Manual Mutu Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
Fakultas Pertanian UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010
i
Manual Mutu Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
0040005000
Revisi
:
1
Tanggal
:
2 September 2010
Diajukan oleh
:
Dekan Ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc., PhD.
Disetujui oleh
:
Ketua Senat Ttd Prof. Ir. Sumeru Ashari, M.Agr.Sc., PhD.
ii
DAFTAR ISI DAFTAR ISI ...................................................................................................................... iii 1.
PENDAHULUAN...........................................................................................................1 1.1. Latar Belakang .......................................................................................................... 1 1.2 Ruang Lingkup Manual Mutu.................................................................................................... 1 1.3 Tujuan Manual Mutu ................................................................................................................. 1
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ..............................................................2
3.
ISTILAH DAN DEFINISI..............................................................................................2
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU .......................................................................................4 4.1 Sekilas Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya .................................................................. 4 4.2 Organisasi Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya ............................................................ 8 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya ......................................... 12 4.4 Sistem Dokumentasi dan Audit .............................................................................................. 13
5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN .............................................................................14 5.1 Komitmen Manajemen ............................................................................................................ 14 5.2 Kepuasan Pelanggan............................................................................................................... 14 5.3 Kebijakan Mutu ....................................................................................................................... 14 5.4 Perencanaan Sistem Mutu ...................................................................................................... 15 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi ...................................................................... 15 5.6 Tinjauan manajemen .............................................................................................................. 15
6.
Pengelolaan Sumber Daya .......................................................................................16 6.1 Penyediaan Sumber Daya....................................................................................................... 16 6.2 Sumber Daya Manusia ............................................................................................................ 16 6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja .............................................................................. 16 6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik........................................................................ 16
7.
Realisasi Layanan Pendidikan ..................................................................................17 7.1 Perencanaan Program Layanan Pendidikan .......................................................................... 17 7.2 Proses terkait mahasiswa ....................................................................................................... 18 7.3 Desain dan pengembangan kurikulum .................................................................................. 19 7.4 Pembelian ................................................................................................................................ 20 7.5 Ketentuan layanan pendidikan ............................................................................................... 21 7.6 Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran ................................................................. 22
8.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU .............................................22 8.1 Panduan umum ....................................................................................................................... 22 8.2 Pemantauan dan pengukuran ................................................................................................ 22 8.3 Analisis Data ............................................................................................................................ 23
iii
8.4 Perbaikan ................................................................................................................................. 23
iv
1.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Manual Mutu Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya (FP-UB) disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2: 2007. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi FPUB, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal FP-UB. Pada tahun 2006 - 2009 FP-UB menggunakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan 10 standar mutu akademik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti). Mulai tahun 2010, sistem penjaminan mutu di FP-UB menggunakan nama Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) menggunakan tujuh (7) standar mutu akademik, non akademik dan tujuh (7) standar mutu PT berkelas dunia sesuai penjaminan mutu yang dicanangkan oleh Pusat Jaminan Mutu di tingkat universitas. FP-UB melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan FP-UB secara berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di FP-UB diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT) atau badan akreditasi internasional. Dalam penerapan SPMI, FP-UB memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, FP-UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Untuk itu, FP-UB menyusun dokumen SPMI sebagai berikut: Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi dan Misi FP-UB (0040001000), Rencana Strategis FP-UB (0040002000), Program Kerja Dekan (0040003001), dan Pedoman Pendidikan FP-UB (0040004000) Dokumen mutu yaitu Manual Mutu FP-UB (0040005000), Standar Mutu (0000006000), Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-borang Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Fakultas Pertanian (0040010101), MP Penilaian Kinerja Unv./Fak./Prog. (0000011102), MP Penilaian Kinerja Jur./PS (0000011103), IK Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor (0040010201), Borang Kinerja Fakultas Pertanian (0040010308). 1.2
Ruang Lingkup Manual Mutu Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007, peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BANPT.
1.3
Tujuan Manual Mutu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi kepuasan pelanggan.
1
b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO 9001:2008. d. Mencerminkan komitmen Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan.
2.
LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Rujukan yang digunakan adalah: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o.
3.
Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009. Standar SMM ISO 9001:2008. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. Dokumen Rencana Strategis Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Pertanian, UB.
ISTILAH DAN DEFINISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi pencapaian mutu yang telah ditentukan. b. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses dan keluaran dengan memperhatikan nilai dan derajad kebaikan, keutamaan dan kesempurnaan (degree of excellence) yang selaras dengan rencana strategis Fakultas Pertanian UB. Dalam pelaksanaannya upaya pencapaian mutu harus mengacu pada Rencana Strategis FP-UB. c.
Manual Mutu (MM) adalah adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya. d. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan Fakultas dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan. e. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) adalah sebuah badan yang dibentuk oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 1994 melalui Kepmen. Dikbud No. 187/U/1994, tanggal 7 Agustus 1994. BAN PT bertugas melaksanakan akreditasi program studi dan atau institusi perguruan tinggi di Indonesia secara handal, akuntabel dan bertanggungjawab. f. Akreditasi adalah proses evaluasi dan penilaian mutu institusi atau program studi yang
2
g. h. i. j. k. l. m. n. o.
p. q. r. s.
t. u. v. w.
x. y. z. aa. bb. cc. dd. ee. ff. dd.
dilakukan oleh suatu tim pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program studi yang bersangkutan. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value). Universitas adalah Universitas Brawijaya yang menyelenggarakan pendidikan akademik dan/atau pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat menyelenggarakan pendidikan profesi. Rektor adalah Rektor Universitas Brawijaya. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas di Universitas Brawijaya. Senat Universitas adalah Senat Universitas Brawijaya. Statuta adalah Statuta Universitas Brawijaya. Fakultas Pertanian adalah himpunan sumber daya pendukung, yang dapat dikelompokkan menurut jurusan, yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik, vokasi, atau profesi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi budidaya pertanian dan sumberdaya alam. Dekan adalah dekan fakultas pertanian Universitas Brawijaya. Senat Fakultas Pertanian adalah Senat Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya. Jurusan adalah himpunan sumber daya pendukung program studi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian dan sumberdaya alam. Organisasi dan Tata Kerja adalah Organisasi dan Tata Kerja Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya yang merupakan jabaran Statuta Universitas ke dalam rincian hubungan tentang fungsi dan tugas organisasi di semua struktur organisasi Universitas yang ditetapkan oleh Senat Fakultas. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas Brawijaya dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dosen Tetap adalah dosen yang bekerja penuh waktu yang berstatus sebagai tenaga pendidikan tetap di Universitas Brawijaya. Baku Mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan. Program Studi adalah unsur pelaksana akademik yang menyelenggarakan dan mengelola jenis pendidikan akademik, vokasi, atau profesi dalam sebagian atau satu bidang ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian. Program Studi ini mengelola kesatuan rencana belajar sebagai pedoman penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional yang diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat menguasai ilmu pengetahuan, keterampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum. Hubungan hirarki adalah hubungan yang didasarkan pada struktur organisasi yang ada. Hubungan fungsional adalah hubungan yang didasarkan fungsi yang sejenis. Standar Nasional Pendidikan adalah criteria minimal tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia. Standar pelayanan minimal adalah kriteria minimal berupa nilai kumulatif pemenuhan Standar Nasional Pendidikan yang harus dipenuhi oleh setiap satuan pendidikan. Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi. Mahasiswa program reguler adalah mahasiswa yang mengikuti program pendidikan secara penuh waktu (baik kelas pagi, siang, sore, malam), dan di seluruh kampus. Mahasiswa program non-reguler adalah mahasiswa yang mengikuti program pendidikan secara paruh waktu. Mahasiswa transfer adalah mahasiswa yang masuk ke program studi dengan mentransfer mata kuliah yang telah diperolehnya dari PS lain, baik dari dalam PT maupun luar PT. Sivitas akademika adalah komunitas dosen dan mahasiswa pada perguruan tinggi.
3
ee. Pendidikan berbasis keunggulan lokal adalah pendidikan yang diselenggarakan setelah memenuhi Standar Nasional Pendidikan dan diperkaya dengan keunggulan kompetitif dan/atau komparatif daerah. ff. Pembelajaran adalah proses interaksi peserta didik dengan pendidik dan/atau sumber belajar pada suatu lingkungan belajar. gg. Pendidikan jarak jauh adalah pendidikan yang peserta didiknya terpisah dari pendidik dan pembelajarannya menggunakan berbagai sumber belajar melalui teknologi komunikasi, informasi, dan media lain. hh. Organisasi profesi adalah kumpulan anggota masyarakat yang memiliki keahlian tertentu yang berbadan hukum dan bersifat nonkomersial. ll. Pendidikan bertaraf internasional adalah pendidikan yang diselenggarakan setelah memenuhi Standar Nasional Pendidikan dan diperkaya dengan standar pendidikan negara maju.
4.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1
Sekilas Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya (UB) adalah lembaga pendidikan tinggi negeri yang terletak di kota Malang, Jawa Timur. Fakultas Pertanian didirikan pada tanggal 10 Nopember 1960, di bawah naungan Universitas Kotapraja Malang. Sejak 11 Juli 1961, melalui kawat Presiden Republik Indonesia Nomor 258/K/1961, nama universitas ini diubah menjadi Universitas Brawijaya. Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya (FP-UB) diberi status negeri dengan Surat Keputusan Menteri PTIP Nomor 92 tertanggal 1 Agustus 1962, dan terhitung mulai 1 Juli 1962 berada di bawah naungan Universitas Airlangga Surabaya. Selanjutnya sejak 5 Januari 1963, UB diberi status negeri melalui Surat Keputusan Menteri PTIP Nomor 1 tahun 1963. Fakultas Pertanian yang sebelumnya berada di bawah naungan Universitas Airlangga, dikembalikan lagi kepada UB. Sampai dengan tahun 1974, FP-UB memiliki dua jurusan, yaitu Jurusan Teknik Pertanian dan Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian. Pada tahun 1975 diadakan perbaikan dan penyempurnaan sistem pendidikan, yaitu dengan menerapkan sistem kredit semester. Pada tahun itu pula pembagian jurusan disempurnakan dan disesuaikan dengan tuntutan kebutuhan, sehingga dibuka empat jurusan, yakni Jurusan Agronomi, Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian, Jurusan Proteksi Tanaman dan Jurusan Ilmu Tanah. Pada tahun 1978 kembali terjadi perubahan sistem pendidikan yang cukup besar, yaitu dengan dimulainya Sistem Pendidikan Sarjana Pertanian berbeban 144 sks yang dapat ditempuh dalam waktu 4 tahun. Bersamaan dengan perubahan di FP-UB, terjadi pergantian nama jurusan, yaitu Jurusan Budidaya Pertanian (sebelumnya Agronomi), Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian, Jurusan Hama dan Penyakit Tumbuhan (sebelumnya Proteksi atau Perlindungan Tanaman), Jurusan Tanah, dan Jurusan Teknologi Pertanian. Pada tahun 1984 telah didirikan Program Diploma III Pertanian dan Perkebunan. Pada tanggal 17 Maret 1990 Ditjen Dikti telah mengeluarkan Surat Keputusan No. 14/Dikti/Kep/1990 tentang pembentukan Program Diploma III Produksi Tanaman, yang menyatukan Diploma III Perkebunan dan Diploma III Pertanian. Pembentukan Diploma III Program Studi Agribisnis Pertanian di FP-UB berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti No. 230/DIKTVKep/1999 tertanggal 18 Mei 1999. Hingga 2008, Diploma III FP-UB mengelola tiga Program Studi yaitu Produksi Tanaman Hortikultura (sebelumnya PS Produksi Tanaman), PS Agribisnis dan PS Arsitektur Pertamanan. Mulai tahun akademik 2008, dengan mengacu Program Kerja Rektor UB melakukan penutupan program D-3 dan FP-UB lebih berkonsentrasi kepada program S-1, S-2 dan S-3 maka FP-UB tidak menerima mahasiswa baru pendidikan Diploma III.
4
Sejak tahun 1995 penerimaan mahasiswa baru Program S-1 FP-UB langsung pada program studi yang sebelumnya baru dijuruskan pada semester lima. Pada tahun 1996 berdasarkan instruksi Rektor Univesitas Brawijaya. Pada tahun 1997 di FP-UB telah dibuka PS baru yaitu PS Pemuliaan Tanaman berdasarkan SK Dirjen Dikti Nomor : 78/ Dikti/ Kep/ 1997. Berdasarkan SK Mendikbud No. 0124/O/1998 tertanggal 26 Januari 1998, Jurusan Teknologi Pertanian yang sejak pembentukannya berada di FP-UB resmi dikelola tersendiri menjadi Fakultas Teknologi Pertanian. Sehingga sampai saat ini FP-UB mempunyai 4 Jurusan dan 8 Program Studi (Tabel 1).
Tabel 1. Jurusan dan Program Studi pada FP-UB No
Program Studi (PS) jenjang S1 yang sedang berjalan Jurusan
1
Budidaya Pertanian
2
5
7
8
Ijin DIKTI
Agronomi
Tanah
Akreditasi (tahun berakhir)
118/DIKTI /Kep/1984
B
118/DIKTI /Kep/1984
A***
Pemuliaan Tanaman
78/ Dikti/ Kep/ 1997
B**
Ilmu Tanah
118/DIKTI /Kep/1984
A***
Hortikultura
3
4
PS
(2005)
(2010)
(2010)
(2009)
Hama dan Penyakit Tumbuhan
Ilmu Hama dan Penyakit Tumbuhan
118/DIKTI /Kep/1984
A
Sosial Ekonomi Pertanian
Sosial Ekonomi Pertanian/ Agrobisnis
118/DIKTI /Kep/1984
A***
Penyuluhan Komunikasi Pertanian
118/DIKTI /Kep/1984
B**
dan
(2012)
(2010)
(2011)
No SK Akreditasi
07637/Ak-IXS1/UBG/AGR/XI/20 05 07916/Ak-IX-S1022/UBGHRK/XII/2 005 04551/Ak-1-III054/UBGRFT.IV/20 01 06621/Ak-VIII-S1024/UBGITN/VI/20 04 011/BAN-PT/AkX/S1/V/2007 08004/Ak-IX-S1023/UBGSUA/XII/2 005 08487/Ak-X-S1001/UBGCOK/V/200 6
Hasil pertemuan Forum Komunikasi Perguruan Tinggi Pertanian se-Indonesia (FKPTPI) telah disepakati adanya perubahan program studi di Fakultas Pertanian menjadi dua yaitu Agribisnis dan Agroteknologi / Agroekoteknologi. Hal ini diperkuat dengan keluarnya keputusan Dirjen Dikti tahun 2007 dengan SK Dirjen Dikti No. 163/DIKTI/Kep/2007 tentang dua program studi untuk Fakultas Pertanian yaitu PS Agribisnis dan PS Agroteknologi / Agroekoteknologi. Demikian pula berdasarkan Surat Dirjen DIKTI No 1787/D/T/2009 tertanggal 05 Oktober 2009, perihal Perubahan / Penggabungan Program Studi bidang Pertanian, di Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya ditetapkan menjadi PS Agroekoteknologi dan Agribisnis.
5
Untuk Progam Pascasarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya dirintis sejak tahun 1981. Rintisan ini diawali dengan kerjasama antara Universitas Brawijaya dengan Universitas Gajah Mada untuk penyelenggaraan Program Kegiatan Pengumpulan Kredit (KPK) UGM-UNIBRAW. Program ini bertujuan untuk membantu Universitas Brawijaya dalam merencanakan dan melaksanakan pendidikan pascasarjana secara mandiri. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 325/DII/1982, Program KPK UGM -UNIBRAW membuka pendidikan pascasarjana (S2) untuk Program Studi Sosial Ekonomi Pertanian. Selanjutnya berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 348/D/19 82, Program KPK UGM UNIBRAW membuka Program Studi Ilmu Tanaman. Kegiatan pendaftaran mahasiswa pascasarjana mulai dilakukan di Universitas Brawijaya pada awal tahun 1982. Pada Tahun Akademis 1985/1986 Program KPK UGM -UNIBRAW membuka Program Studi Pengelolaan Tanah dan Air berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 1872/DK/1985. Setelah sebelas tahun berstatus program KPK UGM -UNIBRAW, maka berdasarkan Surat Keputusan Dirjen Dikti No. 104,105,106/Dikti/Kep/1993 sejak tanggal 27 Pebruari 1993 Program Pascasarjana Universitas Brawijaya melakukan kegiatannya secara mandiri dengan Program Studi : (1) Ilmu Ekonomi Pertanian (2) Ilmu Tanaman dan (3) Pengelolaan Tanah dan Air. Dengan semakin berkembanganya program studi sarjana di lingkungan Un iversitas Brawijaya dan semakin banyaknya peminat yang menginginkan dibukanya program studi baru, mulai Tahun Akademik 1995/1996 Program Pasca Sarjana Universitas Brawijaya membuka tujuh program studi, yaitu : (1) Program Studi Teknologi Pasca Panen (2) Program Studi Ilmu Ternak (3) Program Studi Manajemen (4) Program Studi Ilmu Administrasi (5) Program Studi Biomedik (6) Program Studi Biologi Reproduksi (7) Program Studi Teknik Sumberdaya Air. Pada Tahun Akademik 1997/1998 Program Pascasarjana Universitas Brawijaya menyelenggarakan 12 Program Studi S2 dan satu Program Studi S3 Ilmu Pertanian berdasarkan SK. Dirjen Dikti No. 208/Dikti/Kep/1997 tanggal 21 Juli 1997. Pada Tahun Akademik 2002/2003 Universitas Brawijaya menyelenggarakan 17 Program Studi S2 dan lima Program Studi S3. Kemudian pada tahun 2006 Rektor Universitas Brawijaya menerbitkan SK Rektor No. 030/SK/2006 yang isinya menyatakan bahwa Pengelolaan Program Pascasarjana UB yang bersifat monodisiplin diserahkan kepada masing -masing Fakultas. Sejak itu terbentuk Program Pascasarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya (PPSFPUB) yang mengelola 4 (empat) Program Studi Magister dengan 15 minat, dan 1 (satu) Program Studi S3 yaitu Program Doktor Ilmu Pertanian (PDIP) dengan 15 minat program studi. Dalam perkembangannya sejak tahun 2007 beberapa Minat Program Studi PDIP dikelola oleh Fakultas terkait, sehingga saat ini Program Pascasarjana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya mengelola ProgramStudi S2 dan S3 sebagaimana disajikan dalam Tabel 2 dan 3.
6
Tabel 2. Program Studi dan Syarat Pendidikan Calon Mahasiswa Program Magister NO.
BIDANG KESARJANAAN Y ANG DIANGGAP SEBIDANG DE NGAN
PROGRAM STUDI
PROGRAM STUDI S -2 PPSFPUB Sarjana Pertanian (Agronomi, Pemuliaan Tanaman, Hama dan Penyakit Tumbuhan, o Minat Manajemen Produksi Tanaman Ilmu Tanah, Hortikultura), Kehutanan, Agroekoteknologi/Agroteknologi, Ilmu Hayati o Minat Pemuliaan dan Bioteknologi atau MIPA (biologi) Tanaman Sarjana Pertanian (Tanah, Agronomi, o Minat Perlindungan Pengelolaan TanahTanaman dan Air Mekanisasi Pertanian, Kehutanan, (Manajemen Sumber Daya Lahan ) Agroekoteknologi/Agroteknologi, Agribisnis, Geografi, Teknik Pengairan) PengairanPengairan) Sarjana Sosial Ekonomi Pertanian, Ekonomi Pertanian Agribisnis, Perikanan, Peternakan, o Minat Ekonomi Sumberdaya Kehutanan dan Sarjana Ekonomi o Minat Ekonomi Pembangunan Pertanian
1.
Ilmu Tanaman
2.
3.
4.
o Minat Agribisnis Sosiologi
Sarjana Ilmu Sosial dan Politik, Ilmu
o
Minat Sosiologi Pedesaan
Administrasi, Sosial Ekonomi
o
Minat Sosiologi Pembangunan
Pertanian/Peternakan/Perikanan dan
o
Minat Penyuluhan dan Komunikasi
Psikologi Sosial
Pembangunan Pertanian Tabel 3. Program Doktor Ilmu Pertanian (PDIP) dan Syarat Pendidikan Calon Mahasiswa Minat PDIP NO
B I D A N G S T U D I S 2 Y A NG
PROGRA M S TU DI DOKT OR
D I A NG GA P S E B I D A N G D E N G A N MI NA T PDI P
ILM U P ERTA NI AN ( PDI P)
1
Minat Agronomi dan Hortikultura
2
Minat Pemuliaan dan Bioteknologi
3
Tanaman Minat Hama dan Penyakit Tumbuhan
4
Minat Manajemen Sumberdaya Lahan
Magister Pertanian/Ilmu -Ilmu Alam dan
5
Minat Ekonomi Pertanian
Lingkungan/Geografi/ Remote Sensing Magister Ekonomi Pertanian/ Ekonomi/
Magister Pertanian/ Ilmu -Ilmu Hayati / Kehutanan/ Lingkungan
Manajemen Magister Sosiologi Pedesaan/ Sosiologi
6
Minat Sosiologi Pedesaan
7
Minat Penyuluhan dan Komunikasi
Pembangunan, Administrasi Negara/ Psikologi Sosial Magister Penyuluhan, administrasi
Pembangunan Pertanian Minat Sumberdaya Alam dan
Negara/ Psikologi Sosial Magister Ilmu Pertanian/ Kehutanan/
Lingkungan
Teknik Sipil/Teknik Pengairan/Teknik Lingkungan Magister Perikanan/ Lingkungan/
8 9
Minat Lingkungan Pesisir dan Lautan
Kelautan/ Pengairan/ Perikanan/ Geografi
7
10
Magister Teknologi Pangan/Hasil
Minat Teknologi Hasil Pertanian
Pertanian (Teknologi Pangan, Teknologi 11
Minat Teknologi Industri Pertanian
Hasil Pertanian, Teknologi Hasil Perikanan, Teknologi Hasil Peternakan)
Dalam kurun waktu tersebut pimpinan dan segenap civitas FP-UB, disetiap periode menghadapi tantangan dan permasalahan yang berbeda dalam upaya membangun dan mengembangkan institusi. Tantangan dan masalah muncul sebagai akibat dari perubahan market signal (Kebutuhan kemasyarakatan = societal needs), Kebutuhan dunia kerja (industrial needs) dan Kebutuhan profesional (professional needs)) dan scientific vision (kebutuhan generasi masa depan). Kedua perubahan tersebut menuntut FP-UB untuk mampu membangun dan mengembangkan diri menjadi organisasi pengelola pendidikan tinggi yang efektif, efisien, produktif, transparan dan akuntabel. Ketangguhan FP-UB diharapkan terus mampu menghasilkan sarjana pertanian yang berkemampuan akademik tinggi, berperilaku luhur dan berjiwa wirausaha. 4.2
Organisasi Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Organisasi Fakultas Pertanian UB sesuai dengan dokumen Statuta Universitas Brawijaya 0000101000 dan Organisasi Tata Kerja Badan Layanan Umum (OTK BLU-UB) 0000102000, serta Tupoksi Fakultas Pertanian UB 0040003002 adalah:
Organisasi Fakultas Pertanian terdiri atas: a. Senat Fakultas Pertanian b. Ikatan Alumni Fakultas Pertanian c.
Unsur Pelaksana Akademik: 1) Dekan dan Pembantu Dekan 2) Jurusan dan Laboratorium: a) Budidaya Pertanian 1. Fisiologi Tumbuhan 2. Sumberdaya Lingkungan 3. Pemuliaan Tanaman b) Tanah (Sumberdaya Lahan) 1. Fisika Tanah 2. Kimia Tanah 3. Biologi Tanah 4. Pedologi Penginderaan Jauh & Pemetaan c) Sosial Ekonomi Pertanian 1. Komunikasi dan Pemberdayaan Masyarakat 2. Agribisnis d) Hama Penyakit Tumbuhan 1. Hama Tanaman 2. Penyakit Tanaman
8
3) Program Studi 4) Program Pascasarjana 5) Dosen dan Guru Besar d. Unsur Pelaksana Administrasi: 1) Bagian Tata Usaha 2) Sub Bagian Akademik 3) Sub Bagian Umum dan Perlengkapan 4) Sub Bagian Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni 5) Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian 6) Administrasi Jurusan 7) Administrasi Program Pascasarjana e. Unsur Penunjang: 1) BPPK 2) UPT Penerbitan 3) UPT Komputer 4) Unit Perencanaan Sistem Informasi, Kerjasama dan Kehumasan (PSIK) 5) Tim World Class University 6) UPT Bahasa 7) UPT Laboratorium Lapangan f.
Unsur Pemantauan dan Evaluasi: 1) Gugus Jaminan Mutu 2) Unit Jaminan Mutu
g. Unsur Kemahasiswaan h. Unsur Usaha dan Kesejahteraan
9
Gambar 1. Bagan struktur orgainisasi FP-UB. PD = Pembantu Dekan; BPPK: Badan Penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Pengembangan, UPT = Unit Pelaksana Teknis; PSIK = Pusat Sistem Informasi dan Komunikasi (garis utuh = instruktif; garis putus putus = konsultatif; garis titik-titik = koordinatif)
10
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup keterkiatan tingkat universitas, fakultas dan jurusan/program studi (Gambar 2). Tugas Pokok dan Fungsi serta koordinasi organisasi Fakultas Pertanian UB, yang mengacu dokumen Statuta 0000101000 dan Organisasi Tata Kerja Badan Layanan Umum (OTK BLU-UB) 0000102000. Selain itu, dokumen tugas pokok dan fungsi lebih detail dapat di lihat pada Tugas Pokok dan Fungsi Fakultas Pertanian, UB 0040003002. Tugas pokok dan fungsi Gugus Jaminan Mutu Fakultas Pertanian tersaji secara detail di dalam dokumen Tugas Pokok dan Fungsi Fakultas Pertanian, UB 0040003002.
Pusat Jaminan Mutu & Satuan Pengawasan Internal
REKTOR
SENAT UNIVERSITAS
Unit Penunjang Pelaksana Akademik Gugus Jaminan Mutu (GJM)
Unit Jaminan Mutu (UJM)
Audit DEKAN/PROGRAM PASCA SARJANA (Unit Pelaksana Akademik)
SENAT FAKULTAS
KETUA JURUSAN/ PROGRAM STUDI S1, S2, S3 (Unit Pelaksana Akademik)
Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Untuk melaksanakan penjaminan mutu di FP-FP-UB, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu akademik yang terintegrasi dengan non akademik (Gambar 3). Struktur tersebut mencakup tingkat FP-UB, jurusan/program studi maupun unit kerja pendukung akademik. Pimpinan unit kerja menjamin mutu kinerja organisasi yang menjadi tanggung jawabnya. Tugas Pokok dan Fungsi serta koordinasi organisasi FP-UB, secara rinci dapat di lihat pada dokumen Organisasi Tata Kerja FP-UB, berdasarkan Organisasi di FP-UB telah disesuaikan dengan peraturan Pemerintah Nomor 5 tahun 1980, tentang Pokok-pokok Organisasi Universitas/Institut Negeri, yang kemudian disempurnakan sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 1999 dan Kep. Mendikbud No.0284/U/1999. Tugas dan fungsi Jaminan mutu dapat diperhatikan pada SK Dekan FP UB No.239/SK/2009.
11
Gambar 3. Tugas dan Fungsi Gugus Jaminan Mutu Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
12
4.3
Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Pertanian UB dapat dilihat di dokumen Visi, Misi dan Tujuan Fakultas Pertanian UB 0040001000.
4.4
Sistem Dokumentasi dan Audit Sistem dokumentasi dalam Penjaminan Mutu mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik Fakultas Pertanian, UB (tahun 2007-2010) dan rujukan dokumen pada butir 2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan UB; Statuta; OTK-BLU; SPM BLU-UB; Renstra UB; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung). a. b. c. d.
Manual Mutu Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya (buku ini, 0040005000) Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0040006001) Manual Prosedur Pengendalian Produk yang tidak tersisa (0040006002) Manual Prosedur Tindakan Korektif dan pencegahan (0040006003)
Gambar 4. Proses Bisnis Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit Internal harus dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Akademik yang diterapkan Fakultas Pertanian,
13
UB. Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Audit Internal Fakultas Pertanian UB (0040010001). Audit ekternal Fakultas Pertanian, UB setiap tahun dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu Universitas Brwaijaya dan kedepan direncanakan untuk dilaksanakan dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam perolehan sertifikat pada tahun 2011. Selain itu PS-PS di Fakultas Pertanian UB harus diasesmen oleh Asesor dari BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi PS. Prosedur pengusulan, pelaksanaan dan perolehan akreditasi harus mengikuti ketentuan dan memenuhi persyaratan BAN-PT.
5.
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1
Komitmen Manajemen Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya harus mengidentifikasi layanan pendidikan yang memuaskan kebutuhan dan harapan pelanggan. Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya dan unit kerja dilingkungannya mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan sistem manajemen mutu. Strategi yang seharusnya ada, meliputi: a. b. c. d. e. f.
5.2
Mengkomunikasikan sistem manajemen mutu diseluruh Fakultas; Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran masa depan Fakultas; Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices; Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi dan tugasnya. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan materi, yang diperlukan untuk mencapai sasaran; dan Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran yang ditetapkan.
Kepuasan Pelanggan Fakultas dan unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indikator kinerja jurusan/PS. Persyaratan pelanggan dinyatakan secara jelas. Sementara untuk unit pendukung melakukan layanan prima dan melakukan migrasi dari managemen konvensional menuju berbasis IT.
5.3
Kebijakan Mutu Fakultas menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan berkesinambungan dalam proses layanan. Proses pendidikan di unit-unit kerja harus mengacu kebijakan mutu fakultas dan universitas. Dokumen kebijakan mutu Fakultas menjadi dokumen pendukung, didistribusikan ke unit-unit kerja untuk dikomunikasikan dan dipahami oleh semua personel yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan.
14
5.4
Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dinyatakan/tersirat dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unitunit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu Fakultas dan universitas. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu Fakultas menjadi tanggung jawab Dekan. Sasaran mutu Fakultas Pertanian sebagaimana yang tersaji di dalam Dokumen Pendukung ”Strategi Pengembangan Menuju Internasionalisasi Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya” adalah sebagai berikut : o Tahun 2006 – 2010, Fakultas Pertanian menjamin adanya transformasi kelembagaan dan pemantapan daya saing tingkat Nasional; o Tahun 2011 – 2016, Fakultas Pertanian menjamin kualitas pendidikan dalam upaya pencapaian daya saing ASEAN; o Tahun 2016 – 2020, Fakultas Pertanian menjamin kualitas pendidikan dalam upaya pencapaian daya saing Asia; o Tahun 2021 – 2025, kualitas pendidikan dalam upaya pencapaian daya saing tingkat Global. Dalam upaya pencapaian sasaran mutu tahun 2006 – 2010, arah dan strategi pengembangan yang dilakukan oleh Fakultas Pertanian adalah 1) Membuat proses pendidikan lebih efisien dan produktif dengan mengoptimalkan sumberdaya yang dimiliki; 2) Meningkatkan kualitas lulusan yang relevan dengan kompetensi masing-masing program studi.
5.5
Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Wakil Manajemen Fakultas menetapkan Wakil Manajemen atau MR (Management Representative) ditingkat Fakultas dan Jurusan sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal. MR adalah PD I untuk tingkat fakultas dan Sekretaris Jurusan untuk tingkat jurusan, serta wakil atau sekretaris pimpinan untuk Program Pascasarjana. MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat fakultas dan Jurusan serta Program Pascasarjana. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat fakultas dan Jurusan masing-masing harus melapor kepada Dekan, Ketua Jurusan, Ketua Program Pascasarjana serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu UB dan Audit baik internal maupun ekternal. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar. Komunikasi internal
15
Dekan, Ketua Jurusan dan Ketua Program Pascasarjana harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Pimpinan (Dekan, Kajur dan Ketua Program Pascasarjana) harus memastikan bahwa komunikasi ada antar tingkat organisasi, serta antar bidang dan jurusan yang berbeda. 5.6
Tinjauan manajemen Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya sekali dalam satu tahun. Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadual dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, pimpinan (Dekan, Kajur dan Ketua Program Pascasarjana) harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi.
6.
Pengelolaan Sumber Daya
6.1
Penyediaan Sumber Daya Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Fakultas juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Fakultas dan Jurusan Program Pascasarjana harus : a. b. c. d.
6.2
Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi.
Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum
16
Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif. 6.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan yang ditetapkan. 6.3
Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan. Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait, seperti misalnya fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, dan kafetaria, dan lain-lain. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku.
6.4
Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan berkesinambungan.
7.
Realisasi Layanan Pendidikan
7.1
Perencanaan Program Layanan
Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk desain dan pengembangan metode layanan. Layanan pendidikan meliputi S1, S2, S3, Spesialis, Profesi, Pendidikan Non-gelar dan pelatihan. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi.
7.1.1 Pendidikan/Pengajaran Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur
17
peningkatan untuk mencapai yang diinginkan. Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (lihat 6.1). Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan tercantum dalam dokumen kurikulum yang telah disyahkan oleh Senat Fakultas Pertanian UB dan ditetapkan melalui SK Penetapan Kurikulum oleh Rektor. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Universitas Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses (6.1). Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.2
Proses terkait mahasiswa Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana secara umum memberikan layanan yang
intangible, not storable, dan comsumed selama penyampaiannya. Fakultas dan Jurusan serta
Pascasarjana harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya. PBM dalam menjalankan Tri Dharma PT yang dilakukan di ruang kelas, gazebo, dan laboratorium yang ada di lingkungan FP-UB melalui kegiatan perkuliahan, tutorial, dan praktikum laboratorium dalam gedung serta lapangan diharapkan minimal meliputi hal-hal sebagai berikut : a. b. c. d.
Fasilitas aman, sehat, bersih dan ada petugasnya Prosedur komunikasi dua arah antara peserta dan petugas Fakultas yang responsif Personel Fakultas memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh personel yang sesuai dengan kualifikasinya.
7.2.1 Penentuan persyaratan terkait layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan penunjang.
18
Persyaratan pendidikan secara umum nampak pada perilaku pemenuhan harapan akademik, profesional dan masyarakat.
kebutuhan
Persyaratan spesifik mahasiswa dapat terkandung dalam rencana studi dan kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh Fakultas. Layanan pendidikan harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan dan akreditasi terkait pendidikan. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh fakultas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen personal, yang akan diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi fakultas dan universitas, NIM dan lain-lain. 7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait PBM Fakultas meninjau persyaratan terkait pengajaran setiap tahun untuk memastikan bahwa Persyaratan ditetapkan Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya diselesaikan. dan Memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Apabila persyaratan pengajaran diubah, organisasi sebaiknya memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan personel yang relevan telah mengetahui persyaratan yang diubah. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini seharusnya dipelihara. 7.2.3 Komunikasi Mahasiswa Fakultas harus menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa yang terkait dengan: Informasi program pendidikan, Rencana pengajaran termasuk kurikulum, dan Umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. 7.3
Desain dan pengembangan kurikulum 7.3.1 Perencanaan kurikulum Dekan harus mempertimbangkan desain dan pengembangan kurikulum untuk keuntungan mahasiswa. Kegiatan pengendalian desain harus sesuai dengan maksud dan durasi layanan pendidikan. Prosedur-prosedur harus memastikan bahwa materi instruksi yang sesuai sama dengan persyaratan instruksi. Peralatan kalibrasi dapat diperlukan untuk beberapa maksud instruksi. Asesmen kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem dan capaian mahasiswa. Asesmen kebutuhan harus mencakup persyaratan kinerja potensial dan aktual untuk menentukan : o
Bagaimana instruksi dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten;
o
Ukuran keefektifan instruksi tertentu ;
o
Keahlian apa yang sesuai dengan persyaratan kurikulum.
19
Asesmen tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses tinjauan instruksi. Apabila validasi eksperimen dari instruksi tidak diijinkan, proses peer review dapat diadopsi. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses desain instruksi, menggambarkan hasil asesmen kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk desain. Proses pengembangan harus didokumentasikan dan digunakan oleh pengembang. Terdapat pernyataan proses tertentu masing-masing media penyampaian, atau proses generik untuk semua media. Proses-proses ini meliputi urutan tahap proses pengembangan; personel yang terlibat, proses tinjauan, dan kriteria terkait. 7.3.2 Masukan desain dan Pengembangan Fakultas harus mengidentifikasi masukan untuk desain kurikulum dan rekaman masukan tersebut.
7.3.3 Output desain dan pengembangan Output desain dan pengembangan harus (paling tidak) mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan, strategi instruksi dan asesmen kinerja. 7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan Peserta pada setiap tahap identifikasi harus meninjau hasil desain dan pengembangan terhadap persyaratan yang diacu (misalnya, profil profesi, sertifikasi kompetensi). Records for complex matters could be minutes of formal meethings. 7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan Verifikasi desain harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana desain dan pengembangan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap spesialis yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan independen. Tahap keluaran desain dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan desain dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan sebaiknya dipelihara. 7.3.6 Validasi desain dan pengembangan Proses ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan terpenuhi oleh desain kurikulum dan silabus yang dihasilkan. Secara umum, validasi harus dilakukan pada tahap desain akhir. Akreditasi dan sertifikasi merupakan metode validasi yang diterima. Rekaman keluaran dan tindakan validasi harus dipelihara. 7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan kurikulum Dalam lingkungan pendidikan pesatnya perkembangan iptek dijadikan arahan tinjauan kurikulum dan silabus secara periodik, dan menghasilkan revisi/perubahan. Perubahan tersebut sebaiknya diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan.
20
Revisi setiap subyek sebaiknya mencakup evaluasi efektif pada keseluruhan kurikulum dan rekaman harus dipelihara. 7.4
Pembelian Proses dan prosedur pembelian/pengadaan ditetapkan oleh Fakultas, yang mencakup evaluasi dan pengendalian layanan pendidikan yang dibeli sehingga proses tersebut betulbetul memuaskan kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pembelian yang tetapkan juga memenuhi persyaratan legal dan perundang-undangan. 7.4.1 Proses pembelian Penggunaan sumberdaya keuangan harus mencakup identifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk berinvestasi untuk meningkatkan kompetensi SDM dengan traning dan/atau studi lanjut, dengan spesifikasi. Evaluasi biaya pembelian barang dan layanan traning dan/atau studi lanjut sebaiknya mempertimbangkan kinerja pemasok dan lembaga layanan pendidikan. 7.4.2 Informasi pembelian Informasi pembelian harus mencerminkan kebutuhan barang dan layanan traning/studi lanjut sesuai keperluan untuk menjamin informasi tersebut memenuhi kebutuhan lembaga atau unit kerja dan untuk membangun komunikasi dengan pemasok dengan efektif. 7.4.3 Verifikasi pembelian Verifikasi pembelian dilakukan secara koordinatif dibawah kewenangan KTU dan Pembantu Dekan II untuk menjamin proses pembelian dan kualitas barang yang dibeli.
7.5
Ketentuan layanan pendidikan 7.5.1 Pengendalian ketentuan Fakultas, Jurusan, Program Pascasarjana sebagai penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi keseluruhan topik dan tema subyek yang diajarkan, dan metode prosedur/instruksi yang diterima. Fakultas, Jurusan, Program Pascasarjana sebagai penyelenggara pendidikan juga menetapkan berbagai ukuran yang diterima untuk menentukan pemenuhan sasaran pengajaran. Fakultas, Jurusan, Program Pascasarjana sebagai harus memastikan pengendalian proses. 7.5.2 Validasi proses Setiap proses layanan pendidikan senantiasa direncanakan, dikontrol dan dievaluasi tingkat keberhasilannya 7.5.3 Identifikasi dan ketertelusuran Fakultas, Jurusan, Program Pascasarjana harus mengendalikan dan merekam identifikasi layanan pendidikan (lihat 4.2.4). Identifikasi dan ketelusuran informasi yang relevan sebaiknya mencakup, bila diperlukan: Kode satuan kurikulum, mata kuliah dan isi; Rekaman identitas mahasiswa; Jadual kuliah; Textbook/modul/diktat/catatan kuliah;
21
Peralatan praktikum; dan Laporan PKL dan Tugas Akhir. 7.5.4 Properti pelanggan Dalam organisasi pendidikan, property milik mahasiswa adalah property yang diberikan pada saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan. Property milik mahasiswa mencakup antara laian textbook, buku kerja, studi kasus, ketentuan pendidikan khusus, komputer, perangkat lunak, pasokan seni, atau fasilitas yang dipasok oleh perusahaan pengadaan. Apabila ada property mahasiswa atau peserta pelatihan yang hilang, harus dilaporkan kepada mahasiswa dan rekaman dipelihara. 7.5.5 Preservasi Fakultas, Jurusan, Program Pascasarjana penyelenggara pendidikan harus mempertimbangkan (consider) dokumen akademik yang disimpan seperti silabus, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (buku, modul/diktat kuliah, kaset video, program komputer). Pasokan untuk proses pendidikan dan/atau pelatihan dapat juga mencakup, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk maksud pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan.
7.6
Pengendalian alat pemantauan dan pengukuran Fakultas, Jurusan, Program Pascasarjana penyelenggara pendidikan harus menetapkan ujian atau alat asesmen pengajaran yang valid. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian dengan rencana studi, kurikulum dan program pendidikan. Pemantauan dan pengukuran harus mencakup, tetapi tidak terbatas pada, profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, absensi kehadiran dan ujian akhir. Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana penyelenggara pendidikan harus menetapkan alat untuk memastikan bahwa ujian aman dan hasilnya valid. Apabila alat dan perangkat lunak ujian atau asesmen ditemukan tidak valid, Fakultas, Jurusan, Program Pascasarjana penyelenggara pendidikan sebaiknya merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan.
8.
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1
Panduan umum Outcome dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. Lihat B.1.
22
8.2
Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana menetapkan persepsi mahasisiswa tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh bukti obyektif. Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya. 8.2.2 Audit Internal Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya (0040010001) 8.2.3 Pemantauan dan dan pengukuran proses Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses. 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana di FP-UB yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. Lihat 8.3.
8.3
Analisis Data Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana di FP-UB sebaiknya menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, dan digunakan sebagai data dasar di dalam proses pengambilan setiap pengambilan.
23
Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan (Continues improvement) melalui tindakan perbaikan, dan juga tindakan korektif dan pencegahan. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam memjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan. Lihat B.4 dan ISO9001:2008, 8.4. 8.4
Perbaikan 8.4.1 Perbaikan berkesinambungan Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana di FP-UB keefektifan sistem manajemen mutu dan proses berkesinambungan dengan mendorong staf personel untuk menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup
harus meningkatkan pendidikan secara mengidentifikasi dan kerjanya/layanan.
Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan potensi peningkatan kualitas layanan yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). 8.4.2 Tindakan Perbaikan Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana di FP-UB harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif sebaiknya direkam. 8.4.2 Tindakan pencegahan Fakultas, Jurusan, dan Program Pascasarjana di FP-UB harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). Tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan pencegahan sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan organisasi.
24
