11
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan pada urutan – urutan operasi dalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen akan lebih mudah didalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Kedua definisi diatas benar dan tidak bertentangan, dan yang berbeda adalah cara pendekatannya.
2.1.2 Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi suatu sistem didalam organisasi. Pentingnya informasi dalam suatu sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : “ Informasi adalah data yang telah diproses menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau bermanfaat untuk pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.”3 Sumber informasi adalah data, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian nyata. Tetapi data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat memberikan arti banyak bagi pengguna, sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
3
Gordon B.Davis,1992,hal.28
12
2.1.3 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kumpulan dari sistem, yang melakukan fungsi – fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. Dengan demikian Henry C. Lucas, Jr dalam bukunya The Analysis Design and Implementation of Information System mendefinisikan sistem sebagai berikut : “ Sistem informasi adalah suatu kesatuan prosedur yang terorganisir yang pada saat dibutuhkan menyediakan suatu bentuk informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dalam mengontrol organisasi.”4 Suatu organisasi yang didukung dengan sistem informasi yang baik akan mempengaruhi terhadap kinerja organisasi dalam memenuhi tujuan utamanya.
2.2 Karakteristik Sistem Setiap sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu : 1. Komponen – komponen atau elemen sistem dapat berupa : a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia. b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub
4
Henry C.Lucas,Jr 1981,hal.4
13
sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer. 2. Batas sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
14
5. Masukan Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolah Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 8. Sasaran dan tujuan Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
15
2.3 Konsep Permodelan Sistem Ada banyak bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sistem antara lain model narasi, model prototype, model grafis dan lain-lain. Dalam hal ini tidak jadi masalah model mana yang akan digunakan, yang jelas harus mampu merepresentasikan visualisasi bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi pengguna akan diturunkan dari model tersebut. Perangkat yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem diantaranya adalah:
2.3.1 Flowmap Diagram Flowmap adalah campuran peta dan flowchart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, Flowmap Diagram disebut juga Diagram Alir Dokumen yaitu skema/diagram yang menggambarkan aliran dokumen yang terjadi dalam sistem maupun entitas-entitas yang berada di luar sistem. Proses yang digambarkan dalam diagram ini tidak hanya proses yang dikerjakan secara komputerisasi, tetapi proses manual juga bisa ditampilkan sehingga flowmap diagram ini bisa menggambarkan prosedur ataupun kejadian yang terjadi dalam sistem yang dibuat secara lengkap.
2.3.2 Diagram konteks Model berikutnya menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan statement of purpose. Diagram konteks merupakan kejadian
16
tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran mempresentasi seluruh sistem. Diagram konteks ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
2.3.3 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dan dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD yaitu: 1. Process, aktifitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, bisa berupa manual dan terkomputerisasi. 2. Dala Flow, suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses. 3. Data Store, kumpulan data yang disimpan . 4. External Entity, orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.
17
2.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu : 1. Entity Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. 2. Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut.
Isi
dari
atribut
mempunyai
sesuatu
yang
dapat
mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. 3. Hubungan / Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi yang terjadi diantara dua himpunan
18
entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu5 : a. Satu ke satu (One to one) Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. b. Satu ke banyak (One to many) Setiap entitas pada
himpunan entitas A dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. c. Banyak ke banyak (Many to many) Setiap entitas pada
himpunan entitas A dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.
2.4 Konsep Basis data Dan DBMS (Database Management System) 2.4.1 Basis Data Basis data merupakan kumpulan dari Data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yang tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu komponen terpenting di dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam meyediakan informasi bagi pengguna.
5
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, [Yogyakarta, 2002, Andi], hal.48.
19
Pendekatan basis data mencoba memperbaiki kelemahan-kelemahan yang tedapat pada pendekatan tradisional, yaitu: 1. Duplikasi Data (Data Redudancy) dikurangi, karena basis data merupakan kumpulan dari semua data secara umum, maka dapat digunakan bersama-sama untuk semua aplikasi, sehingga duplikasi data dapat dikurangi. 2. Hubungan Data (Data Relatability) dapat ditingkatkan, karena data dikumpulkan bersama-bersama, maka hubungan
dari data dapat
ditingkatkan, yang berarti data di file tertentu dapat dihubungkan dengan data di file lainnya.
2.4.2 DBMS (Database Management System) DBMS merupakan perangkat lunak atau program komputer yang dirancang secara khusus untuk memudahkan pengelolaan basis data. Salah satu DBMS yang popular dewasa ini berupa RDBMS (Relational Database Management Sistem), yang merupakan model basis data relasional atau dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dan merupakan suatu mekanisme dalam mengelola data dan informasi sehingga dapat digunakan oleh pengguna baik secara single user ataupun multi user sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan pengguna.
20
2.4.3 Teknik normalisasi Definisi : Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pamakai di dalam suatu organisasi. Tujuan Normalisasi : 1. Untuk menghilangkan kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas 3. Untuk mempermudah pemodifikasian data Proses Normalisasi : 1. Data
diuraikan
dalam
bentuk
tabel,
selanjutnya
dianalisis
berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat. 2. Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel terebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhanan sampai memenuhi bentuk yang okantorimal. Proses normalisasi juga digunakan pada berapa operasi yang berhubungan dengan data record yaitu : 1. Operasi Penambahan ( insert ) 2. Operasi Penghapusan ( delete ) 3. Operasi Pengubahan ( update ) 4. Operasi Pembacaan data
21
Langkah-langkah Pembentukan Normalisasi 6:
Gambar 2.1 Gambar Normalisasi
Fauzi IR_14, Depedency dan Normalisasi, http://irspasi14.blogspot.com/2013/01/ dependency-dan-normalisasi.html , diakses 13 Maret 2013, jam 13.30 WIB. 6
22
Normalisasi database biasanya jarang dilakukan dalam database skala kecil, dan dianggap tidak diperlukan pada penggunaan personal. Namun seiring dengan berkembangnya
informasi yang dikandung dalam sebuah
database, proses normalisasi akan sangat membantu dalam menghemat ruang yang digunakan oleh setiap tabel di dalamnya, sekaligus mempercepat proses permintaan data. Proses normalisasi model data dapat diringkas sebagai berikut: 1. Temukan entitas-entitas utama dalam model data. 2. Temukan hubungan antara setiap entitas. 3. Tentukan atribut yang dimiliki masing-masing entitas. Normalisasi model data dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sederhana, mengubahnya agar memenuhi apa yang disebut sebagai bentuk normal pertama, kedua, lalu ketiga secara berturutan.
2.4.4 Structure Query Language (SQL) Structure Query Language (SQL) merupakan komponen bahasa relational database system. SQL merupakan bahasa baku (ANSI/SQL), non procedural, dan berorientasi himpunan (set-oriented language). SQL dapat digunakan baik secara interaktif atau ditempelkan (embedded) pada sebuah program aplikasi.
23
Komponen-Komponen SQL : 1. Data Definition Language (DDL)7 : Digunakan untuk mendefinisikan data dengan menggunakan perintah : create, drop, alter. 2. Data Manipulation Language (DML) : Digunakan untuk memanipulasi data dengan menggunakan perintah : select, insert, update, delete. Data Manipulation Language merupakan bagian terpadu bahasa SQL. Perintah-perintahnya dapat dibuat secara interaktif atau ditempelkan pada sebuah program aplikasi. Pengguna hanya perlu menentukan 'APA' yang ia inginkan, DBMS menentukan 'BAGAIMANA' cara mendapatkannya. 3. Data Control Language (DCL) : Digunakan untuk mengontrol hak para pemakai data dengan perintah : grant, revoke.
Gambar 2.2 SQL Fatmawati A.Panto , Perintah dan Contoh DML,DDL,DCL,SQL,danDQL , http://mahasiswa.ung.ac.id/921411138/home/2012/10/3/perintah_dan_contoh_dml_ddl_dcl_sql_da n_dql.html, diakses 13 Maret 2013, jam 13.30 WIB. 7
24
2.5 Perangkat Lunak yang digunakan 2.5.1 Mengenal Lingkungan Kerja Java Java merupakan suatu bahasa pemrograman yang diperkenalkan oleh Sun Microsystem pada pertengahan 1990. Menurut defenisi Sun, java adalah nama untuk sekumpulan teknologi untuk membuat dan menjalankan perangkat lunak standalone ataupun lingkungan jaringan. Banyak yang menyebut java sebagai sebuah teknologi dibandingkan dengan bahasa pemrograman konvensional lainnya. Teknologi java memiliki tiga komponen penting yaitu, Programming-Language, Application Programming-interface, Virtual Machine Spesification8.
Gambar 2.3 Tampilan Java
8
Zuhri-ghostmetal.blogspot.com/2011/10/pengertian-tentang-java.html
25
2.5.2 Mengenal Database Xampp Xampp merupakan program aplikasi pengembang yang berguna untuk pengembangan website berbasis PHP dan MySQL. Software Xampp dibuat dan dikembangkan oleh Apache Friends. Perangkat lunak komputer ini memiliki kelebihan untuk bisa berperan sebagai komputer web Apache untuk simulasi pengembangan website9.
Gambar 2.4 Tampilan Xampp Version2.5
2.5.3 iReport iReport adalah merupakan perangkat lunak bantu untuk perancangan laporan secara visual yang nantinya dapat di kompilasi dengan menggunakan JasperReport sehingga menjadi file *.jasper atau*.jrxml yang dapat langsung dipanggil oleh program Java. 9
Solylight.blogspot.com/2013/03/penjelasan-dan-fungsi-xampp.html
26
Komponen-komponen iReport : a. Koneksi Database / Datasource Sebelum kita memulai mendesain sebuah report dalam iReport, terlebih dahulu langkah yang kita harus lakukan adalah kita harus melakukan koneksi ke database. Dalam hal ini kita akan membuat koneksi database dengan menggunakan JDBC Connection. b. Query Database Langkah selanjutnya setelah kita berhasil membuat koneksi ke database di iReport, selanjutnya kita perlu membuat query yang digunakan untuk menampilkan data yang ingin kita tampilkan. c. Field Field digunakan untuk menampung data hasil dari query database. Seperti contoh diatas ada 3 buah field yaitu ID, NAMA_ASISTEN dan STATUS. d. Variabels Variables digunakan untuk menampung data yang akan digunakan di dalam report. pada iRepot telah tersedia beberapa variables build in antara lain
PAGE_NUMBER,
COLUMN_NUMBER,
REPORT_COUNT,
PAGE_COUNT, COLUMN_COUNT. e. Parameter Parameters digunakan untuk masukan atau melewatkan data dari kode Java ke dalam report. iReport juga telah menyediakan beberapa parameters build in dan kita juga bisa menambahkan parameters sesuai dengan yang kita butuhkan.
27
f. Design Setelah kita melewati beberapa langkah diatas, kita telah siap untuk mendesain report. untuk mendesainnya kita cukup melakukan Drag and Drop saja, komponen-komponen yang kita butuhkan ke dalam bidang desain10.
Gambar 2.5 Tampilan iReport-4.1.1
2.5.4 Sistem Operasi Windows 7 Sistem operasi adalah alat untuk mempermudah penggunaan komputer, sistem operasi seharusnya dirancang dengan mengutamakan kemudahan pengguna. Dibandingkan menggunakan kinerja ataupun utilitas sumber daya, sebaliknya dalam lingkungan multiuser, sistem operasi dapat dipandang sebagai alat untuk memaksimal penggunaan sumber daya komputer. Tetapi
10
http://inferno-consulting.blogspot.com/2008/03/reporting-with-jasperreport-and-ireport.html
28
pada sejumlah komputer, sudut pandang pengguna dapat dikatakan hanya sedikit. Microsoft telah merilis hasil studi tentang keamanan pada OS Windows XP, Vista dan Windows 7, berdasarkan hasil pengamatan pada tahun 2010 lalu. Menurut Microsoft, Windows 7 64bit adalah OS paling aman dari virus, malware, dan serangan keamanan lainnya. Windows 7 secara keseluruhan 4-5 kali lebih aman dibandingkan dengan Windows XP yang pada hasil studi kali ini adalah OS dengan tingkat keamanan paling rendah. Laporan ini mengambil sampel perseribu pengguna, yang pada setiap 1.000 pengguna Windows 7 64bit terdapat 2,5 komputer yang terinfeksi dan pada Windows 7 32bit angka tersebut naik menjadi 3,8 komputer yang terinfeksi. 15,9 infeksi perseribu pengguna Windows XP SP3 dan pada SP2 angka tersebut menyentuh 19,3 komputer yang terinfeksi. Windows Vista berada ditengah-tengah yang menandakan kalau keamanan pada Vista lebih baik dari XP tetapi tidak lebih baik dari Windows 7.
2.6 Sejarah Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau Setelah Indonesia memproklamirkan Kemerdekaan pada tanggal 17-8-1945, maka semenjak itu Pemuda-pemuda Indonesia mulai berangsur-angsur merebut kekuasaan Pemerintahan dari tangan Jepang baik di pusat pemerintahan (Jakarta/Bandung) maupun Pemerintahan Daerah-daerah. Sesudah Pemerintahan Indonesia membentuk Kabinet yang pertama, maka pada Menteri mulai menyusun
29
organisasi serta sifatnya. Pekerjaan Umum pada waktu itu (1945) berpusat di Bandung, dengan mengambil tempat bekas gedung V.&W. (dikenal dengan nama "Gedung Sate"). Ketika Belanda ingin mengembalikan kekuasaaan pemerintahan di Hindia Belanda sebelum perang, datang mengikuti Tentara Sekutu masuk ke Indonesia. Akibat dari keinginan Pemerintahan Belanda ini, terjadilah pertentangan fisik dengan Pemuda Indonesia yang ingin mempertahankan tanah air berikut gedung-gedung yang telah didudukinya, antara lain "Gedung Sate" yang telah menjadi Gedung Departemen Pekerjaan Umum pada waktu itu (peristiwa bersejarah itu dikenal dengan peristiwa "3 Desember 1945"). Pada waktu revolusi fisik dari tahun 1945 s/d 1949, Pemerintah Pusat RI di Jakarta terpaksa mengungsi ke Purworejo untuk selanjutnya ke Yogyakarta, begitu juga Kementerian PU. Sesudah Pemerintahan Belanda tahun 1949 mengakui kemerdekaan Republik Indonesia maka pusat pemerintahan RI di Yogyakarta, berpindah lagi ke Jakarta. Sejak tahun 1945 itu, Pekerjaan Umum (PU) telah sering mengalami perobahan pimpinan dan organisasi,sesuai situasi politik pada waktu itu. Sebagai gambaran garis besar organisasi PUT diuraikan sebagai berikut: 1. Sebelum tentara Belanda masuk ke Yogyakarta Susunan Kemerdekaan PU. Perhubungan dapat dibagi menjadi 8 Jawatan dan 4 Balai. 2. Khusus pada masa Republik India Serikat Kementerian Perhubungan dan POU RIS dibagi dalam beberapa Departemen dan beberapa Jawatan dan beberapa instansi yang hubungan erat dengan tugas dari dep.PU. RIS.
30
Kementerian Perhubungan PU.RIS tersebut terdiri atas penggabungan 3 Departemen prae federal yaitu : 1. Departemen Verkeer, Energie dan Mynbouw dulu (kecuali Mynbouw yang masuk dalam kementerian Kemakmuran). 2. Departemen Van Waterstaat di Wederopbouw. 3. Departemen Van Scheepvaart. Penggabungan dari 3 Departemen dari pemerintahan prae federal dalam satu Kementerian yaitu Kementerian Perhubungan Tenaga dan PU.RIS dianggap perlu, supaya hubungan 3 Departemen tersebut satu dengan lain menjadi sangat erat, terlebih-lebih jika diingat, bahwa untuk pembangunan Negara akan diadakan koordinasi dan rasionalisasi yang baik dan adanya tenaga ahli dan pula untuk melancarkan semua tugas yang dibebankan pada Kementerian Perhubungan Tenaga dan PU.RIS. Khusus pada permulaan terbentuknya Negara Kesatuan RI, maka susunan Kementerian berbeda sebagai berikut : Dalam masa proloog G 30 S. PKI terjadilah dalam sejarah Pemerintahan RI suatu Kabinet yang besar disebut dengan nama Kabinet DwiKora atau Kabinet 100 Menteri, dimana pada masa ini dibentuk Koordinator Kementerian. Tidak luput Departemen PUT. yang pada masa itu ikut mengalami perubahan organisasi menjadi 5 Dept. dibawah Kompartemen PUT Kabinet Dwikora, dipimpin Jenderal Suprajogi. Adapun Kompartemen PUT ketika membawahi, antara lain : 1. Departemen Listrik dan Ketenagaan 2. Departemen Bina Marga 3. Departemen Cipta Karya Konstruksi
31
4. Departemen Pengairan Dasar 5. Departemen Jalan Raya Sumatera Setelah peristiwa G.30S PKI Pemerintah segera menyempurnakan Kabinet Dwikora dengan menunjuk Ir.Soetami, sebagai menteri PUT untuk memimpin Kompartemen PUT. Kabinet yang disempurnakan itu tidak dapat lama dipertahankan. Kabinet Ampera, sebagai Kabinet pertama dalam masa Orde Baru. Kembali organisasi PUT dibentuk dengan Ir.Soetami, sebagai Menteri. Dengan Surat Keputusan Menteri PUT tertanggal 17 Juni 1968 N0.3/PRT/1968 dan dirobah dengan Peraturan Menteri PUT tertanggal 1 Juni 1970 Nomor 4/PRT/1970. Departemen PUT telah memiliki suatu susunan struktur Organisasi. Sebagai gambaran lebih jauh pembagian tugas-tugas dalam lingkungan Dep. PUT, maka pada waktu itu azas tugas-tugas PU telah diserahkan pada kewenangan daerah itu sendiri.
2.6.1 Struktur Organisasi
Gambar 2.6 Struktur Organisasi
32
2.6.2 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Kepala Satuan Kerja a. Kepala Satuan Kerja mempunyai wewenang untuk mengambil tindakan-tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban Anggaran Negara, sesuai dengan tujuan dan batas-batas Anggaran yang ditetapkan berdasarkan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan Petunjuk Operasional (PO), dengan berpedoman kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku; b. Kepala Satuan Kerja berkewajiban memimpin penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
dalam
melaksanakan
tugas
pokok
dan
bertanggung jawab kepada Atasan Langsungnya.
2. Pejabat Penguji SPM a. Menerima berkas SPP yang disampaikan oleh Pejabat yang melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja setelah disetujui oleh Kepala Satuan Kerja; b. Memeriksa
kelengkapan
berkas
SPP,
mengisi
check-list
kelangkapan berkas SPP dan mencatat dalam buku pengawasan penerimaan SPP; c. Memeriksa secara rinci keabsahan dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku;
33
d. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran; e. Memeriksa kebenaran atas hak Tagih; f. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator kinerja yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang telah ditetapkan dalam kontrak; g. Menandatangani dan menerbitkan SPM sekurang-kurangnya dalam 6 rangkap; h. Menyusun laporan seluruh kegiatan yang dilakukannya sesuai DIPA dan menyampaikan kepada Kepala Satuan Kerja selaku Atasan Langsungnya.
4. Bendahara Pengeluaran a. Menyelenggarakan pembukuan mengenai pengurusan Kas yang menjadi tanggungjawabnya yaitu Buku Kas Umum (BKU), Buku Pembantu, Buku Tambahan, serta buku-buku Tambahan lainnya; b. Menyiapkan Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan (SPPUP) dalam rangka pembiayaan keperluan sehari-hari Satuan Kerja dan menyampaikannya kepada Kepala Satuan Kerja; c. Melakukan pengamanan Kas serta surat-surat berharga lainnya yang berada dalam pengurusan (Brankas) sedemikian rupa
34
sehingga terjaga dari perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian negara; d. Melakukan pembayaran Uang Persediaan atas persetujuan Kepala Satuan Kerja untuk Belanja sesuai dengan Mata Anggaran Kegiatan (MAK) yang tersedia dalam DIPA Tahun Anggaran 2013, sesuai dengan ketentuan dari Kementerian Keuangan; e. Menyiapkan rincian jumlah Pengajuan SPPDU-UP, SPPTU-UP, SPPGU-UP serta dokumen-dokumen pendukung lainnya; f. Menerima dan menyetor ke Rekening Kas Negara atas Pajak dan penerimaan lainnya yang dipungut serta melaporkannya menurut bentuk dan cara yang telah ditetapkan, tepat pada waktunya kepada masing-masing instansi yang berkepentingan; g. Menyelenggarakan tata kearsipan yang bersangkutan dengan buktibukti pembukuan.
5. Pejabat Pembuat Komitmen a. Pelaksanaan rencana kerja sebagaimana telah ditetapkan dalam DIPA sesuai kegiatannya masing-masing berdasarkan persetujuan Kepala Satuan Kerja; b. Penandatanganan
Surat
Keputusan
yang
mengakibatkan
pengeluaran (gaji, lembur, honor, vakasi dan perjalanan dinas); c. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa sesuai kegiatan yang tercantum dalam DIPA untuk pekerjaan yang akan
35
dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa maupun rencana kerja kegiatan yang akan dilaksanakan secara swakelola; d. Penetapan dan penandatanganan Surat Keputusan Susunan Anggota Panitia Pengadaan Barang/Jasa dengan persetujuan Kepala Satuan Kerja; e. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa; f. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa; g. Penetapan penyedia barang/jasa sebagai pelaksana kegiatan dengan persetujuan Kepala Satuan Kerja; h. Penandatanganan Surat Perintah Kerja (SPK)/Kontrak dengan persetujuan Kepala Satuan Kerja; i. Pengawasan/penilaian atas pelaksanaan dan hasil penyelesaian pekerjaan, pemeriksaan barang sesuai spesifikasi teknis yang telah ditetapkan; j. Penandatanganan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan, Berita Acara
Pemeriksa
Barang,
Berita
Acara
Serah
Terima
Barang/Pekerjaan yang harus memuat secara lengkap identitas pekerjaan; k. Penandatanganan bukti-bukti dokumen pengeluaran anggaran Satuan Kerja, baik yang dilakukan secara contractual maupun secara swakelola;
36
l. Penyiapan dan penandatanganan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) serta dokumen pendukungnya dan menyampaikan kepada Kepala Satuan Kerja untuk mendapat persetujuan; m. Pengajuan SPP Uang Persediaan kepada Bendaharawan melalui Kepala Satuan Kerja untuk mendapatkan persetujuan; n. Menyusun laporan seluruh kegiatan yang dilakukannya sesuai DIPA dan menyampaikannya kepada Kepala Satuan Kerja selaku Atasan Langsung;
6. Petugas Pelaporan a. Menyusun Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dan Neraca Satuan Kerja sesuai dengan Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP) yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan dan menyampaikan kepada Unit Akuntansi Eselon I (UAE-I) secara tepat waktu.
7. Bagian Administrasi a. Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan yang berkaitan langsung dengan perusahaan; b. Menjawab telepon yang masuk dengan baik dan sopan.
8. Sekretaris a. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab;
37
b. Assiten/tangan
kanan
pimpinan
dalam
mengatur
aktivitas
perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations; c. Mediator pimpinan dengan bawahan.
9. Pembantu a. Membantu dalam pelaksanaan kegiatan sesuai kebutuhan dan bagiannya masing-masing.
