Melsele, vrijdag 15 januari 2016 Beste,
Graag stellen we kort onze werking voor als kandidaat-syndicus voor uw mede-eigendom, gelegen aan het Koningin Fabiolapark te Sint-Niklaas. Wij zijn sinds 1969 actief als syndicus en kunnen ons beroepen op een uitgebreide ervaring in mede-eigendom. Als professioneel syndicus zijn wij erkend door de beroepsorganisatie BIV en aangesloten bij de Confederatie van Immobiliën Beroepen CIB, waardoor wij ons onderwerpen aan de meest strikte deontologische code. Daarnaast zijn we als een van de weinige erkend met het “Kwaliteitscertificaat aan syndici”, dat wordt uitgereikt door de bevoegde eigenaarscommissie van het AES en ontvingen we in 2011 de Real Estate Award voor de meest consument-vriendelijke communicatie met onze mede-eigenaars. In 2013 ontvingen we de stadsverfraaiingsprijs in Eeklo voor een renovatieproject in mede-eigendom.
De steeds wijzigende wetgeving op mede-eigendom, liftmodernisaties en andere installaties leggen een druk op de aansprakelijkheid van de syndicus. Onze medewerkers volgen permanent bijscholingen en integreren hun kennis in het dagelijks werk. Ook zijn wij zelf vastgoeddocent in Syntra. Wij bieden uw VME een vaste contactpersoon aan die het reilen en zeilen van uw VME volledig zal volgen. Onze 6 gespecialiseerde medewerkers bieden ook een 24 uur permanentie voor noodgevallen op gsm nummer 0477/78.02.48, zonder meerprijs. Dit stelt ons in staat om zeer kort op de bal te spelen bij eventuele problemen. Dankzij onze ervaring van meer dan 40 jaar en onze portefeuille van meer dan 160 gebouwen maken wij ons sterk dat we op vele problemen een gepast antwoord kunnen bieden. Met een ingenieur binnen onze rangen, leggen we nadruk op een goed technisch beheer, zodat we de waarde van uw residentie hoog kunnen houden. Dat neemt niet weg dat onze basis een correct administratief-financieel beheer is. We hechten veel belang aan een open en transparante boekhouding, met doorgedreven prijsonderhandelingen naar onze leveranciers in het kader van raamcontracten die we gezamenlijk kunnen afsluiten over de verschillende VMEs. Wij gaan ervan uit dat een degelijk syndicschap de beste garantie is om de waarde van de residentie hoog te houden. Voor het beheer van uw residentie kunnen wij u een prijs aanbieden van 16€ per kavel per maand. Dit tarief is quasi-alles omvattend zodat we van bij het begin duidelijke afspraken met de mede-eigenaars kunnen maken zonder verrekening van allerhande extra’s.
Met vriendelijke groeten,
Karen Van De Woestijne Voor Immo Van De Woestijne, zaakvoerder en syndicus GSM: 0486 24 17 19
Wat meer toelichting bij de 3 luiken van het syndicschap Elke professionele syndicus legt zich toe op het technisch, financieel en technisch beheer van een mede-eigendom maar wij zien dagdagelijks hoeveel verschil er is in de invulling van de taken. Daarom leggen we hieronder graag enkele accenten. Daarnaast valt ons dikwijls op hoe weinig er wordt gesproken over het sociale en juridische beheer, dat nochtans aan belang wint in onze maatschappij. Met ons beheer streven wij naar harmonie tussen eigenaars, zodat het fijn wordt om onder één dak te wonen met mensen van verschillende pluimage. Nadat we kort het takenpakket van het technisch, financieel en administratief beheer hebben overlopen, gaan we ook daar nog even kort door.
technisch beheer · afsluiten onderhoudscontracten · Coördineren van de liftmodernisaties · offertes opvragen en voorleggen aan de vergadering · opvolging werken · laten uitvoeren van veiligheidscontroles volgens de huidige wetgeving
financieel beheer · betalingen van leveranciersrekeningen mits voorlegging van bewijskrachtige stukken · opstellen van een jaarlijkse begroting met resultatenrekening en balans · een kostenopgave en –verdeling op basis van een professioneel software-pakket voor syndici
administratief beheer · algemene vergadering bijeenroepen · verslag van de algemene vergadering binnen de week versturen · beslissingen notuleren in het register · deze beslissingen (laten) uitvoeren en opvolgen · informatieplicht naar de notaris
1. Technisch beheer : van elke VME maken we een technische fiche op die we jaarlijks updaten, zodat we op lange termijn kunnen verzekeren dat het gebouw op een goede en betaalbare manier in stand wordt gehouden. Andere deelaspecten zijn : a. De organisatie van het onderhoud; De eerste aanblik van een gebouw is veelzeggend op vlak van onderhoud. Het gaat niet alleen over poets- of tuinonderhoud maar tevens over de netheid van de naamkaartjes aan brievenbussen en bellenborden. Bij de organisatie van onderhoud, hechten we tevens belang aan het afsluiten van onderhandelde raamcontracten voor liftonderhoud,
onderhoud van brandblussers en – haspels, noodverlichtingen, poorten e.d. Goede afspraken maakt immers goede vrienden. b. Het laten uitvoeren van veiligheidscontroles conform de huidige wetgeving; Onder deze noemer vinden we de verplichte periodieke keuring van de lift, de keuring van elektrische installaties, van branddetectie- en brandpreventiesystemen, van noodverlichtingen en rookkoepels e.d. Deze keuringen gebeuren door een erkend keuringsorganisme zoals BTV, die daaraan de nodige adviezen koppelt voor het toekomstige beheer. c. Het coördineren van liftmodernisaties (indien van toepassing); Conform het KB omtrent de liftmodernisaties dienen bepaalde liftinstallaties een aantal modernisaties te ondergaan. Het oorspronkelijke KB dateert van 09/03/2009 maar werd ondertussen uitgesteld, waardoor veel VMEs zich in regel moeten stellen voor eind 2016. d. Het opvragen van offertes voor werken en de voorlegging hiervan op de Algemene Vergadering van mede-eigenaars; Conform het vastgelegde bedrag van mededinging vragen wij als syndicus de nodige offertes op voor uit te voeren werken, volgens een vooraf opgemaakt bestek, waarin we aandacht besteden aan betalingsmodaliteiten, opleveringsprocedure en garantiebedingen. De offertes worden voorgelegd toegelicht op de Algemene Vergadering zodat de mede-eigenaars kunnen beslissen welke offerte goed te keuren. e. De opvolging van werken; Er zijn in principe 2 soorten werken. Enerzijds zijn er werken die een dringend karakter hebben. Dit zijn werken die niet mogen worden uitgesteld ten einde schade te vermijden en dus onmiddellijk moeten worden uitgevoerd, zoals herstellingen van lekken na een zondvloed of strom. Werken van deze aard kunnen zonder beslissing van de algemene vergadering worden uitgevoerd maar zijn uitzonderingen. Anderzijds zijn er werken die op basis van 1 of meerdere offertes worden goedgekeurd door de algemene vergadering. Dit zijn werken die voorspelbaar zijn en waar genoeg tijd voor kan worden genomen. Voor de meeste werken hebben we draaiboeken liggen hoe deze best kunnen worden opgevolgd, vanuit onze ervaring in de andere gebouwen. Alle werken worden door ons steeds van kortbij opgevolgd. Dit om onregelmatigheden en problemen zoveel mogelijk te vermijden. Als sydicus zijn we onafhankelijk van alle leveranciers. Op deze manier zijn we niet gebonden aan specifieke voorwaarden en prijzen, maar kunnen we op elk moment de best mogelijke prijs/kwaliteit verhouding voor onze VMEs onderhandelen.
2. Financieel beheer : hoewel een begroting jaarlijks wordt opgemaakt in voorbereiding van de statutaire Algemene Vergadering, wordt deze door ons elk kwartaal bijgewerkt op basis van
een tussentijds nazicht met tussentijdse afrekening en balans. Hierdoor verzekeren we een tijdige opvolging van rappels of betalingsproblemen, waar nodig. Andere deelaspecten zijn :
a. De betaling van de nodige leveranciers mits voorlegging van bewijskrachtige stukken; Als syndicus staan we in voor de punctuele betaling van alle inkomende facturen aangaande de gemene delen. Het spreekt voor zich elke factuur moet gestaafd moet worden door een boekhoudkundig stuk. b. Het opstellen van een jaarlijkse begroting inbegrip van een resultatenrekening en balans; Voor de jaarlijkse algemene vergadering maken wij als syndicus steeds een begroting op voor het komend werkingsjaar. We stellen deze samen op basis van het vorige werkingsjaar, rekening houdend met indexatie van prijzen. Op deze manier kunnen we de mede-eigenaars goed illustreren wat ze mogen verwachten voor het jaar dat komt. Het is ook op basis van deze begroting dat wij de te betalen provisie bepalen. Deze mag niet te hoog, maar zeker ook niet te laag zijn. De beschikbare fondsen op de werkingsrekening moeten namelijk volstaan om aan alle financiële verplichtingen te kunnen voldoen. Het goed opvolgen van de (wan)betaling van deze provisie en waar nodig rappelleren van mede-eigenaars is daarom van primordiaal belang! c. De opmaak van een kostenopgave en –verdeling op basis van een professioneel softwarepakket voor syndici; Op het einde van elk werkingsjaar maken wij de afrekening voor alle mede-eigenaars, de zogenaamde individuele afrekening. Hiervoor maken we een oplijsting van alle gemaakte kosten in het afgelopen werkingsjaar en zorgen we ervoor dat deze, conform de in de statuten bepaalde verdeelsleutels, worden verdeeld over de verschillende mede-eigenaars. Op deze afrekening staan alle kostensoorten (bv. brandverzekering, elektriciteit, water, liftonderhoud, …) netjes opgelijst en ziet u wat er totaal is uitgegeven alsook wat uw aandeel (conform uw aantal 1000sten) is in de verschillende kosten. Ter verduidelijking van deze afrekening sturen wij u ook een factuurlijst op. Deze bevat een oplijsting van alle facturen van het afgelopen werkingsjaar, gesorteerd per kostensoort. Op deze manier proberen wij het financiële beheer zo duidelijk en transparant mogelijk te maken voor u. Als syndicus zorgen we voor een transparante en punctuele boekhouding en een open beheer voor alle mede-eigenaars. Op deze manier kunnen mogelijke onduidelijkheden snel worden toegelicht en is iedereen correct geïnformeerd over de financiële toestand van de residentie.
3. Administratief beheer : hoewel dit voor veel mensen bijzaak lijkt, vinden wij het van essentieel belang om onze gebouwen op een eenduidige manier te documenteren en de administratie punctueel bij te werken. Daarnaast houden we voor alle VMEs een “verkort register” bij, met het overzicht van alle beslissingen die in het verleden werden genomen, zodat ook nieuwe eigenaars of nieuwe bewoners meteen weten waaraan zich te houden.
a. Het bijeenroepen van de Algemene Vergadering conform de wettelijke bepalingen hieromtrent; De Algemene Vergadering is het beslissend orgaan van de vereniging van medeeigenaars. Elke eigenaar van een kavel in de VME is een lid van de algemene vergadering en neemt deel aan de beraadslagingen. Indien meerdere personen eigenaar zijn van eenzelfde kavel wordt er 1 stemhoudende eigenaar gekozen, deze neemt dan de vertegenwoordiging van zijn kavel op. b. Het nemen van beslissingen conform de wettelijke vereiste hieromtrent In de wet op mede-eigendom staat duidelijk gestipuleerd welke meerderheden er dienen te worden gerespecteerd afhankelijk van welke beslissing er dient genomen te worden. Zo worden de beslissingen van de vergadering genomen bij volstrekte meerderheid, tenzij de wet een gekwalificeerde meerderheid vereist. Praktisch voorbeeld: - Kwijting aan de syndicus: volstrekte meerderheid - Werken in de gemeenschappelijke delen: 3/4de meerderheid - Wijziging lastenverdeling van de mede-eigendom: 4/5de meerderheid De vereiste meerderheden worden op de dagorde van de Algemene Vergadering opgenomen, zodat iedereen zich ervan terdege bewust is wanneer een beslissing een meer dan gewone meerderheid vereist. c. De opmaak en versturing (binnen de week) van het verslag van de Algemene Vergadering; Als syndicus zijn we verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen van de algemene vergadering. Hierin worden alle zaken genoteerd die tijdens een algemene vergadering aan bod komen. Zo ook alle genomen beslissing met daarbij de behaalde meerderheden en de namen van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden. Deze notulen worden op het einde van de algemene vergadering na voorlezing ter ondertekening voorgelegd aan de voorzitter, de aangestelde secretaris, en de nog aanwezige mede-eigenaars of lasthebbers. Vervolgens wordt een exemplaar opgestuurd naar elke mede-eigenaar. Dit doen wij steeds binnen de week. d. Het notuleren van genomen beslissing in het register; Binnen de 30 dagen na de algemene vergadering dient de syndicus de genomen beslissing op te nemen in het register. Dit register vormt een overzicht van alle beslissing
ooit genomen op elke algemene vergadering van de VME. Het verkort register wordt ter beschikking gesteld op onze website. e. Het (laten) uitvoeren van de genomen beslissing + de opvolging hiervan; Nadat een beslissing is genomen op de algemene vergadering begint het werk natuurlijk pas echt. Deze beslissing moet uitgevoerd worden en de nodige opvolging krijgen. Dit gaat dan bijvoorbeeld over de opvraging van de nodige provisie om een werk te financieren. Als alle mede-eigenaars hun aandeel hebben betaald, dan kan het werk besteld worden bij de aangestelde aannemer. De werken moeten vervolgens ingepland worden uiteindelijk worden uitgevoerd. Bij afronding van de werken volgt dan een oplevering. f.
De informatieplicht naar de notaris
Bij vooruitzicht van de overdracht van het eigendomsrecht van een kavel wordt op eenvoudig verzoek een aantal inlichtingen en documenten opgevraagd bij de syndicus. Deze moeten door de syndicus binnen de 15 dagen na aanvraag bezorgd worden aan de vragende partij. Doet de syndicus dit niet, dan zal de verantwoordelijk tussenpersoon genoodzaakt zijn om alle partijen op de hoogte te brengen van diens verzuim. Het is m.a.w. erg belangrijk om tijdig gevolg te geven aan dergelijke aanvragen. Wanneer de akte vervolgens verlijdt, vraagt de aangestelde notaris per aangetekend schrijven nog een aantal bijkomende inlichtingen op bij de syndicus. Deze moeten binnen de 30 dagen na aanvraag worden bezorgd aan de aanvrager. g. De coördinatie van de statuten Als gevolg van de nieuwe wet op mede-eigendom dienen de statuten aangepast te worden aan de nieuwe inhoud van deze wet. Er werden namelijk een aantal wijzigingen doorgevoerd in het reglement van mede-eigendom die vanzelfsprekend ook moeten worden doorgevoerd in de statuten.
Naast deze 3 luiken, merken we een stijgend belang van het juridisch beheer en het sociaal beheer :
1. Juridisch beheer Niettegenstaande men liever niet met dit soort problemen te maken heeft, kan het gebeuren dat een VME op een bepaald moment te maken krijgt met juridische procedures, zoals de procedure tegen een mede-eigenaar die met achterstallen staat, een procedure tegen een bouwheer wegens constructiefouten e.d. Wij ondersteunen het recht van elke eigenaar om zich tot de vrederechter te wenden en vermijden maximaal dat dit leidt tot verzuurde situaties tussen eigenaars. Daarnaast vallen wij terug op de juristen van het CIB voor ondersteuning, waar opportuun.
2. Sociaal beheer Een Vereniging van Mede-eigenaars is een verzameling van mensen. Mensen die elk hun eigen mening en visie hebben. Een niet te onderschatten taak van de syndicus is dan ook er voor te zorgen dat de mede-eigenaars zoveel mogelijk op eenzelfde lijn zitten en ervoor te zorgen dat er, waar mogelijk, een compromis kan worden bereikt. Het is onze visie dat dit de beste garantie is op een goede, constructieve samenwerking.
