MANUAL MUTU Biro Keuangan Universitas Brawijaya
Manual Mutu Biro Keuangan Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
00005 01000
Revisi
:
08
Tanggal
:
13 Mei 2016
Diajukan oleh
:
Kepala Bagian Akuntansi
Drs. Suhartono Dikendalikan
:
Drs. Sagiya
Disetujui oleh
:
Kepala Biro Keuangan
Drs. Syarif Utomo, MM Disahkan oleh
:
Wakil Rektor II
Dr. Sihabudin, SH., MH.
i
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU
Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh Biro Keuangan (BK) Universitas Brawijaya (UB). Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan BK UB dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008. Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008. Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional BK UB. Dengan demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial. Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan SMM. Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku.
ii
KATA PENGANTAR
Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) secara menyeluruh di lingkungan Universitas Brawijaya, Biro Keuangan (BK) Universitas Brawijaya (UB) telah mempersiapkan penataan SMM yang melibatkan seluruh karyawan BK. Sistem ini ditunjuk untuk menjamin mutu proses dan jasa serta peningkatan kepuasan pelanggan. Sebagai pelanggan adalah Rektor, KPPN, KPKNL, UAW, Eselon I DIKTI, MONEV BLU, Mahasiswa, Dosen, fakultas-fakultas, dan pihak lain yang memerlukan jasa BK di Universitas Brawijaya dan pelanggan lain yang dilayani BK. Diharapkan, implementasi SMM di BK dapat meningkatkan budaya mutu di antara personil BK dan unit kerja yang lain. Sedangkan secara eksternal, BK mengharapkan mendapat sertifikat Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000. Sertifikasi ini sangat bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan dan pencitraan UB, khususnya BK di mata para stakeholders. Implementasi SMM sebagai core bussiness BK diharapkan dapat berjalan efektif sehingga mampu meningkatkan mutu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi secara berkelanjutan.
Malang, 13 Mei 2016 Rektor,
Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS NIP. 19581126 198609 1 001
iii
DAFTAR ISI Halaman PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU ……………………………………………………………………………
ii
KATA PENGANTAR …………………………………………………………………………………………………………..
iii
DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………………………………….
iv
DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………………………………………………………….
vi
DAFTAR TABEL ………………………………………………………………………………………………………………..
vii
KEBIJAKAN MUTU BK UB ……………………………………………………………………………………………….
1
1.
2
Ruang Lingkup dan Kebijakan ………………………………………………………………………….. 1.1.
Tujuan dan Ruang Lingkup …………………………………………………………………………….
2
1.2.
Kebijakan Umum …………………………………………………………………………………………..
2
1.2.1.
Profil Singkat ……………………………………………………..……………………………
2
1.2.2.
Sejarah BK UB …………………………………………………………………………….
3
1.2.3.
Visi dan Misi BK UB ……………………………………………..………………………
3
1.2.4.
Tugas Pokok dan Fungsi …………………………………………………..………………
3
1.2.5.
Tujuan BK UB ………………………………………………………………..…………..
5
1.2.6.
Struktur Organisasi dan Pengelolaan BK UB …………………………..………
5
1.2.7.
Deskripsi Tugas Personalia BK UB ………………………………………………..
6
1.2.8.
Rencana Strategis BK UB ……………………………………………………………..
21
1.2.9.
Program Kerja …………………………………………………………………………………
21
1.2.10.
Sasaran Mutu …………………………………………..…………………………………….
22
2.
Landasan Kebijakan Manajemen Mutu ……………………………………………………………..
22
3.
Deskripsi Istilah dan Definisi ……………………………………………………………………………
24
4.
Sistem Manajemen Mutu …………………………………………………………………………………..
24
4.1.
Persyaratan Umum ………………………………………………………………………………………
24
4.2.
Persyaratan Dokumentasi …………………………..………………………………………………….
25
Tanggung Jawab Manajemen …………………………………………………………………………….
25
5.1.
Perencanaan Sistem Mutu ………………………………………………………………………………
26
5.2.
Komunikasi Internal ……………………………………………………………………………………….
27
5.3.
Tinjauan Manajemen ……………………………………………………………………………………..
27
5.4.
Fokus Pelanggan …………………………………………………………………………………………..
28
Pengelolaan Sumber Daya …………………………………………………………………………………
28
6.1.
Ketersediaan Sumber Dana ……………………………………………………………………………
28
6.2.
Sumber Daya Manusia dan Pelatihan ……………………………………………………………….
28
6.3.
Infrastruktur dan Lingkungan Kerja …………………………………………………………………
29
Realisasi Produk …………………………………………………………………………………………………
29
7.1.
Perencanaan Realisasi Produk …………………………………………………………………………
29
7.2.
Proses Terkait dengan Pelanggan ……………………………………………………………………
30
5.
6.
7.
iv
8.
7.2.1.
Penentuan persyaratan terkait produk ………………………………………………
30
7.2.2.
Tinjauan persyaratan terkait produk …………………………………………………
30
7.2.3.
Komunikasi pelanggan ……………………………………………………………………
30
7.3.
Desain Produk ………………………………………………………………………………………………
30
7.4.
Pengadaan Barang dan Jasa ………………………………………………………………………….
31
7.5.
Proses Kinerja ……………………………………………………………………………………………….
31
7.6.
Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan ………………………………..
31
Pengukuran, Analisis dan Perbaikan ……………………………………………………………......
32
8.1.
Rencana Pemantauan dan Pengukuran ……………………………………………………………
32
8.2.
Pemantauan dan Pengukuran ………………………………………………………………………..
33
8.2.1.
Kepuasan pelanggan ………………………………………………………………………
33
8.2.2.
Audit internal …………………………………………………………………………………
33
8.2.3.
Pemantauan dan pengukuran proses ..………………………………………………
33
8.2.4.
Pemantauan dan pengukuran produk .………………………………………………
33
8.3.
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai ………………………………………………………….
34
8.4.
Analisis Data …………………………………………………………………………………………………
34
8.5.
Perbaikan ………… …………………………………………………………………………………………
34
8.5.1.
Perbaikan Berkelanjutan …………………………………………………………………
34
8.5.2.
Tindakan korektif ……………………………………………………………………………
34
8.5.3.
Tindakan pencegahan ……………………………………………………………………
35
LAMPIRAN 1.
Daftar Prosedur Mutu dan Borang ISO 9001:2008 ...............................................................36
2.
Daftar Manual Prosedur Kegiatan BK ..................................................................................37
3.
Daftar Prosedur Eksternal BK .............................................................................................37
4.
Peta Kompetensi SDM BK...................................................................................................39
5.
Analisis Jabatan.................................................................................................................41
6.
Traning Plan BK (Rencana Pelatihan) ..................................................................................48
7.
Lingkup Penerapan Persyaratan SMM ISO 9001:2008 di BK .................................................48
8.
Cross References ...............................................................................................................49
v
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.
Proses Bisnis BK
4
Gambar 2.
Proses PDCA BK
5
Gambar 3.
Struktur Organisasi dan Pengelolaan BK
5
vi
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.
Sasaran Mutu
22
vii
KEBIJAKAN MUTU BK UB Sebagai universitas terkemuka di Indonesia, UB telah menetapkan kebijakan untuk menjadi
entrepreneurial university bertaraf internasional. Biro Keuangan UB adalah unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi keuangan berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Secara umum Biro Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi keuangan di lingkungan universitas. BK UB telah mengambil keputusan untuk mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 sebagai unsur pelaksana administrasi keuangan UB. Untuk itu, BK UB bertekad untuk menerapkan SMM ISO 9001:2008 guna menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan-pelanggan BK UB dengan cara yang benar, serta memelihara kepercayaan dan kepuasan Rektor serta Publik melalui pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan. Secara umum sasaran mutu BK UB adalah: a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan. b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik sesuai dengan perencanaan. c.
Pengelolaan Keuangan yang mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian/WTP.
Selaras dengan sasaran di atas, BK UB bertekad: a. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 di bidang Keuangan dengan dukungan dari seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasari oleh nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credible Transparan dan akuntabel. b. Bersikap tanggap terhadap perubahan sistem Pengelolaan Keuangan yang Transparan dan Akuntabel dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk dan layanan melalui SMM. c.
Manajemen, semua anggota dan staf administratif BK UB sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan Rektor.
d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan bagi manajemen, semua anggota, staf administratif dan personil pendukung keseluruhan proses, sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai. e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga BK UB dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB.
Malang, 13 Mei 2016 Kepala Biro Keuangan
Drs. Syarif Utomo, MM NIP. 19581220 198103 1 003
1
1.
Ruang Lingkup dan Kebijakan
1.1. Tujuan dan Ruang Lingkup Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu organisasi BK UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk dan layanan secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Manual Mutu ini menjelaskan lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang terkait dengan mandat utama BK UB dari Rektor yang berdasar dari OTK dengan peran: 1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Bidang Keuangan dan Perencanaan; 2. Meningkatkan Pelayanan Prima; 3. Membantu Pimpinan dalam penyusunan Rencana Strategis Bisnis, dan Rencana Bisnis dan Anggaran. 4. Menyiapkan dokumen Anggaran Universitas; 5. Melakukan pengelolaan pendapatan dan belanja Universitas; 6. Menyelenggarakan pengelolaan kas Universitas; 7. Melakukan pengelolaan hutang-piutang Universitas; 8. Melakukan pengelolaan administrasi barang, aset tetap, dan investasi Universitas; 9. Menyelenggarakan sistem informasi manajemen keuangan Universitas; 10. Menyelenggarakan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Universitas. Manual Mutu ini merupakan bagian dari SMM yang dirancang untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Manual Mutu ini mencakup kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi, garis besar proses dan profil organisasi serta lingkup SMM yang ditetapkan dalam ISO 9001:2008. Manual Mutu ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan sistem secara keseluruhan. Semua persyaratan SMM ISO 9001:2008 diaplikasikan oleh BK UB dengan pengecualian klausul 7.4.1; 7.4.2 dan 7.4.3 terkait pembelian dan klausul 7.5.4 terkait properti pelanggan. Sementara itu, batasan terminologi yang digunakan dalam Manual Mutu ini dijelaskan di Bagian 2.
1.2.
Kebijakan Umum
1.2.1. Profil Singkat Biro Keuangan adalah unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi keuangan berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Secara umum Biro Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi keuangan di lingkungan universitas.
2
1.2.2. Sejarah BK UB Sebelum tahun 2008, dalam struktur organisasi Universitas Brawijaya terdapat tiga (3) biro, yaitu: 1) Biro Administrasi Akademik, 2) Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi dan 3) Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Namun setelah diterbitkannya SK Rektor No. 283/SK/2008 Tanggal 19 Nopember 2008, Biro Administrasi Umum dan Keuangan berubah menjadi Keuangan Biro Administrasi Umum (BAU) dan Biro Administrasi Keuangan (BAK). BAK berubah menjadi Biro Administrasi Keuangan dan Perencanaan (BAKP) sesuai dengan SK Rektor No. 478/SK/2012 Tanggal 25 Oktober 2012. Pada tahun 2015 BAKP berubah menjadi Biro Keuangan (BK) sesuai dengan SK Rektor No. 49/SK/2015 Tanggal 29 Januari 2015. Kemudian UB berubah status menjadi Satker BLU sejak dikeluarkannya SK Menteri Keuangan No. 361/KMK.05/2008 Tanggal 17 Desember 2008. Biro Keuangan terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu : Bagian Anggaran dan Perbendaharaan dan Bagian Akuntansi. Bagian Anggaran dan Perbendaharaan terdiri dari: Sub Bagian PNBP; Sub Bagian Non PNBP; dan Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi. Sedangkan Bagian Akuntansi terdiri dari: Sub Bagian Akuntansi Keuangan, dan Sub Bagian Akuntansi Manajemen. Biro Keuangan memiliki fungsi utama dalam melaksanakan dan melaporkan anggaran.
1.2.3. Visi dan Misi BK UB a. Visi BK UB memiliki visi “Menjadi pusat pelayanan di Bidang Keuangan yang profesional, transparan dan akuntabel, untuk mendukung Universitas Brawijaya menuju World Class
Entrepreneur University. b. Misi 1. Menyelenggarakan Administrasi Keuangan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. 2. Menyelenggarakan administrasi keuangan yang efektif dan efisien dalam mewujudkan institusi yang transparan dan akuntabel. 3. Mengembangkan
kapabilitas
dan
kompetensi
SDM
dalam
rangka
menciptakan
profesionalisme di Bidang Keuangan. 4. Memberikan pelayanan prima dalam pengelolaan aset untuk mendukung terselenggaranya kegiatan operasional perguruan tinggi 1.2.4. Tugas Pokok dan Fungsi Tugas pokok dan fungsi BK UB sesuai dengan Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya tahun 2016 adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Bidang Keuangan; 2. Meningkatkan Pelayanan Prima;
3
3. Membantu Pimpinan dalam penyusunan Rencana Strategis Bisnis, dan Rencana Bisnis dan Anggaran. 4. Menyelenggarakan pelaksanaan anggaran; 5. Menyelenggarakan pelaksanaan urusan perbendaharaan; dan 6. Menyelenggarakan pelaksanaan urusan akuntansi dan pelaporan keuangan.. Tugas pokok dan fungsi tersebut di atas digambarkan dalam proses bisnis internal BK (Gambar 1), sedangkan proses Plan Do Check Act yang terjadi di BK digambarkan dalam proses PDCA BK (Gambar 2). Gambar 1. Proses Bisnis BK UB
4
Gambar 2. Proses PDCA BK
1.2.5. Tujuan BK UB a. Memberikan pelayanan prima di bidang keuangan b. Memberikan pelayanan di bidang administrasi keuangan c. Memberikan
informasi
keuangan
yang
dibutuhkan
untuk
manajemen. d. Mendapatkan opini audit Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
1.2.6. Struktur Organisasi dan Pengelolaan BK UB Gambar 3. Struktur Organisasi BK
5
pengambilan
keputusan
Kegiatan dijalankan berdasarkan prinsip efektivitas, efisiensi sumber daya, indikator kinerja berbasis outcomes dan berkelanjutan. Guna memudahkan koordinasi pengembangan SMM ISO 9001:2008 maka Kabiro. Administrasi Keuangan UB melalui rapat pleno dan Surat Tugas
No.027/UN10.19/KU/2011
menunjuk
Kabag.
Akuntansi
sebagai
Management
Representative (MR). Adapun tugas MR adalah: a. Memantau semua proses yang terkait SMM dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM BK. c. Mengkoordinasikan pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan BK. d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau, harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya. e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu sekali setiap tahun.
1.2.7. Deskripsi Tugas Personalia BK UB Kepala Biro Keuangan 1. Mengadakan koordinasi dengan pimpinan dan unit-unit lain (Fakultas/bagian) dalam rangka penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA). 2. Menyusun RBA yang datanya dikumpulkan dari Fakultas/unit kerja bersama-sama dengan bagian perencana untuk diusulkan kepada Rektor/Ketua Senat
untuk dibahas oleh Senat
Universitas dan disahkan sebagai pedoman pelaksanaan anggaran. 3. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada stafnya dan bersama-sama bertangung jawab dalam pengelolaan keuangan sesuai peraturan yang berlaku. 4. Mengadakan konsultasi dan meminta pengarahan kepada Rektor/Pembantu Rektor II sebagai kuasa pengguna anggaran, menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi untuk mendapatkan petunjuk penyelesaian. 5. Bertanggungjawab atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan. 6. Mengadakan pemeriksaan kas secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan kepada Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran atas dana yang dikelolanya. 7. Merencanakan dan melaksanakan pengelolaan kegiatan dengan berpedoman pada peraturan yang berlaku, untuk jenis belanja/mata anggaran dan uraian kegiatan dengan sasaran dan jadwal kegiatan/pendanaan yang jelas dan terinci dibantu oleh Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran. 8. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku.
Kepala Bagian Anggaran dan Perbendaharaan 1. Menyusun konsep program kerja dalam rangka penyusunan RBA dan Usulan anggaran RM (RM).
6
2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan dana RM dan PNBP. 3. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Fakultas/unit kerja/bagian dan mendisposisi dana tersebut untuk dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran maupun Pemegang Uang Muka Kerja (BPP) Rektorat. 4. Mempersiapkan laporan secara periodik atas pelaksanaan anggaran. 5. Melaksanakan penyajian data perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan PNBP. 6. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat berharga lainya. 7. Bertangungjawab atas disposisi penggunaan dana yang dibelanjakan baik RM maupun PNBP. 8. Mempersiapkan usulan pengangkatan atau pemberhentian bendaharawan. 9. Melaksanakan urusan tuntutan ganti rugi perbendaharaan. 10. Membantu menyusun konsep juklak dan juknis dibidang pengelolaan anggaran dan perbendaharaan. Kasubbag. PNBP 1. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari Fakultas/unit kerja/bagian dan mendisposisi
dana tersebut
untuk dikeluarkan
oleh Bendahara
Pengeluaran maupun BPP Rektorat. 2. Memeriksa dan menguji kebenaran laporan penerimaan dan penggunaan dana PNBP. 3. Memonitor
dan
mengevaluasi
atas
pengeluaran
yang
telah
dibelanjakan
oleh
Fakultas/Lembaga dan meminta Surat Pertangungjawabannya. 4. Menyusun konsep program kerja dalam rangka penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) dana PNBP. 5. Mengelola
dan
mempertangungjawabkan
Uang
Muka
Kerja
(UMK)
sesuai
dengan
ketentuan/peraturan yang berlaku dengan dibantu oleh BPP. 6. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui atasan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian/pemecahan masalah lebih lanjut. 7. Melaporkan ke Kabag. Anggaran dan Perbendaharaan atas dana yang dikelola Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran secara periodik. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Kasubbag. Monitoring 1. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan baik anggaran RM dan PNBP. 2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas penyerapan dana DIPA baik RM maupun PNBP. 3. Menyajikan data dan informasi perkembangan pelaksanaan anggaran DIPA RM dan PNBP 4. Meneliti atas keabsahan pengeluaran atas pengajuan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dari Fakultas/unit kerja sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7
5. Menyampaikan SP2D dana PNBP dan RM yang sudah benar untuk diserahkan kepada Kepala Bagian Akuntansi. 6. Meneliti dokumen kontrak/belanja modal atas kebenarannya dan keabsahannya sesuai peraturan yang berlaku. 7. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui atasan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian/pemecahan masalah lebih lanjut. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Petugas Verifikasi SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS 1. Melaksanakan verifikasi kebenaran pengajuan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dari unit kerja sumber dana DIPA-BLU. 2. Menginput data atas SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS terhadap posisi dana unit kerja atas pagu unit kerja. 3. Membantu Bendahara Pengeluaran dalam penyusunan pengesahan ke KPPN Malang. 4. Membuatkan posisi penyerapan dana Fakultas/unit kerja. 5. Merekap SPTB unit kerja yang sudah dikeluarkan SP2D untuk disahkan ke KPPN. 6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 9. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja. 10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian Anggaran dan Perbendaharaan, dan Akuntansi paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 11. Mendokumentasikan SPTB unit kerja, SPP, SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan Kasubbag. NON PNBP 1. Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana RM unit kerja/bagian dan mendisposisi dana tersebut untuk dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran. 2. Memeriksa dan menguji kebenaran bukti pengeluaran dana RM. 3. Menyusun konsep program kerja dalam rangka penyusunan rencana anggaran RM. 4. Mengelola dan mempertangungjawabkan Uang Persediaan (UP) dengan ketentuan/peraturan yang berlaku dengan dibantu oleh BPP. 5. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui atasan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian/pemecahan masalah lebih lanjut. 6. Melaksanakan Monitoring dan evaluasi atas penyerapan dana DIPA RM.
8
7. Mengecek permohonan Surat Permintaan Pembayaran yaitu SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), SPP-LS, SPP-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPP-GU Nihil. 8. Membuat
kontrak/surat
perjanjian
antaran
Pejabat
Pembuat
Keputusan
(PPK)
dan
penanggungjawab kegiatan. 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Bendahara Penerima : 1. Melakukan penyetoran penerimaan PNBP ke rekening Bendahara Pengeluaran sesuai cash
flow kebutuhan Bendahara pengeluaran. 2. Membuat laporan setiap bulan atas penerimaan yang telah dibukukan sesuai ketentuan perbendaharaan yang berlaku. 3. Menghitung realisasi penerimaan dana PNBP tahun berjalan dan target penerimaan dana PNBP satu tahun kedepan. 4. Melakukan pengawasan atas penerimaan PNBP di unit-unit kerja. 5. Menandatangani
dan
mempertangungjawabkan
semua
dokumen
penerimaan
yang
dikelolanya. 6. Menerima laporan reliasasi penerimaan dari petugas koordinasi pengelola dana pendidikan dan non pendidikan untuk kebutuhan alokasi anggaran dan laporan. 7. Menghitung alokasi anggaran PNBP sesuai SK Rektor. 8. Menyampaikan laporan penerimaan setiap akhir bulan kepada Kasubbag. Monitoring dan Kasubbag. PNBP. 9. Melaporkan atas dikeluarkannya dana/cek baik yang disetor ke Bendahara Pengeluaran maupun pinjaman ke Kasubbag. PNBP dan Kasubbag. Monitoring. 10. Melaporkan atas setoran pengembalian pinjaman yang disetor ke rekening Rektor ke Kasubbag. PNBP dan Kasubbag. Monitoring. 11. Membantu proses penyusunan SK dana pendidikan. 12. Membantu menjelaskan kepada mahasiswa/orangtua mahasiswa yang komplain atas klarifikasi penetapan biaya pendidikan. 13. Merekap usulan permohonan klarifikasi SPP dan SPFP Proporsional mahasiswa. 14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Pengelola Dana Pendidikan (SPP, DBP dan SPFP) 1. Membukukan atas penerimaan dana pendidikan ( SPP, DBP dan SPFP) yang sudah masuk ke rekening Rektor setiap bulan. 2. Membuatkan slip/pengantar pembayaran pelunasan piutang SPP, DBP dan SPFP kepada mahasiswa. 3. Membantu melakukan validasi data mahasiswa yang melunasi piutang SPP ,DBP dan SPFP. 4. Melayani permohonan mahasiswa yang mengajukan keringanan, pembebasan dan penundaan pembayaran SPP, DBP dan SPFP mahasiswa.
9
5. Melaporkan dan membantu Bendahara Penerima atas penerimaan SPP, DBP dan SPFP setiap akhir bulan untuk dihitung alokasinya. 6. Membantu Bendahara Penerima dalam proses daftar ulang mahasiswa. 7. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 8. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 9. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengelola Dana Non Pendidikan 1. Membukukan penerimaan dana non pendidikan (kerjasama, non utul dan sumbangan hibah, beasiswa). 2. Melaporkan kepada Bendahara Penerima atas penerimaan dana non pendidikan setiap minggu/akhir bulan berdasarkan alokasi masing-masing. 3. Membantu Bendahara Penerima dalam memproses penghitungan alokasi anggaran dana PNBP sesuai SK Rektor. 4. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja. 5. Membantu Bendahara Penerima dalam proses daftar ulang mahasiswa. 6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 9. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 10. Membantu Kasubbag. PNBP dalam memproses dokumen LS Kantor Pusat. 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Bendahara Pengeluaran : 1. Menerima, menyimpan, menyetor/membayar uang atau surat berharga, menata usahakan dan mempertangungjawabkan uang Negara yang ada dalam penguasaannya . 2. Mengecek Fakultas/unit kerja yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku. 3. Mengeluarkan cek/uang atas permohonan unit kerja/bagian berdasarkan atas persetujuan Atasan langsungnya apabila SPJ unit kerja sudah dipertanggungjawabkan.
10
4. Membukukan cek/uang yang sudah dikeluarkan ke dalam buku bank baik dana PNBP dan RM secara periodik. 5. Mengajukan pengesahan Nihil dana PNBP setiap triwulan ke KPPN Malang. 6. Melaporkan secara periodik ke Kasubbag. PNBP dan Monitoring atas pengeluaran/cek yang dikeluarkan. 7. Menandatangani
dan
mempertangungjawabkan
semua
dokumen
pengeluaran
yang
dikelolanya. 8. Memungut, dan menyetorkan pajak-pajak ke kas Negara atau melalui Bank Pemerintah setempat. 9. Mengkompilasi Surat Perintah Membayar (SPM) dana PNBP dan RM yaitu SPM-LS, SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-GU Nihil yang sudah dikeluarkan SP2D untuk diserahkan ke masing-masing unit terkait. 10. Mengecek dana yang sudah masuk rekening Rektor atas permohonan SPM-LS dana kontrak kerjasama sebelum cek dikeluarkan. 11. Membuat rekapitulasi pengeluaran anggaran setiap BPP unit kerja dan posisi saldo UMK. 12. Menyetorkan dokumen/rekap atas pengeluaran setiap hari kepada atasan langsung dan Kasubbag. Monitoring. 13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Pembukuan Dana PNBP Universitas dan Kantor Pusat 1. Membuat laporan dana PNBP Universitas setiap bulan dan melaporkan ke Kasubbag. PNBP dan Monitoring. 2. Membuat laporan dana PNBP Bagian Anggaran dan Perbendaharaan Universitas setiap bulan paling lambat tanggal 3 bulan berikutnya dan disampaikan ke Kasubbag. PNBP dan Monitoring. 3. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian Kantor Pusat paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya. 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengarsipan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS Dana Rektorat 1. Mengarsipkan seluruh dokumen kwitansi dan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dana PNBP Rektorat. 2. Mengambil dana ke Bank atas perintah atasan langsung. 3. Menyetorkan pajak yang telah dipungut oleh BPP ke Bank. 4. Mengambil rekening koran setiap awal bulan ke Bank. 5. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) memverifikasi keabsahan laporan.
11
dari unit kerja/bagian
dan
6. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 7. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 8. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 9. Membantu proses penyelesaian SPJ Rektorat (pengetikan kwitansi dan data dukung keabsahan SPJ). 10. Mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telan diproses/dibukukan. 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Pemegang UMK Dana PNBP Rektorat 1. Mengecek permohonan dana dari unit kerja/bagian yang diajukan. 2. Mengecek unit kerja/bagian yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku. 3. Apabila pemohon mempunyai UP/kas bon yang belum dipertanggungjawabkan untuk mengajukan permohonan kembali harus mendapat persetujuan atasan langsung. 4. Membayar permohonan dana dari unit kerja/bagian
yang diusulkan dan telah mendapat
persetujuan dari pimpinan (Pembantu Rektor II, Kabiro. Administrasi Keuangan, Kabag. Anggaran dan Perbendaharaan, dan Kasubbag. PNBP). 5. Memungut pajak atas dana yang dikeluarkan yang mengandung obyek pajak. 6. Membukukan ke buku kas harian atas pengeluaran yang telah dibayarkan. 7. Menutup buku kas harian pada pukul 15.00 WIB, melaporkan ke atasan langsungnya. 8. Melaporkan
dana yang telah dikeluarkan
kepada petugas verifikasi
SPJ setiap tanggal
pengeluaran/setiap hari dan setiap bulan. 9. Bertangungjawab atas UP yang telah diterima/dikelolanya dari Bendahara Pengeluaran sesuai ketentuan yang berlaku. 10. Melaksanakan rekonsiliasi dengan Bendahara Pengeluaran atas dana yang telah di kelola/diterima setiap minggu/bulan. 11. Berkoordinasi dengan Tim Pengelola Rektorat dalam penyelesaian SPJ. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atas/Pimpinan.
Petugas Verifikasi SPJ Dana PNBP /Bon Rektorat 1. Mengkompilasi UP/bon dari unit kerja/bagian Kantor Pusat setiap hari dan rekapan setiap bulan. 2. Menyampaikan data UMK unit kerja/bagian kepada petugas verifikaasi . 3. Melaporkan kepada atasan langsung (Kasubbag. PNBP dan Monitoring) atas belanja dari unit kerja/bagian secara periodik (mingguan/bulanan).
12
4. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi)
dari unit kerja/bagian dan
memverifikasi keabsahan laporan. 5. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 6. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 7. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 8. Membantu proses penyelesaian SPJ Rektorat (pengetikan kwitansi dan data dukung keabsahan SPJ). 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pembukuan SPJ Dana PNBP Rektorat 1. Menerima berkas SPTB dan kwitansi dari petugas verifikasi unit kerja/bagian di lingkungan Kantor Pusat UB yang sudah sah sesuai ketentuan. 2. Membukukan ke buku kas umum atas pengeluaran yang sudah sah sesuai aturan dan memberi nomor atas pengeluaran tersebut. 3. Membukukan penerimaan dan penyetoran pajak atas transaksi yang mengandung obyek pajak ke dalam buku kas umum. 4. Melakukan cros cek kepada petugas buku bantu pembukuaan pajak atas penerimaan dan penyetoran pajak. 5. Membantu proses penyelesaian SPJ Rektorat (pengetikan kwitansi dan data dukung keabsahan SPJ). 6. Memilah/mengelompokkan berkas kwitansi/SPTB SPJ Rektorat yang telah diproses/dibukukan. 7. Menyerahkan dokumen SPTB yang sudah diberi nomor pembukuan kepada petugas pembuatan SPM Kantor Pusat. 8. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan Memverifikasi keabsahan laporan. 9. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 10. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 11. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
13
Pembukuan Perpajakan SPJ Dana PNBP Rektorat 1. Membukukan pajak yang telah dipungut dan menyiapkan data dukung yang akan disetor ke Bank(Pengetikan SSP). 2. Melakukan cros cek ke BPP/kasir atas pengeluaran/SPJ yang telah dipungut pajaknya. 3. Melakukan cros cek dengan petugas buku kas umum atas pengeluaran yang mengandung obyek pajak. 4. Membantu BPP/kasir untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan. 5. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 6. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 7. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 8. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Verifikasi dan Pengetikan Kwitansi SPJ Dana PNBP Rektorat 1. Koordinator pengelola dana pendidikan dan non pendidikan. 2. Koordinasi dengan Bank terkait yang berkaitan dengan permintaan rekening secara periodik. 3. Memproses pembayaran yang bersifat rutin rektorat (honor tenaga kontrak, honorarium tim pengelola, Senat dan lainnya) sesuai jadwal pembayaran. 4. Mengecek dan memverifikasi pengeluaran dana PNBP Rektorat/kwitansi yang telah dibukukan dan memverifikasi berdasarkan laporan/SPTB. 5. Memilah/mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telah di proses/dibukukan. 6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian
dan
memverifikasi keabsahan laporan. 7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 9. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 10. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja. 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pelaporan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS Dana PNBP Rektorat 1. Membuat pelaporan SPM-UP, SPM-GU, SPM-TUP dan SPM-LS dana PNBP Rektorat beserta dokumen lampirannya sesuai ketentuan perbendaharaan yang berlaku.
14
2. Menerima laporan SPTB dari masing-masing bagian/unit untuk dibukukan ke laporan SPTB sesuai kegiatan, sub kegiatan dan mata anggaran. 3. Koordinasi dengan petugas lain yang terkait dalam penyusunan laporan dana PNBP Rektorat. 4. Menyampaikan laporan atas penyerapan dana untuk laporan Lapker kepada Bagian Akuntansi. 5. Koordinasi dengan tim pengelola dana PNBP Rektorat dalam penyelesaian penyusunan kebenaran laporan. 6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 9. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pemegang UMK Dana RM 1. Mengecek unit kerja/bagian yang mengajukan permohonan apakah UP sebelumnya sudah dipertanggungjawabkan sesuai aturan yang berlaku. 2. Membuat resume kontrak pelaksanaan kegiatan. 3. Membayar permohonan dana dari unit kerja/bagian
yang diusulkan dan telah mendapat
persetujuan dari pimpinan (Pembantu Rektor II, Kabiro. Administrasi Keuangan, Kabag. Anggaran dan Perbendaharaan dan Kasubbag. PNBP). 4. Memungut dan menyetorkan pajak atas dana yang dipungut. 5. Membukukan ke buku kas harian atas pengeluaran yang telah dibayarkan. 6. Menutup buku kas harian pada pukul 15.00 WIB dan melaporkan ke atasan langsungnya. 7. Bertangungjawab atas UP yang telah diambil dari Bendahara Pengeluaran. 8. Menyetorkan dokumen/rekap atas pengeluaran setiap hari kepada atasan langsungnya. 9. Membuat berita acara, SPTB, dan SPP untuk kegiatan. 10. Mengarsip seluruh dokumen RM. 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Pelaporan SPP-UP, SPP-GU, SPP-TUP dan SPP-LS 1. Membuat resume kontrak atas belanja modal yang akan diajukan ke KPPN. 2. Membuat SPTB dan Surat Permintaan Pembayaran yaitu SPP-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPPLS untuk dibuatkan SPM ke petugas SPM. 3. Mengajukan ke KPPN Malang atas SPM yang telah disetujui yaitu SPM-UP, SPP-TUP, SPP-GU, dan SPM-LS. 4. Membuat kontrak/surat perjanjian antara PPK dan penyelenggara kegiatan
15
5. Membantu BPP/kasir untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan. 6. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 7. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 8. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 9. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 10.Membantu mengambil SP2D atas SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS dari KPPN 11.Memproses SPM-Gaji. 12.Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai 1. Mengkoordinir pengajuan pembayaran SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, dan SKPP pensiun. 2. Mengajukan pembuatan SPM ke Bendahara Pengeluaran atas pengajuan SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur. 3. Mengajukan pembuatan cek ke Bendahara Pengeluaran atas SP2D SPP-Gaji SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, lembur, dan HR. dosen luar biasa yang telah diterbitkan KPPN. 4. Mengajukan ke KPPN Malang atas SPM yang telah disetujui yaitu SPP-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur. 5. Mengambil Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas pengajuan SPM-Gaji (gaji susulan, uang duka), uang makan, SKPP pensiun, dan lembur. 6. Merekap SP2D per mata anggaran. 7. Melakukan koordinasi dengan pihak Bank BNI, BTN dan BRI. 8. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 9. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 10. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 11. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 12. Melaksanakan rekonsiliasi ke KPPN. 13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Juru bayar Belanja Gaji 1. Membuat daftar gaji, rapel, dan uang makan.
16
2. Membuat SKPP PNS yang pensiun. 3. Meneliti data pegawai apabila ada yang pensiun. 4. Membuat daftar gaji tenaga kontrak dan uang makan tenaga kontrak. 5. Membayarkan gaji, memotong gaji dan menyetorkan sesuai tagihan. 6. Melakukan rekonsiliasi gaji dengan unit kerja. 7. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 8. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 9. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 10. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pembukuan Pengeluaran Dana RM 1. Membukukan ke buku kas umum atas pengeluaran dana RM. 2. Membukukan pajak yang telah dipungut dan disetor ke buku kas umum. 3. Membantu BPP/kasir RM untuk mengetik kwitansi atas pengeluaran yang dibayarkan. 4. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 5. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 6. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 7. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 8. Membantu memproses SPM-Gaji. 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Dokumen Surat/Humas Bagian Anggaran dan Perbendaharaan 1. Mencatat dokumen surat masuk, keluar dan mendistribusikan surat tersebut sesuai disposisi pimpinan. 2. Mencatat SPM yang akan diajukan ke KPPN. 3. Mengcopy dan mencatat SP2D dari KPPN Malang atas pengelolaan dana RM dan PNBP, lalu menyerahkan ke Bagian Akuntansi SP2D yang asli setelah di cek oleh Kasubbag. Monitoring. 4. Mengarsipkan copy dokumen SP2D dari KPPN Malang atas pengelolaan dana RM dan PNBP. 5. Membantu Bendahara Pengeluaran dalam mendokumentasikan dan mendistribusikan SP2D dana PNBP yang sudah disetujui ke bagian terkait. 6. Membantu juru bayar gaji dalam memproses pembayaran dan dokumen kearsipan.
17
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Petugas SPM 1. Memproses SPM baik dana RM maupun dana PNBP. 2. Menerima berkas laporan beserta pendukungnya (kwitansi) dari unit kerja/bagian dan memverifikasi keabsahan laporan. 3. Menyampaikan laporan unit kerja/bagian yang sudah benar kepada petugas pembukuan Kantor Pusat. 4. Melakukan rekonsiliasi dengan petugas BPP Kantor Pusat setiap minggu/bulan. 5. Memonitor dan melakukan pengawasan kredit UMK unit kerja/bagian paling lambat tanggal 4 bulan berikutnya laporan harus sudah dipertanggungjawabkan. 6. Melaksanakan rekonsiliasi penerimaan dana PNBP dari unit kerja. 7. Mengajukan ke KPPN atas SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS. 8. Mengambil SP2D dari KPPN. 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pelaporan Anggaran dan Perbendaharaan 1. Merekap berkas kwitansi PNBP bagian Anggaran dan Perbendaharaan ke buku kas umum berdasarkan kegiatan, output dan MAK, lalu menyampaikan ke petugas penyusun laporan keuangan bagian Anggaran dan Perbendaharaan. 2. Berkoordinasi dalam proses penyusunan laporan keuangan. 3. Membantu Bendahara Penerima dalam proses daftar ulang mahasiswa. 4. Menyusun
laporan
atas
penerimaan
dan
penyetoran
pajak
bagian
Anggaran
dan
Perbendaharaan. 5. Membuat laporan realisasi anggaran PNBP sesuai perencanaan setiap bulan (pengeluaran rutin dan dana 5%). 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Pengarsipan Dana PNBP 1. Mengarsipkan seluruh dokumen kwitansi dan SPM-UP, SPM-TUP, SPM-GU, dan SPM-LS dana PNBP Rektorat. 2. Mengelompokkan berkas kwitansi SPJ Rektorat yang telah diproses/dibukukan. 3. Mengetik Kwitansi dana PNBP bagian anggaran dan Perbendaharaan. 4. Memproses undangan rapat koordinasi di bagian Anggaran dan Perbendaharaan. 5. Memproses SPJ bagian Anggaran dan Perbendaharaan mulai dari pemberian nomor pembukuan sampai proses pengarsipan. 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
18
Kepala Bagian Akuntansi 1. Mengevaluasi perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan PNBP. 2. Melaksanakan monitoring dan evaluasi atas tercapainya seluruh program kerja dan kegiatan yang direncanakan baik anggaran RM dan PNBP. 3. Validator pelaporan Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN). 4. Melaksanakan monitoring tentang arus kas Universitas. 5. Melakukan pemantauan pengelolaan utang dan piutang dana PNBP. 6. Memelihara dan mengembangkan SAK dan SIMAK-BMN. 7. Berkoordinasi dengan Tim Aset dalam menyusun laporan SIMAK-BMN dan Persediaan barang. 8. Mengkoordinir tindak lanjut temuan SPI/ITJEN/BPK. 9. Membantu atasan menyusun konsep juklak dan juknis di bidang sistem akuntansi.
Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan 1. Menyusun laporan bulanan, triwulan dan
semester dana DIPA RM dan DIPA BLU yang
menyangkut pengelolaan keuangan dan menyampaikan ke instansi terkait. 2. Melaksanakan penyajian data perkembangan penyerapan pelaksanaan anggaran RM dan PNBP. 3. Membuat pelaporan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan melakukan rekonsiliasi dengan KPPN untuk disampaikan ke Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan Kementerian Pendidikan Nasional. 4. Membuat pelaporan SAK ke Pengelola Keuangan BLU setiap triwulan. 5. Berkoordinasi dengan Tim SIMAK-BMN untuk membuat laporan SAI maupun SAK. 6. Membuat laporan online Permendiknas No 81/2010. 7. Mengkoordinir laporan piutang, utang dan pajak. 8. Menyusun laporan tindak lanjut temuan BPK/Itjen/KAP dan SPI. 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Kasubbag. Akuntansi dan Manajemen 1. Menyusun cash flow anggaran masing-masing
unit kerja berdasarkan
usulan dari
Fakultas/unit kerja sebagai pedoman penyusunan rencana arus kas. 2. Membuat laporan posisi penerimaan dana PNBP berdasarkan unit kerja masing-masing setiap bulan sebagai pedoman pengelolaan kas. 3. Melaksanakan evaluasi anggaran pendapatan dan belanja melalui arus kas. 4. Berkoordinasi dengan Tim SAK untuk membuat pelaporan Keuangan. 5. Menyiapkan laporan bulanan untuk RAPIM/Senat. 6. Mengkoordinir rekonsiliasi laporan SIMAK-BMN dan Persediaan dengan Fakultas/unit Rektorat beserta data pendukungnya. 7. Melaksanakan pelatihan SIMAK-BMN tingkat Universitas.
19
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Kaur Pelaporan Akuntansi 1. Membantu Kabag. Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan dalam membuat laporan bulanan, triwulan dan semester dana DIPA RM dan DIPA BLU yang menyangkut pengelolaan keuangan dan menyampaikan ke instansi terkait. 2. Membantu Kabag. Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan dalam membuat pelaporan SAI dan melakukan rekonsiliasi dengan KPPN untuk disampaikan ke UAW. 3. Membuat laporan realisasi anggaran, neraca dan Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK). 4. Melaksanakan laporan online SIMKeu. 5. Mencatat setoran SSBP dan SSPB beserta dokumennya. 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Kaur Hutang dan Pajak 1. Membukukan Bukti setor pajak dari Fakultas/unit kerja yang telah dipungut dan disetorkan ke bank atau Kantor Pos. 2. Melakukan cros cek ke petugas pembukuan dana PNBP atas pajak yang telah dipungut dan disetor serta jumlah saldo pajak yang belum disetor oleh unit kerja. 3. Mengkompilasi SSP Pajak pasal 21,22,23, Pph pasal 4 (2), dan PPN untuk kelengkapan pendukung laporan dana DIPA. 4. Mengesahkan SPT Masa Pajak pasal 21,22,23, Pph pasal 4 (2), dan PPN setiap awal bulan berikutnya sesuai ketentuan perpajakan ke KPP Malang Utara. 5. Melakukan pencatatan tentang utang setiap bulan sebagai bahan pembuatan laporan SAI dan SAK. 6. BPP bagian Akuntansi. 7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Kaur asset 1. Membantu Kabag. Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi dan Keuangan dalam membuat pelaporan SIMAK-BMN. 2. Membantu Kabag Akuntansi/Kasubbag. Akuntansi Keuangan dalam melakukan rekonsiliasi dengan pengelola SIMAK-BMN Fakultas/unit kerja setiap awal bulan berikutnya. 3. Membantu atasan langsung dalam menyusun penyesuaian harga perolehan aset UB. 4. Membantu melakukan rekonsiliasi persediaan barang di masing-masing Fakultas/unit per bulan dilengkapi dengan Berita Acaranya. 5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
20
Koordinator Penyusunan Laporan Keuangan 1. Membuat laporan keuangan SAP dan SAK. 2. Membuat laporan kinerja. 3. Membuat daftar rekapitulasi SSBP dan SSPB berserta dokumennya. 4. Evaluasi pendapatan NON PNBP dan PNBP serta hibah/pendapatan lainnya. 5. Melaksanakan rekonsiliasi dengan Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran. 6. Melaksanakan rekonsiliasi dengan KPPN. 7. Membuat Memo Penyesuaian (MP). 8. Mengkompilasi tindak lanjut temuan BPK/Itjen/KAP dan SPI. 9. Melaksanakan laporan online SIMKeu. 10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. Penyusunan Laporan SIMAK-BMN dan Piutang 1. Melaksanakan rekonsiliasi aset dan persediaan dengan masing-masing operator SIMAK BMN unit kerja/Fakultas. 2. Melaksanakan rekonsiliasi SIMAK-BMN dengan petugas SAI. 3. Melaksanakan rekonsiliasi SIMAK-BMN dengan KPKNL Malang. 4. Membuat CALK SIMAK-BMN. 5. Membuat laporan persediaan dan cash opname barang dilengkapi dengan Berita Acaranya. 6. Membuat laporan online PP 39/2006 tentang penyerapan dana. 7. Merekapitulasi SP2D NON PNBP. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan.
Penyusunan Jurnal dan Buku Besar 1. Membuat monitor kas. 2. Membuat Jurnal transaksi penerimaan. 3. Mengkompilasi buku besar. 4. Membuat laporan SAK. 5. Menkompilasi berita acara cash opname para Bendahara Penerima. 6. Membantu koordinator pelaporan. 7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan/Pimpinan. 1.2.8. Rencana Strategis BK UB Mengembangkan sistem pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel.
1.2.9. Program Kerja Pada dasarnya program kerja BK adalah mendukung program kerja Rektor yang telah dikelompokkan menjadi tiga pilar, yaitu:
21
1.
Pemerataan dan perluasan akses
2.
Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing bangsa
3.
Penguatan tata kelola, akuntabilitas dan pencitraan publik
Dalam mendukung program kerja Rektor BK berupaya mengelola sumber daya manusia dan sumber dana untuk mendukung program tersebut secara transparan dan akuntabel. 1.2.10. Sasaran Mutu Sasaran mutu BK UB dijelaskan dalam Tabel 1. Sebagaimana berikut:
Tabel 1. Sasaran Mutu No
Sasaran
1.
Peningkatan opini terhadap Laporan Keuangan Daya serap pagu DIPA Universitas Peningkatan penyerapan dana DIPA PNBP Peningkatan penyerapan Dana DIPA APBN Peningkatan penyerapan Dana DIPA BOPTN Efektifitas dan efisiensi layanan pencairan dana UP/GUP/LS Kepuasan Pelanggan
2. 3. 4. 5. 6.
7.
Indikator
Target pencapaian *) 2016
2017
2018
WTP
WTP
WTP
93%
94%
95%
88%
89%
90%
95%
96%
97%
95%
96%
97%
Mencairkan dana secara efektif dan efisien
1 hari
1 hari
1 hari
Kuisioner Kepuasan Pelanggan
80%
80%
80%
Laporan Keuangan
Laporan Simonev dan Smart Laporan PNBP Laporan APBN Laporan BOPTN
Ket : * dihitung dari pagu anggaran
2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu Referensi yang digunakan adalah: a. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 1997 tentang PNBP (Lembaran Negara RI Tahun 1997 Nomor 43 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3687); b. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; c.
Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
d. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4355); e. Undang Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 104 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4421) ; f.
Undang Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 126 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4438) ;
22
g. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional; h. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1997 tentang Jenis dan Penyetoran PNBP i.
Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2004 tentang Tata Cara Penyampaian Rencana dan Laporan Realisasi PNBP ;
j.
Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang RKP (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4405) ;
k.
Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan RKA-KL;
l.
Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengadaan serta Penerusan PHLN;
m. Keputusan Presiden No.42 tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara n. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas No. 5 Tahun 2006 tentang Tata Cara Perencanaan dan Pengajuan Usulan serta Penilaian Kegiatan yang dibiayai dari PHLN; o. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.02/2007 tentang Bagan Akun Standar; p. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 46/PMK.02/2008 tentang Tata Cara Perubahan Rincian Anggaran Belanja Pemerintah Pusat dan Perubahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Tahun 2008. q. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 15 Tahun 2007 tentang Sistem Perencanaan Tahunan Depdiknas; r.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 32 tahun 2005 tentang Rencana Strategis Departemen Pendidikan Nasional.
s.
Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya.
t.
Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-50/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penggunaan Penerimaan Negara Bukan Pajak oleh Satker Instansi Pemerintah yang Menerapkan PK BLU
u. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-69/PB/2007 tentang Tatacara Pengintegrasian Laporan Keuangan Badan Layanan Umum je dalam Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga. v.
Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-51/PB/2008 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga.
w. Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2008 tentang Format DIPA BLU. x.
Perdirjen
Perbendaharaan
Nomor
PER-46/PB/2009
tentang
Langkah-langkah
dalam
Menghadapi Akhir Tahun Anggaran. y.
Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-62/PB/2009 tentang Tatacara Penyajian Informasi Pendapatan dan Belanja secara Akrual pada Laporan Keuangan.
z.
Visi dan Misi Universitas Brawijaya, 2008
aa. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. bb. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
23
3. Deskripsi Istilah Dan Definisi Rantai tugas (Supply chain) Dalam pengembangan SMM ISO 9001:2008 BK UB, berlaku rantai tugas yang menjelaskan hubungan antara supplier (Perundangan-undangan (Dikti, Diknas, Depkeu) atau Peraturan, Keputusan Senat dan Rektor, atau unit lain di UB) organization (BK UB) customer (Rektor, KPPN, KPKNL, UAW, Eselon I DIKTI, MONEV BLU, Mahasiswa, Dosen, fakultas-fakultas, atau pihak lain yang memerlukan jasa BK).
Supplier organization customer Product BK UB dapat berupa Sistem Pelayanan Prima (perangkat, dokumen, budaya mutu) dan jasa terkait mandat yang diberikan Rektor yang melibatkan personil BK UB.
ISO 9001:2008 Klausul 7.4 Pengadaan Barang dan Jasa Tim Pengadaan Barang UB bertanggung jawab untuk mengkoordinir perencanaan, penyusunan dan pelaksanaan pengadaan barang serta jasa sesuai kebijakan UB. Proses pengadaan barang diatur dalam Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa di UB. Pengadaan jasa personil BK juga dilakukan untuk implementasi SPMI dan sertifikasi ISO 9001:2008.
ISO 9001:2008 Klausul 7.6 Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran Dalam rangka menjalankan sasaran mutu BK UB, maka pengendalian pemantauan dan pengukuran dilakukan dengan menyebarkan kuisioner dan forum komunikasi. Prosedur penyebaran kuisioner diatur secara rinci dalam Manual Prosedur tiap kegiatan. Selain itu, juga ada upaya penanganan keluhan pihak lain, yang akan diatur dalam Manual Prosedur Penanganan Keluhan dan Evaluasi Kepuasan Pengguna Jasa BK.
4. Sistem Manajemen Mutu 4.1.
Persyaratan Umum Manajemen BK UB berkomitmen untuk menjalankan SMM yang efektif, dengan membuat,
mendokumentasikan,
menerapkan,
memelihara
dan
melakukan
peningkatan
berkelanjutan.
Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang. Dalam rangka menerapkan SMM di BK UB, diambil langkah-langkah, yaitu : a. Menentukan Management Representative (MR) dan proses-proses yang dibutuhkan dalam SMM. b. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut. c.
Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses operasi maupun proses-proses ini efektif.
d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut. e. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut f.
Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.
24
4.2.
Persyaratan Dokumentasi Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan,
implementasi, pengendalian proses kegiatan BK UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam pengelolaan BK UB maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan organisasi untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan mutu. BK UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM.
5.
Tanggung Jawab Manajemen Kepala Biro Keuangan
UB memberikan komitmennya sehubungan dengan pengembangan
penerapan SMM dan meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu. Manajemen BK UB melaksanakan tanggung jawabnya untuk : a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu BK UB. b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di seluruh elemen BK UB untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan keterlibatannya. c.
Memastikan bahwa standar persyaratan pelanggan dilaksanakan di seluruh jajaran BK UB.
d. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah diterapkan dan sustainable, serta terpenuhinya persyaratan pelanggan sehingga sasaran mutu tercapai. e. Memastikan bahwa SMM yang efektif dan efisien telah diterapkan dan dipelihara agar sasaran mutu tercapai. f.
Memastikan ketersediaan sumber daya yang mempengaruhi kegiatan BK UB.
g. Meninjau ulang SMM secara berkala, mengambil keputusan untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya. Kebijakan mutu di BK UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan produk dengan hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang BK UB menuntut komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi, kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu BK UB: a. Mengikuti dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku. b. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan melakukan yang terbaik dalam mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu. c.
Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja BK UB kepada seluruh elemen organisasi dan pihak terkait.
d. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang berdampak terhadap mutu. e. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan bertanggung jawab terhadap manajemen mutu.
25
Agar kebijakan mutu dapat dikomunikasikan oleh Kabiro. Administrasi Keuangan UB secara efektif, maka dalam pelaksanaannya diupayakan untuk: a. Konsisten terhadap visi organisasi. b. Membuat sasaran mutu yang dipahami oleh setiap elemen organisasi secara keseluruhan. c.
Kabiro. Administrasi Keuangan UB memperhatikan komitmen terhadap mutu dan faktor yang mempengaruhi keberhasilan sasaran mutu.
d. Melakukan sosialisasi komitmen mutu kepada semua elemen organisasi dengan kepemimpinan yang jelas oleh Kabiro. Administrasi Keuangan UB. e. Ditujukan untuk peningkatan mutu berkelanjutan dan kesesuaiannya untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
5.1. Perencanaan Sistem Mutu Kabiro. Administrasi Keuangan UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, Kabiro. Administrasi Keuangan UB harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Dalam perencanaan SMM, Kabiro. Administrasi Keuangan UB memastikan bahwa rencana SMM dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan SMM akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada SMM, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan. Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur. Sasaran ini harus disebarluaskan secara efektif pada seluruh elemen organisasi berikut tanggung jawabnya mencapai sasaran yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait. Sasaran ini harus ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu BK untuk kepentingan UB adalah: a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan. b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik sesuai dengan perencanaan. c.
Pengelolaan keuangan yang mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian/WTP. Perencanaan
SMM
berhubungan
dengan
identifikasi,
operasi,
pengendalian
proses,
penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan proses, serta pencapaian sasaran dan peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu (quality planning) dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan serta tahapan proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan dan target indikator keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat tinjauan manajemen bulanan sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif pemecahan masalah. Peningkatan ketrampilan tim BK, regenerasi manajemen organisasi, benchmarking, melayani studi banding, perencanaan pendidikan-latihan SDM BK tiap tahun direncanakan dan analisis kompetensi. Laporan tertulis yang terdokumentasi menunjukkan komitmen Kabiro. Administrasi Keuangan UB pada peningkatan mutu berkelanjutan.
26
5.2. Komunikasi Internal Kabiro. Administrasi Keuangan UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan BK UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Kabiro. Administrasi Keuangan UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, diantaranya : a.
Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk SMM dibuat, diterapkan dan dipelihara.
b.
Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam SMM. Memastikan
bahwa
kebutuhan
pengguna
jasa
terkait
SMM
telah
dirumuskan
dan
dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya. Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada keseluruhan struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan komunikatif. Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu. Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan kinerja dalam SMM ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan. Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi. Komunikasi dengan pihak dalam dapat didelegasikan kepada Kepala Bagian. Manajemen juga dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan. 5.3.
Tinjauan Manajemen Manajemen BK UB meninjau SMM organisasi secara periodik untuk memastikan kesesuaian,
kecukupan dan efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu kali dalam satu tahun sesuai dengan kebutuhan di BK. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan dan perubahan kebutuhan SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik. Rekaman hasil dari tinjauan manajemen dicatat, didokumentasikan serta ditindaklanjuti. Input untuk tinjauan manajemen meliputi : hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi SMM serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan.
27
5.4. Fokus Pelanggan Kepala Biro Keuangan harus menjamin bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Persyaratan Pelanggan diatur dalam 00005 02002 MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Tindakan Korektif ISO 9001:2008 Klausul 7.2.3. Komunikasi Pelanggan Guna mengetahui seberapa jauh pelanggan menyatakan kepuasannya terhadap produk yang dihasilkan, BK UB harus menetapkan dan melaksanakan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan melalui telepon/email selain juga melakukan penyebaran kuesioner di tiap semester. ISO 9001:2008 Klausul 8.2.1. Kepuasan Pelanggan Sebagai salah satu alat pengukur kinerja SMM, BK UB harus memantau informasi yang berhubungan dengan tanggapan pelanggan tentang apakah BK UB telah memenuhi persyaratan pelanggan atau belum. Tanggapan maupun keluhan dari pelanggan terdokumentasikan melalui email setiap hari yang diterima BK UB
6.
Pengelolaan Sumber Daya
6.1. Ketersediaan Sumber Daya BK UB menentukan dan menjamin ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara SMM dan terus menerus mengembangkan efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan pelanggan dan pihak lain yang terkait. BK UB telah membuat rencana pengembangan sumber daya sesuai dengan visi BK UB.
6.2. Sumber Daya Manusia dan Pelatihan Setiap personel yang terlibat dalam BK UB sangat berpengaruh besar terhadap mutu produk. Di dalam organisasi BK UB, setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan dan pengalaman. Kabiro. Keuangan UB akan selalu memastikan bahwa kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif. Untuk memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana ditetapkan dalan SMM, maka BK UB: a.
Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang yang relevan sehingga mutu produk terjamin.
b.
Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula.
c.
Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan.
d.
Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya dalam usaha pencapaian sasaran mutu.
e.
Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan dan pengalaman kerja.
28
Untuk mendapatkan personel yang memiliki kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan di dalam suatu organisasi, maka dibutuhkan pelatihan-pelatihan khusus. Rencana pelatihan di BK UB dapat dilihat pada Lampiran (Tabel Training Plan BK). Sedangkan pelatihan-pelatihan yang telah diikuti oleh karyawan BK UB dapat dilihat pada Lampiran (Tabel Pelatihan BK).
6.3. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja BK UB menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian SMM. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kantor utama dan
ruang rapat. Sementara itu,
prasarana yang disediakan meliputi alat komunikasi (telepon, fax, internet), komputer, scanner,
printer, mesin hitung, penghancur kertas, brankas, facsimile, mesin ketik elektrik, papan tulis, kamera, software, meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil BK UB bertanggung jawab untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan produktif. Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut : a.
Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.
b.
Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan.
7.
Realisasi Produk
7.1. Perencanaan Realisasi Produk BK UB telah merancang spesifikasi produk dan telah merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan realisasi produk berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya dari SMM. Dalam perencanaan realisasi produk, BK UB telah menetapkan hal-hal sebagai berikut: a.
Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.
b.
Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya untuk menghasilkan produk.
c.
Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian khusus dan kriteria untuk penerimaan produk.
d.
Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa proses menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan.
29
7.2.
Proses Terkait dengan Pelanggan
7.2.1. Penentuan persyaratan terkait produk BK UB telah menentukan persyaratan realisasi produk dan meninjau ulang persyaratan tersebut secara periodik. Untuk itu, BK UB menentukan: a.
Persyaratan yang telah ditentukan pelanggan, mencakup persyaratan ketepatan waktu proses, mutu isi, kuantitas dan akuntabilitas.
b.
Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dibutuhkan pada realisasi produk.
c.
Persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk.
d.
BK UB menentukan persyaratan lainnya.
7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait produk BK UB meninjau persyaratan yang berhubungan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan sebelum organisasi memenuhi janji untuk menyampaikan produk ke pelanggan. Sebelum menentukan dan menetapkan peraturan, pihak manajemen terlebih dahulu meninjau permintaan pelanggan untuk memastikan pemenuhan persyaratan pelanggan yang disesuaikan dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus dipastikan bahwa : a.
Persyaratan produk sudah terdefinisi.
b.
Ada kejelasan jika persyaratan proses berbeda antara yang dinyatakan sebelumnya dengan yang direalisasikan.
c.
BK UB memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.
7.2.3. Komunikasi pelanggan BK UB menetapkan dan menerapkan rencana yang efektif untuk melakukan komunikasi dengan pelanggan. Komunikasi ini terkait dengan :
7.3.
a.
Informasi tentang produk yang dihasilkan oleh BK UB.
b.
Pelayanan terhadap permintaan pelanggan.
c.
Umpan balik pelanggan dan penanganan terhadap keluhan pelanggan.
Desain Produk Dalam rangka melakukan desain produk, Kabiro. Administrasi Keuangan UB memastikan bahwa keperluan proses perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara untuk menjawab kebutuhan dan harapan pelanggan maupun pihak yang berkepentingan lainnya. Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain produk dengan menentukan: a.
tahap desain dan pengembangan.
b.
tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk tiap tahapan desain.
c.
tanggung jawab dan wewenang dari desain. Organisasi mengadakan rapat dengan melibatkan bidang terkait untuk memastikan
keefektifan komunikasi dan kejelasan tanggung jawab yang diemban. Dalam melakukan perencanaan dan pengembangan desain, instruksi yang harus dilakukan :
30
a.
Menyusun jadwal pekerjaan yang berurutan atau dan paralel.
b.
Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran.
c.
Menetapkan jangka waktu, frekuensi, dasar dari aktivitas verifikasi dan pengesahan desain.
d.
Menetapkan metode pengukuran, pengujian produk serta kriteria produk yang diterima
e.
Menugaskan personel yang memiliki kualifikasi dan bertanggung jawab untuk perencanaan desain.
f.
Menyiapkan sarana pendukung yang diperlukan.
7.4. Pengadaan Barang dan Jasa Untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi kepuasan pelanggan, faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin bahwa semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi mutu yang ditetapkan organisasi. Proses pengadaan barang diatur dalam Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa di bagian Perlengkapan Biro Administrasi Umum UB. 7.5. Proses Kinerja BK UB merencanakan dan melaksanakan tugas di bawah kondisi terkendali. BK UB mengidentifikasi setiap komponen dan produk dari setiap proses pelaksanaan tugas sampai pengiriman ke pengguna jasa. Untuk merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses produksi BK UB melakukan hal-hal sebagai berikut: a.
Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.
b.
Menyediakan MP dan IK.
c.
Menggunakan peralatan kerja yang sesuai.
d.
Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran keberhasilan.
e.
Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.
7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan Memperhatikan bahwa produk yang dihasilkan BK UB adalah SPMA dan jasa, maka BK UB menggunakan kuisioner feedback sebagai alat untuk mengukur keberhasilan proses maupun pemenuhan persyaratan pengguna jasa. Untuk itu, BK UB a.
Menentukan pemantauan dan pengukuran keberhasilan proses menjalankan tugas.
b.
Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan untuk menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk yang ditetapkan.
c.
Membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dikerjakan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran.
d.
BK UB akan merekam validasi hasil pengukuran sebelumnya bila instrumen tidak memenuhi persyaratan. Untuk memastikan validitas hasil instrumen keberhasilan proses dan produk maka
instrumen:
31
a.
Divalidasi sesuai metode standar.
b.
Melindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penangan, pemeliharaan, dan penyimpanan.
8.
Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran BK UB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk memperlihatkan kesesuaian produk, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif. BK UB menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi yang ditentukan. Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi secara berkelanjutan. BK UB memantau tindakan peningkatan dan penerapannya sebagai input melalui tinjauan manajemen untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran kinerja organisasi mencakup : a.
Pengukuran dan evaluasi produk
b.
Kemampuan proses
c.
Kepuasan pelanggan
d.
Pencapaian sasaran SMM
e.
Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pihak manajemen membuat
ketentuan sebagai berikut: a.
Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan menjadi informasi.
b.
Pengukuran, analisis, peningkatan produk, dan prosesnya perlu digunakan dalam menetapkan sasaran yang tepat.
c.
Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang ada diverifikasi supaya tetap akurat dan lengkap.
d.
Pengukuran kepuasan pelanggan perlu difokuskan sebagai salah satu prioritas untuk mengevaluasi kinerja organisasi.
e.
Pengukuran dan informasi yang dihasilkan adalah esensial yang digunakan sebagai dasar peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan.
f.
Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.
g.
Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan pelanggan perlu diukur untuk menentukan informasi secara jelas.
h.
Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman dan interpretasi hasil verifikasi pengukuran.
32
8.2.
Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1. Kepuasan pelanggan BK UB menentukan metode yang diperlukan dan digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja SMM dalam organisasi. Yang menjadi variabel terikat adalah kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat dipantau melalui kuisioner tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada pelanggan. 8.2.2. Audit internal Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang tepat sesuai lingkup diaudit, termasuk mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditentukan, seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan kejujuran dari proses tersebut. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat dalam prosedur yang terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya. 8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses BK UB menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan pengukuran proses SMM. Metode tersebut dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian produk terjamin. 8.2.4. Pemantauan dan pengukuran produk BK UB memantau dan mengukur karakteristik produk untuk memastikan jika persyaratan produk telah terpenuhi. Hal ini dilaksanakan pada penanggung jawab proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran kinerja sistem manajemen yang mengacu pada kepuasan pelanggan, diterapkan persyaratan sebagai berikut: a.
Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait.
b.
Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan.
c.
Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara rutin. BK UB menjadwalkan rencana audit internal tiap semester untuk memastikan jika SMM:
a.
Sesuai dengan perencanaan yang disusun.
b.
Memenuhi persyaratan standar internasional dan persyaratan SMM yang ditetapkan organisasi.
c.
Dipelihara dan diterapkan secara efektif. Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.
33
8.3. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai BK UB memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendalian dilakukan oleh Sekretaris BK UB dibantu dua Koordinator Bidang dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang terkait. Pengendalian dilakukan dengan: a.
Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.
b.
Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui konsesi oleh pihak berwenang yang relevan misalnya Rektor atau Pembantu Rektor I.
c.
Melakukan tindakan pencegahan pemakaian.
8.4. Analisis Data BK UB menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas SMM serta mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan: a.
Kepuasan pelanggan
b.
Kesesuaian dengan persyaratan produk
c.
Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan pencegahan dan korektif.
8.5.
Perbaikan
8.5.1. Perbaikan berkelanjutan BK UB melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan. 8.5.2. Tindakan korektif BK
UB
telah
melakukan
tindakan
korektif
untuk
menghilangkan
penyebab
ketidaksesuaian dan untuk mencegah terulangnya kejadian yang sama. Prosedur tindakan korektif ini secara lengkap dibahas dalam ISO 9001:2008 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif BK UB (00005 02002).
34
8.5.3. Tindakan pencegahan BK UB telah melakukan tindakan untuk menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian sehingga dapat mencegah terulangnya kejadian yang sama. Prosedur tindakan korektif ini secara lengkap dibahas dalam ISO 9001:2008 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif BK UB (00005 02002).
35
LAMPIRAN 1. Daftar Prosedur Mutu dan Borang ISO 9001:2008 No. I
Dokumen dan Borang
Kode
Pengendalian Dokumen dan Rekaman
00005 02001
1
Daftar Nomor Dokumen
00005 02001 01
2
Daftar Distribusi Dokumen
00005 02001 02
3
Daftar Revisi Dokumen
00005 02001 03
4
Daftar Rekaman/Catatan Mutu
00005 02001 04
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif
00005 02002
1
Borang Keluhan
00005 02002 01
2
Borang Klarifikasi Keluhan
00005 02002 02
3
Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR
00005 02002 03
4
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan
00005 02002 04
Audit Internal
00005 02003
Daftar Auditor Internal BK UB
00005 02003 01
Rencana Jadwal Audit Internal
00005 02003 02
Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement – CAR
00005 02003 03
Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan
00005 02003 04
II
III
36
2. Daftar Manual Prosedur Kegiatan BK
No
Dokumen
Kode
Revisi
1.
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman BK
00005 02001
05
2.
MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai, Tindakan Pencegahan dan Korektif BK
00005 02002
04
3.
MP Audit Internal BK
00005 02003
04
4.
MP Pengelolaan PNBP
00005 02004
04
5.
MP Pengelolaan NON PNBP
00005 02005
04
6.
MP Pengelolaan Monitoring
00005 02006
04
7.
MP Pengelolaan Akuntansi Keuangan
00005 02007
04
8.
MP Pengelolaan Akuntansi Manajemen
00005 02008
04
9. 10. 11. 12.
3. Daftar Prosedur Eksternal BK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
PMK : 170/PMK.05/2010 tgl : 20 -09-2010 PERDIRJEN No.: PER-11/PB/2011 PMK: 49/PMK.02/2011 tanggal 17 Maret 2011 PP 71 Tahun 2010 PMK No. 171/PMK.05/2007 Perdirjen No 65/PB/2010 Prosedur Standar Akuntansi Pemerintah Perdirjen No. 62/PB/2009 UU No 17/2003, No 1/ 2004 dan No 15 /2004 Permendiknas No 81/2009 PMK No 76/PB/ PMK.05/2008 Prosedur Sistem Akuntansi Keuangan Permendiknas No 16/2008 PP 39/2006 Laporan Manajemen SIMKEU Depdiknas versi 1 2009 UU No 20/1997 PP No 22/1997 PP No 1/2004 Kepmen ttg Persetujuan Pengguna PNBP PP 23/2005
37
21. 22. 23. 24. 25.
PP No 90/2010 PMK No 104/ PMK.02/2010 PP No. 6/2006 PMK No. 120/PMK.06/2007 UU No 17 dan SOP SPT Masa
38
4. Peta Kompetensi SDM Biro Keuangan No
Nama
NIP
Jurusan/ Pend. Tahun Fakultas terakhir Masuk
Jabatan
Kompetensi lainnya
Email
1.
Drs. Syarif Utomo,MM
19581220 198103 1 003
Ekonomi
S2
2008
Kabiro. Keuangan
-
[email protected]
2.
Drs. Sagiya
196310211983031001
Administrasi
S1
2015
Kabag. Anggaran & Perbend
-
[email protected]
3.
Drs. Suhartono
19600607 198202 1 001
Ekonomi
S1
2008
Kabag. Akuntansi
-
[email protected]
4.
Suroto, SE, M.AB Andilala Wahyuningsih, SE,MAB
19631011198503 1 003
Ekonomi
S2
2016
Kasubbag. Monitoring
-
[email protected]
19781015 200501 2 001
Manajemen
S2
2009
Kasubbag. NON PNBP
-
[email protected]
6.
Dra. Laila Badria Rosa
19601023198608 2 001
S1
2016
Kasubbag PNBP
[email protected]
7.
Sudjari, S.Sos
19650306199512 1 001
S1
2016
Kasubbag Akuntansi Manajemen
[email protected]
8.
M. Alfan Choirudin, S.Sos
19710306 200701 1 001
S1
2009
Kasubbag Akuntansi Keuangan
[email protected]
9.
Fajar Andy Kurniawan, SE
19870711 200912 1 003
Administrasi Bisnis Administrasi Niaga Administrasi Niaga Akuntansi
10.
Ringgih Swasmita A., A.Md
19830310 200910 2 001
Akuntansi
11.
Murtiningtyas
19630123 198303 2 002
12.
Suwandi Slamet
19640621 199303 1 001
13.
Prayitno
14. 15.
5.
S1
2010
Bendahara Pengeluaran
-
[email protected]
D3
2004
Bendahara Penerima
-
[email protected]
-
SMA
2009
Kaur. SPP dan SPFP
-
-
-
SMA
2009
Kaur. Hutang dan Pajak
-
[email protected]
19590622 198202 1 002
-
SMA
2009
Juru Bayar
-
-
Hariyono
19690322 200501 1 002
-
SMK
2005
PPABP
-
[email protected]
Jaswadi
19660307 199310 1 001
Administrasi
S1
1995
Staf Anggaran & Perbend.
-
-
16.
Nurwahyuni, Amd
19820117 200910 2 001
-
SMA
2013
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
17.
Heru Susilo
19670520 200701 1 003
-
SMA
2007
Bendahara Pengeluaran Pembantu
-
-
18.
Anita Nurul Aini
840121 13 2 2 0073
-
SMA
2005
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
19.
Ferdilla Puspita Dewi, SE
830205 13 2 2 0098
Manajemen
S1
2006
Bendahara Penerima Pembantu.
-
[email protected]
20.
Dwi Novianto
19751128 200910 1 001
SMA
2005
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
21.
Dina Mustikasari
19830830 200812 2 001
D3
2009
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
22.
Toifah
19590623 198103 2 001
Manajemen Informatika -
SMA
2006
Staf Anggaran & Perbend.
-
-
23.
Aisyah Nurahmi, SE
201007831003 2 001
Akuntansi
S1
2010
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
24.
Sri Kustiani Mariyati, A.Md
201007812008 2 001
Akuntansi
S1
2010
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
25.
Dewi Khuriyah, A.Md
201007880901 2 001
Akuntansi
-
[email protected]
26.
Charmila Nurhayati,
19801206 200910 2 003
-
27.
Dewi Probowati SE
20140489 10112 2 001
28.
Abdul Azis, ST
19840207 201012 1 004
D3
2010
Staf Anggaran & Perbend.
SMEA
2015
Staf Anggaran & Perbend.
[email protected]
Ekonomi
S1
2015
Staf Anggaran & Perbend.
[email protected]
T. Elektro
S1
2010
Staf Anggaran & Perbend.
39
-
[email protected]
No
Nama
NIP
Jurusan/ Pend. Tahun Fakultas terakhir Masuk
Jabatan
Kompetensi lainnya
Email
29.
Fajar Venus Dirgantara,SE
19880417 201012 1 010
Akuntansi
S1
2011
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
30.
Sritanjung Bilgis
87060713220731
S1
2011
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
31.
Oktaviantri Anjani, A.Md
2012058710152001
D3
2012
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
32.
Tatang Hartanto Soesilo, S.Pd
850524 13 2 2 0343
S1
2012
Staf Anggaran & Perbend.
-
[email protected]
33.
Amalia Hadiyana, SE
19851230 200812 2 002
Akuntansi Administrasi Bisnis Pendidikan Matematika Akuntansi
34.
Kharisma Aulia, A.Md
19840910 200912 1 004
35.
Inna Hanifa Tauhid, S.AB
201007870708 2 001
36.
Siti Kumalasari C., A.Md
201007840804 2 001
37.
Uyik Sholihah, A.Md
38.
Martha Wartini, SE
39.
S1
2009
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
D3
2010
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
S1
2010
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
D3
2010
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
201007830303 2 001
Akuntansi Administrasi Bisnis Manajemen Informatika Akuntansi
D3
2010
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
19890525 201012 2 004
Akuntansi
S1
2011
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
Sofia Nuraida, SE
201104880129 2 001
Akuntansi
S1
2011
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
40.
M. Luthfi A., SE
201104850411 1 001
Akuntansi
S1
2011
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
41.
Puti Reinarni, SE
201205850825 2 001
Akuntansi
S1
2011
Staf Bagian Akuntansi
-
[email protected]
40
5. Analisis Jabatan Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan
No. 1
2
3
4
5
6
7
Nama Drs. Syarif Utomo, MM
Drs. Sagiya
Drs. Suhartono
Dra. Laila Badria Rosa
Suroto, SE, M.AB
Andilala Wahyuningsih. SE.MAB
M. Alfan Choiruddin.S.S os
Jabatan di BK Kabiro. Adm Keuangan
Kabag. Anggaran & Perbend
Kabag. Akuntansi
Kasubbag. PNBP
Kasubbag. Monitoring
Kasubbag. NON PNBP
Kasubbag Akuntansi
Require ment
Education Gap Actually Analysis
Skill
S2
S2
√
Tidak Ada
Gol IV/b
Gol IV/B
√
Tidak Ada
Follow Up
S1/S2
S1
√
Tidak Ada
Gol III/d
Gol. IV/A
√
Tidak Ada
S1/S2
S1
√
Tidak Ada
Gol III/d
Gol III/C
√
Tidak Ada
S1
S2
√
Tidak Ada
Gol III/b
III/C
√
Tidak Ada
S1
√
Tidak Ada
Gol III/b
√
Tidak Ada
S1
S2
√
Tidak Ada
Gol III/b
Gol III/b
√
Tidak Ada
S1
√
Tidak Ada
S1
Requirement
Actually
Manajemen (baik)
baik
TIK (baik)
cukup
Manajemen (baik)
baik
Experience Gap Analysis √
√
Follow Up Learning by doing
Refreshin g Learning by doing
TIK (baik)
cukup
x
Refreshin g Learning by doing
Manajemen (baik)
baik
√
TIK (baik)
cukup
x
Manajement (baik)
baik
√
TIK (baik)
cukup
√
Manajement (baik)
baik
√
TIK (baik)
baik
√
Manajement (baik)
baik
√
TIK (baik)
baik
√
Learning by doing
baik
√
Learning by doing
Refreshin g Learning by doing Refreshin g Learning by doing
Requirement
Actually
Pernah menjadi Kabag. 2 kali yg berbeda
Kabag. 3 Kali
Pernah menjadi Kasubbag. 2 kali yg berbeda
Kabag 2 kali
Pernah menjadi Kasubbag. 2 kali yg berbeda
Kasubbag. 2 kali
Kasubbag 2 kali
Kasubbag 2 kali
Kasubbag 2 kali
Learning by doing Learning by doing
41
Kasubbag 3 kali
Training Gap Analysis √
Follow Up Learning by doing
Learning by doing √
Requireme nt SPAMEN/ Diklatpim II
SPAMA/ Diklatpim III
Learning by doing
SPAMA/ Diklatpim III
√
Learning by doing
√
√
√
√
Actually
Gap Analysis
√
√
Follow Up Learning by doing
Learning by doing √
√
Learning by doing
√
√
SPAMA/ Diklatpim III
√
√
Learning by doing
Learning by doing
SPAMA/ Diklatpim III
√
√
Learning by doing
Learning by doing
SPAMA/ Diklatpim III
√
√
Learning by doing
Learning by doing
SPAMA/ Diklatpim
√
√
Learning by doing
Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan
No.
Nama
Jabatan di BK
Require ment
Education Gap Actually Analysis
Skill Follow Up
Requirement
Actually
Experience Gap Analysis
Follow Up
Requirement
Actually
Training Gap Analysis
Follow Up
Keuangan baik Gol III/b
8
Sudjari, S.Sos
Kasubbag. Akuntansi Manajemen
S1
Gol III/C
S1
√
√
baik
Tidak Ada
9
10
11
12
Fajar Andy Kurniawan. SE
Rinngih Swasmita A. Amd.
Murtiningtyas
Suwandi Slamet
Bendahara Pengeluaran
Bendahara Penerima
Kaur. SPP dan SPFP
Kaur. Hutang dan Pajak
Gol III/B
√
√
√
Learning by doing
Penyusunan LK SAK Penyusunan LK SAP Penyusunan LK SAK
Learning by doing
Penyusunan LK SAK
√
-
Kasubbag 3 kali
Tidak Ada
TIK (baik) DIII
S1
√
Tidak Ada
Gol III/a
Gol III/b
√
Tidak Ada TIK (baik)
DIII
D III
√
Tidak Ada
Gol III/a
Gol II
√
Tidak Ada
DIII
SMA
х
Pelatih an
DIII
SMA
x
Pelatih an
TIK (baik)
baik
baik
√
√
kurang
Learning by doing
baik
√
√ √
Learning by doing
√
Learning by doing
√
Learning by doing
√
Learning by doing
Aplikasi SAI Laporan Online ADUM
PPAKP Manajem en Aplikasi SIMAK BMN Bendahar a Pengeluar an
Learning by doing
Bendahar a Penerima
Pelatihan
Tata Kelola Keuangan Negara Pengisian SPT Tata Kelola Keuangan Negara
x TIK (baik)
Actually
Gap Analysis
√
√
√
√
√
√
Learning by doing Learning by doing Learning by doing
√
x
Learning by doing
√
√
Learning by doing
Follow Up
Learning by doing
Tidak Ada
baik Gol III/b
√
Requireme nt III
Learning by doing
42
Sertifikat Diknas dan Depkeu
√
Sertifikat Diknas dan Depkeu
√
√
√
√
√
√
√
Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing Learning by doing
Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan
No. 13
15
16
17
18
19
21
22
Nama Ferdilla Puspita Dewi
Hariyono
Jaswadi
Prayitno
Nurwahyuni
Jabatan di BK Bend. PenerimaPemb antu Rektorat
Require ment
Education Gap Actually Analysis
Skill Follow Up
TIK (baik) DIII
SMA
Gol II/b Gol II/b
Gol III/a Gol II/d
x
√ √
Bendahara Gaji
Staf Anggaran & Perbend.
Anita Nurul Aini
Staf Anggaran & Perbend.
Ferdilla Puspita Dewi, SE
Staf Anggaran & Perbend.
Dwi Novianto
Staf Anggaran &Perbend.
x
TIK (baik) DIII
S1
√
Gol II/b
Gol III/b
√
Tidak Ada
TIK (baik) S1
√
Tidak Ada
SMA Gol II/d
Refreshin g
x √
Pelatih an Tidak Ada TIK (baik)
SMA/S MK
SMAG ol II/d
√
Pelatih an
SMA/S MK
SMA
√
Pelatih an
SMA/S MK
S1
√
Tidak Ada
SMA/S MK
SMA
√
Pelatih an
baik
√
kurang
Learning by doing
Pelatihan x
TIK (baik) DIII Gol II/b
cukup
Follow Up
Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada
SMA/S MK
Actually
Pelatih an
PPABP
Staf Anggaran & Perbend.
Requirement
Experience Gap Analysis
TIK (baik)
baik
baik
√
√
cukup x
TIK (baik)
TIK (baik)
baik
√
cukup x
Learning by doing
Learning by doing
Refreshin g
Learning by doing
Refreshin g
43
Requirement
Actually
Training Gap Analysis
Follow Up
Requireme nt Tata Kelola Keuangan Negara
Aplikasi GPP Tata Kelola Keuangan Negara Aplikasi GPP Aplikasi SPM Tata Kelola Keuangan Negara Tata Kelola Keuangan Negara Aplikasi GPP Tata Kelola Keuangan Negara Tata Kelola Keuangan Negara Tata Kelola Keuangan Negara Tata Kelola Keuangan
Actually
Gap Analysis
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Follow Up Learning by doing
Learning by doing Learning by doing
Learning by doing Learning by doing Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing
Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan
No.
23
25
26
Nama
Jabatan di BK
Dina Mustikasari
Staf Anggaran & Perbend.
Toifah
Staf Anggaran & Perbend.
Aisyah Nurahmi, SE
Require ment
Sri Kustiani Mariyati, A.Md
29
Dewi Khuriyah, A.Md
Abdul Azis, ST
Requirement
DIII
√
Tidak Ada
√
Pelatih an
TIK (baik) SMA/S MK
SMA
Staf Anggaran & Perbend. S1
√
TIK (baik) √
TIK (baik) DIII
√
TIK (baik) S1
√
kurang
baik
√
baik
√
baik
√
baik
√
Requirement
Actually
Training Gap Analysis
Follow Up
Requireme nt Negara
Learning by doing
Tata Kelola Keuangan Negara
Pelatihan
Tata Kelola Keuangan Negara Tata Kelola Keuangan Negara
Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing
Tidak Ada
Staf Anggaran & Perbend. SMA/S MK
√
Tidak Ada
Staf Anggaran & Perbend. SMA/S MK
baik
Follow Up
Tidak Ada
Staf Anggaran & Perbend. S1
Actually
Experience Gap Analysis
x TIK (baik)
SMA/S MK
28
Skill Follow Up
TIK (baik) SMA/S MK
SMA/S MK
27
Education Gap Actually Analysis
Learning by doing
Tidak Ada
44
Tata Kelola Keuangan Negara Aplikasi SPM Tata Kelola Keuangan Negara Aplikasi SPM Tata Kelola Keuangan Negara Aplikasi SPM
Actually
√
√
Gap Analysis
√
√
Follow Up
Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing √
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Learning by doing
Learning by doing Learning by doing
Learning by doing Learning by doing
Learning by doing
Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan
No.
Nama
Jabatan di BK
30
Fajar Venus Dirgantara,SE
Staf Anggaran & Perbend.
Require ment
Sritanjung Bilgis
Staf Anggaran & Perbend.
Charmila Nurhayati,
Staf Anggaran & Perbend
Skill Follow Up
Requirement TIK (baik)
SMA/S MK
31
Education Gap Actually Analysis
S1
√
S1
√
Tidak Ada
√
Tidak Ada
TIK (baik) 32
33
Dewi Probowati, SE
SMA/S MK
SMEA
Staf Anggaran & Perbend
Amalia Hadiyana, SE
Kharisma Aulia, A.Md
baik
√
√
√
baik
√
Staf Bagian Akuntansi
Staf Bagian Akuntansi
Requirement
Actually
Follow Up
Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing
Requireme nt Tata Kelola Keuangan Negara Aplikasi RBA Aplikasi SPM Tata Kelola Keuangan Negara Tata Kelola Keuangan Negara
SMA/S MK
S1
DIII
√
√
Learning by doing
Penyusunan LK SAK Penyusunan LK SAP
√ √
√ √
Learning by doing Learning by doing
Tidak Ada
Tidak Ada
TIK (baik)
baik
√
Learning by doing
45
Actually
Gap Analysis
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Learning by doing
Learning by doing
Penyusunan LK SAK
√ √
Learning by doing
Follow Up Learning by doing
Learning by doing Learning by doing Learning by doing
Learning by doing
Learning by doing
√
SMA/S MK
35
baik
baik
TIK (baik) 34
baik
Follow Up
Training Gap Analysis
Tidak Ada
TIK (baik) SMA/S MK
Actually
Experience Gap Analysis √
PPAKAP Reguler Aplikasi SAI Laporan Online Tata Kelola Keuangan Negara Aplikasi SIMAKBMN
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Learning by doing Learning by doing Learning by doing Learning by doing
Learning by doing
Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan
No.
Nama
Jabatan di BK
Require ment
Education Gap Actually Analysis
Skill Follow Up
Requirement
Actually
Experience Gap Analysis
Follow Up
Requirement Penyusunan LK SAP
36
Inna Hanifa Tauhid, S.AB
Sekretaris BKP
TIK (baik) SMA/S MK
37
Siti Kumalasari C., A.Md
Uyik Sholihah, A.Md
Martha Wartini, SE
Sofia Nuraida, SE
√
TIK (baik) DIII
√
TIK (baik) √
TIK (baik) S1
√
baik
√
Learning by doing
baik
√
Learning by doing
baik
√
Learning by doing
Tidak Ada
Staf Bagian Akuntansi SMA/S MK
Learning by doing
Tidak Ada
Staf Bagian Akuntansi S1
√
Learning by doing
Tidak Ada
Staf Bagian Akuntansi
SMA/S MK
40
DIII
√
√
Follow Up
Tidak Ada
TIK (baik)
SMA/S MK
39
√
Staf Bagian Akuntansi SMA/S MK
38
S1
baik
Actually
Training Gap Analysis
baik
√
Learning by doing
Tidak Ada
46
Penyusunan LK SAK Penyusunan LK SAP
kurang
Penyusunan LK SAK Penyusunan LK SAP
kurang
Penyusunan LK SAK Penyusunan LK SAP
kurang
x
kurang x
x
kurang x
x
kurang x
Perlu Pelatihan Perlu Pelatihan
Perlu Pelatihan Perlu Pelatihan
Perlu Pelatihan Perlu Pelatihan
Requireme nt Tata Kelola Keuangan Negara Kesekreta riatan Tata Kelola Keuangan Negara Kesekreta riatan Tata Kelola Keuangan Negara
PPAKP Reguler Tata Kelola Keuangan Negara PPAKP Reguler Tata Kelola Keuangan Negara PPAKP Reguler Tata Kelola Keuangan Negara
Actually
Gap Analysis
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
x
x
√
√
x
x
√
√
x
x
√
√
Follow Up Learning by doing
Learning by doing Learning by doing
Learning by doing Learning by doing
Perlu Pelatihan Learning by doing
Perlu Pelatihan Learning by doing
Perlu Pelatihan Learning by doing
Analisis Jabatan (Job Analysis) Pimpinan dan Tim Biro Keuangan
No. 41
Nama M. Luthfi A., SE
Jabatan di BK
Require ment
Puty Reinarny
Skill Follow Up
Staf Bagian Akuntansi
Staf Bagian Akuntansi
Requirement TIK (baik)
SMA/S MK
42
Education Gap Actually Analysis
S1
√
S1
√
baik
Follow Up Learning by doing
Tidak Ada
TIK (baik) SMA/S MK
Actually
Experience Gap Analysis √
Tidak Ada
cukup
x
Refreshin g
47
Requirement
Actually
Penyusunan LK SAK Penyusunan LK SAP
kurang
Penyusunan LK SAK
kurang
Training Gap Analysis x
kurang x
x
Follow Up Perlu Pelatihan Perlu Pelatihan
Perlu Pelatihan
Requireme nt PPAKP Reguler Tata Kelola Keuangan Negara PPAKP Reguler
Actually
Gap Analysis
x
x
√
√
x
x
Follow Up Perlu Pelatihan Learning by doing
Perlu Pelatihan
6. Tabel Training Plan BK (Rencana Pelatihan) Jadwal
7.
No
Jenis Pelatihan
Triwulan I
1.
Pelatihan Pengadaan Barang dan Jasa
√
2.
Pelatihan Penerima
Bendahara
3.
Pelatihan Pengeluaran
Bendahara
4.
Diklat PPAKP Reguler
5.
Diklat PPAKP Manajerial
6.
Pelatihan SIMAK – BMN
7.
Pelatihan Perpajakan
8.
Peningkatan Efektivitas Penerapan ISO 9001:2008
Triwulan II
Triwulan IV
√ √ √ √ √ √ √
Lingkup Penerapan Persyaratan SMM ISO 9001:2008 di BK No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Triwulan III
Klausul SMM ISO 9001:2008 4.1. Persyaratan umum 4.2.1.Dokumentasi - umum 4.2.2. Manual mutu 4.2.3. Pengendalian dokumen 4.2.4. Pengendalian rekaman 5.1.Komitmen manajemen 5.2.Fokus pada pelanggan 5.3.Kebijakan mutu 5.4.1.Sasaran mutu 5.4.2.Perencanaan SMM 5.5.1. Tnggjwb dan wewenang 5.5.2.MR 5.5.3.Komunikasi internal 5.6.1.Manag-review - Umum 5.6.2.Review input 5.6.3. Review output 6.1.Penyediaan sumber daya 6.2.2. SDM- kompetensi, pelatihan 6.3.Infrastruktur 6.4.Lingkungan kerja 7.1.Perencanaan realisasi produk 7.2.1.CRP- persy. terkait produk 7.2.2. CRP- persy. terkait proses 7.2.3. CRP- Komunikasi pelanggan 7.3.1.D&P - Perencanaan 7.3.2. D&P - Input
48
BK
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
7.3.3. D&P - Output 7.3.4. D&P - review 7.3.5. D&P – verifikasi 7.3.6. D&P – validasi 7.3.7. D&P – pengend perubahan 7.4.1.Proses pembeian 7.4.2.Informasi pembelian 7.4.3.Verifikasi produk yang dibeli 7.5.1.Pengend penyediaan prdk/jasa 7.5.2.Validasi (7.5.1.) 7.5.3.Identifikasi & mampu telusur 7.5.4.Properti pelanggan 7.5.5.Preservasi produk 7.6.Pengend. alat ukur&pemantauan 8.1.PAP- umum 8.2.1.PP-kepuasan pelanggan 8.2.2.Audit internal 8.2.3.PP-proses 8.2.4.PP-produk 8.3.Pengend. produk tidak sesuai 8.4.Analisis data 8.5.1.Perbaikan berkelanjutan 8.5.2.Tindakan koreksi 8.5.3.Tindakan perbaikan
X X X X
8. Cross References
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Klausul 1 1.1 1.2
Keterangan Klausul Ruang Lingkup Umum Aplikasi
Pemenuhan MM hal.2 MM hal.2 MM hal.i dan 1
2
Referensi
MM hal. 23
3
Terminologi dan definisi
MM hal.24
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4
Sistem Manajemen Mutu Persyaratan Umum Persyaratan Dokumentasi Umum Manual Mutu Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman
MM hal.25 MM hal.25 MM hal.25 MM hal.25 MM hal.2 00005 02001 00005 02001
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5
Tanggung Jawab Manajemen Komitmen Manajemen Fokus pada Pelanggan Kebijakan Mutu Perencanaan Sasaran Mutu Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi
MM MM MM MM MM MM MM MM
49
hal.25 hal.26 hal.28 hal.2 hal.25 hal.22 hal.25 hal.26
Klausul 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2
Keterangan Klausul Tanggungjawab dan Wewenang
Review Input
Pemenuhan MM hal.6 MM hal.5 MM hal.26 MM hal.28 MM hal.28 MM hal.28
6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4
Manajemen Sumber Daya Pengadaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia Umum Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Infrastruktur Lingkungan Kerja
MM MM MM MM MM MM MM
hal.29 hal.29 hal.29 hal.29 hal.29 hal.30 hal.30
7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
Realisasi Produk Perencanaan Realisasi Produk Proses Terkait Pelanggan Rancangan dan Pengembangan Pembelian Produksi dan Pengadaan Layanan Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan
MM MM MM MM MM MM MM
hal.31 hal.31 hal.31 hal.32 hal.32 hal.32 hal.33
8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3
Pengukuran, Analisis dan Perbaikan Umum Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Audit Internal Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Analisis Data Perbaikan Perbaikan Berkelanjutan Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan
MM MM MM MM MM MM MM MM MM MM MM
hal.33 hal.33 hal.34 hal.34 hal.34 dan hal.35 dan hal.35 hal.36 hal.1, 36 hal.36 dan hal.36 dan
Management Representative Komunikasi Internal Tinjauan Manajemen Umum
50
00005 02003 00005 02002
00005 02002 00005 02002
