Memo De Ronde Venen - Montfoort - Oudewater - Stichtse Vecht - Weesp - Wijdemeren - Woerden
Onderwerp Ambtenaar Aan Datum
: Zorginkoop UW 2016 : Pascale Konings, Bert Weda en Hans Witteveen : Stuurgroep/Portefeuillehouders Utrecht West gemeenten : februari 2015
Bestuurlijke opdracht In het Portefeuillehoudersoverleg Szzw van 5 februari 2015 is reeds terug gekeken naar de resultaten van de inkoop voor 2015 en vooruitgekeken naar 2016. Daaruit kwam naar voren dat er een serieuze bestuurlijke afweging nodig is of de regio Utrecht West de contracten voor 2016 gaat verlengen of nieuwe contracten gaat sluiten met de aanbieders. Het PHO heeft verzocht om dit nader uit te werken. In deze memo worden de mogelijke keuzes nader uitgewerkt en ter besluitvorming aan het PHO voorgelegd. Bestuurlijke kernboodschap Per 1 januari 2015 is de transitie van de Jeugdzorg en AWBZ een feit. De contracten zijn voor een jaar afgesloten met een optie tot 1 keer 1 jaar verlengen. Reden voor een eenjarige contract was dat in het kader van het overgangsrecht er diverse verplichtingen waren onder andere het Regionaal Transitie Arrangement (RTA) Jeugdzorg. De gemeenten wilden de handen vrij houden om voor 2016 eventueel andere afspraken te maken. De transitie ging ook gepaard met een aanzienlijke budgetkorting. Bij de Inkoop van de AWBZ hebben wij deze direct voor 3 jaar doorberekend. Bij de Jeugdzorg is dit beeld wisselender. Dit kwam deels door de afspraken die gemaakt zijn in het RTA over met name de afbouw van residentiële voorzieningen, de afspraak om crisis- en pleegzorg voor 100% te handhaven op het niveau van 2014 en de verschillende aanwijzingen die van rijkswege werden gegeven. Het RTA is voor één jaar (2015) afgesproken. Belangrijkste opgave voor gemeenten is om aan de voorkant te gaan sturen: wie krijgt toegang tot welke zorg. Het doel daarbij is zo licht en dichtbij als mogelijk en zo zwaar als nodig. Dit is per 1 januari 2015 al gestart. De door ons gekozen inkoopwerkwijze van Best Value Procurement is ondersteunend geweest aan dit doel. Het beeld op dit moment o.b.v. de eerste evaluatie is dat we voor wat betreft de prijs in het algemeen goed hebben ingekocht en dat er maar in een beperkt aantal gevallen bindende volumeafspraken zijn gemaakt. Dit is alleen gedaan in de gevallen dat beschikbaarheid een vereiste is zoals bij crisisopvang. De gemeenten kunnen dus met de huidige contracten sturen op soort ondersteuning (licht of zwaar) en volume en daarmee dus stappen maken in het transformatieproces. Tot slot hebben we tijdens het inkoopproces 2015 gemerkt dat de benodigde data niet altijd beschikbaar was. Dit heeft het inkoopproces bemoeilijkt. Willen we opnieuw inkopen dan moeten we in mei 2015 starten. Het lopende jaar heeft ons dan nog onvoldoende nieuwe informatie gegeven. Dit alles overwegend rijst de vraag of verlengen van de huidige inkoopcontracten niet interessanter is in combinatie met sterke sturing aan de voorkant en in de kwartaalgesprekken met de aanbieders. Ons advies is: Voorstel 1. Kiezen voor het verlengen van de overeenkomsten (met uitzondering van J&O) 2. Nader te onderzoeken wat de beste optie is voor de gesubsidieerde J&O aanbieders (inclusief Bureau Jeugdzorg). 3. Voor vervoer en de zorg voor ADHD problematiek wordt nader uitgewerkt of en hoe dit voor 2016 ingekocht gaat worden. 4. Uitvoeren van de juridische toets in hoeverre binnen verlenging van de contracten ook ruimte is voor wijzigingen die aansluiten op transformatiedoelen. In deze notitie geven wij inzicht in de voor- en nadelen van verlengen en inkoop, de globaal tijdschema 2015/2106 en de transformatieagenda.
1
Inkoop 2015 In 2014 stond de voorbereiding op de transitie van de Jeugdwet en de Wmo centraal in de samenwerking tussen de gemeenten in Utrecht West. Lokaal werd de toegang vormgegeven, de regionale samenwerking kreeg vorm en de zorg werd gezamenlijk ingekocht voor 2015. Daarmee werd de zorgcontinuïteit gewaarborgd. In totaal zijn circa 160 aanbieders met een breed aanbod gecontracteerd. Binnen dit aanbod valt met name de Jeugd- en opvoedhulp op waarvoor een betrekkelijk klein aantal aanbieders (15) zijn gecontracteerd. Dit geldt name voor de zorgproducten jeugdbescherming / jeugdreclassering (BJZ) en dagbehandeling en jeugdzorg plus. In de evaluatie van de inkoop is geconstateerd dat er twee productgroepen zijn die niet ingekocht zijn. Het gaat hierbij om vervoer van kinderen naar de zorg toe en zorg in het kader van ADHD problematiek (zie bijlage 2). De transitiefase is uitgevoerd. Bij de uitvoering in 2015 zal de daadwerkelijke transformatie moeten plaatsvinden. Hierbij moeten de beleidsdoelstellingen (zie bijlage 1) daadwerkelijk gerealiseerd gaan worden. Het proces tussen cliënten, wijkteams, de regionale Inkoop & monitoringsorganisatie en de aanbieders gaat in 2015 vorm krijgen. De inkooporganisatie is ingericht om tijdens de uitvoering de transformatie te volgen: - Monitoring contracten: de hoeveelheden en bedragen die de aanbieders aan zorg leveren en in rekening brengen worden gemonitord en per kwartaal wordt hierover door de regio aan de gemeenten gerapporteerd; - Monitoring doelen, risico’s, kansen en proces: per kwartaal wordt aan aanbieders een vragenlijst gestuurd over hoe zij hieraan werken en met de belangrijkste aanbieders worden tevens kwartaalgesprekken gevoerd; - Monitoring toegang en beleid: de gemeenten krijgen zelf zicht op het functioneren van de lokale toegang en het beleid; - Cliëntervaringen: Er is een vragenlijst in ontwikkeling voor het verzamelen van cliëntervaringen over het totale proces van de geleverde zorg / dienstverlening. Met behulp van het inzicht dat op basis van de bovenstaande punten ontstaat kunnen verbeteringen doorgevoerd worden. Vervolg 2016 Gelet op de noodzakelijke voorbereidingstijd van contracteren is op korte termijn een keus nodig voor het vervolg in 2016. Indien er namelijk gekozen wordt voor het opnieuw inkopen van de zorg zal hier al in mei 2015 mee gestart moeten worden. Hierover zijn in januari en februari met de portefeuillehouders en de betrokken directeuren diverse gesprekken gevoerd. In deze gesprekken kwam een aantal belangrijke onderwerpen naar voren die van invloed zijn op de keuze verlengen of opnieuw inkopen. Deze zijn in de volgende tabel uitgewerkt. Een plus (+) betekent een positieve invloed, een min (-) uiteraard een negatieve invloed en een vraagteken (?) betekent dat het onzeker is wat de invloed is. Verlengen
Opnieuw inkopen
Prijsvoordeel bewerkstelligen
?
Door kansen uit het kansendossier te benutten, kunnen mogelijk prijsvoordelen behaald worden.
?
Nieuwe aanbieders (hoeveel zijn er?)
+/-
+
Volumes omlaag
-
Innovaties bewerkstelligen
+
Door het grote aantal aanbieders dat is gecontracteerd (circa 160) is de verwachting dat we overall gezien voldoende aanbod hebben. Nieuwe aanbieders kunnen toegelaten worden met PGB. De mogelijkheid voor een 2e ronde wordt onderzocht. Het is vooral de toegang (wijkteams) die hier invloed op heeft. Ruimte om gesprek over innovaties aan te gaan.
-
We hebben voor 2015 scherp ingekocht, de kans dat een nieuwe aanbesteding tot scherpere prijzen leidt is klein. Bij een openbare aanbesteding kan iedere aanbieder inschrijven
Het is vooral de toegang (wijkteams) die hier invloed op heeft. Energie gaat zitten in een nieuwe aanbesteding, tenzij we een bestek maken waarin innovatie 2
door nieuwe bekostigingsmethoden wordt gerealiseerd. Echter dit kost veel tijd. Focus op nieuwe contracten afsluiten.
Ervaring opdoen (gemeenten met cliënten en aanbieders) Verbeterd programma van eisen
+
Focus op leren en verbeteren.
-
+
-
Er is nu nog onvoldoende kennis en informatie om het inkoopproces beter in te steken dan afgelopen keer.
Subsidies J&O ombouwen naar contracten
-
+
Bij opnieuw aanbesteden is die mogelijkheid aanwezig.
Mogelijkheden voor wijzigingen in de samenstelling van de regio
+
Door het opbouwen van ervaringen, cijfermatig inzicht en kwalitatieve gegevens, kunnen we in 2016 een beter inkoopproces doorlopen. Kunnen we in overleg met de aanbieders proberen, maar geen garantie dat dit lukt/ kan. Gemeenten kunnen zelf kiezen voor verlengen of niet. Daarnaast biedt de optie tot verlengen de tijd om een heroriëntatie te doen op de samenstelling van de regio.
+/-
Biedt nu direct mogelijkheden voor het doorvoeren van wijzigingen. Echter zijn er nu nog geen concrete plannen voor wijziging.
Conclusie Uit bovenstaand overzicht kan geconcludeerd worden dat verlengen meer voordelen met zich meebrengt, dan opnieuw aanbesteden. Met name de behoefte aan betrouwbare cijfers en informatie over het functioneren van de lokale toegang, het lokale voorzieningenaanbod en de prestaties die zorgaanbieders leveren zorgt ervoor dat het beter is om te verlengen, dan om nu de beschikbare capaciteit in te zetten op een nieuw inkoopproces. Uit de tabel blijkt dat verlengen ten opzichte van opnieuw inkopen een tweetal nadelen met zich mee brengt. Ten eerste is het niet goed mogelijk om nieuwe aanbieders te contracteren. Dit probleem is beperkt, omdat de verwachting is dat er weinig nieuwe aanbieders zijn. Indien zich wel nieuwe aanbieders melden, is een PGB mogelijk. Tevens onderzoeken we de mogelijkheid om voor nieuwe aanbieders een tweede inkoopronde te organiseren. Bij verlengen is het tweede nadeel dat het ombouwen van subsidies naar contracten een stuk lastiger (dan wel onmogelijk) is. Het is van belang om eerst goed te onderzoeken wat hier (juridisch) passende oplossingen voor zijn. Hierbij wordt tevens de afweging gemaakt of het probleem van subsidieverstrekking dermate groot is dat een verandering voor 2016 doorgevoerd moet worden. De subsidieverstrekkingen voor 2015 zijn nog niet verstuurd, op dit moment wordt onderzocht of we hier in dit stadium nog vanaf kunnen zien. Voorstel 1. Kiezen voor het verlengen van de overeenkomsten (met uitzondering van J&O) 2. Nader te onderzoeken wat de beste optie is voor de gesubsidieerde J&O aanbieders. (inclusief Bureau Jeugdzorg). 3. Voor vervoer en de zorg voor ADHD problematiek wordt nader uitgewerkt of en hoe dit voor 2016 ingekocht gaat worden. 4. Uitvoeren van de juridische toets in hoeverre binnen verlenging van de contracten ook ruimte is voor wijzigingen die aansluiten op transformatiedoelen.
3
Tijdschema 2015 / 2016 Hieronder is een globaal indicatief tijdschema opgesteld waarmee inzichtelijk wordt gemaakt, wat tussen nu en 1 januari 2017 de activiteiten zijn die ondernomen worden.
Inkoop 2015 en monitoring
Inkoop 2016
Afronden inkoop 2015 Kwartaalrapportages en gesprekken Onderzoek 2016 Aanvullende inkoop 2016
1
2
3
4
5
6
7
8
Verlenging contracten 2016 Inkoop 2017
Beleidsvorming 2017 Inkoop 2017 Q1
Q2 Q3 2015
Q4
Q1
Q2 Q3 2016
Q4
Een toelichting op dit schema staat hieronder weergegeven.
Inkoop 2015 en monitoring o Afronden inkoop 2015: het inrichten van de monitoringsorganisatie en het afronden van de inkoop ivm de zorgcontinuïteit jeugdzorg. o Kwartaalrapportages en – gesprekken: aan het eind van elk kwartaal wordt een rapportage gemaakt over de productie en de uitnutting van de contracten. Daarover vinden met de belangrijkste aanbieders gesprekken plaats. Tijdens deze gesprekken komen tevens prestaties, kansen, risico’s en daarmee de transformatie aan bod. Inkoop 2016 o Onderzoek 2016: conform de voorgestelde besluiten wordt onderzocht wat de beste optie is voor de J&O aanbieders en de ruimte binnen de contracten voor wijzigingen die aansluiten op transformatiedoelen. o Aanvullende inkoop 2016: Mogelijk worden er een aantal aanvullende inkopen gedaan voor 2016. Hierbij kan gedacht worden aan vervoer en zorg voor de ADHD problematiek en eventueel de J&O. o Verlenging contracten: Het uitvoeren van de evaluatie van de contracten en na positieve evaluatie aan de aanbieders voorstellen om de contracten te verlengen. Inkoop 2017 o Beleidsvorming 2017: Voor het beleid en de inkoop 2017 is het van belang om inzicht te krijgen in de zaken die er echt toe doen. Onder andere de monitoring en kwartaalgesprekken gaan bijdragen aan dit inzicht. Daarbij wordt vanuit meerdere perspectieven (inwoner, gemeente, aanbieder) naar het beleid, de uitvoeringsorganisatie en de inkoop gekeken. Dit is waardevolle input voor toekomstige aanbestedingen. Het levert een stip aan de horizon, scope, randvoorwaarden, eisen, wensen en prestatie indicatoren op. Ook kunnen de doelstellingen en transformatiewensen aan de hand van de verkregen inzichten bijgesteld worden. Daarbij wordt tevens gekeken naar de keuze om aanbieders al dan niet te bevoorschotten. Dit dient zijn plek te krijgen in een (geactualiseerd) beleidsdocument. o Inkoop 2017: op basis van het (geactualiseerde) beleid wordt een nieuwe inkoopproces uitgevoerd.
Transformatieagenda De huidige contracten bieden een aantal mogelijkheden voor de transformatie. Deze staan hieronder weergegeven. - Vrijheid Wijkteams en raamcontracten: De huidige contracten zijn raamcontracten. Dit houdt in dat alleen voor daadwerkelijk geleverde zorg betaald gaat worden. Dit geeft de wijkteams de vrijheid om de zorg goed af te stemmen op de situatie van de cliënt. Daarbij kunnen ze conform de transformatiedoelstellingen sturen op lichtere vormen van zorg, zorg dichtbij, etc. 4
Q1 2017
-
Prestaties en kansen: De zorgaanbieders hebben in hun offerte 2015 aangegeven welke prestaties ze leveren en kansen ze zien in relatie tot de door de gemeenten vastgestelde transformatiedoelstellingen. Gedurende de uitvoering in 2015 en 2016 wordt dit tijdens de kwartaalgesprekken besproken en aan de hand hiervan gekeken hoe de transformatie loopt en welke verdere mogelijkheden er zijn voor de verbetering van de resultaten van de zorgaanbieders. - Leren en ervaren: de gegevens die we tot nu toe ontvangen hebben van het Rijk en aanbieders zijn vaak onvolledig en niet 100% betrouwbaar. Het is van belang in 2015 en begin 2016 een beter cijfermatig inzicht te krijgen. Ook leren aanbieders en gemeenten van elkaar door de uitwisseling van kennis en ervaring in regiotafels en kenniscafés. Hiermee wordt inzicht verkregen in de aanbieders, de cliënten, de werking van de toegang, verschillende zorgvormen, etc. Daarnaast doen andere regio’s ook ervaringen op met dit voor gemeenten nieuwe takenpakket. Op basis van al deze informatie kan een gefundeerde vervolgstap in de transformatie gemaakt worden. - Innovatie(budget): Naast de hierboven genoemde elementen van transformatie kan bij gemeenten de wens leven om iets met innovatieve ideeën, pilots e.d. te gaan doen. Dit kan zinvol zijn om van te leren en ervaren, zodat hier bij het beleid en de inkoop voor 2017 rekening mee kan worden gehouden. Gemeenten kunnen ervoor kiezen om hiervoor in 2015 budget vrij te maken. Daarnaast gaat de regio met de aanbieders in gesprek over de inrichting van social return, dat als inspanningsverplichting in de overeenkomsten is opgenomen. Bijlagen 1. Doelstellingen jeugdhulp en WMO 2. Inkoop 2016
5
Bijlage 1
Doelstellingen jeugdhulp en Wmo
Hieronder de doelstellingen die geformuleerd zijn t.b.v. de inkoop van jeugdhulp en AWBZ 18+ bij de zorginkoop voor 2015 Doelstellingen jeugdhulp Doelstelling 1. Tijdige hulp, zo dichtbij en zo kort mogelijk
2. Cliëntgericht en afgestemd op de behoefte
3. Deskundigheidsbevordering lokale wijkteams
4. Inzicht in uitgaven en uitputting budget, wachtlijsten & doelrealisatie
5. Binnen het beschikbare budget
Aanknopingspunten - Zorg zo dichtbij mogelijk aanbieden (ook Dagbehandeling, Kamer training centra, Gezinsvervangende zorg) - Crisiszorg is snel beschikbaar - Zorg zo kort en licht als verantwoord - Van curatief naar preventief - Versterken van prikkel tot uitstroom en minder instroom - Aantoonbaar, actief en doelgericht afschalen van zorgzwaarte - De cliënt en de directe (sociale) omgeving staan centraal - Vraaggericht werken - Eén gezin, één plan, één regisseur - Kwaliteit staat voorop - Overdracht nazorg naar 18+ - Ontschotting, samenwerking tussen sectoren en met lokale teams - Synergie met andere decentralisaties Direct en continu informeren en betrekken van de lokale teams - Monitoring & rapportages op verschillende aggregatieniveaus; - Actieve signalering bij onder- of overuitputting - Online inzicht in rapportages & PI’s - Voortgangsgesprekken - Transparante tarieven - Scherpe en realistische tarieven
Doelstellingen Wmo 1. Versterken eigen kracht 2. Samenwerking tussen maatschappelijke partners en inwoners 3. Inzet op preventie 4. Maatwerk en inwoner centraal (vraaggericht werken) 5. Innovatie 6. Productvereenvoudiging (minder producten en tarieven) 7. Gericht op gezinsaanpak (integrale benadering) 8. Resultaatgericht 9. Ontschotting (tussen grondslagen) 10. Verbinding Zorg en Welzijn 11. Lokaal waar mogelijk 12. Kostenreductie 25% (prijs en hoeveelheid)
6
Bijlage 2 Inkoop 2016 1. Vervoer van en naar jeugdzorgaanbieders In de Jeugdwet (artikel 2.3 2e lid) staat dat gemeenten verantwoordelijk zijn voor het vervoer van een jeugdige van en naar de locatie waar de jeugdhulp wordt geboden. Wat is door inkoop Utrecht West ingekocht Inkoop Utrecht West heeft wèl het vervoer voor dagbesteding ingekocht. Dit dient de aanbieder zelf te organiseren en maakt onderdeel uit van zijn aanbieding. M.a.w. zit dus in de prijs inbegrepen. Wat is niet ingekocht Het overige vervoer is niet ingekocht. Wie kan aanspraak maken op een vergoeding van reiskosten? Hier is door de zorgverzekeraars een formule voor opgesteld om te bepalen of iemand recht heeft op een vergoeding (de hardheidsclausule). Deze formule staat in de factsheet vervoer op blz. 3. 2. Kinderen met ADHD problematiek, behandelt door kinderartsen De VNG, Zorgverzekeraars Nederland (ZN), het Rijk en de relevante branche- en beroepsorganisaties hebben afspraken gemaakt die de continuïteit regelen voor het behandelen van kinderen met ADHD problematiek door kinderartsen. Om de zorg voor de kinderen niet in gevaar te brengen is gekozen voor een oplossing die zo dicht mogelijk bij de situatie van 2014 ligt. Dat betekent dat de inkoop voor 2015 via de zorgverzekeraars blijft lopen. Eind oktober was geconcludeerd dat gemeenten deze zorg namelijk niet meer in konden kopen en niet beschikten over het budget voor deze doelgroep, maar wij wilden niet dat deze groep kinderen buiten de boot zou vallen. Continuïteit van zorg stond daarom voorop bij het vinden van een oplossing. Om een en ander juridisch haalbaar te maken is gekozen voor het zaakwaarnemerschap via de VNG. Voor het jaar 2016 kopen gemeenten vervolgens deze zorg zelf in. Zorgverzekeraars voorzien gemeenten hiervoor van de benodigde gegevens.
7
