MANUAL PROSEDUR Penyusunan KRS
FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSEDUR Penyusunan KRS Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
0040006903 4 6 Juni 2011 Kasubbag Akademik ttd
Dikendalikan oleh
:
Hadi Pranoto, SE Pembantu Dekan I ttd Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD
Disetujui oleh
:
Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) un tuk menjamin mutu input, proses dan output. Dalam rangka implementasi SPMA, perlu dibuat dokumen SPMA yang mengatur arah kebijakan, program, serta cara bagaimana mencapai arah kebijakan akademik tersebut. Arah dan sasaran kebijakan dapat dicapai apabila didukung oleh adanya Manual Prosedur, dokumen yang menjadi acuan kerja setiap kegiatan dalam setiap unit kerja. Manual prosedur Penysusunan KRS mer upakan salah satu komponen penting di dalam memperlancar proses pengisian KRS oleh mahasiswa Fakultas Pertanian sekaligus sebagai pemantauan kinerja studi mahasiswa dengan bantuan dosen pembimbing akademik. Diharapkan dengan adanya acuan ini, mahasiswa dapat mengisi KRS dengan cermat melalui perencanaan yang matang sehingga dapat melakukan keselur uhan proses studi dengan lancar dan tepat waktu.
Malang, 6 Juni 2011 Dekan
Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGA NTAR
i
DAFTAR ISI
ii
Tujuan
1
Definisi
1
Ruang lingkup
2
Referensi
4
Pihak orang terkait
4
Uraian Prosedur
5
Tim Penyusun
6
Lampiran
6
P ENYUSUNA N KRS TUJUAN
Memastikan proses penyusunan KRS yang dilakukan oleh mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
Memberikan panduan bagi mahasiswa agar lebih mudah di dalam memilih mata kuliah yang akan dipr ogram pada semester yang akan berjalan di Fakultas Pertanian;
Mempercepat proses pelayanan pelaksanaan registrasi mahasiswa;
Mempermudah dosen penasehat akademik di dalam memberikan arahan mengenai mata kuliah yang akan diambil;
Memberikan informasi bagi dosen penasehat akademik, bagian akademik, dan Pembantu Dekan I bidang akademik di dalam memonitor perkembangan studi mahasiswa
dan
DEFINISI Kartu Rencana Studi adalah sebuah kar tu atau borang (form) yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram, sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1, mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib. Kode mata kuliah ialah penuntun yang menunjukkan pengelolaan mata kuliah. Kodifikasi mata kuliah yang berlaku meliputi :
1
UNG UBU PTF PTB PTA PTO PTM PTT PTH PTE PTP
IAF TPF
- Mata Kuliah wajib Nasional - Mata Kuliah wajib Universitas - Mata Kuliah yang dikelola Fakultas Pertanian - Mata Kuliah yang dikelola oleh Jurusan Budidaya Pertanian. - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Agronomi - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Hortikultura - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Pemuliaan Tanaman - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Ilmu Tanah - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Ilmu Hama dan Penyakit Tumbuhan - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Sosial Ekonomi Pertanian/Agribisnis - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Penyuluhan dan Komunikasi Pertanian (Komunikasi dan Pemberdayaan Masyarakat) - Mata Kuliah yang dikelola oleh Fakultas Ilmu Administrasi - Mata Kuliah yang dikelola Fakultas Teknologi Pertanian.
Angka di dalam digit terakhir kode mata kuliah ialah 1) Angka per tama dalam kode mata kuliah menunjukkan program strata, kode angka 4 (empat) untuk Strata satu (S-1) dan kode angka 3 (tiga) Strata Diploma 3 (D3); 2) Angka kedua dalam kode mata kuliah menunjukkan semester Mata Kuliah. Kode angka 2 (dua) menunjukkan semester Genap dan angka 1 (satu) menunjukkan semester Ganjil ser ta 0 menunj ukkan semester Genap/Ganjil; 3) Dua angka terakhir dalam kode mata kuliah
2
menunjukkan nomor urut mata kuliah dari setiap jurusan/program studi. Satuan kredit semester (sks) ialah satuan yang digunakan untuk menyatakan besar nya beban studi mahasiswa, besarnya pengakuan atas usaha kumulatif bagi suatu program tertentu serta besarnya usaha untuk menyelenggarakan pendidikan bagi perguruan tinggi dan khususnya bagi dosen. Dosen Penasehat Akademik (PA) adalah dosen yang ditugaskan oleh Jurusan untuk memberikan nasehat akademik kepada beberapa mahasiswa, baik menyangkut strategi pemrograman mata kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan monitoring. RUANG LINGKUP Manual prosedur penyusunan KRS berlaku mulai dari penyusunan draft mata kuliah yang akan ditawarkan oleh bagian akademik Fakultas Pertanian, pengisian draft KRS oleh mahasiswa dengan berkonsultasi kepada dosen penasehat akademik (PA) hingga pengumpulan print out KRS oleh mahasiswa ke bagian akademik Fakultas Pertanian. REFERENSI 1. Standart akademik Fakultas Pertanian 2. Peraturan akademik Fakultas Pertanian 3. Dokumen penulisan manual prosedur instruksi kerja PIHAK ORANG TERKAIT
3
dan
1.
Bagian Akademik, bertanggung jawab di dalam menyusun draft mata kuliah beserta kode, sks, dan mata kuliah prasyarat yang bisa di program oleh mahasiswa pada semester yang akan berjalan.
2.
Kasubag Akademik, bertanggung jawab di dalam mengecek kebenaran / memverifikasi draft KRS yang sudah disusun oleh staf bagian akademik.
3.
Dosen penasehat akademik (PA), bertanggung jawab di dalam memberikan arahan bagi mahasiswa yang dimbing untuk memprogram mata kuliah ber dasarkan capaian prestasi semester sebelumnya, persyaratan mata kuliah, serta kemampuan mahasiswa; mengesahkan Kartu Rencana Studi (KRS) yang akan diprogram oleh mahasiswa
4.
Ketua Jurusan/Program Studi, bertanggung jawab di dalam mengesahkan KRS mahasiswa apabila sampai dengan batas akhir registrasi, dosen penasehat akademik masih tugas ke luar kota / sakit.
5.
Mahasiswa, ber tanggung jawab di dalam mengisi KRS sesuai dengan indeks prestasi sebelumnya dan mata kuliah yang ditawar kan, serta sudah berkonsultasi dengan dosen penasehat akademik.
URAIAN PROSEDUR
1. Staf bagian akademik menyusun draft blanko KRS
yang berisi mata kuliah, kode mata kuliah, beban sks, dan mata kuliah prasyarat yang akan ditawarkan berdasarkan buku pedoman akademik;
2. Staf bagian akademik menyerahkan draft blanko KRS yang sudah dicetak kepada kepala sub bagian (kasubag) akademik;
3. Kasubag akademik melakukan verifikasi draft blanko KRS yang sudah disusun dan menuliskan revisian ke
4
dalam form verifikasi. Kasubag akademik menyerahkan draft KRS yang sudah dikoreksi kepada staf bagian akademik;
4. Staf bagian akademik melakukan perbaikan draft
blanko KRS berdasarkan masukan dari Kasubag akademik. Apabila tidak ada per baikan, staf bagian akademik langsung mencetak dan memperbanyak blanko KRS yang akan dibagikan kepada mahasiswa (Instruksi Kerja Pelayanan KRS 0040007017)
5. Mahasiswa mengambil blanko KRS di bagian akademik setelah melakukan registrasi administrasi (pembayaran SPP, pengambilan KHS);
6. Mahasiswa mengisi blanko KRS dengan melingkari no mata kuliah yang akan diprogram berdasarkan buku pedoman dan indeks prestasi semester sebelumnya;
7. Mahasiswa
melakukan penasehat akademik pengisian KRS;
diskusi dengan masing-masing
dosen dalam
8. Dosen penasehat akademik memberikan arahan
kapada mahasiswa (Instruksi Kerja Konsultasi Pengisian KRS (Dosen PA)0040007018) mengenai pengisian KRS dan mata kuliah yang akan di program berdasarkan kemampuan mahasiswa;
9. Dosen
penasehat akademik persetujuan KRS yang sudah dikonsultasikan.
10. Mahasiswa
memberikan diisi dan
melakukan pengisian KRS online berdasarkan KRS yang sudah diisi dan disetuj ui oleh dosen penasehat akademik;
5
11. Mahasiswa mencetak KRS online yang sudah diisi dan menyerahkannya Fakultas;
kepada
bagian akademik
12. Bagian
akademik Fakultas menerima KRS mahasiswa dan menyusunnya ber dasarkan Jurusan dan angkatan.
13. Prosedur layanan penyusunan KRS selesai.
TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan I 2. Kasubag Akademik 3. Bagian administrasi akademik LAMPIRAN 1. 2. 3. 4.
Instruksi kerja terkait Form blanko KRS Form konsultasi dengan dosen PA Form cetakan KRS online
6
Lampiran 1. Instruksi kerja terkait Instruksi Kerja PELAKSANAAN PELAYANAN KRS 0040007017 TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja Petugas pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata adalah adalah: 1.
Sebagai pedoman bagi petugas administrasi pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata untuk melayani mahasiswa bar u dan lama dalam melakukan registrasi, KRS, dan pengisian biodata;
2.
Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam melakukan registrasi;
DEFINISI RUANG LINGKUP Instruksi kerja petugas pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata meliputi pedoman kerja yang dilakukan oleh petugas daftar ulang di dalam melakukan pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata kepada mahasiswa baru dan lama. INSTRUKSI KERJA 1.
Menerima tanda penyerahan ber kas pembayaran dari mahasiswa baru.
2.
Memberikan kartu registrasi (untuk mahasiswa baru), form biodata, dan form evaluasi pela ksanaan perkuliahan.
7
3.
Melakukan pengecekan kartu tanda registrasi (mahasiswa lama) dan memberikan pengesahan di kartu registrasi, isian biodata.
4.
Memberikan kar tu hasil studi dan kartu rencana studi (untuk mahasiswa lama).
5.
Menerima print out KRS dari mahasiswa.
6.
Mengarsipkan form biodata, KRS, dan kuesioner evaluasi pelaksanaan perkuliahan.
8
Instruksi Kerja KONSULTASI PENGISIA N KRS (Dosen PA) 0040007018 TUJUAN Tujuan Instruksi konsultasi KRS bagi dosen PA adalah: 1.
Sebagai pedoman bagi dosen PA memberikan arahan bagi pengisian KRS terutama untuk mahasiswa lama,
2.
Memberikan kelancaran melakukan pengisian KRS
3.
Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam melakukan registrasi;
mahasiswa
untuk
DEFINISI Kartu Hasil Studi (KHS) adalah kartu yang berisi nilai (angka, huruf, bobot) semua mata kuliah yang sudah direncanakan dan diikuti mahasiswa pada semester sebelumnya. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah blanko isian yang memuat kode mata kuliah, nama mata kuliah, bobot sks yang ditawarkan pada semester berjalan. Dosen PA atau dosen penasehat akademik adalah dosen tetap di FPUB, yang diangkat menjadi dosen PA dengan SK Dekan, dan ber tugas memberikan arahan perencanaan kegiatan akademik mahasiswa. Mahasiswa yang dimaksud dalam instruksi kerja ini adalah mahasiswa lama.
9
RUANG LINGKUP Instruksi kerja ini mencakup menghimpun data mahasiswa yang diperlukan dalam pengisian KRS, konsultasi pengisian KRS, dan persetujuan KRS INSTRUKSI KERJA 1.
Melakukan kesepakatan waktu konsultasi dengan mahasiswa bimbingannya, dan meminta mahasiswa mempersiapkan data pendukung (rencana studi keseluruhan, KHS, dan draft KRS)
2.
Menerima mahasiswa untuk konsultasi
3.
Mendiskusikan dengan mahasiswa rencana studi keseluruhan, dan strategi studi berdasar kan evaluasi diri mahasiswa.
4.
Mendiskusikan revisi perencanaan studi selanjutnya berdasarkan evaluasi KHS/IPK sebelumnya, dan menentukan target yang harus dicapai
5.
Mengarahkan mahasiswa dalam mengisi KRS sesuai rencana studi keseluruhan berdasar kan KHS semester sebelumnya.
6.
Menanda-tangani kartu hasil studi
7.
Menerima print out KRS dan fotocopi KHS dari mahasiswa.
10
