MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2007 Microsoft Excel 2007 merupakan software pengolah data yang diproduksi olehMicrosoft Corporation yang sangat bermanfaat dalam aplikasi perkantoran mencakup:membuat, menyimpan dan membuat workbook, memasukkan tipe data yang berbeda-beda,menghitung dengan menggunakan rumus dan fungsi, menyisipkan grafik, dan lain-lain.Seperti versi sebelumnya, Microsoft Excel 2007 juga terinstal dalam satu paket Microsoft Office2007. Jika program tersebut sudah diinstal, program ini bisa dijalankan dengan cara sebagaiberikut: 1. Klik Start (Microsoft office button) 2. Pilih All Programs 3. Pilih Microsoft Office 4. Pilih Microsoft Excel 2007 5. Lembar kerja baru (workbook) akan tampil. 1. Operasi Dasar Ms Excel 2007 a) Menyimpan dan menutup lembar kerja Setelah selesai bekeja, dokumen/lembar kerja yang telah dibuat dapat disimpanserta selanjutnya ditutup. Cara untuk menyimpan serta menutup dokumen yang telahdibuat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Klik tombol office (office button), 2) Pilih save as (jika pertama kali menyimpan) 3) Kemudian klik excelworkbook 4) Tentukan lokasi penyimpanan 5) Ketik nama file 6) Pilih tipe file 7) Klik save b) Menutup workbook Menutup workbook bisa dilakukan dengan cara meng klik tanda close (X) padabagian kanan atas workbook yang sekaligus menutup aplikasi MS Excel atau denganmengklik office button, kemudian close. c) Memproteksi worksheet Proteksi worksheet dilakukan untuk mencegah perubahan data yang tidakdikehendaki yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang melakukan perubahan data. Langka-langkah proteksi data adalah sebagai berikut: 1) Klik kanan worksheet yang akan diproteksi 1
2) Klik protect sheet 3) Masukkan password 4) Tentukan item-item apa saja yang masih boleh dirubah (beri tanda centang) 5) Klik Ok d) Menambah worksheet Jika memerlukan tambahan worksheet dalam workbook, MS Excel memberikancara mudah untuk menambahkan worksheet ke dalam workbook. Caranya adalahdengan meng klik ikon worksheet. e) Mengganti nama worksheet MS excel memberi nama standar worksheet dengan nama “sheet” diikuti angka.Nama standar tersebut dapat dirubah dengan cara sebagai berikut: 1) Klik worksheet dua kali pada worksheet yang akan diganti namanya. 2) Beri nama baru (misalnya lembar 1), lalu tekan enter. f) Memasukkan data Untuk memasukkan data kedalam sel, baik data berupa angka maupun teks,dilakukan dengan cara mengklik sel yang diinginkan untuk diisi data kemudiandiketikkan datanya. Setelah selesai, kemudian tekan “enter” g) Mengatur Huruf Pengaturan huruf, baik jenis huruf maupun ukuran huruf, dapat dilakukan padagroup font yang terdapat pada ribbon home. Dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Pilih sel yang akan dirubah hurufnya 2) Pilih jenis huruf dan ukuran 3) Apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanjut, klik tanda panah pada group fontsehingga muncul kotak format cells h) Menggabung beberapa sel Penggabungan beberapa sel menjadi satu sel dalam worksheet dilakukandengan menggunakan fasilitas “Merge & Center”. Langkah-langkahnya adalah sebagaiberikut: 1) Pilih sel yang akan digabung 2) Klik tombol “merge and center” i) Pengaturan format angka Angka merupakan bentuk data yang akan sering sekali digunakan dalam programexcel dikarenakan program excel merupakan program pengolah data (angka). Dalampengaturan format angka, seperti: mengatur format penulisan 2
(angka, mata uang,pecahan, dll), lambing mata uang, pemberian lambing persen dan koma, sertamenampilkan angka nol dibelakang koma, dilakukan dengan cara mengklik group number,sebagaimana nampak pada tampilan sebagai berikut: Untuk melakukan pengaturan lebih jauh, dilakukan dengan cara mengklik tombolanak panah pada group number, kemudian lakukan pengaturan sesuai yang diinginkandengan cara mengklik kategori- kategori pada kotak dialog “format cellz”. j) Mengatur Border Garis yang muncul dalam tampilan lembar kerja MS Excel merupakan garisbantu, sehingga diperlukan border untuk memberikan tampilan garis yangsesungguhnya. Untuk memberikan border pada lembar kerja excel tersebut dilakukandengan cara sebagai berikut: 1) Tentukan sel yang akan diberi border 2) Klik tanda panah pada group Alignment 3) Klik tab border 4) Pilih style 5) Pilih border yang diinginkan 6) Klik ok k) Mengubah isi sel Isi sel dalam lembar kerja dimungkinkan untuk diubah. Untuk mengubah isi sel dalam lembar kerja dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Klik sel yang akan diubah 2) Ubah isi sel pada kotak formula l) Mengcopy data Untuk melakukan copy data, MS word memberikan fasilitas cut, copy, maupunpaste yang bisa dijalankan dengan cara yang sangat mudah: 1) Copy : untuk menyalin data, baik data angka maupun teks 2) Cut : untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain 3) Paste : Untuk memunculkan data yang telah di copy atau di cut. m) Menyalin format tabel MS excel memberikan kemudahan dalam menyalin format tabel, yakni menyalintabel, tetapi yang disalin hanya format tabelnya saja, sementara isi tabelnya tidak disalin.Caranya adalah sebagai berikut: 1) Pilih tabel yang akan di salin 3
2) Klik tombol format painter pada clipboard group 3) Klik sel yang akan digunakan untuk mengcopy n) Memasukkan data dengan cepat MS Ecxel memberikan fasilitas bagi penggunanya bila ingin memasukkan datayang sifatnya series atau berurutan secara cepat, baik data angka maupun teks. Fasilitastersebut adalah fasilitas “autofill”. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Tulis data awal, misalnya: ketikkan 1,2 2) Arahkan pointer ke kotak hitam di kanan bawah sel 3) Klik mouse, kemudian geser (drag) ke arah yang diinginkan 4) Lepaskan mouse. Fasilitas“autofil” bisa juga digunakan untuk mengisi data secara cepat denganmenggunakan hasil data yang diperoleh lewat penerapan formula atau autofil bisadigunakan untuk menyalin formula yang telah ada untuk kepentingan memasukkan datasecara cepat. o) Menggunakan fungsi-fungsi matematika Terdapat beragam fungsi matematika yang terdapat didalam MS excel yang bisadigunakan secara mudah oleh penggunanya. Fungsi-fungsi tersebut diantaranya adalahfungsi penjumlahan, statistic (mean, median, average, if, dll) dan fungsi-fungsi lainnya. Langkah-langkah menggunakan fungsi tersebut adalah sebagai berikut: 1) Klik insert function 2) Pilih fungsi yang diinginkan. 3) Klik ok Apabila ingin menggunakan ragam fungsi matematika ataupun statistik yang lain, makabisa digunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada group Function, dengan cara mengklikribbon formula untuk menggunakan fungsi yang diinginkan. p) Menggunakan rumus atau formula statistik atau matematika Penggunaan formula didalam MS Excel sangat membantu dalam melakukanoperasi bilangan matematika, baik operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian,maupun pembagian. Untuk menggunakan formula matematika, selalu diawali denganmenggunakan tanda sama dengan (=). 1) Menulis rumus dengan angka Untuk menuliskan rumus dengan angka, dapat dilakukan dengan caramenuliskan angka beserta operasi hitungnya ke dalam sel atau formula bar, lalu tekanenter, sebagaimana tampak pada gambar berikut: 4
2) Menulis rumus dengan cara menunjuk Menulis rumus dengan cara menunjuk merupakan cara menulis rumus yangpaling cepat, aman, serta mudah. Penulisan ini bisa dilakukan antar lembar kerjaataupun workbook. Caranya adalah sebagai berikut: a) Tentukan sel yang akan digunakan untuk menempatkan hasil b) Ketikkan tanda sama dengan pada sel yang akan digunakan untuk menempatkanhasil, kemudian tunjuk sel yang akan dijumlahkan dengan pointer, kemudian ketiktanda penjumlahan (+), ketik lagi sel yang akan dijumlahm kemudian tekan enter. 3) Menggunakan Autosum Autosum merupakan fungsi yang terdapat didalam MS excel yang digunakanuntuk melakukan proses perhitungan matematika. Menu-menu pilihan yang terdapatpada fasilitas autosum ini meliputi: a) Sum, digunakan untuk melakukan penjumlahan data dalam suatu range datatertentu b) Average, digunakan untuk menghitung rata-rata data dalam suatu range datatertentu c) Count numbers, digunakan untuk menghitung jumlah data dalam suatu rangedata tertentu d) Max, digunakan untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range data tertentu e) Min, digunakan untuk mencari nilai minimal dalam suatu range data tertentu. Untuk menggunakannya, dilakukan langkah-langkah berikut: a) Klik ribbon formula b) Klik tombol autosum pada group function library c) Pilih range data yang ingin dihitung d) Pilih jenis fungsi yang diinginkan pada autosum. q) Menggunakan Fungsi Logika Pada prinsipnya fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebihargument untuk menghasilkan nilai True atau false. Fungsi logika secara umum dapatdituliskan sebagai berikut: IF (logical_test;value_if_true;value_if_false) Dimana: 5
Logical test merupakan nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benaratau salah
Value_if_true, merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar Value_if_false, merupakan nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah.
Sebagai pembanding antar argumen, dapat diberikan operasi pembanding sepertitanda =, >, <, ≤, ≥, dan lain sebagainya. Untuk menuliskan fungsi logika, maka perludiperhatikan penulisan tanda petik dobel (quotation mark) yang berbentuk (")dikarenakan kesalahan dalam menuliskan quotation mark berakibat fungsi logika tidakbisa dijalankan. Langkah-langkah menuliskan fungsi logika: 1) Tentukan sel yang akan ditulis fungsi logika 2) Awali tanda sama dengan (=), kemudian tuliskan fungsi logika dengan pola: IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) 3)
Gunakan tanda pembanding alternatifargumendalam logika
>,<,=,>=,=<
untuk
membandingkan
4) Gunakan tanda petik dobel (“) untuk memberikan keterangan argument dalam fungsilogika, dan tanda koma (,) ataupun titik koma (;) secara konsisten dalam penulisanfungsi logika.
6
MENGENAL POWERPOINT 2007 1. Pengertian tentang media presentasi Informasi telah menjadi kebutuhan yang penting dalam kehidupan sehari-hari saat ini. Selainmanusia sebagai penyaji informasi, dibutuhkan juga media lain untuk menyajikan informasi.Penyaji informasi pun di tuntut untuk dapat menyajikan informasi seinformatif dan semenarikmungkin. Bermacam-macam informasi disajikan dalam berbagai bentuk media. Saat initerdapat media koran, majalah, poster berukuran besar, dan ada pula media elektronik sepertitelevisi, radio, maupun internet. Salah satu perangkat lunak (software) komputer yang biasadigunakan untuk membuat presentasi di lingkungan OS windows saat ini adalah MicrosoftPowerPoint 2007. 2. Manfaat / Kegunaan media presentasi a. Penggunaan lebih mudah b. Membantu dalam memperjelas dalam menyampaikan informasi c. Penyampaian informasi lebih menarik, interaktif dan tidak monoton d. Tidak menguras tenaga untuk menyampaikan informasi satu persatu ke setiap orang. 3. Media presentasi dahulu dan sekarang Media presentasi yang dikenal sebelumnya adalah poster dengan ukuran besar dan OverheadProjector (OHP) dengan kertas transparan bertuliskan teks. Dalam perkembangan teknologidan informasi, saat ini perangkat yang digunakan adalah komputer/laptop yang disandingkandengan Liquid Crystal Display (LCD) Projector. 4. Mengenal beberapa perangkat lunak (software) pembuat presentasi Beberapa software pembuat presentasi yang biasa digunakan, antara lain: a. OpenOffice.org buatan Sun Microsystem, biasanya digunakan pada lingkungan OS Linux.Namun terdapat juga versi yang berjalan pada lingkungan OS Windows b. Presentation X3 buatan Corel Corporation, berjalan pada lingkungan OS Windows c. KPresenter, hanya berjalan pada lingkungan OS Linux d. Macromedia Flash buatan Macromedia, berjalan pada lingkungan OS Windows. Softwareini biasanya digunakan untuk pembuatan animasi banner iklan di website atau pembuatankartun sederhana e. Microsoft PowerPoint 2007 buatan Microsoft Corporation. 5. Mengenal paket Software Microsoft Office 2007 7
Microsoft Office 2007 adalah paket sofware perkantoran yang di release pada pertengahan tahun 2006 yang mem-bundle beberapa aplikasi, yaitu: a. Microsoft Office Word 2007 (Pengolah kata / surat menyurat) b. Microsoft Office Excel 2007 (Pengolah tabel atau data keuangan) c. Microsoft Office Access 2007 (Pengolah database) d. Microsoft Office Outlook 2007 (Pengolah e-mail) e. Microsoft Office OneNote 2007 (Pengolah catatan-catatan / diary pribadi) f. Microsoft Office InfoPath 2007 (Pembuat Formulir dan menyimpan data dalam database) g. Microsoft Office Publisher 2007 (Pembuat kartu nama, undangan, kalender, dll) h. Microsoft Office Picture Manager (Penampil dan pengolah gambar sederhana) i. Microsoft Office PowerPoint 2007 (Pembuat presentasi). 6. Keunggulan PowerPoint 2007 a. Mudah digunakan b. Tersedia lebih banyak animasi untuk memperindah slide c. Tampilan interface yang lebih menarik dari versi sebelumnya d. Akses menu menggunakan Ribbon dan Tabs e. Pengaturan dan pencetakan lebih efektif 7. Mengenal versi PowerPoint yang berjalan pada OS Windows a. Microsoft Office PowerPoint 3.0 b. Microsoft Office PowerPoint 4.0 c. Microsoft Office PowerPoint 1995 (versi 7) d. Microsoft Office PowerPoint 1997 e. Microsoft Office PowerPoint 2000 f. Microsoft Office PowerPoint XP (2002) g. Microsoft Office PowerPoint 2003 (versi 11) h. Microsoft Office PowerPoint 2007 (versi 12) i. Microsoft Office PowerPoint 2010 (versi 14) Catatan : Tampilan interface Microsoft Office 1995 – 2003 masih sama, namun dengan 8
beberapa tambahan fitur. Tampilan interface 2007 dan 2010 telah menggunakan interface baru yang dilengkapi dengan fitur yang lebih lengkap dan Ribbon menu. 8. Mengenal ekstensi file yang digunakan PowerPoint 2007 a. Microsoft Office versi 1995 – 2003 menggunakan ekstensi file : - *.PPT ( File dokumen ) - *.PPS ( File executable ) b. Microsoft Office versi 2007 – 2010 menggunakan ekstensi file : - *.PPTX ( File dokumen ) - *.PPSX ( File executable ) 9. Syarat lembar presentasi yang baik a. Mudah dipahami dan dimengerti oleh pendengar b. Background harus sesuai atau kontras dengan tulisan c. Jelas dan menarik d. Lugas dan tidak bertele-tele e. Singkat, padat, tapi logis f. Memberikan masukan yang konstruktif g. Jelas tujuan dan hasil yang akan dicapai. 10. Langkah mengaktifkan PowerPoint 2007 ( Start Menu ) - Klik menu Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 2007 11. Langkah mengaktifkan PowerPoint 2007 ( Run ) - Tekan dan tahan tombol Bendera di keyboard kemudian tekan R - Kemudian ketikkan POWERPNT - Kemudian klik tombol OK atau tekan tombol Enter di keyboard 12. Mengenal Interface (antarmuka) PowerPoint 2007 13. Menyembunyikan (minimize) dan Menampilkan Menu Ribbon a. Untuk menyembunyikan (minimize) permanen menu Ribbon - Klik tombol Quick Access Toolbar [a] - Klik menu Minimize the Ribbon [b] b. Untuk menampilkan permanen menu Ribbon. Pada saat menu Ribbon di sembunyikan 9
(minimize) dapat ditampilkan dengan meng-klik pada tabs Ribbon [e]. - Klik tombol Quick Access Toolbar [c] - Klik menu Minimize the Ribbon [d] 14. Mengenal nama dan fungsi tool menu yang umum digunakan Beberapa menu dan fungsi yang umum digunakan dlam pembuatan presentasi adalah: a. Office Button di dalamnya terdapat beberapa menu : - New : Membuat lembar kerja baru - Open : Membuka dokumen yang telah disimpan - Save : Menyimpan dokumen - Save As : Menyimpan dokumen dengan nama yang berbeda - Print : Mencetak lembar kerja (Slide) ke printer - Prepare : Mengatur properti dan Proteksi dari dokumen presentasi - Send : Mengirim presentasi ke email - Publish : Mempublish presentasi ke aplikasi lain (CD, Ms. Word atau internet) - Close : Menutup Dokumen (lembar kerja) yang aktif b. Home, melakukan pengaturan dan format slide - Clipboard : Melakukan proses Copy-Cut-Paste - Slides : Melakukan proses pembuatan slide baru, mengatur layout slide dan menghapus slide - Font : Mengatur format font (jenis, ukuran, warna dan style font) - Paragraph : Mengatur format paragraph dan Bullets and Numbering - Drawing : Memasukkan shape dan mengatur format shape - Editing : Pencarian / Replace kata dan seleksi objek c. Insert, menyisipkan objek ke dalam slide - Tables : Menyisipkan tabel - Illustration : Menyisipkan Gambar, Clipart, Shape, SmartArt dan Grafik - Text : Menyisipkan Text Box, Header & Footer, Word Art dan Object lainnya - Media Clips : Menyisipkan Sound dan Video
10
d. Design, melakukan format dan theme slide - Page Setup : Mengatur ukuran dan orientasi lembar kerja - Themes : Pengaturan theme dan pewarnaan slide secara otomatis - Background : Mengganti background slide e. Animations - Preview : Untuk memperlihatkan preview format dari slide yang aktif - Animations : Mengatur animasi teks dan objek dalam slide - Transition to This Slide : Mengatur animasi transisi antar slide f. Slide Show - Start Slide Show : Memperlihatkan slide dalam bentuk presentasi layar penuh - Set Up : Melakukan pengaturan Slide Show dan menyisipkan suara narasi ke dalam presentasi - Monitors : Mengatur resolusi layar desktop yang digunakan untuk presentasi g. View - Presentation Views : Memperlihatkan layar kerja (slide) dalam bentuk Normal, pengurutan slide dan Slide show. - Show/Hide : Untuk memperlihatkan penggaris dan gridlines dalam lembar kerja - Zoom : Mengatur Zoom (besar-kecil) tampilan lembar kerja - Color/Grayscale : Mengatur lembar kerja menjadi berwarna atau grayscale - Window : Mengatur window lembar kerja yang aktif
11
