MEMAKSIMALKAN PROGRAM MICROSOFT OUTLOOK GUNA MENUNJANG PEKERJAAN SEKRETARIS Irawan, M.Kom Akademi Sekretari Budi Luhur E-mail:
[email protected] Abstract
The development of business demands the business doer to finish the jobs rapidly. It is also for a secretary. With Information Technology the secretarial jobs will be easier and can be finished faster. Microsoft Outlook is one of the programs in Microsoft Office which can be maximized to support the secretarial jobs. Key Words: Secretary, Information Technology, Microsoft Office, Microsoft Outlook.
I. Pendahuluan I.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi telah memberi pengaruh terhadap berbagai aspek kehidupan. Begitu pula pada dunia bisnis, teknologi
memiliki
peranan
yang
sangat
penting
dalam
menentukan berhasil atau tidaknya suatu bisnis yang sedang dijalankan. Salah satu bentuk teknologi yaitu komputer. Komputer merupakan alat yang sering digunakan dan dimanfaatkan oleh manusia dalam membantu dan mempermudah penyelesaian suatu pekerjaan. Begitupula bagi perusahaan, komputer memberikan manfaat yang besar bagi kelancaran dan keberhasilan suatu perusahaan. Komputer menyediakan banyak sistem atau fasilitas yang dapat digunakan oleh manusia. Salah satu sistem atau fasilitas tersebut yaitu Microsoft Outlook. Sistem atau fasilitas ini, sering digunakan oleh manusia dalam berkomunikasi. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang berjalan secara efektif dan efisien. Komunikasi yang efektif dan efisien dapat dicapai dengan memperhatikan berbagai aspek komunikasi. Aspek tersebut
menyangkut
bahasa
dan
media
komunikasi
yang
digunakan. Dari segi bahasa, bahasa komunikasi yang digunakan harus mudah dimengerti dan dipahami sehingga maksud dan tujuan komunikasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Sedangkan dari segi media komunikasi, media yang digunakan haruslah cepat dan akurat dalam memproses maupun mentransfer suatu informasi, sehingga informasi tersebut dapat disampaikan dan diterima dengan baik, tanpa harus memakan waktu, biaya dan tenaga.
I.2. Perumusan Masalah Dari
uraian
merumuskah
latar
balakang
permasalahan
masalah
yaitu,
di
bagaimana
atas,
penulis
pemanfaatan
program Microsoft Outlook guna menunjang kegiatan sekretaris. I.3. Tinjauan Pustaka 1. Pengertian Komunikasi Komunikasi
mengandung
makna
bersama-sama
(common). Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin, yaitu communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermakna umum atau bersama-sama. Menurut M. Dahlan Yakub Al Barry (2001:7) komunikasi adalah hubungan timbal balik antara sesama manusia. Sedangkan Raymond S. Ross sebagaimana dikutip oleh Wiryanto (2004:6), berpendapat bahwa komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih
dan
mengirimkan
simbol-simbol
sedemikian
rupa
sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respon dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh sang komunikator. 2. Tujuan Komunikasi Menurut Thomas M. Scheidel, yang dikutip oleh Deddy Mulyana (2007:4), komunikasi memiliki tujuan yaitu untuk menyatakan dan mendukung identitas diri, membangun kontak sosial dengan orang sekitar kita, untuk mempengaruhi orang lain untuk merasa, berfikir, dan berperilaku seperti yang kita inginkan. 3. Pengertian Sekretaris Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire,
dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai, Prayudi Atmosudirjo (1982:3). Seorang Sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor. Dalam perkembangannya pengertian sekretaris lebih luas lagi disini akan dikemukan pengertian Sekretaris. Menurut M.
Braum dan Ramon
dikutip oleh
Tony
Waworuntu memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan
surat-menyurat,
mengingatkan
pimpinannya
mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban
lainnya
yang
berhubungan
guna
meningkatkan
efektifitas dari pimpinannya “ (1988:58). Sedangkan menurut Ignatius Wursanto (2006:1) Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan dan berperan sebagai pembantu pimpinan. 4.
Tugas-tugas Sekretaris Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8 (delapan) yaitu: a.
Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: 1)
Membuka surat.
2)
Menerima dikte.
3)
Menerima tamu.
4)
Menerima telepon.
5)
Menyimpan arsip/surat.
6)
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesainnya secara khusus.
Tugas
ini
diberikan
karena
adanya
unsur
kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: 1) Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. 2) Menyusun surat rahasia (confidential). 3) Menyusun acara pertemuan bisnis. 4) Pembelian kado atau cindera mata, dan lain-lain. c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: 1) Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. 2) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. 3) Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatanlainnya. 4) Mengingatkan
pimpinan
membayar
iuran
atau
ansuransi dari suatu badan atau instansi. 5) Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari
instansi
kesejahteraan.
yang
diberikan
sebagai
dana
6) Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. 7) Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor. d. Tugas Sosial Tugas sosial, meliputi: 1) Mengurusi Rumah tangga kantor. 2) Mengatur
penyelenggaraan
resepsi
untuk
kantor
pimpinan beserta pengurusan undangannya.
e. Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain: 1)
Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
2)
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
3)
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
f.
Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1)
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2)
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3)
Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4)
Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: 1) Menyiapkan
agenda
rapat,
menyiapkan
laporan,
menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. 2) Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media
lain
yang
ada
kaitannya
dengan
kepentingan perusahaan. 3) Mengoreksi
bahan-bahan
cetakan,
misal:
brosur,
undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. 4) Mewakili
pimpinan
dalam berbagai
resepsi
atau
pertemuan. h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuanpertemuan tersebut. 5.
Elektronik Mail (e-mail)
Email berasal dari kata electronic mail. Menurut Mac Bride (2003:12) email adalah surat melalui media elektronik. Sedangkan menurut Jack Febrian (2006:139) email adalah satu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik, dari satu komputer ke komputer lainnya. Pesan yang ada pada email dibuat dengan pengolah kata menghasilkan suatu dokumen, dan kemudian dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan komputer,komputer tersebut terhubung dengan komputer lainnya, misalnya dengan modem, dan melalui jalur tersebut data dapat dikirimkan. Ketika hendak mengirimkan email ke pengguna komputer lainnya, pesan tersebut dikirimkan dari komputer si pengirim, melewati komputer yang ada di ISP (Internet Service Provider) dan kemudian akan sampai ke internet, lalu menuju komputer si penerima email yang dituju. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar yang hendak dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lainnya. Keuntungan penggunaan email menurut Shirley Taylor (2005:50) yaitu : a.
Sifatnya tidak resmi.
b.
Pesan-pesan dapat terkirim ke banyak orang hanya meng-klik tombol.
c.
Dapat melampirkan arsip dan mengirimnya dengan sangat mudah.
d.
Pesan-pesan seketika terkirim dalam hitungan detik.
e.
Relatif murah.
f.
Dapat diprioritaskan. Memutuskan email apa yang akan dibaca pertama kali ketika membuka surat.
Sedangkan kelemahan email menurut Shirley Taylor (2005:49) yaitu : a. Pesan-pesan email kerap kembali lagi karena salah alamat. b. Kadang-kadang setelah mengirim pesan, kita berharap dapat menariknya kembali, tetapi sudah terlambat. c. Sepanjang hari kita kerap disela oleh arus email yang terusmenerus. d. Kadang-kadang
kita
mengirimkan
pesan
email
melalui
sementara kita tahu bahwa akan lebih baik bila disampaikan melalui telepon. e. Sudah lama kita tidak mengerjakan tugas rutin atau menghapus pesanpesan yang ada di dalam email. f.
Apabila sudah mengirim pesan pribadi atau rahasia melalui
email, kemudian menyesal. g. Kadang-kadang mengirim pesan email dengan terburu-buru tanpa ucapan salam atau penutup, dan tanpa memeriksa apakah tata bahasa, ejaan, dan tanda baca sudah benar. Pengiriman atau penulisan email yaitu dengan cara berkomunikasi
melalui
internet
dan
pengetikannya
melalui
Software Eudora Google, Internet Explorer, Microsoft Outlook, Netscape, Opera, Outlook Exspress, Yahoo Navigator. 6.
Microsoft Outlook Microsoft Outlook merupakan program aplikasi e-mail yang disertakan didalam Internet Explore. Menurut Rijanto Tosin (2000 : 313) Microsoft Outlook adalah program desktop manajemen informasi yang dapat membantu anda membuat dan melakukan banyak kegiatan antara lain mengirim pesan lewat
e-mail,
membuat kalender jadwal kerja, membuat tanda peringatan (reminder), menyimpan biodata user lain dan sebagainya. Keuntungan
mengunakan
Microsoft
Outlook
adalah
berkomunikasi menggunakan e-mail lebih dari satu atau e-mail yang masuk secara bersamaan, dapat mengirim data berupa file atau berupa gambar kepada seseorang dan dapat bergabung dengan kelompok diskusi untuk saling bertukar ide dan informasi. Kelemahaan menggunakan Microsoft Outlook adalah user yang sudah terdaftar di Microsoft Outlook tidak dapat digunakan dikomputer lain dan
e-mail yang sudah masuk tidak bisa
dipindahkan ke komputer lain. Sedangkan menurut Andi (2003 : 1) Microsoft Outlook adalah salah satu sarana atau media untuk berkomunikasi secara
online (dua arah) melalui jaringan Internet yang berkomunikasi secara offline (satu arah) juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, membuat tanda peringatan (reminder) dan jurnal.
3. Pembahasan Mengingat padatnya jadwal pimpinan, seorang sekretaris di tuntut dapat membantu pimpinan dalam hal pengaturan jadwal yang padat tersebut. Salah satu media yang dapat digunakan dalam hal ini adalah memamfaatkan salah satu fungsi dari microsoft outlook yang ada, yaitu Calender . Sama seperti calender biasa, kalender pada outlook juga berisi tanggal, bulan dan tahun ditambah dengan jamnya. Pada outlook ini, kalender dapat di isi, diedit dan ditambahkan informasi sesuai
dengan
kegiatan
kita
dan
memberikan
(reminder) pada kita apabila sudah waktunya.
peringatan
Gambar 1. Tampilan Jendela Calender Microsoft Outlook Sebagai contoh, pimpinan akan mengadakan rapat dengan relasi yang akan dilaksanakan di Hotel Hilton pada hari kamis tanggal 21 Juni 2010 yang bertempat di ballroom jam 13.30 wib. Dengan memanfaatkan calender pada program Microsoft Outlook kita dapat membuat Appointment untuk acara tersebut.
Gambar 2. Tampilan jendela Appointment Selain fungsi Calender pada Microsoft Outlook juga terdapat fasilitas Mail. Fasilitan ini berfungksi untuk membuat atau mengirimkan pesan melalui elektronik email (e-mail). Langkah yang dapat digunakan dalam penulisan atau pengiriman pesan melalui email, khususnya dengan menggunakan software Microsoft Outlook adalah sebagai berikut : 1.
Aktifkan atau jalankan terlebih dahulu program Microsoft Outlook pada komputer.
2.
Kemudian klik tombol New yang berada di pojok kiri atas pada tampilan Microsoft Outlook.
Tombol untuk membuat e-mail baru
Gambar 3. Tombol untuk membuat e-mail baru Setelah menjalankan langkah tersebut di atas, maka akan terbuka tampilan jendela Untitled Message (seperti pada gambar di bawah ini). Sehingga kita dapat mulai menulis maupun mengirimkan pesan melalui e-mail.
Gambar 4. Jendela untuk mengirimkan e-mail Pada baris To, isi satu alamat email penerima atau lebih. Untuk mengirim ke penerima lain sebagai tembusan, isi alamat
email pada baris Carbon Copy (Cc). Jika baris Cc diisi dengan lebih dari satu penerima email, maka pisahkan dengan tanda baca titik koma (;). Sedangkan pada baris Subject, ketik subject atau judul pesan email, seperti : Undangan Rapat. Setelah itu, ketik isi pesan
email pada jendela dokumen. Jika selesai menulis isi pesan email, klik send untuk mengirim pesan tersebut. Kesimpulan Pemanfaatan program Microsoft Outlook untuk mengatur jadwal pimpinan sangat bermanfaat. Dengan bantuan program ini akan memperlancar tugas-tugas sekretaris dalam hal mengingatkan jadwal pimpinan. Penggunaan program Microsoft Outlook untuk
kegiatan surat-menyurat dirasakan sangat membantu. Karena dengan program ini kita dapat membaca pesan yang masuk ke dalam inbox kita tanpa harus kita terhubung dengan internet.
Daftar Pustaka Bride, Mac. Belajar Sendiri Internet Menjelajahi Dunia Cyberspace Yang Sangat Luas. Cetakan ke-6. Megapoin. Bandung. 2002. Mulyana, Deddy. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Cetakan ke-1. PT Remaja Rosdakarya. Bandung.2007. Taylor, Shirley. Cara Membuat Surat, Email, dan Dokumen Bisnis Lain Berbahasa Inggris. Cetakan ke-6. PT Indeks. Jakarta. 2005. Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi. Cetakan ke-1. PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. 2004. Wursanto, IG. Kompetensi Sekretaris Profesional. Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006. Internet http://www.scribd.com/doc/19556071/Sekretaris-sebuah-Profesi,
