MetalSys Integrált Információs rendszer. Felhasználói kézikönyv

MetalSys Integrált Információs rendszer

Felhasználói kézikönyv

MetalSoft 2001-2014

MetalSys Integrált Információs Rendszer Felhasználói kézikönyv

-2–

1 A programról általában A MetalSys Integrált Információs Rendszer (továbbiakban: MetalSys) képes akár több raktárral rendelkező, kereskedelemmel foglalkozó cég raktárkészleteinek kezelésére, számlázási tevékenységének ellátására, tárgyieszköz nyilvántartására és az ehhez kapcsolódó főkönyvi adminisztratív feladatok ellátására. A rendszerben a törvényi szabályozásban található előírásoknak megfelelő számlázási, raktárkezelési, pénzügyi, gyártáselszámolási, készletnyilvántartási, főkönyvi, programmodulok találhatók meg. A modulok egymással szoros kapcsolatban álnak, de önállóan is működőképesek. A rendszer integritását biztosító átvezetéseket a program automatikusan előállítja. A megfelelő paraméter beállításokkal elérhetjük, hogy a lehető legkevesebb munkával, ismétlődő felvitelek elkerülésével a rendszerűnk mindig pontos és gyors információval lássa el a felhasználót. A MetalSys moduljai: - Kereskedelem - Pénzügy - Készlet - Főkönyv - Termelés - Főkönyv - Tárgyieszköz - Túraszervezés - Modulokhoz tartozó törzsek - Szervíz A program megfelel a 2000. év követelményeinek. Jelszórendszer: A MetalSys rendszerbe bejelentkezés szükséges. A felhasználókhoz rendelt felhasználói profilok határozzák meg, hogy ki milyen funkcióhoz férhet hozzá. Szigorú sorszámozás: A bizonylatszámok szigorú sorszámozást követnek, melyek megfelelnek a törvényben leírtaknak, azaz kihagyás és ismétlés nélkül állítódnak elő. Előnullázás: A sorszámozott számok, például a partnerkód rendre előnullázódnak. Ez azt jelenti, hogy amikor egy partnerkódot adunk meg, akkor nekünk nem kell megadni a teljes formátumát (Pl.: ’00001’), hanem elég csak az ’1’-et beírnunk és miután elhagytuk a mezőt, a program máris kijavítja nekünk ’00001’-re. Keresés: Adatok bevitelekor minden mezőre, mely valamilyen törzsadatra, vagy például bizonylatra hivatkozik (Pl.: főkönyvi karton lekérdezésekor a főkönyvi számlaszám.), alkalmazható keresés. Rendezettség: A rendezettség legördülő menüjéből kiválaszthatjuk, hogy milyen sorrendben szeretnénk látni a táblázatunkat, ill. a listákat.


-3–

2 Általános tájékoztató A leírás azért készült, hogy ön könnyen tájékozódhasson a program kezeléséről. Akiknek a Windows használata nem jelent gondot, nyugodtan ugorják át ezt a fejezetet. 2.1 A program installálása - Szerver telepítése: Ezt csak egyszer kell végrehajtani, a rendszer indulásakor. Mivel ilyenkor SQL szervert is telepíteni kell, jogosultsági rendszert kell kidolgozni, stb…, ezt a feladatot hagyjuk a rendszergazdára. - Kliens program telepítése: A MetalSys program telepítéséhez a telepítőlemezről indítsuk el a SETUP.EXE-t (például A:\SETUP.EXE), majd kövessük végig az utasításokat. Ha helyesen jártunk el, akkor a START menü PROGRAM FILES / MetalSys mappájába megtaláljuk a MetalSys ikont, amire kattintva elindul a program. További hálózati és program beállításokhoz kérdezze meg a rendszergazdát! 2.2 Az első programindítás

2.2.1 Nyomtató beállítása Győződjünk meg róla, hogy a nyomtató helyesen van csatlakoztatva a számítógépünkhöz és be van e kapcsolva. Ha a Windows alá még nincs telepítve nyomtató, tegyük meg. Az A4-től eltérő papírméret esetén a nyomtatót állítsuk egyéni papírméretűre, ellenkező esetben a lapdobások elcsúszhatnak! Tehát a (Beállítások / Vezérlőpult / Nyomtatók / Kiválasztott nyomtató tulajdonságai / Papír ) papírtípust állítsuk egyénire. (Továbbiakat lásd: Nyomtató és a nyomtatás) 2.2.2 A program indítása A MetalSys rendszert a MetalSys ikonra kattintva indíthatjuk. Sikeres programindítása esetén a bejelentkező képernyő jön fel. 2.2.3 Bejelentkezés A program összetett jogosultsági rendszerrel rendelkezik. Első lépésben felhasználói profilokat (csoportokat) kell létrehozni. Ezt a Felhasználói profil menüpontban tehetjük meg. Itt adjuk meg, hogy például a számlázók csoport hozzáférjen az értékesítéshez és rendeléseket, számlákat állíthasson ki, de például a könyveléshez ne férhessen hozzá. A felhasználói profilok megadása után hozzárendelhetjük a felhasználókat a profiljukhoz a Felhasználó törzs menüpontban. Ezzel a módszerrel könnyedén megoldhatjuk az új dolgozók gyors és hibamentes beléptetését a rendszerbe, csupán azt kell megadni, hogy melyik jogosultsági csoporthoz tartoznak. Illetve ha egy csoportnak szeretnénk engedélyezni egy menüpontot, akkor nem kell minden felhasználónak egyenként megtenni, elég ha csak a profilnál engedélyezzük.


-4–

2.2.4 Paraméterek beállítása Ezek után a Szervíz / Program paraméterek menüpontban beállíthatjuk, egyéni igényeinkhez igazíthatjuk a programot.(lásd Program paraméterek) 2.2.5 Cég paraméterek megadása Állítsuk be a ránk vonatkozó tulajdonos adatokat (lásd tulajdonos törzs). Adjuk meg a cégünk nevét, címét, adószámát stb.… 2.2.6 Törzsek feltöltése Töltsük fel a partner, cikk, főkönyv, tároló, raktár, áfa, vtsz, mozgásnem, felhasználó, profil, kontír törzseket, továbbá az értéklistákat. További magyarázat a menüpontok ismertetésénél. Egyes törzsadatok már telepítés után is tartalmazhatnak adatokat (Áfa kulcsok, főkönyvi számlatükör, stb…), ezeket nézzük át alaposan, és módosítsunk az eltérő részeken. 2.2.7 Sorszámok beállítása A MetalSys rendszer által kiállított bizonylatok szigorú sorszámozást követnek. Beállítható a bizonylatszámok, iktatószámok formátuma és a kezdő értékek is. Az első indítás alkalmával érdemes áttanulmányozni a gyári értékeket és ha szükséges módosítani a Sorszámok kezelése menüpontban. 2.2.8 További teendők Mindezek után a rendszer használatba vehető. Adataink biztonsága érdekében érdemes naponta, vagy hetente mentést készítenünk a Szerviz˛/Mentés menüpontban.


2.3 A Programban található objektumok

2.3.1 Ablakok Kerettel határolt képernyő területek, amelyek különféle objektumokat tartalmaznak. Az ablakok tartalmazzák az adatbeviteli mezőket. Az ablakot mozgathatjuk, ahol lehet levihetjük a tálcára, teljesképernyőre tehetjük, vagy az X-el kiléptethetjük, az alsó sorában pedig üzeneteket olvashatunk, melyek általában valamilyen hibára hívják fel a figyelmet. 2.3.2 Menük A program különféle funkcióit jelképező címszavak, amelyek egér, valamint a nyíl billentyűk által mozgatható fénycsík segítségével kijelölhetők, majd az [ENTER] billentyű leütésével, ill. az egér bal gombjával aktivizálhatók 2.3.3 Adatbeviteli mezők Az adatbeviteli mezők az adatok bevitelére szolgálnak. Lehet numerikus, karakteres valamint dátum típusú. A numerikus mező kizárólag számokat, a karakteres mező pedig betűket, számokat és egyéb írásjeleket is tartalmazhat. Minden adatbeviteli mezőnél használhatjuk a Windows vágólap funkcióit. Felülírás / Beszúrás üzemmódválasztásra használja az INSERT billentyűt, törlésre a DELETE, ill. a BACKSPACE (visszatörlés) gombokat. Dátumbevitel: A dátumot bevihetjük a hagyományos begépeléses technikával is, de lehet használni a gyorskalendárium funkciót is, ahol csak rá kell kattintani a keresett napra és máris arra áll be a dátumbeviteli mező.

-5–

MetalSys Információs Rendszer

2.3.4 Legördülő menük Itt olyan már előre beállított értékeket tudunk kiválasztani, melyeket változtatni nem lehet. Mint például rendezettség választásánál. Ha a jobb oldalán található kis lefele nyílra kattintunk, ‘legördül’ a menü és kiválaszthatjuk valamelyik értéket. 2.3.5 Nyomógombok A nyomógombon feltüntetett funkciókat hívhatjuk meg úgy, hogy az egérrel rákattintunk vagy a navigálógombokkal rápozícionálunk és megnyomjuk az [ENTER] gombot. Rendben gomb: A beállított mezőértékeket elfogadjuk és mentjük, vagy a kiválasztott funkciót végrehajtjuk. Kilép gomb: A beállított értékeket elvetjük és kilépünk az adott ablakból mentés, változtatás nélkül. 2.3.6 Görgetősávok Ha már táblázataink nem férnek ki a képernyőre, görgetősávokat használhatunk a nem látható részek megjelenítésére. A fel vagy le nyílra kattintva egy sort ugrik fel vagy le a táblázatban a kurzor. Nagyobb ugrásra használhatjuk a csúszkát is úgy, hogy egérrel megfogjuk és a kívánt irányba mozgatjuk, majd elengedjük. 2.3.7 Rádiógombok Egy rádiócsoporton belül mindig csak egyet lehet kiválasztani az egérrel rákattintva vagy a SZÓKÖZ billentyűvel. 2.3.8 Jelölőnégyzetek Ha kipipáljuk, akkor a feltétel igaz lesz, tehát mintha igent mondtunk volna rá, ha üresen hagyjuk, nemleges válaszként értelmezi. Ha egymás alatt több is van, többet is ki lehet jelölni. Kijelölés egérrel kattintva vagy SZÓKÖZ billentyűvel történhet.

-6-

MetalSys Információs Rendszer

2.3.9 Többűrlapos ablakok (fülek) Ha nem fér ki egy ablakba minden mező, akkor a fülek valamelyikére kattintva megjelennek az alatta jelölt funkciók, mezők. Mondhatjuk úgy is, hogy egy ablakra több ablakot helyeztünk és ezeket válthatjuk a fülek segítségével. 2.3.10 Gyorsgombok Rákattintva gyorsfunkciókat, azaz karbantartásokat, kereséseket, stb. hívhatunk meg. 2.3.11 Rácsok Többsoros adatainkat rácsos formában tekinthetjük meg, továbbá adatokat felvinni is ilyen formában tudunk. A rács bal felső sarkában található kék gomb megnyomásakor rácstól függően több funkciót lehet elérni. - Lehetőségünk van egyéni rendezettséggel megtekinteni adatainkat. - Egyedi szűrési lehetőség, hogy csak azokat a sorokat lássuk, melyekre ténylegesen szükségünk van. - Különféle módokon exportálhatjuk az adatokat, közvetlenül Excel-be, fájlba (CSV) vagy nyomtatóra. - Mivel a rács beállításait (oszlopok sorrendje, szélessége) elmenti és mindig a legutóbb beállított formában jelenik meg, lehetőség van ezen beállítások alaphelyzetbe állítására is az „Eredeti állapot visszaállítása” menüponttal. - A rendezettségről bővebben lásd a Tallózásnál.

-7-


-8-

2.4 A program vezérlése A program vezérelhető mind billentyűzettel, mind egérrel. Minden funkciót el lehet érni billentyűzetről is, de a kezdő felhasználóknak inkább az egér használata javasolt a kényelmes munkához. 2.4.1 A program vezérlése egérrel Az egér kezelése teljesen megegyezik a Windows-ban megszokottéval. Egérgombok használatánál többféle kattintási típust különböztetünk meg. Kattintás: Ezalatt az egér BAL gombjának egyszeri megnyomását és elengedését értjük. Szinte minden funkciót evvel a módszerrel érhetünk el (pl: gomb lenyomása). Dupla kattintás: Dupla kattintáson azt értjük, amikor az egér BAL gombját gyorsan kétszer megnyomjuk úgy, hogy közben az egeret nem mozdítjuk el az adott pozícióról. A két kattintás közti időt mi is beállíthatjuk: (Beállítások / Vezérlőpult / Egér / Gombok / Dupla kattintás sebessége). Jobb gombbal kattintás: Az egér jobb gombjával kattintunk a megadott helyen. 2.4.2 A program vezérlése billentyűzettel Navigálás az objektumok között: Az elemek, objektumok között előrehaladni a [TAB], ill. az [ENTER] billentyűvel lehet. Többsoros beviteli objektumokon (pl.: megjegyzés) nem lehetséges a [ENTER]-t soremelőként használni, mert ott az [ENTER] más a következő mezőre léptetne. Ilyenkor használjuk a [Ctrl]+[ENTER] billentyűkombinációt. Vigyázzunk, mert például egy menüponton, ill. gombon állva az [ENTER] funkcióhívást eredményez. Visszafelé haladni a [SHIFT]+[ENTER] billentyűvel lehet. Közvetlen pozicionálást az egérrel kattintva érhetünk el. Menü: A menüt behívni az [ALT] egyszeri lenyomásával lehet. Ha már benne vagyunk a menüben, akkor a nyilakkal lehet mozogni és ha a megfelelő menüponton állunk [ENTER] gombbal lehet elindítani. A menüből kilépni az [ESC] gombbal tudunk. Legördülő menü: Ha rajta állunk egy legördülő menün, akkor a fel-le nyíllal tudunk lépkedni az értékek között. Ha szeretnénk látni a teljes menüt, az [ALT] + [le nyíl] segítségével legördíthetjük.


-9-

Gyorsbillentyűk: A gyors és kényelmes munka érdekében használhatunk gyorsbillentyűket is a funkciók elérésére. Erre a funkciógombon található felirat valamelyik betűjének aláhúzásával hívja fel rá a program a figyelmet. Ilyenkor az [ALT]+az aláhúzott billentyű együttes lenyomásával érhetjük el a funkciót. Például a [Új felvitel] gombnál (lásd: Nyomógombok) az ‘f’ betű van aláhúzva, tehát [ALT]+[F] billentyűkombinációval érhetjük el. Gyorsbillentyűk a menüpontokhoz: A leggyakrabban használt menüpontokat előhívhatjuk a menüben feltüntetett gyorsgombokkal. (Például: Belföldi értékesítés: [CTRL] + [S]) Gyorsmenü: A rendszer tartalmaz egy ablakvezérlő képernyőt is, melyet a [Bal SHIFT] + [Bal CTRL] + [Bal ALT] billentyűk együttes lenyomásával lehet előhívni. A felbukkanó ablak bal oldalán a főmenüben definiált gyakran használt képernyők listáját láthatjuk, jobb oldalt pedig egy számológépet. A listákban látható nevekre kattintva behívhatjuk a kiválasztott képernyőt.

Számológép: A gyorsmenüben található számológéppel gyorsan és egyszerűen végezhetünk el alapműveleteket. Képernyője hasonlóan működik mint a papírszalagos számológépeké, tehát visszakövethetjük az eddig beütött számsorokat és eredményeket. Nyomtatási előzetes: Az itt használható billentyűket lásd a Nyomtatási előzetesnél.


- 10 -

2.5 A képernyőkről néhány szóban A programban sok képernyő található, de az egyszerű használat érdekében egységes elgondolás alapján lettek megtervezve. Tehát az itt elhangzó kezelési útmutató igaz lesz a programban található majd minden ablakára. 2.5.1 A főmenü A program főmenüje a Windows-ból megszokott Explorer (Intéző) típusú ablak. Bal oldalt a főmenücsoportokat, jobb oldalt pedig a csoportokhoz tartozó menüpontokat láthatjuk. A menüpontokra kattintva hívhatjuk be a képernyőket. A főmenü ablak bal alsó sarkában a tulajdonos cég nevét, jobb oldalon pedig a bejelentkezett felhasználó nevét és a hozzá tartozó profilt láthatjuk (lásd: jelszó). A menü alatt találhatunk egy eszköztárat, mely bal oldalán egy számológépes ikon látható. Erre kattintva a Gyorsmenüt hívhatjuk elő, mely tartalmaz egy számológépet, az ikonunk mellett pedig az éppen aktuális ablakok láthatók, feltéve, ha vannak. Ezekre egyszerűen rákattintva meg tudjuk nyitni őket. Gyorsan bezárni a jobb egérgombbal rákattintva lehet. A jobb oldalon látható [©MetalSoft] gombra kattintva a készítők névjegyét és a program verziószámát láthatjuk, az [Újdonságok] alatt pedig időrendi sorrendben láthatunk szöveges értesítéseket a rendszert érintő legkisebb változtatásról, fejlesztésről. A felső sorban a hagyományos menüsor látható, melyet a baloldali [ALT] gomb egyszeri lenyomásával hívhatjuk be. A programból a menü Kilépés pontjával, az ablak bezáró X – el, ill. [Ctrl]+[Q] billentyűvel léphetünk ki.


- 11 -

2.5.2 Adat rögzítő ablakok Azokon az ablakokon, ahol több tételes adatokon dolgozhatunk, bizonylatokat, törzsadatokat rögzíthetünk adat rögzítő ablakoknak nevezzük. Az ilyen típusú képernyőkön három fület találhatunk: Részletek, Tallózás, Adatlap. Részletek: Adatot felvinni, módosítani, törölni ezen az oldalon lehet. A képernyő alaphelyzete a nézegető, az adatokat ebben az esetben csak megtekinthetjük. Új adatot az [Új felvitel], módosítani a [Módosít] gombbal lehet. Ilyenkor az ablak átvált szerkesztő üzemmódba és a mezők szabadon illetve az esetleges megkötéseknek megfelelően szerkeszthetőek. A változtatásokat, vagy az új adatot az [OK] gombbal fogadtathatjuk el. Amennyiben minden mező megfelelően van kitöltve, akkor az új felvitel vagy módosítás megtörténik és visszalép nézegető üzemmódba. Ha felvitel vagy módosítás közben meggondoljuk magunkat, mentés nélkül térhetünk vissza a [Mégse] gomb megnyomásával. Nézegető üzemmódban a [Kilép] gombbal bezárjuk a képernyőt, szerkesztőben, pedig mentés nélkül zárjuk be. Ha az aktuális tételt akarjuk törölni, akkor kattintsunk a [Törlés] gombra. Ha az adott tétel még nem került máshol feldolgozásra, például partner törzsadat esetén még nem készült róla számla, akkor végrehajthatjuk a törlést. A [Nyomtat] gombbal különböző listákat, kartonokat nyomtathatunk, melyeket először a képernyőn tekinthetünk meg a Nyomtatási előzetesben. A bal alsó sarokban található navigálósor segítségével léptethetünk a tételek között. Billentyűzet segítségével is elérhetjük.: - Előző tétel: [Numerikus mínusz] - Következő tétel: [Numerikus plusz] - Első tétel: [CTRL] + [Numerikus mínusz] - Utolsó tétel: [CTRL] + [Numerikus plusz]


- 12 -

Tallózás: A meglévő tételek között keresni táblázatos formában ezen a képernyőn lehet. A bal felső sarokban lévő kereső mezőbe írva a keresés kulcsszavát, az éppen kiválasztott rendezettség szerinti oszlopra kereshetünk rá. A keresés folyamatos, tehát amint beírjuk a kulcsot, már rá is pozícionált, feltéve, ha a van olyan sor, melynek az első karakterei megfelelnek a kulcsnak. Rendezettséget a jobb felső sarokban található legördülő menü segítségével, vagy ha a fejlécben lévő szöveg kék színű, akkor egyszerűen csak a fejlécre kattintva válthatunk. A rendezettség váltás leggyorsabb módja, ha megnyomjuk az oszlopnak megfelelő számot a CTRL gombbal együtt. Tehát ha balról az első oszlopra akarjuk rendezni, akkor CTRL + 1, ha a másodikra, akkor CTRL + 2 és így tovább. Oszlopainkat szabadon átrendezhetjük és átméretezhetjük. A rendezéshez ragadjuk meg az oszlop fejlécét (a bal egérgomb folyamatos nyomvatartásával), majd a megfelelő helyen engedjük el. Átméretezéshez hasonlóan járunk el, csak itt a fejlécek közé kell pozícionálni az egérrel és a megragad + elenged technikával megadhatjuk az oszlop új szélességét.

Ha megtaláltuk a keresett tételt, akkor nem kell átváltanunk a részletek lapra, elég, ha megnyomjuk a [Módosít] gombot, a program automatikusan átvált.


- 13 -

Adatlap: A rendszer a fontosabb módosításokat automatikusan naplózza. Ha új tételt viszünk fel vagy módosítunk, az adatlap segítségével lehetőségünk van megtekinteni, ki is vitte fel, illetve módosította ezeket. A képernyőn még láthatjuk a fontosabb paramétereket, mint például a kódot és a megnevezést, hogy egyértelmű legyen, melyik tételt is nézzük. A Felvitte mezőben láthatjuk, hogy ki volt bejelentkezve, amikor ezt a tételt felvitték, a Módosította mezőben pedig azt, hogy ki volt bejelentkezve, amikor legutóbb módosították ezt a tételt. A rendszer használata során előfordulhat, hogy valaki bejelentkezik a MetalSys rendszerbe, de később más ül a gép elé, és ő végez felviteleket, módosításokat. Éppen ezért az itt feltüntetett adatok csak információ jellegűek, csak az esetleges problémamegoldást segíthetik!


- 14 -

2.5.3 Listázó, lekérdező ablakok A bevitt adatokat a sokféle módokon tudjuk lekérdezni illetve listázni. A képernyők jellemző tulajdonsága, hogy a lekérdezési paramétereket, szűréseket tetszőlegesen kombinálhatjuk. Sok paraméterrel rendelkező lista képernyőknél praktikus lehet, ha a paramétereket elmethetjük és bármikor előhivhatjuk. Ezzel elkerülhetjük, hogy a gyakran használt listáinknál valamelyik paramétert elrontsuk. Ezt a [Sablon] gomb megnyomásakor feljövő Lekérdezési sablon mentés és Lekérdezési sablon betöltés menüpontokkal tehetjük meg. Az [Opciók] gombnál, ha a lista formátuma megengedi, kérhetünk részletes listaformátumot (a tételsoroknál még részletesebb adatok megjelenítése), vagy nyomtatási segédvonalat (minden második sor halvány szürkével kiemelve, ami a lista áttekinthetőségét javítja). Például ha Január 1 és 10 között a 00001-es partnernek az árucsoportosítás szerinti kiszállított dísztálakra vagyunk kíváncsiak, az alábbi paraméterek kombinációjával egyszerűen megtehetjük:


- 15 -

2.6 Nyomtatás A bizonylatok és listák nyomtatásához szükséges egy nyomtató. A listák nyomtatásánál célszerű szabványos A4-es lapokat használni. Bizonylat nyomtatására a legalkalmasabb a tintasugaras, ill. a lézernyomtató. Mátrixnyomtatót is használhatunk, de mivel ezek grafikus nyomtatások, ezért meglehetősen lassú lesz. Nyomtatási előzetes: Ha nyomtatásunkat képernyőre kérjük, akkor úgynevezett „Nyomtatási előzetes”-t kapunk. Ez egy nagyon kényelmes és papírtakarékos módja annak, ha nem vagyunk biztosak abban, hogy tényleg ki akarjuk nyomtatni az oldalt. A Nyomtatási előzetes felső sorában található gyorsgombok segítségével navigálhatunk az oldalakon.

A gyorsgombok csoportjai és funkciói: Nagyítás: Teljes oldal; 100%-os nagyítás; oldalszélesség Nyomtatás: Nyomtató beállításai; Nyomtatás Bezárás Fájl Lista mentése és betöltése, ahol engedélyezett. Exportálás Bizonyos listákat átküldhetünk Excel-be. Minden funkciót elérhetünk billentyűzeten keresztül is: ENTER Nyomtatás ESC Kilépés PAGE UP Egy sor felfele PAGE DOWN Egy sor lefele HOME Oldal tetejére ugrás END Oldal aljára ugrás Ctrl + PAGE UP Előző oldal Ctrl + PAGE DOWN Következő oldal Ctrl + HOME Első oldalra ugrás Ctrl + END Utolsó oldalra ugrás Shift + PAGE UP Balra mozgatja az oldalt Shift + PAGE DOWN Jobbra mozgatja az oldalt Shift + HOME Az oldal bal szélére ugrik Shift + END Az oldal jobb szélére ugrik Ctrl+F1 100%-os nagyítás Ctrl+F2 Teljes oldalra nagyít Ctrl+F3 Oldalszélességre nagyít


- 16 -

3 A Modulok ismertetése

3.1 RENDSZER BELÉPTETÉS/JOGOSULTSÁGOK

3.1.1 Felhasználó törzs A rendszer használatához elengedhetetlen a bejelentkezés. Ez nem csak azért fontos, hogy csak az illetékesek használhassák a rendszert, hanem azért is, hogy a gép tudja rögzíteni az adatlapon, hogy ki mit tett. Kitöltendő mezők: Azonosító: Amint a felhasználó beír bejelentkezéskor. Az egyszerűség érdekében nincs kis és nagybetű megkülönböztetés. Célszerű az ékezeteket is kerülni! Név: A felhasználó teljes neve Profil: A felhasználóhoz rendelt profil Jelszó: A jelszó, mely szintén nem kis és nagybetű érzékeny Paraméterek: Teljes jogkör: bejelölésekor figyelmen kívül marad a felhasználói profil és a program minden funkciót engedélyez. CSAK RENDSZERGAZDÁKNAK! Feloldás engedélyezése: Bejelölésekor a felhasználó jogosult a lezárt bizonylatok feloldásához, de ekkor is kell a feloldási jelszó! 3.1.2 Profil törzs Felhasználóink jogosultságának beállítása két lépésben történik. Első lépésben profilokat hozunk létre, melyekben megadjuk az egyes funkciókhoz való jogosultságot. Második lépésben az így létrehozott profilokat felhasználóhoz rendeljük. Ennek nagy előnye, hogy sok felhasználó esetén csak néhány profilt kell megadni, egy profilt pedig több felhasználóhoz rendelhetünk. Új profil felviteléhez először is vigyünk fel új felhasználói profilt az értéklistában, majd állítsuk be a különböző csoportokon belül az elérhető funkciókat. Ehhez elég duplán kattintani a funkción.


- 17 -

3.2 KERESKEDELEM MODUL

3.2.1 Értékesítés Rendelést, szállítólevelet, számlát, számla sztornót lehet ebben e menüpontban előállítani. Minden esetben első lépésként rendelést viszünk fel. A rendelést a számlától ebben a nézetben az különbözteti meg, hogy a számlának már van számlaszáma, míg a rendelés mellett üres számlaszámot láthatunk. A felvitt rendelés azt a célt szolgálja, hogy konkrét számla készítése nélkül lássuk, hogy milyen is lesz a kész számla. Ha esetleg módosítani kell a rendelésen, azt minden további nélkül megtehetjük, egészen addig, amíg számla nem készül. Utána már csak sztornírozni lehet. A rendelés felvitele után nyomtathatunk proformát, mely mutatni fogja, hogy milyen is lesz az elkészült számlánk, valamint szállítólevelet, mely még nem jár készletmozgatással, tehát egyszerűen törölhető a rendelések közül.

Fej adatok kitöltése: Vevői rendelés: a vevő által nyilvántartott rendelés szám, mely a számlán is látható Hivatkozás: Egy meglévő számlára hivatkozhatunk. Mozgásnem: a készletmozgás mozgásneme, mely csak számlázás típusú lehet Vevő kódja: vevő kódja Szállítási cím: ha a szállítási és a számlázási cím eltér, akkor kell megadni Fizetés módja: a számlán feltüntetett fizetési mód Túrajárat kód: melyik járat fogja vinni Rendelés dátuma, teljesítés kelte, számla dátuma, fizetési határidő: értelemszerű a kitöltésük; fizetési határidőt a partnerhez rendelt fizetési napok alapján számol a program Megjegyzés: tetszőleges megjegyzés a számla végére


- 18 -

Tétel adatok kitöltése: Árlista: a partner egyedi árlistája, vagy bármilyen árlista, amit éppen alkalmazni akarunk. Cikk kód: a termék cikk kódja. Csak olyanok lehetnek, melynél be van jelölve, hogy számlázható áru és ha árlistával dolgozunk, akkor kell lennie érvényes árnak is! A keresésnél láthatjuk az éppen aktuális raktárkészletet a megadott cikkből. Rendelt menny.: a vevő által rendelt mennyiség; csak információs mező Szállított menny.:a ténylegesen szállított mennyiség; ez a számlázás alapja Ár: az egységnyi cikkre vonatkoztatott nettó ár. Alaphelyzetben nem módosítható, az árlistából jön. A tételeken jobb egérgombbal kattintva elérhetjük a helyi menüt, ahol a tételt törölhetjük, a megnevezését vagy az árát módosíthatjuk. A „számlaérték” csoportban láthatjuk a rendelés felvitele közben, hogy a végár (bruttó, nettó, áfa) hogyan alakul.


- 19 -

Göngyöleg adatok kitöltése: Ha göngyölegeket is nyilvántartunk, akkor ezen a képernyőn megadhatjuk, hogy ezzel a szállítólevéllel illetve számlával mennyi göngyöleget adtunk át, vagy vettünk vissza. Az itt feltüntetett adatok a számlán, szállítólevélen végén is feltüntetésre kerül viszont utólagosan is módosíthatjuk a külön erre a célra szolgáló Göngyöleg nyilvántartás menüpontban. A továbbiakat lásd ott.

További lehetőségek: Az [Opciók] gombnál feljövő menüben kérhetjük, hogy a tallózásnál csak a rendeléseket, szállítóleveleket, számlákat, készpénzes vagy átutalásos -, sztornózott – vagy a főkönyvileg fel nem adott bizonylatokat mutassa. A [Nyomtat] gombbal bármelyik bizonylatot bármikor újranyomtathatjuk (rendelés, szállítólevél, proforma). Kivétel természetesen az eredeti számla, amit nem lehet újranyomtatni. A Szállítólevél gombra kattintva készíthetünk szállítólevelet, amit később módosíthatunk, sztornózhatunk (nem készül új bizonylat, csak sztornó státuszt kap) illetve törölhetünk. A Számla gombbal számlát készíthetünk. Ezt megelőzi egy alapos bizonylat ellenőrzés, amikor a program paraméterezésétől függően ellenőrizheti, hogy nem fog-e negatívba átmenni a készlet vagy az árlista szerinti megfelelő áron állítjuk-e ki a bizonylatot. A számla készítésekor a rendszer automatikusan számlaszámot ad, készletet vezet, főkönyvi feladást készít és kinyomtatja a az eredeti bizonylatot.


- 20 -

Kapcsolatok más programrészekkel: - Főkönyv, készlet: A számlakészítéskor a számlaszámadás mellett automatikusan történik a készlet vezetése is. Ez azt jelenti, hogy a bizonylat tételei a könyv szerinti (leltár) készletet csökkentik, illetve növelik. Főkönyvi feladás is készül, amit a rendszer a kontír törzs beállításai alapján készít. Itt nagyon fontos, hogy a számlázott cikkek készlet főkönyvei meg legyenek adva, ill., hogy a kontír törzsben az árbevétel megfelelően ki legyen kontírozva. Ennek hiányában is el lehet készíteni a számlát, de a program nem fogja automatikusan feladni. Ezt nekünk kell kézzel megtenni, a [Utólagos/Feladás] gombra kattintva, miután kikontíroztuk. - Áruforgalom lekérdezése: A felvitt bizonylatokat és tételeiket a legkülönfélébb feltételekkel és csoportosításokkal kérdezhetjük le az Áruforgalom lekérdezése menüpontban. - ÁFA lista: A program áfa listát az itt elkészített számlák alapján generál. Ezek a tételek képezik az ÁFA bevalláskor fizetendő ÁFA-t. - Partner törzs: A partner kiválasztása után a program automatikusan használja a nála feltüntetett vevői paramétereket. Onnan veszi a fizetési napokat és ki is számolja, hogy a teljesítés keltéhez képest mennyi a fizetési határidő. Továbbá használja a feltüntetett egyedi árlistáját, ha van. - Cikk törzs: A számla feladásakor, ha a cikk készletet mozgat, fontos, hogy a készlet főkönyvi szám ki legyen töltve, különben a számlát nem lehet feladni! A tételeknél csak azokat a cikkeket lehet látni, melyeket a cikk törzsben számlázható áruként bejelöltünk. Más programrészből érkezett bizonylatok: A belföldi értékesítés képernyőn megtekinthetünk olyan bizonylatokat is, melyeket nem itt vittünk fel, hanem más programrész generált. Ilyen lehet a Csoportos visszáruból érkezett visszáru számla vagy a Számla generátorban keletkezett gyűjtő számla. 3.2.2 Áruforgalom lista A belföldi értékesítésben rögzített bizonylatokról és a bizonylatok tételeiről lehet listát készíteni ebben a menüpontban. A listán láthatjuk a cikk kódját, megnevezését, bizonylatszámát, rendelt és kiszállított mennyiségét, nettó árát (átlagár vagy beszerzési ár), nettó értékét és a bizonylat dátumát. A teljesítés a kiszállított és a rendelt mennyiség eltérését jelenti. Tehát ha 10 db-ot rendeltek, de csak 8-at sikerült kiszállítani, a teljesítetlen listán 2 db teljesítetlen rendelés tétel fog megjelenni. A listát szűkíthetjük: - dátum intervallumra (teljesítés kelt), - raktár kódra, - mozgásnemre, - partnerkódra, - szállítási cím kódra, - szállítási cím csoportra, - partner csoportra, - túra kódra, - cikk kódra, - cikk csoportra, Paraméterek:

MetalSys Integrált Információs Rendszer

- 21 -


- Formátum: Tételes lista vagy, Csak a csoport összesítések - Főcsoport: Partnerre vagy, Partnerre és szállítási címre vagy, Partner csoportra vagy, Cikk csoportra vagy, Mozgásnemre. - Alcsoport : Cikk kódra vagy, Bizonylatra. - Bizonylatok: Csak számlák vagy, Csak szállítólevelek vagy, Csak rendelések vagy, Csak rendelések és szállítólevelek vagy, Csak szállítólevelek és számlák. - Teljesítés:

Teljesítetlen rendelés tételek vagy, Túlteljesített rendelés tételek.

3.2.3 Áruforgalom diagram Áruforgalmi adatainkat kérhetjük le diagrammos, táblázatos formában. Az adatokat jelenleg napi bontásban kérhetjük le. Lehetőség van külön a rendeléseket, szállítóleveleket számlákat lekérdezni. Hosszabb időintervallum megadása esetén trendvonalat is kérhetünk, mely a változás nagyságát (növekedés, csökkenés) szemlélteti. A lekérdezést szűkíthetjük: - dátum intervallumra (teljesítés kelt), - partnerkódra, - túra kódra, - cikk kódra Paraméterek: - Gyűjtőszámla nézet: A gyűjtőszámla elkészülte előtti vagy utáni állapotot mutatja.


- 22 -

3.2.4 Göngyölegek Felépítése hasonló a belföldi értékesítéséhez, de itt csak göngyölegeket vihetünk fel, módosíthatunk. Csak azokat a göngyölegeket kezelhetjük itt, melyeket az egyéb törzsek/göngyöleg törzs menüpontban megadtunk. A megjelenítési sorrendet is ebben a törzsben adhatjuk meg. Felvitt göngyölegeinket a göngyöleg listában kérdezhetjük le. 3.2.5 Göngyöleg lista A belföldi értékesítésben rögzített bizonylatokhoz rögzített göngyölegeket listázhatjuk az áruforgalom listában megszokott formában. Különbség csupán annyi, hogy itt külön láthatjuk az átadott, visszavett mennyiséget, ezek különbségeit és a kiszámlázott mennyiséget. A listát szűkíthetjük: - dátum intervallumra (teljesítés kelt), - göngyöleg kódra, - mozgásnemre, - partnerkódra, - szállítási cím kódra, - szállítási cím csoportra, - partner csoportra Paraméterek: - Formátum: Tételes lista vagy, Csak a csoport összesítések - Csoportosítás: Göngyölegre vagy, Partnerre vagy, Partnerre és szállítási címre vagy, Partner és göngyölegre vagy, Partner, szállítási címre és göngyölegre vagy, Bizonylatra. - Bizonylatok: Csak számlák vagy, Csak szállítólevelek vagy, Csak rendelések vagy, Csak rendelések és szállítólevelek vagy


- 23 -

3.2.6 Számla generátor A számla generátor olyan esetekben nyújt nekünk segítséget, amikor több rendelés vagy szállítólevél alapján akarunk egy számlát készíteni. A programnak csak meg kell adnunk, hogy mely rendeléseket vagy szállítóleveleket vegye figyelembe. Először a dátum intervallumot kell megadni, melybe a bizonylatok teljesítés keltei esnek. Majd a partnert kell kiválasztani és esetleg (de nem kötelező) a szállítási címet. Ezután a [Tételek lekérdezése] gombbal lekérdezhetjük a paramétereknek megfelelő bizonylatokat és tételeiket. Ezután megadjuk a számla fejlécével kapcsolatos főbb adatokat (teljesítés kelt, fizetési határidő, stb…) és a [Számla generálása] gombra kattintva elkészíthetjük a számlát. Az eredeti bizonylatok lezáródnak („C” sztornó státuszt kap), tehát többé nem lehet őket módosítani vagy számlát készíteni belőlük. Az elkészült számla megjegyzésében felsorolásra kerül az összes bizonylat, ami alapján készítettük. 3.2.7 Kapcsolattartás Kiemelt partnereink napi szintű kapcsolattartásának megkönnyítésére szolgál ez a képernyő. A megadott partner rendeléseit láthatjuk heti bontásban. Csak olyan partnerekkel foglalkozunk, melyeknél a „Kiemelt kapcsolattartás” be van jelölve a törzsadatoknál. A napoknál látható számok mutatják, hogy aznapra hány darab megrendelése van már. A szállítási címekhez rendelt túrajáratok alapján a színkódok az alábbiakat jelentik: - Sötétszürke: Arra a napra nem lehet rendelést felvinni (nincs túrajárata), - Piros: Hiba! Nincs túrajárata, mégis van rendelése, - Halványzöld: Van túrajárata, de még nincs rendelése, - Rikítózöld: Van túrajárata és rendeltek is aznapra. Minden napra be lehet írni egy betűt, ami jelentheti például a kapcsolattartás állapotát. Például „T”, ha telefonáltak neki, de nem rendel, stb.


- 24 -

3.3 PÉNZÜGY MODUL

3.3.1 Bejövő számla Szállítói számlánkat vihetjük itt fel a rendszerbe. A felvitt számlákról a rendszer automatikusan generál könyvelési feladást és ÁFA analitikát. Felvitelkor először adjuk meg a számla fejadatait a bruttó számla végösszeggel, majd főkönyvi számonként és áfa kulcsonként bontsuk meg a számlát alapra és adóra. Ha a számla több áfa kulcsot tartalmaz, vagy több különböző főkönyvi számra kell könyvelni, akkor több sorba, különböző áfa kulccsal vagy eltérő főkönyvi számmal kell felvinnünk A rendszer a megadott áfa kulcs alapján rögtön visszaszámol a bruttó végösszegből, illetve, a maradék összegből, ha már több tételt is felvittünk. Továbbá ha csak az alapot adjuk meg, akkor az áfa kulcs segítségével kiszámítja az adót. Ha az alapba valamiért a bruttó összeget adtuk meg (pl.: kéziszámlánál), a tételen jobb egérgombra feljövő menüben a „Bruttóból számol” menüponttal visszaszámíthatjuk. Ezektől a számításoktól is eltérhetünk, de csak annyi forinttal, amennyit a program paraméterek/könyvelés/bejövő számla tétel eltérésben megengedtünk. Az alsó táblázatban a bevételekkel kapcsolhatjuk össze a számlát. Olyan számlát is ki kell itt egyeztetni, amihez nem tartozik bevétel. Ezekhez „K” betűt, költséget adunk meg és nem írunk bizonylatszámot. Anyag típusú bejövő számlánál viszont fontos, hogy helyesen legyenek összevezetve. A hibásan illetve össze nem vezetett bizonylatokról az Egyéb/Havi zárás ellenőrzésben kérhetünk listát. Minden számlát felvitel után le kell . Ezt a [Lezárás] gombbal tehetjük meg. Ekkor a kontír törzsben paraméterezett könyvelési feladás keletkezik és a bizonylat lezáródik, tehát többé már nem lehet módosítani. Feladás előtt a rendszer leellenőrzi, hogy a felvitt adatok önmagukhoz konzisztensek-e. Ekkor leellenőrzi, hogy a számla összesen és az ÁFA bontás összesen valamint az áfa alapok és a bizonylat tételek összesen megegyeznek-e. Ha nem, akkor az egyeztető ablak szürke, ha egyezik, akkor zöld színnel tájékoztat minket.


- 25 -

Kitöltendő mezők: Fej adatok: Partnerkód: a szállító kódja Számla szám: a számla száma Fiz. mód.: fizetési mód Számla összesen: a számla bruttó értéke Megjegyzés: tetszőleges szöveg Áfa időszak: Általában a teljesítés kelte, kivéve, ha az időszakot már ÁFA szempontjából lezártuk és későbbi ÁFA listán szeretnénk látni. Teljesítés kelt: a számla teljesítés kelte Számla kelt: a számla elkészültének a kelte Fiz. határidő: a számla fizetési lejárata ÁFA bontás adatok tételek: Fők. szám: ahová az alapot akarjuk könyvelni Költséghely: a költséghely kódja, nem kötelező Típus: Lehet „B”- beszerzés. ÁFA listán külön legyűjti. Ha nem beszerzés, hagyjuk üresen. Áfa kulcs: az ÁFA listánál melyik oszlopba helyezze a tételt Alap, adó: a tétel bontása Bizonylat egyeztetés tételek: Bizonylat típus: „K” – költség: nem kell (bevétel) bizonylatszámot megadni. „A” – anyag: (bevétel) bizonylatszámot kér és ellenőrzi az összeg egyezőségét is a bevétellel. Bizonylat szám: a bevételezés bizonylatszáma; csak anyag típusúnál kell kitölteni


- 26 -

3.3.2 Páros és nyitott lista (Tartozás és kiegyenlítés lista) A könyvelési tételek alapján a vevőink és szállítóink tartozó illetve kiegyenlített számláit tekinthetjük meg. A listán láthatjuk a gépi bizonylatszámot (számlaszámot), a partner nevét, a számla jellemző dátumait (teljesítés kelt, fizetési határidő, stb…), deviza tartozik – követel illetve forint tartozik – követel értékeket, a partner átutalási számlaszámát. Tételek: - Páros tételek: Csak azok a számlák, melyek teljes egészében hiány és túlfizetés nélkül kiegyenlítésre kerültek. - Nyitott tételek: Csak azok a számlák, melyeknél hiányos- vagy túlfizetés mutatkozik. - Minden tétel: Minden számlát és kiegyenlítést lehoz. Folyószámla: - Vevő folyószámla: A vevőkhöz tartozó tételeket listázza (311) - Szállító folyószámla: A szállítókhoz tartozó tételeket listázza (454). Formátum: - Egyszerű: Számlaszámonként egy sort hoz le. Ez azt jelenti, hogy - Részletes: Minden főkönyvi tételt külön sorban hoz le. - Összesített: Partnerenként egy összesítő sort fog összesen mutatni. - Egyenleg közlés: „Egyenleg közlő” levelet lehet generálni. A levél formátuma a Tulajdonos törzsben van megadva. Rendezettség: A tételeket a megadott rendezettségben hozza le. Lehet bizonylatszám, hivatkozott bizonylatszám, bizonylat dátuma, fizetési határidő. Feldolgozás kelt: Az itt megadott dátumhoz számítja a tartozás napokat. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Főkönyvi számlaszámra (311.454), - Partner kódra, - Tartozás napokra (fizetési határidő lejárta szerint), - Bizonylatszámra


- 27 -

3.3.3 Folyószámla lista (Partner kivonat és karton) A könyvelési tételek alapján a vevőink és szállítóink egyenlegét, számlánkénti forgalmát tekinthetjük meg. Kivonat: A megadott partnerek nyitó, tartozik, követel és záróegyenlegét adja meg partnerenként egy-egy sorban. Karton: Egy adott partner összes forgalmát mutatja tételesen. A listán láthatjuk a belső könyvelés bizonylatszámát, gépi bizonylatszámot (számlaszámot), hivatkozott bizonylatszámot, a bizonylat dátumát, a bizonylatra vonatkozó megjegyzést, deviza tartozik – követel illetve forint tartozik – követel értékeket. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Főkönyvi számlaszámra, - Partner kódra

3.3.4 ÁFA lista A kimenő és a bejövő számlák alapján ÁFA listát készíthetünk, mely lehet az Áfabevallás alapja. A listán láthatjuk a gépi bizonylatszámot (számlaszámot), a partner nevét, a számla dátumát, áfa bontást kulcsonként, alapot és áfa-t, adók összesent, számla összesent. - Vevő áfa: a belföldi, az export és az egyéb értékesítés alapján készül. - Szállító áfa: a bejövő belföldi és az import számlák alapján készül; szállító áfa lista esetén van lehetőség vissza nem igényelhető áfa lista lekérésére is a pénzügyi teljesítés alapján A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra. - Partner kódra - Külön lehozható az EVA-s és a beruházás bizonylatok.


- 28 -

3.4 KÉSZLET MODUL

3.4.1 Készlet mozgások Készlet változás bizonylatokat állíthatunk itt elő. Ezek lehetnek nyitó, bevétel, selejtezés, stb. A bizonylatokon megadott tételek mozgásának irányát a mozgásánemük határozza meg. Ezt a Mozgásnem törzsben az iránynál (Csökkenés/Növekedés) adjuk meg. Külső mozgásnemnél kötelező megadni partnert és hivatkozott bizonylatszámot, belsőnél nem kötelező. Célszerű a nyitóra, a bevételezésekre, visszárukra, raktárközi átadásokra külön mozgásnemeket felvenni, mert később könnyebb lehet a keresésük. Beszélnünk kell még a keletkezett bizonylatokról is. Ezek olyan bizonylatok melyeket más programrészek generálnak. Ilyen a számlázásból, készlet átadásból és a gyártásból érkező készlet mozgások. Ezek olyan belső bizonylatok, melyek külön bizonylatsorszámokat követnek és általában nem kell hozzájuk nyúlni. Az esetleges javítások érdekében a képernyő alján található szűrőgombot átállíthatjuk, hogy csak a készlet mozgásokat, csak a számlából érkezetteket, csak a készlet átadásból, csak a gyártásból érkezetteket vagy esetleg mindet akarjuk látni.


- 29 -

Fej adatok kitöltése: Mozgásnem: Alapvetően meghatározza a mozgás jellegét Bizonylat dátuma: Milyen időszakra vonatkozik a mozgás Partner kód: Külső mozgásnem esetén a partner kódja Hiv. bizonylat: Külső bizonylat száma. Például: szállítólevél szám Árlista: Csak bevételezésnél lehet használni. A szállítói szerződés szerinti árakat fogja adni. Ez segíthet a számla, szállítólevél ellenőrzésében. Tétel adatok kitöltése: Raktár: Mely raktárban történt a mozgás (ha volt raktár) Cikk kód: A mozgatandó cikk kódja Tároló kód: Mely tárolóban van a cikk (ha volt tároló) Megjegyzés: Megjegyzés a tételhez. Mennyiség: Milyen mennyiséggel történt. A mozgás előjelét a mozgásnem iránya fogja meghatározni! Ár: Csak nyitó és beszerzés jellegű mozgásnemeknél. A többinél nem kell kitölteni, a rendszer kalkulációnál automatikusan beírja.

3.4.2 Készlet átadás Hasonlóan a készlet mozgáshoz itt is készlet változás bizonylatot generálhatunk, de itt kizárólag a cégen belüli raktárközi átadásokat. Minden esetben 2 mozgásnem van, a raktárközi átadás és a raktárközi átvétel. A rendszer automatikusan keletkeztet 2 készlet mozgás bizonylatot a két mozgásnemhez.


- 30 -


3.4.3 Készlet mozgások lista Készlet változásainkat listázhatjuk itt ki a legkülönfélébb formában. A listán láthatjuk a készlet mozgás bizonylatszámát, dátumát, mozgásnemét, a cikk kódját, raktárát, tárolóját, megnevezését, mennyiségét a mozgásnemnek előjelhelyesen, valamint az árát és értékét. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra (teljesítés kelt), - Raktárra, - Mozgásnemre, - Partnerkódra, - Szállítási címre - Partner csoportra - Cikk kódra, - Cikk csoportra, - Készlet főkönyvi számra Paraméterek: - Formátum: Tételes lista vagy, Csak a csoport összesítések - Főcsoport: Partnerre vagy, Partner csoportra vagy, Cikk csoportra vagy, Mozgásnemre vagy, Készlet főkönyvre. - Alcsoport : Cikk kódra vagy, Bizonylatra. - Típus:

Ár és érték, (A tételek árát és értékét mutatja) Súly (A tétel mennyiségét kiszorozza a hozzá tartozó súllyal), ELÁBÉ különbözet (mint az ár és érték, de itt az ELÁBÉ különbözet külön szerepel).


- 31 -

3.4.4 Diszpó lekérdezés Az aktuális diszpó készletet kérdezhetük le cikkenként raktárakra bontva. 3.4.5 Diszpó készlet lista Működése hasonló a Készlet mozgások listához, de itt nem a könyv szerinti készletet kérdezhetjük le, hanem a könyv szerinti diszpó készletet. A típus megadásánál lehetőségünk van a könyv szerinti diszpókészlet illetve az élesített diszpókészlet lekérdezésére. Az élesített diszpókészlet azt jelenti, hogy a számláknál keletkezett diszpó változás csak abban a pillanatban mutatkozik, amikor kézzel „élesítik” a bizonylatot. Ez jó módszer sok szállítólevélet előállító cégeknél, ahol a szállítólevél sokáig kinn lehet, pillanatnyi leltár készítésére. 3.4.6 Árukarton A készlet mozgásokból, egy adott cikk mozgásának tételes listáját lehet lekérni segítségével. A lista alján láthatjuk a nyitó készletet, a készlet változását és a záró készletet is. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Raktár kódra, de lehetőség van az összes raktárra is lekérni, - Cikk kódra -


- 32 -

3.5 LELTÁR MODUL

3.5.1 Leltár felvitel Leltározáskor fellelt áruink mennyiségét vigyük fel ide. Meg kell adni a leltározás dátumát, a raktár kódját, a cikk kódját és a fellelt mennyiséget. A felvitel befejezése után a bizonylatot zárja le a [Lezárás] gombbal. 3.5.2 Leltár lista Könyv szerinti készletünkről vagy a felvitt leltárunk szerinti készletről kérhetünk le listát. Könyv szerinti készlet: A készlet mozgás bizonylatok szerinti készletet mutatja meg. Formátum szerint kérhetjük: - Tételesen: Egyszerű tételes leltár ív - Leltárkitöltő lista: A leltározást segítő lista, melyen a mennyiségek nincsenek kitöltve. - Maximumkészlet: A maximumkészlet fölé futott cikkek listája. - Minimumkészlet: A minimumkészlet alá futott cikkek listája. Felvitt leltár szerinti készlet: A felvitt leltárunk szerinti készletet listázhatjuk. Csak olyan dátumot lehet listázni, amire van rögzítve leltár. A listákat szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Raktárkódra,


- 33 -

3.5.3 Leltár zárás A leltár zárása azt jelenti, hogy a raktárainkban ténylegesen fellelt mennyiségekre ráállítjuk a könyv szerinti (gépi) nyilvántartást. A zárás két lépésből áll. 1., A leltár ellenörzése, ahol a két leltár közti különbséget vizsgáljuk, 2., A leltár zárása, ahol készítünk egy leltár hiány és egy leltár többlet bizonylatot, amivel ráállunk a leltár szerinti készletre. A leltár ellenörzése a két leltár közti „Különbözeti lista” segítségével történik. A listán láthatjuk a könyv szerinti és a leltár szerinti készletet valamint az eltéréseket mennyiségben és értékben.

A különbözeti lista kiértékelése után következhet a leltár zárása. Ehhez meg kell adni a többlet és a hiány bizonylat mozgásnemét és el kell indítani a zárást. A rendszer két darab, a különbözeti listának megfelelő, bizonylatot generál. A zárást meg lehet ismételni, az eredeti bizonylatok felülíródnak. Lezárás után a különbözeti lista nem hozhat ki különbségeket, a készlet rááll a felvitt leltár szerintire.


- 34 -

3.6 TERMELÉS MODUL

3.6.1 Gyártási utasítás Ha a vállalatunkon belül termelés is folyik, akkor annak vannak kalkulációs vonzatai is. Szeretnénk tudni, hogy mennyiért is gyártottuk le a terméket és mennyi volt az anyagfelhasználás. A gyártások folyamatai voltaképp nem mások, mint kivételezések és bevételezések sorozata. Tulajdonképpen az itt alkalmazott gyártási utasítást lehet úgy is felfogni, mintha logikailag összetartozó készletmozgásokat egy bizonylatba fogjuk össze. A gyártási utasítás végterméke minden esetben készlet mozgás bizonylatok. Mivel a gyártásukat el szeretnénk számolni, néhány alapszabályt mindenképp be kell tartani a használatukkor: Mindig azt a cikket adjuk meg a gyártandó cikknél, amit ténylegesen gyártani fogunk. Ez a cikk mindenképp jelenjen meg az utasítás soroknál is növekedés mozgásnemmel! Minden esetben legyen anyagfelhasználás is, ugyanis a kalkuláció ezek összessége alapján számolja ki a gyártás költségét! A használat során jó ellenőrzési pont lehet az egyezőség jelző, mely zöld színű, ha a gyártott cikk mellett beírt mennyiség megegyezik az utasítás sorokban feltüntetett párjáéval. Kitöltendő mezők: Gyártandó cikk: Az a cikk, amit ténylegesen a folyamat során előállítunk Gyártandó menny.: Literben meghatározott mennyiség, melyből a program visszaszámolja a palackok darabszámát. Kezdés ideje: A gyártás kezdete, csak információs jellegű Befejezés ideje: Ez fogja meghatározni a készlet mozgások dátumát Típus: Lehet készletet mozgató, amihez anyagfelhasználásnak kell kapcsolódnia, illetve technológia folyamat, amihez nem kell. Mozgás kód: Az utasítás mozgáskódja Raktár kód: Mely raktárban történt Tároló: Melyik tárolóban van a cikk. Nem kötelező Cikk kód: Az utasítás melyik cikkre vonatkozik Mennyiség: A cikk mennyiségi egységéhez mért darabszám


- 35 -

3.6.2 Készáru bevétel A készáru bevételezés tulajdonképpen gyártási utasítások összefogása. Ez azt jelenti, hogy egy készáru bevétel bizonylaton több gyártási utasítást is elvégezhetünk. Ennek egyetlen hátránya van, hogy itt nem lehet módosítani a gyártás során felhasznált alapanyagokat és mennyiségüket, az minden esetben a receptúrában található norma szerint fog történni. A bizonylat lezárása után a rendszer automatikusan kiszámítja, hogy mennyi alapanyagot kell kivételeznie a receptúra szerint, majd a kiadási mozgásnemnek megfelelően kiveszi azokat, az aktuális átlagáruk szerint kiszámítja a késztermék előállítási árát és bevételi mozgásnemmel bevételezi azokat.


- 36 -

3.6.3 Gyártás kiírás Rendeléseink alapján eldönthetjük, hogy miből és mennyit fogunk gyártani a következő időszakban. Ennek a folyamatnak a megkönnyítésére született ez a menüpont. Először is egy új időszakot kell nyitni az [Új időszak nyitása] gombbal, majd a [Lekérdez] gomb segítségével lekérhetjük, hogy éppen mennyit rendeltek arra az időszakra. A [Módosít] - al beleírhatunk a táblázatba és megadhatjuk a termelésre kiírt mennyiségeket. Miután ez megvolt, nyomtathatunk gyártás kiírás lapot is. A listában látható különböző színek az alábbiakat jelentik: - piros: többet írtunk ki, mint amennyit rendeltek - szürke: nincs rendelése és nincs kiírása sem - zöld: volt rendelés és ki is írtunk - sárga: egyáltalán nem volt rendelés, mégis kiírtunk -


- 37 -

3.6.4 Gyártás kalkuláció lista Ezen a képernyőn megnézhetjük, hogy a kiírásunk szerint mennyi alapanyagra lenne szükségünk és azt is, hogy az alapanyagok mely késztermékbe kerülnek. 3.6.5 Gyártáskísérő lap A gyártás nyomonkövethetősége érdekében nyomtathatunk gyártás kísérő lapokat. A gyártás kiírás alapján a rendszer automatikusan kiszámolja, hogy mely termékhez mennyi példány kísérő lapot nyomtasson. Ez az alapszorzó a receptúrában van megadva. A gyártás kísérő lapon láthatjuk a receptúra szerinti alapanyag szükségletet, a sűrűn forgó termékeknél részletesen is megadva, hogy mely tárolóból vettük ki, ill. mennyit használtunk fel, a ritkán forgó termékeknél (ahol ritkán van beszerzés) pedig csak egy egyszerű felsorolást láthatunk.

3.6.6 Alapanyag kísérő lap A gyártás kísérő lapnál nyomtatott ritkán forgó termékek paramétereit nézhetjük meg itt. Egy adott időponthoz viszonyított legutolsó beszerzés dátuma szerinti szavatosságot kérhetjük le. A szavatosságot bevételezéskor a megjegyzés mezőbe kell írni.


- 38 -

3.6.7 Gyártási költség lekérdezése A termék előállítási költségét kérdezhetjük itt le. Az „Egy termék” fülön egy megadott receptúra szerinti alapanyag szükségletet és a hozzá tartozó értéket kérhetünk le. Az „Összes termék” fülön pedig értelemszerűen az összes termék előállítási költségét nézhetjük meg. Egy adott termék esetén meg kell adnunk a gyártandó mennyiséget, az alapértelmezett alapanyag raktárat, a receptúra kibontás szintjét, és azt, hogy az aktuális átlagárat vegye alapul vagy az éves átlagár szerint számoljon. Éves átlagár esetén veszi az összes bevételét az alapanyagoknak és az alapján számít egy átlagárat.

3.6.8 Receptúra törzs A gyártás automatizálásának segítésére felvehetünk minden gyártott termékhez receptúrákat. Termékenként akár többet is, melyeket verziószámozhatunk. Receptúra megadásánál ki kell tölteni a kalkulációs egységet, amihez a normát viszonyítja, a gyártási egységet, ami alapján az alapanyag kísérőket nyomtatja. Ezek után vigyük fel az alapanyagokat és adjuk meg a hozzájuk tartozó normákat. Tételben hivatkozhatunk egy meglévő receptre is.


- 39 -

3.7 FÖKÖNYV MODUL

3.7.1 Könyvelés Főkönyvi könyvelésünket végezhetjük el ebben a menüpontban. A könyvelési bizonylatok a rendszerben automatikus belső bizonylatszámozással vannak ellátva. Ez naplónként egyedi. Tehát a vevő napló „V”; a bank napló „B”; stb.. sorszám formátumot követ. A naplókat a felviteli képernyő közepén látható fül sorral lehet kiválasztani. Értelemszerűen, ha bank napló van kiválasztva, akkor bank bizonylatokat vihetünk fel, ha pénztár, akkor pénztár és így tovább. A rögzítés után a bizonylatokat fel kell adni. Ezt a [Feladás] gombbal tehetjük meg. Ekkor a bizonylat lezáródik és nem lehet többé módosítani. Bank és pénztár bizonylat feladásánál a fejben megadott főkönyvi számra automatikusan könyvelődik a bizonylat ellenoldala is. A bizonylatok keletkezhetnek közvetlen felvitellel, illetve automatikus feladásokkal. A közvetlen felvitelbe tartozik a bank, pénztár, vegyes, nyitó. Automatikus pedig a vevő, szállító, import, export, tárgyieszköz, készletfeladás. Az automatikus feladású naplókhoz újat nem lehet felvinni, mert ezek szoros kapcsolatban vannak az eredeti alapbizonylatokkal. Ezeket csak megtekinteni és kinyomtatni lehet! Bankbizonylat feladásakor a rendszer ellenőrzi, hogy a záró egyenlegből kivont nyitó egyenleg értéke megegyezik-e a felvitt tételek értékével. Pénztárbizonylatnál megadhatjuk, hogy bevételi illetve kiadási bizonylatról van szó. A felvitel befejeztével a bizonylat bizonylatszámot kap, amit típustól függően bevételinél „BE” kiadásinál „KI” sorszám formátumot kap. Éppen ezért a pénztárbizonylat típusát felvitel után nem lehet módosítani! Tételek rögzítésekor az előző sor értékeit az F5 billentyűvel ismételjetjük. Ez az éppen aktuális mezőben ismétli az előzőleg felvitt sor megfelelő mezőjét. Ha az Opciók menüben bepipáljuk az „Ismétlődő felvitel”-t, akkor új sor beszúrásakor az előző sor összes mezőjét megismétli. További segítség a felvitt tételek részösszegét automatikusan számító „Részösszeg” terület, amit bármikor kinullázhatunk, ha egyszerűen rákattintunk.


- 40 -

Kitöltendő mezők: Hivatkozás: Az alapbizonylat száma, ami alapján felvittük a bizonylatot Bizonylat dátuma: A bizonylat dátuma. Az összes tétel erre a dátumra könyvelődik. Könyvelési időszak: Melyik időszakra könyveljük. Általában a bizonylat dátuma és a könyvelési időszak megegyezik. Deviza: Bank és pénztárnál a feladás devizaneme. Árfolyam: A feladás árfolyama Megjegyzés: Megjegyzés Tétel sorok: Fők. szám.: A főkönyvi számlaszám. Csak könyvelhető számlaszámot lehet megadni. Költséghely: A tétel költséghelye, ha meg kell adni. Csak költséghelyes főkönyvi számlaszámhoz lehet megadni. Partner: A tétel hivatkozott partnerkódja, ha van ilyen Bizonylat: Vevő vagy szállító bizonylatszám. Üresen is hagyható. Vevő bizonylatnál, ha az bizonylat hivatkozik egy másikra, akkor automatikusan kitölti a hivatkozás mezőt Deviza: A tétel devizaneme Árfolyam: A tétel árfolyamszorzója Tartozik, követel: A tétel összege a megadott devizában. A rendszer automatikusan nyilvántartja forintban is, a tartozik, követel érték mezőkben. Dátumok: A tétel jellemző dátumai. Teljesítés kelt, számla kelt, fizetési határidő. A kiegyenlítés dátuma fontos lehet a szállítói ÁFA analitikánál, amikor a nem visszaigényelhető ÁFA kimutatást kérjük le. Tételeknél lehetőségünk van az eredeti bizonylatszám megtartásával a páros és nyitott listában a tétel hivatkozását módosítani. Ezt a tételen jobb gombot nyomva tehetjük meg.


- 41 -

3.7.2 Főkönyvi listák (kivonat, karton, eredmény, időszaki zárás) A könyvelési tételek alapján tetszőleges főkönyvi számlaszám tételeit kérhetjük le mind karton, mind kivonat mind pedig időszaki zárás formájában. Kivonat: A megadott főkönyvi számlaszám nyitó, tartozik, követel és záróegyenlegét adja meg számlaszámonként egy-egy sorban, számlaosztályonként csoportosítva. A megfelelő csoportosítás beállítását lásd a főkönyvi törzsnél leírtakban. Karton: Főkönyvi számlaszámonként tételes lista. A listán láthatjuk a belső könyvelés bizonylatszámát, a gépi bizonylatszámot (számlaszámot, iktatási szám, a bizonylat dátumát, a tételre jellemző megjegyzést, deviza tartozik – követel illetve forint tartozik – követel értékeket. Eredmény: Az egyes fő számlaosztályok egyenlegeit láthatjuk nyitó, tartozik, követel és záróegyenleg formátumban. Időszaki zárás: A megadott főkönyvi számlaszám görgetett egyenlegének kimutatására is kiválóan alkalmas lista, mely induló, forgalom és záróegyenleget hoz le a végén. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Naplóra (Bank,pénztár,vegyes,stb…), - Főkönyvi számlaszámra, - Költséghelyre


- 42 -

3.8 TÚRASZERVEZÉS MODUL

3.8.1 Túrajárat szervezés Ebben a menüpontban lehetőségünk van a partnerek szállítási címeihez túrajáratokat rendelni. A hozzárendelést heti bontásban (hétfő-vasárnap) kell megtenni, ahol a nap a rendelés teljesítés kelte szerinti napot jelöli. Az itt megadott túrajárat automatikusan rögzítődik a rendelés felvitelekor a bizonylathoz, amit egyedi esetben a rendelésnél módosíthatunk is. 3.8.2 Túrajárat mozgások Egy megadott nap túrajárataihoz rendelhetünk utazót és sofőrt. Új szállítási nap megadásakor a túrajáratok törzsben előzőleg rögzített utazó- és sofőrkódokat ajánlja fel a túrajáratokhoz, amit utána módosíthatunk. A helyesen megadott utazó- és sofőrkódok után járatlapot nyomtathatunk. Minden járatnak külön oldala van, amin minden rendelésről egy sort láthatunk.


- 43 -

3.9 TÁRGYIESZKÖZ MODUL

3.9.1 Tárgyieszközök aktiválása előtti teendők A tárgyieszközök könyvelését először a kontírozás megadásával kell kezdeni. A Törzsek/ Kontír törzs menüpontban a Tárgyieszköz fülön meg kell adni az összes lehetséges nyilvántartási számlaszámot, és a hozzájuk tartozó beruházási, értékcsökkenési, selejtezési, eladási főkönyvi számlaszámokat. Eszközeinkhez ezek után már csak a nyilvántartási számlaszámokat kell rendelni.


- 44 -

3.9.2 Tárgyieszköz törzs Eszközeink felvitele, regisztrálás: Ugyan azzal a módszerrel vigyük fel a tárgyieszközeinket, mint ahogy egy partnerrel, vagy egy cikkel tennénk. Új felvitelkor az eszköz Regisztrált státuszt kap, könyvelés nem történik.

A kitöltendő mezők: Nyilvántartási szám: Az eszköz általunk nyilvántartott száma. Előnullázott 5 hosszú szám, mely alapesetben automatikus számozású 00001-ről indul. Megnevezés: Az eszköz megnevezése Hely: Ahol az eszközt tároljuk, használjuk Használó: Kihez tartozik Vámtarifa: Vámtarifaszáma Gyáriszám: Az eszköz gyári száma Üzembe. hely. okmány: A bejövő számla száma, ezt fogja a főkönyvi kartonon kiírni, mint hivatkozott bizonylat a tranzakcióknál. Kulcs számv., adó.: Számvitel és adózás szerinti leírási kulcs Maradványérték: Az eszköz maradványértéke Nyilvántart. fők.: Az eszköz nyilvántartási főkönyvi száma Beszerzés dátuma: Amikor vettük Üzembehely. dátum.: Aktiválásnál vagy importálásnál fog értéket kapni Megjegyzés: Tetszőleges megjegyzés


- 45 -

Tranzakciók indítása: Tranzakciók indítása előtt nagyon fontos, hogy a kontír törzsben a tárgyieszközhöz kapcsolódó kontírozás megfelelően ki legyen töltve. Minden itt használt nyilvántartási főkönyvi számot ki kell kontírozni a kontír törzsben! Helyes kontírozás esetén a könyvelés fülön megtekinthetjük az adott eszköz könyvelését. Felvitel és kontírozás után lehet eszközünkre tranzakciókat indítani a tranzakciók fülön. A tranzakció mindig az éppen kiválasztott eszközre vonatkozik, kivéve a csoportos Écs elszámolást, mert az minden eszközt megvizsgál.

Importálás, aktiválás: Regisztrált státuszú eszközt importálhatunk, vagy aktiválhatunk. Tranzakciókat a „Tranzakciók” fülnél indíthatunk. Az aktiválásra kattintva megadhatjuk az aktiválás dátumát és az eszköz beszerzési értékét. Ha nem a kontírozás szerinti beruházás főkönyvi számra szeretnénk könyvelni a tranzakciót, akkor a „Főkönyv beruházás” jelölőnégyzetet pipáljuk ki, majd adjuk meg az új számlaszámot. Az importálás annyiban különbözik, hogy megadhatunk már elszámolt écs-t. A tranzakciót indítsuk el, majd kinyomtathatjuk a könyvelési bizonylatot (aktiválásnál). Selejtezés, Eladás: A tranzakció dátumának megadása után a rendszer selejtezési vagy eladási tranzakciót generál, mellyel kivezeti nullára az eszközt. A könyvelési bizonylatot is kinyomtathatjuk. Az eszköz „eladva” ill. „selejtezve” státuszt kap és nem lehet további tranzakciókat hozzárendelni. Ráaktiválás: Utólagosan növelhetjük eszközünk beszerzési értékét. A rendszer újraszámolja a várható leírás dátumát. Écs Elszámolás: Az aktuális eszköz écs-jét számolhatjuk el. Az elszámolás egy adott hónapra vonatkozik és egyedi könyvelési bizonylat készül. A tranzakció dátuma megadásakor csak az év és a hónap számít! A „Napok” megadásával korlátozhatjuk, hogy az adott hónapban hány napra számoljon écs-t. Ha üresen hagyjuk, vagy 0-t írunk be, akkor automatikusan a hónap minden napjára elszámol écs-t.


- 46 -

Écs korrekció: Tetszőleges időszak écs-jét korrigálhatjuk, ha szükséges. Csoportos écs: A tranzakció dátumában megadott időszakra (év, hónap) elszámolhatunk értékcsökkenést. Csak az aktív eszközöket számítja, amelyeknél még nem volt elszámolva écs. az időszakra. Kifutott eszközökre se számol écs-t. Ha talál elszámolható écs-t, akkor értékcsökkenés ajánlást nyomtat, melyet elfogadáskor könyvel. Tranzakciók utólagos módosítása

Az eszköz tranzakcióit tekinthetjük meg illetve, szükség esetén, módosíthatjuk azokat ezen a képernyőn. Ha a tranzakció hivatkozik könyvelési bizonylatra, akkor a könyvelést is meg kell módosítani! Sor törlésekor a könyvelési bizonylatot is törölni kell! Ha a törölt tranzakció státuszt is módosított (AKTIV,ELAD,SELEJT,IMPORT), akkor a státuszt is módosítani kell [Státusz módosítás]! Tárgyieszköz nyomtatások A [Nyomtat] gombra kattintva lehet a tárgyieszköz nyomtatásokat elérni Egyedi tárgyieszköz karton: Az aktuális eszköz kartonját nyomtatja. Összes tárgyieszköz: Minden tárgyiszközről kiírja az összesítő adatait. Üzembe helyezési okmány: Az aktuális eszköz üzembe helyezési okmányát nyomtatja


- 47 -

3.9.3 Tárgyieszköz listák A tárgyieszköz tranzakció tételek alapján kaphatunk listát a nyilvántartott eszközeinkről. Kivonat: A megadott tárgyeszközökről kapunk összesítő listát nyilvántartási főkönyvi számok csoportosításban. A listán az eszköz nyilvántartási száma, tartozékszáma, megnevezése, beszerzési értéke, elszámolt értékcsökkenése adó és számvitel szerint valamint a nettó értéke adó és számvitel szerint szerepel. Karton: Egy konkrét eszköz tranzakcióinak tételes listáját adja meg. Láthatjuk a tranzakció időszakát, típusát (aktiválás, amortizáció, eladás, stb.…), ha könyveléssel járt a tranzakció, akkor a könyvelés bizonylatszámát, a bruttó értékét és az elszámolt értékcsökkenését adó és számvitel szerint Üzembehelyezési okmány: Egy tárgyieszköz üzembehelyezési okmányát nyomtathatjuk ki. Tranzakció lista: A megadott tranzakció típus alapján nyomtathatunk tranzakció listát. Csoportos értékcsökkenés ajánlás újranyomtatására lehet használni például. A listát szűkíthetjük: Dátum intervallumra, Nyilvántartási szám intervallumra Tranzakció típusra (Aktiválás, selejtezés,stb)


- 48 -

3.10 TÖRZSEK

3.10.1 Értéklisták Az értéklisták olyan szótártörzsek, melyek kizárólag egy kódból és a hozzájuk tartozó megnevezésből állnak. Ezen belül az alábbi értéklistákat adhatjuk meg.: Értéklista típusok: - Vevőcsoport - Kereskedő - Árlista típus - Szállítócsoport - Beszerző - Cikkcsoport - Mennyiségi egység - Főkönyvi csoport - Deviza - Felhasználói profil - Fizetési mód Kitöltendő mezők: Kód: Az érték kódja. Maximum 6 karakter. Érték: a kódhoz tartozó szöveges megnevezés. Maximum 40 karakter. 3.10.2 Cikk törzs Készletünk vezetéséhez szükséges cikkeket vihetünk itt fel, továbbá olyan technikai cikkeket, melyeket számlázáskor szeretnénk kiszámlázni. Ilyen lehet például egy szolgáltatás. A cikk kód felépítését a cikk kód értéklistáknál lehet meghatározni. Kitöltendő mezők: Cikk kód: A cikk kódját célszerű egységesen felépíteni. Ebben segít nekünk a cikk kód értéklistáknál meghatározott formátumok. Név: A cikk számlán is szereplő neve Áfa kód: Számlázási áfa kód Cikk csoport Cikkeinket későbbi listázásokhoz cikk csoportokba rendezhetjük. Mennyiségi egy: A számlán megjelenik Vámtarifa: A számlán megjelenik Készlet főkönyv: elszámoláskor melyik főkönyvi számra könyvelődjék a készlet Típus: Lehet: Alap, Segéd, Csomagoló, Félkész, Kész, Egyéb EAN-13: A számlán megjelenő vonalkód száma. Liter menny.: Termékmérlegen milyen szorzóval vegyen egy darab palackot a liter kiszámolásához. Például: 0.75, ha 750ml-es a palack. Lista ár: Eladási ár, ha nincs egyedi árlista Elszámoló ár: Beszerzési ár, amivel elszámolja, ha nincs beszerzés vagy nyitója. Paraméterek: Raktárkészletet mozgat: Minden típusú cikk alapértelmezésben készletet mozgat, kivéve az egyéb típusú, ahol be lehet jelölni, hogy ne mozgassa a készletet.


- 49 -

Számlázható áru: Minden olyan cikk, amit szeretnénk, hogy a számlázáskor ki lehessen választani, akkor ezzel bejelölhetjük. Tipikusan a gyártásban felhasznált anyagokat nem kell bejelölni, mert számlázás közben csak zavaró lehet, hogy az is feljön. Kapcsolatok más programrészekkel: Értékesítés: Számla készítésekor fontos, hogy a cikk be legyen jelölve, hogy számlázható áru, különben nem lehet kiválasztani. Ha például szolgáltatást számlázunk, akkor a cikk típusa legyen egyéb és nem raktárkészletet mozgató, hogy a leltárunkban ne jelenjen meg olyan cikk, mely jellegénél fogva nem raktári. A készlet főkönyvi számok kitöltésénél járjuk el különös figyelemmel, ugyanis ennek a segítségével történik az automatikus feladás számla készítésekor. Fontos, hogy a kontír törzsben legyen megadva, hogy milyen készlet főkönyvi számok milyen árbevétel főkönyvi számokra könyvelődjenek. Ha nem töltjük ki, vagy nincs kikontírozva és a cikk raktárkészletet mozgat, akkor hibaüzenetet fogunk kapni és a számlát később kell kézzel feladni, miután kikontíroztuk. Kalkuláció, főkönyv: Havi záráskor a cikk mozgásai alapján készletfeladás keletkezik. A készlet főkönyvi szám ilyenkor a mozgásnemek alapján kontírozódik ki. 3.10.3 Partnertörzs Itt tudunk új partnert felvinni, vagy a meglévőket karbantartani. Nem különböztetjük meg a vevőket és szállítókat, mind a két típust ugyanebbe a törzsbe visszük fel. Értelemszerűen, ha vevőről van szó, akkor a vevői paramétereket, ha szállítóról, akkor a szállítói paramétereket töltjük ki. Esetenként előfordulhat, hogy egy partnert vevőként és szállítóként egyaránt nyilvántartunk, mely esetben mindkét paraméter kitöltése szükséges. Új partner felvételekor lehetőség van kézzel megadni a partner kódját, de javasolt az automata partnerkód megadása. Ehhez a kód melletti [automatikus] jelölőnégyzetet pipáljuk ki: ekkor a rendszer automatikusan a legmagasabb partnerkód utáni következő számot adja előnullázva. A [Nyomtat] gombra kattintva az egyedi partner (karton) vagy összes partner (tételes lista) lehetőségek közül választhatunk. Kitöltendő mezők: Név1: a partnerünk fő megnevezése, általában listákon ez jelenik meg Név2: a partnerünk második megnevezése, csak a számlán és a szállítólevélen látható Általános paraméterek: Adószám: adóazonosító jele, XXXXXXX-X-XX formátumú karakterek Cím: irányítószám, város, utca/út, házszám Bank: számlavezető bankjának a megnevezése Számlaszám: számlavezető bankjának a számlaszáma Ország: nemzetisége Nyelv: itt választhatunk, hogy a számla magyar vagy angol nyelven készüljön Telefon, fax: a partnerrel való kapcsolattartáshoz szükséges adatok Kapcsolattartó: az a személy, aki az adott partnerrel tartja a kapcsolatot E-mail: elektronikus levélcím


- 50 -

Vevői paraméterek: Vevőcsoport:

megadhatunk előre definiált vevőcsoportot, mely listázáskor nyújt segítséget, oly módon, hogy az azonos csoportba tartozókat egy egységként kezeli Kereskedő: megadhatunk előre definiált kereskedőt, ha később a kereskedőnk partnereiről készült listát szeretnénk látni Árlista: az árlista törzsben felvitt árlisták közül választhatunk. Számlázáskor ez lesz az alapértelmezett árlista, mely alapján a számlát kitölthetjük. Ez egy hatékony módja annak, hogy a partnereinkkel egyedi megállapodás szerinti árakkal dolgozzunk. Engedély száma: a partner engedélyszáma, a számlán kerül feltüntetésre Fizetési napok: itt adhatjuk meg, hogy számlázáskor a teljesítés keltéhez képest hány naptári napot adunk meg fizetési határidőnek Saját kód: amennyiben a partnerünk ragaszkodik hozzá, hogy feltüntessük az általuk nyilvántartott saját partnerkódunkat, itt megadhatjuk,

mely a nevünk mellett fog szerepelni a számlán Szállítási címek: kitöltése akkor szükséges, amikor a számlázási és a szállítási cím eltér. Kitöltésekor a számlán az alapadatoknál feltüntetett név/ cím/engedélyszám látható, a szállítólevélen viszont a kiválasztott szállítási címnek megfelelő adatok szerepelnek Szállítói paraméterek: Szállító csoport: megadhatunk előre definiált szállítócsoportot, mely listázáskor nyújt segítséget, oly módon, hogy az azonos csoportba tartozókat egy egységként kezeli Beszerző: megadhatunk előre definiált beszerzőt, ha később a beszerzőink partnereiről készült listát szeretnénk látni Árlista: az árlista törzsben felvitt árlisták közül választhatunk. Bevételezéskor ez lesz az alapértelmezett árlista, mely alapján a bevételt kitölthetjük. Ennek segítségével elkerülhetjük az esetleges tévesen kiszámlázott árakat Engedély száma: a szállítónk engedélyszáma Kapcsolatok más programrészekkel: - törlés : nem törölhetünk olyan partnert, melynek készült számlája, bevételezése, ill. bármilyen főkönyvi bizonylata - szállítási cím: export számla esetén kötelező kitölteni, mivel a számlán feltüntetett szállítási hely adatok ez alapján kerülnek kitöltésre


- 51 -

3.10.4 Mozgásnem törzs A mozgásnemek segítségével egyszerűen csoportosíthatjuk a raktár készlet változásainkat. Megadásával meghatározzuk, hogy az egy cégünkön belüli vagy külső mozgás, illetve a mozgás irányát is. Kalkulációnál a mozgásnemek szerinti készletfeladás kontírozása is itt történik. Kitöltendő mezők: Mozgásnem kód: A mozgásnem kód Megnevezés: Megnevezése Irány: Növekedésként vagy csökkenésként kell értelmezni Külső / belső: Külső esetén: partnernek megy vagy partnertől jön a készlet, belső esetén nincs partner Kontírozás: A cikk készlet főkönyve szerint lehet kontírozni a mozgásnemet Paraméterek: Záráskor könyvelődik: Azokat kell bejelölni, melyeknél szeretnénk automatikus készletfeladást. Ha be van jelölve, akkor ki is kell kontírozni! Típusa: Nyitó és beszerzés esetén záráskor kötelező árat megadni és külön – külön oszlopba kerülnek. Számlázás mozgásnemek jönnek csak fel számlázás esetén. Készlet mozgásba ilyen típusút ki se lehet választani. Az összes többi pedig egyéb. 3.10.5 Árlista törzs Ahhoz, hogy a partnereinknek mindig a megfelelő árral számlázzunk, árlista törzset kell hozzájuk rendelnünk. Lehetőség van vevői árlista felvitelére, amit számlázáskor, de van szállítói árlista is, amit viszont bevételnél fog a rendszer használni Új árlista felviteléhez először Az értéklistában adjunk neki egy kódot és egy nevet, utána megkezdhetjük az árlista feltöltését. Az árnak van érvényessége, ezzel igen egyszerű módja nyílik meg az időszakos áraknak a kezeléséhez. Nem kell figyelnünk, hogy most beleesünk-e az akciós időszakba vagy sem, elég ha felvisszük az árlistába három sorral és a program le is kezelte, tehát a megfelelő időben már az akciós árakkal fog működni a rendszer. Mivel átfedés nem lehetséges az időszakok közt ezért kell egy időszak előtti, közbeni és egy utáni ár is. Kitöltendő mezők: Cikk kód: A cikk cikktörzsben megadott kódja Név: A cikk neve. Ezt szabadon átírhatjuk Partner cikk kód: A számlán szereplő partnerünk által nyilvántartott cikk kód Dátumtól - ig.: Az ár érvényessége. Nem lehet átfedő intervallumot felvinni Ár: A kialkudott ára a cikknek Kapcsolatok más programrészekkel: Értékesítés: Az árlista használata még nem jelenti azt, hogy csakis olyan áron lehet eladni, de az itt felrögzített árakat fogja felhozni a gép és eltérés esetén egyszerűen csak felül kell írni. Továbbá arra is jó, hogy csak olyan terméket adhassunk el a partnernek, amiben előzőleg megegyeztünk. Ez kiváló eszköz arra, hogy csak egy erősen leszűkített cikktörzsből dolgozzunk, és kevesebbet téveszthessünk. Mivel értékesítésnél nincs mód arra, hogy a cikk nevét is átírjuk, ezért azt csak olyan módon változtathatjuk meg, ha egyedi árlistát rendelünk a partnerhez, és az árlistán módosítjuk meg a cikk nevét.


- 52 -

Értékesítésnél, ha árlistát használunk, mindig csak a mai naphoz képest érvényes árakat hozza fel a rendszer.


- 53 -

3.10.6 Kontír törzs A kontír törzs pontos paraméterezésével lehetőségűnk nyílik a feladások és könyvelések olyan fokú automatikussá tételére, hogy a felhasználó gyakorlatilag a beavatkozás szükségessége nélkül megkap minden könyvelési információt pontosan és naprakészen. Ez alatt értjük a be és kimenő számlák feladását, bank és pénztár feladásokat, havi záráskor a készlet pontos és gyors feladását és a tárgyieszköz tranzakciók azonnali főkönyvi áttételét. A kontír törzset az alábbiak szerint kell paraméterezni: Belföldi kimenő: Értékesítéskor a számla automatikus feladását az alábbi paraméterek határozzák meg: - Vevő folyószámla - Fizetendő általános forgalmi adó - Kerekítés pozitív és negatív - Egyéb, nem kontírozott árbevétel - Árbevétel kontírozása: Kimenő számla feladásakor Az árbevétel kontírozása az itt meghatározott szótár szerint történik. A cikk készlet főkönyvi száma szerint megadott árbevétel főkönyvi számra fog könyvelődni a kiszámlázott nettó értéke. Belföldi bejövő: Bejövő számla feladásakor a feladás költség oldalát kézzel kell megadni, de a többi könyvelési sor már automatikus, melyek: - Szállító folyószámla - Fizetendő általános forgalmi adó Export: Export számla esetén a belföldi kimenő számlához hasonlóan teljesen automatikus a feladás. Ugyan azokat a paramétereket lehet itt is megadni. Import: Az import számla esetén nincs automatikus feladás, azt az import számla felvitelekor kell megadni. Készlet főkönyv: Havi záráskor automatikus készletfeladás történik. Ennek kontírozása az egyes cikkekhez rendelt készlet főkönyvi szám. Itt csak kontírozásunk ellenőrzéséhez találunk két segítséget: Az elsőn a készleten lévő cikkek főkönyvi számait láthatjuk. Ezt használhatjuk a kimenő számlák kontírozásánál úgy, hogy ezeknek kell vagy kellene kikontírozni az árbevételét. A második táblán azokat a cikkeket látjuk, melyeket noha számlázhatunk, de nincsen kitöltve a készlet főkönyvi számuk. Ezek a cikkek kimenő számla esetén a nem kontírozott árbevételhez fog könyvelődni, viszont készletfeladásnál nem tudja őket a rendszer automatikusan könyvelni! Tárgyieszköz: Itt van módunk arra, hogy tárgyieszközeink nyilvántartási főkönyvi számaihoz hozzárendeljük az automatikus beruházási, értékcsökkenési, eladási és selejtezési főkönyvi számokat. Új nyilvántartási főkönyvi szám esetén nyomjuk meg az [ÚJ] gombot, írjuk be a főkönyvi számot, majd töltsük ki a vonatkozó paramétereket. Fontos, hogy itt minden a tárgyieszközben használt nyilvántartási főkönyvi szám meg legyen adva!


- 54 -

3.10.7 Főkönyv törzs Főkönyvi számlaszámrendünk kialakítása után töltsük fel a főkönyvi törzsünket. Könyvelésünk konzisztenciájának megőrzése érdekében a rögzítésnél járjunk el különösen nagy figyelemmel. Kitöltendő mezők: Főkönyvi számlaszám: A főkönyvi számlaszám. Lehet kötőjelekkel alcsoportosítani Megnevezés: A főkönyvi számlaszám megnevezése Főkönyvi csoport: Főkönyvi kivonatnál melyik csoportba összegezze Paraméterek: Könyvelhető: Értelemszerűen csak azokra lehet könyvelni, amik be vannak jelölve hogy könyvelhető, továbbá kivonatnál is fontos, mert csak azokat a számlaszámokat hozza a részletezésnél, melyeket könyvelhetőek. Folyószámla: Folyószámlás főkönyvi számok megjelölésére. Deviza: Karton lekérésekor hozza a deviza oszlopokat is 3.10.8 ÁFA törzs Áfa kulcsaink megadásához használhatjuk. Kitöltendő mezők: Áfa kód: Az áfa kódja Százalék: Hány százalékos adót kell használatakor kalkulálnia a programnak Megnevezés: Az áfa kód megnevezése 3.10.9 Dolgozó törzs Vonalkód rendszer használata esetén adhatunk minden dolgozónak egy egyedi azonosítót, ami alapján a vonalkód történő készletmozgásokat nyomon tudjuk követni. Kitöltendő mezők: Dolgozó kód: A dolgozó kódja Név: A dolgozó neve Azonosító: A dolgozó egyedi azonosítója 3.10.10 Göngyöleg törzs Ide azokat a göngyölegeket kell felrögzíteni, melyeket az egyedi göngyöleg nyilvántartásban szeretnénk szerepeltetni. Kitöltendő mezők: Göngyöleg kód: A göngyöleg kódja Megnevezés: A göngyöleg megnevezése Sorrend: Hányadik helyet foglalja el a nyilvántartásunkban


- 55 -

3.10.11 Irányítószám törzs Partnerek felvitelekor az irányítószám megadás után az itt rögzített irányítszám listából választhatunk. Kitöltendő mezők: Irányítószám: Irányítószám Helység: Helység 3.10.12 Költséghely törzs Főkönyvi nyilvántartásunkban minden főkönyvi eseményhez adhatunk költséghelyet. Ezt a költséghelyet később a főkönyvi listáinkban is lekérdezhetjük. Kitöltendő mezők: Kód: A költséghely kódja Megnevezés: A költséghely megnevezése

egy

3.10.13 Raktár törzs A program képes több raktárt kezelni. Ezek nyilvántartása teljesen el van szeparálva egymástól. Kitöltendő mezők: Raktár kód: A raktár kódja Név: A raktár megnevezése Cím: A raktár címe Paraméterek: Havi záráskor elszámolódik: Ha ezt nem jelöljük be, akkor záráskor az olyan készlet mozgásokat, gyártási utasításokat, melyek ebben a raktárban történtek, figyelmen kívül hagyja, tehát nem számol el nekik semmit. 3.10.14 Sofőr törzs Az itt megadott sofőröket rendelhetjük a túrajáratainkhoz. Kitöltendő mezők: Sofőr kód: Sofőr kódja Név: Sofőr neve 3.10.15 Tároló törzs Anyagainkat tárolhatjuk különböző tárolókban. Ezek nyilvántartásához kell megadnunk a raktárunkban található hordókat, tárolókat, tartályokat. Kitöltendő mezők: Tároló kód: A tároló kódja Megnevezés: A tároló megnevezése Raktár: Mely raktárban van a tároló Mennyiségi egység.: Milyen egységben tartjuk nyilván Bruttó, nettó: A tároló bruttó és nettó kapacitása 3.10.16 Utazó törzs Az itt megadott utazókat rendelhetjük a túrajáratainkhoz. Kitöltendő mezők:


- 56 -


Utazó kód: Név: Rendszám:

Utazó kódja Utazó neve Rendszám

3.10.17 Ünnepnap törzs Fizetési határidő számításánál az itt megadott ünnepnapokat fogja a rendszer automatikusan kihagyni, akkor ha a partnernél a fizetési mód banki napok szerint történik. Fontos, hogy ezek a napok lehetőleg már hónapokkal előre ki legyenek töltve! Kitöltendő mezők: Nap: Az ünnepnap dátuma Ünnep: Az ünnep neve 3.10.18 Visszáru ok törzs Csoportos visszáru nyilvántartás esetén az itt megadott visszáru okok közül választhatunk. Kitöltendő mezők: Visszáru ok kód: A visszáru ok kódja Megnevezés: Az ok megnevezése Automatikus selejtezés: amennyiben ezt bejelöljük, a visszajött termék automatikusan selejtezésre kerül. 3.10.19 VTSZ törzs Cikktörzsünkbe a vámtarifaszámot ez alapján a törzs alapján tölthetjük ki. Kitöltendő mezők: VTSZ kód: A vámtarifa kódja Megnevezés: A vámtarifa megnevezése 3.10.20 Tulajdonos törzs A program első indításakor megadható paramétereket itt lehet beállítani. Fontos, hogy a számlán és egyéb bizonylaton feltüntetett cégadatokat pontosan töltsük ki és próbáljuk ki egy próbanyomtatással! Alapadatok Név: A cég teljes neve Rövid név: A cég rövidített neve. A bizonylatok bal felső sarkában látható Cím: Számlázásnál nyomtatódik Adószám: Adószámunk Számlaszám: Átutalási számlaszám Cégjegyzék: Cégjegyzékszám Telefon, fax : Kapcsolattartó: Nyomtatások Itt adhatunk meg a számla nyomtatásával kapcsolatos paramétereket Számla vége: Tetszőleges megjegyzést, mely minden számlán rajta lesz Példányszámok: Számla, szállítólevél, Proforma, Export számla


- 57 -

3.11 EGYÉB PROGRAMOK MODUL

3.11.1 Havi zárás, ellenőrzések Készlet mozgást, gyártást, készáru bevétet, számlát bármilyen időpontra készíthetünk, de ha szeretnénk, hogy az általunk lezártnak tekintett időszakra ne lehessen felvinni, módosítani, törölni bizonylatot, akkor az időszakokat le kell zárnunk. Lehetőség van a készletet és könyvelést külön-külön zárni. A zárásnak 3 fázisa van: 1.,A zárás előkészítése: A pontos és hibáktól mentes zárás érdekében a bizonylatokat le kell előtte ellenőrizni. Ezt a „Feladások és lezárások” valamint az „Ellenörzések” képernyő segíti 2.,A zárás végrehajtása: Miután mindent leellenőriztünk meg lehet kezdeni a zárást. A zárás lehet készlet illetve könyvelés. 3.,A zárás ellenőrzése: Miután sikeresen lezártunk, különböző listák keresztellenőrzésével megnézhetjük, hogy hibátlan volt-e a zárás. Feladások és lezárások A bizonylatok elkészítése után azokat le kell zárni, előfordulhat, hogy a felvitel pillanatában valamilyen adat hiányában nem tudjuk ezt megtenni. Ez a pont arra hivatott, hogy a le nem zárt tételeket csoportosan zárjuk le. A feladásokat és a lezárásokat az alábbi bizonylattípusoknál tehetjük itt meg: - Bank, pénztár, vegyes/nyitó, vevő, szállító, tárgyieszköz, import, export, készlet - Vevő számlák, egyéb számlák, export számlák, bejövő számlák, import számlák - Készlet mozgások, készlet átadások, készáru bevétek


- 58 -

Ellenörzések A zárás szempontjából rendkívül fontos, hogy a bevételek és a bejövő számlák kapcsolatban legyenek egymással, ezért került ide a következő két ellenőrzőlista: - Bevétel nélküli bejövő számla - Bejövő számla nélküli bevétel - Hibás könyvelés: A főkönyvünk konzisztenciájának ellenőrzése végett megkereshetjük itt, hogy mely napokon nem volt nulla egyenlegű az egyenlegünk. 3.11.2 Havi zárás előtt elvégzendő tennivalók A zárandó időszakban minden készlet mozgás, készlet átadás, készáru bevétel, leltár, értékesítés, bejövő számla, főkönyvi bizonylatot le kell zárni. Az időszakra vonatkozó lezáratlan bizonylatok számát az Egyéb/Havi zárás/feladások és lezárások menüpontban lehet megtekinteni. Az esetleges lezáratlan bizonylatokat, ha a rendszer megengedi, akkor a mellettük található gombbal is le lehet zárni. Ahol nincs rá lehetőség, ott a bizonylatnak megfelelő menüpontban az [Opciók / Nem lezártak] –ra szűkítve is megtehetjük a zárásukat. •

Készlet mozgások: Készlet/Készlet mozgások menüpontban.

•

Készlet átadások: Készlet/Készlet átadások menüpontban.

•

Készáru bevétek: Termelés/Készáru bevételezés menüpontban.

•

Főkönyvi bizonylatok: Főkönyv/Könyvelés menüpontban.

•

Bejövő számlák: Pénzügy/Bejövő számla menüpontban.

•

Vevő számlák feladása: Kereskedelem/Belföldi értékesítés menüpontban [Utólagos/Főkönyvi feladás]. Feladatlan vevő számla elvileg csak akkor lehet, ha az automatikus feladáskor valamilyen hiba lépett fel. Ilyen lehet a kiszámlázott termék/szolgáltatás hibás, hiányos árbevétel kontírozása.

•

Lezáratlan értékesítés bizonylatok: Rendelések illetve szállítólevelek. Ezeket törölni, sztornírozni vagy kiszámlázni kell. Megtekinthetők a Kereskedelem/Belföldi értékesítés menüpontban.

•

Lezáratlan leltár bizonylatok: Készlet/Leltár/Leltár felvitel menüpontban. A leltár bizonylatok zárása csak annyit jelent, hogy a bizonylatot már nem lehet módosítani. A leltár zárását a Készlet/Leltár/Leltár zárás menüpontban kell elvégezni. Itt lehet a leltár ellenőrzése céljából [Különbözeti listát] lekérni, majd a különbözetet automatikusan elszámolni a [Leltár zárás] segítségével. A többletet és hiányt különböző mozgásnemekhez lehet kapcsolni, illetve lehet raktáranként is elszámoltatni.

3.11.3 További ellenőrzések Bevétel nélküli bejövő számla Bejövő számla nélküli bevételek Hibás könyvelés:


- 59 -

3.11.4 Havi zárás menete A tényleges havi zárást a Készlet zárás képernyőn tehetjük meg. - Készlet zárása: A rendszer minden készlet változás bizonylat zárásakor automatikusan átlagárat kalkulál minden cikkhez egy táblában. Ebben a táblában raktár+cikk bontásban megtalálhatóak az aktuális átlagárak. Mivel a rendszer megengedi a bevételezések utólagos módosítását, így előfordulhat, hogy hibás átlagáron könyvelődik a cikk felhasználása vagy eladása, ezért kell záráskor az átlagárakat újrakalkulálni. Ekkor a rendszer veszi az összes készletváltozás bizonylatot (bevétel, eladás, készlet átadás, készáru bevételezés, selejtezés, stb.) és újra beállítja a bizonylat elkészülte pillanatában érvényes átlagárakat. Ez 5000 bizonylat esetén kb. 3-4 percet vehet igénybe. A készlet zárása után a lezárt időszakra és visszamenőleg a rendszer nem enged semmilyen készletváltozást érintő módosítást, illetve új bizonylat felvitelét. Utólagosan felmerült, lezárt időszakot érintő javítás esetén lehetőség van a már lezárt időszak feloldására, a módosítás elvégzése és újra lezárására is. Készlet zárását csak akkor végezzünk, amikor senki sem dolgozik a rendszerben! - Lezáratlan időszakot érintő bizonylatok átlagár újrakalkulációja: Készlet zárásakor megváltozhatnak a lezárt időszak utáni átlagárak is, ezért azokat is újra kell kalkulálni. Ezt csak akkor fontos megtenni, ha naprakész átlagárakat szeretnénk látni a felhasználásnál vagy bármilyen készletváltozásnál, mert a készlet zárásakor úgyis újra lesznek számolva. - Diszpó készlet helyreállítása: Csak akkor kell, ha fontos számunkra a pontos diszpó készlet ismerete. Diszpó készletet a Készlet/Diszpó lekérdezés menüpontban vagy értékesítésnél a cikk keresésekor láthatjuk. Könyvelés zárása - Mozgásnemek elszámolása: Havi rendszerességgel készíthetünk készlet főkönyvi bizonylatot a készletváltozásainkról. A cikkek készlet főkönyvi számához kontírozhatjuk ki a mozgásnemeket a mozgásnem törzsben. Ahhoz a mozgásnemhez, amit elszámolnánk, be kell jelölni a [Záráskor könyvelődik] paramétert és a készlet főkönyvi számokhoz meg kell adni, hogy milyen költség, stb. számlára könyvelődjék. Sikeres elszámoláskor készletkönyvelési bizonylat generálódik, amit a Főkönyv/Könyvelés/Készlet menüpontban lehet megtekinteni. A mozgásnemeket adott időszakra többször is el lehet számolni, az eredeti készletkönyvelési bizonylatot a rendszer felülírja Könyvelési időszak zárása: Az itt megadott dátumtól visszamenőleg a rendszer nem enged semmilyen könyvelést érintő módosítást, illetve új bizonylat felvitelét.


- 60 -

Teendő Készlet mozgások, készlet átadások, készáru bevételezések zárása Vevő rendelések, szállítólevelek törlése, sztornója, vagy kiszámlázása Lezáratlan leltár bizonylatok lezárása, leltár különbözeti lista kiértékelése

Készlet zárás

Könyvelés ellenőrzése

Téma Készlet ellenőrzés

3.11.5 Havi zárás teendőit összefoglaló táblázat

Feladatlan értékesítés bizonylatok feladása Bejövő számlák lezárása Könyvelési bizonylatok lezárása Bevétel nélküli bejövő számlák ellenőrzése Bejövő számla nélküli bevételek ellenőrzése Hibás könyvelési bizonylatok ellenőrzése Leltár különbözet elszámolása Készlet zárása Lezáratlan időszakot érintő bizonylatok átlagár újrakalkulációja

Könyvelés zárás

Diszpó készlet újraszámolása/helyreállítása Mozgásnemek elszámolása Könyvelési időszak zárása

Elvégezte


- 61 -

3.11.6 Könnyű riportok Előre definiált speciális lekérdezéseket lehet itt lekérdezni. A programhoz mellékelt KRI (Könnyű RIport) kiterjesztésű fájlokat megnyitva a rendszerrel kapcsolatos legkülönfélébb listákat, lekérdezéseket kérhetünk le. A fájlok egyszerű szöveges állományok melyeket szabadon lehet szerkeszteni. További lehetőség, hogy lehet egyedi lekérdezéseket készíteni ("Egyedi lekérdezés" fülön). Az "SQL lekérdezés" részbe kell beírni a lekérdezésünket, majd a [Lekérdez] gombot megnyomni. Például: SELECT * FROM CIKK Az összes cikket kilistázza minden mezővel SELECT CIKK_KOD,NEV,FOK_ARBEV FROM CIKK Csak a megjelölt mezőket listázza. SELECT * FROM CIKK WHERE FOK_KESZL='211' AND FOK_ARBEV<>'9111' Egyszerű szűrési feltétel megadása (FoxPro-ban: SET FILTER TO FOK_KESZL='211' AND FOK_ARBEV<>'9111') Ha túl sok sor jön le, és az internetes kapcsolat miatt lassú, lehet használni a végén a LIMIT záradékot. Például: SELECT * FROM CIKK LIMIT 10 Első 10 sor jön le. Érdemes kipróbálni: SELECT CIKK_KOD,NEV,FOK_KESZL FROM CIKK WHERE LEFT(CIKK_KOD,1)<>'4' AND FOK_KESZL='251' ORDER BY NEV LIMIT 100 Névre lett rendezve. Fontos, hogy nem kell feltétlenül sort emelni, mint az előző példában, csak a kulcsszavak sorrendje fontos! SELECT ... FROM ... WHERE ... ORDER BY ... LIMIT xxx A parancsot mindig a [Lekérdez] gombbal kell végrehajtani!


- 62 -

3.11.7 SZERVIZ MODUL 3.11.8 Program paraméterek A program paraméterek beállításával testre szabhatjuk, az igényeinknek megfelelővé tehetjük a rendszer működését. 3.11.8.1

-

-

-

Érvényes program verziószám: a legkisebb programverzió, amivel a rendszer még biztonságosan működhet. TAB és az ENTER billentyű funkciójának felcserélése: ha „igen”-t választunk a DOSban megszokott módon használhatjuk az ENTER-t a mezők közti lépkedéshez. A mentésre figyelmeztet, ha a legutóbbi mentés óta eltelt napok száma: (pl. 3) A mai naphoz képest hány nappal előre engedjen bizonylatot felvinni: itt megadhatjuk, hogy bizonylat készítése közben az aktuális dátum szerint hány nappal előre dolgozhatunk. Ezt a funkciót jól használhatjuk pl. az év elütésének elkerülésére, ha ide 300 napot írunk be. A mai naphoz képest hány napra visszamenőleg mutassa a bizonylatokat: bizonylat keresésekor a régi bizonylatokat nem jeleníti meg. Cikk felviteli és megjelenítési maszk: amennyiben nem a hagyományos formában szeretnénk látni cikk-kódunkat, itt egy tetszőleges, egyedi maszkot adhatunk meg, melyben lehetnek különböző jelek is. Pl.: 12-345 Mérlegelt átlagár számításakor a raktárat: vegye vagy ne vegye figyelembe. Készlet változások nyomonkövetéséhez tárolók használata: amennyiben bejelöljük tárolókat is használhatunk. Kiszállítások nyomonkövetéséhez túrajáratok használata: amennyiben bejelöljük, számlázáskor túrajáratokat meg kell adni. Egyedi göngyöleg nyilvántartás használata: amennyiben bejelöljük, rendszerünkben nyilvántarthatjuk göngyölegeinket, melyek megjelennek a számlán is.

3.11.8.2 -

Általános paraméterek

Értékesítés paraméterek

Belföldi értékesítésnél alapértelmezett mozgásnem: az itt megadott mozgásnemet fogja számlakészítéskor automatikusan felajánlani Belföldi értékesítésnél alapértelmezett fizetési mód: az itt megadott fizetési módot fogja számlakészítéskor automatikusan felajánlani Belföldi értékesítésnél alapértelmezett raktárkód: az itt megadott raktárkódot fogja számlakészítéskor automatikusan felajánlani Belföldi értékesítésnél a raktárkód: módosítható vagy nem módosítható Belföldi értékesítésnél árlista használata: kötelező vagy nem kötelező Belföldi értékesítésnél a partnerhez rendelt árlista: módosítható vagy nem módosítható Belföldi értékesítésnél alapértelmezett árlista, ha a partnerhez nincsen megadva: az itt megadott árlistát fogja ilyen esetekben automatikusan felajánlani Belföldi értékesítésnél a tételek árai: módosítható vagy nem módosítható Belföldi értékesítésnél negatív készletre figyelés: legyen vagy ne legyen Raktárkód feltüntetése számlán és szállítólevélen: legyen vagy ne legyen


- 63 -


-

Sorrend feltüntetése a számlán: legyen vagy ne legyen

3.11.8.3

-

Bevételezésnél árlista használata: kötelező vagy nem kötelező Alapértelmezett kiadási mozgásnem készletátadásnál: az mozgásnemet fogja automatikusan felajánlani készletátadáskor Alapértelmezett bevételi mozgásnem készletátadásnál: az mozgásnemet fogja automatikusan felajánlani készletátadáskor Alapértelmezett leltártöbblet mozgásnem leltárzárásnál: az mozgásnemet fogja automatikusan felajánlani leltárzáráskor Alapértelmezett leltárhiány mozgásnem leltárzárásnál: az mozgásnemet fogja automatikusan felajánlani leltárzáráskor

3.11.8.4

-

-

-

megadott

itt

megadott

itt megadott itt

megadott

Termelés paraméterek

Könyvelés paraméterek

Könyvelésnél a megengedett legnagyobb eltérés forintban feladáskor: az itt megadott értéknél kisebb eltérés esetén még engedi a bizonylat feladását a rendszer. Nagyobb eltérés esetén hibaüzenetet kapunk. Bejövő számla tételeiben max. eltérés az alap és adó között az ÁFA % alapján: bejövő számla rögzítésekor a rendszer ellenőrzi, hogy a megadott ÁFA % és az ÁFA alap szerint jól van-e rögzítve az adó értéke. Ha az itt megadott értéknél nagyobb az eltérés, akkor hibaüzenetet kapunk.

3.11.8.6

-

itt

Alapértelmezett kiadási mozgásnem: az itt megadott mozgásnemet fogja készáru bevételezésnél automatikusan felajánlani Alapértelmezett bevételi mozgásnem: az itt megadott mozgásnemet fogja készáru bevételezésnél automatikusan felajánlani

3.11.8.5

-

Készlet paraméterek

Törzsek paraméterek

Partner törzsben az alapértelmezett szállítólevél nettóár feltüntetése: partner törzsben megadhatjuk, hogy az adott partnernél a szállítólevélen feltüntessük vagy sem az árat, itt ennek a beállításnak az alapértelmezettjét adhatjuk meg Partner törzsben a szállítási cím kódok generálása: lehet automatikus vagy kézi Partner törzsben partnerhez rendelt bizonylatnyelv kiválasztási lehetőség: legyen vagy ne legyen Partner kód generálásakor ennyi karaktert kell előnullázni: pl.: 5, ebben az esetben a partner kód automatikusan öt hosszú lesz és előnullázódik Árlistában ár nélkül felvinni cikket: lehet vagy nem lehet


- 64 -

3.11.9 Sorszámok kezelése A rendszer automatikusan adja a sorszámokat kihagyás és ismétlés nélkül. A sorszámokat utólag módosítani nem lehet, viszont lehetőségünk van azok formátumát előre megadni. A formátum az alábbi sémát követi: Előtag + Következő sorszám + Utótag. Például: Előtag: „04-”, Induló sorszám: “001” Utótag: “/B”, Akkor a sorszámok rendre: “04-001/B” ; “04-002/B” ; “04-003/B” , stb. lesznek. Kitöltendő mezők: Típus: A sorszám típusa, ahol használni kell. Megnevezés: Megnevezés Induló sorszám: Az első sorszám Sorszám előtag: A sorszám előtagja Következő sorszám: A következő adandó sorszám. Nem módosítható! Sorszám utótag: A sorszám utótagja. Érvényesség kezdete-lejárta. Megadhatjuk, hogy a sorszám mely időszakra legyen érvényes. 3.11.10 Mentés Az adatvesztés elkerülése érdekében rendszeresen kell menteni. Ez a menüpont ennek megkönnyítésére készült. A rendszer felajánl egy alapértelmezett mentési útvonalat, melyet felülírhatunk. Ha csak bizonyos állományokat akarunk menteni, akkor a listában csak azokat jelöljük be! Ha írásvédett a lemez, szüntessük meg az írásvédettséget. CD lemezre nem lehet menteni! Ha kiválasztottuk a meghajtót és azon elegendő szabad hely van, az [Adatok mentése] gomb megnyomásával a mentést megkezdhetjük. Az ablak jobb oldalán a folyamatjelző csík jelzi, hogy hány százalékkal van kész a mentésből. A sikeres mentésről szöveges üzenetet kapunk.


- 65 -

4 További hasznos információk 4.1 A program hardver és szoftver követelménye A szerver hardverkövetelménye: A szerver hardverkövetelményiről a szerver program leírásában találhatunk pontos leírást. A kliens (munkaállomás) minimális hardverkövetelmény: Intel 1000Mhz processzor, 512 Mbyte memória, 1 Gbyte merevlemez, Monitor minimum 1024x768 felbontással, Egér, Nyomtató. A javasolt konfiguráció: Intel 2 magos processzor 2 Gbyte memória. Szoftverkövetelmény: Windows XP Windows 7 Windows 8


- 66 -

5 Tartalomjegyzék 1 A programról általában ...................................................................................................... 2 2 Általános tájékoztató.......................................................................................................... 3 2.1 A program installálása.................................................................................................. 3 2.2 Az első programindítás ................................................................................................ 3 2.2.1 Nyomtató beállítása .............................................................................................. 3 2.2.2 A program indítása ................................................................................................ 3 2.2.3 Bejelentkezés ......................................................................................................... 3 2.2.4 Paraméterek beállítása .......................................................................................... 4 2.2.5 Cég paraméterek megadása .................................................................................. 4 2.2.6 Törzsek feltöltése................................................................................................... 4 2.2.7 Sorszámok beállítása ............................................................................................. 4 2.2.8 További teendők .................................................................................................... 4 2.3 A Programban található objektumok........................................................................... 5 2.3.1 Ablakok .................................................................................................................. 5 2.3.2 Menük .................................................................................................................... 5 2.3.3 Adatbeviteli mezők ................................................................................................ 5 2.3.4 Legördülő menük ................................................................................................... 6 2.3.5 Nyomógombok ...................................................................................................... 6 2.3.6 Görgetősávok......................................................................................................... 6 2.3.7 Rádiógombok ......................................................................................................... 6 2.3.8 Jelölőnégyzetek ..................................................................................................... 6 2.3.9 Többűrlapos ablakok (fülek) .................................................................................. 7 2.3.10 Gyorsgombok....................................................................................................... 7 2.3.11 Rácsok .................................................................................................................. 7 2.4 A program vezérlése .................................................................................................... 8 2.4.1 A program vezérlése egérrel ................................................................................. 8 2.4.2 A program vezérlése billentyűzettel...................................................................... 8 2.5 A képernyőkről néhány szóban.................................................................................. 10 2.5.1 A főmenü ............................................................................................................. 10 2.5.2 Adat rögzítő ablakok ............................................................................................ 11 2.5.3 Listázó, lekérdező ablakok ................................................................................... 14 2.6 Nyomtatás .................................................................................................................. 15 3 A Modulok ismertetése .................................................................................................... 16 3.1 RENDSZER BELÉPTETÉS/JOGOSULTSÁGOK ................................................................ 16 3.1.1 Felhasználó törzs ................................................................................................. 16 3.1.2 Profil törzs ............................................................................................................ 16 3.2 KERESKEDELEM MODUL ............................................................................................ 17 3.2.1 Belföldi értékesítés .............................................................................................. 17 3.2.2 Áruforgalom lista ................................................................................................. 20 3.2.3 Áruforgalom diagram .......................................................................................... 21 3.2.4 Göngyölegek ........................................................................................................ 22 3.2.5 Göngyöleg lista .................................................................................................... 22 3.2.6 Számla generátor ................................................................................................. 23 3.2.7 Kapcsolattartás .................................................................................................... 23


- 67 -

3.3 PÉNZÜGY MODUL ...................................................................................................... 24 3.3.1 Bejövő számla ...................................................................................................... 24 3.3.2 Páros és nyitott lista (Tartozás és kiegyenlítés lista) ........................................... 26 3.3.3 Folyószámla lista (Partner kivonat és karton) ..................................................... 27 3.3.4 ÁFA lista ............................................................................................................... 27 3.4 KÉSZLET MODUL......................................................................................................... 28 3.4.1 Készlet mozgások ................................................................................................. 28 3.4.2 Készlet átadás ...................................................................................................... 29 3.4.3 Készlet mozgások lista ......................................................................................... 30 3.4.4 Diszpó lekérdezés ................................................................................................ 31 3.4.5 Diszpó készlet lista ............................................................................................... 31 3.4.6 Árukarton ............................................................................................................. 31 3.5 LELTÁR MODUL .......................................................................................................... 32 3.5.1 Leltár felvitel ........................................................................................................ 32 3.5.2 Leltár lista ............................................................................................................ 32 3.5.3 Leltár zárás ........................................................................................................... 33 3.6 TERMELÉS MODUL ..................................................................................................... 34 3.6.1 Gyártási utasítás .................................................................................................. 34 3.6.2 Készáru bevétel.................................................................................................... 35 3.6.3 Gyártás kiírás ....................................................................................................... 36 3.6.4 Gyártás kalkuláció lista ........................................................................................ 37 3.6.5 Gyártáskísérő lap ................................................................................................. 37 3.6.6 Alapanyag kísérő lap ............................................................................................ 37 3.6.7 Gyártási költség lekérdezése ............................................................................... 38 3.6.8 Receptúra törzs.................................................................................................... 38 3.7 FÖKÖNYV MODUL ...................................................................................................... 39 3.7.1 Könyvelés ............................................................................................................. 39 3.7.2 Főkönyvi listák (kivonat, karton, eredmény, időszaki zárás) ............................... 41 3.8 TÚRASZERVEZÉS MODUL ........................................................................................... 42 3.8.1 Túrajárat szervezés .............................................................................................. 42 3.8.2 Túrajárat mozgások ............................................................................................. 42 3.9 TÁRGYIESZKÖZ MODUL .............................................................................................. 43 3.9.1 Tárgyieszközök aktiválása előtti teendők ............................................................ 43 3.9.2 Tárgyieszköz törzs ................................................................................................ 44 3.9.3 Tárgyieszköz listák ............................................................................................... 47 3.10 TÖRZSEK ................................................................................................................... 48 3.10.1 Értéklisták .......................................................................................................... 48 3.10.2 Cikk törzs............................................................................................................ 48 3.10.3 Partnertörzs ....................................................................................................... 49 3.10.4 Mozgásnem törzs............................................................................................... 51 3.10.5 Árlista törzs ........................................................................................................ 51 3.10.6 Kontír törzs ........................................................................................................ 53 3.10.7 Főkönyv törzs ..................................................................................................... 54 3.10.8 ÁFA törzs ............................................................................................................ 54 3.10.9 Dolgozó törzs ..................................................................................................... 54 3.10.10 Göngyöleg törzs ............................................................................................... 54 3.10.11 Irányítószám törzs ........................................................................................... 55


- 68 -

3.10.12 Költséghely törzs.............................................................................................. 55 3.10.13 Raktár törzs ...................................................................................................... 55 3.10.14 Sofőr törzs........................................................................................................ 55 3.10.15 Tároló törzs ...................................................................................................... 55 3.10.16 Utazó törzs ....................................................................................................... 55 3.10.17 Ünnepnap törzs ............................................................................................... 56 3.10.18 Visszáru ok törzs .............................................................................................. 56 3.10.19 VTSZ törzs ........................................................................................................ 56 3.10.20 Tulajdonos törzs .............................................................................................. 56 3.11 EGYÉB PROGRAMOK MODUL .................................................................................. 57 3.11.1 Havi zárás, ellenőrzések..................................................................................... 57 3.11.2 Havi zárás előtt elvégzendő tennivalók ............................................................. 58 3.11.3 További ellenőrzések ......................................................................................... 58 3.11.4 Havi zárás menete ............................................................................................. 59 3.11.5 Havi zárás teendőit összefoglaló táblázat ......................................................... 60 3.11.6 Könnyű riportok ................................................................................................. 61 3.11.7 SZERVIZ MODUL................................................................................................. 62 3.11.8 Program paraméterek ....................................................................................... 62 3.11.9 Sorszámok kezelése ........................................................................................... 64 3.11.10 Mentés ............................................................................................................. 64 4 További hasznos információk ........................................................................................... 65 4.1 A program hardver és szoftver követelménye .......................................................... 65 5 Tartalomjegyzék ............................................................................................................... 66

MetalSys Integrált Információs rendszer. Felhasználói kézikönyv

Recommend Documents