EVENT MANAGEMENT Event Organizer adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event. Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk dan susunan acara, budget acara, skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spesivikasi produksi acara. Pada hari pelaksanaan Event Organizer (EO) bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya event secara keseluruhan. Membuat laporan hasil pelaksanaan dan evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan. Event organizer dijalankan antara lain oleh:
Producer/Creator: · Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event baik itu klien ataupun sponsor. · Membuat rencana dan strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat dan efisien. · Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artis (talent, pengisi acara), sponsor dan subordinat. · Bertanggung jawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh kegiatan pertunjukan. · Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara. · Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi · Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi dan laporan.
Dalam pelaksanaan tugasnya Produser dibantu antara lain oleh:
General Affairs: · Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis. · Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H. · Menyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evaluasi. · Memeriksa semua kesiapan vendor sarana dan pra sarana pendukung event.
Finance · Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan. · Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event, dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaan event. · Membuat perkiraan kelancaran arus dana (cash flow-cash in/cash out) · Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh tempo. · Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan, · Mempersiapkan tagihan dan pembayaran/ cash flow beserta bukti pembayaran.
Traffic · Mengumpulkan dan meng-update seluruh data dan informasi yang berkaitan dengan event. · Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event. · Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event. · Merangkum informasi dan jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada semua bagian
(panitia), manajemen artis, manajemen venue serta petugas resmi (polisi, pemadam kebakaran, keamanan, P3K dan sebagainya).
PRODUCTION DIVISION Divisi produksi adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara (panggung, lampu (lighting), sound sistem, generator dan sebagainya) serta tenaga kerja produksi.
Diperlukan data yang lengkap mengenai spesivikasi serta skala produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara (venue) yang disusun menjadi penjadwalan seluruh bidang produksi (pengiriman, load in/ load out, sound chek, showtime dan sebagainya).
Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain. Oleh karena itu jadwal produksi harus di sepakati dalam suatu perencanaan (production plan) dan ditepati dalam pelaksanaan.
Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut hal-hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi, kembang api dan sebagainya), maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness dan sebagainya)serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenaga listrik/power tools) sebaiknya di pergunakan .
Catatan: Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (tour atau road show) sangat membutuhkan penjadwalan yang ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan serta pembangunan produksi, menjaga stamina dan mengendalikan kejenuhan dalam perjalanan dapat membantu performa kerja. Penanggung jawab produksi harus dapat menganalisa kondisi kerja di lapangan karena tekanan pekerjaan yang di hadapi crew sangat tinggi.
Pembagian kerja Divisi Produksi:
Production Manager: · Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi. · Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh. · Membuat jadwal teknis produksi atau production plan, mulai dari pra produksi, load in sampai load out, post production. · Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi. · Berkoordinasi dengan stage manager dan talent manager dalam hal materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan. · Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan acara di atas panggung, mulai dari sound check, rehearsal dan show.
Stage Manager · Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung. · Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung dan pengisi acara. · Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan di atas panggung. · Membuat rencana ploting peralatan band, berkoordinasi dengan production manager serta pengisi acara dan talent management. · Berkoordinasikan dengan Production Manager dan Talent Coordinator dalam hal teknis, materi dan susunan acara. · Mengawasi dan memperhatikan peralatan yang dipergunakan oleh pengisi acara selama kegiatan berlangsung. · Mempersiapkan segala kebutuhan dan sarana pendukung di atas panggung selama pertunjukan.
· Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala kekurangan yang ada untuk disempurnakan. · Memeriksa kelayakan panggung acara, guna menjamin keselamatan pekerja dan artis. · Menentukan dan mengontrol boleh-tidaknya seseorang berada di area panggung selama sound chek, rehearsel dan waktu pertunjukan.
Dalam pelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu oleh Stage Hand Coordinator, yang mengkoordinir beberapa orang Stage Handdengan tugas:
· Menata setting panggung beserta peralatannya agar sesuai dengan plot (letak) yang telah ditentukan. · Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan di atas panggung. · Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai keluar (load out) segala peralatan di atas panggung. · Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat pertunjukan. · Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager. · Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (air minum, handuk/tisu dan sebagainya) · Membantu pengamanan panggung jika diperlukan.
Dalam proses (load in/load out) stage hands dibantu oleh Loader yang menangani naik atau turunnya peralatan dari truk ke panggung dan sebaliknya.
Production Runners
· Membantu Production Manager dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan dan pertunjukan. · Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas, · Mengetahui tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi. · Berkoordinasi langsung kepada production manager untuk kebutuhan pengadaan Production.
Catatan: Runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih mengenal keadaan lokal (kota tempat pertunjukan), Production Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi kebutuhan yang mendadak di lapangan,dan membutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga, untuk mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan dalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhan yang tepat sesuai pesanan.
Back Stage Facilities · Membantu Production Manager dalam mempersiapkan fasilitas kerja belakang panggung. · Mengidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung. · Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung. · Memastikan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan terpasang dengan baik.
Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas kerja bagian produksi (kursi, meja, dispenser, tempat sampah dan sebagainya), tapi jika ada pembagian area belakang panggung secara spesifik (ruang artis, kamar ganti (dressing room), ruang produksi, ruang makan, ruang tunning dan sebagainya) perlengkapan yang dibutuhkan berlainan
selain yang standard (meja, kursi, tempat sampah) diperlukan daftar kebutuhan setiap ruangan untuk dipergunakan sebagai check list .
Back Stage Security · Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung. · Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton. · Menjaga area vital belakang panggung lainnya (area kemnbang api, dress room dan sebagainya) · Mengamankan jalan masuk/ keluar ke belakang panggung. · Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung setidaknya empat jam sebelum pertunjukan. · Berkoordinasi dengan Production Manager mengenai area yang diamankan beserta jumlah alokasi personal. · Berkoordinasi dengan Production Manager tentang sistem dan strategi pengamanan. · Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika terjadi hal hal diluar kendali.
Selain Back Stage Security ada juga Stage Security lebih menangani keamanan selama pertunjukan berlangsung di atas panggung untuk memastikan keamanan pengisi acara di atas panggung, serta mencegah dan mengamankan orang yang tidak seharusnya berada di atas panggung. Stage Security biasanya diambil dari security artis yang sudah mendampingi artis diluar acara.
Production Design Team: Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain pertunjukan, Production Manager dibantu oleh suatu team desain yang dikoordinasikan oleh seorang Production Designer sesuati kebutuhan pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer, misalnya:
Lighting Designer: mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dan sebagainya) sesuai karakter pengisi acara.
Sound Designer: Merancang tata suara (jenis dan karakter suara) agar sesuai karakter pengisi acara.
Artistic & Scenic Designer: Merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dan sebagainya agar sesuai dengan tema dan karakter pertunjukan.
Multimedia Designer: Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan.
Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknis–tempat dan skala produksi, serta manajement artis (tema dan karakter pertunjukan). Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan produksi acara.
Production Manager juga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan pertunjukan yang biasanya disebut Production Suplier, perusahaan tersebut mensuplai peralatan (hardware) pertunjukan (stage, rigging system, lighting system, generator supplier, multimedia) dapat berasal dari sau supplier atau lebih, brgantung kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhan produksi acara, penyelenggara yang menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan tersebut. Di bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yang biasa terlibat dalam penyelenggaraan pertunjukan beserta tugas dan tanggung jawabnya.
Sound : menyediakan peralatan sound system (tata suara) yang diminta oleh pihak penyelenggara , biasanya panduan teknis (technical raiders) permintaan peralatan, dibuat berdasarkan spesivikasi pengisi acara dan skala pertunjukan, pada umumnya tata suara mencakup antara lain: speaker utama, power, mixer utama, mixer panggung, amplifikasi, monitor panggung, side fill, mic, assoseries, kabel pelengkap, dan microphone. Sedangkan orang yang menanganinya antara lain:
Sound Engineer
· Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama mulai dari tuning, balancing, sound cek, rehearsal , dan pertunjukan. · Mengawasi instalasi pemasangan peralatan tatasuara. · Mengakomodasi permintaan pengisi acara untuk mendapatkan karakter suara yang diinginkan. · Memastikan pemasangan sound system sesuai waktu yang telah ditentukan. · Berkoordinasi dengan Production Manager mulai dari persiapan sampai pertunjukan.
Dalam melaksanakan tugasnya Sound Engineer dibantu oleh Sound Operator, dan Sound Technicia Crew yang tugasnya antara lain: · Menempatkan seluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan. · Memasang instalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan. · Membantu pengisi acara berkaitan dengan peralatan tatasuara diatas panggung. · Memastikan setiap peralatan tatasuara yang dipasang berjalan baik. · Memperbaiki atau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik. · Bekerjasama dengan stage hands selama persiapan dan pertunjukan. · Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan pertunjukan.
Lighting: menyediakan peralatan lighting system (tata cahaya) sesuai dengan permintaan pihak penyelenggara, dalam hal ini biasanya dipandu oleh spesivikasi jenis lampu yang dibutuhkan, jumlah, serta penempatan lampu (lighting plot) yang biasa disertakan, lighting plot biasanya di susun oleh Lighting Designer yang
memformulasikan tata cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara. Sedangkan orang yang menangani antara lain :
Lighting Operator: · Mengawasi pemasangan, penempatan, serta instalasi tata cahaya. · Menangani proses pemograman lampu dan focusing (pengarahan cahaya ) setiap lampu. · Mengoperasikan ligting board/console selama pertunjukan berlangsung. · Memastikan setiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik. · Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktu yang telah ditentukan. · Memberikan aba-aba kepada follow spot operator (jika memakai follow spot). · Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan.
Dalam pelaksanaan tugasnya ligting operator dibantu oleh Lighting technician/crew serta Rigger/The human fly yang tugasnya antara lain adalah: · Menagani pemasangan rigging system (konstruksi dasar menara lampu) sesuai kebutuhan. · Menangani pemasangan lighting truss (konstruksi melintang) sesuai pola yang akan di pergunakan untuk penempatan tata cahaya (rigger.) · Menangani pemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan jumlah berdasarkan lighting plot. · Menangani instalasi lampu hingga distribusi jalur lampu ke dimmer (alat pengatur kekuatan cahaya). · Membantu Lighting Operator pada saat focusing (rigger.
· Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahaya yang tidak berfungsi baik. · Memastikan keamanan pemasangan dan instalasi tata cahaya.
Stage Builder Supervisor: · Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan panggung sesuai rencana. · Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan. · Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi acara. · Memastikan pembangunan panggung selesai sesuai waktu yang telah ditentukan. · Mengakomodasi segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang sifatnya konstruksi. · Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan pertunjukan.
Stage Builder Crew: menyediakan dan membangun konstruksi panggung utama dan panggung monitor sesuai dengan desain panggung yang telah ditentukan. serta pekerjaan pemasangan lantai panggung dan finishing panggung (cat, karpet) juga pemasanganbackdrop (penutup belakang) beserta fasilitas panggung lainnya (level, tangga, ramp dan sebagainya) jika panggung tersebut didesain sesuai tema dan dilengkapi dengan elemen artistik (property, scenic dan sebagainya) maka biasanya stage supplier terlibat dalam pembuatan dan pemasangan. Sedangkan orang-orang yang menangani pembuatan panggung antara lain:
Dalam pengerjaannya dilaksanakan oleh Stage Builder dan bagian Artistik panggung, stage supplier biasanya mengerjakan pembangunan fasilitas area belakang panggung jika fasilitas tersebut tidak tersedia, berbentuk ruangan (ruang ganti, ruang artis, ruang produksi, ruang makan) dipergunakan untuk memfasilitasi tempat pertunjukan sesuai kebutuhan acara.
Generator: menyediakan daya listrik sesuai dengan yang dibutuhkan untuk menjalankan peralatan yang mempergunakan tenaga listrik. Biasanya generator diperlukan jika kapasitas listrik di tempat pertunjukan tidak memadai atau tidak ada sama sekali, juga menyediakan instalasi serta panel sumber daya listrik untuk kebutuhan operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara, multimedia dan sebagainya).
Untuk keamanan sumber listrik diharuskan memasang generator dengan kapasitas 20%-30% di atas kebutuhan, juga biasanya dipersiapkan generator cadangan untuk mengantisipasi kekurangan atau kerusakan pasokan generator utama. Sedangkan orang orang yang menangani generator antara lain:
Generator Operator: · Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhan masing masing bagian (lighting, sound system dan sebagainya) · Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan tersebut. · Memonitor dan memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai kebutuhan. · Memastikan pemasangan ground (jalur 0) dengan baik. · Mengkalkulasi kebutuhan bahan bakar untuk menjalankan generator. · Memastikan keamanan instalasi listrik dan panel demi keselamatan.
Dalam penanganan instalasi listrik, operator dibantu oleh generator technician/crew yang akan melaksanakan pemasangan tersebut, memperbaii kerusakan, menyediakan bahan bakar untuk waktu pemakaian yang telah ditentukan.
Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api, yang penempatan dan jenisnya serta waktu pengaktifannya telah dirancang berdasarkan kebutuhan pertunjukan, karena sifatnya yang menghasilkan ledakan dan api (unsur bahan peledak), maka penempatan kembang api beserta pemilihan jenisnya harus diperhatikan, dalam mengoperasiannya agar dapat dipicu secara elektrik maupun manual. Sedangkan orang orang yang menangani bidang ini antara lain:
Pyrotechnics Operator · Menentukan titik penempatan kembang api, yang dirasa aman baik secara teknis pemasangan, serta penempatan maupun akibat dari ledakan yang dihasilkan. · Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan aman dan tidak mengganggu peralatan lain. · Berkordinasi dengan venue manager mengenai lokasi yang dipakai. · Mengoperasikan peledakan kembang api sesuai skenario acara. · Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan.
Dalam pemasangan instalasi kembang api dibantu oleh pyrotechnic crew yang juga bertugas mengamankan area kembang api dari orang-orang yang tidak seharusnya berada di sekitarnya (pemasangan rambu bahaya, pita penanda dan sebagainya), memastikan daerah jatuhnya kembang api aman dari orang (terutama sekitar panggung), serta mempersiapkan pemadam api untuk mengatisipasi kebakaran.
Multimedia: Memasang layar multimedia sesuai letak yang telah ditentukan menempatkan proyektor, rangkaian instalasi dan, pemasangan layar, teknis penempatan (di atas scaffolding atau digantung) dan konstruksi dan bentuk. Jika pertunjukan diadakan di tempat terbuka maka pemasangan memperhatikan arah dan kekuatan angin di lokasi.
Multimedia dapat berupa kombinasi media yang berupa tampilan visual dalam bentuk film, slide, gambar, transparasi, slide dan sebagainya, dapat pula berupa kombinasi media. Multimedia memperkuat
(secara visual) pertunjukan yang ditampilkan, materi gambar,slide dan film disusun (edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan. Sedangkan orang yang menanganinya antara lain:
Multimedia Operator · Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor dan layar di tempat yang tepat dan aman (konstruksi dan cuaca). · Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkap dan tersusun sesuai skenario. · Memastikan peralatan pemutar media (player) berjalan baik. · Berkoordinasi dengan production manager selama persiapan dan pertunjukan
Dalam pengerjaan pemasangan layar dan proyektor dilaksanakan oleh crew yang juga dapat memperbaiki peralatan jika timbul masalah teknis serta menempatkan proyektor dan layar secara aman.
FRONT OF HOUSE DIVISION
Adalah divisi/bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan berinteraksi dengan beberapa pihak (pengelola lokasi, polisi, petugas perijinan, penonton dan sebagainya) yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan, dimana penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital . Untuk itu diperlukan pendataan menyeluruh mengenai lokasi acara (venue), kota tempat venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya. Berdasarkan pemahaman lokasi dan
kota tempat pertunjukan, maka disusun rencana dan sistem serta strategi penanganan acara, maping dan data yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang.
Front of House Manager · Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan. · Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis dan lain-lainl). · Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara. · Menghitung jumlah tenaga kerja (doorman, ticket takers, usher, securiyi) yang dibutuhkan · Mengalokasikan jumlah tenaga kerja di setiap area yang telah ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dan lain-lain). · Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi acara. · Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana pengamanan (renpam) arena pertunjukan. · Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam dan teknis pengunaan pemadam. · Berkoordinasi dengan P3K dan paramedik mengenai penempatan posko, ambulan dan penanganan lanjutan. · Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan rencana pengamanan pada hari pelaksanaan. · Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya. · Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara. · Berkoordinasi dengan producer selama persiapan dan pelaksanaan.
Dalam tugasnya Front of House (FoH) manager dibantu oleh seorang Venue Coordinator dan Venue Facilitator yang bertugas antara lain: · Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara. · Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan. · Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, toilet, rambu-rambu, pintu masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dan lain-lain). · Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area produksi, penonton, posko, pemadam kebakatan dan P3K dan sebagainya). · Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara seperti ticket box, jalur penonton dan area parkir. · Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi/sarana promosi (baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dan lain-lain) di lokasi. · Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola tempat pertunjukan
Field Security Coord · Bersama FoH manager merancang sistem dan strategi pengamanan lapangan. · Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan. · Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan di sekitar lokasi acara. · Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan lapangan. · Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan rencana pengamanan. · Memimpin pembersihan/sweeping area pertunjukan pada hari H.
· Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan pelaksanaan acara. · Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi di lapangan.
Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field SecurityCrew yang tugasnya antara lain · Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan. · Memeriksa ID/Tiket yang menjadi tanda masuk ke area tertentu. · Menjalankan instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security Coord. · Menjaga dan mengawasi area yang menjadi tanggung jawabnya. · Berkoordinasi dengan Field security Coord jika terjadi gangguan keamanan di daerah tanggung jawabnya.
Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan sejumlah Paramedic lapangan yang memiliki peralatan medis dan ambulans, guna memberikan pertolongan pertama dan merawat orang yang memerlukan penanganan medis, tim tersebut ditempatkan di posko yang telah ditentukan, beberapa anggota paramedik juga ditempatkan di area sekitar panggung untuk bersiaga, tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics Coordinator yang akan bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka.
Selain itu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan, tim pemadam kebakaran yang selain bertugas memadamkan api/kebakaran yang terjadi juga dapat dipergunakan untuk menyiram penonton), penyiraman ini mempertimbangkan jika penonton sangat padat atau jika suhu udara panas sekali, perintah penyiraman berasal dari satu komando (biasanya FoH manager/ Venue Coord) kepada kepala pemadam kebakaran dengan memperhatikan tiupan angin dan arah air.
Penanganan penonton (audience treatment) adalah salah satu tugas utama FoH selain pengamanan venue, untuk hal tersebut maka FoH Manager langsung mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi seluruh jalannya arus masuk dan keluar penonton. Untuk itu diperlukan beberapa koordinator yang bertanggung jawab atas pintu penonton, tiket serta penempatan penonton di area pertunjukan, orang orang yang bertugas antara lain:
Ticket Takers Coordinator · Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah tenaga. · Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Supervisor dan Ticket Takers di lokasi. · Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket penonton. · Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah penonton. · Berkoordinasi dengan koordinator lain lain (doorman, usher) mengenai penempatan tiket takers di setiap pintu. · Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan permasalahan tiket.
Jika jumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian gedung/ lapangan maka tiket takers koordinator dibantu TicketTakers Supervisor yang menjadi penanggung jawab setiap pintu/sektor, dengan tugas: · Mengawasi pekerjaan ticket takers di setiap pintu/sektor yang telah ditentukan. · Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap pintu/sektor yang menjadi tanggung jawabnya. · Membantu ticket takers yang menemui masalah dalam tugasnya. · Memastikan ticket takers sudah siap pada posisinya saat pintu penonton dibuka.
· Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers. · Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan permasalahan tiket.
Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton disebut Ticket Takers yang tugasnya adalah: · Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan. · Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan. · Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda masuk. · Menyimpan/mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton. · Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada supervisor. · Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong, ballpoint dan sebagainya). · Berkonsultasi dengan ticket takers supervisor jika menemui masalah tiket.
Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk maka diperlukan petugas yang bertanggung jawab yang bisasa disebut Doorman (penjaga pintu) untuk koordinasi kerja maka diperlukan seorang Doorman Coordinator dengan tugas: · Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personal. · Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Supervisor dan Doorman di lokasi acara. · Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton. · Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton.
· Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi. · Memberikan komando saat pintu penonton dibuka. · Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher) mengenai penempatan Doorman di setiap pintu. · Berkoordinasi dengan FoH manager mengenai permasalahan arus penonton.
Untuk mempermudah pengawasan pintu seorang Doorman Coordinator dapat dibantu beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya ditetapkan, dengan tugasnya: · Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah ditentukan · Mengatur mengawasi arus buka/tutup pintu penonton. · Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai tiket/tanda masuk. · Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus penonton. · Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai dibuka. · Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah.
Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalah Doorman dengan tugas: · Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki antrian. · Memastikan penonton tidak membawa barang-barang yang dilarang masuk ke area pertunjukan. · Mengamankan barang terlarang/berbahaya untuk diserahkan kepada petugas keamanan. · Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk diserahkan kepada petugas kemanan.
· Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan Supervisor/Coordinator. · Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan kelancaran arus penonton.
Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket yang dimiliki, adalah tugas seorang Usher yang mengarahkan penonton ke tempat yang benar, juga akan dikoordinasikan oleh seorang Usher Coordinator dibantu beberapa Usher Supervisor dengan tugas antara lain:
Usher Coordinator: · Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil · Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi pertunjukan · Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton · Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke tempat duduknya · Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat duduknya · Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers, doorman) mengenai penempatan usher di setiap pintu atau sektor · Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat duduk penonton
Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor dengan tugas
· Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton di setiap pintu / sector yang telah ditentukan
· Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat yang benar sesuai tiket yang dimiliki · Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan penonton · Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton masuk · Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi permasalahan pelayanan penonton
Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah Usher yang tugasnya · Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai tiket · Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya · Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat duduk · Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan dengan penonton
TALENT TREATMENT DIVISION
Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan keperluan pengisi acara (diluar kebutuhan pertunjukan) mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan seluruh data berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transport, logistik dsb), berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis. Faktor keamanan dan keselamatan artis juga menjadi tanggung jawab Talent treatment, personal divisi ini dengan spesifikasi tugasnya adalah :
Talent Treatment Coord · Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yang berkaitan dengan pengisi acara · Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara mulai datang sampai pulang · Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan dan hari pertunjukan · Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai jadwal datang dan pergi (Check In / Check Out) · Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai jumlah (termasuk Manajemen & Crew Artis) dan jadwal yang telah disepakati · Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dll) · Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/ Artis · Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis & jadwal produksi yang berhubungan dengan pengisi · Memastikan pengamanan pengisi acara jika di perlukan
· Memastikan logistik (meals, refreshment dsb) pengisi acara tercukupi dan tepat pada waktunya · Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkan · Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan dengan pengisi acara
Dalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu oleh Talent / Artis Security · Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan · Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue) yang akan di pakai oleh pengisi acara · Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan keluar baik hotel maupun venue · Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute perjalanan yang akan dilalui artis (antar kota , dalam kota , Hotel-Venue-Hotel) · Memastikan keamanan artis selama diatas panggung (sound chek, show time)
Talent /Artis Transportation · Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara (termasuk manajemen, crew, peralatan)
· Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput kebutuhan pengisi acara (orang & barang) · Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta pengemudinya · Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai waktunya · Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi kebutuhan operasional · Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan tugas transportasi · Berkoordinasi dengan Talent Treatment coordinator jika timbul masalah dengan transportasi pengisi acara
Talent / Artis Runners · Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar kebutuhan teknis) · Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan pengisi acara · Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis · Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan kebutuhan · Berkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jika timbul masalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan belanja artis
Talent / Artis Doctor · Mengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisi kesehatannya · Bersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatan artis · Mendampingi artis selama sound chek dan show time · Memberikan pertolongan pertama jika terjadi ganguan kesehatan atau kecelakaan yang dialami pengisi acara
· Berkoordinasi dengan Talent treament Coordinator jika terjadi hal tersebut diatas
IMPRESARIAT
Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan perijinan pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah mengurus segala surat menyurat, administrasi serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan
segala data dan informasi mengenai tempat acara, pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariat akan berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb). Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak Imigrasi/Custom, perijinan kerja artis asing, sensorship dan pajak. Dalam penyelenggaraan pertunjukan Impresariat akan bertugas antara l ain · Mengumpulkan semua data terkait dengan acara (Hari & Jam, tempat & artis) · Mengurus segala hal terkait dengan perijinan pemyelenggaraan acara · Memastikan segala perijinan ( surat ijin) selesai pada waktunya · Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanan dari instasi terkait (Polisi) · Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan · Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalah perijinan
TICKETING DIVISION Ticketing adalah bagian/divisi yang menangani penjadwalan berkaitan dengan tiket, mulai dari pencetakan, porporasi, pemilihan tiket box (tempat penjualan tiket) system pemesanan, distribusi sampai penghitungan tiket terjual setelah pertunjukan berakhir guna meastikan berapa pajak yang harus di bayar, Divisi tiketing antara lain adalah Ticketing Coordinator · Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi ticket
· Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua administrasi kerjasama · Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya · Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis pemesanan dan mendapatkan tiket acara · Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket box · Mengkoordinir penjualan tiket di lokasi acara (jika ada) · Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator untuk penghitungan sobekan bukti tanda masuk penonton · Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan berkaitan dengan tiket Dibantu oleh Ticket Box controller yang tugasnya antara lain: · Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box · Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan setiap tiket box · Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala · Mengontrol operasional tiket box di lokasi acara · Berkoordinasi dengan Ticketing Coordinator menyangkut permasalahan tiket
PROMOTION DIVISION
Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai dari perencanaan, desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini , selain hal itu promotion manager juga mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah Promotion Manager dengan tugas
Promotion Manager · Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik maupun luar ruang · Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media · Mengkoordinir kegiatan jumpa pers
· Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai · Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak maupun elektronik · Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media luar ruang · Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan · Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang · Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi
Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh Media placement Coordinator/ Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang, dalam proses perencanaan iklan biasanya di bantu oleh Perancang Grafis (Graphic Designer ) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot TV
GENERAL INFORMATION
CLIENT
EVENT
THEME
ARTIST
VENUE
SHOWDAY
SHOW TIME
PROD SPEC
GENERAL SCHEDULE
MOU
CONTRACT
PRE PRODUCTION
SURVAY
PRODUCTION
EVENT REPORT
EVALUATION
BUDGET
GENERAL BUDGET
PRE/PROD/POST BUDGET
CASH FLOW
TICKET SALES ESTIMATION
TERM OF PAYMENT
PRODUCTION
SHOW SPECIFICATION
TECHNICAL RIDERS
VENUE DATA
PROD AREA
STAGE AREA
PROD PLAN
DESIGN & CONSTRUCTION
STAGE PLOT
LIGHTING PLOT
STAGE PLAN
TOP ELEVATION
SIDE ELEVATION
FRONT ELEVATION
PROD SCHEDULE
ON THE ROAD
LOAD IN/LOAD OUT
SOUND CHECK/REHEARSEL
SHOW TIME
SHOW RUNDOWN
FRONT OF HOUSE
CITY MAP / VENUE AREA MAPPING
VENUE DATA
VENUE MAP
VENUE FACILITIES
MAN POWER PLAN
FIELD SECURITY PLAN
PROD AREA MAP
AUDIENCE ENTRANCE MAP
PARKING AREA MAP
ADDITIONAL AUDIENCE LIGHT
FOH WORKING SCHEDULE
TALENT TREATMENT
CONTRACT RIDERS
ARTIST TEAM – TALENT / MANAGEMENT/ CREW
ARTIST SCHEDULE
ACCOMODATION DATA & ROOM LIST
ARTIST TRANSPORTATION SCHEDULE
ARTIST CONTRACT
ADDITIONAL ARTIST DATA
PROMOTION
PROMOTION PLAN
MEDIA PLAN
PROMOTION SCHEDULE
PROMOTION DESIGN
IMPRESARIAT
EVENT PERMIT
VENUE PERMIT
POLICE PERMIT
CENCORSHIP
TICKETING
TICKET DESIGN
MOU / CONTRACT TICKET BOX
DISTRIBUTION SCHEDULE – VOUCHER / TICKET
TICKET BOX CONTROLL SCHEDULE
TICKET BOX SALES FORM
SURVAY & MAPPING
Survay & mapping adalah bagian dari pra produksi, setelah diolah akan berguna bagi semua divisi, karena hasil survay akan menjadi pedoman rencana kerja di lapangan. Begitu juga dengan mapping akan menjadi pedoman untuk mengalokasikan area kerja dan penempatan tenaga kerja, pos, parkir, pemadam, ambulans, area produksi dll. Oleh karena itu Survay & Mapping diharapkan dapat memberikan informasi keadaan setempat. Survay & Mapping sangat vital dalam lancarnya suatu rangkaian tur. Dengan rincian tugas sebagai berikut
SURVAY · Memetakan rute yang ditempuh dari tempat berangkat sampai kota tujuan, beserta jarak (km) dan waktu tempuh (jam/menit)
· Mencatat kondisi jalan/ fasilitas yang ada selama perjalanan (jembatan, trowongan, pom bensin, bengkel, pos polisi, jembatan timbang dll) · Memetakan rute masuk dari batas kota menuju venue dan hotel (beserta rute alternatifnya) · Mensurvey keadaan/kondisi venue (outdoors/indoors) persyaratan dan peraturan pemakaian venue · Pemilihan ticket box (jika tiket dijual) · Agent perekrut tenaga kerja lokal · Instansi pemerintah terkait (polisi, Pemda, pajak, pemadam dll) · Media dan pers local serta kantor perwakilannya (cetak, elektronik)
VENUE MAPPING · Mapping area venue dan sekitarnya, radius 3-5km jalan utama menuju venue dan jalan alternatif lainnya · Mapping tempat umum disekitar venue (terminal, pertokoan, perkantoran, bank, tempat ibadah, pom bensin dll) · Mapping tempat penting di sekitar venue (Rumah sakit, kantor polisi, pemadam dsb) · Mapping alokasi area parkir di venue (produksi, keamanan, ambulans, pemadam, penonton, EO) · Mapping arus masuk penonton ke venue dan keluar dari venue · Mapping arah lalulintas di sekitar venue dan alternatif arah pada hari pertunjukan · Mapping pintu yang akan dipergunakan selama persiapan sampai selesai (produksi, keamanan, artis, EO dsb)
· Mapping alokasi penempatan sarana penunjang acara di venue (posko keamanan, PPPK, prod office, information desk, venue ticket box, engginering room, toilet, dress room, dll) · Mapping ring pengamanan (min 3 ring) beserta jumlah tenaga dan area vital yang harus di jaga · Mapping penempatan tenaga kerja FOH, beserta jumlah yang diperlukan · Mapping titik pemasangan signboard, penunjuk arah, pintu masuk dsb · Mapping titik penambahan penerangan venue disesuaikan dengan acara · Mapping penempatan media promosi beserta jumlah dan jenisnya · Mapping rute evakuasi keluar venue untuk keadaan darurat · Cantumkan arah mata angin (U/Utara) pada setiap peta TICKET BOX · Data Tiket box (Alamat, tel&Fax, email, HP, Kontak) · Petugas yang bertanggung jawab mengontrol · Alokasi distribusi tiket setiap pertunjukan (alokasi setiap pertunjukan/ tiket box) · Jadwal pendistribusian dan pengumpulan hasil penjualan · Jadwal peredaran tiket setiap pertunjukan
PROMOSI LOKAL · Jadwal promosi terkait jadwal acara · Titik penempatan media promosi luar ruang (baliho, spanduk, banner dsb) · Radio network yang menjadi partner media promosi
· Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi · Koordinator wartawan media peliput · Jadwal promosi berkaitan dengan pers/media (press release, konfrensi pers dsb) · Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsor local
REKRUTMEN STAFF & CREW LOKAL · Identifikasi agensi tenaga kerja pertunjukan/ pagelaran setempat · Data staff & crew yang akan bekerja · Tugas dan tanggung jawab tenaga kerja lokal (job des) · Jadwal perekrutan, pengarahan, orientasi lapangan dan jadwal mulai bertugas · Jumlah tenaga kerja dan standard bayaran yang diterima
ORGANISER BASE CAMP · Data Base Camp (Alamat, no tel/fax, email, kotntak) · Data staff atau crew local yang membantu di base camp · Jadwal Operasional base camp (kontrak & lama pemakaian tempat) · Fasilitas yang disediakan oleh base camp(tel, listrik, ruang dll)
GOVERNMENT · Kontak penanggung jawab perijinan local (nama, alamat, telefon/HP)
· Jadwal pengajuan permohonan perijinan, masa berlaku surat ijin dll · Persaratan perijinan local (biasanya tercantum bersama perijinan pusat) · Kontak penanggung jawab dinas perpajakan dan porporasi tiket · Prosedur pemerintah daerah menyangkut perijinan · Prosedur permohonan pengerahan pengamanan local
INFORMASI UMUM · Geografi kota yang dituju · Demografi penduduk kota yang dituju · Populasi penduduk kota yang dituju · Informasi & peta provinsi serta kota yang dituju · Informasi kusus lainnya yang menyangkut kota yang dituju
· Struktur organisasi
· Job discription
Event organizer Producer General affair Finance controller Traffic
Production Division Production Manager Stage Manager Stage Hands Coord Stage Hands Production Runners
Production Design Team Lighting Designer Sound Designer Artistic & Scenic Designer Multimedia Designer
Production Hardware & System Sound System Sound Operator Sound Enginer
Sound Technician / Crew
Ligthing System Ligting Operator Lighting Technician / Crew Rigger
Stage & Rigging System Stage Builder Supervision Stage Builder Artistik
Electricity Supply System Generator Operator Generator Technician /Crew
Pyrotechnics Pyrotechnics Operator
Multimedia System Multimedia Operator
Front Of House Division
Front Of House Manager Venue Coordinator Venue Facilitator
Field Security Coordinator Field Security
Doorman Coordinator Doorman Supervisor Doorman
Ticket Takers Coordinator Ticket Takers Supervisor Ticket Takers
Usher Coordinator Usher Supervisor Usher
Paramedic Coord Fire Brigade Chief
Talent Treatment Division Artist Security Artist Runners Artist Doctor Artist Transport
Impresariat Licence & Permit Officer Gov Cencorship Officer Imigration & Custom Officer
Ticketing Division Ticketing Coordinator Ticket Box Controller Tax & Porporation Officer
Promotion Division Promotion Manager Press Coordinato
