini hanya melalui selembaran atau spanduk. Membuatbanyak mahasiswa lupa membayaran, atau pembayaran yang dilakukansudah diluar batas jatuh tempo. 2.2.3 ECONOMY Biaya perawatan sistem setiap terjadi kerusakan sangatlah terbilang tinggi.Pajak pembayaran via bank juga sangatlah lumayan besar, terutama bagimahasiswa yang melakukan pembayaran via debit. 2.2.4 CONTROL Sistem kasir yang berjalan saat ini memiliki tingkat keakuratan yang baik.Data yang tercantum dalah kwitansi pembayaran sangatlah tepat, atau minim terjadinya kesalahan. Untuk sistem kasir sendiri dinilai cukuplah aman, danbersifat rahasia. Tentu saja tujuanya adalah untuk meminimalisir adanyamanipulasi data. Adapun kesalahan yang terjadi dalam setiap rekap dataadalah tidak sesuainya jumlah pemasukan mingguan dengan uang yang ada.Hal tersebut bukanlah sebuah kesalahan dari sistem, melainkan ke kurangtelitinya karyawan dalam menginputkan jumlah uang. Dan untuk mengurangiitu tentunya dibutuhkan karyawan – karyawan yang terlatih dalam bidangnya.
4
2.2.5 EFICIENCY Sistem kasir yang berjalan di STMIK RAHARJA saat ini sangatlah memudahkanadmin (kasir) dalam melakukan penginputan data. Ditambah lagi sistempembayaran meelalui transfer bank sangatlah membuat kerja admin (kasir)menjadi lebih ringan, karena tidak perlu adanya lagi penghitungan uanglangsung. Namun bagi mahasiswa efiensi terhadap waktu sangatlah tidakterlalu terjamin. Khususnya, bagi mahasiswa yang tidak memiliki akunrekening bank terkait. Mereka harus pergi ke bank untuk melakukan transfer,lalu kembali ke kasir untuk mendapatkan bukti pembayaran. Tentunya haltersebut kurang lebihnya sangat menyita waktu. 2.2.6 SERVICES Metode services ini sangatlah terkait kepada segi pelayanan. Pada pelayananpembayaran di kasir STMIK RAHARJA sendiri, sangatlah cukup baik. Adminatau karyawan kasir dapat memberikan informasi jelas kepada mahasiswayang kurang tahu dengan sistem pembayaran yang terbaru. Namun, untukwaktu pelayanan dalam satu kali transaksi sangatlah kurang efektif. Masihdibutuhkannya waktu yang sedikit lama. Dan mengakibatkan terjadinyaantrian mahasiswa
5
2.3
Metode Analisa Balance Scorecard
2.3.1 PERSPEKTIF MAHASISWA Bagi mahasiswa sitem kasir berbasis web ini masihlah sangat berbelit– belit.Pembayaran yang mewajibkan mahasiswa untuk melakukan transfer melaluibank yang membuat sistem ini berbelit–belit. Kurangnya informasitetrhadap jatuh tempo pembayaran juga menjadi salah satu kendala. Namun,itu tergantung individu masing– masing, beberapa mahasiswa yangmelakukan pembayaran pada awal waktu pastilah tidak pernah merasakanantrian. Namun, keluhan terjadi ketika pembayaran dilakukan pada saatbatas waktu jatuh tempo. Proses transaksi yang masih memakan waktu lama,membuat adanya antrian, karena banyaknya mahasiswa yang membayar. 2.3.2 PERSPEKTIF KEUANGAN Sistem kasir ini sudah menggunakan sistem berbasis web (jaringan lokal).Sehingga biaya yang dikeluarkan adalah biaya dari segi perawatan danpembayaran karyawan. Tentunya, dengan karywan yang terlatih dan ekspetdi bidangnya dapat meinimalisir terjadi kerusakan terhadap sistem, dengankata lain, dapat memperkecil pengelluaran dari segi perawatan sistem. 2.3.3 PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN Pelatihan dalam melakukan perekrutan karyawan baru untuk bagian kasirmungkin sangatlah dibutuhkan, tentunya semakin baik sumber daya manusiayang ada maka akan semakin baik pula pelayanan yang diberikan kepadamahasiswa. Belum lagi, jumlah pengeluaran terhadap perawatan bisa sajaberkurang. 2.3.4 PERSPEKTIF INTERNAL Ikut sertanya pihak–pihak terkait di dalam kampus sangatlah dapatmembantu meningkatkan kinerja pelayanan dalam pembayaran ini. Tidakmenutup kemungkinan akan adanya sistem baru sebagai penunjang sitemyang lama ini.
6
2.4
Metode Analisa Delon
2.4.1 KEPUASAN PELANGGAN Dilihat dari segi kepuasan pelanggan terhadap pelayanan pembayaran ini.Beberapa mahasiswa beranggapan bahwa sistem transfer bank yangsekarang bejalan ini sangatlah berbelit. Mahasiswa juga banyak mengeluhkanwaktu yang dibutuhkan dalam satu proses transaksi yang dinilai cukupmemakan waktu. Tentunya dalam hal ini, SDMlah yang paling terkait.Kualitas dan terlatih atau tidaknya sumber daya manusia yang ada sangatlahberpengaruh terhada kinerja pelayanan pembayaran ini. 2.4.2 USER FRIENDLY Sistem pembayaran ini adalah sebuah sistem yang tertutup atau bersifat rahasia. Hanya beberapa bagian dari management yang dapat mengaksesnya, jadi untuk tampilan atau penggunaan sistem yang dipakai,sangatlah sulit untuk mengetahuinya. Namun, dari segi output (keluaran)yang berupa kwitasi pembayaran sudah sangatlah baik, data–data yangtercantum dalam kwitansi tersebut sama dan sangat sedikit terjadinya kesalahan. Mungkin, karena pengambilan data tersebut di peroleh daridatabase master mahasiswa. Dimana data itu didapatkan ketika mahasiswa mendaftar masuk STMIK RAHARJA. 2.4.3 USECASE SISTEM KASIR STMIK RAHARJA TRANSFER
FERDEBIT
7
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan Analisis Hasil Rekomendasi
3.1.1
REKOMENDASI, KRITIK, SARAN
O
Adanya sistem yang membuat kartu mahasiswa menjadi terintegrasi dengankartu ATM sehingga dapat memudahkan mahasiswa dalam melakukanpembayaran
O
Melakukan kerjasama dengan bank terkait, kerjasama disini adalah dibuatnyasebuah cabang baru yang letaknya tidak jauh dari kampus. Dan tentunyadapat memaksimalkan waktu yang terbuang jika harus mentransfer ke bankyang memiliki jarak yang jauh.
O
Penginformasian jatuh tempo pembayaran yang lebih terdistribuasi. Mungkinmelalui SMS atau melalui media social (saat ini sudah diberlakukan).
O
Pemisahan terhadap jenis–jenis pembayaran yang dilakukan dikasir, hal inidapat membuat berkurangnya antrian. Dan dapat adanya pemisahanterhadap kategori pembayaran.
8
4.1
Daftar Pustaka http://www.scribd.com/doc/225232688/Analisis-Sistem-PembayaranKasir-Di-STMIK-RAHARJA http://asosudiarjo.blogspot.com/2009_12_01_archive.html
