MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
MANUAL PROSEDUR KERJA ( MPK )
1.
LATARBELAKANG UNIT HAL-HAL PELAJAR (dilengkapkan oleh politeknik berkenaan)
2.
OBJEKTIF UNIT HAL-HAL PELAJAR •
Memastikan proses pengambilan, pendaftaran, pengemaskinian data dan pengurusan pelajar dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dengan sempurna.
•
Memastikan kebajikan serta disiplin pelajar diurus dengan sebaik mungkin berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.
3. CARTA ORGANISASI UNIT HAL-HAL PELAJAR PENGARAH
TIMBALAN PENGARAH
PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Kebajikan & Disiplin)
PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Pengambilan & Data)
PEMBANTU TADBIR
PEMBANTU AM RENDAH
-1-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
4.
FUNGSI UTAMA
a.
PENGAMBILAN DAN DATA (PD) (5. aktiviti-aktiviti fungsi utama) :-
Urusan Pengambilan dan Pendaftaran Pelajar Baru Urusan Lapor Diri Pelajar Senior Urusan Pelajar : a. Pertukaran Politeknik b. Pertukaran Kursus c. Pertukaran Jenis Program d. Tangguh Pengajian e. Berhenti Pengajian f. Kad Pelajar g. Fail Peribadi Pelajar Urusan Statistik Pelajar a. Statistik Terima Tawaran b. Statistik Pendaftaran Pelajar Baru c. Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO) Urusan Pangkalan Data b.
KEBAJIKAN DAN DISIPLIN (KD) (5. aktiviti-aktiviti fungsi utama) :-
Urusan Mengurus Bantuan Kewangan Pelajar Urusan Mengurus Tuntutan Insurans Pelajar Urusan Mengurus Penginapan Pelajar Urusan Mengurus Khairat Kematian Pelajar Urusan Mengurus Kemalangan Pelajar Urusan Mengurus Surat Akuan Rawatan Pelajar Urusan Perancangan Dan Prosedur Pengurusan Disiplin Urusan Sebelum Perbicaraan Tataterib Pelajar Urusan Selepas Perbicaraan Tatatertib Pelajar Urusan Mengurus Pendaftaran Kenderaan Pelajar Urusan Mengurus Tindakan Tatatertib Kesalahan Lalulintas Urusan Mengurus Perlantikan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP) Urusan Mengurus Aktiiti Minggu Suaikenal (MSK) SINGKATAN PERKATAAN : 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13.
PHHP(PD) PHHP(KD) JK KJ BPP PHEP PBT PDP JKPD JKDP JPP KD PD
-
Pegawai Hal-Hal Pelajar (Pengambilan Dan Data) Pegawai Hal-Hal Pelajar (Kebajikan Dan Disiplin Jawatankuasa Ketua Jabatan Bahagian Pengurusan Politeknik Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengarah) Pihak Berkuasa Tatatertib Pegawai Disiplin Politeknik Jawatankuasa Pemantauan Disiplin Jawatankuasa Disiplin Politeknik Jawatankuasa Perwakilan Pelajar Kebajikan Dan Disiplin Pengambilan Dan Data
-2-
MANUAL PROSEDUR KERJA
6.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA : a.
PENGAMBILAN DAN DATA URUSAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU
JAWATAN
Pengarah Politeknik
PROSES KERJA
1. Menerima arahan menyediakan Norma Ambilan.
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
2. Menyelaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar.
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pengambilan Pelajar
3. Memilih dan menawarkan tempat pengajian.
Pengarah Politeknik
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
4. Menerima keputusan permohonan kemasukan.
5. Menerima Borang Jawapan Tawaran daripada calon. 6. Menyemak salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon.
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
7. Mengurus kes percanggahan maklumat
Pengarah Politeknik / PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
8. Mengurus kes pembatalan tawaran.
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
9. Menghantar Dokumen Pendaftaran
-3-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU
Mula
Pengarah
Terima arahan untuk sediakan Norma Ambilan
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar
Pilih dan tawarkan tempat pengajian PHHP(PD)/ JK Pengambilan
Pengarah
Terima keputusan permohonan kemasukan
PHHP(PD)/JK Pendaftaran
Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Tidak
Calon Terima tawaran? Ya
PHHP(PD)/JK Pendaftaran
Semak Butiran Pemohon
PHHP(PD)/JK Pendaftaran
Failkan Ya
Maklumat bercanggah?
PHHP(PD)/JK Pendaftaran
Tidak
Tidak Pengarah/ PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
Dapatkan pengesahan daripada calon
Maklumat masih bercanggah?
Ya Tarik balik tawaran
PHHP(PD)/JK Pendaftaran
Hantar dokumen pendaftaran
Tamat
-4-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA URUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU
JAWATAN
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
PHHP(PD)/Jawatankuasa Pendaftaran
PHHP(PD)/PT
PHHP(PD)/PT/PAR
PROSES KERJA
1. Membuat persediaan dan persiapan pendaftaran.
2. Menguruskan pendaftaran pelajar.
3. Menghantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke BPP.
4. Mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar.
-5-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU
Mula
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran
Persediaan dan Persiapan Pendaftaran
PHHP(PD)/JK Pendaftaran
Mendaftar pelajar
PHHP(PD)/PT
Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
PHHP(PD)/JK Pendaftaran
Daftar pelajar tawaran susulan
Tidak
Norma Ambilan dipenuhi? Ya Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/PT/PAR
Tamat
-6-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA URUSAN LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR JAWATAN
PROSES KERJA
PHHP(PD)/PT/ PAR
1. Menyediakan dan mengedar maklumat lapor diri.
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
2. Menyediakan dan membuat persiapan lapor diri.
PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran
3. Menerima pelajar untuk lapor diri.
PHHP(PD)/PT/ PAR
4. Menyediakan maklumat pelajar yang melapor diri.
PHHP(PD)/PT/ PAR
5. Mengemaskini pangkalan data.
-7-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN (MPK)
PROSES KERJA : URUSAN LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR
Mula
PHHP(PD)/ PT/ PAR
Sedia dan edar maklumat lapor diri
PHHP(PD)/JK Pendaftaran/
Buat persediaan dan persiapan lapor diri
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran
Menerima pelajar untuk lapor diri
Tidak Pelajar lapor diri? Ya
PHHP(PD)/ PT/ PAR
Menyediakan maklumat pelajar yang melapor diri
PHHP(PD)/ PT/ PAR
Kemaskini pangkalan data
Tamat
-8-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN POLITEKNIK JAWATAN
PROSES KERJA
1.
Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan
2.
Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta memanjangkan ke BPP
3.
Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP
4.
Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ
5.
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar.
6.
Menghantar Fail Peribadi Pelajar ke Politeknik baru
PHHP(PD)
Pengarah/PHHP(PD)/ PT
PHHP(PD)/ PT/ PAR
-9-
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN (MPK)
PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN POLITEKNIK
Mula Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan
PHHP(PD)
Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP
Pengarah/ PHHP(PD)
Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar
Pengarah BPP
Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP
Pengarah/ PHHP(PD)
Pertukaran diluluskan? Tidak Ya PHHP(PD)/ PT/ PAR
Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/ PT/ PAR
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/ PT / PAR
Kemaskini fail
PHHP(PD)/ PT/ PAR
Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru
Tamat
- 10 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN KURSUS
JAWATAN
PROSES KERJA
1.
Menerima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ
2.
Mengenalpasti status permohonan pertukaran kursus oleh pelajar samada naik taraf atau tidak.
3.
Memajukan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah untuk membuat ulasan.
Pengarah/ PHHP(PD)/ PT
4.
Mengemukakan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah BPP untuk kelulusan.
Pengarah BPP
5.
Memproses permohonan pertukaran kursus oleh pelajar.
Pengarah
6.
Menerima keputusan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Pengarah BPP
PHHP(PD)/ PT/ PAR
7.
Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ
8.
Mendaftar pelajar dalam kursus baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar.
PHHP(PD)
- 11 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN KURSUS
Mula
Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ
PHHP(PD)
Tidak Naik taraf? Ya PHHP(PD)
Majukan permohonan kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan
PHHP(PD)
Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dari pada Pengarah BPP
Pengarah
Tidak Permohonan diluluskan? Ya Makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/ PT/ PAR
Daftar kursus baru
PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR
Kemaskini fail
PHHP(PD)/ PT / PAR
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Tamat
- 12 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM (LULUSAN SIJIL POLITEKNIK) JAWATAN
PROSES KERJA
PHHP(PD)
1.
Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan mengenalpasti jenis pertukaran program serta membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah.
Pengarah
2.
Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP
Pengarah BPP
3.
Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar.
Pengarah
4.
Menerima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP
PHHP(PD)/PT/PAR
5.
Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ.
6.
Daftar dalam program baru, kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
- 13 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
7. CARTA ALIRAN KERJA (MPK)
PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM (LULUSAN SIJIL POLITEKNIK)
Mula
Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah
PHHP(PD)
Pertukaran jenis program lulusan sijil politeknik ke program separuh masa ?
Tidak
Ya Pengarah
Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP
Pengarah BPP
Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar
Pengarah
Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP
Tidak
PHHP(PD)/PT/ PAR
Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/ PAR
Kemaskini fail
Daftar pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)
Tamat
- 14 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA URUSAN TANGGUH PENGAJIAN JAWATAN
PROSES KERJA
PHHP(PD)
1.
Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan
Pengarah
2.
Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan
PHHP(PD)/PT/PAR
3.
Memaklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/PAR
4.
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
- 15 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
7. CARTA ALIRAN (MPK)
PROSES KERJA :
URUSAN PERMOHONAN TANGGUH PENGAJIAN
Mula
PHHP(PD)
Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan
Pengarah
Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya
PHHP(PD)/PT/ PAR
Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/ PAR
Kemaskini fail
PHHP(PD)/PT/ PAR
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Tamat
- 16 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA URUSAN BERHENTI PENGAJIAN JAWATAN
PROSES KERJA
PHHP(PD)
1.
Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan
Pengarah
2.
Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan.
PHHP(PD)/PT/PAR
3.
Memaklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ.
4.
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
- 17 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
7. CARTA ALIRAN KERJA (MPK)
PROSES KERJA :
URUSAN PELAJAR BERHENTI
Mula
Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan
PHHP(PD)
Pengarah
Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan
Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/ PAR
PHHP(PD)/PT/ PAR
Kemaskini fail
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/PT/ PAR
Tamat
- 18 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
8.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI URUSAN
A)
Lampiran -Tukar Politeknik
B)
Lampiran -Tukar Kursus
C)
Lampiran - Tukar Jenis Program
D)
Lampiran - Tangguh Pengajian
E)
Lampiran - Mohon Berhenti
- 19 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PERTUKARAN POLITEKNIK MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P No.Pend.
Semester : POLITEKNIK: Alamat
Kursus Jabatan Telefon Kamsis*
Blok :
No. Bilik:
MAKLUMAT PERTUKARAN POLITEKNIK Politeknik yang dipohon: Jabatan: Sebab memohon pertukaran Politeknik.(sila sertakan surat/ laporan kesihatan, dokumen sokongan, sekiranya ada) Tandatangan pemohon
Tarikh
ULASAN KETUA JABATAN
Tarikh
Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD)
Tarikh
Tandatangan & Cop SOKONGAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran Politeknik disokong/tidak disokong
Tarikh
Tandatangan & Cop
Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon.
- 20 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN TUKAR KURSUS MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P No.Pend.
Semester : POLITEKNIK: Alamat
Kursus Jabatan Telefon
MAKLUMAT PERMOHONAN Kursus yang dipohon: Jabatan: Sebab memohon pertukaran kursus(sila sertakan laporan kesihatan, dokumen sokongan dan kebenaran penjaga) Tarikh
Tandatangan pemohon
ULASAN KETUA JABATAN
Tarikh
Tandatangan & cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD)
Jenis Permohonan
Tarikh
Sama Taraf Naik Taraf Tandakan √ yang mana berkenaan
Tandatangan & Cop ULASAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran kursus sama taraf diluluskan/tidak diluluskan.* Permohonan pertukaran kursus naik taraf disokong/tidak disokong.*
Tarikh
Tandatangan & Cop
Nota: * PHHP(PD) sila potong yang tidak berkenaan
- 21 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM *SEPENUH MASA KE SECARA SAMBILAN / SECARA SAMBILAN KE SEPENUH MASA*
MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P No.Pend.
Semester : POLITEKNIK: Alamat
Kursus Jabatan Telefon: Kamsis**
Blok
No. Bilik:
MAKLUMAT PERTUKARAN JENIS PROGRAM Jenis Program yang dipohon: Politeknik yang dipohon : Sebab memohon pertukaran jenis program. (sila sertakan surat/ dokumen sokongan, sekiranya ada) Tandatangan Pemohon
Tarikh
ULASAN KETUA JABATAN
Tarikh
Tarikh
Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD)
Tandatangan & Cop SOKONGAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran jenis program disokong / tidak disokong
Tarikh
Tandatangan & Cop
Nota: * - Potong mana-mana yang tidak berkenaan ** - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon.
- 22 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PENANGGUHAN PENGAJIAN MAKLUMAT PELAJAR Nama: No.K/P No.Pend Kursus Jabatan Telefon Kamsis*
Politeknik: Alamat
Blok
Semester :
No Bilik:
MAKLUMAT PENANGGUHAN PENGAJIAN Sesi Penangguhan Sesi Lapor Diri Semula Sebab mohon penangguhan (sila sertakan dokumen sokongan) Tarikh
Tandatangan Pemohon ULASAN PEGAWAI PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI **
Tarikh
Tandatangan & Cop ULASAN KETUA JABATAN
Tarikh
Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD)
Tarikh
Tandatangan & Cop KELULUSAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan penangguhan pengajian diluluskan/tidak diluluskan
Tarikh
Tandatangan & Cop
Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon ** - Sekiranya sedang menjalani latihan industri
- 23 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN BERHENTI MAKLUMAT PELAJAR Nama: No.K/P No.Pend Kursus Jabatan Telefon Kamsis*
Politeknik: Alamat
Blok
Semester :
No Bilik:
MAKLUMAT BERHENTI PENGAJIAN Sesi Berhenti Pengajian Sebab mohon berhenti (sila sertakan dokumen sokongan) Tarikh
Tandatangan Pemohon ULASAN PEGAWAI PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI **
Tarikh
Tandatangan & Cop ULASAN KETUA JABATAN
Tarikh
Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD)
Tarikh
Tandatangan & Cop KELULUSAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan berhenti diluluskan/tidak diluluskan
Tarikh
Tandatangan & Cop
Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon ** - Sekiranya sedang menjalani latihan industri
- 24 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
SURAT PERMOHONAN BERHENTI ___________________________ ___________________________ ___________________________ Tarikh: Pengarah ________________________________ ________________________________ ________________________________ Tuan/Puan, PERMOHONAN BERHENTI PENGAJIAN DI POLITEKNIK KPTM
Nama Pelajar: ___________________________________________ No.Pendaftaran:_________________________________________ Politeknik:______________________________________________ Kursus:________________________________________________ Semester: ______________________________________________ Saya memohon berhenti pengajian mulai dari tarikh surat ini atas sebab*: mendapat tawaran bekerja belajar di institusi lain.Nyatakan: _________________________________ peribadi. * tandakan petak berkenaan 2. Kelulusan pihak tuan sangat-sangat dihargai. . Sekian.Terima kasih
__________________ (Tanda tangan pelajar)
- 25 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
FAIL MEJA (FM)
FAIL MEJA ORGANISASI
:
POLITEKNIK JOHOR BAHRU
BAHAGIAN / UNIT
:
UNIT HAL-HAL PELAJAR
JAWATAN
:
PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PENGAMBILAN DAN DATA)
Nama Agensi Alamat
: :
No. Telefon No. Fax Email Hompej
: : : :
Politeknik Johor Bahru Km 10, Jalan Kong Kong, 81700 Pasir Gudang, Johor Darul Takzim. 07-2612488 07-2612402 www.polipjb.edu.my
- 26 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
MAKLUMAT PEGAWAI
NAMA
:
JAWATAN HAKIKI : GRED JAWATAN : BAHAGIAN/UNIT
:
TARIKH MEMEGANG JAWATAN
:
TARIKH PENEMPATAN : TARIKH PERLANTIKAN JAWATAN : TARIKH PENGESAHAN JAWATAN :
- 27 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
1.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
LATAR BELAKANG POLITEKNIK (Dilengkapkan mengikut kesesuaian maklumat politeknik berkaitan)
2.
OBJEKTIF POLITEKNIK Kecemerlangan Akademik •
Memastikan kadar kelulusan bagi setiap kursus tidak kurang daripada 90% bagi setiap semester.
•
Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus mencapai HPNM 3.00 atau lebih untuk setiap kursus bagi setiap semester.
Kecemerlangan Staf •
Memastikan staf yang dihantar berkursus/menjalani latihan mencapai sekurang-kurangnya 70% daripada kriteria penilaian yang dinilai melalui kaji selidik Keberkesanan Kursus/latihan.
•
Memastikan Jadual Perancangan Staf dilaksanakan sekurangkurangnya 85% dalam tempoh setahun
Kecemerlangan Proses •
Memastikan semua prosedur dilaksanakan dengan berkesan / mencapai petunjuk prestasi yang ditetapkan.
- 28 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
3.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PIAGAM PELANGGAN UNIT HAL-HAL PELAJAR •
Memastikan semua pelajar yang hadir untuk pendaftaran dapat didaftarkan pada hari yang sama sekiranya dokumen lengkap.
•
Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.
4.
OBJEKTIF UNIT HAL-HAL PELAJAR •
Memastikan proses pengambilan, pendaftaran, pengemaskinian data dan pengurusan pelajar dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dengan sempurna.
•
Memastikan kebajikan serta disiplin pelajar diurus dengan sebaik mungkin berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.
5.
OBJEKTIF PHHP (PENGAMBILAN DAN DATA) •
Memastikan proses pendaftaran pelajar dapat diselesaikan dalam tempoh 1 jam dalam keadaan biasa dengan syarat ianya disertakan dengan dokumen lengkap.
•
Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh pendaftaran/ permohonan gantian dengan syarat disertakan dengan dokumen yang lengkap.
- 29 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
6. CARTA ORGANISASI POLITEKNIK PENGARAH
TIMBALAN PENGARAH
BAHAGIAN AKADEMIK
BAHAGIAN PENTADBIRAN
KETUA JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK
KETUA JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL
PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR EN. HAINI BI HARUN (Pengambilan & Data)
PEGAWAI PEPERIKSAAN
PENSYARAH
PENSYARAH
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
KETUA JABATAN REKABETUK & KOM. VISUAL
KETUA JABATAN HOSPITALITI DAN FESYEN
PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (Kebajikan & Disiplin)
PEGAWAI PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI
PENSYARAH
PENSYARAH
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
KETUA JABATAN MATIK. SAINS & KOMPUTER
KETUA JABATAN PENGAJIAN AM
PEGAWAI LATIHAN & PENDIDIKAN LAJUTAN
PEGAWAI PERPUSTAKAAN
PENSYARAH
PENSYARAH
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
PEGAWAI KAUNSELING
PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
STAF SOKONGAN
STAF SOKONGAN
PEGAWAI SUKAN & KOKURIKULUM
PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN
STAF SOKONGAN
PEGAWAI MULTIMEDIA & SUMBER STAF SOKONGAN
- 30 -
STAF SOKONGAN
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
7. CARTA ORGANISASI UNIT HAL-HAL PELAJAR
PENGARAH
TIMBALAN PENGARAH
PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Kebajikan & Disiplin)
PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Pengambilan & Data)
PEMBANTU TADBIR
PEMBANTU AM RENDAH
- 31 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
8.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
JAWATAN : PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR, DG41
SENARAI TUGAS a) Mengurus Pengambilan Pelajar Baru b) Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru c) Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior d) Mengurus Urusan pelajar -
Urusan Pertukaran Politeknik Urusan Pertukaran Kursus Urusan Pertukaran Jenis Program Urusan Tangguh Pengajian Urusan Berhenti Pengajian
e) Mengurus Statistik Pelajar -
Statistik Terima tawaran Statistik Pendaftaran Pelajar Baru Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
f)
Mengurus Pangkalan Data Pelajar
g)
Mengurus Kad Pelajar
h)
Mengurus Fail Peribadi Pelajar
i) Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik dari semasa ke semasa.
- 32 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
FAIL MEJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004 DISEDIAKAN PADA 26 MAC 2005
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN Unit
:
Hal-Hal Pelajar
Jawatan
:
Pegawai Hal-Hal Pelajar (Pengambilan Dan Data)
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses pengambilan pelajar baru
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam proses pengambilan pelajar
1.Mengurus Pengambilan Pelajar Baru
2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat -
PENGARAH
2.Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru
Memberi arahan untuk menguruskan proses pendaftaran pelajar baru
pengeposan surat
1.Jawatankuasa Pendaftaran -
Membantu dalam proses pendaftaran pelajar baru
2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat
- 33 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab
PENGARAH
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
3.Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior
Memberi arahan untuk menguruskan proses lapor diri pelajar senior
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam proses pendaftaran pelajar senior 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat
PENGARAH
4.Mengurus Urusan pelajar
Memberi ulasan/sokongan/ kelulusan
- Urusan Pertukaran Politeknik - Urusan Pertukaran Kursus - Urusan Pertukaran Jenis Program - Urusan Tangguh Pengajian - Urusan Berhenti Pengajian
KETUA JABATAN Memberi ulasan /sokongan
1.Pegawai Perhubungan & Latihan Industri - memberi ulasan (kes pelajar latihan industri) 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat keputusan permohonan -
mengemaskini pangkalan data dan fail pelajar.
3.Pembantu Am Rendah
- 34 -
-
mengemaskini minit fail
-
membuat pengesahan penerimaan
-
merekod penyerahan surat
FAIL MEJA MANUAL PROSEDUR KERJA
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk mengemaskini dan menyediakan laporan statistik pelajar
PENGARAH
EDISI PERTAMA EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA 26 MAC 2005 DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Tugas dan Tanggungjawab
5. Mengurus Statistik Pelajar - Statistik Terima tawaran - Statistik Pendaftaran Pelajar Baru - Statistik Kemasukan , Enrolmen dan Keluaran (IEO)
6. Mengurus Pangkalan Data Pelajar
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data dan fail pelajar - menyediakan surat 2. Pembantu Am Rendah - urusan fax dan pengeposan surat .Pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data
Memberi arahan untuk mengurus pangkalan data
PENGARAH
7. Mengurus Kad Pelajar
Memberi arahan untuk mengurus kad pelajar
1..Pembantu Tadbir - mencetak dan menyerah kad pelajar 2. Pembantu Am Rendah - membantu PT mecetak dan menyerah kad pelajar
PENGARAH
8. Mengurus Fail Pelajar
Memberi arahan untuk mengurus fail pelajar
9.Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik dari semasa ke semasa.
- 35 -
1.Pembantu Tadbir - mengemaskini fail pelajar 2. Pembantu Am Rendah - Meyelenggara fail pelajar
MANUAL PROSEDUR KERJA
9.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
PROSES KERJA (rujuk nota lengkap dgn carta alir) 9. PROSES KERJA a) Urusan Pengambilan Pelajar Baru Proses Kerja :
CARTA ALIRAN (MPK) Urusan Pengambilan Pelajar Baru Mula
Pengarah
Terima surat arahan untuk sedia Norma Ambilan
PHHP(PD)/PT/PAR
Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar
PHHP(PD)/ JK Pengambilan
Pilih dan tawarkan tempat pengajian
Pengarah
Terima keputusan permohonan kemasukan
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT
Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Tidak
Calon Terima tawaran? Ya
PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT
Semak Butiran Pemohon
PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT
Failkan Ya
Maklumat bercanggah? Tidak
PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT
Dapatkan pengesahan daripada calon
Maklumat masih bercanggah?
Tidak Ya Pengarah/PHHP(PD)/ PT
Tarik balik tawaran
PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT/PAR
Hantar dokumen pendaftaran
- 36 Tamat
-
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
Mengurus Pengambilan Pelajar Baru
Proses Kerja
1.
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Menerima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP 2. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No._____ 3. Mengarah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah 4. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No.___ 5. Menerima dan merumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan 6. Mengarahkan PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah 7. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___ 8. Menerima surat Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM 9. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No._____ 10. Menerima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP 11. Mengarah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No._____ 12. Mengarahkan PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran 13. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Undang-undang/ Peraturan
Pengarah Politeknik
Pengarah Politeknik
Pengarah Politeknik
Pengarah Politeknik
Pengarah Politeknik
- 37 -
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
MANUAL PROSEDUR KERJA
Proses Kerja
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
14. Menerima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon 15. Mengarahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____ 16. Mengarahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon 17. Mengarahkan PT supaya menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon 18. Mengarah PT menyedia surat Pengarah Politeknik pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah 19. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No.___ 20. Mengarah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah 21. Mengarah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar
- 38 -
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pengambilan Pelajar Baru.
Mula Terima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP
Arah PT/PAR memfail surat arahan
PT/PAR
Failkan surat arahan ke dalam fail No._____
Arah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah PT
Sedia memo arahan tersebut dan dapatkan tandatangan Pengarah
Arah PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan
Buat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Terima dan Rumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan
Arah PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah
A
- 39 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
A
Sedia surat iringan dan dapatkan tandatangan Pengarah
PT
Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP
Buat salinan, pos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Terima surat arahan untuk menghadiri Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat arahan PT/PAR
Failkan surat arahan ke dalam fail No._____
Terima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP
Arah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran)
Failkan surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No._____
PT/PAR
Arah PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran
Sedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran
PT
Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP
B
- 40 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
B
Buat salinan, pos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan memfailkan dalam fail No.___
PT/PAR
Terima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon
Arahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran Cetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____
PT/PAR
Arahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon JK Pendaftaran
Semak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon
Arah PAR/PT mendapat pengesahan daripada calon jika terdapat maklumat yang meragukan Dapatkan pengesahan daripada calon samada menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon
PT/PAR
Tidak Canggah?
Ya PT/PAR
Buat salinan, pos surat percanggahan maklumat kepada calon dan failkan dalam fail No.___
Arahkan PT menyedia surat pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah
PT
Sedia surat pembatalan tawaran
Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon
D
C - 41 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
D
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
C
Buat salinan, pos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Arah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah
Pos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah
PT/PAR
Arah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar
PT/PAR
Buka Fail Peribadi Pelajar
TAMAT
- 42 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
b) Urusan Pendaftaran Pelajar Baru CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja :
Urusan Pendaftaran Pelajar Baru
Mula
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT
Persediaan dan Persiapan Pendaftaran
PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT
Mendaftar pelajar
PHHP(PD)/PT
Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT
Daftar pelajar tawaran susulan
Tidak
Norma dipenuhi? Ya Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/PT/PAR
Tamat
- 43 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru Proses Kerja
1.
2.
3.
4. 5. 6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Arah PT menyedia, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar Memuatnaik (Upload) statistik pendaftaran pelajar baru di laman web http://www.politeknik.edu.my, mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik setiap hari Selasa sehingga tamat tempoh pendaftaran Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran pelajar baru ke dalam fail No.____ Mengemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit Menerima data tawaran susulan daripada Pengarah BPP dengan memuat turun (down load) dari laman web http://www.politeknik.edu.my Mengemaskini data tawaran susulan ke dalam pangkalan data pengambilan Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Pengarah Politeknik
Pengarah Politeknik
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM Prosedur Kerja ISO
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 44 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru.
Mula Arah PT menyediakan, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKPP)
Sediakan, buat salinan dan edar memo panggilan Mesyuarat JKPP dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Mempengerusi Mesyuarat JKPP dan mengagihkan tugas kepada AJK.
Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan. JK Pendaftaran
Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar
Arahkan JKP mendaftar pelajar
A
- 45 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
A
Mendaftar pelajar
JK Pendaftaran
Memuatnaik (Upload) Statistik Pendaftaran Pelajar Baru di laman web http://www.politeknik.edu.my
Mencetak Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
Arah PT/PAR memfailkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No.____
Kemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit
Terima data tawaran susulan dan kemaskini pangkalan data pengambilan
Arah JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran
Daftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran
JK Pendaftaran
Kemaskini pangkalan data
Kemaskini Fail Peribadi Pelajar
PT/PAR
TAMAT
- 46 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
c) Urusan Lapor Diri Pelajar Senior CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Lapor Diri Pelajar Senior
Mula
PHHP(PD)/PT/PAR
Sedia dan edar maklumat lapor diri
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT
Buat persediaan dan persiapan lapor diri
PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT
Menerima pelajar untuk lapor diri
Tidak Pelajar lapor diri? Ya PHHP(PD)/PT/PAR
Maklumkan kepada Ketua Jabatan
PHHP(PD)/PT/PAR
Kemaskini Fail HHP
Tamat
- 47 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior
Proses Kerja
1. Mengarahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. 2. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/ Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. dan failkan dalam fail No.___ 3. Mengarahkan PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar 4. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No.___ 5. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK. 6. Mendapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada Unit Peperiksaan 7. Mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri 8. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah 9. Membuat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar 10. Menerima pelajar lapor diri 11. Mengemaskini senarai nama pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit 12. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelaj
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM Pegawai Peperiksaan
Pengarah Politeknik
- 48 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Menguruskan Lapor Diri Pelajar Senior.
Mula Arahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan (KJ) /Pegawai Peperiksaan (PP) dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (PPLI)
Arahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan P PPLI
Buat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan PPLI dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Arah PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKKP)
Sedia surat panggilan Mesyuarat JKKP
PT
Arah PT/PAR membuat salinan dan edarkan kepada JK Pendaftaran
Buat salinan, edarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Mempengerusikan Mesyuarat JKKP untuk mengagihkan tugas kepada AJK.
Catat minit mesyuarat dan edarkan kepada AJK Setiausaha JK
A
- 49 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
A
Dapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada unit peperiksaan
Arah PT mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri
Semak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan.
Buat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar
Terima pelajar lapor diri dengan bantuan JK Pendaftaran
Terima pelajar lapor diri
JK Pendaftaran
Kemaskini senarai nama pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit
Arah PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelajar
TAMAT
- 50 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
d) Urusan Pertukaran Politeknik CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja :
Urusan Pertukaran Politeknik
Mula Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan
PHHP(PD)
Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP
Pengarah/PHHP(PD)
Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar
Pengarah BPP
Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP
Pengarah/PHHP(PD)
Pertukaran diluluskan? Tidak Ya Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/PAR
PHHP(PD)/PT/PAR
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/PT/PAR
Kemaskini fail
Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru
PHHP(PD)/PT/PAR
Tamat
- 51 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
Mengurus Pertukaran Politeknik Proses Kerja
1. 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ Membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan Mengarahkan PT menyediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___ Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada Pengarah BPP Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Mengarahkan PT menyediakan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Undang-undang/ Peraturan
Pengarah
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 52 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Politeknik
Mula
Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ
Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran Politeknik diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik
Sediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___
PT
Arahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP
Pos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP
PT/PAR
Terima keputusan permohonan pertukaran Politeknik daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik
TTidak Lulus? Ya Arahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ
B
A
- 53 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
B
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
A
Sediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ dan failkan salinan dalam fail No.________
PT
Arahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP)
PT/PAR
Kemaskini pangkalan data dan FPP
Arahkan PT menyediakan dan membuat salinan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru
Sediakan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___
PT
TAMAT
- 54 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
e) Urusan Pertukaran Kursus CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja :
Urusan Pertukaran Kursus
Mula
Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)
PHHP(PD)
Tidak Naik taraf? Ya PHHP(PD)
Majukan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan
PHHP(PD)
Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan
Pengarah
Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dari pada Pengarah BPP Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/ PT/ PAR
Daftar kursus baru
PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR
Kemaskini fail
PHHP(PD)/ PT / PAR
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Tamat
- 55 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
Mengurus Pertukaran Kursus Proses Kerja
1. 2.
3.
4.
5.
6.
7. 8.
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Menerima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ Mengenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak Mengemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk membuat ulasan Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Menerima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ Mendaftar pelajar dalam kursus baru Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Undang-undang/ Peraturan
Pengarah Politeknik
Pengarah BPP Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 56 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Kursus
MULA
Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)
Kenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak
Tidak Naik Taraf? Ya Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk ulasan
Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk kelulusan Tidak Lulus? Ya
Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Terima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP
Arah PT/PAR sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ
B
A - 57 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
B
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
A Sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ dan failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Daftar pelajar dalam kursus baru
Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP)
PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan FPP
TAMAT
- 58 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
f) Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja :
Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)
Mula
Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah
PHHP(PD)
Pertukaran jenis program lulusan sijil politeknik ke jenis program separuh masa ?
Tidak Ya
Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP
Pengarah/PHHP(PD)
Pengarah BPP
Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar
Pengarah
Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP
Tidak
Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/PAR
Kemaskini fail
PHHP(PD)/PT/PAR
Daftar pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/PT/PAR
Tamat
- 59 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) Proses Kerja
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ Mengenalpasti pertukaran jenis program dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada pengarah untuk sokongan Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.______ Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Menerima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Mendaftar pelajar ke program baru
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Undang-undang/ Peraturan
Pengarah
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 60 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)
Mula Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)
Tidak
Ya Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran jenis program diserahkan kepada pengarah untuk sokongan PT/PAR
Arahkan PT/PAR sediakan surat iringan dan buat salinan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP
Sedia surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP, buat salinan dan failkan dalam fail No.______ PT/PAR Arah PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP
Pos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP
B
A
- 61 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
A
B
Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik
Tidak Lulus?
PT Ya
Arah PT sediakan dan buat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ
Sedia surat keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP)
PT/PAR
Kemaskini pangkalan data dan FPP
Daftar pelajar ke program baru
TAMAT
- 62 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
g) Urusan Permohonan Tangguh Pengajian
CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja :
Urusan Permohonan Tangguh Pengajian
Mula
PHHP(PD)
Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan
Pengarah
Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/ PAR
Kemaskini fail PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar PHHP(PD)/PT/ PAR
Tamat
- 63 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
Mengurus Tangguh Pengajian
Proses Kerja
1. 2.
3.
4.
5.
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ Membuat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan Menerima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah Politeknik Mengarah PT/PAR menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Mengarah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Undang-undang/ Peraturan
Pengarah
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 64 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Tangguh Pengajian
MULA
Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)
Buat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan
Terima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah
Tidak
Lulus? Ya Arah PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Sedia surat makluman keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Arah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
TAMAT
- 65 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
h) Urusan Pelajar Berhenti CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja :
Urusan Pelajar Berhenti
Mula
PHHP(PD)
Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan
Pengarah
Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan
Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ
PHHP(PD)/PT/ PAR
PHHP(PD)/PT/ PAR
Kemaskini fail
Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
PHHP(PD)/PT/ PAR
Tamat
- 66 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
•
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian
Proses Kerja
1. Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ 2. Membuat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan 3. Menerima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik 4. Mengarahkan PT menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ 5. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Undang-undang/ Peraturan
Pengarah
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 67 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian
Mula Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)
Buat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan
Terima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik
Tidak
Lulus? Ya
Arahkan PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ
Sediakan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP)
PT/PAR
Kemaskini pangkalan data dan FPP
TAMAT
- 68 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
i) •
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
Urusan Membuat Kad Pelajar Mengurus Kad Pelajar
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
1. Menyedia/ menerima permohonan membuat kad pelajar 2. Mengarahkan PT/PAR Mengambil/mengimbas gambar pelajar, menyimpan ke dalam pangkalan data dan mencetak kad pelajar 3. Mengarahkan PT/PAR menyerah kad pelajar dan mendapatkan pengesahan penerimaan
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 69 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Kad Pelajar
Mula Sediakan/ terima permohonan membuat kad pelajar Arahkan PT/PAR mengambil/mengimbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar
Ambil/imbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar
PT/PAR
Arahkan PT/PAR serah kad pelajar dan dapatkan pengesahan penerimaan
Serah dan dapatkan pengesahan penerimaan kad pelajar
PT/PAR
TAMAT
- 70 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
j) Urusan Fail Peribadi Pelajar •
Mengurus Fail Pelajar
Proses Kerja
1.
2.
3.
4.
5.
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Mengarahkan PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar dengan menulis nama dan nombor pendaftaran Mengarahkan PT/PAR memastikan semua dokumen yang diperlukan bersama borang jawapan tawaran disahkan Mengarahkan PT/PAR memasukkan dokumen-dokumen yang diperlukan ke dalam Fail Peribadi Pelajar (FPP) dan membuat semakan Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan menghantar memo iringan kepada Ketua Jabatan Mengarahkan PT/PAR mengemaskini FPP dari masa ke semasa
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 71 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Fail Peribadi Pelajar
Mula
Arah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar (FPP) dengan menulis nama dan nombor pendaftaran
Buka FPP dengan menulis nama dan nombor pendaftaran
PT/PAR
Arahkan PT/PAR memastikan semua dokumen yang disertakan bersama-sama borang jawapan tawaran disahkan Pastikan semua dokumen yang disertakan bersama-sama borang jawapan tawaran disahkan
PT/PAR
Arahkan PT/PAR memasukkan dokumen yang disertakan ke dalam FPP dan membuat semakan
Masukkan dokumen yang disertakan ke dalam FPP dan membuat semakan
PT/PAR
Arahkan PT/PAR menyediakan dan buat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan hantar memo iringan kepada KJ Sedia dan buat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan hantar memo iringan kepada KJ. Failkan dalam fail No.___
PT/PAR
Kemaskini pangkalan data dan FPP dari masa ke semasa
TAMAT
- 72 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
k) Urusan Statistik Terima Tawaran •
Mengurus Statistik Terima Tawaran
Proses Kerja
1.
2. 3.
4.
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Mencetak statistik dengan menggunakan perisian pengambilan pelajar Membuat pengesahan Memuatnaik (Upload) statistik penerimaan tawaran di laman web http://www.politeknik.edu.my. Mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 73 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Statistik Terima Tawaran
Mula Cetak statistik dengan menggunakan perisian pengambilan pelajar
Buat pengesahan
muatnaik (Upload) statistik penerimaan tawaran di laman web http://www.politeknik.edu.my. Cetak dan maklum kepada Pengarah Politeknik
Arah PT/PAR memfailkan statistik penerimaan tawaran
Failkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____
PT/PAR
TAMAT
PT/PAR
- 74 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
l) Urusan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru •
Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
Proses Kerja
1.
2.
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Memuatnaik (Upload) data pelajar mendaftar di laman web http://www.politeknik.edu.my. dan mencetakkannya. Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran ke dalam fail No._____
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 75 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru
MULA
Muatnaik (Upload) data pelajar mendaftar di laman web http://www.politeknik.edu.my. dan mencetakkannya.
Arah PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran pelajar
Failkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____
PT/PAR
TAMAT
- 76 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
m) Urusan Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
•
Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
Proses Kerja
1.
2. 3.
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
Memuatnaik (Upload) Statistik IEO di laman web http://www.politeknik.edu.my. Mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT/PAR memfailkan Statistik IEO ke dalam fail No._____
Undang-undang/ Peraturan
Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 77 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)
MULA
Muatnaik (Upload) Statistik IEO di laman web http://www.politeknik.edu.my. Cetak dan maklum kepada Pengarah BPP
Arahkan PT/PAR failkan statistik IEO
TAMAT
- 78 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
n) Urusan Pangkalan Data Pelajar •
Mengurus Pangkalan Data Pelajar
Proses Kerja
Pegawai yang meluluskan/dirujuk
1. Menyediakan pangkalan data untuk kegunaan Unit Hal-Hal Pelajar 2. Membuat salinan (back-up) dari masa ke semasa.
Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
- 79 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)
Proses Kerja : Mengurus Pangkalan Data Pelajar
Mula
Sediakan pangkalan data untuk kegunaan Unit HalHal Pelajar
Buat salinan (back-up) dari masa kesemasa.
TAMAT
- 80 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
10.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
SENARAI SEMAK (rujuk nota senarai semak 1 & 2)
SENARAI SEMAK FAIL PERIBADI PELAJAR
•
BORANG JAWAPAN TAWARAN
•
BUTIRAN PEMOHON
•
SALINAN KAD PENGENALAN
•
SALINAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SPM/SPMV/ SLIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER EMPAT/ SLIP SIJIL LULUSAN LUAR NEGARA/ SLIP SIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA
•
SALINAN SIJIL KOKURIKULUM (JIKA ADA)
•
SALINAN SIJIL BERHENTI SEKOLAH (JIKA ADA)
•
BORANG HHP 1
•
BORANG HHP 2
•
BORANG HHP 3
•
BORANG HHP 4
•
BORANG HHP 5
•
BORANG HHP 6
•
SLIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN : SEMESTER 1 SEMESTER 2 SEMESTER 3 SEMESTER 4 SEMESTER 5 SEMESTER 6
Rujuk : SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI (Lampiran 1) di dalam dokumen kualiti.
- 81 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
11.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI URUSAN (rujuk Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM) • • • • •
12.
Borang Tukar Politeknik Borang Tukar Kursus Borang Tukar Jenis Program Borang Tangguh Pengajian Borang Mohon Berhenti
SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM
13.
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Tiada
14.
NORMA KERJA Tiada
15.
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI •
JAWATANKUASA PENGAMBILAN PELAJAR POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA
•
JAWATANKUASA PEPERIKSAAN POLITEKNIK
•
JAWATANKUASA KONVOKESYEN POLITEKNIK
•
JAWATANKUASA PENGURUSAN POLITEKNIK
•
JAWATANKUASA KUALITI POLITEKNIK
•
JAWATANKUASA MAJLIS RASMI
•
JAWATANKUASA KEUTUHAN PENGURUSAN
- 82 -
MANUAL PROSEDUR KERJA
16.
EDISI PERTAMA
DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004
SENARAI TUGAS HARIAN (Ruangan untuk mencatat tugas/tanggungjawab yang perlu di laksanakan pada setiap hari bekerja)
17. BORANG-BORANG YANG BERKAITAN (rujuk Buku Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM)
- 83 -