2014 Meldingen pleegouders
Hans Helwegen Oosterpoort jeugd- en opvoedhulp 30-04-2014 1
Meldingen pleegouders Inhoud 1
Inleiding ........................................................................................................................................ 2
2
Meldingen ..................................................................................................................................... 2
3
4
2.1
Wat melden? ............................................................................................................................ 2
2.2
Waarom melden? ..................................................................................................................... 2
2.3
Wie melden? ............................................................................................................................. 2
Definities en voorbeelden ............................................................................................................. 3 3.1
Een fout opgetreden bij de behandeling van het pleegkind..................................................... 3
3.2
Een ongenoegen geuit door de cliënt ....................................................................................... 3
3.3
Agressie..................................................................................................................................... 3
3.4
Calamiteit .................................................................................................................................. 3
3.5
Incident ..................................................................................................................................... 4
Hoe melden? ................................................................................................................................. 4 4.1
5
1
Wat gebeurt er met een melding? ........................................................................................... 4
Bijstand door MedewerkerOpvangTeam (MOT) ............................................................................ 5 5.1
Voor wie? .................................................................................................................................. 5
5.2
Hoe werkt het MOT? ................................................................................................................ 5
5.3
Ingrijpend/traumatisch en dan? ............................................................................................... 6
Inleiding Oosterpoort is HKZ-gecertificeerd en dient zich aan de regels van deze kwaliteitsnorm te houden. In de HKZ-norm is een apart hoofdstuk opgenomen waarin medewerkers van de organisatie worden verplicht om verschillende incidenten te melden via een meldingensysteem. Deze norm stelt ook dat de organisatie zich aantoonbaar inspant om deze meldingen ook door pleegouders te laten plaatsvinden. Hoewel pleegouders een bijzondere positie binnen de organisatie bekleden (ze zijn immers geen personeelslid of cliënt), dient deze bron van informatie niet onbenut te blijven. Tevens dient Oosterpoort aantoonbaar zorg te dragen voor de nazorg aan pleegouders en (pleeg)kinderen.
2
We maken meldingen om daarvan te leren, zodat we in de toekomst zo veel mogelijk kunnen voorkomen dat er iets met een cliënt gebeurt.
2
Meldingen
2. 1
Wat m eld en ? 1. 2. 3. 4. 5. 6.
2. 2
Een fout bij de behandeling van het pleegkind; (Vermoedens van) kindermishandeling; Agressie; (Bijna) ongeval bij een pleegkind; Ongenoegens van pleegouders, pleegkinderen en overige partijen; Incidenten en calamiteiten.
Waar o m me ld en ? Een pleeggezin is geen professionele hulpverleningssetting. Toch doen er zich situaties voor die je in de toekomst liever wil voorkomen. Het is belangrijk om te leren van wat er mis ging en dat risico’s en missers in de toekomst worden voorkomen/beperkt. Oosterpoort is een lerende organisatie; zicht hebben op risico’s, missers en ongewenste situaties, op individueel niveau, op afdelingsniveau en op organisatieniveau is daarom van groot belang. Wanneer we weten welke risico’s er zijn, kan er tijdig actie op worden ondernomen. Hiervoor is het meldingensysteem ontwikkeld. Met behulp van dit systeem worden alle risico’s verzameld, waardoor helder wordt waar: - fouten gemaakt worden in de hulpverlening (risico: pleegkind of pleegouder loopt schade op), - agressie tegen pleegouders plaatsvindt (risico: pleegouder loopt schade op), - een calamiteit is ontstaan (risico: pleegkind raakt ernstig gewond of overlijdt), - etc. Meldingen worden uitsluitend gemaakt over zaken die zich voordoen binnen (de hulpverlening van) Oosterpoort, in dit geval dus expliciet pleegzorggerelateerd. Bijvoorbeeld: NIET melden: een pleegkind valt op school van de trap.
2. 3
Wi e m eld en ? Een melding wordt altijd gemaakt door een van de pleegouders. In uitzonderlijke situaties kan in overleg worden bepaald dat de pleegzorgbegeleider namens een pleegouder de melding maakt. De pleegzorgbegeleider vult het formulier dan in alsof de pleegouder zelf een melding zou maken, uiteraard in overleg met de betreffende pleegouder.
2
3
Definities en voorbeelden
3. 1
E en fou t op ge tr ed en b ij d e b eh a n d e lin g va n h et p le e gki n d Onder fouten verstaan we het gedrag of het effect van het gedrag van een pleegouder dat, door rationeler of zorgvuldiger te werk te gaan, menselijkerwijs voorkomen had kunnen worden. Met andere woorden: een pleegouder is (mede) schuldig aan de ontstane situatie. Voorbeelden van fouten: - De pleegouder verstrekt verkeerde medicatie aan het pleegkind. - De pleegouder verstrekt privacygevoelige informatie aan een andere instantie zonder toestemming van het pleegkind of diens ouders.
3. 2
E en o n g en o e ge n g eu it d oor d e cl i ën t Oosterpoort maakt onderscheid tussen formele klachten en informele klachten, oftewel ongenoegens. Ongenoegens zijn uitingen van onvrede die door een pleegkind of biologische ouder mondeling of schriftelijk worden aangegeven bij de pleegouder, maar die (nog) niet tot een formele klacht leiden. Het is van belang dat het redelijkerwijs te verwachten is dat het tot een officiële klacht zou kunnen leiden. Voorbeelden ongenoegen: - De biologische ouder klacgt dat de pleegouder het hele weekend niet telefonisch bereikbaar is geweest. - De biologische ouder voelt zich door de pleegouder niet respectvol bejegend.
3. 3
Ag re s s ie Onder agressie wordt verstaan elk verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag dat dreigend of daadwerkelijke fysieke schade aanricht aan de pleegouder, het pleegkind, aan andere betrokkenen of aan objecten. Voorbeelden van agressie: -
3. 4
De biologische ouder van een pleegkind scheldt de pleegouder uit. Het pleegkind gooit uit boosheid spullen van het pleeggezin kapot.
Cal a mit e it Het kan zijn dat een melding zo ernstig is dat het een calamiteit wordt/is. We spreken van een calamiteit als dit onverwacht en onbedoeld kan leiden, of heeft geleid, tot een dodelijk of anderszins zeer schadelijk gevolg (ziekenhuisbezoek) voor het pleegkind, of voor een ander, als gevolg van het handelen van het pleegkind. De gebeurtenis heeft plaatsgevonden gedurende de betrokkenheid van Oosterpoort. De afweging of het een calamiteit betreft wordt gemaakt door de verantwoordelijke regiomanager en/of de directeur van Oosterpoort. In geval van een calamiteit doet Oosterpoort hiervan melding bij de Inspectie Jeugdzorg. Voorbeelden van een calamiteit: -
Een pleegkind heeft een suïcidepoging ondernomen. Een pleegkind valt van de trap en breekt een been.
3
3. 5
In ci d e n t Onder de categorie “incident” vallen (ernstige) ongewenste gebeurtenissen of situaties, die niet noodzakelijkerwijs samenhangen met fouten of ongevallen en die van invloed (kunnen) zijn op het verdere verloop van het hulpverleningsproces van het pleegkind en/of het verblijf binnen het pleeggezin. Voorbeelden van incidenten: - Een pleegkind is weggelopen en niet binnen een redelijke termijn teruggekomen. - Een pleegkind wordt opgepakt door de politie.
4
Hoe melden? Een melding kan op verschillende manieren worden gedaan. Door op de website het digitale formulier in te vullen (http://www.oosterpoort.org/), door op de website het meldingformulier te downloaden en ingevuld te mailen naar
[email protected] of door het op te sturen (Oosterpoort, t.a.v. Helma Olijslagers, Antwoordnummer 10523, 5340 WB Oss. Postzegel niet nodig). Op het formulier staan de volgende vragen. Deze dienen allen beantwoord te worden.: 1.
Uw volledige voor- en achternaam;
2.
De voor- en achternaam van het pleegkind;
3.
De naam van uw pleegzorgbegeleider;
4.
Wat wilt u precies melden (keuzelijstje) + een korte beschrijving van wat er is gebeurd;
5.
De mate van ernst van het gebeurde, zoals u het hebt ervaren;
6.
De datum waarop het heeft plaatsgevonden;
7.
Een eventuele wens om over het gebeurde te praten met een medewerker van het MOT (Medewerkers Opvang Team, zie verderop).
De pleegouder ontvangt na het maken van een melding een persoonlijke ontvangstbevestiging van de beleidsmedewerker kwaliteit. Dit bericht kan enkele werkdagen op zich laten wachten.
4. 1
Wat g eb e u rt e r me t ee n m eld in g ? Uw melding wordt door een behandelcoördinator van de pleegzorg opgepakt. Hij beoordeelt de melding en bekijkt hoe het - indien mogelijk - in de toekomst voorkomen kan worden. Dit gebeurt uiteraard in overleg met de pleegouder en de pleegzorgbegeleider. Wanneer er een oplossing is gevonden wordt deze ook uitgevoerd (dit wordt vastgelegd in het pleegouderondersteuningsplan POP). Oosterpoort houdt (geanonimiseerde) statistieken bij van alle meldingen. Deze worden ieder half jaar besproken in het managementteam. Als hieruit duidelijke trends zichtbaar worden, zal Oosterpoort als organisatie beleid opstellen om deze trends te keren.
4
5
Bijstand door MedewerkerOpvangTeam (MOT) Bij alle incidentmeldingen heeft de pleegouder de mogelijkheid om bijstand te vragen van het Medewerker Opvang Team. Iemand van het Medewerker Opvang Team benadert de pleegouderpersoonlijk en na een inschatting eventueel een gesprek met de pleegouderplannen. Het Medewerker Opvang Team is telefonisch via de receptie van Oosterpoort bereikbaar: (0412) 46 53 00.
5. 1
Voo r wi e ? Het protocol traumaopvang is van toepassing op de opvang van medewerkers van Oosterpoort en de pleegouders die door Oosterpoort begeleid worden, die bij het uitoefenen van hun functie met een ingrijpende of traumatische ervaring worden geconfronteerd. In de informatie hieronder wordt alleen gesproken van pleegouders, deze is echter ook van toepassing op medewerkers van Oosterport. Het doel van het protocol: het bieden van adequate opvang aan pleegouders die tijdens de uitoefening van hun functie een ingrijpende of traumatische gebeurtenis meemaken;
5. 2
het tijdig signaleren van dreigende verwerkingsproblematiek en, zo nodig, doorverwijzen naar externe deskundigen;
het vergroten van het gevoel van veiligheid voor alle pleegouders binnen Oosterpoort: ‘Als mij tijdens mijn ‘werk’ iets overkomt, is de organisatie er voor mij’.
Hoe w e rkt h et M O T ? Het medewerkers opvangteam (MOT) is een team van Oosterpoortmedewerkers die de nazorg/opvang van pleegouders na een traumatische ervaring binnen de pleegzorgsituatie kunnen verlenen door middel van het drie-gesprekkenmodel: 1. Het eerste gesprek vindt binnen 72 uur na het incident plaats (tenzij anders gekozen is). 2. Het tweede gesprek vindt zo’n tien dagen na het incident plaats. 3. Het derde gesprek vindt een maand tot zes weken na het incident plaats. Het MOT-lid heeft in het derde gesprek aandacht voor zijn rol bij de overdracht naar de leidinggevende behandelcoördinator (=leidinggevende van de pleegzorgbegeleider die de begeleiding van het pleeggezin uitvoert). Het MOT geeft binnen Oosterpoort voorlichting over (trauma)opvang en de functie van het MOT. Daarnaast geeft ze het managementteam ook gevraagd en ongevraagd advies met betrekking tot de preventie van ingrijpende en traumatische ervaringen. Jaarlijks rapporteert het MOT, op anonieme wijze, haar werkzaamheden als paragraaf van het ARBOjaarverslag aan de directie en via deze aan de ondernemingsraad. In deze rapportage is uitdrukkelijk ruimte voor het uitbrengen van adviezen ter preventie van traumatische incidenten. Deze adviesfunctie blijft niet beperkt tot de jaarlijkse rapportage, maar kan als daartoe aanleiding is altijd plaatsvinden. Uiteraard kan het MOT ook om advies gevraagd worden.
5
Het MOT bestaat uit medewerkers uit diverse sectoren van de organisatie, die de training traumaopvang hebben gevolgd, gericht op nazorg bij traumatische gebeurtenissen. Minimaal eens per kwartaal komen de leden van het MOT bij elkaar om: ervaringen uit te wisselen en elkaar emotioneel te steunen;
vaardigheden en kennis op peil te houden.
De leden functioneren in de hoedanigheid van lid van het MOT en niet vanuit hun eigen discipline.
5. 3
In gr ijp en d /tr au mat i sch en d a n ? Het melden* van een ingrijpend- of traumatisch incident gebeurt in eerste instantie direct naar de leidinggevende behandelcoördinator/bereikbare dienst. Hij geeft acute zorg aan de getroffen pleegouder, zorgt voor de veiligheid en attendeert de pleegouder op het MOT. Ook blijft hij betrokken bij het verdere proces en signaleert een eventuele verstoorde verwerking. Er wordt altijd een melding gemaakt van het incident. Opvanggesprekken met het MOT vinden in vertrouwelijkheid plaats. Wanneer zich een situatie voordoet waarbij de vertrouwelijkheid op gespannen voet staat met de verantwoordelijkheid van de organisatie een veilig klimaat te realiseren, dan dient het algemeen belang prioriteit te krijgen. In een dergelijke situatie dient met MOT-lid dit aan te geven binnen het opvanggesprek zodat hierover openheid bestaat. Bij vermoeden van verstoorde verwerking zal het MOT de getroffene adviseren vervolghulp in te schakelen.
*Bij iedere melding wordt gecontroleerd of deze voldoet aan de door Oosterpoort gestelde eisen. Oosterpoort behoudt zich het recht om melding op basis van de gestelde eisen niet te accepteren als officiële melding.U wordt hiervan altijd op de hoogte gesteld.
6
