MATRIKA evidence matričních událostí a dokladů

březen 2007

verze 7.40

MATRIKA

evidence matričních událostí a dokladů autorský kolektiv: Richard Michal Luděk Galbavý Vladimír Grosmut Josef Gruntorád Viktor Samek autor příručky: Soňa Jablonská

distributor 2007 © ALIS, spol. s r.o. Česká Lípa

MATRIKA - Uživatelská příručka

Obsah

Obsah 1. Základní popis.................................................................................................. 7 1.1. Nastavení číselníků a parametrů.............................................................. 7

2. Číselníky a parametry. .................................................................................. 8 2.1. Parametry stanice....................................................................................... 8 2.2. Parametry evidence MK............................................................................ 9 2.3. Parametry sestav MK................................................................................. 9 2.4. Číselník matričních obvodů.....................................................................11 2.5. Číselník pracovníků matriky................................................................... 12 2.6. Číselník hlaviček, odůvodnění, poučení, volných textů..................... 12 2.7. Číselník akcí.............................................................................................. 12 2.8. Číselník států............................................................................................ 13 2.9. Celostátní číselník ................................................................................... 13

3. Základy ovládání........................................................................................... 14 4. Společné ovládání......................................................................................... 16 4.1. Nastavení M.O.. ....................................................................................... 16 4.2. Zápis do knih........................................................................................... 16 4.3. Seznam knih............................................................................................. 17 4.4. Listování v knihách a RL (ÚL, OL, DRP). .............................................. 18 4.5. Listy mimo MK......................................................................................... 19 4.6. Založení nové knihy................................................................................ 19 4.7. Ověření knih a pod.vzorů....................................................................... 20 4.8. Záznamy a opravy před podpisem. ...................................................... 20 4.9. Dodatečné záznamy a opravy .............................................................. 21 4.10. Vynechání zápisu na konci roku.......................................................... 21 4.11. Přechod na nový rok bez vynechání zápisu....................................... 22 4.12. Vynechání matričního listu omylem.................................................... 22 4.13. Zrušení matričního zápisu. ................................................................... 23 4.14. Tisk matričního zápisu. ......................................................................... 23 4.15. Tisk matričního dokladu........................................................................ 23

5. Kniha narození .............................................................................................. 24 5.1. Určení otcovství........................................................................................ 24


5.2. Příklad zápisu do knihy narození. ......................................................... 24

6. Kniha úmrtí..................................................................................................... 26 6.1. Hlášení o úmrtí......................................................................................... 26 6.2. Příklad zápisu do knihy úmrtí................................................................ 26

7. Kniha manželství. .......................................................................................... 28 7.1. Hlášení o uzavření manželství................................................................ 28 7.2. Protokol o uzavření manželství.............................................................. 28 7.3. Další evidence k manželství. .................................................................. 28 7.4. Příklad zápisu do knihy manželství. ...................................................... 29

8. Kniha registrovaného partnertství.......................................................... 32 8.1. Protokol o vstupu do reg.par.. ................................................................ 32 8.2. Příklad zápisu do knihy registrovaného partnerství............................ 32

9. Další matriční práce..................................................................................... 34 9.1. Změna jména............................................................................................ 34 9.2. Vidimace a legalizace. ............................................................................ 34 9.3. Příspěvky na úpravu................................................................................ 35 9.4. Odměny účinkujícím............................................................................... 35 9.5. Průvodky................................................................................................... 36 9.6. Blahopřání................................................................................................. 36

10. Zápisy pro Brno........................................................................................... 37 10.1. Příloha matr. dokladů............................................................................ 37 10.2. Zápis o uzavření manželství................................................................. 37 10.3. Zápis o úmrtí.......................................................................................... 37 10.4. Zápis o narození..................................................................................... 37

11. Zrušené evidence........................................................................................ 38 12. Služby.............................................................................................................. 39 13. Tisky. ............................................................................................................... 40 13.1. PC Fand sestavy...................................................................................... 40 13.2. Editace formulářů PC Fand................................................................... 40 13.3. PDF sestavy............................................................................................. 40 13.3.1. Výchozí nastavení tiskárny ................................................................ 41 13.3.2. Posun PDF tisku u jednotlivých formulářů . ...................................... 42 13.3.3. Uživatelská úprava PDF formulářů ................................................... 42 13.3.4. Problémy........................................................................................... 43

Poznámky. ............................................................................................................ 44

Obsah


Základní popis

1. Základní popis Evidence v programu Matrika se řídí: zákonem o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů č. 301/2000 Sb. v aktualizovaném znění. vyhláškou, kterou se provádí zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů č. 207/2001 Sb v aktualizovaném znění. směrnicí Ministerstva vnitra ze dne 2. června 2005 č.j.: VS-95/60/2-2005 k jednotnému postupu matričních úřadů při souběžném vedení matričních knih pomocí výpočetní techniky. Program Matrika je vytvořen takovým způsobem, aby byl schopen pracovat jak samostatně, bez jakékoliv podpory systému KEO, tak i jako doplňující úloha pro informační systém KEO (dále IS KEO). Rozdíl spočívá v tom, že máte-li Matriku nainstalovanou pod systémem KEO , můžete většinu pořizovaných dat přebírat z Registru obyvatel. V Matrice nechybí ani číselníky a uživatelsky naplněné parametry, z nichž je umožněno přebírat další část dat. Program se člení na matriční agendu narození, úmrtí, manželství, registrovaného partnertství a ostatní matriční práce. Např. v nabídce „D-Další matriční práce“ je možné tisknout vidimaci a legalizaci. Program je možné z velké části variabilně nastavit podle požadavků uživatele a tím vyjít vstříc odlišným metodickým požadavkům v jednotlivých krajích ČR.

1.1. Nastavení číselníků a parametrů Než začnete pořizovat data a tisknout jednotlivé matriční doklady, spusťte nejdříve v hlavním menu nabídku „Ostatní“ „Číselníky a parametry“ a v ní naplňte a upravte podle své metodiky všechny položky, které nabízí. Veškeré toto nastavení provede podle vašich požadavků obchodní zástupce při prvotní instalaci programu. Nastavení uživatelských parametrů určují chod úlohy Matrika, způsoby pořizování dokumentů, jejich výběr a evidenci. Je nutné naplnit základní kontaktní údaje, které se tisknou na matriční doklady.


2. Číselníky a parametry 2.1. Parametry stanice Používaná FD: disketová jednotka, na níž se budou zálohovat data. Standartně tedy nastavte „A:“. Ohledně možností zálohování se informujte u vašeho obchodního zástupce, obecně platí, že zálohování na diskety je nedostatečné. Délka sestav: délka tiskových sestav, převážně seznamů. Pokud nastane situace, kdy se tisk seznamů tiskne tím způsobem, že se první strana vytiskne celá a na druhou stranu sestavy se vytisknou např. pouze dva řádky a sestava odstránkuje, máte nastavenou délku sestavy delší než je schopna vytisknout vaše tiskárna. Snižte číslo v tomto údaji o počet řádků, které se vytiskly na druhou stranu. Editovat sestavy: jestliže zadáte „A“, je možné vytvořené tiskové sestavy editovat, tzn. měnit údaje. V opačném případě před tiskem není možné žádné údaje měnit (platí pro TXT - PC FAND sestavy). Instaloval: vyplní obchodní zástupce. Máte matriku v KEO: jestliže zadáte „A“, bude vám umožněno přebírat údaje ze systému KEO z Registru obyvatel. Lze přebírat data z kartotéky živých nebo mrtvých obyvatel včetně dětí. Upravit jména: jestliže zadáte „A“, bude přebíraný text z Registru obyvatel upravován do formátu 1. písmeno velké a ostatní malá. Využijete hlavně v případě, kdy údaje v Registu obyvatel jsou psány velkým písmem. Posun po: nastavuje v sestavách tisknutých ve znakovém režimu posun vpravo o uvedený počet znaků. Tento posun je aktivní pouze při tisku v režimu PC FANDu a některé multifunkční tiskárny nejsou schopny tento parametr aplikovat při tisku. V Acrobat Readeru není tento parametr funkční. Zobrazit nabídku „Zrušené evidence“: jestliže zadáte „A“, tak se nabídka zobrazí v opačném případě ne. Kraj: název kraje (vyberte pomocí Shift+F7). Okres: název okresu (vyberte pomocí Shift+F7). PSČ: zadejte PSČ matričního úřadu. Úřad jaký: obecní, městský, okresní, krajský nebo městys (vyberte pomocí Shift + F7). Úřad kým, místo, v(ve): název úřadu v 7. pádu, 1. pádu a 6.pádu dle přednastavených parametrů. Nastavení parametrů a příklady výsledných textů jsou detailně popsány v nápovědě, kterou lze vyvolat klávesami Shift+F3 (vzorník) Název matričního úřadu/V knize matr.úřadu: jedná se o tisk hlavičky rodných, úmrtních a oddacích listů a dokladů o registrovaném partnerství, kde je možné uvádět název úřadu dle následujícího popisu. Toto nastavení řeší následující čtyři

2. Číselníky a parametry

parametry a jejich přednastavení lze zobrazit stiskem kláves Shift F3 - Vzorník. Hlavička: hlavička uváděná na dokumentech, vybírá se na Shift+F7 z číselníku hlaviček. Poučení: poučení uváděné v příslušných dokumentech, vybírá se na Shift+F7 z číselníku poučení. Číslo jednací: zadejte pořadové číslo jednací. Matrikář, Vedoucí: číslo matrikáře nebo vedoucího z číselníku pracovníků matriky, které se bude nabízet při pořizování. Vybírá se na Shift+F7 z číselníku.

2.2. Parametry evidence MK Číselná řada svazků - ponechte číslo 1. Tento parametr navyšte o 1 jen ve chvíli, kdy bude legislativou určeno začít novou číselnou řadu svazků matričních knih znovu od jedné (nejedná se tedy o číslo matriční knihy). Od 1.7.2001 začala nová číselná řada svazků od jedné, tzn. že hodnota parametru určuje pořadové číslo řady svazků matričních knih počínaje právě datem 1.7.2001. Hodnota parametru má vliv na automatické číslování svazků matričních knih a zabezpečuje jednoznačnost každého svazku. Proto při navýšení hodnoty tohoto parametru o 1, zkontrolujte počáteční nastavení čísel svazků matričních knih jednotlivých matričních obvodů, kdy hodnota těchto čísel musí být nastavena na 1. Aktivovat agendu matriky - A - zobrazit knihu N - nezobrazit knihu Pokud například nebudete používat knihu registrovaného partnerství zadejte „N“. Při převzetí z číselníku předsadit text - okres, stát. Tyto údaje lze před zmiňovanými názvy uvádět v plném znění, např. okres nebo částečně, např. okr. nebo neuvádět vůbec. Zkr. název - plné znění státu nebo uvádění jeho zkratky. Tento údaj lze uvádět v plném znění, např. Alžírská lidově demokratická republika nebo zkráceně, např. Alžírsko. Nabízet číselník míst, okresů a států - jestliže nastavíte „A“ bude se vám automaticky nabízet číselník míst, okresů a států, v opačném případě zobrazíte číselník kombinací kláves Shift+F7 Automaticky vyplňovat údaj okres - jestliže „A“ tak se podle místa automaticky doplní okres, jestliže „N“ nebude se nic automaticky doplňovat.

2.3. Parametry sestav MK Rodné číslo proloženě - jestliže „A“ tak rodné číslo bude ve výstupech proloženě, tj. ve tvaru 00 00 00/0000. Maska pro výstup data matriční události - zde se nastavuje formát dat. Standardně ponechte originální tvar DD.MM.YYYY.


Sestava úmrtního listu jestliže „A“ tak se tiskne jméno a příjmení na jednom řádku, jestliže „N“, tak se tiskne jméno na jednom a příjmení na druhém řádku. Způsob vyplnění údaje bez hodnoty - v tomto údaji nastavíte, jak vyplnit prázdný údaj, standardně ponechte „---“. Výchozí typ poškrtnutí záznamů a oprav před podpisem - zde nastavíte jaký typ prošktnutí má být na opisu matričního zápisu v kolonce „Záznamy a opravy před podpisem“. Požadavky jednotlivých uživatelů jsou různé, obsluha tedy nastaví typ, který je nadřízenou matrikářkou požadován.

Prošktnutí záznamů a oprav před podpisem typ 7

Prošktnutí záznamů a oprav před podpisem typ Z

10

2. Číselníky a parametry Prošktnutí záznamů a oprav před podpisem typ /

Prošktnutí záznamů a oprav před podpisem typ \

Jméno ve formulářích a v sestavách RL, ÚL, OL a DRP „A“ tisknout alternativní jméno matrikáře vyplněné v seznamu matričních pracovníků v kolonce „Pro doklady“. „N“ tisknout stejné jméno jako v matričním zápisu.

2.4. Číselník matričních obvodů Kód - pořadové číslo matričního obvodu. Název matričního obvodu - název obvodu, za který je vedena matriční kniha. Automaticky nabízet místo - umožnuje dosazovat do formulářů místo oddání či narození, např. město je Nový Svět, ale místem je ambit kláštera. Poč.čís.svazku knih - tento údaj slouží pro zadání počátečního čísla svazku matričních knih, při zahájení evidence matričních událostí pomocí výpočetní techniky nebo při nově zařazeném obvodu. K naplnění číselníků matričních obvodů můžete využít klávesu Shift+F8 a převzít matriční obvody z celostátního číselníku. Shift+F7 můžete prohlížet číselník. Naplnění číselníku provádějte pouze při prvotní instalaci programu, nebo když se změní matriční obvody ve vaší oblasti.

11


2.5. Číselník pracovníků matriky V tomto číselníku nelze editovat. Pořízení a změny jsou možné jen správcem systému přes nabídku „Změna uživatele (obsluhy). Č - pořadové číslo. UC - pořadové číslo referenta z číselníku přístupových práv IS KEO. I.Č. - identifikační číslo matrikáře, např. číslo pracovníka podle agendy mezd. Jméno a příjmení - jméno a příjmení matrikáře. Pro doklady - alternativní jméno matrikáře pro tisk na rodné, úmrtní, oddací listy. Pokud chcete tisknout musí být v „Parametrech sestav MK“ nastaveno „Jméno ve formulářích a v sestavách RL, ÚL, OL, a DRP“ nastaveno „A“. Funkce - matrikář, hlavní matrikář.

Přístupová práva pro práci s matričními knihami O A/N

Právo pro založení nové matriční knihy a ověření podpisového vzoru.

Z A/N

Právo pro pořízení nových zápisů do matričních knih.

P A/N

Právo pouze pro prohlížení matričních knih.

Přístupová práva uživatelské kódy přístupu do matriky: 190

pouze listování a prohlížení

90

pracovník matriky

2.6. Číselník hlaviček, odůvodnění, poučení, volných textů Kód - pořadové číslo. Text - lze uvést libovolný text. (vstup klávesou Insert, zpět Esc). Stručný popis - stručná identifikace nabídky.

2.7. Číselník akcí Seznam akcí pro odměny a příspěvky s jejich oceněním. Jedná se o implicitně doplňované údaje při pořizování příspěvků a odměn. Kód - pořadové číslo 01-99. Název akce - pojmenování akce. Přísp.Kč - příspěvek na úpravu zevnějšku. Prac.den Kč/hod - sazba Kč za hodinu ve všední den pondělí-pátek. 12

2. Číselníky a parametry So,Ne Kč/hod - sazba Kč za hodinu v sobotu, neděli a svátek. Přípr. hod - délka přípravy na akci v hodinách. Délka hod- délka akce v hodinách.

2.8. Číselník států Číselník států se stanovenými názvy států včetně detailních popisů na klávesu F10. V „Parametrech evidence MK“ lze nastavit, zda chcete zobrazovat celý název státu nebo zkrácený. Nastavíte v kolonce „Zkr. název“ u státu zadáte „A“ nebo „N“. Pokud zadáte „A“ ,zobrazí se oficiální zkrácený název státu (např. Alžírsko), pokud zadáte „N“, zobrazí se úplný název státu (např. Alžírská lidová demokratická republika).

2.9. Celostátní číselník Jedná se o kompletní číselník matričních obvodů dle okresů a úřadů. Na stisk klávesy Ctrl+F7 se k vybranému okresu vyberou jednotlivé matriční úřady a na další stisk klávesy Ctrl+F7 se zobrazí jednotlivé matriční obvody. Číselník se zobrazuje podle starého způsobu, dle okresů nebo podle nového způsobu a to podle krajů a obcí s rozšířenou působností. Zároveň je tento číselník využíván jako číselník okresů.

13


3. Základy ovládání Práce s programem je řízena výběrem z „MENU“. Z nabídky lze vybrat pomocí kurzorových kláves a volbu potvrdit klávesou ENTER nebo stiskem zvýrazněného znaku nabídky (většinou první písmeno textu z nabídky, nebo pořadové číslo položky z nabídky menu). Pro pohyb v programu Matrika a práci v jednotlivých úlohách používejte některé základní klávesy, jejichž popis následuje. V Matrice je pro obsluhu připravena řada funkčních kláves, které mají souvislost s uživatelskými možnostmi PC FANDu ( viz. Uživatelská příručka PC FANDu). Některé z nich jsou však předdefinovány konkrétními možnostmi.

V matričních knihách jsou předdefinované tyto funkční klávesy:

- přerušení, konec editace, konec a přerušení tisku, tvorby sestavy ap.

- tzv. help - pomocník s popisem

- editace, změna režimu práce, např. z „prohlížení“ souboru do „pořízení“ nových vět a naopak - převzetí dat z Registru obyvatel - obnova jmenného rejstříku

- hledání podle nastaveného třídění

+

14

- volba třídění pro hledání - tisk

+

- potvrzuje zadanou hodnotu, nebo při výběru ze seznamu vět detail věty, nebo stejná nabídka jako při F10; při zapnuté funkci zobrazení číselníků klávesa Enter na prázdném údaji nabídne číselník

- skok do číselníku - převzetí údaje z číselníku

- v detailu matričního zápisu zápis „Záznamů a oprav před podpisem“ a „ Dodatečných zápisů a oprav“

- založení matriční knihy - uložení matričního zápisu - ověření knihy a podpisových vzorů

- otevření dalších nabídek

- otevření zápisu poznámky

3. Základy ovládání

Další použití funkčních kláves:

- duplikace údaje při pořízení z předcházející věty

- základní funkce „Přepínače“ +

- kalkulačka PC FANDu na posledním řádku obrazovky

+

- tisk z aktuální pozice

+

- nastavení typu tiskárny

- navigace po databázi - pohled do ostatních souborů, event. další nabídka +

- nastavení typu klávesnice (česká amatérská, česká, anglická, německá, slovenská) prohlížení a rozložení kláves na klávesnici

+

- nenávratné zrušení položky v souboru ( lze použít jen v určitých případech) Jaké předdefinované funkční klávesy můžete v jednotlivých nabídkách použít, je uvedeno na posledním řádku obrazovky.

15


4. Společné ovládání Základ práce v jednotlivých matričních knihách tvoří menu, které mají všechny knihy shodné.

4.1. Nastavení M.O. Pomocí této volby se přednastavuje nejčastěji používaný matriční obvod, který je pak použit pro určité volby a akce, např. ve volbě „Zápis do knih“ nebo „Založení nové knihy“. V listování si pak můžete prohlížet zápisy vámi nastaveného obvodu a tento si program pamatuje i po vypnutí programu.

4.2. Zápis do knih Pořízení nového zápisu do matriční knihy a „Záznamů a oprav před podpisem“ Pořízení zápisu se provádí stejným způsobem jako zápis do rukopisně vedené matriční knihy. Rozdíl je v tom, že v matriční knize vedené pomocí výpočetní techniky se nesmí nevyplněné údaje proškrtávat, to je prováděno automaticky v tiskových sestavách matričních zápisů. Při vstupu do nabídky „Zápis do knih“ se zobrazí seznam všech založených knih vybraného matričního obvodu. Knihu, do které chcete pořídit zápis, lze vybrat klávesou Enter. Pokud je Matrika nainstalovaná jako Doplňující úloha systému KEO (nabídka „Parametry stanice“ údaj „Máte matriku v KEO: A“), je možné přebírat údaje z Registru obyvatel. K převzetí slouží klávesa F2. Do knihy narození můžete převzít údaje o dítěti položkou dítě+rodič. Pokud nejsou oba v evidenci, položkou v menu zvlášt matku a otce. Nebo například do knihy úmrtí můžete přebrat údaje z evidence živých nebo mrtvých. Jestliže dále z menu nic vybírat nebudete, dejte Esc a vybrané údaje se vám převezmou do právě pořizovaného zápisu. Stiskem Enter se na každém údaji budou přebíraná data zobrazovat. Kdykoliv se můžete šipkou vlevo vrátit na kterýkoliv údaj a změnit jej. Touto změnou se nemění data v přebírané databázi „Registru obyvatel“. V knize manželství lze pomocí F2 přebírat i údaje z předem vyplněných protokolů o uzavření manželství. Po vyplnění všech dat v zápisu se dostanete na poslední a důležitý údaj „Datum zápisu el.mat.k.“ (datum zápisu pomocí výpočetní techniky). Dokud není toto datum vyplněno, je možné veškeré údaje matričního listu editovat. Zároveň je možné pořizovat „Záznamy a opravy před podpisem“. Po vyplnění dat jsou veškeré údaje pro editaci nedostupné a údaje lze opravovat jen pomocí volby „Dodatečné záznamy a opravy“ a volba „Záznamy a opravy před podpisem“ je dostupná jen pro prohlížení těchto záznamů. 16

4. Společné ovládání

Klávesou Esc se ukončí pořizování bez uložení zápisu. K uložení zápisu do matriční knihy slouží klávesa F9, po které se ještě nabídne možnost editace „Záznamů a oprav před podpisem“. Jedná se o záznam, který je nutné vyplnit shodně jako v tištěné knize. Při pořizování program některé údaje nabízí, např. okres, stát, národnost... Vyvolání této nabídky provedete stiskem klávesy Shift+F7. Pokud je chcete změnit nebo nedoplňovat, upravte si nastavení v Parametrech a číselnících.

4.3. Seznam knih Seznam matričních knih přednastaveného obvodu, všech obvodů nebo vybraného obvodu. Pro další práci s knihou slouží tyto funkční klávesy: F6 - nabídnou se k tisku tyto tiskové sestavy: Úvodní list - tisk úvodního listu matriční knihy. List podpisových vzorů - tisk podpisových vzorů matriční knihy. Abecední jmenný rejstřík - tisk jmenného rejstříku matriční knihy. Seznam matričních knih - seznam matričních knih přednastaveného obvodu, všech obvodů nebo vybraného obvodu. Uživatelská úprava sestav - proškolený uživatel si může provést své úpravy sestav. F10 nebo Enter - zobrazí se další nabídky: Úvodní list - prohlížení a tisk úvodního listu matriční knihy. List podpisových vzorů - prohlížení a tisk listu podpisových vzorů. Možnost doplnění dalšího podpisového vzoru přes klávesy F2 a dále výběr Shift F7. Abecední jmenný rejstřík - generování, prohlížení a tisk abecedního rejstříku matriční knihy. Klávesou F2 obnovujte rejstřík z aktuálních dat. Listování v knize - hledání, prohlížení a tisky zápisů v matriční knize. Bližší popis viz. kapitola 4.4.Listování v knihách. Zápis do knihy - pořízení nového zápisu do matriční knihy (viz. kapitola 4.2.) Ostatní - konec roku a přehledy - zobrazí se tyto další nabídky: Zjistit číslo nového zápisu - po stisku klávesy se objeví, jaké číslo bude použito pro další zápis. Vynechat zápis(y) na konci roku - viz. kapitola 4.10. Vynechat mat.list (slepený/omyl) - viz. kapitola 4.12. Přehled vynechaných MZ-ML - soupis vynechaných listů a zápisů v mat. knize. Přehled zrušených zápisů - soupis zrušených zápisů v matriční knize.

17


Tiskové sestavy - nabídnou se k tisku tiskové sestavy: Úvodní list - tisk úvodního listu matriční knihy. List podpisových vzorů - tisk podpisových vzorů matriční knihy. Abecední jmenný rejstřík - tisk jmenného rejstříku matriční knihy. Seznam matričních knih - tisk seznamu matričních knih. Uživatelská úprava sestav - proškolený uživatel si může provést své úpravy sestav.

4.4. Listování v knihách a RL (ÚL, OL, DRP) Seznam matričních zápisů přednastaveného obvodu, všech obvodů nebo vybraného obvodu. Pro další práci s knihou slouží tyto funkční klávesy: F2 - pořízení nového zápisu do matriční knihy Shift + F3 - volba třídění pro hledání zápisů v matriční knize. Nabídka třídění je různá podle typu agendy. Např. v agendě manželství se neobjeví Dle dne narození ale Dle dne sňatku atd. Třídit je možné: 1. Dle svazku, roč. 2. Dle dne narození 3. Dle příjmení 4. Dle jména a příjmení 5. Dle rodného čísla (Třídění v jednotlivých knihách se liší dle typu knihy.) F3 - hledání podle nastaveného třídění F6 - nabídnou se tyto tiskové sestavy: Matričního listu - tisk matričního listu. Rodného listu, úmrtního listu, oddacího listu nebo dokladu o registrovaném partnerství dle typu vybrané knihy. Dodatečných záznamů a oprav - viz. kapitola 4.9. Potvrzení o údajích - uvedených ve sbírce listin. Seznam matričních zápisů - tisk přehledu matričních zápisů. Uživatelská úprava sestav - proškolený uživatel si může provést své úpravy sestav. F10 nebo Enter - zobrazí se další nabídky: Matriční zápis - detail - prohlížení, opravy a tisk matričního zápisu Rodného listu, úmrtního listu, oddacího listu nebo dokladu o registrovaném partnerství dle typu vybrané knihy. Nový - pořízení nového matričního zápisu do matriční knihy Změna třídění - shodné s klávesou Shift+F3. Záznamy a opravy před podpisem - pořízení a editace záznamů a oprav 18


dokud není matriční zápis uzavřen datem. Po vyplnění data zápisu jsou tyto opravy dostupné jen pro prohlížení. Tisknou se jako součást matričního zápisu. Stejná nabídka se zobrazí v Matričním zápisu Detail na klávesu F8. Podrobnější popis viz. kapitola 4.8. Dodatečné záznamy a opravy - editace, prohlížení a tisk záznamů a oprav po uzavření matričního zápisu. Dokud matriční zápis není uzavřen datem, je tato nabídka nefunkční a nelze provádět opravy. Dodatečné záznamy a opravy lze vyvolat i z detailu matričního zápisu klávesou F8. Podrobnější popis viz. kapitola 4.9. Zrušení matričního zápisu - matriční záznam se po dotazu zruší. Pokud za vybraným matričním zápisem není již pořízen další matriční zápis, vybraný matriční zápis se zruší a číslo se použije v následujícím matričním zápisu. Pokud již je za vybraným matričním zápisem pořízen další matriční zápis, vybraný matriční zápis se zruší, číslo se zablokuje a nelze jej již znovu využít. Podrobnější popis viz kapitola 4.13. Tiskové sestavy - nabídnou se k tisku tyto tiskové sestavy: Matričního listu - tisk matričního listu k aktuálnímu matričnímu zápisu. Rodného listu - tisk rodného listu k matričnímu zápisu (ÚL, OL, DRP). Dodatečných záznamů a oprav - předhledová tisková sestava. (viz kapitola 4.9.) Potvrzení o údajích - potvrzení o údajích uvedených ve sbírce listin. Seznam matričních zápisů - tisk seznamu matričních zápisů. Uživatelská úprava sestav - proškolený uživatel si může provést své úpravy sestav.

4.5. Listy mimo MK Rodné listy, úmrtní listy, oddací listy a doklady o registrovaném partnerství mimo matriční knihy. Máte možnost doklady pořizovat, aktualizovat, listovat a to bez jakékoliv závislosti na již pořízených datech v matričních knihách v programu. Pokud je Matrika pod IS KEO s Registrem obyvatel, lze data z tohoto registru přebírat. Tato nabídka se používá při tisku dokladů, které ještě nebyly vedeny pomocí výpočetní techniky. Například při tisku ztracených rodných listů, oddacích listů nebo úmrtních listů.

4.6. Založení nové knihy Založení matriční knihy vedené pomocí výpočetní techniky je stejné jako u knihy rukopisně vedené. Vyplní se úvodní list a list podpisových vzorů. Doplňují se tedy údaje opisované z úvodní strany rukopisně vedené knihy. Oproti rukopisně vedené knize je zde číslování svazku prováděno automaticky. Číslo se dosadí až po doplnění matričního obvodu. Datum „od“ doplní uživatel, Datum „do“ se dosazuje až při uzavírání knihy. Název matričního úřadu se doplní z „Parametru stanice“. Na údaji „matriční kniha je vedena pro“ se dosadí matriční obvod podle aktuálního nastavení, nebo lze klávesou Shift+F7 vybrat ze seznamu jiný matriční obvod. Datum ověření se 19


dosadí automaticky po ověření v nabídce „Ověření knih a podpisových vzorů“. Při založení knihy je automaticky vyplněno kdy a kdo knihu založil, jde o informativní údaj, který nemá vliv na žádnou další práci s knihou. Vlastní uložení nové matriční knihy se provede klávesou F9. Ukončení pořizování matriční knihy bez uložení je klávesou Esc. Po uložení F9 u první pořizované knihy v rámci matričního obvodu následuje dotaz na zadání pořadového čísla a čísla listu, od kterého se bude evidovat a číslovat kniha. U knihy úmrtí se ještě program ptá na umístění zápisu na levé nebo pravé straně. Po uložení F9, jde-li o první svazek knihy vedený pomocí výpočetní techniky v patřičném obvodu, následuje dotaz na zadání pořadového čísla zápisu a čísla matričního listu, od kterého se bude evidovat a číslovat tato kniha, tzn. odkud začíná elektronická evidence knihy. U knihy úmrtí se ještě program ptá na umístění počátečního zápisu na Levé-N nebo Pravé-A straně. Po uložení F9 následuje pořízení pracovníků, kteří budou mít oprávnění zapisovat do knihy. Jméno do kolonky „Údaje ověřil“ se dosadí automaticky po ověření v nabídce „Ověření knih a podpisových vzorů“. Úvodní list a podpisy na listu podpisových vzorů je třeba nechat ověřit krajským matrikářem.

4.7. Ověření knih a pod.vzorů Ověření matričních knih a podpisových vzorů krajským matrikářem. Vlastní ověřování matričních knih a podpisových vzorů se provádí tak, že krajský matrikář zadá datum ověření, své jméno a příjmení. Po tomto zadání je nabídnut seznam neověřených matričních knih, které lze postupně vybírat a provést ověření klávesou F9. Po ověření úvodního listu následuje ověření podpisových vzorů, opět klávesou F9. Do neověřené knihy lze zapisovat, ale před zápisem je obsluha upozorněna hláškou na to, že kniha ještě není ověřena.

4.8. Záznamy a opravy před podpisem Dokud neuzavřete matriční zápis údajem „Datum zápisu el.mat.k“ (datum zápisu pomocí výpočetní techniky), tak můžete pořizovat Záznamy a opravy před podpisem. Jestli nevyplníte záznamy a opravy před podpisem hned při pořizování zápisu, můžete je doplnit i později v nabídce „3.Listování v knihách“ Enter „Záznamy a opravy před podpisem“. Nabídnou se tři druhy oprav: Z-jen záznam bez změn údajů O-opravy s podtečkováním D-oprava bez podtečkování

20

4. Společné ovládání Z-jen záznam bez změn údajů vyberte v případě, že se jedná o doplňující text, např. v knize úmrtí „Na základě ohledávacího listu, který vystavil MUDR. František Patera“ apod. O-opravy s podtečkováním použijte, pokud jste vyplnili údaj špatně nebo jste jej zapomněli vyplnit, tedy tento údaj opravujete a podle směrnic musí být podtečkován. D-oprava bez podtečkování použijte, pokud jde o tzv. doplnění údaje, který nebyl při pořízení zápisu znám, tedy tento údaj neopravujete, ale pouze doplňujete a podle směrnic nemá být podtečkován. Při pořizování Záznamů a oprav před podpisem vyplňujete dvě data „Datum RK“ (datum zápisu do rukopisně vedené knihy) a „Datum“ (datum zápisu pomocí výpočetní techniky). Vyplněním kolonky „Datum“ uzavřete konkrétní větu Záznamu a opravy před podpisem a tu již nemůžete editovat.

4.9. Dodatečné záznamy a opravy Po uzavření matričního zápisu údajem „Datum zápisu el.mat.k“ (datum zápisu pomocí výpočetní techniky) můžete pořizovat Dodatečné záznamy a opravy. Dodatečné záznamy a opravy můžete doplnit v nabídce „3.Listování v knihách“ Enter „Dodatečné záznamy a opravy“ . Nabídnou se tři druhy oprav: Z-jen záznam bez změn údajů O-opravy s podtečkováním D-oprava bez podtečkování Z-jen záznam bez změn údajů vyberte v případě, že se jedná o doplňující text. např. „Zápis zrušen na základě.... apod. O-opravy s podtečkováním použijte, pokud jste vyplnili údaj špatně nebo jste jej zapoměli vyplnit, tedy tento údaj opravujete a podle směrnic musí být podtečkován. D-oprava bez podtečkování použijte, pokud jde o tzv. doplnění údaje, který nebyl při pořízení zápisu znám, tedy tento údaj neopravujete, ale pouze doplňujete a podle směrnic nemá být podtečkován. Při pořizování Dodatečných záznamů a oprav vyplňujete dvě data „Datum RK“ (datum zápisu do rukopisně vedené knihy) a „Datum“ (datum zápisu pomocí výpočetní techniky). Vyplněním kolonky „Datum“ uzavřete konkrétní větu Dodatečných a opravy a tu již nemůžete editovat.

záznamů

4.10. Vynechání zápisu na konci roku V nabídce „2.Seznam knih“ vyberte ze seznamu knihu , které se vynechání týká (Enter nebo F10), zvolte nabídku „O.Ostatní konec roku a přehledy“ a stiskněte 21


Enter. Vyberte „Vynechat zápis(y) na konci roku“ a zadejte Enter. Objeví se varování: Tato operace je nevratná, před zahájením vynechání na konci roku proveďte zálohu dat! Následují dotazy: Opravdu chcete zahájit vynechání zápisu a listů? (A/N) - zadejte A Opravdu vynechat zápis s poř. č. X na listu č. Y? (A/N) - zadejte A Právě vynechaný zápis s poř.č. X na listu č. Y patří do ročníku: - zadejte ročník do kterého zápis patří. Pokračovat ve vynechání zápisu? (A/N) - pokud chcete vynechat další zápis zadejte A - pokud již nechcete vynechat další zápis zadejte N Nastavit knihu pro nový ročník? (A/N) - pokud chcete nastavit nový ročník zadejte A - pokud nechcete nastavit nový ročník zadejte N

4.11. Přechod na nový rok bez vynechání zápisu Při pořizování prvního zápisu do matriční knihy v novém roce vstupte standartně do volby „Zápis do knih“ tak, jako při pořizování zápisu během roku. Zápis pořídíte a po dopořízení zápisu program otestuje datum matriční události a zjistí sám, že zápis spadá již do knihy nového roku a automaticky změní pořadové číslo na číslo 1.

4.12. Vynechání matričního listu omylem V nabídce „2.Seznam knih“ vyberte ze seznamu, které se vynechání týká (Enter nebo F10) a zvolte nabídku „Ostatní - konec roku a přehledy“ a stiskněte Enter. Vyberte „Vynechat mat.list (slepený/omyl) a zadejte Enter. Objeví se varování: Tato operace je nevratná, před zahájením vynechání (slepený/ omyl) proveďte zálohu dat! Následují dotazy: Opravdu vynechat list č. X? (A/N) - zadejte A Právě vynechaný list č. X patří do ročníku: -zadejte rok do kterého vynechaný list patří.

22


4.13. Zrušení matričního zápisu Jedná se o obdobu přeškrtnutí matričního zápisu v rukopisně vedené knize. V nabídce „3.Listování v knihách a RL(ÚL, OL, DRP)“ vyberte ze seznamu knihu, které se vynechání týká (Enter nebo F10) a zvolte nabídku „Zrušení matričního zápisu“ a zadejte Enter. Objeví se dotaz: Opravdu zrušit zápis poř.č. X na listu Y? (A/N) - zadejte A. Zápis se zruší a pokud za ním není již další zápis, číslo zápisu se uvolní pro další zápis. Pokud již za zápisem jsou zápisy další číslo bude zablokováno. Je nabídnuta editace Dodatečných záznamů a oprav s předvyplněným textem o zrušení zápisu.

4.14. Tisk matričního zápisu Matriční zápis můžete tisknout až po uzavření tohoto zápisu v kolonce „Datum zápisu el.mat.k.“ (datum zápisu pomocí výpočetní techniky). V nabídce „3.Listování v knihách“ zvolte příslušný matriční obvod a potvrďte klávesou Enter. Vyhledejte příslušný zápis klávesou F3. Stiskněte Enter nebo F10. Zvolte nabídku „Matriční zápis - detail“. Stiskněte enter a objeví se detail matričního zápisu, který můžete klávesou F6 vytisknout.

4.15. Tisk matričního dokladu Tisk rodného listu, oddacího listu, úmrtního listu a dokladu o registrovaném partnerství. V nabídce „3.Listování v knihách“ zvolte příslušný matriční obvod a potvrďte klávesou Enter. Vyhledejte příslušný zápis klávesou F3. Stiskněte Enter nebo F10. Vyberte nabídku „Rodný list“ „Oddací list“ „Úmrtní list“ nebo „Doklad o r.p.“ Při prvním tisku se objeví upozornění, že list ještě nebyl vystaven a dotaz, zda ho chcete pořidit nyní. Zadejte „A“. Objeví se detail listu, na kterém můžete ještě opravovat údaje a doplnit poznámku (vstup do pořízení klávesou Insert). Pokud jste v matričním zápisu dělali dodatečné záznamy a opravy, tak při dalším tisku dokladu se objeví hlášení: „Byly zjištěny dodatečné záznamy a opravy matričního zápisu, které ještě nebyly aplikovány na list. Chcete je aplikovat nyní?“ Zadejte „A“, pokud chcete tisknout list včetně oprav. Při opakovaném tisku dokladu se na detailu listu také můžete podívat klávesou F7 na historii vystavení dokladu. Klávesou F5 můžete aktualizovat případné nesrovnalosti.

23


5. Kniha narození Obsahuje všechny části matriky, které souvisí s narozením. Kromě společných nabídek (kapitola 4. Společné ovládání) jsou zde i nabídky vztahující se jen k narození.

5.1. Určení otcovství Pořízení zápisu o určení otcovství narozeného nebo nenarozeného dítěte. Zobrazí se tyto nabídky: 1. Pořízení - otevře se další nabídka: 1. Určení otcovství narozeného dítěte. 2. Určení otcovství nenarozeného dítěte. U obou nabídek lze přebírat údaje z Registru obyvatel. 2. Aktualizace - opravy formuláře Určení otcovství. 3. Listování - listování formuláři. 4. Tisky - tisk formuláře.

5.2. Příklad zápisu do knihy narození 1. strana

Údaje o rodičích a dítěti lze převzít klávesou F2 z „Registru obyvatel“.

24

5. Knihy 2. strana

3. strana

Pozor, po vyplnění data zápisu el.mat.k. (datum zápisu pomocí výpočetní techniky) je zápis uzavřen a nelze ho měnit. Po vyplnění celého zápisu stiskněte klávesu F9 pro uložení zápisu. Po uložení se nabídne zápis „Záznamů a oprav před podpisem“.

25


6. Kniha úmrtí Obsahuje všechny části matriky, které souvisí s úmrtím. Kromě společných nabídek (kapitola 4. Společné ovládání) jsou zde i nabídky vztahující se jen k úmrtí.

6.1. Hlášení o úmrtí Evidence hlášení o úmrtí pro Český statistický úřad. Při pořizování je možnost přebírat data z evidence matričních zápisů. Hlášení se tiskne včetně celého formuláře, to dříve nebylo. Statistika náš formulář bez problémů přijímá.

6.2. Příklad zápisu do knihy úmrtí 1.strana Při pořizování nového zápisu do knihy úmrtí vyplňujeme údaj datum úmrtí. Pokud víme, kdy osoba zemřela, vyplníme takto:

Pokud nevíme, kdy přesně k úmrtí došlo, vyplníme například takto:

Údaje o zemřelém lze převzít klávesou F2 z „Registru obyvatel“. 26

5. Knihy 2. strana

Pozor po vyplnění datumu zápisu el.mat.k. (datum zápisu pomocí výpočetní techniky) je zápis uzavřen a nelze ho měnit. Po vyplnění celého zápisu stiskněte klávesu F9 pro uložení zápisu. Po uložení se nabídne zápis „Záznamů a oprav před podpisem“.

27


7. Kniha manželství Obsahuje všechny části matriky, které souvisí s manželstvím. Kromě společných nabídek (kapitola 4. Společné ovládání) jsou zde i nabídky vztahující se jen k manželství.

7.1. Hlášení o uzavření manželství Pořízení, aktualizace, listování a tisk Hlášení o uzavření manželství. Navazuje na evidenci matričních zápisů oddání, ze které je možnost přebírat údaje v pořízení klávesou F2. Hlášení se tiskne včetně celého formuláře, to dříve nebylo. Statistika náš formulář bez problémů přijímá.

7.2. Protokol o uzavření manželství Pořízení, aktualizace, listování a tisk „Protokolu o uzavření manželství“. Údaje lze přebírat klávesou F2 z Registru obyvatel.

7.3. Další evidence k manželství Vysvědčení k uzavření manželství Tato evidence slouží k vytvoření a tisku formuláře Vysvědčení k uzavření manželství. Při pořizování dat lze z Registru obyvatel přebírat údaje. Žádost o sňatek, osvědčení Po vyplnění formuláře lze tisknout příslušné dokumenty. Pokud dojde k uzavření sňatku, pak se tyto údaje mohou přebírat do Protokolu o uzavření manželství, ze kterého lze potom přebírat údaje do nového matričního zápisu. Lze tisknout: Dotazníky k uzavření manželství, Žádost o uzavření manželství, Osvědčení o uzavření církevního svazku, Žádost o vydání osvědčení.

28

5. Knihy

7.4. Příklad zápisu do knihy manželství 1. strana

Údaje lze převzít klávesou F2 z „Registru obyvatel“ nebo z Protokolu o uzavření manželství. 2. strana

3. strana

29


4. strana

5. strana

Pokud budou manželé používat společné příjmení, vyplní se tak, jak je uvedeno v příkladu s pomlčkou a bez mezery. Pokud si každý nechá příjmení svoje a děti budou mít příjmení po jednom z rodičů vyplní se takto:

Muž se bude jmenovat Dvořák, žena Hodačová a děti po muži Dvořák nebo Dvořáková. Pokud bude jeden ze snoubenců používat mimo společného příjmení ještě svoje příjmení předchozí vyplní se takto:

V tomto případě muž se bude jmenovat Horáček, žena Horáčková-Kluková a děti Horáček nebo Horáčková. 30

5. Knihy

Pokud žena chce používat příjmení v mužském tvaru vyplní se takto:

V tomto případě bude muž i žena používat příjmení Chvojka. 6. strana


31


8. Kniha registrovaného partnertství Obsahuje všechny části matriky, které souvisejí s registrovaným partnerstvím. Kromě společných nabídek (kapitola 4. Společné ovládání) jsou zde i nabídky vztahující se jen k registrovanému partnerství.

8.1. Protokol o vstupu do reg.par. Pořízení, aktualizace, listování a tisk Protokolu o vstupu do registrovaného partnerství. Při pořizování Protokolu lze přebírat údaje z Registru obyvatel klávesou F2.

8.2. Příklad zápisu do knihy registrovaného partnerství 1. strana

Údaje o partnerech lze převzít klávesou F2 z „Registu obyvatel“ nebo z Protokolu o vstupu do registrovaného partnerství. 2. strana

32

5. Knihy 3. strana

4. strana

5. strana


33


9. Další matriční práce 9.1. Změna jména Tato evidence je rozdělena do tří částí: 1. Změna jména dospělého 2. Změna jména dítěte 3. Změna jména po rozvodu Text změny, odůvodnění a poučení je možno převzít z číselníků. Obě části přebírají při pořizování data z Registru obyvatel. Tisky jednotlivých rozhodnutí i seznamů za určité období včetně seznamu dětí i dospělých.

9.2. Vidimace a legalizace Tato nabídka se zobrazuje, pokud máte k dispozici modul KEO-Moderní kancelář. Nabídka zajištuje tisk razítek vidimace a legalizace na samolepicí štítky nebo samostatné listy. Vyberte si z nabídky: vidimace, legalizace nebo legalizace za účasti svědků. Na požadovaném řádku stiskněte F6 a vyplňte parametry razítka a stiskněte Esc. Objeví se konečný tvar razítka . Stiskněte Esc a vyberte formát tisku: -samolepky 2x6 na A4 (plně 12 štítků) -samolepky 2x6 na A4 (jen 10 štítků) -samolepky 2x5 na A4 (plně 10 štítků) -na list A4 -na nekonečný pás Stiskněte Enter a zadejte tisk razítek do formuláře: -počet vytištěných okének: -tisknout od okénka: -počet mezer před tiskem: -počet mezer mezi sloupci: -číslovat štítky? A/N -malý typ písma? A/N Vyplňte a stiskněte F9 pro uložení a Esc. Na obrazovce se objeví tisková sestava, stiskněte F6 pro vytištění.

34

9. Další matriční práce

9.3. Příspěvky na úpravu Přesný název je „Příspěvky na úpravu zevnějšku při slavnostech“. Ve volbě pořízení však nepořizujete ony příspěvky, ale občany pro příspěvky (oddávající, zapisovatelé, tlumočníci). Odtud je návaznost na data do Registru obyvatel. Samotné příspěvky můžete pořídit ve volbě Aktualizace Občané, kde se ze seznamu občanů klávesou F10 přepnete do formuláře pořízení příspěvků k občanovi, na němž při stisku F10 stál kursor. Zde pak máte možnost klasicky, klávesou F2, pořizovat nové příspěvky a aktualizovat starší příspěvky k občanovi. Jiný způsob pořízení je, že v tomto seznamu občanů vstoupíte klávesou Enter do aktualizace věty občana. Po zobrazení detailu pak máte možnost klávesou F8 přepnutí do evidence odměn tohoto občana a klávesou F10 do evidence příspěvků tohoto občana. Zde také platí F2 pořízení a aktualizace. Poslední způsob, jak aktualizovat již pořízené příspěvky, máte ve samostatné nabídce „2.Aktualizace“ -“2.Příspěvky“. Chceteli nejprve tisknout, zadejte do okénka kód matrikáře, který ručí za správnost a kód vedoucího, který schvaluje vytištěné sestavy. Pak můžete tisknout tyto sestavy: 1. Seznam občanů: seznam občanů pro příspěvky. 2. Seznam příspěvků vyb.občanovi od-do: kompletní seznam všech příspěvků vybranému občanovi, v zadaném termínu seřazeny dle akcí a data se součtem těchto příspěvků. 3. Seznam občanů se součtem příspěvků od-do: seznam všech občanů se součtem vyplacených příspěvků v zadaném termínu a celkovým součtem. 4. Rozpis odměn dle dní, akcí a občanů od-do: rozpis v jaký den, při jaké akci, byl určitý občan. Každý den s akcí má svůj součet odměn a nechybí ani celkový součet.

9.4. Odměny účinkujícím Přesný název „Odměny hudebníkům a účinkujícím při obřadech“ Ovládání a postup práce je stejný jako v Příspěvcích na úpravu. 1. Seznam občanů: seznam občanů pro odměny. 2. Seznam odměn vyb.občanovi od-do: kompletní seznam všech odměn vybranému občanovi, v zadaném termínu seřazeny dle akcí a data se součtem těchto odměn. 3. Seznam občanů se součtem odměn od-do: seznam všech občanů se součtem vyplacených odměn v zadaném termínu a celkovým součtem. 4. Rozpis odměn dle dní, akcí a občanů od-do: rozpis v jaký den, při jaké akci, byl určitý občan. Každý den s akcí má svůj součet odměn a nechybí ani celkový součet.

35


9.5. Průvodky Posíláte-li někomu určité listiny bez průvodního dopisu, pak máte možnost vytisknout si zde na čistý list papíru k těmto listinám průvodku, která průvodní dopis nahrazuje.

9.6. Blahopřání Pomocí této volby můžete vytisknout jednoduchý text blahopřání k jubileu nebo uzavření manželství. Blahopřání slouží tedy jako jakýsi textový editor s archivací libovolných textů. Píšete-li více blahopřání nebo obsahově shodných textů, je zde možnost uložit nejčastěji používaný text do číselníku volných textů, klávesou F8 odskočit do onoho číselníku a tam text pořídit. Pak si při pořizování jednotlivých textů tento text z číselníku Entrem na položce kód kdykoliv převezmete. Klávesami Shift F6 lze pak text jednoduše vytisknout a klávesami Ctrl+Y celou větu smazat.

36

10. Zápisy pro Brno

10. Zápisy pro Brno 10.1. Příloha matr. dokladů Pořízení a tisk příloh matričních dokladů pro cizinu.

10.2. Zápis o uzavření manželství Pořízení a tisk zápisů o uzavření manželství pro zvláštní matriku Brno

10.3. Zápis o úmrtí Pořízení a tisk zápisů o úmrtí pro zvláštní matriku Brno.

10.4. Zápis o narození Pořízení a tisk zápisů o narození pro zvláštní matriku Brno.

37


11. Zrušené evidence Do tohoto menu jsou přesunuty RL, ÚL, OL mimo matriční knihy pořízené před reinstalací na verzi 7. 40. Slouží k prohlížení starých záznamů, které byly pořízeny starým způsobem pořizování této evidence. V následné verzi budou tato pořízená data konvertována do nového způsobu evidence a budou dostupná pod jednotlivými agendami Matriky.

38

12. Služby

12. Služby „Ostatní“ - „Služby“ - „1.Služby pro matriku“ Důležitost zálohování je známá. Počítač může být ukraden, poškozen virem atd., proto ani v matrice nechybí zálohování dat.

Zálohování dat na HD Data se zálohují na pevný disk vašeho počítače. Ovládání je jednoduché. Stiskněte klávesu Enter na příslušné volbě a vyčkejte, dokud vám program neohlásí „Hotovo“.

Zálohování dat na diskety Tato volba umožnuje ukládání vašich aktuálních dat na disketu. Mechaniku, na níž se zkopíruje vytvořený soubor volíte v nabídce „Parametry stanice“. Při zálohování na diskety nejprve spusťte zálohování dat celé Matriky na HD. Po zvolení nabídky zálohování dat na diskety se zobrazí požadavek na vložení diskety a pokud se disketa zaplní, tak na vyjmutí stávající diskety a vložení další. Ohledně možností zálohování se informujte u vašeho obchodního zástupce nebo postupujte v souladu s bezpečnostními předpisy na vašem úřadě, obecně platí, že zálohování na diskety je nedostatečné.

Obnova dat z HD

POZOR!

Doporučujeme přenechat obnovu dat vašemu obchodnímu zástupci! Program nabízí obnovení již existujícího souboru a podle názvu se rozhodněte, zda jej chcete či nechcete obnovit.

Obnova dat z disket Tato akce je obdobná jako obnova dat z HD.

Obnova indexů Je-li index setřídění dat nějak porušen, použijte tuto nabídku. Tato volba data pouze setřiďuje a datové soubory nemění.

39


13. Tisky V programu se kombinují dvě technologie pro tisk. PC Fand sestavy a tisk PDF přes program Adobe Acrobat Reader.

13.1. PC Fand sestavy Prostředí PC Fandu umožňuje jednoduchý tisk sestav. V parametrech programu lze nastavit, jestli bude umožněno sestavy před tiskem editovat nebo např. počet řádků na jedné straně. Tyto sestavy se v Matrice používají převážně při opisu nějakého seznamu, popř. jako alternativa tisku formulářů, kde jsou s PDF nějaké problémy. Poučená obsluha si také může tyto sestavy přizpůsobit svým vlastním požadavků.

13.2. Editace formulářů PC Fand Formuláře jsou vlastně obrazovky s předdefinovanými údaji, do nichž se vepisují údaje jednotlivých matričních případů, matričních knih apod. Chcete-li formuláře upravovat, kontaktujte raději svého obchodního zástupce, který vás do těchto úprav rád zaškolí. Pokud byste si je chtěli upravovat sami, postup je následovný: Vyberete si požadovaný formulář označený kódem a názvem. Ve hvězdičce za názvem je schovaný vytvořený formulář v textové podobě. Vstup do něj a prohlížení je možné klávesou Insert. V údaji Č.F. je číslo používaného formuláře a je standardně nastavené na 0, tzn. že je využívaná sestava v typu 0. V této sestavě není možno nic upravovat a je definována programátory. Pokud chcete používat jiný formulář, nastavte se na sloupec označený 1. ve zvoleném řádku formuláře a stiskněte Shift F4 Obnov. Formulář z varianty č.0 se přepíše do varianty č. 1 Tečka se změní na hvězdičku. Nastavte se na hvězdičku ve variantě č.1 a stiskněte klávesu Insert. Zobrazí se formulář a v něm můžete provádět změny. Po úpravách se vyskočí z formuláře klávesou Esc. Nastavte se na údaj Č.F. a změňte 0 na 1. Po provedení změn se nastavte na řádku změněného formuláře a stiskněte klávesu Shift F8 - test. Program musí zahlásit „Formulář je OK“. Jinak jste úpravu provedli chybně a musíte opakovat úpravu nebo upravený formulář opravit. Změněný formulář je možné kdykoliv přepsat originálem stiskem klávesy Shift F4 na příslušném řádku nebo jen změnit údaj Č.F. z 1 na 0. Stejným způsobem lze vytvořit až tři různé varianty formulářů a mezi nimi se přepínat číslem v údaji Č.F.

13.3. PDF sestavy Je nutné mít nainstalován program Adobe Acrobat Reader, který je zdarma ke stažení např. na stránkách firmy Adobe (www.adobe.com). Program Adobe Reader slouží pro prohlížení a tisk souborů ve formátu PDF. Předností tohoto formátu je, že dokument uložený jako PDF, je zobrazen na jakémkoliv počítači s jakýmkoliv operačním systémem vždy stejně a tisk je realizován v grafic40

13. Tisky

kém režimu ve vysokém rozlišení, který je ovlivněn pouze vlastnostmi a možnostmi příslušné tiskárny. Obsluha tohoto programu je snadná i vzhledem k tomu, že je v posledních verzích kompletně v češtině, včetně nápovědy. Pro tisk sestav PDF z IS KEO je doporučována verze Adobe Acrobat Reader 6.xCE.

13.3.1. Výchozí nastavení tiskárny Nastavení provede zpravidla obchodní zástupce. Před tím, než začnete používat tisk přes PDF, je potřeba provést výchozí nastavení. Toho, aby se správně tisklo přesně do kolonek originálního formuláře docílíme tím, že používáme mikroposuvy v milimetrech. Abychom se mohli přesně orientovat, musíme vědět, kde přesně je bod nula (každá konfigurace počítače to má jinak). Proto je nutné provést toto měření. Nastavuje se pouze jednou pro konkrétní konfiguraci: počítač (operační systém) - ovladač tiskárny - Acrobat Reader - tiskárna. Pokud se změní některá z těchto komponent, je potřeba provést výchozí měření znovu.

Postup: 1. Spusťte modul pro tisk PDF - KEO - C.Číselníky a parametry - 1.Parametry zpracování - 4.Parametry tisku PDF. 2. Obsluha stiskne F6 „ Výchozí tisk pro měření“, v Acrobat Readeru se zobrazí vzorový kříž pro měření. Obsluha stiskne tlačítko „Tisknout“ a zkontroluje nastavení parametrů pro tisk: „Měřítko stránky“ musí být nastaveno na „Žádné“. Potom obsluha zkontroluje podavač tiskárny - musí být ve výchozí poloze. Potom vytiskne kříž na tiskárně, zavře program Acrobat Reader a vezme do ruky pravítko. 3. Obsluha změří, jaká vzdálenost je zleva od kraje papíru ke středu vytisknutého kříže a naměřenou hodnotu zadá do pole „X“ . Dále změří, jaká vzdálenost je od horního kraje papíru ke středu vytisknutého kříže a naměřenou hodnotu zadá do pole „Y“.

41


4. Obsluha stiskne tlačítko „Zkušební tisk s aplikovaným posunem“. Znovu se před tiskem zkontroluje parametr „Měřítko stránky= „Žádné“ a vytiskne se. Opětovně vytisknutý kříž se znovu změří a pokud jsme postupovali správně, naměříme přesně 20 krát 20 mm. Jestliže naměřené hodnoty neodpovídají 20 mm, opakujeme postup od bodu 1.

13.3.2. Posun PDF tisku u jednotlivých formulářů Nastavuje si uživatel těsně před tiskem. U PDF tisků, kde se netiskne celý formulář, ale trefujeme naše údaje do originálního formuláře, se před tiskem zobrazí tento formulář.

Každá série formulářů z tiskárny může být trochu posunutá, proto je nutné při problému upravit tyto hodnoty. Při problémech s netrefováním údajů do kolonek nejprve ověřte, že máte správně nastavené výchozí nastavení tiskárny (kap. 2.1.) Pokud ano, změřte odsazení referenčního bodu od levého kraje (osa X) a od horního okraje papíru (osa Y). Referenční bod je u každého formuláře jiný - který to je, vám píšeme v červeném rámečku dole, v našem případě u Rodného listu se jedná o levý horní roh orámování matričních údajů. Změříte ten roh a naměřenými hodnotami přepíšete originální hodnoty (24.00 a 77.00) v modrém okénku.

13.3.3. Uživatelská úprava PDF formulářů Nastavuje si uživatel. Pokud budete chtít upravovat tiskopisy PDF, můžete tak učinit v této nabídce, ale možná lepší přístup k úpravám je přímo u jednotlivých tisků. Např. Narození-Listování-F10-detail-Tiskové sestavy-Uživatelská úprava sestavvyberte si sestavu, která je určena pro PDF a na ní stiskněte F10. Další ovládání je stejné. Podobně jako v tomto příkladu můžete úpravu PDF najít u všech tisků v menu Uživatelská úprava sestav. Nabídka „O.Ostatní“ - „P.Submodul pro tisk PDF“ - „Databáze formátování údajů“. Vyberte požadovanou sestavu a stiskněte F10. Objeví se seznam údajů na sestavě. Najděte požadovaný údaj a stiskněte F10. Na zvoleném údaji můžete měnit typ písma, velikost písma, sílu písma, styl písma, posunovat údaj do stran, údaj podtrhnout nebo přeškrtnout. 42

13. Tisky

Na posledním řádku obrazovky je napsáno, co můžete v nabídce upravovat. Po provedení změn zvolte nabídku Ukončit nastavení údaje.

13.3.4. Problémy 1. Pokud není nainstalován Acrobat Reader 6.x CE, nainstalovat jej, ale před tím odinstalovat veškeré minulé verze Acrobat Readeru (POZOR: správně pracuje jenom s ACR6, pokud máte ACR7, odinstalujte a nainstalujte starší verzi ACR6). 2. Aby bylo možné nainstalovat Acrobat Reader 6.x CE je třeba, aby byly na počítači tyto verze operačního systému: Win98 SE (minimálně verze „a“), Win2000 SP2 nebo WinXP minimálně SP1. 3. Pokud tiskárna podporuje PostScript, nainstalovat patřičný driver. Pokud PostScript není tiskárnou podporován, nastavit při tisku z ACR „Tisknout jako obraz“. Přizpůsobování velikosti stránky nastavit na žádné, tj. tisk vždy ve velikosti 100%. 4. Provést zaměření kříže a pak zkušební tisky PDF formulářů. Pozor - zkontrolovat dorazy/uložení papíru v nakladači papíru, jinak se zaměření a tisk nedá dohonit. Je to logické, ale raději upozorňujeme.

43


Poznámky

44

MATRIKA evidence matričních událostí a dokladů

Recommend Documents