MEMBANGUN PERANGKAT LUNAK CUSTOMER RECORD CARD (CRC) PADA PT.CAHAYA LESTARI TEGUH MAKMUR BANDAR LAMPUNG

Jurnal Cendikia Vol 10 No. 2 Cendikia 2014 Bandar Lampung, Oktober 2014

ISSN: 0216-9436

MEMBANGUN PERANGKAT LUNAK CUSTOMER RECORD CARD (CRC) PADA PT.CAHAYA LESTARI TEGUH MAKMUR BANDAR LAMPUNG Pitrawati Program Studi Komputerisasi Akuntansi, AMIK Dian Cipta Cendikia Bandar Lampung Jl. Cut Nyak Dien No. 65 Durian Payung (Palapa) Bandar Lampung E-mail: [email protected]

ABSTRAK PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur merupakan perusahaan distibutor makanan, minuman, dan kosmetik yang beralamat di Jalan Gatot Subroto No.81 Garuntang, Bandar Lampung. Salah satu aktifitas bisnis yang dilakukan oleh Perusahaan ini adalah penggunaan Customer Record Card (CRC) oleh salesman dimana Customer Record Card (CRC) digunakan untuk mendukung kegiatan penjualan yang dilakukan secara manual dan belum menggunakan aplikasi berbasis database sehingga sistem informasi yang dihasilkan pada sistem ini tidak berjalan dengan baik. Pada penelitian ini menggunakan metode pengembangan waterfall dengan teknik pengambilan data berupa observasi, wawancara dan studi pustaka. Hasil penelitian ini adalah terwujudnya program perangkat lunak customer record card pada PT. Cahaya Lestaru Teguh Makmur yang dapat digunakan untuk memonitoring penjualan yang dilakukan oleh salesman. Sehingga aplikasi ini dapat mempermudah hasil perhitungan penjualan barang serta dapat membantu mengontrol retur barang yang terjadi. Kata Kunci: Customer Record Card (CRC), Waterfall 1.

PENDAHULUAN

1.1 LatarBelakang Komputer adalah serangkaian atau pun sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerjasama, serta membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar urutan instruksi ataupun program yang diberikan kepadanya. Pengolahan data dengan menggunakan komputer dapat meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh komputer. Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak. PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur merupakan perusahaan distributor yang menyediakan barang-barang kebutuhan masyarakat saat ini. Perusahaan tersebut menggunakan CRC sebagai acuan dan tolak ukur kualitas seorang salesman dalam mencapai target yang ditentukan perusahaan.

AMIK DCC Bandar Lampung

Sistem pengolahan data Customer Record Card (CRC) saat ini masih menggunakan cara manual, belum menggunakan sistem pengolahan data yang terkomputerisasi. Sehingga menimbulkan kesulitan dalam memonitoring proses penjualan yang dilakukan oleh salesman seperti kesulitan dalam hal pencarian data, pengecekan, penghitungan, penghapusan data, pembuatan laporan pencapaian target dan order ke toko yang kemungkinan besar terjadinya kehilangan data serta tidak efisien terhadap waktu. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut : 1. Input Customer Record Card (CRC) pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur masih menggunakan buku catatan, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses penginputan data. 2. Pada proses penggunaan Customer Record Card (CRC) sering mengalami kesulitan dalam proses pencarian data 3. Sulitnya mengetahui pencapaian target perbulan masing-masing salesman karena

31


4. kurangnya informasi dari pihak admin dan gudang. 1.3 Batasan Masalah Dari identifikasi permasalahan diatas, maka batasan masalah adalah Membangun Perangkat Lunak Customer Record Card (CRC) Pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur Bandar Lampung dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan MYSQL. 1.4 Perumusan Masalah Berdasarkan batasan masalah maka perumusan masalah adalah Bagaimana membangun perangkat lunak Customer Record Card (CRC) Pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur Bandar Lampung dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan MYSQL. 1.5 TujuanPenelitian Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah : 1. Untuk membuat program aplikasi yang dapat digunakan untuk menginput Customer Record Card (CRC) dengan cepat 2. Untuk membuat program aplikasi yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian data Customer Record Card (CRC) dengan cepat 3. Untuk membuat program aplikasi yang dapat digunakan untuk menghasilkan informasi pencapaian target perperiode secara otomatis 1.6 KegunaanPenelitian Adapun kegunaan penelitian adalah sebagai berikut : 1. Program aplikasi yang dibuat dapat digunakan untuk menginput Customer Record Card (CRC) dengan cepat 2. Program aplikasi yang dibuat dapat digunakan untuk melakukan pencarian data Customer Record Card (CRC) dengan cepat 3. Program aplikasi yang dibuat dapat digunakan untuk menghasilkan informasi pencapaian target perperiode secara otomatis. . 1.7 Tinjauan Pustaka 1.7.1 Aplikasi Adapun beberapa pengertian aplikasi menurut para ahli lain diantaranya :


ISSN: 0216-9436

Menurut Jogiyanto (2008:34) Aplikasi adalah : Suatu sistem yang dirancang dan disusun sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang terpadu dengan menggunakan komputer sebagai sarana penunjang. Berdasarkan kutipan diatas maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah perangkat lunak dan sebuah peragkat operasi kerja yang berfungsi untuk memasukkan data, mengorek data, menyimpan data, memperoleh data hasil, dan presentasi serta manipulasi data yang mempunyai tujuan tertentu, seperti mengolah dokumen, dan memenuhi kebutuhan pengguna dalam menjalankan pekerjaan tertentu 1.7.1.1 PengembanganAplikasi Pengembangan aplikasi (application development) adalah fungsi yang membuat aplikasi untuk perusahaan. Istilah ini mengacu tidak hanya untuk pemrograman, tetapi juga untuk proses keseluruhan yang lebih besar yang mencakup pendefinisian persyaratan aplikasi, perencanaan struktur aplikasi, pengembangan kode, kemajuan pembangunan dan hasil pengujian. 1.7.1.2 Komponen-Komponen Aplikasi Komponen-komponen aplikasi yang digunakan dalam pengembangannya adalah: 1. Perangkat keras diperlukan untuk menjalankan Database Management System (DBMS). Database Management Systemadalah koleksi dari database dan program-program komputer (utilities) yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. 2. Program terdiri atas sistem operasi, Database Management System dan program aplikasi. 3. Data terdiri atas sumber data, meta data, kamus data dan overhead data. 4. Prosedur yang menjelaskan bagaimana sistem dijalankan 5. Personalia yang terkait dengan pengembangan maupun pemanfaatan aplikasi. 1.7.1.3 Perangkat Lunak Aplikasi Perangkat lunak aplikasi adalah suatu sub kelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan

32


komputer, tetapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media. 1.7.1.4 Tujuan Pengembangan Aplikasi Aplikasi dikembangkan untuk berbagai tujuan yaitu membantu untuk menyelesaikan proses pencatatan dan pembuatan laporan menggunakan aplikasi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan agar data yang dihasilkan lebih akurat. 1.7.2 Pengolahan Data Adapun beberapa pengertian pengolahan data menurut para ahli lain diantaranya Menurut Jogiyanto (2006: 9) Pengolahan adalah : Proses data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan dtangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). Dari pengertian tersebut maka dapat disimpulkan pengolahan data (data processing) dapat dikatakan sebagai susunan atau kumpulan dari hasil kegiatan pikiran dengan bantuan tenaga atau suatu peralatan, sehingga dapat menghasilkan informasi untuk mencapai tujuan tertentu. 1.7.3 Customer Record Card (CRC) Customer Record Card (CRC) sebuah Kartu Catatan Pelanggan yang dibuat untuk membantu salesman dalam melakukan perencanaan, pencatatan, evaluasi dan peningkatan penjualan. Dalam kata lain, Customer Record Card (CRC) merupakan alat untuk mencapai target. 1.7.3.1 Prosedur Pencatatan Customer Record Card (CRC) Prosedur pencatatan Customer Record Card (CRC) bertujuan untuk mencatat semua penjualan salesman perperiode agar


ISSN: 0216-9436

memudahkan dalam menganalisa kondisi pasar. Informasi yang mencakup kedalam Customer Record Card (CRC) adalah : 1. Jumlah penjualan barang ketoko per kunjungan 2. Limit kredit toko Informasi barang retur di toko 1.7.3.2 Ruang Lingkup Customer Record Card (CRC) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam cara pencatatan Customer Record Card (CRC) adalah:  Identitas customer harus jelas, data ini digunakan sebagai dasar pencatatan penjualan. Hal ini memuat nama customer, alamat toko, type toko,nomor telepon, dll. Data tersebut digunakan untuk mengenal lebih jauh tentang customer agar dapat mengetahui penanggungjawab toko dan dapat menentukan batas kredit toko sehingga memperkecil kemungkinan mengalami kerugian akibat toko tidak dapat membayar tagihan.  Tanggal kunjungan, data ini digunakan untuk mengetahui kunjungan terakhir ketoko. Hal ini diperlukan sebagai tolak ukur persedian barang di toko dan sebagai control waktu pembayaran.  Produk Knowladge, data ini digunakan sebagai dasar pencatatan penjualan barang.Data ini memuat semua barang yang akan kita jual dari yang terkecil hingga terbesar.  Harga produk, harga produk merupakan hal yang paling penting dalam pencatatan CRC, bagian ini yang merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.  Target perkunjungan, data ini diperlukan untuk mengetahui target setiap berkunjung ketoko. Hal ini dapat memudahkan salesman mengatur pengorderan barang sehingga tidak terlalu sedikit atau over target. 1.7.4 Tahapan Pengembangan Aplikasi Pembuatan sebuah aplikasi akan terdiri dari 3 (tiga) tahap pokok, yaitu : 1. Tahap studi pendahuluan 2. Tahap pengembangan 3. Tahap implementasi Tahap pertama Studi pendahuluan adalah ditujukan untuk memperoleh fakta, bahwa sebuah komputerisasi yang dikehendaki

33


memang sudah bisa diselenggarakan. Perlu diperhatikan, sebuah aplikasi bukan saja secara sistem bisa dikomputerisasikan, namun juga harus mempertimbangkan persoalan lain-lainnya, seperti biaya, dan apakah data-datanya bisa tersedia atau tidak. Itu merupakan konsekuensi atas sebuah kebutuhan informasi sebagai sasaran komputerisasi itu sendiri. Jika setelah dikaji, ternyata komputerisasi belum waktunya diselenggarakan, oleh berbagai sebab dan pertimbangan, maka tahap pengembangan komputerisasi, ya berhenti sampai di sini saja. Tahap kedua pengembangan sistem merupakan tahap yang sebenarnya dalam proses pembuatan sistem aplikasi itu sendiri. Dilakukan dengan menyelenggarakan penelitian secara tuntas terhadap semua aspek yang berlangsung dalam aplikasi tadi, lalu dituangkan dalam desain sebuah sistem, dan selanjutnya diprogramkan.Sebelum mencapai tahap ketiga, maka program-program akan diuji terlebih dahulu, apakah hasilnya sudah sesuai dengan sasaran sistem yang bersangkutan. pengujian dilakukan baik dengan data-data uji-coba (data fiktif, buatan), tetapi bisa juga dengan menggunakan data-data riil, dan bahkan dikerjakan bersamaan dengan pengolahan data yang sebenarnya. Ini untuk menguji, bahwa program sudah benar-benar siap untuk diimplementasikan.tahap kedua diakhiri dengan pembuatan dokumentasi sistem, yang akan dipakai sebagai alat bantu jika akan dilakukan revisi terhadap sistem. Tahap ketiga, tahap Implementasi. Pada tahap ini program sudah dipasang di komputer, dan mulai dioperasionalkan, untuk mengolah data-data rutin. Tahap operasionalisasi program ini juga disebut tahap ‘production’. Selama masa pengoperasian program ini seorang system analist harus terus melibatkan diri, untuk mengevaluasi efektivitas desain sistem dan programnya. Jika dipandang perlu, maka seorang system analist dapat meminta seorang programmer untuk melakukan perbaikan-perbaikan tertentu disebut maintenance atau bahkan melakukan perombakan terhadap aplikasi itu sendiri (disebut modification). Redesign, perancangan ulang sistem tersebut bukan tak tertutup kemungkinan. 1.7.4.1 Perancangan Sistem


ISSN: 0216-9436

Perancangan sistem merupakan tahap setelah analisa sistem mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang dikerjakan pada analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto H.M (2011:196), Perancangan Sistem : Perancangan Sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Berdasarkan pendapat diatas maka dapat disimpulkan perancangan sistem adalah pembuatan sketsa dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan 1.7.4.2 Flowchart Bagan alir program (flowchart program) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program digunakan untuk menggambarkan logika program yang dirancang. 1.7.4.3 User Interface User interface adalah cara program dan user berkomunikasi. Istilah user interface atau interface kadang-kadang digunakan sebagai penggati istilah HCI (Human Computer Interaction). HCI (Human Computer Interface) adalah semua aspek dari interaksi pengguna dan computer, tidak hanya hardware. Semuanya yang terlhat dilayar, membaca dalam dokumentasi dan dimanipulasi dengan keyboard (atau mouse) merupakan bagian dari user interface. User Interface berfungsi untuk menghubungkan atau penterjemah informasi antara pengguna dengan system operasi, sehingga computer dapat digunakan. Dengan demikian, user interface bisa juga diartikan sebagai mekanisme inter-relasi atau integrasi total dari perangkat keras dan lunak yang membentuk pengalaman bekomputer. Use interface dari sisi software bias berbentuk Graphical User Interface (GUI) atau Command Line Interfae (CLI), sedangkan dari sisi hardware biasa berbentuk Aplle Desktop Bus (ADB), USB, dan fire wire. 1.7.4.4

Diagram Alir Dokumen (Mapping Chart) Menurut Jogiyanto (1999:800) diagram alir dokumen merupakan bagian alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir

34


termasuk tembusan-tembusannya. Bagian alir dokumen digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisik. 1.7.4.5 Daftar Flowchart Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan system sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble Chart, Bubble Diagram, Model Proses, Diagram Alur Kerja atau Model Fungsi. 1.7.4.6 Syarat-Syarat Pembuatan Data Flow Diagram Syarat pembuatan DFD ini akan menolong profesional sistem untuk menghindari pembentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidak lengkap atau tidak konsisten secara logika.Beberapa syarat pembutan DFD dapat menolong profesional sistem untuk membentuk DFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibaca oleh pemakai. Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah 1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD 2. Pemberian nomor pada komponen proses 3. Penggambaran DFD 4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit 5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika 1.7.5 Pembuatan Program Aplikasi Pembuatan program aplikasi yaitu dengan menulis kode sumber pada teks editor misalnya notepad kemudian mengubahnya menjadi bahasa mesin yang bisa dieksekusi oleh CPU. 1.7.5.1 Program Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah bahasa pemrograman komputer, bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi-instruksi yang dimengerti oleh komputer, untuk melakukan tugas-tugas tertentu, Visual Basic sering disebut juga dengan (VB), selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana tools untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows.


ISSN: 0216-9436

Setelah Visual Basic 6.0 dijalankan, akan muncul sebuah layer seperti pada gambar 1.1, Layar ini adalah pengembangan aplikasi Visual Basic yang nantinya akan anda gujakan dalam pengolahan bahasa pemrograman untuk membuat sebuah aplikasi. 1.7.5.2 MySQL Pengertian MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis. Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis Berikut ini beberapa kelebihan MySQL sebagai database server antara lain : 1. Source MySQL dapat diperoleh dengan mudah dan gratis. 2. Sintaksnya lebih mudah dipahami dan tidak rumit. 3. Pengaksesan database dapat dilakukan dengan mudah. 4. MySQL merupakan program yang multithreaded, sehingga dapat dipasang pada server yang memiliki multiCPU. 5. Didukung programprogram umum seperti C, C++, Perl, PHP, Python, dsb. 6. Bekerja pada berbagai platform. (tersedia berbagai versi untuk berbagai sistem operasi). 7. Memiliki jenis kolom yang cukup banyak sehingga memudahkan konfigurasi sistem database. 8. Memiliki sistem sekuriti yang cukup baik dengan verifikasi host. 9. Mendukung ODBC untuk sistem operasi Windows. 10. Mendukung record yang memiliki kolom dengan panjang tetap atau panjang bervariasi. 1.7.5.3 Uji Coba Aplikasi Tujuan uji coba aplikasi yaitu untuk mengadakan perbaikan terhadap instrumen penelitian yang akan digunakan untuk

35


mengambil data penelitian. Suatu instrumen dikatakan layak apabila diketahui validitas, reliabilitas, tingkat kesukaran, dan daya pembeda. 2.

METODE PENELITIAN

2.1 Rancangan Penelitian Dalam penelitian ini untuk memperoleh dan menganalisis data, peneliti berpedoman pada ketentuan-ketentuan yang menjadi standar penyusunan karya ilmiah. Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan software aplikasimenganalisis bagaimana pelaksanaan Aplikasi Pengolahan data Customer Record Card (CRC). Tahapan penelitian dalam Aplikasi pengolahan data Customer Record Card (CRC) pada PT.Cahaya Lestari Teguh Makmur secara garis besar dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu : 1. Tahap Pertama Langkah awal untuk memulai penelitian ini adalah peneliti melakukan observasi partisipatif, yakni peneliti sebagai pengamat sekaligus sebagai partisipan dalam penelitian. Melalui observasi partisipatif ini, peneliti ingin mengetahui seluruh kegiatan operasional perusahaan. Peneliti mengamati semua kegiatan dan transaksi penjualan yang terjadi di PT. Cahaya Lestari TeguhMakmur, mulai dari kegiatan dan transaksi yang ada bagian Customer, Sales, Supervisor,admin hingga bagian pengiriman. Kemudian peneliti ikut berpartisipasi dalam semua proses untuk mengetahui alur sistem yang berjalan untuk setiap transaksi dan kegiatan di PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur. 2. Tahap Kedua Penelitian dilanjutkan dengan melakukan wawancara (interview) secara mendalam kepada semua karyawan yang ada di PT. Cahaya Lestari TeguhMakmur. Peneliti membuat daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada narasumber, dalam hal ini adalah seluruh karyawan yang bekerja diPT.Cahaya Lestari TeguhMakmur. Tujuan dilakukannya proses ini adalah untuk memperoleh informasi secara utuh, menyeluruh dan mendalam mengenai job description masing-masing karyawan langsung dari narasumbernya, termasuk


ISSN: 0216-9436

kendala-kendala apa saja yang dialami dalam sistem yang sudah berjalan selama ini. Diharapkan dengan proses ini, peneliti mendapatkan gambaran mengenai kendala-kndala yang ada dan bagaimana solusi dari permasalahan tersebut. 3. Tahap Ketiga Setelah mendapatkan gambaran umum mengenai kegiatan operasional pada PT. Cahaya Lestari TeguhMakmur, peneliti kemudian melakukan study pustaka (library research) untuk mencari bahanbahan yang dapat digunakan sebagai landasan teori dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan penelitian. Hal ini dilakukan agar penelitian yang dilakukan tidak menyimpang dari standar penyusuan karya ilmiah. 4. Tahap Keempat Tahap selanjutnya, peneliti melakukan analisisterhadap semua data-data yang sudah diperoleh selama melakukan penelitian. Peneliti harus cermat untuk menentukan masalah apa yang akan diangkat sebagai judul penelitiandan bagaimana menuangkannya dalam sebuah laporan penelitian agar sesuai dengan yang diharapkan. 5. Tahap Kelima Setelah semua data dianalisis, peneliti menentukan judul penelitian yang akan diangkat dalam laporan penelitian. Kemudian dari judul tersebut peneliti melakukan pembahasan dan mecari solusi dari kendala-kendala yang ada di PT. Cahaya Lestari TeguhMakmur. 6. Tahap Keenam Pada tahap terakhir ini peneliti menguraikan kesimpulan tentang apa yang ditelitinya, dan mengungkapkan saran sebagai pertimbangan kepada pihak perusahaan ataupun kepada penelitipeneliti berikutnya. 2.2

Kerangka Pikir Penelitian Penelitian dimulai dengan merumuskan konsep dasar dari penelitian, yaitu hal apa yang ingin dicapai dari penelitian. Dari konsep dasar tersebut, dapat ditentukan hasil yang ingin diperoleh dari penelitian tersebut. 1. Identifikasi Masalah Dalam hal ini, penulis mengidentifikasikan masalah pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur yaitu

36


pencatatan Customer Record Card (CRC) yang masih menggunakan cara yang manual, sehingga dalam proses pengolahan data masih kurang cepat dan akurat. 2.

Konsep Dasar Konsep dasar dari penelitian ini adalah merancang sistem aplikasi pengolahan data perpustakaan sehingga diharapkan penggunaan Customer Record Card (CRC) dapat berjalan secara efektif dan efisien.

3.

Hasil Sedangkan hasil yang diharapkan adalah menyajikan informasi berupa laporan penjualan dan retur barang secara periode baik harian, bulanan maupun tahunan yang akurat. Kerangka pemikiran penelitian dapat dilihat pada gambar berikut : Identifikasi masalah Konsep Dasar Hasil Pencatat an Customer Record Card (CRC) masih menggunaka n cara yang manual sehingga dalam pegolahan data kurang cepat dan Gambar 1. akurat

2.3

Meranc Menyajika ang dan n informasi mengemban berupa gkan sistem laporan ‘ aplikasi penjualan pengolahan dan retur data barang Customer secara Record periode Card(CRC) baik sehingga harian, dapat bulanan digunakan maupun Kerangka Pikir Penelitian secara tahunan efektif dan yang Tempat dan Waktu efisien Penelitian akurat.

Untuk memudahkan saya dalam melaksanakan penelitian, maka saya melaksanakan penelitian dari tanggal 15 April 2015 sampai dengan tugas ini dikumpulkan. Adapun tempat penelitian dilaksanakan pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur yang beralamat di Jalan Gatot Subroto No 81 Garuntang, Teluk Betung Selatan, Bandar Lampung. 2.4 Populasi dan Sampel 2.4.1 Populasi Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan yang bekerja di PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur, termasuk customer yang terlibat dalam transaksi penjualan barang tersebut.


ISSN: 0216-9436

2.4.2 Sampel Sampel yaitu sebagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi. Sampel adalah bagian dari populasi yang diharapkan mampu mewakili populasi dalam penelitian. Teknik pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik purposive sampling. Dalam teknik ini kami hanya melibatkan orang-orang yang berkepentingan saja yang dijadikan sampel penelitian. Dengan demikian akan menghemat waktu, biaya dan tenaga sehingga penelitian dapat berjalan efektif dan efisien. 2.5

Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti dalam melakukan penelitian ini adalah menggunakan data primer, yaitu: 1. Pengamatan (Observasi) Teknik ini dilakukan untuk melihat secara langsung kegiatan operasional yang terjadi di PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur. Dengan observasi peneliti dapat melihat langsung bagaimana sistem pencatatan Customer Record Card (CRC) yang berjalan di PT. Cahaya Lestari Teguh Mamur. Selain itu peneliti juga dapat berpartisipasi aktif dalam kegiatan operasional perusahaan untuk menghasilkan data yang akurat. 2. Wawancara (Interview) Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan semua data-data yang ingin diketahui oleh peneliti langsung dari narasumbernya, dalam hal ini adalah sales dan supervisoryang terlibat dalam sistem pencatatan Customer Record Card (CRC) pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur. Melalui teknik ini peneliti dapat bertanya secara langsung kepada narasumber mengenai kendala-kendala pada sistem yang sudah berjalan selama ini. 3. Study Pustaka (Library Research) Dalam teknik ini peneliti mengumpulkan bahan atau data yang diperlukan melalui sumber-sumber pustaka, buku-buku referensi, dan buku-buku penunjang sebagai bahan landasan teori dalam penelitian ini. 2.6 Instrumen Penelitian 1. Pengamatan (Observasi) Hal-hal yang diamati pada Sistem Pengolahan Data CRC pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur, yaitu input data, proses data dan pelaporan

37


2.

ISSN: 0216-9436

Wawancara Peneliti melakukan wawancara kepada salesman dan supervisor PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur untuk mengetahui secara langsung kegiatan pencatatan Customer Record Card (CRC) dan kendala yang dihadapi salesman dalam pencatatan Customer Record Card (CRC).

serta pembuatan laporan tiapbulannya terangcang secara otomatis Dibawah ini merupakan Context Diagram, yang merupakan gambaran umum sistem yang diusulkan untuk mengkondisikan bahwa sistem akan lebih baik. 1. data CRC Sales 4. CRC valid

3.

3.1.1

Supervisor 3. Crc ttd

Gambar 3. Diagram Context Pencatatan CRC

PEMBAHASAN

3.1

2.Data CRC

Aplikasi Pengolahan data Customer Record Card (CRC)

Hasil Penelitian

Diagram Level 0

Alur Sistem Berjalan

Data CRC Sales*

1 Proses perhitungan pencapaian

Sales**

Mapping Chart Pencatatan Customer Record Card(CRC) Sales

Supervisor

Admin

start

CRC yang telah dihitung

CRC ttd

Mengec ek order sales dan menand atangani CRC

Menginput CRC ttd untuk dijadikan SPB

File CRC terhitung

CRC terhitung CRC valid

Setiap hari kerja

Mengord er barang ke toko

CRC ttd

2 Proses CRC ttd SPB

CRC

2

Supervisor

CRC ttd

3 Proses CRC valid

CRC valid

CRC ttd

Menyera hkan SPB kebagia n pengirim an

Menghitung pencapaian

File CRC ttd CRC terhitung

CRC yang telah dihitung

Gambar 4. Diagram level 0 Proses Pencatatan CRC 3.1.4 Rancangan Basis Data

CRC valid

end

Keterangan : CRC = Customer Record Card SPB = Surat Pengiriman Barang

Gambar 2. Mapping Chart 3.1.2 Kelemahan Sistem yang berjalan Kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan adalah pengolahan data pelanggan, penjualan dan perhitungan masih secara manual. Jadi jika sales, supervisor maupun owner membutuhkan informasi dari sistem data penjualan tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama dan dilakukan secara berulang-ulang dan belum tentu menjamin keakuratan dari informasi, selain hal tersebut juga terdapat kemungkinan rusak atau hilangnya catatan penjualan. 3.1.3 Alur Sistem Yang Diusulkan Sistem informasi yang diusulkan pada dasarnya sama dengan sistem yang telah berjalan selama ini namun perbedaannya adalah penulis mengusulkan untuk dikomputerisasikan dalam bentuk aplikasi

Normalisasi digunakan dalam perancangan yang bertujuan untuk menghilangkan redudansi data atau penyimpanan data secara berulang. Tbbarang kdbarang* Nmbarang Harga Satuan Isi Stok kode_kat**

detailretur koderetur Kdbarang** qty subtotal disk diskon jumlah

Tbkategori Tbtrans kode_kat* nmkategori Tbotlet kode* Nama alamat Kodea area telp owner buyer kdtype** tlimit Tb_type kdtype* nmtype lamabayar

Tbretur koderetur* tgl idname** kode** total

Tbpengguna

detailtrans ktransaksi Kdbarang** nmbarang harga qty subtotal disk diskon jumlah

Tbtrans ktransaksi* tgl idname** kode** total

idname* Namauser Password Hakakses

Gambar 5. RancanganNormalisasi 3.1.5 Hasil Rancangan Alur Program 3.1.5.1 Flowchart Login


38


ISSN: 0216-9436

Gambar 8. Flowchart Menu Utama II

Start

Tampil form Login

Pesan User dan password salah

T

T

T

Input User dan pasword

Y

Login

Y Masuk?

Proses Baca

T

3.1.5.4 Flowchart Menu Data Pelanggan

User ditemukan?

Data Pelanggan

T

Y

close

Menu Utama

X Y

Tampil Form Data Pelanggan

A

end

Gambar 6. Flowchart Login Tambah

Input nama kategori,alamat,kode area,area,telp,buyer owner,type outlet,lama bayar,limit

Kode=kode+1

3.1.5.2 Flowchart Menu Utama I

Y simpan Proses data

simpan

kode

Pesan :Simpan data berhasil

T Menu utama

T Y Pilih data yang akan dihapus

A

hapus Input Pilihan : 1.Data Master 2.Transaksi 3.Retur 4.Laporan 5.Pengguna 6.Keluar

1.Data Pelanggan 2.Data Barang

Y Pilih = 1

Y Edit

Input pilihan sub:

Proses hapus

Pesan : Data telah dihapus

T

T T

Y

Hapus Data?

Pilih data yang akan di edit

Y

Simpan data?

Proses simpan

Pesan y : data telah dirubah

Y

T

T T

Data Pelanggan

Pilih sub =1

T T

keluar

Y Pilih sub = 2

Data Barang

Y Pilih= 2

A

1. Transaksi

Gambar 9. Flowchart Data Pelanggan

T Y Transaksi Sales

T

Data Transaksi

3.1.5.4 Flowchart Data Barang

Y Pilih = 3

T

1. Retur

T Input Data Retur

Y Data Retur

Data Barang

B

Gambar 7. Flowchart Menu Utama I

Tampil form Data Barang

3.1.5.3 Flowchart Menu Utama II B

Input kode barang Y

Tambah

1.Laporan transaksi 2.Laporan Penjualan Barang 3.Laporan Stok Barang 4.Laporan Retur

Y

Pilih = 4

Baca

T

Input Pilihan sub :

Pilih sub=1

Pesan : barcode telah terdaftar

Ada?

A

preview

T

Y

Input nama barang,harg a,satua,isi,s tok,kategori

Laporan Transaksi

Y

T T

Pilih sub=2

T

Y

A

Laporan penjualan barang

T

Y

Y

Y

Laporan Stok Barang

Batal?

T

T

T Pilih sub=4 Y

Laporan Retur

Keluar

1. Tambah pengguna 2. Rubah Password 3.Backup data 4.Kunci Sistem 5. Pengaturan

Y Pilih = 5

Menu Utama Y

Y Hapus Input pilihan sub :

Input kode Barang

Yakin akan dihapus?

cari

T

Pilih sub =1

T

Y

Y

Hapus Data?

Proses hapus

T

Y

T

A

Pesan : Simpan data berhasil

T

T

T Pilih sub=3

Proses simpan data

simpan

Ada?

Tambah Pengguna

T

Pilih = 6 T Y Input keluar

Y

T

Y Pilih sub=2

Edit

Input Rubah Password

Input kode barang

cari

T Backup data**

T

Sudah Backup Data?

T

Y Pilih sub =3

Backup data*

Y keluar

Ada?

Input edit

Y

Simpan data?

Y

Proses simpan

Pesan :Data telah dirubah

T

A T

T Y Y Kunci Sistem

Pilih sub=4

Gambar 10. Flowchart Data Barang

T X

Y Pilih sub=5


Pengaturan

39


ISSN: 0216-9436

3.1.5.5 Flowchart Menu Transaksi

3.1.5.2 Flowchart Menu Laporan Transaksi

Data Transaksi

Laporan Transaksi

Tampil form Input data Transaksi

Yktransaksir=ktransaksi+ 1

Tambah

Input,qty,di skon

Proses simpan

Pilih : 1.Salesman 2.Berdasarkan nama toko 3.Berdasarkan per produk 4.pertanggal

ktransak si

Y T

T Y

Benar?

Menampilk an Tabel Pelanggan

Y Pilih?

T

Batal

T

Input Kdbarang

Y

Cetak berdasarka n nama salesman

Y

Cetak Nama Toko

Pilih=1

Data Telah Disimpan

T

T

Input pilih

Cetak Purchase Order?

simpan

T Input kode

T

Y

T

T

Benar?

Cari Nota Transaksi?

Y

Y

Input Nomor Nota

Menapilkan Tabel Barang

Pilih =2

Y Pilih?

T Y

Benar?

Proses Cari Data Transaksi

Menampilkan data transaksi

Cetak Nama Barang

T

T

T

Y

Pilih=3

Pesan : Nomor nota tidak ditemukan

Y

Pilih =4

Cetak berdasarka n pertanggal

Keluar

A

A

Gambar 13. Flowchart Menu LaporanTransaksi

Gambar 11. Flowchart Menu Transaksi 3.1.5.6 Flowchart Menu Input Retur

3.1.5.7 Flowchart Menu Pengaturan Pengaturan

Data Retur

Tampil form Input data retur

Pilih : 1.Pengaturan Toko 2.Pengaturan Type Ykoderetur=koderetur +1

Tambah

Input,qty, diskon

koderetur Proses simpan

simpan

T

Y T

T Benar?

Y

Y

Menampilkan Tabel Pelanggan

Pilih

Pilih= 1

T

Y

T

Input Kdbarang T

Input pilihan

Input kode

T

Tampil Form Pengaturan Kategori

T

T Benar?

Y

Menapilkan Tabel Barang

Pilih?

Y

Pilih= 2 Y Cetak T

Y

Tampil Form Pengaturan Type

T

Laporan Retrur

A T

Cari nota retur?

T

Y

Input Nomor Nota

Benar?

Y

Proses cari data

Menampilkan data transaksi Retur

T Pesan : Nomor nota tidak ditemukan

Keluar

Gambar 14. Flowchart Menu Pengaturan

A

Gambar 12. Flowchart Menu Retur Barang


40


3.2

Pembahasan

3.2.1 HasilProgram 3.2.1.1

Form Menu Login

ISSN: 0216-9436

Pada halaman data pelanggan, sales dapat menginputkan data pelanggan yang telah bergabung pada PT.Cahaya Lestari Teguh Makmur. Tipe Outlet dapat di atur pada menu pengaturan kategori apabila ada perubahan baik penambahan maupun pengurangan kategori dapat di atur.Sales dapat juga mengedit, menghapus, menyimpandata customer dan kembali ke menu utama sebagai pengganti simbol keluar. 3.2.1.4

Form Input Data Barang

Gambar 15. Tampilan Menu Login Form Menu utama Aplikasi Visual Basic Berbasis MySql Pada Sistem Aplikasi Customer Record Card (CRC) pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur berisi menumenu master yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi. 3.2.1.2

Form Menu Utama

Gambar 18. Tampilan Form Input Data Barang Pada halaman data barang, salesdapat menginputkan data barang yang masuk kedalam gudanhg sebagai persediaan barang atau stok pada PT.Cahaya Lestari Teguh Makmur. Sales dapat juga mengedit, menghapus, menyimpan data barang dan kembali ke menu utama sebagai pengganti simbol keluar. 3.2.1.5

Form Input Penjualan

Transaksi

Gambar 16. Tampilan Form Menu Utama 3.2.1.3

Form Input Data Pelanggan

Gambar 19. Tampilan Form Transaksi Penjualan

Gambar 17. Tampilan Form Data Pelanggan


Pada halaman data transaksi penjualan, sales dapat menginputkan data pelanggan yang telah berelasi pada menu data pelanggan, tanggal penjualan dan jumlah target yang didapat.Sales dapat juga dapat menyimpan dan mencetak data penjualan dalam bentuk

41


ISSN: 0216-9436

purchase order dan kembali ke menu utama sebagai pengganti simbol keluar. 3.2.1.6

Form Input Transaksi Retur

password dapat dilakukan dengan cara memasukan username dan password lama, setelah itu memasukan username dan password yang baru 3.2.1.9 Restore

Form

Backup

Data

dan

Gambar 20. Tampilan Form Transaksi Retur Pada halaman transaksi retur, sales dapat menginputkan data barang yang akan diretur dan dapat mencetak nota retur nya untuk didata dan di proses ke proses selanjutnya. 3.2.1.7

Form Input Data Pengguna

Gambar 23. Tampilan Backup dan Restore Data Pada halaman Backup Data dan Restore ini, semua pengguna dapat membackup data yang telah di inputkan ,hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kehilangan data akibat kerusakan sistem hardware maupun software. Restore data dapat dilakukan apabila ada data yang hilang tapi tapi sudah dibackup dapat digunakan kembali menggunakan aplikasi ini. 3.2.1.0 Form Kunci Sistem

Gambar 21. Tampilan Input Data Pengguna 3.2.1.8

Form Input Password

Data

Ganti Gambar 24. Tampilan Form Kunci Sistem 3.2.1.1 Tampilan Laporan Data Transaksi Penjualan

Gambar 22. Tampilan input Data Ganti Password Pada halaman ubah password ini, semua pengguna aplikasi ini dapat merubah password login, guna menjaga kerahasiaan yang ada di dalam aplikasi ini. Merubah


Gambar 25. Tampilan Laporan data transaksi penjualan pertoko

42


ISSN: 0216-9436

2. Pada halaman laporan Penjualan Toko, baik sales maupun supervisor dapat melihat laporan penjualan baik seluruh toko, per toko, per tanggal, perbulan, dan pertahun berdasarkan data penjualan yang telah terinput oleh user.

3.

3.2.1.2 Tampilan Laporan Penjualan Barang

4.2

Gambar 26. Tampilan Laporan Data Transaksi PenjualanBarang 3.2.1.3 Tampilan Laporan Data Retur Toko

Gambar 27. Tampilan Laporan Data Retur Toko Pada halaman laporan data retur, sales dapat melihat laporan data barang yang direturberdasarkan nama pelanggandan semua data pelanggan yang telah terinput oleh user. 4. KESIMPULAN 4.1

Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah dilakukan dapat maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pengolahan data Customer Record Card (CRC) PT Cahaya Lestari Teguh Makmur selama ini masih dijalankan secara manual, sehingga pengolahan data tidak efektif dan efisien.


Pengolahan data dengan sistem yang terkomputerisasi meningkatkan kualitas pelayanan kepada semua pihak. Sistem pengolahan data yang penulis akan usulkan memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam berbagai hal, diantaranya : a. Pencarian data dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. b. Penyajian informasi bagi pihakpihak yang membutuhkannya lebih cepat. c. Proses pengolahan data penjualan akan lebih akurat. Saran

Untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang ada dalam sistem pencatatan Customer Record Card (CRC) pada PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur, penulis menyarankan : 1. PT. Cahaya Lestari Teguh Makmur sebaiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan baik dalam pencatatan Customer Record Card (CRC), karena akan sangat bermanfaat dalam meningkatkan kinerja salesman dan memberikan data yang cepat dan akurat. 2. Komputerisasi yang penulis usulkan ini harus didukung oleh operator yang mampu dan memehami pengoprasian komputer dengan baik, khususnya mengenai program aplikasi yang digunakan. Implementasi sistem sebaiknya dilakukan secepatnya untuk mengatasi permasalahan yang terjadi selama ini. 3. Komputerisasi yang penulis usulkan agar lebih disempurnakan dimasa mendatang. 4. Mengembangkan komputerisasi data penjualan agar dapat diterapkan dan membantu kerja pada karyawan. Dengan rancangan program yang telah dibuat, semoga dapat mempercepat proses pelaporan data penjualan pada PT.Cahaya Lestari Teguh Makmur. PUSTAKA Fathansyah.2004.”Buku Teks Komputer Basis Data”.Bandung :Informatika. Hartono, Jogiyanto. (2011). Metodologi Penelitian Bisnis: Salah Kaprah dan

43


Pengalaman-pengalaman. Yogyakarta

ISSN: 0216-9436

BPFE.

Jogiyanto Hartono, 1999., Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi : Yogyakarta.

Jogiyanto, Hartono, 2006, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Kusrini. 2007. ”Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data”. Yogyakarta: Andi. LPK

Wahana.1995.”Penyusun formulir Dan Flowchart”.Yogyakarta :Andi.

Mandiri Information Sistem. 2004. ”Kamus Istilah Teknologi Informasi”. Yogyakarta : Pd Anindya. Nugroho Bunafit, Indah Indriyana. 2007. ”Membuat Aplikasi Sql Server Dengan Visual Basic 6.0”. Yogyakarta : Gava Media.


44

MEMBANGUN PERANGKAT LUNAK CUSTOMER RECORD CARD (CRC) PADA PT.CAHAYA LESTARI TEGUH MAKMUR BANDAR LAMPUNG

Recommend Documents