MEDIAlog Versie 3
MEDIAlog Versie 3
Het voorraadbeheer systeem voor Media winkels…
1-35
MEDIAlog Versie 3
Inleiding MEDIAlog is een geavanceerd software pakket met een compleet winkelvoorraad beheer, besteladministratie, management,webwinkel en kassamodule.
MEDIAlog is geschikt om ALLE culturele producten te beheren; boeken, cd, kantoorartikelen, multi-media, pers, video…
Per artikel of artikelgroep is het mogelijk de omzet en omzetontwikkeling nauwkeurig op te volgen. Hierdoor wordt het mogelijk de juiste titels te bestellen en wordt een beter inzicht verkregen in het consumentengedrag in de winkel.
Waarom gaan automatiseren? De beslissing om te gaan automatiseren heeft meerdere aspecten dan alleen het aanschaffen van hardware en software. De automatisering veroorzaakt een grotere doorzichtigheid van de werkzaamheden in de winkel. Het bestellen, de herbevoorrading, het voorraadbeheer, de verkoop leidt tot een winst in tijd welke aan de verwerking van de analyse van de gegevens kan worden besteed en aldus inzicht en overzicht geven. Meer dan voorheen moet men zich bezighouden met het verwerken en analyseren van informatie.
De toe nemende doorzichtigheid Het feit dat alle goederenstromen centraal beheerd worden maakt dat iedereen over de gegevens kan beschikken.Deze gegevens moet je weten te gebruiken om tot een kwalitatieve hogere bedrijfsvoering te komen. De toenemende doorzichtigheid vergroot de mogelijkheden om medewerkers te laten rouleren, zonder controle op de winkel en winkelvoorraad te verliezen.
2-35
MEDIAlog Versie 3
TITE-LIVE de organisatie TITE-LIVE werd opgericht in 1983 en bedient, tegenwoordig, 600 boekhandels met zijn 60 medewerkers. Om een optimale service te verlenen is TITE-LIVE in drie filialen onderverdeeld. Met een omzet van ca 4,6 miljoen Euro (boekhandel, kantoorboekhandels, muziekzaken) is TITE-LIVE het grootste Europees bedrijf dat gespecialiseerd is in software voor de media branche.
TITE-LIVE Nederland Munnikenheidweg , 47e 4879 NE ETTEN LEUR Nederland Contact : Decock Geert Tel +31 (076) 5034399 Fax +31 (076) 5030997 TITE-LIVE België 6 rue de la terre à briques 7522 Marquain (Tournai) Belgium Contact : Decalluwé Benoit (FR) Decock Geert (NL) Tel +32 (0)69 89 00 00 Fax +32 (0)69 89 00 01 E-mail :
[email protected]
TITE-LIVE France 36-38, Avenue P. Brossolette 92240 MALAKOFF France Contact : Chantal Oogh Tél : Fax :
Int 33.1.55.58.32.00 Int 33.1.55.58.32.59
TITE-LIVE diensten ADVIES Onze commerciële dienst staat steeds ter beschikking om samen met u de beste configuratie te bepalen, aangepast aan de behoeften van uw zaak.
INSTALLATIE Onze ervaring, verworven door de installatie van vele diverse retail organisaties, verzekert u een vlotte overgang naar het TITE-LIVE systeem. Een omvangrijk gegevensbestand beperkt het werk bij het invoeren van de voorraad.
OPLEIDING Het opleidingsproces gebeurt in verschillende stappen en de winkel hoeft nooit gesloten te worden. Men begint eerst met de complete invoer van de voorraad (periode van ongeveer 2 à 3 weken). Vervolgens wordt de kassa en herbevoorrading aangeleerd, vanaf dat moment trekt u voordelen van uw automatisering. Eens u deze taken goed beheerst volgt de opleiding van de klantenadministratie, management.
BEGELEIDING Een helpdesk zorgt ervoor dat u steeds met uw vragen en problemen bij ons terecht kunt.
EVOLUTIE TITE-LIVE evolueert iedere dag en dat in samenwerking met al onze klanten.
3-35
MEDIAlog Versie 3
MEDIAlog Het product Het voorraadbeheersysteem Medialog is de opvolger van de bekende TITE-LIVE Versie 7. Medialog is snel aan te leren door het feit dat alle functionaliteiten volgens een logische wijze gegroepeerd zijn. Er bestaan vier grote groepen die oa kenbaar zijn door het gebruik van kleuren. Kassa (MEDIApos)
Winkelbeheer
Besteladministratie
Management
LEVERANCIER Open orders
Winkelbeheer Onder Winkelbeheer staan alle functies die betrekking hebben tot de dagelijkse voorraadtaken. Hier vind men dus functies zoals invoer goederen, bestellen, retouren verrichten… Alle voorraadtaken in Medialog staan in het teken van één bepaalde kleur : geel/oranje. Een artikel wordt altijd voorgesteld door een kaartje
Retouren beheer
Bestellen
Ontvangst goederen
Zoeken
Bestellen
VOORRAAD
Voorraadverkenner Herbevoorrading
Winkelbeheer Besteladministratie Onder deze groep vallen alle taken die betrekking hebben tot indirecte verkoop of klantenbestellingen. Men vindt hier dus het klantenbeheer, klantenbestelling, klantadministratie… Alle besteladministratie taken zijn herkenbaar door het gebruik van groen. Een klant wordt door het volgende icoontje voorgesteld.
Rekening Bestellingen Berichten KLANTEN
Facturatie
Zoeken
Besteladministratie
4-35
MEDIAlog Versie 3
Kassa De kassa is een stand alone programma dat gekoppeld is aan het back-office gedeelte van Medialog. Dit betekend dat de kassa verder kan werken in geval van een storing op de server. Dit is een belangrijke veiligheid, voornamelijk, in het geval u zou kiezen voor het ASP-model (waar de server bij ons gehost wordt). Ook komt dit ten goed aan de snelheid van de kassa omdat deze kompleet onafhankelijk is van de snelheid van de andere computers in het netwerk.
Management Alle management taken zijn samen gegroepeerd. Men vind hier taken zoals, kassarapportages, verkoopresultaten, voorraadanalyses, inventarisatie…
Verkoopjournaal KASS
Omzet analyses
In/Verkoopverkenner
Voorraadanalyses
MANAGEMENT
Verkoopjournaal
Inkoopanalyses
5-35
MEDIAlog Versie 3
MEDIAlog is gebruiksvriendelijk en snel aan te leren… Grafische omgeving Medialog is gebaseerd op de zogenaamde Outlook style®. Deze stijl is bewust gekozen omdat hij overeenstemt met uw meest gebruikte mailprogramma’s. Medialog bureaublad Outllook bar
Een soepele overgang TITE-LIVE wenst zijn versie 7 klanten een soepele overgang aan te bieden en werkt daar constant aan. Zo hebben we de menustructuur van versie 7 overgenomen om al uw medewerkers op een comfortabele wijze over te brengen. Na enkele tijd kunt u dan de meer uitgebreide structuur van Medialog hanteren en versie 7 definitief verlaten.
6-35
MEDIAlog Versie 3
Het gebruik van verkenners Binnen Medialog wordt er vaak gebruik gemaakt van een zogenaamde verkenner. Een verkenner is een soort assistent dat u helpt bij het opbouwen van een lijst (bv een voorraadlijst). De unieke eigenschap van een verkenner is dat u de selectie dat u hebt opgemaakt kunt bewaren onder een icoontje. Dat icoontje komt dan op uw Medialog bureaublad. De volgende keer hoeft u dus enkel het icoontje aan te klikken om de selectie op te starten, een behoorlijke tijdwinst dus. Ook kunt u hier uw medewerkers mee aan sturen. Maak bv een selectie met een wekelijkse, te verrichten taak en zet die op het bureau blad van uw medewerker.
Beeld en actie Om een éénduidig en éénvoudig systeem te bieden kan Medialog, in de grote lijnen, aangeleerd worden middels twee vragen. Wat wil ik zien ? Wat wil ik doen?
“Zien” Met zien bedoelen we alle informatie dat U wenst te bekijken, bijvoorbeeld, welke klanten hebben een bestelling lopen op een artikel? “Actie” Met actie kunt u “iets” gaan doen. Voor een artikel kunt U bv een order plaatsen.
7-35
MEDIAlog Versie 3
Winkelbeheer Medialog beheert alle taken die men kan aantreffen in een boek- en kantoorhandel. Een uitgebreide rubrieken structuur op drie niveaus laat toe om de totale winkel organisatie in kaart te brengen. De kantoorartikelen kunnen heel éénvoudig afgezonderd worden van de boeken en andere producten. Voorbeeld van een winkel structuur • Tijdschriften • Boeken • Kantoorartikelen • Multi-Media
8-35
MEDIAlog Versie 3
Artikelbeheer Volgens het type artikel (Boek,kantooartikel…) stelt Medialog een aangepast artikelfiche voor.
Een artikel kan altijd opgeroepen worden door het scannen van de barcode, invoeren van het isbn, zoekcode, titel en/of auteur opzoekingen. U beschikt over alle informatie betreffende het artikel gaande van de inkopen, bestellingen, retouren t/m verkopen. Kortom alles wordt bijgehouden door Medialog. Volgens het soort artikel (A,S,W,…) kunnen kortingstaffels ingesteld. Medialog is volledig aangepast aan de nieuwe prijsregeling in Nederland.
Het invoeren van een artikel gaat zeer snel dankzij het gebruik van een “snelzoek” functie. Door de eerste letters in te tikken stelt Medialog alle waarden om sneller tot de correcte waarde te komen en te vermijden dat u bv tweemaal dezelfde uitgever zou invoeren.
9-35
MEDIAlog Versie 3
ALLE INFORMATIE BIJ DE HAND Omdat bestellen één van de belangrijkste taken is biedt MEDIALOG zoveel mogelijk informatie om u te helpen bij de beslissing. Historieken Voor ieder artikel kunt u de laatste zes dagen, zes weken en drie jaren raadplegen van de volgende bewegingen • Totale verkopen • Contante verkopen (aan de kassa) • Verkopen op rekening • Inkopen Ook beschikt u over • Rotatie (Performance Index) • Gemiddelde voorraad • Filiaalvoorraad In/Verkoop bewegingen Medialog houdt nauwkeurig alle
voorraadbewegingen bij gaande van de inkoop t/m de verkoop Bij de inkoop worden de factuurgegevens van de leverancier vastgelegd. Het importeren van elektronische facturen is voorzien in het systeem.
Prijsberekening Per product geldt een eigen prijsberekening. Voor boeken uitgeversprijs – korting = winkelprijs. Voor Kantoorartikelen Inkoopprijs * coëfficiënt = verkoopprijs. Het coëfficiënt kan ingesteld worden per rubriek. Voorbeeld coëfficiënt Ringmappen = 2.5 Pennen = 1.5
Minimum voorraad In het geval van kantoorartikelen kunt u met minimum voorraad werken. In geval de voorraad deze limiet bereikt zal het systeem automatisch een voorstel doen.
Medialog biedt de mogelijkheid om tijdelijke promotie prijzen toe te kennen.
10-35
MEDIAlog Versie 3
Zoeken Met de zoekfuncties kunt u heel snel uw klanten inlichten. TITE-LIVE beschikt over een zéér compleet boek- en kantoorartikelen bestand. Onze database wordt dagelijks bijgewerkt in samenwerking met verschillende leveranciers. Via de webwinkel kunnen uw klanten online (ASP) of Offline (1 update per dag) zoeken op uw voorraad.
De opzoekingen zijn zeer uitgebreid en voorzien Voor boeken per titel,auteur, rubriek, trefwoorden, uitgever, reeks ... Voor kantoorartikelen Per omschrijving, trefwoorden, fabricant, leverancier, rubriek… TITE-LIVE duidt alle informatie aan ivm de titel • Bibliographische informatie • Beschikbaarheid • Prijs (volgens muntcode) • Voorraadtoestand • ... Vanaf de zoekmodule kunt u de volgende acties ondernemen : 11-35
MEDIAlog Versie 3
• • •
Bestellen voor de voorraad (vb aanbiedingen) Bestellen voor een klant Een selectielijst (winkelwagentje) aanmaken en bewaren
Beheer van een winkelwagentje Uniek eigenschap van Medialog. Binnen het systeem kunt u een winkelwagentje of eerde een selectie titels opmaken. Die selectie kunt u vervolgens of bestellen of bewaren onder een bepaalde naam. Zo kunt u bv Schoollijsten opmaken en bewaren. Op het moment dat de leerling zijn lijst komt bestellen hoeft u enkel maar de lijst op te roepen en de titels te bestellen. De selectie lijst kan eveneens afgedrukt worden om een barcode lijst te vormen.
Winkelwagentje
Het winkelwagentje dient eveneens om te communiceren met de webwinkel. Aanbiedingen beheren U kunt eveneens uw aanbiedingen invoeren via het zoekscherm.
12-35
MEDIAlog Versie 3
Bestellen De kern van een efficiënt voorraadbeheer bevindt zich in de besteladministratie. De nauwkeurigheid bij het opmaken van de bestellingen bepaalt onder andere uw verkoop en uiteindelijke winstmarge; daarom besteedt TITE-LIVE veel aandacht aan deze functie en stelt het systeem verschillende bestelmethodes voor:
DE VOORRAADVERKENNER De voorraadverkenner dient om een lijst titels op te vragen en vervolgens een actie te ondernemen; hetzij retourneren en/of bestellen. Deze lijsten zijn handig bij het bezoek van vertegenwoordigers
• • • • •
Bestellen volgens uw waardering van de voorraad. Bestellen op basis van voorraadlijsten voor de kantoorartikelen. Seizoenen voorbereiden op basis van vorige verkopen. Volgens uitgever of fabrikant. Volgens rubriek, hoofdgroep, voordeelcentra (groepering van nur codes). • ...
De voorraadverkenner
9 selectie criteria
U beschikt maar liefst over 9 criteria die u kunt selecteren om een lijst op te bouwen. De bestellijsten kunnen gerangschikt worden volgens diverse criteria om de "beste" artikelen eerst te bekijken • Volgens totaal verkocht • Volgens de omzet. • ...
Filters op verkoop en voorraad
Sortering op twee velden
13-35
MEDIAlog Versie 3
DE VERKOOPVERKENNER (herbevoorrading) Na afloop van iedere verkoop komen de verkochte titels in aanmerking om besteld te worden. TITE-LIVE rangschikt deze bestellijst volgens de spoed van de herbevoorrading om gemiste verkopen te vermijden. U hoeft dus enkel maar het aantal in te voeren om te bestellen. Een niet geautomatiseerde boekhandel kan ongeveer 100 « kaartjes » per uur verwerken. Met TITE-LIVE kunt u tot 1000 kaartjes per uur verwerken. 9 selectiecriteria Net zoals de voorraadverkenner beschikt u over maar liefst 9 verschillende criteria om de verkooplijsten op te stellen. U kunt dus bijvoorbeeld de boeken en kantoorartikelen afzonderlijk bekijken of enkel de kinderboeken, luxepennen opvragen… Ook is het éénvoudig om een lijst op te roepen voor een samenstelling van rubriekcodes. Filters U kunt de selectie nog verfijnen rekening houdend met de factor voorraad. Weinig tijd? Dan kunt u enkel de verkopen bekijken waar de voorraad op nul staat, zo verliest u zeker geen verkoopkansen. Kantoorartikelen ? Werken met minimum voorraad! Medialog kan, op basis van een minimum voorraad, een adviesaantal voorstellen om te bestellen. U kunt vervolgens dit advies aanpassen of gewoon aanvaarden. Deze functie laat toe om tijd te winnen bij artikelen die vaak terugkomen. We raden deze optie natuurlijk niet aan in het geval van trends artikelen, en …boeken. Sortering De sortering laat toe om de lijst voor te stellen volgens de spoed van bestellingen. Zo raden we aan om de lijst te sorteren op de verkoopsnelheid (aflopend) gekruist met de voorraad (oplopend), of in andere woorden, geef me alle titels die snel bewegen en waar ik geen voorraad meer van heb.
De verkoopverkenner
9 selectie criteria
Meerdere waarden selecteren
Filters op verkoop en voorraad
In het geval er vertegenwoordigers langskomen, kunt u een lijst afdrukken met alle informatie om tot een nabestellingen en/of retour te komen. Al deze selectiecriteria kunt u bewaren op het bureau blad van Medialog. De volgende keer hoeft u dan enkel op het icoontje te klikken om de selectie opnieuw uit te voeren.
Sortering op twee velden
14-35
MEDIAlog Versie 3
Alle kolommen zijn instelbaar en worden automatisch bewaard. Sorteren kan door de hoofdkolom aan te klikken.
Indien er meerdere leveranciers mogelijk zijn kan de gebruiker een andere leverancier aanduiden. De gebruiker kan zijn bestellingen bewaren onder een eigen naam. Dit dient voor bv om t di
Medialog past automatisch het bestelaantal aan volgens de leveranciers werkwijze (per verpakking / stuk) In dit geval wenst de gebruiker 12ex. Medialog past het aantal aan naar 20 en zal 2x verpakking op de bestelbon zetten
15-35
MEDIAlog Versie 3
BESTELLINGEN DOORZENDEN TITE-LIVE groepeert automatisch alle bestellingen per leverancier,uitgever/fabrikant en/of medewerker. Op elk moment kunt u de leverancier wijzigen. U kan de bestelbonnen afdrukken of doorzenden via internet naar de leverancier. Automatische verbindingen zijn voorzien met de meest voorkomende bestelsystemen op de markt : Nederland • CBonline (Centraal Boekhuis) • Libridis&Scholtens • Quantos (Quantore) • VanDitmar België • Banque du livre • Boekenbank • Libridataplus (Libridis) Frankrijk • Tite-Live Server • Dilicom • Hachette Engelstalig • Teleordering Duitsland • Libri
De bestelbon formulieren zijn instelbaar per leverancier rekening houdend met het type product en de taal waarin de order doorgestuurd moet worden. Orders kunnen te allen tijde opnieuw afgedrukt worden.
16-35
MEDIAlog Versie 3
Retouren beleid Startend met de statistieken die een voorstel tot retour doen, het beheer van een retouraanvraag tot het aanmaken van een retour, is Medialog een uitstekend hulpmiddel bij het retourbeleid.
Tijdwinst bij het zoeken van inkoopfactuur. Medialog stelt automatisch de inkoopfacturen voor waar de retour op verricht moet worden.
Medialog groepeert alle retouren per leverancier. U kunt eerst retouren aanvragen en ze vervolgens omvormen naar een definitieve retour.
17-35
MEDIAlog Versie 3
Invoer goederen De invoer van de goederen gaat snel. Na het bepalen van de factuur/pakbon gegevens kunt u alle goederen inscannen. Medialog sorteert de ontvangst volgens FIFO en zondert automatisch alle klantenbestellingen af. In het geval een artikel geleverd word met een ander EAN, zoals een herdruk of een inktlint, kan Medialog de nieuwe EAN automatisch koppelen aan het bestelde artikel. Zo verliest u geen verkoophistoriek. . Na de ontvangst van een pakbon/factuur kan Medialog een document afdrukken om te controleren of het totaal aantal exemplaren en bedrag overeenstemt met de gegevens van de leverancier.
Open orders beheren Indien het artikel niet geleverd of beschadigd kunt u het aanduiden. Medialog neemt dan de nodige stappen om de order bij te werken. Zo kan een beschadigt artikel automatisch in afwachting van retour geplaatst worden en kan er een nieuwe bestelling opgemaakt worden
18-35
MEDIAlog Versie 3
Verkoop Alle verkopen gebeuren via de kassafunktie van TITE-LIVE. De nadruk wordt hier vooral gelegd op de snelheid en de betrouwbaarheid
MEDIAlog kan eveneens gekoppeld worden aan bestaande POS systemen.
19-35
MEDIAlog Versie 3
VERKOOPREGISTRATIE Door het lezen van de barcode Via kassagroepen (PLU) (bv: 100=Papierwaren met als onderverdeling
110=Briefpapier 120=Schriften
Via verkoopkodes (99) (PLU) (bv : 1=Kranten) Via programmeerbare verkooptoetsen (gebruik van een speciaal toetsenbord met 36 verkooptoetsen. Via ISBN,opzoeking per titel,auteur...
VERKOOPFUNKTIES VAN DE KASSA Enkele mogelijkheden • Afdrukken van kassatickets met titelinformatie. • Afdrukken van een BTW bon. • Kassabon in wachtstand (onbeperkt) • Herafdruk kassabon • Instelbare betalingswijzen • Multi-betalingswijze • Beheer van boekenbonnen. • Op rekening plaatsen met afdruk van een pakbon voor de klant. • Kortingtoetsen • Annulatie van een verkoop. • Aansluiting met een elektronische geldlade. • Berekenen van het terug te geven geld. • Klantenkaarten • Beheer van de kassiers • ...
VERKOOPJOURNAAL Na afsluiting van een verkoop wordt het verkoopjournaal automatisch geboekt. Ogenblikkelijk kunnen de dagelijkse verkoopcijfers geraadpleegd worden. Dagelijks worden de kastellers op nul gezet en wordt de verkooplijst afgedrukt met de volgende uitsplitsing: • Per Kassagroep (instelbaar) • Per Betalingswijze • Per BTWtarief • Per korting • Omzet • Uitgave geld • Per kassaticket (om eventuele fouten op te sporen). • Operaties (aantal openingen geldlade zonder verkoop) Buiten een dagelijks journaal kan TITE-LIVE eveneens een samenvattend kasjournaal uitdraaien voor een willekeurige periode, per uur en/of verkoper. U kunt, ter controle, tegenboekingen, annulaties en andere afwijkingen in beeld brengen.
20-35
MEDIAlog Versie 3
Besteladministratie
TITE-LIVE biedt een volledig klantenbeheer gaande van een gewone klantenbestelling tot het beheer van de schoolboekenperiode, bedrijfsmatige klanten, zichtzendingen, mailing...
21-35
MEDIAlog Versie 3
Klantenbeheer
Balie klanten Om een order op te nemen heeft Medialog minimale gegevens nodig rond de klant. Een naam en telefoonnummer zijn eigenlijk al voldoende. Berichten Wenst u de klant te verwittigen, mailen of op te nemen in een mail bestand dan kunt u de berichtwijze bepalen: • Per papieren bericht • Per mail • Per sms De berichten zijn instelbaar en kunnen, per order, nog aangepast worden. De klant kan in zijn eigen taal bericht worden.
Direct mail Alle klanten kunnen naar een adressenbestand overgebracht worden om later via een mailing benaderd te worden. Een mailing kan verricht worden op basis van rubrieken en het koopgedrag van uw klant. Klantenkaart De klantenkaart kan dienen om een klant met speciale kortingafspraken vast te leggen om zodanig aan de kassa zijn speciale prijzen aan te bieden of om de verkopen van de klanten bij te houden. De klantenkaart kan op verschillende wijzen ingesteld worden.
Geen korting => enkel bijhouden van de verkoop Uitgestelde korting => na een aantal artikelen of een aantal verkopen krijgt de klant korting. Onmiddellijke korting betekent dat de klant 22-35
MEDIAlog Versie 3
automatisch korting krijgt bij elke verkoop. De klantenkaart van Medialog is een uitstekend marketing tool om het koopgedrag van uw klant te analyseren en eventueel mailings te sturen.
Voorbeeld klantenkaart Omzet overzicht van de klant Klanten op rekening Iedere klant op rekening wordt geïdentificeerd door o.a • facturatieadres • betalingsvoorwaarden • basiskorting • kortingcategorie volgens artikel Aan een rekening hangen één of meerdere “bestel” klanten. De formulieren (facturen,…) kunnen per klant ingesteld worden. Zo kunt u Engelstalige klanten benaderen in hun eigen taal of antwoorden aan de specifieke behoeften van een bibliotheek.
23-35
MEDIAlog Versie 3
KLANTENBESTELLINGEN Een klantenbestelling opnemen is heel eenvoudig: U hoeft enkel de klant en titel in te voeren (of op te roepen), eventueel een voorschot te bepalen en Medialog handelt de bestelling af.
Natuurlijk is er veel meer voorzien… Zo kunt u de bestelling pas doorsturen nadat het voorschot effectief geregeld is. Een handige optie bij studieboeken. Bij de opname kan de klant een keurige orderbevestiging krijgen met alle informatie. Bij iedere bestelling kunt u de volgende gegevens toevoegen: • Algemene orderreferentie (nuttig bij budgetbeheer) • Lijnreferentie als hulpmiddel voor uw klant (bv : tav Afdeling logistiek) • Wie de klant geholpen heeft • Hoe de klant bericht wenst te zijn • Extra informatie velden Om verder een klant in te lichten in verband met zijn bestelling hoeft u enkel de klant op te roepen en Medialog toont alle openstaande orders, alle afgehandelde orders. 24-35
MEDIAlog Versie 3
Bij ontvangst van de goederen worden de klantenbestellingen automatisch afgezonderd en voorzien van een speciale barcode stikker. De klanten kunnen schriftelijk, via sms of mail gewaarschuwd worden over de status van hun order. Met het ASP model kan de klant eveneens zijn orderstatus raadplegen op uw webwinkel (track & trace). Bij het afhalen en afrekenen van de bestelling TITE-LIVE naar de kassa of wordt er een factuur aangemaakt.
25-35
MEDIAlog Versie 3
FACTURATIE (klantenadministratie) Met Medialog beschikt u over een compleet klantenadministratie systeem met oa de volgende modules : • Beheer van depots bij de klanten • Zendnota • Facturen • Creditnota’s • Prijsopgaven Via een overzicht of door direct een klant te selecteren kunt u zeer snel een lijst opvragen. Vervolgens kunt u een klant selecteren en bv een factuur aanmaken.
Diverse mogelijkheden • Creditnota maken van een factuur • Portokosten toevoegen • Herafdruk van een document
26-35
MEDIAlog Versie 3
Management Dankzij de statistieken kan u voortaan zeer snel een gezondheidsbulletin van uw zaak verkrijgen. U kunt alle gegevens vanuit verschillende hoeken benaderen en dit alles exporteren naar uw spreadsheet programma
STATISTIEKEN ZIJN UITERST BELANGRIJK OM ONDER ANDERE : • • • • • •
De verkoopscijfers en omzetsnelheid van een fonds (per rubriek,hoofdgroep, uitgever...) te analyseren. De besteladministratie controleren of bestelt u te weinig of te veel...? Aanbiedingen analyseren volgens uitgever. Gemiste verkoopkansen en overvoorraad analyseren. De voorraad analyseren op basis van de inkoopdatum. De omzet en inkoop analyseren (voor een periode, per NUGI,per leverancier)en deze vergelijken met het vorige jaar
Een analyse begint altijd op groepsniveau en eindigt op artikelniveau. Medialog is ook zo ingedeeld : Groepsniveau • Omzetanalyse • Inkoopanalyse • Voorraadanalyse Artikelniveau • Omzetanalyse • Inkoopanalyse Als uitgangspunt op een analyse kunt u of bestellen, als antwoord op gemiste verkoopkansen, of retourneren, als antwoord op overvoorraad.
27-35
MEDIAlog Versie 3
Afbeelding van de gegevens Zoals in de overige functies biedt MEDIALOG de mogelijkheid om op basis van diverse criteria de gegevens op te vragen.
Per periode, vergelijking van een periode. Per dag, vergelijking van twee dagen
Diverse criteria mbt uw winkel en/of leveranciers, klanten.
U kunt uw lijsten zelf opstellen, de gegevens selecteren die u op uw blad wenst te hebben (Vb inkoopprijs eBtw, Marge…) en die vervolgens exporteren naar een spreadsheet.
28-35
MEDIAlog Versie 3
GROEPSNIVEAU OMZET – INKOOPANALYSE
Wenst u te weten of de omzet in “literaire romans” gestegen is in december 2004 tegenover 2003? Medialog brengt de omzetverdeling in beeld en toont aan, per rubriek, wat het percentage aandeel is tegenover de totale omzet. In dit voorbeeld ziet u dat de “literaire romans” 4,79% voorstelt tegenover 2.71 vorig jaar. Te noteren dat de totale omzet eveneens gestegen is.
Maar misschien is dit een verkeerd beeld en hebt u misschien meer ingekocht om deze omzetstijging te bekomen (meer voorraad dus). Wat is de verhouding tussen de inkoop en verkoop voor de periode nov-dec 2004 versus 2003
29-35
MEDIAlog Versie 3
Geen nood dus, u hebt een omzet stijging (12,86%) en hebt minder ingekocht (-9.81%). Ook zien we hier dat er meer retouren verricht zijn. Al bij al een positief beeld ?
Wel zien we hier, met de analyse op inkoop niveau, dat er meer “literaire romans” ingekocht geweest zijn in de periode nov-dec 2004 (6,05%) dan in 2003 (3,02%).
30-35
MEDIAlog Versie 3
GROEPSNIVEAU VOORRAADANALYSE
Hoe evolueert uw voorraad ? Met Medialog kunt u heel snel een overzicht opvragen van de maandelijkse voorraadevolutie. Vergelijk enkele maanden met elkaar en grijp tijdig in.
Dankzij deze analyse kan men zien dat de voorraad van de “literaire romans” sinds november afgenomen is
31-35
MEDIAlog Versie 3
Wenst u een overzicht van de voorraadouderdom om winkeldochters op te sporen?
Voorraad aandeel van elke rubriek
Via de inkoopanalyse kunt U ogenblikkelijk een overzicht hebben van de financiële gezondheid van uw winkel. In de hierboven analyse van onze demowinkel is 39% van de voorraad ouder dan 1 jaar (cijfers zijn bewust aangepast). 39% is natuurlijk te veel. Hoofdgroep 20 is erger : 59,28%. Om de titels te bekijken die onder deze groep vallen volstaat om de code aan te klikken en af te beelden.
Detaillijst Met deze lijst zou u een retour kunnen onderhandelen bij de uitgevers.
.
32-35
MEDIAlog Versie 3
.
ARTIKELNIVEAU OMZET- INKOOPANALYSE
Wenst u gemiste verkoopkansen opsporen? Medialog kan een lijst opmaken met alle artikelen met een verkoopkracht maar waar de voorraad op nul staat. Wenst u enkel titels toch nog te bestellen? Dan actie-> Bestellen.
33-35
MEDIAlog Versie 3
Went u een top 50 van uw kinderboeken ? Selecteer een periode en Medialog stelt alle best verkochte titels voor. U kan deze lijst zeer snel exporteren tbv bijvoorbeeld boekenmonitor.
34-35
MEDIAlog Versie 3
Andere management tools
Optimaliseer uw personeel bezetting De omzet uurregistratie helpt u bij het bepalen van uw personeelsbezetting. In het onderstaande voorbeeld ziet u dat de grootste omzetten tussen 13 en 16 uur gebeuren. Om 17 uur hebt u enkel een minimale bezetting nodig.
35-35
