1
MENU CEROL DAN KEBIJAKAN BARU 1. Pengajuan persetujuan bahan baru di Cerol 2. Pengajuan Surat Keterangan di Cerol 3. Pengiriman Laporan Berkala di Cerol
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol 5. Kebijakan mengenai persetujuan bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI Definisi bahan baru: bahan baru/alternatif yang digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi halal 2
Keunggulan Menu Cerol dan Kebijakan Baru • Total waktu proses pengajuan menjadi lebih cepat, bahkan untuk persetujuan Daftar Bahan tidak memerlukan waktu karena data otomatis tersedia di Cerol. • Dapat memonitor proses pengajuan secara realtime • Mengurangi penggunaan kertas (Go Green)
• Dapat mengunduh surat persetujuan bahan baru, surat keterangan proses, surat konfirmasi laporan berkala dan Daftar Bahan dari Cerol • Kemudahan bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/ aplikasi LPPOM MUI maka tidak perlu dilakukan persetujuan bahan baru ke LPPOM MUI 3
1. Pengajuan persetujuan bahan baru Dilakukan melalui menu Inquiry Material Approval, click Add Data
Penjelasan mengenai pengisian data bahan baru dapat dilihat pada halaman selanjutnya
Setelah pengisian bahan baru selesai, klik Choose File dan Upload untuk melakukan upload dokumen bahan. Jika jumlah file yang diupload lebih dari satu, maka file dikumpulkan dalam satu folder lalu dicompressed menjadi file ZIP/RAR lalu diupload
4
1. Pengajuan persetujuan bahan baru • Type: pilih Register jika bahan baru akan digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi melalui Cerol. Pilih Un-Register jika bahan baru akan digunakan untuk produk yang belum disertifikasi dan akan dikenai biaya. • Language: pilih bahasa surat persetujuan bahan baru • Reg. Number: pilih salahsatu nomor registrasi yang menggunakan bahan baru (walaupun bahan digunakan di beberapa registrasi/kelompok produk) • Group: otomatis akan terisi sesuai dengan nomor registrasi yang dipilih • Inquiry No. Reference: nomor surat persetujuan bahan sebelumnya, jika surat sebelumnya merekomendasikan bahan tidak dapat digunakan • Pengisian data bahan baru sama seperti cara pengisian data bahan pada saat registrasi sertifikasi, yaitu cara manual dan import CSV. Panduan pengisian Daftar bahan dapat dilihat pada halaman selanjutnya. • Cara manual: isi data bahan baru dengan mengklik Add Row. Data material, producer and country harus diisi. Lakukan penambahan bahan sampai semua bahan baru terisi, selanjutnya klik Process. Jika Anda menambah bahan kembali setelah klik Process, maka bahan tersebut akan diproses terpisah dengan nomor surat persetujuan bahan baru yang berbeda. • Cara import CSV: klik Choose File, pilih file CSV, lalu klik Import CSV 5
Panduan Pengisian Kolom Daftar Bahan : • Material Name : cantumkan seluruh bahan, meliputi bahan baku dan bahan tambahan serta bahan penolong (termasuk bahan-bahan alternatif) dalam bentuk nama, merk atau kode bahan (misalnya tepung terigu cap xxx; perisa leci xxxx, dll). Nama bahan tidak boleh ada tulisan ID, RM, %, #, ’ • Producer : cantumkan nama pabrik yang memproduksi bahan (misalnya PT ABCDE, Shugoi Co. Ltd., dll). Khusus untuk bahan nabati tanpa olahan, dapat diisi dengan ”petani” • Country : cantumkan negara pabrik yang memproduksi bahan (misalnya Indonesia, Jepang, dll). • Supplier : cantumkan pemasok (supplier) dari bahan. Untuk bahan yang dibeli secara retail, maka dapat ditulis secara umum seperti toko/pasar. Untuk bahan yang termasuk dalam Daftar Bahan Tidak Kritis (SK07/Dir/LPPOM MUI/I/13), maka tidak perlu mencantumkan nama pemasok dan dapat ditulis “-” • Halal By: cantumkan lembaga penerbit Sertifikat Halal untuk bahan yang bersangkutan, yaitu MUI atau lembaga sertifikasi yang diakui MUI. • Certificate No : cantumkan nomor Sertifikat halal untuk bahan yang bersangkutan. • Valid End : cantumkan tanggal berakhirnya masa berlaku Sertifikat halal. Untuk cara manual, penulisan tanggal menggunakan format YYYY-MM-DD, misalnya 2012-12-30 untuk penulisan tanggal 30 Desember 2012. Untuk cara import file, format penulisan tanggal menggunakan format YYYY-MM-DD atau mengikuti format tanggal yang terdapat pada file template CSV. • Other Doc : isikan jenis dokumen lain yang dilampirkan, misal flow process, spesifikasi, MSDS. • Remarks : cantumkan keterangan asal bahan jika tidak didukung dengan dokumen (misalnya bahan nabati, bahan tambang, bahan kimia), atau nomor surat persetujuan penggunaan bahan dari LPPOM MUI untuk produk pengembangan/perpanjangan (bila ada), atau ”inaktif”
6
Guidance for Material List Filling : 1. Material: put new materials in forms of name, material brand or code (e.g. Wheat flour brand XXX; lychee flavor xxxx, etc.). Please don’t use character ID, RM, %, #. 2. Producer : put name of manufacturer that produce the material (e.g. Shugoi Co. Ltd., etc). 3. Country: put country origin of manufacturer that produce the material (e.g. Indonesia, etc). 4. Supplier: put the supplier that supply the material. 5. Halal By: put name of halal certifier body issuing Halal Certificate (if the material supported by Halal Certificate), e.g. MUI or other certification institution recognized by MUI. 6. Certif No: put number of halal certificate (if the material supported by Halal Certificate). 7. Valid End: put expiry date of halal certificate (if the material supported by Halal Certificate). For manual step, date is written in YYYY-MM-DD format, e.g. 2012-12-30. For import file step, the date is written in YYYY-MM-DD format or following the date format in CSV file template. 8. Other Doc: put all type of document besides Halal Certificate which is attached, e.g. flow chart, specification, MSDS, statement of animal free material, statement of pork free facility, etc. 9. Remarks: put the material name based on material name that written in supporting document (if the material name written at number 1 different with material name that written in supporting document). 10. If no data available, put in “-”.
For materials which is included in Halal Positive List Materials (SK07/Dir/LPPOM MUI/I/13), Halal Positive List of Flavor Materials (SK10/Dir/LPPOM MUI/IV/15), and materials which have MUI Halal Certificate listed in LPPOM MUI website ---> not necessary to be approved by LPPOM MUI
7
1. Pengajuan persetujuan bahan baru Setelah pengajuan selesai dilakukan, anda bisa melihat status persetujuan bahan dengan melihat pada kolom Status seperti berikut. Jika tertulis Completed maka proses sudah selesai, jika tertulis Edit maka dokumen bahan belum selesai di upload oleh perusahaan, dan jika tertulis On Process maka pengajuan masih dalam proses di LPPOM MUI
8
1.New material approval After data entry is complete, you are able to monitor the status of the new material approval by viewing the Status column. If it appears as Completed then the process is complete (able to download the new material approval letter), if it appears as Edit then the process upload of material document is unfinished and still needs to be uploaded by the company, and if it appears as On Process, the submission is still in review process by LPPOM MUI. Important!! If the Status appears as Edit then your submission cannot reviewed by LPPOM MUI
9
1. New material approval Especially for type Un-register, company should pay the fee but the payment will be charged later on renewal contract payment, but you still need to “confirm the payment” in Cerol through Pay Material Approval menu. You can confirm the payment by click Paid, then click Full Payment and Paid.
Important!! Especially for type Un-register, if “payment confirmation” has not been done then your submission cannot reviewed by LPPOM MUI
10
1. New material approval Company are able to download the new material approval letter (pdf format) through menu View Material Approval and click Print on Action column.
11
Example of New Material Approval Letter
If the approval letter give recommendation that material cannot be approved, please make inquiry again, then upload the previous approval letter and all material document (include previous material document)
12
2. Submission of Notification Letter in Cerol • Open Inquiry SK menu • Type of SK: choose SKP (Notification Letter of On Going Certification Process), SKPP (Notification Letter of Certificate Renewal Process), or SKH (Notification Letter of Halal Approval). • Reg. Number: choose the registration number. The notification letter will be issued according to the registration number that has been chosen.
• Language: choose the language of the notification letter that will be issued • Click Process
13
2. Submission of Notification Letter in Cerol After all process is completed, you are able to see the status of inquiry SK in Action column and able to print the notification letter by clicking Print
14
Terms and Validity of Notification Letter • SKPP and SKPP Terms: the audit process has been done and has been fulfilled material & facility criteria • Specifically for SKPP can be issued before the audit been done if the registration date in Cerol at least 2 months before the expiry date of Halal certificate and the certification contract has been paid. Registration date is the date when company finishing data upload on Cerol. • SKP and SKPP are valid for 3 months and may be extended one time by submitting an inquiry once more. • SKH Terms: after the company's products have passed the MUI Fatwa Commission Meeting and the company has paid the certification contract (if there is contract revision). SKH is valid for one month and can not be extended. 15
Example of a Notification Letter
16
3. Submission of Regular Report in Cerol • Open Regular Report menu • Click Add Data to submit the regular report • Click View to view the regular report that has been submitted
17
Regular Report Menu Explanation about regular report filling can be found on next page
18
3. Submission of Regular Report in Cerol • Reg. Number & Manufacturer: select the registration number and the manufacturer which will be reported • Language: choose the language of the confirmation letter that will be issued • Start internal audit & end internal audit: fill the date of internal audit • Auditor & auditee: fill the auditor & auditee of internal audit • Corrective Action: fill corrective action of internal audit (if any) • Upload file: upload summary of internal audit report. Specifically for products that need mass balance calculation (i.e gelatine, gelatine capsule, condroitin, whey, animal rennet, lactose, collagen, calcium from bone), upload the data of raw material quantity, production capacity and product quantity at least in last one year. • Fill the information changes, and fill the Memo column if there is any changes. • Click Submit 19
3. Submission of Regular Report in Cerol After all the process is completed, you are able to see HAS Division’s comment through View Comments Regular Report menu in HAS Comments column and may print Confirmation Letter of Regular Report by clicking View PDF
20
Example of Regular Report Confirmation Letter
21
4. Policy on Approved Materials List in Cerol • Approved Material List is available in Cerol after the certification process is complete, it can be seen on Registered Materials menu.
• During the audit, auditors and company verify the material data in Cerol based on the audit results. If there is any mistake, company should edit the material data. • Click View to view, download and print the Approved Materials List (pdf format). Click Update to update the material data and material document. The explanation about update can be found on next page.
22
Example of Approved Materials List in Cerol
23
4. Policy on Approved Materials List in Cerol • Below is the display after clicking Update. Click Edit to update material data (explanation on next page) • Click Browse to select material document file and click Process Upload Data to upload the document. This menu can be used if there is the latest halal certificate or latest material document
Click List of Registered Materials and click View to see the material document that has been uploaded
24
4. Policy on Approved Materials List in Cerol • Display after selecting Update and Edit • Data of material name, producer and country of producer cannot be changed • Halal Certificate change: change the data in Halal By, Certified No. and Valid End column (if there is latest Halal Certificate) • Document change: fill the Other Doc column, for example specification is changed to flowchart • Remarks: can be filled with description of material origin, material name/code, or "inactive" if the material has not been used for a long time • Click Submit
25
5. Policy on approval of new materials which have MUI Halal Certificate and listed in LPPOM MUI website • The new materials which have MUI Halal Certificate and listed in LPPOM MUI website is not necessary to be approved by LPPOM MUI.
• Specifically for new materials that have code, for example flavor and fragrance, then the code of new material shall appear in LPPOM MUI website. If the code of new material is not appear in LPPOM MUI website, then new material should approved by LPPOM MUI through Cerol (refer to part 1 in this User Manual). • Companies who register their products in Cerol need to be careful when selecting IsforPublic status since it will affect appearance of the certified products on the LPPOM MUI website. The products which have status IsforPublic “No” will not appear in LPPOM MUI website.
• The products which its Halal certificate has expired will not appear in LPPOM MUI website 26
LPPOM MUI website display (Click Search Halal Product)
Click this
27
5. Policy on approval of new materials which have MUI Halal Certificate and listed in LPPOM MUI website LPPOM MUI Website display after clicking Search Halal Product. Halal product search can be done by product name (choose Nama Produk), manufacturer's name (choose Nama Produsen) and Halal Certificate number (choose Nomor Sertifikat). Fill the data to be searched and click cari.
Fill the data to be searched 28
5. Policy on approval of new materials which have MUI Halal Certificate and listed in LPPOM MUI website • Example of the display after click cari for “corn starch” products. • Click Print hasil pencarian to save pdf file and print the search data result. • After print the search data result, please maintain the document carefully
29
General Questions about New Material a. There are 3 types of New Material that used for products that already certified: (1) Halal Positive List Materials, (2) Materials which have MUI Halal Certificate listed in LPPOM MUI website, (3) Material that should approved through Inquiry New Material Approval menu. b. Companies should create the List of New Materials (refer to point a). The List of New Materials should always be updated whenever there is new material. Company should add those new material in Cerol at renewal registration. c. The Materials List that approved by LPPOM MUI consists of materials that listed on Registered Materials menu (in Cerol) and the List of New Materials that created by company (refer to point b). d. New material submission may be done by 1 username and used for other division as long as the division are within 1 group of companies. However, all usernames must add the new material in Cerol at renewal registration. e. The new material that already approved through Inquiry New Material Approval menu will be reviewed again at renewal registration. 30
1. Pengajuan approval bahan baru di Cerol (Lanjutan) Khusus untuk tipe Un-register, perusahaan membayar biaya pengajuan sesuai dengan Bill pada menu Pay Material Approval. Klik Paid.
Upload bukti transfer
Klik Full Payment dan Paid 31
1. Pengajuan approval bahan baru di Cerol (Lanjutan) Perusahaan dapat mengunduh surat persetujuan bahan baru (format pdf) melalui menu View Material Approval dengan meng-klik Print pada kolom Action.
32
Contoh Surat persetujuan bahan baru
33
2. Pengajuan Surat Keterangan di Cerol ● Dilakukan melalui menu Inquiry SK ● Pilih type SK: SKP (Surat Keterangan Proses), SKPP (Surat Keterangan Proses Perpanjangan), atau SKH (Surat Keterangan Halal).
● Pilih nomor registrasi yang akan diajukan SK nya ● Pilih Bahasa Indonesia atau English untuk bahasa SK ● Klik Process
34
2. Pengajuan Surat Keterangan di Cerol (Lanjutan) • Setelah semua proses selesai dilakukan, anda bisa melihat status inquiry SK dengan melihat kolom Action dan dapat mencetak SK dengan meng-klik Print
35
Contoh Surat Keterangan Proses
36
Syarat dan Masa Berlaku SK • Syarat SKP dan SKPP: telah dilakukan proses audit serta telah memenuhi kriteria bahan dan fasilitas
• Khusus untuk SKPP dapat diterbitkan sebelum dilakukan proses audit jika tanggal selesainya registrasi di Cerol selambat-lambatnya 2 bulan sebelum habis masa berlaku Sertifikat halal dan sudah melunasi akad sertifikasi. • SKP dan SKPP berlaku selama 3 bulan dan dapat diperpanjang 1 kali dengan mengajukan inquiry kembali. • Syarat SKH: setelah produk suatu perusahaan dinyatakan lulus dalam Rapat Komisi Fatwa MUI dan perusahaan sudah melunasi akad sertifikasi (jika terdapat revisi akad). SKH berlaku selama 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang 37
3. Pengiriman Laporan Berkala di Cerol ● Dilakukan melalui menu Regular Report ● Pilih nomor registrasi dan manufacturer yang akan diajukan laporan berkala nya ● Isi tanggal audit internal, pihak auditor dan auditee, tindakan koreksi dan upload file ringkasan audit internal ● Isi kolom keterangan perubahan, dan jika ada perubahan maka isi kolom memo ● Tampilan menu Regular Report dapat dilihat pada halaman selanjutnya 38
Tampilan menu Regular Report
39
3. Pengiriman Laporan Berkala di Cerol (Lanjutan) • Setelah semua proses selesai dilakukan, anda bisa melihat komentar dari Bidang SJH melalui menu View Comments Regular Report di kolom HAS Comments dan dapat mencetak surat konfirmasi laporan berkala dengan mengklik View PDF
40
Contoh Surat konfirmasi laporan berkala
41
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol • Daftar Bahan tersedia di Cerol setelah proses sertifikasi selesai, dapat dilihat pada menu Registered Materials. • Pada saat audit, auditor dan perusahaan melakukan verifikasi data bahan di Cerol sesuai dengan hasil audit • Klik View untuk melihat, mengunduh dan/atau mencetak Daftar Bahan (format pdf). Klik Update untuk memperbaharui data bahan dan/atau dokumen bahan.
42
Contoh Daftar Bahan di Cerol
43
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan) • Berikut tampilan setelah klik Update. Klik Edit untuk memperbaharui data bahan (penjelasan di halaman berikutnya) • Klik Browse untuk memilih file dokumen bahan dan klik Process Upload Data untuk melakukan upload dokumen. Menu ini dapat digunakan jika ada Sertifikat halal terbaru atau dokumen pendukung bahan terbaru.
44
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan) • Tampilan setelah klik Update dan Edit • Data nama bahan, producer dan country of producer tidak dapat diganti • Data Sertifikat halal: mengganti nomor/masa berlaku pada kolom Halal By, Certified No dan Valid End • Penggantian dokumen: pada kolom Other doc, misalnya awalnya spesifikasi diganti menjadi flowchart • Kolom Remarks: bisa diisi dengan keterangan asal bahan atau “inaktif” jika bahan sudah lama tidak digunakan • Lakukan penggantian data, setelah itu klik Submit
45
4. Kebijakan mengenai Daftar Bahan yang Disetujui LPPOM MUI di Cerol (Lanjutan) • Berikut tampilan setelah klik Update • Klik List of Registered Materials dan klik View untuk melihat dokumen yang telah di upload
46
5. Kebijakan mengenai approval bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI • Bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/ aplikasi LPPOM MUI maka tidak perlu dilakukan persetujuan bahan baru ke LPPOM MUI • Definisi bahan baru: bahan yang digunakan untuk produk yang sudah disertifikasi dan untuk produk pengembangan. Bahan baru yang digunakan untuk produk pengembangan boleh diajukan pada saat registrasi pengembangan di Cerol • Perusahaan yang mendaftarkan produknya di Cerol perlu hatihati saat memasukkan status “Unpublished” karena akan berpengaruh pada kemunculan produk yang sudah disertifikasi pada website/aplikasi LPPOM MUI. Pilihan “Unpublished” digunakan apabila perusahaan tidak mau memunculkan nama produk di website LPPOM MUI. Jika tidak dipilih, maka produk akan dipublikasikan. • Produk yang SHnya sudah expired tidak akan muncul di website/aplikasi LPPOM MUI
47
Tampilan website LPPOM MUI (klik Search Halal Product)
48
5. Kebijakan mengenai approval bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI (Lanjutan) • Tampilan website LPPOM MUI setelah klik Search halal product. Pencarian produk halal dapat dilakukan berdasarkan nama produk, nama produsen dan nomor Sertifikat. Isi data yang akan dicari dan klik Cari.
49
5. Kebijakan mengenai approval bahan baru yang memiliki SH MUI dan ada di website/aplikasi LPPOM MUI (Lanjutan) • Contoh tampilan setelah klik Cari untuk produk corn starch. Klik Print hasil pencarian untuk mencetak data.
50
Pertanyaan Umum tentang Material Baru a. Ada 3 tipe material baru yang digunakan untuk produk yang telah bersertifikat halal: (1) Bahan yang terdapat di Daftar Bahan Tidak Kritis, (2) Bahan yang sudah bersertifikat halal MUI dan tertera di website LPPOM MUI (www.halalmui.org), (3) Bahan yang harus mendapatkan persetujuan sebelum digunakan melalui menu “Inquiry Material Approval” di CEROL. b. Perusahaan harus membuat Daftar Bahan baku baru (merujuk ke poin a). Daftar bahan baku baru harus diupdate kapapun ada penambahan bahan baru. Perusahaan harus menambahkan bahan baku baru tersebut pada saat melakukan registrasi perpanjangan sertifikat halal. c. Daftar bahan yang disetujui LPPOM mencakup material yang terdapat di menu “Registered Material” (di CEROL) dan Daftar Bahan Baku Baru yang dibuat oleh perusahaan (merujuk ke poin b). d. Pengajuan bahan baku baru dapat dilakukan dengan menggunakan 1 aplikan (1 username) dan digunakan untuk Divisi lain yang masih 1 grup dengan perusahaan. Namun, seluruh aplikan (username) harus mencantumkan bahan tersebut pada saat registrasi perpanjangan sertifikat halal. e. Semua bahan baku yang sudah disetujui penggunaanya melalui menu “Inquiry Material Approval” akan di-review kembali pada saat registrasi perpanjangan sertifikat halal. 51
Pertanyaan/keluhan:
[email protected]
