MANUAL MUTU Kode: 00401 05000
JURUSAN BUDIDAYA PERTANIAN FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010
MANUAL MUTU JURUSAN BUDIDAYA PERTANIAN
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: 00401 05000 : : 22 November 2010 : Ketua Jurusan
Disetujui oleh
Dr. Ir. Agus Suryanto, MS. : Dekan
Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc, Ph.D.
DAFTAR ISI 1.
2. 3. 4.
5.
6.
7.
8.
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………………………………………………………………… 1 1.2 Ruang Lingkup………………………………………………………………… 1 1.3 Tujuan Manual Mutu………………………………………………………… 2 1.4 Pengendalian Dokumen Manual Mutu………………………………… 2 LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ISTILAH DAN DEFINISI SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Sekilas Tentang Jurusan Budidaya Pertanian……………………… 4 4.2 Organisasi Jurusan Budidaya Pertanian……………………………… 4 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Budidaya Pertanian…………….… 7 4.4 Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Budidaya Pertanian……………………………………………………………………….. 7 4.5 Sistem Dokumen dan Audit…………………………………………….… 9 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen……..…………………………………………….… 9 5.2 Kepuasan Pelanggan………..……………………………………………. 10 5.3 Kebijakan Mutu……..………..……………………………………………. 10 5.4 Perencanaan Sistem Mutu………..……………………………………. 10 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi ………..………. 12 5.6 Tinjauan Manajemen ………..…………………………………………... 13 PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya……………………………..................... 14 6.2 Sumber Daya Manusia.....……………………………..................... 14 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja.....……................... 15 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik.....………………... 15 REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI 7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi....... 15 7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya)... 17 7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum PS, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat…………………............................... 19 7.4 Pengadaan Sumber Daya Universitas Brawijaya ……………..……….. 20 7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat…………………………………………………………………….…… 22 7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan…………………………………………………..……………….. 23 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum……………………………….........................…….. 23 8.2 Pemantauan dan Pengukuran…………………......................... 24 8.3 Analisis Data……………………………………………………………........ 25 8.4 Perbaikan………………………………………………………………………... 25
1
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu standar internasional dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia. , persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001: 2008 dan IWA2: 2007. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi Jurusan Budidaya Pertanian, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal Jurusan Budidaya Pertanian Pada tahun 2006-2009 Jurusan Budidaya Pertanian menggunakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan 10 standar mutu akademik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI). Mulai tahun 2010, sistem penjaminan mutu di Jurusan Budidaya Pertanian menggunakan nama Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) menggunakan tujuh (7) standar mutu akademik, non akademik dan tujuh (7) standar mutu PT berkelas dunia. Jurusan Budidaya Pertanian melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai bentuk tanggungjawab kepada stakeholders dan mengembangkan mutu secara berlanjut. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di Jurusan Budidaya Pertanian diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT) atau badan akreditasi internasional. Dalam penerapan SPMI, universitas memastikan, budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, Jurusan Budidaya Pertanian akan mampu menetapkan dan mewujudkan visi Jurusan Budidaya Pertanian melalui pelaksanaan misi (aspek deduktif). Mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Untuk itu, Jurusan Budidaya Pertanian menyusun dokumen SPMI sebagai berikut: Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu: Visi dan Misi (00401 01000), Rencana Strategis (00401 02000), Program Kerja (00401 03000), dan Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 04000) Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (00401 05000), Standar Mutu (00401 04001), Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung dan Borang-borang 1.2. Ruang Lingkup Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit
2
kerja/unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Budidaya Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2: 2007, peraturan pemerintah Republik Indonesia, persyaratan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1, S-2 dan S-3 akreditasi BAN-PT dan standar mutu World Class University (WCU QS Asia). 1.3. Tujuan Manual Mutu 1. Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma pendidikan tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Jurusan Budidaya Pertanian, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan. 2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas 3. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001: 2008 dan IWA 2: 2007 4. Mencerminkan komitmen Jurusan Budidaya Pertanian dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang budidaya pertanian 1.4. Pengendalian Dokumen Manual Mutu Dokumen Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian disusun dalam delapan (8) bagian sesuai persyaratan ISO 9001: 2008. Konsep awal dokumen disusun oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan Jurusan. Lebih lanjut konsep diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Ketua Jurusan. Secara rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen tidak terkendali dan mengikuti MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman (00401 06001) 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Kebijakan Manajemen Mutu Jurusan Budidaya Pertanian menggunakan rujukan: 1. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional
3
2. Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 3. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008 4. Akreditasi Progrm Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional 2009 5. Visi dan Misi Jurusan Budidaya Pertanian, 2004 6. Statuta Universitas Brawijaya, 2009 7. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009 8. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008 9. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2: 2007 10. Standar mutu World Class University (WCU QS Asia) 2009 3. ISTILAH DAN DEFINISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan yang berlanjut, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu. c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat. d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang maksimal (PP No. 102 Tahun 2000). e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi Jurusan Budidaya Pertanian. f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan Universitas dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan.
4
g. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan yang mendukung penyelenggaraan layanan pendidikan atau pelatihan. i. Dokumen adalah informasi dan berbagai media pendukung j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri Dharma PT) yang dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value). 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Sekilas Tentang Jurusan Budidaya Pertanian 1. Jurusan Budidaya Pertanian (JBP) sejak tahun 1973 sampai tahun 2010 telah menghasilkan 2.999 Sarjana Pertanian yang telah mengisi berbagai bidang pekerjaan. 2. Jurusan Budidaya Pertanian terdiri atas 3 program studi yakni Program Studi Agronomi (PSA), Hortikultura (PSH) dan Pemuliaan Tanaman (PSPT). Program Studi Agronomi sesuai dengan Keputusan BAN PT DIKNAS No. 017/BAN-PT/Ak-IX/S1/X/2005, berperingkat B. Program Studi Hortikultura. sesuai dengan Keputusan BAN PT DIKNAS No. 022/BAN-PT/Ak-IX/S1/XII/2005, mempunyai peringkat A. Program Studi Pemuliaan Tanaman sesuai dengan Keputusan BAN PT DIKNAS No.: 026/BAN-PT/AkXII/S1/IX/2009 dengan peringkat B. Pada tahun 2008 dibentuk program studi baru yaitu Agroekoteknologi dan Agribisnis yang berada di bawah Fakultas Pertanian. 3. Di Jurusan Budidaya Pertanian terdapat tiga unit pelaksana dan pengembangan akademik atau laboratorium, yakni Laboratorium Sumberdaya Lingkungan (SDL), Fisiologi Tumbuhan (FISTUM) dan Pemuliaan Tanaman (PT), lima UPT Bioteknologi, Kultur Jaringan, Klimatologi, Ekologi dan Kebun Praktikum, Perpustakaan dan Administrasi Pendidikan. 4.2
Organisasi Jurusan Budidaya Pertanian
Dalam PPRI No. 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi, Pasal 31 ayat 1-4 disebutkan pelaksana akademik di bidang pendidikan dapat berbentuk fakultas, jurusan atau laboratorium. Jurusan melaksanakan pendidikan akademik dan/atau professional dalam satu cabang ilmu pengetahuan. Dalam pelaksanaan pendidikan, jurusan ditunjang oleh laboratorium /
5
studio. Adapun dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, dilaksanakan dalam program studi atas dasar kurikulum yang disusun oleh masingmasing perguruan tinggi (Pasal 13 ayat 1).
Adapun resources jurusan adalah dosen, sebagai unsur pelaksana akademik yang terhimpun dalam wadah keilmuan di laboratorium (PPRI No. 60 tahun 1999, Kep. Menteri No. 232/U/2000, Statuta dan OTK Universitas Brawijaya). Struktur Organisasi di Jurusan Budidaya Pertanian terdiri atas tiga unit pelaksana dan pengembangan akademik atau laboratorium, yakni Laboratorium Sumberdaya Lingkungan (SDL), Fisiologi Tumbuhan (FISTUM) dan Pemuliaan Tanaman (PT), lima UPT Bioteknologi, Kultur Jaringan, Klimatologi, Ekologi dan Kebun Praktikum, Perpustakaan dan Administrasi Pendidikan. Penyelenggaraan pendidikan dilaksanakan dalam program studi, yang terdiri atas 3 program studi yakni Program Studi Agronomi (PSA), Hortikultura (PSH) dan Pemuliaan Tanaman (PSPT). Bagan (Struktur) Organisasi Tata Kerja Jurusan Budidaya Pertanian disajikan pada Gambar 1. Sedangkan Struktur Organisasi Tata Kerja Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Budidaya Pertanian disajikan pada Gambar 2. Pemahaman akan tugas dan wewenang masing-masing pelaksana akademik, terus-menerus disosialisasikan dan diterapkan sesuai dengan tugas, pokok dan fungsi dari masing-masing unit dan unsur pelaksana akademik dan program studi. Deskripsi tugas unsur pelaksana akademik di tingkat jurusan sesuai dengan PPRI No. 60 tahun 1999, OTK Universitas Brawijaya tahun 2006, yang secara konsisten dilaksanakan untuk mendukung good governance di Jurusan Budidaya Pertanian. Kepemimpinan di Jurusan Budidaya Pertanian dilaksanakan dengan melibatkan semua unsur civitas academica dalam bingkai budaya kebersamaan. Dalam penetapan berbagai keputusan akademik, keputusan diambil dalam rapat jurusan antara Ketua Jurusan bersama Ketua Laboratorium dan Ketua Program Studi. Keputusan lain diambil dalam rapat Ketua Jurusan dengan dosen.
6
Gambar 1. Struktur Organisasi Tata Kerja Jurusan Budidaya Pertanian
Gambar 2.
Struktur Organisasi Tata Kerja Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Budidaya Pertanian
7
4.3
Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Budidaya Pertanian
Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Budidaya Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, sebagai berikut: Visi Menjadi jurusan yang terkemuka dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang Budidaya Pertanian Misi a. Menyelenggarakan pendidikan tinggi pertanian bidang Budidaya Pertanian dalam suasana akademik yang kondusif untuk menghasilkan lulusan yang berkemampuan akademik tinggi. b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi lingkup Budidaya Pertanian untuk mendukung pembangunan pertanian yang berbasis pada kekayaan sumberdaya tropika Tujuan : a. Menghasilkan sarjana budidaya pertanian yang berkemampuan akademik tinggi dalam rekayasa dan pengelolaan tanaman yang berwawasan lingkungan dan berorientasi global. b. Menghasilkan sarjana budidaya pertanian yang tanggap dan mampu dalam pengelolaan dan pemanfaatan berbagai komoditas pertanian di Indonesia. 4.4
Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Budidaya Pertanian
Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Budidaya Pertanian, maka proses utama Sistem Manajemen Mutu Jurusan Budidaya Pertanian adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti disajikan pada Gambar 3. Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Budidaya Pertanian digambarkan seperti pada Gambar 4.
8
Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya
Kebijakan Pemerintah, Statuta, OTK, Renstra
Pemerintah, Masyarakat, Pengusaha
Fakultas Hukum Fakultas Ekonomi
Senat UB Layanan Manajerial
REKTOR PR-I, PR-II, PR-III
Dewan Pengawas Layanan Manajerial
Pemerintah, Masyarakat, Pengusaha
Fakultas Ilmu Administrasi Fakultas Pertanian Fakultas Peternakan
PJM
SPI
Layanan Jaminan Mutu
Fakultas Teknik
LPPM Fakultas Kedokteran
LP3
Layanan Manajerial
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Fakultas Matematika & Ilmu Pengetahuan Alam Fakultas Teknologi Pertanian
BAAK
BAPSI
BAK
BAU
Layanan Administrasi
Layanan pendidikan, inovasi penelitian, pengabdian & administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Asrama Fakultas Ilmu Budaya
PPA
Penerbit
Layanan Umum
Input Mahasiswa Baru
Program Kedokteran Hewan Perpustakaan
LSIH
UTIK
Pusat Bahasa
PUK
LMKU
INBIS
JPC
Program Pascasarjana
Layanan Pendidikan
Layanan Penelitian
Layanan Layanan Pengabdian Administrasi
Layanan Penunjang
MANAJEMEN UNIVERSITAS
MANAJEMEN FAKULTAS
SDM, Dana, Sistem Informasi, Sarana dan Prasarana
Gambar 4. Proses Utama (Bisnis Proses) Jasa Layanan Pendidikan Universitas Brawijaya termasuk di Jurusan Budidaya Pertanian
Output Lulusan
9
4.5
Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumentasi di Jurusan Budidaya Pertanian Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas Brawijaya, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasi, yaitu mengacu pada dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik Universitas Brawijaya (2007-2010) dan rujukan dokumen pada butir 2 (Landsan Kebijakan Manajemen Mutu). Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi dan Misi (00401 01000), Rencana Strategis (00401 02000), Program Kerja (00401 03000), dan Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 04000), Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (00401 05000), Standar Mutu (00401 04001), Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung dan Borang-borang Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu Universitas Brawijaya. Audit internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekalu untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas. Audit eksternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO 9001: 2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan, dan / atau perolehan sertifikat. Selain itu universitas dan PS di Universitas Brawijaya dinilai oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi institusi atau PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT. 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen Jurusan mengidentifikasi layanan pendidikan yang memuaskan kebutuhan dan harapan pelanggan. Jurusan dan unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmen pada perbaikan berlanjut terhadap layanan pendidikan dan SMM. Strategi yang dilakukan, meliputi : a. Komunikasi SMM di seluruh unit kerja (dosen, karyawan, laboran, mahasiswa) di Jurusan Budidaya Pertanian, b. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran mutu Jurusan Budidaya Pertanian di masa depan, c. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices, d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi, e. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu, f. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran mutu yang ditetapkan.
10
5.2 Kepuasan Pelanggan Selain untuk mencapai visi, misi dan tujuan, Jurusan Budidaya Pertanian juga memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa dengan cara: 1. Meningkatkan penguasaan keilmuan (cognitive), professional skill (psichomotoric) dan attitude (soft skill) sesuai dengan tuntutan stakeholders 2. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen Penasehat Akademik (PA) sejak awal semester untuk mendampingi mahasiswa dalam perencanaan studi setiap semester, membantu proses belajar mahasiswa dan mengatasi permasalahan akademik yang lain. 3. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana prasarana yang sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 4. Melakukan evaluasi proses pembelajaran pada setiap akhir semester. 5. Menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran. 6. Membuat evaluasi diri Jurusan / Program Studi 7. Menyusun dan mematuhi Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik, dan Peraturan Akademik, serta Kebijakan Akademik di tingkat Jurusan, Fakultas dan Universitas. 5.3 Kebijakan Mutu Jurusan menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan mutu berkesinambungan dalam proses layanan. Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Ketua Jurusan menetapkan kebijakan mutu dan mempunyai komitmen : 1. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategis (Renstra) Jurusan Budidaya Pertanian dalam bentuk millestones sasaran pengembangan Jurusan Budidaya Pertanian, yaitu : 2006-2010 transisi kelembagaan dan penetapan daya saing nasional ; 2011-1014 pencapaian daya saing Asia Pasifik dan 2015-2020 pencapaian daya saing global 2. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Organisasi Tata dan Kerja (OTK), Renstra, dan Program Kerja Jurusan Budidaya Pertanian serta mepertanggungjawabkan kinerja kepada stakeholders (sivitas akademika dan masyarakat) untuk menjaga akuntabilitas publik 3. Mengembangkan Jurusan Budidaya Pertanian menuju entrepreneurial university secara bertahap, sistematis dan berlanjut melalui komersialisasi produk dan jasa
11
penelitian, pendidikan, inovasi IPTEKS, pembelajaran semangat, jiwa dan kemampuan berwirausaha bagi sivitas akademika 4. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom, transparan dan akuntabel dengan cara adaptasi dan mengembangkan seperangkat standar pendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasan JBP-FP, dengan mengacu pada : Standar Nasional Pendidikan, standar mutu akreditasi dari BAN-PT, persyaratan ISO 9001 : 2008, IWA 2:2007 dan standar mutu World Class University. 5. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu mendorong peningkatan pencapaian sasaran mutu JBP-FP melalui pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berbasis ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 yang didukung oleh SDM dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasarkan pada nilai-nilai dasar akhlak mulia, yaitu : amanah, ibadah, kredibel dan akuntabel. 6. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan Jurusan Budidaya Pertanian untuk memenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan stakeholders. 7. Mengupayakan pemenuhan sarana dan prasarana berstandar nasional, internasional serta pengembangan manajemen asset yang efektif, transparan dan akuntabel. 8. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi, pengurangan ketergantungan dana dari Pemerintah dan orang tua mahasiswa melalui kemampuan memperoleh, mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien dalam penggunaan dana dan transparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan 9. Mengantisipasi dampak operasionalisasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dapat mencemari dan mengganggu keselamatan manusia dan kelestarian lingkungan kampus, sehingga tercipta suasana yang aman, nyaman, sehat, bersih, tertib dan indah. Kebijakan mutu Jurusan Budidaya Pertanian ini dikomunikasikan, dipahami oleh semua pihak dan diacu untuk menentukan kebijakan
12
mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan di Jurusan Budidaya Pertanian 5.4 Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dinyatakan dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu jurusan atau organisasi di atasnya. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu jurusan menjadi tanggung jawab Ketua Jurusan. Perencanaan sistem mutu di Jurusan Budidaya Petanian dimulai dari dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Budidaya Pertanian (kode 00401 01000). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 02000), Program Kerja jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 03000), Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 04000), Manual Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 05000), dan Standar Mutu Jurusan Budidaya Pertanian (kode: 00401 04001), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), dan dokumen pendukung lainnya. Standar Mutu Jurusan disusun berdasarkan Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan Jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi. Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas: 1. Menjamin akreditasi Jurusan Budidaya Pertanian mendapatkan nilai A 2. Memastikan kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80 % 3. Menjamin pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001-2008 telah mencapai 80% 4. Menjamin pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class telah mencapai 50% 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Wakil Manajemen Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Budidaya Pertanian (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing personil telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Ketua UJM yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan anggota Tim UJM.
13
Ketua UJM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar mutu yang telah ditentukan terpenuhi. Komunikasi antara Ketua Jurusan, Ketua UJM dan anggota Tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan sesekali melalui pertemuan tatap muka, atau melalui papan pengumuman, surat undangan, maupun website. Ketua UJM harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati. Komunikasi internal Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Pimpinan Jurusan harus memastikan komunikasi antar tingkat organisasi di Jurusan Budidaya Pertanian 5.6 Tinjauan Manajemen Unit Kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Tinjauan manajemen dilakukan sekali dalam satu tahun, yaitu setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, Ketua UJM dan anggota Tim UJM dalam rangka mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan serta meningkatkan mutu guna mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen ini disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik setiap akhir tahun ajaran.
14
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Penyediaan Sumber Daya Dalam penyediaan sumber daya, jurusan mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Untuk itu jurusan memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Untuk mencapai tujuan tersebut jurusan melakukan beberapa hal, antara lain : a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi. Jurusan Budidaya Pertanian menjamin bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Budidaya Pertanian tersedia sesuai dengan kebutuhan, sehingga pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu dapat berjalan dengan baik. Visi, Misi dan Tujuan dapat tercapai, serta kepuasan pelanggan (stakeholders) juga bisa terpenuhi.
6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum Jurusan harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaan kinerja sistem manajemen mutu yang efektif. 6.2.2 Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan Jurusan harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Jurusan harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan dengan tuntutan/kebutuhan kurikulum PS, program unit kerja dan persyaratan yang ditetapkan. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja tiap dosen, dosen tersertifikasi dan tenaga kependidikan harus terekam dan dimonev secara rutin.
15
Sumber daya manusia yang tersedia di Jurusan Budidaya Pertanian dapat dilihat pada dokumen pendukung: Borang Kinerja Jurusan Budidaya Pertanian. 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Jurusan harus mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jurusan harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan. Jurusan harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, kebun praktikum/percobaan, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait, seperti misalnya: fasilitas keamanan fisik, transportasi, toko buku, fotokopi, kafetaria, dan lain-lain. Peralatan harus dipelihara secara rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur harus dikalibrasi secara rutin agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Jurusan menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Jurusan harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu berkesinambungan. 7. REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI 7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi Jurusan/Program Studi harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT), termasuk rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi Program Studi S1, S2, S3, Profesi, Pendidik Non-gelar, pelatihan, konsultasi dan studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan
16
penutupan program studi. Perencanaan program layanan Jurusan Budidaya Pertanian secara rinci disampaikan dalam Program Kerja Jurusan Budidaya Pertanian (00401 03000) yang mengacu pada Rencana Strategis Jurusan Budidaya Pertanian (00401 02000) 7.1.1 Pendidikan/Pengajaran Jurusan/Program Studi harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan. Jurusan/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1, S-2 dan S-3 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Jurusan harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada Spesifikasi Jurusan (kode: SP.UJMJBP-FP-UB.01) dan Kompetensi Lulusan (kode: KL.UJM-JBP-FP-UB.01) yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran di evaluasi pada setiap akhir semester. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara berkesinambungan. 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Jurusan Budidaya Pertanian mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat regional, nasional, dan internasional. Jurusan/Program Studi harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan
17
pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Jurusan/Program Studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Evaluasi kepuasan partner atau pelanggan terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk penerapan inovasi iptek, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholder Lain) Jurusan secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan comsumed kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa, maupun stakeholder lain. Jurusan harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapan untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium/studio, di dalam/luar kampus UB, diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut : a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung jawab memelihara b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsif c. Personel jurusan memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya.
18
7.2.1 Penentuan persyaratan terkait layanan Ttri Dharma PT Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan Jurusan Budidaya Pertanian untuk pemenuhan harapan masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 04000) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh jurusan. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh jurusan dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi jurusan, NIM dan lain-lain. Layanan Tri dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan. Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan Iptek sesuai PS, permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/Internasional pemberi dana (Dikti, Ristek, PT luar negeri dan standar mutu WCU. Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh jurusan atau pemberi dana dalam administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait layanan tri dharma PT Jurusan harus meninjau persyaratan terkait layanan tri dharma PT untuk memastikan bahwa: - Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan - Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan - Jurusan hingga PS memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan - Apabila persyaratan pendidikan diubah, jurusan harus memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan. - Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara. 7.2.3 Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan JBP-FP Jurusan harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lain, misalnya terkait dengan: Informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna (stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan
19
Tri Dharma PT, Jurusan Budidaya Pertanian menggunakan komunikasi interaktif telepon, fax, email:
[email protected] dan website: www.wartabepe.blogspot.com 7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum PS, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat 7.3.1 Dalam perencanaan program studi dan kurikulum, pimpinan jurusan dan program studi harus mempertimbangkan pengembangan PS dan kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada mahasiswa. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan target kurikulum. Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum. Proses pengembangan kurikulum PS harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan tahap proses pengembangan, personel yang terlibat, mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan. Ketua Jurusan JBP-FP melalui Lembaga Penelitian merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan penelitian sesuai dengan peta penelitian (road map) yang melibatkan multi disiplin ilmu serta mensinergikan penelitian-penelitian di JBP-FP agar terjadi relevansi dan kesinambungan dari waktu ke waktu. Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh LPPM, BPPM, jurusan, pusat studi dan laboratorium terkait road map, payung penelitian berdasar pada kompetensi dan track record civitas akademika. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu berubah-ubah, road map dalam penelitian dapat diupdate setiap kurun waktu tertentu agar output-output penelitian memenuhi kebutuhan stake holder dan selalu relevan terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 7.3.2 Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum PS, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
20
7.3.3 Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja organisasi. 7.3.4 Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus mengidentifikasi hasil rancangan dan pengembangan kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar acuan (misal, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis Jurusan Budidaya Pertanian (00401 02000) 7.3.5 Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sesuai dengan spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara. 7.3.6 Validasi rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan unit kerja agar karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan dalam rancangan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dapat dipastikan diterapkan. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu perencanaan. Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi. Rekaman tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara. 7.3.7 Pengendalian perubahan rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT Dalam lingkungan pendidikan, perkembangan iptek dan kebutuhan masyarakat yang pesatmenjadi arahan tinjauan rancangan dan pengembangan tri dharma PT secara periodik dan menghasilkan perubahan. Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup seluruh kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara. 7.4 Pengadaan Sumber Daya Jurusan Budidaya Pertanian Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang Fakultas Pertanian sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang mencakup evaluasi kebutuhan
21
dan pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi syarat peraturan Jurusan Budidaya Pertanian dan undang-undang yang berlaku. 7.4.1 Proses pengadaan barang dan jasa Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa maupun layanan pelatihan dan studi lanjut harus mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di Jurusan Budidaya Pertanian. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang sesuai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003 dan atau aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima Jurusan Budidaya Pertanian misalnya dana DueLike atau TPSDP. Hal ini menyangkut alokasi anggaran dan klasifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Proses Pengadaan barang dikembangkan dalam sistem e-procurement UB. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan. 7.4.2 Informasi pengadaan barang dan jasa Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, sistem e-procurement dan kualifikasi SDM. Untuk membangun komunikasi dengan pemasok dengan efektif, maka UB menerapkan e-procurement seperti dijelaskan di website UB. 7.4.3 Verifikasi barang dan jasa hasil pengadaan Tim penerima barang/jasa Jurusan Budidaya Pertanian melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Ketua Jurusan. Hasil verifikasi disampaikan kepada Ketua Jurusan dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian maka Ketua Jurusan meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan.
22
7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat 7.5.1 Pengendalian penyediaan layanan tri dharma PT Jurusan dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan pendukung harus menyediakan informasi layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lain. Selain itu, jurusan juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Jurusan memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra JBP-FP sesuai prosedur yang berlaku. 7.5.2 Validasi proses penyediaan layanan tri dharma PT Jurusan melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan Jurusan Budidaya Pertanian (00401 04000), dan tiap Program Studi. Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh LPPM dan BPP fakultas. Dengan pedoman tersebut, jurusan melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda. 7.5.3 Identifikasi dan penelusuran kegiatan layanan tri dharma PT Jurusan dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT (sesuai ketentuan 4.2.4). Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan Ketua Jurusan melalui Audit Internal Mutu (AIM) Jurusan Budidaya Pertanian berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Ketua Jurusan. 7.5.4 Barang dan informasi milik pelanggan Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau stakeholder lain) yang diberikan Jurusan Budidaya Pertanian pada saat pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika terpaksa hilang, harus dilaporkan kepada pelanggan dan rekaman dipelihara.
23
7.5.5 Penyimpanan barang dan informasi Jurusan atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan. Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan.
7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan Jurusan atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan rencana strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output, misal untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan, tugas, kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir. Jurusan atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan. 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan.
24
8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan Jurusan menetapkan sistem evaluasi secara rutin persepsi pelanggan tentang tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapan. Informasi kepuasan pelanggan harus didukung oleh bukti obyektif. Jurusan mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasan. 8.2.2 Audit Internal Jurusan dan unit kerja melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja implementasi sistem manajemen mutu dan penyelenggaraan pendidikan. Audit internal di suatu unit kerja dilakukan oleh auditor dari unit kerja tersebut yang kompeten dan tersertifikasi, hal ini dilakukan sebelum auditor universitas. Audit internal digunakan untuk menilai kesesuaian implementasi SPMI di tiap unit kerja Jurusan mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Universitas Brawijaya (00000 05021) 8.2.3 Pemantauan dan dan pengukuran proses Jurusan mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. Jurusan mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses. 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan Lembaga atau unit kerja di Jurusan Budidaya Pertanian yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasi dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja lembaga/unit kerja yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. Lihat 8.3.
25
8.3 Analisis Data Lembaga/unit kerja di Jurusan Budidaya Pertanian menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, dan digunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode analisis dan pemecahan masalah yang diterima. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan prekuentif. Metode statistik diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam memjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan 8.4 Perbaikan 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan Lembaga atau unit kerja harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personel untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnis. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). 8.4.2 Tindakan Perbaikan Lembaga atau unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif direkam. 8.4.3 Tindakan pencegahan Lembaga atau unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan preventif yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
26
Tindakan Preventif direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan preventif dikomunikasikan ke seluruh anggota organisasi.
